sou · GLB3101 · 1998-01-01 00:00:00 — Till skillnad från vad datalagen föreskriver kräver persondatalagen, enligt föreliggande förslag, inte tillstånd för behandling inklusive registrering av person- uppgifter. Den nämnda bestämmelsen i sekretesslagen (som av föreslås ändrad till att avse situationer då ett utlämnande kan antas medföra att uppgiften behandlas i strid med persondatalagen) kommer därmed inte längre att hindra utlämnande på ADB-me- dium. har dessutom föreslagit en ändring i tryckfrihetsförordningen som innebär att den som begär det har rätt att mot en fastställd avgift i utskrift, kopia eller elektro- nisk form få ut en handling eller uppgifter ur en databas, allt till den del uppgifterna får lämnas ut. Enligt gällande rätt är en myndighet inte skyldig att lämna ut upptagning för ADB i annan form än utskrift (2 kap. 13 § TF). Överväganden: Som framgår av vad som anförts kommer det efter persondatalagens ikraftträdande inte att krävas någon särskild bestämmelse för att en mottagare som så önskar skall kunna få uppgifter från ADB-register över totalförsvarspliktiga på ADB- medium. Utgångspunkten är inte längre att tillstånd att föra ett register behövs för mottagaren i dessa situationer utan möjligen i stället att är skyldigt att lämna ut uppgifterna på ADB-medium om så begärs. motiverar sitt förslag till ändring av den berörda bestämmelsen om formerna för utlämnande i tryckfrihetsförordningen på följande sätt (, av- snitt 18.6.1): Bestämmelsen om att upptagningar inte behöver tillhandahållas i annan form än utskrift infördes med datalagen. Som tidigare nämnts var syftet med bestämmelsen att und- vika otillbörliga intrång i den personliga integriteten. Man befarade nämligen att uppgifterna kunde bli föremål för vidare behandling i strid mot datalagens bestämmelser. Offentlighets- och sekretesslagstiftningskommitténs förslag som låg till grund för bestämmelsen mötte kritik redan på den tiden. En rad remissinstanser ansåg bl.a. att det med hänsyn till den tekniska utvecklingen borde te sig alltmer naturligt och praktiskt att låta offentlighetsprincipen in- rymma också direkt tillgång till datamedier. Det framhölls även från vissa att den föreslagna spärren var bristfällig, eftersom man med hjälp av optisk läsning (skanning) skulle kunna bygga upp sådana dataregister enbart med hjälp av utskrifter av upptagningar som myndighe- terna är skyldiga att lämna ut. Vi anser att tiden nu är mogen att lämna pappershanteringen även när det handlar om att lämna ut uppgifter enligt offentlighetsprincipen. Myndigheterna bör i princip ha en skyldighet att, inte bara visa utan även, lämna ut allmänna handlingar och andra uppgifter i elektronisk form. Det bör vara upp till den enskilde beställaren att välja i vilken form han vill ha uppgif- terna. Vi utgår i våra förslag ifrån att förslag till persondatalag kommer att antas av utan omfattande förändringar. Den slutsatsen bygger vi i huvudsak på att EG-direktivet om personuppgifter är utformat på det sättet att möjligheter till nationella avvi- kelser är begränsade. Med Datalagskommitténs förslag till ändring av bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen i nu aktuell del förhåller det sig annorlunda. Den skyldighet som föreslås för myndigheter att lämna ut uppgifter i elektronisk form följer inte av vårt medlem- skap i EU eller av andra internationella åtaganden. Det är därför svårare att förutse hur ett sådant förslag kommer att emottas av lagstiftaren. Vi delar dock den uppfattning som redovisar att den som vill ha uppgifter på ADB-medium och som förfogar över rätt utrustning är oförhindrad att genom sk. skanning föra över innehållet i de pappershandlingar han eller hon med laga stöd utfått från en myndighet, till en hårddisk eller en diskett. Sammantaget anser vi att en bestämmelse som begränsar möjligheterna till utlämnande av uppgifter på ADB-medium i princip inte fyller någon funktion. Det legala skydd den enskilde erhåller genom att personuppgifter med mer eller mindre känsligt innehåll är sekretessbelagda och genom persondatalagens bestämmelser om när och hur personuppgifter får behandlas får anses utgöra ett tillräckligt skydd. Vi föreslår med hänsyn till vad som anförts, och med beaktande av den ändring föreslagit av tryckfrihetsförordningens bestäm- melse om i vilken form uppgifter skall lämnas ut av myndigheter, inte någon bestämmelse som begränsar möjligheterna att lämna ut uppgifter på ADB-medium. 13 Arkivering och gallring Förslag: En personuppgift i ADB-register över totalförsvarspliktiga skall gallras så snart den inte behövs för de ändamål den insamlats för av och senast vid utgången av det kalenderår den registrerade totalförsvarspliktige fyller om inte han eller hon även därefter har en uppgift inom totalförsvaret vid höjd beredskap. Regeringen skall få föreskriva för gallring. Undantag från gallringsskyldigheten skall få göras genom föreskrifter av regeringen eller av den myndighet som regeringen bestämmer beträffande personuppgifter som skall bevaras för forskningens behov. Sådana uppgifter skall avföras från registret när skyldigheten att gallra annars inträtt. Bedömning: Särskilda föreskrifter för journalhandlingar som enligt patientjournallagen (1985:562) skall bevaras viss minsta tid behövs ej. Bakgrund: Enligt 9 § första stycket i) i förslaget till persondatalag skall den persondata- ansvarige tillse att personuppgifter inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Därefter måste personuppgifterna avidentifieras eller för- störas (, avsnitt 12.4.5). Enligt en uttrycklig bestämmelse i 8 § andra stycket i förslaget till persondatalag hindrar dock inte övriga bestämmelser i lagen att en myndighet arkiverar eller bevarar sina allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. har motiverat denna bestämmelse med att de ändamål som myndighetsarkiven skall tjäna kan hänföras till vad som i EG-direktivet om personuppgifter kallas historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål. Sådana ändamål skall inte anses oförenliga med de ändamål för vilka uppgifterna insamlades och behandling som tjänar dem är i princip alltid tillåten. (Se avsnitt 6.5 ovan och , avsnitt 9.4). anför bl.a. att om en myndighets primära hantering av uppgifterna är tillåten, kan det inte anses oförenligt med den primära hanteringen att bevara uppgifterna. Arkivlagen och de bestämmelser i övrigt som reglerar myndigheternas bevarande av allmänna handlingar behöver därför i princip inte ändras på grund av att EG-direktivet om personuppgifter implementeras i svensk rätt. föreslår dock att begreppet allmän handling ersätts med allmän uppgift i arkivlagen samt att uppgifter i handlingar och databaser skall ses som en del av myndighetens arkiv så snart uppgifterna är att anse som allmänna enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen (se , avsnitt 22.1). Arkivlagen föreskriver som huvudregel att allmänna handlingar skall bevaras. För person- uppgifter i register som regleras av särskilda registerförfattningar är principen som regel i stället den omvända, nämligen att uppgifterna skall gallras efter en bestämd tid om det inte finns någon uttrycklig bestämmelse i den särskilda författningen, eller i bestämmelse som är meddelad med stöd av denna, att uppgiften skall bevaras. (Se ovan avsnitt 4.5 och prop. 1989/ 90:72 s 50 ff). Principen med gallring som huvudregel för personuppgifter i ADB-register före- stavas av integritetsskäl. För journalhandlingar finns särskilda bestämmelser i patientjournallagen (1985:562). Med journalhandlingar avses de anteckningar som görs och de handlingar som upprättas eller in- kommer i samband med vård (med vård avses även undersökning och behandling) och som innehåller uppgifter om patientens hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden och om vårdåtgärder. Som journalhandling anses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel, dvs. även uppgifter lagrade på datamedium. I patientjournallagen finns bestämmelser om patientjournalers utformning och innehåll, skyldighet för viss hälso- och sjukvårdspersonal att föra journal och om bevarande av journalhandlingar m.m. Vad innebär gallring? är det möjligt för en myndighet att bevara uppgifter från ett ADB-register även när tidpunkten för gallring av uppgifterna är passerad. Föreskrifter om att uppgifter skall gallras hindrar nämligen inte att de först förs över på ett annat medium och lagras på annat ställe än i registret av myndigheten. Att uppgifterna (handlingarna, enligt nuvarande lydelse av arkivlagen) skall gallras innebär visserligen att de skall förstöras (se t.ex. prop. 1989/ 90:72 s. 39). Förstöring behöver dock inte betyda att uppgiften utplånas fysiskt så att den inte kan återfinnas. Enligt 2 kap. 1 § föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1) räknas som förstöring av handlingar/uppgifter även över- förande till annan databärare (fysiskt underlag för handlingar/uppgifter) om överföringen medför förlust av möjliga informationssammanställningar förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheten att fastställa informationens autencitet. Personuppgifter i ett ADB-register kan sålunda anses förstörda (gallrade) om de förs över till mikrofilm innan datamediet (t.ex. en diskett) raderas eller utplånas, om möjligheter till informationssammanställningar eller att söka i materialet gått förlorade i och med överfö- ringen. Vi anser inte att det är vår sak att ta ställning till om en ordning som den beskrivna är tillfredsställande. Vi kan bara konstatera att definitionen av gallring (förstöring) är ägnad att skapa viss förvirring. Vi använder inte gallringsbegreppet i någon annan betydelse än den som redovisats vilket är viktigt att påpeka inför den fortsatta framställningen. Det väsentliga är enligt vår mening att särskilda bestämmelser finns som anger hur länge olika personuppgifter får finnas kvar i ADB-register över totalförsvarspliktiga. En föreskrift om att en uppgift skall gallras innebär alltid att den skall tas bort från registret. För uppgifter som inte registrerats krävs inga särskilda bestämmelser För personuppgifter som behandlar utan att registrera dem i ADB-register över totalförsvarspliktiga, krävs enligt vår bedömning inga särskilda bestämmelser om gallring. Här är arkivlagens huvudregel om att handlingarna skall bevaras och de möjligheter arkiv- myndigheten () har att lämna föreskrifter tillräckliga. Huvudregeln skall vara gallring för uppgifter i registret Vi delar den uppfattning som uttrycks i prop. 1989/90:72 s 50 ff, om att integritetsskyddet motiverar en i förhållande till arkivlagen omvänd gallringsprincip för ADB-register med person- uppgifter. För personuppgifter i ADB-register över totalförsvarspliktiga bör ut- gångspunkten därför vara att uppgifterna skall gallras efter en bestämd tid. Behovet av uppgif- terna för de ändamål som samlade in dem för, bör vara vägledande vid bedöm- ningen av hur länge uppgifterna skall bevaras i registret. Det finns som regel inte skäl att hålla uppgifterna ordnade i register, med de sökmöjligheter och möjligheter till att ta fram olika sammanställningar av uppgifter som detta innebär, när detta inte längre behövs för de ända- mål för vilka registren skapats. När uppgifterna inte längre behövs för något av dessa ändamål så skall de därför gallras, om inte särskilda skäl talar för att de skall bevaras. De uppgifter samlar in och registrerar är av skilda slag. En del av dem förlorar mycket snabbt i värde medan andra behövs under hela den tid den registrerade är totalförsvarspliktig. En stor del av underlaget från mönstringen (eller motsvarande undersökning) torde t.ex. vara ointres- sant med hänsyn till de angivna ändamålen efter det att grundutbildningen genomförts. Upp- gifter om vilken utbildning den totalförsvarspliktige erhållit och vilka färdigheter han därvid förvärvat är däremot intressanta . Det är svårt att avgöra när en viss uppgift förlorar sin relevans. Vi föreslår att den yttersta gränsen för ett bevarande i över totalförsvarspliktiga anges i lagen, vilket kan uttryckas så att en uppgift skall gallras så snart den inte längre behövs för något av de ändamål som den insamlats för och som framgår av lagen. Uppgifterna skall därvid som huvudregel gallras senast vid utgången av det kalen- derår den registrerade totalförsvarspliktige fyller (dvs. senast då totalförsvarsplikten upphör). I vissa fall kan det förekomma att personer har uppgifter att fylla inom totalförsvaret även efter det att totalförsvarsplikten upphört för deras del. T.ex. kan medlemmar i frivilligorganisationer kvarstå som medlemmar efter det att de fyllt och därvid också behålla sina krigsuppgifter inom organisationen. De som skall ställa egendom till förfogande vid höjd beredskap, de som ingår som ledamöter i värderingsnämnder och vissa andra perso- ner med mer eller mindre särpräglade uppgifter, är skyldiga att utföra sina åligganden oavsett om de är över eller . Som utvecklats i avsnitt 10.2 jämställs dessa personer med totalförsvarspliktiga i vårt lagförslag. I gallringsbestämmelsen behövs därmed också ett un- dantag från sjuttioårsgränsen för dem som även därefter har en uppgift vid höjd beredskap. Uppgifter om närstående och andra personer beträffande vilka uppgifter antecknats i re- gistret som personuppgifter hänförliga till en viss registrerad totalförsvarspliktig, skall natur- ligtvis inte kvarstå i registret längre än uppgiften behövs som informationsunderlag om den totalförsvarspliktige. Detta bör framgå av lagtexten. Det bör ankomma på regeringen ge närmare föreskrifter om när olika personuppgifter skall gallras. Undantag från gallringsskyldighet skall göras för forskningens behov Många av de personuppgifter registrerar har ett mycket stort värde för forskningen. Uppgifterna innehåller allsidig information beträffande en stor del av befolkningen företrä- desvis män vid en viss ålder. Samma slag av uppgifter insamlas år och förändringar av t.ex. folkhälsan kan härigenom kontinuerligt följas. Det är lätt att inse att undantag från skyldigheten att gallra uppgifter bör göras med hänsyn till forskningen. Ett sådant undantag medför att uppgifterna inte behöver överföras till annan databärare med någon typ av informationsförlust som följd, vilket torde vara en stor fördel för forskningen. Avgörandet av vilka uppgifter som skall bevaras med hänsyn till forskningens behov bör överlåtas till Riksar- kivet (jfr prop. 1989/90:72 s. 52). Det torde vara såväl nödvändigt som tillräckligt att i lagtexten ange att regeringen äger föreskriva undantag från gallringsplikten för forskningens behov. för myn- digheter faller under regeringens sk. restkompetens (se avsnitt 9.2.2, ovan). I och med att enligt vårt förslag går in och ger föreskrifter om gallring, måste kompetensen återföras genom att det i lagen anges att regeringen får föreskriva för gallring än vad som följer av lagen. Regeringen kan därefter utan särskilt bemyndigande i förord- ning överlåta åt myndighet () att meddela bestämmelser i ämnet, enligt 8 kap. 13 § tredje stycket regeringsformen. Det skall påpekas att sådana uppgifter som enligt förslaget till persondatalag betecknas som känsliga, får behandlas för forskningsändamål om behandlingen är nödvändig och sam- hällsintresset av att projektet genomförs klart väger över den risk för otillbörligt intrång i enskildas personliga integritet som projektet kan innebära (se 19 § i förslaget till persondatalag). En del av de uppgifter som registrerar omfattas av bestämmelserna i patientjournal- lagen (1985:562). Det gäller t.ex. journalanteckningar som förs av hälso- och sjukvårdsperso- nal vid totalförsvarets utbildningsenheter. För journalhandlingar föreskrivs en minsta bevarande- tid efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen (8 §). Regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att vissa slags journalhandlingar skall bevaras . I övrigt gäller såvitt avser de journalhandlingar som utgör allmän handling arkivlagens bestämmelser och de bestämmelser som utfärdats med stöd av den lagen. Kraven på vissa minimitider för bevarandet av journalhandlingar motiveras av säkerhe- ten och rättssäkerheten i vården (se prop. 1984/85:189). De ovan föreslagna gallringsföreskrifterna i lagen om behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga hindrar inte en tillämpning av patientjournallagens bestämmelser om minsta tid för bevarande av journalhandlingar. Innan en journalhandling gallras ur ett ADB-register över totalförsvarspliktiga kan den tas ut i utskrift och bevaras på annat ställe än i registret. Någon särskild bestämmelse som gör undantag från gallringsplikten för journalhandlingar är därför inte nödvändig. Förvaring av handlingar undantagna från gallring Enligt arkivlagen (1990:782) svarar varje myndighet för vården av sitt arkiv (4 §) Normalt innebär ett överlämnande av en myndighets arkivmaterial till en arkivmyndighet en viss för- stärkning av skyddet för uppgifterna. Föreskrifter om att sådana uppgifter som är undantagna från gallringsplikt skall överlämnas till arkivmyndighet är därför inte sällsynta i särskilda registerförfattningar. uppgift är koncentrerad på förvaring och den myn- digheten har också normalt andra resurser för en effektiv och säker lagring av uppgifter som inte skall behandlas i det dagliga arbetet. bevaras läkarhandlingar (journal- handlingar) som i praktiken utgör det centrala materialet för forskningens behov genom att uppgifterna (som finns på papper) kopieras (mikrofilmas) och förs över till det av Plikt- verket förda Centrala läkarhandlingsarkivet (CLA). I CLA finns journalhandlingar för dem som är födda åren 19461976 medan (del av ) förvarar journal- handlingar för dem som är födda . Att hålla de mest aktuella delarna av arkivet är förenat med ett relativt omfattande arbete med att svara på frågor från allmänheten, försäkringskassor och försäkringsbolag m.fl. har med föreskrifter i bakgrunden byggt upp en organisation och ett kunnande för att klara denna uppgift. Vi ser ingen anledning att ändra på detta förhållande. Det skall påpekas att har möjlighet att föreskriva att statliga myndigheter skall överlämna sina arkiv helt eller i vissa delar till annan myndighet eller till arkivmyndighet (9 § arkivlagen). Det finns alltså möjlighet för att ta över hela CLA, och andra uppgifter som skall sparas, om en sådan åtgärd skulle anses lämplig. Även om uppgifterna skall finnas kvar hos saknas det skäl för att låta uppgifter som bevarats enbart för forskningens behov kvarstå i ADB-register över totalförsvarspliktiga. Vi föreslår därför en bestämmelse som anger att detta material skall avföras, dvs. tas bort, från registret. En tillämpning av vårt förslag, jämte föreskrifter om vad som avses med gallring (förstöring) ger följande resultat: Uppgifter som skall gallras skall för gallringen utplånas ur registret. En föreskrift om gallring hindrar dock inte att uppgiften mikrofilmas, skrivs ut på papper eller sparas på annat sätt av myndigheten (under förutsättningen att överföringen till den andra databäraren medfört förlust av sökmöjligheter eller annan förlust som nämns i definition av förstöring). Uppgifter som bestämt skall sparas för forskningens behov, behöver inte gallras (dvs. behöver inte förstöras) men skall avföras från över totalförsvarspliktiga. Eftersom gallring inte är föreskriven kan uppgifterna föras över till ett annat ADB-register utan att möjligheterna att söka bland uppgifterna eller göra sammanställningar reduceras. Uppgifter som skall gallras men ändå bevaras av hänsyn till bestämmelserna i patientjournal- lagen, skall före gallringen överföras till annan databärare för lagring på annat ställe än i ADB- registret över totalförsvarspliktiga. Sekretesslagstiftningen måste genomgående beaktas vid tillämpningen av särskilda registerförfattningar. Terminalåtkomst, utlämnande på ADB-medium m.fl. bestämmelser som ger mottagare möjlighet att ta del av registerinnehåll på ett visst sätt begränsas alltid av gäl- lande föreskrifter om sekretess. För att undvika missförstånd har vi därför föreslagit en ut- trycklig bestämmelse med erinran om att sekretesslagen är tillämplig när det gäller utlämnande av uppgifter om totalförsvarspliktiga (se avsnitt 12.4). Uppgifter om totalförsvarspliktiga skall kunna överlämnas mellan de myndigheter och andra inblandade som behöver ta del av dem för att totalförsvarets och den registrerades behov skall kunna tillgodoses. Uppgifterna är till stor del av känslig karaktär och det framstår som angeläget att ett sekretesskydd finns mot obehöriga utomstående. Kort sammanfattat bör reglerna vara utformade så att sekretessen inte hindrar dem som behöver uppgifterna från att ta del av dessa medan den skall utgöra ett effektivt legalt skydd mot att uppgifterna hamnar i orätta händer. I avsnitt 4.3 ovan lämnas en redogörelse för gällande sekretessbestämmelser. 14.2Pliktverkets möjligheter att ta del av sekretessbelagda personuppgifter från andra myndigheter Förslag: De organisatoriska enheter där grundutbildning för värnplikt eller civilplikt genom- förs skall, senast då den totalförsvarspliktige rycker ut, lämna journalhandlingar som upprät- tats under utbildningen till . Bakgrund: De uppgifter som lämnas till från andra myndigheter är inte sällan sekretessbelagda hos dessa. Av den anledningen finns en katalog av sekretessbrytande bestämmelser föreskrifter om uppgiftsskyldighet (se ovan, avsnitt 4.3.8) i 3 kap. för- ordningen om totalförsvarsplikt. Under utredningsarbetet har det uppmärksammats att någon särskild föreskrift som gör det möjligt för att lämna uppgifter om förtids- pensioner till utan att företa skadeprövning inte finns. Förhållandet är detsamma vad gäller utlämnande till av de journalanteckningar som gjorts på utbildningsenhete- rna under grundutbildningen. Överväganden: behöver uppgifter om huruvida någon av dem som skall kallas till mönstring eller andra utredningar för fastställande av totalförsvarsplikten är förtidspensione- rad. Förtidspension innebär som regel hinder för tjänstgöring och det är en fördel för såväl som den enskilde om förhållandet uppmärksammas innan kallelse till t.ex. mönst- ring utfärdas. Enligt 7 kap. 7 § sekretesslagen gäller sekretess hos i ärende enligt lagstiftningen om allmän försäkring för uppgift om någons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon honom närstå- ende lider men om uppgiften röjs. Eftersom sekretessbrytande bestämmelser saknas innebär detta stadgande att i princip har att göra en skadeprövning varje gång begär att få sådana uppgifter. Detta är inte en tillfredsställande ordning. Vi har övervägt att föreslå att en bestämmelse tas in i förordningen om totalförsvarsplikt med inne- börden att , på begäran av , skall lämna uppgifter om beslu- tade folkpensioner i form av förtidspensioner och sjukbidrag (se 7 kap. lagen [1962:381] om allmän försäkring). har dock redan agerat och framställt en begäran till Försvars- departementet om en motsvarande ändring i förordningen om totalförsvarsplikt. Vi avstår av den anledningen från att lägga fram ett förslag från utredningens sida. Under grundutbildningen förekommer det att förbandsläkare och annan hälso- och sjuk- vårdspersonal vid utbildningsenheterna för journalanteckningar beträffande pliktpersonal. Detta blir aktuellt om åtgärder i form vård och behandling förekommer . behöver dessa journalanteckningar som underlag vid bedömningen av hur den totalförsvarspliktige bäst skall kunna användas inom totalförsvaret efter genomförd grundut- bildning. Uppgifterna i journalerna är emellertid belagda med sekretess enligt 7 kap. 1 § första stycket sekretesslagen och de får därmed inte lämnas ut från hälso- och sjukvårdsenheten på t.ex. ett förband om det inte står klart att de kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men.