prop · GH03235 · 1994-01-01 00:00:00 — Avsikten är att medlemsstaternas centrala arbetsmarknadsmyndigheter intimt skall samarbeta med varandra och kommissionen i syfte att gemensamt verka för förmedling av lediga platser och platsansökningar. Genom rådets förordning (EEG) nr 2434/92 har vissa ändringar gjorts i förordningen. Även om dessa ändringar inte omfattas av kommer de att bli gällande för EFTA-länderna genom beslut i . pågår förhandlingar mellan EU och EFTA angående införandet av ett nytt ADB-baserat platsförmedlingssystem kallat EURES. Detta innebär att man inom det geografiska område som omfattas av kommer att kunna utbyta information över gränserna om lediga platser och arbetssökande med hjälp av ADB-medium. 18 Utbildning och kompetens Vidareutvecklingen av arbetsförmedlingsregister hos länsarbetsnämnderna innebär att det ställs delvis nya krav på de anställda hos arbetsförmedlingar och när det gäller hanteringen av integritets- och säkerhetsfrågor. Det är därför viktigt att personalen får utbildning som är särskilt inriktad på de tillämpningssvårigheter som arbetsförmedlingsregistret kan ge upphov till så att felaktigheter och oegentligheter i tillämpningen undviks. AMS arbetar kontinuerligt med kompetensutveckling av personalen med anledning av utvecklingen på ADB-området. Förutom utbildning i frågor om offentlighet, sekretess och integritet omfattar den ADB med avseende på säkerhet, teknik och drift. Det är mycket betydelsefullt att denna verksamhet genomförs och att persona- lens kompetens därefter upprätthålls genom kontinuerlig vidareutbildning. 1 I paragrafen föreskrivs att dels varje arbetsförmedling och arbetsmark- verksamhetsområde, dels AMS med hjälp av automatisk databehandling får föra personregister. De förra registren får genom paragrafen benämningen arbetsförmedlingsregister. När det gäller de ändamål för vilka ett register får föras görs en hänvisning till 2 och 3 . 2 Denna paragraf och den följande reglerar ändamålen med register. Frågan har behandlats i avsnitt 7. Som där berörts gäller enligt datalagen (1973:289) att personregister inte får användas annat än i överensstämmelse med registrens ändamål eller vad som gäller enligt lag eller annan författning eller i enlighet med den registrerades samtycke. De ändamål för ett arbetsförmedlingsregister som anges i paragrafen omfattar först och främst handläggning av alla de typer av ärenden som innefattas i länsarbetsnämndernas verksamhet enligt förordningen (1987:405) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten (punkt 1). Som framgår av avsnitt 7 regleras de olika arbetsmarknadspolitiska åtgärderna i åtskilliga författningar. Redovisningen i avsnittet gör inga anspråk på att vara fullständig. Rättsområdet är i ständig förändring. Någon uttömmande uppräkning av berörda författningar har därför inte ansetts lämplig att ta in i lagen. Andra ändamål som ett arbetsförmedlingsregister får användas för anges i punkterna 2 - 5. Innehållet i dessa punkter överensstämmer i huvudsak med Datainspektionens nu gällande föreskrifter för personregistret "AF 90:2", som meddelats i inspektionens tillståndsbeslut . Komplettering har skett genom tillägget beträffande tillsyn, uppföljning och utvärdering av verksamheten samt beträffande arbetsförmedlingssamarbetet inom ramen för . 3 I paragrafen anges ändamålet med AMS centrala statistikregister, nämligen att producera statistik för vissa bestämda syften. Vidare förbjuds sådan användning av registret som sker i syfte att följa upp eller på annat sätt kontrollera enskilda identifierbara individer. Paragrafens innehåll överensstämmer i huvudsak med Datainspektionens nu gällande föreskrifter för personregistret "AMV:s centrala statistik- och uppföljningsregister", som meddelats i inspektionens tillståndsbeslut . 4 Frågan om registerinnehåll regleras i 4 - 14 och behandlas i avsnitt 8. I 4 finns föreskrifter om vilka personer som arbetsförmedlingsregistren får innehålla uppgifter om. Registrering får ske av den som är anmäld som arbetssökande vid den offentliga arbetsförmedlingen eller inskriven vid ett . En arbetssökande som avser att ansöka om ekonomiskt stöd vid arbetslöshet - från arbetslöshetsförsäkringen eller kontant arbetsmarknadsstöd - måste vara anmäld vid den offentliga arbetsförmedlingen enligt 4 första stycket 3 lagen (1973:370) om arbetslöshetsförsäkring respektive 4 första stycket 4 lagen (1973:371) om kontant arbetsmarknadsstöd. Det är också en förutsättning för att komma i fråga för olika typer av arbets- marknadspolitiska åtgärder, t.ex. arbetsmarknadsutbildning eller anställning med rekryteringsstöd att den arbetssökande är anmäld vid den offentliga arbetsförmedlingen. Den som är i behov av sådan yrkesinriktad rehabilitering som bedrivs vid erbjuds inskrivning vid sådant enligt 10 förordningen (1987:405) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. För vissa kategorier av arbetssökande är alltså anmälan respektive inskrivning obligatorisk. Därmed blir även - som berörts i avsnitt 7 - dataregistreringen obligatorisk. Övriga arbetssökande kan själva välja om de vill anmäla sig respektive skriva in sig. De har därmed även valfrihet vad gäller dataregistreringen. Registren får också innehålla uppgifter om arbetsgivare som har anmält lediga platser. Därigenom möjliggörs en automatisk samordning mellan de arbetssökandes önskemål och nyanmälda lediga platser. Även andra arbetsgivare får finnas i registren, nämligen sådana som är aktuella för olika typer av arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Hit hör alltså t.ex. arbetsgivare som får rekryteringsstöd eller lönebidrag för vissa anställda eller som har ungdomspraktikanter m.m. Denna kategori av arbetsgivare har i lagtexten här, liksom i 9 , avgränsats genom uttrycket arbetsgivare som "medverkar" i arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Uppgifter om arbetsgivare kan också komma från en arbetssökande. Av andra stycket framgår att registren också får innehålla uppgifter om arbetsgivare som behövs för att informera om den offentliga arbetsförmedlingens eller åtgärder och tjänster. Sådana uppgifter kan alltså ha hämtats från annat håll än från arbetsgivaren själv eller från en arbetssökande, t.ex. från olika adressregister. Uppgifter om sådana arbetsgivare får dock inte, som framgår av 12 och 13 , finnas i AMS centrala statis- tikregister. Som framgår av 9 och 10 kan bland uppgifter om arbetsgivare och om lediga platser ingå uppgifter beträffande kontaktpersoner på arbetsplatsen. Av praktiska skäl bör registren också få innehålla uppgifter om arbetssökande som har varit anmälda vid den offentliga arbetsförmedlingen eller har varit inskrivna vid och om arbetsgivare som tidigare medverkat i olika arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Sådana uppgifter om personer som är aktuella skall dock inte få bevaras längre än bestämmelserna om gallring i 21 medger. 5 I denna paragraf anges i 15 punkter vilka allmänna ärendeuppgifter som ett arbetsförmedlingsregister får innehålla i fråga om sådana arbetssökande som avses i 4 första stycket. Som framhållits i avsnitt 8 är dessa uppgifter sådana som är nödvändiga för handläggningen av ärenden som rör platsförmedling och arbetsförberedande åtgärder. Vid Lagrådets bearbetning har ett tillägg i förtydligande syfte gjorts i form av en femtonde punkt som anger att registren även får innehålla uppgifter om sådana utbetalda belopp som avses i 14 i lagen. Enligt andra stycket får även kod för arbetshandikapp registreras bland de allmänna ärendeuppgifterna om den arbetssökande ger sitt samtycke till detta. Av tredje stycket framgår att användningen av koder för arbetshandikapp och med- borgarskap skall regleras i form av förordning eller föreskrift från AMS. I förhållande till lagrådsremissens förslag har kravet på samråd med Datainspektionen utgått ur lagtexten i enlighet med vad Lagrådet föreslagit. Detta innebär givetvis inte någon ändring i sak. Samråd skall ske med Datainspektionen vid utforming av koderna för arbetshandikapp och medborgarskap. 6 I denna paragraf anges att vissa ytterligare personuppgifter - utöver de allmänna som anges i 5 - får registreras med den registrerades samtycke i form av daganteckning. Det är här fråga om uppgifter som kan vara av känsligt slag, och som en förutsättning för att registrering skall få ske har angetts att denna skall ha väsentlig betydelse för ärendets handläggning. Det är således inte möjligt att registrera denna typ av uppgifter om de enbart skulle ha betydelse för t.ex. framställning av statistik, dvs. inte alls ha betydelse för ärendets handläggning. Men inte heller alla uppgifter som kan ha betydelse får registreras. Det skall finnas ett väsentligt behov av uppgiften för handläggningen av det aktuella ärendet. Någon slentrianmässig registrering av denna typ av uppgifter får inte förekomma. De typer av uppgifter som får antecknas enligt denna paragraf anges i fyra punkter: förekomsten av vissa handlingar, däribland läkarintyg, uppgivna arbetshinder, ekonomiska och sociala förhållanden och slutligen sökandens och handläggarens slutsatser av utredande samtal samt handlingsplaner. I 7 och 8 görs vissa avgränsningar vad gäller de uppgifter som får registreras med stöd av bl.a. denna paragraf. 7 Paragrafen medger att en daganteckning enligt 6 2 - 4, dvs. en daganteckning som innehåller uppgifter om arbetshinder, sociala och ekonomiska förhållanden eller slutsatser av utredande samtal m.m., endast under särskilt angivna ytterligare förutsättningar - utöver de som anges i 6 - får innehålla vissa känsliga uppgifter. I första stycket anges att de känsliga uppgifter det här är fråga om är uppgifter om hälsotillstånd och sjukdom, ekonomisk hjälp enligt socialtjänstlagen samt omdömen och värderande upplysningar. Exempel på omdöme kan vara uppgifter i ett skol- eller arbetsbetyg. Värderande upplysningar som kan förekomma i detta sammanhang är t.ex. att en arbetssökande har en bakgrund som gör honom lämplig för en viss typ av arbetsuppgifter. Enligt andra stycket är en förutsättning för att anteckning skall få ske att underlaget för anteck- ningen antingen är den arbetssökandes egna uppgifter eller skriftliga uppgifter i en handling som ingår i den sökandes akt. Dokumentationen kan ske i form av läkarintyg, utlåtanden och liknande. Enligt tredje stycket fordras att den ar- betssökande har tagit del av sådana känsliga uppgifter som antecknats enligt första stycket och att den arbetssökande inför varje uppgiftslämnande uttryckli- gen samtyckt till att de registreras. Detta skall framgå av daganteckningen. Det uttryckliga samtycket gäller även registreringen av förekomsten av sådana hand- lingar som avses i 6 1. 8 Enligt denna paragraf gäller viktiga inskränkningar vid registrering av uppgifter enligt 5 - 7 . Enligt första stycket får en anteckning enligt dessa bestämmelser inte innehålla sådana mycket känsliga uppgifter som avses i 4 första stycket datalagen (1973:289). De registeranteckningar där sådana uppgifter skulle kunna förekomma är i första hand sådana som sker med stöd av 6 2 - 4. Uppgifterna kan visserligen ha betydelse för handläggningen av ärenden i vissa fall, men är av så känslig karaktär att de inte skall antecknas i ett register för automatisk databehandling. Enligt andra stycket får vissa känsliga uppgifter enligt 4 andra stycket datalagen inte heller registreras, nämligen uppgift om att någon fått vård inom eller varit föremål för åtgärd enligt utlänningslagen. Om uppgifter av det slag som nämns i paragrafen förekommer i ett ärende och behöver bevaras, måste det alltså ske på annat sätt än på ADB-medium. Det är av stor vikt att det av anteckningarna i dataregistret inte heller indirekt framgår att uppgifter av denna typ finns tillgängliga i ärendet i annan form. 9 I denna paragraf anges i första stycket i sex punkter vilka uppgifter som ett arbetsförmedlingsregister får innehålla om den arbetsgivare som har anmält lediga platser eller som medverkar eller har medverkat i en ar- betsmarknadspolitisk åtgärd. Enligt andra stycket får även i annat fall vissa grundläggande uppgifter registreras. I tredje stycket anges att det i registret även får antecknas uppgifter om arbetsmarknadspolitiska åtgärder som rör arbetsgivaren samt uppgift om personer på företaget som omfattas av sådan åtgärd. Dessa uppgifter behövs bl.a. för att samordning och uppföljning av olika åtgärder ska kunna ske. Anledningen till att förekomst av arbetskonflikt skall noteras har redovisats i den allmänna motiveringen i avsnitt 8. 10 Beträffande lediga platser får elva olika typer av uppgifter registreras. För kontaktpersoner på arbetsplatsen får endast registreras namn, telefonnummer och funktion på arbetsplatsen, t.ex. personalchef eller facklig företrädare. 11 Paragrafen medger att arbetsförmedlingsregistren också innehåller uppgifter om tidpunkter för registrerade förhållanden. Dessutom får anges tekniska och administrativa uppgifter. Registrering av sådana uppgifter skall vara nödvändig med hänsyn till ändamålen med registren, men får givetvis inte avse integritetskänsliga uppgifter. Den närmare regleringen skall kunna ske genom verkställighetsföreskrifter. 12 I paragrafen ges bestämmelser om vilka personer som AMS centrala statistikregister får innehålla uppgifter om. Som nämnts i specialmotiveringen till 4 får registret inte innehålla uppgifter om sådana arbetsgivare som en offentlig arbetsförmedling eller ett inhämtat uppgifter om i syfte att informera om arbetsförmedlingens åtgärder och tjänster. Det får inte heller innehålla uppgifter om kontaktpersoner. 13 I paragrafen anges vilka uppgifter från arbetsförmedlingsregistren och från länsarbetsnämnderna som får finnas i AMS centrala statistikregister. Som en konsekvens av tillägget i 5 15 har hänvisningen till 14 utgått. 14 Enligt paragrafen får till arbetsförmedlingsregistren och till AMS register hämtas uppgifter om utbetalda medel för arbetsmarknadspolitiska åtgärder, som t.ex. utbildningsbidrag och arbetslöshetsersättning, från vissa andra myndigheter och från arbetslöshetskassorna. 15 I paragrafen, som behandlats i avsnitt 9, regleras vem som är registeransvarig för olika register. För register som förs inom en länsarbetsnämnds ansvarsområde är den länsarbetsnämnden registeransvarig. På motsvarande sätt är AMS registeransvarig för det register som förs vid AMS. För register som förs gemensamt inom flera länsarbetsnämnders ansvarsområden, t.ex. kulturarbetsför- medlingsregister, är registeransvaret uppdelat på länsarbetsnämnderna så att varje länsarbetsnämnd är registeransvarig för de uppgifter som registreras eller bearbetas hos en arbetsförmedling eller ett som finns inom den nämndens ansvarsområde. 16 I denna paragraf regleras frågor om terminalåtkomst. Frågan har kommenterats i avsnitt 10. Terminalåtkomsten till arbetsförmedlingsregistren finns enligt första stycket endast vid den arbetsförmedling eller det som för registret, men inte vid andra förmedlingar eller institut inom den länsarbetsnämnden. Enligt andra stycket har AMS terminalåtkomst till AMS centrala statis- tikregister. 17 - 19 I dessa paragrafer anges i vilka situationer utlämnande av uppgifter på ADB-medium får ske. Vad som regleras i dessa paragrafer är endast sådant utlämnande som kan ske utan hinder av sekretess. I den mån regler i sekretesslagen lägger hinder i vägen för ett utlämnande kan ett sådant således inte ske. Sekretessfrågorna och skälen för reglerna om utlämnande av uppgifter har behandlats i avsnitt 11 och 12. Regleringen är uttömmande. Som en konsekvens av tillägget i 5 15 finns i jämförelse med lagrådsremissen inte längre i 17 andra stycket någon hänvisning till 14 . 20 I denna paragraf anges de sökbegrepp som skall få användas i de register som förekommer inom . Frågan har behandlats i avsnitt 13. 21 I denna paragraf finns sådana särskilda bestämmelser som tar över arkivlagens föreskrifter om gallring. Den särskilda regleringen beror framför allt på hänsynen till de arbetssökandes integritet. Den närmare motiveringen framgår av avsnitt 14. 22 Paragrafen har behandlats i avsnitt 15. Bestämmelsen har i huvudsak utformats efter modell från andra registerlagar - se t.ex. 21 lagen (1993:747) om sjuk- försäkringsregister hos de allmänna försäkringskassorna. Sammanfattning av promemorian Förslag till lag om arbetsförmedlingsregister I promemorian föreslås att registerhanteringen inom vissa av Arbetsmark- nadsverkets personregister lagregleras. Denna lagreglering ersätter de tillstånd från Datainspektionen på vilka den nuvarande registreringen vilar. Lagförslaget innebär att ett arbetsförmedlingsregister får föras med hjälp av automatisk databehandling (ADB) för varje länsarbetsnämnds verksamhetsområde och att ett centralt statistikregister får föras vid (). vid länsarbetsnämnden får i första hand användas i platsförmedlings-, utbildnings- och yrkesinriktad rehabiliteringsverksamhet och som ett stöd vid handläggning av arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Det skall också få användas som underlag för framställning av statistik, planeringsinformation och metodutveckling samt för nordiskt ar- betsförmedlingssamarbete. AMS centrala statistikregister får användas för att producera rikstäckande statistik och som underlag för planering, metodutveckling och resultatredo- visning. I den föreslagna lagen anges vilka uppgifter som får tas in i ett register. Förutom allmänna uppgifter som den arbetssökandes namn, personnummer och adress får ett register innehålla ett flertal andra uppgifter som är nödvändiga för att arbetsförmedling skall kunna bedrivas effektivt och rationellt. Uppgifter av synnerligt känslig natur skall inte få registreras. Lagförslaget innehåller bestämmelser till skydd för den enskildes integritet. Bl.a. föreslås att allmänna uppgifter om arbetssökande endast får göras läsbara för andra länsarbetsnämnder med den registrerades samtycke. Varje länsarbetsnämnd är registeransvarig för de register nämnden förfogar över och kan påverka. AMS är registeransvarig för register som förs särskilt för AMS. Terminalåtkomst till ett arbetsförmedlingsregister får endast finnas hos den offentliga arbetsförmedling eller det som får föra registret. Uppgifter som är särskilt känsliga ur integritetssynpunkt får endast vara tillgängliga för ansvarig handläggare. Med den registrerades samtycke kan uppgifterna göras tillgängliga även för övriga handläggare vid förmedlingskontoret eller institutet. Endast AMS har terminalåtkomst till AMS centrala register. Sekretess och utlämnande av uppgifter I registerlagen anges i vilka fall uppgifter i ett arbetsförmedlingsregister skall få lämnas ut på ADB-medium. Detta får ske till en annan länsarbetsnämnd i fall då den arbetssökande skrivs in vid denna, och i andra fall med den sökandes samtycke. Uppgifter om lediga platser får via terminal göras läsbara vid andra länsarbetsnämnder och vid arbetsförmedlingsmyndigheter i övriga . Någon ändring i sekretessreglerna behöver inte göras. Användningen av integritetskänsliga uppgifter som sökbegrepp regleras i den föreslagna lagen. Flertalet av de allmänna ärendeuppgifterna får användas som sökbegrepp. Kod för uppgift om arbetshandikapp och medborgarskap får dock endast användas som sökbegrepp för att underlätta förmedling av arbete åt arbetshandikappade respektive utländska medborgare. Uppgift om arbets- och uppehållstillstånd samt telefonnummer utesluts som sökbegrepp. Känsliga uppgifter i övrigt som sökbegrepp begränsas till att avse framställning av avidentifierad statistik. hos länsarbetsnämnden bör ha en gallringstid efter det att ärendet avslutats. AMS centrala statistikregister bör ha en gallringstid efter det att uppgiften registrerats. skall informera de arbetssökande om registret. Informationen skall omfatta ändamålen och vad registret får innehålla. Informationen skall vidare innehålla upplysning om sekretess- och säkerhetsbestämmelser och om rätten att få registerutdrag enligt datalagen. I övrigt skall informationen innehålla upplysning om begränsningar i fråga om terminalåtkomst, utlämnande och bevarande av uppgifter på ADB-medium samt sökbegrepp. Motsvarande information skall lämnas beträffande AMS centrala statistikregister. Några särskilda regler om ADB-säkerhet införs inte i lagen om arbets- förmedlingsregister. Datainspektionen får med stöd av datalagen meddela föreskrifter som behövs från säkerhetssynpunkt. Förslaget till lag om arbetsförmedlingsregister stämmer överens med internationella regler, riktlinjer och rekommendationer om dataskydd för enskilda vid ADB-behandling av personuppgifter, som åtagit sig att följa. Vidareutvecklingen av arbetsförmedlingsregistren innebär att det ställs delvis nya krav på de anställda. Det är därför viktigt att personalen får utbildning som är särskilt inriktad på de tillämpningssvårigheter som lagen kan ge upphov till så att felaktigheter och oegentligheter i tillämpningen undviks. Härigenom föreskrivs följande. 1 Varje arbetsförmedling och hos länsarbetsnämnden får för de ändamål som anges i 2 med hjälp av automatisk databehandling föra ett arbetsgivar- och ett arbetssökanderegister (arbetsförmedlingsregister). () får för de ändamål som anges i 3 föra ett statistikregister (AMS centrala statistikregister). 2 Ett arbetsförmedlingsregister får användas för handläggning av ärenden som rör platsförmedling, arbetsförberedande åtgärder i form av vägledning, utbildning och yrkesinriktad rehabilitering samt för andra arbetsmark- nadspolitiska åtgärder som föreskrivs i lag eller förordning. Det får även utgöra underlag för planering, metodutveckling och framställning av statistik samt för publicering av platsinformation. Ett arbetsförmedlingsregister får även användas för arbetsförmedlingssamarbete i enlighet med överenskommelsen om en gemensam nordisk arbetsmarknad (SÖ 1982:88). 3 AMS centrala statistikregister får användas för att producera statistik som skall användas som underlag för planering, metodutveckling och resul- tatredovisning. Registret får inte bearbetas på individnivå i syfte att följa upp eller på annat sätt kontrollera enskilda identifierbara personer. 4 Ett arbetsförmedlingsregister får innehålla uppgifter om den som är eller har varit registrerad som arbetssökande vid den offentliga arbetsförmedlingen eller vid ett . Ett arbetsförmedlingsregister får även innehålla uppgifter om arbetsgivare som den offentliga arbetsförmedlingen och har eller har haft kontakt med liksom om lediga platser. 5 AMS centrala statistikregister får innehålla uppgifter om den som är eller har varit registrerad som arbetssökande vid den offentliga arbetsförmedlingen eller vid ett och om arbetsgivare som har eller har haft kontakt med någon av dessa. 6 För en arbetssökande får i ett arbetsförmedlingsregister registreras följande uppgifter: 1. namn och personnummer 2. adress och telefonnummer 3. medborgarskap 4. arbets- och uppehållstillstånd 5. kod för arbetshandikapp 6. tillhörighet till arbetslöshetskassa 7. körkort 8. tillgång till bil 9. utbildning och arbetslivserfarenhet 10.speciell kompetens 11.sökt arbete 12.önskemål om arbetstid och arbetets varaktighet 13.geografisk begränsning 14.tidpunkter och händelser vid kontakt med arbetsförmedlingen och 15.beslut om arbetsmarknadspolitisk åtgärd 7 Utöver uppgifterna enligt 6 får, om det har betydelse för handläggningen av ärenden som avses i 2 , i ett arbetsförmedlingsregister med den registrerades samtycke registreras 1. förekomst av intyg och utlåtande av läkare eller skrivelse från annan myndighet 2. uppgivna arbetshinder 3. sökandens och handläggarens slutsatser av utredande samtal samt handlingsplaner. 8 En registrering enligt 7 2 och 3 i form av daganteckning får innehålla uppgift om en arbetssökandes sjukdom eller hälsotillstånd, om han erhållit ekonomisk hjälp eller vård med stöd av socialtjänstlagen (1980:620) eller varit föremål för åtgärd enligt utlänningslagen (1989:529). Den får också innehålla omdömen och värderande upplysningar om arbetssökande.