prop · GI03201 · 1995-01-01 00:00:00 — har ännu inte meddelat några föreskrifter om hur uppgifterna i registret skall gallras. sker därför inte någon gallring. Mot bakgrund härav och då det är osäkert om kommande gallringsbestämmelser tillgodoser de behov som ställs i fråga om tillgången till uppgifter i aviseringsregistret anser regeringen att uppgifter om personer som aldrig varit folkbokförda skall få gallras i enlighet med de bestämmelser som gäller för övriga uppgifter i registret. Regeringens förslag: Avgifter för nyttjande av aviseringsregistret införs inte nu för aviseringar till myndigheter. Avgifter bör dock få tas ut för att täcka de särkostnader som uppkommer vid uttag av urval av personuppgifter samt vid uppgiftsut- lämnande i form av utskrifter på papper. I dessa fall får dock avgift inte tas ut om skattemyndig- heten enligt lag eller förordning är skyldig att tillhandahålla uppgifterna. har föreslagit att nyttjandet av aviseringsregistret skall vara avgiftsbelagt. Regeringen skall dock kunna medge att myndighet får uppgift utan avgift. Remissinstanserna har i princip inte haft något att erinra mot förslaget. Flera remissinstanser har emellertid anfört att de anser att de bör få uppgifterna utan kostnad eller att medel bör ställas till deras förfogande. Skälen för regeringens förslag: De myndigheter som får uppgifter via riksaviseringsbandet med stöd av 8 § SPAR-förordningen betalar inga avgifter för detta. Inte heller för centralt gjorda kategoriuttag till myndigheter tas avgifter ut. För vissa uttag som görs ur personbanden finns bestämmelser om avgifter i folkbokföringskungörelsen (1967:495).Det nu föreslagna aviseringsregistret kommer i likhet med dagens system att kunna användas endast för utlämnande i form av utskrift eller på ADB-medium men inte via terminal. Det finns enligt regeringens mening inte skäl att nu införa avgifter för aviseringar till myndigheter. Frågan om i vilken omfattning avgifter bör tas ut för att täcka kostnaderna för registret bör emellertid övervägas på nytt när frågan om terminalåtkomst behandlas. Enligt regeringens mening finns det däremot skäl att redan nu ta ut avgifter för att täcka de merkostnader som uppkommer för utlämnande i form av utskrifter på papper. Vidare bör RSV ha möjlighet att ta ut ersättning för de särkostnader som uppkommer vid uttag av urval av personuppgifter som kräver särskilda bearbetningar. Avgifter bör dock i angivna fall tills vidare inte tas ut i de fall skattemyndigheten enligt lag eller förordning är skyldig att tillhandahålla uppgifterna. Bestämmelser om uppgiftsskyldighet som innebär ett uttag av urval av personer finns t.ex. i förordningen (1995:238) om totalförsvarsplikt och i folkbokföringskungörelsen. Ett nytt register för avisering medför att samhällets försörjning med grundläggande folkbokföringsuppgifter kommer att förbättras. Avisering och annat tillhandahållande av folkbokföringsuppgifter sker på olika sätt. Folkbokföringsuppgifter tillhandahålls vissa myndigheter via riksaviseringsbandet. Dessa myndigheter betalar inte några avgifter för uppdatering och annan avisering. Kostnaderna för lämnandet av dessa uppgifter bestrids inom anslaget till skatteförvaltningen. Kostnaderna för den nuvarande aviseringsverksamheten kan beräknas till 10-15 milj. kr . Statskontoret har i en promemoria redovisat de ekonomiska konsekvenserna av förslag. Promemorian behandlar enbart kostnaderna hos RSV. Enligt den lönsamhetskalkyl som redovisas i promemorian kan kostnaden för investering och utveckling av ett register i enlighet med regeringens förslag beräknas till ca 18 milj. kr. Driftkostnaderna har beräknats till ca 5,5 milj. kr . Besparingarna för folkbokföringsverksamheten har uppskattats till ca 7,4 milj. kr . Besparingarna består i att personbevisanvändningen kan minskas med samt att kostnader om ca 4 milj. kr för felrättningar på grund av att nuvarande system inte passar ihop försvinner när personbanden slopas. kommer såväl aviseringsregistret som personbanden och riksaviseringsbandet att vara i drift (se avsnitt 8). Detta medför dubbla kostnader för RSV . Vinsterna, bl.a. i form av lägre kostnader, med aktuellare uppgifter ligger huvudsakligen utanför folkbokföringsverksamheten. Ett nytt system för avisering innebär emellertid att användarna, för att kunna tillgodogöra sig det nya systemets positiva effekter, måste anpassa sina ADB-system till det nya format som uppgifterna kommer att tillhandahållas i. Kostnaderna för en sådan anpassning av användarnas ADB-system har inte beräknats. Statskontoret har i den tidigare nämnda promemorian uppskattat kostnaderna till . Några myndigheter planerar redan nu att modernisera sina system och en anpassning till aviseringsregistret bör kunna göras i samband med detta. För att möjliggöra för användarna att anpassa sina system till de nya formaten när de själva anser det lämpligt kan RSV under en övergångstid avisera uppgifter i de gamla formaten även från aviseringsregistret. Inrättandet av aviseringsregistret bör därför i sig inte innebära några beaktansvärda merkostnader för användarna. Det nu föreslagna systemet för avisering bör i likhet med dagens system kunna bekostas inom befintliga anslag för skatteförvaltningen. Regeringen avser att senare återkomma till resursfrågan i samband med att frågan om terminalåtkomst och avgifter tas upp. Genom avisering av folkbokföringsuppgifter via personbanden och riksaviseringsbandet förmedlas stora mängder personuppgifter som är nödvändiga för upprätthållandet av många viktiga samhällsfunktioner. Övergången till avisering och annat tillhandahållande från ett nytt aviseringsregister måste - bl.a. av säkerhetsskäl - ske stegvis. Konstruktionen av ett nytt system kan beräknas ta . Arbetet kan inte påbörjas innan fattat beslut om att inrätta ett aviseringsregister. Registret kommer att byggas upp och tas i drift successivt och kan beräknas vara helt klart att tas i bruk . Det kommer dock troligen att ta ytterligare innan samtliga användare har sina system anpassade till det nya systemet. kommer därför såväl aviseringsregistret som personbanden och riksaviseringsbandet att vara i drift. Detta innebär att den reglering som finns rörande personbanden och riksaviseringsbandet måste finnas kvar . Enligt regeringens bedömning bör personbanden och riksaviseringsbandet kunna läggas ned vid utgången av . De användare som inte hunnit anpassa sina system till dess bör i samråd med RSV kunna utarbeta andra tekniska lösningar under en övergångstid. Det är som tidigare nämnts (avsnitt 7) möjligt att genom olika tekniska lösningar kunna avisera enligt det gamla formatet även från det nya aviseringsregistret. En annan fråga gäller det samhörighetsbegrepp som används i personbanden och riksaviseringsbandet. Enligt regeringens mening bör samhörighetsbegreppet avvecklas med personbanden och riksaviseringsbandet. Detta innebär att myndigheterna vid utgången av inte kan få del av uppgift om samhörighet. Uppgift om samhörighet kommer att ersättas med uppgift om vårdnadshavare. 9.1 Förslaget till lag om aviseringsregister I paragrafen anges att det för avisering och annat tillhandahållande får föras ett aviseringsregister för hela landet med hjälp av ADB. De närmare skälen till detta redovisas i avsnitt 5.1. Registrets användningsområden framgår av den föreslagna 2 §. får enligt första stycket användas av myndigheter. Med myndigheter avses, förutom statliga myndigheter på såväl central, regional som lokal nivå, också bl.a. de statliga affärsverken, , länsstyrelserna, de allmänna försäkringskassorna samt kommunala och landstingskommunala nämnder av olika slag. Punkt 1 avser det fall att den som anlitar aviseringsregistret har ett eget personregister. får användas för registeraktualisering, registerkomplettering och kontroll av uppgifter, bl.a. personnummer, civilstånd och vårdnadshavare, i andra personregister. Punkt 2 syftar bl.a. på situationer då någon myndighet önskar information om exempelvis adresser till för myndigheten på förhand kända personer och skriftligen eller muntligen begär att få uppgifterna. Enligt punkt 3 får aviseringsregistret också användas av myndigheter för uttag av urval av personuppgifter. Uttagen kommer att avse sådana urval som myndigheter behöver i sin verksamhet. Det gäller t.ex. uppgift om personer i olika åldersgrupper till skolmyndigheter och de uttag som görs för framställning av röstlängder. Regeringen får med stöd av andra stycket föreskriva att även annan än myndighet får använda registret för uttag av urval av personuppgifter. Regeringen kan med stöd av denna bestämmelse föreskriva att registret får användas för uttag av uppgifter om i bosatta finska medborgare till Befolknings- registercentralen i . Sådana uppgifter lämnas ut från personbanden med stöd av beslut från Datainspektionen. Uppgifterna behövs för valändamål. är registeransvarigt för aviseringsregistret och har således det fulla ansvaret enligt datalagen (1973:289). Därmed ansvarar verket bl.a. för att registret inte används för andra ändamål än vad som följer av 2 § och för att felaktiga uppgifter rättas. Paragrafen innehåller föreskrifter om vilka uppgifter som skall ingå i aviseringsregistret. Samma personkrets som förekommer i referensregistret inom folkbokföringen skall registreras i aviseringsregistret. De personer som enligt förslaget kommer att finnas i aviseringsregistret är personer som är eller har varit folkbokförda i landet samt personer som tilldelats personnummer utan att vara folkbokförda. Uppgifter om sistnämnda personer är i princip begränsade till uppgift om namn och personnummer och efterfrågas i första hand av myndigheter inom polisväsendet och kriminalvården. De uppgifter som enligt förslaget får registreras i aviseringsregistret överensstämmer i huvudsak med de uppgifter som får registreras i de lokala folkbokföringsregistren enligt 6 § lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister. Med uppgift om namn i punkt 2 avses förnamn med tilltalsnamn och efternamn eller motsvarande. Uppgiften i punkt 3 om adress avser både bostadsadress och särskild postadress. Postadress är den adress till vilken en persons post skall delas ut. Enligt punkt 4 får bl.a. uppgift om folkbokföringsfastighet registreras. Med stöd av denna bestämmelse kan registreras även vilken del av en fastighet en person bor på om det behövs för att bestämma en persons valdistriktstillhörighet. I uppgift om folbokföringsort ingår uppgift om län, kommun och församling. Enligt punkt 5 får uppgift om födelsehemort och födelseort antecknas i registret. Enligt folkbokföringslagen (1991:481) är födelsehemort för en person normalt den församling i vilken personens moder var folkbokförd när personen i fråga föddes. Med födelseort menas födelseort och land för person som är född i utlandet. Enligt punkt 6 får uppgift om en persons medborgarskap registreras. För den som är statslös får det antecknas. Civilstånd, som får registreras enligt punkt 7 anges med ogift, gift, registrerat partnerskap, frånskild och änka/änkling. I punkt 8 anges vilka familjerelationer som får registreras. Relationen till andra folkbokförda personer anges med typ av relation, dvs. barn, förälder, vårdnadshavare och make/maka eller registrerat partnerskap samt personnummer för relationspersonen. I fråga om relationen barn och föräldrar skall inte anges huruvida relationen är biologisk eller grundad på adoptivt förhållande. Enligt punkt 9 får datum för inflyttning från utlandet registreras. Däremot får inte det land från vilket inflyttning skett registreras. Avregistrering från folkbokföring skall ske vid dödsfall och dödförklaring, utflyttning till utlandet samt vid obefintlighet. Enligt punkt 10 får uppgift om att en person avregistrerats från folkbokföringen på grund av dödsfall, utflyttning till utlandet eller annan anledning tas in i registret. Annan anledning kan vara t.ex. obefintlighet. I punkt 11 anges att medlemskap i icke-territoriell församling får registreras. Som exempel på sådana församlingar kan nämnas i . I aviseringsregistret skall det inte ske någon registrering utan registeruppgifterna hämtas in kontinuerligt från de lokala folkbokföringsregi- stren eller referensregistret så snart som där sker någon nyregistrering eller förändring. I paragrafen anges att aviseringsregistret även får innehålla tidsuppgifter för olika registrerade förhållanden, t.ex. tidpunkt för adressändring. Även de administrativa och tekniska uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålet med registret får införas i registret. Med stöd av denna bestämmelse kan sekretessmarkering samt markeringar som behövs för driften lagras i registret. I paragrafen regleras utlämnande av uppgifter i form av utskrift på papper eller på medium för automatisk databehandling. Paragrafen medger myndighet som för ett eget personregister att inhämta uppgifter från aviseringsregistret. De uppgifter som får hämtas in är samma typ av uppgifter som myndigheten själv har rätt att registrera enligt datalagen, annan lag eller förordning. Det betyder att även register som förs med tillstånd från Datainspektionen och licensregister enligt datalagen får uppdateras med hjälp av aviseringsregistret. Paragrafen har utformats så att den sambearbetning av uppgifter som därvid uppkommer inte skall kräva särskilt tillstånd enligt datalagen (jfr 2 § andra stycket 4 datalagen). Vid utlämnande av uppgifter är 7 kap. 16 § sekretesslagen (1980:100) tillämplig, vilket bl.a. innebär att den som överväger att lämna ut uppgifter - oavsett om utlämnandet skall ske på ADB-medium eller ej - skall kontrollera att den som tar emot uppgifterna har licens och i förekommande fall tillstånd att registrera uppgifterna om det kan antas att detta är den mottagandes avsikt. I annat fall gäller sekretess för uppgifterna. Enligt 7 kap. 15 § sekretesslagen gäller sekretess i verksamhet som avser folkbokföring eller annan liknande registrering av befolkningen, för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Motsvarande sekretess gäller, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i annan verksamhet som avser registrering av betydande del av befolkningen. I sekretessförordningen (1980:657) har tagits in en bestämmelse som innebär att folkbokföringssekretessen omfattar t.ex. bil-, körkorts- och felparkeringsregister, fastighetsmyndigheternas och inskrivningsmyndigheternas informationssystem och centrala passregister. Sekretesskyddet gäller såväl för uppgifter av särskilt ömtålig art som för normalt harmlösa uppgifter vilka på grund av omständigheterna i det enskilda fallet är skyddsvärda. Ett exempel på den sistnämnda typen av uppgifter kan vara en persons adress i fall av befarad personförföljelse. I de fall en persons adress bör hållas hemlig på grund av befarad personförföljelse förs en markering om särskild sekretessprövning, s.k. spärrmarkering in i folkbokföringsregistren. Spärrmarkeringen är endast en administrativ registreringsåtgärd och fungerar som varningssignal. Spärrmarkeringen aviseras till de andra register för vilka finns motsvarande bestämmelse om sekretess. Hos den som inte kan erbjuda sekretesskydd skall spärrmarkerad personuppgift inte göras tillgänglig. I aviseringsregistret skall som sökbegrepp i första hand få användas personnummer, namn, adress, folkbokföringsfastighet, folkbokföringsort, folkbokföring under särskild rubrik, make, föräldrar, barn och vårdnadshavare. Vidare skall sökning på visst nordiskt medborgarskap vara möjlig. Enligt punkt 3 får som sökbegrepp även användas unionsmedborgarskap eller inte unionsmedborgarskap. Sökning på ett visst medborgarskap inom eller utom Europeiska unionen är inte möjligt enligt denna bestämmelse. Sökmöjligheten behövs för framställning av röstlängder och för avisering till vissa myndigheter. Det är för dessa syften inte nödvändigt att kunna söka fram ett visst utländskt medborgarskap. I paragrafen regleras gallringen av uppgifterna i aviseringsregistret. Huvudregeln är att aviseringsregistret skall innehålla endast aktuella uppgifter. Detta innebär exempelvis att en uppgift om namn eller civilstånd som ändras skall utgå ur registret och ersättas med den nya uppgiften. Uppgift om tidigare personnummer får dock finnas kvar i registret för att underlätta identitetskontroller i det fall ett personnummer blivit ändrat på grund av att det varit felaktigt. Däremot skall inte personnummer som av annan anledning ändrats, t.ex. efter beslut om fingerade personuppgifter, få bevaras i registret. I sådana fall skall det tidigare personnumret gallras enligt huvudregeln. I andra stycket regleras gallring av uppgift om datum för inflyttning. Uppgiften behövs inte i registret efter utgången av det år då uppgiften registrerades för att tillgodose ändamålet med registret. Tredje stycket rör gallring vid avregistrering från folkbokföringen, dvs. i första hand vid dödsfall eller utvandring. Uppgifter om en sålunda avregistrerad person skall gallras i samband med avregistreringen. Uppgifter om namn, personnummer och adress och anledningen till avregistreringen skall dock få finnas kvar i registret efter utgången av det år då personen avregistrerades. Regeringen får förskriva om undantag från bestämmelsen om gallring på grund av avregistrering. Ett skäl för sådant undantag kan vara att vissa uppgifter om en person behövs i registret för upprättande av röstlängd. 9.2 Förslaget till lag om ändring i lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister När aviseringsregistret inrättas bör det klargöras att de lokala folkbok- föringsregistren inte skall användas för allmänt tillhandahållande av folkbokföringsuppgifter utan att sådana uppgifter i första hand skall tillhandahållas med hjälp av aviseringsregistret. Paragrafens fjärde punkt föreslås därför ändrad. Viss typ av underrättelseskyldighet till andra myndig- heter skall skattemyndigheterna dock alltjämt fullgöra med hjälp av de lokala registren. Bestämmelser om denna uppgiftsskyldighet återfinns i första hand i nuvarande 6-11 §§ förordningen (1991:750) om folkbokföringsregister m.m. 9.3 Förslaget till lag om ändring i datalagen (1973:289) När aviseringsregistret inrättats skall folkbokföringsuppgifterna till det statliga person- och adressregistret hämtas från aviseringsregistret. Ändringen i första stycket föranleds av inrättandet av aviseringsregistret. Andra stycket föreslås upphävt. Där finns en bestämmelse vars innebörd är att en skattemyndighet, i stället för att hänvisa till SPAR, kan låta en annan myndighet utnyttja personbanden (prop. 1990/91:153 s. 149). Eftersom personbanden föreslås avskaffade skall bestämmelsen inte ha någon motsvarighet . I tredje stycket finns också ett undantag från regeln i första stycket om SPAR:s användning som tillåter regeringen eller Datainspektionen att medge en myndighet att använda riksaviseringsbandet i stället för SPAR (prop. 1980/81:62 s. 20). Med ett avskaffande av riksaviseringsbandet har inte heller den bestämmelsen aktualitet utan föreslås upphävd. 9.4 Förslaget till lag om ändring i vallagen (1972:620) Ändringen föranleds av att personbanden avskaffas. Personbanden kommer att ersättas av ett centralt aviseringsregister som i stället får ligga till grund för framtagandet av röstberättigade. Se kommentaren till 2 kap. 3 §. 9.5 Förslaget till lag om ändring i lagen (1972:704) om kyrkofullmäktigeval, m.m. Ändringen i första stycket föranleds av att personbanden avskaffas. Personbanden skall ersättas av ett centralt aviseringsregister som i stället får ligga till grund för framtagandet av röstlängden. Uppgift om medlemskap i skall inte ingå i aviseringsregistret. Uppgift om vilka som är medlemmar får i stället hämtas från egna medlemsregister. Det register inom som det blir aktuellt att hämta in uppgifter från är centralstyrelses referensregister. 9.6 Förslaget till lag om ändring i sametingslagen (1992:1433) Ändringen föranleds av att aviseringsregistret skall ligga till grund för upprättandet av röstlängder. Personbanden, riksaviseringsbandet och SPAR avskaffas. I stället inrättas ett centralt register för avisering och annat tillhandahållande av folkbok- föringsuppgifter. Det nya registret benämns aviseringsregistret. Registret skall innehålla de folkbokföringsuppgifter som i större omfattning skall tillhandahållas myndigheter. Alla myndigheter, såväl centrala som lokala, skall få utnyttja registret för avisering av folkbokföringshändelser, aktualisering av egna register och för kontroll av adresser och andra uppgifter som registreras inom folkbokföringen. En myndighets tillgång till folkbokföringsuppgifter skall begränsas till vad myndigheten behöver för att fullgöra sina arbetsuppgifter. I första hand skall myndigheterna få tillgång till erforderliga uppgifter på diskett, magnetband eller annat ADB-medium. I vissa fall kan en myndighet få direkt terminalåtkomst till uppgifter i aviseringsregistret. Registret får även användas för att utföra avisering, urvalsdragningar m.m. åt privata användare. De privata användarnas möjligheter till urval eller åtkomst till uppgifter på ADB-medium skall begränsas något i förhållande till vad som gäller för SPAR. Urval av personer efter inkomst och fastighetsinnehav skall få göras genom sambearbetning med skatteregistret. Registeransvaret för aviseringsregistret läggs på . En särskild beslutande nämnd inrättas inom för frågor om urvalsdragningar åt privata användare. Utnyttjandet av aviseringsregistret skall vara avgiftsbelagt. 1 Förslag till lag om ändring i lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister. dels att rubriken till lagen skall lyda "Lag om folkbokföringsregister och tillhandahållande av folkbokföringsuppgifter", dels att nuvarande 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 och 13 §§ skall betecknas 5, 6, 8, 9, 11, 12, 13, 15, 16 respektive 21 §§, dels att 1 och 2 §§ samt nya 9, 15, 16 och 21 §§ skall ha följande lydelse, dels att det i lagen skall införas åtta nya paragrafer - 4, 7, 10, 14, 17-20 §§ - och fyra nya rubriker av följande lydelse. Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse 1 § För de ändamål som För de ändamål som anges anges i 2 och 3 §§ skall i 2-4 §§ skall med hjälp av med hjälp av automatisk automatisk databehandling föras ett databehandling föras ett lokalt folkbokföring- lokalt folkbok- register för varje föringsregister för varje lokalt skattekontors lokalt skattekontors verksamhetsområde och verksamhetsområde, ett ett centralt referens- centralt referensregis- register för hela ter samt ett aviserings- landet. register för hela landet. 2 § Ett lokalt folkbokföringsregister får användas för 1. samordnad registrering av identifieringsuppgifter för fysiska personer, 2. handläggning av folkbokföringsärenden som enligt folkbokföringslagen (1991:481) eller annan lag eller förordning prövas av skattemyndigheten, 3. framställning av personbevis och andra registerutdrag, 4. tillhandahållande av 4. att folkbokföringsuppgifter skattemyndigheten skall som myndigheter behöver fullgöra uppgifts- för att fullgöra sin v- skyldighet till andra erksamhet, myndigheter enligt lag eller förordning, 5. uttag av folklängder och andra samlingar av uppgifter för förvaring hos en statlig arkivmyndighet, 6. planering och tillsyn av folkbokföringsverksamheten. 4 § får användas för ändamål som anges i 2 § 2 och för framställning av röstlängd enligt vallagen (1972:620). får också av myndigheter och enskilda användas för 1. aktualisering, kom- plettering och kontroll av uppgifter i andra personregister, 2. komplettering och kontroll av personuppgifter i övrigt, 3. uttag av urval av personuppgifter (urvals- dragning). 7 § är registeransvarig för aviseringsregistret. handlägger frågor om urvalsdragning som begärs av enskild.