prop · GJ03125 · 1996-01-01 00:00:00 — De senaste årens utveckling på IT-området skapar nya förutsättningar för myndigheternas IT-användning. Ökad tonvikt läggs vid användningen av IT för kommunikation och samverkan inom förvaltningen och mellan förvaltningen å ena sidan och näringslivet och medborgarna å den andra. IT-frågorna blir därför inte längre bara en angelägenhet för den enskilda myndigheten. En fungerande samverkan inom förvaltningen respektive mellan förvaltningen, företag och medborgare förutsätter en öppen elektronisk infrastruktur för den offentliga förvaltningens informationsförsörjning som bl.a. innefattar gemensamma regelverk och en samsyn i tekniska och organisatoriska frågor. En sådan infrastruktur utgör också en viktig grund för samhällets informationsförsörjning och underlättar informationsutbytet inom den offentliga förvaltningen och mellan förvaltning, företag och medborgare. Företagen och medborgarna har rätt att ställa krav på enkla och likartade rutiner för sitt elektroniska informationsutbyte med förvaltningen, oavsett om det sker med en statlig myndighet, en kommun eller ett landsting. En framsynt användning av IT i offentlig förvaltning kan också stimulera användningen av IT i samhället som helhet. Den offentliga sektorns upphandling ger affärsmöjligheter för programvaruindustrin och för andra delar av näringslivet som utvecklar nya produkter och tjänster på IT-området. Regeringen har ett övergripande ansvar för IT-användningen i den statliga förvaltningen. En väl fungerande offentlig sektor bygger emellertid i hög grad på en god samverkan och omfattande informationsutbyte mellan stat, kommun och landsting. Det är därför nödvändigt att ha en samlad syn på IT-användningen i den offentliga förvaltningen. I budgetpropositionen för /96 (prop. 1994/95:100 bilaga 8, s. 13) lämnades en redovisning av det arbete som inletts i samverkan mellan stat, kommun och landsting för att förnya den offentliga förvaltningen genom ökad användning av IT. Arbetet leds av en informell samverkansgrupp, Toppledarforum, med företrädare för ett tiotal statliga myndigheter samt för och . Arbetet inom Toppledarforum syftar till att undanröja hinder och skapa förutsättningar för en rationell och säker IT-användning i den offentliga förvaltningen. Ambitionen är att lägga en grund för omprövning och förnyelse genom att skapa en öppen elektronisk infrastruktur för informationsförsörjning i den offentliga förvaltningen. Enligt regeringens uppfattning har det arbete som bedrivits bedrivits inom ramen för Toppledarforum varit framgångsrikt och rönt stort intresse inom den offentliga förvaltningen. Det är därför angeläget att denna samverkan fortsätter och utvecklas vidare. Utifrån Toppledarforums arbete och rekommendationer bör övergripande mål för den offentliga förvaltningens IT-användning läggas fast och konkreta åtgärder vidtas för att stimulera en utveckling i denna riktning. För åtgärder som kan komma att behöva nya medel förutsätter regeringen att finansiering sker inom befintliga anslag och tilldelade ramar. Målen för den offentliga förvaltningens IT-användning -------------------------------------------------------------------- | Offentlig förvaltning bör vara ett föredöme som IT-användare. | | Den offentliga förvaltningen skall utnyttja IT för att | | effektivisera verksamheterna och ge en god service till företag | | och medborgare. Mer rationella arbetsrutiner, effektivare | | organisations- och samarbetsformer i den offentliga | | förvaltningen skall förbättra servicen och minska | | kostnaderna. | | Den offentliga förvaltningens IT-användning bör bidra till en | | öppen och säker elektronisk infrastruktur för samhällets | | informations- och kunskapsförsörjning. | | IT skall användas för att utveckla kontakterna och samspelet | | mellan allmänhet, företag och offentlig förvaltning. Medborgarnas| | och företagens kontakter med den offentliga förvaltningen skall | | göras enklare och mer öppna. IT:s möjligheter att främja allmän-| | hetens insyn i förvaltningen skall tillvaratas. Höga krav på | | informationssystemens säkerhet och kvalitet skall därvid | | beaktas. Den personliga integriteten skall värnas. | | Alla offentliga organ bör utnyttja IT:s möjligheter. Det | | inbegriper att kunna ta emot och besvara elektronisk post och | | ha möjligheter att söka i informationsdatabaser. Därmed främjas | | elektronisk ärendehantering. | | IT skall användas för ett bättre utnyttjande av de informations-| | resurser som finns i den offentliga förvaltningen. Offentlig | | information skall göras tillgänglig också elektroniskt. Enhetliga| | principer för prissättning av offentlig information skall | | utformas. | | Elektroniska kommunikationsmöjligheter med organ i EU skall | | göra det europeiska förvaltningssamarbetet effektivare. Effektivitetskraven har varit den främsta drivkraften för en ökad IT- användning i den offentliga förvaltningen. Det statsfinansiella läget innebär ett fortsatt högt besparings- och rationaliseringstryck. IT är ett instrument som rätt utnyttjad och tillsammans med organisations- och strukturförändringar kan ge avsevärda effektivitetsförbättringar. Förvalt-ningen måste därför bli bättre på att ta tillvara IT:s möjligheter till ökad effektivitet. Den offentliga förvaltningens IT-användning bör utformas på ett sådant sätt att den också bidrar till effektivare samverkan och kontakter med företag och medborgare och därmed bidra till utvecklingen av informations- och kunskapssamhället. Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip i det svenska för- valtningssystemet. Den ökade IT-användningen kräver anpassningar av lagstiftningen för att denna offentlighetsprincip skall kunna upprätthållas och fungera i en situation där elektroniska dokument och meddelanden i allt större utsträckning ersätter traditionella pappersbundna handlingar. Den offentliga förvaltningens legitimitet grundas på att den står under demokratisk insyn och kontroll. IT skall underlätta insynen och kontrollen och kan, rätt utnyttjad, bidra till att ge den demokratiska styrningen ett reellt innehåll. Möjligheterna till en bred spridning av samhällsinformation ökar dramatiskt genom IT-utvecklingen. Offentlig information skall vara lätt tillgänglig elektroniskt. skall offentlig information och offentliga tjänster vara tillgängliga på likvärdiga villkor för alla. En ökad användning av IT får inte leda till att vissa grupper av medborgare ställs utanför informationssamhället. Det svenska näringslivet är för sin utveckling beroende av en väl fungerande offentlig sektor. IT skall användas så att företagens kontakter med den offentliga förvaltningen underlättas och så att informationsutbytet förbättras. Av särskild betydelse är utvecklingen av IT-användningen inom tjänstesektorn. Den offentliga förvaltningen ansvarar för en stor del av samhällets informationsförsörjning och den offentliga informationen kan spela en viktig roll i utvecklingen av den privata marknaden för informationstjänster. Villkoren för ett sådant samspel mellan privat och offentlig sektor på en marknad för informationstjänster behöver klarläggas. Den ökande IT- användningen innebär också risker och skärper kraven på tillfredsställande säkerhet. Ett i allt högre utsträckning elektroniskt förvaltningsarbete är endast möjligt om tilltron till tekniken är hög. Säker- heten måste kunna garanteras. Sekretess- och integritetsfrågorna måste liksom vara klart reglerade. Åtgärder för att utveckla IT-användningen i den offentliga förvaltningen Rättsliga frågor i samband med IT-användningen i den offentliga förvaltningen ----------------------------------------------------------------------- | skall det finnas en generell rättslig reglering för | | elektronisk dokumenthantering inom förvaltningen. | | Samtliga regelverk som styr förvaltningens IT-användning skall ses| | över i syfte att förbättra samordningen och öka tydligheten. | | Ökad samverkan bör komma till stånd mellan de myndigheter som | | svarar för rådgivning och tillsyn. I avsnitt 5.1 Rättsområdet redovisar regeringen en prioritering och en tidsplan för det pågående lagstiftningsarbetet. Här anges bl.a. att det skall finnas en generell rättslig reglering för elektronisk dokumenthantering inom förvaltningen. Det anges också att en modernisering och en anpassning av registerlagarna till en ny persondata- eller integritetslagstiftning skall påbörjas . Det är viktigt, både för allmänheten och för myndigheterna, att reglerna om IT-användningens förenlighet med insynsrätt, integritet, rättssäkerhet, service och arkivvård görs mera begripliga och tydliga . Utvecklingen av myndigheternas informationssystem kräver rättsliga förhandsbedömningar som knyter samman författningarnas krav med komplicerade administrativa och tekniska förlopp. Rättsligt anpassade standarder och modeller behöver utvecklas t.ex. när det gäller elektroniska dokument och signaturer, elektronisk diarieföring och andra mottagnings- och utlämningsfunktioner, elektronisk post och elektroniska anslagstavlor. Säkerhetsaspekterna behöver därvid särskilt belysas. Den rättsliga regleringen av myndigheternas organisation och indelning kan ibland försvåra ett rationellt utbyte av elektroniskt lagrad information mellan myndigheter och inom en myndighet. En översyn av sådana regler skall därför göras. En utgångspunkt för översynen skall vara att kontakterna mellan myndigheter inte längre sköts enbart med hjälp av papper eller i muntlig form, utan att informationsutbyte och kommunikation i förvaltningen i allt högre utsträckning sker med stöd av IT. Särskilda stödinsatser behövs för att myndigheterna på ett säkert och effektivt sätt skall kunna använda IT med bibehållna krav på insyn i myndigheternas verksamhet, på sekretess och säkerhet och på skydd för enskildas personliga integritet. Ökad samverkan bör komma till stånd mellan de myndigheter som svarar för rådgivning och tillsyn i dessa frågor, bl.a. Datainspektionen, och Statskontoret. Principer och riktlinjer för den offentliga förvaltningens informations- ----------------------------------------------------------------------- | Det övergripande målet för den offentliga förvaltningens tillhanda-| | hållande av informationstjänster bör vara att uppnå en effektiv | | användning av den information som finns i offentliga databaser. Som redovisats i avsnitt 5.3 Utveckling av samhällets grunddatabaser avser regeringen att se över möjligheterna till ett bättre utnyttjande av vissa centrala grunddatabaser som innehåller information om personer, företag, fastigheter och andra geografiska data och fastställa enhetliga principer för prissättning av offentliga informationstjänster. Det övergripande målet för tillhandahållande av informationstjänster bör vara att uppnå en effektiv användning av den information som finns i offentliga databaser. Finansierings- och prissättningsprinciperna får inte motverka detta mål. En effektiv informationsöverföring mellan olika aktörer underlättas av enhetliga riktlinjer för prissättningen. Det finns därför ett behov av att identifiera olika förekommande slag av informationsöverföring och vilka principer för avgiftssättning som bör tillämpas. Syftet är att riktlinjerna för prissättning skall vara generellt tillämpbara inom den offentliga förvaltningen. Myndigheterna samlar in stora mängder information för olika ändamål. Vissa data är av sådan karaktär att de behövs för ett flertal ändamål. Utan att ge avkall på sekretess-, integritets- och säkerhetskraven bör det finnas förutsättningar att bättre utnyttja befintliga datakällor och att i högre utsträckning anpassa dessa till olika användares och uppgiftslämnares särskilda behov. I samband med att man från näringslivets sida framfört krav på begränsningar i företagens uppgiftslämnande har man också pekat på de möjligheter som ligger i en ökad återanvändning av data. En viktig utgångspunkt är därvid självfallet att data är korrekta och inte kan misstolkas samt att sekretess och företagsintressen inte blir lidande. Gemensamma plattformar för informationsutbytet ----------------------------------------------------------------------- | Överenskommelser bör träffas om gemensamma IT-plattformar för den | | offentliga förvaltningen i syfte att erbjuda medborgare och företag| | enkla och likartade rutiner. För att kunna använda IT på ett effektivt sätt för informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen, mellan förvaltningen och företag, medborgare och EU krävs vissa gemensamma val av standarder m.m för den offentliga förvaltningen. En öppen elektronisk infrastruktur som bygger på sådana gemensamma val ger redan på kort sikt stora ekonomiska vinster bl.a genom ökad funktionalitet i systemen. Genom att förutsättningarna för utveckling av system fastställs gemensamt behöver dessa inte utredas i varje enskilt fall. Allmänhetens och näringslivets elektroniska kontakter med den offentliga förvaltningen underlättas vidare av att denna uppträder på ett enhetligt sätt. Inom Toppledarforum pågår ett arbete om gemensamma IT-plattformar för informationsutbyte, som syftar till att sammanställa rekommendationer avseende standarder och produkttval. Arbetet inriktas på att få till stånd överenskommelser om gemensamma standarder för utvecklingen av IT-tjänster för spridning av allmän information, för tillhandahållande och hämtning av individ- och företagsspecifik information samt för tjänster som bidrar till förkortning av ledtider och allmän effektivisering av verksamheten. ----------------------------------------------------------------------- | Kvalitet och säkerhet måste upprätthållas i den offentliga förvalt-| | ningens informationsförsörjning. Principer skall utvecklas för att | | fastställa grundläggande krav på säkerheten. För att värna kvalitet och| | säkerhet behövs även kontinuerlig utveckling av IT-kompetensen i | | förvaltningen. Förvaltningens och allmänhetens förtroende för den elektroniska informationen förutsätter ett fortlöpande arbete med frågor som rör säkerheten i informationssystemen. Elektronisk information måste ha en lika stor acceptans i juridisk och annan mening som den pappersbundna informationen. En utgångspunkt är därvid de krav som verksamheten och lagstiftningen ställer. Säkerhetsarbetet omfattar inte endast sekretessfrågor utan också frågor om tillgänglighet, kvalitet och integritet utifrån de behov som finns i den offentliga förvaltningen. Modeller bör utvecklas för att pröva modeller för kvalitetssäkring av informationssystem under utveckling och i drift. Möjligheten att utfärda tillämpningsregler och att fastställa en miniminivå för en verksamhetsanpassad säkerhet för offentlig förvaltnings informationsförsörjning bör prövas och system för certifiering av produkter och tjänster bör utvecklas. Vidtagna säkerhetsåtgärder bör fortlöpande följas upp. En förutsättning för detta är att det finns någon form av incidentrapportering. Avgörande för all utväxling eller överföring av information är tilltron till att informationen är korrekt, att den inte röjts, att rätt och behörig person har skickat den samt att rätt och behörig person tagit del av den. Detta kräver säkerhetslösningar som innefattar möjligheter till digitala signaturer och kryptering. En gemensam struktur för säkerhetslösningar i offentlig förvaltning behöver därför utvecklas. ----------------------------------------------------------------------- | Alla offentliga myndigheter skall kunna nås med elektronisk post. | | Offentlig information bör även kunna förmedlas elektroniskt. | | Myndigheterna bör pröva möjligheterna att utveckla nya förvalt- | | ningstjänster via bl.a. telefon, fax och s.k. elektroniska an- | | slagstavlor som komplement till traditionell spridning av | | offentlig information. Toppledarforums projekt om elektronisk post har bl.a. som mål att alla offentliga myndigheter skall kunna nås med elektronisk post före utgången av . En omfattande informationskampanj genomförs för att ge myndigheter råd och stöd när det gäller elektronisk posthantering. Varje myndighet har ett ansvar för att den är tillgänglig via elektronisk post för allmänhet och företag. Det måste finnas rutiner som är kända för personalen om hur inkommande och utgående elektroniska brev hanteras. Det måste också finnas en lätt åtkomlig elektronisk adress till myndigheten och en regelbunden bevakning av myndighetens elektroniska brevlåda. Olika typer av handlingar ställer krav på mer eller mindre avancerade tekniska lösningar för elektronisk post. Det ankommer på varje myndighet att utifrån verksamhetens karaktär avgöra vilka krav på säkerhet etc. som behöver ställas vid användningen av elektronisk post. Målet bör emellertid vara att alla myndigheter uppfyller vissa minimikrav i sin hantering av elektronisk post. Ett problem vid extern elektronisk post är att sändare och mottagare ofta har olika produkter och olika leverantörer för postdistributionen vilket kan innebära olikheter i adressformat och teckenhantering. Det är viktigt att säkerställa vem som är avsändare av elektroniska brev, att brevet inte kommer till fel mottagare och att innehållet inte förvanskas. Elektronisk post bör kompletteras med användning av digitala signaturer och samordnade rutiner för nyckelhantering. Offentlig information skall göras tillgänglig också elektroniskt för medborgare och företag. Ambitionen är att tillmötesgå medborgarnas krav på snabb service på ett sätt som också innebär förenklingar och besparingar för myndigheterna. Det finns en rad olika tekniker att välja mellan, från telefonservice över fax till elektroniska anlagstavlor och databaser. Myndigheterna bör pröva möjligheterna att utveckla nya förvaltningstjänster via bl.a. telefon, fax och s.k. elektroniska anslagstavlor som komplement till konventionella former för spridning av offentlig information. De rättsliga förutsättningar för en sådan utveckling behöver klargöras. Här kommer också att krävas stöd till myndigheter som vill utveckla sin informationsverksamhet och rådgivning när det t.ex. gäller vilka förmedlingsformer som är lämpliga för olika typer av information. Olika typer av elektroniska anslagstavlor utvecklas i snabb takt. I upprättas ett femtontal nya elektroniska anslagstavlor . Dessa spelar en viktig roll bl.a. som en kanal för en fri och allsidig upplysning och som ett forum för ett fritt meningsutbyte. För myndigheterna öppnar dessa nya möjligheter att på ett snabbt och enkelt sätt sprida information. Förvaltningen bör noga följa utvecklingen och genomföra praktiska försök med den nya tekniken. På detta sätt kan förvaltningen öka sin service till allmänheten och näringslivet samt erhålla effektivitetsvinster i sitt interna arbete. Ett gemensamt synsätt behöver utvecklas när det gäller förvaltningens användning av elektroniska anslagstavlor. Tekniska lösningar måste utformas så att man får en god överblick över den offentliga informationen och så att man på ett enkelt sätt kan hitta fram till den information man söker. ----------------------------------------------------------------------- | Elektronisk offentlig upphandling införs i hela den offentliga | | förvaltningen. Med elektronisk handel avses bl.a. att man vid upphandlingar och inköp använder elektroniska hjälpmedel baserade på datakommunikation istället för pappersbaserade dokument. Den offentliga upphandlingen är omfattande och kräver mycket tid och stora arbetsinsatser. Överblick och uppföljning av upphandlingen är svår på grund av decentraliserat ansvar och rutiner. Den offentliga sektorns upphandlings- och inköpsprocesser kan förenklas och rationaliseras genom elektronisk handel. Kostnaderna i samband med inköp och upphandling kan sänkas väsentligt som kontrollen underlättas. Ett införande av elektronisk handel i offentlig förvaltning medför också en teknikspridning till företagen, vilket ökar deras konkurrenskraft på den europeiska offentliga upphandlingsmarknaden, som uppgår till mer än . En satsning på elektronisk handel i den offentliga offentliga förvaltningen kan också ge den svenska programvaru- och informationsindustrin möjligheter att utveckla produkter och tjänster som kan bli ledande även på den internationella marknaden. Stat, kommun och landsting finansierar och genomför inom ramen för Toppledarforums arbete ett projekt som syftar till att införa elektroniskt baserade rutiner i den offentliga sektorns upphandlings- och inköpsverksamhet. Målet är att av upphandlingsvolymen för frekventa varor och tjänster och av upphandlingsvolymen för övriga generella varor och tjänster upphandlas och beställs elektroniskt . En av huvuduppgifterna för projektet är att få till stånd ett ramavtal för programvaror och tjänster för elektronisk handel. En annan viktig uppgift är att öka kunskaperna om och intresset för elektronisk handel genom informationsinsatser riktade till både offentliga organ och leverantörsföretag. För att ge vägledning om hur man inför elektroniska handelsprocesser kommer särskilda handböcker att utarbetas. Praktiska försök att införa elektronisk handel kommer att stimuleras och stödjas. -------------------------------------------------------------------- | Med de ramavtal som tecknats av STATTEL-delegationen | | kan statliga verk och myndigheter spara av | | sina telekostnader. Det är angeläget att kunskap om avtalen och | | de möjligheter dessa medför blir väl kända av myndigheterna. STATTEL-delegationen har haft regeringens uppdrag att föreslå lösningar för att öka förvaltningens effektivitet och servicenivå inom telekommunikation. Regeringen angav som målsättning att de statliga kostnaderna för telekommunikation skulle minska . Delegationen slutförde sitt arbete genom en upphandling av telefonitjänster för statsförvaltningen. Enligt delegationen kan statliga myndigheter spara av sina telekostnader med de avtal som tecknats, vilket skulle innebära totala besparingar på i storleksordningen . Genom att avtal undertecknats med två leverantörer av teletjänster för statsförvaltningen - och - skapas prispress och en stimulans till fortsatt snabb utveckling av teletjänsterna. Myndigheter som använder ramavtalen kan beställa tjänster hos någon av de två leverantörerna. Ramavtalen är inte tvingande dvs. en myndighet har frihet att välja annan leverantör, vilket dock kräver egen upphandling. Informationsutbyte mellan förvaltningen och EU --------------------------------------------------------------------- | Informationsutbytet mellan förvaltningarna i medlemsländerna och | | gemenskapens institutioner måste effektiviseras. skall | | delta aktivt i det gemensamma arbetet med att utforma och införa | | alleuropeiska datanätverk för informationsutbyte mellan förvalt- | | ningar, det s.k. IDA-programmet inom EU. deltar i EUs arbete med att utveckla och införa datanätverk för informationsutbyte mellan medlemsländernas förvaltningar och gemenskapens institutioner. Detta arbete berör många departement och myndigheter. Regeringen har givit Statskontoret i uppdrag att samordna den statliga förvaltningens medverkan i EUs program för datautbyte mellan förvaltningar. 5.4.4 Hälso- och sjukvård ------------------------------------------------------------------ | Förutsättningarna för att genomföra ett särskilt IT-program för| | att stödja det pågående förändrings- och förnyelsearbetet inom| | hälso- och sjukvården skall prövas. | | Spri, , bör | | utveckla och samordna insatserna samt lämna förslag till | | finansiering. | | Säkerheten och patienternas personliga integritet måste kunna| | upprätthållas i även mycket integrerade informationssystemlös-| | ningar. Representanter från olika landsting, kommuner, myn- | | digheter, universitet och högskolor samt näringslivet bör | | knytas till gemensamma utvecklingsprojekt vars resultat kan | | nyttjas av den samlade hälso- och sjukvården i . | | Vårdpersonalen bör erbjudas kompetensutveckling på IT-området.| ------------------------------------------------------------------