frsrdg · GK04JO1 · 1997-01-01 00:00:00 — har i yttrandet förklarat att anledningen till att styrelsen avgiftsbelagt kopior av äldre bilinstrument på sätt som skett var att det var tidsödande och besvärligt att ta fram och kopiera ett sådant besiktningsinstrument. Som framgått av vad jag anfört får sådana förhållanden emellertid inte läggas till grund för myndighets bestämmande av vilken avgift som skall tas ut när kopia av allmän handling tillställs någon som begärt sådan med stöd av bestämmelserna i 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen. Den avgift som avsåg att ta ut av var således inte lagligen grundad. Jag förutsätter att styrelsen om inte så redan skett med anledning av det ovan nämnda regeringsbeslutet beslutar om ändring i sin kommissionärstaxa samt anpassar sina avgifter för kopior av allmänna handlingar till vad som gäller enligt avgiftsförordningen. Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det anförda. Fråga om expediering av allmänna handlingar med A- eller B-post (Dnr 918-1995) I en anmälan riktade E.Ö. kritik mot miljökontoret i kommun för dröjsmål med att behandla en framställning om utfående av kopior av handlingar. Enligt anmälan begärde E.Ö. att få kopior av samtliga handlingar i ett visst ärende. Handlingarna kom, efter påminnelse, henne tillhanda med B-post först . anförde i remissyttrande följande. De efterfrågade handlingarna har kopierats och översänts inom ramen för vad som enligt kommunens mening är skälig tid , särskilt med hänsyn till att arbetsbelastningen i semestertider normalt är högre än annars. I sammanhanget bör noteras att akten innehåller ett inte obetydligt antal bilagor. Handlingarna uppges ha sänts med B-post. Detta är beklagligt med hänsyn till att klaganden uppger att hon vid sitt telefonsamtal särskilt uttryckt att hon önskade handlingarna . Sannolikt sammanhänger detta med den vanligt förekommande postrutinen, som bygger på att all post, som inte särskilt markeras med "A", kommer att expedieras som B-post. I förevarande ärende torde det vara fråga om ett förbiseende i samband med avsändandet. lämnade härefter bl.a. följande kompletterande uppgifter. ringde hon till kontoret och begärde att utfå kopior av samtliga handlingar i akten, utom de hon själv skrivit. Hon och en tjänsteman kom därvid överens om att, med hänsyn till mellankommande midsommarhelg, handlingarna skulle vara E.Ö. Några handlingar erhöll hon emellertid inte men genom ett meddelande på sin telefonsvarare fick hon besked att "miljökontoret inte kunnat hitta dem". talade hon åter med tjänstemannen som uppgav att handlingarna funnits hos nämnden. Tjänstemannen frågade också om hon verkligen behövde samtliga handlingar samt utlovade att handlingarna skulle vara E.Ö. Efter skriftlig påminnelse erhöll hon handlingarna med B-post. I beslut anförde JO följande. Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF), vilket även primärt reglerar frågan om utlämnande av allmän handling. Enligt 12 § skall en allmän handling som får lämnas ut som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället och utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del därav. Enligt 13 § har den som önskar ta del av allmän handling även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. Utlämnadefrågor skall således behandlas skyndsamt. Normalt bör besked i en utlämnandefråga lämnas , men någon eller några dagars fördröjning kan godtas om detta är nödvändigt för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Ett visst dröjsmål är även ofrånkomligt om framställningen t.ex. avser eller fordrar genomgång av ett omfattande aktmaterial. har i sin anmälan berättat att hon vid en kontakt med miljökontoret begärde att få kopior av handlingar hos kontoret, att hon, sedan hon påmint om sin begäran, fick kopiorna först samt att de hade sänts till henne med B-post. Nämnden har i yttrandet anfört att kopiorna, enligt nämndens uppfattning, med hänsyn bl.a. till att akten innehöll ett inte obetydligt antal bilagor expedierats inom skälig tid, . Vidare har nämnden beklagat att kopiorna sändes med B-post, eftersom E.Ö. uppgett att hon önskade handlingarna , samt framhållit att det torde ha varit fråga om ett förbiseende i samband med avsändandet av kopiorna. Mot bakgrund av vad som framkommit i ärendet här saknar jag anledning att kritisera handläggningen av E.Ö:s framställning om att få kopior av handlingarna. Vad härefter gäller frågan huruvida hon hade bort tillställas kopiorna med A-post i stället för med B-post får jag anföra följande. Som ovan framgått har i TF uppställts ett krav på skyndsam behandling av en begäran om att få kopior av allmänna handlingar. Någon bestämmelse som tar sikte på hur sådana kopior skall expedieras sedan en myndighet funnit att framställningen kan bifallas finns emellertid inte i TF. De begärda kopiorna kan antingen sändas till den sökande eller av denne hämtas hos myndigheten. En försändelse som skickas med posten kan frankeras på skilda sätt, t.ex. för A- eller B-post. Frankeringskostnaden är högre för A-post. En så frankerad försändelse kommer att nå adressaten än en försändelse som frankerats för B-post. För statliga myndigheter finns i förordningen (1980:900) om statliga myndigheters serviceskyldighet, m.m. vissa bestämmelser avseende expediering av sådana myndigheters beslut och andra handlingar. I 7 § första stycket förordningen stadgas sålunda att när beslut eller andra handlingar skall lämnas ut, bör de sändas med posten, om inte något annat har begärts eller är särskilt föreskrivet. Handlingar får även sändas via telefax om det är lämpligt. Några regler för i vilka situationer en statlig myndighet bör utnyttja A-post-systemet finns emellertid inte. Det får därför anses ankomma på myndigheten själv att för varje särskilt fall avgöra med vilken skyndsamhet en försändelse bör nå adressaten. Inga författningsbestämmelser ens motsvarande dem som gäller för statliga myndigheter finns på detta område för kommunala myndigheter. Även om reglerna i TF ålägger myndigheter att skyndsamt behandla en begäran att få kopia av allmän handling, torde något generellt krav på att en myndighet som regel skall sända sådana handlingar med A-post inte kunna uppställas. Frågan får därför även av kommunala myndigheter avgöras i det enskilda fallet. En bedömning av om i ett enskilt fall en myndighet skall sända sådana handlingar varom här är fråga med A-post eller B-post får avgöras utfrån allmänna lämplighetssynpunkter, varvid även TF:s krav på skyndsam handläggning kan behöva beaktas. En mängd olika omständigheter torde kunna komma att tillmätas betydelse, såsom exempelvis om handläggningen av själva framställningen dragit ut , om sökanden av särskilda skäl kan ha behov av att snabbt få den efterfrågade kopian eller om den måste sändas med A-post för att kunna vara sökanden tillhanda . Mot bakgrund av vad som framkommit i ärendet delar jag miljönämndens uppfattning att det hade varit lämpligt att de av E.Ö. begärda kopiorna hade expedierats till henne med A-post. Fråga om avgiftsdebitering vid utlämnande av allmänna handlingar från ett kommunalt bolag (Dnr 4159-1995) I en anmälan uppgav Per Thyrén, , att som svar på en begäran att utfå kopior av allmänna handlingar krävt en avgift om per kopia samt ersättning för sex timmars arbetstid för kanslist om . Per Thyrén ansåg att den påförda kostnaden, främst avseende kanslistens arbete, var orimlig och att agerandet stred mot kommunallagen. Av inhämtade upplysningar från bolaget framgick bl.a. att bolaget ägs gemensamt av , och kommuner, att Per Thyrén tillställdes en orderbekräftelse vari bl.a. kostnader för de begärda kopiorna angavs avgift för kopior jämte framtagningskostnader men att den därefter faktiskt fakturerade avgiften för expedierade kopior överensstämde med den av tillämpade taxan samt att bolaget således vid den slutliga faktureringen frånfallit kravet på ersättning för framtagande av handlingarna. I beslut anförde JO i bedömningsdelen följande. Det ifrågavarande bolaget ägs helt av kommuner. Vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall därför i tillämpliga delar gälla även hos bolaget. Det skall vidare vid tillämpning av sekretesslagen (1980:100) jämställas med myndighet, jfr 1 kap. 9 § sekretesslagen och 2 p. övergångsbestämmelserna till lagen (1993:1298) om ändring i sekretesslagen (1980:100). Av dessa bestämmelser och den rättspraxis som utvecklats vad gäller rätten att med stöd av 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen ta ut avgift för kopior av handlingar (jfr 2:9) följer att en myndighet saknar möjlighet att av den som begär kopia av handlingar betinga sig ersättning för kostnad för t.ex. framtagande och återställande av handlingar. Enligt min mening har de överväganden som lett fram till denna praxis relevans även för de kommunala bolag som har att tillämpa tryckfrihetsförordningens regler om rätten att ta del av allmänna handlingar. Bolaget har emellertid frånfallit sitt i förstone framställda krav på ersättning för sådana kostnader. Vad som framkommit har mot bakgrund härav inte gett mig tillräckliga skäl att gå vidare med utredningen i saken. Lag (1986:765) med instruktion för ombudsmän; utfärdad , ändrad (1995:404) Enligt beslut föreskrivs följande. 1 § ombudsmän är enligt 8 kap. 10 § riksdagsordningen fyra, en chefsjustitieombudsman och tre justitieombudsmän. Härutöver kan finnas en eller flera ställföreträdande ombudsmän. och justitieombudsmännen har i den omfattning som anges i 2 § tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet efterlever lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. 2 § Under ombudsmännens tillsyn står 1. statliga och kommunala myndigheter, 2. tjänstemän och andra befattningshavare vid dessa myndigheter, 3. annan som innehar tjänst eller uppdrag, varmed följer myndighetsutövning, såvitt avser denna hans verksamhet, 4. tjänstemän och uppdragstagare i statliga affärsverk, när de för verkens räkning fullgör uppdrag i sådana aktiebolag där staten genom verken utövar ett bestämmande inflytande. I fråga om befattningshavare vid försvarsmakten omfattar tillsynen dock endast befäl av lägst fänriks grad och dem som innehar motsvarande tjänsteställning. Ombudsmännens tillsyn omfattar ej 1. ledamöter, 2. förvaltningsstyrelse, valprövningsnämnd, besvärsnämnd eller kammarsekreteraren, 3. riksbanksfullmäktige, riksbankschefen och vice riksbankschefer, utom såvitt avser deltagande i utövning av beslutanderätt enligt lagen (1992:1602) om valuta- och kreditreglering, 4. regeringen eller statsråd, 5. justitiekanslern samt 6. ledamöter av beslutande kommunala församlingar. Ombudsmännen står ej under tillsyn av varandra. Med befattningshavare förstås i denna lag, om inte annat framgår av sammanhanget, person som står under ombudsmännens tillsyn. 3 § Ombudsmännen skall särskilt tillse att domstolar och förvaltningsmyndigheter i sin verksamhet iakttager regeringsformens bud om saklighet och opartiskhet och att medborgarnas grundläggande fri och rättigheter ej träds för när i den offentliga verksamheten. Vid tillsyn över kommunala myndigheter skall ombudsman beakta de former i vilka den kommunala självstyrelsen utövas. 4 § Ombudsmännen skall verka för att brister i lagstiftningen avhjälps. Uppkommer under tillsynsverksamheten anledning att väcka fråga om författningsändring eller annan åtgärd från statens sida, får ombudsman göra framställning i ämnet till eller regeringen. skall samråda med chefsjustitieombudsmannen innan han gör framställning enligt första stycket. 5 § Ombudsmännens tillsyn bedrivs genom prövning av klagomål från allmänheten samt genom inspektioner och andra undersökningar, som ombudsmännen finner påkallade. skall samråda med chefsjustitieombudsmannen om inspektioner och andra undersökningar, som han avser att genomföra. 6 § Ombudsman avgör ärende genom beslut, vari han får uttala sig om huruvida åtgärd av myndighet eller befattningshavare strider mot lag eller annan författning eller annars är felaktig eller olämplig. Ombudsman får även göra sådana uttalanden som avser att främja enhetlig och ändamålsenlig rättstillämpning. Ombudsman får som särskild åklagare väcka åtal mot befattningshavare som genom att åsidosätta vad som åligger honom i tjänsten eller uppdraget har begått annan brottslig gärning än tryckfrihetsbrott. Ger utredningen i ärende ombudsman anledning anta att sådan brottslig gärning begåtts, tillämpas vad som föreskrivs i lag om förundersökning, åtal och åtalsunderlåtelse samt om allmän åklagares befogenheter i övrigt i fråga om brott under allmänt åtal. I mål som har väckts vid tingsrätt bör talan fullföljas till endast om synnerliga skäl föranleder det. Om befattningshavare genom att åsidosätta vad som åligger honom i tjänsten eller uppdraget gjort sig skyldig till fel, som kan beivras genom disciplinärt förfarande, får ombudsman göra anmälan till den som har befogenhet att besluta om disciplinpåföljd. Om den som är legitimerad eller annars behörig att utöva yrke inom hälso- och sjukvården, tandvården eller detaljhandeln med läkemedel eller yrke som veterinär har varit grovt oskicklig vid utövningen av sitt yrke eller på annat sätt visat sig uppenbart olämplig att utöva detta, får ombudsman göra anmälan till den som har befogenhet att besluta om återkallelse av legitimationen eller behörigheten. Motsvarande anmälan får göras i fråga om begränsning av sådan legitimerad yrkesutövares behörighet, om denne har missbrukat sin behörighet på något annat sätt. Anser ombudsman det vara påkallat att befattningshavare avskedas eller avstängs från sin tjänst på grund av brottslig gärning eller grov eller upprepad tjänsteförseelse, får han göra anmälan härom till den som har befogenhet att besluta om sådan åtgärd. När ombudsman har gjort anmälan i ett sådant ärende som avses i tredje eller fjärde stycket skall han i ärendet få tillfälle att komplettera egen utredning och att yttra sig över utredning som har tillförts ärendet av någon annan samt att närvara, om muntligt förhör hålls. Vad som sagts gäller dock inte ärenden om avstängning. 7 § Har myndighet meddelat beslut mot befattningshavare i ärende om tillämpningen av särskilda bestämmelser för tjänstemän i lag eller annan författning om disciplinansvar eller om avskedande eller avstängning från tjänsten på grund av brottslig gärning eller tjänsteförseelse, får ombudsman föra talan vid domstol om ändring i beslutet. Detsamma gäller i fråga om myndighets beslut i ärende om disciplinansvar mot den som tillhör hälso- och sjukvårdspersonalen eller är veterinär, krigsman eller disciplinansvarig enligt lagen (1994:1811) om disciplinansvar inom totalförsvaret, m.m. samt i fråga om myndighets beslut i ärende om sådan behörighetsfråga som avses i 6 § tredje stycket. Närmare bestämmelser om sådan talan meddelas i lag eller annan författning. Har befattningshavare enligt vad därom är föreskrivet sökt ändring vid domstol i beslut som avses i första stycket och har beslutet tillkommit efter anmälan av ombudsman, företräder ombudsmannen det allmänna som befattningshavarens motpart i tvisten. Detsamma gäller, om ombudsmannen har sökt ändring i beslutet. Vad i lag eller annan författning är föreskrivet om arbetsgivare skall i fråga om tvister som avses i denna paragraf äga motsvarande tillämpning på ombudsman. Bestämmelserna i 4 kap. 7 § och 5 kap. 1 § första stycket lagen (1974:371) om rättegången i arbetstvister skall dock ej tillämpas i fråga om tvist i vilken ombudsman för talan. 8 § Ombudsman bör ej ingripa mot lägre befattningshavare utan självständiga befogenheter, om det inte finns särskilda skäl för ett ingripande. 9 § Om ombudsmans befogenhet att väcka åtal mot ledamot av eller Regeringsrätten samt talan om skiljande eller avstängning av sådan ledamot från tjänsten eller skyldighet för ledamot att undergå läkarundersökning föreskrivs i regeringsformen. 10 § Ombudsman är skyldig att väcka och utföra åtal som enligt 12 kap. 3 § regeringsformen har beslutat mot statsråd samt åtal som riksdagsutskott enligt vad som är föreskrivet har beslutat mot befattningshavare hos eller dess organ, dock ej åtal mot ombudsman. Ombudsman är även skyldig att biträda utskott med förundersökningen mot befattningshavare som nämns i första stycket. 11 § Ombudsmännen skall tillställa en tryckt ämbetsberättelse avseende tiden närmast föregående år innevarande år. Berättelsen skall innehålla redogörelse för de åtgärder som vidtagits med stöd av 4 § första stycket och 6 § andra fjärde styckena och 7 § samt för andra viktigare beslut som ombudsmännen har meddelat. Berättelsen skall även uppta en översikt över verksamheten i övrigt. 12 § Enligt 8 kap. 10 § riksdagsordningen är chefsjustitieombudsmannen administrativ chef och bestämmer inriktningen i stort av verksamheten. Han skall i arbetsordning meddela bestämmelser om organisationen av verksamheten och fördelningen av ärendena mellan ombudsmännen. 13 § För verksamheten skall finnas en expedition (ombudsmannaexpeditionen). Vid denna är anställda en kanslichef samt byråchefer och övriga tjänstemän enligt personalförteckning. I mån av behov och tillgång på medel får chefsjustitieombudsmannen anlita annan personal samt experter och sakkunniga. bestämmer om personalens tjänstgöring. Kanslichefen skall under chefsjustitieombudsmannen leda arbetet inom ombudsmannaexpeditionen och i övrigt lämna ombudsmännen erforderligt biträde. 14 § För arbetet inom ombudsmannaexpeditionen meddelar chefsjustitieombudsmannen de råd och anvisningar som behövs utöver denna instruktion och vad som föreskrivs i arbetsordningen. skall samråda med i organisationsfrågor av större vikt. Innan justitieombudsman påkallar samråd med skall han ha samrått med chefsjustitieombudsmannen. 15 § får oberoende av vad som följer av arbetsordning genom särskilt beslut föreskriva att visst ärende eller grupp av ärenden skall hänskjutas till honom eller någon av de andra ombudsmännen. får vidare i arbetsordning eller genom särskilt beslut bemyndiga tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen att vidtaga åtgärd för ärendes beredande, tjänsteman att verkställa inspektion, dock utan rätt att därvid framställa anmärkning eller göra annat uttalande på ombudsmans vägnar, samt kanslichef att besluta i administrativa frågor, dock ej om anställande av byråchef. beslutar om ställföreträdande ombudsmans tjänstgöring som ombudsman. Ställföreträdande ombudsman får tas i anspråk för tjänstgöring om någon ombudsman på grund av en längre tids sjukdom blir förhindrad att utöva sin tjänst eller det av annat särskilt skäl föreligger behov av ställföreträdande ombudsmans tjänstgöring. 16 § När chefsjustitieombudsmannen har semester eller är hindrad att utöva sin tjänst skall den av de andra ombudsmännen som varit ombudsman längst tid tjänstgöra i hans ställe. Om två eller flera varit ombudsmän , har den äldste av dem företräde. 17 § Klagomål bör anföras skriftligen. I klagoskriften bör anges den myndighet som klagomålet vänder sig mot, den åtgärd som klagomålet avser, tidpunkten för åtgärden samt klagandens namn och adress. Innehar klaganden handling, som är av betydelse för ärendets utredande och bedömande, bör den bifogas. Den som är berövad sin frihet får sända skrift till ombudsmännen utan hinder av de inskränkningar i rätten att sända brev och andra handlingar som gäller för honom. På klagandens begäran skall på expeditionen utfärdas bevis att hans klagoskrift inkommit dit. 18 § Är fråga, som väckts genom klagomål, av sådan beskaffenhet att den lämpligen kan utredas och prövas av annan myndighet än ombudsmännen och har myndigheten ej tidigare prövat saken, får ombudsman överlämna klagomålet till denna myndighet för handläggning. Klagomål får dock överlämnas till justitiekanslern endast efter överenskommelse med denne. Avser klagomål befattningshavare som är advokat och är den fråga som väckts genom klagomålet sådan, att den enligt 8 kap. 7 § fjärde stycket kan prövas av organ inom , får ombudsman överlämna klagomålet till samfundet för handläggning. 19 § Ombudsman bör skyndsamt lämna klaganden besked om huruvida klagomålet avvisas, avskrivs från handläggning, överlämnas till annan enligt 18 § eller upptas till utredning. Allmänna bestämmelser om handläggningen 20 § Ombudsman bör ej till utredning uppta förhållanden, som ligger , om ej särskilda skäl föreligger. 21 § Ombudsman skall verkställa de utredningsåtgärder som fordras för prövning av klagomål och andra ärenden. När ombudsman enligt regeringsformens föreskrifter begär upplysningar och yttranden i andra ärenden än dem där han har beslutat att inleda förundersökning, får han förelägga vite om högst . Ombudsman får utdöma försuttet vite. Kan det misstänkas att befattningshavare som omfattas av bestämmelserna om disciplinansvar i lagen (1994:260) om offentlig anställning har gjort sig skyldig till tjänsteförseelse, för vilken disciplinpåföljd bör åläggas, och kan det befaras att en skriftlig underrättelse enligt 17 § nämnda lag inte kan tillställas honom efter förseelsen, får ombudsman utfärda motsvarande underrättelse. Vad som har sagts gäller även för den som omfattas av bestämmelser om disciplinansvar och om motsvarande underrättelse i någon annan författning. När ombudsman är närvarande vid domstols eller myndighets överläggningar har han ej rätt att yttra sin mening. 22 § Ombudsman får uppdra åt annan att leda förundersökning som han har beslutat och att väcka och utföra åtal som han har beslutat, om inte åtgärden avser ledamot av eller Regeringsrätten. Beslut att överklaga dom eller beslut till högre rätt får inte fattas av annan än ombudsman. I fall som avses i 7 § får ombudsman förordna tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen att föra talan på ombudsmannens vägnar. I ärende som avses i 6 § tredje eller fjärde stycket får ombudsman bemyndiga tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen att vidta behövliga handläggningsåtgärder. 23 § Ärende avgörs efter föredragning, som ankommer på tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen eller särskilt utsedd föredragande. Beslut att avvisa ärende eller avskriva ärende från handläggning kan dock fattas utan föredragning. Ombudsman kan också avgöra annat ärende utan föredragning, om särskilda skäl föranleder det. En handling som har getts in till ombudsmän i ett ärende, får inte återlämnas förrän ärendet avgjorts. Om originalhandlingen i ett sådant fall inte finns hos någon myndighet, får återlämnandet förenas med villkor om att bestyrkt kopia av handlingen ges in. 24 § Diarier skall föras över samtliga ärenden och däri vidtagna åtgärder. I fråga om varje beslut skall vid ombudsmannaexpeditionen finnas handling, som utvisar vem som har fattat beslutet och vem som har varit föredragande samt beslutets dag och innehåll. Registratur skall hållas över särskilt uppsatta beslut. Protokoll förs vid inspektioner och när protokoll fordras av annan orsak. 25 § som ämbetsberättelsen lämnas till skall diarier, protokoll och registratur för den tid berättelsen avser lämnas till . 26 § Ombudsmannaexpeditionen skall hållas öppen för allmänheten under tid som chefsjustitieombudsmannen bestämmer. 27 § Expedition skall utfärdas utan avgift om ej särskild anledning föranleder till annat. Skall avgift utgå skall den bestämmas med ledning av de regler som gäller för statliga myndigheter i allmänhet. Avgiftsbeslut får ej överklagas. 28 § tillsätter tjänster vid ombudsmannaexpeditionen och antar personal i övrigt, i den mån han inte enligt 15 § överlåter dessa uppgifter på kanslichefen. 29 § Om överklagande av beslut som gäller tjänstetillsättning eller eljest rör tjänsteman vid expeditionen, föreskrivs i lagen (1989:186) om överklagande av administrativa beslut av och myndigheter.