prop · GH03235 · 1994-01-01 00:00:00 — Handlingarna får inte skrivas av eller registreras i sin helhet. Däremot får det antecknas att de förekommer. Anteckningarna bör begränsas till kortfattade uppgifter om arbetshindren. Beträffande yrkesinriktad rehabilitering samarbetar den offentliga arbetsförmedlingen och arbetsmarknadsinstituten ofta med socialförvaltningen eller . I dessa fall bör det av en handlingsplan få framgå vilka insatser som respektive myndighet bör bidra med för att underlätta för den sökande att komma in på arbetsmarknaden. RFV har påpekat att promemorians förslag är oklart vad gäller tillåtligheten av anteckningar om ekonomisk hjälp. Bland de integritetskänsliga uppgifter som får registreras i form av daganteck- ning bör därför ett tillägg göras för sociala och ekonomiska förhållanden. En sådan daganteckning bör, som det föreslås i promemorian, få innehålla uppgifter om ekonomiskt stöd enligt socialtjänstlagen. Vad gäller uppgifter om vård enligt socialtjänstlagen eller åtgärder enligt utlänningslagen delar regeringen de synpunkter som har framförts av bl.a. Datainspektionen och . Sådana uppgifter är inte absolut nödvändiga att registrera i . Registreringen kan begränsas till uppgifter om att insatser inte behövs eller att långsiktiga insatser från arbetsförmedlingens sida inte är aktuella. Regeringen delar även Datainspektionens uppfattning att ett tillägg bör göras i lagtexten om att de känsliga uppgifterna i daganteckningarna endast får regi- streras om de har väsentlig betydelse för handläggningen. Det skall dessutom alltid krävas att den sökande uttryckligen givit sitt samtycke till vad som registreras. En anteckning skall alltid göras om att den arbetssökande har lämnat sitt samtycke och att han eller hon också har tagit del av vad som har antecknats. Den arbetssökande står alltså inför en valmöjlighet. Ges inte samtycke måste uppgifterna registreras på annat sätt dvs. på papper i en vanlig sökandeakt. Självklart skall ett sådant ärende i övrigt handläggas enligt samma rutiner som för andra ärenden. Som AMS påpekat innebär detta naturligtvis ett visst mått av dubbelarbete. Detta kan dock inte undvikas. I lagen bör föreskrivas att vissa synnerligen känsliga uppgifter inte får registreras. Dessa avser uppgifter om att någon misstänks eller har dömts för brott, har avtjänat straff, har fått annan påföljd för brott eller har varit föremål för vissa andra tvångsingripanden. Sådana synnerligen känsliga uppgifter kan visserligen vara nödvändiga bl.a. vid handläggning av ärenden som sker i samarbete med . Även i dessa fall måste dock anteckningarna föras manuellt. Det är viktigt att de daganteckningar som förs i arbetsför- medlingsregistren inte utformas på ett sådant sätt att de indirekt kommer att innehålla sådana synnerligen känsliga uppgifter som över huvud taget inte får registreras. Uppgifter om arbetsgivare, lediga platser och kontaktpersoner När det gäller uppgifter om arbetsgivare bör uppgifter om namn, adress, telefonnummer samt personnummer eller organisationsnummer få antecknas i registret. Uppgifterna behövs bl.a. för att förhindra förväxling vid utbetalning av olika former av anställningsstöd till arbetsgivare. Även en beskrivning av arbetsgivarens verksamhet bör få registreras liksom en bedömning av sys- selsättningsutvecklingen i företaget. Den senare uppgiften behövs som underlag för prognosverksamhet. Inte bara arbetsgivare som arbetsförmedling eller varit i direkt kontakt med på olika sätt eller fått uppgift om genom en arbetssökande bör få registreras utan även andra. Det blir nämligen allt vanligare att arbets- förmedling och vänder sig till tänkbara arbetsgivare, som de fått uppgifter om från t.ex. ett adressregister, för att informera om arbets- förmedlingens tjänster och de arbetsmarknadspolitiska åtgärderna. Beträffande lediganmälda platser bör sådana uppgifter få registreras som berör arbetsuppgifter och kompetenskrav, lön och andra anställningsförmåner, arbets- tider, arbetets varaktighet, tillträdesdag och ansökningstid samt var arbets- platsen är belägen. Krav på svenskt medborgarskap bör få registreras i de fall ett sådant krav uppställs i lag eller förordning. Namn och telefonnummer till kontaktpersoner samt deras funktion hos den arbetsgivare som söker personal bör också få registreras. Som Datainspektionen påpekat kan en uppgift om att någon är facklig företrädare betraktas som integritetskänslig enligt föreslaget EG-direktiv på området. Detta beaktas i regeringens förslag på så sätt att uppgifter om kontaktpersoner inte får användas som sökbegrepp och inte heller ingå i AMS centrala statistikregister. Beslut om arbetsmarknadspolitiska åtgärder samt personer på företaget i sådana åtgärder är viktiga uppgifter bl.a. för att arbetsförmedlingen skall kunna klara av sitt uppföljningsarbete. Sådana uppgifter bör därför få registreras. När arbetskonflikt råder på en arbetsplats får inte, om detta särskilt föreskrivits, samhällsstöd lämnas till arbetsgivare eller arbetstagare som är indragen i arbetskonflikten. Detta framgår av lagen (1969:93) om begränsning av sam- hällsstöd vid arbetskonflikt. Uppgift om att arbetskonflikt pågår bör därför få registreras. Övriga uppgifter som får registreras Utöver de uppgifter som behandlats måste ett arbetsförmedlingsregister få innehålla uppgifter om tidpunkter för de förhållanden som får registreras. Slutligen måste ett register få innehålla olika slag av tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att uppfylla ändamålen med registret. Härmed avses uppgifter som främst har att göra med länsarbetsnämndens egen verksamhet och inte med den enskilde. Som exempel kan nämnas kod för ansvarigt län, kontor, kursplanenummer och kursanordnarkod, servicekod samt påminnelse- datum för uppföljning. En förutsättning är dock att uppgifterna framstår som väsentligen utan betydelse från integritetssynpunkt när det gäller personer om vilka ett arbetsförmedlingsregister innehåller uppgifter. Den närmare regle- ringen av sådana tekniska och administrativa uppgifter bör kunna ske genom verkställighetsföreskrifter. AMS centrala statistikregister bör få innehålla vissa uppgifter som hämtas från arbetsförmedlingsregistren. Alla allmänna ärendeuppgifter om arbetssökande, uppgifter om arbetsgivare och lediga platser samt tidsuppgifter och vissa tekniska och administrativa uppgifter bör få hämtas till AMS register. Dessutom bör registret få innehålla uppgifter från länsarbetsnämndernas ekonomiadministrativa system. För en ekonomisk uppföljning och redovisning av de ersättningar som betalas ut till deltagare i arbetsmarknadspolitiska åtgärder som t.ex. utbildningsbidrag och kontant arbetsmarknadsstöd (KAS) bör i lagen medges att uppgifter får hämtas från RFV, de allmänna försäkringskassorna och CSN både till AMS register och till arbetsförmedlingsregistren. Det gäller även uppgifter om utbetalda ersättningar från arbetslöshetskassorna och de länsarbetsnämnder som administrerar KAS. Regeringens förslag: Varje länsarbetsnämnd är registeransvarig för sitt arbetsför- medlingsregister. För register som förs gemensamt för flera länsarbetsnämnder, som t.ex. i fråga om kulturarbetsförmedlingens register, är registeransvaret delat mellan nämnderna så att varje nämnd är registeransvarig för de uppgifter som registreras eller bearbetas hos den nämnden. AMS är registeransvarig för register som förs särskilt för AMS. Promemorians förslag: Överensstämmer med regeringens. Synpunkter vid hearingen: De som yttrade sig i frågan hade inte några invändningar. Datainspektionen påpekade att beträffande arbets- förmedlingsregister som förs gemensamt för länsarbetsnämnderna innebär förslaget ett avsteg från regleringen av gemensamt registeransvar i datalagen. Förslaget kunde dock godtas. Skälen för regeringens förslag: Bestämmelser om registeransvar finns i datalagen (1973:289). Med registeransvarig avses enligt 1 datalagen den för vars verksamhet registret förs, om han förfogar över registret. Att ha förfogan- derätt över ett register innebär en behörighet såväl att påverka innehållet i registret som att överföra innehållet till läsbar form. Med registeransvaret följer ett flertal skyldigheter som finns angivna i datalagen. Dessa bestämmelser innebär i huvudsak följande. Den registeransvarige skall iaktta att hanteringen av registret inte leder till att otillbörligt intrång i de registrerades personliga integritet uppkommer. Därvid skall särskilt iakttas att registret förs för ett bestämt ändamål, att inte andra uppgifter registreras än som står i överensstämmelse med registrets ändamål, att uppgifter inte samlas in, lämnas ut eller används annat än i överensstämmelse med registrets ändamål eller vad som gäller enligt lag eller annan författning eller i enlighet med den registrerades medgivande samt att uppgifterna i registret skyddas mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse eller mot otillåten ändring eller spridning. Hos den registeransvarige skall det vidare finnas en förteckning över de personregister som han är ansvarig för. Den registeransvarige skall rätta en personuppgift som är oriktig eller missvisande, komplettera en uppgift som är ofullständig samt på begäran lämna den registrerade utdrag över de uppgifter om honom som finns i registret. Datainspektionen utövar tillsyn över att automatisk databehandling inte medför otillbörligt intrång i personlig integritet. Datalagen innehåller också sanktionsregler. Sålunda kan den som bl.a. bryter mot Datainspektionens beslut om villkor, obehörigen lämnar ut personuppgift, inte gallrar registret, inte lämnar riktigt registerutdrag eller lämnar Datainspektionen osanna uppgifter i samband med tillsyn dömas till böter eller fängelse i högst . Vidare gäller att den registeransvarige skall ersätta skada som en registrerad tillfogas genom att ett personregister innehåller oriktig eller missvisande uppgift om honom. Om någon tillfogas skada genom brott enligt datalagen, skall den som har gjort sig skyldig till brottet ersätta skadan. Vi har i det föregående föreslagit att lagen skall reglera de register som förs av de offentliga arbetsförmedlingarna och arbetsmarknadsinstituten samt av AMS. Varje sådan förmedling och institut kommer således att självständigt föra register och därmed också vara det organ inom länsarbetsnämnden som kommer att ha förfoganderätt till registren. Beträffande arbetsförmedlingsregister som förs gemensamt för flera arbetsförmedlingar eller som t.ex. register vid kulturarbetsförmedlingar, blir dock förfoganderätten gemensam för de förmedlingarna eller instituten. Detta innebär dock inte att de enskilda förmedlingarna och instituten skall ha registeransvar. I praxis har datalagens registeransvarighetsbegrepp för personregister i det allmännas verksamhet uttolkats så att registeransvaret åvilar myndigheten i fråga. Ett organ inom en myndighets förvaltningsorganisation kan således inte vara registeransvarigt, trots att registret bara förs i det organets verksamhet. Registeransvaret för arbetsförmedlingsregistren bör alltså läggas på respektive länsarbetsnämnd. Detta innebär att det straffrättsliga ansvaret för överträdelse av datalagens bestämmelser ligger hos länsarbetsdirektören. Det straffrättsliga ansvaret beträffande det centrala statistikregister som förs särskilt för AMS ligger hos generaldirektören. Att registeransvaret läggs på länsarbetsnämnden hindrar inte att beslutanderätten i registerfrågor delegeras till viss tjänsteman på de olika förmedlingarna och instituten. Själva registeransvaret kan dock inte delegeras. Den lösning som vi här föreslår överensstämmer med den som valts för de lokala folkbokföringsregistren - se 4 lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister - samt för sjukförsäkringsregistren - se 7 lagen (1993:747) om sjukförsäkringsregister hos de allmänna försäkringskassorna. Regeringens förslag: Endast den offentliga arbetsförmedling eller det som får föra ett arbetsförmedlingsregister har terminalåtkomst till det registret. Endast AMS har terminalåtkomst till AMS centrala statistikregister. Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens. I promemorian föreslås dock särskilda lagregler för åtkomsten till integritetskänsliga uppgifter. Synpunkter vid hearingen: Några av de närvarande, bl.a. AMS, CSN och hade inga invändningar mot promemorians förslag. RFV påpekade att förslaget beträffande de integritetskänsliga uppgifterna kunde medföra svårigheter när den ansvarige handläggaren var frånvarande på grund av t.ex. sjukdom eller semester och önskade en annan reglering av den frågan. Skälen för regeringens förslag: Den som har terminalåtkomst till ett ADB-register kan ta del av registerinnehållet med hjälp av bildskärm eller persondator. Från integritetssynpunkt är det angeläget att man inte låter åtkomsten till ett arbetsförmedlingsregister omfatta fler användare än som behövs med hänsyn till den verksamhet för vilken registret förs.I lagen bör därför anges att terminalåtkomst endast får finnas vid den offentliga arbetsförmedling eller det som får föra registret. På varje förmedling och institut bör, föratt den arbetssökande inte skall riskera otillbörligt intrång i sin personliga integritet, känsliga uppgifter enbart vara tillgängliga för den ansvarige handläggaren. Med den arbetssökandes samtycke kan sådana uppgifter även göras tillgängliga för övriga handläggare vid den förmedlingen eller det institutet där uppgifterna registreras. Ett tekniskt system för behörighetskontroll bör finnas. Behörigheten att registrera, ändra eller ta del av personuppgifter skall vara personlig och får inte överlåtas på annan. Åtkomst till personuppgifter skall kunna följas upp i efterhand genom en maskinell logg eller liknande maskinellt underlag. Av detta underlag skall framgå vem som haft åtkomst till personuppgifter och tidpunkten för åtkomsten. Även försök till obehörig åtkomst skall registreras. Underlaget skall kontrolleras i den utsträckning som är nödvändig. Uppringbar anslutning för datakommunikation skall skyddas genom funktion för motringning eller motsvarande. Terminalåtkomsten till känsliga uppgifter och frågor om behörighetskontroll bör enligt regeringens mening inte regleras i lag utan genom föreskrifter från AMS och länsarbetsnämnden i fråga. Även frågor om terminalåtkomst för fullgörandet av registeransvaret - t.ex. sekretessprövning då ansvarig handläggare är frånvarande - bör regleras genom sådana föreskrifter. Endast AMS har terminalåtkomst till AMS centrala statistikregister. Regeringens bedömning: Någon ändring av sekretessreglerna behöver inte göras. Promemorians bedömning: Överensstämmer med regeringens. Synpunkter vid hearingen: Inga synpunkter framfördes. Skälen för regeringens bedömning: Flertalet av de uppgifter som enligt förslaget skall få tas in i ett arbetsförmedlingsregister omfattas av sekretess. Huvudbestämmelsen om sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskilds personliga förhållanden på det nu aktuella området finns i 7 kap. 10 sekretesslagen (1980:100). Bestämmelsen är tillämplig i ärenden om ar- betsförmedling och yrkesvägledning, yrkesinriktad rehabilitering, antagning till arbetsmarknadsutbildning, hjälp och stöd vid arbetslöshet eller andra åtgärder i anställningsfrämjande syfte eller för att främja enskilds anpassning till arbetslivet. Sekretess gäller för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller honom närstående lider men. Sekretessen gäller dock inte beslut i ärendena. Enligt 8 kap. 1 sekretesslagen gäller vidare sekretess i ärende om arbetsförmedling och ärende enligt lagstiftningen om anställningsfrämjande åtgärder för uppgift om enskilds affärs- eller driftsförhållanden. Sekretess gäller också i sådan särskild verksamhet hos myndighet som avser framställning av statistik för uppgift som avser enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde (9 kap. 4 sekretesslagen). De nu nämnda sekretessreglerna hindrar emellertid inte att en uppgift lämnas ut till en myndighet om det följer av en uppgiftsskyldighet som är bestämd i lag eller förordning (14 kap. 1 sekretesslagen). Ett exempel på en sådan skyldighet är föreskriften för länsarbetsnämnderna i förordningen (1993:722) om särskilt studielån och särskild dagpenning för den som genomgår arbetsmarknadsutbildning om att till CSN lämna uppgift om person som ansökt om särskilt studielån. En uppgift får vidare lämnas ut till en myndighet om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen skall skydda (14 kap. 3 första stycket sekretesslagen). Denna generalklausul gäller dock inte i fråga om all sekretess. Den är t.ex. inte tillämplig på sekretess enligt 9 kap. 4 sekretesslagen. Den gäller endast under förutsättning att uppgiftsutlämnandet inte strider mot sådan special- reglering av utlämnandet som finns i lag eller förordning. När det gäller uppgift i personregister enligt datalagen kan Datainspektionen vidare genom föreskrifter begränsa eller utesluta tillämpning av generalklausulen (14 kap. 3 andra stycket sekretesslagen). Utöver de bestämmelser som nämnts finns för uppgifter i personregister en särskild sekretessbestämmelse i 7 kap. 16 första stycket sekretesslagen till skydd för enskildas personliga integritet. I denna bestämmelse föreskrivs att sekretess gäller för personuppgifter i personregister som avses i datalagen, om det kan antas att utlämnandet skulle medföra att uppgiften används för ADB-behandling i strid med datalagen. Om den registeransvarige finner att så är fallet när en fråga om utlämnande av en uppgift aktualiseras, får uppgiften inte lämnas ut. Ett exempel på användning som är oförenlig med datalagen är att upp- giften kan komma att föras in i ett personregister för vilket behövligt tillstånd enligt datalagen saknas. Förbudet enligt bestämmelsen i 7 kap. 16 sekretesslagen gäller oavsett på vilket medium uppgiften lämnas ut. Om förutsättningar finns för att lämna ut uppgifter från ett personregister, bestämmer den utlämnande myndigheten i vilken form utlämnande skall ske. Denna befogenhet kan inskränkas genom föreskrifter i lag eller annan författning. Den nuvarande utformningen av sekretessreglerna på detta område får anses ge de arbetssökande ett tillfredsställande skydd. 12 Utlämnande av uppgifter på ADB-medium Regeringens förslag: I registerlagen anges i vilka fall uppgifter i ett arbetsförmedlingsregister skall få lämnas ut på ADB-medium. Detta får ske till en annan offentlig arbetsförmedling eller ett annat i fall då den arbetssökande skrivs in vid dessa, och i andra fall med den arbetssökandes samtycke. Utlämnande av vissa uppgifter får även ske till länsarbetsnämndernas centrala kanslier och till AMS för tillsyn, framställning av statistik m.m. Uppgifter om arbetsgivare och lediga platser får via terminal göras läsbara vid andra offentliga arbetsförmedlingar och och vid arbetsförmedlingsmyndigheterna i övriga samt inom EES enligt förekommande avtal om arbetsförmedlingssamarbete. Uppgifter om lediga platser får också göras läsbara för allmänheten. Utlämnande av uppgifter ur arbetsförmedlingsregistren till de allmänna försäkringskassorna, RFV och CSN bör regleras i för- ordning. Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens. Synpunkter vid hearingen: De flesta av de närvarande hade inte några synpunkter på förslaget eller godtog det. AMS påpekade att även utlämnandet av uppgifter till måste regleras i detta sammanhang. Enligt RFV bör utlämnande på ADB-medium av beslut om arbetsmarknadspolitiska åtgärder som t.ex. utbildningsbidrag och KAS få ske till RFV och de allmänna försäkrings- kassorna eftersom dessa svarar för utbetalningen av bidrag och vissa andra åtgärder i anslutning härtill. Bl.a. CSN ansåg att lagen också borde innehålla en generell regel så att även andra myndigheters behov av uppgifter från regi- stren kan tillgodoses. Skälen för regeringens förslag: Som tidigare nämnts kommer åtskilliga av uppgifterna i arbetsförmedlingsregistren att omfattas av regler om sekretess i sekretesslagen (1980:100). För det fall uppgifterna inte omfattas av sekretess skall de lämnas ut om så begärs. Enligt 2 kap. 13 tryckfrihetsförordningen är dock en myndighet inte skyldig att lämna ut en upptagning för automatisk databehandling i annan form än utskrift. Föreskrifter om begränsningar av möjligheten att lämna ut en ADB-upptagning på maskinläsbart medium utgör alltså inte någon begränsning i rätten att ta del av allmänna handlingar. Med hänsyn till integritetsaspekten bör det därför i lagen meddelas uttömmande föreskrifter om utlämnandet av uppgifter på ADB-medium i de fall ett sådant utlämnande är tillåtet enligt sekretessreglerna. En rationell handläggning av ärendena hos den offentliga arbetsförmedlingen eller arbetsmarknadsinstituten förutsätter att registeruppgifter får överföras från en förmedling eller ett institut till en annan förmedling eller ett annat institut i de fall då den arbetssökande skrivs in vid någon av dessa, t.ex. på grund av byte av bostadsort. I det fallet bör alltså överföring av uppgifter få ske på ADB-medium. Detsamma gäller för uppgifter om sökande som har möjlighet att få service från specialförmedlingar och med regionalt eller rikstäckande upptagningsområde. Det gäller bl.a. arbetsförmedling inom kulturområdet och förmedling av lediga platser utomlands. Med den registrerades samtycke bör även i andra fall överföring av uppgifter till andra arbetsförmedlingsregister få ske. På så sätt kan det bli möjligt att göra vissa mindre integritetskänsliga uppgifter om en arbetssökande läsbara i dessa register, t.ex. när denne söker arbete i olika delar av landet. Av den föreslagna lagens regler om registerändamål framgår att ett arbetsförmedlingsregister får användas för planering, metodutveckling och framställning av statistik samt för tillsyn, uppföljning och utvärdering av verksamheten. Dessa uppgifter fullgörs främst vid varje länsarbetsnämnds centrala kansli. AMS centrala statistikregister får användas för likartade ändamål. Dessa ändamålsbestämmelser innebär i sig inte att ett utlämnande av uppgifter får ske på ADB-medium. Som AMS framhållit bör givetvis ett sådant utlämnande vara möjligt. I lagen har därför tagits in en regel om att utlämnande av uppgifter för de ovan nämnda ändamålen även får ske till det centrala kansliet vid den länsarbetsnämnd inom vars ansvarsområde registret förs samt till AMS. Datainspektionen har i sitt yttrande enligt 2 a datalagen påpekat att genom detta utlämnande av uppgifter kan personregister bli aktuella även vid länsarbetsnämndernas centrala kanslier. Dessa personregister omfattas i så fall inte av den föreslagna registerlagen utan faller under datalagens regler. Utlämnandet av uppgifter till länsarbetsnämndernas centrala kanslier bör, som Datainspektionen också framhållit i sitt yttrande, begränsas i lagen. I så stor utsträckning som möjligt bör de uppgifter som lämnas ut vara avidentifierade. I övrigt bör inte andra uppgifter få lämnas ut - vare sig till AMS eller till länsarbetsnämndernas kanslier - än sådana som AMS centrala statistikregister får innehålla enligt den föreslagna lagen. Beträffande arbetssökande bör alltså allmänna ärendeuppgifter och uppgifter om utbetalningar få lämnas ut, men inte sådana känsliga uppgifter som kan förekomma i daganteckningar. Utlämnande i övrigt av uppgifter på ADB-medium bör begränsas i största möjliga mån. Med hänsyn till att de allmänna försäkringskassorna och RFV samt CSN sköter utbetalningarna av utbildningsbidrag, KAS, studielån vid arbetsmark- nadsutbildning och SVUXA bör, som dessa myndigheter påpekat, uppgifter som rör beslut om sådan utbetalning kunna lämnas ut på ADB-medium till dessa myndigheter. Däremot behöver inte i lagen exakt anges vilka uppgifter som berörs, utan detta får regleras i förordningsform.