sou · GKB340 · 1997-01-01 00:00:00 — En kopia, översänd via t.ex. fax, är inte tillräcklig eftersom f ullmakten kan återkallas genom att originalet återtas eller förstörs. Jag har från inhämtat att det nu finns endast ett inlämningsställe för telegram beläget i där avsändaren kan visa upp f ullmakten. 53 Detta får inte förväxlas med frågan om vil ket formellt innehåll (jfr t.ex. 33 kap. 1 § RB) eller vilket materiellt innehåll (jfr t.ex. 42 kap. 2 och 7 §§, 45 kap. 4 § samt 50 kap. 4 och 9 §§ RB) en inlaga bör ha. Som en allmän princip gäller att svenska språket skall användas i inlagor och andra inkommande handlingar.54 De regler som år innebär att domstolen vid behov får handlingar som kommer in till rätten. infördes en bestä mmelse som gav domstolen möjlighet att förelägga den part från vilken en handling på främmande språk inkommit att tillhandahålla en bestyrkt översättning. Detta alternativ togs bort ur lagtexten , som en fö ljd av att paragra- fen anpassades till vad som gäller för förvaltningsmyndigheter och förvaltningsdomstolar. Ändringen innebär emellertid inte att det aldrig blir aktuellt att låta parten översätta handlingen. Vid domstolens prövning av om det finns behov av att genom rättens försorg ordna med en översätt ning, får också vägas in vilka möj ligheter parten har att själv få fram en översätt- ning.55 Innan en handling har översatts får den i regel anses vara så of ullständig att den inte kan tjäna till grund för rättegången. Konsekvensen av att domstolen i förekommande fall inte finner skäl att låta översätta en viss handling, och att parten inte heller ombesörjer en översätt ning, blir att handlingen lämnas utan avseende på samma sätt som en på svenska avfattad gravt ofullständig skrift. I analogi med detta system föreslår jag att det skall ses som en allmän princip att en elektronisk handling som sänds in till en myndighet skall ha sådant format m.m. att den enkelt kan hanteras med mottagarens tekniska hjälpmedel. Myndigheten bör emellertid vid behov ha rätt att tekniskt bearbeta handlingen så att den kan läsas och att anlita tekniskt biträde för sådana bearbetningar. Även t.ex. datorprogram eller inspelningar av ljud kan behöva konverteras för att användas vid myndigheten, bl.a. som bevis- material. Jag föreslår därför att konvertering skall få ske även för att data annars skall kunna uppfattas (förslagen i 33 kap. 9 a § RB, 52 a § FPL och 8 § andra stycket FL). Om myndigheten inte kan eller inte finner skäl att vidta eller låta vidta de åtgärder som krävs för att läsa eller annars ta del av en elektronisk handling, och ingivaren inte tillhandahåller handlingen så att myndigheten kan ta del av den, får i nkomna data lämnas utan avseende på samma sätt som en gravt ofullständig skrift. Myndigheten bör emellertid vara skyldig att vidta de åtgärder som kan anses rimliga i det enskilda fallet. Det är knappast möjligt att i detalj ange vilka åtgärder en myndighet härvid bör vidta. Utvecklingen är snabb och en närmare reglering torde sna bbt komma i konflikt med nya rutiner. Till stor del bör dock de komplikationer som uppko mmer kunna lösas genom informella kontakter med ingivare, där de nya rutinerna för kommunikation 1973:30 s. 71. 1986/87:89 s. 170. 56NJA II 1973 s. 246 och m.fl., , s. 33:20. inklusive telefax kan tas i bruk för att snabbt få de upplys ningar m.m. som behövs för att ta del av inkommande elektroniska handlingar. En annan möjlighet är att anlita något dataserviceföretag eller att inrätta gemensamma stödf unktioner som kan betjäna större områden. Det är vidare sannolikt att standardiseringen av rutinerna och olika tjänster för informationssäkerhet leder till att de tekniska komplikationerna begränsas. Varje myndighet bör på lämpligt sätt upplysa om vilka format etc. som myndigheten använder. Sådana upplysningar kan lämnas t.ex. på brevpap- per eller i kataloger som upptar myndigheternas e-postadresser. För att kunna utnyttja möjligheterna till rationaliseringar fullt ut bör myndigheterna också ges rätt att a nlita tekniskt biträde för att konvertera elektroniska handlingar som expedieras från my ndigheten. Kostnaderna för te knisk bearbetning av handlingar som en myndighet låter utföra bör enligt min mening betraktas som hänförliga till själva förfarandet och därmed stanna på staten. Vid en jämförelse med regleringen beträffande t olk (33 kap. 9 § RB, 50 och 52 §§ FPL och 8 § FL), framgår att en sådan kostnadsregel har upptagits i RB och FPL men inte i FL. Jag föreslår på motsvarande sätt att regler om kostnader vid konvertering förs in i RB och FPL men inte i FL. Ett alternativ som bör övervägas är naturligtvis att föra in enhetliga regler om tolkning, översättning och konvertering samt om kostnaderna för sådana åtgärder i alla tre lagarna. 3.5 Bekräftelse av handlingar som saknar underskrift i original Jag föreslår att bestämmelsen angående bek räftelse av ett meddelande som saknar avsändarens underskrift i original (tredje stycket i 33 kap. 3 § RB, 44 § FPL och 10 § FL) flyttas, eftersom bestämmelsen bör komma efter samtliga regler om inkommande handlingar (förslaget till 33 kap. 3 b § RB, 44 b § FPL och 10 b § FL). Därvid bör en anpassning av ordalydelsen i de skilda bestä mmelserna ske. De förtydliganden som gjordes i 33 kap. 3 § tredje stycket första meningen RB bör föras in också i FPL och FL så att det klart anges att en bekräftelse kan beg äras, inte bara i de fall där avsändarens underskrift saknas helt utan också i de fall där avsändarens underskrift i original saknas.57 Jag föreslår vidare att bestämmelsen i 33 kap. 3 § tredje stycket andra meningen RB (jfr förslaget till 3 b §) om att rätten får bortse från meddelan- det om en bekräftelse har begärts men rätten inte fått nå gon, förs in även i 1993/94:190 s. 109. FPL och FL (förslagen till 44 b § FPL och 10 b § FL). Detta torde inte innebära nå gon ändring i sak. 58 Möjligheten att beg ära bekräftelse bör naturligtvis tillgripas endast när det behövs, och inget hind rar att en myndighet som har tagit emot en elektronisk handling utan signatur, godtar en signerad elektronisk bekräftelse när det är lämp ligt. Beträffande förslaget att föra in denna bestämmelse i FL skulle visserligen kunna invändas att FL på många punkter är mindre utförlig än för farandereglerna för domstolarnas handläggning av mål och ärenden och att det bet räffande förvalt ningsfö rfa- randet vore tillräckligt att i denna del kunna lösa sådana frågor genom analogier med reglerna i FPL. Enligt min mening är det dock av värde om den processuella regleringen ges en enhetlig utformning och den föreslagna regeln att myndigheten " får" bortse från ett meddelande som inte bekräftas bör ge t illräckligt utry mme för att t illämpa bestä mmelsen på sätt som är förenliga med de stora skillnaderna mellan olika förvaltnings- områden. Om denna bedömning godtas bör motsv arande regler i 4 kap. 10 § taxeringslagen (1990:324), 87 § uppbördslagen (1953:272), 20 kap. 10 § fastighetstaxeringslagen (1979:1152), 54 § lagen (1984:668) om uppbörd av socialavgifter från arbets givare och 4 kap. 4 a § lagen (1984:151) om punktskatter och prisregleringsavgifter kunna utmönstras. 1993/94:190 s. 121; jfr /, Nya Förvaltningslagen, 4 u., s. 113. 59Jfr 15 kap. 6 § mervärdesskattelagen (1994:200). När enskilda ges tillfälle att elektroniskt sända in handlingar till en myndighet aktualiseras också frågan om ha ndlingar bör få delges med användning av elektr onisk post (e-post).1 En utgångspunkt bör härvid vara att de krav som gäller i traditionell miljö från bl.a. rä ttssäkerhets- och integritetsskyddssynpunkt skall kunna upprätthållas också i IT-miljön. Tekniskt kan sådana krav tillgodoses med anvä ndning av digitala signaturer och anknytande s.k. säkerhe tstjänster. Enligt en av Toppledarforum initierad förstudie, Elektronisk post och katalog i offentlig förvaltning, är det motiverat att skapa förutsättningar för ett allmänt bruk av sådana rutiner. är det emellertid enligt förstudien viktigt att myndigheterna ko mmer i gång med elektr onisk post, och de brister som kan finnas i olika elektroniska rutiner sägs d ärför tills vidare få kompenseras med ty dliga rekommendationer om vad som lämpar sig för överföring via elektronisk post. Redan nu finns vissa erfarenheter vid domstolar och andra myndigheter av att expediera handlingar elektroniskt med användning av telefax. Så länge dessa rutiner begränsas till t.ex. förfrå gningar angående förhandlings- dagar, uppskov och enklare kompletteringar är riskerna för rättsförluster och andra olägenheter begränsade, och det har visat sig att den nya tekniken i viss mån gör det möjligt för myndigheterna att utan ökade resurser förbättra I praktiken behövs emellertid de nya rutinerna också på områden där kraven på säkerhet ställs högt. 1Jfr avsnitt 3.4, där frågan om tekniskt biträde för att konvertera handlingar som expedieras berörs. 2Om sådana rutiner utformas rätt kan de på motsvarande sätt som för inkommande elektroniska handlingar rent av ge ett effektivare skydd mot oavsiktliga och avsiktliga fel än traditionella pappersbaserade rutiner. 4.2.1 Delgivning eller mer formlös kommunikation I delgivningslagen (1970:428) regleras gemensamt för rättegång och förvaltningsförfarande hur man skall förfara när en ha ndling bevisligen skall bringas till nå gons kännedom. Med delgivning menas att en handling överbringas på sådant sätt att avsändaren får bevis om eller på grund av legala presumtioner äger utgå från att ha ndlingen verkligen har kommit Bestämmelser om när en myndighet är skyldig att iaktta föreskrifter i delgivningslagen, och när det är tillräckligt att använda mer formlösa förfaranden, ges emellertid i andra författningar, bl.a. i RB, FPL och FL. För vissa fall föreskrivs uttryc kligen att delgivning skall ske,4 i andra har myndigheten att pröva om det med hänsyn till syftet med en bestä mmelse om underrättelse framgår att de lgivning bör ske, eller om delgivning ändå är påkallad med hänsyn till omständigheterna. 4.2.2 Formerna för delgivning I 3 och 3 a §§ delgivningslagen (DelgL) beskrivs olika sätt att delge; ordinär delgivning, särskild postdelgivning, telefondelgivning, stämningsmannadel- givning, kungörelsedelgivning samt förenklad delgivning, som är en form av ordinär delgivning. Endast reglerna om ordinär delgivning (inkl. förenklad delgivning) är utformade så att de lämpar sig för en anpassning till elektroniska rutiner. Vid en bedömning av vilka krav som bör ställas på elektronisk delgivning, från bl.a. rä ttssäkerhets- och informat ionssäker- hetssynpunkt, är emellertid också bestä mmelserna om telefondelgivning av intresse. Ordinär delgivning (3 § första stycket och 3 a § DelgL) ry mmer fyra delformer. Handlingen kan sändas i l ösbrev med beg äran om de lgivnings- kvitto eller rekommenderat med mottagningsbevis. En tredje delform, överlämnande med bud, är inte av intresse i detta sammanhang. Den fjärde formen av ordinär delgivning, s.k. förenklad delgivning, innebär att den som är part eller som har liknande ställning i ett mål eller ett ärende, under vissa förutsättningar kan delges genom att myndigheten sänder handlingen med post till den sökte under hans senast kända adress och minst senare skickar ett meddelande om att handlingen har sänts. Sådan delgivning får emellertid användas endast om den sökte (på annat sätt) har delgivits 3NJA II 1971 s. 5. 4Se t.ex. 14 kap. 13 §, 25 kap. 4 §, 27 kap. 9 §, 33 kap. 5 §, 42 kap. 5 §, 45 kap. 9 och 16 §§, 5 §, 50 kap. 8 §, 51 kap. 8 §, 52 kap. 7 § RB. 5Se t.ex. 33 kap. 2 § första stycket RB, 47 § FPL, 17 och 21 §§ FL och övergångsbestämmel- serna till delgivningslagen (1970:428); jfr prop. 1990/91:11 s. 14 f. upplysning om att förenklad delgivning kan komma att användas, eller om sådan upplysning har sänts till den som har inlett fö rfarandet vid myndighe- ten eller som har gett in en handling i målet eller ärendet och upplysningen lämnas i nära anslutning till att ansökan eller handlingen har kommit in till myndigheten. Stämningsansökningar eller andra handlingar genom vilka förfarandet vid myndigheten inleds får dock inte delges före nklat. Dessutom krävs att förenklad delgivning inte är olämplig med hänsyn till omständighe- terna. Telefondelgivning (3 § tredje stycket DelgL) innebär att delgivning sker genom att en företrädare för en myndighet läser upp innehållet i en handling för den sökte på telefon och därefter sänder handlingen med post. Inte heller denna delgivningsform får användas bet räffande ha ndlingar genom vilka förfarandet vid my ndigheten inleds. En ytterligare begränsning är att telefondelgivning får användas endast när det är lämpligt för att delge kallelser, meddelanden och andra handlingar, som inte är omfattande eller annars av svårtillgängligt innehåll. 4.2.3 När skall delgivning anses ha skett? I 19 § DelgL ges en samlad reglering av när delgivning skall anses ha skett i vissa fall. Enligt huvudregeln har delgivning skett genom att den som söks för delgivning själv har mottagit handlingen, oavsett på vilket sätt den har kommit honom till handa (första stycket första me ningen).6 Härutöver finns ett antal i lagen uppstä llda presumtionsregler, som innebär att delgivning i vissa fall skall anses ha skett. Som exempel kan nämnas att telefondelgiv- ning anses ha skett när de åtgärder som föreskrivs för sådan delgivning har vidtagits. Vidare anses förenklad delgivning ha skett efter att föreskrivna åtgärder har vidtagits, om det inte med hänsyn till omständighe- terna framstår som osa nnolikt att handlingen före den aktuella fristens utgång kommit fram till den söktes senast kända adress. Dessa presumt ions- regler är såväl beträffande förutsätt ningar som rä ttsverkningar noggrant angivna i lagen. Den bevisning som säkerställs genom delgivning avser alltså antingen att en handling har mottagits av den adressat som söks, t.ex. ett undertecknat kvitto, eller att det har förfarits på visst sätt , t.ex. att de formella kraven för telefondelgivning eller delgivning genom kungörelse är uppfyllda i ett visst fall. Frågan huruvida den som söks för delgivning har mottagit handlingen är föremål för fri bevisprövning. Genom att den sökte själv, på mottagningsbe- viset eller postkvittot bekräftar att han mottagit ha ndlingen, får myndigheten 6 Bestämmelsen återspeglar det grundläggande syftet med delgivningen, nä mligen att bereda den sökte t illfälle att ta del av försändelsens innehåll (NJA II 1978 s. 481). en garanti för att handlingen har nått fram till honom.7 Det finns emellertid inget hinder mot att en myndighet, på annat sätt än enligt formföreskrifterna i delgivningslagen, skaffar bevisning om att delgivning har skett. Myndighe- terna bör således med tillämpning av fri bevisprövning avgöra om t.ex. en bekräftelse per telefon i ett ens kilt fall kan godtas som bevis om att handlingen har tagits emot av den sökte. 8 Samma princip gäller när en handling överlämnas av ett bud som ut färdar intyg om att de lgivning har skett på visst sätt. Beträffande intyg av stäm ningsmän och vissa andra befattningshavare har emellertid, av praktiska skäl, föreskrivits att intyget utan särskild prövning skall godtas som fullt bevis om att delgivning har skett. I andra fall krävs inte något egentligt bevis för att handlingen har kommit adressaten till handa. I stället skapas en presumtion för att delgivning har skett när det har förfarits enligt lagens regler. Detta gäller t.ex. för den form av ordinär delgivning som betecknas förenklad delgivning. Denna presum- tion kan emellertid motbevisas. Delgivning skall nämligen, enligt 19 § tredje stycket DelgL, anses ha skett om det inte med hänsyn till omständigheterna framstår som osa nnolikt att handlingen kommit fram till den söktes senast kända adress . 9Vid införandet av denna bestäm- melse uttalade departementschefen bl.a. att det inte framkommit att de rättsmedel som finns har visat sig otillräckliga för att tillgodose befogade ändringsyrkanden som någon har framställt med åberopande av bristande delgivning.10 Denna bedömning har senare bek räftats, se (1993:6) Före nklad delgivning m.m. en utvärdering. Enligt 6 § DelgL, i dess ursprungliga lydelse, skulle en handling som används för delgivning överbringas antingen i huvudskrift dvs. eller i styrkt avskrift eller styrkt kopia, och delgivning ansågs enligt 19 § samma lag ha skett genom att den som söks för delgivning har mottagit handlingen i original eller i form av avskrift/kopia som är bestyrkt. 7NJA II 1978 s. 469, där d epartementschefen vidare har uttalat att delgivningskvittot utgör ett tillförlitligt bevis för att den sökte är delgiven de handlingar han har kvitterat. 8NJA II 1978 s. 469 f. Här avses inte telefondelgivning enligt 3 § tredje stycket DelgL, prop. 1990/91:11 s. 27. 9Det krävs alltså inte att den sökte faktiskt har fått handlingen i sin hand. Han står själv risken om han på grund av bortavaro inte tar del av den, eller om handlingen sk ulle förkomma efter att den har avlämnats i adressatens brevlåda, postbox, etc. 1990/91:11 s. 26. Genom att det inte har föreskr ivits någon absolut presumtion för att delgivning har skett när vissa formella förutsättningar föreligger, kan man rätta t ill uppenbara felaktigheter med tillämpning av ordinära och extraordinära rättsmedel (NJA II 1978 s. 483). 11 Här bortses från sådan delgivning som avses i 20 § DelgL. fall där en kopia har framställts vid en myndighet slopades dock kravet i 19 § på att kopior skall vara vidimerade för att kunna delges med laga verkan. Vidare föreskrevs uttryckligen i 6 § att en kopia som har framställts vid en my ndighet inte behöver bestyrkas. I 22 § DelgL föreskrivs att lagens bestämmelser om de lgivning av handling tillämpas även vid delgivning av annat än ha ndling. Av lagmotiven framgår emellertid att bestämmelsen avser "föremål" såsom varuprover och modeller,13 inte flyktiga elektroniska signaler som överförs via nät eller överbringas genom att en databärare transporteras, och regler ingen har utformats så att det direkt eller indirekt framgår att bestä mmelserna i delgivningslagen huvudsakligen tar sikte på traditionella handlingar som fysiskt överbringas till den som söks för delgivning. För att överbringa det meddelande som skall delges till den som har att verkställa delgivningen, finns föreskrifter som innebär att meddelanden kan överföras genom telefon, telegram eller på annat liknande sätt, 4 § DelgL och 10 § delgivningsförordningen ( 1979:101). Av 10 § delgivningsförordningen framgår bl.a. att en stäm ningsman, om en överföring sker via telefon, har att producera en handling och på den ange att den utgör ett riktigt återgivande av det telefonmeddelande han har mottagit. 4.3.1 Delgivning och kvittering med signerade handlingar När sådana säkra rutiner för elektronisk dokumenthantering som beskrivs i bilaga 2 föreligger, finns det inte några sakliga skäl att delgivning inte skulle kunna ske elektroniskt. En elektronisk handling försedd med en handläggares digitala signatur eller myndighetens digitala stämpel översänds till den söktes elektroniska adress. Den sökte kan verifiera uppgiften om utställare av handlingen och huruvida texten har manipulerats; jfr en av myndigheten underskriven eller vidimerad pappersurkund. Ett elektroniskt delgivningskvitto bifogas med en begäran om att den sökte skall signera och återsända kvittot. Mottagaren kan om han har tillgång till de tekniska och administrativa hjälpmedel som behövs genom några 12Enligt motiven tar regleringen sikte på alla slags kopior, t.ex. fotokopior, genomslagskopior, telefaxkopior och avskrifter (prop. 1990/91:11 s. 44 f.). 13NJA II 1971 s. 51. Jfr distinktionen i RB mellan skriftliga bevis och s.k. syneobjekt som är av intresse till följd av någon yttre egenskap, inte på grund av att de genom text eller på liknande sätt förmedlar ett visst föreställningsinnehåll. 14 Telefondelgivning och kungörelsedelgivning kan nämnas som undantag. "knapptryckningar" signera och återsända t.ex. ett elektroniskt formulär för delgivningskvitto, om myndigheten har upprättat och bifogat ett sådant, eller helt enkelt returnera (ett exemplar av) den översända handlingen, efter att ha signerat den. Sådana rutiner torde, rätt utformade, ge i vart fall samma säkerhet som motsvarande traditionella rutiner. Digitala signaturer och stämplar har emellertid inte ännu införts i sådan omfattning att delgivning och kvittering med signerade eller stämplade elektroniska handlingar (digitala dokument) kan antas bli vanlig . 4.3.2 Delgivning utan digitala signaturer eller stämplar Utgångspunkten är att delgivning, i rä ttsligt reglerade former, skall ge rimliga garantier för att en viss ha ndling, eller innehållet däri, når sin adressat. För myndigheterna blir det i vart fall då en utbyggd hantering av digitala signaturer och andra liknande - tjänster för informationssäkerhet saknas en viktig fråga om e-post och liknande rutiner kan användas för delgivning, trots att rutinerna inte når upp till de krav på säkerhet m.m. som anses gälla vid en användning av undertecknade pappershandlingar. De principiella avvägningar som härvid aktualiseras, mellan å ena sidan intresset av effektiv delgivning och å andra sidan rä ttssäkerhets- och integritetsintressen, har belysts när delgivningslagen setts över i syfte att effektivisera delgivningsverksamheten.15 Reformarbetet har inriktats på att bl.a. söka minska antalet delgivningar, att göra de existerande delgivnings- formerna mer effektiva och att hitta nya delgivningsformer. Det har vidare övervägts huruvida kraven på bevisning för att delgivning har skett kan Avsteg från kravet på bevis ning måste emellertid vägas Lagstiftaren har d ärför iakttagit viss försikt med delgivningsformer som innebär att någon fingeras eller presumeras ha fått del av en handling. Enligt min mening bör det inte godtas att enskildas eller det allmännas rätt av effektivitetsskäl äventyras genom en reglering där risker för mi sstag och manipulationer blir påtagliga. måste lagstiftaren även i IT- miljön tillgodose parters och det allmännas befogade intresse av att kunna ta tillvara sin rätt eller annars vidta fö rfattningsenliga åtgärder gentemot den som tycker sig ha ett intresse av att förhala eller uppskjuta ett rä ttsligt förfarande. De principiella ställningstagandena i samband med författningsändringar som har genomförts för att förenkla och effektivisera delgivning av 15 Jfr t.ex. prop. 1978/79:11, 1984/85:109 och 1990/91:11. traditionella handlingar, bör kunna tas till utgångspunkt också vid bedöm- ningen av frågor om elektronisk delgivning. 4.3.3 E-post som ersättning för vanlig postdelgivning Delgivning genom vanligt brev med begäran om de lgivningskvitto är det förfarande som bäst uppfyller de krav som bör ställas på ett billigt, snabbt, diskret och effektivt delgivningsfö rfarande.16 Härvid har i enlighet med principen om fri bevisprövning inte krävts någon lagreglering av vilket bevisvärde ett undertecknat mottagningsbevis/ delgivningskvitto skall anses ha. Delgivning med e-post och liknande rutiner för elektronisk kommunika- tion skulle kunna bli ett synnerligen billigt och snabbt komplement, där den enskildes arbetsinsats skulle kunna begränsas till några "kna pptryckningar". Det bör därför övervägas om or dinär delgivning med traditionell post kan ges en elektronisk motsvarighet, även om digitala signaturer eller motsva- rande säkerhetsrutiner saknas. Härvid ger de överväganden som legat till grund för införandet av delgivningsformer som kompletterar ordinär delgivning via post viss vägledning särskilt de avvägningar mellan effektivitet respektive skyddet för den enskilde som lades till grund för bestämmelserna om telef ondelgivning och förenklad delgivning. När det saknas rutiner för elektronisk "underskrift" är det inte möjligt att inom ramen för den elektroniska handlingen verifiera huruvida texten omanipulerat härrör från den som framstår som u tställare.