prop · GM03130 · 1999-01-01 00:00:00 — Andra bokslutsföretag än sådana som avses i 1 § skall, om de inte upprättar årsredovisning, för varje räkenskapsår avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut enligt 4 §. (Jfr 11 § i kommitténs förslag) Paragrafen erbjuder ett alternativt sätt att avsluta den löpande bokföringen. Om företaget inte är av det slag som enligt 1 § måste upprätta årsredovisning, kan det välja mellan att upprätta en års- redovisning och upprätta ett årsbokslut. Bestämmelser om årsbokslutets innehåll finns i 4 §; där framgår bl.a. att årsbokslutet skall bestå av en resultaträkning och en balansräkning. Bestämmelserna om årsbokslut får självfallet betydelse enbart för de företag som är skyldiga att avsluta den löpande bokföringen. Företag som inte är av de slag som omfattas av begreppet bokslutsföretag (jfr 1 kap. 2 § 2) behöver inte upprätta vare sig årsredovisning eller årsbokslut. 6 kap. 4 § Ett årsbokslut skall bestå av en resultaträkning och en balansräkning. När årsbokslutet upprättas, skall följande bestämmelser i årsredovis- ningslagen (1995:1554) tillämpas: 1 kap. 3 § om vad som avses med andelar, 1 kap. 4 6 §§ om koncern- och intresseföretagsdefinitioner, 2 kap. 2 § om överskådlighet och god redovisningssed, 2 kap. 4 § om andra grundläggande redovisningsprinciper, 2 kap. 5 § om språk och form, 2 kap. 6 § om valuta, 2 kap. 7 § om undertecknande, 3 kap. 1 och 2 §§ om balans- och resultaträkningarnas innehåll, 3 kap 3 och 4 §§ om uppställningsformer, 3 kap. 9 § om avsättningar, 3 kap. 12 § och 13 § första stycket om nettoomsättning och extraordi- nära poster, 4 kap. 1 och 2 §§ om vad som är anläggningstillgångar och omsätt- ningstillgångar, 4 kap. 3 § om anskaffningsvärdet för anläggningstillgångar, 4 kap. 4 § om avskrivning av anläggningstillgångar, 4 kap. 5 § om nedskrivning av anläggningstillgångar, 4 kap. 9 § om värdering av omsättningstillgångar, 4 kap. 10 § om värdering av pågående arbeten, 4 kap. 11 § om varulagrets anskaffningsvärde, 4 kap. 12 § om redovisning till bestämd mängd och fast värde, 4 kap. 13 § om omräkning av fordringar och skulder i utländsk valuta, och 4 kap. 15 § om periodisering av vissa belopp vid upptagande av lån. (Jfr 23 § i kommitténs förslag.) Enligt paragrafen skall årsbokslutet bestå av en resultaträkning och en balansräkning samt upprättas med motsvarande tillämpning av ett antal särskilt angivna bestämmelser i årsredovisningslagen. 6 kap. 5 § I årsbokslutet skall företaget lämna de ytterligare upplysningar som anges i 6 9 §§. Upplysningarna skall lämnas i noter. Om det inte står i strid med kravet på överskådlighet i 2 kap. 2 § årsredovisningslagen (1995:1554), får upplysningarna i stället lämnas i balansräkningen eller resultat- räkningen. Lämnas upplysningarna i noter, skall hänvisning göras vid de poster i balansräkningen eller resultaträkningen som upplysningarna hänför sig till. (Jfr 24 § i kommitténs förslag.) Bestämmelsen innebär att årsbokslutet måste kompletteras med vissa tilläggsupplysningar. Vilka dessa är framgår av 6 9 §§. Principerna för placeringen av tilläggsupplysningarna överensstämmer med vad som gäller enligt 5 kap. 1 § årsredovisningslagen. 6 kap. 6 § Principerna för värdering av tillgångar, avsättningar och skulder skall anges. För poster i balansräkningen som avser tillgångar, avsättningar eller skulder i utländsk valuta skall det anges enligt vilka principer beloppen har räknats om till svenska kronor. (Jfr 25 § i kommitténs förslag.) Paragrafen överensstämmer med 5 kap. 2 § årsredovisningslagen och har närmast sin motsvarighet i 20 § första stycket 1 bok- föringslag. 6 kap. 7 § För varje post som tas upp som anläggningstillgång i balansräkningen eller i sådana noter som avses i 3 kap. 4 § fjärde stycket 2 årsredo- visningslagen (1995:1554) skall uppgift lämnas om 1. tillgångarnas anskaffningsvärde, 2. årets avskrivningar enligt 4 kap. 4 § årsredovisningslagen, 3. årets nedskrivningar, med särskild uppgift om nedskrivningar som har gjorts med stöd av 4 kap. 5 § andra stycket årsredovisningslagen, 4. ackumulerade avskrivningar enligt 4 kap. 4 § årsredovisningslagen, 5. ackumulerade nedskrivningar, med särskild uppgift om nedskriv- ningar som har gjorts med stöd av 4 kap. 5 § andra stycket årsredo- visningslagen. Grunderna för avskrivning av anläggningstillgångarnas olika poster skall anges. (Jfr 26 § i kommitténs förslag.) I första stycket föreskrivs att ett antal huvudsakligen beloppsmässiga uppgifter skall lämnas beträffande de poster i balansräkningen som hänför sig till anläggningstillgångar. Paragrafen överensstämmer i stort med 5 kap. 3 § årsredovisningslagen. Upplysningskraven är dock inte lika långtgående. Såsom framgår av andra stycket skall grunderna för avskrivning av anläggningstillgångarnas olika poster anges. Av hänvisningen till 2 kap. 4 § årsredovisningslagen i 4 § följer att betydelsefulla ändringar i dessa grunder skall anges. Innebär ändringen ett byte av redovisningsprincip, skall 9 § tillämpas. 6 kap. 8 § För varje skuldpost i balansräkningen eller i sådana noter som avses i 3 kap. 4 § fjärde stycket 2 årsredovisningslagen (1995:1554) skall den del som förfaller till betalning senare än efter balansdagen anges. (Jfr 27 § i kommitténs förslag.) Enligt paragrafen skall upplysning lämnas om de skulder som förfaller till betalning senare än efter balansdagen. En likadan bestämmelse finns i 5 kap. 10 § andra stycket årsredo- visningslagen. bokföringslag motsvaras den närmast av det krav på uppdelning i långfristiga och kortfristiga skulder som uppställs i lagens uppställningsschema för balansräkningen. 6 kap. 9 § Om företaget har ändrat redovisningsprinciper, skall upplysning lämnas om detta. Skälen för ändringen skall anges. (Jfr 28 § i kommitténs förslag.) Paragrafen har närmast sin motsvarighet i 20 § första stycket 1 och 2 bokföringslag. Motsvarande krav finns också i 2 kap. 19 § andra stycket 6 lagen (1990:325) om självdeklaration och kontrolluppgifter. Vad som utgör ett byte av redovisningsprincip - och inte enbart en ändring av en uppskattning eller en bedömning - har behandlats i Redo- visningsrådets rekommendation RR 5, Redovisning av byte av redo- visningsprincip. Med redovisningsprincip avses enligt rekommenda- tionen sådana grundläggande principer, redovisningskonventioner och regler som tillämpas vid upprättande av bl.a. årsredovisning. Sådana antaganden som görs som underlag för mätning inom ramen för de fastställda redovisningsprinciperna utgör däremot enbart uppskattningar eller bedömningar; ändras dessa, utgör det inte byte av redovisnings- principer. Tidpunkten för färdigställande av årsbokslutet 6 kap. 10 § Årsbokslutet skall färdigställas så snart det kan ske, dock senast eller, i stiftelser, efter räkenskapsårets utgång. (Jfr 23 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer i huvudsak med 11 § andra stycket första meningen bokföringslag. Den har dock kompletterats med en särskild reglering om tidpunkten för upprättande av årsbokslut i stiftelser. Denna utgör en anpassning till stiftelselagens regler om när årsbokslutet skall lämnas till revisorn (jfr 4 kap. 10 § stiftelselagen). Specifikation till årsredovisning eller årsbokslut 6 kap. 11 § För varje sammandragen post i den balansräkning som skall ingå i årsredovisningen eller årsbokslutet skall, om inte postens sammansätt- ning klart framgår av bokföringen i övrigt, de belopp som ingår i posten specificeras i en särskild förteckning, som inte behöver offentliggöras. (Jfr 3 kap. 1 § andra stycket årsredovisningslagen i kommitténs förslag.) Paragrafen, som har utformats i huvudsak i enlighet med Lagrådets förslag, motsvarar 19 § tredje stycket tredje meningen bokföringslag. Den i paragrafen angivna specifikationen måste upprättas i samband med att den löpande bokföringen avslutas men utgör inte en del av själva årsredovisningen eller årsbokslutet. Den behöver därför inte offentliggöras på det sätt som gäller för själva årsredovisningen. 7 kap. Arkivering av räkenskapsinformation m.m. 7 kap. 1 § Räkenskapsinformation skall bevaras i 1. vanlig läsbar form (dokument), 2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller 3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2. Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskaps- information som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget. Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat skall bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. (Jfr 30 § i kommitténs förslag.) Paragrafen, som i vissa delar motsvarar 10 § första stycket bokföringslag, innehåller bestämmelser om i vilken form räkenskaps- informationen skall bevaras. Dessa frågor har behandlats i avsnitt 13.1. Såsom framgår av första stycket kan räkenskapsinformation bevaras i direkt läsbar form (pappersdokument eller mikroformat) eller i maskin- läsbar form. Det skall alltid finnas en representation av räkenskapsinfor- mationen, t.ex. text och siffror som har skrivits på papper eller elektroniskt lagrade data på en diskett. Det skall också alltid vara möjligt att avläsa denna representation. Det måste alltså alltid vara möjligt att ta fram elektroniskt eller optiskt lagrade data i utskrift på papper (se punkten 3). Utskriften måste kunna ske . Kravet på omedelbar utskrift får dock något anpassas till förhållandena i det enskilda fallet. När det är fråga om räkenskapsinformation som avser tidigare och avslutade räkenskapsår och som har lagrats med äldre teknik, torde det få accepteras att utskrifter kan tas fram först med en sådan kortare fördröjning som beror på att äldre programversioner och filer måste föras över till modern utrustning. Innehåller dokument, mikroskrift eller maskinläsbart medium sådan räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan (eller har upprättat för eget bruk), skall informationsbärarna - enligt andra stycket - bevaras i det skick de hade när informationen kom företaget tillhanda. Räkenskapsinformationen skall alltså i princip bevaras i sin ursprungliga form. Om en verifikation från början kom till uttryck i ett pappersbaserat dokument, avser kravet på bevarande således just detta dokument. Det dokumentet får inte ersättas med något annat dokument, t.ex. en fotokopia. Det får inte heller ersättas med lagring i annan form, såsom elektronisk lagring åstadkommen genom scanning. Samma princip gäller om företaget har erhållit en optisk skiva som innehåller en verifikation; kravet på bevarande avser den mottagna skivan. i stället tagit emot en elektronisk faktura som vid överföringstillfället inte hade antagit någon fysisk form, skall informa- tionen bevaras i elektronisk form så att den kan presenteras på det sätt som det från början var tänkt. Bestämmelsen är dock inte avsedd att förhindra företaget från att anpassa (konvertera) på detta sätt mottagen maskinläsbar räkenskapsinformation till sitt eget informationssystem. En förutsättning för detta är naturligtvis att räkenskapsinformationen inte förändras (jfr BFN U 94:2). Bestämmelsen ställer inte heller något krav på bevarande av den maskinella utrustning och de andra fysiska föremål som ursprungligen användes för att spara informationen. Tillgången på maskinvara kan göra det nödvändigt att använda annan utrustning än den som användes från början. Det som sagts gäller i motsvarande mån sådan räkenskaps- information som har upprättats inom företaget. Sådan räkenskaps- information skall bevaras i det skick den fick när den sammanställdes. Har sålunda en grund- och huvudbokföring upprättats i pappersbaserad form, är det orginalet som skall bevaras. När det gäller bokföring som upprättas och bevaras i maskinläsbar form, är huvudregeln att den skall bevaras på sådant sätt att den kan presenteras så som den från början var tänkt att kunna presenteras. I 6 § finns ett undantag från de nu angivna huvudreglerna. Enligt detta undantag får maskinläsbart medium, som används för förvaring av räkenskapsinformation, förstöras om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till annan tillåten form för bevarande. Om räkenskapsinformationen består av uppgifter som har erhållits från någon annan, gäller detta dock först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. En sådan överföring från ett maskinläsbart medium till annan form för bevarande kan i vissa fall vara nödvändig för att kravet på omedelbar utskrift av räkenskaps- informationen skall vara uppfyllt. Det finns inte något som hindrar att varje länk i bokföringen utgörs av räkenskapsinformation lagrad i maskinläsbar form. Den s.k. varannan- länksprincipen i 10 § andra stycket bokföringslag har således utmönstrats. Genom kravet på att räkenskapsinformation som bevaras i elektronisk form alltid skall kunna tas fram i läsbar form genom omedelbar utskrift är behovet av tillgänglighet ändå alltid uppfyllt. Dock måste årsredovisningen respektive årsbokslutet såsom följer av 2 kap. 5 § årsredovisningslagen alltid upprättas i vanlig läsbar form. Tid och plats för förvaring 7 kap. 2 § Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation skall vara varaktiga och lätt åtkomliga. De skall bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De skall förvaras i , i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt. Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räken- skapsinformationen i den form som anges i 1 § första stycket 1 eller 2 skall hållas tillgängliga i under hela den tid som anges i första stycket. (Jfr 31 § i kommitténs förslag.) Paragrafen innehåller bestämmelser om bevarande och förvaring av de fysiska föremål med anknytning till räkenskapsinformationen, främst sådana föremål i vilka räkenskapsinformationen kommer till uttryck och sådana föremål med vars hjälp räkenskapsinformationen kan presenteras. Skälen bakom bestämmelsen har behandlats i avsnitt 13.1. Enligt 1 § skall räkenskapsinformation bevaras såsom dokument (dvs. i vanlig läsbar form), i form av mikrofilm eller i maskinläsbar form. Av första stycket i förevarande paragraf framgår att dessa informations- bärare skall vara varaktiga och lätt åtkomliga och att de skall förvaras i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt. Dessa krav har delvis sina motsvarigheter i 10 § tredje stycket och 22 § första stycket bokföringslag (jfr prop. 1975:104 s. 194). Kravet på varaktighet medför att företaget i vissa fall måste framställa och arkivera en åldersbeständig kopia av den ursprungliga informations- bäraren (jfr BFN U 95:1). Av 1 § andra stycket framgår emellertid att även i dessa fall skall orginalet sparas oavsett skick. I stycket föreskrivs vidare att informationsbärarna skall bevaras i under efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Av andra stycket framgår att företaget också måste se till att det har tillgång till den utrustning och de system som fordras för att avläsa räkenskapsinformationen. Det innebär inte att en och samma utrustning måste sparas . Företaget är sålunda oförhindrat att byta ut äldre utrustning mot ny utrustning av liknande slag. Utrustningen skall finnas i . Såsom framgår av 4 § kan dock skattemyndigheten ge tillstånd till att utrustningen förvaras utomlands. Tillfällig förvaring av verifikation utomlands 7 kap. 3 § Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed, får ett dokument som innefattar en verifikation, trots bestämmelserna i 2 §, tillfälligt förvaras utomlands. (Jfr 31 § tredje stycket i kommitténs förslag.) Av 2 § följer att alla föremål som omfattas av förvaringsbestämmelsen som huvudregel skall förvaras i . Detta gäller såväl själva informationsbäraren som den utrustning som fordras för att presentera räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form eller mikroskrift. Förevarande paragraf innehåller emellertid ett undantag från kravet på förvaring i . Enligt bestämmelsen får en verifikation i pappers- format tillfälligt förvaras utomlands, om det finns särskilda skäl och det kan anses förenligt med god redovisningssed. Frågan har behandlats i avsnitt 13.2.2. Bestämmelsen är i första hand avsedd för två typsituationer. Den ena är när en handling tillfälligt förs ut ur landet för att bokföras där. Den andra är när en handling, som inte bara tjänar som verifikation utan också har någon annan funktion, tillfälligt förs ut ur landet för att denna andra funktion skall kunna utnyttjas (jfr uttalande U 93:3). Så snart bokföring har skett eller handlingen på annat sätt har tjänat sitt syfte utomlands, måste dock verifikationerna återföras till för att bevaras här under den resterande arkiveringstiden. Utomlands placerad utrustning m.m. 7 kap. 4 § Om det finns särskilda skäl, får skattemyndigheten tillåta att ett företag, trots bestämmelserna i 2 §, förvarar maskinläsbara medier utomlands. I sådana fall får maskinutrustning och system som avses i 2 § andra stycket hållas tillgängliga i samma land. Tillståndet får förenas med villkor och begränsas till . Även om tillstånd ges, skall företaget genom omedelbar utskrift kunna ta fram räkenskapsinformationen i i sådan form som avses i 1 § 1 eller 2. Tillstånd enligt första stycket ges av när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn. (Jfr 31 § i kommitténs förslag.) Huvudregeln är att all räkenskapsinformation samt den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i läsbar form skall finnas i (se 2 §). Enligt första stycket i förevarande paragraf kan dock skattemyndigheten tillåta att ett företag förvarar maskinläsbara medier utomlands. Om företaget har fått en sådan dispens får även den maskinutrustning och de system som används för att bevara räkenskapsinformation i maskinläsbar form placeras utomlands. Möjligheten att förvara maskinläsbara medier jämte maskinutrustning och system utomlands är avsedd för sådana fall då företaget har en organisatorisk anknytning till utlandet, antingen därför att det ingår i en gränsöverskridande koncern eller därför att det utgör filial till ett utländskt företag. Omständigheterna måste också i övriga vara sådana att detta slag av arkivering m.m. utomlands framstår som naturlig. Så kan vara fallet när en internationell koncern har organiserat sin verksamhet så att redovisningen för företag från olika länder sköts från en gemensam plats. Det är självklart att tillstånd att ha utrustningen placerad utomlands inte skall ges annat än då det står klart att något missbruk inte kan befaras. Normalt bör det inte komma i fråga att ge tillstånd att förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning m.m. i ett land med vilket inte har avtal om internationell rättshjälp i brottmål. En annan naturlig förutsättning för tillstånd är att det står klart att företaget i tillräcklig utsträckning beaktar de säkerhetsaspekter som kan finnas. Också ett företag som har fått tillstånd att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands måste kunna ta fram räkenskapsinformationen i läsbar form med hjälp av maskinutrustning placerad i . Detta gäller även om tillståndsmyndigheten inte har angett detta särskilt i beslutet. Myndigheten kan också förena tillståndet med de villkor som den anser vara nödvändiga för att möjliggöra en betryggande granskning av företagets räkenskapsinformation. Ett sådant villkor kan vara att företaget vid anmodan skall ge skattemyndigheten tillgång till räken- skapsinformationen i annan lämplig form (t.ex. en datafil med de grundregistrerade uppgifterna). Tillståndet kan tidsbegränsas men löper annars tills vidare. Oavsett tillståndet måste företaget givetvis fortfarande iaktta bestäm- melserna i 2 § om varaktighet, lättåtkomlighet och förvaring i ordnat skick och om förvaring på betryggande och överskådligt sätt. Såsom framgår av andra stycket är det som prövar frågor om tillstånd att förvara maskinläsbara medier och ha maskinutrustning placerad utomlands när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn. Förvaring av dokument m.m. som hör till en filial utomlands 7 kap. 5 § Bestämmelserna i 2 § om förvaring i gäller inte dokument, mikroskrift, maskinläsbara medier, utrustning och system som avser verksamhet som företaget bedriver genom en filial utomlands, om företaget är bokföringsskyldigt i det landet. (Jfr 32 § i kommitténs förslag.) Av paragrafen framgår att kravet på förvaring i inte gäller de föremål med anknytning till räkenskapsinformationen som avser en verksamhet som företaget bedriver utomlands i form av en filial om denna är bokföringsskyldig i det landet. Bestämmelsen innebär i övrigt inte någon lättnad i de krav som ställs upp i 2 §. Alla informationsbärare skall således, oavsett var de fysiskt befinner sig, vara varaktiga och lätt åtkomliga samt förvaras i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt. Till följd av bestämmelserna i 4 kap. 4 § andra stycket skall den bokföring som omfattar företagets huvudsakliga verksamhet innehålla upplysningar om hur bokföringsskyldigheten för filialens verksamhet fullgörs och uppgifter om filialens ställning och resultat. Överföring av räkenskapsinformation på maskinläsbart medium till annan form 7 kap. 6 § Ett företag får förstöra ett maskinläsbart medium som används för att bevara räkenskapsinformation, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till dokument, mikroskrift eller annat maskinläsbart medium. Om räkenskapsinformationen består av uppgifter som företaget har tagit emot från någon annan, får det maskinläsbara mediet dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Jfr 33 § i kommitténs förslag.) Paragrafen behandlar överföring av räkenskapsinformation från maskinläsbart medium till annan bevarandeform. Skälen till bestäm- melsen har behandlats i avsnitt 13.2.3. Av 7 § framgår att det som huvudregel krävs särskilt tillstånd för förtida förstöring av det medium som räkenskapsinformation bevaras på. För handlingar i läsbar form gäller detta undantagslöst. Enligt 6 § kan dock maskinläsbart medium, som används för att bevara räkenskaps- informationen, förstöras om det ersätts med utskrift på papper, en handling i mikroformat eller annat maskinläsbart medium. För räkenskapsinformation i maskinläsbar form som består av uppgifter som företaget har tagit emot från någon annan, gäller detta dock först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Överföringen måste ske på betryggande sätt , dvs. över- föringen får inte innebära någon risk för att informationen förvanskas eller förstörs. När räkenskapsinformation får förstöras 7 kap. 7 § Om det finns särskilda skäl, får skattemyndigheten för visst fall tillåta att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation förstörs före utgången av den tid som anges i 2 §. Tillstånd enligt första stycket ges av när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn. (Jfr 33 § i kommitténs förslag.) Paragrafen innehåller bestämmelser om förstörande av räkenskaps- uppgifter och motsvarar närmast 22 § andra fjärde styckena bokföringslag. Frågan har behandlats i avsnitt 13.2.4. Av första stycket framgår att det medium som räkenskaps- informationen bevaras på får förstöras före utgången av den tioåriga arkiveringstiden om det finns särskilda skäl och skattemyndigheten ger tillstånd till det. Något krav på att de uppgifter som förstörs skall kopieras eller på annat sätt ersättas av räkenskapsinformation lagrad i annan form har inte uppställts. Det finns emellertid inte något som hindrar att skattemyndigheten som villkor för förstöring uppställer ett sådant krav.