sou · GLB339d1 · 1998-01-01 00:00:00 — 9.3Rättelse av uppgifter hos myndigheter Offentlighetsprincipen innebär att var och en i princip har rätt att få reda på de uppgifter som faktiskt har bestämt utgången av ett ärende oavsett om uppgifterna objektivt sett är riktiga och fullständiga; den enskilde har rätt att få se även ett dåligt beslutsunderlag. Enligt artikel 6.1 c–d i EG-direktivet är det ett grundläggande krav att de behandlade personuppgifterna är adekvata, relevanta, riktiga och, om nödvändigt, aktuella. Den registrerade skall vidare enligt artikel 12 b ha rätt att i förekommande fall få sådana uppgifter som inte har behandlats i enlighet med bestämmelserna i direktivet rättade, utplånade eller blockera- de, särskilt om uppgifterna är ofullständiga eller felaktiga. Enligt artikel är det dock tillåtet för medlemsstaterna att göra nödvändiga undan- tag från bl.a. bestämmelserna i artikel 6.1 och 12 med hänsyn till skyddet av den registrerades eller andras fri- och rättigheter. Bestämmelsen om rättelse m.m. berörs närmare i avsnitt 12.8. Det torde vara upp till medlemsstaterna att bestämma vilken korrigeringsmetod – rättelse, utplånande eller blockering – som skall användas i olika fall. Det finns vidare inget som hindrar medlemsstaten från att låta den ansvarige för behandlingen välja metod. Vi anser att så bör ske.140 En myndighet har således enligt den nya persondatalagen frihet att välja om felaktiga, missvisande eller ofullständiga uppgifter skall rättas, utplånas eller blockeras. Detta innebär att myndigheten givetvis inte får välja att utplåna t.ex. en uppgift i en allmän handling, om det skulle strida mot andra bestämmelser. Valet av korrigeringsmetod kan således styras av andra bestämmelser som myndigheten har att rätta sig efter. Det är enligt vår mening inte nödvändigt med ett uttryckligt påpekande om detta i den nya persondatalagen. Däremot kan det vara lämpligt att – för att förtydliga – ta in ett sådant påpekande i en anslutande förordning. Att en uppgift rättas innebär att den ursprungliga, felaktiga, missvisan- de eller ofullständiga uppgiften ersätts av en uppgift om de rätta förhållan- 140Vilka möjligheter tillsynsmyndigheten bör ha att få olagligt behandlade person- uppgifter utplånade tas upp i avsnitt 12.14.1. 218 Förhållandet till offentlighetsprincipen SOU 1997: 39 dena eller att uppgifterna annars kompletteras. Det finns inte något krav på att den felaktiga uppgiften skall utplånas. Det bör vara upp till den som är ansvarig för behandlingen att avgöra hur rättelsen skall göras. Det enda kravet är – om den felaktiga uppgiften inte utplånas – att det i alla sammanhang klart skall framgå att den felaktiga uppgiften har ersatts av en annan uppgift och vilka de rätta förhållandena är. Något hinder mot att med stöd av offentlighetsprincipen lämna ut den (tydligt markerade) felak- tiga uppgiften jämte de riktiga uppgifterna och upplysning om den rättelse som skett finns inte. Det torde vara denna rättelsemetod som myndigheter i allmänhet bör använda.141 För att offentlighetsprincipens syfte att möjlig- göra en kontroll av myndigheterna skall kunna tillgodoses är det nämligen viktigt att felaktiga uppgifter inte utplånas. Regeringen kan – och bör – i en anslutande förordning meddela föreskrifter om hur myndigheter när- mare bör gå till väga vid rättelse, t.ex. föreskrifter om att den ursprungliga uppgiften inte skall utplånas men väl på ett tydligt sätt markeras och att rättelsen skall dateras och signeras av behörig tjänsteman. Den tredje metoden – blockering – får anses innebära bl.a. att de block- erade uppgifterna inte får lämnas ut till tredje man och att uppgifterna i alla sammanhang skall vara förknippade med tydlig information om att de är spärrade och anledningen till spärren. Blockering kan t.ex. användas när det inte är naturligt att rätta en felaktig uppgift, exempelvis när de rätta förhållandena inte kan utredas; det står t.ex. klart att en uppgift om att en viss person har fått sjukhusvård är felaktig, men det kan inte utredas vem som i stället fått vård.142 Enligt vår mening är det lämpligt med en ut- trycklig bestämmelse om att blockeringen inte hindrar att en myndighet lämnar ut den blockerade uppgiften (jämte uppgifter rörande blockeringen) med stöd av 2 kap. TF. Vi föreslår – med stöd av artikel i EG-direk- tivet – att en sådan uttrycklig undantagsbestämmelse tas in i den nya per- sondatalagen. Enligt vår mening förefaller det ändamålsenligt att regeringen i en an- slutande förordning tar in de föreskrifter för myndigheternas val av korri- geringsmetod som behövs. 141Bestämmelser om att vissa uppgifter inte får ändras – t.ex. 6 kap. 8 § andra stycket – torde inte hindra att rättelse görs på det sätt som beskrivits. 142Jämför NJA 1994 A 3. SOU 1997: 39 Förhållandet till offentlighetsprincipen 219 Det nuvarande systemet för att bevara myndigheternas handlingar innebär att varje myndighet tar om hand sina handlingar, även efter det att hand- läggningen av ett ärende är avslutad. lämnas handlingarna över till en arkivmyndighet för långtidsförvaring. Att myndigheterna bevarar sina handlingar – i enlighet med bl.a. arkiv- lagen med anknytande författningar – har som sagt betydelse för möjlighe- ten att utnyttja den grundlagsfästa offentlighetsprincipen. Det finns emellertid också – t.ex. i olika registerförfattningar och i beslut av Datain- spektionen – många exempel på att myndigheterna är skyldiga att förstöra (gallra) uppgifter av hänsyn till den personliga integriteten. Frågan om i vilken utsträckning personuppgifter bör gallras av hänsyn till den personliga integriteten berör vi i avsnitt 12.4.6.2. Här tar vi bara upp den för offentlighetsprincipen betydelsefulla frågan om det är möjligt att behålla det nuvarande systemet för att bevara myndigheternas hand- lingar.143 Enligt artikel 6.1 b i EG-direktivet skall personuppgifter samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Behandling får inte senare ske av uppgifterna på ett sätt som är oförenligt med de ursprungli- gen angivna ändamålen. behandling för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål skall dock enligt vad som uttryckligen anges inte anses oförenlig med de ursprungliga ändamålen. Det förutsätts att med- lemsstaterna i detta fall beslutar om lämpliga skyddsåtgärder. Personupp- gifterna får vidare, enligt artikel 6.1 e, lagras bara så länge det är nödvän- digt med hänsyn till de ursprungliga eller senare ändamålen med behand- lingen. För personuppgifter som lagras för histo- riska, statistiska och vetenskapliga ändamål skall medlemsstaterna vidta lämpliga skyddsåtgärder. Behandlingen av personuppgifterna måste vidare alltid vara tillåten en- ligt artikel 7 i direktivet, t.ex. därför att behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den registeransvarige eller för att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse. Gäller det känsliga personupp- gifter, måste också förutsättningarna i artikel 8 vara uppfyllda, t.ex. att medlemsstaten av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse har föreskrivit att behandlingen är tillåten. 143 Den arkivering som enskilda kan ägna sig åt berörs särskilt i avsnitt 12.4.6. 220 Förhållandet till offentlighetsprincipen SOU 1997: 39 Myndigheternas arkiv är en del av det svenska nationella kulturarvet, och arkiven skall tillgodose N rätten att ta del av allmänna handlingar, N behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt N forskningens behov (3 § 3 st. arkivlagen). De ändamål som bevarandet av myndighetsarkiven skall tillgodose kan enligt vår mening hänföras under vad som i EG-direktivet kallas historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål. Det är således, som vi ser det, inte nödvändigt att myndigheterna redan när personuppgifterna samlas in uttryckligen anger arkivering och bevarande som ett ändamål för behandlingen. Är en myndighets primära hantering av uppgifterna tillåten, kan det inte anses oförenligt med den primära hanteringen att bevara upp- gifterna. Det kan inte heller anses oförenligt med de ursprungligen angivna ändamålen att myndigheten lämnar över sina handlingar till en arkivmyndighet för långtidsförvaring. Myndigheterna är rättsligt förpliktade att bevara allmänna handlingar, och bevarandet är också en arbetsuppgift av allmänt intresse. Den behand- ling av icke känsliga personuppgifter som bevarandet utgör är således tillå- ten enligt artikel 7. För myndigheternas bevarande av känsliga person- uppgifter behövs det däremot ett undantag enligt artikel 8.4; de svenska myndigheternas bevarande även av känsliga personuppgifter utgör enligt vår mening ett sådant viktigt allmänt intresse som berättigar en medlems- stat att göra ett undantag. Detta undantag måste omfatta också den insam- ling och det långtidsbevarande av personuppgifter som sker vid de sär- skilda arkivmyndigheterna som tar emot arkivmaterial från myndigheter och enskilda. Att arkivmyndigheten i sin tur lämnar ut uppgifterna med stöd av t.ex. offentlighetsprincipen kan inte anses oförenligt med de ända- mål för vilka arkivmyndigheten samlade in uppgifterna. De bestämmelser som finns om sekretess och skydd för arkiv får anses utgöra sådana lämpliga skyddsåtgärder som krävs enligt EG-direktivet. Vi har sammanfattningsvis kommit fram till att den nya lagen bör inne- hålla en uttrycklig bestämmelse om att lagen inte hindrar att en myndighet bevarar allmänna uppgifter eller att arkivmaterial tas om hand av en ar- kivmyndighet. Den bestämmelsen, som omfattar även känsliga person- uppgifter, bör anmälas till kommissionen enligt artikel 8.6.