frsrdg · GM04JO1 · 1999-01-01 00:00:00 — En grundläggande fråga att ta ställning till blir därvid huru-vida dessa beräkningsblad är att bedöma som allmänna hand-lingar eller ej samt de i så fall uppnått sådan status. I 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF, finns bestämmelser om allmänna han-d--lingar. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och antingen in-kommit dit eller upprättats där. Det beräkningsblad som avser perioden mars har undertecknats av M.G. Detsamma gäller den del av beräkningsbladet för som avser perioden mars till och med juni. har därvid intygat på heder och samvete att lämnade uppgifter är fullständiga och sanningsenliga. Genom undertecknandet är blanketterna att anse som inkomna till förvaltningen i TF:s mening och de har alltså redan därigenom blivit allmänna handlingar. Beräkningsbladen för perioden september och juli är inte un-dertecknade av sökanden. Utred-ningen ger här inte belägg för annat än att de har ifyllts vid förvaltningen. Det blir därför reglerna i 2 kap. 7 § TF om när en hand-ling hos en myndighet skall anses upprättad som blir tillämpliga. Däri anges att en handling anses upprättad hos en myndighet när den har expedierats eller när det ärende till vilken den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Journaler och sådana register eller förteckningar som förs löpande är upprättade och därmed allmänna handlingar när handlingen har färdigställts för anteckning eller införande. I förevarande fall har förvaltningen fört löpande anteckningar i journalform. Beslut i fråga om sökt ekonomiskt bi-stånd har löpande förts in i klientens journal. På beräkningsbladen, vilka kan avse och fyllas i fortlöpande, har införts uppgifter som den biståndssö-kande lämnat om sina ekonomiska förhållanden samt har uträkning skett om ve-derbörande är berättigad till ekonomiskt bistånd. Mot denna bakgrund anser jag att respektive beräkningsblad är att bedöma som upprättat i tryckfrihets-förord-ningens mening när det beslut som grundar sig på beräkningen har färdig-ställts för an-teckning i ak-ten. Med anledning särskilt av förvaltningens remissvar, varav framgår att förvalt-ningen synes betrakta beräkningsbladen som ett internt arbetsmaterial, anser jag det befogat att i korthet redogöra även för reglerna rörande sådana handlingar. Med arbetsmaterial förstås enligt 2 kap. 9 § TF en promemoria eller annan upp-teckning som har kommit till endast för ärendes föredragning eller beredning, dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift. Det är självklart så att det finns möjlighet att renskriva kladdanteckningar som innehåller sak-uppgifter. En sådan renskrift måste dock ske innan handlingen i fråga är att anse som upprät-tad och därmed allmän, i förevarande fall alltså före det att det beslut som beräk-ningen utgör underlag för har införts i journalen. Det finns skäl att på-peka att en handling som i enlighet med TF:s regelsystem blivit allmän, därefter aldrig kan behandlas som myndighetens arbetsmaterial. Sammanfattningsvis anser jag alltså att beräkningsbladen är att bedöma som all-männa handlingar, vilket ger mig anledning att mera allmänt redogöra för de reg-ler som gäller för en myndighets möjligheter att avhända sig sådana handlingar. En myndighet får inte lämna ifrån sig sina handlingar eller förstöra dem efter eget fritt skön. Däri innefattas även att en myndighet inte heller kan byta ut en allmän handling mot en annan, även om dess innehåll i huvudsak är detsamma. Allmänna handlingar får gallras endast under vissa förutsättningar, jfr 10 § arkivlagen (1990:782). På område regleras gallringsförutsätt-ningarna i 60 § SoL. Däri anges, såvitt nu är av intresse, att anteckningar och andra uppgif-ter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister skall gallras ut efter det att sista anteckningen gjordes. Det beräkningsblad som inte har bevarats efter det att renskrivning skett har upprättats 1993. Förutsättningar för att gallra ut bladet har alltså inte förelegat. Med hänsyn härtill anser jag att förvaltningen har förfarit felaktigt och i strid med gällande reglering när den, efter renskrift, har bytt ut en allmän handling mot en annan handling, som visserligen haft i huvudsak samma innehåll, utan att be-vara den handling som bytts ut. Som ovan nämnts före-ligger det i och för sig inte något hinder mot att en måhända svårläst eller kladdig handling renskrivs, men i de fall där denna i tryckfrihets-förordningens mening är att anse som upprättad för renskriv-ningen får den naturligtvis inte förstöras. I stället är det lämpligt att bägge handlingarna förvaras i akten, varvid det på något sätt bör framgå att den senare handlingen är en renskrift av den förra. En myndighet har i vissa fall möjlighet att avhända sig allmänna hand-lingar genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige, jfr 15 § arkivlagen. I remissvaret har nämnden såvitt avser beräkningsbladet för perioden mars angett bl.a. att "handläggaren skrivit först på en kopia och skickat ut denna i sam-band med beslutet". Jag vill för tydlighets skull poängtera att för att en handling skall anses vara en kopia av en annan handling är det en förutsättning att det finns ett original och att kopiering skett på maskinell väg eller att en regelrätt avskrift gjorts. Den omständigheten att en ny uppteckning i detta fall har gjorts av lämnade uppgifter innebär inte att den nya handlingen blir ett original i förhållande till den utsända handlingen och den blir inte heller en kopia av den. Mot bakgrund av den redogörelsen för när en hand-ling blir att anse som allmän kan jag konstatera att den handling som av nämnden be-nämns "kopia", och som i sig var ett original, hade uppnått status av allmän handling för expedi-tion av beslutet och att förvaltningen genom utsändandet således frånhände sig en allmän handling. I ärendet har fram-kommit att socialnämnden inte har haft stöd i nå-got beslut av kommun-fullmäk-tige för åtgärden. För det fall sökanden hade begärt att få ta del även av beräk-ningsunderlaget eller förvaltningen själv ansett det befo-gat att bifoga detta, skulle förvaltningen i stället ha skickat med en kopia på be-räkningsbladet och behållit originalet i akten. En allmän handling kan inte utan vidare ändras. Självfallet får och skall en felak-tig uppgift rättas. En felaktig uppgift får dock inte raderas bort. Den felaktiga uppgiften skall vara fullt läsbar även efter rättelsen. På den beräkningstablå som avser har de belopp som avsett bostadsbidrag för och överskjutande skatt för augusti raderats samt slutsummorna ändrats, allt i förhållande till den tablå som tidigare utgivits till makarna . I de fall där beloppen raderats går det inte att se vad som har stått på beräk-ningsbladet. utgör sådan urkund som avses i 14 kap. brottsbal-ken. Genom ändringarna har den äkta urkunden ändrats. Det har dock inte fram-kommit annat än att ändringarna har skett i syfte att rätta en påtalad felaktighet och åtgärden synes inte ha inneburit någon fara i bevishänseende. Det bör även beaktas den inom förvaltningen allmänt förekommande missuppfattningen att beräk-ningsbladen varit att anse som någon form av arbetsmaterial, vari ändringar efter hand kunde göras om felaktigheter uppmärksammades. Vid en sammantagen be-dömning av dessa omständigheter har jag stannat för att inte gå vidare i saken mot någon enskild tjänsteman. Utredningen har emellertid visat att det inom förvaltningen saknas kunskaper om de regler som gäller beträffande allmänna handlingar och hur dessa skall förvaras. Till begreppet allmän handling hör viktiga rättsverk-ningar, som rör bl.a. allmän-hetens insyn och kontroll av myndigheternas verk-samhet, vilken är fundamen-tal för den offentlighetsprincip som gäller i svensk rätt. Förvaltningens bristande kun-skaper i dessa avseenden har fått till följd att förvaltningen frånhänt sig en allmän handling, att en annan sådan handling inte har bevarats samt att en tredje handling har förvanskats. Jag har för-ståelse för att vissa av de bestämmelser som redogjorts för ovan kan vara kompli-cerade att tillämpa. Trots detta anser jag det vara befogat att utdela allvarlig kritik mot för-valtningen för de brister som förelegat härvidlag. Jag finner det även i hög grad klandervärt att ändringar görs av uppgifter som den bi-ståndssökande lämnat under straffansvar och där sökandens under-skrift innefat-tar en försäkran om att lämnade uppgifter är korrekta. För att understryka allvaret i den kritik jag funnit anledning att rikta mot förvalt-ningen beträffande dess hante-ring av beräkningsbladen vill jag påpeka att missförhållandena är av den karaktären att de normalt skulle ha gett anledning att överväga inledande av förundersökning. Jag förutsätter att socialnämnden kommer att förbättra rutinerna i nu påtalade hän-seenden samt tillse att dessa förändrade rutiner blir kända och tillämpade av all berörd personal. Med den delvis allvarliga kritik som ligger i det anförda avslutas ärendet. Kritik mot en den skickat ett avslagsbeslut beträf-fande en framställning om att få ta del av allmänna handlingar mot postförskott (Dnr 2053-1997) I en anmälan till JO klagade . på i Öst-hammars kommun. Han anförde att förvaltningen, i samband med att den till-ställt honom kopior på all-männa handlingar av ett betydande antal mot postför-skott, i försändelsen även bi-fogat ett beslut att inte låta honom få del av vissa andra handlingar. Då han ej hade råd att lösa ut försändelsen i fråga, ledde förfarandet till att han inte fick del av av-slagsbeslutet. Efter remiss anförde i kommun bl.a. följande. tillställdes handlingar samt avslagsbeslut mot postförskott . Försändelsen skickades till adress - - - . Den har enligt kuvertet vidaresänts till - - - och kom i retur till . Kostnaden för för-sändelsen var . inkom begäran från advokat , med bifogad fullmakt att företräda B.O., att få ta del av av-slagsbeslutet. Detta tillställdes advo-katen pr fax . Överklagande från B.O. inkom till och översän-des till Kammarrätten i . Kammarrätten har begärt in alla handlingar vilka översändes pr post . yttrade sig över remissvaret. Stf JO anförde i ett beslut följande. Av 15 kap. 7 § sekretesslagen (1980:100) följer att ett beslut av en myndighet att helt eller delvis lämna en framställning om att få ta del av allmänna handlingar utan bifall kan överklagas till kammarrätten. Vidare stadgas i 21 § förvaltningsla-gen (1986:223) att en sökande skall underrättas om in-nehållet i det beslut varige-nom myndigheten avgör ärendet, om detta avser myn-dighetsutövning mot någon enskild. En prövning av en begäran att utfå allmän handling utgör myn-dighets-utövning. Det har således ålegat kommunen att underrätta B.O. I före--liggande ärende har så skett genom att beslutet, tillsammans med de begärda han-dlingar som bedömdes kunna läm-nas ut, tillställts B.O. i en postförskottsför-sän-delse. Förfarandet att låta avslagsbeslu-tet ingå i den mot post-förskott skickade för-sändelsen saknar dock lagstöd då sökanden är berättigad att få del av själva be-slu-tet utan kostnad (se , Nya Förvalt-ningsla-gen med kommen-tarer, 4:e uppl, s. 258) och får även i övrigt sägas vara olämp-ligt. Följ-aktligen fin-ner jag skäl att rikta kritik mot att B.O. inte tillställts av-slagsbeslutet som en sepa-rat försändelse. Fråga om ledamöterna i en politisk nämnd (direktion för sjuk-vårdsdistrikt) kunnat träffa överenskommelse om att in-skränka med-delarfriheten enligt tryckfrihets-förordningen (TF) (Dnr 3565-1997) I ett brev till JO ville , som är journalist vid , göra JO uppmärksam på att direktionen vid sjukvårdsdistrikt försökt sätta med-delarfriheten ur spel. Enligt pressinformation från sjukvårds-distriktet, dagteckad , hade direktionen för avsikt att "sätta munkavle" på ledamöterna. I ett bi-lagt meddelande från direktionsordföranden till Piteå-Tidningen anfördes bl.a.: "Vi tar å det bestämdaste avstånd från att politiker ska uppträda anonymt i massmedia" och "Direktionen avser besluta att ingen av våra ledamöter får gå ut anonymt i massmedia när det gäller politiska frågor av något slag, eftersom bestörtningen över artikeln i är stor bland oss alla, oavsett partitillhörighet." Enligt inne-bar beslutet att direktionen handlat i strid mot den grundlagsskyddade meddelar-friheten i tryckfrihetsförordningen (TF). Anmälan remitterades till direktionen för sjukvårdsdistrikt för yttrande. Di-rektionen avgav enhälligt ett remissvar med följande innehåll. I anledning av brev till JO ang skriftlig pressinformation från sjukvårdsdistrikt, vill direktionen för sjukvårdsdistrikt lämna följande yttrande. Direktionen behandlade vid sitt sammanträde , under § 33, en artikel i daterad där en anonym sjukvårdspolitiker uttalat sig om , uttalanden som kunde tolkas så att sjukhuset var nedläggningshotat. Artikeln har orsakat mycken oro och undran bland människor boende inom sjukhusets upptag-ningsområde. Samtliga ledamöter i direktionen ansåg det olyckligt att dylika spekulationer om sjukhusets framtid hade igångsatts enär grund saknades för detta. Direktionens ledamöter blev vid sammanträdet överens om, se proto-kollsutdrag (här utelämnat), att fortsättningsvis inte gå ut anonymt i mass-media när det gäl-ler sjukvårdspolitiska frågor av något slag. Detta för att inte skapa grogrund för spekulationer och onödig oro hos allmänheten. Leda-möterna i direktio-nen har med denna överenskommelse själva ålagt sig denna restriktion. Överenskommelsen kan anses moraliskt bindande men inte juridiskt bin-dande i den meningen att överenskommelsen skulle kunna åsidosätta med-de-larfriheten i Tryckfrihetsförordningen. Inför direktionens sammanträde utgick en pressin-formation till Piteå-Tidningen, vilken behandlade tidningens artikel från om . Innehållet i denna information fick en olycklig utformning, vilket direktionen beklagar. Innehållet i pressinforma-tionen överensstämmer inte med det sätt på vilket ärendet sedan kom att be-handlas vid direktionens sammanträde. Det har aldrig varit direktionens av-sikt att i någon del söka begränsa den grundlagsfästa meddelarfriheten eller styra pressen i dess pub-liceringsbedömningar. Tvärtom vill direktionen un-derstyrka vikten av en fri och oberoende press som opinionsbildande och viktigt debattforum inte minst vad avser sjukvårdspolitiska frågor. Direktio-nens ledamöter har med sin överenskommelse från velat visa att man anser att det är till gagn för debatten om inlägg från direktio-nens ledamöter i sjukvårds-politiska frågor görs offentligt och inte anonymt. bereddes tillfälle att kommentera remissvaret men avhördes inte. I beslut anförde stf JO följande. En huvudregel i tryckfrihetsförordningen är att det står var och en fritt att lämna uppgifter och meddelanden i vilket ämne som helst till en författare eller annan upphovsman eller till en utgivare, redaktion eller nyhetsbyrå om syftet är att upp-gifterna skall publiceras i tryckt skrift (1 kap. 1 § tredje stycket TF). Vissa undantag från meddelarfriheten finns angivna i tryckfrihets-förordningen och sekretesslagen (1980:100). Inget av dessa undantag synes vara aktuellt i detta fall. Meddelarskyddet i TF är fakultativt i så måtto att den enskilde inte behöver ut-nyttja denna möjlighet; det är ju inte fråga om någon meddelar-skyldighet i förhål-lande till massmedierna. Det är därför fullt möjligt för ledamöterna i en politisk församling att fatta beslut om att inte utnyttja sin meddelarfrihet. Ett sådant beslut är emellertid inte bindande i förhållande till de enskilda ledamöterna. Den ledamot som vill "bryta" mot överens-kom-melsen omfattas därför av meddelarskyddet i TF oavsett vad som må ha avtalats. Det finns emellertid anledning att vara försiktig med överenskommelser av detta slag. Det kan finnas en risk för att någon ledamot kan uppfatta en sådan överens-kommelse som bindande och därför avstår från att utnyttja den grundlagsfästa meddelarfriheten. Om det skulle förhålla sig så att någon ledamot tvingats avstå från att ta kontakt med en journalist i någon fråga till följd av den aktuella överenskommelsen är det självfallet allvarligt. Överens-kommelsen har då fått verkan av en "munkavle" och därmed kränkt leda-mo-tens meddelarfrihet. Remissvaret ger emellertid inte anledning till antagande att överens-kom-melsen i direktionen för sjukvårdsdistrikt haft eller fått en sådan inne-börd. Vad som kommit fram i utredningen ger därför inte underlag för vidare åtgärder från min sida. Med detta besked är ärendet för min del avslutat. Dröjsmål med utlämnande av kopia av allmän handling; fråga om räckvidden av en fullmakt för ombud att ta del av hand-lingar rörande huvudmannen (Dnr 4833-1997) anförde i en anmälan till JO klagomål mot Östra områdesstyrelsen i kommun angående underlåtenhet att efterkomma en begäran om utlämnande av allmänna handlingar (journalanteckningar i ett barnavårdsärende). Anmälan remitterades till Östra områdesstyrelsen i kommun för ut-redning och yttrande. Östra områdesstyrelsen anförde i ett remissvar följande. inlämnade 970912 fullmakt från makarna . om att skulle få tillgång till aktmaterial gällande familjen . Han begärde endast att få ta del av rättsläkarintyget, vilket han gjorde 970918. Han informerades om ärendet dels under personliga besök, dels via telefonsamtal med handläggarna. 971119 inkom brev från , i vilket han begär att få journaler och öv-riga handlingar i ärendet utlämnade. Handläggarna konsulterade då jurist, eftersom man fann den tidigare fullmakten ofullständig vad gäller tillåtelse att lämna ut kopior på handlingarna. Juristen rådde handläggarna att begära in en ny fullmakt, av vilken skulle framgå att ägde rätt att få kopior av handlingar, inte bara att få tillgång till materialet genom att läsa eller få det uppläst. Fullmakten skulle även vara bevittnad. kontaktades 971120 angående detta, och 971124 inkom en korrekt fullmakt. På grund av hög arbetsbelastning var inte all dokumentation renskriven, varför materialet inte kunde tillhandahållas direkt. Efter utskrift samt kopiering skickades samtliga handlingar till 971211. Områdesstyrelsen finner inte att tiden fått vänta (från 971124 till 971211) orimligt lång med tanke på rådande situation vad gäller handläggarnas arbetsbelastning samt materialets omfattning. har inkommit med en påminnelseskrift i vilken han lämnar synpunkter på områdesstyrelsens handläggning av barnavårdsärendet rörande familjen . och på i beslut i ett tillsyns-ärende. I beslut uttalade stf JO i bedömningsdelen följande såvitt avsåg frågan om fullmaktens räckvidd. Av områdesstyrelsens remissvar framgår att genom en tidigare fullmakt från makarna . hade rätt att ta del av områdesstyrelsens aktmaterial gällande familjen och att han tagit del av ett rättsläkarintyg samt att han även informerats om ärendet vid personliga besök och per telefon med handläggarna. Remissvaret ger intryck av att områdesstyrelsen ansett att haft rätt att läsa handlingarna men inte att ta del av dem i kopia. Detta ger mig anledning understryka att den som vid en sekretessprövning befunnits utan hinder av sekretess kunna ta del av innehållet i en sekretesskyddad handling, inte kan nekas att även få del av handlingen genom kopia. De inskränkningar som kan komma i fråga avser endast en möjlighet för myn-digheter att begränsa rätten för den enskilde att föra uppgift vidare eller att utnyttja den (14 kap. 9 och 10 §§ sekretesslagen, 1980:100). Frågan huruvida en myndighet bör lämna ut en handling eller inte är ett ställningstagande för myndigheten i sak som det i princip inte ankommer på JO att pröva. Jag kan dock konstatera att genom den information som med stöd av den första fullmakten lämnats till i barnavårdsärendet hade sekretesskälen i stort sett bortfallit. borde därför haft rätt att ta del av handlingarna och därmed också rätt att få kopior av dessa. Områdesstyrelsens begäran om en ny fullmakt har därför inneburit en onödig fördröjning av myndighetens ställningstagande i utlämnandefrågan. Områdesstyrelsen har i sitt remissvar anfört att den begärda fullmakten inkom och att de aktuella handlingarna tillställdes . Det i tryckfrihetsförordningen grundlagsfästa skyndsam-hets-kravet för handläggningen av en begäran om utbekommande av kopia av allmän handling innebär att sådant arbete måste ges företräde framför annan verksamhet. Även med utgångspunkt från anser jag att områdesstyrelsen dröjt alldeles för länge med att lämna ut de efterfrågade handlingarna. Med den kritik som ligger i det anförda avslutas ärendet. tingsrätts handläggning med anledning av att handlingar, det s.k. Materialet eller scientologbibeln, vilka till sitt innehåll överensstämde med handlingar som omfattades av sekretess i ett pågående mål, gavs in till tingsrätten som en bilaga till en framställning om att få ut handlingar i målet (Dnr 4085-1996) I ett beslut anförde chefsJO följande. Advokaten riktade på uppdrag av () kritik mot för dess sätt att handlägga en framställning om kopior av vissa handlingar. Av anmälan framgick bl.a. följande. Vid handläggs ett tvistemål om intrång i upphovsrätt mellan RTC och Zenon P. I målet har tingsrätten i ett interimistiskt beslut vid vite förbjudit Zenon P. att vidta intrångsgörande åtgärder med vissa hand-lingar som i anmälan hit benämns Materialet. I målet är Materialet sekretess-belagt med stöd av bestämmelsen i 8 kap. 17 § sekretesslagen. Materialet är även försett med en hemligstämpel enligt 15 kap. 3 § sekretesslagen. framställdes en anonym begäran om kopior av Materialet hos administrativa avdelningen vid . Den anonyme personen gav in en kopia av de handlingar som han önskade få kopior av, dvs. Tingsrätten, genom den administra-tiva avdelningen, beslutade därefter att dessa ingivna handlingar skulle betraktas som till tingsrätten inkomna allmänna handlingar och att den anony-me personens begäran skulle behandlas som ett särskilt ärende fri-kopplat från tingsrättens mål om upphovsrättsintrång. Tingsrättens handläggning att betrakta begäran om utfående av allmänna hand-lingar som ett särskilt ärende som inte hör samman med upphovs-rättsmålet är enligt RTC felaktig. Tingsrätten är en enda myndighet och det är ställt bortom allt tvivel att det material som har getts in till den administrativa enheten hör till upphovsrättsmålet. Tingsrättens handläggning har t.ex. fått till följd att samma domstol kommit att fatta två beslut i samma fråga men med motsatt utgång. Muntliga upplysningar inhämtades från hovrättsassessorn , administrativ assessor vid , som uppgav följande. Tingsrätten fick besök av en person som gav in en begäran om utfående av allmänna handlingar ur en tvistemålsakt. För att handlingarna skulle kunna identifieras bifogade han två bilagor och förklarade att de begärda handlingarna hade motsvarande innehåll. De ingivna bilagorna var inkomststämplade hos och JK. Då han skulle bli hänvisad till den avdelning som hade målet sade han att han inte ville bli det. Han frånföll yrkandet om utfående av handlingar ur målet och ville nu bara ha kopior av de handlingar han precis givit in. Han fick dessa och gick sedan sin väg. Handlingarna som getts in registrerades hos administrativa avdelningen i det allmänna registret. Tingsrätten har sedan haft besökare som begärt att få se handlingarna. Tingsrätten har inte funnit någon grund för att sekretess-belägga handlingarna. Den sekretessgrund (8 kap. 17 § sekretesslagen) som gäller i målet är inte tillämplig eftersom administrativa avdelningen inte har något ärende som handlingarna kan vara sekretessbelagda i. En av de besökare som fått se handlingarna har stulit i princip hela dokumenten, såvitt kan bedöma är endast förstasidorna kvar. Zenon P. har därefter gett in vad som antagligen är den kopia som den som ursprungligen gav in handlingen fick av tingsrätten och begärt att få en kopia av denna handling. Denna handling har behandlats som de ursprungligen ingivna handlingarna.