prop · GK03164 · 1997-01-01 00:00:00 — Envars rätt att få tillgång till uppgifter om sig själv eller att låta kontrollera dem skall utövas med iakttagande av lagstiftningen i den medlemsstat där denna ansökan görs, med beaktande av följande be- stämmelser: När lagen i den anmodade medlemsstaten föreskriver överföring av uppgifter, skall denna vägras i den mån det är nödvändigt för att 1) Europol vederbörligen skall kunna utföra sina arbetsuppgifter, 2) skydda medlemsstaternas säkerhet och allmän ordning eller för att bekämpa brott, 3) skydda utomståendes rättigheter och friheter, och följaktligen kan inte den berörda personens intresse av överföring av uppgifter ta överhanden. Rätten att få tillgång till uppgifter skall utövas under iakttagande av punkt 3 enligt följande förfaranden: 1) Beslut om att lämna ut uppgifter som förts in i informationsregistret enligt artikel 8 får inte fattas utan att den medlemsstat som har fört in uppgifterna och de medlemsstater som direkt berörs av att uppgifterna lämnas ut får en möjlighet att i förväg yttra sig över detta och, i före- kommande fall, förbjuda att uppgifterna lämnas ut. Vilka uppgifter som får lämnas ut och villkoren för detta skall anges av den medlemsstat som har fört in uppgifterna. 2) Uppgifter som förts in i informationsregistret av Europol får lämnas ut endast om de medlemsstater som direkt berörs av att de lämnas ut fått möjligheten att i förväg yttra sig över detta och, i förekommande fall, förbjuda att uppgifterna lämnas ut. 3) Uppgifter som förts in i arbetsregistret för analysändamål enligt artikel 10 får lämnas ut endast om enighet om detta råder mellan Europol och de medlemsstater som deltar i analysen enligt artikel 10.2 och den eller de medlemsstater som direkt berörs av att uppgifterna lämnas ut. Om en eller flera medlemsstater eller Europol motsatt sig att upp- gifterna lämnas ut, skall Europol underrätta personen i fråga att nöd- vändiga kontrollåtgärder vidtagits, utan att för denne ange något som kan röja om han är känd eller inte. Rätten att kontrollera uppgifter skall utövas enligt följande för- faranden: När tillämplig nationell rätt inte föreskriver överföring rörande upp- gifter eller om det endast gäller en begäran om kontroll skall Europol i nära samarbete med de berörda nationella myndigheterna kontrollera och underrätta personen i fråga att nödvändiga kontrollåtgärder vidtagits, utan att för denne ange något som kan röja om han är känd eller inte. Europol skall vid besvarandet av en begäran om kontroll av eller tillgång till uppgifter informera personen i fråga om rätten att överklaga hos den gemensamma tillsynsmyndigheten om denne inte är nöjd med beslutet. Personen i fråga kan också överklaga hos den gemensamma tillsynsmyndigheten om begäran inte besvarats inom den tidsfrist som anges i denna artikel. Om den som inkommit med en begäran överklagar beslutet till den gemensamma tillsynsmyndigheten enligt artikel 24, skall denna myn- dighet handlägga ärendet. När överklagandet rör överföring av uppgifter som en medlemsstat fört in i informationsregistret skall den gemensamma tillsynsmyndigheten fatta sitt beslut i enlighet med den nationella rätten i den medlemsstat i vilken begäran framställdes. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall i förväg samråda med den nationella tillsynsmyndigheten eller den behöriga domstolen i den medlemsstat som infört uppgiften. Den nationella tillsynsmyndigheten eller behöriga domstolen skall genomföra nödvändiga kontroller för att särskilt avgöra om beslutet att vägra tillgång givits i enlighet med bestämmelserna i punkterna 3 och 4 första stycket i denna artikel. I sådant fall skall beslutet, som i förekommande fall kan innebära ett förbud mot att uppgifterna lämnas ut, fattas av den gemensamma tillsynsmyndigheten i nära samråd med den nationella tillsynsmyndigheten eller den behöriga domstolen. När överklagandet rör överföring av uppgifter som Europol fört in i informationsregistret eller uppgifter som lagrats i arbetsregistret för analysändamål och om Europol eller en medlemsstat fortfarande mot- sätter sig detta, måste den gemensamma tillsynsmyndigheten, efter att ha hört Europol eller medlemsstaten, fatta sitt beslut med två tredjedelars majoritet för att bortse från deras önskemål. Om denna majoritet inte kan uppnås skall den gemensamma tillsynsmyndigheten meddela den som inkommit med en begäran att nödvändiga kontrollåtgärder vidtagits, utan att för denne ange något som kan röja om han är känd eller inte. När överklagandet rör kontroll av uppgifter som en medlemsstat fört in i informationsregistret skall den gemensamma tillsynsmyndigheten försäkra sig om att nödvändiga kontrollåtgärder vidtagits på ett korrekt sätt, i nära samråd med den nationella tillsynsmyndigheten i den stat som har registrerat uppgifterna. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall meddela den som inkommit med en begäran att nödvändiga kontroll- åtgärder vidtagits, utan att för denne ange något som kan röja om han är känd eller inte. När överklagandet rör kontroll av uppgifter som Europol fört in i informationsregistret eller uppgifter som lagrats i arbetsregistret för analysändamål, skall den gemensamma tillsynsmyndigheten försäkra sig om att nödvändiga kontrollåtgärder vidtagits på ett korrekt sätt av Europol. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall meddela den som inkommit med en begäran att nödvändiga kontrollåtgärder vidtagits, utan att för denne ange något som kan röja om han är känd eller inte. Bestämmelserna ovan skall i tillämpliga delar gälla för icke data- behandlade uppgifter som Europol innehar i form av register, det vill säga alla strukturerade samlingar av personuppgifter som är tillgängliga enligt bestämda kriterier. RÄTTELSE OCH UTPLÅNING AV UPPGIFTER Om det visar sig att uppgifter som lagras av Europol, vilka har överförts dit av tredje land eller utomstående instanser, eller som är resultatet av Europols analysverksamhet, är behäftade med fel eller att deras införing eller lagring strider mot bestämmelserna i denna konvention, är Europol skyldigt att rätta dessa uppgifter eller att utplåna dem. Om de uppgifter som är felaktiga eller strider mot bestämmelserna i denna konvention har förts in till Europol direkt av medlemsstaterna är medlemsstaterna skyldiga att rätta eller utplåna dem tillsammans med Europol. Om felaktiga uppgifter överförts på något annat lämpligt sätt eller om felaktigheterna hos uppgifter som härrör från medlemsstaterna beror på en överföring som är felaktig eller som strider mot bestäm- melserna i denna konvention eller felaktigheterna beror på en re- gistrering, hantering eller lagring av Europol som är felaktig eller som strider mot bestämmelserna i denna konvention, är Europol skyldigt att rätta dem eller utplåna dem i samarbete med de berörda medlemsstaterna. I de fall som avses i punkt 1 och 2 skall alla mottagare av dessa uppgifter informeras utan dröjsmål. Mottagarna har samma skyldighet att genomföra rättelsen eller utplåningen av dessa uppgifter. Varje person har rätt att begära hos Europol att felaktiga uppgifter som berör honom rättas eller utplånas. Europol skall informera personen i fråga att rättningen eller utplå- ningen av uppgifter som berör denne har ägt rum. Om personen i fråga inte är nöjd med Europols svar eller om han inte fått något svar , kan denne vända sig till den gemensamma tillsynsmyndigheten. TIDSFRISTER FÖR BEVARANDE OCH UTPLÅNING AV UPPGIFTER I REGISTER Uppgifterna i register får inte bevaras av Europol längre än vad som är nödvändigt för att Europol skall kunna utföra sina arbetsuppgifter. Huruvida det är nödvändigt att fortsätta att lagra uppgifterna skall under- sökas senast efter deras införande. Kontrollen av uppgifter som bevaras i informationssystemet och av deras utplåning skall utföras av den enhet som har infört dem. Kontrollen av de uppgifter som bevaras i andra register hos Europols förvaltningar och utplåningen av dem skall utföras av Europol. Europol skall automatiskt, i förväg, meddela medlemsstaterna om utgången av tidsfristen rörande bevarandet av uppgifter som de har registrerat. När de utfört kontrollen kan de enheter som nämns i tredje och fjärde meningarna i punkt 1, besluta att bevara uppgifterna till nästa kontroll, om detta är nödvändigt för att göra det möjligt för Europol att utföra sina arbetsuppgifter. Om de beslutar att inte längre lagra upp- gifterna skall uppgifterna automatiskt utplånas. De personuppgifter rörande sådana individer som anges i artikel 10.1 första stycket punkt 1 får bevaras högst . Tidsfristen börjar åter löpa från och med den dag då något inträffar som medför att nya uppgifter lagras om den berörda personen. Nödvändigheten av att bevara den skall undersökas på nytt och denna undersökning skall noteras. Om en medlemsstat i sina nationella register utplånar uppgifter som överförts till Europol och som Europol bevarar i andra register, skall den informera Europol om detta. Europol skall då utplåna uppgifterna om de inte är av intresse av andra skäl, mot bakgrund av underrättelser som Europol men inte den överförande medlemsstaten har fått. Europol skall informera den berörda medlemsstaten om att dessa uppgifter bevaras i registren. Utplåning skall inte utföras om det riskerar att skada skyddsvärda intressen hos den registrerade. I sådana fall får uppgifterna fortsätt- ningsvis endast utnyttjas med den registrerades medgivande. BEVARANDE OCH RÄTTELSE AV UPPGIFTER I AKTER Om det visar sig att en hel akt eller uppgifter som finns i den akten hos Europol är nödvändiga för att Europol skall kunna utföra sina arbetsuppgifter, eller om dessa uppgifter i sin helhet strider mot bestämmelserna i denna konvention, skall akten eller de berörda upp- gifterna förstöras. Så länge akten eller de berörda uppgifterna inte verkligen förstörts, skall en anteckning göras i akten eller på uppgifterna att all användning är förbjuden. En akt får inte förstöras om det finns skäl att anta att detta skulle skada de rättmätiga intressena hos den person som berörs av uppgifterna. I sådant fall skall samma anteckning om att akten inte får användas göras. Om det visar sig att uppgifter som finns i Europols akter är be- häftade med fel, skall Europol rätta dem. Varje person som berörs av en av Europols akter har gentemot Europol rätt att begära att Europol vidtar rättelse, förstör akten, eller gör en anteckning i den. Artikel 20.4, 24.2 och artikel 24.7 är tillämpliga. Varje medlemsstat skall utse en nationell tillsynsmyndighet som har till uppgift att helt oberoende och i enlighet med den nationella rätten kontrollera att såväl registreringen och rådfrågningarna som över- sändandet, i vilken form det än sker, av personuppgifter från denna medlemsstat till Europol sker lagligt och att försäkra sig om att indi- videns rättigheter inte kränks. För detta ändamål skall tillsynsmyn- digheten hos de nationella enheterna eller genom sambandsmännen, ha tillgång till de uppgifter som medlemsstaten registrerat och som finns i informationsregistret och i indexregistret i enlighet med tillämpliga nationella förfaranden. För att kunna utöva sin tillsyn skall de nationella tillsynsmyndig- heterna ha tillgång till lokaler och akter hos de respektive sambandsmän- nen inom Europol. Dessutom skall de nationella tillsynsmyndigheterna i enlighet med tillämpliga nationella förfaranden övervaka verksamheten hos de natio- nella enheterna i enlighet med artikel 4.4 och sambandsmännens verksamhet i enlighet med artikel 5.3.1, 5.3.2 och 5.3.3 samt 5.4 och 5.5, i den utsträckning som denna verksamhet rör skydd för personuppgifter. Varje person har rätt att begära att den nationella tillsynsmyn- digheten säkerställer att registreringen hos och överföringen till Europol, i vilken form den än sker, av uppgifter som berör honom eller henne samt även att medlemsstatens användning av uppgifterna sker lagligt. Denna rättighet regleras av den nationella rätten i den medlemsstat till vilken tillsynsmyndigheten i fråga hör. Det skall upprättas en gemensam, oberoende tillsynsmyndighet som skall ha till uppgift att med iakttagande av denna konvention övervaka Europols verksamhet för att försäkra sig om att lagringen, behandlingen och användningen av de uppgifter som Europols avdelningar disponerar över inte inkräktar på individens rättigheter. skall dessutom övervaka lagenligheten av överföringen av de uppgifter som har Europol som ursprung. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall bestå av högst två medlemmar eller företrädare eventuellt biträdda av suppleanter, för var och en av de nationella tillsynsmyndigheterna, och de skall således vara fullständigt oberoende och ha erforderliga kvalifikationer, samt utses i taget av varje medlemsstat. Varje delegation disponerar över en röst. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall inom sig utse en ord- förande. Den gemensamma tillsynsmyndighetens medlemmar skall vid full- görandet av sina skyldigheter inte ta emot instruktioner från något organ. Europol är skyldigt att bistå den gemensamma tillsynsmyndigheten vid utförandet av dess arbetsuppgifter. Europol skall särskilt 1) tillhandahålla de upplysningar som efterfrågas, ge den tillgång till alla dokument och akter liksom tillgång till lagrade uppgifter, och 2) när som helst ge den fri tillgång till sina lokaler, 3) verkställa den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut i fråga om överklagandet, i enlighet med bestämmelserna i artikel 19.7 och ar- tikel 20.4. Den gemensamma tillsynsmyndigheten är även behörig att analysera tillämpnings- och tolkningssvårigheter som är knutna till Europols verk- samhet i fråga om behandling och användning av personuppgifter, att studera de problem som kan uppkomma vid den oberoende kontroll som utförs av medlemsstaternas tillsynsmyndigheter eller vid utövandet av rätten till information, liksom att utarbeta förslag till gemensamma lös- ningar på de problem som finns. Varje berörd person har rätt att begära att den gemensamma tillsynsmyndigheten försäkrar sig om att eventuell lagring, insamling, behandling och användning av personuppgifter inom Europol har utförts på ett lagligt och korrekt sätt. Om den gemensamma tillsynsmyndigheten konstaterar att be- stämmelserna i denna konvention inte har respekterats vid lagringen, behandlingen eller användningen av personuppgifter, skall den till Europols direktör översända alla de iakttagelser som den anser vara nöd- vändiga samt begära att få ett svar på sina iakttagelser inom den tidsfrist som myndigheten bestämmer. Direktören skall informera styrelsen om hela förfarandet. Om svårigheter uppstår, skall den gemensamma till- synsmyndigheten hänvända sig till styrelsen. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall regelbundet upprätta en aktivitetsrapport. Rapporten skall, enligt det förfarande som föreskrivs i avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen översändas till rådet; skall styrelsen ges tillfälle att avge ett yttrande som skall bifogas rapporten. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall besluta om aktivitets- rapporten skall offentliggöras eller ej och skall i förekommande fall besluta om villkoren för detta offentliggörande. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall genom enhälligt beslut anta sin arbetsordning. Den skall underställas rådet, som enhälligt skall godkänna arbetsordningen. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall inom sig skapa en kommitté, bestående av en medlem från varje delegation, var och en med en röst. Denna kommitté skall med alla lämpliga medel pröva de överklaganden som avses i artikel 19.7 och artikel 20.4. Om parterna begär det skall de biträdda av rådgivare om de så önskar höras av denna kommitté. De beslut som fattas i detta sammanhang blir slutliga gentemot alla berörda parter. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan dessutom inrätta en eller flera kommissioner. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall rådfrågas rörande den delen av budgetförslaget som berör den. Dess yttrande skall bifogas detta budgetförslag. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall biträdas av ett sekre- tariat vars uppgifter skall fastställas i arbetsordningen. Europol skall vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för att verkställa denna konvention. Åtgärderna skall anses nödvändiga endast om kostnaden för dem står i proportion till den åsyftade skyddsmålsättningen. När det gäller databehandling inom Europol skall varje medlemsstat och Europol vidta lämpliga åtgärder för att 1) förbjuda varje obehörig person åtkomst till datorutrustning som används för behandling av personuppgifter (åtkomstskydd för utrust- ning), 2) förhindra att datamedia läses, kopieras, ändras eller avlägsnas av en obehörig person (datamediaskydd), 3) förhindra obehörig registrering av data och varje obehörig åtkomst, ändring eller utplåning av personuppgifter (skydd för lagrade data), 4) förhindra att obehöriga personer kan använda datasystem via data- kommunikation (användarkontroll), 5) tillförsäkra att personer som är behöriga att använda ett datasystem endast har åtkomst till de uppgifter för vilka de är behöriga (behörig- hetskontroll), 6) tillförsäkra att det skall vara möjligt att kontrollera och konstatera till vilka enheter personuppgifter får överföras via datakommunikation (kommunikationskontroll), 7) tillförsäkra att det i efterhand kan kontrolleras och konstateras vilka personuppgifter som har införts i datasystemen, samt när och av vem uppgifterna infördes (indatakontroll), 8) förhindra att uppgifterna obehörigen kan läsas, kopieras, ändras eller utplånas vid dataöverföring av personuppgifter eller under transport av datamedia (kontroll av transport), 9) säkerställa att de system som används kan repareras vid störningar (återställande), 10) säkerställa att systemets funktioner inte är defekta, att funktionsfel rapporteras (driftsäkerhet) och att de lagrade uppgifterna inte kan bli felaktiga genom ett funktionsfel hos systemet (autenticitet). RÄTTSLIG STÄLLNING, ORGANISATION OCH FINANSIELLA BESTÄMMELSER Europol är en juridisk person. I varje medlemsstat skall Europol ha den mest omfattande rättskapacitet som den nationella lagstiftningen kan tillerkänna juridiska personer. Europol kan bland annat förvärva eller avyttra fast eller lös egendom och föra talan. Europol är behörigt att sluta en överenskommelse om säte med , att sluta de överenskommelser om sekretesskydd som krävs med stöd av artikel 18.6 samt andra arrangemang med tredje land och utomstående instanser enligt artikel 10.4, inom ramen för de regler som enhälligt beslutats av rådet på grundval av denna konvention och avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen. Europols organ utgörs av 1) styrelsen, 2) direktören, 3) styrekonomen, 4) budgetkommittén. Europol skall ha en styrelse. Den skall ha följande uppgifter: 1) delta i utvidgningen av Europols målsättning (artikel 2.2), 2) enhälligt fastställa sambandsmännens rättigheter och skyldigheter gentemot Europol (artikel 5), 3) enhälligt bestämma hur många sambandsmän som medlemsstaterna får sända till Europol (artikel 5), 4) säkerställa utarbetandet av tillämpningsföreskrifter om register (artikel 10), 5) delta i fastställandet av regler om relationerna mellan Europol och tredje land och utomstående instanser enligt artikel 10.4 (artiklarna 10, 18, 42), 6) genom enhälligt beslut godkänna villkoren för upprättandet av indexregistret (artikel 11), 7) med två tredjedels majoritet besluta om instruktioner för upp- rättande av register (artikel 12), 8) beredas tillfälle att yttra sig över den gemensamma tillsyns- myndighetens iakttagelser och rapporter, (artikel 24), 9) undersöka de problem som den gemensamma tillsynsmyndigheten påpekar (artikel 24.5), 10) anta detaljbestämmelser rörande förfarandet för att kontrollera att förfrågningar till informationsregistret är lagliga (artikel 16), 11) delta i utnämning och uppsägning av direktören och de biträdande direktörerna (artikel 29), 12) kontrollera att direktören utför sina uppgifter på ett korrekt sätt (artiklarna 7 och 29), 13) delta i antagandet av tjänsteföreskrifter (artikel 30), 14) delta i utarbetandet av överenskommelser om sekretesskydd och antagandet av regler om sekretesskyddet (artiklarna 18 och 31), 15) delta i upprättandet av budgeten, inklusive tjänsteförteckningen, i kontrollen av räkenskaperna och i beviljandet av ansvarsfrihet för direk- tören (artiklarna 35 och 36), 16) enhälligt anta den femåriga finansiella planen (artikel 35), 17) enhälligt utse styrekonomen och övervaka dennes förvaltning av medlen (artikel 35), 18) delta i antagandet av budgetförordningen (artikel 35), 19) enhälligt godkänna slutandet av en överenskommelse om säte (artikel 37), 20) enhälligt anta regler för bemyndigande av Europoltjänstemän, 21) med två tredjedels majoritet avgöra tvister mellan en medlemsstat och Europol eller mellan medlemsstater rörande skadestånd som utgivits på grund av ansvar för olaglig eller felaktig behandling av uppgifter (artikel 38), 22) delta i eventuella ändringar av konventionen (artikel 43), 23) ansvara för andra uppgifter som rådet tilldelar den, särskilt inom ramen för tillämpningsföreskrifterna för denna konvention. Styrelsen skall bestå av en företrädare för varje medlemsstat. Varje styrelsemedlem skall ha en röst. Varje styrelsemedlem kan ersättas av en suppleant och när den ordi- narie medlemmen är frånvarande får suppleanten rösta i dennes ställe. Europeiska gemenskapernas kommission skall inbjudas att närvara vid styrelsemötena, men får inte rösta. Styrelsen kan likväl besluta att sammanträda även om kommissionens företrädare är frånvarande. De ordinarie medlemmarna eller suppleanterna har rätt att vid styrelsens överläggningar låta sig åtföljas av eller rådgöra med experter från deras respektive medlemsstater. Styrelseordförandeskapet skall utövas av företrädaren för den med- lemsstat som utövar ordförandeskapet i rådet. Styrelsen skall enhälligt anta sin arbetsordning. Nedlagda röster utgör inget hinder för styrelsen att anta beslut som kräver enhällighet. Styrelsen skall sammanträda minst . Styrelsen skall enhälligt anta 1) en verksamhetsberättelse om Europol , 2) en verksamhetsplan om Europols framtida verksamhet som beaktar medlemsstaternas operationella behov och deras påverkan på budgeten och Europols personalstyrka. Dessa handlingar skall underställas rådet enligt det förfarande som föreskrivs i avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen. Europol skall ledas av en direktör som utses för en period av som kan förnyas en gång, genom enhälligt beslut av rådet efter styrelsens yttrande enligt det förfarande som föreskrivs i avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen. Direktören skall till sin hjälp ha biträdande direktörer vars antal bestäms av rådet och som utses enligt det förfarande som anges i punkt 1 för en period av som kan förnyas en gång. Deras uppgifter skall närmare anges av direktören. Direktören skall ansvara för 1) verkställandet av Europols uppgifter, 2) den löpande administrationen, 3) ledningen av personalen, 4) utarbetandet och verkställandet av styrelsens beslut, 5) framtagandet av budgetförslag, förslag till tjänsteförteckning och förslag till den femåriga finansiella planen samt verkställandet av Euro- pols budget, 6) alla andra uppgifter som denna konvention eller styrelsen anförtror denne. Direktören skall ansvara för utförandet av sina uppgifter inför styrelsen. Direktören skall delta i styrelsesammanträdena. Direktören skall vara Europols lagliga företrädare. Genom beslut av rådet med två tredjedels majoritet av medlems- staternas röster, enligt det förfarande som föreskrivs i avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen, kan direktören och biträdande direktörerna entledigas efter yttrande från styrelsen. Med avvikelse från punkt 1 och 2, skall direktörens första mandat löpa från och med konventionens ikraftträdande, den första biträdande direktörens mandat löpa och den andra biträdande direktörens mandat löpa .