prop · GL03136 · 1998-01-01 00:00:00 — I den modell för löpande uppföljning av myndigheternas arbetsgivarpolitik som regeringen aviserade i förra årets budgetpro- position, och som genomförs, ingår att myndigheterna skall sätta upp- följningsbara mål för sin kompetensförsörjning, bl.a. för chefsrörlig- heten. Frågan om chefsrörlighet kommer därför upp på varje myndighets agenda och den kommer även vid behov att behandlas i de åter- kommande mål- och resultatdialoger som departementsledningarna för med sina myndighetschefer. I en sådan dialog kan departements- ledningen också få värdefulla upplysningar om kvalificerade chefer med goda ledaregenskaper inom myndigheten vilka skulle kunna utnyttjas på någon post som myndighetschef eller på någon annan ledande post inom förvaltningen. Rörligheten bland myndighetschefer har ökat betydligt och är relativt god. En klar majoritet av de nuvarande myndighetscheferna är förordnade som chef för sin myndighet. Regeringen kommer även i fortsättningen att verka för en naturlig rörlighet bland myndighetschefer och att de ges möjlighet att växla mellan olika uppgifter. Erfarenheterna hos den som har varit myndighetschef kan t.ex. komma till god användning på poster som ordförande eller styrelseledamot i statliga styrelser. Regeringens chefspolicy, som återges nedan, kan ses som en över- gripande policy för hela statsförvaltningen. Myndighetscheferna för- väntas i sin tur tillämpa den i sina huvuddrag på underlydande chefer. Rekrytering Rekrytering av myndighetschefer skall ske utifrån preciserade krav, ett brett sökförfarande och ett omsorgsfullt urvalsförfarande. En skriftlig kravprofil, baserad på myndighetens nuvarande och kom- mande verksamhet, skall alltid tas fram innan sökandet efter kandidater påbörjas. Särskild vikt bör läggas vid ledaregenskaper och tidigare erfa- renheter som chef. Ett brett sökförfarande innebär att regeringen söker kandidater även från näringslivet, kommuner och landsting. Vidare skall det så långt möjligt alltid finnas en kvinnlig kandidat med i det slutliga urvalet. Målet att rekrytera så kvalificerade ledare som möjligt inom statsförvaltningen skall uppnås genom att ta vara på den kompetens som finns bland såväl kvinnor som män. Introduktion Nyutnämnda myndighetschefer skall ges både en individuellt anpassad och en allmän introduktion. Stor omsorg skall ägnas åt introduktion av nyutnämnda chefer. Myndig- hetschefer är nyckelpersoner för regeringen. En god introduktion bör därför lägga grunden för ett konstruktivt och fungerande samarbete. Introduktionsrutiner skall finnas på varje departement. I den indivi- duellt anpassade departementsintroduktionen bör ingå bl.a. ett möte med departementsledningen i form av en första mål- och resultatdialog. anordnar allmänna och gemensamma introduktions- seminarier för nyutnämnda myndighetschefer. Seminarierna syftar till att klargöra krav och förväntningar i chefsrollen samt utveckla förmågan till ledarskap i den statliga förvaltningskulturen. Chefsutveckling Chefsutveckling i olika former skall erbjudas såväl nya som etablerade myndighetschefer. Myndighetschefer som har genomgått introduktionsutbildningen erbjuds fortsatt chefsutveckling i mindre utvecklingsgrupper. Syftet är att del- tagarna tillsammans med andra kollegor öppet skall kunna diskutera aktuella frågeställningar i chefsrollen. Temaseminarier om aktuella och övergripande frågor anordnas vid behov. I dessa deltar även företrädare för departementens politiska led- ning. I chefsutvecklingen ingår också att erbjuda individuella chefsut- vecklingsinsatser i syfte att utveckla specialkompetens som enskilda myndighetschefer kan behöva. Mål- och resultatdialog Kontakterna mellan departementsledning och myndighetschef bör ut- vecklas genom regelbundna mål- och resultatdialoger. En regelbundet återkommande mål- och resultatdialog mellan departe- mentsledning och myndighetschef är ett kompletterande styrinstrument för regeringen inom ramen för den normala budgetprocessen. Dialogen skall normalt bestå av två delar. Under första delen behandlas verksamhetens mål, uppnådda resultat, effekter, kostnader etc. Därvid bör departementsledningen vid behov närmare klargöra och precisera de mål som regeringen beslutat för myndighetens verksamhet. Den andra delen av dialogen har formen av ett enskilt planeringssamtal mellan myndighetschefen och statsrådet eller statssekreteraren. Under denna del av samtalet behandlas t.ex. chefens arbetssituation, behov av utveckling och förändring m.m. Regelrätta mål- och resultatdialoger bör normalt hållas med myndighetscheferna. Rörlighet Rörlighet bland myndighetschefer bör eftersträvas. Rörlighet på chefsposten främjar såväl myndighetens effektivitet som chefernas egen utveckling. En ökad rörlighet leder också till att chefs- byten och chefsavveckling avdramatiseras och att växlingen mellan chefsuppgifter och andra uppgifter ses som något naturligt. Tidsbegränsade förordnanden bör medvetet användas som ett instru- ment både för att främja rörligheten mellan olika uppgifter och uppdrag och för att vid behov avveckla myndighetschefer. Vid nyutnämning bör en myndighetschef utses för en period . Omförordnanden bör normalt begränsas till högst . Statsrådet eller statssekreteraren bör B om det inte redan skett i sam- band med en mål- och resultatdialog B hålla ett planeringssamtal med berörd myndighetschef senast före förordnandetidens utgång. Inom varje departement skall det finnas väl fungerande rutiner för bevakning, planering och framförhållning vad gäller förordnanden av myndighetschefer. Löner och anställningsvillkor Regeringen utnämner myndighetscheferna och beslutar om deras lön mot bakgrund av de krav som ställs på befattningarna samt chefernas kvalifikationer och erfarenheter. De flesta chefer för myndigheter som lyder direkt under regeringen verkscheferna anställs för en bestämd tid. För ett mindre antal av dessa myndighetschefer tillämpas andra anställningsformer. Myndighetschefer- na ingår i regeringens frikrets enligt chefsavtalet (cirkulär 1996:A 5). Regeringen tillämpar individuell lönesättning för dessa chefer. Löne- sättningen bör styras av verksamhetsintresset. Som hjälpmedel vid lönesättningen klassificeras de olika befattningarna enligt ett system där man beaktar de krav som ställs på befattningen i fråga om arbetets ansvar och omfång samt kvalifikationer i form av utbildning och tidigare chefs- erfarenhet. Tillämpningen av ett sådant system bör också bidra till att inte osakliga löneskillnader på grund av kön uppstår. För likvärdiga befatt- ningar sätts lönerna normalt inom ett intervall, som ger utrymme för att beakta såväl den enskilde chefens kompetens och prestationsförmåga som marknadsförhållandena. Andra anställningsvillkor som t.ex. löneavdrag vid sjukdom eller annan ledighet, reseersättning och semester är i stort desamma som för övriga statsanställda. Dessa frågor regleras normalt i chefsavtalet. Avgångsförmåner utgår för flertalet verkschefer enligt förordningen (1995:1038) om statliga chefspensioner m.m. (chefspensionsförord- ningen). Förmånerna utgår i form av avgångsvederlag eller chefspension. För de myndighetschefer som inte omfattas av chefspensionsförord- ningen tillämpas i stället pensionsplanen för arbetstagare hos staten m.fl. (PA-91). Om särskilda skäl föreligger kan överenskommelse träffas om andra avgångsförmåner än de nu nämnda. 8 Informationsförsörjning 8.1 Informationsteknikens användning Regeringens bedömning: bör, med beaktande av integritets- och säkerhetsaspekter, ta till vara informationsteknikens möjligheter att: förenkla och förbättra kontakterna för medborgare och företag med myndigheterna, öka allmänhetens insyn i och kontroll av myndigheternas verk- samhet, effektivisera samverkan mellan myndigheter, med övrig offentlig sektor samt med EU-institutioner och andra länders förvaltning. Förvaltningspolitiska kommissionens förslag: Överensstämmer med regeringens bedömning. Remissinstanserna: Många remissinstanser har kommenterat och utvecklat frågorna om informationsförsörjningen. Statskontoret anser att väsentlig information skall hållas elektroniskt tillgänglig och att staten genom informationsteknik kan bidra till tillgänglighet och service- förmåga. Skälen för regeringens bedömning: användning av informationsteknik har behandlats av vid ett flertal tillfällen (jfr prop. 1995/96:125 bet. 1995/96:TU19, rskr. 1995/96:282). I arbetet med att forma en förvaltning för 2000-talets krav och för- väntningar har informationstekniken en viktig roll. Utvecklingen av informationstekniken innebär produktivitetsvinster och möjligheter till verksamhetsutveckling. Den kan också göra den offentliga verksamheten mer tillgänglig för medborgarna och mer serviceinriktad. Det är viktigt att detta sker med beaktande av integritets- och säkerhetsaspekter, vilket aktualiserar frågor om sekretess och skydd för personuppgifter. Regeringen har i prop. 1995/96:125 Åtgärder för att bredda och ut- veckla användningen av informationsteknik redovisat en nationell IT- strategi där ett av målen är att använda IT för att öka effektiviteten och kvaliteten i offentlig verksamhet och förbättra servicen till medborgare och företag. I propositionen lägger regeringen även fast övergripande riktlinjer för den offentliga förvaltningens informationsförsörjning och ett åtgärdsprogram i syfte att åstadkomma en förnyelse av offentlig för- valtning med stöd av IT. Regeringen har i en skrivelse till (skr. 1997/98:19) Utveck- lingen i informationssamhället pekat på att det på olika håll pågår ett arbete med att bygga ut infrastrukturen för den offentliga sektorns kun- skaps- och informationsförsörjning. Toppledarforums projekt om Det offentliga på Internet har resulterat i en informationstjänst direkt . Den är ett exempel på hur offentlig information länkas samman för att förenkla för allmänheten att få tillgång till offentlig information. Toppledarforum har utfärdat rekommendationer för hur hemsidor på Internet med hög kvalitet bör se ut. Inom har en arbetsgrupp föreslagit ett nytt offentligt rättsinformationssystem. Ett centralt syfte är att tillförsäkra medborgarna en god och ökad tillgång till rättsregler och andra offentliga rättskällor i elektronisk form. Den statliga sektorn måste fortlöpande ompröva verksamhetsformer i syfte att åstadkomma en högre kostnadseffektivitet. Som ett led i denna bör myndigheterna aktivt ta till sig ett effektivt utnyttjande av in- formationstekniken. Det är viktigt att uppgifter som rör enskildas per- sonliga förhållanden inte sprids i onödan och att sådana uppgifter har ett tillfredsställande sekretesskydd. Allmänhetens förtroende är en nyckel- fråga för informationsteknikens användning i den offentliga för- valtningen. Regeringens bedömning är att utvecklingen mot allt mer datoriserade ärendeprocesser är bra och gör det möjligt för förvaltningen att arbeta bättre över myndighetsgränser. Detta bidrar till förkortade hand- läggningstider och minskade kostnader och därmed till ökad effektivitet i förvaltningsprocessen. Ett arbetssätt där flera myndighetsuppgifter med stöd av IT samordnas på regional och lokal nivå inom hela den offentliga sektorn medger vidgade möjligheter att erbjuda medborgare och företag enklare kontakter med myndigheterna. Flera myndigheter kan t.ex. länkas samman, utan att för den skull organisationerna behöver förändras. Det är möjligt att som service till medborgare eller företag framställa elektroniska tjänster - s.k. webbsidor - där skilda myndigheters verk- samheter samlas. Sådana tjänster måste inte nödvändigtvis tillhandahållas av staten, utan kan tillhandahållas av privata företag. Regeringen anser vidare att samverkan mellan myndigheter kan bespara staten resurskrävande uppbyggnad av databaser och förbättra kvaliteten i lagrad information. Detta ställer dock krav på att myn- digheterna kan enas i kvalitetsfrågor, t.ex. genom att utveckla gemen- samma kvalitetsdeklarationer. Insynen i och tilliten till förvaltningen måste säkerställas genom ett klart och entydigt regelverk. Flera lagar berörs, däribland tryckfrihets- förordningen, förvaltningslagen och sekretesslagen. RRV har inom ramen för sin effektivitetsrevision pekat på att IT- stödet i ett flertal verksamheter inte har utnyttjas fullt ut. Inte sällan har klara mål saknats för hur och i vilken utsträckning verksamheten skall förbättras genom investeringar i IT-inriktade förändringsprojekt. Re- geringen anser det är viktigt att myndigheterna följer upp och gör effektivitetsbedömningar av investeringar och förändringsprojekt. Strategiska projekt och projekt av större omfattning bör i ökad utsträckning utsättas för kritiska granskningar och utvärderingar. Förvaltningens ökande användning av modern informationsteknik kan leda till att förvaltningen blir svårare att granska. Detta ställer krav på att RRV i revisionen och Statskontoret i uppföljnings- och utvärderings- verksamheten utvecklar metoder för att klara detta. Statskontoret som har ett beställaransvar för statistik om offentlig sektor, bör kontinuerligt ta fram statistik och annan fakta som beskriver hur användningen av IT i staten utvecklas. Den utvecklingen bör kunna följas i den årliga rapporten i omvandling som Statskontoret har regeringens uppdrag att producera. 8.2 En IT-infrastruktur är en förutsättning 8.2.1 Infrastruktur Regeringens bedömning: Den tekniska infrastrukturen för statsför- valtningens kommunikation med medborgare och företag bör bygga på Internet. Inom ramen för Internet bör myndigheterna utveckla tjänster som förenklar kontakterna med och samspelet mellan medborgare, företag och offentlig förvaltning. Skälen för regeringens bedömning: I prop. 1995/96:125 Åtgärder för att bredda och utveckla användningen av informationsteknik pekar re- geringen på att offentlig förvaltning bör vara ett föredöme som IT- användare samt bidra till en öppen och säker elektronisk infrastruktur. För att använda IT för ett effektivt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen, mellan förvaltningen och företag, medborgare och EU krävs vissa gemensamma standarder. Toppledarforums arbete har resulterat i en rad rekommendationer och förslag, om bl.a. utnyttjande av Internet-standarder för kommunikation med person- datorer. Statskontoret har i rapporten (1997:18) - Svenska delen av Internet - struktur, säkerhet och regler - pekat på att det i praktiken inte finns något alternativ till Internet-tekniken som bas för elektronisk kommunikation. Internet är en etablerad infrastruktur för flertalet stora myndigheter. Likaså finns det en väl spridd kunskap på marknaden om hur Internet- produkter kan användas. Utöver nu vanliga tillämpningar såsom elektronisk post och World kommer Internet allt mer att användas för telefoni, videoöverföring och videokonferenser. Regeringen anser att myndigheter bör använda kommunikation baserad på Internet-standarder mot medborgare och företag därför att tekniken uppfyller de krav som kan ställas på en öppen kommunikations- arkitektur. Genom att använda system som bygger på Internet åstadkoms en enhetlig miljö för samverkan, utveckling, drift och säkerhet. Behov av ytterligare åtgärder Den sk. IT-infrastrukturen omfattar inte bara teknik och tillämpningar, utan också informationsresurser, regelverk, kompetens och organisation. Den tekniska delen av infrastrukturen definieras till stora delar av IT- industrin och Internet är en etablerad del av infrastrukturen för flertalet stora myndigheter. Arbetet med infrastrukturen för den offentliga för- valtningen har visat att det finns behov av gemensamma standarder, tekniker, metoder m.m. Riktlinjer har t.ex. efterfrågats för att: lagra och återsöka elektroniska dokument och kunna bevara dem för , säkert kunna överföra dokument mellan organisationer via t.ex. elektronisk post samt i allmänt tillgängliga elektroniska kataloger kunna finna adresser till personer, myndigheter, företag m.m. Det behövs enhetlighet när det gäller begreppsdefinitioner, informations- innehåll och beskrivningar av dokument m.m. Gemensamma informa- tionskällor behöver organiseras som stöd för statlig verksamhet. Ett växande problem är att finna önskad information i de alltmer omfattande elektroniska källorna. En konsekvens av att information inhämtas med IT-stöd från andra myndigheter och organisationer är att kraven ökar på informations- kvalitet. God informationskvalitet är en förutsättning för bra verksam- hets- och tjänstekvalitet. I Toppledarforums rapport i offentlig verksamhet lämnas förslag om bl.a. frågor om ansvar, organisation och rutiner i samband med informations- hantering. En detaljstyrning av förvaltningens IT-utveckling är inte möjligt eller önskvärt. Däremot är det önskvärt att det finns fungerande riktlinjer för uppbyggnaden av en gemensam infrastruktur för den offentliga för- valtningen. Toppledarforum har visat att det finns ett stort intresse hos offentlig förvaltning att samverka kring olika projekt för informationsförsörjning. Samarbetet har varit framgångsrikt, men har visat att det behövs ytterligare insatser, särskilt vad gäller förvaltning och spridning av resultaten från projekten. Regeringens bedömning är att den typ av samverkan som Toppledarforum representerar, dvs. gemensamt projekt- arbete mellan stat, kommun och landsting, bör utvecklas vidare. Arbetet med att utveckla riktlinjer och sprida resultaten bör fördjupas inom områdena för självbetjäning, uppgiftsinsamling från medborgare och företag samt informationsspridning. Riktlinjerna bör knyta an till de förvaltningspolitiska målen och riktlinjerna bör tjäna som en grund för styrning och uppföljning inom IT-området. 8.2.2 Säker kommunikation mellan myndigheter Regeringens bedömning: Statliga myndigheter bör använda säker överföring av dokument och meddelanden i den öppna IT-infra- strukturen. Informationsutbytet mellan myndigheter ställer krav på gemensamma säkerhetsregler och standardiserade lösningar. Skälen för regeringens bedömning: I prop. 1995/96:125 Åtgärder för att bredda och utveckla användningen av informationsteknik pekar regeringen inom området säkerhet och kvalitet på att möjligheten att utfärda tillämpningsregler och att fastställa en miniminivå för en verk- samhetsanpassad säkerhet för den offentliga förvaltningens informations- försörjning. Regeringen betonade att tilltron till att informationen är korrekt är avgörande för all utväxling eller överföring av information. Detta kräver säkerhetslösningar som bl.a. innefattar möjligheter till digitala signaturer och kryptering. Regeringen har beslutat om ett uppdrag åt Stats- kontoret att utarbeta en sammanhållen strategi för IT-säkerhet. Stats- kontoret skall ange hur säkerhetsarbetet kan inordnas i handlings- programmet för att bredda och utveckla användningen av informations- teknik. Rapporten , möjliga svenska handlingslinjer, en rapport från referensgrupp för krypteringsfrågor, , har överlämnats till regeringen. Kommunikations- departementet har som en följd av rapporten tillsatt en arbetsgrupp inom som skall ta fram underlag för en svensk policy för digitala signaturer. har som ett led i det arbetet presenterat en departementspromemoria, Digitala signaturer - en teknisk och juridisk översikt (Ds 1998:14). Inom ramen för Toppledarforums arbete pågår flera aktiviteter rörande s.k. förtroendeskapande åtgärder. Toppledarforum har fattat beslut om en första komponent i en gemensam säkerhetslösning i offentlig förvaltning. Statskontoret skall inom ramen för Toppledarforums arbete lägga fram förslag om ett regelverk för användning av digitala signaturer och för kryptering inom den offentliga förvaltningen. Statskontoret förbereder vidare upphandling av rutiner för utfärdande av aktiva kort. och pågår ett arbete med att ut- veckla elektroniska tjänster där digitala signaturer och kryptering blir nödvändiga. Behovet är stort av enhetliga regler bl.a. för ansvar vid certifiering och administration av säkerhetsnycklar som används för identifikation. Det arbete som bedrivs för säker kommunikation i statsförvaltningen bör ha som mål att skapa lösningar för samhället som helhet. Offentlig förvaltning bör vara ett föredöme som användare av säkra kom- munikationslösningar. Det arbete för säker överföring av dokument och meddelanden som bedrivs av Toppledarforum och Statskontoret bör prövas inom statsförvaltningen. Regeringen ser ingen konflikt mellan att ta fram lösningar för hela samhället och pröva resultatet av Toppledarforums arbete inom den statliga verksamheten. I stället kan statsförvaltningen påskynda processen. Regeringen kommer därför skyndsamt att ta fram ett gemensamt regelverk för säker kommunikation i statsförvaltningen. 8.2.3 Självbetjäning med hjälp av ny teknik Regeringens bedömning: Myndigheter vars verksamhet riktar sig främst till företag och medborgare bör erbjuda elektroniska tjänster för självbetjäning som komplement till traditionella tjänster. Skälen för regeringens bedömning: För enskilda och företag är till- gänglighet till myndigheternas information en demokratisk förutsättning. har i sitt betänkande (SOU 1997:146) Grund- data - i samhällets tjänst - pekat på att samhället kan spara betydande kostnader på att förenkla för företag att lämna och hämta uppgifter. Regeringen har i prop. 1995/96:125 åtgärder för att bredda och utveckla användningen av informationsteknik ställt som krav att alla offentliga myndigheter skall kunna nås med elektronisk post och att offentlig information bör kunna förmedlas elektroniskt. Runt om i landet pågår försök med elektronisk lokal tjänsteförmedling i nätverk bl.a. som ett inslag i utvecklingsarbetet med medborgarkontor. I begreppet självbetjäning ligger möjligheten att elektroniskt få tillgång till myndighetsinformation, blanketter, föreskrifter, lagar och förordningar. Självbetjäning innebär även möjligheter att lämna in blanketter och uppgifter elektroniskt till statliga myndigheter, och i övrigt initiera ärenden elektroniskt där detta är möjligt med hänsyn till lagstiftningen. Elektronisk självbetjäning innebär bättre tillgänglighet till myndigheternas tjänster. Genom elektronisk självbetjäning uppnås effektivitetsvinster för myndigheterna. För medborgare och företag betyder självservice kortare väntetider och förenklingar i kontakterna med myndigheterna samt tillgång till tjänster utanför kontorstid. Myndigheter bör erbjuda elektroniska tjänster för självbetjäning som ett komplement till traditionella tjänster. Tjänsterna bör bygga på hemsidor på Internet, elektroniska blanketter, elektroniskt tillgänglig myndighets- information samt elektroniskt tillgängliga lagar och förordningar. Risken för informationsklyftor ökar i samband med utvecklingen av IT. Det behövs därför insatser som underlättar för grupper som inte har tillgång till IT, och som gör att offentliga elektroniska tjänster kan utnyttjas på ett för den enskilde tryggt och rättssäkert sätt. Myn- digheterna bör också pröva möjligheterna att utveckla nya förvaltnings- tjänster via bl.a. multimedia, avancerad TV/radio och telefoni som komplement till beprövade metoder. Medborgare och företag bör så långt som möjligt själva välja på vilket sätt kontakter och tjänster förmedlas. Genom att myndigheterna redan i sin ordinarie verksamhet använder informationsteknik för att samla in, lagra, bearbeta, presentera och distribuera ljud, text- och bilddata kommer de tillkommande kostnaderna för elektronisk informationsspridning enligt de skisserade principerna att vara låga. Regeringens förslag om avgifter för elektroniska informations- uttag i kap. 8.3.4 Prissättning och finansiering bör vara tillämpliga även i detta sammanhang, vilket innebär att tjänsterna för elektronisk in- formationsspridning i stor utsträckning bör kunna tillhandahållas avgifts- fritt. IT är ett medel för att utveckla statlig verksamhet. Det finns utrymme för experiment och försök inom ramen för gällande lagar och för- ordningar. Det är viktigt att finna goda exempel som kan visa vägen för andra.