prop · GK03164 · 1997-01-01 00:00:00 — På begäran och för en särskild undersökning skall samtliga uppgifter göras tillgängliga för dem genom sambandsmännen. Europol skall 1) vara behörigt att säkerställa att bestämmelserna om samarbete och informationsregistrets handhavande följs, och 2) ansvara för att informationsregistret fungerar väl från teknisk och användarsynpunkt. Europol skall särskilt vidta alla nödvändiga arrange- mang för att garantera att de åtgärder som föreskrivs i artiklarna 21 och 25 angående informationsregistret genomförs korrekt. 3) I medlemsstaterna är det den nationella enheten som ansvarar för förbindelserna med informationsregistret. Den är behörig särskilt vad gäller de säkerhetsåtgärder som avses i artikel 25 vilka är tillämpliga på sådan datorutrustning som används på den berörda medlemsstatens territorium , vad gäller den kontroll som avses i artikel 21 samt, i den mån den berörda medlemsstatens lagar och andra författningar samt förfaranden så fordrar, vad gäller en riktig tillämpning av denna konvention på varje annat område. Enbart de uppgifter som är nödvändiga för att Europol skall kunna utföra sina arbetsuppgifter, med undantag av de uppgifter som rör brott hör samman med sådan brottslighet enligt artikel 2.3.2, får lagras, ändras och användas i informationsregistret. De uppgifter som införs skall gälla 1) personer som, i förhållande till den berörda medlemsstatens natio- nella lagstiftning, misstänks för att ha begått eller varit delaktiga i ett brott inom Europols behörighet i enlighet med artikel 2, eller som har dömts för ett sådant brott, eller 2) personer för vilka vissa graverande omständigheter i förhållande till nationell lagstiftning ger anledning anta att de kommer att begå brott inom Europols behörighet i enlighet med artikel 2. De personuppgifter som avses i punkt 1 får enbart innehålla följande upplysningar: 1) efternamn, efternamnet vid födelsen, förnamn och i förekommande fall aliasnamn eller antagna namn, 2) födelsedatum och -ort, 3) medborgarskap, 4) kön, 5) vid behov, andra kännetecken som möjliggör identifiering, särskilt speciella objektiva och bestående fysiska kännetecken. Förutom de uppgifter som avses i punkt 2 och omnämnandet av Europol eller den nationella enhet som registrerat uppgifterna, får nedanstående upplysningar om de personer som avses i punkt 1 lagras, ändras och användas i informationsregistret: 1) brott och gärningsbeskrivning, inbegripet tid och plats, 2) de medel som använts eller misstänks kunna användas, 3) de berörda enheterna och deras aktbeteckningar, 4) misstanke om tillhörighet till en kriminell organisation, 5) fällande domar, i den mån de rör brott inom Europols behörighet enligt artikel 2. Dessa uppgifter kan registreras även om de ännu inte hänvisar till personer. I den mån Europol själv registrerar sådana uppgifter, skall den förutom aktbeteckningen ange om uppgifterna överförts av tredje part eller härrör från egna analyser. Den ytterligare information som rör de kategorier av personer som avses i punkt 1 och som finns hos Europol och hos de nationella enheterna, kan på begäran överlämnas till varje nationell enhet och till Europol. Vad gäller de nationella enheterna sker detta enligt deras nationella lagstiftning. I de fall där denna ytterligare information rör ett eller flera brott som hör samman med sådan brottslighet, enligt definitionen i artikel 2.3 andra stycket, skall den uppgift som lagrats i informationsregistret förses med en upplysning för att utvisa förekomsten av brott som hör samman, för att ge de nationella enheterna och Europol möjlighet att utbyta information om sådana brott. Om det förfarande som inletts gentemot den som berörs läggs ned, eller om denne frikänns, skall uppgifterna som berörs av beslutet utplånas. RÄTT TILL TILLGÅNG TILL INFORMATIONSREGISTRET Rätten att direkt registrera eller söka efter uppgifter i infor- mationsregistret skall förbehållas de nationella enheterna, sambands- männen och direktören, de biträdande direktörerna samt de av Europols tjänstemän som vederbörligen har fått befogenhet. Att söka uppgifter är tillåtet i den mån det är nödvändigt för att utföra en närmare angiven uppgift och skall genomföras med hänsyn tagen till lagar, och andra för- fattningar samt till förfaranden hos den enhet som genomför den, om inte annat följer av kompletterande bestämmelser i denna konvention. Endast den enhet som har registrerat uppgifter är berättigad att ändra, rätta eller utplåna dem. Om en enhet har anledning att tro att uppgifter som avses i artikel 8.2 är felaktiga, eller om den önskar komplettera dem, skall den underrätta den enhet som har infört dem, vilken är skyldig att undersöka detta meddelande och, om det är befogat, att ändra, komplettera, rätta eller utplåna uppgifterna. Om systemet innehåller uppgifter som avses i ar- tikel 8.3 rörande en person, kan varje enhet registrera andra uppgifter som avses i artikel 8.3 för att komplettera dem. Om uppgifterna står i uppenbar motsägelse till varandra, skall de berörda enheterna själva kom- ma överens. Om en enhet har för avsikt att helt utplåna personuppgifter som avses i artikel 8.2 som den har registrerat och uppgifter som avses i artikel 8.3 rörande denna person har införts av andra enheter, överförs ansvaret för skyddet av uppgifterna som avses i artikel 15.1 och rätten att ändra, komplettera, rätta och utplåna uppgifter som avses i artikel 8.2 till den enhet som först registrerade uppgifter som avses i artikel 8.3 om denna person. Den enhet som föreslår att uppgifterna utplånas skall informera den enhet på vilken ansvaret för skyddet av uppgifterna överförs om detta. Den enhet som söker efter, registrerar eller ändrar uppgifter i informationsregistret är ansvarig för att sökningen, registreringen eller ändringarna är lagliga och denna enhet måste kunna identifieras. Överföringen av information mellan de nationella enheterna och de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna regleras av nationell lag- stiftning. INSAMLING, BEHANDLING OCH ANVÄNDNING AV PERSONUPPGIFTER I den mån det är nödvändigt för att uppnå den målsättning som avses i artikel 2.1 kan Europol, förutom uppgifter som ej rör enskilda personer lagra, ändra och i andra register använda uppgifter om brott som omfattas av dess behörighet i enlighet med artikel 2.2, inbegripet uppgifter rörande brott som hör samman med sådan brottslighet enligt artikel 2.3.2 och som är avsedda för specifikt analysarbete, och som rör 1) de personer som avses i artikel 8.1, 2) personer som kan kallas att vittna vid förundersökningar rörande brott eller vid eventuella efterföljande straffrättsliga förfaranden, 3) personer som blivit offer för något av de brott som utreds eller för vilka det finns vissa fakta som ger anledning anta att de skulle kunna bli offer för ett sådant brott, 4) kontakter eller medhjälpare, samt 5) personer som kan lämna uppgifter om de brott som utreds. Insamlingen, lagringen och behandlingen av de uppgifter som uppräk- nas i artikel 6 första meningen i konvention av den 28 ja- nuari 1981 om skyddet för personer vad gäller automatisk databe- handling av personuppgifter, tillåts endast om de är strikt nödvändiga med hänsyn till ändamålet med det berörda registret och om dessa uppgifter kompletterar andra personuppgifter som registrerats i samma register. Det är förbjudet att välja ut en särskild kategori av personer enbart från uppgifter i artikel 6 första meningen i konven- tion av i strid med de ovan nämnda ändamåls- reglerna. Rådet skall enhälligt, enligt det förfarande som föreskrivs i avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen, anta tillämpningsföreskrifter för de register som utarbetats av styrelsen och som bl.a. innehåller ytterligare upplysningar rörande de kategorier av personuppgifter som föreskrivs i denna artikel och bestämmelser om dessa uppgifters datasäkerhet och om intern kontroll av användningen av uppgifterna. Dessa register skapas för analysändamål, vilket definieras som hopsamlandet, behandlingen eller användandet av uppgifter för att underlätta förundersökningar. Varje förslag till analys skall innebära att en analysgrupp bildas som, i enlighet med de uppgifter och uppdrag som fastslås i artikel 3.1 3.2 och artikel 5.3, nära sammanför följande deltagare: 1) analytiker och andra tjänstemän från Europol som utsetts av Europols ledning. Endast analytikerna har rätt att registrera och använda uppgifter i det register som avses, 2) sambandsmän och/eller sakkunniga från de medlemsstater som uppgifterna kommer från eller som berörs av analysen på det sätt som avses i punkt 6. Om inte annat följer av artikel 4.5, skall de nationella enheterna, på Europols begäran eller på eget initiativ, till Europol översända alla uppgifter som Europol behöver för att utföra de arbetsuppgifter som beskrivs i artikel 3.1.2. Medlemsstaterna skall endast översända upp- gifterna om bearbetning av dessa för brottsförebyggande, analys och brottsbekämpning också är tillåten enligt deras nationella lagstiftning. Beroende på hur känsliga uppgifterna är, kan uppgifter som kommer från nationella enheter på alla lämpliga sätt sändas direkt till analysgrupperna, vare sig det sker genom de berörda sambandsmännen eller inte. Om det kan antas att andra underrättelser än de som avses i punkt 3 är nödvändiga för att Europol skall kunna utföra sina arbetsuppgifter enligt artikel 3.1.2, kan Europol begära att följande instanser på lämpligt sätt översänder motsvarande uppgifter 1) Europeiska gemenskaperna och de offentligrättsliga organ som inrättats med stöd av fördragen om upprättandet av gemenskaperna, 2) andra offentligrättsliga organ som inrättats inom ramen för Europeiska unionen, 3) organ som inrättats med stöd av en överenskommelse mellan två eller flera medlemsstater i Europeiska unionen, 4) tredje land, 5) internationella organisationer och deras underställda offent- ligrättsliga organ, 6) andra offentligrättsliga organ som inrättats genom en överenskommelse mellan två eller flera stater, 7) internationella kriminalpolisorganisationen, (IPCO ). Europol kan även på samma villkor och genom samma kanaler ta emot information som sänds från dessa olika instanser på deras eget initiativ. Rådet kan enhälligt, enligt det förfarande som föreskrivs i avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen och efter att ha rådfrågat styrelsen, anta regler som Europol skall följa på området. Om Europol inom ramen för andra konventioner har fått tillgång till data från andra informationssystem, kan den på detta sätt använda personuppgifter om det är nödvändigt för att den skall utföra sina arbetsuppgifter enligt artikel 3.1.2. Om analysen är av allmän karaktär och av strategiskt slag, skall alla medlemsstater, genom förmedling av sambandsmän och/eller experter delges arbetets resultat, särskilt genom att Europols rapporter översänds till dem. Om en analys rör särskilda fall som inte berör alla medlemsstater och som har ett direkt operativt syfte skall företrädarna för följande med- lemsstater delta: 1) de från vilka de uppgifter härstammar, som har lett till att ett beslut om analysregister fattades, eller som berörs av dem, och de som analysgruppen senare inbjuder att ansluta sig eftersom de kommer att beröras i samma omfattning, 2) de som vid rådfrågningen av indexregistret visar sig ha behov av att ta del av uppgifter och som gör detta gällande under de villkor som anges i punkt 7. Det är de bemyndigade sambandsmännen som skall göra gällande behovet av att ta del av uppgifter. Varje medlemsstat utser och bemyndigar för detta ändamål ett begränsat antal sådana sambandsmän. De översänder en förteckning över dessa till styrelsen. Behovet av att ta del av uppgifter enligt punkt 6 skall göras gällande av en sambandsman i en motiverad skrivelse som godkänts av dennes överordnade myndighet i dennes medlemsstat och som sänts till alla deltagare i analysen. Sambandsmannen blir därefter fullt ut delaktig i den pågående analysen. Om en invändning reses inom analysgruppen, skjuts sambands- mannens deltagande upp till dess att ett förlikningsförfarande avslutats och som kan bestå av tre på varandra följande faser, nämligen 1) analysdeltagarna skall bemöda sig om att komma överens med den sambandsman som har gjort gällande sitt behov av att ta del av uppgifter. Detta får ta i anspråk, 2) om oenigheten består, skall cheferna för de berörda nationella enheterna och ledningen för Europol sammanträda , 3) om oenigheten fortfarande består, skall företrädarna för de berörda parterna i sammanträda . Om den berörda medlemsstaten inte avstår från att göra gällande sitt behov att ta del av uppgifter, skall dess fulla deltagande genomföras genom ett beslut grundat på samförstånd. Den medlemsstat som överför data till Europol skall själv bedöma dess känslighetsgrad och hur denna känslighet varierar. Varje spridning eller operativ användning av analysuppgifter skall beslutas i samråd med analysdeltagarna. En medlemsstat som ansluter sig till en pågående analys får särskilt inte sprida eller använda uppgifter utan att i förväg komma överens om detta med de medlemsstater som i första hand berörs. Europol skall upprätta ett indexregister över de uppgifter som finns lagrade i de register som avses i artikel 10.1. Direktören, biträdande direktörerna, de Europoltjänstemän som vederbörligen befullmäktigats samt sambandsmännen har rätt att rådfråga indexregistret. skall vara sådant att det på grundval av de uppgifter som rådfrågas för den sambandsman som rådfrågar registret klart framgår att de register som avses i artiklarna 6.1.2 och 10.1 innehåller uppgifter som berör dennes hemstat. Sambandsmännens tillgång skall bestämmas på ett sådant sätt att det är möjligt att avgöra om en viss uppgift finns lagrad eller inte, men så att varje kontroll eller slutledning vad beträffar registrens innehåll förhindras. Styrelsen skall enhälligt besluta om ytterligare villkor för upp- rättandet av indexregistret. INSTRUKTION FÖR UPPRÄTTANDET AV REGISTER För varje automatiserat dataregister med personuppgifter som Europol handhar enligt artikel 10 inom ramen för sina arbetsuppgifter skall Europol i instruktioner för upprättandet, som godkänts av styrelsen, ange följande 1) registrets benämning, 2) registrets ändamål, 3) de kategorier av personer om vilka uppgifter finns registrerade, 4) den typ av uppgifter som skall lagras och eventuellt de uppgifter som är strikt nödvändiga bland de som räknas upp i artikel 6 första meningen i konvention av , 5) de olika typer av personuppgifter som ger tillgång till hela registret, 6) överföringen eller registreringen av uppgifter som skall lagras, 7) de förutsättningar under vilka personuppgifter som lagrats i registret kan översändas, samt till vilka mottagare och enligt vilket förfarande, 8) tidsfristerna för kontroll av uppgifter och den tid under vilken de lagras, 9) hur rapporter skall upprättas. Den gemensamma tillsynsmyndighet som avses i artikel 24 skall underrättas av Europols direktör om förslaget till instruktion för upprättandet av ett sådant register och skall tillställas akten för att kunna göra nödvändiga påpekanden för styrelsen. Om det vid fara i dröjsmål inte är möjligt att få styrelsens godkännande enligt punkt 1, kan direktören på eget initiativ eller på de berörda medlemsstaternas begäran genom ett motiverat beslut upprätta ett register. Denne skall underrätta styrelsemedlemmarna om detta. Det förfarande som avses i punkt 1 skall då genast påbörjas och avslutas . GEMENSAMMA BESTÄMMELSER OM INFORMATIONSBEHANDLING SKYLDIGHET ATT LÄMNA UT UPPGIFTER Europol skall utan dröjsmål till de nationella enheterna, och på deras begäran till deras sambandsmän, överlämna alla uppgifter som rör medlemsstaten i fråga och de samband som har kunnat konstateras mellan brott som omfattas av Europols behörighet enligt artikel 2. Även andra uppgifter och underrättelser om andra allvarliga brott som Europol får kunskap om när den utför sina uppgifter får överföras. Senast när denna konvention träder i kraft skall varje medlemsstat inom ramen för tillämpningen av denna konvention vidta de lag- stiftningsåtgärder som, vad avser behandlingen av personuppgifter i register, behövs för att säkerställa en skyddsnivå som i varje fall motsvarar den som följer av tillämpningen av principerna i konvention av och härvid skall den ta hänsyn till ministerkommittés rekommendation R(87) 15 av om polisens användning av personuppgifter. Överföringen av personuppgifter som avses i denna konvention kan inte påbörjas förrän de dataskyddsregler som föreskrivs i punkt 1 har trätt i kraft på varje medlemsstats territorium som deltar i överföringen. Europol skall när den samlar in, behandlar och använder person- uppgifter iaktta principerna i konvention av och i ministerkommittés rekommendation R(87) 15 av . Europol skall iaktta dessa principer även för de icke databehandlade uppgifter som den har i register, det vill säga alla strukturerade samlingar av personuppgifter som är tillgängliga enligt bestämda kriterier. ANSVAR FÖR SKYDDET AV UPPGIFTER Om inte annat följer av andra bestämmelser i denna konvention, skall ansvaret för de uppgifter som lagras hos Europol, i synnerhet huru- vida insamlingen och överföringen till Europol samt registreringen, exaktheten, uppdateringen och kontrollen av lagringstidsfristerna enligt lag, ligga hos: 1) den medlemsstat som har registrerat eller överfört uppgifterna, 2) Europol, vad beträffar uppgifter som överförts till Europol av tredje man eller som är resultatet av Europols analysarbete. Om inte annat följer av andra bestämmelser i denna konvention, skall Europol dessutom ansvara för alla de uppgifter som den tar emot och behandlar, vare sig de finns i det informationsregister som avses i artikel 8, i de register som upprättats för analysändamål enligt artikel 10, i indexregistret som avses i artikel 11 eller i de register som avses i artikel 14.3. Europol skall lagra uppgifter på ett sådant sätt att det går att identifiera de medlemsstater eller den tredje man som har överfört dem, eller konstatera att de är resultat av Europols analysarbete. BESTÄMMELSER OM UPPRÄTTANDE AV RAPPORTER Europol skall i genomsnitt upprätta rapporter om minst var tionde åtkomst som rör personuppgifter och för varje begäran som görs inom ramen för informationsregistret enligt artikel 7 för att kontrollera att de är lagliga. Uppgifterna i dessa rapporter får användas endast för detta ändamål av Europol och av de tillsynsmyndigheter som avses i artiklarna 23 och 24 och skall utplånas , om de inte är nödvändiga för en pågående kontroll. Styrelsen skall anta detaljbestämmelser efter att ha hört den gemensamma tillsynsmyndigheten. De personuppgifter som tas ur informationsregistret, indexregistret eller de register som skapats för analysändamål och de uppgifter som meddelats på annat lämpligt sätt får överföras eller användas av med- lemsstaternas behöriga myndigheter endast för att förebygga och be- kämpa brottslighet som omfattas av Europols behörighet och andra allvarliga former av brottslighet. De uppgifter som avses i första stycket skall användas enligt lag- stiftningen i den medlemsstat som ansvarar för de myndigheter som använder uppgifterna. Europol får använda de uppgifter som avses i punkt 1 endast för att utföra de arbetsuppgifter som föreskrivs i artikel 3. Om en medlemsstat, tredje land eller en sådan utomstående instans som avses i artikel 10.4 lämnar vissa uppgifter och påpekar att dessa är underkastade särskilda användningsrestriktioner i denna stat eller instans skall dessa restriktioner även respekteras av användaren förutom i de särskilda fall när den nationella rätten kräver att man gör avsteg från användningsrestriktionerna till förmån för rättsliga myndigheter, lag- stiftande organ eller alla andra självständiga instanser som upprättats genom lag och som ansvarar för tillsynen av de behöriga myndigheter som avses i artikel 2.4. I sådana fall kan uppgifterna användas endast efter samråd med den stat som överfört uppgifterna, vars intressen och åsikter i möjligaste mån måste beaktas. Användningen av uppgifter för andra ändamål eller av andra myn- digheter än dem som avses i artikel 2 är endast möjlig efter tillstånd från den medlemsstat som överfört uppgifterna och i den mån denna medlemsstats nationella lagstiftning tillåter det. ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER TILL TREDJE LAND OCH UTOMSTÅENDE INSTANSER Europol får på de villkor som fastställs i punkt 4 överföra person- uppgifter som den förfogar över till tredje land och utomstående instan- ser enligt artikel 10.4 när 1) denna åtgärd i det enskilda fallet är nödvändig för att förebygga och bekämpa brott som omfattas av Europols behörighet i enlighet med artikel 2, 2) en tillräcklig skyddsnivå för uppgifterna säkerställs i detta land eller hos denna instans, och 3) denna åtgärd är tillåten enligt de allmänna reglerna enligt punkt 2. Enligt det förfarande som föreskrivs i avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen och med beaktande av de omständigheter som avses i punkt 3, skall rådet enhälligt anta allmänna regler för hur Europol skall överföra personuppgifter till tredje land och utomstående instanser enligt 10.4. Styrelsen skall förbereda rådets beslut och rådfråga den gemen- samma tillsynsmyndighet som avses i artikel 24. Tillräckligheten hos den dataskyddsnivå som erbjuds av tredje land och utomstående instanser enligt artikel 10.4 skall bedömas med beaktan- de av samtliga omständigheter i samband med överföringen av person- uppgifter, särskilt 1) slag av uppgifter, 2) deras ändamål, 3) hur länge behandlingen beräknas pågå, och 4) de allmänna eller särskilda bestämmelser som är tillämpliga på tredje land eller utomstående instanser enligt artikel 10.4. Om de åsyftade uppgifterna har överförts till Europol av en med- lemsstat, får Europol överföra dem till tredje land och utomstående instanser endast med medlemsstatens samtycke. Medlemsstaten kan för detta ändamål ge ett preliminärt samtycke, generellt eller inte, vilket kan återkallas när som helst. Om uppgifterna inte överförts av en medlemsstat, skall Europol för- säkra sig om att överföringen inte är av den karaktären att den 1) hindrar en medlemsstat från att vederbörligen utföra de arbets- uppgifter som hör till dess behörighet, eller 2) hotar den allmänna säkerheten och den allmänna ordningen i en medlemsstat eller riskerar att skada staten på något sätt. Europol är ansvarig för att överföringen är laglig. Europol skall ta vederbörlig hänsyn till överföringen och dess motiv. Överföringen är tillåten endast om mottagaren förpliktar sig att utnyttja uppgifterna endast för de ändamål för vilka de överförs. Detta gäller inte sådan överföring av personuppgifter som begärs av Europol. Om en överföring enligt punkt 1 rör sekretessbelagda uppgifter är överföring tillåten endast om det finns en överenskommelse om sekretess mellan Europol och mottagaren. som önskar utnyttja sin rätt att utan avgift få tillgång till eller kontrollera sådana uppgifter om honom eller henne själv som Europol lagrar, får i detta syfte begära detta i valfri medlemsstat hos behörig nationell myndighet, som därefter utan dröjsmål skall underrätta Europol om detta och meddela personen i fråga att Europol kommer att svara denne direkt. Begäran skall behandlas i sin helhet av Europol efter det att den behöriga nationella myndigheten i medlemsstaten mottagit den.