prop · GI0393 · 1995-01-01 00:00:00 — I motiven framgår vidare att det ofta är en förutsättning för partsinsynen att upptagningarna överförts till läsbar form. Systemet med elektroniska akter bygger på att upptagningarna i ett ärende inte skall finnas också i pappersform. I det föreslagna systemet finns alla handlingar samlade i den elektroniska akten. Det kan visserligen förekomma att även pappershandlingar finns i ett ärende. Detta utgör emellertid en undantagssituation. Genom de planerade rutinerna för ärendehandläggningen kommer akterna att bli åtkomliga för part via bildskärm eller utskrift. Regeringen anser mot bakgrund av det angivna att sådana särskilda skäl som avses i datalagen föreligger. Något behov av att reglera detta särskilt kan enligt regeringens mening inte anses föreligga. 6.6 Bevarande och gallring Regeringens förslag: Uppgifterna i de regionala registren skall i fråga om deklarationer och andra handlingar som avgetts till ledning för taxering m.m. gallras som gäller för mot- svarande pappershandlingar. Andra handlingar än de angivna skall gallras efter beskattningsårets utgången. Regeringen eller den myndighet som regeringen be- stämmer får meddela föreskrifter om undantag från bestämmelserna om gallring. Utredningens förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. Remissinstanserna har i allt väsentligt inte haft något att erinra mot förslaget. Länsrätten i framhåller att det är väsentligt att den framtida arkivbildningen noggrant utreds. Skälen för regeringens förslag: Ett system med elektroniska akter kommer att medföra viss trippellagring av uppgifter i form av dels ingivna handlingar, dels det bildfångade materialet och andra upptagningar i aktregister, dels uppgifter i skatteregistren. En förstöring av pappersmaterialet skulle medföra viss förlust av möjligheten att fastställa informationens äkthet som en förstöring av de elektroniska bilderna efter avslutad ärendehandläggning torde ge viss förlust av sökmöjligheter. Det är oklart vilket behov av åtkomst till det pappersbaserade materialet som kommer att föreligga vid t.ex. överklagande. Därtill kommer att polis- och åklagarmyndigheterna anser att det är angeläget att orginalhandlingarna bevaras. Regeringen är mot bakgrund härav inte beredd att på föreliggande underlag föreslå någon tidigareläggning av gallringen beträffande pappersurkunder trots att samma uppgifter finns i elektroniska akter. Dessa frågor bör genomlysas närmare i annat sammanhang. Det bör dock framhållas att det är betydelsefullt att originalhandlingarna, efter att de har bildfångats, arkiveras så att de enkelt kan återfinnas. Även frågan om akivering och gallring av ADB-medium (disketter m.m.) som ges in till skattemyndigheten behöver belysas ytterligare. RSV har tillsatt en arbetsgrupp för att klarlägga de närmare rutiner som bör användas vid arkivering av ADB-material. Resultatet av detta arbete bör inte föregripas. I avvaktan på detta arbete bör kunna utfärda de föreskrifter som behövs för en rationell och ändamålsenlig arkivering. En annan fråga rör den lagkollision som i vissa fall uppkommer mellan reglerna om gallring i skatteregisterlagen och bl.a. lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter när handlingar lämnas till skattemyndigheten i form av upptagningar för ADB. Enligt 4 kap. 13 § första stycket LSK skall självdeklarationer och andra handlingar som avlämnats till ledning för taxering eller upprättats eller för granskning omhändertagits av en myndighet för taxeringskontroll förstöras eller, i fråga om handlingar som avser aktiebolag eller ekonomisk förening, efter taxeringsårets utgång. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får enligt andra stycket, föreskriva att handlingarna skall bevaras . Regeringen har i förordningen (1990:1237) om självdeklarationer och kontrolluppgifter meddelat sådana föreskrifter i fråga om vissa deklarationer m.m. Enligt nuvarande 13 § första stycket skatteregisterlagen skall samma uppgifter i skatteregister som hänför sig till viss beskattningsperiod som huvudregel gallras när gått från utgången av det kalenderår under vilket perioden gick ut. När uppgifterna lämnas på papper och därefter registreras i skatteregistret kan gallring ske enligt de båda regelverken utan någon regelkonflikt. Bestämmelser om bevarande av deklarationer m.m. finns även i 17 kap. 1 § ML och 73 § UBL. När uppgifterna däremot lämnas i en ADB-upptagning blir situationen annorlunda. Uppgifter som lämnas till skatteförvaltningen i sådan form måste bedömas ingå i de register som förs med stöd av nuvarande skatteregisterlag. En lagkollision uppkommer därmed eftersom uppgifter som har lämnats enligt lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter skall gallras enligt den lagen som skatteregisterlagens kortare gallringsfrister gäller. En utgångspunkt för bevarande av ifrågavarande ADB-upptagningar måste vara att de skall finnas tillgängliga som motsvarande pappershandlingar. Gallringen av deklarationer och andra handlingar som anges i 4 kap. 13 § LSK och som tagits in i de regionala registren bör därför ske efter de frister som föreskrivs i LSK. Motsvarande bör gälla även i fråga om andra deklarationer som avges till ledning för beskattning, t.ex. mervärdesskattedeklarationer och i fråga om uppbördsdeklarationer. När det gäller beslut och andra handlingar än de som omfattas av ovan angivna bestämmelser och som upprättas eller ges in i ett ärende gäller i fråga om pappersdokument arkivlagens bestämmelser om gallring. har med stöd av dessa bestämmelser meddelat särskilda förskrifter om den tid som handlingar i ett ärende skall bevaras. På samma sätt som gäller för deklarationer m.m. uppstår inga problem i fråga om de handlingar som ges in av den skattskyldige och som bildfångats. Däremot måste frågan om hur beslut och andra handlingar som upprättas i elektronisk form skall gallras regleras särskilt. Utgångspunkten måste därvid vara att även dessa handlingar skall gallras på samma sätt som om de satts upp i ett pappersdokument. Eftersom det är fråga om uppgifter som kan vara känsliga från integritetssynpunkt bör bevarandet regleras i lag. Därvid talar övervägande skäl för att dessa uppgifter bör gallras , vilken är den tid som föreskrivs av i fråga om de beslut av skattemyndigheten som sätts upp i ett pappersdokument. Samma reglering bör gälla även beträffande övriga uppgifter i ett regionalt register som är knutna till de elektroniska akterna. Regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer bör dock ha möjlighet att föreskriva om undantag från gallringsbestämmelserna för att bevara visst material för forskningens behov. Därvid bör en motsvarande reglering som finns i ovan angivna förordningar rörande undantag från gallringsbestämmelserna för deklarationer m.m. införas även för upptagningar i ett regionalt register. Det bör även vara möjligt att föreskriva att handlingar som upprättats i ett ärende skall gallras . Regeringen föreslår att bestämmelser om gallring av uppgifter i ett regionalt register tas in i en ny 20 § i skatteregisterlagen. Därmed kvarstår endast frågan hur länge elektroniska handlingar, SRU-och kontrolluppgifter, som med stöd av bestämmelserna i getts in före ett ikraftträdande av den föreslagna bestämmelsen skall kunna bevaras. Sådana handlingar kan behövas t.ex. för att följdbeslut skall kunna fattas med anledning av en ändring i skattedomstol efter sjuårsfristens utgång. Regeringen föreslår att frågan löses genom en övergångsbestämmelse till skatteregisterlagen enligt vilken det föreslagna femte stycket i nuvarande 13 § (nya 19 §) också gäller beträffande uppgifter som har getts in i elektronisk form före ikraftträdandet av den föreslagna bestämmelsen. 7 Överlämnande av förvaltningsuppgift till enskild Regeringens förslag: Någon särskild reglering av skattemyndigheternas rätt att anlita annan för registrering av uppgifter genom bildfångst av in- komna handlingar införs inte. Utredningens förslag: Registreringen av uppgifter som avses ske med hjälp av bildfångst är att anse som myndighetsutövning. Verksamheten bör därför regleras i lag. Personal vid ett företag som anlitas för att sköta denna verksamhet skall åläggas tystnadsplikt. Remissinstanserna: SRS avstyrker förslaget och anför bl.a. att skyddet mot otillbörligt intrång i den enskildes integritet minskar om förslaget genomförs. anser att det med hänsyn till att deklarationer kan innehålla känslig information är tveksamt om scanning skall tillåtas bedrivas utanför myndighetens hägn. Datainspektionen och ifrågasätter om förfarandet är att anse som myndighetsutövning. FAR anser att den föreslagna bestämmelsen bör förtydligas så att det klart framgår att sekretessen även omfattar juridiska personer. Övriga remissinstanser har inte yttrat sig i frågan eller har inte haft något att erinra. Skälen för regeringens förslag: Skattemyndigheterna avser att, i samband med den masshantering som uppkommer när vissa frister för ingivande löpt ut, anlita dataserviceföretag för bildfångst av inkomna deklarationer m.m. Avsikten är emellertid inte att myndighetsutövning skall bedrivas vid dessa företag. Kontrollen av handlingarna avser i huvudsak inte brister på uppgiftsnivå utan endast om handlingen är möjlig att registrera genom bildfångst. En viss kontroll kommer emellertid att göras vid företaget. Vid registreringen av en uppgift kan det visa sig att en kontroll av uppgiften i originalhandlingen måste göras för att kunna konstatera att den registrerade uppgiften överensstämmer med originalet. För det fall den registrerade uppgiften inte överensstämmer med originalet och det inte går att utläsa vad den skattskyldige avsett får handlingen överlämnas till skattemyndigheten för registrering. Det bör inte ankomma på det företag som skall registrera uppgifterna att "tolka" en uppgift som den skattskyldige lämnat. De åtgärder av närmast praktisk art som behövs för att stoppa visst material som inte är användbart och för att göra de tekniska korrigeringar som kan behövas kan enligt regeringens mening inte anses utgöra myndighetsutövning. Någon reglering av verksamheten behövs därför inte. Regeringen finner inte heller skäl att i detta sammanhang särskilt reglera frågan om tystnadsplikt. Tystnadsplikten för personalen får i stället regleras genom avtal mellan skattemyndigheten och det företag som anlitas. När det gäller registrering av uppgifter om fysiska personer finns dessutom bestämmelser om tystnadsplikt i 13 § datalagen. Den som tagit befattning med personregister eller med uppgifter som samlats in för att ingå i ett sådant register får inte obehörigen röja vad han till följd därav fått veta om enskilds personliga förhållanden. I betänkandet har förordats att RSV - beträffande de handlingar där sådan säkerhet är erforderlig - överväger att låta förse de elektroniska avbildningarna med en förklaring att upptagningens innehåll överens- stämmer med originalet och att låsa upptagningen, inklusive vidime- ringen, med en elektronisk signatur. Ur rättssäkerhetssynpunkt är det väsentligt att den som är ansvarig för bildfångsten också kan garantera att handlingarna återges i fullständigt och oförvanskat skick. Vilka krav som bör uppställas kan emellertid enligt regeringens bedömning överlämnas till RSV att bestämma. Genom att pappersoriginalen kommer att bevaras även (se avsnitt 6.6) kommer det också att finnas möjlighet att i efterhand kontrollera om en handling förvanskats. 8 Överlämnande av material till domstol m.m. Regeringens förslag: Några särskilda regler införs inte ifråga om överlämnande av material till allmän förvaltningsdomstol eller i fråga om rätten till skadestånd till följd av datafel. Utredningens förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: Kammarrätten i delar utredningens uppfattning att frågor om överlämnande av material till domstol lämpar sig bäst för riktlinjer på myndighetsnivå. Kammarrätten understryker vikten av att detta löses i ett inledande skede. Länsrätten i framhåller att det är viktigt att domstolen får tillgång till en innehållsförteckning över vilka handlingar som ingår i den elektroniska akten. och påpekar att det är angeläget att se över möjligheterna till skadestånd vid skador till följd av den nya tekniken. Skälen för regeringens förslag: En självklar utgångspunkt är att alla handlingar i en akt måste bli tillgängliga för domstolen och kunna identifieras. Den akthantering och de uppgifter för identifiering av bl.a. de handlingar som finns i ett ärende som föreslagits bör rätt utformade kunna tillgodose detta krav. Domstolen måste givetvis också vid behov få tillgång till originalhandlingarna i ett ärende. Enligt regeringens bedömning bör frågor angående översändande av akter till domstol, såsom , kunna lösas praktiskt genom riktlinjer utarbetade av RSV i samråd med . Det är emellertid som remissinstanserna påpekat angeläget att det rättsliga och praktiska underlaget för de berörda rutinerna tas fram redan i en inledande fas så att en god förvaltningsstruktur skapas. av det allmännas skadeståndsansvar (Ju 1989:03) utredde bl.a. frågan om behovet av ett utvidgat skadeståndsansvar på grund av datafel. Kommitténs förslag bereds inom . Regeringen är därför inte beredd att i detta sammanhang föreslå ändrade regler i fråga om myndigheternas skadeståndsansvar. 9 Beslut om skatterevision inom punktskatteområdet Regeringens förslag: i Koppar- bergs län får uppdra åt skattemyndigheterna i , och samt att fatta beslut om skatterevision enligt lagen om punktskatter och prisregleringsavgifter i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Detsamma gäller beträffande föreläggande att lämna kontroll- uppgift enligt lagen. Bestämmelsen om att ett särskilt beslut krävs för kassainventering vid skatterevision slopas. RSV:s förslag: Revisionsverksamheten skall i sin helhet delas upp regionalt mellan skattemyndigheterna i , och , samt . RSV behandlar inte frågan om ändring beträffande beslut om kassainventering. Skälen för regeringens förslag: Flertalet skatterevisioner är integrerade, dvs. flera skatter och avgifter kontrolleras . Härigenom får skatterevisorn en helhetssyn på företaget och dess redovisning som kontrollinsatsen blir samordnad och effektiv. I samband med att RSV:s beskattningsavdelning lokaliserades till (numera Särskilda skattekontoret inom i ) upphörde i praktiken den integrering med kontrollverksamheten avseende övriga skatter och avgifter som tidigare skett genom RSV:s distriktskontor. All revisionsverksamhet avseende punktskatter utgår från Ludvikakontoret. Ett företags bokföring är bl.a. gemensamt underlag för inkomstskatt, mervärdesskatt, källskatter, socialförsäkringsavgifter och punktskatter. I många fall får därför en korrigering av en skatt konsekvenser också på andra skatteområden. Så påverkar en utelämnad försäljning av en punktskattepliktig vara inkomstskatten för företaget och eventuellt ägarens egen skatt och avgifter samt mervärdesskatten. Däremot påverkas inte företagets övriga skatter och avgifter av rättelser av tekniska fel på ett punktskatteområde på annat sätt än att skatten skall bokföras som en kostnad. Det är otillfredsställande att skatter med gemensamt underlag inte utan stora samordningsinsatser, vilka ofta innebär effektivitetsförluster, kan bli föremål för kontroll om sådant behov finns. En stor del av de företag som blir aktuella som skattskyldiga inom de harmoniserade punktskatteområdena tobak, alkohol och mineraloljeprodukter, men även i övrigt, torde på grund av sin storlek komma att hamna inom den grupp av företag som blir föremål för planmässig revision och i stor utsträckning sannolikt också inom ramen för samordnad planmässig revision. Vid en revision av ett sådant företag bör någon eller några av de deltagande revisorerna ha formell och praktisk kompetens att utöver kontrollen av andra skatter och avgifter också kunna kontrollera den stora punktskatteuppbörden. Vid behov av exempelvis periodkontroll i form av revision för att skaffa underlag för ett periodbeslut avseende punktskatt är det inte nödvändigt att alltid integrera med alla andra skatter och avgifter. Inte heller behöver detta ske vid varje annan punktskatterevision. Sådana revisioner kan, på grund av uppbördens storlek, behöva göras oftare än andra revisioner. I vissa fall kan en periodkontroll inom punktskatteområdet lämpligen kombineras med periodkontroll inom områdena mervärdesskatt och/eller avgifter. Vid en revision avseende punktskatt som integreras med andra skatter och avgifter framkommer totalt sett en bättre bild av företaget och dess redovisning och därmed bättre möjligheter att upptäcka fel. Integrationen medför att tiden för "inläsning" av företaget och dess redovisning blir kortare än om upprepade revisioner avseende var och en av de olika skatterna görs. Det reviderade företaget störs heller inte vid flera olika tillfällen. Det förhållandet att de revisorer som är stationerade i endast har möjlighet att isolerat revidera punktskatter innebär dessutom att utvecklingen i revisionsteknik hämmas. Detta kan komma att innebära att det blir svårt att rekrytera och behålla lämpliga revisorer. Revisionsverksamheten avseende punktskatter utgick från , , och . Skälet härtill var att de skattskyldiga framför allt fanns runt de större städerna och att en centralisering av revisionsverksamheten skulle medföra långa och kostsamma resor. Den centralisering av revisionsverksamheten som kom till stånd i samband med placeringen av verksamheten i har bl.a. medfört att revisorerna upplever revisionsverksamheten som påfrestande på grund av långa resor och lång bortovaro från hem och familj. Detta innebär i sin tur en begränsning av urvalet av revisorer, vilket är hämmande för revisionsverksamheten. De långa resorna och den långa bortavaron från kontoret medför administrativa problem och verksamheten blir dessutom onödigt kostsam. RSV har föreslagit att revisioner avseende punktskatteskyldiga skall beslutas och verkställas av, förutom i , skattemyndigheterna i , och och . Verket föreslår följande fördelning av revisionsverksamheten mellan dessa skattemyndigheter: i i fråga om punktskatteskyldiga inom , , , , , och län, i i fråga om punktskatteskyldiga inom , och , , och , i i fråga om punktskatteskyldiga inom , , , , och samt i i fråga om punktskatteskyldiga inom , , , , och . Regeringen delar RSV:s uppfattning att revisionsverksamheten avseende punktskatter bör kunna integreras med revisioner avseende övriga skatter och avgifter och anser att den föreslagna fördelningen är lämplig sett utifrån såväl administrativa som kompetensmässiga synpunkter. Enligt regeringens mening är det dock mer ändamålsenligt att i i stället ges möjlighet att uppdra åt annan skattemyndighet att fatta beslut i dess ställe i ett visst ärende eller viss grupp av ärenden. En sådan lösning harmonierar med bestämmelserna i 2 kap. 2 § TL. Det är också lämpligt att denna myndighet, som enligt 1 kap. 5 § LPP är beskattningsmyndighet beträffande punktskatter, även har det övergripande ansvaret beträffande skatterevision på detta område. Regeringen föreslår mot denna bakgrund att det i 3 kap. 16 § LPP införs en bestämmelse med innebörd att i får uppdra åt vissa andra skattemyndigheter att i dess ställe fatta beslut om skatterevision. Detsamma bör gälla beträffande föreläggande att lämna kontrolluppgift enligt 3 kap. 5 § LPP. Enligt 3 kap. 11 § LPP krävs ett särskilt beslut för att kassainventering skall få göras vid revisionen. Enligt regeringens uppfattning utgör kassainventering en del av skatterevisionen som helhet. Något särskilt beslut bör därför inte krävas i denna del. Regeringen föreslår därför att bestämmelsen slopas. 10.1 Förslaget till ändring i skatteregisterlagen Ändringarna i punkt 2 och 14 föranleds av att det genom ändringar i uppbördslagen, lagen om uppbörd och socialavgifter från arbetsgivare och sjömansskattelagen införts motsvarigheter till taxerings- och mervärdess- kattebesöket. Ändringen i punkt 8 föranleds av att anledning till att överskjutande skatt inte betalats ut med återbetalningskort som fogas till skattsedeln års taxering inte längre skall framgå av skattsedel på slutlig skatt (jfr SFS 1994:583). 1994/95:57 Mervärdesskatten och EG föreslås att den som är registrerad till mervärdesskatt i mervärdesskattedeklarationen skall lämna uppgifter som rör varuhandel med ett annat EU-land. Vidare föreslås att den registrerade också skall lämna periodiska sammanställningar rörande sådan handel. En omfattande reglering av innehållet och utformningen av sammanställningarna finns i EG:s sjätte mervärdesskattedirektiv artikel 28h.6. I en ny punkt 24 har tagits in bestämmelser om att de ytterligare uppgifter som skall lämnas i deklarationerna och i de periodiska sammanställningar får registreras i det centrala skatteregistret. Övriga ändringar är endast redaktionella. Paragrafen föreslås också ändrad i prop. 1994/95:53 Omräkningsförfarande vid fastighetstaxeringen, m.m. Ändringen i paragrafen föranleds av att de nuvarande regionala registren skall anses som delar av det centrala skatteregistret. Ändringarna i andra och femte styckena föranleds av att de nuvarande regionala registren skall anses som delar av det centrala skatteregsitret. Tredje och fjärde styckena har ändrats så att skattemyndigheten och får ha terminalåtkomst till de uppgifter som enligt 7 § 24 får tas in i registret. Inom EU har beslutats om ett administrativt och kontrollmässigt samarbete avseende mervärdesbeskattningen. I rådsförordningen (EEG) nr 218/92 regleras medlemsländernas hantering av de uppgifter som behövs för kontrolländamål och hur utbytet av uppgifterna skall ske. Behörig myndighet få ha terminalåtkomst till de uppgifter som skall lämnas i periodiska sammanställningar enligt 13 kap. 30 § mervärdesskattelagen samt uppgift om namn, adress och registreringsnummer för mervärdesskatt m.m. För uppgifterna i skatteregistret gäller absolut sekretess enligt 9 kap. 1 § sekretessslagen (1980:100). Även om sekretess föreligger får uppgifter emellertid, enligt 1 kap. 3 § tredje stycket sekretesslagen (1980:100), lämnas ut till utländsk myndighet om utlämnandet sker i enlighet med särskilda föreskrifter i lag eller förordning. I ett nytt sjätte stycke har därför tagits in bestämmelser om terminalåtkomst för behörig myndighet i ett annat EU-land. I paragrafen, som är ny, regleras innehållet i de regionala registren. I ett regionalt register får endast förekomma uppgifter som hänför sig till länet. Det huvudsakliga innehållet i registren kommer att vara de handlingar som kommer in eller upprättas i ett ärende. För att ett beslut i ett ärende skall få finnas enbart i registret förutsätts att det satts upp i ett elektroniskt dokument. Utöver elektroniska akter får de regionala registren innehålla de uppgifter som behövs för att identifiera den skattskyldige, ärendet och handlingarna i ärendet. Uppgifter behövs också för att underlätta handläggningen av ett ärende så att det enkelt går att få en överblick av vilka handlingar som finns och vilka åtgärder som planeras eller har vidtagits. Dessa uppgifter kan liknas vid ett dagboksblad. Med ärendemening i första stycket punkt 3 avses t.ex. uppgifter om vilken typ av taxering det är fråga om, om ärendet avser mervärdesskatt, jämkning, skattetillägg o.d. och om ärendet rör omprövning eller revision. I fråga om ärendesamband får anges endast beteckning på sådant ärende som har samband med det aktuella ärendet. I punkt 5 har tagits in en bestämmelse som innebär att uppgift om att ett beslut har överklagats eller att den skattskyldige begärt omprövning eller att skattemyndigheten omprövat ett beslut får registreras. Det kan ofta behövas en anteckning - framför allt i det ärende som rör den årliga taxeringen - om att ett beslut i ett ärende omprövats eller överklagats. Registreras dessa uppgifter i det ärende som gäller den årliga taxeringen kan man också enkelt få en fullständig bild av vad som hänt beträffande taxering.