sou · GLB3101 · 1998-01-01 00:00:00 — fatta beslut om den totalförsvarspliktiges krigsplacering efter genomförd grundutbildning. Efter grundutbildningen svarar för stöd och service genom att utföra uppgifter som att: ta fram planeringsunderlag och statistik samt utföra analyser i olika former till stöd för de bemanningsansvarigas förbättringsåtgärder m.m., utfärda inkallelser till repetitionsutbildning, redovisa pliktpersonal (genom att lämna uppgifter till de bemanningsansvariga om vilken personal som finns disponibel), omfördela pliktpersonal vid behov. skall enligt myndighetens instruktion även lämna stöd och service till de bemannings- ansvariga i fråga om redovisning av annan personal inom totalförsvaret än dem som skrivs in med värnplikt eller civilplikt (1 §). Sådan personal är t.ex. de som är fast anställda inom Försvar- smakten och medlemmar i frivilligorganisationer. svarar vidare för information till andra myndigheter och till allmänheten om frågor som rör plikttjänstgöring m.m. samt för viss utbildning. Vid höjd beredskap tillkommer uppgifter för som t.ex. i krig registrering och rapportering av krigsfångar. arbete med att mönstra, skriva in, krigsplacera och vid olika tillfällen redovisa totalförsvarets personal förutsätter att verket ständigt har ordnad och aktuell information om har därför behov av att föra relativt omfattande personregister. Registerverksamheten vid befinner sig i ett övergångsskede mellan två olika ADB- system. Det äldre systemet, som övertogs från , omfattar fyra personregister: med uppgifter från mönstring m.m., med sam- manställningar av personuppgifter vilka upprättats i samband med att en person avregistrerats, med personuppgifter för statistiska ändamål, samt med upp- ställning över den enskildes tjänstgöringstillfällen och eventuella förordnanden. Den nya ord- ningen innebär, enligt planering, att uppgifterna om de totalförsvarspliktiga sam- las i ett enda register. Den beskrivning som ges nedan avser det nya systemet; PLIS Plikt- verkets informationssystem, som i vissa delar redan tagits i bruk på prov, parallellt med det äldre. Det nya systemet innebär också att pappershanteringen kan minska genom att fler handlingar läggs in direkt i datorn samt genom att informationsutbytet med andra myn- digheter m.fl. kan ske via terminal. Samtliga register förs med tillstånd av Datainspektionen. Eftersom totalförsvarsplikten omfattar en mycket stor del av befolkningen kommer PLIS att vara ett av landets största personregister. Mängden uppgifter om varje person blir också betydande eftersom registret förutom att tjäna som källa för enkel information om namn, ålder och adress etc. skall utgöra underlag för olika lämplighetsbedömningar och därför inne- håller material från undersökningar och prov liksom uppgifter från hälso- och sjukvårds- myndigheter m.fl. Registret är därmed också känsligt ur integritetssynpunkt. I PLIS registreras beträffande pliktpersonalen vad som framkommer vid de utredningar om de enskildas personliga förhållanden som beskrivits ovan i avsnitt 7.2, uppgifter från deras utbildning inom försvaret samt beslut som rör deras tjänstgöring, t.ex. om inskrivning för viss befattning, krigsplacering etc. Typen och mängden av uppgifter som registreras om varje per- son varierar naturligen något, beroende på vilken kategori av pliktpersonal han eller hon till- hör. Av avsnitt 7.2 och 7.3 ovan framgår vilka utredningar som kan göras, vilken information som i dessa sammanhang kan hämtas in och vilka beslut som kan tas beträffande den totalförsvarspliktige enligt gällande författningar. Nedan i detta kapitel ges en beskrivning av verksamheten i praktiken med utgångspunkt i den kontinuerliga registrering av personuppgifter som sker om den totalförsvarspliktiges personliga förhållanden och av omständigheter som rör hans eller hennes tjänstgöring inom totalförsvaret. Först dock en redovisning av vilka närmare föreskrifter som gäller för register. 8.4.2Datainspektionens tillstånd och föreskrifter för PLIS Datainspektionen meddelade tillstånd för att inrätta och föra personregistret . Datainspektionen fastställde ändamålet med registret enligt följande: Registret skall utgöra ett hjälpmedel i administrationen av personalförsörjningen för total- försvarets behov Beslutet förenades med följande föreskrifter: Registret får endast innehålla uppgifter av den art som angivits i () ansökan (personnummer, namn, adressuppgifter, mönstringsdata, medicinska testdata, psykologiska testdata, kunskapsdata, skola/förband, utbildningstider, vitsord, bevakningsuppgifter, ärende- typ och beslut samt enligt tjänsteanteckning som bifogats beslutet uppgifter från Riksför- säkringsverket, vårdinrättningar, kriminalvårdsmyndighet, , , Skol- verket, och samt från utbildningsförbanden och sko- lorna.) Enligt kompletterande beslut av Datainspektionen, får även fotografi för utfärdande av legitimations- och resehandling registreras. Fotografiet skall dock gallras då värnpliktig ryckt in till grundutbildning. (har hos Datainspek- tionen ansökt om att gallringstidpunkten för fotografier ändras till; då grundutbildningen slutförts.) Åtkomsten av uppgifterna skall begränsas till de personer som enligt arbetsordning har att behandla uppgifterna. För åtkomst av uppgifter i hälsodeklaration och därtill kopplat läkarintyg får endast per- sonnummer användas som sökbegrepp förutom för framställning av statistik. Inhämtande och utlämnande av uppgifter får ske med hjälp av automatisk databehand- ling till respektive från de myndigheter som angivits i bilaga till beslutet (, , vårdinrättningar, kriminalvårdsmyndighet, , , , , och . I bilagan anges för- utom myndigheter även utbildningsförband/skolor samt ) Den registeransvarige skall på lämpligt sätt informera den registrerade om förekomsten av registret, dess ändamål och huvudsakliga innehåll samt rätten till utdrag enligt 10 § datalagen. Härutöver har Datainspektionen lämnat föreskrifter om vad som skall iakttas beträffande ADB-säkerheten när det gäller åtkomstskydd, behörighetskontroll, loggning, data- kommunikation, utplåning samt reparation och service. 8.4.3Beträffande vilka personer kan uppgifter registreras i PLIS? PLIS kan enligt nuvarande föreskrifter från Datainspektionen i princip innehålla uppgifter om samtliga personalkategorier inom totalförsvaret. Den stora gruppen registrerade utgörs av dem som mönstrar, genomgår antagningsprövning (kvinnor) eller annan utredning för inskrivning, dvs. de som prövas för tjänstgöring med värnplikt eller civilplikt. Totalt mönstrade cirka 50 000 personer . Härav skrevs cirka 33 000 in för värnplikt och närmare 2 000 för civilplikt med lång grundutbildning medan cirka 14 000 placerades i utbildningsreserven. Av de senare var cirka 12 000 endast lämpliga för civilplikt med kortare grundutbildning. Om- kring 1 000 av dem som mönstrar har sådan hälsa att de inte är tjänstgöringsskyldiga, vare sig med värnplikt eller civilplikt. I enlighet med uppgift att också redovisa annan personal inom totalförsvaret än pliktpersonal innehåller registret också uppgifter om anställda inom Försvarsmakten, anställda i olika civila verksamheter som på grund av sina anställningsavtal är skyldiga att delta i övningar och utbildning för försvarsändamål och/eller är ianspråktagna av sina arbetsgivare för deras respektive krigsorganisation samt medlemmar i frivilligorganisationer m.fl. Totalt kan PLIS komma att innehålla uppgifter om närmare 2 miljoner människor som på grund av bestämmelser i författningar eller till följd av ingångna avtal har uppgifter att sköta under höjd beredskap. 8.4.4Typer av personuppgifter i registret och flödet av uppgifter Uppgifter om svenska män som mönstrar är dominerande i PLIS. Beskrivningen närmast nedan avser detta typfall. Den är summarisk och bygger på direkt information från om förfarandet. (Jfr avsnitt 7.2 0ch 7.3.) får uppgift från om namn, personnummer, adress och medborgarskap på de män som är bosatta i och som fyller . Uppgif- terna registreras av och utgör underlag för kallelser till mönstring. aviserar därefter adressändringar, förändrat medborgarskap, dödsfall m.m. till , som med ledning härav uppdaterar registret. Aviseringar sker också från (intagning i eller avgång från kriminalvårdsanstalt om fråga är om längre fängelsestraff), (körkortsuppgifter) samt från vissa vårdinrättningar (bl.a. uppgifter om intagna). Inför mönstringen tillställs den enskilde ett frågeformulär angående sin medicinska hälsa (Medicinsk hälsodeklaration). Formuläret ges in vid mönstringen där den enskilde också ge- nomgår en medicinsk prövning för bedömning av hans förutsättningar att fullgöra värnplikt eller civilplikt, jämte en psykologisk prövning för fastställande av bl.a. hans psykiska tjänst- barhet. Härutöver utförs ett s.k. inskrivningsprov för bedömning av den mönstrandes begåv- ning och anlag. Han får också lämna uppgifter om färdigheter, intressen, utbildning m.m. Den prövning som utförs omfattar datoriserade frågeformulär och samtal med såväl läkare som psykolog. Resultaten översätts till kapacitetssiffror avseende förmåga och lämplighet i olika avseenden. Såväl själva provresultaten som kapacitetstalen registreras, liksom relevanta upp- gifter om färdigheter, utbildning m.m. (t.ex. uppgifter om körkortsinnehav, telegraficertifikat, förarintyg för segel- eller motorbåt, fartygsmekanikerbrev, avlagd skepparexamen, genomförd militär ungdomsutbildning m.m.). En nyhet i PLIS i förhållande till äldre system är att journal- handlingar med läkar- och psykologutlåtanden kan läggas in direkt i dataregistret, liksom att ifyllda blanketter kan skannas (optiskt läsas in) in i detsamma. Mönstringen avslutas med att den enskilde har ett personligt samtal med en inskrivnings- förrättare. Inskrivningsförrättaren har tillgång till de dittills insamlade uppgifterna om den enskilde och redogör mot bakgrund av provresultat m.m. för lämpliga befattningar för denne. Efter en diskussion, där den enskilde får framföra sina synpunkter och önskemål, fattar inskrivningsförrättaren ett beslut om inskrivning placering i befattningsgrupp och typ av befattning, bestämmande av utbildningsenhet och ungefärlig tid för inryckning m.m. vilket registreras. När den enskilde sedan rycker in till grundutbildningen får den utbildningsansvarige, utö- ver basdata som adress, personnummer osv., tillgång till de uppgifter om honom som rör kompetens, hälsa och tjänstbarhet m.m. Uppgifterna lämnas i form av ett grundutbild- ningskort jämte utskrivna journalhandlingar men kan göras tillgängliga för den utbildningsansvarige genom direkt terminalåtkomst till relevanta delar av PLIS. Under grundutbildningen kompletteras registeruppgifterna med uppgifter om under utbild- ningen förvärvad kompetens, innefattande uppgifter om ev. befordran, fullgjorda tjänstgörings- dagar m.m., samt slutligen med lämnade vitsord. Dessa uppgifter sammanfattas på en skriftlig utryckningsrapport som tillställs . Rapporten kan ersättas med att den utbildningsansvarige själv via egen terminal för in uppgifterna i PLIS. Efter grundutbildningen krigsplaceras den totalförsvarspliktige genom beslut av . Uppgifter från repetitionsutbildningstillfällen registreras i enlighet med vad som sker efter genomförd grundutbildning. När det gäller pliktpersonal med kortare utbildning är de registrerade uppgifterna i prin- cip av samma natur som de beskrivna men av naturliga skäl är de oftast inte lika omfat- tande. Den enskilde har t.ex. då inte alltid genomgått mönstring. Informationen i registret om de fast anställda inskränker sig till rena basdata som namn, personnummer och adress samt uppgifter om befattning, utbildning m.m. vilka konkret anknyter till anställningen och krigs- placeringen. Beträffande dem som förekommer i registret enbart av den anledningen att de tillhör en frivilligorganisation finns endast uppgifter om namn, personnummer etc. samt om den organisation vederbörande är medlem i. Personuppgifterna hanteras till övervägande del inom och då som underlag när verket skall ta beslut om inskrivning och placering av totalförsvarspliktiga eller redovisa per- sonal inom totalförsvaret. Grundprincipen för hanteringen av uppgifterna inom är att endast de befattningshavare som i sitt arbete har behov av personuppgifterna har tillgång till PLIS och då endast till de för arbetsuppgifterna relevanta delarna av registret. PLIS är uppbyggt så att användarna som loggar in i systemet med en personlig kod tilldelas en användarroll, knuten till den personliga koden, vilken öppnar de delar av systemet som de anses behöva för att lösa sin uppgift. Som exempel kan nämnas att den som planerar resor för mönstring endast får tillgång till information om personnummer, namn, adress och andra bas- uppgifter om den enskilde som han behöver för att kalla denne till förrättningen medan en inskrivningsförrättare som skall ta beslutet om inskrivning i princip har obegränsad tillgång till den mönstrandes personuppgifter. Den personliga koden kan också spåras i syste- met så att det kan utläsas vem som gjort sökningar, genomfört ändringar m.m. Utanför är det i första hand de utbildnings- och bemanningsansvariga myndig- heterna inom det militära och civila försvaret som kan ha ett befogat intresse av uppgifterna i PLIS mot bakgrund av ändamålet med registret. Härutöver kan andra myndigheter ha behov av vissa uppgifter. T.ex. lämnas uppgifter om in- och utryckningstider till Riksförsäkringsver- ket. 8.4.6Information till den enskilde Den enskilde får efter genomförd mönstring del av inskrivningsbeslutet i form av en skriftlig handling där förutom själva beslutet vissa provresultat finns redovisade. Utformningen av inskrivningsbeslutet är under övervägande inom . Om den enskilde begär informa- tion om vad registren innehåller om honom eller henne handläggs denna begäran enligt sär- skilda rutiner. har, efter förslag från , tidigare utfärdat föreskrifter om bevarande och gallring för uppgifter i olika register. Föreskrifterna gäller enligt särskilda beslut för beträffande de register som övertagits från . Olika föreskrifter gäller för de olika registren och för olika typer av uppgifter i dessa. Huvudprinci- pen beträffande (med bl.a. uppgifter från mönstringen) är att upp- gifterna skall föras över till mikrofilm (vanligen ) och därefter gallras ur databasen. Två exemplar av mikrofilmen skall sändas till medan ett exemplar behålles av så länge verket behöver uppgifterna för sin verksamhet. För PLIS saknas särskilda föreskrifter från arkivmyndighet eller annan vad gäller arkive- ring och gallring av personuppgifter, vilket innebär att arkivlagens generella bestämmelser är tillämpliga. 8.4.8Socialstyrelsens register över hälso- och sjukvårdspersonal i krig INTEGER är enligt beredskapsförordningen (1993:242) funktionsansvarig myndighet för hälso- och sjukvården (framgår av bilagan till förordningen). I denna funktion har , i enlighet med ett regeringsuppdrag som gavs , upprättat ett register över hälso- och sjukvårdspersonal (INTEGER). Registret är ett personalförsörjningsregister för krig och inne- håller uppgifter om läkare, tandläkare, sjuksköterskor, operations-, röntgen- och laboratorie- assistenter, undersköterskor, sjukvårdsbiträden, barnsköterskor, medicintekniker, drifttekni- ker, arbetsterapeuter, kuratorer, psykologer och sjukgymnaster. Uppgifter om de registrerades personnummer, namn, anställningsform och kompetens lämnas till från sjukvårdshuvudmännen. ansvarar för att registret kompletteras med folkbokföringsuppgifter, uppgifter om utbildning och legitimation samt om disponibilitet (dvs. uppgifter om huruvida den registrerade är ianspråktagen för försvarsändamål eller inte). Enligt regeringens beslut av skall alltjämt svara för att det finns ett erforderligt register över hälso- och sjukvårdspersonalen i krig. Regeringen upp- drog emellertid åt att, under förutsättning att godtagbara ekonomiska villkor kan uppnås, träffa överenskommelse med om driften av registret. Enligt den överenskommelse som sedermera träffats skall INTEGER överföras till PLIS och utgöra en integrerad del av detta system. Det skall finnas möjligheter att skilja ut INTE- GER-personalen genom en kod som åsätts hälso- och sjukvårdspersonal. Uppdatering och ändring av uppgifter i INTEGER-delen av registret skall skötas centralt av . III ÖVERVÄGANDEN OCH FÖRSLAG 9 Inledande ställningstaganden och allmänna utgångspunkter 9.1Förslaget till persondatalag och registerverksamhet Bedömning: Regleringen av verksamhet, såvitt avser hanteringen av personuppgifter, bör anpassas till bestämmelserna i den föreslagna persondatalagen och utformas så att den kan fungera i samspel med dessa. Detta innebär bl.a. att våra förslag utgår från persondatalagens tillämpningsområde, begrepp och terminologi. 9.1.1Förhållandet mellan EG-direktivet, förslaget till persondatalag och de särskilda register- författningarna Införlivandet av EG-direktivet om personuppgifter i svensk lagstiftning innebär relativt ge- nomgripande förändringar av de centrala bestämmelserna på området. De största förändringarna består i att det integritetsskyddade området utvidgas och att tillståndskravet för personregister- verksamhet upphör. Det senare medför bl.a. att Datainspektionens roll förändras. Den register- ansvariges (med persondatalagens terminologi; den persondataansvariges) skyldigheter påver- kas också i viss utsträckning av den nya ordningen. Det är svårare att se om nivån på integritets- skyddet ändras. En närmare beskrivning av förslag till persondatalag ges ovan i kap. Enligt punkt 12 i ingressen till EG-direktivet måste de principer för skyddet av den enskil- des fri- och rättigheter som direktivet innehåller gälla för all behandling av personuppgifter, som utförs av en person vars verksamhet regleras av gemenskapsrätten. Medlemsstaternas försvar militärt som civilt regleras inte av denna rätt, liksom inte heller annan verksam- het som avses i avdelningarna V och VI i Fördraget om den Europeiska unionen. Annan sådan verksamhet är t.ex. den som rör statens säkerhet och statens verksamhet på straffrättens om- råde. (Punkt 13 i ingressen. De undantag som nämns där rör särbehandling av utländska medborgare, ömsesidiga erkännanden av examens- och utbildningsbevis m.m. samt harmoniseringsåtgärder till stöd för den gemensamma marknadens upprättande och funk- tion.) hantering av personuppgifter syftar till att tillgodose det svenska totalförsvarets behov av pliktpersonal och att möjliggöra redovisning av denna och övrig personal inom total- Det faller som ovan nämnts utanför EG:s kompetens att reglera sådan verksamhet. I artikel 3.2 anges dessutom särskilt att direktivet inte under några omständigheter gäller för behandling av personuppgifter som rör försvar. Teoretiskt kan därför bortses från direktivet vid utformningen av bestämmelser för behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga. EG-direktivet skall enligt föreliggande förslag införas genom nationella författningar (jfr. dock artikel 32.1 första stycket i direktivet). Datalagen kommer att upp- höra att gälla, i vart fall efter den övergångsperiod inom vilken redan pågående verksamhet, som innefattar behandling av personuppgifter, enligt direktivet har att ställa om till de nya bestämmelserna (artikel 32.2 första stycket). Enligt föreliggande förslag till persondata- lag är lagen generell i den betydelsen att den till sin lydelse omfattar även sådan verksamhet som faller utanför gemenskapsrätten, t.ex behandling av personuppgifter inom totalförsvaret. Det går alltså inte att bortse från persondatalagen vid en författningsreglering av behandling av personuppgifter, även om den verksamhet som skall regleras inte omfattas av EG-direktivet. Så länge inte något annat uttryckligen föreskrivs gäller persondatalagen för behandling av personuppgifter inom alla verksamheter (utom sådana som är av privat natur). En generell författningsföreskrift om att persondatalagens bestämmelser inte är tillämp- liga på registerverksamhet är tillåten och fullt möjlig. Enligt vår uppfattning finns det emellertid ingen anledning att välja en sådan lösning. Det finns flera tungt vägande skäl för att även författningar som reglerar hantering av personuppgifter inom sådan verksamhet som inte omfattas av EG-direktivet anpassas till de nya bestämmelserna. En annan sak är att det finns utrymme för att i dessa författningar göra avvikelser från persondatalagen och från EG- direktivet. De skäl som talar för en anpassning till den nya persondatalagen och som enligt vår mening särskilt bör framhållas redovisas nedan i avsnitt 9.1.29.1.5. Först dock något om det fortsatta behovet av särskild reglering för olika verksamheter där personuppgifter hanteras. Den gällande datalagen förutsätter i princip att kompletterande bestämmelser för respek- tive registerverksamhet ges genom föreskrifter av Datainspektionen, såvitt avser de tillståndspliktiga registren. Datalagens bestämmelser är till stora delar riktade till Datainspektio- nen och anger i vilka situationer tillstånd skall ges, hur bedömningen skall gå till och vilka föreskrifter som kan och skall meddelas. Med persondatalagens införande upphävs kravet på tillstånd och bestämmelserna i persondatalagen anger i stället direkt när och hur personuppgif- ter får behandlas, vilka förbud som gäller etc. Persondatalagen är därmed tillämp- bar för den som avser att behandla personuppgifter i sin verksamhet. Något tillstånd av myn- dighet eller i särskild författning krävs ej. Som skäl för tidigare införda särskilda registerlagar har inte sällan åberopats uttalanden från om nödvändigheten av sådan lagstiftning (se betän- kande 1990/91:KU11 som behandlar prop. 1990/91:60 om offentlighet, integritet och ADB. Utskottets betänkande godtogs av , se rskr. 1990/91:160). Dessa uttalanden förlorar dock i och med persondatalagens införande mycket i aktualitet, eftersom de i huvudsak gjor- des mot bakgrund av att vissa stora statsmaktsregister då i princip var oreglerade. Personda- talagen är tillämplig även på sådana register och avhjälper till stor del den uppmärksammade bristen med sin i förhållande till datalagen direkta reglering av behandlingen av person- uppgifter. Persondatalagen är emellertid mindre utförlig än de särskilda registerförfattningarna. Det kan mot bakgrund av vad som konstaterats med visst fog ifrågasättas om det kommer att finnas behov av särskilda registerlagar efter persondatalagens ikraftträdande. Klart torde stå att behovet blir mindre efter denna tidpunkt. Persondatalagen är emellertid en gene- rell produkt avsedd att passa all slags verksamhet där behandling av personuppgifter utförs och det finns därför anledning att undersöka om inte preciseringar och särregleringar är nöd- vändiga på många områden. Detta gäller särskilt verksamhet som inte omfattas av EG-direkti- vet och när fråga är om behandling av känsliga personuppgifter. Också förutsatte att särskilda bestämmelser skulle komma att erfordras vid sidan av dem som direkt införs från EG-direktivet. (Se SOU 1993:10 s. 171 f.) erinrade dock om att kravet på särskild författningsreglering enbart tar sikte på några aspekter av informations- behandlingen och att det alltså inte blir tal om några fullständiga registerförfattningar. Vår uppfattning är att viss särskild reglering vid sidan av persondatalagen är nödvändig. Persondatalagen förutsätter också närmast att sådan reglering sker, i vart fall i vissa situatio- ner. Det finns dock anledning att överväga vilken omfattning särregleringen skall ha och i vilken form den skall ges. 9.1.2Persondatalagens normer bör tjäna som utgångspunkt Det är en självklarhet att de avvikelser från allmänt gällande bestämmelser om integritets- skydd och från centrala regler om den enskildes rättigheter och den ansvariges skyldigheter, som är påkallade inom viss verksamhet, endast aktualiseras som undantag.