bet · GI01KU30 · 1995-05-11 00:00:00 — ).Om en upphandling avser både varor och tjänster skallupphandlingen göras enligt bestämmelserna i 5 kap., om värdet avtjänsterna överstiger värdet av varorna. En upphandling sominnefattar såväl A-tjänst som B-tjänst skall i sin helhet ansesvara en upphandling av tjänster som avses i avdelning A, omvärdet av A-tjänsten överstiger värdet av B-tjänsten.I 5 kap. ges bestämmelser om tröskelvärden m.m., annonsering,val av upphandlingsförfarande, tidsfrister, alternativautföranden och formgivningstävling.Bestämmelserna i 6 kap. tillämpas på upphandlingar av detjänster som avses i avdelning A i bilagan till lagen och somunderstiger tröskelvärdet . Bestämmelserna tillämpasockså på upphandlingar av tjänster som avses i avdelning B ibilagan till lagen och då oavsett värdet. Bestämmelserna i dettakapitel tillämpas vidare på upphandlingar som avses i 2--4 kap.och som understiger de tröskelvärden som anges i dessa kapitel.Slutligen tillämpas bestämmelserna i 6 kap. vid upphandlingsom avses i 1 kap. 3 § andra stycket (upphandling som omfattasav sekretess eller andra särskilda begränsningar med hänsyn tillrikets säkerhet och upphandling av försvarsprodukter ochtjänster som inte har civil användning) och även då oavsettvärdet.De tidigare tre upphandlingsformerna har sammanförts till tvåförfaranden, förenklad upphandling och direktupphandling.Enligt 6 kap. skall upphandling göras genom förenkladupphandling. Direktupphandling får dock användas omupphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl,såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som intekunnat förutses och inte heller beror på den upphandlandeenheten. Vid behov skall den upphandlande enheten fastställariktlinjer för användning av direktupphandling.Innehållet i ett förfrågningsunderlag regleras i 6 kap. 3 §.Det ställs mycket höga krav på att detta är tydligt ochtillräckligt omfattande. En upphandlande enhet som använderförenklad upphandling skall, enligt 6 kap. 4 §, infordraskriftliga anbud genom annons eller skrivelse. Vid avvägning avhur omfattande annonseringen eller utskicket av skrivelsernabehöver vara skall enheten särskilt beakta huvudregeln omaffärsmässighet i 1 kap. 4 § En leverantör som inte särskilttillfrågats har, enligt 6 kap. 6 §, rätt att på begäran fåförfrågningsunderlaget på samma villkor som andra leverantörer.I 6 kap. 7--10 §§ ges bestämmelser om mottagande och öppnandeav anbud och om krav som får ställas på leverantören.Prövning av anbud regleras i 6 kap. 11 och 12 §§. Enupphandlande enhet skall anta antingen det anbud som har lägstanbudspris eller det anbud som är det ekonomiskt mestfördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris,driftskostnader, funktion, miljöpåverkan m.m. Enheten skall iförfrågningsunderlaget eller i annonsen om upphandling angevilka omständigheter den tillmäter betydelse. Omständigheternaskall om möjligt anges efter angelägenhetsgrad, med denviktigaste först. Föreligger det fallet att en upphandlandeenhet skall anta det anbud som har lägst anbudspris, får enhetenförkasta anbud som den anser vara orimligt lågt, dock förstsedan enheten begärt förklaring till det låga anbudet och intefått tillfredsställande svar. Förklaringen skall begärasskriftligt.Bestämmelser om dokumentation, underrättelse och förvaring avhandlingar finns i 6 kap. 13--15 §§. Enligt dessa skall hos denupphandlande enheten finnas dokumenterat de skäl på vilka ettanbud antagits och vad som i övrigt förekommit av betydelse vidanbudsprövningen. När ett anbud antagits skall den upphandlandeenheten underrätta anbudsgivaren om detta möjligt, docksenast före utgången av den tid under vilken anbudet är bindandeför anbudsgivaren. Anbudsgivare vars anbud inte antagits skallsnarast möjligt underrättas om detta. En upphandlande enhetskall på betryggande sätt förvara anbud med tillhörandebeskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar,sammanställningar och liknande.För upphandling av tjänster som avses i avdelning B i bilagantill lagen och som överstiger tröskelvärdet , finnssärskilda bestämmelser i 16 §. Vidare finns en särskildbestämmelse i 17 § om upphandling som rör rikets säkerhet m.m.Bestämmelser för regeringskanslietDepartementsförordningenI departementsförordningen (1982:1177) finns bl.a. följandebestämmelser.Varje departement beslutar i frågor som rör personalen idepartementet och i andra frågor som rör departementetsadministration om inte något annat är särskilt föreskrivet(6 §).Departementen får meddela ytterligare föreskrifter utöverdepartementsförordningen om arbetsfördelningen och besluta omavvikelser (23 §).I frågor som skall avgöras av ett departement beslutardepartementschefen, om inte beslutanderätten överlåtits tillannan (25 §). I vissa frågor får beslutanderätten inte överlåtasannat än till statsråd.I fråga om varje beslut av ett statsråd eller departementeller av en departementstjänsteman skall finnas ett protokolleller någon annan handling som anger vad beslutet innehåller,när beslutet fattades och vem som fattade beslutet (32 §).Statsrådsberedningen, departementen och regeringskanslietsförvaltningskontor skall normalt tillämpa deekonomiadministrativa bestämmelser som gäller för andra statligamyndigheter under regeringen (37 §).RevisionsförordningenI revisionsförordningen (1985:606) för finnsbl.a. följande bestämmelser.För revision av verksamheten vid bl.a. Statsrådsberedningenoch departementen finns i ett revisionskontor(1 §). Chefen för är ansvarig för revisionen.Revisionens främsta syfte är att bedöma om redovisningen ärrättvisande (2 §). Revisionen skall bedrivas i enlighet med godrevisionssed.Revisionsplaner fastställs av chefen för förslag av revisionskontoret och efter samråd med chefernaför berörda departement (5 §).Revisionskontoret skall till chefen förCivildepartementet avge en redogörelse över granskning av bl.a.Statsrådsberedningens och departementens verksamhet ochårsredovisningar samt löpande till chefen för sådana iakttagelser och slutsatser som bör komma tillstatsrådets kännedom (7 §).Inomdepartementala regler m.m. under åren 1992 och 1993Konstitutionsutskottet har till expeditionscheferna idepartementen ställt följande frågor beträffande interna reglerm.m. avseende åren 1992 och 1993.Fanns interna regler, riktlinjer eller rekommendationer förupphandling? Hur och av vem fattades besluten om upphandling?Framgick det av departementets arbetsordning? Hur dokumenteradesbesluten i upphandlingsärenden?Rättschefen i Statsrådsberedningen framhöll i en promemoriaden att det inte funnitsnågra särskilda riktlinjer för upphandling inomregeringskansliet, utom i , som hadeomfattande upphandlingar. När efter singranskning av konsultupphandlingar understrukit bl.a.vikten av att dokumentera upphandlingar diskuteradesupphandlingsförfarandet i expeditionschefskretsen. Vidaredistribuerades interna riktlinjer tillsamtliga departement, i avvaktan på att den nyaupphandlingslagstiftningen skulle antas och generella riktlinjerför upphandlingen i skulle kunna ges. Sådanariktlinjer angavs vara i det närmaste klara.Statsrådsberedningen och har iett gemensamt svar meddelat att de intehade några regler eller riktlinjer som särskilt tog sikte påförfarandet vid upphandling. I arbetsordning eller attestordningreglerades vilka som hade bemyndigande att besluta.Upphandlingar beslutades av den verksamhetsansvarige, iförekommande fall efter godkännande av tjänsteman medattesträtt. Beslut om viktigare upphandlingar dokumenterades idepartementsprotokoll eller i annan skriftlig form. Iupphandlingar rörande mindre belopp förekom också dokumentationgenom attest eller genom anteckning på offert eller faktura.Från meddelades att några regler,riktlinjer eller rekommendationer inte utfärdats. UD hade velatavvakta de enhetliga upphandlingsrutiner för regeringskanslietsom förbereddes. Beslut fattades av tjänstemän på resp.sakansvarig enhet inom departementet i enlighet med föreskrifter1987-06-15 om medelsdisposition. Enligt dessa tillkommerbefogenhet att förfoga över medel som disponeras eller förvaltasav UD för resp. sakenhet chefstjänsteman, huvudman eller chefför sekretariat, handläggande tjänsteman som närmast underhuvudman eller chef för sekretariat svarar för ärendet, ellertjänsteman för skyddsmaktsärenden. Chefstjänsteman får delegerasin befogenhet till annan tjänsteman för viss grupp av ärenden.Beslut om disposition av medel skall meddelas i skriftlig formeller genom tecknande av attest på handling. Attest behövs inte,då medelsdispositionen skett genom beslut av regeringen ellerinom departementet och medelsdispositionen till sin storlek ärfastställd i beslutet eller genom annan föreskrift. -- Rutinernaför dokumentering av besluten skiljer sig något mellandepartementets olika avdelningar. Besluten dokumenteras somregel genom departementsprotokoll och/eller genom konsultavtal.När det gäller upphandling av utbildningskonsulter för mindrebelopp dokumenteras beslutet genom attest på räkningen.Försvarsdepartementet har inte haft och har inte någraallmänna interna regler för upphandling. Däremot har tillämpatsinarbetade rutiner grundade på reglerna iupphandlingsförordningen och de andra gemensamma regler somfinns för . gäller idepartementet en ordning, ej reglerad i arbetsordningen, sominnebär att varje arbetsenhet eller motsvarande i vissahänseenden har ett eget budget- och ekonomiansvar som bl.a.täcker upphandling av en del tjänster och varor för enhetensbehov. Beslut om sådan upphandling fattas således avarbetsenheten. Anskaffning av tjänster och varor av merdepartementsövergripande slag hanteras centralt av denadministrativa enheten. En upphandling som gäller ett störrebelopp eller eljest rymmer en fråga av principiellt slag beredsi regel med expeditionschefen. På några områden finns särskiltangivna beslutsregler som tar sikte på eller har betydelse fören upphandlingsfråga. Det gäller bl.a. upphandling avförbrukningsmateriel. För beslut om tjänsteresor (s.k.reseorder) finns särskilda regler. Detsamma gälleransvarsfördelningen i fråga om framställning, produktion m.m. avandra tjänster och produkter på tryckeriområdet än som rörpropositioner m.m. inom en arbetsenhets ansvarsområde. -- Nästanall upphandling är av rutinkaraktär eller gäller relativt småbelopp. De allra flesta upphandlingar har därför skett som s.k.direktupphandling. Härav följer att förenklade administrativarutiner har kunnat tillämpas för upphandlingarna. I regel finnssom enda dokumentation en faktura eller en kvittens på gjordutbetalning. Någon skriftlig redovisning av fattade beslutförekommer . Däremot råder en formaliserad ordning kringbetalningsrutinerna. Varje utbetalning föregås dels av enattestering av faktura eller annan aktuell handling utförd avbehörig tjänsteman, dels av en utbetalningsorder som tecknas avsärskilt angivna tjänstemän. De konsultavtal som departementethar ingått med enskilda personer på området särskildplanläggning har givetvis skriftlig form.Även Försvarsdepartementet hänvisade till det arbete på nyaallmänna riktlinjer för upphandling som då pågick inomregeringskansliet.Socialdepartementet redovisade följande.Enligt departementets arbetsordning har planerings- ochbudgetsekretariatet (PBS) till uppgift att biträda medsamordningen av utredningsarbetet inom verksamhetsområdet, attadministrativt samordna forsknings- och utvecklingsarbetet samtstatistik- och informationsförsörjningen och att handläggaekonomifrågor och andra administrativa frågor m.m. Iriktlinjerna för kommittéverksamheten anges att upphandling avkonsulttjänster och statistik, utläggande avundersökningsuppdrag o.d. -- oavsett kostnaden -- alltid skallföregås av samråd med PBS. -- har iinternbudgeten fastlagts ekonomiska ramar för bl.a.sakenheternas och sekretariatens förvaltningskostnader samt vissinitiativ- och projektverksamhet. med internbudgetenbeslutas attestordningen. Av denna framgår att vederbörandetjänsteman har rätt att besluta om medlens disposition medbeaktande av föreskrifter i regleringsbrev. Tjänstemannenansvarar för att dispositionen ligger inom ramen fördepartementets verksamhet och att medel finns tillgängliga förändamålet. Beslut om medelsdisposition överstigande 100 000 krskall föregås av samråd med PBS. -- Några interna regler,riktlinjer eller rekommendationer för upphandling har därutöverinte fastlagts. Information om bestämmelserna för statligupphandling har dock lämnats vid interna arbetsmöten på olikanivåer, och RRV:s sammanställning av bestämmelserna finns påvarje arbetsenhet. -- Beslut i upphandlingsärenden dokumenterasgenom regerings- eller departementsbeslut eller genomtecknande av avtal. Besluten tas in i resp. protokoll medanavtalen samlas hos PBS.Även har hänvisat till det projekt för attskapa enhetliga riktlinjer för upphandlingar som pågick inomregeringskansliet. Departementet avvaktade detta arbete.Från uppgavs attupphandlingsförordningen jämte RRV:s föreskrifter tillupphandlingsförordningen har utgjort grund förupphandlingsarbetet i departementet. I avvaktan på det dåpågående arbetet på gemensamma riktlinjer för regeringskansliethade sedan slutet av inom departementet som stöd ochkomplement i upphandlingsarbetet använts de riktlinjer förupphandling av tjänster som utarbetats inomNäringsdepartementet. Utöver departementschefen är det enligtarbetsordningen statssekreteraren, expeditionschefen och chefenför det administrativa sekretariatet som har rätt att fattabeslut i ekonomiska frågor. Vid upphandling över ett basbelopphar detta som regel skett genom beslut i departementsprotokoll.I övriga fall har upphandling skett genom beslut av behörigbefattningshavare som inte dokumenterats på annat sätt än genombeslut om utbetalning av överenskommen ersättning.Finansdepartementet uppgav att departementet för åren 1992och 1993 inte haft några särskilda interna riktlinjer ellerföreskrifter för upphandling. I departementet finns dock sedanden en beslutsordning i ekonomiska frågor somreglerar budgetansvar och attesträtt. Den innebär att rätten attupphandla varor och tjänster tillkommer bl.a. finansråden ochmotsvarande chefstjänstemän inom departementet och att dessa harmöjlighet att skriftligen delegera sina belutsbefogenheter tillenhetschefer. Men det förekommer också att beslut fattats avregeringen, statsråd, statssekreterare, stabschef och, efterdelegation, av annan tjänsteman.Från anfördes följande. /93 inleddes en omfattande omläggning av deadministrativa rutinerna inom departementet. Så påbörjades detbudgetåret genomförandet av en s.k. internbudget, dvs. varjeenhet fick ansvara för sina kostnader och göra uppföljning mottilldelat anslag. En ny enhetsindelning skapades inomdepartementet , varvid bl.a. en särskildadministrativ enhet inrättades. En beslutsordning för ekonomiskafrågor fastställdes . I januari 1994påbörjades ett arbete med riktlinjer för upphandling av varoroch tjänster liksom utarbetande av rutiner för rekrytering ochintroduktion av personal. avsågs vidare hållassärskilda genomgångar med bl.a. registrator ochenhetsassistenter angående frågor om diarieföring ocharkivering. En översyn av departementets arbetsordning skulleockså komma att göras. -- hade departementetadministrativt fungerat så att man på enhetsnivån förfogade översin personalstat samt en reseram och enutbildningsram. Användningen av övriga resurser beslutadessålunda centralt i departementet direkt av departementsledningeneller av det dåvarande planerings- och budgetsekretariatet ikontakt med eller efter riktlinjer från departementsledningen.Alla kände till att i ekonomiska frågor, som man villeaktualisera, och som inte föll inom de nämnda områdenamåste planerings- och budgetsekretariatet kontaktas ochställning tas i varje enskilt fall. Några särskilda internaregler eller riktlinjer för upphandling utöver de allmäntgällande ansågs sålunda inte nödvändiga. Inte heller innehållerarbetsordningen någon särskild föreskrift om upphandling. --har beslut i upphandlingsärenden endasti undantagsfall dokumenterats. Besluten har -- i den mån de inteavsett endast obetydliga belopp -- reellt sett fattats avvederbörande statssekreterare och bekräftats genom dennesattest.Jordbruksdepartementet meddelade att det inte fanns någrainterna regler, riktlinjer eller rekommendationer under åren1992 eller 1993. Upphandling i departementets egen regi sker imycket liten omfattning, och personal utbildas genom särskildakurser om gällande bestämmelser. Några särskilda beslut iupphandlingsärenden av konsulttjänster i själva departementetfattades inte . -- Om någon upphandlinghade skett som fordrat särskilt beslut, hade det ankommit pådepartementschefen eller i övrigt på statssekreteraren ellerexpeditionschefen att fatta beslut enligt de regler somgenerellt gäller enligt departementets arbetsordning. I övrigtgäller budgetårsvisa beslut om löpande ekonomiska transaktioner(dispositionsrätt, attesträtt m.m.). -- Om särskilda besluthade fattats om upphandling av konsulttjänster, hade detdokumenterats i departementsprotokollet.Även hänvisade till generellariktlinjer som Statsrådsberedningen aviserat.Arbetsmarknadsdepartementet har för åren 1992 och 1993inte haft några särskilda interna regler avseende upphandling.Genom arbetsordningen och särskilda, om åretåterkommande, beslut av departementschefen finns regler om vilkapersoner som från tid till annan är behöriga att fatta beslut iekonomiska frågor, däribland beslut om upphandling. Under 1992och 1993 var utöver departementschefen statssekreteraren,expeditionschefen, chefen för planerings- ochbudgetsekretariatet (PBS) och en handläggare med ansvar förekonomi- och budgetfrågor behöriga att besluta iupphandlingsfrågor. Viktigare beslut om upphandling dokumenterasgenom att tas in i departementets protokoll. I övrigt har beslutdokumenterats på annat sätt, t.ex. genom undertecknande av enavtalshandling.Från har uppgivits att det sedan den17 finns riktlinjer för upphandling av tjänstervid departementet och att rätten att upphandla konsulttjänsterinom beslutad budget har fastställts i departementsprotokoll,medan rätten att teckna betalningsorder för departementetsverifikationer regleras i arbetsordningen. Beslut om upphandlingav konsulter har dokumenterats i konsultavtal.Näringsdepartementet har i svar tillkonstitutionsutskottet hänvisat till de av departementet den 26oktober 1992 fastställda riktlinjerna. gavs muntliginformation till viss personal om gällande regler, bl.a. vid ettseminarium med medverkan av representanter för Statskontoret iaugusti 1992. -- I fråga om beslut om upphandling påpekas attsådana beslut i praktiken innefattar flera komponenter, delsnågon form av ställningstagande till att det finns ett behov avatt anlita en utomstående person/företag, t.ex. en konsult, föratt få ett visst arbete genomfört, dels beslut omupphandlingssätt, dels beslut om val av konsult, dels beslut omatt använda departementets medel för detta ändamål. Enligtdepartementets riktlinjer för upphandling av tjänster är berördsakenhet/sekretariat inom departementet huvudansvarig förupphandlingsärende och svarar för beslut om att anlita konsult,förhandling om ersättning och andra villkor, valet av konsultsamt granskning och attest av fakturor. Beträffande finansieringfrån anslag eller anslagspost som enligt regleringsbrevetdisponeras av regeringen fattas beslut av regeringen. Förfinansiering från anslag/anslagsposter till departementetsdisposition fattas beslut genom departementsprotokoll. Beslut omatt disponera medel för upphandlad tjänst fattas i enlighet meddepartementets Beslutsordning i ekonomiska frågor. Vidfinansiering från departementets förvaltningsanslag fattasmedelsbeslut av olika personer med kostnadsansvar för olikakonton enligt departementets ekonomiska beslutsordning. Vidfinansiering från departementets utredningsanslag beslutarchefen för administrativa sekretariatet om medel för uppdrag somkostar , och för uppdrag över 100 000 krbeslutar departementschefen.Vad som skall dokumenteras och hur dokumentationen skall gåtill framgår av departementets riktlinjer. En redogörelse förupphandlingen skall enligt dessa ingå i akten. Medelsbeslutdokumenterades i form av regeringsbeslut eller beslut idepartementsprotokoll. Enligt beslutsordningen den 20 december1993 erfordras numera inte beslut i departementsprotokoll vidfinansiering från utredningsanslaget för kostnader under 20 000kr, utan för sådana mindre upphandlingar dokumenterasdispositionsbeslutet genom attest på fakturan.Riktlinjerna innehåller också checklista föruppdragsbeskrivning vid konsultuppdrag och blanketter fördokumentation.Beträffande upphandlingsformen för angesatt för huvuddelen av tjänsteupphandlingen inom departementetförhandlingsupphandling är den lämpligaste formen, medandirektupphandling får användas vid "mindre upphandlingar" (tvåbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring som riktvärde förmindre belopp vid departementet).Från har meddelats attNäringsdepartementets riktlinjer tillämpas i största möjligautsträckning analogt. Enligt departementets arbetsordning fårexpeditionschefen och chefen för administrativa enheten var försig besluta på departementets vägnar i frågor om departementetspersonal och administration i övrigt. Frågor som är avprincipiell betydelse eller i övrigt av större vikt prövas avexpeditionschefen. Arbetsordningens bestämmelser om vilka somhar rätt att teckna utbetalningsorder kompletteras av ettsärskilt departementsbeslut om fastställandeav beslutsordning i ekonomiska frågor, enligt vilket de somenligt arbetsordningen har rätt att teckna utbetalningsorderockså får fatta dispositionsbeslut för vissa angivna anslag.Besluten i upphandlingsärenden dokumenteras regelmässigt genomett konsultavtal ofta kombinerat med ett departementsbeslut omdisposition av medel.Miljö- och naturresursdepartementet har i fråga om internariktlinjer redovisat att departementet i ett internt meddelande(PBA-meddelande 1991:32) om vissaekonomiadministrativa rutiner angivit vissa riktlinjer förupphandling av konsulttjänster. Frågan om upphandling har ocksåtagits upp i departementets ledningsgrupp,och information har bl.a. lämnats med anledning av uttalanden ibet. 1992/93:KU30. Förslag till riktlinjer motsvarande dem somutarbetats inom har också tagits fram, meninte fastställts i avvaktan på arbetet på gemensamma riktlinjerinom . I fråga om beslutsfattare hardepartementet hänvisat till departementsförordningensföreskrifter. Delegation av beslutanderätten i fråga omdepartementets personal (med undantag för frågor som regleras idepartementsförordningen) har skett till chefen förAdministrativa enheten (enhet 2). I frågor av principiellbetydelse eller med en kostnad eller som iövrigt är av större vikt skall chefen hänskjuta frågan föravgörande till statssekreteraren eller expeditionschefen. finns också i departementets attestordning. --Besluten har dokumenterats på skiftande sätt beroende påärendets art. Beslut om konsulttjänster som har belastatdepartementets utredningsanslag har dokumenterats idepartementsprotokoll då det aktuella beloppet överstiger 20 000kr. Beslut om konsulttjänster, översättningskostnader,tryckkostnader och övriga informationskostnader som har belastatdepartementets förvaltningsanslag har, med undantag av ettbeslut om juridiskt biträde, inte dokumenterats i särskildadepartementsprotokoll. I några fall har de dokumenterats ikonsultavtal. För de kostnader som har belastat departementetsanslag för internationellt samarbete finns beslut i form avdepartementsprotokoll eller regeringsbeslut.Även har redogjortför tillämpad ordning för konsultupphandling. Enligtförvaltningskontorets arbetsordning skall principiella ochviktigare frågor beslutas av kontorets styrelse, medan övrigafrågor beslutas av förvaltningsdirektören eller av enhetschef.Denna beslutsordning gäller även vid upphandlingar, därprincipen är att den som förfogar över tilldelade medel enligtfastställd internbudget även beslutar om inköp ochupphandlingsärenden.