sou · GLB339d3 · 1998-01-01 00:00:00 — 642 Författningskommentarer: Sekretesslagen SOU 1997: 39 ningen föreslås en särskild övergångsbestämmelse om att de äldre reglerna fortfarande skall tillämpas. Bestämmelsen om överföring av sekretess till Justitiekanslern har däremot behållits trots att vi föreslår att han inte längre skall få överklaga Datainspektionens beslut enligt den föreslagna person- datalagen, eftersom Justitiekanslern enligt annan lagstiftning kan över- klaga Datainspektionens beslut i ärenden som avses i denna paragraf. Det bör nämnas att bestämmelser som motsvarar de bestämmelser som finns i denna paragraf, såvitt avser persondataskyddet, skall finnas enligt artikel 28.7 i EG-direktivet, se avsnitt 12.14.1. Paragrafen bör således i fortsättningen vid behov tolkas EG-konformt. Ändringen i andra stycket, varigenom uttrycket uppgift i allmän handling byts ut mot allmän uppgift, är bara redaktionell och föranledd av förslagen till ändring av 2 kap. TF. Bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar m.m. Bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna uppgifter m.m. Registrering av handlingar med När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock re- gistrering underlåtas om handling- arna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om hand- ling har kommit in eller upprättats. När en handling med allmänna uppgifter har kommit in till eller upprättats hos en myndighet skall handlingen registreras utan dröjs- mål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myn- dighetens verksamhet. I fråga om handlingar med allmänna uppgifter, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. SOU 1997: 39 Författningskommentarer: Sekretesslagen 643 Om särskilda skäl föreligger får regeringen föreskriva undantag från registreringsskyldighet enligt första stycket i fråga om handlingar av visst slag som hos myndighet förekommer i betydande omfattning. I 13 § finns bestämmelser om undantag från registreringsskyldig- heten i fråga om vissa upptagningar för automatisk databehandling. Registreringsskyldigheten har kommenterats i den allmänna motiveringen, avsnitt (21.4.2). Som nämns där får den nya innebörden av begreppet handling i viss mån betydelse för registreringsskyldigheten. Den nya de- finitionen av begreppet handling finns kommenterad i avsnitt 16.1.4.2. Hänvisningen i tredje stycket blir överflödig eftersom förslaget innebär att 13 § kan tas bort. Beträffande handling som registrerats enligt 1 § skall av registret framgå 1.datum, då handlingen kom in eller upprättades, 2.diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, 3.i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats, 4.i korthet vad handlingen rör. Vid registrering skall dock uppgift Vid registrering skall dock uppgift enligt första stycket 3 eller 4 ute- enligt första stycket 3 eller 4 ute- lämnas eller särskiljas om det be- lämnas eller särskiljas om det be- hövs för att registret i övriga delar hövs för att registret i övriga delar skall kunna företes för allmänhe- skall kunna visas för allmänheten. Regeringen får beträffande visst register föreskriva att föreskriften i andra stycket inte skall tillämpas, om denna annars skulle omfatta flertalet i registret upptagna handlingar. 644 Författningskommentarer: Sekretesslagen SOU 1997: 39 Kan det antas att hinder mot ut- lämnande av uppgift i allmän handling föreligger enligt sekre- tessbestämmelse i denna lag eller annan författning, får myndighet utmärka detta genom särskild an- teckning. Sådan anteckning skall innehålla beteckningen hemlig samt ange tillämplig bestämmelse, dagen för anteckningen och den myndighet, som har låtit göra den. Har genom förordning medde- lats föreskrift att fråga om utläm- nande till enskild av allmän hand- ling, som är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet, får prövas en- dast av viss myndighet, skall hand- ling som avses med sådan före- skrift så snart det kan ske förses med anteckning enligt första stycket. Anteckningen skall inne- hålla uppgift om vilken myndighet som är behörig att pröva fråga om utlämnande. Kan det antas att hinder mot ut- lämnande av allmän uppgift före- ligger enligt någon sekretessbe- stämmelse i denna lag eller annan författning, får myndigheten mar- kera detta särskilt. En sådan mar- kering skall innehålla beteckningen hemlig samt ange tillämplig be- stämmelse, dagen för markeringen och den myndighet, som har låtit göra den. Har genom förordning medde- lats föreskrift att fråga om utläm- nande till enskild av allmän upp- gift, som är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet, får prövas en- dast av en viss myndighet, skall handling eller databas som inne- håller sådana uppgifter så snart det kan ske förses med markering en- ligt första stycket. Markeringen skall innehålla uppgift om vilken myndighet som är behörig att pröva frågan om utlämnande. Den föreslagna nya begreppsapparaten medför att sekretessmarkeringen (hemligstämplingen) inte längre knyts till den handling i vilken uppgiften förekommer utan direkt till uppgiften. Detta innebär ingen förändring i sak. Redan nu förekommer det funktioner för hemligstämpling av uppgifter som har elektronisk form (jämför JO 1987/88 s. 195 och 1990/91 s. 387). Det får förutsättas att det går att utveckla teknik som gör det möjligt för myndigheterna att markera sekretessbelagda uppgifter på motsvarande sätt i digitala informationssystem som man nu gör med en stämpel. SOU 1997: 39 Författningskommentarer: Sekretesslagen 645 inte bara utelämna sekretessbelagda uppgifter, utan de upplysningar som enligt bestämmelsen skall finnas i sekretessmarkeringen måste vara med. Myndighet skall på begäran av en- skild lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myn- digheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbe- tets behöriga gång. Bestämmelser om tillhandahål- lande av allmän handling finns i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordning- en. En myndighet skall, utöver vad som följer av 2 kap. 14 och 15 §§ tryck- frihetsförordningen, på begäran av enskild lämna allmänna uppgifter ur handlingar och databaser hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av någon sekretess- bestämmelse eller av hänsyn till ar- betets behöriga gång. Om en enskild begär att få allmänna uppgifter i elektronisk form skall myndigheten lämna de upplysningar och den hjälp som den enskilde behöver, under förutsättning att det kan ske utan olägenhet. En myndighet som med tekniska hjälpmedel kan tillhandahålla allmänna uppgifter som finns i en annan myndighets förvar skall hjälpa den enskilde att ta del av dessa uppgifter. Detta gäller inte om uppgifterna är tillgängliga för allmänheten via allmänt nät eller liknande, eller om det skulle orsaka myndigheten påtagliga olägenheter att tillgodose en sådan begäran. Den föreslagna regelns första stycke motsvarar den gällande bestämmel- sens första och andra stycke. Den nya lydelsen motiveras främst av den nya 646 Författningskommentarer: Sekretesslagen SOU 1997: 39 Genom att redan i inledningen av bestämmelsen hänvisa till 2 kap. 14 och 15 §§ TF markeras att det handlar om uppgiftsut- lämnande som går utöver den grundlagsfästa rätten att ta del av allmänna uppgifter, antingen presenterade hos myndigheten eller som utskrift eller kopia eller i elektronisk form. Eftersom uppgiftsbegreppet blir det grundläggande i 2 kap. TF föranle- der bestämmelsen i 4 § dock ytterligare några kommentarer. Utgångspunk- ten är att uppgifter ur handlingar skall lämnas ut genom att handlingen till- handahålls (förslaget till 2 kap. 14 § 1 st. 1 TF). Regeln är i stort sett iden- tisk med den gällande. Uppgifter i databaser skall enligt förslaget till 2 kap. 14 § första stycket 2 TF tas fram på det sätt som är möjligt med myndighetens tekniska hjälpmedel eller på annat sätt som inte orsakar några nämnvärda kostnader. Vad är det för skillnad mellan att begära en uppgift ur en databas å ena sidan enligt 2 kap. 14 § första stycket 2 TF och å andra sidan enligt 15 kap. 4 § sekretesslagen? Även ett lämnande av en uppgift enligt sekretesslagen förutsätter att myndigheten har möjlighet (tekniskt eller på annat sätt) att ta fram den. Skillnaden ligger i sättet för uppgiftslämnande. Det är bara vissa utlämnandeformer som har grundlags- skydd; presentation hos myndigheten eller någon av de i 2 kap. 15 § TF angivna formerna. Utanför skyldigheten enligt TF faller t.ex. uppgiftsläm- nande via telefon eller lämnande av uppgifter som förutsätter att tjänste- mannen läser igenom en mängd uppgifter och kanske skriver ner vissa av dem. Om en myndighet inte tillmötesgår en begäran om uppgifter enligt 4 § kan den enskilde inte överklaga detta. Samma sak gäller . I den mån en myndighet utan betydande hinder kan tillgodose en enskilds begäran att få uppgifter i en viss elektronisk form, skall den göra det. Detta framgår av 2 kap. 15 § TF. För ett utlämnande enligt TF måste det i grun- den finnas en preciserad begäran från den enskilde. Bestämmelsen här i sekretesslagen syftar till att ytterligare underlätta för den enskilde att få ut uppgifter i elektronisk form. För att uppgifter skall kunna överföras elek- troniskt krävs det ett visst mått av samarbete mellan den avlämnande och den mottagande parten. Det underlättar naturligtvis för den enskilde om han eller hon kan få uppgifter om vilka programvaror och övriga tekniska hjälpmedel som myndigheten har. Därför bör det ingå i myndighetens all- SOU 1997: 39 Författningskommentarer: Sekretesslagen 647 männa serviceskyldighet att lämna upplysningar om sådant och i övrigt underlätta för en enskild att få ut uppgifter i elektronisk form. Uppgifter från andra myndigheter I den mån myndigheterna kan, bör de bistå en enskild med att hämta upp- gifter även från andra myndigheter. Bestämmelsen i tredje stycket har kommenterats i den allmänna motiveringen, se avsnitt 18.5.2. Regeln syf- tar på fall där en myndighet med tekniska hjälpmedel kan nå en annan myndighets uppgifter, t.ex. via en terminaluppkoppling, utan att uppgif- terna för den skull har tillförts myndighetens uppgiftssamlingar. Uppgif- terna anses enligt förslaget inte förvarade även hos den myndigheten, vil- ket de enligt gällande rätt gör. För att inte allmänhetens möjligheter att få tag i allmänna uppgifter skall bli sämre åläggs därför myndigheterna att, i den mån det kan ske utan påtaglig olägenhet, hjälpa allmänheten. Man bör undvika att allmänheten hänvisas till en annan myndighet om det inte be- hövs. Framför allt handlar det om fall där den enskilde på stället vill ta del av uppgifter. I den mån den myndighet som den enskilde besöker kan pre- sentera uppgifterna skall den göra det. Att en myndighet på detta sätt hjälper till med presentation av uppgifter medför, som anförts i den all- männa motiveringen, inte att uppgifterna därigenom skall anses inkomna till den myndigheten. Den presenterande myndigheten utgör i stället en förlängd arm åt den myndighet som förvarar uppgifterna. Sekretessbedömningen skall göras av den myndighet som förvarar uppgifterna. Om uppgifterna har gjorts tillgängliga (dvs. möjliga att hämta) även för en annan myndighet måste man utgå ifrån att sekretessfrågan re- dan är avgjord myndigheterna emellan, men när en enskild begär att få se uppgifterna – via den andra myndigheten – måste en sekretessprövning ske som vanligt. I sådana fall underlättar det naturligtvis om den förvarande myndigheten på motsvarande sätt har gjort en preliminär sekretessbe- dömning på samma sätt som när myndigheten hos sig visar uppgifterna via en presentationsterminal. Skillnaden för den enskilde blir då bara att pre- sentationsterminalen finns på ett annat ställe. Om uppgifterna är av sådant slag att de bör bli föremål för sekretessbedömning bör man överväga om de verkligen skall ligga fritt tillgängliga för den andra myn- digheten. En begäran att få uppgifterna på papper eller i elektronisk form skall som regel ställas direkt till den myndighet som förvarar uppgifterna. 648 Författningskommentarer: Sekretesslagen SOU 1997: 39 Enbart på grund av att en myndighet har tekniska möjligheter att nå uppgifter hos en annan myndighet skall inte allmänheten kunna gå till vil- ken myndighet som helst för att surfa. Undantagsbestämmelsen i styckets andra mening skär av sådant uppgiftslämnande. Samma sak gäller andra liknande möjligheter att nå uppgifter hos andra myndigheter t.ex. via en uppringd förbindelse (som exempel kan nämnas Rixlex eller Informa- tion ). Här får andra samhällsfunktioner gripa in för att underlätta för allmänheten, t.ex. folkbiblioteken. Bestämmelsen innebär inte heller att en myndighet är skyldig att ställa sin elektroniska postfunktion till allmän- hetens förfogande, t.ex. för att en enskild skall kunna framställa en begäran om att få ut allmänna uppgifter. Det är inte meningen att denna serviceskyldighet skall orsaka myndig- heten några större kostnader eller olägenheter. Myndigheten är inte enligt denna bestämmelse skyldig att skaffa ny teknisk utrustning eller i övrigt vidta åtgärder som går utöver vad myndigheten själv har nytta av. Det kan inte heller krävas att verksamheten vid myndigheten måste avstanna för att uppgifter skall kunna lämnas till allmänheten. Om det bara finns en för- bindelse och denna är upptagen får allmänheten vänta. Givetvis måste myndighetens tjänstemän lämna den hjälp som krävs för att uppgifterna skall kunna hämtas. Myndighet skall på begäran av annan myndighet lämna uppgift som den förfogar över i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Myndigheter har en mer vidsträckt skyldighet att lämna uppgifter till var- andra än till allmänheten. Uppgiftsskyldigheten omfattar nämligen alla uppgifter som den förfogar över, således även uppgifter som inte är all- männa. Vårt förslag till ny begreppsapparat är inte ämnat att innebära nå- gon förändring i detta avseende. SOU 1997: 39 Författningskommentarer: Sekretesslagen 649 Prövning av begäran om utlämnande Av 2 kap. 14 § andra stycket tryck- frihetsförordningen framgår att fråga om utlämnande av allmän handling till enskild prövas av den myndighet som förvarar hand- lingen, om det inte är föreskrivet att prövningen skall ankomma på annan myndighet. Svarar viss befattningshavare vid myndighet enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handling, ankommer det på honom att i första hand pröva fråga om handlingens utlämnande till en- skild. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Väg- rar han att lämna ut handling eller lämnar han ut handling med förbe- håll, som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, skall han, om sö- kanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Av 2 kap. 16 § andra stycket tryck- frihetsförordningen framgår att fråga om utlämnande av allmän uppgift till enskild prövas av den myndighet som har uppgiften i sitt förvar, om det inte är föreskrivet att prövningen skall ankomma på annan myndighet. Svarar viss befattningshavare vid myndighet enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handling eller databas där uppgif- ten finns, ankommer det på honom att i första hand pröva fråga om uppgiftens utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall han hän- skjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut uppgift eller läm- nar han ut uppgift med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars för- foga över den, skall han, om sö- kanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Förslaget till ny lydelse av bestämmelsen är föranlett av den nya begrepps- apparaten och är inte ämnat att innebära någon saklig förändring. Beslut som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen överkla- gas, om inte annat följer av andra– fjärde styckena, hos kammarrätten eller, såvitt gäller kammarrätts be- slut i där väckt ärende, hos Rege- ringsrätten. Har beslutet meddelats av organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket eller 9 § tillämpas bestämmelserna i 23–25 §§ och 30 § första meningen förvaltnings- lagen (1986:223) om överklagande.Har beslut som avses i första stycket meddelats av tingsrätt och rör det uppgift i domstols rättski- pande eller rättsvårdande verksam- het, överklagas det hos hovrätten. Motsvarande beslut av hovrätt i där väckt eller dit överklagat ärende överklagas hos . Vid överklagande av tingsrätts eller hovrätts beslut tillämpas i övrigt bestämmelserna i om överklagande av beslut. 650 Författningskommentarer: Sekretesslagen SOU 1997: 39 Beslut varigenom myndighet har avslagit enskilds begäran att få ta del av handling eller lämnat ut allmän handling med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, får överklagas av sökanden. Om inte annat följer av andra–fjärde styckena, överklagas beslutet hos kammarrätten eller, såvitt gäller kammarrätts beslut i där väckt ärende, hos Regerings- rätten. Har beslutet meddelats av organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket eller 9 § tillämpas be- stämmelserna i 23–25 §§ och 30 § första meningen förvaltningslagen (1986:223) om överklagande. Har beslut som avses i första stycket meddelats av tingsrätt och rör det handling i domstols rätt- skipande eller rättsvårdande verk- samhet, överklagas det hos hov- rätten. Motsvarande beslut av hov- rätt i där väckt eller dit överklagat ärende överklagas hos . Vid överklagande av tingsrätts eller hovrätts beslut til? ?lämpas i övrigt bestäm- melserna i om överklagande av beslut. Första och andra styckena gäller inte för beslut av , rege- ringen, eller Regeringsrätten. SOU 1997: 39 Författningskommentarer: Sekretesslagen 651 Att beslut av statsråd skall över- Att beslut av statsråd skall över- klagas hos regeringen föreskrivs i klagas hos regeringen föreskrivs i Angående rätt att överklaga beslut av myndighet som lyder under riks- dagen är särskilt föreskrivet. Regeln kompletterar bestämmelsen i 2 kap. TF (17 § i förslaget) om över- klagande. I bestämmelsens inledning anges vilken typ av beslut som kan överklagas. Detta kommenteras nedan. Vi föreslår inga ändringar av de bestämmelser som anger till vem ett överklagande skall riktas. I stället för att repetera vilka beslut som enligt 2 kap. TF kan överkla- gas, hänvisas i den föreslagna lydelsen direkt till den aktuella bestämmel- sen i TF (17 §). Det är bara beslut som innebär att en myndighet har antingen avslagit en enskilds begäran att få ta del av handling eller lämnat ut den med förbe- håll som inskränker sökandens rätt att förfoga över handlingen som kan överklagas. Enligt gällande rätt kan man t.ex. inte överklaga ett beslut av en myndighet att inte lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt 15 kap. 4 § sekretesslagen.487 Det är med andra ord endast den rätt man har enligt TF som skyddas på detta sätt. Vårt förslag innebär att även sättet för utlämnande av uppgifter (på papper eller i elektronisk form) får detta skydd, se förslaget till 2 kap. 17 § TF. Sekretesslagen innehåller ytterligare ett fall där överklagande kan ske, se 10 §. Den serviceskyldighet som åvilar myndigheterna enligt förslagets 4 § kan inte föranleda överklaganden. 487 , Allmänna handlingar, s. 336–343. 652 Författningskommentarer: Sekretesslagen SOU 1997: 39 Beslut varigenom myndighet har Beslut varigenom myndighet har avslagit annan myndighets begäran avslagit en annan myndighets be- att få ta del av handling eller på gäran att få ta del av uppgift får annat sätt få del av uppgift får överklagas i samma ordning som överklagas i samma ordning som gäller i fråga om överklagande en- gäller i fråga om överklagande en- ligt 7 §. ligt 7 §. regeringen, om beslutet har med- regeringen, om beslutet har med- delats av en statlig myndighet och delats av en statlig myndighet och överklagas av en annan statlig överklagas av en annan statlig Första stycket gäller inte för beslut av , regeringen, eller Regeringsrätten. Har i lag eller förordning meddelats bestämmelse som avviker från föreskrifterna i första stycket, gäller den bestämmelsen. I fråga om beslut som har meddelats av myndighet som lyder under är särskilt föreskrivet. Precis som tidigare är en myndighets möjligheter att överklaga beslut av en annan myndighet att inte lämna ut uppgifter mer omfattande än allmänhe- tens. Informationsskyldigheten myndigheter emellan har i grunden inte något samband med offentlighetsprincipen (det finns inte heller några be- stämmelser i 2 kap. TF som tar sikte på utlämnande av uppgifter myndig- heter emellan). Även ett beslut att inte lämna ut uppgifter muntligt enligt 15 kap. 5 § sekretesslagen kan därför överklagas. SOU 1997: 39 Författningskommentarer: Sekretesslagen 653 Myndighet som i sin verksamhet använder automatisk databehand- ling skall ordna denna med beak- tande av den i tryckfrihetsförord- ningen stadgade rätten att ta del av allmänna handlingar. Därvid skall myndigheten särskilt beakta 1.att allmänna handlingar bör hållas åtskilda från andra hand- lingar, 2.att skyddet av sekretessbelagda uppgifter i upptagningar som är allmänna handlingar bör vara sådant att insynen enligt tryck- frihetsförordningen inte försvå- ras, 3.att uppgifter i upptagningar som är allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder och liknande som kan försvåra för den enskilde att ta del av handlingen, 4.att det bör framgå när uppgifter tillförts en upptagning som är allmän handling och, om de änd- rats eller gallrats, vid vilken tid- punkt detta skett. När en myndighet använder auto- matisk databehandling i sin verk- samhet skall det ske med beaktande av den i tryckfrihetsförordningen stadgade rätten att ta del av all- männa uppgifter. Därvid skall myndigheten särskilt beakta 1.att allmänna uppgifter bör hållas åtskilda från andra uppgifter, 2.att skyddet av allmänna uppgif- ter som är sekretessbelagda bör vara sådant att insynen enligt tryckfrihetsförordningen inte försvåras, 3.att allmänna uppgifter bör pre- senteras i klartext, 4.att det bör framgå när allmänna uppgifter har tillförts en data- bas och, om de har ändrats eller gallrats, detta skett. 654 Författningskommentarer: Sekretesslagen SOU 1997: 39 Myndigheten skall vidare ordna databehandlingen med beaktande av det intresse som enskilda kan ha att själva utnyttja terminal eller annat tekniskt hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av all- männa handlingar. Myndigheten skall vidare ordna databehandlingen med beaktande av det intresse som enskilda kan ha att själva utnyttja tekniska hjälp- medel för att ta del av allmänna uppgifter. Förslaget till ny lydelse av bestämmelsen i första stycket är i huvudsak föranlett av den nya begreppsapparaten och är inte ämnat att innebära nå- gon saklig förändring. Bestämmelsen i andra stycket om att myndigheten skall underlätta för enskilda att själva utnyttja tekniska hjälpmedel för att ta del av allmänna uppgifter, tar enligt förslaget inte längre sikte bara på presentation av uppgifter hos myndigheten utan även annat utlämnande. Ändringen har kommenterats i den allmänna motiveringen, se avsnitt 18.3. När myndig- heterna ordnar sina digitala informationssystem skall de enligt bestämmel- sen t.ex. beakta möjligheten att skicka handlingar via e-post till allmänhe- ten.