frsrdg · GM04JO1 · 1999-01-01 00:00:00 — Detta beslut skulle ha tillställts tillsammans med en underrättelse om hur han kunde överklaga det, om det gick honom emot. Såvitt framkommit har nämnden ännu inte fattat något beslut i ärendet trots inne-hållet i skrivelsen till . I remissvaret har denna skrivelse inte berörts, vilket framstår som egendomligt. Av skrivelsen framgår att man inom nämnden (stadsarkitektkontoret) i huvudsak är medveten om hur ärendet egentligen skulle ha handlagts. Jag ser mycket allvarligt på att handlägg-ningen trots detta har skett på ett oacceptabelt sätt och ännu inte har av-slutats. Jag avser dock inte att ytterligare utreda ärendet utan förutsätter, att bygg-nadsnämnden efter att ha tagit del av mitt beslut - om så inte då redan skett - tar upp ärendet till prövning och meddelar ett beslut i saken. Med den allvarliga kritik som ligger i det sagda avslutas ärendet. Fråga om en byggnadsnämnds handläggning av dels en ansökan om förlängning av parkeringstillstånd för rörelsehindrad, dels en skrivelse med överklagande (Dnr 4122-1996) ( framförde i en anmälan som kom in till JO i huvudsak följande. Såsom handikappad (lider av Marfans syndrom) har jag allt haft parkeringstillstånd för bil trots att jag ej kör själv. Vid ifrågakommande förlängning 1992 () vände sig den (vid det tillfället nya) handläggaren hos kommun mot mig och avslog min begäran om förlängning med hänvisning till att han ville pröva ärendet hos . Denna prövning skedde och efter yttrande från bland annat förtroendeläkare utfärdades efter beslut det för mig så nödvändiga tillståndet. Kommunen som hade rätt att besvära sig hos TSV inkom inte inom besvärstiden med någon besvärsskrivelse. I min enfald trodde jag att ärendet härmed hade tagit slut och att jag hädanefter - med hänsyn till att mitt fysiska tillstånd inte kan förbättras - skulle erhålla förlängningar utan problem. Följande skulle emellertid komma att inträffa: Den 950726 ingav jag min ansökan om förlängning. Den 951106 erhöll jag som svar en ny ansökningsblankett att fylla i. Den 960325 skickades denna blankett till kommunen efter att ha kompletterats med olika begärda nya intyg. Den 960610 (!) erhölls ett meddelande från kommunens ansvariga handläggare att han ämnade avslå min ansökan . Jag vände mig då till ett ombud och fick denna vid telefonkontakt med ett klart besked att ansökan avslogs. Ombudet fick rådet att besvära sig över beslutet vilket i praktiken - med hänsyn till ärendets identiska inne-håll - skulle medföra återställande av försutten besvärstid för kommun ! Ombudet försökte tala tillrätta men fick till svar att det inte fanns något att tala om: Kommunen behöver inte rätta sig efter vad bestämmer. Inte ens om ytterligare läkarintyg skulle lämnas. Och om (N. ( var missnöjd fick han väl överklaga igen! Den 960705 ingavs därför i vederbörlig ordning ånyo en besvärsskrivelse avsedd för till kommun. Den 960722 erhölls ett skriftligt beslut om avslag från vid kommun. Den 960924 ingavs en förfrågan till varför de inte ville svara på min skrivelse. Efter telefonkontakt visade det sig att kommunens handläggare inte ens brytt sig om att skicka mina besvär vidare trots att mitt brev tydligt ställts till . Däremot visade det sig seder-mera att varit i kontakt med min behandlande läkare och "förbjudit" honom att skriva intyg. Detta kan jämföras med övergrepp i rättssak och berörde både mig och läkaren väldigt illa. Vad hade jag gjort för fel för att trakasseras av honom på detta viset? Den 961009 ringde jag åter till som då ännu ej erhållit handlingarna från kommunen och därför skickat en påminnelse dit. Den 961017 erhöll jag då äntligen beslutet från att de bifallit min talan samt att ärendet visats åter till kommun för utfärdande av ett tillstånd. Den - ännu har jag inte erhållit något svar från Kommun. Tiden som förflutit sedan min ansökan om förlängning har för mig medfört att jag sedan 950726, d.v.s. , varit i avsaknad av mitt P-tillstånd som jag så väl behöver. Sedan ärendet remitterats till vederbörande nämnd i kommun för utredning och yttrande beslutade vid sammanträde att överlämna en av tekniska chefen sammanställd redovis-ning av ärendet. I denna uttalades följande. kommun vill lämna följande beskrivning av händelseförloppet med kommentarer. Till att börja med kan det konstateras att det inte råder några delade meningar angående den sökandes rörelsehinder. Eftersom den sökande inte själv kör bil krävs det däremot enligt "särskilda skäl" för att parkeringstillstånd ska kunna beviljas. Det är kring dessa "särskilda skäl" som oenigheten råder. Sökanden har tidigare av kommunen fått parkeringstillstånd trots att han inte själv kört fordonet bl a på grund av den ringa åldern. När dåvarande skärpta bestämmelser började tillämpas i , neka-des sökande parkeringstillstånd med hänvisning till att "särskilda skäl" inte redovisades trots påminnelser, muntligt och skriftligt. När likväl beviljade tillstånd förutsatte kommunen att man dit hade redovisat "särskilda skäl", som inte kommit till kommunens kännedom. Sedan nu förflutit omprövar vi rutinmässigt parkeringstillståndet och begär därmed även nya läkarintyg. Inte heller redovisas "särskilda skäl" vilket vi förväntat oss, med hänsyn till tidigare ställningstagande. I detta läge finns inget annat val än att avslå ansökan. Till vår förvåning beviljar än en gång parkeringstillstånd utan att dessa "särskilda skäl" redovisats. Eftersom vi uppfattar detta som uppenbart felaktigt har vi överklagat beslut till Vägver-ket. Om vi på de grunder som sökanden redovisat hade beviljat parkerings-tillstånd, skulle detta med ett konsekvent handlande innebära att alla rörelse-hindrade i , som inte själva kör fordonet, skulle vara berättigade till parkeringstillstånd. Detta i sin tur skulle leda till överbelastning av de re-serverade parkeringsplatser som finns tillgängliga, i strid med vad både handikapporganisationer och önskar. Vi har också klart för oss att detta ärende är särskilt känsligt och vi har därför varit extra noggranna med att varje handling varit väl underbyggd. Detta har tyvärr lett till att handläggningen tagit än normalt. Till detta har också sökanden bidragit genom att inte komma in direkt med de hand-lingar som begärts. Kommunen eller handläggaren har inte till någon del lagt personligt tyckande i denna handläggning. Hanteringen har helt skett enligt de riktlinjer som anger. ( kommenterade remissvaret. Han kom därefter in med ytterligare en skrivelse och begärde att JO:s granskning skulle omfatta även Vägver-kets handläggning av och beslut i frågan om parkeringstillstånd. Av handlingar som fogats till skrivelsen framgick att genom beslut biföll miljö- och byggnämndens överklagande och upphävde i beslut att bevilja (N-Å.N. En kopia av miljö- och byggnämndens akt tillfördes ärendet här. Vidare var i akt tillgänglig vid granskningen. I beslut anförde JO Lavin följande. JO:s tillsyn avser i första hand en kontroll av att myndigheter och deras befattningshavare i sin verksamhet följer lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. Granskningen är av rättslig art och avser främst tillämp-ningen av gällande förfaranderegler. Däremot brukar JO inte pröva myndigheter-nas ställningstaganden i sak, om dessa bygger på lämplighetsöverväganden eller avser bedömningsfrågor, så länge ställningstagandet faller inom ramen för aktuella författningsbestämmelsers tillämpningsområde. JO:s granskning är inte heller av-sedd att ersätta eller föregripa den prövning som kan ske i ordinarie ordning. Mot bakgrund av den redovisade inriktningen av JO:s tillsynsverksamhet uppehåller jag mig inte vid frågan om (N-Å.N. ( borde ha beviljats parkeringstillstånd. Jag kommer inte heller att pröva hand-läggning av och beslut i saken. Min granskning avser i stället om miljö- och byggnämnden handlagt ären-det, inklusive överklagandet, på ett korrekt sätt. har i remissvaret inte bemött de uppgifter om handläggningen som (N-Å.N. ( lämnat i anmälan, vilket i sig är anmärknings-värt. Jag utgår därför i det följande från dessa uppgifter och från innehållet i de handlingar som hämtats in. Handläggningen av ansökan om förlängning av parkeringstillståndet I 7 § förvaltningslagen (1986:223) finns bestämmelser om de allmänna krav på handläggningen av ärenden som gäller för förvaltningsmyndigheterna. Där föreskrivs bl.a. att varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Ansökningen om förlängning av parkeringstillståndet ingavs . Beslut i ärendet meddelades , således efter nästan exakt . Nämnden har i remissvaret uttalat att handläggningen tagit än normalt. Skälen härför har angetts vara dels att ärendet varit särskilt känsligt och att extra noggrannhet därför krävdes vid handläggningen, dels att sökanden, (N-Å.N. (, inte omgående skulle ha kommit in med begärda handlingar. Jag finner denna förklaring föga övertygande. Att döma av uppgifterna i anmälan föranledde ansökan inte någon åtgärd från nämndens (förvaltningens) sida förrän i början av no-vember 1995, då en ansökningsblankett skickades till (N-Å.N.(. Om denna blankett krävdes för att ärendet skulle kunna prövas, anser jag att den borde ha skickats till (N-Å.N. ( i omedelbar anslutning till mottagandet av hans ansökan. Utöver denna fördröjning synes ytterligare några månader ha förflutit från det att (N-Å.N. ( lämnade in blanketten kompletterad med erforderliga intyg till dess att beslut meddelades i ärendet. Samman-fattningsvis anser jag att handläggningen av ärendet har tagit onödigt . Nämnden kan inte undgå kritik för detta. Handläggningen av skrivelsen med överklagandet Enligt 23 § andra stycket förvaltningslagen (1986:223), FL, skall en skrivelse med överklagande ha kommit in till den myndighet, som fattat det beslut som överklagas, från den dag då klaganden fick del av beslutet. Beslutsmyn-digheten prövar enligt 24 § FL om skrivelsen med överklagandet har kommit in i rätt tid, s.k. rättidsprövning, och skall, om detta är fallet, enligt 25 § FL överlämna skrivelsen och övriga handlingar i ärendet till den myndighet som skall pröva överklagandet. Har skrivelsen kommit in , skall den som regel avvisas. Frågan inom vilken tidsfrist en förvaltningsmyndighet skall överlämna en skrivelse med överklagande och övriga handlingar i ärendet till överinstansen är inte reglerad i någon författning. Det ligger emellertid i sakens natur att ett överläm-nande - när ett sådant skall äga rum - måste ske utan dröjsmål. Den allmänna regeln i 7 § FL om snabb och enkel handläggning m.m. skall vara vägledande även i detta hänseende (prop. 1985/86:80 s. 77). När omprövning inte företas, bör över-läm-nandet normalt ske inom efter det att överklagandet kom in till myn-dig-heten. Av handlingarna framgår i denna del följande. , genom , avslog i beslut (N-Å.N:s( ansökan om parkeringstillstånd. I en skrivelse rubricerad Besvär över kommuns, Tekn. kontoret, beslut att förvägra mig parkeringstillstånd, daterad och ställd till i , yrkade (N-Å.N. ( att , med undanröjande av kommuns beslut, skulle meddela honom det begärda tillståndet. Skrivelsen är instämplad hos kommun den Den till ställda skrivelsen har enligt sin rubrik innefattat ett överklagande av kommuns (miljö- och byggnämnden) beslut om parkerings-tillstånd. När skrivelsen kom in till kommunen, hade miljö- och byggnämnden () emellertid ännu inte meddelat något beslut i ärendet om par-keringstillstånd, vilket kom att ske först omkring . Ett överkla-gande måste avse ett förefintligt beslut och kan således inte göras i förväg, innan beslutet meddelats, även om klaganden tror sig vara säker på vilket beslut som kommer att fattas. Se härtill NJA 1997 s. 673 och beslut nr 55 i min bok om för-valtningsförfarandet. Avdelning "Röd" 1997 (1998) s. 127 f. I förevarande fall har inte framgått hur överklagandeskriften behandlats hos när den kom in. Det förefaller som om den kommit in till länssty-relsen genom att (N-Å.N. ( skickade en kopia dit i samband med att han förhörde sig om varför handläggningen av hans överklagande drog ut . synes därefter ha fordrat in handlingarna i ärendet från kommunen. Som framgått av den ovan redovisade lagregleringen, skall besluts-myndig-heten rättidspröva ett inkommet överklagande och, om detta kommit in i rätt tid, överlämna klagoskriften och övriga handlingar i ärendet till den myndighet som skall pröva överklagandet. I det aktuella fallet, då något beslut inte hade meddelats när överklagandet kom in, borde miljö- och byggnämnden () omgå-ende ha överlämnat skrivelsen med överklagandet till och underrättat om att något beslut ännu inte meddelats i det aktuella ärendet. Ärendet avslutas med den kritik och de synpunkter som uttalats. Kritik mot en i de administrativa rutinerna vid registrering m.m. av handlingar (Dnr 372-1997) I ett beslut anförde JO Pennlöv följande. I en anmälan har P.O. framfört klagomål mot överförmyndarnämndens handläggning av ett ärende rörande entledigande av förvaltare samt riktat kritik mot nämndens rutiner för diarieföring. Han har därvid anfört bl.a. följande. På framställan av har förordnat förvaltare, jur kand , för min mor , - - -. inlämnade jag, personligen, till nämnden en skrift med anmärkningar mot Cortés sätt att fullgöra sitt uppdrag. , när gått utan att jag fått något svar, infann jag mig på nämndens kansli för att be om en förklaring. Vid ett kort samtal med hänvisades jag till överförmyndare . Sedan jag framfört mitt ärende, började denne söka i den av nämnden upprättade akten för det aktuella förvaltarskapet, dock utan att finna min skrivelse. Sedan han gått igenom hela akten ehuru förgäves och ifrågasatt att den av mig efterfrågade skriften verkligen existerade, dristade jag mig att fråga om nämnden inte hade någon registrator, som antecknade varje inkommande skrivelse. Jag fick då det förbluffande svaret, att registrering gjordes genom att varje inkommen skrivelse lades i kronologisk följd i den akt, som var berörd. inställer sig frågan, om sådan "registrering" kan anses motsvara de krav, som lagen ställer. Vidare konstaterade jag, att det i nämndens akt inte fanns något dagboksblad, där varje inkommande och utgående korrespondens antecknades. Sedan jag upplyst om att jag kunde bevisa att jag verkligen inlämnat en skrivelse, gjorde han en ny genomgång av akten och fann då min skrift fast på fel ställe. Jag hänvisar här till fotokopia (bil 1) [här utesluten]. Efter texten på sidan 2 i denna hade någon tillskrivit "Föranleder ingen åtgärd. På min fråga om skälet härtill svarade Ingevik, att något svar inte begärts. Vid mitt påpekande om att jag begärt att skulle entledigas svarade Ingevik, att "bör" entledigas inte kan uppfattas som ett krav. Jag framhöll då, att om man läst hela min skrivelse, kan kontentan av denna inte uppfattas på annat sätt än som ett krav. Jag ombads nu av Ingevik att vänta utanför medan han tog ett samtal med . Efter detta upplystes jag om, att Cortés beretts tillfälle att yttra sig över min skrivelse. Detta ger anledning att ställa nya frågor. Yttrandet från Cortés låg uppenbarligen inte i akten. Var förvarades det? Var någonstans förtecknas handlingar, som inte ligger i akten? Efter remiss anförde överförmyndarnämnden bl.a. följande. O. anger att hans ingivna handling inte hittades av överförmyndaren vid besöket , och han ifrågasätter därför de administrativa rutinerna hos nämnden. I varje ärende som aktualiseras hos nämnden lägges en särskild akt upp. Handlingar som fortsättningsvis kommer in sorteras in i akten och ordnas antingen i kronologisk ordning eller stoppas in i särskilda konvolut i akten beroende på vilken typ av handlingar det är frågan om. Dessutom skall inkomna handlingar - med undantag för bankbesked - registreras i nämndens datasystem. Beroende på att O. lämnade den aktuella skrivelsen vid personligt besök på nämnden har handlingen aldrig kommit till den tjänsteman som har till uppgift att registrera inkomna handlingar i datasystemet. Av någon anledning hade dessutom skrivelsen blivit fastsatt som bilaga till en annan handling och detta gjorde att överförmyndaren vid sin första genomgång av akten inte hittade den. Frånvaron av registrering i datasystemet tillsammans med att överförmyndaren inte hittade handlingen förklarar varför överförmyndaren ifrågasatte om skrivelsen hade blivit inlämnad. Skrivelsen har dock legat i akten. Uppgiften om att det efter texten på sidan 2 skulle finnas anteckningen "Föranleder ej åtgärd. " är obegriplig eftersom det inte finns någon sådan notering. Beträffande O:s farhågor att förvaltarens yttrande och andra handlingar inte skulle finnas i akten är helt överdrivna. Alla handlingar som hör till ärendet O. finns samlade i akten. Vid besöket fanns i samma ärende under behandling av flera tjänstemän dels en ansökan om tillstånd till försäljning av en bostadsrätt, dels en skrivelse från P.O:s dotter. Det är möjligt att detta har givit O. uppfattningen att det rådde dålig ordning i ärendet. I ärendet föreligger som ovan angivits två skrivelser med klagomål mot förvaltaren dels skrivelsen från P.O. dels en skrivelse från hans dotter . Enligt nämndens uppfattning var det lämpligt att båda dessa klagomål handlades i ett sammanhang. Yttrande har därför inhämtats i två omgångar från förvaltaren. Det senaste inkom . Klagomålen kommer i sedvanlig ordning att behandlas på nämndens nästa sammanträde . Den långa svarstiden beror således i huvudsak på att yttrande inhämtats i två omgångar från förvaltaren. Härtill kommer att frågan om försäljning av bostadsrättslägenheten har handlagts i ärendet. har givit in en kopia av dess beslut genom vilket nämnden avslog P.O:s begäran om entledigande av förvaltaren. har kommenterat remissvaret. Han har därvid bl.a. påpekat att han från bl.a. erhöll förvaltaren yttrande över hans begäran om entledigande av Cortés. - Det framgick dock inte om myndigheten gav honom tillfälle att yttra sig eller inom vilken tid ett yttrande skulle lämnas. Vidare har han anmärkt på att det av överförmyndarnämndens protokollsutdrag avseende nämndens beslut i det aktuella ärendet inte framgår vilka som deltog i beslutet. akt i ärendet samt utdrag av registreringen i data-systemet har granskats. Vid min inspektion av överförmyndarnämnden (JO:s dnr 1650-1998) konstaterade jag att överförmyndarnämndens rutiner för registrering av inkommande och upprättade handlingar inte motsvarar de krav som ställs i 15 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen (1980:100). Efter att ha begärt in och granskat dataregisterutdrag för ett antal akter kunde konstateras att vissa handlingar varken registrerades i dataregistret eller på det journalblad som förvaras i akten. I anledning härav återgavs i protokollet från inspektionen vad jag uttalat i denna fråga vid min inspektion av i (JO:s dnr 4287-1997). Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen skall allmän handling, när den kommit in till eller upprättats hos myndighet, utan dröjsmål registreras. Enligt 15 kap. 2 § sekretesslagen skall det av registreringen framgå datum då handlingen kom in eller upprättades och diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen samt i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats och i korthet vad handlingen rör. I undantagsfall skall uppgifter av de två sistnämnda slagen utelämnas eller särskiljas, nämligen om det behövs för att registret i övriga delar skall kunna företes för allmänheten. Det skall understrykas att de ifrågavarande uppgifterna skall framgå av registreringen. Det räcker således inte med att varje separat upprättad eller inkommen handling innehåller uppgift om datum och diarienummer etc. Man kan också uttrycka det så att det skall vara möjligt att - utan några "förkunskaper" om ärendet och utan tillgång till några andra handlingar än själva registret (dvs. dagboksbladet) - fastställa vilka handlingar som inkommit och upprättats i ärendet. När det gäller diarienummer eller liknande beteckning i överförmyndarnas verksamhet kan personnumret vara en naturlig och lämplig beteckning. i åsätter varje akt ett löpande registreringsnummer. Huvudsaken är att det går att hänföra varje handling till en särskild akt. Om den beteckning som används framgår av varje separat handling i akten, och handlingen dessutom aktbilageras samt aktbilage-num-mer också anges i registret (dagboksbladet) skapas en godtagbar säkerhet i diarie-föringen såvitt avser identifikationen av handlingen. Beträffande handlingar som är offentliga anvisas i 15 kap. 1 § sekretess-lagen ett alternativ till registrering, nämligen att handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Förekomsten av offentliga handlingar i ärenden som handläggs av överförmyndare torde dock vara begränsat med hänsyn till den starka sekretess som råder i nämnda verksamhet enligt 9 kap. 14 § sekretesslagen. Enligt paragrafen gäller sekretess hos överförmyndare eller överförmyndarnämnd i ärende enligt för uppgift om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider skada eller men. Utan hinder av sekretes-sen får uppgift lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i föräldra-balken. I sekretesslagen finns också andra undantag från registreringsskyldigheten. Dessa är dock antingen inte tillämpliga över huvud taget i överförmyndarnas verksamhet eller av begränsad praktisk betydelse för denna. Jag går därför inte närmare in på dessa undantag. Det noterades att överförmyndarnämnden till hade uttryckt att nämnden egentligen inte är skyldig att föra dagbok men att sådan nu upprättats eftersom krävt detta. JO fann av denna anledning, för undvikande av missförstånd, skäl att till protokollet låta anteckna följande. De krav på löpande registrering som uppställts i 15 kap. 2 § sekretesslagen kan sägas innebära just att en slags dagbok skall föras. Detta register över inkommande och upprättade handlingar behöver naturligtvis inte nöd-vändigtvis kallas dagbok. Det viktiga är att varje myndighet som inte omfattas av något av de ovan angivna undantagen från registrerings-skyldigheten ser till att myndighetens diarieföring når upp till sekretesslagens krav. Av naturliga skäl går det inte att på ett detaljerat sätt ange hur registr-e-ringen skall utformas i det enskilda fallet. För överförmyndarnämndens del framstår det dock som lämpligt att fortsätta på den inslagna vägen, d.v.s. att föra dagbok på aktomslaget och därvid ange datum då handling inkom eller upprättades, ett aktbilagenummer (genom vilken varje handling i akten kan identifieras), från vem handlingen inkommit (t.ex. "skrivelse från gode man-nen") alternativt till vem den expedierats ("föreläggande till gode mannen") och i korthet vad handlingen rör ("årsredovisning"). Icke expedierade tjänste-anteckningar (t.ex. uppgifter inhämtade vid telefonsamtal) benämns t.ex. "tjänsteanteckning" eller "Tel. med N.N. De synpunkter som framfördes vid inspektionen i denna fråga är även tillämpliga på detta ärende. Av utredningen framgår att den handling som P.O. lämnade in till myndigheten vid ett personligt besök varken registrerades i nämndens datasystem eller på journalbladet i akten. Vidare framgår att ingen tjänsteanteckning gjorts angående P.O:s besök på myndigheten , att det saknas notering om att förvaltaren beretts tillfälle att yttra sig över P.O:s skrivelse samt att förvaltarens yttrande över P.O:s begäran om entledigande inte heller har registrerats. kan inte undgå kritik för detta. Av protokollsutdraget från överförmyndarnämndens sammanträde , då nämnden fattade beslut i ärendet om entledigande av för-valtaren, framgår endast vilka som var närvarande vid sammanträdet, att det var nämnden som fattade beslutet samt beslutets dag och dess innehåll.