prop · GI038 · 1995-01-01 00:00:00 — Anledningen till att ett ärende har avslutats kan antecknas med stöd av förevarande paragraf i den mån det ej är fråga om beslut. Som administrativa uppgifter kan också räknas uppgift om särskild sekretessprövning. En sådan uppgift anger att det finns anledning att närmare pröva frågan om utlämnande av uppgifter ur registret eller ur handlingar hos myndigheten. I detta sammanhang kan erinras om att en uppgift som förs in i en allmän handling aldrig får raderas bort. Om man rättar en uppgift, måste den felaktiga uppgiften fortfarande vara klart avläsbar. Detta gäller även allmänna handlingar i form av ADB-upptagningar (se prop. 1990/91:60 s. 36 med där gjord hänvisning till KU 1982/83:13 s. 22). Med den felaktiga uppgiften bör förfaras så att den inte ger upphov till missuppfattningar och misstag. 13 § I paragrafens första stycke finns ett allmänt medgivande till sambearbetning av uppgifter i olika socialförsäkringsregister. Regeringen kan emellertid begränsa denna möjlighet genom föreskrifter i förordning. Enligt andra stycket får ett socialförsäkringsregister tillföras uppgifter från ett sjukförsäkringsregister. Detta kan vara nödvändigt vid handläggning av ärenden om utbetalningar av vissa förmåner. I 18 § lagen om sjukförsäkringsregister hos de allmänna försäkringskassorna anges när utlämnande av uppgifter för detta ändamål kan ske till . Som förutsättning för att uppgifterna skall få tillföras ett socialförsäkringsregister gäller dock att regeringen har föreskrivit att detta får ske. Det blir vidare möjligt att tillföra ett sjukförsäkringsregister uppgifter från ett socialförsäkringsregister. Regeringen kan emellertid föreskriva begränsningar av denna möjlighet. En förutsättning för att uppgifterna skall få tillföras sjukförsäkringsregister är givetvis att uppgifterna är sådana att de enligt lagen om sjukförsäkringsregister hos de allmänna försäkringskassorna får ingå i ett lokalt sjukförsäkringsregister. I tredje stycket sägs att det kan finnas ytterligare sambearbetningsmöjlig- heter. Dessa möjligheter kan följa av föreskrifter i lag eller förordning eller av beslut av Datainspektionen. Det bör understrykas att tredje stycket inte har någon självständig betydelse utan endast tjänar som en erinran om vad som kan vara bestämt i annan ordning. Som exempel på register från vilka uppgifter kan tillföras ett socialförsäkringsregister kan här nämnas 1. lokala folkbokföringsregister enligt lagen (1990:1536) om folk- bokföringsregister och annat register som tillförs uppgifter från lokalt folkbokföringsregister, 2. centralt skatteregister enligt lagen (1980:343) om skatteregister, 3. register hos över häktade och intagna i kriminalvårdsanstalt, 4. register hos över värnpliktiga och kvinnor som har antagits till militär grundutbildning, 5. register hos över civilförsvarspliktiga. 14 § I denna paragraf regleras registeransvaret för olika socialförsäkringsregister i första stycket. Bestämmelser om registeransvar medför enligt datalagen (1973:289) flera skyldigheter. Den ansvarige skall iaktta att hanteringen av registret inte leder till otillbörligt integritetsintrång. Därvid skall särskilt iakttas att registret förs för ett bestämt ändamål, att inte andra uppgifter registreras än som står i överensstämmelse med registrets ändamål, att uppgifter inte utan med- givande av den registrerade, av myndigheter försäljs annat än i enlighet med lag, förordning eller särskilt beslut av regeringen, att uppgifter inte samlas in, lämnas ut eller används annat än i överensstämmelse med registrets ändamål eller enligt gällande bestämmelser om utlämnande eller i enlighet med den registrerades medgivande samt att uppgifterna i registret skyddas mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse eller mot otillåten ändring eller spridning (7 §). Hos den registeransvarige skall det vidare finnas en förteckning över de personregister som han är ansvarig för (7 a §). Den ansvarige skall normalt rätta en personuppgift som är oriktig eller missvisande (8 §), komplettera en uppgift som är ofullständig (9 §), på begäran lämna den registrerade besked om de uppgifter som finns om honom i registret (10 §) och förstöra de uppgifter i registret som är nödvändiga med hänsyn till registrets ändamål (12 §). Om den registrerade tillfogas skada genom att personregister innehåller oriktig eller missvisande uppgift om honom, skall den registeransva- rige ersätta skadan (23 §). I datalagen finns även föreskrifter om straff och skadeståndsansvar i andra fall (20-23 §§). I denna paragraf har regleringen av registeransvaret utformats olika beroende på för vem registret förs. En försäkringskassa är registeransvarig för ett register som förs särskilt för kassan eller för varje lokalkontor inom kassan. På motsvarande sätt är registeransvarigt för register som förs särskilt för verket. Ett sådant register kan vara aktuellt för ärenden som endast handlägger, t.ex. ärenden om yrkesskadelivräntor enligt lagen (1954:243) om yrkesskadeförsäkring och motsvarande äldre bestämmelser. Beträffande register som förs gemensamt för alla försäkringskassor och har försäkringskassorna och gemensamt registeransvar. Den enskilda ansvar avser främst behandlingen av uppgifter hos kassan. Uttrycket behandling av uppgifter inne- fattar inte bara hanteringen av uppgifterna när de väl har registrerats utan även insamlingen och registreringen av dem. Själva registerhållningen räknas också som behandling i detta sammanhang. Både försäkringskassorna och måste se till att hanteringen av registret inte leder till otillbörligt integritetsintrång och att registret används endast för sitt ändamål. Det åligger kassorna och verket att genom interna föreskrifter begränsa tjänstemännens tillgång till uppgifter i registret så att de får tillgång till enbart sådana uppgifter som de behöver för att fullgöra sina uppgifter. Sådan användning av registret som är av särskilt känslig natur, t.ex. sökningar där känsliga uppgifter används som sökbegrepp, bör förbehållas ett mycket begränsat antal befattningshavare. Såväl en försäkringskassa som har tillgång till uppgifterna i registret. De måste därför var och en på sitt håll se till att lämpliga åtgärder vidtas för att skydda uppgifterna mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse eller mot otillåten ändring eller spridning. Att de har tillgång till uppgifterna innebär också att de var och en för sig svarar för att uppgifterna inte lämnas ut annat än i överensstämmelse med registrets ändamål, meddelade bestämmelser eller i enlighet med den registrerades medgivande. När det gäller den del av registeransvaret som avser skyldigheten att se till att uppgifter inte samlas in och registreras annat än i överensstämmelse med registrets ändamål har den försäkringskassa i vars ärende uppgiften förekommer i praktiken ensam ansvar. Uppgifterna i registret utgör nämligen underlag för handläggning av ärenden och ingen annan än kassan bestämmer vad som skall antecknas i ärendena. Av samma skäl kommer skyldigheten att rätta felaktiga eller missvisande uppgifter i registret att ligga på . Den försäkringskassa som i praktiken har ansvaret torde vanligen också vara den som har tillgång till underlag för att avgöra om en registrerad uppgift skall rättas. I de fall uppgiften har registrerats i ett ärende som handlagts av någon annan försäkringskassa eller av bör den registeransvarige kontrollera uppgiftens riktighet med den andra kassan resp. verket. Om samma påstått felaktiga uppgift förekommer hos flera register- ansvariga försäkringskassor bör en eventuell rättelse ske efter samråd med dessa kassor. Oavsett vad här sagts om uppdelningen i praktiken mellan de registeransvariga har var och en av dem ett ansvar gentemot den registrerade i fråga om rättelse och skadeståndsskyldighet. I paragrafens andra stycke föreskrives särskilt om den del av registeransvaret som avser skyldigheten att på begäran lämna den registrerade besked om de uppgifter som finns om honom i registret. Enligt denna föreskrift åläggs att lämna underrättelse enligt 10 § datalagen i fråga om uppgift i register som förs gemensamt för de allmänna försäkringskassorna och . 15 § I paragrafen regleras frågan om terminalåtkomst. Frågan har kommenterats närmare i avsnitt 7.7 Som framgår av paragrafen får terminalåtkomst till ett socialförsäkringsregister endast finnas hos de allmänna försäkringskassorna, , Statens löne- och pensionsverk och Kommunernas pensionsanstalt. Enligt första stycket gäller som huvudregel att den som har registeransvar för ett register också har terminalåtkomst till registret. Vidare kan de allmänna försäkringskassorna få terminalåtkomst till register som förs för i den utsträckning regeringen föreskriver det. En sådan åtkomst kan vara nödvändig för att skall kunna samordna förmåner som kassan beslutar om med bl.a. yrkesskadelivräntor som Riksförsäk- ringsverket handhar. I den utsträckning regeringen föreskriver får enligt andra stycket även pen- sionsverket och pensionsanstalten ha terminalåtkomst till ett socialförsäk- ringsregister. Åtkomsten får dock bara gälla uppgifter som behövs för att handlägga ärenden hos pensionsverket eller pensionsanstalten rörande utbetalningar av socialförsäkringsförmåner och samordning av avtalspen- sionsförmåner. I kommentaren till 4 § anges vilka ärenden som avses. utesluts, såsom paragrafen är utformad, från terminalåtkomst till ett socialförsäkringsregister som förs särskilt för en försäkringskassa. Detsamma gäller för andra försäkringskassor. Beträffande sådana socialförsäkringsregister kan regeringen enligt tredje stycket meddela föreskrifter som ytterligare begränsar terminalåtkomsten. Dessa register kan vara inrättade så att de förs för sig av varje lokalkontor inom kassan. Regeringen kan i sådana fall genom föreskrifter ytterligare begränsa terminalåtkomsten t.ex. så att endast det berörda lokalkontoret får terminalåtkomst. Av allmänna förvaltningsprinciper följer att den som har terminalåtkomst bara får utnyttja registret i den utsträckning som behövs för att han skall kunna sköta sina åligganden. Det bör framhållas att en upptagning av uppgifter som en myndighet har terminalåtkomst till kan vara allmän handling hos den myndigheten. Det åligger därför myndigheten att ta ställning till framställningar om utlämnande av uppgifterna. 16 § I paragrafen föreskrivs tystnadsplikt för den som hos Kommunernas Pensionsanstalt tar del av uppgifter i ett socialförsäkringsregister. En sådan befattningshavare får inte obehörigen röja vad han därigenom fått veta om enskilds ekonomiska och personliga förhållanden. Om han gör det, kan han enligt 20 kap. 3 § dömas för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst . Denna bestämmelse föranleds av att Kommunernas pensionsanstalt inte är någon myndighet varför sekretesslagens bestämmelser om tystnadsplikt inte omfattar befattningshavare hos anstalten. 17 § Paragrafen reglerar vad som vid sidan av sekretesslagen (1980:100) gäller för utlämnande av uppgifter från ett socialförsäkringsregister. Vad som regleras är alltså endast i vad mån utlämnande kan ske på medium för automatisk databehandling. Sekretessprövning skall göras oberoende av i vilken form uppgifterna skall lämnas ut. En begäran om utfående av uppgifter på ADB-medium måste således prövas enligt båda regelsystemen. Många uppgifter som får registreras i ett socialförsäkringsregister kommer att omfattas av bestämmelserna om socialförsäkringssekretess i 7 kap. 7 § sekretesslagen. Sådana uppgifter får lämnas ut till andra myndigheter, om det följer av en uppgiftsskyldighet som är bestämd i lag eller förordning (14 kap. 1 § sekretesslagen). Ett utlämnande kan också ske efter en bedömning vid varje utlämningstillfälle med tillämpning av den s.k. generalklausulen (14 kap. 3 § sekretesslagen). Dessa bestämmelser gäller oavsett på vilket medium uppgifterna lämnas ut. Dessutom kan utlämnande ske till enskilda med stöd av bestämmelserna i 20 kap. 9 a § lagen om allmän försäkring (1962:381). En särskild bestämmelse om personregistersekretess finns i 7 kap. 16 § första stycket sekretesslagen. Enligt bestämmelsen gäller sekretess för personuppgift i personregister, om det kan antas att utlämnande skulle medföra att uppgiften an- vänds för automatisk databehandling i strid med datalagen (1973:289). Förbudet gäller oavsett på vilket medium uppgifterna lämnas ut. Det har dock störst betydelse då fråga uppkommer om att lämna ut uppgifter på ADB-medium. Ett sådant utlämnande kräver således i allmänhet att mottagaren har tillstånd av Data- inspektionen eller författningsstöd för att föra ett personregister som innehåller de uppgifter som skall lämnas ut. Uppfyller mottagaren dessa krav, bestämmer den utlämnande myndigheten i vilken form utlämnande skall ske. En bestämmelse av motsvarande innebörd för andra än myndigheter finns i 11 § datalagen. Möjligheterna för en myndighet att bestämma i vilken form utlämnande skall ske kan inskränkas genom lag eller förordning. I denna paragraf ges sådana föreskrifter. I paragrafen anges nämligen att utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling från ett socialförsäkringsregister måste ha stöd i lag eller förordning. Utformningen av föreskriften utesluter att stödet ges i författning på lägre nivå. Utlämnande av uppgift får vidare ske om uppgifterna skall användas för forskning eller framställning av statistik. Om uppgifter skall lämnas till eller för statistikändamål, får det således ske på ADB-medium direkt med stöd av denna paragraf. En bestämmelse som medger att utlämnandet får ske på ADB-medium finns också i 13 § första stycket. Enligt den bestämmelsen får nämligen uppgifter tillföras ett socialförsäkringsregister från ett annat sådant register, om inte regeringen föreskriver något annat. 18 § Paragrafen reglerar vilka uppgifter som får användas som sökbegrepp. I första stycket föreskrivs förbud mot att använda vissa känsliga uppgifter som sökbegrepp. Förbudet gäller uppgifter om huruvida den registrerade får eller har fått vård eller försörjning helt eller delvis på det allmännas bekostnad eller är häktad, intagen på kriminalvårdsanstalt eller av annan orsak har tagits om hand på det allmännas bekostnad. Som anförs i den allmänna motiveringen (avsnitt 7.9) kan det inte uteslutas att programfel uppkommer och att de upptäcks efter det att många beslut har fattats. För att man skall kunna leta reda på de felaktiga besluten och rätta dem öppnas i första stycket en möjlighet att också använda de förut angivna känsliga uppgifterna som sökbegrepp. Beträffande övriga uppgifter föreskrivs i andra stycket att det är tillåtet att använda dem som sökbegrepp bara om det behövs för tillämpning av lag eller förordning som avses i 1 § första stycket. Vidare föreskrivs att uppgifter i registret får användas som sökbegrepp om det behövs för rättelse, tillsyn, uppföljning, utvärdering, urval för forskning och framställning av statistik. Med rättelse avses såväl rättelse av felaktiga eller missvisande uppgifter i ett register som rättelse av beslut som har blivit felaktiga till följd av t.ex. programfel. Regeringen kan föreskriva ytterligare begränsningar av användningen av uppgifter som sökbegrepp under förutsättning att begränsningarna avser att ge skydd för de registrerades personliga integritet. 19 § Paragrafen innehåller bestämmelser som tar över arkivlagens (1990:782) föreskrifter om gallring. Den särskilda regleringen beror på hänsynen till de registrerades personliga integritet. Motiven har närmare utvecklats i avsnitt 7.10. I första stycket föreskrivs att en uppgift i ett register skall gallras efter det att den registrerades. Bestämmelsen har utformats så att uppgiften skall gallras tidigare, om regeringen har föreskrivit det. Uppgiften skall dock vara kvar, om den fortfarande har betydelse för handläggningen av ett ärende som avses i 1 § första stycket. Av andra stycket framgår att bestämmelserna i första stycket gäller i den utsträckning inte undantag därifrån stadgats i en förordning eller i föreskrifter som har meddelats med stöd av en förordning. Undantaget får bara gälla bevarandet av ett urval för forskningens behov (jfr prop. 1989/90:70 s. 52 ff). 20 § I paragrafen föreskrivs en skyldighet för den registeransvarige att informera allmänheten om ett socialförsäkringsregister. Informationen bör lämpligen ges i de handlingar i ärenden som den enskilde får del av från försäkringskassorna eller i samband med att uppgifter till ett register hämtas in från honom. Vid sidan härav bör också en mer allmän information förekomma i annonser, broschyrer etc. Socialförsäkringsregisterlagen föreslås träda i kraft . Ikraftträdandetidpunkten motiveras av att det efter ett antagande av lagen kommer att krävas ett omfattande arbete med att upprätta de förordningar som skall reglera inrättandet av olika socialförsäkringsregister. Ett socialförsäkringsregister skall enligt 2 § lagförslaget endast få föras om regeringen genom förordning har beslutat att inrätta registret. När lagen träder i kraft upphör således Datainspektionens möjlighet att meddela tillstånd till inrättande och förande av sådana register. Bestämmelsen kommer även att gälla de register för vilka tillstånd meddelats före ikraftträdandet. För att det skall vara möjligt att få en önskvärd övergång från register som grundas på tillstånd till register som grundas på förordning föreslår vi att de register som för lagens ikraftträdande finns inrättade på grundval av Datainspektionens tillstånd skall få föras intill utgången av juni . Detta skall bara gälla om registrets ändamål inte omfattas av vad som gäller för ett socialförsäkringsregister som inrättats genom en förordning. I den ut- sträckning tillståndsregistren ersätts av socialförsäkringsregister upphör tillstånden att gälla. Den registeransvariga myndigheten har därvid att iaktta anmälningsskyldigheten till Datainspektionen enligt 12 § datalagen och 7 § dataförordningen (1982:480). Lokala sjukförsäkringsregister avses bli inrättade successivt . När dessa register inrättas vid lokalkontoren kommer uppgifter att behöva föras över från nuvarande centrala register. Bland de uppgifter som skall föras över finns vissa uppgifter som enligt utformningen av förslaget till socialförsäkringsregisterlag endast kommer att få finnas i ett lokalt sjukförsäkringsregister. Det gäller vissa uppgifter som har betydelse för rätten till ersättning. Övergångslösningen syftar till att dessa uppgifter skall få ingå i ett centralt register till dess de lokala sjukförsäkringsregistren inrättats. Sammanfattning av Utredningens om socialförsäkringsregisterlag betänkande Socialförsäkringsregister (SOU 1993:11) Till stöd för administrationen av socialförsäkringen finns en central data-anläggning vid ADB- avdelning i . Till denna dataanläggning är försäkringskassorna anslutna via det gemensamma kommunikationsnätet. I det centrala datasystemet finns rikstäckande sjukför- säkrings-, pensions-, bidrags- och familjebidragsregister. Sjukförsäkringsregi- stret innehåller uppgifter om inskrivna i och andra som är berättigade till dagersättning, i form av t.ex. sjukpenning, föräldrapenning, utbildningsbidrag, kontant arbetsmarknadsstöd och dagpenning till värnpliktiga m.fl. omfattar förutom pensionsärenden också uppgifter om arbetsskade- och yrkesskadelivräntor. innehåller uppgifter om allmänna barnbidrag och bidragsförskott. innehåller upp- gifter om familjebidrag till värnpliktiga m.fl. Registren används förutom för administration av socialförsäkrings- och bidragssystemen också för samordning med ersättningar från andra myndigheter och försäkringsinrättningar. Förutom kan även och några andra myndigheter via terminal ta del av uppgifter ur registren. Försäkringskassornas datasystem fick sin nuvarande utformning . konstaterades att systemet borde förbättras. En parlamentarisk utredning, , lade fram förslag till ändringar i datasystemet. Förslagen genomfördes emellertid inte. Riks- försäkringsverket fick i stället i uppdrag att göra en ny utredning, och utredande lades fram ett förslag som bl.a. innebar att grundinformationen för sjukförsäkringen skulle lagras i lokala register, medan register där betydande stordriftsfördelar fanns (pensioner, barnbidrag, bidragsförskott m.m.) i första hand skulle lagras centralt. lade vi fram ett delbetänkande - Lokala sjukförsäk- ringsregister - vari vi föreslog en registerlag för lokala register som skulle föras vid lokalkontor med uppgifter för sjukpenning- och rehabiliteringsärendena. De nuvarande centrala registren är reglerade genom ett stort antal beslut med föreskrifter från Datainspektionen. Behovet av en författningsreglering aktuali- serades bl.a. i samband med de planerade lokala sjukförsäkringsregistren. I direktiven för vår utredning angavs att borde ta ställning till en reglering av registren. I en första etapp skulle förslag lämnas till reglering av de lokala sjukförsäkringsregistren och därefter skulle en lagreglering också när det gällde övriga personregister inom socialförsäkringsområdet komma till stånd. Utgångspunkten för utredningsarbetet skulle vara gällande bestämmelser för socialförsäkringsområdet. I enlighet med direktiven lägger vi i detta slutbetänkande fram förslag till registerlag och förordningar rörande de centrala personregistren inom försäkringskassorna och . I detta slutbetänkande redovisar vi överväganden och förslag rörande främst - registerändamål - registerinnehåll - registeransvar - sökbegrepp - utlämnande av uppgifter - gallring. Vad vårt förslag omfattar Handläggningen av ärenden om socialförsäkringsförmåner och liknande förmåner förutsätter en omfattande personregistrering. Många av uppgifterna som förekommer i dessa ärenden kan vara integritetskänsliga. Sådana uppgifter ingår i de centrala personregistren hos försäkringskassorna och . Övriga uppgifter finns i handlingar av olika slag, t.ex. i intyg eller utlåtanden från läkare eller i socialutredningar. Dessa handlingar förvaras hos försäkringskassorna. Även om uppgifterna således redan finns att tillgå vid försäkringskassorna, kan en registrering på ADB-medium i sig innebära en ökad risk för otillbörligt intrång i den personliga integriteten. När det gäller att avgöra vilka personuppgifter som skall få föras in i ett ADB-register och vad som i övrigt skall gälla för registret måste en noggrann avvägning göras mellan hänsynen till den personliga integriteten och försäkringskassornas resp. behov av tillgång till uppgifter på ADB-medium för en rättssäker och effektiv handläggning. Socialförsäkringssystemet i vårt land är uppbyggt på ett sätt som i realiteten förutsätter ADB-stöd, om handläggningen skall uppfylla grundläggande krav på rättssäkerhet och snabbhet. I lagstiftningen om socialförsäkringsförmåner finns omfattande och invecklade regler om samordning mellan förmåner av olika slag. Dessa regler skulle inte kunna tillämpas, om handläggningen var baserad enbart på uppgifter på papper. Vi anser därför att all registrering på ADB-medium av känsliga personuppgifter som behövs för den handläggning av ärenden om socialförsäkringsförmåner och andra förmåner som enligt lag eller annan författning ankommer på försäk- ringskassorna och bör regleras i författningsform. De register som regleringen avser kallar vi socialförsäkringsregister. Rättsområdet ändras ständigt, varför en fullständig reglering av registreringen i lag skulle behöva undergå ständiga förändringar. Vi har därför valt att föreslå en lag som anger de från integritetssynpunkt viktiga gränserna för personregistrering. Regeringen kan sedan inom de i lagen angivna gränserna i förordningar närmare bestämma vilken handläggning ett register får inrättas för och vilka uppgifter det får innehålla. Någon möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter t.ex. om innehållet i registret som går utöver dem som anges i lagen finns således inte. Regeringens möjligheter att meddela föreskrifter i fråga om innehållet inskränker sig till verkställighetsföreskrifter.