frsrdg · GL04JO1 · 1998-01-01 00:00:00 — I tryckfrihetsförordningen finns bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och antingen kommit in dit eller upprättats där. Till myndigheten inkomna ansökningshandlingar och därvid fogade bilagor är således allmänna handlingar. Allmänna handlingar är som regel offentliga men kan i vissa fall vara sekretesskyddade. Inkomna handlingar i ärenden rörande tjänstetillsättning hos en myndighet är alltid offentliga. Enligt 15 § arkivlagen (1990:782) får en myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige eller . I förevarande fall har rutinerna beträffande handlingar i tjänstetillsättningsärenden vid socialförvaltningen varit att alla ansökningshandlingar beträffande de personer som har anställts har bevarats hos myndigheten medan betygshandlingar har återsänts. I ärendet har framkommit att socialnämnden inte haft stöd i något beslut av kommunfullmäktige för sin åtgärd att återsända betygshandlingar och således i detta avseende handlat i strid med arkivlagens bestämmelser. Med beaktande av att nämnden är medveten om att förfarandet har kunnat vara felaktigt finner jag inte anledning att vidare uppehålla mig vid saken. Med den kritik som innefattas i det ovan anförda avslutas ärendet. Handläggningen av en begäran att få ta del av allmänna handlingar m.m. Fråga bl.a. om stängning av och inskränkning i servicenivån vid den regionala tillsynsenheten i under inneburit att styrelsen inte kunnat uppfylla skyndsamhetskraven i tryckfrihetsförordningen (TF) (Dnr 2151-1996, 2230-1996 och 2803-1996) I anmälningar till JO riktade , som är journalist, kritik mot , regionala tillsynsenheten i . Hon anförde därvid bl.a. att tillsynsenheten felaktigt höll stängt , att hon vid besök hos enheten inte fick del av allmän handling förrän , att de avgifter för kopior av allmän handling hon blev debiterad var felaktiga samt att hon blev illa bemött av de anställda hos tillsynsenheten. Anmälningarna remitterades till , verksledningen, för utredning och yttrande. I ärende dnr 2230-1996 efterremitterades dessutom en skrift från till . (överdirektör ) inkom med ett remissvar. yttrade sig över remissvaret. Hon framförde i senare skrifter ytterligare klagomål mot tillsynsenhet i . Föredraganden inhämtade per telefon kompletterande uppgifter från , regionala tillsynsenheten i . Stf JO anförde i beslut följande. Av bestämmelserna i 2 kap. 12 § TF framgår att en allmän handling som får lämnas ut, genast eller så snart det är möjligt, på stället utan avgift skall tillhandahållas den som önskar ta del av den. Denna föreskrift torde innebära, att handlingen skall lämnas ut så snart detta kan ske utan åsidosättande av andra, lika viktiga tjänsteåligganden (: Handlingsoffentlighet och Sekretess 1995, s. 55). I 13 § samma kapitel föreskrivs rätt för den som önskar ta del av en allmän handling att även mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. Enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen (1980:100), SekrL, skall den befattningshavare vid en myndighet som enligt arbetsordning eller särskilt beslut svarar för vården av en handling i första hand pröva frågan om en handlings utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Hänskjutande skall således förekomma bara när detta kan ske utan tidsutdräkt eller annan olägenhet för sökanden (jfr m.fl.: Sekretesslagen. Kommentar till lag med ändringar, tredje uppl. 1992, s. 442). I annat fall skall den som har hand om handlingen själv pröva frågan. Om han vägrar att lämna ut en handling eller lämnar ut en handling med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, skall han på begäran hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall vidare underrättas om att han kan begära detta och att beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Av 15 § avgiftsförordningen (1992:191) framgår att en myndighet kan ta ut en avgift för att den efter särskild begäran lämnar ut kopia av allmän handling. Enligt 16 § samma förordning skall en myndighet ta ut avgiften om en beställning omfattar tio sidor eller mer. Om någon är missnöjd med den avgift som tagits ut av honom enligt förordningens 15 § får han, enligt 23 §, efter den dag då avgiften betalades, hos myndigheten begära ett skriftligt beslut om avgiften. Beslutet kan enligt 24 § förordningen överklagas hos . Fråga om utlämnande av allmän handling har hävdat att hon hindrats att bl.a. ta del av allmän handling p.g.a. att anställda assistenter hade semester (), och att var stängd för en utbildningsdag (). har även anfört att hon inte fått del av allmän handling för att aktuellt ärende inte kunnat hittas och för att enhetens bägge jurister hade semester (). Hon har i en senare skrift även pekat på att avsett att hålla stängt med anledning av en planeringsdag (). Allmänna regler saknas om hur myndigheter skall bemannas och i vilken omfattning myndigheter skall hålla öppet för allmänheten. En myndighet får dock inte begränsa öppethållandet på ett sådant sätt, att medborgarnas rätt enligt TF och sekretesslagen träds för när. JO har tidigare prövat frågan om öppethållande på s.k. klämdagar, se t.ex. JO:s beslut i ärende dnr 2218-1996. Av remissvar framgår vilka möjligheter som funnits för allmänheten att komma i kontakt med handläggare och att hos få ta del av allmänna handlingar och . har per telefon till föredraganden uppgivit att allmänheten hade samma möjlighet att få del av allmänna handlingar som . Jag finner inte skäl att ifrågasätta dessa uppgifter och riktar inte någon kritik mot i dessa fall. Vad gäller händelsen har en normal sekretessprövning i ärende rörande utlämnande av allmän handling i tre ärenden inte skett då handläggaren dels rörande ett ärende inte hittat akten, dels i de övriga två ärendena först velat konferera med någon av enhetens jurister i sekretessfrågan innan hon var beredd att tillmötesgå en begäran. Då enhetens jurister inte funnits närvarande har en sådan prövning skett först , . Vad först gäller akten som inte kunde återfinnas vill jag endast understryka det självklara i att tillsynsenhetens ledning har klara rutiner om förvaring av akter även så att de utan svårighet kan återfinnas av närvarande personal. Vad avser övriga två ärenden vill jag anföra att det ovan nämnda skyndsamhetskravet i ärenden rörande utlämnande av allmän handling enligt TF mildras av att myndigheten måste få skäligt rådrum för att avgöra om en efterfrågad handling kan vara sekretessbelagd enligt någon bestämmelse i SekrL. Handlingar vid omfattas som regel av kvalificerad sekretess enligt 7 kap. 1 § SekrL och ett felaktigt utlämnande kan få irreparabla konsekvenser för den enskilde. Det får därför anses rimligt att en begäran om utlämnade i tveksamma fall underställs tillsynsenhetens anställda jurister och att ett utlämnande p.g.a. juristernas frånvaro kan få anstå , som i detta fall en arbetsdag. Jag kan i sammanhanget hänvisa till JO:s ämbetsberättelse 1989/90 s. 377 f. har i anmälan också gjort gällande att hon efter besök hos först fått del av begärda handlingar. Hon har i en senare skrift till JO uppgett att hon vid besök hos inte fått ta del av de handlingar hon begärt. Ärenden rörande utlämnande av allmän handling skall, som ovan nämnts, handläggas med snabbhet. Myndigheten och den enskilde kan självklart i sådana ärenden, ofta av praktiska skäl, komma överens om en ordning som innebär ett avsteg från TF:s krav på skyndsamhet. har i sitt remissvar uppgett att styrelsen och träffat en överenskommelse om hur praktiskt skulle få del av begärda handlingar. Denna ordning har enligt styrelsen inneburit att en gång fått del av de handlingar hon tidigare beställt. har i sin påminnelseskrift förnekat att en sådan överenskommelse träffats. Vilken ordning som i detta fall gällt mellan och är därför inte helt klarlagt. Jag finner inte anledning anta att ytterligare utredning från min sida skulle kunna bringa klarhet i saken och går därför inte vidare i denna del. Fråga om uttagande av avgift för kopia av allmän handling Vad som förevarit mellan och i denna del är inte fullständigt klarlagt. har i sitt remissvar dock uppgivit att en överenskommelse träffats med om att hon skulle faktureras beställningarna av kopior av de allmänna handlingarna i efterskott och att , då besökte enheten , i enlighet med praxis sett samtliga beställningar under samma vecka som en beställning. har inte bemött vad anfört rörande överenskommelsen om fakturering. Jag utgår därför ifrån att en sådan överenskommelse träffats. Enligt min mening kan det inte anses strida mot avgiftsförordningen att, som gjort i detta fall, se samtliga beställningar som en enda beställning. Saken har också som jag ovan redovisat ytterst kunnat överklagas till för avgörande. Jag finner därför inte skäl att rikta någon kritik mot i denna del. Vad ytterligare anfört i denna fråga föranleder inget uttalande från min sida. har i sitt remissvar hävdat att av de anställda har bemötts på ett korrekt sätt. har i sin påminnelseskrift vidhållit vad hon anfört i sin anmälan till JO. Jag finner inte motiverat att ytterligare utreda saken. Jag vill dock erinra om det självklara i att allmänheten skall bemötas på ett korrekt sätt av de anställda vid tillsynsenheten och att enskilda ges reella möjligheter att i enhetens lokaler ta del av och kopiera allmänna handlingar. Vad som i övrigt anförts av föranleder ingen åtgärd från min sida. Initiativärende: Sjukhus har underlåtit att på begäran av polis lämna ut uppgift rörande patient (Dnr 1193-1997) I ett TT-telegram med rubriken låg på sjukhus Polisen fick inget veta redovisades hur polisen letade med helikopter och hund efter en försvunnen 60-åring sedan personalen på lasarettet i vid förfrågan inte upplyst polisen om att mannen fanns där. Sedan i (arbetsutskottet) inkommit med remissvar anförde JO i beslut följande. 5 § sekretesslagen (1980:100), SekrL, föreskrivs att myndighet på begäran av annan myndighet skall lämna uppgift som den förfogar över i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Uppgift om att någon är inlagd på sjukhus omfattas av sekretessbestämmelserna i 7 kap. 1 § SekrL. En förfrågan huruvida en viss person är patient på ett sjukhus kan därför som regel inte lämnas ut om inte patienten själv samtyckt. Sekretessen hindrar emellertid inte att uppgift lämnas till annan myndighet om uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning (14 kap. 1 § SekrL). I 11 § 1 lagen (1994:953) om åligganden för personal inom hälso- och sjukvården föreskrivs en skyldighet för hälso- och sjukvårdspersonal att lämna ut uppgift om huruvida någon vistas på sjukvårdsinrättning om uppgiften i ett särskilt fall begärs av bl.a. polismyndighet. Jag kan således kort och gott konstatera att polisen haft en ovillkorlig rätt att få ut den efterfrågade uppgiften från lasarettet. Det är självfallet oacceptabelt om felaktiga upplysningar får till följd att polis helt i onödan måste sätta av resurser för spaning. Det inträffade synes emellertid mer bero på den mänskliga faktorn i ett enstaka fall än på bristande kunskaper om gällande lagstiftning. Då sjukhusledningen vidtagit åtgärder för att förebygga ett upprepande anser jag mig kunna låta det bero med vad som förevarit. Med den kritik som ligger i gjorda uttalande avslutas ärendet. Försäkringskassa har i journal antecknat att viss uppgift inte fick delges den försäkrade (Dnr 2466-1996) meddelade JO Pennlöv följande beslut i ett initiativärende. Vid en genomgång av akten i S. socialförsäkringsärende med anledning av hans anmälan hit (ärende med dnr 1884-1996) har uppmärksammats att läns allmänna försäkringskassa per telefon inhämtat vissa uppgifter rörande den försäkrade från en flygläkare. Vid kassans journalanteckningar från samtalet har kassan noterat att desamma inte får delges den försäkrade om han begär kopia på innehållet i akten. Med anledning av vad som framkommit beslutade jag att inleda en utredning av saken. Genom remiss anmodades läns allmänna försäkringskassa att yttra sig beträffande nämnda notering. I remissvaret har kassan vik. direktören kortfattat redogjort för S. socialförsäkringsärende och anfört bl.a. följande. Vi är väl medvetna om att uppgifter som inhämtats muntligen och som bedömts vara av betydelse för ett beslut och som av den anledningen dokumenterats i en journalanteckning inte kan undanhållas den försäkrade utom i vissa speciella fall. Någon sådan undantagssituation är det inte fråga om i detta fall. Vi är också medvetna om att det är som självständigt avgör hur sekretessbestämmelserna ska tillämpas och inte uppgiftslämnaren. Handläggarens notering om att uppgifterna från ifrågavarande telefonsamtal inte fick delges den försäkrade ger intryck av bristande kunskaper om förvaltningslagen och sekretessbestämmelserna. Vi vill med anledning av detta nämna att vid utbildning i olika försäkringsfrågor även kommenterar tillämpliga avsnitt i förvaltningslagen och sekretessbestämmelserna. har kassan haft särskilda seminarier om förvaltningsrätt, offentlighet och sekretess för personalen. Enligt 16 § förvaltningslagen (1986:223) FL har en part rätt att ta del av det som tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Genom denna bestämmelse om parts rätt till insyn i utredningsmaterialet tillförsäkras parten tillgång till handlingarna i sitt ärende. Parten kan härigenom bevaka sina intressen och också kontrollera hur myndigheten handlägger ärendet. Rätten till partsinsyn är dock inte obegränsad. När det gäller sekretess hänvisar 16 § förvaltningslagen till 14 kap. 5 § sekretesslagen (1980:100). Enligt sistnämnda lagrum är huvudregeln att sekretess inte hindrar att en part får del av sådant material för vilket sekretess gäller. Handlingarna eller annat material får emellertid inte lämnas ut, i den mån det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift i ärendet inte röjs. I sådant fall skall myndigheten på annat sätt lämna parten upplysning om vad materialet innehåller, i den mån det behövs för att han skall kunna ta till vara sin rätt och det kan ske utan allvarlig skada för det intresse som sekretessen skall skydda. Bestämmelsen om sekretess inom socialförsäkringsområdet finns i 7 kap. 7 § sekretesslagen. I paragrafens första stycke stadgas att sekretess gäller hos bl.a. allmän försäkringskassa i ärende enligt lagstiftningen om allmän försäkring eller arbetsskadeförsäkring m.m. för uppgift om någons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Enligt paragrafens andra stycke gäller sekretessen också i förhållande till den vård- eller behandlingsbehövande själv i fråga om uppgift om hans hälsotillstånd, om det med hänsyn till ändamålet med vården eller behandlingen är av synnerlig vikt att uppgiften inte lämnas ut till honom. Denna undantagsregel utgör ett exempel på de i 14 kap. 5 § sekretesslagen åsyftade situationerna då partsinsynen kan begränsas. Av remissvaret framgår att inte ansett att någon sådan undantagssituation som anges i 7 kap. 7 § andra stycket sekretesslagen förelegat i det nu aktuella fallet. Vid sådant förhållande har således den försäkrade rätt att med stöd av 16 § FL ta del av ifrågavarande journalanteckning. har därför inte haft något stöd för den notering som gjorts om att undanhålla den försäkrade dessa uppgifter. Såsom angetts i remissvaret ankommer det på att självständigt ta ställning till om uppgifter i ett ärende skall bli föremål för sekretess. Den prövningen skall göras i samband med att någon begär att få ta del av uppgiften i fråga. En annan sak är att handlingar, som kan innehålla hemliga uppgifter, som en varningssignal kan förses med en särskild anteckning härom, s.k. hemligstämpel. Det torde dock sällan finnas anledning för en försäkringskassa att använda denna möjlighet. En läkares eller annan uppgiftslämnares uttalanden eller önskemål i fråga om sekretess är självfallet inte bindande för kassan men dennes inställning till saken kan kassan givetvis underrätta sig om, i vart fall om det kan föreligga synnerliga skäl att inte lämna ut uppgifterna till parten. Jag vill i detta sammanhang också framhålla att enligt 17 § FL är en myndighet skyldig att före avgörandet av ett ärende kommunicera utredningsmaterialet med parten. Parten skall enligt detta lagrum således underrättas om vad som tillförts ärendet av någon annan och dessutom ges tillfälle att yttra sig över detta. Att den enskilde bereds tillfälle att yttra sig över utredningsmaterialet kan förhindra felbedömningar och förhastade beslut från myndigheterna. Vidare kan eventuellt förbisedda, undervärderade eller felaktiga faktauppgifter bemötas. Reglerna om myndigheters kommunikationsskyldighet utgör tillsammans med bestämmelsen om parts rätt till insyn i utredningsmaterialet några av de viktigaste garantierna för den enskildes rättssäkerhet. Det är grundläggande att myndighetens avgörande i ett ärende baseras enbart på material som parten beretts tillfälle att ta del av och yttra sig över. yttrande visar att kassan känner till vilka bestämmelser som gäller inom det aktuella rättsområdet. Det inträffade torde därför ha sin grund i bristande kunskaper hos den enskilda handläggaren. Med hänsyn till att har vidtagit utbildningsinsatser för berörd personal om förvaltningsrätt, offentlighet och sekretess finner jag inte att det finns anledning att vidta ytterligare åtgärder i saken. Lag (1986:765) med instruktion för ombudsmän; utfärdad , ändrad senast genom SFS 1997:561. Enligt beslut föreskrivs följande. 1 § ombudsmän är enligt 8 kap. 10 § riksdagsordningen fyra, en chefsjustitieombudsman och tre justitieombudsmän. Härutöver kan finnas en eller flera ställföreträdande ombudsmän. och justitieombudsmännen har i den omfattning som anges i 2 § tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet efterlever lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. 2 § Under ombudsmännens tillsyn står 1. statliga och kommunala myndigheter, 2. tjänstemän och andra befattningshavare vid dessa myndigheter, 3. annan som innehar tjänst eller uppdrag, varmed följer myndighetsutövning, såvitt avser denna hans verksamhet, 4. tjänstemän och uppdragstagare i statliga affärsverk, när de för verkens räkning fullgör uppdrag i sådana aktiebolag där staten genom verken utövar ett bestämmande inflytande. I fråga om befattningshavare vid försvarsmakten omfattar tillsynen dock endast befäl av lägst fänriks grad och dem som innehar motsvarande tjänsteställning. Ombudsmännens tillsyn omfattar ej 1. ledamöter, 2. förvaltningsstyrelse, valprövningsnämnd, besvärsnämnd eller kammarsekreteraren, 3. riksbanksfullmäktige, riksbankschefen och vice riksbankschefer, utom såvitt avser deltagande i utövning av beslutanderätt enligt lagen (1992:1602) om valuta- och kreditreglering, 4. regeringen eller statsråd, 5. justitiekanslern samt 6. ledamöter av beslutande kommunala församlingar. Ombudsmännen står ej under tillsyn av varandra. Med befattningshavare förstås i denna lag, om inte annat framgår av sammanhanget, person som står under ombudsmännens tillsyn. 3 § Ombudsmännen skall särskilt tillse att domstolar och förvaltningsmyndigheter i sin verksamhet iakttager regeringsformens bud om saklighet och opartiskhet och att medborgarnas grundläggande fri- och rättigheter ej träds för när i den offentliga verksamheten. Vid tillsyn över kommunala myndigheter skall ombudsman beakta de former i vilka den kommunala självstyrelsen utövas. 4 § Ombudsmännen skall verka för att brister i lagstiftningen avhjälps. Uppkommer under tillsynsverksamheten anledning att väcka fråga om författningsändring eller annan åtgärd från statens sida, får ombudsman göra framställning i ämnet till eller regeringen. skall samråda med chefsjustitieombudsmannen innan han gör framställning enligt första stycket. 5 § Ombudsmännens tillsyn bedrivs genom prövning av klagomål från allmänheten samt genom inspektioner och andra undersökningar, som ombudsmännen finner påkallade. skall samråda med chefsjustitieombudsmannen om inspektioner och andra undersökningar, som han avser att genomföra. 6 § Ombudsman avgör ärende genom beslut, vari han får uttala sig om huruvida åtgärd av myndighet eller befattningshavare strider mot lag eller annan författning eller annars är felaktig eller olämplig. Ombudsman får även göra sådana uttalanden som avser att främja enhetlig och ändamålsenlig rättstillämpning. Ombudsman får som särskild åklagare väcka åtal mot befattningshavare som genom att åsidosätta vad som åligger honom i tjänsten eller uppdraget har begått annan brottslig gärning än tryckfrihetsbrott eller yttrandefrihetsbrott. Ger utredningen i ärende ombudsman anledning anta att sådan brottslig gärning begåtts, tillämpas vad som föreskrivs i lag om förundersökning, åtal och åtalsunderlåtelse samt om allmän åklagares befogenheter i övrigt i fråga om brott under allmänt åtal. I mål som har väckts vid tingsrätt bör talan fullföljas till endast om synnerliga skäl föranleder det. Om befattningshavare genom att åsidosätta vad som åligger honom i tjänsten eller uppdraget gjort sig skyldig till fel, som kan beivras genom disciplinärt förfarande, får ombudsman göra anmälan till den som har befogenhet att besluta om disciplinpåföljd. Om den som är legitimerad eller annars behörig att utöva yrke inom hälso- och sjukvården, tandvården eller detaljhandeln med läkemedel eller yrke som veterinär har varit grovt oskicklig vid utövningen av sitt yrke eller på annat sätt visat sig uppenbart olämplig att utöva detta, får ombudsman göra anmälan till den som har befogenhet att besluta om återkallelse av legitimationen eller behörigheten. Motsvarande anmälan får göras i fråga om begränsning av sådan legitimerad yrkesutövares behörighet, om denne har missbrukat sin behörighet på något annat sätt. Anser ombudsman det vara påkallat att befattningshavare avskedas eller avstängs från sin tjänst på grund av brottslig gärning eller grov eller upprepad tjänsteförseelse, får han göra anmälan härom till den som har befogenhet att besluta om sådan åtgärd. När ombudsman har gjort anmälan i ett sådant ärende som avses i tredje eller fjärde stycket skall han i ärendet få tillfälle att komplettera egen utredning och att yttra sig över utredning som har tillförts ärendet av någon annan samt att närvara, om muntligt förhör hålls. Vad som sagts gäller dock inte ärenden om avstängning. 7 § Har myndighet meddelat beslut mot befattningshavare i ärende om tillämpningen av särskilda bestämmelser för tjänstemän i lag eller annan författning om disciplinansvar eller om avskedande eller avstängning från tjänsten på grund av brottslig gärning eller tjänsteförseelse, får ombudsman föra talan vid domstol om ändring i beslutet. Detsamma gäller i fråga om myndighets beslut i ärende om disciplinansvar mot den som tillhör hälso- och sjukvårdspersonalen eller är veterinär, krigsman eller disciplinansvarig enligt lagen (1994:1811) om disciplinansvar inom totalförsvaret, m.m. samt i fråga om myndighets beslut i ärende om sådan behörighetsfråga som avses i 6 § tredje stycket. Närmare bestämmelser om sådan talan meddelas i lag eller annan författning. Har befattningshavare enligt vad därom är föreskrivet sökt ändring vid domstol i beslut som avses i första stycket och har beslutet tillkommit efter anmälan av ombudsman, företräder ombudsmannen det allmänna som befattningshavarens motpart i tvisten. Detsamma gäller, om ombudsmannen har sökt ändring i beslutet.