frsrdg · GK04JO1 · 1997-01-01 00:00:00 — har med anledning av brevet tagit kontakt med och har översänt ett brev till , chef för , till vilken enhet stadsarkivet hör. framhåller att det visserligen är helt i överensstämmelse med kommunfullmäktiges taxa att ta avgift för kopior men att det ändå måste vara rimligt och förenligt med god service att D.N. och hennes familj utan kostnad skall få del av personakten. har fått information om detta brev per telefon. har genom direktkontakt med stadsarkivet tillsett att det begärda materialet omgående utlämnades. Stadsarkivarien har vid genomgång av personakten konstaterat att den bland annat innehöll underlag för beslut i som ordagrant återgivits i nämndens beslut, som i protokollsutdrag fanns i akten. Vidare fanns det avräkningskort, dvs kassaredovisningar av faktiskt utbetald socialhjälp. Dessa typer av handlingar uteslöts vid kopieringen, underlagen för att de ordagrant fanns i besluten och kassaredovisningarna eftersom de enbart visar konsekvenserna av beslut. Åtgärden har gjorts för att minska kostnaderna för kopiorna. Kopiorna har expedierats . Stadsarkivarien har i skrivelse till D.N. informerat om kostnaden och vilka åtgärder han gjort för att minska kostnaden. Närmare redogörelse för vad som förevarit i ärendet framgår av socialnämndens yttrande till i tillsynsärendet, socialnämndens yttrande , stadsarkivariens yttrande till socialnämnden i tillsynsärendet samt konsultstyrelsens yttrande . Kommunfullmäktige har antagit ett nytt arkivreglemente för . Av reglementet framgår att varje myndighet (nämnd) ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och andra arkivbestämmelser. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. verkställighetsorgan och depå är stadsarkivet. Kommunen är organiserad i en beställar-utförarmodell. tillhör LK-Materialadministration (LKMA-enheten) inom konsultstyrelsens utförarorganisation. Kommunledningskontoret har för kommunstyrelsens räkning beställt arkivverksamhet hos LKMA-enheten. Enligt arkivreglementet skall varje myndighet upprätta och fastställa arkivbildningsplaner som redovisar och beskriver myndigheternas arkivhandlingar och hur dessa arkiveras. I arkivbildningsplanen skall framgå när/om arkivhandlingar skall överlämnas till arkivmyndigheten (stadsarkivet). pågår arbete med att se över arkivbildningsplaner och upprätta arkivbeskrivningar och arkivförteckningar enligt bestämmelserna i arkivlagen. Juridiska gruppen har vid genomgång av ärendet kunnat konstatera att handläggningen av ärendet tagit . Den långa handläggningstiden har till största delen berott på att gällande rutiner inte har följts. Den första ansökan om att få ut handlingar har inte diarieförts i vederbörlig ordning hos socialnämnden. Om man förfarit på rätt sätt och diariefört ansökan hade aktuell personakt kunnat återsökas genom socialnämndens sökregister redan när ansökan inkom. Som framgår av socialnämndens yttrande har nämnden ambition att kontinuerligt se till att erforderlig utbildning och information om regler och rutiner för diarieföring och förfarandet vid utlämnande av allmänna handlingar lämnas till berörda tjänstemän inom förvaltningen. Stadsarkivarien har inte tillräckligt noga utrett var akten funnits när begäran överlämnades till arkivet. Om uppställda rutiner följts borde kontakt med socialnämndens sökregister tagits när akten inte kunnat återfinnas vare sig i barnavårdsnämndens i stads personregister eller i barnavårdsnämndsarkiv för Vårdsnäs respektive kommuner. Dessa kommuner ingår i . För att undvika liknande dröjsmål med utlämnande av handlingar måste socialnämnden och stadsarkivet gemensamt se över arkiveringsrutinerna så att det inte råder oklarhet om handlingar förvaras hos socialnämnden eller i stadsarkivet. Det förutsätts att dessa frågor kommer att lösas i pågående arbete med översyn av arkivbildningsplaner. har nu fått kopior på samtliga handlingar i berörd personakt. Med hänvisning till de besvär som hon åsamkats genom kommunens agerande har dessa kopior översänts utan kostnad. Att undanta vissa handlingar från begärd kopiering utan att ha träffat överenskommelse med den som begärt att få kopior är inte tillfredsställande. Det är inte stadsarkivariens bedömning som skall avgöra om en handling är intressant att få kopierad eller inte. Även om uteslutning av vissa handlingar skett med en strävan att minska kostnaden för kopior borde detta inte ha gjorts utan att D.N:s godkännande inhämtats. Information om möjligheten att undvika "dubbelkopiering" kunde exempelvis ha lämnats som hon fick information om kommunens avgiftstaxa och den beräknade kostnaden för kopieringen. Genom att samtliga handlingar nu har översänts till henne har felet rättats till. Kommunfullmäktige har antagit avgiftstaxa för kopior mm av allmänna handlingar. Den av stadsarkivet gjorda debiteringen överensstämmer med bestämmelserna i taxan. Taxan följer den statliga avgiftsförordningen, innebärande för 10 kopior och för varje kopia därutöver. Kopior kan antingen sändas mot postförskott eller utlämnas mot kontant betalning. Genomgång av ärendet leder sammanfattningsvis till att kommunens rutiner för utlämnande av allmänna handlingar från kommunens enheter måste ses över så att det i fortsättningen inte finns risk för att vad som har inträffat kan komma att upprepas. beslut i anledning av tillsynsärendet infordrades. JO anförde i sitt beslut följande. Enligt 2 kap 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) skall allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så fort det är möjligt tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Den som önskar ta del av handlingen har i sådant fall också enligt 2 kap. 13 § TF rätt att mot fastställd avgift få kopia av handlingen. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. En framställan om att få ta del av en handling skall enligt 15 kap. 6 § sekretesslagen i första hand prövas av den som ansvarar för handlingen. Vägrar han att lämna ut handlingen skall han om sökanden begär det hänskjuta frågan till myndigheten. Vidare skall sökanden underrättas om att han kan begära detta och att beslut av myndigheten krävs för att ett överklagande skall kunna prövas. Enligt 7 kap. 1 § sekretesslagen gäller sekretess inom hälso- och sjukvården för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Av 14 kap. 4 § sekretesslagen följer att sekretessen inte gäller i förhållande till den enskilde själv och att han helt eller delvis kan efterge sekretessen. Av 4 och 9 §§ arkivlagen (1990:782) följer att när handlingar från en myndighet överlämnats till vederbörande arkivmyndighet, övergår hela ansvaret för materialet till arkivmyndigheten. Den som vill ta del av en allmän handling har att vända sig till den myndighet som har handlingen om hand. Annat är inte visat än att de efterfrågade handlingarna ur socialakterna överlämnats till stadsarkivet som således var ansvarigt för handläggningen av en begäran om att få ta del av handlingarna. Som framgår av utredningen har D.N:s till socialförvaltningen framställda begäran om att få ta del av handlingar som rörde henne själv tagit cirka och att en därefter ingiven begäran om att få ta del av allt som rörde hela familjen tagit drygt . Kommunstyrelsen har för sin del konstaterat att handläggningen tagit . En handläggningstid på är självfallet helt oacceptabel och den står i uppenbar strid mot skyndsamhetskravet i TF. Det ligger visserligen i sakens natur att en sökande som begär att få ta del av äldre handlingar som förvaras hos arkivmyndighet får vara beredd på att handläggningstiden kan bli längre än vad som normalt kan godtas beträffande aktuellare handlingar. Av utredningen framgår emellertid att dröjsmålet här inte har sin grund i svårigheter att få fram de begärda handlingarna utan i brister i handläggningen hos berörda förvaltningar. ville ha ut kopior av socialakterna vände hon sig således till socialförvaltning med sin begäran. Som framgår av ovanstående var det emellertid som var ansvarig myndighet och hade att handlägga framställningen. I 4 § förvaltningslagen sägs att om en enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta. I detta fall har socialförvaltningen direkt överlämnat framställningen till . Någon ytterligare åtgärd från socialförvaltningens sida var inte påkallad i det läget. Även om en underrättelse härom till sökanden utgör en god service till en enskild, kan någon skyldighet i detta hänseende inte anses föreligga och skulle knappast heller fylla någon funktion med tanke på att ärenden rörande utlämnande av allmänna handlingar skall handläggas skyndsamt. sedan på nytt vände sig till socialförvaltningen med sin påminnelse ligger det emellertid i sakens natur att socialförvaltningen haft att omgående antingen ha kontaktat för att efterhöra orsaken till dröjsmålet och att påskynda handläggningen där eller ha upplyst D.N. om att det var som handlade ansökningen. har i sin anmälan till uppgivit att hon vid kontakter med socialförvaltningen fått besked om att förvaltningen inte kände till hennes två brev. Den första ansökan har bevisligen nått socialförvaltningen och jag har ingen anledning tro annat än att även påminnelsen kommit förvaltningen till handa. På denna punkt har socialförvaltningen brustit i sina skyldigheter. skyldigheter enligt TF har inte verkställts förrän tagit upp saken som tillsynsärende i anledning av D.N:s anmälan till . Det är visserligen oklart om verkligen fått del av påminnelsen. Hur det nu än förhåller sig härmed hade det ålegat att handlägga D.N:s ursprungliga ansökan med sedvanlig skyndsamhet. Även handläggningen av den andra ansökan har ytterligare fördröjts av i sammanhanget ovidkommande orsaker. kan således inte undgå allvarlig kritik för de långa dröjsmålen med att expediera D.N:s två framställningar. Som juridikgruppen framhållit ankommer det heller inte på enskild tjänsteman att på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställan. Då avsikten uppenbarligen var att begränsa sökandens kostnader, låter jag det här emellertid bero med den kritik som ligger i det sagda. Med hänsyn till kommunstyrelsens i sitt yttrande så klart redovisade inställning och då D.N. fått samtliga begärda handlingar, anser jag mig emellertid kunna avstå från att driva saken vidare. Jag förutsätter att kommunstyrelsen kontrollerar att de i yttrandet aviserade översynsarbetena kommer till stånd. Vad slutligen gäller frågan om det föreligger någon registreringsskyldighet beträffande framställningarna kan detta knappast sägas vara fallet. Som regel kan en begäran om att få ta del av en sekretesskyddad handling inte bedömas vara hemlig. En sådan framställan kan därmed enligt undantagsregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen i stället förvaras exempelvis i en pärm så ordnad att det utan svårighet kan fastställas att handlingen kommit in. I övrigt föranleder anmälan inget vidare uttalande eller annan åtgärd från min sida utan ärendet avslutas här. Initiativärende i anledning av att hemliga handlingar från socialförvaltning med telefax översänts till fel mottagare (Dnr 1508-1995) I tidningsartiklar införda i redovisades hur hemliga handlingar rörande enskildas intagning som socialförvaltningen i avsett för ett vårdhem, genom felaktigt slagna telefaxnummer hamnat hos ett företag där utomstående fått ta del av mycket känsliga uppgifter om enskilda personers missbruk och kriminalitet. JO beslöt ta upp saken till utredning och remitterade ärendet till Kommunstyrelsen i för utredning och yttrande. Kommunstyrelsen anförde följande. Kommunstyrelsen har förelagts att utreda och yttra sig över uppgifter i massmedia om felaktig användning av telefaxutrustning inom . Med anledning härav får vi anföra följande. Vi vill inledningsvis beklaga de i ärendet aktualiserade missödena med telefaxsändning till utomstående av sekretessbelagd information. Även om missödena måste betraktas som utomordentligt sällsynta är de självfallet helt oacceptabla. I de aktuella fallen synes en förväxling ha skett av olika telefaxnummer. har uppmärksammat säkerhetsfrågor vid telefaxanvändning. Detta har skett inom ramen för arbetet med ADB-säkerheten inom stadens samtliga förvaltningar och bolag. Kommunstyrelsen antog nya riktlinjer för ADB-säkerhet och integritet. Enligt dessa riktlinjer ansvarar varje och skall inom sitt förvaltningsområde ha en utsedd säkerhetsansvarig med dokumenterade arbetsuppgifter. Det ankommer på varje nämnd att utfärda instruktioner för hantering av säkerhets- och integritetsfrågor med bl a klara bestämmelser om befogenhet och ansvar. Vidare skall nämnderna tillse att berörd personal är kompetent att handlägga säkerhets- och integritetsfrågor. I syfte att understödja nämndernas arbete med aktuella säkerhetsfrågor har kommunstyrelsen uppdragit åt servicenämnden att genom sitt ADB-kontor utarbeta en särskild . Den nu gällande säkerhetshandboken utkom och hålls ständigt aktuell genom försorg. De ADB-säkerhetsansvariga i samtliga förvaltningar ingår i kommunens ADB-säkerhetsråd som arbetar på uppdrag av den av stadsdirektören ledda ADB-gruppen. Det ankommer på rådet att diskutera och ta initiativ till utbildning, erfarenhetsutbyte, kompetensutveckling, råd och praktiska tillämpningar. har vid ett flertal tillfällen genomfört informationsåtgärder i syfte att förbättra säkerheten för personuppgifter vid bl a telefaxöverföring. Ett antal seminarier har t ex genomförts där förvaltningarnas och bolagens säkerhetsansvariga deltagit. Till grund för informationen har i aktuella avseenden bl a legat en s k teknisk rapport upprättad inom "ADB-säkerhet för personuppgifter vid telefaxöverföring" (). Vidare har vid sin information använt en broschyr med goda råd till telefaxanvändare. I broschyren ges mycket konkreta råd om säker telefaxöverföring. Broschyren bifogas detta yttrande (här utelämnad). Inom pågår arbete med utformning av ny policy och riktlinjer för ADB-säkerhet i kommunen. I förslaget, som godkänts av kommunens ADB-säkerhetsråd , anges att målet för ADB-säkerhetsarbetet bl a är att garantera hög kvalitet, effektivitet och tillförlitlighet i ADB-stödet, höja säkerhetsmedvetandet hos de anställda, skydda medborgarnas integritet samt att bidra till att ADB-användningen har deras förtroende. I förslaget till ADB-säkerhetspolicy betonas att en god och verksamhetsanpassad ADB-säkerhet skall finnas i samtliga tekniska miljöer där informationshantering äger rum. Telefaxhantering nämns uttryckligen som ett område där säkerhetsfrågorna skall beaktas. Avsikten är att det av godkända förslaget skall underställas kommunstyrelsen för beslut . Sammanfattningsvis kan sägas att aktivt arbetat med säkerhetsfrågor i samband med bl a telefaxhantering. Med anledning av de i detta ärende aktuella missödena har detta arbete på olika sätt intensifierats. Ett konkret exempel på detta är att flera förvaltningar låtit installera s k sändvakt i syfte att ytterligare höja säkerhetsnivån. Det är vår bedömning att kunskaperna om säkerhetsriskerna med oförsiktig telefaxhantering numera är goda i hela den kommunala organisationen. Detta yttrande har upprättats i nära samråd med berörda förvaltningschefer. I 20 kap. 3 § föreskrivs att om någon röjer uppgift, som han är pliktig att hemlighålla enligt lag eller annan författning eller enligt förordnande eller förbehåll som har meddelats med stöd av lag eller annan författning, eller utnyttjar han olovligen sådan hemlighet, dömes, om ej gärningen eljest är särskilt belagd med straff, för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst . Den som av oaktsamhet begår gärning som avses i det föregående, döms till böter. I ringa fall skall dock ej dömas till ansvar. JO anförde i sitt beslut följande. Det finns inget hinder mot att överföra sekretesskyddade handlingar via telefax. Den som utnyttjar telefax tar däremot på sig ansvaret för att handlingen inte hamnar i orätta händer. Det kan härvid inte göras någon åtskillnad på den som av oaktsamhet gör sig skyldig till brott mot tystnadsplikt genom att lämna ut en sekretessbelagd handling till fel person än på den som av oaktsamhet överför handlingen till fel telefaxmottagare. Kommunstyrelsen har för sin del inte redovisat någon utredning utan i sitt yttrande endast beklagat de felöverföringar som uppenbarligen skett. I brist på närmare redovisning av hur överföringarna gått till, anser jag mig därför kunna utgå från de uppgifter som redovisats i tidningsartiklarna. Enligt artikeln från hade en personakt från stadsdelsnämnden i tickat fram på telefaxen hos en heminredningsbutik i . Trots påpekande till förvaltningen upprepades saken. kom en personakt från stadsdelsnämnden i . Handlingarna har varit avsedda för ett behandlingshem i och överföring har skett i brådskande fall. Förklaringen tycks ligga i att vederbörande tjänsteman glömt slå en nolla i riktnumret. En tjänsteman i ansvarig ställning förklarade att personakter sänds endast undantagsvis och att man nu får förbjuda faxsändningar. Felen har av allt att döma berott på att ansvarig tjänsteman inte iakttagit tillräcklig noggrannhet när han slagit numret till behandlingshemmet. Tjänstemannen har därefter uppenbarligen heller inte kontrollerat att handlingarna kommit fram till behandlingshemmet. Då telefaxabonnent fanns på samma nummer inom det egna riktnummerområdet, kunde överföring ske till en i sammanhanget ovidkommande mottagare. Det är självfallet helt oacceptabelt att så känsliga handlingar som det här rör sig om har hanterats så lättvindigt. I den mån överföring av tidsskäl måste ske med telefax, åligger det självfallet vederbörande tjänsteman att förvissa sig om inte bara att handlingen tas emot av rätt telefaxmottagare utan även att den där inte hamnar i orätta händer. Detta kan ske genom att avsändaren står i telefonkontakt med mottagaren. Telefaxöverföringar är således förenade med säkerhetsrisker som ställer höga krav på noggrannhet från personalens sida. Jag har övervägt att driva utredningen vidare för att utröna om någon tjänsteman gjort sig skyldig till brott mot tystnadsplikt. Med hänsyn till vad kommunstyrelsen uppgivit om bl.a. vidtagna åtgärder med anledning av de aktuella felsändningarna, avstår jag emellertid från att gå vidare i saken. Jag får dock anmoda kommunstyrelsen att till JO inkomma med det i yttrandet aviserade förslaget till ADB-säkerhetspolicy. Dröjsmål vid handläggningen av framställan om utfående av allmänna handlingar; bl.a. fråga om underlåtenhet att fatta beslut och att återsända handlingar till kammarrätten (Dnr 2331-1995) I en anmälan till JO anförde E.W. i huvudsak följande. Han hade för en klients räkning begärt att få ut journaler från Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken (BUP) i . BUP har varit dålig på att besvara hans framställningar och, när så skett, har de besvarats med att sekretess råder. Svaren har undertecknats i tjänsten av överläkaren . och inte i något fall varit försedda med motivering eller besvärshänvisning. Anmälan remitterades till landstingsdirektören i för utredning och yttrande. Landstingsdirektören beklagade djupt det inträffade och förklarade att det kommer att tillses att informations- och utbildningsinsatser i ämnet genomförs. Som remissvar överlämnade landstingsdirektören ett av landstingsjuristen upprättat svar med följande innehåll. Följande kan redovisas med anledning rubricerad JO-remiss. I anmälan till JO upptar E.W., uppgivet ombud för A.J., kritik mot BUP-kliniken, lasarettet i , i följande hänseenden: Kliniken har "genomgående varit mycket dåliga på att besvara mina skrivelser" beträffande begäran om journalkopior avseende P.H., son till A.J. I de fall svar erhållits har journalen förklarats vara sekretessbelagd. Inte i något fall har redovisats någon motivering eller besvärshänvisning. BUP saknar i sak skäl för sitt avslag i frågan om utlämnande av journalkopiorna. Remissen inkom till . Undertecknads bedömning var då att BUP, för det fall att ansvarig chefsöverläkare vidhöll sin bedömning, skyndsamt måtte meddela E.W. ett formellt och överklagbart avslagsbeslut jämte besvärshänvisning. Chefsläkaren vid tillskrevs i ärendet och skrevs ett nytt avslagsbeslut från BUP. Veckan därpå erhöll jag handlingar i ärendet från chefläkaren i . Vid genomgång av ärendet noterade jag att E.W. inkommit till kammarrätten i med ett överklagande i frågan om journalkopiorna och att kammarrätten överlämnat överklagandet till BUP för handläggning. fann jag för gott att anhålla om utsträckt svarstid hos JO. Av från chefläkaren vid redovisade handlingar kan följande nu konstateras. skriftligen hos BUP ett utlämnande av journalkopiorna i fråga. Enligt journalutdrag väljer ansvarig läkare att inte meddela E.W. något formellt avslagsbeslut "eftersom jag anser att jag inte har någon skyldighet att genom detta bekräfta att jag här har kännedom om ärendet". inkommer på nytt en skriftlig begäran från E.W. till BUP om utlämnande av journalkopiorna. BUP bekräftar mottagande av brev i ärendet, men hänvisar E.W. i skrivelse till i , eftersom P.H. är omhändertagen enligt LVU. BUP erhåller en förnyad begäran från E.W. inkommer vidare till BUP besvärshandlingar från kammarrätten i , vilka vidarebefordrats dit för handläggning. BUP meddelar E.W. i skrivelse ett nytt avslagsbeslut i ärendet, utan att någon besvärshänvisning lämnas eller att ett överlämnande sker till kammarrätten. inkommer en ny begäran om utlämnande till BUP från E.W. BUP beslutar om avslag. Någon besvärshänvisning lämnas inte. I besvärsinlaga till kammarrätten i , vilken inkom dit , överklagas "ärendehanteringen vid BUP i " och E.W. yrkar att få ta del av "det kompletta journalmaterialet rörande . P.H.". Överklagandet vidarebefordras genom beslut till BUP för handläggning. Beträffande överklagandet finns en anteckning i journalen . Som en följd av E.W.s JO-anmälan uppmanas BUP av mig att meddela ett överklagbart beslut i ärendet, vilket sker (se ovan). Beslutet utformas dock av BUP som ett "svar med anledning av skrivelse från kammarrätten i ". Till svaret fogas emellertid en besvärshänvisning. Svaret expedieras av BUP till E.W., under det att kammarrätten i inte erhåller besvärshandlingarna jämte svaret/beslutet förrän . Rörande E.W.s anmälan till JO kan konstateras att han såsom ombud för A.J. redan efter sin anhållan till BUP borde ha erhållit ett överklagbart beslut. Enligt inom gällande delegationsordning fattas sådana beslut i enlighet med den arbetsordning som gäller för lasarettet i . Vidare borde kliniken också med beaktande av vad som följer av den för lasarettet gällande arbetsordningen ha handlagt det från kammarrätten i överlämnade besvärsärendet. Slutligen kan konstateras att klinikens yttrande/svar på besvären av med svar till E.W. jämte besvärshandlingarna borde överlämnats till kammarrätten för vidare prövning. Orsaken till den långa fördröjning som drabbat E.W. är den brist på kunskap om de förvaltningsrättsliga krav som gällt för klinikens vidkommande. För tiden efter är dock fördröjningen främst hänförlig till att lasarettet i uppfattat att såväl föreliggande JO-ärende som själva sakfrågan om utlämnande av journaluppgifter skulle hanteras av centralt. Först efter min återkomst efter semester uppmärksammade jag att journalärendet inte överlämnats till kammarrätten. Beträffande frågan om BUP har grund för sin uppfattning om att förevarande journaler omfattas av sekretess även gentemot vårdnadshavaren ankommer den enligt min mening på kammarrätten att pröva, likaså frågan om BUP varit tillräckligt tydlig i motiveringen till beslutet. yttrade sig över remissvaret. Kammarrätten i har för kännedom överlämnat kopia av en dom i målet angående A.J:s begäran om att få ta del av journalen vid BUP. Kammarrätten fann att A.J. var berättigad att ta del av journalen i sin helhet och visade målet åter till BUP för erforderlig handläggning.