sou · GLB3101 · 1998-01-01 00:00:00 — Om han eller hon av en redan registrerad uppgetts vara närstående till denne och höjd beredskap råder. I ofredstider behöver uppgifter om närstående till dem som tjänstgör inom totalförsvaret finnas tillgängliga. Detta för att besked skall kunna lämnas till rätt person om någon skadats eller stupat och för att personliga tillhörigheter m.m. skall kunna sändas till rätt mottagare. Ett visst behov av uppgifter om närstående finns redan vid grundutbildningen. Behovet är dock inte så framträdande i fredstid att det är motiverat att uppgifter om vem eller vilka som står den totalförsvarspliktige närmast antecknas i ADB-register. Det är tillräckligt att sådana uppgifter då finns hos den utbildningsansvariga enheten. Uppgifter om närstånde i ADB-register över totalförsvarspliktiga bör skyddas på det sättet att de inte är åtkomliga annat än med den totalförsvarspliktiges personnummer som sök- begrepp. Om han eller hon nämns bland uppgifter som åberopas av den registrerade. Det är inte ovanligt att en totalförsvarspliktig inför mönstringen eller när det är dags att rycka in till grundutbildning begär anstånd och härvid åberopar t.ex. familjeskäl eller hänvisar till situationen på sin arbetsplats. I dessa sammanhang kan det bland de uppgifter som lämnas av den totalförsvarspliktige förekomma namn och andra uppgifter om andra personer, t.ex beträffande familjemedlemmar eller i form av ett intyg från arbetsgivaren. Det kan också vara fråga om intyg från läkare eller från en utbildningsanstalt. Även dessa uppgifter bör kunna sparas i ADB-register över totalförsvarspliktiga för att en rationell och säker hand- läggning skall kunna åstadkommas. Som utvecklas nedan i avsnitt 12.5 bör det inte vara tillå- tet att använda uppgifterna som sökbegrepp. De är intressanta i verksamhet en- bart som uppgifter hänförliga till en viss registrerad totalförsvarspliktig. Om han eller hon handlagt ärende, fattat beslut eller gjort journalanteckning beträffande den registrerade. I vissa fall måste uppgifter om namn och titel m.m. på personer som utfärdat intyg, ställt diagnoser, handlagt ärenden eller vidtagit liknande åtgärder rörande den totalförsvarspliktige kunna tas fram. Det ligger inte minst i den totalförsvarspliktiges eget intresse att tillförlitligheten och värdet av dessa åtgärder kan kontrolleras och bedömas. Det är naturligt och följer oftast av de aktuella personernas yrkesroller att handlingar som de utfärdar kan komma att registre- ras och/eller behandlas med automatik. I ett ADB-register över totalförsvarspliktiga bör upp- gifter om vem som handlagt ärenden och fattat beslut rörande den registrerade hos och andra myndigheter som utför utredningar om de totalförsvarspliktigas förhållanden kunna antecknas. Dessutom bör uppgifter om vem som gjort journalanteckningar vid utbildningsenhete- rna kunna tas in i registret (jfr avsnitt 12.3). Det skall framhållas att det naturligtvis rör sig om mycket begränsade uppgifter som namn, titel och tjänsteställe, jämte tidsangivelser för eventuella beslut (se nästa avsnitt). I likhet med vad som gäller för uppgifter om anhöriga m.fl. bör uppgifter om de nu aktuella personerna i princip endast vara åtkomliga genom att den totalförsvarspliktiges personnummer används som sökbegrepp i . 12.2.3 Vilka personuppgifter skall få antecknas i registret? Bakgrund: Av avsnitt 7.2 ovan framgår omfattningen av de utredningar som görs och vilka personuppgifter som därvid inhämtas av för bedömningen av de totalförsvars- pliktigas tjänstbarhet och lämplighet i olika avseenden. Härutöver lämnas det på den registre- rades eller andra personers initiativ, in ytterligare personuppgifter. Dessutom behövs vissa upp- gifter som rör administration m.m. för handläggningen av ärenden som rör de registrerades tjänstgöring. Överväganden: Sammanfattningsvis gör vi den bedömningen att i stort sett alla de uppgif- ter som inhämtas måste antecknas i ADB-register för att verksamhet skall kunna utföras på ett effektivt sätt. Till skydd för den registrerades integritet är det ändå angeläget att i lag ange ramarna för registreringen av uppgifter så noggrant som möjligt. Verksamheten får dock inte låsas fast på sådant sätt att varje justering eller tillägg måste godkännas av . Utvecklingen på det tekniska området kan t.ex. innebära att de egenskaper en viss befattnings- havare skall ha inte är desamma . Nya befattningar med nya kravprofiler kan tillskapas och egenskaper som inte tillmäts någon betydelse kan visa sig vara väsentliga för tjänstbarhetsbedömningen . En målsättning bör vara att i lagen ange de typer av uppgifter som skall få registreras. I vissa fall, där fråga är om specifika och från den enskildes synpunkt känsliga uppgifter, kan lagen vara mera exakt, som t.ex. när det gäller uppgifter ur polisens register eller om medborgarskap. Mot bakgrund av dessa överväganden vad gäller innehåll i stort och detaljeringsnivå, bör en uppställning över de uppgifter som får anteckna i ett ADB-register över totalförsvarspliktiga för de i avsnitt 11.2.1 angivna ändamålen se ut på följande sätt: Uppgifter om personnummer, namn, adress, telefonnummer och folkbokföringsort. Uppgifterna är sk. basuppgifter som behövs för att den enskilde skall kunna identifieras, informeras, delges kallelser m.m. Uppgifter om hinder för mönstring eller annan utredning, för utbildning eller för krigsplace- ring eller annat ianspråktagande av den registrerade för totalförsvarets räkning. Här avses i princip alla hinder som kan förekomma, temporära eller permanenta; sjuk- dom, utlandsresa, förtidspension, intagning på kriminalvårdsanstalt eller vårdinrättning m.m. Uppgifterna är nödvändiga för att de bemanningsansvarigas personalförsörjning skall kunna garanteras och för planering av mönstringsförrättningar och inryckningsresor till grund- och repetitionsutbildningar. Uppgifter om boende- och familjeförhållanden samt om den registrerades försörjning, om uppgiften behövs för att skall kunna fullgöra sina åligganden enligt förordningen (1995:239) om förmåner till totalförsvarspliktiga. Utöver dagersättning har en totalförsvarspliktig under vissa förutsättningar rätt till eko- nomisk ersättning i form av familjepenning, bostadsbidrag, näringsbidrag och begravnings- bidrag (familjebidrag enligt 7 kap. förordningen om förmåner till totalförsvarspliktiga). Plikt- verket har skyldighet att förse beslutsfattande myndigheter med de uppgifter som behövs för bedömningen av rätten till familjebidrag. kan också besluta om och betala ut viss bidragsersättning (ekonomiskt stöd) enligt 8 kap. 3 § nämnda förordning. Det skall anmärkas att det krävs att den enskilde ansöker om bidrag för att frågan skall tas upp. En registrering av uppgifter med stöd av denna punkt förutsätter sålunda att fråga om bidrag initierats av den totalförsvarspliktige själv. Uppgifter om utbildning, anställning, kunskaper, färdigheter, anlag och intressen som har betydelse för bedömningen av den registrerades användbarhet inom totalförsvaret. Uppgifterna skall tjäna som underlag för att avgöra om den totalförsvarspliktige fyller kraven för en viss befattning eller uppgift, rent kunskapsmässigt och om han eller hon har de anlag och den motivation som krävs. Här avses t.ex. uppgifter om formell utbildning som viss examen eller avlagt körkortsprov, kunskaper i övrigt (simkunskaper, språkkunskaper etc.) vana från viss verksamhet (t.ex. sjövana eller från viss yrkesverksamhet), fritidsintressen som kan vara relevanta (t.ex. orientering, skidåkning, engagemang i frivillig försvarsorganisation) samt även resultat från de kunskapsprov och anlagstest som utförs vid mönstringsförrättningen (motsv.). En fullständig uppräkning av vad som kan rymmas under denna punkt är omöjlig att göra. Avgörande för om uppgiften får registreras är att den har betydelse för bedömningen av vilka uppgifter den totalförsvarspliktige kan utnyttjas för. För den personal som är ianspråktagen av arbetsgivaren, eller som kan tänkas bli det i en krigssituation, t.ex. hälso- och sjukvårdspersonal (INTEGER, se ovan 8.4.8 och under punkt 3 i föregående avsnitt), är det nödvändigt att uppgift om anställning finns tillgänglig. Personer inom denna personalkategori är som regel inte skyldiga att tjänstgöra på grund av totalförsvars- plikt utan på grund av vad som sägs i deras anställningsavtal. Som redovisas ovan i avsnitt 10.2 jämställer vi emellertid sådan personal med totalförsvarspliktiga i vårt lagförslag. Uppgifter om fysisk och psykisk hälsa och förmåga jämte de uppgifter som ligger till grund för bedömningen i denna del. Uppgifterna om den enskildes hälsa och psykiska och fysiska status tillhör de allra vikti- gaste vid bedömningen av vilken befattning han eller hon är lämpad för. Tjänstgöringen inom totalförsvaret är ofta förenad med påfrestningar utöver det vanliga av såväl fysisk som psykisk natur. Inte minst för den totalförsvarspliktiges egen skull är det nödvändigt att ett fullständigt och tillförlitligt material finns i dessa delar. Utöver slutsatserna behövs ett underlag som visar vad bedömningarna grundar sig på, för det fall det blir aktuellt med vårdinsatser under tjänstgör- ingen. Uppgift om den registrerade är svensk medborgare eller inte. Uppgiften behövs för att fastställa i vilken utsträckning den registrerade är skyldig att tjänstgöra på grund av bestämmelserna om totalförsvarsplikt (se ovan, avsnitt 7.1). Det är för verksamhet tillräckligt med information om den registrerade är svensk medbor- gare eller inte. Vilket medborgarskap en registrerad utlänning innehar saknar betydelse i sam- manhanget och skall därför inte heller föras in i registret. Uppgifter om utgången i mål om ansvar för brott mot totalförsvarsplikten (brott mot 10 kap. 15 §§ lagen om totalförsvarsplikt). Uppgifterna behövs som underlag i verksamhet dels vid beslut om att någon inte skall kallas till mönstring eller plikttjänstgöring därför att det kan antas att han eller hon inte kommer att fullgöra den värnplikt eller civilplikt som inskrivningen avser (se 10 kap. 8 § första punkten lagen om totalförsvarsplikt), dels vid bedömningen av huruvida personen i fråga är lämplig för viss befattning. Uppgifter om att den registrerade dömts för brott som anges i 19 § femte stycket polisregister- kungörelsen (1969:38). får på begäran utdrag ur register beträffande totalförsvarspliktiga som skrivs in eller är inskrivna för värnplikt. Utdragen omfattar endast vissa brott (våldsbrott, tillgreppsbrott, narkotikabrott, brott mot vapenlagen m.m.) och be- hövs som underlag vid bedömningen av den totalförsvarspliktiges lämplighet. I ADB-register bör endast få antecknas att den registrerade dömts för något av dessa brott. Anteckningen bör inte få utvisa vilket brott det är frågan om eller vilken påföljd som utdömts. Anteckningen skall tjäna som en varning och/eller förklaring till varför vederbörande inte skrivits in med värnplikt. Uppgifter om att den registrerade genomgått säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627), för vilken säkerhetsklass prövningen skett samt resultatet av denna. För tillträde till vissa befattningar inom totalförsvaret krävs att den totalförsvarspliktige genomgått säkerhetsprövning. Prövningen syftar till att klarlägga om personen i fråga kan antas vara lojal och pålitlig från säkerhetssynpunkt. Prövningen sker för verksamheter i tre olika klasser, där säkerhetsklass 1 avser den från säkerhetssynpunkt mest känsliga verksamhe- ten (verksamhet där den som deltar i stor omfattning får del av uppgifter som omfattas av sekretess och är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet). Prövningen som förutsätter samtycke från den enskilde består i kontroll mot polisregister och, för säkerhetsklass 1 och 2, särskild personutredning. behöver information om huruvida prövning har ägt rum, för vilken klass prövningen skett och om den registrerade klarade prövningen eller inte, allt för att upprätthålla en kontinuerlig kontroll och minska riskerna för onödiga omprövningar. Däremot behövs inte de uppgifter som legat till grund för bedömningen. Uppgifter om vad som bestämts vid inskrivning enligt lagen om totalförsvarsplikt eller lagen om möjlighet för kvinnor att fullgöra värnplikt eller civilplikt med längre grundutbild- ning. Vid inskrivningen bestäms vilken befattning eller typ av befattning som den totalförsvarspliktige skall utbildas till, tid och plats för grundutbildning (som regel) samt grundutbildningens längd. Alternativt kan inskrivningsbeslutet innebära att den registrerade placeras i en utbildningsreserv. Uppgifterna är grundläggande för verksamhet och självklara i ett ADB-register över totalförsvarspliktiga. 11.Uppgifter om krigsplacering, annat ianspråktagande av den registrerade för totalförsvaret eller särskild uppgift som han eller hon skall utföra vid höjd beredskap. Dessa uppgifter är nödvändiga för redovisning av totalförsvarets personal. uppgifterna är, liksom de i p. 10 angivna, centrala och givna i ett register av förevarande slag. 12.Uppgifter om tjänstgöring inom totalförsvaret samt betyg, vitsord, förordnanden och ut- märkelser som är att hänföra till denna. Uppgifterna är av betydelse vid den kontinuerliga bedömning av den registrerades tjänst- barhet och lämplighet som är nödvändig inför beslut om krigsplacering, vidareutbildning m.m. 13.Uppgifter om personliga förhållanden i övrigt som åberopas av den registrerade, om de rör hans eller hennes tjänstgöring inom totalförsvaret. Utöver de i p. 112 angivna uppgifterna, som låter sig fastställas relativt konkret, tar del av personuppgifter av skiftande slag som kan ha betydelse vid handläggningen av ärenden som gäller de registrerades tjänstgöring. Det rör sig i första hand om uppgifter som åberopas av de registrerade själva som grund för olika typer av framställningar, t.ex. om befri- else från tjänstgöring, uppskov eller önskemål om uttagning till viss befattning. Uppgifterna kan teoretiskt bestå i vad som helst. De kan vara upprättade av den enskilde själv eller utgöras av intyg från arbetsgivare, läkare eller annan person, t.ex. en förälder. För att en framställning av detta slag skall kunna behandlas på ett säkert och effektivt sätt är det i praktiken nödvän- digt att uppgifterna registreras. Detta bör också vara tillåtet med tanke på att uppgifterna lämnats till på den registrerades eget initiativ. Vid en granskning kan det visa sig att många av de uppgifter som åberopas av den enskilde i praktiken saknar betydelse för bedöm- ningen av hans eller hennes skyldigheter eller möjligheter att tjänstgöra inom totalförsvaret. I och med att uppgifterna åberopats av den enskilde själv är det dock svårt att påstå att de saknar relevans i förhållande till de ändamål för behandlingen som angetts ovan. I den enskil- des rättigheter ligger att han eller hon skall få framföra sina synpunkter och få sina yrkanden prövade. För att dessa rättigheter skall kunna tillgodoses är det nödvändigt att behandlar de åberopade uppgifterna på ett rationellt och säkert sätt. De bör därför också få antecknas i ADB-register över totalförsvarspliktiga. Särskilt om registrering av vissa känsliga personuppgifter Vi föreslår en bestämmelse som ger bl.a. rätt att behandla sådana personuppgifter som enligt förslaget till persondatalag betecknas som känsliga (se avsnitt 11.3, ovan). Bestäm- melsen utgör ett undantag från det i persondatalagen stadgade förbudet mot behandling av sådana uppgifter. måste kunna hantera uppgifter bl.a. om de registrerades hälsa och i vissa fall religiösa övertygelse på ett rationellt sätt. (Det kan dessutom förekomma att en registrerad själv åberopar andra känsliga uppgifter, t.ex. sådana som rör sexuell lägg- ning, för att bli befriad från viss typ av tjänstgöring inom totalförsvaret. Sådana uppgifter bör kunna behandlas på samma sätt.) Den föreslagna bestämmelsen om undantag från förbudet mot behandling av känsliga personuppgifter innebär att den enskildes samtycke inte krävs för att uppgifterna skall få behandlas. Utformningen av punkterna 113 ovan medför att käns- liga personuppgifter också får behandlas genom att registreras i ADB-register över totalförsvarspliktiga utan samtycke från den registrerade. Registrering av känsliga uppgifter som inte rör hälsa (uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filo- sofisk övertygelse, medlemskap i fackförening och sexualliv se 13 § persondatalagen) förut- sätter emellertid i princip att den registrerade själv åberopat dessa (se p. 13 ovan). Vi anser att det förhållandet att den enskilde själv åberopat uppgifterna, jämte det skydd som erbjuds genom att uppgifterna inte får användas som sökbegrepp i registret (se avsnitt 12.5, nedan), medför att registrering utan samtycke till en sådan åtgärd bör vara tillåten. Effektivitets- skäl talar för att uppgifterna skall få behandlas i registret tillsammans med övriga uppgifter om den registrerade. Vi är medvetna om att invändningar kan framföras mot detta synsätt. Det förhållandet att en enskild själv åberopat t.ex. medlemsskap i en religiös sekt som skäl för befrielse från plikttjänstgöring, innebär inte med nödvändighet att han också accepterat att uppgiften införs i ett ADB-register hos myndigheten. Vi har övervägt en bestämmelse som hindrar registrering av vissa känsliga uppgifter om inte den enskilde lämnar sitt samtycke: Uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk överty- gelse, eller sexualliv får antecknas i ett ADB-register över totalförsvarspliktiga endast om den registrerade lämnat sitt samtycke till en sådan åtgärd. Av skäl som ovan anförts har vi dock avstått från att föreslå en sådan begränsning av möjligheterna att registrera de aktuella uppgifterna. Det skall noga framhållas att varje medborgare enligt grundlag (2 kap. 2 § och 3 § första stycket RF) är skyddad mot tvång att tillkännage sin åskådning i politiskt, religiöst, kulturellt eller annat sådant hänseende samt mot att bli antecknad i register enbart på grund av sin politiska åskådning utan samtycke. Vårt förslag ändrar naturligtvis inte eller rättare sagt; kan inte ändra på detta förhållande. De uppgifter som skall kunna registreras enligt punkterna 113 ovan måste i många fall förses med information om vilken tidpunkt eller tidsperiod de är hänförliga till. I annat fall är det omöjligt att värdera uppgifterna. För tydlighetens skull bör detta anges särskilt i lagen. Vidare bör i registret kunna införas beslut som tar i olika avseenden som rör den totalförsvarspliktige samt de rent administrativa och tekniska uppgifter som behövs för en rationell och säker handläggning och behandling av personuppgifterna. Med administrativa uppgifter avses t.ex. uppgifter om vilket lokalkontor som handlagt ett ärende, att handlingar expedierats, att vissa kontrollåtgärder vidtagits eller att ett ärende avslutats utan att formellt beslut fattats m.m. En teknisk uppgift kan t.ex. vara en hänvisning till att andra uppgifter finns att hämta i ett annat register eller i ett arkiv. Begränsningar av vilka uppgifter som skall få registreras beträffande dem som förekom- mer i registret av annan orsak än att de själva är totalförsvarspliktiga (eller jämställda med totalförsvarspliktiga vid tillämpning av lagen om behandling av personuppgifter om totalför- svarspliktiga) Det är självklart bara sådana uppgifter som behöver i sin verksamhet som skall antecknas i ADB-register. Olika typer av uppgifter behövs för olika personalkategorier inom totalförsvaret (jfr. vad som anförs nedan angående kravet på nödvändighet och relevans i avsnitt 12.2.4). Beträffande dem som skall kunna förekomma i ADB-register över totalförsvarspliktiga i egenskap av närstående till en registrerad eller i egenskap av beslutsfat- tare, handläggare eller därför att vederbörande fört journalanteckningar om en registrerad, bör begränsningar av vad som får antecknas anges i lag. Vad gäller närstående är det tillräck- ligt att namn, adress och relation till den registrerade antecknas. Beslutsfattare och övriga i den kategorin bör endast förekomma med namn, titel och tjänsteställe. planerar ett system för ärendehandläggning med elektroniska akter. En sådan akt skapas genom att inkomna handlingar optiskt läses (skannas) in i ett datasystem. Handlägga- ren kan också upprätta beslut, tjänsteanteckningar och promemorior direkt i den elektroniska akten via sin terminal. Även utkast till beslut m.m. kan föras direkt i datasystemet. Elektronisk akthantering medför att bruket av pappershandlingar avsevärt kan reduceras vid handlägg- ningen av ärenden. Sökandet bland dokument i en sådan akt och kommunikationen med an- dra underlättas också med hjälp av elektroniken. Elektronisk akthantering främjar effektivite- ten och möjligheterna härtill bör tas tillvara även i verksamhet. Så länge fråga är om de uppgifter som anges i punkt 113 ovan eller anteckningar om beslut och administrativa eller tekniska uppgifter kan de elektroniska akterna hanteras inom ramen för ett ADB-register över totalförsvarspliktiga tillsammans med övriga uppgifter. Alla handlingar som kommer in med sådana uppgifter t.ex. alla handlingar med uppgifter som åberopas av den enskilde kan skannas in i registret utan begränsningar. Vad som inte kan tas in är tjänsteanteckningar och handlingar med uppgifter som inte omfattas av punkterna 112 och som inte heller åberopats av den enskilde. Enligt vår uppfattning bör sådana uppgifter inte få förekomma i ADB-register över totalförsvarspliktiga. Det (eller de) register vårt lagförslag avser förs för vissa ändamål. Ett okritiskt införande av alla handlingar som inkommer till och som har anknytning till en registrerad person skulle innebära risk för att regist- ret kom att innehålla sådana uppgifter som inte har med ändamålen att göra eller som i det vart fall inte är befogat att behandla genom att anteckna i ADB-register. Behandling av uppgif- ter som inte är relevanta för ändamålen, eller av fler uppgifter än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen, strider mot den föreslagna persondatalagen (se 10 § i förslaget till persondatalag). Risk föreligger också för att känsliga personuppgifter behandlas genom att registreras i ADB-register trots att uppgiften är ointressant med hänsyn till de ändamål vi angivit för verksamheten. Det skall framhållas att vårt lagförslag inte i sig hindrar att föra elektroniska akter vid sidan av ADB-register över totalförsvarspliktiga. har Datainspektionens tillstånd att registrera fotografier för utfärdande av legitimations- och resehandlingar. Fotograferingen sker på Försvarsmaktens begäran och hand- lingarna skall användas till styrkande av den registrerades identitet vid subventionerade resor liksom vid in- och utpassering vid utbildningsenheten m.m., under grundutbildningen. Försvar- smakten betalar för denna tjänst och det innebär en besparing att låta sköta detta jämfört med om fotograferingen utförs på förbanden efter inryckningen. Fotograferingen ligger utanför ordinarie arbetsuppgifter och handhas av Plikt- verket enbart av praktiska skäl och av kostnadsskäl. Fotografierna behövs inte för de ändamål vi ansett motivera behandling av personuppgifter. Det förefaller visserligen prak- tiskt och kostnadseffektivt med en ordning som den rådande men sådana skäl kan inte anses tillräckliga för att ADB-register med ett stort antal personuppgifter, varav många av mycket känsligt slag, kompletteras med ett foto av den registrerade. Vårt förslag om vad som skall få förekomma i ADB-register över totalförsvarspliktiga omfattar därför inte fotografier på de registrerade. 12.2.4 Ytterligare begränsningar av vad som får förekomma i ADB-register över totalförsvarspliktiga Kravet på nödvändighet och relevans