sou · GLB3101 · 1998-01-01 00:00:00 — Persondatalagens bestämmelser om att inte fler personuppgifter får behandlas än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål de insamlats för och att uppgifterna skall vara adek- vata och relevanta i förhållande till samma ändamål gäller även vid behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga och därmed enligt vårt lagförslag jämställd personal. Bestämmelserna om vad som får registreras i ADB-register över totalförsvarspliktiga skall sålunda inte läsas som att dessa uppgifter får införas i sådana regis- ter vare sig det faktiskt behövs eller inte. Det är t.ex. självklart att det behövs fler och andra typer av personuppgifter om den som tas i anspråk med värnplikt än beträffande en person som förekommer i registret endast därför att han eller hon i händelse av krig är tagen i anspråk för en frivilligorganisations räkning. Detta behöver inte understrykas särskilt i lagen. Regeringen bör ha möjlighet att införa ytterligare begränsningar av vilka uppgifter som får registreras En uppställning i lag över vilka personuppgifter som skall få förekomma i ett register måste innehålla vissa generaliseringar för att inte systemet skall bli alltför tungrott. Det kan finnas anledning att göra begränsningar av vilka uppgifter som skall få antecknas i registret, utöver vad som framgår av våra förslag. Som angivits i avsnitt 12.2.2 ovan bör det t.ex. närmare övervägas i vilka fall uppgifter om en person skall få registreras i ADB-register över totalförsvarspliktiga enbart på grund av att han eller hon har viss kompetens. För att undvika missförstånd bör möjligen också vissa uppgifter om den totalförsvarspliktiges intres- sen uttryckligen undantas från vad som får registreras. T.ex. är det olämpligt att medlemsskap i organisationer som inte har ren försvarsanknytning antecknas. (Det torde visserligen följa av att intresset skall ha betydelse för bedömningen av den registrerades användbarhet inom total- försvaret, men det är svårt att undvika att en gråzon uppkommer). Innehållet i föreskrifter av nämnd karaktär kan behöva ändras relativt ofta, t.ex. i takt med att personer med olika typer av specialistkompetens efterfrågas av totalförsvaret. Föreskrifterna bör därför ges i för- ordning. Vi föreslår mot bakgrund av vad som anförts att regeringen i lagen ges rätt att meddela ytterligare begränsningar av vilka uppgifter som får registreras. Att en uppgift får antecknas säger inget om när den skall gallras I detta kapitel har vi endast tagit ställning till när uppgifter om vissa personer får antecknas i ADB-register över totalförsvarspliktiga och vilka uppgifter som då får antecknas. Det är en annan sak att avgöra när uppgifterna skall gallras ur ett sådant register. En del uppgifter be- hövs endast , på grund av att de förlorar sin praktiska betydelse eller därför att de snabbt blir inaktuella och därmed felaktiga, medan andra står sig och behövs i stort sett så länge den registrerade omfattas av totalförsvarsplikten. Gallringsfrågor behandlas nedan i kapitel 13. 12.3 Vem skall få föra in uppgifter i registret? Förslag: Regeringen skall få föreskriva att även annan än får föra in och rätta personuppgifter i ADB-register över totalförsvarspliktiga samt i vilken omfattning. Bakgrund: har planerat för ett papperslöst system där vissa organ inom totalförsvaret skall kunna lägga in uppgifter om sin personal direkt i ADB-register, från egen terminal. Enligt planerna är det i första hand tre olika typer av anteckningar som skall kunna göras på detta sätt: 1.journalanteckningar som under grundutbildningen förs av läkare eller annan sjukvårdsper- sonal vid en utbildningsenhet, 2.utryckningsrapporter med uppgifter om antalet fullgjorda tjänstgöringsdagar, vitsord m.m. som lämnas till från den ansvariga utbildningsenheten efter det att den totalförsvarspliktige fullgjort sin grundutbildning samt 3.anteckningar om att en person tagits i anspråk för ett organs krigsorganisation. Tekniken tillåter i princip att alla som skall lämna uppgifter till register, och som har terminalåtkomst till detta, gör det genom att föra in uppgifterna i registret. Det är sålunda möjligt att anteckningar utöver dem som avses i p. 1-3 ovan kommer att ske på det sättet , om det bedöms lämpligt. Överväganden: lämnas de uppgifter som beskrivits ovan i punkterna 1-3 i hand- lingar som översänds till och där skrivs in i ADB-register av en tjänste- man. En ordning som innebär att de som lämnar uppgifter själva för in dem direkt i registret sparar självfallet tid och arbetskraft. Risken för att uppgifterna blir felaktigt antecknade i registret torde minska eftersom ett led i behandlingen - avskrivning från pappershandlingen till ADB-register på - försvinner. Med det beskrivna systemet följer emellertid vissa säkerhetsrisker. Möjligheterna att direkt påverka innehållet i registret sprids utanför Pliktver- kets lokaler och kontroll. Tillfällena att föra in felaktiga uppgifter i registret kan därmed öka för personer med sådant uppsåt. Effektivitetsskäl talar för att ett system där uppgiftslämnare lämnar uppgifterna genom att själva föra in dem i mottagarens ADB-register skall tillåtas. En förutsättning är emellertid att säkerhet kan garanteras mot att obehöriga personer påverkar registerinnehållet. Sådan säkerhet kan enligt vår uppfattning skapas genom att endast vissa befattningshavare hos uppgifts- lämnaren ges access till registret. Personliga användarkort med koder måste utfärdas och möj- ligheterna för den behörige att föra in uppgifter måste begränsas till den art av uppgifter som vederbörande skall lämna till . Säkerheten vid terminalen hos uppgiftslämnaren måste vara hög, utrustningen bör t.ex. vara inlåst när terminalen är obemannad. måste ta på sig ett ansvar för att utbilda och informera uppgiftslämnarna i säkerhetsfrågor. De säkerhetsmässiga överväganden som bör föregå ett tillstånd för annan att föra in uppgifter i register kan inte göras generellt. Varje organ - eller i vart fall typ av organ (t.ex. Försvarsmaktens utbildningsenheter) - bör prövas för sig. Det är därför lämpligt att överlåta till regeringen att i förordning ange vilka organ, utöver , som skall ha rätt att föra in uppgifter i ADB-register över totalförsvarspliktiga. Av förordningen bör framgå såväl vem som har rätt att föra in uppgifter i registret som vilken art av uppgifter denne har rätt att lämna till på detta sätt. för behandlingen hos uppgifts- lämnarna bör - i likhet med vad som skall gälla för behandlingen hos - ges av Datainspektionen (jfr ovan, avsnitt 11.4). De som medges att föra in personuppgifter i ADB-register bör också ges behörighet att rätta uppgifter som blivit felaktigt antecknade. Däremot bör det vara Plikt- verkets sak att se till att inaktuella uppgifter gallras efterhand. Angående persondataansvaret då annan än för in uppgifter i ADB-register över totalförsvarspliktiga, se ovan avsnitt 11.6. Förslag: skall ha terminalåtkomst till ADB-register över totalförsvarspliktiga. Re- geringen skall få föreskriva att även annan får ha sådan åtkomst samt i vilken omfattning. För att understryka att sekretesslagens bestämmelser måste beaktas innan uppgifter görs tillgängliga för någon utanför , skall det anges i lagen att sekretesslagen är tillämp- lig när det gäller utlämnande av uppgifter om totalförsvarspliktiga. Bakgrund: Den som har terminalåtkomst till ett ADB-register kan, när han eller hon själv bestämmer, ta del av registerinnehållet med hjälp av bildskärm. Åtkomsten kan avse hela re- gistret eller en del av detta. Terminalåtkomst ger i sig inte möjlighet att påverka innehållet i registret. kommuniceras en stor mängd handlingar med personuppgifter om totalförsvarspliktiga och annan personal inom totalförsvaret mellan och enheter inom totalförsvaret. Det finns hos de inblandade en önskan att ersätta utväxlingen av pappershandlingar med datakommunikation. I föregående avsnitt behandlades frågan om möjlighet för dem som skall lämna uppgifter till att göra detta genom att själva föra in dem direkt i register. När det gäller de handlingar som skickas från till de bemanningsansvariga organen (bemanningsansvar= skyldighet att tillse att krigsorganisationen är uppfylld med per- sonal som kan lösa tilldelade uppgifter under höjd beredskap) och till utbildningsenheterna skulle kommunikationen kunna ske genom att mottagarna fick hämta uppgifterna i Plikt- verkets ADB-register över totalförsvarspliktiga via egen terminal. Frivilligorganisationerna rekryterar personal med hjälp. kan på begäran ta fram listor ur sina register på personer som har sådana färdigheter som efterfrå- gas T.ex. kan en lokal bilkår söka personer i ett visst åldersintervall med viss körkortsbehörighet i ett län. Enligt uppgift finns det önskemål från frivilligorganisationerna att få terminalåtkomst till register så att de kan utföra dessa sökningar själva. Överväganden: Av hänsyn till kravet på skydd för den registrerades personliga integritet bör terminalåtkomsten till ADB-register över totalförsvarspliktiga hållas begrän- sad. Direkt åtkomst till registret via terminaler utanför innebär ökade risker för att obehöriga skall komma åt uppgifterna. Av effektivitetsskäl bör dock terminalåtkomst tillåtas i de fall ett verkligt behov därav föreligger, under förutsättning att erforderligt skydd för uppgif- terna kan garanteras. Av stor betydelse vid bedömningen är naturligtvis vilka personuppgifter som användaren skall kunna få tillgång till från sin terminal. Det är självklart att skall ha full terminalåtkomst till egna ADB-register. Att handläggarna på endast skall kunna ta del av sådana uppgifter som är relevanta för deras respektive verksamhetsområden är självklart och behöver inte uttryckas i lag. Ansvaret i denna del vilar på ledning och skulle särskilda föreskrifter anses nödvändiga kan de med fördel meddelas av Datainspektionen (se ovan, avsnitt 8.4.5 och 11.4). Vid övervä- gande av vilken personal inom som skall få ta del av olika personuppgifter har verket att beakta att sekretess också kan gälla mellan olika verksamhetsgrenar inom myndig- heten, om verksamhetsgrenarna är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra (se 1 kap. 3 § andra stycket sekretesslagen). Bemanningsansvariga myndigheter och organ bör ha terminalåtkomst till uppgifter om den egna personalen. Detsamma gäller de myndigheter och andra organ som genomför utbild- ning av totalförsvarspliktiga, såvitt avser dem som antagits till utbildningen. Effektiviteten torde främjas avsevärt om t.ex. utbildande förband inom Försvarsmakten kan ta del av de uppgifter de behöver om de inryckande via terminal i stället för att hålla egna pappersarkiv med handlingar, som skall återställas till efter grundutbildningen. De personupp- gifter de bemanningsansvariga organen behöver om sin egen personal är relativt få och som regel inte av känslig karaktär för den registrerade. Det torde vara en fördel för de bemannings- ansvariga om de kan få relevant information kontinuerligt uppdaterad och till- gänglig via terminal. Inom de bemannings- och utbildningsansvariga enheterna bör skyddet för personuppgifter kunna hållas på en hög nivå. Det kan ifrågasättas om det är nödvändigt att frivilligorganisationerna i sin rekryterings- verksamhet har direkt åtkomst till ADB-register över totalförsvarspliktiga. Infö- randet av ett sådant system skulle utan tvivel innebära en effektivitetsvinst för såväl berörda organisationer som för . Till skillnad mot vad som gäller för utbildningsenheter och bemanningsansvariga organ inom totalförsvaret är det här fråga om ett fritt sökande bland personer som inte har någon naturlig anknytning till den som utför sökningen. Det torde också, generellt sett, vara svårare att upprätthålla och kontrollera säkerheten vid terminalerna hos frivilligorganisationerna. De personuppgifter som, med hänsyn till bestämmelser om se- kretess, kan lämnas ut till frivilligorganisationerna för rekryteringsändamål är emellertid inte av känslig natur. Med en mycket stark begränsning av de sökbegrepp som får användas (se nästa avsnitt) och säkerhetsåtgärder i form av krypterad överföring av information, tekniska hinder för åtkomst av fler uppgifter än dem som är relevanta m.m., torde ett visst utrymme kunna ges åt frivilligorganisationerna att med terminalåtkomst använda register i sin rekryteringsverksamhet. Om över hälso- och sjukvårdspersonal (INTEGER) skall integre- ras med ADB-register över totalförsvarspliktiga behöver och andra berörda bl.a. sjukvårdshuvudmännen och civilbefälhavarna terminalåtkomst till dessa uppgifter. Sammanfattningsvis är det många utanför som är betjänta av terminalåtkomst till ADB-register över totalförsvarspliktiga. Enligt vår bedömning måste det övervägas från fall till fall vilka uppgifter var och en av de nu uppräknade skall få ta del av via egen bildskärm. Bestämmelserna om terminalåtkomst måste i praktiken vara relativt detaljerade och det är inte uteslutet att de behöver ändras med relativt täta mellanrum. Terminalåtkomsten regleras där- för lämpligen i förordningsform. Vi föreslår att regeringen ges möjlighet att bestämma i vilken omfattning andra än skall ha terminalåtkomst till ADB-register över totalförsvarspliktiga. Det är viktigt att framhålla att en föreskrift om terminalåtkomst inte bryter reglerna om sekretess. En första förutsättning för att någon skall ha rätt att ta del av personuppgifter om totalförsvarspliktiga eller andra personer i register är att uppgifterna inte är sekre- tessbelagda i förhållande till den som vill ha ut dem. Först därefter kan det övervägas hur uppgifterna lämpligast kan överbringas. För att klargöra detta förhållande bör det föras in en bestämmelse i lagen om behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga med erinran om att sekretesslagen är tillämplig när det gäller utlämnande av uppgifter om totalförsvarspliktiga. Frågor om sekretess för personuppgifter om totalförsvarspliktiga hos och an- dra inblandade behandlas i kap. 14, nedan. Förslag: Det skall vara förbjudet att som sökbegrepp använda vissa personuppgifter som en- samma eller tillsammans med andra kan bedömas som känsliga från den enskildes synpunkt när det inte behövs för verksamhet. De förbjudna sökbegreppen räknas upp i lagen om behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga. Förbudet skall emellertid inte gälla då sökbegreppen behöver användas för åtkomst av uppgifter för forskning eller statistik, för Datainspektionens tillsyn eller för uppföljning och utvärdering av verksamhet. Personuppgifter om närstående till en registrerad totalförsvarspliktig och om vem som handlagt ärende, fattat beslut eller gjort journalanteckning rörande en totalförsvarspliktig, skall endast få eftersökas med hjälp av den totalförsvarspliktiges personnummer. Detsamma skall gälla vid eftersökning av uppgifter som antecknats i registret därför att de åberopats av den totalförsvarspliktige. Regeringen skall ha möjlighet att föreskriva ytterligare begränsningar av de sökbegrepp som får användas. Utan hinder av meddelade förbud skall nödvändiga sökbegrepp alltid få användas det behövs för rättelse eller för att avhjälpa fel som uppkommit till följd av brister i ett dataprogram. Bakgrund: Olika ord och beteckningar används som sökbegrepp för att ta fram enstaka uppgifter eller sammanställningar av uppgifter ur ADB-register. Vilka sökbegrepp som får an- vändas för att ta fram uppgifter ur personregister hos en myndighet har betydelse för frågan om vad som är att anse som allmänna handlingar i registret och vad som därmed kan bli tillgängligt för utomstående. Föreligger förbud för myndigheten att använda vissa sökbegrepp för egen räkning innebär detta också att sammanställningar som grundas på sådana sökbegrepp inte utgör allmänna handlingar eftersom sådana upptagningar inte anses förvarade hos myn- digheten (2 kap 3 § 2 st. TF. Se ovan, avsnitt 4.3.2). Begränsningar av sökbegrepp utgör ett skydd för den registrerades personliga integritet på så sätt att vare sig den registerförande myndigheten eller utomstående tillåts ta del av uppgiftssammanställningar som i och för sig är tekniskt möjliga men inte motiverade för myndighetens egen verksamhet. förslag till ändringar i tryckfrihetsförordningen innebär ingen för- ändring i detta avseende. Överväganden: ADB-register över totalförsvarspliktiga kan användas till att ta fram sammanställningar av de mest skilda slag. Det är t.ex. möjligt att ta fram listor över personer med viss sjukdom, som dömts för brott eller som har nedsatt psykisk funktionsför- måga. Sådana sammanställningar saknar intresse för . Möjligheterna att använda registret på detta sätt bör begränsas. Utgångspunkten är härvid att endast sammanställningar eller upptagningar som är befogade i verksamhet bör vara tillåtna. Förenklat uttryckt behöver i första hand använda sökbegrepp av två slag (förutom person- nummer då uppgifter om en bestämd individ skall tas fram). Det rör sig dels om uppgifter om de registrerades utbildning, kunskaper, färdigheter, vitsord och liknande, för att krigsorganisationens behov av kompetent personal skall kunna tillgodoses på ett effektivt sätt, dels om uppgifter om innehållet i formella beslut om inskrivning och krigsplacering eller annat ianspråktagande av den registrerade, för redovisning av vilken personal olika enheter förfogar över eller utbildar vid olika tillfällen. behöver emellertid inte kunna söka på upp- gifter avseende resultat från prov som genomförs vid mönstring eller annan motsvarande ut- redning eftersom en sökning på innehållet i inskrivningsbeslutet visar vilka individer som be- dömts som lämpliga för viss befattning. Om enskilda provresultat skulle vara relevanta kan de tas fram genom att personnumren på dessa individer används som sökbegrepp. Utöver vad som nämnts behöver vissa uppgifter om adresser, (för reseplanering m.m.), och om anställ- ning (för hälso- och sjukvårdspersonalen i INTEGER) kunna användas som sökbegrepp i be- gränsad omfattning. Med hänsyn till att ADB-register över totalförsvarspliktiga är mycket omfattande går det knappast att i en lagtext exakt ange vilka sökbegrepp som skall få användas. Det viktiga är att de uppgifter som enskilt eller tillsammans med andra kan anses som känsliga från den registrerades synpunkt, förbjuds som sökbegrepp i den utsträckning användningen inte är nödvändig. Mot bakgrund av vad som anförts föreslås följande uppgifter omfattas av ett sådant förbud (Jfr uppställningen över tillåtet registerinnehåll i avsnitt 12.2.3, ovan). Uppgifter om hinder för mönstring eller motsvarande utredning, för utbildning eller för krigsplacering eller annat ianspråktagande av den registrerade. Uppgifter om boende- eller familjeförhållanden eller om försörjning. Uppgifter om resultat från kunskapsprov eller anlagstester som utförts vid mönstring eller motsvarande utredning. Uppgifter om fysisk och psykisk hälsa och förmåga. Uppgifter om medborgarskap. Uppgifter som rör ansvar för brott. Uppgifter om säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen. I lagtexten kan förbudet mot användande av dessa sökbegrepp utformas som en hänvisning till den bestämmelse som anger vilka uppgifter som får registreras. Undantag från förbuden att använda de uppräknade sökbegreppen bör göras för de fall sökbegreppen behöver användas vid Datainspektionens tillsyn eller vid uppföljning och utvärdering av verksamhet. register är unikt såtillvida att det innehåller uppgifter om en stor del av be- folkningens hälsotillstånd och det utgör bl.a. därför ett mycket viktigt underlag för forskningen. Ytterligare undantag från förbuden mot att använda de uppräknade sökbegreppen bör därför göras för forskningens behov och för framställning av statistik. Vad gäller användning för statistikändamål skall det framhållas att absolut sekretess gäller för uppgifter om enskildas personliga och ekonomiska förhållanden hos statistikmyndigheten (9 kap. 4 § sekretesslagen). Vissa uppgifter saknar rimligen intresse också för forskningen och för egen uppföljning och utvärdering. Det gäller uppgifter om närstående till de totalförsvarspliktiga och om vilka som fattat beslut, handlagt ärende eller gjort journalanteckning rörande de totalförsvarspliktiga. För åtkomst till dessa uppgifter bör sökbegreppen vara begränsade till de totalförsvarspliktigas personnummer. Något skäl till att kunna söka efter de nu nämnda upp- gifterna på annat sätt finns i princip inte. Också uppgifter som antecknats enbart därför att de åberopats av den registrerade totalförsvarspliktige bör vara skyddade på det sättet att de en- dast kan eftersökas med hjälp av den registrerades personnummer. Här kan det finnas person- uppgifter av mycket känslig natur för den registrerade samt även uppgifter om andra personer än honom eller henne själv. De nu aktuella uppgifterna behöver såvitt vi kan bedöma inte heller kunna användas som sökbegrepp vid Datainspektionens tillsyn. Generella undantag från samtliga förbud att använda vissa sökbegrepp bör gälla då sök- begreppen behövs för rättelse av uppgift eller för åtgärdande av programfel. Det går inte att på förhand avgöra vilka sökbegrepp som måste användas vid den här typen av nödvändiga korrigeringsåtgärder. I likhet med vad vi föreslagit beträffande bestämningen av innehållet i ADB- register över totalförsvarspliktiga, bör regeringen ges möjlighet att ytterligare begränsa de sök- begrepp som får användas. Bedömning: Någon föreskrift om förbud mot sambearbetning av uppgifter i ADB- register över totalförsvarspliktiga med uppgifter i andra ADB-register är inte påkallad. Bakgrund: Sambearbetning (maskinell samkörning) av uppgifter från två ADB-register innebär i praktiken att ett nytt register upprättas. Av det skälet behövs enligt gällande rätt formellt tillstånd alternativt författningsstöd för sambearbetning. Integritetsskyddsaspekter kan motivera att sambearbetning inte bör tillåtas. Förslaget till persondatalag bygger på ett tillståndslöst system och sambearbetning är så- lunda tillåten så länge behandlingen är förenlig med de ändamål som angavs då respektive uppgifter samlades in och i övrigt håller sig inom de ramar persondatalagen anger bl.a. om nödvändighet och relevans. Överväganden: Vårt lagförslag bygger på förslaget till persondatalag och sålunda behövs ingen bestämmelse som ger tillstånd till att sambearbeta uppgifter i sitt ADB-regis- ter över totalförsvarspliktiga med uppgifter från andra ADB-register, för att en sådan åtgärd skall få vidtas. Vi gör vidare den bedömningen att den registrerade erhåller ett tillräckligt integritetsskydd genom persondatalagens bestämmelser om att personuppgifterna skall be- handlas ändamålsenligt. I och med att ändamålen med behandling av uppgifterna finns angivna har den registrerade också viss möjlighet att förutse hur uppgifterna kommer att användas. Någon bestämmelse om förbud mot sambearbetning är därför inte motiverad. Det skall påpekas att uppräkningen av vilka personuppgifter som får antecknas i ADB- registret över totalförsvarspliktiga begränsar möjligheterna att samköra registeruppgifter ge- nom att ta in nya uppgifter i det registret. 12.7 Utlämnande av uppgifter på ADB-medium Bedömning: Förbud mot utlämnande av uppgifter på ADB-medium är inte motiverat. Bakgrund: Bestämmelser om sekretess hindrar att uppgifter lämnas ut från till Om inte annat följer av särskilda bestämmelser väljer i vilken form uppgifterna skall tillhandahållas dem, som har rätt att få del av dessa (Jfr avsnitt 12.4 om terminalåtkomst, ovan). Nuvarande bestämmelse i 7 kap. 16 § sekretesslagen stadgar sekretess för personuppgifter i personregister som avses i datalagen om det kan antas att utlämnande skulle medföra att uppgiften används för automatisk databehandling i strid mot datalagen. Bestämmelsen innebär i praktiken att ett utlämnande på ADB-medium kräver att mottagaren har tillstånd av Datainspektionen eller författningsstöd för att föra ett personregister med de uppgifter som lämnas ut.