frsrdg · GM04JO1 · 1999-01-01 00:00:00 — Målsättningen är att ge service och att så långt möjligt kunna agera mänskligt. I det aktuella fallet bedömdes att utlämnande av adress ur skolans offentliga register skulle kunna hjälpa klaganden. Det är bara att beklaga att det inte uppfattats som hjälp. Både handläggande assi-stent och jag har framfört detta till klaganden. Ur formell synvinkel kan följande framföras: Den personaladministrativa och personalsociala verksamheten är normalt offentlig. Undantag regleras särskilt betr. särskilda riskkategorier. Det görs inget undantag för uppgifter om tidigare anställd personal. Klaganden har vidare inte till De Geergymnasiet anmält att uppgift om adress etc. inte bör lämnas ut. Markering finns inte heller i kommunens registersystem om nå-gon sådan önskan eller beslut. Det är utan betydelse för sekretessbedöm-ningen att den person som frågade efter en M. L. i stället fick uppgifter om en annan person, d.v.s. klaganden. Kanslisten har således inte gjort sig skyldig till brott mot sekretessreglerna genom att hon lämnat de uppgifter hon gjort. Skolans rutiner torde därför enl. min bedömning svara mot de krav som offentlighetsprincipen ställer. I beslut anförde stf JO följande. Enligt 15 kap. 4 § se-kre-tess-la-gen (1980:100), SekrL, skall en myndighet på begä-ran av en enskild lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Enligt 7 kap. 11 § fjärde stycket SekrL gäller sekretess inom myndighets perso-naladministrativa verksamhet för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstå-ende utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. Vidare gäller, i den utsträckning rege-ringen föreskriver, sekretess i personal-administra-tiv verksamhet hos myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för sådant men, för uppgift om en-skilds bostadsadress, hem-tele-fon-nummer och personnnummer, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Regeringen har inte lämnat några föreskrifter enligt den nämnda be-stämmelsen för uppgifter om personal inom skolan. Den uppgift om M.W:s bo-stadsadress som skolan lämnade ut omfattades alltså inte av sekretess. När en myndighet lämnar ut uppgifter ur allmänna handlingar är det av stor vikt att dessa uppgifter är korrekta. Den utredning som företagits visar att den adressuppgift som efterfrågades avsåg en person med samma för-namn men med ett helt annat efternamn än M.W. Någon sådan person fanns inte vid De Geergymnasiet. Anledningen till att skolan i stället lämnade ut M.W:s adressuppgift grundades på ett antagande från skolans sida om att den person som söktes genom giftermål kunde ha förvärvat efternamnet W. och därför var identisk med klaganden. Någon särskild grund för skolans antagande synes inte ha förelegat. I remissvaret har angetts att skolans syfte med utlämnandet av adressuppgiften var att vara behjälplig såväl mot den som begärde uppgiften som mot M.W. Oavsett det goda syftet anser jag att ett förfarande att lämna ut en uppgift där stor tveksamhet föreligger om dess riktighet är direkt olämpligt. De Geergymnasiet kan inte undgå att kritiseras för detta. Hjälpsamheten får med andra ord inte sträcka sig så långt så att kravet på saklighet eftersätts. Jag vill vidare understryka att även om uppgifter om personalens bostads-adresser normalt inte omfattas av sekretess är det ändå fråga om uppgifter som rör den pri-vata sfären. En myndighet bör vara särskilt noggrann vid förfrågningar som rör uppgifter av sådant slag för att enskilda inte i onödan skall orsakas obehag eller drabbas av missförstånd. Jag vill därför erinra skolan om vikten av att tillse att de uppgifter som lämnas ut är korrekta. Med den kritik som ligger i det anförda avslutas ärendet. Handlingar som hos skolförvaltning begärts utlämnade har förstörts innan den som begärt dem utlämnade fått ett formellt avslagsbeslut och därigenom beretts möjlighet till överprövning (Dnr 2896-1997) riktade i en tidigare anmälan till JO kritik mot Skolstyrelsen i kommun bl.a. angående handläggningen av en begäran om att få ta del av vissa handlingar upprättade av rektorerna . Skolstyrelsen i anförde i yttrande i det tidigare ärendet att skol-förvaltningen i gjort den bedömningen att de av G.M. efterfrågade handlingarna var ett förhandlingsunderlag och att de inte utgjort allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. Med anledning av G.M:s anmälan kritiserade JO i beslut , diarienr 2652-1996, Skolstyrelsen i kommun för handlägg-ningen av G.M:s begäran. JO uttalade, efter att ha redogjort för bestäm-melserna i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och 15 kap. 6 och 7 §§ sekretess-lagen (1980:100), att G.M. skulle ha underrättats om att han hade rätt att erhålla ett formellt beslut i saken och att ett sådant krävdes för att beslutet skulle kunna överklagas. inkom därefter till JO med ytterligare en anmälan mot skolför-valtningen i kommun. anförde i sin anmälan att han på nytt begärt hos skolförvaltningen att få ta del av de efterfrågade handlingarna som upprättats av rektorerna samt att han då fått beskedet att handlingarna hade förstörts i en dokumenthanterare vid arkivering av hans personakt. Yttrande över vad som anförts i anmälan infordrades från Skolstyrelsen i kommun. Skolstyrelsen uttalade i sitt yttrande att styrelsen ånyo funnit att de anteckningar som tillkommit för det aktuella ärendets beredning och varom nu är fråga inte är allmänna handlingar och att de således av skol-förvaltningen vid arkivering av berörd ärendeakt har handlagts i enlighet med gällande lagregler och inte tillförts akten. Skolstyrelsen överlämnade även som eget yttrande ett tjänsteutlåtande upprättat av skolchefen och skoljuristen . Av yttrandet framgår bl.a. följande. I skrivelse till Ombudsmän har G.M. begärt utredning huruvida skolchef , vik skolchef och skoljurist begått tjänstefel då minnesanteckningar, vilka utgjort beredningsunderlag för förhandling, har förstörts i samband med att G.M:s anställning i kommun upphörde . Ärendet har gällt förhållandet mellan arbetsgivaren, skolförvaltningen och arbetstagaren , dvs. ett rent förvaltningsinternt ärende. Enligt skolförvaltningens mening utgjorde det material som skolförvaltningen begärde in av rektorerna endast anteckningar för ärendets beredning enligt TF 2 kap 9 §. Till stöd för denna uppfattning hävdar förvaltningen dels att anteckningarna tillkommit inom förvaltningen/myndigheten, dels att anteckningarna endast tillkommit för ärendets beredning och dels att den sammanställning som skolkontoret gjort var en sammanställning av de begärda anteckningarna från berörda rektorer. Efter det att förhandlingsuppgörelse träffats mellan arbetsgiv-aren/ skol--förvaltningen och LR, med godkännande av G.M., har skolkontoret på sedvanligt sätt gått igenom och rensat akten före arkivering. Detta har skett månad 1996, därvid har de anteckningar som förvaltningen begärt in av och bedömts vara minnesanteckningar enligt TF 2 kap 9 § och ej allmänna handlingar varvid de rensats ut och förstörts före aktens arkivering. Denna bedömning har undertecknad gjort. Sammanställningen på grundval av inlämnat beredningsmaterial från rektorerna finns kvar i akten. Stf JO anförde i beslut följande. Inledningsvis vill jag framhålla att sakfrågan - bedömningen av om de begärda handlingarna kan lämnas ut - inte är en fråga som prövas av JO. Denna fråga skall i stället prövas av kammarrätten för det fall att frågan överklagas dit. Jag gör därför inte något uttalande i den delen. I det följande inriktar jag min granskning på uppgiften om att handlingar skulle ha makulerats efter det att en begäran om utlämnande av handlingarna inkommit till myndigheten. G.M:s första anmälan till JO inkom hit och han anförde i den klagomål mot skolförvaltningen bl.a. för att den vägrade utlämna handlingarna i fråga. Enligt uppgift från skolförvaltningen förstördes de efterfrågade handlingarna . Det kan således hållas för visst att handlingarna förstördes efter det att G.M. begärt att få ut handlingarna men före det att G.M. fått möjlighet att överklaga ett eventuellt nekande besked från förvaltningen. När en handling som förvaras hos en myndighet begärs utlämnad skall myn-digheten ta ställning till om handlingen skall lämnas ut eller inte. Ett formellt beslut att inte lämna ut handlingen får överklagas, oavsett om beslutet grundas på att handlingen inte är allmän hos myndigheten eller att den väl är allmän men föremål för sekretess. myndigheten tar ställning till om en handling skall lämnas ut eller ej och i avvaktan på eventuell överprövning av beslutet får handlingen givetvis inte förstöras. En sådan åtgärd betar sökanden hans grundlagsfästa rätt att få saken prövad i domstol. Det inträffade är därför oacceptabelt och visar på en bristande respekt för regelsystemet på området. Det är på intet sätt uppenbart att de aktuella handlingarna inte var allmänna handlingar. förfarande att förstöra desamma framstår mot denna bakgrund som än mer anmärkningsvärt och han kan inte undgå allvarlig kritik för detta. Med anledning av G.M:s tidigare JO-anmälan riktades kritik mot skol-för-valtningen i för det sätt på vilket hans begäran om utfående av allmänna handlingar hanterades. Samma myndighet får nu på nytt allvarlig kritik i en närliggande fråga. Det framstår som om kunskaperna om de bestämmelser som reglerar dessa frågor är bristfälliga bland handläggarna vid skolförvaltningen. Jag utgår från att skolstyrelsen vidtar åtgärder för att komma till rätta med detta förhållande. anfört i sitt bemötande av remissvaret om att uppsägningen av honom varit oriktig är en fråga som inte lämpar sig för JO:s prövning. Jag vidtar därför ingen åtgärd i den delen. Med den delvis allvarliga kritik som ligger i det ovan anförda avslutas ärendet. En för-säk-rings-kas-sas lokalkontor har försummat att tömma sin brevlåda. Även fråga om hur de i brevlådan anträffade handlingarna har ankomststämplats (Dnr 3479-1997) I ett klagomålsärende framkom att allmänna försäkringskassas lokalkontor i inte tömt sin brevlåda. Med anledning av denna uppgift beslutade JO Pennlöv att inom ramen för ett initiativärende låta utreda saken. Ärendet remitterades för utredning och yttrande till . I sitt remissvar anförde kassan i huvudsak följande. Uppgiften att tömma lokalkontorets brevlåda åvilar receptionisten på lokalkontoret. till var receptionisten sjuk. Hennes arbetsuppgifter fördelades då på ett antal försäkringshandläggare. Ansvaret att tömma brevlådan blev dessvärre inte fördelad till någon av vikarierna. Först uppmärksammades kontoret på att brevlådan ej blivit tömd. Den post som fanns i brevlådan ankomststämplades med denna dags datum. Lokalkontoret hade då gjort bedömningen att det i de inkomna handlingarna saknades betydelse vilket datum posten anlänt till . Enligt 10 § förvaltningslagen (1986:223) skall en handling anses inkommen till myndigheten den dag då handlingen anlänt till myndigheten eller kommit en behörig tjänsteman tillhanda. Kan det antas att handlingen har lämnats i myndighetens lokal anses den ha kommit in den dagen om den kommer behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. Den normala hanteringen på lokalkontoret är att post som hämtas vid arbetsdagens början från kassans brevlådor med brevinkast öppna för allmänheten dygnet runt ankomststämplas med tömningsdagens datum med markering att den lämnats in dagen innan. Ankomstdag anses då i normalfallet vara dagen före kassans ankomststämpel. Om handlingen ankomststämplats dag efter arbetsfri dag gäller undertecknandedatum som ankomstdag, dock tidigast sista dag före ifrågavarande arbetsfria dag. Saknas undertecknandedatum gäller sista arbetsdagen före arbetsfri dag som ankomstdag. Dessa rutiner följer av tidigare gällande interna föreskrifter som fortfarande tillämpas på lokalkontoren, - - -. I detta fall har all post ankomststämplats såsom inkommen . Enligt lokalkontorets bedömning saknade ankomstdatumet betydelse i samtliga försändelser som fanns i brevlådan. anser dock att posten borde ha ankomststämplats enligt de ovan redovisade rutinerna och beklagar om lokalkontorets hantering medfört olägenhet för de försäkrade som lämnat in post till lokalkontoret . Anvisningarna om ankomststämpling av inkommen post till försäkrings-kassan håller på att ses över. I samband med detta kommer betydelsen av att post tas om hand och ankomststämplas på ett korrekt sätt att uppmärksammas ytterligare. I sitt meddelade beslut anförde JO Pennlöv följande. Enligt 10 § första stycket förvaltningslagen (FL) gäller följande. En handling anses komma in till en myndighet den dag då handlingen, eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman till handa. Underrättas en myndighet särskilt om att ett telegram till myndigheten finns hos ett företag som driver televerksamhet, anses telegrammet komma in redan när underrättelsen når en behörig tjänsteman. 10 § andra stycket FL innehåller en kompletterande bevisregel för vissa fall. I lagrummet stadgas följande. Kan det antas att handlingen eller en avi om denna en viss dag har lämnats i myndighetens lokal eller avskilts för myndigheten på en postanstalt, anses den ha kommit in den dagen, om den kommer en behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. 10 § tredje stycket FL innehåller bestämmelser om icke underskrivna meddelanden. Dessa bestämmelser är inte av intresse här. Av det ovan anförda framgår att som huvudregel gäller att en handling skall anses komma in till en myndighet den dag då handlingen, eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till myndigheten eller kommer någon behörig tjänsteman till handa. En handling anses således ha kommit in när den rent faktiskt har anlänt till myndigheten. En handling är alltid att anse som inkommen en viss dag, om den bevisligen har överbringats till myndigheten den dagen före . Hur handlingen kommit myndigheten till handa spelar ingen roll. Normalt tas handlingen emot av någon som för myndighetens räkning har att ombesörja detta. Även om någon annan anställd hos myndigheten, t.ex. ett kontorsbiträde, tar emot handlingen blir den att anse som inkommen den dagen, om det råder full klarhet om att handlingen faktiskt kom myndigheten till handa den ifrågavarande dagen. Detsamma gäller det fallet att handlingen efter tjänstetidens slut lagts i ett brevinkast, genom vilket den förpassas in i lokalerna, eller lagts i en brevlåda som myndigheten satt upp i direkt anslutning till dessa. Då handlingen inte tas emot av någon behörig tjänsteman kan bevissvårigheter uppstå. I dessa fall kommer den kompletterande regeln in, som syftar till att ge ledning vid bedömningen av oklara fall. När det är fullt klart att handlingen anlänt till myndigheten viss dag får dock den kompletterande regeln inte någon aktualitet (, , Nya förvaltningslagen med kommentarer, fjärde upplagan 1995, s. 104 f.). Huvudregeln om när en handling skall anses inkommen till en myndighet kan - som jag anfört ovan - vålla bevissvårigheter, t.ex. när en handling eller en avi avlämnats i myndighetens lokaler efter expeditionstidens slut. Den kompletterande regeln tillämpas i dessa fall och innebär att - om det kan antas att handlingen eller avin en viss dag har lämnats i myndighetens lokal eller avskilts för myndigheten på en postanstalt - handlingen skall anses ha kommit in den dagen, om den kommer en behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. Det krävs ingen vidlyftig utredning om huruvida handlingen faktiskt funnits i myndighetens lokal före en viss dag. Det räcker normalt med att det inte framstår som osannolikt att så varit fallet (a.a. s. 108). och (a.a. s. 108) har anfört att - även om det ibland är oklart när en handling har kommit in till en myndighet - detta förhållande saknar egentlig betydelse för andra fall än sådana, där iakttagande av en viss tidsfrist är stipulerad för vidtagande av en åtgärd, t.ex. överklagande. Jag delar denna uppfattning. När det först gäller frågan om tömning av brevlådan är jag självfallet kritisk till att lokalkontoret försummat denna syssla. Jag utgår från att de förändringar av lokalkontorets rutiner som nämnts i remissvar medför att ett upprepande av det inträffade kan undvikas. När det sedan gäller frågan om ankomststämpling av de handlingar som påträffades i brevlådan, anser jag inte att det kan sägas ha varit felaktigt av lokalkontoret att ankomststämpla dessa nämnda datum. Med anledning av de mycket speciella omständigheterna torde det nämligen ha varit svårt (för att inte säga ogörligt) för lokalkontoret att ha någon uppfattning om vilken dag respektive handling kunde antas ha lämnats i brevlådan. Det torde dessutom ha varit svårt för lokalkontoret att uttala sig om vilken arbetsdag som följde närmast på den dag då en viss handling lades i brevlådan. har i yttrandet anfört att lokalkontoret gått igenom samtliga handlingar, för att bedöma om det i något fall var av betydelse en viss handling kommit in till myndigheten. Jag ser positivt på detta förfarande. Under omständigheter motsvarande de i ärendet aktuella är det även bra om myndigheten antecknar hur handlingarna påträffats, för det fall att tidpunkten för en viss handlings ankomst till lokalkontoret trots allt skulle visa sig vara av betydelse. Jag har inte funnit anledning att närmare kommentera de anvisningar för bedömande av en handlings ankomstdag i ett försäkringsärende som för-säkringskassan tillämpar. Ett skäl härför är att kassan i sitt yttrande anfört att anvisningarna kommer att ses över. För-säk-rings-kas-sa har vägrat att lämna ut en ej undertecknad handling (utlåtande av försäk-rings-läkare) (Dnr 2898-1996) I ett klagomålsärende riktat mot läns allmänna försäkringskassa anförde E.O. bl.a. att hon begärt och fått tillgång till handlingar i sitt socialförsäkringsärende, dock med undantag för ett läkarutlåtande utfärdat . Anledningen till att hon inte fått ta del av utlåtandet har enligt kassan varit att detta saknat läkarens underskrift. I ett från för-säk-rings-kas-san infordrat yttrande anförde kassan - såvitt avser frågan om utlämnande av läkarutlåtandet - att det som E.O. åsyftade var ett yttrande av försäkringsläkaren. Det saknade underskrift kom in till lokalkontoret Gränby, varför det återsändes till för-säkringsläkaren. När yttrandet återkom till lokalkontoret i underskrivet skick fick E.O. kopia av det. Enligt för-säk-rings-kas-sans mening var det riktigt att inte "delge" E.O. yttrandet förrän det var underskrivet, eftersom det först då kunde anses färdigupprättat. E.O. kommenterade remissvaret. JO Pennlöv meddelade beslut i ärendet . Sedan han i bedömningsdelen bl.a. redogjort för bestämmelserna om utlämnande av allmänna handlingar och partsinsyn anförde han följande. I detta sammanhang vill jag också med beaktande av agerande att inte låta E.O. få ta del av försäkringsläkarens yttrande förrän detsamma var undertecknat framhålla följande. Av 2 kap. 3 § TF framgår att en handling är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Av 7 § första stycket första meningen framgår att handlingen anses upprättad hos myndigheten när den har expedierats. Handling som ej har expedierats anses upprättad när det ärende till vilken den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Ett yttrande från kassans försäkringsläkare blir alltså allmän handling först då det upprättas, vilket enligt huvudregeln inte sker förrän ärendet slutbehandlats. Det bör emellertid påpekas att reglerna om partsinsyn och kommunicering kan medföra att myndigheten, innan ärendet slutbehandlats, måste expediera handlingen. Den blir då allmän genom själva expeditionen. Som jag påtalat ovan har part enligt 16 § förvaltningslagen rätt att på begäran få del av sådana uppgifter som tillförts ärendet, oavsett om uppgiften lämnats av annan eller honom själv. Denna partsinsyn omfattar dels allmänna handlingar, vare sig de är offentliga eller hemliga (i sistnämnda fall med de begränsningar som undantagsvis kan följa av bestämmelsen i 14 kap. 5 § sekretesslagen), dels handlingar som ännu inte blivit allmänna. E.O. har således haft rätt att med stöd av 16 § förvaltningslagen ta del av ifrågavarande yttrande från försäkringsläkaren, oaktat detta inte var undertecknat. Något hinder för utlämnande av handlingen i samband med att hon fått tillgång till övriga handlingar i ärendet har inte förelegat. kan därför inte heller undgå kritik för sitt agerande att inte låta henne ta del av nämnda yttrande vid det aktuella tillfället. Försäkringskassas handläggning av en begäran att få uppgifter om ledamöter i socialförsäk-rings-nämnd (Dnr 3307-1997) JO Pennlöv meddelade beslut i ett initiativärende. Beslutet hade följande innehåll. kom det in en anonym skrift till JO, i vilken det bl.a. sades att allmänna försäkringskassa vägrat att på begäran lämna ut vissa uppgifter om ledamöter i en socialförsäkringsnämnd. Anmälaren uppgav också att tjänstemän frågat efter identiteten på den som begärde uppgifterna. Eftersom anmälan var anonym kunde den inte handläggas som ett klagomålsärende hos JO. Jag beslutade i stället att utreda vad som hänt genom att ta upp ett initiativärende. Genom en remiss anmodades att utreda saken och yttra sig. (tf. direktören ) uppgav följande. Redogörelser om hur den anonyma förfrågan har bemötts har inhämtats från lokalkontoret samt från juristenheten. Av redogörelserna framgår följande. ringde en anonym kvinna till lokalkontoret City och begärde att få reda på namn, partibeteckning samt adress till ledamöterna i socialförsäkringsnämnd (SFN) 2.1. Samtalet mottogs av lokalkontorets SFN-sekreterare. Då begäran om uppgifterna ställts frågade SFN-sekreteraren vem det var som önskade uppgifterna. Kvinnan ville inte svara och sekreteraren ställde inga nya frågor om förfrågarens identitet. Då sekreteraren var osäker på om hon kunde lämna ut ledamöternas adressuppgifter bad hon kvinnan vänta "i luren" medan hon talade med sin chef. Berörd enhetschef kontaktade juristenheten för stöd i sekretessfrågan. Även detta skedde då den anonyma kvinnan väntade "i luren". Uppgifterna om namn och partibeteckning på SFN-ledamöterna lämnades ut, medan adressuppgifterna inte lämnades ut under hänvisning till sekretess. I andra änden av telefonlinjen tog då plötsligt en annan kvinna över luren. Hon verkade mycket upprörd och ville ha reda på vem som bestämt att adresserna inte kunde lämnas ut. Enhetschefen tog då över luren från sekreteraren och förklarade att uppgifterna är sekretessbelagda och att hon diskuterat saken med på juristenheten. Kvinnan var inte nöjd med det svar hon erhållit varför enhetschefen hade för avsikt att på nytt tala med juristenheten för att bättre kunna motivera sitt beslut att inte lämna ut adresserna. som juristenheten kontaktades lade kvinnan på luren. ringde kvinnan till juristenheten och begärde att få reda på varför hon inte erhållit de uppgifter hon begärt. Då försäkringsjuristen tog emot samtalet frågade han efter kvinnans namn. Kvinnan uppgav att hon ville vara anonym och menade vidare att hon hade rätt att vara det. Detta respekterades av juristen. Han upplyste dock om att för att kunna göra en menbedömning i vissa fall har rätt att fråga efter förfrågarens identitet och dennes syfte med begäran om utfående av allmänna handlingar. Juristen uppgav att sekretess förelåg beträffande SFN-ledamöternas bostadsadresser och hänvisade till 7 kap 11 § fjärde stycket sekretesslagen och 1 a § sekretessförordningen.