prop · GM03130 · 1999-01-01 00:00:00 — Remissinstanserna: och har avstyrkt promemorians förslag om att tiden för bevarande skall vara . Stiftelsen har uttalat att det vid arkivering av en gäldenärs räkensapsinformation efter konkurs bör gälla en kortare arkiveringstid. Bland de remissinstanser som har tillstyrkt förslaget finns och Riksskatte- verket. Bakgrund: I 22 § bokföringslagen föreskrivs att allt räkenskaps- material skall bevaras under . Den utredning som föregick bokföringslagen föreslog en sexårig arkiveringstid och hänvisade därvid till de svårigheter som kunde uppstå när svällande mängder räkenskaps- material skulle arkiveras. I propositionen uttalades emellertid att arkive- ringstiden borde vara . Av betydelse var härvid att preskrip- tionstiden för grovt skattebedrägeri var och att eftertaxering kunde ske även efter utgången av den femårstid som normalt gällde för eftertaxering om den skattskyldige blir åtalad för skattebrott (se prop. 1975:104 s. 194 f.) Skälen för regeringens förslag: Syftet med bestämmelserna om bevarande av räkenskapsinformation är att säkerställa framtida åtkomst av informationen när tidigare affärshändelser i verksamheten behöver kontrolleras eller på annat vis följas upp. De tekniska och praktiska prob- lem som i de enskilda fallen kan tala för att räkenskapsinformationen bevaras enbart måste därför vägas mot behovet av att ha tillgång till erforderlig räkenskapsinformation i samband med olika slag av kontroll, exempelvis taxeringsrevision eller utredning om miss- tänkt brott. Flera omständigheter talar härvid för att tiden för bevarande av räken- skapsinformation liksom bör vara . En sådan omständighet är att vanliga fordringar preskriberas först . Av särskild betydelse är det förhållandet att ekonomisk brottslighet ofta tar att utreda och att t.ex. grova skattebedrägerier preskriberas först . Av betydelse är också att, om en skattskyldig blir åtalad för skattebrott, eftertaxering kan ske också efter utgången av den femårstid som normalt gäller för eftertaxering. Vid utredning av skatte- och förmögenhetsbrott kan det också visa sig vara av vikt att ha räkenskapsinformation tillgänglig även för tiden innan det att brottet inträffade. Det torde visserligen vara endast mera sällan som äldre bokföringsmaterial efterfrågas; kortare arkiveringstider skulle likväl få allvarliga verkningar i fråga om möjligheterna att beivra mera allvarlig ekonomisk brottslighet. Långa arkiveringstider leder i och för sig till merkostnader för de bokföringsskyldiga. Särskilt brukar det hävdas att de svällande arkiv- mängderna utgör ett problem. Problemet torde dock numera vara mindre än tidigare, eftersom den tekniska utvecklingen har lett till att stora mängder data kan arkiveras säkert och utrymmessnålt. Även vårt förslag om slopande av varannanlänksprincipen medför ett minskat behov av fysisk lagringskapacitet. Visserligen har den nya tekniken föranlett ett annat slag av arkiveringsproblem. Om bokföringen är datorbaserad, måste nämligen den bokföringsskyldige bevara också sådana program och sådan teknisk utrustning som krävs för att det skall vara möjligt att bearbeta och skriva ut de bokföringsuppgifter som har arkiverats i maskinläsbar form. Detta kan medföra kostnader. Dessa bör dock kunna begränsas genom att man i samband med t.ex. maskin- eller programbyte anpassar registreringarna till någon annan lagringsform eller överför dem till något annat maskinläsbart medium. Vi anser därför att de skäl som talar för en tioårig arkiveringstid väger tyngre än de skäl som kan anföras för en förkortad arkiveringstid. Den nuvarande regeln om hur länge räkenskapsinformationen skall bevaras bör alltså behållas. Bestämmelsen om tioårig arkiveringsskyldighet bör gälla även för bokföringsskyldiga ideella organisationer. En remissinstans har menat att arkiveringsskyldigheten kan medföra särskilda problem för dessa. Vårt förslag innebär att det i huvudsak endast är föreningar och samfund med något större tillgångar som kommer att vara bokföringsskyldiga (se avsnitt 8.4.2 och 8.4.3). Det är enligt vår mening rimligt att man i organisationer som hanterar förmögenhetsmassor av någon betydelse sparar bokföringen . Av skäl som vi har angett torde detta som regel inte heller innebära några större problem. En remissinstans har tagit upp frågan om arkiveringen av en konkursgäldenärs räkensapsinformation efter det att konkursen har avslutats. Regeringen har gett (dir. 1998:77) i uppdrag att ta ställning till frågan om kostnader för förvaring av gäldenärens räkenskapsmaterial. Utredningsuppdraget aktualiserar också frågan om arkiveringstiden längd. Uppdraget skall redovisas . I avvaktan på utredningens ställningstagande är vi inte beredda att föreslå någon särskild regel om arkivering efter konkurs. 13.2.2 Platsen för förvaring Regeringens förslag: Det material på vilket räkenskapsinformation bevaras skall som huvudregel förvaras inom . Om bokföringen är datorbaserad, skall också maskinutrustning och system som huvudregel finnas i . Efter särskilt myndighetstillstånd skall dock maskinläsbara media som används för att bevara räkenskapsinformation samt maskinutrustning och system få placeras utomlands under förutsättning att den bokförings- skyldige har terminalåtkomst till sitt bokföringssystem och kan ta fram räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form i . Verifikationer i vanlig läsbar form skall tillfälligt få förvaras utomlands, om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redo- visningssed. Bestämmelserna om förvaring i skall inte gälla bokföring som avser verksamhet som företaget bedriver genom en filial utomlands, om företaget är bokföringsskyldigt där. Kommitténs förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag. Enligt kommitténs förslag skall dock arkivering genom maskinutrustning som är placerad utomlands inte vara beroende av myn- dighets tillstånd. Remissinstanserna: De flesta remissinstanser har tillstyrkt eller inte haft några invändningar mot kommitténs förslag. Riksåklagaren, , och har dock avstyrkt förslaget om arkivering genom maskinutrustning som är placerad utomlands. Riksåklagaren har även avstyrkt förslaget om tillfällig för- av verifikationer utomlands Förslaget i promemorian 1: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har inte haft några invändningar mot promemorians förslag. har avstyrkt förslaget på den grund att bokföring utomlands över huvud taget inte bör tillåtas. Föreningen har å andra sidan hävdat att bokföring på en i utlandet placerad dator inte bör vara beroende av dispens. , som har godtagit kommitténs förslag, har betonat att dispensprövningen bör utgå från säkerhet och kontrollaspekter. Bakgrund m.m.: I 22 § bokföringslagen regleras att allt räkenskapsmaterial skall bevaras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under . Kravet på bevarande inom landet har tillkommit för att möjliggöra revision och skattekontroll av företagens räkenskaper (se prop 1975:104 s. 193). Sedan bokföringslagen tillkom har företagen kommit att bli allt mer internationellt verksamma. a. har det utländska ägandet av svenska företag ökat som svenska företag i ökande grad har etablerat filialer utomlands. Det har ibland framförts önskemål om att räken- skapsmaterialet skall kunna arkiveras med användande av datautrustning som är placerad utomlands. Det har därvid hävdats att detta skulle möjliggöra en effektivare administrativ hantering för företagen. har emellertid i rekommendationen R 3 Räkenskaps- material och dess arkivering uttalat att det inte är förenligt med bokföringslagen att lagra bokföringsnoteringar enbart på datamedium som är placerat utomlands. Nämnden har också i uttalandet U 89:8 Bokföring utomlands diskuterat vilken betydelse kravet på arkivering inom landet får när bokföringen sker med hjälp av ADB. Enligt nämnden måste det, om det skall finnas en reell möjlighet till kontroll av att ADB- systemet verkligen arbetar på det sätt som anges i systemdokumen- tationen, krävas att den dator och det program som används för bokföringen finns tillgängliga inom landet. Fråga har också uppkommit om tillfällig förvaring utomlands av verifikation. I BFN U 89:8 Bokföring utomlands uttalade på fråga om näringsidkare som är bokföringsskyldig i får fullgöra bokföringsskyldigheten utomlands att räkenskapsmaterial inte får föras ut ur , exempelvis för att bokföras. I ett senare uttalande (BFN U 93:3 Utförsel av verifikationer ur landet ) har nämnden särskilt behandlat frågan om det kan anses tillåtet att tillfälligtvis föra en orginalverifikation ut ur och ersätta den med kopia (t.ex. för att möjliggöra återbetalning av utländsk mervärdesskatt). Nämnden har därvid, under hänvisning till 5 § första stycket bokföringslagen, funnit att det kan vara förenligt med god redovisningssed att föra en orginalverifikation ut ur under förutsättning att handlingen ersätts med fullgod hänvisningsverifikation och företagets rutiner är utformade så att originalet kan återföras till det övriga räkenskapsmaterialet. I fråga om räkenskapsmaterial som avser rörelse som ett svenskt företag bedriver utomlands (filial) har uttalat att arkivering inte behöver ske i om rörelsen är bokföringsskyldig i det land där den bedrivs. Enligt nämndens uppfattning skall dock rapporter och dylikt avseende filialen som behövs för företagets gemen- samma redovisning arkiveras i (se BFN R3, Räkenskapsmaterial och dess arkivering). Skälen för regeringens förslag: Huvudregel förvaring inom Syftet med bestämmelserna om bevarande av räkenskapsinformation är att det i efterhand skall gå att få fram information om tidigare inträffade affärshändelser. Bestämmelserna tillgodoser, utöver näringsidkarens egna behov, främst borgenärernas och det allmännas intresse. Informa- tionen skall kunna tas fram exempelvis vid framtida konkursförfaranden, vid skatterevisioner eller i förundersökningar i brottmål. För att tillgodose dessa syften är det mest ändamålsenligt att de medier på vilket räkenskapsinformationen bevaras vare sig det är pappers- dokument, mikroskrift eller maskinläsbara medier förvaras inom . Det är uppenbart att möjligheterna att tillgodose de kontroll- och bevisintressen som bär upp bokföringsreglerna allvarligt skulle försvagas om materialet utan begränsningar fick föras utomlands. Enligt vår mening måste därför huvudregeln även vara att media på vilket räkenskapsinformationen lagras skall förvaras inom . Förvaring genom maskinutrustning som är placerad utanför Om den maskinutrustning med vars hjälp räkenskapsinformationen kan tas fram förvaras utomlands, försämrar det ofta möjligheterna att ta del av informationen eller granska dess riktighet. Modern datateknik gör det visserligen förhållandevis enkelt att i ta del av information som är lagrad med hjälp av maskinutrustning i utlandet. Som några remiss- instanser har påpekat torde dock tillgängligheten av sådan information ändå vara sämre än om informationen lagras med hjälp av utrustning som finns i . Risken för att det inträffar tekniska fel vid överföringen är större. Möjligheterna för en svensk konkursförvaltare, skatterevisor eller förundersökningsledare att ta del av uppgifterna och granska systemets uppbyggnad är mindre. Även om det finns direktåtkomst till uppgifterna via en i stående terminal kan man inte vara säker på att företagsledningen kommer att ge polis och åklagare tillgång till denna. För åklagaren återstår då att genom beslut om husrannsakan skaffa sig tillgång till den i utlandet befintliga utrustningen. Såsom Riksåklagaren har påtalat kan det emellertid vara förenat med en inte oväsentlig tidsutdräkt att få till stånd en husrannsakan utomlands. Också ett intrång, företaget mot företagsledningens vilja, som rent fysiskt sker från en terminal i kan förutsätta att en myndighet i det land där maskinutrustningen är belägen går med på åtgärden. Möjligheterna för polis och åklagare att genom snabba, överraskande åtgärder skaffa sig tillgång till bokföringsmaterial, innan en brottslig företagsledning har hunnit skaffa undan eller förstöra det, skulle alltså minska. Ekobrotts- myndigheten har även hävdat att, om maskinutrustningen får förvaras utomlands, företagsledningen skulle kunna göra ett stort antal invändningar mot ett misstänkt brott vilka polis och åklagare skulle få svårt att vederlägga, t.ex. att det har inträffat ett datorhaveri och att bok- föringen av den anledningen inte finns tillgänglig. Visserligen kan det ändå i ett enskilt fall vara möjligt att styrka att företagsledningen har gjort sig skyldig till bokföringsbrott. Genom undanhållandet av infor- mationen blir det emellertid omöjligt att utreda och styrka andra brott än bokföringsbrott, t.ex. grova förmögenhetsbrott. Vi kan alltså konstatera att det finns tungt vägande skäl för den nuvarande ordningen där den maskinutrustning med vilken räkenskaps- informationen bevaras måste finnas inom landet. talar den fortgående tekniska utvecklingen liksom den internationella integrationen med ökad styrka för att det bör finnas ett visst utrymme för att bevara räkenskapsinformation med hjälp av maskinell utrustning som är placerad utomlands, i vart fall om den lagrade räkenskapsinformationen finns tillgänglig via terminal i . För en del företag t.ex. dotterföretag i utländska koncerner eller filialer till utländska företag kan det finnas påtagliga och fullt legitima skäl att sköta bokföringen och arkiveringen med hjälp av utrustning som är placerad utomlands. Vid ett möte som anordnat med och har från näringslivshåll upplysts att internationellt verksamma koncerner numera i allt större utsträckning samordnar administrationen för koncernens olika företag till gemensamma enheter med gemensam placering i något av de länder där koncernen är verksam. En sådan enhet kan ha till uppgift att sköta koncernföretagens faktura- hantering, bokföring m.m. Samordningen anses ge upphov till betydande rationaliseringsvinster. Enligt uppgift har de svenska bestämmelserna tvingat fram kostsamma särlösningar i koncerner där något av företagen är svenskt. Från näringslivshåll har också framhållits att de svenska bestämmelserna är internationellt kända för att vara särskilt restriktiva. Det har hävdats att bestämmelserna bidragit till att inter- nationellt verksamma koncerner har valt att inte etablera företag i och i stället har valt att sälja sina produkter direkt från ett utländskt företag. I sammanhanget kan inte heller bortses från att, såsom kom- mittén har påpekat, motsvarande regler i andra nordiska länder är mindre restriktiva. Trots de nackdelar som ur kontrollsynpunkt kan anföras mot förslaget talar därför enligt vår uppfattning övervägande skäl för att det nuvarande förbudet mot att bevara räkenskapsinformationen med hjälp av utom- lands placerad maskinutrustning bör mjukas upp. Viss arkivering av detta slag bör vara tillåten under förutsättning att det finns möjlighet att inom ta fram omedelbar utskrift av den lagrade informationen. Eftersom det finns en viss risk för missbruk, vill vi inte gå så långt som kommittén och generellt tillåta att räkenskapsinformation bevaras på detta sätt. Däremot bör det införas en möjlighet för företag att, när det föreligger särskilda skäl, få dispens för att sköta förvaringen av räken- skapsinformationen på detta sätt. Genom ett dispensförfarande blir det möjligt att pröva tyngden i de skäl som företaget åberopar. Kriterierna för när dispens skall ges bör tills vidare vara restriktiva. Dispens bör kunna ges framför allt i sådana fall då företaget har sådan anknytning till utlandet att detta slag av förvaring framstår som naturlig, främst i utlandsägda företag och filialer. En grundläggande förutsättning bör alltid vara att något missbruk inte kan befaras. Dispensfrågan bör prövas av skattemyndigheten eller, i fråga om företag som står under Finansin- spektionens tillsyn, av inspektionen. Vi föreslår alltså att det skall fordras särskild dispens för att kravet på bevarande av räkenskapsinformation skall få fullgöras med hjälp av maskinutrustning som är placerad utomlands. Dispens bör kunna komma i fråga endast när det finns särskilda skäl. Tillfällig förvaring av verifikationer utomlands Mot bakgrund av den ökade internationaliseringen finns det enligt vår mening också anledning att överväga ett ytterligare avsteg från huvud- regeln om förvaring inom . Som vi har redogjort för har gett uttryck för att det under vissa särskilda situationer kan anses acceptabelt att orginalverifikationer, dvs. originalhandling som innefattar uppgifter om affärshändelser, tillfälligtvis förs ut ur landet. En sådan situation uppstår när en handling fyller flera funktioner för företaget t.ex. både som bevis om en affärshändelse och som bevis för en fordran; den bokföringsskyldige måste tillfälligtvis föra handlingen ut ur landet för att dess andra funktion skall kunna nyttjas. Enligt vår mening bör lagen ge utrymme för detta. En annan situation då det kan vara motiverat att föra verifikationer ut ur landet är i samband med bokföring. Det kan t.ex. av organisatoriska skäl vara naturligt att bokföring sker utanför . Så kan vara fallet när den bokföringsskyldige är en filial till ett utländskt företag. Lagen bör alltså ge utrymme för att föra verifikationer ut ur landet även i dylika fall. Även i dessa fall bör dock verifikationerna få förvaras utomlands endast helt tillfälligt. Så snart bokföring har skett eller handlingen på annat sätt har tjänat sitt syfte utomlands, bör verifikationerna återföras till för att bevaras här under den resterande arkiveringstiden. Detta överensstämmer i allt väsentligt med dansk och finsk rätt. För att förhindra missbruk är det enligt vår mening nödvändigt att förena de nu nämnda undantagen med vissa restriktioner. Detta bör komma till uttryck i lagen på det sättet att handlingarna får föras utomlands endast om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed. Av lagen bör också framgå att handlingarna får förvaras utomlands endast tillfälligtvis. Utformas bestämmelsen på detta sätt torde risken för missbruk vara mycket begränsad. Förvaring av bokföring som tillhör en verksamhet som bedrivs utomlands När det gäller bokföring som avser en verksamhet som ett svenskt företag bedriver utomlands är det enligt regeringens mening inte lämpligt att ställa ett ovillkorligt krav på förvaring i . I det land där filialen är belägen kan det nämligen finnas krav på att filialens bokföring skall förvaras där. Skyldigheten att förvara bokföring i bör därför inte gälla verksamhet som företaget bedriver genom filial i ett annat land, om företaget är bokföringsskyldigt för verksamheten i det landet. 13.2.3 Överföring av räkenskapsinformation från maskinläsbart medium till annan tillåten form för bevarande Regeringens förslag: Maskinläsbart medium som används för förvaring av räkenskapsinformation skall få förstöras, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt i stället överförs till annan tillåten form för bevarande. tagit emot räkenskapsinformation från någon annan, skall detta dock gälla först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Kommitténs förslag: Kommittén har föreslagit att räkenskaps- handlingar i form av upptagning för automatisk databehandling skall få förstöras , förutsatt att de ersätts med handlingar i vanlig läsbar form eller mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel. Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har inte närmare berört förslaget. Riksåklagaren har tillstyrkt avskaffandet av den ovillkorliga rätten för bokföringsskyldiga att före arkiveringstidens utgång förstöra räkenskapsmaterial i maskinläsbar form under förutsättning att de registrerade uppgifterna överförs till vanlig läsbar form. a. Riks- skatteverket har avstyrkt förslaget med motivering att samma regler bör gälla för arkivering av maskinläsbart material som för övrigt räken- skapsmaterial. har avstyrkt förslaget, eftersom det medför arkiveringsproblem för sådana företag som anlitar bokförings- byrå. Förslaget i promemorian 1: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har inte haft några invändningar mot promemorians förslag. och har dock varit kritiska till förslaget. har bl.a. ansett att det inte finns anledning att göra skillnad på räken- skapsinformation som har mottagits från annan och räkenskaps- information som sammanställts av företaget självt. Gällande rätt: Enligt 22 § andra stycket bokföringslagen upphör skyldigheten att bevara maskinläsbart material som räkenskapsmaterial om de registrerade uppgifterna på ett betryggande sätt förs över till vanlig läsbar form eller mikroskrift. Under förarbetena till bokföringslagen ansågs det att det i vissa fall kunde innebära problem att bevara maskinläsbart räkenskapsmaterial. Bl.a. framhöll man att arkivering av sådant räkenskapsmaterial kunde bli kostnadskrävande. Lagstiftaren kom därför fram till att detta slag av räkenskapsmaterial borde få förstöras om det överfördes till annan läsbar form. En förutsättning för detta borde emellertid vara att överföringen gjordes på ett så betryggande sätt att förvanskning av uppgifterna förhindrades (se prop. 1975:104 s. 197). Att bokföringslagen inte uppställer något krav på bevarande av maskinläsbart räkenskapsmaterial efter det att informationen har förts över till papper eller mikromaterial torde också sammanhänga med att frågan om datorbaserat materials användbarhet i bokföringen i för- arbetena till bokföringslagen behandlades i huvudsak som en fråga om vilka risker som finns för att maskinläsbara handlingar förstörs eller kan tas fram i läsbar form. Traditionella pappersbaserade hand- lingar och handlingar i mikroskrift sågs därvid som överlägsna maskin- läsbara handlingar. Skälen för regeringens förslag: Den nuvarande ovillkorliga rätten att förstöra räkenskapshandlingar i maskinläsbar form under förutsättning att registrerade uppgifter förs över till handlingar i läsbar form, dvs. papper eller mikromaterial kan innebära en viss risk för att räkenskapsinforma- tionens kvalitet försämras. När en uppgift som lagras i maskinläsbar form skrivs ut, kan en del av dess bevisvärde gå förlorat. Mot den bakgrunden finns det anledning att uppställa vissa slag av restriktioner vad gäller förstörandet av sådant maskinläsbart medium som används för lagring av räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation som har tillkommit eller sammanställts på grundval av utifrån mottagna uppgifter Vad först gäller räkenskapsinformation som har tillkommit eller sammanställts på grundval av utifrån mottagna uppgifter (hit hör framför allt verifikationer som består av uppgifter som har mottagits på elektronisk väg) bör huvudregeln vara att räkenskapsinformationen skall sparas i sitt ursprungliga skick. Ett krav på att räkenskapsinformation som har lagrats på maskinläsbart medium skall bevaras i samma skick under hela den tioåriga arki- veringstid kan emellertid innebära höga kostnader för den bokförings- skyldige. Denne tvingas ju att ha tillgång till sådan utrustning och sådana system som behövs för att kunna presentera räkenskapsinformationen i läsbar form. Uppenbarligen måste det allmänna intresset av att räkenskapsinformationens bevisvärde upp- rätthålls vägas mot dylika praktiska problem för de bokföringsskyldiga. Intresset av att bevisvärdet upprätthålls torde vara störst efter affärshändelsen. Vi anser därför att den bokföringsskyldige när det har gått från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades fritt bör kunna välja på vilket sätt räkenskapsinformationen därefter skall lagras. Den bokföringsskyldige bör således ha rätt att förstöra den maskinläsbara formen av räkenskapsinformationen under förutsättning att det i stället överförs till annan form.