bet · GI01KU41 · 1995-03-07 00:00:00 — I detta betänkande redovisas dels en av utskottet initieradundersökning av samhällsinformationen på en övergripande nivåresp. samhällsinformationen i och i anslutning härtillgränssnittet till , dels frågor om bl.a.informationshantering på elektronisk väg inom ramen förmedborgarkontor resp. inom den offentliga förvaltningengenerellt. Vidare behandlar utskottet sju motioner som väcktsunder den allmänna motionstiden.Utskottet har med anledning av vad som framkommit vidbehandlingen av den av utskottet initierade undersökningen omsamhällsinformationen föreslagit ett tillkännagivande tillregeringen om ansvaret för uppdatering av Samhällsguiden ochregeringskansliets kommunikation med och Rixlex.Utskottet har avstyrkt samtliga motioner. 1994/95:K311 av () vari yrkas attriksdagen beslutar öppna en 020-linje till riksdag.1994/95:K312 av Per () vari yrkas att beslutaröppna Rixlex för allmänheten utan abonnemangsavgifter.1994/95:K316 av m.fl. (s) vari yrkas attriksdagen uppdrar åt sitt förvaltningskontor att utredaekonomiska, praktiska och principiella konsekvenser av atterbjuda Rixlex kostnadsfritt till allmänheten.1994/95:K810 av m.fl. (fp) vari yrkas5. att som sin mening ger regeringen till känna vadi motionen anförts om förmedling av samhällsinformation vidmedborgarkontor och till allmänhetens persondatorer.1994/95:K811 av () vari yrkas2. att beslutar att offentligapublikationer skall finnas tillgängliga i publika databaser utankostnad efter offentliggörandet och att detta nyasystem skall vara infört , då ävenaktuella elektroniska diarier skall vara tillgängliga i publikadatabaser,3. att som sin mening ger regeringen till känna vadi motionen anförts om att propositioner, statliga utredningaretc. på samma sätt som offentliga publikationer skallfinnas tillgängliga i publika databaser,4. att som sin mening ger regeringen till känna vadi motionen anförts om att upprätta en plan för hur alla nyaoffentliga handlingar i stat, landsting och kommuner skall kunnanås elektroniskt ,5. att som sin mening ger regeringen till känna vadi motionen anförts om att inleda ett arbete som leder till attalla historiska offentliga handlingar skall kunna nåselektroniskt ,6. att som sin mening ger regeringen till känna vadi motionen anförts om tillsättandet av en kommitté som utarbetarförslag till ny utformning av och regeringens olikaarbetsdokument, som drar nytta av de möjligheter som ligger idet elektroniska mediet.1994/95:Kr264 av m.fl. (kds) vari yrkas10. att som sin mening ger regeringen till känna vadi motionen anförts om medborgarkontor.1994/95:Ub903 av m.fl. (m) vari yrkas6. att hos regeringen begär förslag till en ökadöppenhet hos myndigheter (motsvarande) i enlighet med vad somanförts i motionen. InledningDet finns ingen självklar och allmänt omfattad definition avbegreppet samhällsinformation. En definition som stått sig genomåren är dock den som lanserade 1969:"sådan information som är en följd av , landstingensoch kommunernas beslut och de instruktioner de utfärdat förmyndigheterna". Denna definition får numera anses relativt snäv.Riksdagen antog vissa riktlinjer för samhälletsinformationsåtgärder (prop. 1971:56, bet. FiU23, rskr. 182).Enligt propositionen har samhällsinformationen tvåhuvuduppgifter: att göra medborgarna medvetna om vilkarättigheter och skyldigheter de har och att göra det möjligt förmedborgarna att hävda sina idéer och intressen i dendemokratiska processen. Enligt riktlinjerna skallinformationsåtgärder ses som en integrerad del av myndigheternasverksamhet och som ett medel bland andra för att uppnå de målsom gäller myndigheternas verksamhet.Det samlade ansvaret för samhällsinformationsfrågorna liggerpå regeringen med som ansvarigt departement.Riksdagen svarar för en betydande del av samhällsinformationeni form av tillhandahållande av olika slags tjänster ochprodukter med inriktning på samhällsinformation.Utvecklingen av informationstekniken (IT) har kraftigt skjutitfart . Bl.a. har de tekniska möjligheternaatt enkelt och billigt distribuera information lagrad idatabaser förbättrats successivt. Ett uttryck för dennautveckling är informationssystem Rixlex, som mot enviss avgift tillhandahåller information ur databaserom bl.a. propositioner, motioner, betänkanden och protokoll tillsåväl ledamöter och tjänstemän som till allmänheten. Som framgårav de motioner som redovisas i den fortsatta framställningenökar kraven i olika hänseenden på tillgängligheten avmyndigheternas handlingar på elektronisk väg. Kraven gäller delsvilka handlingar som bör finnas tillgängliga, delsprissättningen på dessa tjänster.Under senare år har idéer om inrättande av s.k.medborgarkontor vunnit insteg i vissa kommuner. Ettmedborgarkontor har flera funktioner, främst att svara förhandläggning "över disk" av enklare ärenden enligt utländskaförebilder. tillhandahåller även allmäninformation om samhällsservicen. En mer avancerad version avmedborgarkontor -- "elektroniska medborgarkontor" -- som ärunder utveckling gör det möjligt för allmänheten att på egenhand söka information ur databaser innehållande bl.a. kommunalahandlingar från publika terminaler eller från persondatorer ihemmen.2. Utskottets uppföljning och utvärdering avsamhällsinformationen2.1 InledningUtskottet beslöt att genomföra enförstudie om samhällsinformationen med tyngdpunkt på riksdagensmedverkan i denna. Projektet äger rum inom ramen för denallmänna uppföljnings- och utvärderingsverksamhet som förordatsav /94:TK1 Reformera riksdagsarbetet.Ett underlagsmaterial som utarbetats för utskottets räkningredovisas nedan.2.2 och samhällsinformationenRiksdagens ansvarsområde när det gäller samhällsinformationenomfattar beslut om riktlinjer för samhällsinformationen uppföljning av riktlinjer och andra beslut rörandesamhällsinformationen fullgörande av egna informationsskyldigheter mot medborgarna.De enheter inom som bedriverinformationsverksamhet är informationsenheten,och den fristående redaktionen för tidningenFrån Riksdag & Departement. I samhällsinformationinryms även informationshandboken , som producerasinom , och databasen , somadministreras av dokument- och registerenheten ().Informationsenheten svarar för den interna och externainformationen genom bl.a. massmediakontakter, telefonservice förallmänhet och myndigheter samt skolbesök och visningar.Riksdagsbibliotekets roll i samhällsinformationen är bl.a. attbibliotekets personal besvarar frågor inom området, söker ochförmedlar information via databaser och tryckta källor,håller kurser för bibliotekarier och andra vidareinformatörersamt håller för samhällsinformationen viktigt materialtillgängligt för lån.Från Riksdag & Departement är och regeringensgemensamma tidning, som har till uppgift att spegla den centralastatliga beslutsprocessen i riksdag, regering ochkommittéväsende.Riksdagens förvaltningskontor har det redaktionella ansvaretför Samhällsguiden, som innehåller enkel och överskådliginformation om medborgarnas rättigheter och skyldigheter.Sedan den 1 juli 1993 är databaser inominformationssystemet Rixlex öppna för allmänheten. Deinnehåller information om bl.a. propositioner, motioner,betänkanden och protokoll. Även Samhällsguiden är tillgängligvia Rixlex.Förvaltningsstyrelsen har tidigare tillsatt en särskildreferensgrupp för informationsfrågor, i vilken samtligariksdagspartier varit representerade. Referensgruppen harbehandlat bl.a. vissa frågor av policykaraktär. Någon nyreferensgrupp har inte tillsatts val.2.3 Uppföljningens/utvärderingens uppläggning och inriktningEn övergripande aspekt på samhällsinformationen iriksdagsperspektivet är hur egeninformationsverksamhet är relaterad till den totala statligasamhällsinformationen. Gränssnittet till ärhär av särskilt intresse, liksom informationen kring EES-avtaletoch EU.När det gäller egen informationsverksamhet harintresset i denna undersökning inriktats på följande områden: Policyn för informationsverksamhet Styrning och prioriteringsprinciper Kartläggning av informationsverksamhetens organisation,ekonomi och personal Resultatmätning, avnämarreaktionerDe centrala frågeställningarna i detta arbete har varit:1. Policy för informationsverksamhet: Vilka mål harhittills gällt? Vilket arbete pågår med att formulera eninformationspolicy?2. Styrning av och prioteringsprinciper förinformationsverksamheten: Vilka styrmetoder tillämpas? Vilkaprinciper används vid fördelningen av medel mellan olikaverksamheter?3. Kartläggning av informationsverksamhetens organisation,ekonomi och personal: Vilka är de materiella förutsättningarnaför verksamheten?4. Kartläggning av informationsverksamhetens "produktion"(tjänster, produkter, verksamhet): Vilket är verksamhetensresultat? Vilka större enskilda projekt bedrivs/har bedrivits?5. Resultatmätning, avnämarreaktioner: Arbetet mednyckeltal/resultatmått. Prestationer i relation till insattaresurser.Dessa frågeställningar har främst relevans för den"kärnverksamhet" som bedrivs vid informationsenheten men är iviss mån också tillämpliga på den övriga verksamhet inom områdetsom här redovisas (Rixlex, Samhällsguiden, ).2.4 UnderlagsmaterialetFöljande material med relevans för studien föreligger:1. Samhällsinformation -- regeringens och roller.En kartläggning och probleminventering (Riksdagensutredningsserie 1993/94:5).2. Samhällsinformation i (utredningsserie1993/94:6). Denna rapport innehåller information om denövergripande riksdagsinformationen, databasen ,Samhällsguiden, och tidningen par skrifter som berör samhällsinformation och som börnämnas i detta sammanhang är: Servicemedverkan vid medborgarkontor (Ds 1993:67) Från samhällsguide till medborgarkontor (Ds 1994:9)2.5 Samhällsinformation i ett övergripande perspektivRapporten -- regeringens och riksdagensroll (utredningsserie /94:5) tar ett samlat greppöver samhällsinformationen. Den syftar till att belysariksdagens och regeringens roller när det gällersamhällsinformationen och att inventera problem inom området.Av rapporten framgår bl.a. att villkoren för att bedrivasamhällsinformation förändras som en följd av omfattandesamhällsförändringar, utvecklad informationsteknologi,internationalisering och stora organisatoriska förändringar inomden offentliga sektorn. Samhällsinformationen har enligtförfattaren orienterat sig från ett folkbildningsideal ellerkunskapsmål till ett marknadsföringsideal eller säljmål.Intresset för och debatten om verksamheten har ökat.När det gäller och dess roll isamhällsinformationen kan bl.a. nämnas att regeringen i börjanav lät utreda samhällsinformationen genomInformationsdelegationen. Utredningen framhöll i sitt betänkandeatt det fanns ett behov av samordning av samhällsinformationen.Utredningen föreslog att ett centralt råd församhällsinformation skulle inrättas med staten och de bådakommunförbunden som huvudmän. Rådet skulle svara för samordning,utveckling och rådgivning på området. Detta förslag har integenomförts.Regeringen har gjort en nyuppföljning av samhällsinformationen. Detta arbete resulteradebl.a. i att de statliga myndigheternas ansvar för informationentill medborgarna har skrivits in i verksförordningen.Under några år fram till nedläggningen 1992 hade SIPU () ett särskilt uppdrag frånregeringen att utveckla samhällsinformationen på det statligaområdet.Ansvaret för Samhällsguiden, som producerats avriksdagen med hjälp av produktionsstöd från ,har helt förts över till . Enkonsekvens av att produktionsstödet tagits bort är attmarknadspriset på boken ökat kraftigt. Även utgivningen avStatskalendern avses finansieras på marknadsmässiga grunder.Riksdagen beslöt om en försöksverksamhet medmedborgarkontor runt om i landet (prop. 1993/94:187, bet.1993/94:KU39). Enligt propositionen skall medborgarkontorfrämst ses som ett kompletternde medel för att möta medborgarnasökade krav på service och lättillgängliga myndighetsfunktioner.I detta torde även samhällsinformationen rymmas. Under våren1994 utsåg den dåvarande regeringen en kommission med uppgiftatt främja användningen av informationsteknologi. Den regeringsom tillträdde efter valet avser att fortsätta dettaarbete, och en ombildning av rådet har ägt rum i början av 1995.Riksdagens samhällsinformationsverksamhet är mycketomfattande. I vissa fall har ensamställning, t.ex.beträffande Rixlex och . I andra sammanhangrör det sig om en nära samverkan med , t.ex.beträffande tidningen . Eftersomregeringskansliet saknar en central servicefunktion påsamhällsinformationens område faller en betydande del avallmänna förfrågningar hos informationstjänsten i riksdagen.Förfrågningar beträffande äldre riksdagsbeslut besvaras iallmänhet av Riksdagsbiblioteket.När det gäller samhällsinformationen sägs i ennyligen utkommen skrift (Ds 1994:9) att det inte handlar såmycket om hur man sprider informationen utan mer om hurinformationen ställs till medborgarnas förfogande. Diskussionenom en "samordnad samhällsinformation" får med denna utgångspunkten ändrad innebörd. I stället för en sändarorienterad,centralstyrd och kampanjinriktad upplysningsmodell blir detkunskapsförsörjning för de offentligt anställda,vidareinformatörerna, frontpersonalen och medborgarna som hamnari fokus.2.6 Samhällsinformationen i riksdagen2.6.1 Informationsenheten vid RFKMålen för verksamheten inom serviceområdet Informations- ochkunskapsförsörjning är (1) att tillse att arbete m.m.är väl känt i samhället, (2) att säkerställa ledamöternas och deanställdas försörjning med information, (3) att bidra till ettbra informationsflöde inom , (4) att informeraallmänheten om betydelse och därmed öka medborgarnas,särskilt ungdomars, intresse för och engagemang i det politiskaarbetet.Informationsenheten tillhör serviceområdet Informations- ochkunskapsförsörjning, till vilket även räknasRiksdagsbiblioteket, utredningstjänsten och tidningen tjänster vid informationsenheten är 13,7. Enheten äruppdelad på tre sektioner: informationstjänsten, skol- ochvisningstjänsten samt produktion. Enhetens budget var budgetåret1993/94 10,4 miljoner kronor.Målen för de externa informationsaktiviteterna är atttillgodose allmänhetens, massmedias, organisationers ochmyndigheters behov av snabb och korrekt information omriksdagens arbete, vidare att genom informationsåtgärder skapaförtroende för samt att väcka intresse för riksdagensarbete bland allmänheten och grupper i samhället som annars intekommer i kontakt med eller själva uppsöker information.Informationstjänsten ger service på följande områden:telefonservice, service till massmedia, möjligheter att lyssnapå kammardebatten på direktlinjer, Kammarkalendern, automatisktelefonsvarare, pressmeddelanden, annonsering i dagspressen.Riksdagsbeslut i korthet produceras av en redaktör tillsammansmed kammarkansliet och respektive utskott.Övriga huvudområden är kurser, seminarier och utbildning förjournalister, informatörer, journalistelever,högskolestuderande, lärare och bibliotekarier, skolbesök,visningar och informationsmaterial. Här kan noteras att underriksmötet /94 har antalet besökare överskridit 100 000personer. Den interna informationen består av bl.a. produktionav Riksdagsveckan, pressklipp, pressmeddelanden,informationsslingan på intern-TV, personaltidningen iStrömmen och Kammarkalendern. När det gäller extern informationkan nämnas ledamotsförteckningen, ,, serien Faktablad, en presentationsbroschyroch en turistfolder. Särskilt material för skolan finns också.I kvarteret planeras ett informationscentrum, därallmänheten bl.a. skall få tillgång till information omriksdagen och dess arbete, få svar på frågor, lämna synpunkter,följa den aktuella riksdagsdebatten. I lokalerna kommer ocksåatt visas en utställning. Även databasen kommer att varatillgänglig. I ett utbildningsrum i anslutning till centretkommer ett bildspel om att visas.Ett arbete pågår med att ta fram förslag till eninformationspolicy för , som bl.a. avser att fastställariksdagens ansvar för samhällsinformationen i stort.I rapporten framhålls som ett problem att vissa utskott pågrund av hög arbetsbelastning har svårigheter attmedverka i framtagandet av pressmeddelanden och . I vissa fall kan bristande intresse vara en orsak. Sedanrapporten publicerats har diskussioner förts mellan utskottenoch informationsenheten, vilka lett till en överenskommelse omnya samarbetsrutiner.2.6.2 Databasen tillkom genom förvaltningsstyrelsens beslut underriksmötet /92 att göra databaser offentligttillgängliga . Rixlex innehållerdatabaser med riksdagstrycket i dess helhet samt ärende- ochplaneringsregister för . Dessutom finns databaser medpress- och kalenderinformation om arbete och ettregister över alla ledamöter. Databaser med register över SFS,gällande författningar i sin helhet samt kommittédirektiv ochkommittéredovisningar levereras av . ÄvenSamhällsguiden finns tillgänglig som databas. Rixlex innehållerockså databaser med EU-information producerad av Sekretariatetför Europainformation och Kommerskollegium.Rixlex öppnades för offentligt bruk. Rixlexhar sedan starten mött ett stort gensvar och hade den 1 februari1995 303 betalande kunder samt ett antal kommuner som använderDialogs (f.d. Kommundata) nät Komnet för uppkoppling tillRixlex. Största användargruppen är gymnasieskolor, men ävenuniversitet och högskolor, myndigheter, massmedier ochnäringslivet använder Rixlex aktivt. öppnadesdatabaser i Rixlex 47 500 gånger.Priset på ett grundabonnemang är , för skolor 1 000 krper år. Faktureringen uppgick efter nio månaders drift till 1,2miljoner kronor vilket kan jämföras med kalkylerade intäkter på400 för hela /94.Det stora intresset för Rixlex kan enligt rapporten ses somett uttryck för att datoriserad informationssökning håller påatt få ett genombrott i . Det är också ett uttryck förbehovet av samhällsinformation i elektronisk form.Användargrupperna önskar att information om lagstiftning,myndigheter och annan offentlig information skall finnastillgänglig i ett enhetligt, elektroniskt söksystem. Rixlex harförutsättningar för att tillgodose dessa krav, och Rixlex kanenligt rapporten bli ett centrum för offentlig informationinklusive rättsinformation. Rixlex kan också tillhandahållarådata som kommersiella aktörer kan sälja vidare med eller utanvidareförädling.Enligt rapporten skulle definition avsamhällsinformation, "sådan information som är en följd avriksdagens, landstingens och kommunernas beslut och deinstruktioner de utfärdat för myndigheterna", kunna ligga tillgrund för Rixlex framtida innehållsliga utveckling. I enkomplett samhällsinformationsdatabas bör enligt rapporteninrymmas även EU-rättsakter, domstolarnas rättsfallssamlingaroch allmän rättsinformation. Även övrig information från EG/EU:solika organ inklusive dokument kan bliaktuella.En utbyggnad av Rixlex längs dessa linjer aktualiserar olikaprincipiella och praktiska frågor. Det gäller t.ex. frågan omvem som garanterar kvalitet och kostnader i ett enhetligtinformationssystem -- public service-modellen eller någon annan;vidare gäller det frågan om pliktleverans motsvarande den förtryckta skrifter beträffande offentliga organs beslut ochföreskrifter, en översyn av lagen (1993:825) om personuppgifteri informationssystemet Rixlex för den händelse man vill lagraoffentliga handlingar med personuppgifter och frågan omhuvudmannaskapet, där flera faktorer enligt rapporten talar föratt kan vara lämplig.2.6.3 SamhällsguidenSamhällsguiden kom ut i en första upplaga som ettresultat av arbete. Ett syfte medSamhällsguiden var att förbättra kontakterna mellan medborgarnaoch myndigheterna. Den gavs en sådan utformning att den kunnatfungera som ett lätthanterligt hjälpmedel för dem som sökersamhällsinformation snarare än som ett komplett uppslagsverk.Samhällsguidens tre första upplagor utarbetades av enredaktionskommitté på uppdrag av dåvarande Kommundepartementet.Fr.o.m. upplaga har det redaktionella ansvaret förSamhällsguiden legat på förvaltningskontor.Samhällsguiden har finansierats med intäkter från försäljningoch med hjälp av ett särskilt produktionsstödfrån . Sedan i slutet avdetta år övertog huvudmannaskapet för Samhällsguiden har ingetproduktionsstöd utgått. har åtagit sig att produceraboken års upplaga. Till följd av bortfallet avproduktionsstöd har marknadspriset på boken stigit kraftigt.Upplagan har varierat över tiden. Som mest har den varit 39200 (1983). upplaga är 17 000. De senaste upplagornahar även gjorts som talbok i små upplagor.De flesta användarna av Samhällsguiden är vidareinformatörerav olika slag. Till vidareinformatörerna räknas bl.a.förtroendevalda i kommuner och landsting och fackligaorganisationer samt befattningshavare som kuratorer,socialsekreterare och studierådgivare. Organisationer, företagoch institutioner samt skolan och utbildningen i samhällskunskapär andra viktiga användare av Samhällsguiden.Boken har indelats i ämnesområden som följer en människas vägi samhället "från vaggan till graven". Den senaste upplaganinnehåller också ett kapitel med grundkunskaper om EU införfolkomröstningen hösten 1994.Enligt en utgiven rapport är Samhällsguidens användarei regel mycket positiva till bokens innehåll och utformning. Ettproblem är dock att det fortfarande finns många som är verksammainom informationsområdet som inte känner till Samhällsguidensexistens, vilket motiverar insatser för att öka kännedomen omboken.Den senaste utgåvan av Samhällsguiden finns tillgänglig iriksdagens databas . Det aktualiserar frågan om enfortlöpande uppdatering av innehållet. En möjlighet att lösadenna hantering praktiskt är att myndigheterna själva lägger inuppgifter om aktuella förändringar på respektive områden. Enförsöksverksamhet med denna inriktning har startat iliten skala.2.6.4 RiksdagsbiblioteketRiksdagsbiblioteket (RB) är med sina samlingar av 600 000volymer och 3 000 tidningar och tidskrifter en viktig del i detsvenska nätverket för samhällsinformation. är iförsta hand , men har också ett nationelltansvar som sträcker sig utanför . RB expedierar ca 35000 lån , lämnar upplysningar inom samhällsinformationensområde och håller kurser och seminarier för vidareinformatörerinom området.RB öppnades och växte kraftigt under första delen av1900-talet. En utredningstjänst bildades för att geledamöterna en bättre service. Den skildes från RB ochutgör en egen organisatorisk enhet inom . År1977 blev RB en enhet inom förvaltningskontor.RB är organisatoriskt indelat i åtta sektioner med totalt 31heltidstjänster. Budgeten inklusive personalkostnader omslöt år1993/94 13,9 miljoner kronor.Målsättningen för RB när det gäller samhällsinformation är attbiblioteket på ett aktivt och utåriktat sätt skall ställa sinaresurser till förfogande för och övriga användare ochinformationssökare. skall inom ramen för sin primäraservice till söka och förmedla information för atttillhandahålla goda beslutsunderlag, följa utvecklingen inomsamhällsinformationsområdet och ha beredskap för att lösa frågorsom kan bli aktuella. RB skall i andra hand på liknande sättbetjäna inklusive kommittéväsendet, kyrkomötetoch centrala förvaltningsmyndigheter. I mån av resurser skallbiblioteket även ge service till forskare, studerande ochallmänheten. av resurser ägnas åtdessa senare grupper.Information om nyinköpt litteratur och publikationer inom allaområden samt aktuella tidskriftsartiklar lämnas tillbibliotekets primära målgrupper i Läslistan. Ensärskild EU-lista ges ut . Via databasen i hela ta del av RB:s material. RB:s egenkatalogdatabas är allmänt tillgänglig i Rixlex.RB erhåller publikationer från ett trettiotal internationellaorganisationer. är s.k. depåbibliotek för EU, FN,, , och . och Nordiska rådetsänder stora delar av sin publicering till RB. RB hör till de fåoffentliga bibliotek i som regelbundet får publikationerfrån för mänskliga rättigheter.RB har bevakat och köpt in litteratur om EU.Många bibliotek, verk och myndigheter har vänt sig till RB förinformation och rådgivning i frågor om informationsverksamhetkring EU. RB fungerar som rådgivare tillvidareinformatörer som behöver upplysningar ominformationskällorna om EU.