bet · GL01KU10 · 1997-12-04 00:00:00 — Enligt15 kap. 2 § andra stycket skall dock uppgift enligt första stycket 3) eller 4)utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar skallkunna företes för allmänheten.Vidare sägs i 15 kap. 2 § tredje stycket att regeringen beträffande vissaregister får föreskriva att föreskriften i andra stycket inte skall tillämpas,om denna annars skulle omfatta flertalet i registret upptagna handlingar.I 15 kap. 13 § sägs att om upptagning för automatisk databehandling förs in iett ADB-register, som är tillgängligt för flera myndigheter för överföring iläsbar form, är endast den myndighet som gör införingen registreringsskyldigenligt 1 §.Gällande regler för registrering av handlingar inom RegeringskanslietEnligt 49 § förordningen (1996:1515) med instruktion för Regeringskanslietskall det i varje departement för registrering av allmänna handlingar finnasett eller flera diarier som förs med hjälp av ADB.Vidare sägs att ett diarium bara får innehålla sådana uppgifter som anges i15 kap. 2 § SekrL och uppgifter som i övrigt behövs för ärendets beredning.I departementen har enligt den angivna bestämmelsen expeditionschefentillsyn över diarieföringen. För UD gäller dock att tillsynen åligger dentjänsteman som bestäms i en arbetsordning. Inom Statsrådsberedningen harrättschefen denna uppgift och inom densom är kansliarkivarie.I 50 § sägs att handlingar som rör EU och samarbetet inom unionens olika organskall, utom i , registreras i ett särskilt diarium som försmed hjälp av ADB. Handlingar i ärenden som väntas leda till beslut vidregeringssammanträde skall dock även vara registrerade i departementetshuvuddiarium.Promemorior från StatsrådsberedningenInledningI en promemoria från Statsrådsberedningen (PM 1982:3) lämnas upplysningar ochråd om registrering av allmänna handlingar i . Promemorian harprovisoriskt reviderats , bl.a. med anledning av utvecklingen påADB-området. En ny revidering pågår och skall avslutas under hösten 1997.Vidare har i Statsrådsberedningen framställts en PM som särskilt behandlarfrågor rörande elektronisk post och allmänna handlingar (PM ). Ävendenna PM revideras under hösten 1997.Innehållet i PM 1982:3 om registrering av handlingar i allmänhetI PM 1982:3 konstateras inledningsvis att det i förekommer enmångfald av handlingar. Hänsyn kan inte tas till alla de typer av handlingarsom kan bli aktuella. Förhållandena i de olika departementen varierar dessutomi hög grad. Den registreringsteknik som tillämpas kan också skifta. Desynpunkter på hanteringen av allmänna handlingar som ges i promemorian kandärför inte i alla delar passa i samtliga departement.I promemorian konstateras vidare att med hänsyn till önskvärdheten av störstamöjliga enhetlighet inom bör avvikelser frånStatsrådsberedningens råd dock bara göras om förhållandena i departementetpåkallar det.I fråga om registreringen framhålls i promemorian att det är nödvändigt attallmänna handlingar som kommer direkt till något statsråd eller någontjänsteman överlämnas till den registrerande tjänstemannen i alla defall då registrering skall ske. Handlingen bör därvid vara försedd med en avmottagaren signerad uppgift om vilken dag han tog emot handlingen. Ocksåutgående allmänna handlingar och sådana framställda handlingar som är allmännafastän de inte har gått ut skall tillställas den registrerande tjänstemannen ifall där registrering skall ske.I promemorian ges vidare exempel på typer av handlingar som i enlighet med 15kap. 1 § första stycket SekrL varken behöver registreras eller hållas ordnadepå särskilt sätt, eftersom de uppenbarligen är av ringa betydelse fördepartementens verksamhet. Som exempel nämns bl.a. pressklipp och statistiskameddelanden.Promemorian innehåller också exempel på lämpliga kategorier av allmännahandlingar för vilka sekretess inte gäller som - i stället för att registreras- får hållas ordnade på ett lättillgängligt sätt. Bland annat nämnsregeringsprotokoll, ärendeförteckningar (utan beslutsmening tillregeringssammanträden) samt föredragningslistor och meddelanden frånkammarkansliet.Vad gäller formen för registreringen konstateras i promemorian att inom denram som sekretesslagstiftningen och förordningen (1996:1515) med instruktionför drar upp står det i princip varje departement fritt attlägga upp registreringen av allmänna handlingar på det sätt som framstår sommest ändamålsenligt för departementets del.Vissa riktlinjer kan, dock enligt promemorian, ställas upp. För attmöjligheten till överblick över departementens handlingar och ärenden skall blitillfredställande från allmänhetens synpunkt bör antalet diarier i varjedepartement inte vara större än vad som från interna administrativa synpunkterär nödvändigt. Departementen bör sträva efter att ha så få diarier som möjligt.T.ex. bör alla sådana skrivelser till eller från ett statsråd som är allmännahandlingar registreras i det departementsdiarium till vilket skrivelsen hör pågrund av sitt ämne och inte i ett särskilt statsrådsdiarium.Sådana inkomna handlingar genom vilka ett ärende väcks bör enligt promemorianalltid registreras i ett diarium. Om dagboksblad förs i ett ärende behöver dockskriftväxlingen under ärendets handläggning inte redovisas i diariet utan kanredovisas på dagboksbladet. Det bör emellertid inte förekomma att vissaallmänna handlingar i ett diariefört ärende inte registreras alls utan barahålls ordnade. Enligt promemorian bör det beslut varigenom ett uppkommet ärendeavslutas noteras i diariet så att detta ger upplysning om vilka ärenden somavgjorts och vilka som står öppna.Vidare anges i promemorian att vad gäller initiativärenden bör den handlingsom först får karaktären av allmän handling registreras i ett diarium. I övrigtgäller vad som sagts om registreringen i ärenden som väckts genom en inkommenhandling.När det gäller handlingar som varken ger upphov till eller ingår i ärendenkan enligt promemorian dessa läggas ad acta utan att något formellt beslutmeddelas. Uppgift om att handlingarna läggs ad acta bör omgående tillställasregistratorn för anteckning i diariet.I promemorian påpekas att registreringen av handlingar som hänför sig tilldet internationella samarbetet erbjuder särskilda problem, bl.a. med hänsyntill att de i regel är skrivna på ett främmande språk. En möjlighet anges varaatt departementet låter diarieföra ett ärende för varje internationellt organsom en skrivelse erhålls från. Inkomna och expedierade handlingar registrerasdäremot på dagboksblad i ärendena på respektive enhet. Ärendena registreras somavslutade . En annan möjlighet är att man lägger upp ett ärendeför en viss konferens eller för ett visst internationellt organs helaverksamhetstid. Sådana ärenden registreras som avslutade i diariet närkonferensen har ägt rum eller när organets verksamhet har upphört.I promemorian framhålls att en uppgift som har förts in i ett diarium iprincip inte får utplånas. En förutsättning för att en redan införd felaktiguppgift skall få ändras är därför att den felaktiga uppgiften fortfarande ärklart avläsbar (jfr. KU 1982/83:12). Från denna princip torde undantag få görasnär det gäller rena misskrivningar. I linje med nämnda princip torde gälla atten diarieförd handling inte får förstöras annat än då det finns stöd för det inågon författning om t.ex. gallring av arkivhandlingar.Promemorian behandlar också frågan om registrering av handlingarsöverlämnande till ett annat departement. Härvid konstateras bl.a. att om entill ett visst departement inkommen handling, som är registrerad där,överlämnas till ett annat departement, finns det ibland - nämligen om det ärfråga om ett regeringsärende - ingen skyldighet enligt sekretesslagen attregistrera handlingen i det andra departementet. Av ordningsskäl och för att fåöverblick över de olika departementens arbetssituation bör en omregistreringdock alltid ske.I promemorian konstateras vidare att det i sådana departement därregistreringen av allmänna handlingar sker i flera olika register kan varalämpligt att det på registratorskontoret finns ett anslag som anger vilka olikaregister som finns i departementet. I varje fall bör all personal påregistratorskontoret känna till saken och på förfrågan kunna lämna allmänhetenkorrekta upplysningar i ämnet. Enligt promemorian bör det lämpligen ocksåfinnas ett anslag som anger vilka kategorier allmänna handlingar som interegistreras utan bara hålls ordnade och var handlingarna finns tillgängliga förgranskning. I varje fall bör även i detta avseende all personal påregistratorskontoret på begäran kunna lämna korrekta upplysningar.Innehållet i PM om registrering av elektronisk postI en promemoria med särskilda riktlinjer för hanteringen av elektronisk post(PM ) anförs följande vad gäller inkommande meddelanden (avsnitt1.1). Ett meddelande som kommer in till ett departement via elektronisk postfrån en myndighet eller en enskild person utanför departementet är förvarat hosdepartementet, när meddelandet gjorts tillgängligt för departementet i sådanform att det kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.När det gäller utgående meddelanden anges i promemorian att ett meddelandesom har sänts med elektronisk post från ett departement till en extern adressati regel anses expedierat och har därmed blivit en allmän handling.I promemorian ges vidare exempel på meddelanden som sänds eller tas emot medelektronisk post och som inte blir allmänna handlingar. Som exempel nämnsinterna meddelanden som sänds eller tas emot inom , delningarsamt meddelanden som någon får eller sänder enbart som ledamot i enpartistyrelse eller något annat partiorgan eller i en bolagsstyrelse, därmeddelandet uteslutande avser mottagaren respektive avsändaren i denegenskapen. Därutöver nämns som exempel en ADB-upptagning som ingår i enmyndighets bibliotek, t.ex. en sökning i Rättsbanken eller eninformationssökning via Internet utan samband med ett enskilt ärende.I fråga om kraven på allmänna handlingar framhålls i promemorian att ettexternt meddelande som tas emot eller skickas via elektronisk post och som ären allmän handling måste, precis som traditionella handlingar, varatillgängligt för allmänheten. När någon begär ett meddelande utlämnat skall detkunna läsas hos myndigheten eller lämnas ut i utskrift. Ett meddelande sombegärs utlämnat skall hållas tillgängligt genast eller så snart det är möjligt.Sekretessprövningen skall kunna göras på vanligt sätt innan meddelandet lämnasut. Dessa krav innebär att man måste ha en god överblick över vilka meddelandensom finns och hanteras genom elektronisk post. I promemorian påpekas att SekrLställer krav på att myndigheter som använder ADB skall ha en ?godoffentlighetsstruktur?.Vad gäller registrering av meddelanden som kommit via elektronisk post ochsom utgör allmänna handlingar påpekas i promemorian att alla sådana meddelandenskall föras över till registratorn. Efter överföringen finns det frånoffentlighetssynpunkt inga krav på mottagaren att spara meddelanden i sindator.I promemorian anges att uppgifter för vilka sekretess gäller inte skallhanteras i systemet för elektronisk post. Kommer ett meddelande med sådanauppgifter in till ett departement skall det självfallet diarieföras. Mendärefter skall meddelandet tas ut ur systemet och hanteras i pappersform påsedvanligt sätt. Inte heller meddelanden som innehåller integritetskänsligauppgifter skall hanteras i datorsystemet. De tas ut på papper och raderassedan. Som exempel på integritetskänsliga uppgifter nämns information som utgörett omdöme eller innehåller värderande upplysningar om en enskild person.PM från förvaltningsavdelningI en promemoria om extern elektronisk post i upprättad den 13november 1997 inom anges bl.a.följande. De programvaror som används för såväl intern som elektronisk post ärTeam Links Mail och c.c.Mail. Som överföringsprotokoll för den externa postenanvänds i huvudsak Transmission Control Protocol and Internet Protocol (TCP/IP)och standarden x.400. För det s.k. personregistret Regeringspost användsprogramvaran First Class.För den externa e-posten gäller att Team Links Mail samt First Classgenererar automatiska loggningsfiler som visar när och till vem eller från vemett meddelande sänts. Under förutsättning att den som avsänder ett meddelandeangivit vad meddelandet handlar om återges även denna uppgift (helt ellerdelvis). Motsvarande funktion finns inte för c.c.Mail. Detta innebär att detännu inte finns tekniska förutsättningar för att logga extern e-post som gårvia UD:s c.c.Mail (t.ex. från representationen i eller andrautlandsmyndigheter).I promemorian erinras om att samma bestämmelser som gäller för övrighantering av post till eller från gäller rent generellt förhanteringen av e-post. Promemorian hänvisar härvid till StatsrådsberedningensPM 1982:3 och PM (se ovan). Vidare anges attRegeringskansliets förvaltningsavdelning har givit ut en?lathund?, Till dig som använder e-post i , med upplysningarom hur e-posten skall hanteras vad gäller diarieföring, sekretess m.m. I?lathunden? framhålls särskilt att e-posten inte är avsedd att användas förprivat bruk. I promemorian anförs vidare att förvaltningsavdelningen harutbildat alla som har fått tillgång till e-post i tjänsten och därvid upplystom reglerna för diarieföring.När det gäller de loggningsfiler som Team Links Mail automatiskt genereraranges i promemorian att en sådan i sig är en allmän handling och skall enligtgällande regler (SB:s PM 1995) skrivas ut på papper och sparas. Denutgör inte ett diarium utan är bara till för att underlätta sökandet efterhandlingar som hanteras via e-posten. Loggningslistan erbjuder medier ochallmänhet en insyn i e-posttrafiken. Vidare anges i promemorian attloggningslistan skall granskas av registratorn under överinseende avexpeditionschefen och undersökas hur den förhåller sig till diariet. Ansvaretför att meddelanden som är allmänna handlingar och som enligt gällande reglerskall diarieföras åvilar den som tar emot eller upprättar dem.Expeditionscheferna och registratorerna kan numera även ta del avloggningsfilen direkt på sin skärm.I promemorian anges därutöver att även First Class har en automatiskloggningsfunktion. Den tas dock inte ut på papper, utan finns bara i systemetoch måste läsas på skärmen.Enligt promemorian har särskilda gallringsregler för såväl meddelanden somloggningsfiler utfärdats av kansliarkivarien (protokoll1997-06-30, § 19) med stöd av 59 § förordningen (1996:1515) med instruktion förRegeringskansliet.För meddelanden som genom sitt innehåll eller sin funktion har tillfälligeller ringa betydelse gäller att de skall gallras när de inte behövs förregeringens eller verksamhet. För e-postmeddelanden varsinnehåll förts över till annat format eller annan databärare gäller också attde skall gallras när de inte behövs för regeringens eller Regeringskanslietsverksamhet. Detsamma gäller för inkomna e-postmeddelanden som kommit in och sominte är underskrivna. De skall gallras under förutsättning att en handling medsamma innehåll och med originalunderskrift har kommit in . I promemoriananges vidare att för loggningsfiler och loggningslistor gäller att de skallgallras när de inte längre behövs för versamheten, dock tidigast efter tvåmånader.Enligt promemorian utgör den e-post som går under beteckningenpersonregistret Regeringspost ett särproblem. Ändamålet med registret, sominrättades efter regeringens beslut , skall vara att lagraoch återsöka meddelanden som utväxlas med regeringen via elektronisk post ochatt utgöra stöd för diarieföringen och den administrativa hanteringen i övrigtav dessa meddelanden. Ett ändamål är också att göra meddelandena åtkomliga förallmänheten via terminal eller på annat medium för automatisk databehandling.Meddelandena hanteras via programvaran First Class. Systemet åstadkommer etteget diarium. Meddelanden som omfattas av sekretess eller som innehålleruppgifter som på grund av sitt innehåll normalt skulle föranleda en sådanåtgärd som avses i 8 eller 9 § datalagen (1973:289) skall, om uppgiften inteingått i en allmän handling, överföras till pappersutskrift och gallras frånregistret. De tas bort från systemet och förs över till Fövaltningsavdelningensdiarium. Övriga uppgifter i systemet ligger kvar tills vidare. De är integallringsbara enligt de gallringsregler som angetts ovan. Systemet innehållertill dags dato ca 10 000 registrerade e-postmeddelanden.I promemorian anges vidare att överförssystemet Regeringspost till den av fastställda Windows NT-miljön. I samband med överflyttningen sker förbättringar som bland annatinnebär att samtliga departements registratorer ges sökmöjlighet i fulltext.Avsikten är att hos centralarkiv (forskarsalen)placera datorutrustning så att allmänheten där kan ta del av innehållet ipersonregistret Regeringspost.När det gäller arkivering anges i promemorian bl.a. följande. Den inkomnaoch/eller upprättade e-posten som inte skall gallras enligt gällande regler tasom hand för arkivering. Det innebär att om ett meddelande hör till ettregerings- eller regeringskansliärende skall det arkiveras tillsammans medövriga handlingar i ärendet (i formella akter eller dossiéer).Om meddelandet inte hör till något särskilt ärende skall det arkivläggas isärskild ordning, t.ex. i en årsakt för handlingar som läggs ad acta eller i enupprättad dossié.Arkiveringen sker enligt de föreskrifter om arkivbildning m.m. somkansliarkivarien beslutat (, protokoll, § 20) medstöd av 59 § förordningen (1996:1515) med instruktion för Regeringskansliet.Avslutningsvis anges i promemorian att det inom förnärvarande förs en diskussion avseende system för elektronisk post. I sambandmed bl.a. denna diskussion har frågan väckts huruvida det skulle vara möjligtatt en handläggare på sin skärm automatiskt skulle få frågan om ettelektroniskt meddelande är av den arten att det skall diarieföras. Ettmeddelande skulle inte kunna tas emot eller sändas utan svar på frågan.Nuvarande e-postsystem har dock inte de tekniska förutsättningarna för ettsådant förfaringssätt. Vid ett eventuellt byte av e-postsystem kommeremellertid frågan att beaktas.Utskottets bedömningUtskottet vill inledningsvis framhålla att ett väl utformat regelsystem för hurallmänna handlingar skall registreras eller på annat sätt hållas ordnade är enförutsättning för att principen om allmänna handlingars offentlighet skallkunna fungera i praktiken. En annan förutsättning är goda kunskaper omregelsystemet hos dem som har att hantera allmänna handlingar. Vad som sagtsgör sig inte minst gällande i en situation där myndigheter i allt störreutsträckning börjar använda sig av extern elektronisk post.Utskottet konstaterar att det inom Statsrådsberedningen har upprättatspromemorior som innehåller upplysningar och råd dels allmänt om registrering avallmänna handlingar i , dels särskilt om elektronisk post ochallmänna handlingar. Promemoriorna revideras under hösten 1997.Genom granskningen har vidare inhämtats att Regeringskanslietsförvaltningsavdelning har givit ut en ?lathund? för den somanvänder e-post i . innehåller upplysningar om hure-posten skall hanteras vad gäller diarieföring, sekretess m.m.Förvaltningsavdelningen har också utbildat alla som har fått tillgång till e-post i tjänsten och därvid upplyst om reglerna för diarieföring. I dettasammanhang kan också noteras att de programvaror, med ett undantag, som inomRegeringskansliet valts för den elektroniska posten genererar loggningsfilersom också erbjuder insyn i ?e-posttrafiken?.Enligt utskottets mening ger granskningen vid handen att det inomRegeringskansliet finns en ordning för registrering av allmänna handlingar,såväl vad gäller traditionella handlingar som elektroniska meddelanden, somutgör en god grund för att registreringen skall fungera på etttillfredsställande sätt.Granskningen föranleder i övrigt inget uttalande från utskottets sida. Utskottets anmälanResultatet av den i det föregående redovisade granskningen av statsrådenstjänsteutövning och regeringsärendenas handläggning samt av regeringensskrivelse /97:15 med redogörelse för behandlingen av skrivelsertill regeringen m.m. får utskottet härmed för riksdagenanmäla.Stockholm den 4 december 1997På vägnarBirgit FriggeboI beslutet har deltagit: (), (), CatarinaRönnung (s), (), Axel (), (m), BarbroHietala (), (), (), JerryMartinger (m), (), (), (), IngerRené (m), () och ().SAKREGISTERtill granskningsbetänkanden /97AB och , affären mellan1990/91:30 s. 94Adoption, utredning om kostnaderna kring1985/86:33 s. 69Affärsbankernas stöd till forskning....1986/87:33 s. 69Aidsdelegationen, formen för reglering av verksamhet i1991/92:30 s. 22Akademiska sjukhuset - vissa anslagsfrågor1981/82:35 s. 41Aktievinstbeskattning, befrielse från......1973:20 s. 6........................................1974:22 s. 27Algeriet, viss kreditutfästelse avseende1984/85:35 s. 38Allmänna arvsfonden, utdelning ur......1989/90:30 s. 94Allmänna förlaget.........................1975:12 s. 29Allmänna handlingar, principer för registrering av1988/89:30 s. 14Amalgamsanering.......................1996/97:25 s. 177Angola, bistånd till...................1975/76:50 s. 37Anslagsfrågor, vissa...................1991/92:30 s. 76....................................1992/93:30 s. 115.....................................1996/97:25 s. 12Anställningsförordningen, ändring i....1985/86:25 s. 45Apoteksbolaget ......................1995/96:20 s. 42Arbetskraft till biståndsprojektet /83:30 s. 43.....................................1983/84:30 s. 44Arbetsmarknadskonflikten1980.................................1980/81:25 s. 231986.................................1986/87:33 s. 53ARE-bolagen, upphandling av konsulttjänster från isamband med oljebesparingskampanjen.......1974:22 s. 41Arlandabanan, beredningen av regeringsärende1994/95:30 s. 171Arvode för utredningsuppdrag (vissa TV-kassettfrågor)1974:22 s. 39ASSI i , avveckling av en pappersmaskin vid1991/92:30 s. 70Assi Domän ABarbetsgrupp för granskning av aktietilldelningen1994/95:30 s. 164försäljning av statligt ägda aktier.1994/95:30 s. 144Asylärenden, se köp av aktier i vissariskkapitalbolag......................1995/96:30 s. 134Automat- och roulettspel, tillsyn och kontroll av1973:20 s. 15Avgångsvederlag till vissa direktörer i Nordbanken1994/95:30 s. 88Avlyssning med anledning av mordet på /91:30 s. 42Avtalsförhandlingarna på lärarområdet..1989/90:30 s. 63B3LA-projektet.........................1978/79:30 s. 27Bai Bang, biståndsprojektet............1982/83:30 s. 43.....................................1983/84:30 s. 44Bankkrisen, vissa frågorFondkommissionärsfirman ..1994/95:30 s. 98Nordbanksfrågor......................1994/95:30 s. 84Gota-koncernen, Holding1994/95:30 s. 96ordförande i bankrörelsen............1994/95:30 s. 98Barn- och , medelsutdelninggenom..................................1991/92:30 s. 78Basbeloppet, ändrade regler för........1980/81:25 s. 52Bastionen..............................1981/82:35 s. 35Begravningsplats, lagskydd av invigd...1975/76:50 s. 49Belöning, utfästelse av................1987/88:40 s. 65Bemyndigandeinrättande av Stiftelsen /95:30 s. 216privatisering........................1993/94:30 s. 79Bemyndiganden i normgivningshänseendefrån .........................1975/76:50 s. 39......................................1983/84:30 s. 5.....................................1985/86:25 s. 10.....................................1986/87:33 s. 12.....................................1987/88:40 s. 10.....................................1989/90:30 s. 17.....................................1990/91:30 s. 28.....................................1991/92:30 s. 21.....................................1992/93:30 s. 24Bengbulan, särskilda s.k. jämställdhetspengartill filmen...........................1995/96:30 s. 143Bensinransoneringen 1973..................1974:22 s. 20Beredningen av regeringsärenden.........1977/78:35 s. 3......................................1984/85:35 s. 8......................................1985/86:25 s. 7......................................1989/90:30 s.