sou · GLB3146 · 1998-01-01 00:00:00 — Regeringen har i en proposition om åtgärder för att bredda och utveckla användningen av informationsteknik (prop. 1995/96:125) tagit ställning till att samhällets informationsförsörjning är ett prioriterat område. Regeringen har angivit att målet för samhällets informationsförsörjning är att utforma en väl fungerande infrastruktur som ger hög tillgänglighet till basinformation och som verkar tillväxtbefrämjande. Enligt regeringen bör särskilda insatser genomföras för att utveckla de offentliga databaser som är grundläggande i betydelsen att de har ett stort användnings- SOU 1997: 146 Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 område och kan utnyttjas för flera ändamål, de s.k. grunddatabaserna. Som exempel på grunddatabaser anges de centrala registren över perso- ner, företag och fastigheter/byggnader samt grundläggande geografiska data. Regeringen aviserar också att en utredning om vissa frågor avse- ende de centrala person-, företags- och fastighetsregistren skall tillsättas. De centrala person-, företags- och fastighetsdataregistren De viktigaste personregister som används för att förse myndigheter, företag och andra med uppgifter om befolkningen är folkbokföringsregist- ren och det statliga person- och adressregistret (SPAR). Uppgiftslämnan- det från folkbokföringen sker främst från skattemyndighetens regi- onala register (personbanden) och det s.k. riksaviseringsbandet. kommer personbanden och riksaviseringsbandet att ersättas av ett centralt register för avisering av folkbokföringsuppgifter, avise- ringsregistret (prop. 1994/95:201, bet. 1994/95:SkU26, rskr. 1994/95:372). skall vara registeransvarigt för detta register. Myndig- heter skall få använda registret för bl.a. aktualisering, kontroll eller komplettering av uppgifter i myndigheternas personregister. Aviserings- registret skall innehålla de uppgifter om en person som behövs för att tillgodose behovet av allmänt efterfrågade folkbokföringsuppgifter. En av de stora mottagarna av aviseringar är SPAR som regleras i data- lagen (1973:289) och i förordningen (1981:4) om det statliga person- och adressregistret. Statens person- och adressregisternämnd (SPAR-nämn- den) är huvudman och registeransvarig myndighet för SPAR. Drift och marknadsföring av SPAR sköts av . SPAR får användas av såväl enskilda som myndigheter. Uppgifterna i SPAR häm- tas från skatteförvaltningens register. Utlämnande från SPAR är av- giftsbelagt. Frågan om en samordning av skatteförvaltningens aviseringsverksamhet och verksamheten med SPAR togs upp av i betän- kandet Folkbokföringsuppgifterna i samhället (SOU 1994:44). Utred- ningen föreslog bl.a. att aviseringsregistret skulle ersätta personbanden, riksaviseringsbandet och SPAR. Regeringen bedömde emellertid i prop. 1994/95:201 att frågan krävde ytterligare överväganden. Det gällde bl.a. huruvida skatteförvaltningen bör ägna sig åt försäljning av personupp- gifter och hur frågan om uttag för direktreklamändamål skall lösas. Vid () finns register över samtliga aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, enskilda firmor, ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar, ideella föreningar som driver nä- Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 SOU 1997: 146 ringsverksamhet, utländska företags svenska filialer samt europeiska ekonomiska intressegrupperingar. PRV för även register över fysiska per- soners och dödsbons konkurser samt register över näringsförbud. Regist- ren omfattar totalt ca 900 000 objekt. De uppgifter som registreras bygger på vad respektive företag är skyldigt att anmäla vid bildandet och i sam- band med löpande förändringar i verksamheten. Registren har tillkom- mit för att ge offentlighet åt uppgifter rörande företagen etc. Det datori- serade registret har främst byggts upp för att tillgodose verkets egna behov och utformningen av registret har därför primärt anpassats för detta ändamål. PRV:s register används dessutom i avsevärd omfattning för information bl.a. genom extern terminalåtkomst. PRV planerar och förbereder dock en breddad användning av sina databaser för att möta omvärldens krav på tillgänglighet och åtkomst. I detta ingår bl.a. att ta fram en separat databas för allmän tillgänglighet av PRV:s företagsregis- ter. lämnas en del av den information som finns lagrad hos PRV vidare bl.a. till . Det gäller t.ex förändringar i företagens adres- ser, räkenskapsår och status. Uppgifterna som används för Riksskatte- verkets egen del sänds också vidare för att uppdatera Statistiska central- byråns ( SCB:s) företagsregister. SCB ansvarar för två företagsregister - det s.k. basregistret () och det centrala företags- och arbetsst 4olleregistret (CFAR). I stort sett om- fattar SCB:s register samma företag som PRV:s register. Aktualitet och syfte skiljer sig dock åt. innehåller basuppgifter om företag, myndigheter, organisationer och deras arbetsställen. BASUN-informationen är offentlig och avgifts- belagd. Syftet med registret är att tillhandahålla basinformation för sta- tistiska och marknadsmässiga ändamål. Registret regleras i förordningen (1984:692) om det allmänna företagsregistret. CFAR innehåller förutom de uppgifter som finns i även uppgifter om antalet anställda, vissa källuppgifter m.m. CFAR används som ur- valsram och underlag vid statistikproduktionen inom SCB. Uppgifterna är sekretessskyddade. EG reglerar kraven på företagsregister för statis- tiska ändamål i rådets förordning (EEG) nr 2186/93 om samordning inom gemenskapen vid utarbetandet av företagsregister för statistiska ända- mål. Statskontoret har på uppdrag av i en utredning om företagens uppgiftsskyldighet (Statskontorets rapport 1995:4) tagit upp vissa frågor som rör kvalitet och service i och är tveksamt till möjligheten för ansvariga myndigheter att anpassa kraven på Statskontoret anser att en studie bör göras för att bedöma om den ansvarsfördelning som gäller mellan berörda myn- digheter är bäst lämpad att svara för informationskvaliteten när det gäl- SOU 1997: 146 Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 ler basdata om företag. Statskontoret anser att utgångspunkten för en sådan studie bör vara att det offentliga åtagandet renodlas och att mark- nadsmässiga förutsättningar skall styra utbudet av informationstjänster. Fastighetsdatasystemet är en gemensam samhällelig resurs för lagring och presentation av grundläggande information om landets samtliga fas- tigheter (ca 3 miljoner). förvaltar fastighetsdatasyste- met. Systemet omfattar flera delregister med information som i sin tur delas in i olika grupper. Delregistren är fastighetsregister, inskrivnings- register och byggnadsregister. Dessutom redovisas vissa uppgifter från fastighetstaxeringen t.ex. taxeringsvärden. I fastighetsdatasystemet är både fastigheter och byggnader lägesbestämda genom koordinater, vilket innebär att informationen kan användas i geografiska informationssys- tem (GIS). I fastighetsregistret finns uppgifter om administrativ tillhörighet, adress, areal, läge, planer och rättigheter m.m. för fastigheter, samfälligheter och gemensamhetsanläggningar. I fastighetsregistret ingår även en register- karta som redovisar fastigheternas belägenhet, planer och bestämmelser. innehåller uppgifter om ägarförhållanden, inteck- ningar m.m. I byggnadsregistret finns information om byggnadsbeteck- ning, administrativ tillhörighet, läge, ägare m.m. I anslutning till fastighetsdatasystemet har ett antal register byggts upp. Exempel är samfällighetsregister, fastighetsprisdatabas och pantbrevs- register. Dessutom har beslutat att ett lägenhetsregister skall byggas upp inför en registerbaserad folk- och bostadsräkning (prop. 1995/96:90, bet. 1995/96: FiU6, rskr. 1995/96:117). Detta förutsät- ter också en konsekvent utbyggnad av adressregistret. Lantmäteri- och fastighetsdataverksamhetens organistion och finansie- ring har varit föremål för en omfattande översyn . Riks- dagen har fattat beslut i dessa frågor (prop. 1993/94:214, bet.1993/94:BoU19, rskr.1993/94:375 och prop. 1994/95:166, bet. 1994/95:BoU17, rskr. 1994/95:313). har också tagit ställ- ning i en rad delfrågor efterhand som fastighetsdatasystemet vuxit och kraven på registren ökat. Vissa frågor kring fastighetsdatasystemet är under ut- redning. En särskild utredare har tillsatts för att se över systemets för- fattningsreglering (dir. 1995:120). Översynen skall bl.a. omfatta frågor om offentlighet och integritet. Regeringen har vidare givit Domstolsver- ket i uppdrag att i samråd med utarbeta förslag om inskrivningsverksamhetens framtida organisation (Ju96/1263). Inom finns dessutom en särskild arbetsgrupp som tillsatts för att utreda samverkan om geografiska informationssystem (REGGIT). Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 SOU 1997: 146 () har ett fastighetstaxeringsregister. I registret registreras de uppgifter som behövs för fastighetstaxeringen. Utbyte av vissa uppgifter sker mellan fastighetstaxeringsregistret och fastighets- datasystemet. Berörda myndigheter har utrett möjlig- heter till en ökad samordning mellan registren, senast i RSV:s PM 1995- 12-06 "Samordning av ADB-system för fastighetstaxering". Behovet av en översyn Myndigheternas obligatoriska uppgiftsinsamling har ökat succesivt allteftersom nya samhällsproblem krävt ny infor- mation. Detta har resulterat i ökade kostnader framför allt för upp- giftslämnarna, men också för användare är kostnaderna för datahante- ringen omfattande. Behovet av en rationell hantering och användning av registerinnehållen har resulterat i flera utredningar och förslag avseende de olika registrens innehåll, organisation och rättsliga förutsättningar. Någon sammanhål- len utredning har däremot inte genomförts utifrån krav och förutsätt- ningar som kan gälla mer generellt för offentliga grunddata. Det har bl.a. fått till följd att sådana frågor har lösts efter hand eller är olösta. Utvecklingen inom informationtekniken har emellertid gett nya möjligheter att rationalisera och effektivisera informationshanteringen och lösa en del av dessa problem. De problem som behöver lösas är av olika karaktär. Vissa problem hänger samman med hur tillgång till registerdata reglerats och för vilka ändamål data får användas samt hur ansvarsfördelningen mellan regis- teransvariga och dataproducenter utformats. Andra problem är framför allt knutna till oklara regler eller avsaknad av regler och ställnings- taganden t.ex. vad gäller prissättning och finansiering, hur data skall göras tillgängliga, vad som är det offentligas uppgift när det gäller en bättre service och tillgänglighet i centrala databaser m.m. Ett exempel är aviseringsregistret, som kommer att fylla höga aktuali- tets-, kvalitets- och säkerhetskrav men bara får användas av myndig- heter. Det kan därför inte användas för det breda tillhandahållande som sker via SPAR trots att SPAR kommer att hämta sina uppgifter från avi- seringsregistret. I aviseringsutredningen bedömdes en samordning av personbanden, riksaviseringsbandet och SPAR vara effektivitets- och kvalitetsbefrämjande. Ett register ansågs också vara bäst från integri- tetssynpunkt. När SPAR inrättades ansågs dock en lösning med ett sär- skilt register för det breda tillhandahållandet vara bäst från integritets- synpunkt. Frågan om samspelet mellan skatteförvaltningens register och verksamheten med SPAR kräver emellertid också en rad andra principi- ella ställningstaganden. Det gäller t.ex. behovet av och formerna för insyn i verksamheten och frågan om skatteförvaltningen bör ägna sig åt SOU 1997: 146 Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 försäljning av personuppgifter och i så fall för vilka ändamål försäljning får ske. Andra frågor som aktualiseras är hur uppgifterna skall göras tillgängliga, vilken service användarna skall få, vilka krav på kvalitet som kan ställas m.m. Finansiering av en ökad service och tillgänglighet utöver vad som behövs för det primära syftet med aviseringsregistret är en annan fråga som behöver belysas innan regeringen tar ställning till PRV har av regeringen bl.a. ålagts att utnyttja informationsteknikens möjligheter till snabb och effektiv informationshantering. PRV:s närings- politiska roll är på väg att förstärkas. Detta har särskilt poängterats i budgetproposition (prop. 1994/95:100 bil.13 s.36). Såväl i bud- getproposition som under riksdagsbehandlingen betonades PRV:s möjlig- heter att ta på sig en tydligare roll som förmedlare av information och kunskap. Utvecklingen av de centrala företagsregistren och PRV:s planer på att utifrån den nya näringspolitiska rollen bygga upp ett företags- register för allmänna behov ställer liknande krav på ställningstaganden och utredningsinsatser. Därutöver måste ställning tas till vilka konsek- venser ett mer serviceinriktat företagsregister vid PRV kan få för SCB:s företagsregister och det för statistikändamål inrättade centrala företagsregistret . Eventuella besparingar och rationaliseringsvins- ter måste belysas liksom effekter för uppgiftslämnare och användare. Gemensamt för utvecklingen av dessa databaser är att vissa frågeställ- ningar måste klargöras dels utifrån allmänna förvaltningspolitiska och organisatoriska utgångspunkter, dels utifrån registrens speciella förut- sättningar. Ett återkommande problem när det gäller att göra centrala register mer tillgängliga och bättre anpassade till användarnas önskemål är ansvarsfördelningen mellan offentligt och enskilt, mellan stat och kommun (jämför t.e.x fastighetsdatasystemet) och mellan myndigheter (jämför t.ex. SCB/PRV/RSV). Den ansvarsfördelning som väljs får bety- delse för registrens legitimitet, kvalitet, service och marknadsföring lik- som för hur de prissätts och finansieras. Det saknas också en generell diskussion kring de centrala basregistrens krav på säkerhet och kvalitet. Vilka kvalitetskrav skall ställas på grund- databaser som används av annan än den registeransvarige och vem skall fastställa dessa krav? Hur sårbara är registren och vilka konsekvenser kan störningar i systemen få för användarna och samhället. Vilka krav skall ställas på registeransvariga? Det är också viktigt att beakta den tekniska utvecklingens betydelse för arkivering. Bestämmelserna om myndigheternas arkiv finns i arkivlagen (1990:782). Lagen innhåller regler om bl.a. arkivbildningen och dess syfte samt arkivvård och gallring. Den snabba tekniska utvecklingen har verk- ligen påverkat informationshanteringen vilket i sin tur genomsyrar arkivhanteringen. Det är viktigt att de syften som anges i arkivlagen kan tillgodoses både på kort och på lång sikt och det är därför nödvändigt att Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 SOU 1997: 146 redan när system planeras beakta en rad arkivaspekter (jämför t.ex. Elektronisk dokumenthantering SOU 1996:40). Utöver behovet av att diskutera och överväga lösningar på de generella och principiella frågorna är det angeläget att utredaren föreslår konkreta åtgärder på de akuta problem som finns hos berörda register. Utred- ningsarbetet måste därför bygga på en begränsad studie med inriktning på problem som rör dubbellagring och upprepat uppgiftslämnande m.m. Såväl producent- som användarperspektivet skall belysas. Med hänsyn till pågående och avslutade utredningar samt redan fattade beslut varierar dock behovet av utredningsinsatser mellan de tre registerområ- dena. De överväganden och ställningstaganden som aktualiseras av direktiven bör också vara av intresse och kunna tjäna som riktlinjer vid övervägan- den om andra viktiga register i samhället av grundläggande karaktär, t.ex. databaser med geografisk information som produceras av Lantmäte- riverket, , geologiska undersökningar, hydrologiska institut, m.fl. Utredaren skall lämna förslag till åtgärder för att öka tillgänglighet till, service och kvalitet hos bl.a. de centrala person-, företags- och fastighets- dataregistren. Utredaren skall även pröva och värdera vad som kan göras för att underlätta uppgiftslämnandet, visa vilken rationaliserings- potential som finns samt vilka samhällsvinster som kan uppnås genom förändrade regler och förutsättningar för de aktuella registren. I sam- manhanget skall integritets-aspekterna beaktas. Utredaren skall med utgångspunkt i en grundlig studie av dataflöden, ansvarsfördelning och pågående utveckling av de centrala person-, före- tags- och fastighetsdataregistren lyfta fram och belysa frågeställningar som kräver särskilda ställningstaganden. Utredaren skall så långt som möjligt beakta de kartläggningar och ställningstaganden som redan gjorts samt klargöra eventuellt ytterligare utredningsbehov. Studien skall omfatta uppgiftslämnarkrav, dataflöden, användningen i myndigheternas sakverksamheter, extern användning, regelverkets upp- byggnad samt övriga förutsättningar av betydelse. I denna del skall även kraven på registren belysas. I detta sammanhang förutsätts en kartlägg- ning av de viktigaste informationsförsörjningsbehoven med anknytning till de centrala person-, företags- och fastighetsdataregistren. Problem som hänger ihop med regelverket, samspelet mellan uppgiftslämnare och producenter, mellan olika medproducenter och mellan registeransvariga och användare skall analyseras. Utredaren skall även tillse att arkiv- lagens regler avseende arkivverksamheten beaktas. SOU 1997: 146 Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 I uppdraget ingår även att i principiella termer *definiera vad som är grunddata som kan utnyttjas utan rättsliga hinder *visa hur uppgiftslämnandet skall effektiviseras *peka på möjligheter att minska samhällets kostnader för offentliga grunddata. Utredaren skall ta fram ett underlag som underlättar ställningstaganden till frågor om ansvarsfördelning, finansiering och prissättning samt kva- litets- och servicekrav. I detta sammanhang är det viktigt att frågorna ges en bred belysning så att de principiella aspekterna kan urskiljas från de specifika ämnesproblemen. Sådana principiella frågor rör t.ex. finansi- ering och prissättning, rättsliga ansvarsförhållanden m.m. även rollfördelning mellan stat, kommun och marknad samt de legitima kraven på insyn och offentlighet. Utredaren skall därvid pröva och vär- dera *gränsen för det offentliga åtagandet i förhållande till privata aktörer, *former för samverkan mellan staten och kommunerna i deras dubbla roller som uppgiftslämnare och användare samt ändamålsenliga former för samverkan mellan berörda myndigheter. Vid denna prövning bör utredaren beakta vad som sagts i propositionen 1995/96:125) Åtgärder för att bredda och utveckla användningen av informationsteknik. Vidare bör de förslag och synpunkter som tagits fram inom ramen för Toppledarforum beaktas. Utredarens slutsatser och överväganden bör kunna tjäna som riktlinjer såväl för förslag rörande de centrala person-, företags- och fastighetsdata- registren som för framtida ställningstaganden avseende andra viktiga register i samhället. Samråd med pågående utredningar/översyner av berörda register förut- sätts. Därutöver bör utredaren beakta arbetet inom (dir. 1995:08) och Förvaltningspolitiska kommissionen (dir. 1995:93) när det gäller generella frågor avseende datahantering och det offentligas roll. Utredaren skall också hålla sig underrättad om de överväganden som andra större registerutredningar kommer fram till. Utredaren skall hålla sig underrättad om annan relevant utrednings- verksamhet i och i EU samt arbeta i nära kontakt med de prak- tiskt verksamma i statlig och och andra som berörs av utredningen. Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 SOU 1997: 146 Utredaren skall särskilt beakta regeringens direktiv om att pröva det offentliga åtagandet (dir. 1994:23). För utredaren gäller vidare regering- ens direktiv till samtliga kommittéer och särskilda utredare om regional- politiska konsekvenser (dir. 1992:50) och jämställdhetspolitiska konsek- venser (dir. 1994:124). Utredaren skall därutöver göra en uppskattning av de samhällsekonomiska konsekvenserna av de förändringar som kan komma att föreslås. Utredningsarbetet skall vara avslutat . SOU 1997: 146 Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43 SOU 1997: 146 SOU 1997: 146 Bilaga: Kommittédirektiv 1996:43