sou · GJB344 · 1996-01-01 00:00:00 — För privata aktiebolag, vilka i de flesta fall har en mycket begränsad och stabil ägarkrets, bör lagstiftaren i större utsträckning överlämna åt delägarna själva att besluta om ledningsorganisationens utformning. Kommittén föreslår därför att i privata aktiebolag endast ett ledningsorgan blir obliga- toriskt, nämligen en styrelse. Kommittén finner inte skäl att i det sammanhanget göra någon skillnad mellan privata aktiebolag av olika storlek. Svenska aktiebolag har i ett århundrade varit skyldiga att låta en revisor granska räkenskaperna. Minst en av revisorerna skall vara auktoriserad eller godkänd. Kravet på kvalificerad revisor motiveras bl.a. med att en effektiv och sakkunnig revision kan vara till nytta för ägarna då det gäller att uppmärksamma ekonomiska problem i företagen. De största bolagen måste ha minst en auktoriserad revisor. Gränsen är dragen med hänsyn till tillgångarnas nettovärde och antalet anställda. Dessutom måste bolag som har sina aktier eller skuldebrev noterade på börs eller auktoriserad marknadsplats ha minst en auktoriserad revisor. Kommittén har övervägt att knyta kravet på auktoriserad revisor till gränsdragningen mellan privata och publika aktiebolag. Privata bolag kan emellertid ha tillgångar av betydande nettovärde och många anställda. Att låta ett sådant bolag, med dess betydelse för aktieägarna, bolagsborgenärerna, de anställda och samhället, granskas av en revisor med mera begränsad kompetens än en auktoriserad revisor inger betänkligheter. Omvänt kan det förekomma publika bolag som har tillgångar med ett begränsat nettovärde, få anställda och som inte har några aktier eller skuldebrev noterade på börs eller auktoriserad marknadsplats. För sådana bolag kan det vara tillräckligt med den granskning som en godkänd revisor utför. Kommittén föreslår därför inte några ändringar i de nuvarande kriterierna för när ett aktiebolag skall ha auktoriserad revisor. Aktiebolagslagens nuvarande bestämmelser om bolags- organens kompetens och skyldigheter uppfattas som oklara. Det gäller särskilt bestämmelserna om styrelse och verkställande direktör. I den allmänna debatten har framförts krav på klarlägganden från lagstiftarens sida bl.a. för att ge bättre verkan åt skadeståndsbestämmelserna. Det skulle, har det anförts i debatten, vara lättare att hålla bolagsledningen ansvarig för gärningar som förorsakat skada för bolaget, aktieägare eller någon annan, om den skadeståndsgrundande handlingen eller underlåtenheten stred mot förpliktelser som enligt lagen entydigt åvilade styrelsen eller verkställande direktören. Kom- mittén föreslår mot denna bakgrund vissa bestämmelser som syftar till att precisera styrelsens och verkställande direktörens uppgifter och ansvar. Att mera detaljerat i lagen söka reglera dessa frågor är emellertid förenat med svårigheter. Förhållandena skiftar från ett bolag till ett annat beroende på bl.a. verksamhetens art och omfattning. De skiftar också i ett och samma bolag från en tidpunkt till en annan. Lagen måste därför ge utrymme för variationer i sättet att leda ett bolag. De nuvarande reglerna om styrelsens och verkställande direktörs kompetens och skyldigheter i fråga om bolagets förvaltning återfinns i 8 kap. 6 §. Paragrafen har en allmänt hållen avfattning. Styrelsen skall svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Den mycket vida beslutskompetens som paragrafen tillerkänner styrelsen begränsas i förhållande till stämman i första hand av bestämmelser i lag som ger stämman exklusiv beslutanderätt i vissa frågor, exempelvis i fråga om ändring av bolagsordningen, val av styrelse och revisorer, fastställelse av balans- och resultaträkning samt beslut om likvidation och fusion. Det har i doktrinen anförts att styrelsen dessutom skulle kunna vara skyldig att underställa stämman vissa för bolaget särskilt ingripande beslut, utan att detta uttryckligen framgår av lag eller bolagsordning. För en översikt, se s. 154 f. Styrelsens kompetens kan i det enskilda fallet också vara begränsad av att stämman faktiskt beslutat i en fråga som visserligen inte faller inom stämmans exklusiva kompetens, men väl inom dess s.k. residualkompetens. Slutligen är att märka att styrelsen i sin förvaltning är skyldig att rätta sig efter särskilda föreskrifter som meddelats av bolagsstämman, förutsatt att föreskriften i fråga inte strider mot aktiebolagslagen eller bolagsordningen (8 kap. 13 § andra stycket). Stämmans möjligheter att genom direktiv styra bolagsledningens förvaltning får dock inte användas i sådan utsträckning att styrelsen förlorar sin ställning som ansvarig handhavare av förvaltningen (prop. 1975:103 s. 236). Aktiebolagslagen tillerkänner i sin nuvarande lydelse styrelsen vetorätt i förhållande till bolagsstämman i två centrala frågor. Enligt 6 kap. 2 § får nedsättning av aktiekapitalet för återbetalning till aktieägarna eller avsättning till reservfond eller fri fond beslutas endast efter förslag eller godkännande av styrelsen. Vidare får enligt 12 kap. 3 § vinstutdelning inte beslutas med större belopp än styrelsen har föreslagit eller godkänt. Kommittén avser att återkomma till dessa frågor i ett slutbetänkande, men vill redan nu markera att det är en ordning som inte stämmer med den kompetensfördelning som kommittén anser bör råda mellan bolagsorganen. Finns det i ett aktiebolag en verkställande direktör, skall denne sköta den löpande förvaltningen. Till den löpande förvaltningen hör alla åtgärder som inte med hänsyn till arten eller omfattningen av bolagets verksamhet är av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse. Det innebär kort sagt att verkställande direktören skall svara för driften av rörelsen, utöva tillsyn över personalen samt sörja för en lagenlig och lämplig bokföring och medelsförvaltning. Åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse faller inte under den löpande förvaltningen. Är en sådan åtgärd så brådskande att den inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet, kan dock verkställande direktören företa den, men skall i sådant fall underrätta styrelsen om sin åtgärd. Styrelsen kan också bemyndiga verkställande direktören att vidta förvaltningsåtgärder som ligger utanför ramen för den löpande förvaltningen. Denna möjlighet får dock inte användas i sådan utsträckning att styrelsen inte längre fullgör sin uppgift som överordnat ledningsorgan. Verkställande direktören är skyldig att bereda och inför styrelsen föredra frågor som ligger utanför den löpande förvaltningen. Verkställande direktören är ett i förhållande till styrelsen underordnat organ. Styrelsen kan ge verkställande direktören anvisningar om hur löpande förvaltningsåtgärder skall handläggas eller beslutas. Verkställande direktören är skyldig att följa sådana anvisningar inom den ram som följer av aktiebolagslagen och bolagsordningen, jfr 8 kap. 13 § andra stycket. Styrelsen kan också själv avgöra ärenden som ingår i den löpande förvaltningen. Verkställande direktörens befogenhet att sköta den löpande förvaltningen upphör om styrelsen tar sin bestämmanderätt i anspråk. Det skulle emellertid strida mot grundtankarna bakom lagen om styrelsen företog så väsentliga ingrepp i verkställande direktörens rätt att sköta den löpande förvaltningen att denne i realiteten inte längre kunde anses äga ställning som verkställande direktör. 1975:103 s. 374) Kommittén anser att de nu redovisade allmänna bestämmelserna om styrelsens och verkställande direktörens beslutskompetens och skyldigheter är väl övervägda. De bör även i fortsättningen utgöra grunden i regleringen. Det finns emellertid bl.a. pedagogiska skäl som talar för att regleringen görs utförligare än . Kommittén förordar sålunda en återgång till den typ av reglering som återfanns lag. Det innebär att styrelsens och verkställande direktörens uppgifter mera uttryckligt preciseras i lagtexten. För styrelsens del bör i lagen inledningsvis slås fast att det är styrelsen som svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets verksamhet. Ansvaret för bolagets organisation bör preciseras ytterligare i lagtexten; styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medels- förvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Bolagets organisation regleras genom instrument som kan sägas bilda en hierarkisk ordning. Högst står aktiebolagslagen, följd av den av bolagsstämman antagna bolagsordningen. Härefter följer de in- struktioner och andra instrument som styrelsen använder sig av för att organisera verksamheten i bolaget på en relativt Under styrelsens instruktioner kommer så verkställande direktörens föreskrifter rörande den löpande förvaltningen. Dessa föreskrifter kompletteras i förekommande fall med befattningsbeskrivningar och andra sådana handlingar som utformas av personalansvariga och andra tjänstemän under verkställande direktören för att lägga fast rutinerna för enskilda anställda i bolaget. I lagen bör anges att styrelsen alltid skall utfärda instruktioner för verkställande direktören om det finns en sådan i bolaget. som beslutar att i bolagets organisation varaktigt skall ingå en grupp av personer som skall ha rätt att besluta i vissa frågor av större betydelse för bolaget bör dessutom vara skyldig att i en instruktion precisera det nya organets uppgifter, arbetssätt och rapportskyldighet. Det kan för att ta ett exempel gälla en revisionskommitté. Om omfattningen och beskaffenheten av bolagets verksamhet påkallar det bör styrelsen utfärda instruktioner också för enskilda befattningshavare t.ex. vice verkställande direktören och de högre tjänstemännen i bolaget. Genom instruktioner av detta slag kan styrelsen mejsla fram en organisation där ingen kan tveka om arbetsfördelningen mellan styrelsen, styrelsens arbetsutskott, verkställande direktören, direktionen, divisionsstyrelserna och de övriga organ som ingår i organisationen. Om styrelsens ledamöter inte arbetar i bolaget kan det inte begäras att de skall känna till alla detaljer i bolagets förhållanden. Aktieägarna har emellertid rätt att kräva att styrelsen fortlöpande håller sig underrättad om omständigheter som är av betydelse för en mera övergripande bedömning av bolagets ekonomiska situation. Det måste redan enligt gällande rätt sägas vara en av styrelsens viktigaste uppgifter att se till att den hålls underrättad om vad som på detta plan sker i bolaget. Som påpekats av visar emellertid erfarenheterna att det finns skäl, att genom uttryckliga lagbestämmelser inskärpa styrelsens plikter i detta hänseende. Kommittén föreslår därför att i lagen direkt föreskrivs att styrelsen är skyldig att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Till denna skyldighet kopplas en särskild bestämmelse som ålägger styrelsen att bygga upp ett fungerande rapporteringssystem så att den blir i stånd att fullgöra sin bedömningsskyldighet. Styrelsen skall vara skyldig att meddela anvisningar för när och hur uppgifter som behövs för dess bedömning skall samlas in och avrapporteras. Till ett rapporteringssystem av nu angivet slag bör naturligen vara kopplade styrelserutiner som innebär att styrelsen sammanträder i anslutning till att rapporterna lämnas för att ta ställning till innehållet, diskutera bolagets utveckling och besluta om åtgärder som föranleds av rapportinnehållet. Det väcker frågan om det finns skäl att lagfästa en sådan ordning t.ex. genom föreskrifter om att styrelsen skall fastställa en arbetsordning för sitt eget arbete. En förebild till en sådan bestämmelse kan hämtas från ett nordiskt grannland. I infördes för sedan en bestämmelse i aktie- selskabslagen som ålägger styrelsen i ett börsnoterat aktieselskab att upprätta en arbetsordning för sitt eget arbete. Arbetsordningen skall innehålla bestämmelser om styrelsens arbete och om styrelseledamöternas plikter i vissa särskilt viktiga avseenden. En motsvarande bestämmelse i den svenska aktiebolagslagen kan enligt kommitténs bedömning bidra till att ge stadga åt styrelsearbetet och underlätta bedömningen av enskilda styrelseledamöters ansvar. Kommittén föreslår därför att i den svenska lagen införs en bestämmelse som ålägger styrelsen att fastställa en arbetsordning för sitt eget arbete. Arbetsordningen skall för det första innehålla bestämmelser om arbetsfördelningen mellan styrelsens ledamöter, om det över huvud skall finnas en sådan arbetsfördelning. Det innebär bl.a. att om bolaget har en s.k. arbetande styrelseordförande, dennes uppgifter skall regleras i arbetsordningen. Det är i det sammanhanget viktigt att varken styrelseordföranden eller andra ledamöter av styrelsen i ett bolag som har en verkställande direk- tör tilläggs uppgifter som hör till den löpande förvaltningen. I kommitténs lagförslag föreskrivs förbud för verkställande direktören i publikt aktiebolag att vara styrelsens ordförande. Förbudet motiveras bl.a. av en önskan att hindra att den som har ansvaret för den löpande förvaltningen får en dominerande ställning i styrelsen. Det framstår då som ett kringgående av förbudet och i sak helt olämpligt att styrelseordföranden i stället tar på sig uppgifter som enligt lagen är förbehållna den verkställande direktören. De skäl som bär upp förbudet i publika bolag mot att kombinera posten som styrelseordförande med uppgiften att vara verkställande direktör är i hög grad giltiga också i sådana privata bolag som har en verkställande direktör. I arbetsordningen skall också sammanträdesfrekvensen regleras. Det torde ofta ställa sig naturligt att hålla ett konstituerande styrelsesammanträde efter årsstämman och därefter ordinarie sammanträden i vart fall inför framställningen av, i förekommande fall, kvartals-, tertial- eller delårsrapporter samt när bolagets årsredovisning skall färdigställas. Beroende på bolagets verksamhet och övriga omständigheter kan det emellertid finnas skäl att utforma sammanträdesmönstret på annat sätt. Ordföranden har alltid möjlighet att kalla till extra styrelsesammanträde när det finns behov därav. I den mån det är möjligt ställer det sig naturligt att styrelsen i samband med att sammanträdesfrekvensen läggs fast också be- stämmer vilka ärenden som skall förekomma på de olika sam- manträdena med uppgift om vilket material som skall tillhanda- hållas ledamöterna. Arbetsordningen skall också reglera suppleants närvaro och deltagande i styrelsens arbete. I lagen finns bestämmelser om suppleant för arbetstagarledamot. De bestämmelserna skall naturligtvis respekteras när arbetsordningen utformas. Ingenting hindrar att i arbetsordningen regleras andra frågor än de i bestämmelsen nämnda. Tvärtom är uppräkningen i den föreslagna lagtexten inte uttömmande. Sålunda torde det ofta vara lämpligt att i arbetsordningen ange även exempelvis vem som har rätt att teckna bolagets firma. För att säkerställa att styrelseledamöterna känner till arbetsord- ningens innehåll skall denna fastställas i sänder. Kommittén förutser att det normalt sker på det första styrelsesammanträde som hålls efter den ordinarie bolagsstämma på vilken styrelseval skall förrättas. Om omständigheterna påkallar det skall arbetsordningen också revideras . I ansvarshänseende får de nu föreslagna bestämmelserna i första hand betydelse vid prövningen av om styrelsens ledamöter fullgjort sina skyldigheter i förhållande till bolaget. Eftersom paragraferna lagfäster skyldigheter för styrelsen, kan de emellertid också få betydelse för ansvaret mot enskild aktieägare eller tredje man, i de fall där denne kan visa att han lidit s.k. direkt skada genom överträdelse av bestämmelserna. Aktieägarnas rätt att delta i bolagets förvaltning utövas vid bolagsstämma. Förvaltningsrätten består först och främst i rätten att rösta. Men rösträtten blir inte effektiv om den inte förenas med rätt att väcka förslag som skall behandlas på stämma och rätt att på stämman framföra alternativ till vad styrelsen eller annan aktieägare föreslagit. 5.2.1Rätt att delta i bolagsstämma Rätt att delta i bolagsstämma har den som dels är aktieägare, dels är införd i aktieboken för bolagsstämman. Brister det på någon av dessa punkter finns ingen rätt att delta. Den som förvärvat aktie men inte hunnit få aktieinnehavet infört i aktieboken saknar rätt att delta i stämman. Inte heller har överlåtaren rätt att delta trots att han kanske står kvar i aktieboken som ägare till aktien; han är inte materiell ägare till aktien för bolagsstämman. Vad som sagts nu gäller kupongbolag. I avstämningsbolag krävs i princip samma sak men den avgörande tidpunkten är inte dagen för bolagsstämman utan som ligger före denna. I avstämningsbolag har nämligen den rätt att delta i bolagsstämma som har tagits upp som aktieägare i den utskrift av aktieboken som VPC framställer avseende förhållandena före stämman. Kravet på att både vara aktieägare och införd i aktieboken för att få delta i stämma medför att stämmobeslut kan klandras på den grunden att en i aktieboken upptagen person, som deltagit i stämman och påverkat beslutets innehåll, saknat materiell äganderätt till det i aktieboken registrerade aktieinnehavet. I doktrinen (s. 211 f.) har ifrågasatts om detta är en lämplig ordning eftersom den skapar osäkerhet om stämmobeslutens giltighet innan klanderfristen löpt ut. Det borde räcka har man hävdat att vara införd i aktieboken som aktieägare för att få delta i stämma. Kommittén har i det föregående utvecklat tanken på hur aktieägarna i en marknadsekonomi strävar efter bästa avkastning på sitt kapital och hur denna strävan bidrar till att utveckla företagen och näringslivet i stort. Med denna grundsyn framstår det som självklart att endast de som tillskjutit riskkapitalet i bolaget, dvs. aktieägarna, skall ha förvaltningsrätt i detta. En ordning som medger att stämmobeslut fattas av personer utan ekonomiskt engagemang i bolaget strider mot kommitténs grundläggande värderingar. Tilläggas kan att kommittén inte heller erfarit att den nuvarande ordningen vållar olägenheter i praktiken. Kommittén föreslår därför inte någon ändring av de nuvarande bestämmelserna rörande rätten att delta i bolagsstämma. En övergång av en aktie med hembudsförbehåll från en ägare till en annan innebär att varken den förre eller den nye ägaren kan delta i bolagsstämma innan frågan om aktien skall lösas in av de lösningsberättigade har avgjorts. Kommittén avser att i ett slutbetänkande behandla de problem som är förenade med att hembudspliktiga aktier på detta sätt placeras i "karantän" under ibland långa tider med de verkningar det kan få på inflytandeförhållandena i bolaget. I bolagsordningen kan bestämmas att aktieägare för att få delta i bolagsstämma skall anmäla sig hos bolaget senast den dag som anges i kallelsen till stämman. Denna dag får inte vara söndag, annan allmän helgdag, lördag, , eller nyårsafton och inte infalla tidigare än före stämman. Bestämmelsen gör det möjligt för styrelsen att på basis av föranmälningarna upprätta en preliminär röstlängd och genomföra praktiska arrangemang inför stämman. Från olika håll har påpekats att ofta är en alltför för sådana förberedelser, framför allt vid mellankommande helgdagar. Kommittén föreslår därför att tiden för föranmälan förlängs . Frågan om en omyndig aktieägare har rätt att rösta vid bolagsstämma uppges vålla problem i den praktiska tillämpningen. Genom att rösta företar aktieägaren en rättshandling. Förmågan att rättshandla är av lagstiftaren begränsad i olika avseenden. En begränsning är, att den som är , enligt 9 kap. 1 § , inte har rätt att råda över sin egendom eller åta sig förbindelser i vidare mån än som följer av vad som skall gälla på grund av lag eller villkor vid förvärv genom gåva eller testamente. Syftet med den bestämmelsen är att skydda den omyndige från ekonomiskt ofördelaktiga rättshandlingar. En omyndig aktieägare saknar sålunda som regel rätt att förfoga över sina aktier genom att exempelvis sälja dem. Den rätten tillkommer den omyndiges förmyndare. Förbudet för den omyndige att råda över sin egendom enligt måste även anses omfatta rätten att själv rösta för sina aktier vid bolagsstämman. Den rätten får i stället utövas av den omyndiges förmyndare. Från förbudet för omyndig att råda över sin egendom finns undantag för egendom som den omyndige efter det att han fyllt förvärvat genom eget arbete (9 kap. 3 § FB) eller erhållit genom gåva eller testamente med villkor att den omyndige själv får råda över egendomen (9 kap. 6 § FB). Har en omyndig aktieägare med stöd av dessa bestämmelser rätt att råda över aktien i ekonomiskt hänseende, exempelvis genom att sälja den, bör han i konsekvens med vad ovan sagt även anses ha rätt att utöva rösträtt för aktien. Om en omyndig aktieägare föranmäler att han avser att delta i en bolagsstämma, bör anmälningen registreras på vanligt sätt, eftersom det kan tänkas att den omyndige har förmyndarens uppdrag att göra föranmälan eller att han på annan grund lagligen får rösta för aktierna. Kan den omyndige vid stämman inte visa att han lagligen får rösta för aktierna, skall han emellertid inte tas upp i den definitiva röstlängden. I 9 kap. 15 § första stycket föreskrivs att för giltigt beslut om ändring av bolagsordningen i vissa angivna fall krävs att beslutet biträtts "av samtliga vid stämman närvarande aktieägare". I tredje stycket punkten 1 av samma paragraf finns en liknande formulering. Dessa bestämmelser förutsätter att alla – personligen eller genom ombud – närvarande aktieägare får utöva rösträtt för sina aktier och kan lämna ett giltigt samtycke till bolagsordningsändringen. I röstlängden skall därför som närvarande antecknas endast aktieägare som kan utöva rösträtten för sina aktier. 5.2.2Aktieägares ombud och biträde Aktieägare har en ovillkorlig rätt att låta sig representeras på bolagsstämma genom ett ombud. Enligt 119 § aktiebolagslag var det tillåtet att i bolagsordningen begränsa kretsen av tillåtna ombud. Det var exempelvis vanligt med föreskrift att endast aktieägare fick utses till ombud. Sådana begränsningar är inte längre tillåtna. Aktiebolagslagen kräver inte heller några särskilda kvalifikationer av den som skall uppträda som ombud utan faller här tillbaka på de allmänna reglerna om fullmakt. Det innebär, att aktieägare kan låta sig representeras även av ett omyndigt ombud. Det centrala i sammanhanget är att fullmaktsgivaren har rättslig handlingsförmåga. Ett ombud skall vara utrustad med skriftlig, dagtecknad fullmakt. Fullmakt gäller högst från utfärdandet. Därigenom tvingas aktieägarna att åtminstone en gång ompröva den utställda fullmakten. Aktiebolagslagen upptar inte någon föreskrift om till vem en fullmakt skall ställas. Därav anses följa att fullmakten kan ställas till viss man, till viss man eller order, eller till innehavaren (prop. 1975:103 s. 389). Det förekommer att styrelsen på bolagets bekostnad samlar in fullmakter från aktieägarna. Det lämpliga och lagliga i denna ordning har ifrågasatts. Fullmaktsinsamlingar från styrelsens sida sker i praktiken med utnyttjande av bolagets bolagets adressregister och övriga resurser. Det torde i de flesta fall ge styrelsen ett väsentligt övertag i förhållande till aktieägare som, eventuellt i opposition mot styrelsen, vill organisera en egen fullmaktsinsamling. Gällande rätt innehåller inga bestämmelser om att aktiebolag skall ha rätt eller skyldighet att framställa eller på bolagets bekostnad vidarebefordra formulär till fullmakter eller annat material på uppdrag av aktieägarföreningar eller andra sådana organisationer. Det är en ordning som enligt kommittén är ägnad att konservera den rådande ägar- och inflytandestrukturen i bolagen och försvåra ledningsfientliga aktieägarinitiativ. Problemet skulle kunna lösas genom att styrelsen uttryckligen ålades en skyldighet att genomföra fullmaktsinsamlingar även åt enskilda aktieägare eller en aktieägarminoritet av viss storlek, som begär det.