prop · GL0399 · 1998-01-01 00:00:00 — En sådan ordning ligger också väl i linje med vad som gäller i de flesta kontinentaleuropeiska länder. För de privata aktiebolagen, vilka i de flesta fall har en begränsad och stabil ägarkrets och som regel också är mindre, bör det i större utsträckning överlämnas åt aktieägarna själva att besluta om lednings- organisationens utformning. Det bör sålunda vara aktieägarnas egen sak att avgöra om bolagets löpande förvaltning skall handhas av en verkställande direktör. Att såsom en remissinstans har förordat i fråga om mindre privata aktiebolag överlämna till aktieägarna att också bestämma om bolaget skall ha en styrelse synes däremot vara mera betänkligt. från bolagets egen synpunkt kan visserligen ett krav på att en styrelse skall utses ibland framstå som onödigt, i vart fall i bolag med endast en aktieägare. Det kan dock antas att hanteringen av styrelsefrågor i sådana fall vanligen kan skötas på ett mycket enkelt sätt. För tredje man torde det i stället vara av stor betydelse att det för varje bolag finns en styrelse som kan företräda bolaget utåt och som svarar för att bolaget fullgör sina skyldigheter enligt aktiebolagslagen. Denna tredjemansaspekt gör sig gällande även i små privata aktiebolag. Regeringen anser därför att det på samma sätt som bör finnas en styrelse i alla aktiebolag. 5.2 Styrelsen 5.2.1 Styrelsens uppgifter och ansvarsområden Regeringens förslag: Ansvarsfördelningen i bolaget förtydligas genom preciseringar i lagens bestämmelser om styrelsens uppgifter och ansvar. Bland annat klargörs att styrelsen är skyldig att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. För att styrelsen skall kunna fullgöra denna skyldighet åläggs den att bygga upp ett rapporteringssystem. Ett sådant system skall dock inte vara obligatoriskt, om det med hänsyn till bolagets begränsade storlek och verksamhet skulle sakna betydelse. Styrelsen åläggs vidare att upprätta skriftliga instruktioner för verkställande direktören och de andra organ som styrelsen inrättar. Kommitténs förslag: Kommittén har föreslagit att styrelsens skyldighet att bygga upp rapporteringssystem skall vara undantagslös. I övrigt överensstämmer kommitténs förslag med regeringens förslag. Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har tillstyrkt den före- slagna preciseringen av styrelsens uppgifter. Redovisnings- konsulters Förbund har dock avstyrkt förslaget. har föreslagit att det i lagen skall införas en bestämmelse av innebörd att styrelsen inte kan avhända sig ansvaret för frågor av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse. Bakgrund: De nuvarande reglerna om styrelsens kompetens och skyldigheter i fråga om bolagets förvaltning har en allmänt hållen avfattning. Av 8 kap. 6 § aktiebolagslagen framgår att styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Paragrafen innehåller vidare en bestämmelse om att styrelsen skall se till att organisationen av bokföringen och medelsförvaltningen innefattar en tillfredsställande kontroll. Om det finns en verkställande direktör utsedd, har denne hand om den löpande förvaltningen. Den verkställande direktörens uppgifter och ansvarsområden behandlas närmare i avsnitt 5.3.1. Styrelsens ställning som ett överordnat organ i förhållande till den verkställande direktören innebär att styrelsen kan välja att själv avgöra ärenden som ingår i den löpande förvaltningen. Den verkställande direktörens rätt att sköta den löpande förvaltningen upphör således i den mån styrelsen tar sin bestämmanderätt i anspråk. Det skulle dock strida mot lagstiftningens grunder om styrelsen gjorde så väsentliga ingrepp i den verkställande direktörens rätt att sköta den löpande förvaltningen att denne i realiteten inte längre kunde anses ha ställning som verkställande direktör (prop. 1975:103 s. 374). Styrelsen kan också bemyndiga den verkställande direktören att vidta förvaltningsåtgärder som ligger utanför ramen för den löpande förvaltningen. Denna möjlighet får dock inte användas i sådan utsträckning att styrelsen inte längre fullgör sin uppgift som överordnat ledningsorgan. Det innebär bl.a. att styrelsen inte kan delegera ansvaret för frågor som enligt lagen hör till styrelsens ansvarsområde. Styrelsen kan dock överföra viss bestämmanderätt på exempelvis den verkställande direktören. Sålunda torde styrelsen när det gäller en mycket stor affär kunna ge den verkställande direktören i uppdrag att förhandla för bolagets räkning och inom vissa gränser avgöra pris och andra villkor (se , Svensk associationsrätt, 1995, s. 122). I den allmänna debatten har det framförts krav på förtydligande av ansvarsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören. Dessa krav har motiverats bl.a. av en önskan att ge bättre verkan åt skadeståndsbestämmelserna. Det skulle, har det anförts i debatten, vara lättare att hålla bolagsledningen ansvarig för åtgärder som har förorsakat skada för bolaget, aktieägare eller någon annan, om den skadestånds- grundande handlingen eller underlåtenheten stred mot förpliktelser som enligt lagen entydigt åvilade styrelsen eller den verkställande direktören. Skälen för regeringens förslag: Regeringen anser att de befintliga lagreglerna om styrelsens kompetens och skyldigheter är väl avvägda. De bör därför även fortsättningsvis utgöra grunden i regleringen. Det finns emellertid bl.a. pedagogiska skäl som talar för att regleringen bör göras utförligare än . Styrelsens uppgifter bör sålunda anges tydligare i lagtexten. Det ligger dock i sakens natur att dessa frågor knappast kan regleras i detalj. Förhållandena skiftar från ett bolag till ett annat beroende på bl.a. verksamhetens art och omfattning. De skiftar också i ett och samma bolag från en tidpunkt till en annan. Lagen måste därför ge utrymme för variationer i sättet att leda ett bolag. Inledningsvis bör slås fast att det liksom är styrelsen som svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets verksamhet. Det skulle föra för långt att i lagen precisera på vilket sätt styrelsen skall fullgöra dessa uppgifter. Rent allmänt kan sägas att styrelsen bl.a. skall se till att organisationen är ändamålsenlig; detta synes emellertid inte nödvändigt att ange i lagtexten. Hanteringen av bolagets bokföring och redovisning, dess medels- förvaltning och dess ekonomiska förhållanden i övrigt är av grund- läggande betydelse för bolaget. Styrelsens ansvar för att bolagets verksamhet är tillfredsställande organiserad innefattar naturligen ett ansvar för att organisationen inrymmer funktioner för betryggande kontroll av den ekonomiska förvaltningen. De ekonomiska frågornas betydelse för bolaget gör dock att styrelsens ansvar i detta hänseende bör betonas. I lagen bör därför tas in en särskild bestämmelse om att det åligger styrelsen att se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. I lagen bör vidare anges att styrelsen alltid skall utfärda instruktioner för den verkställande direktören, om det finns en sådan i bolaget. Också en styrelse som beslutar att det i bolagets organisation varaktigt skall ingå en grupp av personer med uppgift att ta hand om vissa frågor av större betydelse för bolaget bör vara skyldig att i en instruktion precisera det nya organets uppgifter, arbetssätt och rapportskyldighet. Även detta bör framgå av lagen. Sådana instruktioner kan bli aktuella, om styrelsen har inrättat exempelvis en revisionskommitté. Om omfattningen och beskaffenheten av bolagets verksamhet påkallar det, bör styrelsen utfärda instruktioner också för enskilda befattningshavare, t.ex. den vice verkställande direktören och de högre tjänstemännen i bolaget. Genom instruktioner av detta slag kan styrelsen mejsla fram en organisation där ingen kan tveka om arbetsfördelningen mellan styrelsen, styrelsens arbetsutskott, den verkställande direktören, direktionen, divisions- styrelserna och de övriga organ som kan ingå i organisationen. Regeringen vill understryka att förslaget inte är avsett att ge styrelsen möjlighet att genom utfärdandet av instruktioner frånhända sig det övergripande ansvaret för bolagets förvaltning. Som ovan har angetts kan styrelsen över huvud taget inte delegera bort ansvaret för frågor som enligt lagen hör till styrelsens ansvarsområde. Mot denna bakgrund anser regeringen att den av föreslagna begränsningen av styrelsens möjligheter till delegation inte är ändamålsenlig. Om styrelsens ledamöter inte arbetar i bolaget, kan det inte begäras att de skall känna till alla detaljer i bolagets förhållanden. Aktieägarna har emellertid rätt att kräva att styrelsen fortlöpande håller sig underrättad om omständigheter som är av betydelse för en mera övergripande bedömning av bolagets ekonomiska situation. Det måste redan enligt gällande rätt sägas vara en av styrelsens viktigaste uppgifter att se till att den hålls underrättad om vad som på detta plan sker i bolaget. Som har påpekats av visar emellertid erfarenheterna att det finns skäl att genom uttryckliga lagbestämmelser inskärpa styrelsens plikter i detta hänseende. Regeringen anser därför att det i lagen skall tas in en föreskrift om att styrelsen är skyldig att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Till denna skyldighet bör kopplas en särskild bestämmelse som ålägger styrelsen att bygga upp ett fungerande rapporteringssystem så att den blir i stånd att fullgöra sin bedömningsskyldighet. I detta ligger att styrelsen skall vara skyldig att meddela instruktioner för när och hur uppgifter som behövs för dess bedömning skall samlas in och avrapporteras. Rapporteringssystemet skall anpassas till varje enskild styrelses särskilda behov. Det kan dock tänkas att det i vissa bolag helt saknas behov av ett rapporteringssystem. Som exempel kan nämnas bolag utan anställda och "vilande" bolag. Regeln om styrelsens skyldighet att meddela instruktioner för rapportering av nu angivet slag bör därför förses med ett undantag. För det fall sådana instruktioner med hänsyn till bolagets begränsade storlek och verksamhet skulle sakna betydelse, bör styrelsen sålunda inte vara skyldig att meddela instruktioner. 5.2.2 Styrelsen skall upprätta en arbetsordning Regeringens förslag: som har mer än en ledamot skall fastställa en arbetsordning för sitt arbete. Arbetsordningen skall bl.a. innehålla bestämmelser om förekommande arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter. Kommitténs förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag. Kommitténs förslag innehåller dock inte något undantag från skyldigheten att upprätta en arbetsordning. Kommittén har vidare föreslagit att skyldigheten att upprätta arbetsordning skall straffsanktioneras. Remissinstanserna: Förslaget har tillstyrkts eller lämnats utan erinran av flertalet remissinstanser. vid har dock ansett att reglerna om fastställandet av arbetsordning bör utformas som en möjlighet i stället för som en skyldighet. Vissa remissinstanser, däribland och , har ifrågasatt om skyldigheten att fastställa en arbetsordning skall omfatta även styrelser med endast en eller två ledamöter. , , vid och i har vidare kritiserat kommitténs förslag om att styrelsens skyldighet att fastställa en arbetsordning skall straffsanktioneras. Skälen för regeringens förslag: I den danska aktieselskabsloven finns en bestämmelse som ålägger styrelsen i ett börsnoterat aktieselskab att upprätta en arbetsordning för sitt eget arbete. Arbetsordningen skall innehålla bestämmelser om styrelsens arbete och om styrelseledamöternas plikter i vissa särskilt viktiga avseenden. En motsvarande bestämmelse i den svenska aktiebolagslagen kan bidra till att ge stadga åt styrelsearbetet och underlätta bedömningen av enskilda styrelseledamöters ansvar. Regeringen föreslår därför att det i den svenska lagen införs en bestämmelse som ålägger styrelsen att fastställa en arbetsordning för sitt eget arbete. Arbetsordningen bör för det första innehålla bestämmelser om arbets- fördelningen mellan styrelsens ledamöter, om det över huvud skall finnas en sådan arbetsfördelning. I arbetsordningen bör också sammanträdes- frekvensen regleras liksom suppleanternas närvaro och deltagande i styrelsens arbete. Även andra frågor än de nu angivna bör kunna regleras i arbetsordningen. För att säkerställa att styrelseledamöterna känner till arbetsordningens innehåll är det lämpligt att denna fastställs i sänder. Regeringen förutser att detta normalt sker på det första styrelsesammanträde som hålls efter den bolagsstämma på vilken styrelseval skall förrättas. Om omständigheterna påkallar det, bör arbetsordningen givetvis också kunna revideras . Det har från en del remissinstansers sida gjorts gällande att kravet på arbetsordning inte bör omfatta mindre bolag. i har föreslagit att gränsen för skyldigheten att fastställa arbetsordning skall gå mellan privata och publika aktiebolag. Andra remissinstanser har föreslagit att endast bolag med fler än två styrelseledamöter skall omfattas av kravet på arbetsordning. I bolag med endast en ledamot i styrelsen kommer de föreslagna bestämmelserna om angivande av arbetsfördelning och sammanträdes- frekvens att sakna praktisk betydelse. Bestämmelserna kan däremot förutses fylla en viktig funktion i bolag vars styrelse har flera ledamöter. Kravet på att en eventuell arbetsfördelning skall formaliseras i arbetsordningen är härvid av särskild betydelse. Med hänsyn härtill bör en arbetsordning finnas i alla bolag där det över huvud kan bli aktuellt med arbetsfördelning inom styrelsen. Regeringen föreslår därför att kravet på upprättande och fastställande av arbetsordning skall gälla för alla bolag som har minst två ledamöter i styrelsen. En särskild fråga är hur underlåtenhet att fastställa en arbetsordning skall sanktioneras. Kommittén har föreslagit en straffsanktion. Förslaget i denna del har utsatts för kritik av ett flertal remissinstanser. Regeringens utgångspunkt är att kriminalisering som metod för att söka hindra överträdelse av olika normer i samhället bör användas med försiktighet (se prop. 1994/95:23 s. 55). I den nu aktuella frågan gör regeringen följande bedömning. Förslaget har sin viktigaste betydelse i den del det avser införandet av ett krav på att en arbetsfördelning inom styrelsen skall formaliseras i en arbetsordning. De föreslagna bestämmelserna kan förutses få stor betydelse vid bedömningen av enskilda styrelseledamöters skadeståndsansvar. Om någon arbetsordning inte har upprättats och det uppstår en tvist om det har fattats ett beslut om arbetsfördelning, kan det förutsättas att beviskravet för ett påstående om en arbetsfördelning som inte har kommit till uttryck i en arbetsordning kommer att sättas förhållandevis högt. Det ligger därför i styrelseledamöternas eget intresse att, om de har kommit överens om en arbetsfördelning, se till att denna formaliseras i en arbetsordning. Det kan således antas att de föreslagna bestämmelserna kommer att efterlevas även om de inte straffsanktioneras. Mot den nu angivna bakgrunden anser regeringen att styrelsens skyldighet att fastställa en arbetsordning inte bör förenas med någon straffsanktion. Det finns inte heller något behov av någon annan i lag angiven sanktion. Såsom två remissinstanser har framhållit är det viktigt att en i arbetsordningen företagen arbetsfördelning inte leder till att styrelsens generella ansvar för bolagets organisation och förvaltning urholkas. Med hänsyn till detta bör det av lagen framgå att styrelsen är skyldig att löpande tillse att den beslutade arbetsfördelningen fungerar. 5.2.3 Antal styrelseledamöter förslag: Styrelsen i ett publikt aktiebolag skall bestå av minst tre ledamöter. Styrelsen i ett privat aktiebolag skall kunna bestå av en eller två ledamöter, om minst en suppleant utses. Kommitténs förslag: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Ingen remissinstans har kommenterat förslaget i denna del. Skälen för regeringens förslag: gäller att ett aktiebolag med ett aktie- eller maximikapital på skall ha en styrelse med minst tre ledamöter. I ett aktiebolag med ett mindre kapital räcker det med en eller två ledamöter, om det finns minst en suppleant (se 8 kap. 1 § aktiebolagslagen). Regeringen anser att aktiebolagslagens bestämmelser om antalet styrelseledamöter på samma sätt som exempelvis bestämmelserna om vilka ledningsorgan som skall finnas i ett bolag bör utgå från upp- delningen i publika och privata aktiebolag (jfr avsnitt 5.1). Ett publikt aktiebolag kännetecknas av att det har möjlighet att vända sig till allmänheten för kapitalanskaffning (jfr 1 kap. 4 § aktiebolagslagen). Ett publikt aktiebolag får därmed i allmänhet betydelse för ett större antal intressenter än vad ett privat aktiebolag får. På grund härav finns det enligt regeringens mening skäl att ställa särskilda krav på styrelsens sammansättning i publika aktiebolag. Styrelsen i ett publikt aktiebolag bör således alltid ha minst tre ledamöter. Styrelsen i ett privat aktiebolag bör däremot kunna bestå av en eller två ledamöter, om minst en suppleant utses. 5.2.4 Tillsättande av styrelseledamöter förslag: I ett publikt aktiebolag skall en majoritet av styrelsens ledamöter alltid utses av bolagsstämman. Styrelseval skall alltid avgöras med relativ röstmajoritet, dvs. den som har samlat flest röster anses vald. Strängare majoritetskrav får inte införas i bolagsordningen. Rätten att utse styrelseledamöter skall inte kunna överlåtas på styrelsen eller på en enskild styrelseledamot. Kommitténs förslag: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: har tillstyrkt för- slagen om att i ett publikt aktiebolag en majoritet av styrelsens ledamöter alltid skall utses av bolagsstämman och att rätten att utse styrelseledamöter inte kan överlåtas på styrelsen eller på en enskild styrelseledamot. I övrigt har förslagen inte kommenterats av remiss- instanserna. Bakgrund: Styrelsens ledamöter utses av bolagsstämman, om det inte av bolagsordningen framgår att en eller flera ledamöter skall utses på ett annat sätt (se 8 kap. 1 § andra stycket aktiebolagslagen). Till skillnad från vad som var fallet enligt aktiebolagslag sätter den nuvarande lagen inte någon övre gräns för hur många av styrelsens ledamöter som med stöd av en sådan bestämmelse kan utses på ett annat sätt än av stämman. I aktiebolagslagen finns olika regler om hur stor andel av rösterna som krävs för ett giltigt beslut av bolagsstämman (se 9 kap. 13 §). Vid val är huvudregeln att den som har samlat flest röster anses vald (relativ majoritet). I bolagsordningen kan emellertid föreskrivas andra majoritetskrav än de som anges i 9 kap. 13 § aktiebolagslagen. Sålunda kan bolags- ordningen innehålla bestämmelser om att val skall avgöras med absolut majoritet. Detta innebär att ett förslag måste samla mer än hälften av de avgivna rösterna. Bolagsordningen kan också uppställa krav på kvalificerad majoritet. En sådan föreskrift strängare majoritetskrav än absolut majoritet. Föreskrifter av detta slag kan bl.a. få till följd att det i vissa fall inte blir möjligt att uppnå den majoritet som fordras för att utse en styrelse. Skälen för regeringens förslag: En bolagsordningsbestämmelse av innebörd att hela eller en majoritet av styrelsen skall utses på ett annat sätt än av stämman utgör ett betydande hinder för de aktieägare som vill vara med och påverka bolagets inriktning och förvaltning. Enligt regeringens uppfattning är det önskvärt att aktieägarna har möjlighet att ompröva bolagets inriktning och förvaltning genom att utse en ny styrelse. I lagen bör därför, såvitt avser publika aktiebolag, föreskrivas att en majoritet av styrelsens ledamöter alltid skall utses av bolagsstämman. Vad gäller privata aktiebolag bör det dock inte göras någon sådan inskränkning. Som framgår av avsnitt 5.1 anser regeringen att det i stor utsträckning bör överlämnas till aktieägarna i privata aktiebolag att besluta om utformningen av bolagets organisation. I linje härmed bör aktieägarna i sådana bolag vara oförhindrade att i bolagsordningen bestämma att styrelsen, helt eller delvis, skall utses på annat sätt än genom val på bolagsstämman. En särskild fråga är om det bör vara möjligt att i bolagsordningen ta in en bestämmelse som medger att den del av styrelsen som enligt det anförda inte skall väljas av stämman utses av styrelsen själv. I övriga nordiska länder anses detta inte vara möjligt. Regeringens uppfattning är att varje bolagsordningsbestämmelse som medger att styrelsen delvis förnyar sig själv strider mot lagens organisationsmönster och kompetensfördelningen mellan bolagsorganen. Det är också svårt att se något beaktansvärt praktiskt skäl för sådana bestämmelser. Regeringen föreslår därför att det i lagen tas in en bestämmelse av innebörd att rätten att utse styrelseledamöter inte kan överlåtas på styrelsen eller på en enskild styrelseledamot. Vad därefter gäller frågan om det skall vara möjligt att i bolags- ordningen föreskriva att val skall avgöras med absolut eller kvalificerad majoritet gör regeringen följande bedömning. Aktieägarnas för- utsättningar att utöva inflytande över bolaget är i hög grad beroende av möjligheten att påverka styrelsens sammansättning. Föreskrifter i bolagsordningen om att val skall avgöras med absolut eller kvalificerad majoritet kan därför sägas motverka en stark och aktiv ägarfunktion i företagen. En sådan föreskrift kan exempelvis innebära att det i samband med ett ägarskifte kan utses en ny styrelse endast om den nya majoritetsaktieägaren får stöd av så många minoritetsaktieägare att absolut eller kvalificerad röstmajoritet därigenom kan uppnås. En sådan föreskrift kan också få till följd att det i vissa fall över huvud taget inte är möjligt att uppnå tillräcklig majoritet för att utse en styrelse. Mot bakgrund av det anförda anser regeringen att det bör införas ett förbud mot att i bolagsordningen föreskriva längre gående majoritetskrav avseende val än de som följer av huvudregeln om relativ majoritet. Detta förbud bör gälla för såväl publika som privata aktiebolag. 5.2.5 Valberedning Regeringens bedömning: Det bör inte införas något krav på att styrelsevalet skall föregås av en valberedning. Kommitténs bedömning: Överensstämmer med regeringens bedömning. Remissinstanserna: har föreslagit att det skall inrättas nomineringskommittéer i de marknadsnoterade bolagen. Även har ansett att det vore önskvärt med någon form av valberedning. Bakgrund: Aktiebolagslagen innehåller inte några bestämmelser om hur ett styrelseval skall beredas. Formerna för beredning torde i praktiken variera starkt mellan olika bolag beroende på bl.a. ägarförhållandena. I börsnoterade bolag synes initiativet ofta ligga hos styrelsens ordförande som inför den bolagsstämma där styrelseval skall äga rum startar beredningsprocessen, ofta i samråd med de större aktieägarna och andra bolagsstämmovalda styrelseledamöter. I bolag med en eller några få dominerande aktieägare torde dock tyngdpunkten i berednings- processen ligga hos denne eller dessa. Resultatet av beredningen presenteras regelmässigt först vid bolagsstämman. Stämmodeltagarna har vid ett sådant förfarande inte någon möjlighet att i förväg bilda sig en uppfattning om de föreslagna kandidaterna. I den allmänna debatten har framförts krav på att val av styrelseledamöter i börsbolag skall beredas i någon form av valberedning eller nomineringskommitté. Debatten föranledde () att utfärda en rekommendation avseende styrelseval i svenska bolag som har givit ut aktier vilka är noterade vid svensk börs eller auktoriserad marknadsplats. Fr.o.m. ingår rekommendationen också som en bilaga till inregistreringskontrakt. NBK har pekat på att ett system med valberedning kan ha flera svagheter. En sådan svaghet hänger samman med att ett aktiebolag är en kapitalassociation, i vilken rösträtten normalt är knuten till kapital- insatsen. Resultatet av arbetet i en valberedning som inte beaktar ägar- och inflytandeförhållandena i bolaget riskerar att bli utan värde.