frsrdg · GK04JO1 · 1997-01-01 00:00:00 — Broschyrerna har skickats i samlingskuvert med bristfällig adressering. Personlig adressering har inte förekommit. Vid första tillfället ankom till 93 02 11 ett samlingskuvert med 100 broschyrer med bristfällig adressering. skickades en faktura till BEROS på distributionen av broschyrerna. Fakturan betalades inte av BEROS. Kopia på fakturan och på en adresserad försändelse, som fanns i samlingskuvertet bifogas. Broschyren har alltså inte skickats separat genom postverket, trots att den är märkt med B-post och porto betalt. Vid andra tillfället ankom till 10/3 45 samlingskuvert med 230 broschyrer à . Broschyrerna distribuerades och faktura skickades till BEROS. Fakturan har inte blivit betald. Kopia på fakturan och broschyren bifogas. gjorda försändelser har återsänts till BEROS p g a bristfällig adressering. De adresser som förekommit på samlingskuverten är följande: , Box 117, 221 00 , Box 118, 221 00 Försändelser med denna adressering måste brytas för vidare distribution. Som exempel kan nämnas att posten under Box 118 distribueras till 100 olika institutioner i nio olika byggnader. Adressen postnummer 223 62 , omfattar institutioner, som har postadress med gata enligt nedan: , 6, 8, 10, 12, 14 och 16 Helgonabacken 12 och 14 , 7, 9, 10, 13, 14, 16, 18, 19, 21, 23, 24, 25, 29 På ovanstående adresser finns ca 40 institutioner och avdelningar. Gatuadresserna har saknats på försändelserna från BEROS med postnummer 223 62. I det aktuella fallet har dessutom ett flertal feladresseringar förekommit under respektive adress trots att rätt adress finns i universitetskatalogen. För samlingskuverten har BEROS betalat ett porto på ca 100:-. Om broschyrerna i stället direktadresserats till rätt adress och med distribution av Posten skulle portot ha uppgått till ca 500700:- vid respektive tillfälle. Posten vid är en resultatenhet, som debiterar alla både externa och interna kunder för extraordinära tjänster, d v s sådana tjänster som inte ingår i myndighetens ansvarsområde. Distributionen av BEROS material, som uteslutande utgörs av reklambroschyrer, har vi bedömt som en extraordinär tjänst. Den bör enligt vår mening ej belasta statsverkets medel utan betalas av företaget ifråga. Härefter anförde rektorn följande. får ofta förfrågningar från företag som önskar sända ut reklammaterial till ca 300 institutioner. Institutionerna är spridda i och i . Varje institution har en egen postadress. finns en central postenhet, som distribuerar in- och utgående post samt internpost. Enligt mening kan det inte anses ingå i uppgifter att fungera som distributionscentral för företags reklammaterial. För att underlätta för företagen att få ut sitt material till de olika institutionerna erbjuds emellertid företagen att köpa etiketter med institutionernas adresser för att företagen skall kunna märka försändelserna på ett korrekt sätt eller att centrala postenhet mot en viss avgift adresserar och distribuerar materialet. har till centralt sänt över samlingskuvert innehållande reklambroschyrer som i en del fall var korrekt adresserade och i en del fall hade ofullständiga eller felaktiga adresser. sändes de korrekt adresserade försändelserna vidare till institutionerna. centrala postenhet satte korrekt adress på de övriga och skickade dem vidare. Postenheten fakturerade för de kostnader haft för att rätta till felaktigheter och ofullständigheter i adresseringen. Fakturorna har inte betalts. Vid senare tillfällen har det material som skickat sänts tillbaka på grund av bristfällig adressering. anser att dess postenhet förfarit helt riktigt vid hanteringen av det material sänt till för vidare distribution till institutionerna. I beslut anförde JO följande. I ärendet uppställer sig främst tre frågor till bedömning. Den första är om har brustit i sin serviceskyldighet genom att vid ett antal tillfällen vägra att tillgodose önskemål om att skulle internt distribuera hans försändelser på visst sätt. Den andra rör om haft fog för att fakturera honom för sina kostnader de gånger en sådan distribution har skett. Fråga uppstår också huruvida förfarit riktigt vid de tillfällen "det material som skickat sänts tillbaka" till honom. Jag kommer att behandla dessa frågor i den ordning jag här angett. Enligt 4 § förvaltningslagen (1986:223) skall varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras . Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta. Stadgandet innefattar inte någon skyldighet för en myndighet att inom sig fördela inkomna handlingar och ärenden på en viss av avsändaren önskad enhet etc. I stället är det myndigheten själv som med utgångspunkt från hur den organisatoriskt är uppbyggd avgör var inom myndigheten en viss inkommen skrift i en fråga som ankommer på myndigheten skall hanteras och därmed också hur den interna fördelningen eller distributionen skall ske. Motsvarande synsätt får enligt min mening anläggas på handlingar som inte direkt berör myndighetens verksamhet. Även beträffande sådana handlingar måste det anses ligga i myndighetens hand att avgöra hur och i vilken mån de skall fördelas inom myndigheten. (Jag bortser här givetvis från sådan post som är direkt personadresserad.) Av det jag nu sagt följer att jag anser att inte kan kritiseras för att ha vägrat att internt distribuera försändelser i enlighet med hans önskemål. Rätten för en statlig myndighet under regeringen att ta ut avgifter regleras bl.a. i avgiftsförordningen (1992:191), som skall tillämpas bara om något annat inte följer av en lag eller förordning, eller av ett särskilt beslut av regeringen. I 3 § i förordningen stadgas att en myndighet får ta ut avgifter för varor och tjänster som den tillhandahåller bara om det följer av en lag eller förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. I 4 § därefter har införts ett generellt bemyndigande, enligt vilket en myndighet får, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning, mot avgift tillhandahålla vissa i paragrafen (punkterna 110) uppräknade slag av varor och tjänster. En förutsättning härför är dock att verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Bestämmelsen har fått sin nuvarande lydelse fr.o.m. (genom förordning 1995:687). Från sida har anförts att distributionen av de aktuella försändelserna bedömts som en extraordinär åtgärd, vilken inte bör belasta statsverkets medel. Någon egentlig rättslig grund för att ta ut avgift för tjänsten har inte angetts. Det är enligt min mening tveksamt om ett avgiftsuttag i denna situation är förenligt med bestämmelserna i avgiftsförordningen. Jag är närmast benägen att anse att så inte är fallet, och att alltså avgift för interndistribution av handlingar inte får tas ut. Saken är emellertid inte helt klar, och jag vill därför i och för sig inte rikta någon kritik mot för att det anser att interndistribution i denna situation skall ske endast mot betalning. Jag förutsätter emellertid att , om det överväger att ta ut avgift för någon tjänst, noga prövar de rättsliga förutsättningarna härför, och att beslut om saken fattas i den ordning som gäller för administrativa beslut i allmänhet av . Om en myndighet är villig att utföra en viss tjänst åt en enskild endast mot betalning, är det vidare rimligt att den enskilde får vetskap om detta innan avgiftsuttaget sker. I detta fall visar utredningen att faktureringen har skett utan att har lämnats någon sådan information. Jag är därför kritisk mot förfarande i detta avseende. De handlingar som skickade in till utgjorde allmänna handlingar där (jfr 2 kap. 3 och 6 §§ tryckfrihetsförordningen). För att offentlighetsprincipens syfte skall tillgodoses förutsätts att allmänna handlingar bevaras hos myndigheterna. I 12 § första stycket arkivlagen (1990:782) stadgas därför att en statlig myndighet utom i fall som inte synes föreligga i detta ärende får avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer (1. ), eller med stöd av särskilt beslut av regeringen (2.). Enligt andra stycket i paragrafen gäller detta dock inte handlingar som en myndighet har fått som lån. har med stöd av bemyndigande i 11 § arkivförordningen (1991:446) utfärdat föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1). Bland de föreskrifterna finns bestämmelser om återlämnande (8 kap. 1 §). Dessa bestämmelser innebär att en myndighet, som önskar erhålla möjlighet att avhända sig allmänna handlingar genom återlämnande, har att vända sig till sin arkivmyndighet med framställningar om föreskrifter om återlämnande av handlingar till bl.a. enskilda. Enligt förordningen (1991:731) med instruktion för och landsarkiven är arkivmyndighet för bl.a. universitet och högskolor. Rektorn för har i sitt remissvar angett att försändelser skickades tillbaka på den enda grunden att försändelserna hade adresserats på ett bristfälligt sätt. Något rättsligt stöd i enlighet med vad sagts har inte åberopats av . Vid sådant förhållande måste jag konstatera att ett återsändande på den grund som skett inte kan anses vara ett sådant tillåtet återlämnande som avses i 12 § första stycket arkivlagen. återsändande av de handlingar gav in kan därför inte undgå kritik. Av utredningen framgår inte klart att samtliga de försändelser "samlingskuvert" eller andra kuvert som skickades tillbaka till hade öppnats vid . Jag förutsätter att så har skett. För tydlighetens skull vill jag ändock påpeka att det är en självklarhet att all post som kommer in till en myndighet skall öppnas. Med den kritik som jag nu uttalat avslutar jag ärendet här. Fråga om i samband med att ett ärende avgörs bör informera parterna om möjligheten att inom begära omprövning av beslutet, m.m. (Dnr 308-1995) I ett beslut anförde JO följande. riktade i en anmälan kritik mot med avseende på handläggningen av och beslutet i ett ärende, där företrädde den anmälande konsumentens motpart. Anmälan avsåg även att nämnden lämnat ut uppgifter i ärendet till massmedia. Till anmälan hade fogats kopia av handlingarna i ärendet hos nämnden. Anmälan remitterades till för yttrande. Enligt remissen skulle yttrandet "endast avse myndighetens rutiner för att informera parterna om möjligheten att begära omprövning av beslut. I yttrandet anförde nämnden (ordföranden ) följande: Nämndens beslut i konsumenttvister har karaktären av rekommendationer och saknar rättskraft. Enligt 32 § förordningen (1988:1583) med instruktion för får nämndens beslut i konsumenttvister inte överklagas. Enligt 22 § (ändrad senast 1993:1151) kan nämndens avgörande av en tvist omprövas under där angivna förutsättningar. Nämnden informerar varken om det ena eller det andra i samband med att besluten expedieras. En part som efteråt, vid samtal med våra handläggare eller på annat sätt, klargör att han eller hon vill klaga får regelmässigt besked om att beslutet inte får överklagas men att det finns en möjlighet till omprövning. JO:s granskning avser i första hand en kontroll av att myndigheterna i sin verksamhet följer lagar och andra författningar. Granskningen är av rättslig art och avser främst tillämpningen av gällande förfaranderegler. Däremot brukar JO inte pröva myndigheternas ställningstaganden i de sakfrågor som det ankommer på dem att avgöra. Detta gäller i synnerhet avgöranden, som ju endast innehåller rekommendationer till lösningar av en tvist och således inte medför några rättsverkningar för vare sig den "vinnande" eller "tappande" parten. Om inte parterna accepterar nämndens rekommendation kan tvisten ytterst lösas genom att konsumenten anhängiggör talan i allmän domstol. Mot angiven bakgrund finner jag inte anledning att granska bevisvärdering och andra frågor rörande beslut i sak. Beträffande handläggning av det aktuella ärendet har inte framkommit något som tyder på att nämnden förfarit felaktigt. Handlingarna i ärenden hos är i allt väsentligt offentliga och således tillgängliga även för massmedia. Enligt 22 § förordningen (1988:1583) med instruktion för kan nämndens avgörande av en tvist på begäran av den som är part i vissa fall omprövas. Nämndens avgörande i en sådan tvist kan omprövas om parten gör sannolikt att han eller hon har haft giltig ursäkt för att inte tidigare ha yttrat sig i ärendet, eller om parten åberopar omständigheter eller bevis som inte har åberopats och som kan antas leda till en väsentligt annan utgång i ärendet och parten gör sannolikt att han inte har kunnat åberopa dem, eller om avgörandet är uppenbart oriktigt på grund av ett klart förbiseende eller misstag från nämndens sida och rättelse av beslutet inte kan komma i fråga. Därvid gäller att en begäran om omprövning skall vara skriftlig och ha kommit in till nämnden efter det att tvisten avgjordes. Förvaltningsmyndigheterna har i 21 § förvaltningslagen (1986:223) ålagts skyldighet att i vissa fall underrätta en part om hur ett beslut kan överklagas. Redan av den anledningen att beslut i konsumenttvister inte får överklagas är bestämmelsen inte tillämplig vad avser nämndens beslut i konsumenttvister. Någon motsvarande författningsreglerad skyldighet för nämnden att informera parterna om möjligheten att begära omprövning föreligger inte heller. Den fråga som jag genom remissen avsett att väcka är om trots att någon skyldighet härtill inte föreligger ändå lämpligen i samband med att ett ärende avgörs borde informera parterna om möjligheten att begära omprövning av beslutet. Särskilt för den klagande konsumentens motpart, som ju inte själv kan föra talan i saken vid allmän domstol och som ju riskerar att hamna på "svarta listan" om han inte följer reklamationsnämndens rekommendation kan det vara av värde att som han får del av nämndens beslut också få kännedom om de, visserligen starkt begränsade, möjligheterna att få beslutet omprövat. För egen del anser jag att det skulle stå väl i överensstämmelse med den strävan att värna den enskildes rättssäkerhet som anses böra prägla förvaltningsmyndigheternas verksamhet om nämnden även om någon part inte särskilt begärt det i samband med att beslut i konsumenttvister expedieras lämnade upplysningar om hur en part kan få beslutet omprövat. Fråga om hur () uppfyller sina skyldigheter som registeransvarig enligt datalagen (1973:289) när en person som är registrerad som styrelseledamot i ett företag anmäler att uppgiften är oriktig (Dnr 2237-1994) En anmälan rörande felaktigheter i Patent- och registreringsverkets (PRV) aktiebolagsregister utreddes inledningsvis genom att upplysningar inhämtades från PRV:s bolagsavdelning. Ärendet remitterades härefter till PRV:s verksledning för yttrande över rutinerna för utredning av misstankar om och rättelse av oriktiga personuppgifter i aktiebolagsregistret. I remissen angavs särskilt att det av yttrandet skulle framgå om utrednings- och underrättelseskyldighet enligt 89 §§ datalagen föreligger för registret. Generaldirektören svarade följande: PRV granskar och registrerar ca 200.000 aktiebolagsärenden . I första hand är det reglerna i aktiebolagslagen och aktiebolagsförordningen som reglerar den kontroll av ärendena som PRV gör innan de anmälda uppgifterna förs in i aktiebolagsregistret. I de flesta fall kan anmälan till PRV skrivas under av en styrelseledamot eller av verkställande direktören. Den som undertecknar en anmälan angående styrelseändring försäkrar också att de anmälda bolagsföreträdarna inte är i personlig konkurs och att de inte har förvaltare enligt 11 kap 7 § . I ärendet skall också finnas de nyvalda personernas egenhändiga namnteckning bevittnad av två personer. I ett ärende angående val av revisor skall en handling där revisorn intygar att han åtar sig uppdraget i bolaget inges. PRV är alltså med den nuvarande lagstiftningen i stor utsträckning beroende av att de uppgifter som anmälts till verket är korrekta. Det betyder dock inte att rutiner för kontroll saknas i ärenden om registrering av bolagsfunktionärer. Via datauppkoppling till kontrollerar PRV att namn och personnummer som uppgivits i ärendet stämmer överens. Kontrollen innefattar också en checksifferkontroll av att personnumret är riktigt. När handläggaren vid en sådan personkontroll finner anledning att ifrågasätta de identifikationsuppgifter som anmälts, skickas ett föreläggande till bolaget att ge in nya uppgifter och på så sätt klarlägga förhållandena. I det fall någon påstår att en registrerad uppgift är oriktig, sker en genomgång av aktmaterialet i det ärende som föranlett registreringen. skrivfel rättas direkt. Om de nya uppgifterna inte stämmer med vad som anmälts i registreringsärendet, skriver PRV till bolaget för att få frågan utredd. Företagna rättelser signeras av gruppchefen på enheten och såväl den ursprungliga felaktiga registeruppgiften som den korrekta, rättade registeruppgiften sparas i den akt som lagts upp för bolaget. I finns endast den korrekta uppgiften lagrad. Ändringar i aktiebolagsregistret föranleds ofta av att bolaget anmäler att styrelsen fått en ny sammansättning. Den person som valts om eller avgått som styrelseledamot kan också själv anmäla förhållandet för registrering. Av de ca 60.000 ärenden om registrering av styrelseförändringar som kom in till PRV /93 gällde ca 15 000 anmälningar direkt från bolagsfunktionärer. Sådana anmälningar om s.k. eget utträde kan vara utformade på mycket olika sätt. Ett av kraven för registrering är emellertid att det av handlingarna framgår att bolagets styrelse underrättats om utträdet. Denna underrättelse underlättar för bolaget att snabbare kunna utse en ny styrelse och därmed minskar risken för att bolaget försätts i likvidation. I de fall någon påstår sig ha blivit registrerad som bolagsfunktionär utan att ha samtyckt till det eller ens ha haft en aning om saken har PRV den rutinen att en utredning företas. Eftersom det kan ligga ett brottsligt förfarande bakom en sådan registrering, brukar PRV råda vederbörande att göra en polisanmälan och ge in en kopia av polisanmälan till PRV. Får PRV in en sådan kopia anses ärendet normalt tillräckligt utrett och personen i fråga avregistreras direkt. I övriga fall försöker PRV få klarlagt om påståendet är korrekt, bl.a. genom undersökningar i akten och kontakt med bolaget. Framgår det klart av utredningen att uppgiften är felaktig tas den genast bort ur registret. Görs anmälan enligt aktiebolagslagens regler ändras också uppgiften i registret utan närmare undersökning. I övriga fall kvarstår den ursprungliga uppgiften. behandlade en motion (mot. 1992/93:L 210) om hur rättssäkerheten kunde förbättras, t.ex. vid bildning av aktiebolag. Motionärerna pekade bl.a. på det förhållandet att personer registrerats i aktiebolag utan att vederbörande kände till det. Efter remiss från lagutskottet avgav PRV yttrande över motionen och anvisade olika förslag till lösningar. Den rutin som sedermera stannade för (se bet. 1992/93:LU40) har sin motsvarighet i ett av PRV:s förslag. Riksdagsbeslutet föranledde ändring i aktiebolagsförordningen, vars 44 a § numera medför en skyldighet för PRV att underrätta var och en som in- eller avregistrerats i aktiebolagsregistret om den företagna registreringsåtgärden. Förordningsändringen, som trädde i kraft , innebär närmare bestämt att meddelanden skickas till bolagsfunktionärens folkbokföringsadress. Om den som fått en sådan avisering hävdar att han utan sin vetskap registrerats i ett aktiebolag, företar PRV rättelse av registret, utan att någon utredning görs. Sammanfattningsvis kan sägas att risken för att en felaktig registrering blir bestående numera är liten, eftersom obligatoriska underrättelser skickas till folkbokföringsadressen för var och en som registrerats och en omedelbar reaktion från vederbörande automatiskt föranleder rättelse. När någon i andra fall påstår att en registrerad personuppgift är oriktig, leder påståendet till att PRV försöker utreda saken. En polisanmälan anses då ge en presumtion för att registreringen är oriktig. I sådana fall, och annars då PRV:s utredning ger otvetydigt stöd för påståendet, rättas felaktigheten genast. Den ansvarige gruppchefen bekräftar med sitt att rättelse gjorts både i datasystem och i utskrivna registeruppgifter. PRV anser det klart att bestämmelserna i 89 §§ datalagen gäller beträffande uppgifter om bolagsfunktionärer i aktiebolagsregistret. Verket menar också att de rutiner som redovisats motsvarar vad som enligt 8 § datalagen krävs i fråga om utredning och rättelse av oriktiga personuppgifter. Det får dock påpekas att avregistrering inte alltid kan ske enbart på grundval av den registrerades egna uppgifter. Den som en gång registrerats som t.ex. ledamot av en aktiebolagsstyrelse kan ha olika skäl för att vilja bli snabbt avregistrerad. Bakom aktiebolagslagens bestämmelser om registreringsskyldighet ligger bl.a. ett intresse av att skydda tredje man. Mot den bakgrunden menar PRV att en viss bevisbörda normalt måste åvila den som påstår att en registrering tillkommit på oriktig grund. Den ordning som PRV nu tillämpar ger i allmänhet rimliga och materiellt riktiga resultat. Vad gäller det aktuella ärendet får PRV dock medge att de förelägganden som sänts till [anmälaren] inte givit tillräckligt klart besked om vilka olika möjligheter som fanns för att få en avregistrering till stånd. Vidare kan det inte uteslutas att handläggaren fäst alltför liten tilltro till [anmälarens] uppgifter om att han utan egen förskyllan registrerats som styrelseledamot. I beslut anförde JO följande. I förevarande ärende är i fråga hur PRV uppfyller sina skyldigheter som registeransvarig enligt datalagen (1973:289) när en person som är registrerad som styrelseledamot i ett företag anmäler att uppgiften är oriktig. Den aktuella bestämmelsen i datalagen har följande lydelse: 8 § Förekommer anledning till misstanke att en personuppgift som ingår i ett personregister är oriktig eller missvisande, skall den registeransvarige utan dröjsmål företa skälig utredning. En oriktig eller missvisande uppgift skall rättas, ändras eller uteslutas, om det inte saknas anledning att anta att otillbörligt intrång i den registrerades personliga integritet skall uppkomma. Har en uppgift som rättas, ändras eller utesluts lämnats ut till någon annan än den registrerade, skall den registeransvarige underrätta mottagaren om rättelsen, ändringen eller uteslutningen, om den registrerade begär det eller om det föreligger risk för otillbörligt intrång i personlig integritet. En registrerad som har anmält en misstanke om att en personuppgift är oriktig eller missvisande skall underrättas om vilken åtgärd anmälan föranleder. Den registeransvarige skall utse en eller flera personer som skall bistå de registrerade vid misstanke om oriktig eller missvisande personuppgift och som skall lämna underrättelse enligt tredje stycket. Uppgift om vem som har utsetts skall hållas tillgänglig för allmänheten. Bestämmelserna i denna paragraf gäller inte register som har överlämnats till en arkivmyndighet för förvaring. Datainspektionen får befria en registeransvarig från skyldighet enligt paragrafen. Bestämmelserna i 89 §§ datalagen sistnämnda paragraf avser skyldigheten att komplettera ofullständigheter i personregister har i viss mån satts ur spel genom reglerna om avgifter i registreringsärenden, 18 kap. 1 § aktiebolagslagen (1975:1385) och 52 § aktiebolagsförordningen (1975:1387). Exempelvis torde en styrelseledamot som vill anmäla eget utträde inte kunna undgå registreringsavgift genom att påpeka att registret numera innehåller en oriktig uppgift om honom. Däremot delar jag PRV:s uppfattning såtillvida att en anmälan om att vederbörande aldrig varit styrelseledamot, dvs.