sou · GLB3101 · 1998-01-01 00:00:00 — Av detta lagrum följer bl.a. att den persondataansvarige skall se till att de personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen, att inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behand- lingen, att de personuppgifter som behandlas är riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella samt att personuppgifter inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ända- målen med behandlingen. Allt detta är tillämpligt även vid behandlingen av personuppgifter om totalförsvarspliktiga. Av vad som sagts följer t.ex. att även om en uppgift ingår bland dem som får registreras i ADB-register över totalförsvarspliktiga enligt 8 § i denna lag, så får behandling (inklusive den behandlingsåtgärd som registreringen utgör) inte ske om uppgiften är överflödig med hänsyn till ändamålen. Av bestämmelsen i förevarande paragraf följer vidare att persondatalagens bestämmelser om information till den registrerade (23 och 24 §§ persondatalagen), förbud mot automatise- rade beslut (29 § persondatalagen), säkerheten vid behandlingen (3032 §§ persondatalagen), anmälan till tillsynsmyndigheten (3641 §§) samt om straff för osanna uppgifter (44 §) är tillämpliga även vid behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga. Detta gäller även vad som i övrigt regleras i persondatalagen så länge inte något annat följer av lagen om be- handling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga eller föreskrifter som meddelats med stöd av denna lag. (Som ovan nämnts går också föreskrifter i andra lagar och förordningar före persondatalagens bestämmelser vid en konflikt). 4 § Personuppgifter som samlats in av skall anses insamlade för de ändamål som anges i 1 § första stycket om inte vid insamlingen ut- tryckligen angett att denna sker för andra ändamål. Ändamålen skall enligt persondatalagen (9 § första stycket c) alltid anges när person- uppgifter som skall behandlas (med automatik eller genom att antecknas i register) samlas in. Ändamålsangivelsen styr sedan behandlingen av uppgifterna på det sättet att annan behand- ling än den som är relevant och nödvändig i förhållande till dessa ändamål i princip inte får företas. Genom vad som anges i 4 § ovan kan behandla personuppgifter för de ändamål som anges i 1 § första stycket även i de fall uppgifterna lämnats till från andra myndigheter m.fl. som ursprungligen samlat in uppgifterna för andra ändamål. Utan en föreskrift av det här slaget hade detta i vart fall i viss utsträckning varit förbjudet efter- som 9 § första stycket d i persondatalagen stadgar att personuppgifter inte får behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in. Av bestämmelsen framgår också att denna lag inte hindrar att behandlar person- uppgifter för andra ändamål än dem som uttrycks i lagen. måste emellertid i sådant fall ange dessa andra ändamål senast vid insamlingen av personuppgifterna. Vid behandling för andra ändamål än dem som anges i 1 § första stycket är denna lag inte tillämplig. Det skall påpekas att behandling för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål inte skall anses som oförenlig med de ändamål för vilka uppgifterna samlades in (9 § andra stycket persondatalagen). Detta gör att personuppgifter kan behandlas för forskning och sta- tistik även om dessa ändamål inte angavs vid insamlingen av uppgifterna. (Behandling av personuppgifter för forskning och statistik omfattas dock inte av bestämmelserna i lagen om behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga.) Det skall vidare observeras att detta lagrum inte fritar från skyldigheten att lämna information om behandlingen till den registrerade enligt bestämmelserna i persondata- lagen (2327 §§). Behandling av känsliga personuppgifter 5 § Känsliga personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för de ändamål som anges i 1 § första stycket. Första stycket gäller även kommuner, landsting, kyrkliga kommuner och de statliga myn- digheter som anges i 4 kap. 5 § andra stycket förordningen (1995:238) om totalförsvarsplikt, om uppgifterna behövs för utredning om den totalförsvarspliktiges personliga förhållanden med stöd av 2 kap. 1 § lagen om totalförsvarsplikt. Paragrafen innebär ett undantag från persondatalagens förbud mot behandling av käns- liga personuppgifter (13 § persondatalagen). Undantaget medför att samtycke till behandling från den registrerade inte krävs. För att markera att känsliga personuppgifter inte får behand- las slentrianmässigt anges det att uppgifterna får behandlas om det är nödvändigt med hänsyn till något av de ändamål som anges i 1 § första stycket. Här finns det anledning att påminna om förhållandet mellan lagens mer allmänna regler om behandling och de regler som anger vad som får registreras. Denna bestämmelse innebär inte att känsliga uppgifter får antecknas i ADB-register över totalförsvarspliktiga. För att en sådan behandlingsåtgärd skall vara tillåten krävs det dessutom att uppgiften får föras in i registret enligt vad som följer av 7 och 8 §§. Andra stycket medger att även de myndigheter som utför mindre omfattande utredningar om de totalförsvarspliktigas förhållanden omfattas av undantaget från persondatalagens för- bud. Bestämmelserna i denna paragraf utgör självfallet inget undantag från den enskildes grundlagsbefästa skydd mot tvång att tillkännage sin åskådning i politiskt, religiöst, kulturellt eller annat sådant hänseende eller mot att bli antecknad i register enbart på grund av sin politiska åskådning utan samtycke (2 kap. 2 § och 3 § första stycket RF). 6 § är persondataansvarigt för den behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga som verket utför. Paragrafen uttrycker närmast en självklarhet. Den behövs emellertid för att visa att Plikt- verket ansvarar för den egna behandlingen av personuppgifter även om den i princip sker på uppdrag av olika organ inom totalförsvaret. ansvarar inte för den behandling an- dra utför innan uppgifterna är överlämnade till och inte heller för den behandling mottagare av personuppgifter utför. Om någon annan än tillåts föra in en uppgift i över totalförsvarspliktiga har denne ett ansvar för sin åtgärd att anteckna upp- giften i registret medan har ett ansvar för den behandling som består i att lagra uppgiften i ett automatiskt register. Olika organ kan således ha ansvar för sina respektive åtgärder med samma personuppgift. Ansvaret följer av denna bestämmelse endast när behandlingen sker för de ändamål som anges i 1 § första stycket. I övriga fall får ledning sökas i persondatalagens bestämmelser om persondataansvar. Innebörden av persondataansvaret framgår av persondatalagen. En sammanställning ges i avsnitt 11.6. Uppgifter om andra personer än de totalförsvarspliktiga själva kan komma att behandlas för de ändamål som anges i 1 § första stycket och de kan också antecknas i ADB- register över totalförsvarspliktiga enligt 7 §. Det rör sig om närstående till den totalför- svarspliktige, vissa beslutsfattare m.fl. samt personer som nämns bland uppgifter som åbero- pats av den totalförsvarspliktige. ansvar enligt denna paragraf omfattar också sådana uppgifter eftersom de är att anse som uppgifter om den registrerade totalförsvars- pliktige. 7 § I ADB-register över totalförsvarspliktiga får antecknas personuppgifter endast om den som 1.är aktuell för utredning enligt 2 § andra stycket, 2.genom avtal, beslut om krigsplacering eller på annat sätt är tagen i anspråk för totalförsva- ret, 3.skall utföra särskild uppgift vid höjd beredskap eller på grund av viss kompetens är viktig 4.av en redan registrerad uppgetts som närstående eller 5.nämns bland de uppgifter som antecknas med stöd av 8 § första stycket 13. Uppgifter om en person som avses i första stycket 4, får antecknas i registret endast vid höjd beredskap. Utan hinder av vad som sägs i första stycket får personuppgifter antecknas i registret om den som fattat beslut eller handlagt ärende rörande den registrerade hos Totalförsvarets plikt- verk eller hos annan som utför utredning som avses i 2 § andra stycket. Detsamma gäller personuppgifter om den som gjort journalanteckning i samband med sådan utredning eller i samband med den registrerades tjänstgöring inom totalförsvaret. I denna paragraf anges beträffande vilka personer uppgifter får förekomma i ADB-register över totalförsvarspliktiga. Första punkten avser dem som står i begrepp att mönstra, genomgå mindre omfattande utredning enligt lagen om totalförsvarsplikt eller särskild antagningsprövning. Med aktuell för avses även de som själva anhängiggjort ett ärende hos genom en förfrågan eller upplysning, även om ännu inte aviserats om dem från eller de på annat sätt aktualiserats för utredning på det allmännas initiativ. Andra punkten avser dem som på olika sätt är ianspråktagna för totalförsvaret. T.ex. genom att vara fast anställda i Försvarsmakten, krigsplacerade m.m. De flesta av dessa perso- ner har varit föremål för den typen av utredning som avses i första punkten, dock inte alla. Tredje punkten avser dem som utan att vara ianspråktagna tilldelats en särskild uppgift vid höjd beredskap, t.ex. att ställa viss egendom till förfogande samt dem som på grund av sin kompetens behöver finnas listade i en krissituation. Den senare kategorin utgörs i princip endast av hälso- och sjukvårdsperonal i det sk. (se avsnitt 8.4.8). Fjärde punkten avser dem som en registrerad uppger som närstående dvs. de som skall underrättas om något skulle hända den registrerade. Av andra stycket i paragrafen framgår att anteckning om närstående endast får göras vid höjd beredskap. Femte punkten ger möjlighet att anteckna uppgifter om personer som nämns bland upp- gifter som åberopats av den registrerade. Ett praktiskt exempel är uppgifter om en arbetsgi- vare, när ett intyg från denne åberopats vid en begäran om uppskov med plikttjänstgöring. I tredje stycket anges att uppgifter om beslutsfattare, handläggare och dem som fört journal- anteckningar, hos eller hos annan som får göra utredningar enligt lagen om totalförsvarsplikt eller lagen om möjlighet för kvinnor att fullgöra värnplikt eller civilplikt med längre grundutbildning, får registreras. Av 8 och 12 §§ framgår att uppgifter om andra än den totalförsvarspliktige själv endast får antecknas i begränsad omfattning och att det i princip är förbjudet att använda uppgifter om dessa personer som sökbegrepp i registret. Avslutningsvis skall erinras om vad som sägs i 1 § fjärde stycket om att personer med uppgifter inom totalförsvaret vid höjd beredskap jämställs med totalförsvarspliktiga enligt denna lag. T.ex. kan den som frivilligt åtagit sig att utföra en sådan uppgift därmed också registreras i ett ADB-register över totalförsvarspliktiga med stöd av 3 p. i 7 §, trots att hans eller hennes skyldighet att medverka inte grundar sig på totalförsvarsplikt. Personen ifråga behöver inte ens omfattas av totalförsvarsplikten. Han eller hon kan med andra ord vara såväl som över sjuttio. 8 § I ADB-register över totalförsvarspliktiga får endast följande personuppgifter antecknas: 1. personnummer, namn, adress, telefonnummer och folkbokföringsort, 2.hinder för genomförande av utredning som avses i 2 § andra stycket, för utbildning och för krigsplacering eller annat ianspråktagande av den registrerade för totalförsvarets räkning, 3.boende- och familjeförhållanden samt försörjning, om uppgiften behövs för att skall kunna fullgöra sina åligganden enligt förordningen (1995:239) om förmåner till totalförsvarspliktiga, 4.utbildning, anställning, kunskaper, färdigheter, anlag och intressen som har betydelse för bedömningen av den registrerades användbarhet inom totalförsvaret, 5.fysisk och psykisk hälsa och förmåga jämte de uppgifter som ligger till grund för bedöm- ningen härav, 6.om den registrerade är svensk medborgare eller inte, 7.utgången i mål om ansvar för brott mot totalförsvarsplikten, 8.att den registrerade har dömts till påföljd för brott som anges i 19 § femte stycket polisregister- kungörelsen (1969:38), 9.att den registrerade genomgått säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627), vilken säkerhetsklass prövningen avsett och resultatet av denna, 10.vad som bestämts vid inskrivning enligt lagen om totalförsvarsplikt eller lagen om möjlig- het för kvinnor att fullgöra värnplikt eller civilplikt med längre grundutbildning, 11.krigsplacering, annat ianspråktagande av den registrerade för totalförsvaret eller särskild uppgift som han eller hon skall utföra vid höjd beredskap, 12.tjänstgöring inom totalförsvaret samt betyg, vitsord, förordnanden och utmärkelser som är att hänföra till denna samt 13.personliga förhållanden i övrigt som åberopas av den registrerade, om de rör hans eller hennes tjänstgöring inom totalförsvaret. Utan hinder av vad som sägs i första stycket får beslut som rör totalförsvarsplikten, tidpunk- ter och tidsperioder för registrerade förhållanden samt erforderliga administrativa och tek- niska uppgifter antecknas. Beträffande den som antecknas i registret med stöd av 7 § första stycket 4, får endast namn, adressuppgifter och relation till den som uppgett honom eller henne som närstående föras in i registret. Beträffande handläggare och andra personer som avses i 7 § tredje stycket får endast namn, titel och tjänsteställe antecknas. Här anges vilka personuppgifter som får antecknas i ADB-register över totalförsvarspliktiga. Första punkten avser basuppgifter som behövs för identifikation, delgivning av kallelser, information till den enskilde m.m. Andra punkten avser alla hinder för genomförande av utredning m.m. som kan före- komma, temporära eller permanenta; sjukdom, utlandsvistelse, förtidspension, intagning på vårdinrättning m.m. Det skall vara fråga om ett faktiskt hinder som innebär att den registre- rade i praktiken inte kan komma i fråga för de åtgärder som nämns. Om det är den enskilde som anser att hinder föreligger, t.ex. på grund av att han eller hon har en livsåskådning som enligt honom eller henne utesluter vapentjänst, kan en sådan uppgift inte antecknas med stöd av denna punkt (jfr dock punkt 13 nedan).Tredje punkten avser de uppgifter som behöver för att fullgöra sina åligganden i enlighet med vad som framgår av denna punkt. Fjärde punkten avser den registrerades kompetens och intressen såvitt dessa har betydelse för bedömningen av hans eller hennes användbarhet inom totalförsvaret. Uppgift om anställ- ning motiveras främst av behovet av att kunna föra en inventarieförteckning över landets hälso- och sjukvårdspersonal. Femte punkten avser de undersökningar som görs vid mönstringen (motsv.). uppgifter som ligger till grund för bedömningen i denna del avses t.ex. uppgifter om rök- och alkoholvanor, hemförhållanden m.fl. omständigheter som kan påverka den medicinska och psykiska hälsan och förmågan. Sjätte punkten medger anteckning om medborgarskapet är svenskt eller inte. (Om ut- ländskt medborgarskap föreligger får anteckning inte göras om vilket land den registrerade är medborgare i.) Uppgiften behövs för att fastställa omfattningen av totalförsvarsplikten. Sjunde punkten avser anteckningar om brott mot lagen om totalförsvarsplikt. Åttonde punkten avser uppgifter om att den registrerade dömts till påföljd för vissa brott. Dessa uppgifter kan lämnas ut till från polisregister enligt polisregisterkungörelsen. Anteckning får inte göras om vilka brott eller vilken påföljd det är frågan om. (Anteckning om att den registrerade är intagen på kriminalvårdsanstalt kan göras enligt p. 2 om intagningen utgör hinder t.ex. för inställelse till mönstring). Nionde punkten avser anteckning om att säkerhetsprövning för viss säkerhetsklass har gjorts och om resultatet av prövningen. Med resultatet av prövningen avses en kortfattad uppgift om huruvida den registrerade är godkänd ur säkerhetssynpunkt eller inte. Tionde till tolfte punkterna avser beslut m.m. som rör den registrerades tjänstgöring inom totalförsvaret. Trettonde punkten innefattar allt som den registrerade själv åberopar förutsatt att vad han eller hon anför rör tjänstgöringen inom totalförsvaret. Härunder faller t.ex. uppgifter om reli- giös åskådning som åberopas som skäl för befrielse från tjänstgöring. Med stöd av denna punkt kan även känsliga personuppgifter registreras utan den enskildes samtycke, liksom upp- gifter om andra personer än den totalförsvarspliktige själv (se kommentarerna till 5 och 7 §§). Begränsningen av vad som kan registreras ligger i att den enskilde frivilligt måste ha åberopat uppgifterna. Av andra stycket framgår att övriga beslut som rör totalförsvarsplikten, tidpunkter och tidsperioder för registrerade förhållanden samt erforderliga administrativa och tekniska upp- gifter får antecknas. Beslut som rör totalförsvarsplikten kan t.ex. vara beslut om att förelägga en totalförsvarspliktig att vid vite lämna föreskrivna uppgifter eller om hämtning till en mönstringsförrättning. Administrativa uppgifter kan vara anteckningar om vilket lokalkontor hos som handlagt ett visst ärende eller om att vissa uppgifter begärts in från en registrerad. Som exempel på en teknisk uppgift kan nämnas en anteckning om att ytterligare uppgifter om en person finns att hämta i ett annat register eller i ett arkiv. Av tredje och fjärde styckena följer att det endast är vissa begränsade uppgifter som får antecknas om närstående, beslutsfattare, handläggare och om dem som fört journalanteckningar beträffande en registrerad. Beträffande personer som nämns bland uppgifter som åberopats av den registrerade, dvs. som antecknats med stöd av p. 13 i denna paragraf, får självfallet inga andra uppgifter anteck- nas än dem som sålunda åberopats. 9 § Regeringen får till skydd för de registrerades personliga integritet föreskriva ytterligare begränsningar av vad som får antecknas i ADB-register över totalförsvarspliktiga. Om ytterligare begränsningar bör göras av vad som får förekomma i ADB-register över totalförsvarspliktiga av hänsyn till den enskildes behov av skydd för den personliga integriteten, kan regeringen med stöd av denna paragraf ge sådana bestämmelser i förordning. Regeringen kan härvid föreskriva begränsningar såväl av personkretsen beträffande vilken anteckningar får göras i registret (7 §) som av vilka personuppgifter som får antecknas (8 §). 10 § har terminalåtkomst till ADB-register över totalförsvarspliktiga. Regeringen får föreskriva att även annan får ha sådan åtkomst samt i vilken omfattning. skall naturligtvis ha tillgång till samtliga uppgifter i över Vilka ur personal som skall ha tillgång till uppgifterna och i vilken omfattning, är i stor utsträckning en intern fråga för verket. Det ligger i ansvar för säkerheten att skydda uppgifterna så inte fler personer än nödvändigt får tillgång till dem. Detta gäller särskilt beträffande personuppgifter av känslig karaktär. Vid hanteringen av personuppgifter inom skall det emellertid också beaktas att sekretesslagen kan ställa hinder för ett fritt flöde av uppgifter inom myndigheten eftersom ett förbud att röja uppgifter också i vissa fall gäller i förhållandet mellan olika verksamhetsgrenar inom samma myndighet (1 kap. 3 § andra stycket sekretesslagen). Andra meningen i paragrafen ger regeringen möjlighet att ge organ utanför rätt till terminalåtkomst till registret. Med stöd av denna bestämmelse kan regeringen före- skriva vem som skall ha sådan åtkomst och vidare vilka uppgifter åtkomsten skall gälla. 11 § Regeringen får föreskriva att även annan än får föra in och och rätta personuppgifter i ADB-register över totalförsvarspliktiga samt i vilken omfattning. Om regeringen med stöd av denna paragraf så föreskriver får myndigheter och andra organ som skall lämna uppgifter till göra detta genom att föra in uppgifterna direkt i registret från egen terminal. Regeringen kan också bestämma att dessa organ själva skall kunna rätta uppgifter i registret. En förutsättning för att någon skall kunna påverka innehållet i registret är självfallet att han eller hon har terminalåtkomst till detsamma (se 10 §). Denna bestämmelse bryter inte eller påverkar på annat sätt eventuell sekretess som kan gälla för uppgifterna. 12 § Personuppgifter som avses i 8 § första stycket 2 och 3 och 59 får inte användas som sökbegrepp annat än om det behövs för tillsyn, uppföljning eller utvärdering av Totalförsvarets pliktverks verksamhet eller för framtagande av material för forskning eller statistik. Detsamma gäller uppgifter om resultat från kunskapsprov och anlagstester som utförts vid sådan utred- ning som avses i 2 § andra stycket. För åtkomst av personuppgifter om närstående till en totalförsvarspliktig, om den som handlagt ärende, fattat beslut eller gjort journalanteckning får endast den totalförsvarspliktiges personnummer användas som sökbegrepp. Detsamma gäller för åtkomst av personuppgifter som antecknats med stöd av 8 § första stycket 13. Utan hinder av vad som sägs i första och andra styckena får nödvändigt sökbegrepp an- vändas det behövs för rättelse eller för att avhjälpa fel som uppkommit till följd av brister i ett dataprogram. Regeringen får föreskriva ytterligare begränsningar av sökbegrepp. Begränsningar av sökbegrepp innebär dels att den registerförande myndigheten inte får söka i registret eller göra sammanställningar efter eget godtycke, dels att sammanställningar grundade på de förbjudna sökbegreppen inte anses förvarade hos myndigheten och därmed inte utgör allmänna handlingar även om det är tekniskt möjligt att ta fram dem. Genom bestämmelserna i första stycket i denna paragraf förbjuds som sökbegrepp uppgif- ter om hinder för genomförande av utredning och krigsplacering m.m., boende- och familje- förhållanden samt försörjning, fysisk och psykisk hälsa och förmåga, medborgarskap, domar i brottmål och säkerhetsprövning. Uppgifterna får dock användas vid sökningar i registret om det behövs för tillsyn, uppföljning eller utvärdering av verksamhet, framtagande av material för forskning eller statistik. Detsamma gäller resultaten från kunskapsprov och anlagstester som utförs vid mönstring eller motsvarande utredning. Uppgifter om kunskaper och anlag kan behövas som sökbegrepp vid uttagning av registrerade till olika befattningar. Själva provresultaten ingår dock inte i vad behöver kunna söka på i registret för att lösa sina uppgifter. De sammanställningar som gjorts och som resulterat i skattningar av den enskildes allmänna duglighet jämte konkreta uppgifter om vissa specialkunskaper är till- räckliga. Skulle det vara nödvändigt att ta fram resultat från vissa enskilda prov kan detta göras via personnummer på de registrerade sedan en första sökning gett ett urval av personer att välja bland. Det saknas behov att ta fram uppgifter om dem som antecknats som närstående till en registrerad eller därför att de fattat beslut, handlagt ärende eller gjort journalanteckning, an- nat än som uppgifter knutna till en viss registrerad totalförsvarspliktig. Detsamma gäller upp- gifter som registrerats enbart därför att de åberopats av den totalförsvarspliktige. Därför föreskrivs det i andra stycket att dessa uppgifter endast får tas fram med den totalförsvarspliktiges personnummer som sökbegrepp. I tredje stycket anges undantag från förbudet att använda vissa sökbegrepp. Alla nödvän- diga sökbegrepp får användas det behövs för rättelse eller för att avhjälpa fel som uppkommit till följd av brister i ett dataprogram. I sista stycket ges regeringen möjlighet att föreskriva ytterligare begränsningar av sök- begrepp. Begränsningarna kan ges generellt eller för ett visst organ som har terminalåtkomst enligt föreskrifter som meddelats med stöd av 10 §. 13 § En personuppgift i ett ADB-register över totalförsvarspliktiga skall gallras så snart upp- giften inte längre behövs för de ändamål som anges i 1 § första stycket.