prop · GH03235 · 1994-01-01 00:00:00 — undertecknades en överenskommelse (SÖ 1982:88) om gemensam nordisk arbetsmarknad vilken trädde i kraft . Överenskommelsen innebär bl.a. utbyte av information om lediga platser i . sker ett ömsesidigt utbyte av information om lediga platser inklusive uppgift om kontaktperson hos arbetsgivare på magnetband med och . I finns s.k. platsautomater uppställda vilka tjänstgör som terminaler till uppgifterna om lediga platser i länsarbetsnämndernas register "AF 90:2". Samtliga nordiska länder har ratificerat konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling. Enligt 7 kap. 16 andra stycket sekretesslagen gäller då inte sekretess för uppgifter som skall användas för automatisk databehandling i dessa länder. Det bör i lagen anges att uppgifter om lediga platser får göras läsbara via terminal inte bara vid övriga svenska länsarbetsnämnder utan även vid arbetsförmedlingsmyndigheterna i övriga nordiska länder. Sådana uppgifter får göras läsbara även för allmänheten via s.k. platsautomater. Även det arbetsförmedlingssamarbete som kommer att ske inom ramen för avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet bör omfattas av lagens regler om utlämnande av uppgifter. Något behov av att därutöver tillåta att utlämnande på ADB-medium får ske till andra myndigheter finns inte enligt regeringens bedömning. Regeringens förslag: Användningen av integri- tetskänsliga uppgifter som sökbegrepp i ett personregister regleras i lagen. Flertalet av de allmänna ärendeuppgifterna får användas som sökbegrepp. Kod för uppgift om ar- betshandikapp och medborgarskap får dock endast användas som sökbegrepp för att underlätta länsarbets- nämndens förmedling av arbete åt arbetshandikappade respektive utländska medborgare samt vid framställ- ning av avidentifierad statistik. Uppgift om ar- bets- och uppehållstillstånd och telefonnummer ute- sluts av integritetsskäl som sökbegrepp, liksom uppgifter om kontaktpersoner. Uppgifter om utbetalning av arbetsmarknadspolitiska ersättningar får användas som sökbegrepp. Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens. Synpunkter vid hearingen: De flesta lämnade förslaget utan invändning. Enligt Datainspektionen borde uppgifter om kontaktpersoner inte få användas som sökbegrepp och inte heller kod för handikapp och medborgarskap. Skälen för regeringens förslag: Den information i allmänna handlingar i ett ADB-system som är tillgänglig för en myndighet skall på begäran lämnas ut, om informationen inte är sekretessbelagd. Myndighet måste använda sig av alla tillåtna sökbegrepp och tekniska möjligheter som står till buds när någon begär uppgifter ur myndighetens ADB-register. Myndighetens skyldighet begränsas bara av att uppgifterna skall kunna tas fram med rutinbetonade åtgärder. Myndighetens, och därmed allmänhetens, möjligheter att få tillgång till sammanställningar av sådana uppgifter kan vara underkastad rättsliga begränsningar, t.ex. föreskrifter om användningen av sökbegrepp. Användningen av olika registeruppgifter som sökbegrepp kan medföra att oönskade och oförutsedda följder uppstår. En sådan följd är att ett urval och en sammanställning av i och för sig harmlösa uppgifter kan framstå som integritetskränkande. Ingår känsliga uppgifter i en sådan sammanställning kan denna komma att upplevas som mycket kränkande. Även om sekretess skulle gälla för sammanställningen, kan det ändå vara kränkande och obehagligt för den enskilde att en sådan sammanställning kan göras. I samband med behandlingen av prop. 1989/90:40 om tullregisterlag uttalade att frågan om vilka sökbegrepp som skall få användas i ett register är av stor betydelse för den personliga integriteten och att det därför är viktigt att sökbegrepp som är känsliga från integritetssynpunkt endast används i begränsad utsträckning. Användningen av sådana sökbegrepp bör enligt riksdagsuttalandet regleras i lag medan användningen i andra fall bör kunna regleras genom verkställighetsföreskrifter (yttr. 1989/90:KU5y, bet. 1989/90:SkU19, rskr. 1989/90:188). kommer enligt förslaget att innehålla många uppgifter som är känsliga från integritetssynpunkt. Användningen av dessa uppgifter som sökbegrepp bör därför regleras i själva lagen. I vilken ut- sträckning varje uppgift skall få användas som sökbegrepp får - med beaktande av uttalande - bedömas efter en avvägning mellan å ena sidan de arbetssökandes intresse av integritetsskydd och å andra sidan det allmänna intresset av att verksamheten inom bedrivs effektivt. Förslaget innebär att de flesta allmänna uppgifter skall få användas som sökbegrepp utan några särskilda begränsningar. Till denna grupp hör uppgifter om en arbetssökandes namn, personnummer och adress samt uppgifter om utbildning och arbetslivserfarenhet och den typ av arbete vederbörande söker. Sökning på uppgifter om den arbetssökandes kvalifikationer och önskemål i fråga om arbete är en absolut förutsättning för att skall kunna fullgöra sin uppgift att se till att de arbetssökande snabbt får ett arbete som så nära som möjligt ansluter till deras önskemål och förutsättningar samt att lediga platser snabbt blir tillsatta med lämpliga arbetstagare. Även uppgifter om tidpunkt för olika former av kontakt mellan den arbets- sökande och den offentliga arbetsförmedlingen samt beslut om arbetsmark- nadspolitiska åtgärder och utbetalda belopp bör vara sökbara utan begränsningar. Motivet när det gäller uppgift om tidpunkt är behovet av att kunna bevaka och förhindra att arbetssökande drabbas av långtidsarbetslöshet. Av samma skäl bör uppgift om tillhörighet till arbetslöshetskassa också vara sökbar. Dessa uppgifter behövs också för uppföljning och utvärdering av verksamhet och för framställning av statistik. Till denna grupp av sökbegrepp bör också hänföras uppgift om anledningen till att ett ärende avslutats. Vissa begränsningar bör dock göras när det gäller användningen av de allmänna ärendeuppgifterna som sökbegrepp. Uppgifter om arbetssökandes telefonnummer och om arbets- och uppehållstillstånd bör uteslutas av integritetsskäl. Som Datainspektionen påpekat bör inte heller uppgifter om kontaktpersoner få användas som sökbegrepp. Datainspektionen har beträffande användningen av kod för arbetshandikapp och medborgarskap som sökbegrepp påpekat att det i promemorian saknas en avvägning mellan behovet av att få använda uppgifterna som sökbegrepp och intresset av ett gott integritetsskydd. Av den anledningen och för att förebygga risk för intrång i de registrerades integritet har därför Datainspektionen ansett att dessa upp- gifter inte borde få användas som sökbegrepp. Som framhållits ovan i avsnittet om registerinnehållet (avsnitt 8) är det en viktig uppgift för att vidta särskilda åtgärder för grupper med svag ställning på arbetsmarknaden, och dit hör både de arbetshandikappade och de utomeuropeiska medborgarna. En förutsättning för att skall kunna dimensionera och skräddarsy insatser för att underlätta inträdet på arbetsmarknaden för dessa grupper är att de i vart fall genom ett kodsystem kan särskiljas från övriga sökande. Det finns alltså på arbetsförmedlingar och ett mycket stort behov av att kunna få använda kod för medborgarskap och arbetshandikapp som sökbegrepp. är det också klart att sammanställningar över grupper av utländska medborgare och arbetshandikappade kan vara integritetskänsliga. Medborgarskap får av den anledningen inte användas som sökbegrepp i de lokala folkbokföringsregister som förs med stöd av lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister. fann att de behov som anfördes i propositionen - möjligheten av göra efterhandskontroll i ärenden om fastställande av medborgarskap och kommunernas behov av att sända ut information till olika invandrargrupper - inte vägde tillräckligt tungt med hänsyn till integritetsintresset (bet. 1990/91:SkU9, rskr. 1990/91:109). De behov som finns i verksamhet av uppgiften om medborgarskap måste anses ha en helt annan tyngd än de som anfördes i fråga om folkbokföringsregistret. Dessutom ger sekretesslagen uppgifter i arbetsförmedlingsverksamhet ett betydligt starkare skydd än uppgifter i folkbokföringsverksamheten. På grund av sekretesslagens regler, framför allt regeln i 7 kap 10 sekretesslagen, borde risken för otillbörligt integritetsintrång vara förhållandevis liten. Verksamhetens behov väger betydligt tyngre än denna risk. Gruppen arbetshandikappade har, som framhållits ovan, hög prioritet inom . Länsarbetsnämnderna har framhållit att kod för arbetshandikapp i många fall är ett viktigt och nödvändigt sökbegrepp i arbetsförmedlingarnas service till de arbetshandikappade. Om det visar sig att en arbetsgivare har lämpliga arbetsuppgifter för t.ex. en synskadad kan en sökning i sökanderegistret ge utomordentliga möjligheter att snabbt och säkert få kontakt med en lämplig sökande med detta arbetshandikapp. Datainspektionen har haft förståelse för dessa behov och har i beslut gett länsarbetsnämnderna tillstånd att få använda arbetshandikapp som sökbegrepp för att underlätta förmedling av arbete åt arbetshandikappade. Enligt regeringens mening väger även i detta fall behovet av att kunna ge särskilt stöd åt en grupp med svag ställning på arbetsmarknaden tyngre än risken för integritetsintrång. Sekretesslagens regler får, liksom när det gäller uppgift om medborgarskap, anses ge ett tillfredsställande skydd. Uppgift om kod för arbetshandikapp och medborgarskap bör alltså få användas som sökbegrepp för att underlätta förmedling av arbete åt arbetshandikappade respektive utländska medborgare. Uppgifterna bör också - liksom enligt Datainspektionens tidigare beslut - få användas för framställning av avidentifierad statistik där uppgift om enskild person inte kan utläsas. Andra uppgifter än dem som nämns i lagen får inte användas som sökbegrepp. Mot bakgrund av vårt ställningstagande att registerlagen inte bör innehålla någon bestämmelse om att ett register får användas för forskning bör inte heller i lagen föreskrivas att vissa uppgifter får användas som sökbegrepp för forskning. Regeringens förslag: Uppgifter om arbetssökande i arbetsförmedlingsregistret bör ha en gallringstid efter utgången av det år då ärendet avslutats. AMS centrala statistikregister bör ha en gallring- stid efter det att uppgiften registrerats. Promemorians förslag: En enhetlig gallringstid föreslås. Synpunkter vid hearingen: ansåg att var en alltför kort gallringstid.Datainspektionen ansåg att känsliga uppgifter principiellt skall tas bort så fort som möjligt ur ett register när de inte längre behövs för sitt ändamål. borde räcka som gallringstid. Skälen för regeringens förslag: Bestämmelser om bevarande och gallring av allmänna handlingar hos myndigheter finns i arkivlagen (1990:782). Huvudprin- cipen enligt arkivlagen är att allmänna handlingar skall bevaras. Gallring får ske, men därvid skall alltid beaktas att återstående material skall kunna tillgodose 1.rätten att ta del av allmän handling, 2.behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3.forskningens behov. Arkivlagen medger att avvikande bestämmelser om gallring ges i annan lag eller förordning. gäller en gallringsfrist för länsarbets- nämndens personregister medan det för AMS har meddelats varierande gallringsföreskrifter. Ett arbetsförmedlingsregister kommer att innehålla känsliga uppgifter och utgångspunkten bör därför enligt regeringens mening vara att uppgifterna i registret skall gallras. har med hänvisning till arkivlagens syften framhållit att även mycket integritetskänsliga uppgifter är en del av det allmänna kulturarvet och borde kunna få bevaras. Eftersom pappershandlingar kommer att försvinna poängterade vikten av en förordning, som anger vilka uppgifter som registrerats med hjälp av ADB, som skall sparas för framtida forskningsbehov. När uppgifterna i registret inte längre behövs hos primärmyndigheten borde de överföras till arkivmyndigheten, som då blir arkiv- och registeransvarig. I det skedet är uppgifterna inte längre tillgängliga för handläggare vid länsarbetsnämnden vilket för ett gott integritetsskydd för den enskilde. Utgångspunkten för regeringens bedömning av bevarandefrågan är att särskild hänsyn måste tas till integritetsaspekten. Förslaget innebär därför en relativt kort gallringstid för uppgifter om arbetssökande i arbetsförmedlingsregistren, nämligen från det att ärendet avslutats. För AMS centrala statistikregister gör sig inte integritetsaspekten gällande på samma sätt. Registret skall i princip inte innehålla känsliga uppgifter. Med hänsyn till det behov som finns av uppföljning av effekterna av de arbetsmarknadspolitiska åtgärderna på lite är därför gallringsfrist för kort. Tiden bör bestämmas till efter det att uppgiften registrerats. Enligt 11 arkivförordningen (1991:446) får , om regeringen inte föreskriver annat, meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om bl.a. överlämnande av hela eller delar därav till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet. Rätten att meddela sådana föreskrifter gäller också i fråga om arkiv hos . Bemyndigandet gör det alltså möjligt att föreskriva att material som skall undantas från gallring skall överlämnas från länsarbetsnämnden till arkivmyndighet. Någon ytterligare författningsreglering är därför egentligen inte nödvändig. Eftersom de föreslagna gallringsbestämmelserna utgör en reglering som avviker från arkivlagens bestämmelser, bör dock i klarhetens intresse redan i registerlagen anges att det material som skall bevaras skall överlämnas till arkivmyndighet. Regeringens förslag: skall informera de arbetssökande om arbets- förmedlingsregistret. Informationen skall omfatta ändamålen med registret och vad registret får innehålla. Informationen skall vidare innehålla upplysning om vad som gäller i frågor om samtycke, om sekretess- och säkerhetsbestämmelser och om rätten att få registerutdrag enligt datalagen. I övrigt skall informationen innehålla upplysning om de begränsningar beträffande terminalåtkomst, utläm- nande av uppgifter på ADB-medium, sökbegrepp och bevarande av uppgifter som gäller i fråga om ett personregister. Motsvarande information skall lämnas beträffande AMS centrala statistikregister. Övriga registrerade personer skall på lämpligt sätt ges information om registreringen. Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens. Synpunkter vid hearingen: Datainspektionen påpekade att även arbetsgivare och deras kontaktpersoner skulle kunna informeras genom en broschyr. I övrigt framfördes inga invändningar mot förslaget. Skälen för regeringens förslag: Informationen till de arbetssökande om arbets- förmedlingsregistret är mycket viktig för att förebygga oro för otillbörliga integritetskränkningar. Möjligheterna att åstadkomma detta ligger huvudsakligen i att de registerade får kunskap om dels användningen av inhämtade uppgifter, dels de sekretess- och säkerhetsbestämmelser som gäller och hur de tillämpas. Den kanske viktigaste informationen att sprida är vilka rättigheter den enskilde har. Det är därför nödvändigt att de registrerade får information om rätten enligt datalagen att få registerutdrag och om möjligheten att få till stånd rättelse i registren. Likaså är det av vikt att innebörden av samtycke enligt 5 andra stycket och 7 andra stycket klargörs, dvs. främst att den ar- betssökande har en valmöjlighet mellan att låta uppgiften registreras med hjälp av ADB eller manuellt. Informationsskyldigheten bör ligga på den registeransva- rige, dvs. hos länsarbetsnämnden och AMS. Det sätt på vilket informationen skall lämnas kan naturligtvis variera beroende på omständigheterna i det enskilda fallet. I många fall - och alltid när känsliga uppgifter registreras - bör krävas individuell underrättelse som bör vara både muntlig och skriftlig. är det kanske inte lika nödvändigt att informationen ges individuellt till varje arbetssökande. Det får i sådana fall anses tillräckligt att det sker genom t.ex. annonser, broschyrer eller an- slag i den offentliga arbetsförmedlingens och . Även övriga registrerade personer - arbetsgivare och kontaktpersoner - bör, som Datainspektionen påpekat, på lämpligt sätt ges information om registreringen. Regeringens bedömning: Några särskilda regler om ADB-säkerhet införs inte i lagen om arbetsförmedlingsregister. Datainspektionen får med stöd av datalagen meddela de föreskrifter som behövs från säkerhetssynpunkt. Promemorians bedömning: Överensstämmer med regeringens. Synpunkter vid hearingen: I ett skriftligt yttrande inför hearingen har Justitiekanslern anfört att säkerhetsaspekterna fått för lite utrymme i promemorian och önskat en närmare analys av frågorna. Skälen för regeringens bedömning: Skriftliga instruktioner skall finnas för dem som har övergripande ansvar för ADB-säkerheten. Den registeransvarige skall regelbundet kontrollera att personal med behörighet att ta del av uppgifter i personregistret har tillräckliga kunskaper för att ADB-säkerheten skall kunna vidmakthållas. Enligt 6 datalagen skall Datainspektionen meddela föreskrifter om bl.a. kontroll och säkerhet vid förande av personregister i den mån det behövs för att förebygga risk för otillbörligt intrång i personlig integritet. Denna föreskriftsskyldighet gäller enligt 6 a datalagen också i fråga om person- register som inrättats av eller regeringen (s.k. statsmaktsregister) i den mån regeringen eller inte meddelat föreskrift i samma hänseende. I den registeransvariges skyldigheter enligt datalagen ingår att se till att uppgifterna i registret skyddas mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse eller mot otillåten ändring eller spridning (7 5 datalagen). I anslutning till denna bestämmelse har Datainspektionen utfärdat allmänna råd om ADB-säkerhet för personregister. Råden är inte bindande men ligger till grund för de föreskrifter om ADB-säkerhet som Datainspektionen meddelar. Datainspektionens allmänna råd och inspektionens möjligheter att meddela föreskrifter är en tillräcklig garanti för att en god ADB-säkerhet kommer att kunna upprätthållas för arbetsförmedlingsregistret. Det är därför inte nödvändigt att eller regeringen meddelar särskilda föreskrifter om ADB-säkerheten. Regeringens bedömning: Förslaget till lag om arbetsförmedlingsregister stämmer överens med de internationella regler, riktlinjer och rekommen- dationer om dataskydd för enskilda vid ADB-be- handling av personuppgifter som åtagit sig att följa. Inom EU saknas en gemensam ordning när det gäller användningen av ADB inom den offentliga förvaltningen. har lagt fram ett omarbetat förslag till direktiv om skydd för enskilda vid behandling av personuppgifter. Förslaget till lag om ar- betsförmedlingsregister ligger i linje med den reglering av integritetsskyddet som föreslås i direktivförslaget. Promemorians bedömning: Överensstämmer med regeringens. Synpunkter vid hearingen: Ingen av dem som yttrade sig i frågan hade några invändningar mot bedömningen. Skälen för regeringens bedömning: I det internationella samarbetet har utarbetats vissa regler och riktlinjer m.m. i fråga om skydd för den enskilde vid ADB-behandling av personuppgifter. Aktuella i detta sammanhang är dataskyddskonvention som trädde 1985 och riktlinjer om dataskydd, med anslutande rekommendation till medlemsländerna att beakta riktlinjerna i nationell lagstiftning. Av intresse är också rekommendationer om skydd för personuppgifter som används för anställningsändamål, Recommendation No. R (89) 2 och rekommendationen om skydd för personuppgifter som används för forskning och statistik, Recommendation No. R (83) 10. har tillträtt dataskyddskonventionen och har utfäst sig att följa övriga riktlinjer och rekommendationer. Dataskyddskonventionen gäller för personregister och ADB-behandling av personregister i allmän och enskild verksamhet. Den centrala delen av konventionen innehåller bestämmelser om krav och beskaffenhet av personuppgifter som är föremål för ADB-behandling. Kraven innebär bl.a. att uppgifterna skall hämtas in och behandlas på ett korrekt sätt och vara relevanta med hänsyn till ändamålet. Vissa typer av uppgifter får inte ADB-behandlas, om inte den nationella lagen ger ett ändamålsenligt skydd. Det gäller uppgifter om ras, politiska åsikter, religiös tro eller annan övertygelse, hälsa, sexualliv samt brott. Lämpliga säkerhetsåtgärder skall vidtas för att skydda personuppgifter gentemot oavsiktlig eller otillåten förstörelse m.m. Vidare föreskrivs vissa ytterligare skyddsåtgärder för registrerade personer, bl.a. att alla som är registrerade i ett personregister skall ha möjlighet till insyn i registret och möjlighet att få felaktiga uppgifter rättade. Vissa undantag får göras i fråga om kraven på uppgifternas beskaffenhet. OECD-riktlinjerna innehåller i huvudsak samma grundläggande bestämmelser som dataskyddskonventionen. Här kan särskilt nämnas den grundläggande principen att personuppgifter inte får röjas, göras tillgängliga eller på annat sätt användas för andra ändamål än de preciserade, om det inte sker med den registrerades medgivande eller med stöd av en författning. rekommendation om skydd för personuppgifter som används för anställningsändamål är tillämplig på insamling och användning av personuppgifter för anställningsändamål både inom den allmänna och den enskilda sektorn och avser uppgifter som förs med hjälp av ADB. Rekommendationen gäller i tillämpliga delar även arbetsförmedlingar, om inte annat följer av inhemsk lag. Enligt rekommendationen skall respekten för den personliga integriteten och den mänskliga värdigheten skyddas vid insamlingen och användningen av personuppgifter för anställningsändamål. Bl.a. sägs att en anställd eller arbetssökande endast får tillfrågas om sitt hälsotillstånd och läkarundersökas för att man skall kunna bedöma vederbörandes lämplighet för hans nuvarande eller framtida arbete, fullgöra kraven på en preventiv hälsovård eller bevilja sociala förmåner. För en närmare genomgång av den nu berörda internationella dataskydds- regleringen hänvisas till de översikter som finns i slutbetänkande En ny datalag (SOU 1993:10). Det förslag som här läggs fram får anses väl tillgodose de krav på garantier för ett ändamålsenligt skydd för registrerade uppgifter som ställs upp i dataskyddskonventionen och de rekommendationer i övrigt om dataskydd för uppgifter om enskilda som berörts. Inom EU finns ingen gemensam ordning när det gäller användningen av ADB inom den offentliga förvaltningen. Ett arbete med att ta fram ett direktiv om skydd för enskilda vid behandling av personuppgifter pågår dock. Syftet med direktivet är att skapa en gemensam, hög nivå för skydd mot integritetskränkning i samband med automatisk eller elektronisk behandling av personuppgifter och därigenom möjliggöra det önskade fria flödet av information mellan medlemsländerna. har lämnat ett förslag till direktiv på området (Proposal for a Council Directive on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, COM(92) 422 final - SYN 287). har ännu inte tagit ställning till förslaget. Osäkerheten är fortfarande mycket stor om hur direktivet kommer att utformas. En sammanfattning av direktivförslaget finns bifogat till prop. 1992/93:193 om sjukförsäkringsregister hos de allmänna försäkringskassorna (bilaga 8). ovan nämnda slutbetänkande innehåller en noggrann genomgång av förslaget. Vid en översiktlig jämförelse med direktivförslaget kan konstateras att förslaget till registerlag ligger i linje med den reglering av integritets- skyddet som finns i direktivförslaget. Som ett led i förverkligandet av den fria rörligheten för personer inom EU finns ett samarbete mellan medlemsstaterna och i fråga om platsförmedling. Bestämmelserna om detta system finns i rådets förordning (EEG) nr 1612/68 om arbetskraftens fria rörlighet inom gemenskapen och omfattas av .