prop · GL0399 · 1998-01-01 00:00:00 — Om arbetsordningen innehåller anvisningar om arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter, skall styrelsen fortlöpande kontrollera att arbetsfördelningen kan upprätthållas. Första och andra styckena gäller inte i fråga om bolag vars styrelse har endast en ledamot. (Jfr 9 kap. 3 § i kommitténs förslag) I paragrafen, som saknar motsvarighet i aktiebolagslagens gällande lydelse, har det införts bestämmelser som ålägger styrelsen att fastställa en arbetsordning för sitt arbete. Dessa frågor har behandlats i avsnitt 5.2.2. Av första stycket framgår att arbetsordningen skall komma till uttryck i ett skriftligt dokument. Om styrelsen vill att dess arbetsuppgifter blir föremål för en arbetsfördelning bland ledamöterna, skall detta komma till uttryck i arbetsordningen. Det innebär bl.a. att, om styrelsen skall ha en s.k. arbetande styrelseordförande, dennes arbetsuppgifter skall regleras i arbetsordningen. Vill styrelsen lämna någon särskild uppgift, t.ex. en viss kontrollerande uppgift, till någon av ledamöterna, skall också detta anges i arbetsordningen. Sådana anvisningar i arbetsordningen innebär naturligtvis inte att styrelsen frånhänder sig sin kollegiala beslutanderätt i för bolaget centrala frågor. Över huvud taget gäller att beslut i frågor som det åligger styrelsen att besluta om kan tas endast av styrelsen i beslutför sammansättning. Inte heller kan styrelsen genom en anvisning i arbetsordningen avbörda sig det kollegiala ansvaret för någon av de uppgifter som enligt lagen vilar på styrelsen. Det förhållandet att en arbetsfördelning har skett och att denna har kommit till uttryck i arbetsordningen är emellertid en omständighet som kan bli av betydelse om ett skadeståndsansvar mot styrelsen skulle aktualiseras. Om en styrelseledamot i arbetsordningen har tilldelats huvudansvaret för en viss uppgift, finns det mindre anledning för de övriga ledamöterna att bevaka den uppgiften. Det bör dock understrykas och kommer strax att beröras närmare att inte heller en i arbetsordningen gjord arbetsfördelning alltid är tillräcklig för att övriga styrelseledamöter skall gå fria från skadeståndsansvar för de skador som beror på att en styrelseuppgift inte har skötts. Det ligger i sakens natur att arbetsordningen kommer att reglera arbetsfördelningen främst beträffande sådana uppgifter som är återkommande i styrelsearbetet. Det kan tänkas att det uppstår ett behov av en arbetsfördelning beträffande frågor som normalt inte förekommer i styrelsens löpande arbete. Om styrelsen vill uppdra åt någon av ledamöterna att vid ett enstaka tillfälle vidta en viss åtgärd, kan det ofta räcka att detta antecknas i styrelseprotokollet. Givetvis kan överenskommelser om arbetsfördelning få vissa verkningar även om de inte tas in i arbetsordningen. Om en tvist uppstår i fråga om det har fattats ett beslut om arbetsfördelning, torde emellertid den som påstår att det har fattats ett sådant beslut ha bevisbördan för sitt påstående. Med hänsyn till det skriftlighetskrav, som de nya reglerna om arbetsordning uppställer, är det naturligt att sätta beviskravet för ett sådant påstående förhållandevis högt, om arbetsfördelningen inte har kommit till uttryck i arbetsordningen eller har formaliserats på något annat sätt. I arbetsordningen skall också sammanträdesfrekvensen regleras. Det torde ofta ställa sig naturligt att ett första sammanträde hålls efter den stämma där nya styrelseledamöter har utsetts och att det därefter hålls ordinarie styrelsesammanträden . Det torde vara nödvändigt att hålla styrelsesammanträde i vart fall inför framställningen av förekommande kvartals-, tertial- och delårsrapporter och inför upprättandet av bolagets årsredovisning. Beroende på bolagets verksamhet och andra omständigheter kan det emellertid finnas skäl att utforma sammanträdesmönstret på ett annat sätt. Ordföranden har alltid möjlighet att kalla till ett extra styrelsesammanträde när det finns behov av detta. Det ligger nära till hands att styrelsen i samband med att sammanträdesfrekvensen läggs fast också bestämmer, så långt det är möjligt, vilka ärenden som minst skall förekomma på de olika sammanträdena. Det kan också vara lämpligt att i arbetsordningen reglera vilket material som skall tillhandahållas ledamöterna inför sammanträdena. Arbetsordningen skall också reglera suppleanternas närvaro och deltagande i styrelsens arbete. Att en suppleant alltid skall beredas tillfälle att träda in i styrelseledamotens ställe när denne inte kan närvara framgår av 17 § första stycket. Syftet med arbetsordningens bestämmelser om suppleanter är att klargöra bl.a. under vilka närmare förutsättningar som en suppleant skall kallas till styrelsens sammanträden och inträda i styrelseledamots ställe och, om det finns flera suppleanter, ordningen för deras inträde. I lagen (1987:1245) om styrelse- representation för de privatanställda finns bestämmelser om suppleant för arbetstagarledamot. De bestämmelserna skall respekteras när arbetsordningen utformas. Den i paragrafen gjorda uppräkningen av frågor som skall regleras i arbetsordningen är inte avsedd att vara uttömmande. Det finns således inget som hindrar att man i arbetsordningen reglerar andra frågor än de som nämns i paragrafen. För att säkerställa att styrelseledamöterna känner till arbetsordningens innehåll skall denna fastställas i sänder. Det kan förutses att detta normalt kommer att ske på det första styrelsesammanträde som hålls efter den ordinarie bolagsstämma på vilken styrelseval skall förrättas. Om omständigheterna påkallar det, bör arbetsordningen revideras . Av andra stycket följer att styrelsen ansvarar för att det sker en fortlöpande kontroll av att den arbetsfördelning som har angivits i arbetsordningen kan upprätthållas. Detta innebär att styrelsen måste förvissa sig om att den ledamot som har erhållit ansvaret för en viss fråga också fullgör sina uppgifter. Styrelsens ansvar i detta hänseende behöver inte alltid innebära någon närmare granskning av den berörda ledamotens arbete. Om styrelsen genom löpande rapporter o.d. från ledamoten ser att denne utför uppgifter som har tilldelats honom enligt arbetsordningen och om det inte har framkommit något som tyder på brister i arbetets utförande, behöver oftast någon ytterligare kontroll inte ske. Om ledamoten däremot inte redovisar något resultat av sitt arbete eller om det på något annat sätt har förekommit indikationer på att arbetet inte utförs på ett tillfredsställande sätt, måste styrelsen reagera. En bristande uppföljning från styrelsen av att enskilda ledamöter fullgör de uppgifter som de har tilldelats i arbetsordningen kan medföra att styrelsen i dess helhet blir ansvarig för skador som primärt beror på den enskilde ledamotens försummelse. Av tredje stycket framgår att bolag vars styrelse har endast en ledamot är undantagna från bestämmelserna i denna paragraf. Som har angivits i den allmänna motiveringen skulle bestämmelserna sakna praktisk betydelse i sådana bolag. Även i dessa bolag kan det visserligen vara praktiskt med en arbetsordning som reglerar t.ex. när suppleanterna träder in. Det har emellertid ansetts lämpligast att överlämna detta till bolagens egen bedömning. 8 kap. 6 § Styrelsen utses av bolagsstämman. I bolagsordningen får det föreskrivas att en eller flera styrelseledamöter, i publika aktiebolag dock mindre än hälften av samtliga, skall utses på annat sätt. Styrelsen eller en styrelseledamot får inte ges rätt att utse styrelseledamöter. (Jfr 9 kap. 6 § i kommitténs förslag) Paragrafen, som delvis motsvarar 8 kap. 1 § andra stycket i dess nuvarande lydelse, behandlar frågor om styrelseval (se avsnitt 5.2.4). Av paragrafen framgår att huvudregeln liksom är att styrelsen väljs av bolagsstämman. För att tillgodose det intresse som kan finnas av att t.ex. en kommun, en viss organisation eller en aktieägarminoritet blir företrädd i styrelsen, skall det även fortsättningsvis vara möjligt att i bolagsordningen föreskriva att en eller flera styrelseledamöter skall utses på ett annat sätt. För publika aktiebolag införs dock en begränsning i detta avseende. För dessa bolag föreskrivs att mer än hälften av styrelsens ledamöter alltid skall väljas av bolagsstämman. Denna bestämmelse motiveras av uppfattningen att aktieägarna bör förbehållas beslutanderätten i alla viktiga frågor rörande bolaget. Av grundläggande betydelse är härvid att aktieägarna bör ha möjlighet att ompröva bolagets inriktning och förvaltning genom att utse en ny styrelse. Ingenting hindrar att de ledamöter som skall väljas av bolagsstämman fördelas mellan olika aktieslag, dvs. att varje aktieslag för sig väljer ett visst antal styrelseledamöter. Ytterligare en nyhet är att det i paragrafen har intagits en föreskrift av innebörd att rätten att utse styrelseledamöter inte kan överlåtas på styrelsen eller på en enskild styrelseledamot. Det kommer således inte vara möjligt att i bolagsordningen ta in bestämmelser som medger att styrelsen delvis förnyar sig själv. 8 kap. 7 § Bolagsstämmans ordförande skall innan styrelseval förrättas i ett publikt aktiebolag lämna uppgift till stämman om vilka uppdrag den som valet gäller innehar i andra företag. (Jfr 9 kap. 6 § i kommitténs förslag) Bestämmelserna i paragrafen är nya. De har behandlats i avsnitt 5.2.8. De nya bestämmelserna syftar till att öka aktieägarnas kunskaper om den som föreslås för ett styrelseuppdrag. Avsikten är att bereda aktieägarna underlag för att bedöma bl.a. i vad mån den föreslagne personen kan ha tid för ett uppdrag som styrelseledamot i bolaget och om han kan ha ett mot bolaget stridande intresse. Bestämmelsen ålägger stämmoordföranden att inhämta upplysningar om vilka uppdrag den som valet gäller innehar i andra företag. I första hand torde uppdrag som styrelseledamot eller verkställande direktör vara av intresse men även uppdrag av andra slag, t.ex. konsultuppdrag, omfattas av bestämmelsen. Stämmoordförandens undersökningsplikt avses vara förhållandevis begränsad. Han bör alltid fråga kandidaten eller, om det inte är möjligt, förslagsställaren om vilka uppdrag kandidaten har. Däremot innebär bestämmelsen inte någon skyldighet för ordföranden att t.ex. begära upplysningar om angivna förhållanden från aktiebolagsregistret. Den information som stämmoordföranden erhåller skall vidarebefordras till stämman innan valet förrättas. I likhet med motsvarande regler i den danska aktiebolagsrättsliga lagstiftningen har bestämmelsen begränsats till att gälla endast för publika aktiebolag. Det är inte ovanligt att en och samma person sitter i styrelsen för en rad dotterföretag. Om en person som föreslås till styrelseledamot i ett moderbolag redan är styrelseledamot i koncernens dotterföretag, torde informationen till stämman rörande dessa uppdrag, med stämmans samtycke, ofta kunna presenteras på ett förhållandevis översiktligt sätt. Även i de fall då en person med styrelseuppdrag i såväl moder- som dotterföretag i en annan koncern föreslås som styrelseledamot, kan behovet av att redovisa uppdragen i dotterföretagen anses begränsat. Under förutsättning att stämman enhälligt går med på det bör det därför vara möjligt att begränsa redovisningen avseende uppdrag i dotterföretag till att ange endast antalet uppdrag. Varken bolagsstämman eller stämmoordföranden har givetvis någon möjlighet att framtvinga information från kandidaten. Denne kan ha i och för sig legitima skäl att inte ange förekommande uppdrag. Om han avböjer att lämna information eller lämnar endast generella upplysningar, får stämmoordföranden vidarebefordra det beskedet till stämman. Något formellt hinder att välja en person som underlåter att lämna den angivna informationen till stämman har inte uppställts. 8 kap. 8 § Minst halva antalet styrelseledamöter skall vara bosatta inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer för ett särskilt fall tillåter annat. (Jfr 9 kap. 11 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer med delar av 8 kap. 4 § i dess gällande lydelse. 8 kap. 9 § Den som är underårig eller i konkurs eller som har en förvaltare enligt 11 kap. 7 § kan inte vara styrelseledamot. Att detsamma gäller den som har näringsförbud följer av 6 § lagen (1986:436) om näringsförbud. (Jfr 9 kap. 11 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer i sak med delar av 8 kap. 4 § i dess gällande lydelse. 8 kap. 10 § En styrelseledamots uppdrag gäller för den tid som anges i bolagsordningen. Uppdragstiden skall bestämmas så att uppdraget upphör vid slutet av en bolagsstämma enligt 9 kap. 7 § första stycket som hålls senast under det fjärde räkenskapsåret efter det då styrelseledamoten utsågs. (Jfr 9 kap. 7 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer delvis med 8 kap. 1 § tredje stycket i dess gällande lydelse. Enligt tidigare lagtext har gällt att en styrelseledamots uppdrag skall bestämmas så att uppdraget upphör vid slutet av den ordinarie bolagsstämma på vilken styrelseval förrättas. Den nya lagtexten har med anledning av en remissynpunkt utformats så att den omfattar även de situationer då bolagsordningen i ett privat aktiebolag innehåller en bestämmelse om att samtliga styrelseledamöter skall utses på ett annat sätt än genom val på bolagsstämman (se 6 §). 8 kap. 11 § Ett uppdrag som styrelseledamot upphör , om styrelseledamoten eller den som har utsett honom anmäler att uppdraget skall upphöra. Anmälan om detta skall göras hos styrelsen. Om en styrelseledamot som inte är vald av bolagsstämman vill avgå, skall han anmäla det också hos den som har utsett honom. (Jfr 9 kap. 8 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer i sak med 8 kap. 2 § första stycket i dess gällande lydelse. 8 kap. 12 § Om en styrelseledamots uppdrag upphör eller om bestämmelserna i 9 § hindrar honom att vara styrelseledamot och det inte finns någon suppleant som kan inträda i hans ställe, skall övriga styrelseledamöter vidta åtgärder för att en ny styrelseledamot utses för den återstående mandattiden. Sådana åtgärder behöver dock inte vidtas, om den förutvarande styrelseledamoten var en arbetstagarrepresentant. Skall styrelseledamoten väljas av bolagsstämman, får trots bestämmelserna i 1 § valet anstå till nästa ordinarie bolagsstämma vid vilken styrelseval förrättas, om styrelsen är beslutför med kvarstående ledamöter och suppleanter. (Jfr 9 kap. 9 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer i sak med 8 kap. 2 § andra stycket i dess gällande lydelse. Domstolsförordnande om ersättare för styrelseledamot 8 kap. 13 § Om en styrelseledamot som enligt bolagsordningen skall utses på ett annat sätt än genom val av bolagsstämman inte har utsetts, skall rätten på ansökan förordna en ersättare. Ansökan får göras av en styrelseledamot, en aktieägare, en borgenär eller någon annan vars rätt kan vara beroende av att det finns någon som kan företräda bolaget. (Jfr 9 kap. 10 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer i sak med 8 kap. 2 § tredje stycket i dess gällande lydelse. 8 kap. 14 § I styrelser som består av mer än en ledamot skall en av ledamöterna vara ordförande. Ordföranden skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som anges i 3 5 §§. Om annat inte föreskrivs i bolagsordningen eller har beslutats av bolagsstämman, väljer styrelsen ordförande. Vid lika röstetal avgörs valet genom lottning. I ett publikt aktiebolag får den verkställande direktören inte vara styrelsens ordförande. (Jfr 9 kap. 12 § i kommitténs förslag) Paragrafen, som delvis motsvarar 8 kap. 8 § första stycket i dess gällande lydelse, innehåller bestämmelser om styrelsens ordförande (se avsnitt 5.2.7). Av första stycket liksom av gällande lagtext framgår att styrelsen skall ha en ordförande och att denne skall utses bland styrelsens ledamöter. I andra meningen, som saknar motsvarighet i gällande lagtext, slås det fast att styrelsens ordförande skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter enligt 3 5 §§. I ordförandens ansvar för ledningen av styrelsearbetet ingår att se till att ordinarie sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser och att extra sammanträden hålls när det behövs (se 15 §). Ordföranden skall också se till att ärenden som bör behandlas av styrelsen kommer upp på styrelsens bord och att de därvid är beredda på ett tillfredsställande sätt. Ordförandens arbetsuppgifter är emellertid inte relaterade endast till styrelsens sammanträden. Av hänvisningen till 3 5 §§ framgår att ordföranden åläggs ett ansvar för bolagets organisation och verksamhet som går längre än övriga styrelseledamöters ansvar. Ordföranden skall bl.a. övervaka bolagets verksamhet och se till att den diskuteras inom styrelsen om det behövs. För det fall arbetsordningen innehåller anvisningar om en arbetsfördelning inom styrelsen, åvilar det ordföranden ett särskilt ansvar för att det sker en fortlöpande kontroll av att de ledamöter som har erhållit ansvaret för vissa frågor också fullgör sina uppgifter. Ordföranden bör vidare, om inte annat föreskrivs i arbetsordningen, fungera som en länk mellan styrelsen och företagsledningen. Det åligger ordföranden att se till att styrelsens ledamöter även mellan sammanträdena får upplysningar rörande bolagets förhållanden, verksamhetens gång och viktigare händelser. Denne får också anses bära ett särskilt ansvar för att styrelsens beslut verkställs på ett lämpligt sätt. Det bör påpekas att styrelseordföranden genom förevarande paragraf inte ges någon rätt att på egen hand besluta i bolagets angelägenheter eller ingå rättshandlingar på bolagets vägnar. Beslut i bolagets angelägenheter kan han fatta endast tillsammans med den övriga styrelsen. Behörighet att ingå rättshandlingar på bolagets vägnar förutsätter att han har utsetts till särskild firmatecknare eller har fått fullmakt att företräda bolaget. Om ordföranden försummar de särskilda uppgifter som lagen ålägger honom, kan det få betydelse vid en skadeståndsprocess mot honom. Andra stycket motsvarar de gällande bestämmelserna i 8 kap. 8 § första stycket andra och tredje meningarna. har gällt att den verkställande direktören inte får vara styrelsens ordförande när aktiebolaget har i aktie- eller maximikapital. Av tredje stycket följer att detta förbud numera gäller i alla publika aktiebolag, oavsett storleken av aktie- eller maximikapitalet i bolaget. 8 kap. 15 § Ordföranden skall se till att sammanträden hålls när det behövs. Styrelsen skall alltid sammankallas om en styrelseledamot eller den verkställande direktören begär det. (Jfr 9 kap. 13 § i kommitténs förslag) Paragrafen motsvarar delar av 8 kap. 8 § andra stycket i dess gällande lydelse. Av paragrafen följer bl.a. att ordföranden har ansvaret för att styrelsens ordinarie sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser (se 5 §) och att det därutöver hålls extra sammanträden vid behov. I 10 kap. 35 § andra stycket finns en särskild bestämmelse om skyldighet för styrelsen att sammanträda för att behandla erinringar från revisor. 8 kap. 16 § Den verkställande direktören har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden, om styrelsen inte i ett särskilt fall bestämmer något annat. (Jfr 9 kap. 14 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer i sak med 8 kap. 8 § andra stycket tredje meningen i dess gällande lydelse. Enligt paragrafen har den verkställande direktören rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden. Att den verkställande direktören också har rätt att få en avvikande mening antecknad till styrelsens protokoll framgår av 21 §. Några generella begränsningar i den verkställande direktörens rätt att delta i styrelsens sammanträden kan varken stämman eller styrelsen besluta om. Den arbetsordning för styrelsearbetet som styrelsen enligt 5 § skall utarbeta får inte begränsa denna rätt. Däremot kan styrelsen i ett särskilt fall, t.ex. om den skall diskutera ett byte av verkställande direktör, bestämma att den verkställande direktören inte får delta vid behandlingen av denna fråga. Den vice verkställande direktören har rätt att närvara vid styrelsesammanträde när han har trätt in i den verkställande direktörens ställe. 8 kap. 17 § Om en styrelseledamot inte kan närvara vid ett sammanträde och det finns en suppleant som skall träda in i hans ställe, skall denne ges tillfälle till det. En sådan suppleant för arbetstagarledamot som har utsetts enligt lagen (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda skall alltid få underlag och ges tillfälle att delta i behandlingen av styrelsens ärenden på samma sätt som en styrelseledamot. (Jfr 9 kap. 14 och 17 §§ i kommitténs förslag) Paragrafen motsvarar delar av 8 kap. 9 § första stycket i den paragrafens gällande lydelse. Första stycket behandlar frågan om under vilka förutsättningar en suppleant skall beredas tillfälle att träda in i en styrelseledamots ställe. Så skall ske om en styrelseledamot inte kan närvara vid sammanträdet, t.ex. på grund av sjukdom eller bortovaro. Med anledning av en remissynpunkt bör det påpekas att enbart det förhållandet att en närvarande styrelseledamot på grund av jäv är förhindrad att delta i ett beslut inte medför någon skyldighet enligt denna bestämmelse att bereda suppleanten tillfälle att träda in i styrelseledamotens ställe. En annan sak är att beslutförhetsreglerna i 18 § kan leda till att suppleanten även i ett sådant fall måste kallas in. Att arbetsordningen skall innehålla anvisningar om under vilka förutsättningar som en suppleant skall kallas till styrelsens sammanträden och inträda i en styrelseledamots ställe framgår av 5 §. I andra stycket finns de särskilda reglerna om arbets- tagarsuppleanternas rätt att närvara vid styrelsesammanträden m.m. 8 kap. 18 § Styrelsen är beslutför, om mer än hälften av styrelseledamöter eller det högre antal som föreskrivs i bolagsordningen är närvarande. Vid bedömningen av om styrelsen är beslutför skall styrelseledamöter som är jäviga enligt 20 § anses som inte närvarande. Beslut får inte fattas i ett ärende, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter dels har fått tillfälle att delta i ärendets behandling, dels har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. (Jfr 9 kap. 17 § i kommitténs förslag) Paragrafen motsvarar delar av 8 kap. 9 § första stycket i dess gällande lydelse. I första stycket anges förutsättningarna för att en styrelse skall anses vara beslutför. Liksom krävs att mer än hälften av styrelseledamöter eller det högre antal som föreskrivs i bolagsordningen skall vara närvarande. Bestämmelsen har med anledning av en remissynpunkt kompletterats med en föreskrift som innebär att endast ledamöter som inte är jäviga skall anses vara närvarande vid bedömningen av om styrelsen är beslutför i en viss fråga. Andra stycket motsvarar den bestämmelse som har varit intagen i 8 kap. 9 § första stycket. 8 kap. 19 § Som styrelsens beslut gäller, om bolagsordningen inte föreskriver särskild röstmajoritet, den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för vid sammanträdet eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder. Är styrelsen inte fulltalig, skall de som röstar för beslutet dock utgöra mer än en tredjedel av styrelseledamöter, om inte annat föreskrivs i bolagsordningen. (Jfr 9 kap. 18 § i kommitténs förslag) Paragrafen överensstämmer i sak med 8 kap. 9 § andra stycket i dess gällande lydelse. 8 kap. 20 § En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om 1. avtal mellan styrelseledamoten och bolaget, 2. avtal mellan bolaget och en tredje man, om styrelseledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller 3. avtal mellan bolaget och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda. Bestämmelserna i första stycket gäller inte om styrelseledamoten, direkt eller indirekt genom en juridisk person, äger samtliga aktier i bolaget.