bet · GL01UU23 · 1998-03-12 00:00:00 — Till gemensamma stödfunktioner och administration harrevisorerna hänfört bland annat arkiv, kurirpost, transporter, intendentur,ADB, säkerhetsfrågor och sekreterarstöd.Mot bakgrund av inhämtad information bedömer revisorerna att UD-anställda iutrikesrepresentationen ägnar stor del av arbetstiden åt administrativaarbetsuppgifter. Det förefaller revisorerna inte rimligt att så mycket som endryg tredjedel av tillgänglig arbetstid för utsända UD-anställda skall behövaläggas på vad som i verksamhetsredovisningen benämns gemensamma stödfunktioneroch administration. Härtill kommer de lokalanställdas arbetsuppgifter inomdetta område. Även får anses ägna stor del av sinverksamhet åt administrativa uppgifter. Revisorerna har dock noterat att detunder pågick ett arbete med att effektivisera och rationaliseraadministrationen på departementet.Revisorerna bedömer att det finns utrymme för rationalisering, dåUtrikesdepartementet har ambitionen att minska de administrativa kostnadernamed . Enligt revisorernas meningbör alla rationaliseringsmöjligheter tas till vara. Revisorerna förordar därfören fortsatt översyn av administrationen i utrikesförvaltningen.Utskottet vill inledningsvis uppehålla sig vid de särskilda förhållanden sområder vid Sveriges utlandsmyndigheter.Administrationens omfattning vid utlandsmyndigheterna är i stor utsträckningavhängig respektive myndighets storlek. På varje myndighet finns alltid ettvisst antal administrativa uppgifter som måste utföras på uppdrag avdepartementet eller värdlandets myndigheter. Ju färre handläggare dessauppgifter kan spridas på, desto större blir den relativa bördan. Under en vissverksamhetsvolym kommer de utsända handläggarna oundvikligen att tvingas ägnahuvuddelen av sin arbetsdag åt administrativa sysslor. Detta kan leda tillolyckliga, men i vissa fall oundvikliga, konsekvenser. I extremfall kan enambassads hela verksamhet komma att definieras som administration, t.ex. ikrigsliknande situationer i samband med förestående evakuering. Generelltgäller att tjänstgöring i exempelvis med bristfällig infrastrukturleder till åtskilligt administrativt merarbete.I sammanhanget kan noteras att många av de uppgifter somutrikesrepresentationen utför åt andra huvudmän kan definieras som?administration? (indrivning av skatter, studieskulder m.m.)har i sitt remissvar framhållit att mångautlandsmyndigheter ägnar mycket tid åt administrativa uppgifter med bäring påpersonal med andra huvudmän, dvs. Därtill kommeradministrativa uppgifter i form av service till allmänheten i form av t.ex.utfärdande av pass, viseringar, uppehålls- och arbetstillstånd m.m.Utskottet håller för troligt att den stora andelen administration inomutrikesförvaltningen är hänförlig huvudsakligen till ovan angivna faktorer.Icke desto mindre är det angeläget att strävar efter attså långt möjligt nedbringa andelen administration, för att fokusera påkärnverksamheten. Utskottet noterar därför med tillfredsställelse attdepartementet genomfört en omfattande omorganisation verksamhet. Denna trädde i kraft den 26maj 1997. Enligt vad utskottet erfarit är departementets förhoppning att dennaomorganisation samt övrig rationalisering kommer att innebära att deadministrativa kostnaderna kan minskas med 50 miljonerkronor. Utskottet finner inte anledning att nu förorda om ytterligare åtgärderpå detta område.Med det anförda anser utskottet revisorernas förslag yrkande 2 i berörd delbesvarat.Införandet av modern informationsteknik vid utlandsmyndigheternaEnligt revisorernas uppfattning bör utlandsmyndigheterna ha tillgång tillinformationsteknik som motsvarar åtminstone den som finns vid svenska statligamyndigheter. Det är därför viktigt att den tekniska modernisering som harinletts vid utlandsmyndigheterna påskyndas.I den senaste budgetpropositionen sades angående den tekniska utvecklingen iutrikesförvaltningen att den tekniska moderniseringen, efter övergång till ens.k. ny teknisk plattform vid departementet, skall fortsättavid utlandsmyndigheterna. Av utrikesförvaltningens kostnader utgörs totalt 2,(1995/96) av kostnader för ADB och kommunikationsdrift.Utskottet, som delar revisorernas uppfattning om vikten av en fortsattmodernisering, har erfarit att departementet har tidigarelagt planeradeåtgärder och att det nu skall finnas persondatorer i nätverk vid i stort settsamtliga utlandsmyndigheter. Samtliga dessa myndigheter kommer också att hakontakt med departementet via e-post. Vidare kommer departementet nu attpåbörja skapandet av elektroniska arkiv. På ett tiotal platser prövas förnärvarande ett hanteringssystem för utlänningsärenden. Ett projekt kallat har också inletts, med syftet att departementets handläggare skall kunnata emot dokument från EU elektroniskt i stället för på papper. Utskottet harförstått att arkivfrågorna tillmäts särskild vikt. Det finns en uppenbar riskför negativa konsekvenser för dokumentationen, då enskilda sakenheter ochhandläggare ges möjlighet att kommunicera direkt med utlandsmyndigheterna.Införandet av s.k. organisatoriska brevlådor är ett sätt att komma till rättamed dessa svårigheter.Utskottet noterar med tillfredsställelse att departementet nu prioriterar denfortsatta datoriseringen. sysslar antagligen mer än andradelar av statsförvaltningen med insamling och bearbetning av information. Detförefaller utskottet sålunda rimligt att departementet inom statsförvaltningenges en ledande ställning på detta område. Utskottet förutsätter att regeringenmålmedvetet strävar efter att uppnå detta.Med det anförda anser utskottet revisorernas förslag yrkande 2 i berörd delbesvarat.Integrering av i RegeringskanslietI samband med regeringsombildningen genomfördes, som nämntsovan, förändringar inom som även berördeUtrikesdepartementet. Bland annat reducerades antalet statsråd vidUtrikesdepartementet från tre till två. Utrikeshandelsministerns funktionöverfördes till Närings- och . Utrikeshandelsministernsuppgift som EU-minister togs bort. omorganiseradesRegeringskansliet formellt till en myndighet. Det praktiska genomförandet sägsdock ta . Bland annat kvarstår vissa frågor beträffandeUtrikesdepartementet. tilldelas t.ex. fortfarande ett egetramanslag för förvaltningskostnader.Revisorerna menar att detta innebär att ännu inte uppnåttden flexibilitet som avsågs med organisationsförändringen. Revisorerna föreslåratt ombildningen av fullföljs och att Utrikesdepartementethelt integreras i Regeringskansliet.Moderaterna anför i motion U12 (m) yrkande 2 att Utrikesdepartementetssärskilda struktur måste beaktas vid en integration av Regeringskansliet.Utrikesdepartementet har i sitt remissvar betonat att departementetsutgångspunkt har varit att integrationen skall åstadkomma bättre och billigarelösningar på administrativa frågor som är gemensamma för alla departement.Samordning anser man skall ske där det är effektivt, rationellt, ändamålsenligtoch underlättar verksamheten. Det har för departementet varit viktigt att detinom den nya myndigheten tas hänsyn till det faktum att UD:s organisationskiljer sig från övriga departements, bl.a. genom att UD även harverksfunktioner. Därtill kommer vissa skillnader på det personalpolitiskaområdet som beror på den s.k. förflyttningsplikten.Av budgetmässiga och administrativa skäl finns det två förvaltningsanslaginom , ett för och ett för övrigadepartement. Enligt vad utskottet har erfarit förs diskussionerom huruvida denna anslagssstruktur skall bestå, eller om det finns skäl atthelt eller delvis slå samman de två anslagen. Utrikesdepartementetsexpeditionschef har inför utskottet påpekat att , huvudsakligen genom de verksfunktioner som handhas avdepartementet, i väsentliga avseenden skiljer sig från övriga departements.Utlandsorganisationen handlägger också en rad ärenden åt andra svenskamyndigheter. Verksamhetsplaneringen, menar man, skulle försvåras om den skullekomma att ske inom ramen för ett gemensamt RK-anslag.Utskottet delar revisorernas uppfattning rörande vikten av att utformaRegeringskansliet så effektivt som det är praktiskt möjligt. Sannolikt finnssamordningsvinster att göra genom ett effektivt utnyttjande av gemensammaresurser. måste verksamhetens krav sättas i fokus, förUtrikesdepartementet såväl som för övriga departement. Utskottet vill isammanhanget peka på den möjlighet som finns , att låta politiskaprioriteringar komma till uttryck i en ändrad fördelning av medel mellanRegeringskansliets två förvaltningsanslag. Denna möjlighet har också utnyttjatsvid två tillfällen. I sammanhanget vill utskottet också framhålla att enförändrad anslagsstruktur skulle få konsekvenser också för riksdagensmöjligheter till insyn och inflytande över utrikesförvaltningen. En hel ellerdelvis sammanslagning av de två förvaltningsanslagen skulle sannolikt få tilleffekt att behandling av de administrativa aspekterna av Sverigesutrikespolitik skulle komma att ske på annat sätt än vad som gällersakfrågorna, utformningen av utrikespolitik. Det är för utskottet inteuppenbart att detta skulle vara eftersträvansvärt. Tydligast skulle dennadiskrepans kanske bli vad gäller det löpande samrådet kring lokaliseringen avutlandsmyndigheterna, som behandlas på annan plats i detta betänkande.Utskottet finner inte anledning att föreslå en fortsatt integrering avUtrikesdepartementet och därmed föregripa de diskussioner som förs inomRegeringskansliet.Med det anförda anser utskottet revisorernas förslag yrkande 2 i berörd del ochmotion U12 (m) yrkande 2 besvarade.Resultatredovisning för och UtrikesdepartementetRegeringskansliet och utrikesförvaltningen är undantagna från kravet att lämnaresultatredovisning enligt förordningen (1996:882) om myndighetersårsredovisning m.m. Revisorerna har inte funnit några skäl till denna ordning,utan menar att dessa krav bör tillämpas även på och därmedäven på utrikesförvaltningen.UD, liksom övriga , upprättar en årsredovisning omfattandealla dokument med undantag för resultatredovisning. Utskottet har förstått inom diskuterar att ändra denna ordning,så att även därmed skulle komma att lämna enresultatredovisning. Generellt är utskottet angeläget om att den ekonomiskainformationen till och andra intressenter är så fullständig ochinformativ som möjligt. I den mån det är möjligt att utformaresultatredovisningen på ett sådant sätt att den bidrar till att fylla dettasyfte, skulle utskottet välkomna en sådan förändring.Med det anförda anser utskottet revisorernas förslag yrkande 2 i berörd delbesvarat.En förbättring av verksamhetsplaneringRevisorerna föreslår att regeringen skall tillse att Utrikesdepartementetgenomför sin verksamhetsplanering på ett sätt som bättre tillgodoser övrigahuvudmäns intressen.Utskottet har på annan plats i detta betänkande uppehållit sig vid denverksamhet som utför i samarbete med, och för, andramyndigheter.Sedan hösten 1996 bedrivs inom utrikesförvaltningen en ambitiösverksamhetsplanering som styrs av den politiska ledningens prioriteringar ochvars syfte är att åstadkomma en så bra fördelning av tillgängliga personellaoch finansiella resurser som möjligt. Detta skall ske i nära samarbete mellanutrikesförvaltningen och de myndigheter och organisationer på vars uppdrag iförsta hand utlandsmyndigheterna utför en rad uppgifter. Nuvarande fördelningav resurser, inklusive de för exportfrämjande, har sålunda skett inom ramen förden nya verksamhetsplaneringen.Utrikesdepartementet har i sitt remissvar betonat att man delar revisorernasuppfattning att samtliga huvudmän som är beroende av utrikesförvaltningen förgenomförande av den egna verksamheten bör ges tillfälle att delta i UD:sverksamhetsplanering. Så sker redan.Utskottet har erfarit att har vidtagit åtgärder isamband med verksamhetsplaneringen , för att ytterligarefördjupa samrådet mellan UD och berörda huvudmän. harockså strävat efter att tydliggöra formuleringarna när det gäller mål ochåtgärder, för att därmed underlätta departementets prioriteringsarbete. Iverksamhetsplaneringen deltar nu både sakenheterna i Stockholm ochutlandsmyndigheterna. genomfördes en helt igenomsamordnad verksamhetsplanering med Sida vad avser den gemensammautlandsverksamheten. Departementet säger sig också ha ett mycket nära samarbetemed Närings- och och rörande de ekonomiska ochhandelsfrämjande uppgifterna. Ambitionen är att åstadkomma en nära dialog ocksåmed , särskilt i ljuset av och därtill knutnaförändringar i tillståndshanteringen vid utlandsmyndigheterna.Utskottet delar revisorernas principiella inställning i denna fråga - det ärviktigt att externa intressenter ges ett reellt inflytande påUtrikesförvaltningens verksamhetsplanering. Utskottet noterar därför medtillfredsställelse att regeringen nu synes tillmäta dessa frågor ökad vikt.Något utskottets agerande därutöver synes inte påkallat.Med det anförda anser utskottet revisorernas förslag yrkande 2 i berörd delbesvarat.Utrikesdepartementets anslagssparandeEnligt revisorernas uppfattning kan ett stort anslagssparande vara ett teckenpå att en verksamhet inte bedrivs i den omfattning som förutsatts. En utförligredogörelse för hur anslagsberäkningen genomförs och hur anvisade medel haranvänts är därför befogad. Revisorerna anser att en sådan redogörelse börlämnas till riksdagen.Utrikesförvaltningen ålades för budgetåren 1991/92-1993/94 besparingskrav påsammanlagt nästan . För perioden /95-1998 harbesparingskravet bestämts till , varav 100 miljoner kronoravser budgetåren 1997 och 1998.Efter utgången av /96 redovisade utrikesförvaltningen, underramanslaget, ett ackumulerat anslagssparande på ,vilket motsvarade av ramanslagstilldelningen för samma budgetår.Utrikesdepartementet har i sitt remissvar anfört att departementetsanslagssparande beror dels på av departementet planerade åtgärder, dels påyttre omständigheter som man inte direkt kunnat påverka. Med anledning av deteffektivitetskrav på som lades ut på alla statliga förvaltningsanslagunder mandatperioden, utarbetade tidigt en strategisk planför spararbetet och inledde en omstrukturering av verksamheten.Utrikesdepartementet har inte som andra departement haft möjlighet att lägga utdelar av sparbetinget på underlydande verk. Hela besparingen har skett idepartementets egen verksamhet.Departementet har vidare uppgett att man medvetet valt att lägga det förmandatperioden fastställda sparbetinget på ca ?framtungt?,dvs. Detta sägs vara huvudorsaken till att medel nu finnskvar.Utrikesdepartementet ser inga principiella svårigheter med ett stortanslagssparande. Att spara medel under ett budgetår för att klara extraordinärautgifter ett annat budgetår, då nya budgetmedel inte kan påräknas, är något somden nya budgettekniken uppmuntrar. Denna möjlighet har departementet velatutnyttja på ett konstruktivt sätt.Bland de yttre omständigheter som bidragit till ett stort anslagssparandenämner departementet kronans förstärkning under det 18 månader långa budgetåret1995/96. Denna ledde till stora kursvinster. Denna omständighet innebar ocksåökade ränteintäkter.Anslagssparandet har till största delen skett för att under kommande budgetårklara bland annat extraordinära utgifter för vilka departementet inte harräknat med att få nya budgetmedel. Bland sådana förväntade utgifter finnsmerkostnader i anledning av Schengenmedlemskapet, en generell satsning påinformationsteknik, framtida kursförluster, inflation utomlands ochengångskostnader för upprättande av nya utlandsmyndigheter.Utrikesdepartementets expeditionschef har inför utskottet redovisat sinberedskap att vid sidan av den mera formella redovisning som sker ibudgetprocessen ge mera detaljerad information inom ramen för föredragningarnai utrikesutskottet. Utskottet sätter stort värde på det nära samråd som äger rum i dessa frågor, men skulle ändå välkomna ett mera utförligtinformationsutbyte rörande användningen av utrikesförvaltningensförvaltningsanslag. Detta skulle kunna ske t.ex. genom mera detaljeradeföredragningar, men också genom att denna information infogades i regeringensbudgetproposition, under utgiftsområde 5.De snabba omvärldsförändringarna i kombination med de omfattande förändringarsom genomförts inom gör att behov av snabb ochtillförlitlig ekonomisk information ökar. Utskottet instämmer sålunda irevisorernas inställning därvidlag, men ser inte anledning att nu föreskrivaformerna för en särskild redovisning av dessa förhållanden. Utskottetförutsätter att regeringen inom ramen för det sedvanliga samrådet finner vägaratt presentera materialet på lämpligt sätt.Med det anförda anser utskottet revisorernas förslag yrkande 2 i berörd delbesvarat.Den interna kontrollen av utrikesförvaltningenRevisorerna föreslår att regeringen utformar tydliga riktlinjer för den internakontrollen i utrikesförvaltningen och att regeringen tillförutrikesförvaltningen fler oberoende inspektörer.Utskottet noterar att revisorer enligt lagen (1997:560) omrevision av har ansvaret för denexterna revisionen av . Detta torde enligt utskottetsuppfattning borga för att detta viktiga arbete bedrivs med vederbörlig omsorg.Gällande lagstiftning stadgar att samråd skall ske med revisorerinnan fattar beslut om revisionsplan för internrevision avRegeringskansliet.Ett särskilt revisionskontor i hade tidigare ansvaretför den interna revisionen av . Efter omorganisationen avRegeringskansliet lyder revisionskontoret underStatsrådsberedningen.Från år 1997 skall chefen för revisionskontoret till chefen förRegeringskansliet redovisa hur den ekonomiska redovisningen sköts och hur deninterna kontrollen fungerar.Kontoret avsatte /96 sammanlagt , motsvarandenärmare hälften av kontorets samlade resurser, för revision avutrikesförvaltningen. Därav avsattes drygt hälften () för revision avutlandsmyndigheter. En betydande del av granskningen av utlandsmyndigheterna -motsvarande av de avsatta resurserna - genomförs i Stockholm.I fanns fram en inspektör och enbiträdande inspektör. Dessa besökte mellan tio och tolv utlandsmyndigheter perår. finns två inspektörer och en biträdande inspektör. Deskall genom besök vid utlandsmyndigheterna granska dels verksamhetenseffektivitet och överensstämmelse med de av departementet fastställda målen ochplanerna för verksamheten, dels efterlevnaden av gällande föreskrifter.Inspektören skall även granska att styrning avutlandsmyndigheternas verksamhet sker på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.I nya arbetsordning anges att chefen förorganisationsplaneringen inom planeringsstaben skall ansvara för uppföljningenav inspektörsrapporterna. åligger det, enligt föreskrifternaom inspektörernas verksamhet, chefen för den enhet som ansvarar förverksamhetsplaneringen för en utlandsmyndighet att se till att de åtgärder somföranleds av en rapport från inspektörerna verkligen vidtas.Inspektörsrapporterna har tillställts olikaavdelningar, de fackliga organisationerna och vanligen ävenavnämarmyndigheterna för kännedom och eventuella kommentarer. Svar på frågoroch förslag som redovisats i rapporten har skickats till den aktuellautlandsmyndigheten.I sitt remissvar säger sig i sak dela revisorernasuppfattning om en effektiv intern revision och kontroll. Departementet anföratt den interna revisionen och kontrollen kan förbättras genom klarareriktlinjer, utbildning och uppföljning av bland annat avlämnaderevisionsrapporter. Åtgärder med den inriktningen har initierats i samband medinförandet av det nya ekonomisystemet Agresso. Departementet övervägerytterligare åtgärder för att förstärka tillsyn och uppföljning, t.ex. i form aven resultatanalytiker.Vad gäller en förstärkning av inspektörsfunktionen anför departementet attdenna förstärktes så sent som med en inspektör. Innan enytterligare förstärkning övervägs vill man avvakta en utvärdering av den nyaorganisationen. Beträffande oberoendet framhåller departementet attinspektörerna inte är ett externt granskningsorgan utan ett organ förledningens tillsyn av utrikesförvaltningen. Detta markeras genom att deorganisatoriskt rapporterar direkt till kabinettssekreteraren.Chefen för och Utrikesdepartementetsinspektör har inför utskottet redogjort för hur den interna revisionen ochtillsynen av utrikesförvaltningen bedrivs. Utskottet vill framhålla vikten avstarka mekanismer för revision och tillsyn av utrikesförvaltningen ochvälkomnar de höga ambitioner därvidlag som gett uttryckför i sitt remissvar. Utskottet har också erfarit att det iRegeringskansliet pågår ett arbete syftande till en översyn avinspektörsfunktionen.Mot bakgrund av vad som ovan anförts finner utskottet inte anledning att nuföreslå några ytterligare åtgärder vad gäller den interna kontrollen avutrikesförvaltningen.Med det anförda anser utskottet revisorernas förslag yrkande 2 i berörd delbesvarat. beträffande en oberoende översyn av utrikesförvaltningen m. m.att med avslag på motion 1997/98:U12 yrkande 1 (delvis) förklararRiksdagens revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 1 besvarat med vadutskottet anfört,res. (m, fp, kd)2. beträffande fördelningen av utrikesförvaltningens resurser påolika uppgifter m.m.att förklarar motionerna 1997/98:U12 yrkande 1 (delvis) och1997/98:U13 yrkande 1 besvarade med vad utskottet anfört,3. beträffande upprättande och nedläggning av utlandsmyndigheteratt förklarar motion 1997/98:U13 yrkande 2 besvarat med vad utskottetanfört,4. beträffande ytterligare rationaliseringar av utrikesförvaltningensadministrationatt förklarar revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 2 iberörd del besvarat med vad utskottet anfört,5. beträffande införandet av modern informationsteknik vidutlandsmyndigheternaatt förklarar revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 2 iberörd del besvarat med vad utskottet anfört,6. beträffande integrering av iRegeringskanslietatt förklarar revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 2 iberörd del och motion 1997/98:U12 yrkande 2 besvarade med vad utskottetanfört,7. beträffande resultatredovisning för ochUtrikesdepartementetatt förklarar revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 2 iberörd del besvarat med vad utskottet anfört,8. beträffande en förbättring av Utrikesdepartementetsverksamhetsplaneringatt förklarar revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 2 iberörd del besvarat med vad utskottet anfört,9. beträffande anslagssparandeatt förklarar revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 2 iberörd del besvarat med vad utskottet anfört,10. beträffande den interna kontrollen av utrikesförvaltningenatt förklarar revisorers förslag 1997/98:RR4 yrkande 2 iberörd del besvarat med vad utskottet anfört.Stockholm den 12 mars 1998På utrikesutskottets vägnarViola FurubjelkeI beslutet har deltagit: (), (), Inga-BrittJohansson (s), (), (), (), UrbanAhlin (s), (), (), (), Karl-GöranBiörsmark (fp), (s), (), (), LarsHjertén (m), () och ().ReservationEn oberoende översyn av utrikesförvaltningen (mom. 1)(), (), (), (),() och () anfördels att den del av utskottets yttrande som på s. 16 börjar med ?Utskottetanser att frågan? och som på s. 17 slutar med ?yrkande 1 (delvis)? bort haföljande lydelse:Utrikesförvaltningens centrala administration har genomgått enomfattande omdaning, vilket lett till en väsentligt modernare och effektivareorganisation, baserad på särskilda struktur i förhållandetill övriga departement. Dock kvarstår behovet att utreda frågan om hur man -utöver den interna controlerorganisationen - skall skapa en effektiv externgranskning av verksamheten. Därtill kommer det trängande behovet av en översynav den svenska utlandsrepresentationen och de svenska utlandsmyndigheternasverksamhet. Inte minst handlar det om att särskilt överväga de handelspolitiskainsatserna. De översyner som gjorts av , , Nederländernaoch kan här vara en inspirationskälla.Utskottet instämmer därför i revisorernas förslag yrkande 1 och motion U12yrkande 1 (delvis) rörande behovet av en förutsättningslös och oberoendeöversyn av utrikesförvaltningens struktur. Detta ges regeringen till känna.dels att den del av utskottets yttrande som på s. 23 börjar med ?Utskottetfinner inte? och som slutar med ?yrkande 1, besvarat?