bet · GI01KU41 · 1995-03-07 00:00:00 — En särskild databas som ärtillgänglig via Rixlex och Dafa har byggts upp om RB:sEU-publikationer.Sedan 1979 katalogiserar RB alla statliga publikationer idatabasen , som är tillgänglig för alla landetsforskningsbibliotek. Antalet statliga publikationer uppgår tillca 5 000 . RB ger ut en bibliografi över statligamyndigheters publikationer.2.6.5 Tidningen förslag av informationsutredning beslötriksdagen 1975 att en tidning, gemensam för ochdepartementen, skulle ges ut från med namnetFrån Riksdag & Departement. Tidningen, som ersatte den tidigareav utgivna publikationen ,inordnades organisatoriskt i ,NSI.I samband med NSI:s nedläggning /82 fördesFrån Riksdag & Departement till , där tidningen från1983 utgör en enhet inom RFK. Tidningen har utvecklats från ettofficiöst statligt informationsblad till en specialiseradfacktidning för dem som har behov att följa den statligabeslutsprocessen. /80 ges tidningen även ut somtaltidning.Tidningens syfte inom den allmänna samhällsinformationen skallenligt riksdagsbeslut vara att underlätta för personali stat och kommun, företag och organisationer samt förförtroendevalda och övriga politiskt intresserade att följaverksamheten i och . Tidningenspolicy bygger på de redaktionella riktlinjer som riksdagenfastställde 1975. Dessa riktlinjer innebar närmast enminimibeställning av redaktionell bevakning av regeringen ochriksdagen. Redaktionen utlovar numera en heltäckande bevakningav alla kommittédirektiv, utredningsbetänkanden,departementspromemorier, propositioner och utskottsbetänkandenoch riksdagsbeslut som bygger på dessa. /93tar tidningen in betalda annonser.I riksdagsbeslutet angavs att tidningens redaktion skallha en oberoende ställning och själv utforma innehållet ienlighet med de av fastställda riktlinjerna och attchefredaktören skall vara ansvarig utgivare. Dessa principerkonfirmerades vid beslutet om att knyta tidningenadministrativt till riksdagen.Tidningens redaktion och expedition omfattar nio tjänster, avvilka sju är journalistiskt inriktade. Den budgeteradenettokostnaden för att framställa, distribuera och administreratidningen uppgick /94 till 3,392 miljoner kronorinklusive personalkostnader. Prenumerationsintäkterna uppgicktill ca och annonsintäkterna till drygt 700000 kr.Den TS-kontrollerade upplagan för Riksdag & Departementvar 1993 23 500 exemplar och 1994 24 700 exemplar. Den "totaladistribuerade " upplagan har enligt interna beräkningar /94 uppgått till ca 25 000 ex. Årsvolymenför 1993/94 var 920 sidor. Antalet utgåvor var 38.Det dominerande innehållet i tidningen är en löpande,heltäckande bevakning av den centrala statliga beslutsprocessen.Dessutom publiceras egna artiklar med anknytning till de ämnentidningen behandlar. Nyutgivna SFS förtecknas fortlöpande.Återkommande inslag är krönikor över skattelagstiftning ochannan lagstiftning, förteckningar över föregående års utgivningav SOU, Ds och kommittédirektiv samt sammanställningar avpågående och avslutade utredningar. framställdes enspecialtidning om och EES inför EES-avtaletsikraftträdande den 1 januari 1994.Enligt en läsarundersökning genomförd 1992 ansåg avtidningens läsare att den var mycket bra och att den varganska bra.Tidningen bedöms behöva anpassa verksamhets- ochdistributionsformer till en föränderlig efterfrågan. Exempel påkompletterande distributionsformer som diskuteras är att läggatidningens innehåll i sökbara databaser och att tillhandahållaartiklar ur tidningen via fax mot särskild avgift. Fördelen medtidningsformen är att den erbjuder en samlad och överblickbarsummering av en veckas förslag och beslut inom tidningensbevakningsområde.2.7 EU-information2.7.1 Resurser och organisationRiksdagen anslog --1994 181 miljoner kronorför informationsinsatser inför folkomröstningen om svensktmedlemskap i . anförtroddes uppgiften attsamordna informationsaktiviteterna. En särskild myndighet,Delegationen för informationsinsatser om europeisk integration,inrättades med uppgift att fördela bidrag tillorganisationslivets informationsinsatser. Förre statsministernThorbjörn har varit delegationens ordförande.De resurser anslagit har fördelats på Sekretariatetför Europainformation (), UD-H (8), politiskapartier (12), kampanjorganisationer (58) och övrigaorganisationer (40).Riksdagen bedriver inte någon samlad, målinriktadEU-information. Däremot förekommer en rad enskildainformationsinsatser av förvaltningskontors olikaenheter.2.7.2 Arbetet vid Sekretariatet för EuropainformationUtrikesdepartementet har inrättat en enhet direkt underEuropa- och utrikeshandelsminstern, Sekretariatet förEuropainformation, med uppgift att lämna bred, saklig ochallsidig information till allmänheten inför folkomröstningen.Sekretariatet har löst sin informationsuppgift genom samarbete inätverk med bl.a. landets bibliotek och ,produktion av informationsmaterial och databaser, direktservicevia en telefonpanel, service till massmedia och riktade insatserför grupper med särskilda behov.Bibliotekens insatser har bestått bl.a. av att de medverkat ispridningen av sekretariatets informationsmaterial. Särskildabibliotekarier har utsetts, och många bibliotek har engageratarbetslösa akademiker inom ramen för ALU förinformationsarbetet. Biblioteken har gratis tillgång till åttadatabaser som innehåller EES/EU-information.Informationsmaterialet har varit inriktat på få typer avprodukter som produceras i långa serier. Huvudprodukterna harvarit ett hundratal olika faktablad, fyra broschyrer och etttjugotal småskrifter. En broschyr till samtliga hushåll våren1994 gick ut i 4,3 miljoner exemplar.Sekretariatets direkta informationsservice har bestått bl.a.av en telefonpanel bemannad med unga jurister och samhällsvetaresom svarat på frågor från allmänheten. Svar har normalt gettsinom . Massmedia har erbjudits specialservice genom atten del av telefonpanelen avdelats som en presspanel.Redaktionerna har också fått ett blad med basfakta införviktigare händelser.I syfte att tillgodose önskemål ominformationsinsatser för grupper med särskilda behov har vissariktade projekt genomförts till handikappade (synskadade, dövaoch förståndshandikappade). För invandrare med svårighet attförstå svenska gavs hushållsbroschyren ut på åttainvandrarspråk.Utskottet avser att återkomma i annat sammanhang till fråganom Europainformationens framtida huvudmannaskap, organisationm.m.2.7.3 EU-information i riksdagenI finns stora informationsresurser i form avdokument, databaser och kunnande på EU-området.Riksdagen gav i anslutning till beslutet om EES uten broschyr om EES till allmänheten. Som redan nämnts gavtidningen ut ettspecialnummer med information om och EES införEES-avtalets ikraftträdande . Mycketinformation om EES/EU sprids genom tidningens löpande bevakning.Den senaste upplagan av har ett kapitel somförmedlar grundläggande kunskaper om EU.I finns det en omfattandeinformationsbank om EU och dess aktiviteter. Alla EG:sofficiella dokument finns samlade i , sombevakat och samlat EU-litteratur sedan början av 1950-talet.Biblioteket har efter hand införskaffat nya medier ochhjälpmedel för att effektivare kunna utnyttja denna storakunskapsmassa. har RB tillgång till en rad olikaEU-databaser både on-line och på CD-ROM.Riksdagsbibliotekets insatser för att sprida information om EUoch EU-dokument sker dels genom att allmänheten kan besökabiblioteket och utnyttja dess tjänster, dels genom de väletablerade kontakter RB har med andra bibliotek och myndigheter.RB:s databas om EU-publikationer är tillgänglig via Rixlex ochDafa. Bibliotek ute i landet får också kännedom om RB:spublikationer via Libris och kan beställa fjärrlån för sinalåntagare.Många bibliotek, verk och myndigheter har vänt sig till RB förinformation och rådgivning vid uppbyggandet av en egeninformationsverksamhet om EU. fungerar även sområdgivare till vidareinformatörer som behöver upplysningar omdokumenten och informationskällorna. RB medverkar även vid olikaEU-seminarier och kurser.År 1991 blev RB depåbibliotek för EU och tog därmed ocksåformellt ansvaret för att hålla de officiella dokumententillgängliga för allmänheten. RB ingår som en aktiv aktör i detnätverk för EU-information som finns i Sverige.Inom ramen för databasen har ledamöter och tjänstemän iriksdagen och och Rixlex abonnenter tillgångtill nyhetsbyrån . I Rixlex finns också endatabas med frågor och svar om EU. En rad olika databaser om EUi form av fulltextdatabaser med rättsakter samt register- ochfaktadatabaser kommer att blitillgängliga genom Rixlex.2.8 SammanfattningDet är regeringen, med som handläggandedepartement, som har det samlade ansvaret församhällsinformationsfrågorna. Arbetsuppgifterna gäller vissaövergripande frågor som att tillgodose vissa generellamedborgerliga krav på tillgänglighet och överskådlighet samtforskning, utveckling och utbildning. vissa operativa uppgifter som att lämnainformation till allmänheten, massmedia etc.Riksdagens ansvarsområde vad gäller samhällsinformationenomfattar dels beslut om riktlinjer för samhällsinformationen,dels uppföljning av dessa riktlinjer och andra beslut rörandesamhällsinformationen samt utvärdering av verksamheten, delsfullgörande av egna informationsskyldigheter mot medborgarna ienlighet med de beslut som fattats om inriktningen påsamhällsinformationen. Besluten och uppföljningen av dessabereds av KU. Ansvaret för den egna informationsverksamhetenfaller på förvaltningskontor.Gränsen mellan regeringens och ansvarsområde haraldrig fastlagts i detalj, vilket vållar problem vad gällerhanteringen av vissa uppgifter i gränslandet mellan regeringenoch . Ett problem i detta sammanhang är attregeringens/ambitioner framstår som låga ochsnarast går i riktning mot att ytterligare sänkas. Den praktiskakonsekvensen av detta är att regeringen i vissa fall överlåteransvaret på andra. En betydande del av förfrågningarna frånallmänheten, som berör regeringen, besvaras sålunda avriksdagens informationstjänst. Utgivningen av Samhällsguiden ochStatskalendern har överlåtits till marknaden.Riksdagens informationsverksamhet är allmänt sett omfattandeoch styrs av höga ambitioner. Verksamheten bedrivs dels inominformationsenheten, och tidningen -- som samtliga tillhör serviceområdetinformations- och kunskapsförsörjning -- dels inom dokument- ochregisterenheten vad avser databasen . Redaktören förSamhällsguiden lyder direkt under förvaltningsdirektören.I vissa delar av informationsverksamheten har riksdagenensamställning. Det gäller bl.a. Rixlex och delar avRiksdagsbibliotekets verksamhet. I andra fall, t.ex. beträffandetidningen , skall samråd ske medregeringskansliet om val av chefredaktör och övergripandeadministrativa frågor, medan det ekonomiska och löpande ansvaretvilar på och den journalistiskaverksamheten bedrivs självständigt av redaktionen. Produktionenav Samhällsguiden baserades tidigare på en avtalsregleradsamverkan mellan och . fårSamhällsguiden närmast föras till kategorin ensamställning förriksdagen.De centrala frågor som ställts i denna studie gäller informationspolicy styrningsprinciper och prioriteringar de materiella villkoren för verksamheten (organisation,ekonomi och personal) verksamhetens resultat ("produktionen") resultatmätning/avnämarreaktionerDessa frågor har i sin helhet applicerats påinformationsenhetens verksamhet men inte konsekvent på denövriga här redovisade verksamheten (Rixlex, Samhällsguiden,, tidningen ). mån det finns uppgifter som belyser de centrala frågornainom den övriga verksamheten, redovisas dessa tillsammans medmotsvarande uppgifter om informationsenheten i det följande.Ett förslag till policy för informationsverksamhethar utarbetats av den särskilda referensgruppen förinformationsfrågor. Förslaget består av några allmännaprincipiella deklarationer samt vissa vägledande principer förriksdagens informationsverksamhet och informationsenhetensuppgifter. Förslaget har ännu inte behandlats iförvaltningsstyrelsen.Inom informationsenheten ligger, liksom fallet är med allaenheter inom förvaltningskontoret, nollbasbudgeteringsmetodentill grund för styrning och prioritering av resurser. Metodeninnebär i korthet att man i budgetsammanhang beskriververksamheten i termer av mål och kostnader för att nå dessa måloch att rangordningen mellan de alternativa aktiviteternabestäms av i vad mån de bidrar till att målen uppnås. (En annanbenämning på denna styrningsteknik är målstyrning. )Informationsenheten är indelad i tre sektioner:informationstjänsten, skol- och visningstjänsten ochproduktionen med totalt 13,7 helårstjänster. Budgeten /94 till inkl.personalkostnader. Driftbudgeten utgjorde 6,747 miljoner kronor.Riksdagsbiblioteket är indelat i åtta sektioner med totalt 31heltidstjänster. Budgeten /94 uppgick till13,inkl. personalkostnader. Det kan påpekasatt verksamheten till största delen utgörs av biblioteks- ochinformationstjänster till och till en mindre del avsamhällsinformation.Redaktionen och expeditionen för tidningen har totalt nio heltidstjänster. Nettokostnaderna föratt producera, distribuera och administrera tidningen uppgick1993/94 till . På intäktssidan finnsprenumerations- och annonsintäkter på tillsammans 4,9 miljonerkronor.Riksdagens direkta kostnader för Samhällsguiden avserlönekostnader för redaktören och allmänna hanteringskostnader.Produktionen i övrigt finansieras helt av försäljningsintäkter.Rixlex, som är samlingsnamnet på publika databaser,administreras inom dokument- och registerenheten (). Den ärsedan den 1 juli 1993 tillgänglig för allmänheten. Rixlex är enförsöksverksamhet som skall pågå . Verksamhetenfinansieras dels med anslag (ca ), delsmed avgifter som /94 inbringat drygt 1 miljon kronorfrån ca 200 abonnenter, främst gymnasieskolor. Doristillhandahåller mot särskild avgift utbildning i att söka iRixlex.Riksdagens kostnader för informationsverksamheten torde uppgåtill ca. I denna summa ingårinformationsenhetens budget (10,),nettokostnaderna för Riksdag & Departement (3,4 miljonerkronor), ca av budget ochvissa kostnader för Samhällsguidens produktion. En del avverksamheten är inriktad på interna behov och kandärför inte klassificeras som samhällsinformation i egentligmening. Enligt en grov uppskattning kan ca hälften av riksdagensinformationsverksamhet och dess kostnader, dvs. knappt 10miljoner kronor, anses vara kostnader för samhällsinformation iegentlig mening.När det gäller resultatet av verksamheten ("produktionen")redovisar informationsenheten en mycket omfattande ochdifferentierad produktion. Den omfattar i grova drag externinformation, kurser, seminarier och utbildning, skolbesök ochvisningar samt produktion av informationsmaterial. Blandsärskilda projekt kan nämnas tillskapande av ettinformationscentrum för i de nya lokalerna i kvarteretNeptunus i som öppnas senvåren 1995.Riksdagsbibliotekets insatser på informationsområdet består avtillhandahållande av information i olika former till ,, kyrkomötet, centrala förvaltningsmyndigheter,forskare, studerande och allmänheten. RB tillhandhåller ävenpublikationer från ett stort antal internationellaorganisationer och ger råd till vidareinformatörer omEU-informationsmaterial. RB ger ut en bibliografi överstatens publikationer.Tidningen utkommer med 38nummer omfattande totalt över 900 sidor, som utges i en upplagapå ca 25 000 exemplar. Innehållet är främst heltäckanderedovisningar av den centrala beslutsprocessens olika steg,förutom visst specialmaterial, t.ex. krönikor omlagstiftningsärenden.Samhällsguiden utkom i den senaste upplagan i 17 000 exemplar.Den vänder sig främst till vidareinformatörer och innehållerinformation om olika ämnesområden avseende en individs väg genomlivet i samhället "från vaggan till graven". Samhällsguidenfinns även tillgänglig i databasen innehåller förutom Samhällsguiden riksdagstrycket idess helhet samt ärende- och planeringsregister för ,vidare press- och kalenderinformation, ledamotsregister,register över SFS, gällande författningar i sin helhet samtkommittédirektiv och kommittéredovisningar. Rixlex betjänarförutom och ca 300 betalande kunder.Rixlex öppnades 47 500 gånger under januari 1995.Uppgifter om resultatmätning och avnämarreaktioner är f.n.sparsamt förekommande. Inom informationsenheten pågår ett arbetemed att tillskapa en uppsättning mått som avser att uttryckamåluppfyllelse inom olika delar av verksamheten.Endast i undantagsfall finns data om verksamheten/produktionen.Som exempel kan nämnas att antalet inkommande samtal tillinformationstjänstens telefonservice uppgår till över 25 000 perår och att antalet besökare /94 översteg 100 000personer.När det gäller avnämarreaktioner kan nämnas att Riksdagsbesluti korthet, som distribueras till drygt 300 tidningsredaktioner,har fått ett mycket positivt mottagande, och tidningar av olikaslag har i betydande utsträckning tagit in materialet, i vissafall i en särskild spalt. Tidningen låtit mäta läsarnas uppskattning av tidningen med gottresultat. Samhällsguidens användare är i regel mycket positivatill bokens innehåll och utformning. Den senaste upplagan harockså haft framgångar försäljningsmässigt. Rixlex har fått etttydligt, positivt gensvar från breda användargrupper under sittförsta år. har under de senaste 2,5 årengenomfört fyra användarundersökningar avseende bl.a. antalbesök, lån, telefonsamtal, fax och ep . Statistikbeträffande lån kan fås automatiskt via , RB:s lånesystem.2.9 MotionernaI motion K312 hemställer Per () att beslutaröppna databaser i Rixlex kostnadsfritt förallmänheten. I motionen anförs bl.a. att möjligheten attinformera sig om arbete via Rixlex måste betecknassom ett värdefullt bidrag till medborgarnas möjligheter attorientera sig om samhällets gemensamma åtgärder och följa de avriksdagen beslutade lagarna. Abonnemangsavgiften är baserad påvad det kostar att få ut motsvarande information i tryckt form.Enligt motionären är dock de fasta kostnaderna för att kopplaupp informationssökare utanför nästan försumbar. Motdenna bakgrund anser motionären att abonnemangskravet bör slopasalternativt att en abonnent på Rixlex bör ges tillstånd attgratis vidareförmedla information som inhämtats via Rixlex.I motion K316 anför m.fl. (s) att det, motbakgrund av att offentlighetsprincipen hör till det finaste iden svenska demokratin och är en garant för öppen debatt och motmaktmissbruk, är viktigt att inga onödiga trösklar skapas närdet gäller den offentliga informationen som gör att allmänheteni praktiken inte får tillgång till informationen. Motionärernaanför vidare att det finns anledning att känna oro för deprinciper som lett till att fastnat för att sätta ettförhållandevis högt pris på tillgången till Rixlex. I motionenanförs också att elektronisk distribution av data inte kräver såstora resurser som tryckt material. Vikten av att hävdaoffentlighetsprincipen ger enligt motionärerna riksdagenanledning att överväga att erbjuda Rixlex kostnadsfritt. Därförhemställer motionärerna att uppdrar åtförvaltningskontoret att utreda ekonomiska, praktiska ochprincipiella konsekvenser av att erbjuda Rixlex kostnadsfritttill allmänheten.I motion K811 yrkande 2 hemställer () attriksdagen beslutar att offentliga publikationer skallfinnas tillgängliga i publika databaser utan kostnad inom 24timmar efter offentliggörandet och att det nya systemet skallvara infört , då även aktuellaelektroniska diarier skall vara tillgängliga i publikadatabaser. Bakgrunden till hemställan är attinformationsteknologins utnyttjande i stat, landsting ochkommuner enligt motionären spelar en viktig roll vad gällermöjligheterna att dels påverka utvecklingen av tekniken, delsgöra stora besparingar. Med hänvisning till det arbete sominitierats av den s.k. menar motionären att detfinns anledning att ställa upp konkreta mål för utvecklingen denärmaste åren.2.10 UtskottetNär det gäller de frågor som aktualiserats i utskottetsutvärdering ger enligt utskottets mening det redovisadematerialet en förhållandevis positiv bild avsamhällsinformationen från utgångspunkt. De olikainformationsaktiviteterna fungerar väl, och de få problem somtagits upp i delrapporterna är inte av det mera allvarligaslaget.Som exempel på problem nämns i rapporten fråninformationsenheten att det finns praktiska begränsningar imöjligheterna att ta emot externa grupper som journalister,informatörer och studerande i seminarie- ochutbildningsverksamhet samt besökande grupper. I rapporten omSamhällsguiden konstateras att många som är verksamma iinformationssammanhang ute i samhället inte känner till guiden.Inget av dessa problem är av den arten att de från riksdagenssida bör föranleda någon åtgärd. De angivna problemen bör kunnalösas inom ramen för respektive verksamheter och ytterst iförvaltningsstyrelsen.I övrigt har vissa tekniska och praktiska frågoruppmärksammats i rapporterna. Det gäller bl.a. vissa strategiskafrågor kring utvecklingen av Rixlex till ett elektroniskt systemför samhällsinformation, främst frågan om som huvudmanför ett sådant system. Enligt utskottets mening är det rimligtatt dessa och hithörande frågor bör kunna lösas inom ramen förden pågående försöksverksamheten med Rixlex.En fråga som enligt rapporten om Samhällsguiden böruppmärksammas är hur uppdateringen av innehållet iSamhällsguiden skall organiseras. Denna fråga har samband medansvarsfördelningen mellan regeringen och , sombehandlas särskilt i det följande.Frågan om en anpassning av tidningen till förändringar i efterfrågan har tagits upp i enav delrapporterna. Det gäller t.ex. om tidningsinnehållet skallbli tillgängligt i databaser och om tidningen skalltillhandahålla enskilda, faxdistribuerade artiklar. Dessaförändringar kan betraktas som ett led i en allmänproduktutveckling, varför utskottet inte har någon anledning attange någon mening i denna fråga.Utskottet har från förvaltningskontoret erfarit att det finnsett behov av att tillskapa en referensgrupp iförvaltningsstyrelsen för informations- och IT-frågor, medhänvisning till den snabba utvecklingen på området och det däravföljande behovet av en politisk förankring. Förslag härom kommeratt läggas fram för styrelsen . Utskottet vill idetta sammanhang, utan att därmed föregripaförvaltningsstyrelsens behandling och ställningstagande, ställasig positiv till idén med en särskild referensgrupp för detnämnda ändamålet.På den övergripande samhällsinformationsnivån finns det en delfrågor som enligt utskottets mening bör uppmärksammas. En avdessa gäller frågan om ansvarsfördelningen mellan regeringen ochriksdagen. Det har i det föregående konstaterats att dennafördelning inte blivit föremål för någon närmarereglering, vilket kan ses både som en fördel och en nackdel.Fördelen med ett oreglerat förhållande är närmast att det gerutrymme för förhandlingslösningar, vilket varit fallet med t.ex.Från Riksdag & Departement, Samhällsguiden och hanteringen avEU-informationen. Nackdelen med att lämna fältet oreglerat ärbl.a. att kan repliera på vissaservicefunktioner i , t.ex. informationstjänsten,vilket kan bidra till en fortsatt passivitet från regeringenssida.Utskottet finner för sin del att den nuvarande ordningen vadgäller ansvarsfördelningen mellan regeringen och inteär helt tillfredsställande och vill, med hänvisning till bl.a.följande exempel, fästa regeringens uppmärksamhet på dettaförhållande.Enligt vad utskottet erfarit råder en betydande oklarhet närdet gäller uppdatering av innehållet i Samhällsguiden.Förvaltningskontoret, som tagit på sig det redaktionellaansvaret för Samhällsguiden, har ingen praktisk möjlighet attstå för uppdateringen, med påföljd att den nuvarande versionenav Samhällsguiden inte uppfyller kravet på aktualitet i alladelar.Enligt utskottets mening bör regeringen ha ansvaret föruppdateringen. Detta kan enklast ske genom att regeringenålägger respektive myndighet att fortlöpande leverera aktuellauppgifter.Ett annat konkret problem i samarbetet mellan ochregeringen gäller svårigheten att överföra propositionstexterfrån till Rixlex på grund av oenhetligadatasystem inom .