bet · GE01KrU10 · 1991-02-05 00:00:00 — Registrering och dokumentation av de statliga museernassamlingar I betänkandet behandlar utskottet de förslag om registreringoch dokumentation av de statliga museernas samlingar som lagtsfram i revisorers förslag 1989/1990:16. Revisorernasförslag syftar till en bättre kontroll av museernas samlingar.För att inhämta ytterligare information och synpunkterbeträffande revisorernas förslag har utskottet ordnat enutfrågning med företrädare för , statenskonstmuseer, , ochNordiska museet.Med hänvisning till att det på de statliga museerna finnsföremål som har stor betydelse för svenskt kulturarv eller som iövrigt har stort värde konstaterar utskottet att det är ensjälvklar uppgift för museerna att ha en noggrann kontroll översamlingarna. Utskottet anser att det i första hand bör ankommapå vederbörande museistyrelse att besluta om på vilken nivå ochpå vilket sätt registrering och dokumentation av samlingarna börgenomföras. Därutöver bör enligt utskottets mening regeringenpröva vilka åtgärder som bör vidtas för att en förbättradkontroll av de statliga museernas samlingar skall kunnaåstadkommas.Med hänvisning till vad som redovisas i betänkandet biträderutskottet inte förslag av revisorerna om ett särskiltriksdagsuttalande om extern revision av museisamlingarna.I fråga om användning av ADB för registrering ochdokumentation noterar utskottet att de statliga museerna i storutsträckning använder ADB för att registrera samlingarna samtatt ett samarbete på detta område har inletts mellan de statligaoch regionala museerna. Utskottet menar bl.a. att det ärviktigt att detta samarbete fortsätts och vidareutvecklas.Riksdagens revisorers förslagRiksdagens revisorer har granskat hur befintligaregistrerings- och dokumentationsrutiner fungerar i fråga om destatliga museernas kontroll över sina samlingar. Efterverkställd granskning har revisorerna avgivit förslag 1989/90:16till . Revisorernas granskning redovisas i den vidförslaget fogade rapporten (1989/90:8) Registrering ochdokumentation av de statliga museernas samlingar.I nämnda förslag -- revisorers förslag (1989/90:16)angående registrering och dokumentation av de statliga museernassamlingar -- hemställer revisorer att gerregeringen i uppdrag att lägga fram förslag om en förbättradkontroll över de statliga museernas samlingar i enlighet medrevisorernas förslag. Förslaget redovisas av revisorerna påföljande sätt.Även om de statliga museerna uppvisar en splittrad bild ifråga om samlingsstrukturen bör enligt revisorernas mening vissaminimikrav gälla för museerna i fråga om registrering ochdokumentation av samlingarna. Sålunda skall man avregistreringen kunna utläsa vad som finns i samlingarna och varenstaka föremål befinner sig.Dessa krav tjänar två syften, nämligen dels att skapa utrymmeför museernas registrerings- och revisionsarbete, dels att gegrund för extern revision.För närvarande saknas centrala föreskrifter som klart anger deförutsättningar som skall gälla för museernas verksamhet i frågaom handhavandet av samlingarna. Sålunda föreligger enligtmuseernas instruktioner endast skyldighet att vårda,förteckna, vetenskapligt bearbeta och genom nyförvärv berikade samlingar som anförtrotts dem. Skärpta regler bör därförutfärdas.Det finns självklart skillnader i samlingarnas struktur somockså medför skillnader i ambitionsnivåerna hos de skildamuseerna. Därför bör för varje museum finnas ett styrelsebesluti vilket det slås fast den nivå och det sätt på vilketregistreringen skall genomföras. De minimikrav som anges irapporten bör därvid uppfyllas, dvs. det skall finnasföreskrifter om vad som skall ingå i samlingarna, var föremålenförvaras och, om föremålen förflyttas, var de då är.Det är vidare nödvändigt att man, genom externa revisioner avregeringens revisionsorgan, följer upp och kontrollerarmuseernas innehav. För att sådana revisioner skall kunnagenomföras är det nödvändigt att det finns internarevisionsprotokoll mot vilken extern revision kan företas.Erforderliga förutsättningar för museerna att genomföraregistrering med hjälp av datamedium bör vidare skapas.Revisorerna har som framgår av rapporten (s. 22) låtitgenomföra ett försök i mindre skala med datorbaseradregistrering och dokumentation med utgångspunkt i en i Canadautarbetad modell. Försöket kunde, som också redovisas irapporten, bedömas ge mycket gottresultat. Revisorerna förordar att möjligheterna att införa ochvidareutveckla metoden för svenskt vidkommande undersöks.Kostnaderna för att etablera ett system måste bedömas efter debehov som föreligger för varje typ av museum.Utskottet sammanfattar i ett senare avsnitt i fyra punkterrevisorernas förslag.Ärendets beredningUtskottet har ordnat en utfrågning beträffande revisorernasförslag. Därvid har information lämnats och synpunkter framförtsav företrädare för , statenskonstmuseer, , ochNordiska museet. I samband med utfrågningen överlämnades tvåpromemorior med synpunkter på revisorernas förslag omdataregistrering av museernas samlingar (bil. 1 och 2). Vad somförekommit vid utfrågningen framgår av bil. 3 till betänkandet.Utredningschefen vid revisorer har --sedan han tagit del av vad som framkommit vid utfrågningen --lämnat viss kompletterande upplysning rörande de förslag somriksdagens revisorer fört fram.Sammanfattning av revisorers granskningI den inledningsvis angivna rapporten påpekar revisorerna atti massmedia uppmärksammades vissamissförhållanden angående de statliga museernas registrerings-och dokumentationsrutiner. Med anledning härav inledderevisorerna en förstudie. Förstudien byggde i huvudsak påintervjuer med företrädare för nio museer ellermuseiavdelningar, vilka ansetts särskilt lämpade att speglaolika typer av "museiprofiler". I förstudien konstaterades atttill övervägande del kunde inget av de granskade museerna sägasha tillfredsställande kontrollsystem för sina samlingar och atten övergripande brist är att det inte finns några förordningarsom reglerar hur de statliga museerna skall hantera sinasamlingar. I instruktionerna för de statliga museerna ochstadgarna för stiftelserna och anges endast att museerna skall vårda, förteckna,vetenskapligt bearbeta och genom nyförvärv berika de samlingaroch det dokumentationsmaterial som har anförtrotts myndigheten.Revisorerna ansåg att instruktionens formulering knappast kundesägas vara vägledande när det gäller ambitionsnivån förmuseernas registrering och dokumentation. Revisorernadiskuterade därför vad som bör ingå i begreppet förteckna ochgjorde den definitionen att förteckningen skall vara utformad såatt man vet vad som ingår i samlingarna, var föremålen befinnersig, och om de finns på rätt plats.Mot den redovisade bakgrunden beslöt revisorerna attfortsätta sitt granskningsarbete genom en enkät som syftade tillatt belysa museernas befintliga rutiner och uttalade önskemålför att uppfylla erforderliga minimikrav. Enkäten tillställdesde 41 museer som enligt statens kulturråds nomenklaturklassificerats som statliga. Frågorna behandlade till störstadelen förutsättningarna för uppställda minimikrav beträffanderegistrerings- och dokumentationsrutiner, dvs. huruvidarutinerna motsvarade vad som krävs enligt den ovan gjordadefinitionen av begreppet förteckning. I rapporten lämnadesföljande sammanfattning av museernas svar på enkäten.Samtliga museikategorier uppfattar inre hot (svinn, mänskligafaktorn m.m.) som de största hoten mot verksamheten. God ordningoch bra kontrollsystem torde väsentligt minska realiserandet avdessa hot.Förutsättningarna för att veta vad som finns i samlingarnagenom att exempelvis varje föremål är registrerat och avbildatkunde uppfyllas av av museerna. De hinder som förelåg fören fullständig registrering angavs vara svårigheter attprioritera dessa arbetsuppgifter gentemot andra, att med denrådande eftersläpningen skulle det krävas åtskilliga manår föratt uppnå tillfredsställande dokumentation.Förutsättningarna för att veta var föremålen fanns isamlingarna genom exempelvis att varje föremål skall ha enbasplats i magasin eller i utställningar och att varjeförflyttning registreras kunde uppfyllas av knappt hälften avmuseerna. Frågan om fasta basplatser relaterades ofta till bristpå lämpliga lokaler. De flesta museer som inte redan hade fastabasplatser önskade att så skulle vara fallet. Anmärkningsvärt ärdock att av konstmuseerna ansåg det inte varagenomförbart.Registrering av förflyttningar ansågs önskvärt av samtligakulturhistoriska museer och specialmuseer, där så redan inteskedde. Bland de museerna, vars samlingar tillstor del utgör arbetsmaterial, fanns några som ansåg att detinte var genomförbart att registrera alla förflyttningar. Denstörsta andelen museer som inte ansåg det vara genomförbart attregistrera förflyttningar fanns emellertid bland konstmuseerna.Förutsättningarna för att kontrollera om ett visst föremålfinns och finns på rätt plats exempelvis genom intern och/ellerextern inventering bedömdes som ej genomförbart av cirka hälftenav museerna. Intern revision säges inte vara genomförbareftersom den är alltför resurskrävande. Museerna tycks därvidutgått från att man skulle gå igenom hela samlingarnaoch inte övervägt att göra stickprov.-- -- --Beträffande extern revision anser många att det vore önskvärtmen några hävdar att det inte är möjligt att genomföra sådanrevision eftersom man inte tillåter obehöriga att få tillträde isina samlingar.Granskningen visar enligt vad revisorerna anför i rapportenatt påtagliga brister finns inom de statliga museerna vad avserkontrollen över de föremål museerna har att hantera, vårda ochbevara. I rapporten redovisas mot denna bakgrund förslag tillåtgärder som med vissa marginella förändringar stämmer överensmed vad som lagts fram för riksdagen.Revisorerna har -- med utgångspunkt i erfarenheter från enförsöksverksamhet vid som redovisas irevisorernas förslag -- gjort en översiktlig beräkning av denarbetsinsats som skulle krävas för att genomföra denkanadensiska modell som inledningsvis angetts. Denna beräkningger vid handen att en registrering av naturhistoriskariksmuseets fanerogam- och kryptogamherbarium skulle kräva drygt11 manår, ca 2 miljoner föremål skulle kräva enarbetsinsats på 30 manår medan östasiatiska museet med 80 000föremål skulle behöva 10 manår. revisorer har gjort en granskning av de statligamuseernas registrering och dokumentation av sina samlingar.Revisorerna konstaterar att det finns påtagliga brister inomdessa museer vad avser kontrollen över de föremål museerna haratt hantera. Revisorerna framhåller också att museerna av skildaskäl -- ekonomiska eller praktiska -- anser sig inte kunna levaupp till de säkerhetskrav som rimligen bör ställas.Revisorerna anför att det saknas centralaföreskrifter som klart anger de förutsättningar som skall gällaför museernas verksamhet i fråga om handhavandet av samlingarna.Sålunda föreligger enligt museernas instruktioner endastskyldighet att vårda, förteckna, vetenskapligt bearbeta ochgenom nyförvärv berika de samlingar som anförtrotts dem.Revisorerna anser därför att skärpta regler bör utfärdas.Utskottet sammanfattar revisorernas förslag på följande sätt.1. Vissa minimikrav bör gälla för museerna i fråga omregistrering och dokumentation av samlingarna -- avregistreringen skall framgå vad som ingår i samlingarna och varde skilda föremålen befinner sig.2. För varje museum bör finnas ett styrelsebeslut i vilketslås fast den nivå och det sätt på vilket registreringen skallgenomföras. De nämnda minimikraven bör därvid uppfyllas.3. Det är nödvändigt att museernas innehav följs upp ochkontrolleras genom externa revisioner av regeringensrevisionsorgan. Härför krävs interna revisionsprotokoll.4. Erforderliga förutsättningar för museerna att genomföraregistrering med hjälp av datamedium bör skapas. Möjligheternaatt införa och vidareutveckla en kanadensisk modell som prövatspå bör undersökas.I det följande behandlar utskottet först revisorernassynpunkter och förslag med avseende på kravet på hurmuseisamlingarna skall registreras och kravet på ett särskiltstyrelsebeslut härom. Därefter tar utskottet upp förslagen omexterna revisioner och registrering med hjälp av ADB.Utskottet konstaterar inledningsvis att det varit välmotiverat att göra de statliga museernas registrerings- ochdokumentationsrutiner till föremål för en så ingående granskningsom revisorer har gjort. På de statliga museernafinns föremål som har stor betydelse för vårt kulturarv ellersom eljest har stort värde. Det är därför en självklar uppgiftför museerna att ha en noggrann kontroll över samlingarna.Härför krävs att museisamlingarna är registrerade ochdokumenterade på ett tillfredsställande sätt. Av den avutskottet ordnade utfrågningen framgår att företrädare förmuseerna är medvetna om att det finns sådana brister ochproblem som revisorerna har pekat på. De framhåller dock att enbidragande orsak till svårigheten för vissa av museerna att haen tillfredsställande kontroll över samlingarna är bristen påändamålsenliga magasinsutrymmen. Den statliga museiorganisationen omfattar ett fyrtiotalmuseer. Som revisorerna framhåller uppvisar de statliga museernaen splittrad bild såväl i fråga om samlingarnas uppbyggnad ochomfattning som i fråga om inriktningen av museiverksamheten.Flertalet museer tillhör område. Inomförsvarsdepartementets område finns tre försvarshistoriskamuseer och två fästningsmuseer. Vidare finns museer som hör tillstatliga verk, t.ex. post- och järnvägsmuseerna, vilka sorterarunder respektive departement. Revisorerna framhåller att deskillnader som finns mellan museerna medför att dessa har olikaambitionsnivå med avseende på bl.a. registrering. Revisorernaanser därför att det bör ankomma på varje museums styrelse attbesluta om på vilken nivå och på vilket sätt som registreringenskall genomföras.I detta sammanhang vill utskottet erinra om sina övervägandenvid behandlingen av frågan om museernasbevakningskostnader. I sitt av godkända betänkande1990/91:KrU9 anförde utskottet bl.a. följande.I ett längre perspektiv kan det inte ankomma på regeringen --och än mindre på -- att göra en bedömning av vilkaresurser centralmuseerna skall avsätta för bevakningskostnader.Som ovan anges vill föredragande statsrådet se förslagen ipropositionen som en fortsatt utveckling mot ett system därmuseerna själva får väga angelägenheterna av olika medelsbehovoch tillgängliga resurser mot varandra. En sådan utveckling ärenligt utskottets mening naturlig med hänsyn till bl.a. att denstörsta sakkunskapen om olika delar av museiverksamheten finnspå museerna; regeringen och bör främst göraövergripande bedömningar i fråga om verksamhet ochresursfördelning.Utskottet vill även erinra om att inomutbildningsdepartementet har en översyn av samtligainstruktioner för museerna inom departementets område gjorts.Översynen har skett med utgångspunkt i de riktlinjer förledningen av den statliga förvaltningen som lade fastår 1987 (prop. 1986/87:99, bet. KU 29, rskr. Syftet harvarit att skapa bättre möjligheter för regeringen att styraverksamheten i stort som myndigheterna ges störrefrihet och ansvar. I enlighet härmed har ansvarsfördelningenmellan styrelse och verksledning klarare lagts fast och ettstörre ansvar lagts på museernas styrelser vilkas uppgifter harpreciserats.Utskottet anser i likhet med revisorerna att en bättrekontroll av museisamlingarna bör komma till stånd.Med hänsyn bl.a. till utskottets ovan redovisadeställningstagande bör det i första hand ankomma på vederbörandemuseistyrelse att i angivna syfte besluta om på vilken nivå ochpå vilket sätt registrering och dokumentation av samlingarna börgenomföras. Museistyrelsen bör därvid beakta de synpunkter ochförslag revisorerna fört fram.Enligt utskottets mening bör därutöver regeringen iöverensstämmelse med vad revisorerna förordat pröva vilkaåtgärder som bör vidtas för att en förbättrad kontroll av destatliga museernas samlingar skall kunna åstadkommas.I detta sammanhang finns det anledning att peka på attkontroll av samlingarna endast är en -- om än en mycket viktigsådan -- av de uppgifter som åvilar museerna. Då det gäller attbedöma ambitionsnivån för museernas verksamhet är det nödvändigtatt ta hänsyn även till de synpunkter som framkommit vidutfrågningen. Det är uppenbart att ett genomförande avrevisorernas förslag om registreringen av museisamlingarna kanmedföra krav på resursförstärkningar, i fråga om vissa samlingari betydande omfattning.Vad utskottet anfört om kontroll av museisamlingar börriksdagen som sin mening ge regeringen till känna.När det gäller revisorernas synpunkter på externa revisionerav museernas samlingar vill utskottet erinra om attrevisionsutredningen i betänkandet (SOU 1990:64) Årlig revisioni statsförvaltningen föreslagit bl.a. att myndigheterna varje årskall upprätta en årsredovisning som skall inlämnas tillregeringen. Årsredovisningen skall innehålla samlad informationom myndighetens ekonomi och verksamhet. Myndighetens styrelseskall besluta om årsredovisningen och därmed ha ansvar för dennarapportering till regeringen. skall liksomhittills ha i uppgift att kontrollera myndigheternasredovisning. Utredningsförslaget är föremål förberedning inom . I årets budgetproposition(prop. 1990/91:100, bil. 2, s. 27) tar dock föredragandestatsrådet upp några av utredningens förslag. I propositionenanförs att de årliga resultatredovisningar som myndigheternakommer att lämna till regeringen fr.o.m. ocksåskall revideras samt att dessa utvidgningar av den löpande ochårliga revisionen inte kan rymmas inom ramen för befintligaresurser.Med hänsyn till bl.a. det redovisade beredningsarbetet anserutskottet att något särskilt uttalande från sida ifråga om externa revisioner inte krävs.Möjligheterna att använda ADB för registrering avmuseisamlingar har utretts bl.a. iolika arbetsgrupper tillsatta av statens kulturråd.Den samordningsgrupp för dokumentationsfrågor av museernasföremålssamlingar (SAMOREG) som rådet tillsatte år 1982utarbetade ett system (SAMOREG-systemet) för museernasdokumentation av föremåls- och bildsamlingar (Rapport frånstatens kulturråd 1985:2).I (Rapport från statenskulturråd 1986:3) beskrivs museernas möjligheter att verka sominformations- och kunskapskälla. Behovet av fortsatt stöd förmuseernas arbete med ADB analyseras liksom de därmedsammanhängande frågorna om en gemensam strategi för museernasinformationshantering.Våren 1987 kom statskontoret och överens om attgenomföra ett gemensamt utredningsarbete rörande användningen avADB-stöd för museernas informationshantering, främst derasregisterhantering. Utredningsarbetet som bedrivits mellandecember 1987 och redovisas i rapporten museernas informationshantering (statskontoret ).I rapporten konstateras bl.a. att museerna kan anses ha kommiti gång sent med sin datorisering, särskilt med hänsyn till attde hanterar stora informationsmängder och att kataloger ochregister över museisamlingarna är centrala för verksamheten.Åtskilliga har dock börjat utnyttja datorstöd i sinaadministrativa rutiner och för ordbehandling.Enligt rapporten beror det sena utvecklingsarbetet dels påbristen på kunnande och erfarenhet inom ADB-området, dels påbegränsade ekonomiska resurser. Vidare påpekas att då det gällerdatorisering av de stora föremålsregistren krävs ofta ensärskild finansiering utanför driftanslagen, eftersomförhållandevis stora investeringar måste göras i såväl hårdvarasom programvara för att få ändamålsenliga hjälpmedel.Av den av utskottet ordnade utfrågningen framgår att flera avde centrala museerna har infört ADB-registrering av sinasamlingar. Vidare har ett samarbete inletts mellande statliga och regionala museerna när det gäller användande avmodern informationsteknik -- INSAM. Verksamheten leds ochsamordnas av ett råd placerat vid Nordiska museet.Utskottet vill framhålla vikten av att användning av ADB förmuseernas registrering och dokumentation sker i nära samarbetemellan de statliga och de regionala museerna och att möjligheterskapas för samordnade ADB-baserade dokumentationssystem.Utskottet noterar därför med tillfredsställelse att ettsamarbete med en sådan inriktning har inletts. Det finns starkaskäl som talar för att detta samarbete fortsätts ochvidareutvecklas. Det är också viktigt att dokumentationssystemenkan utformas så att de kan bidra till att göra museernassamlingar tillgängliga såväl för forskningsändamål som förallmänheten.Det får ankomma på museerna att bedöma i vad månerfarenheterna av försöksverksamheten med ADB-registrering påmedelhavsmuseet kan användas i det fortsatta utvecklingsarbetet. Utskottet hemställerbeträffande kontroll och registrering av de statligamuseisamlingarnaatt med anledning av förslag 1989/90:16 som sinmening ger regeringen till känna vad utskottet anfört dels omkontroll och registrering av de statliga museernas samlingar,dels om användning av ADB för registrering och dokumentation avmuseisamlingar.Stockholm den 5 februari 1991På kulturutskottets vägnarIngrid SundbergNärvarande: (), (), MajaBäckström (s), (), (), AndersNilsson (s), (), (), ErkkiTammenoksa (s), (), (), StinaGustavsson (c), (), (),(), () och ().Promemoria upprättad inom statens konstmuseerBilaga 1Registrering och dokumentation av föremålssamlingarna utgörgrundläggande uppgifter i museernas arbete. Utanföremålsregistrering kan ingen ny insamling äga rum, ingenvetenskaplig bearbetning ske, inga föremål visas och ingen vårdutövas. I museernas instruktioner anges skyldigheten att"förteckna" samlingarna. Att "förteckna" ett museiföremålinnebär enligt gängse museinormer att i liggare ellermotsvarande införa basuppgifter om föremålet, att ge föremåletett inventarienummer, som införs i liggare och att märkaföremålet med detta nummer, att ange anskaffningssätt och värdeoch att anteckna var föremålet befinner sig samt att fotograferaföremålet.I revisorernas rapport saknas ovanstående definition. Däranges att registrerings- och dokumentationsarbete inom museernaenbart inriktats på den del som ingår i "det museala arbetet"samt att kontrollaspekten inte inbegripits i försöken medADB-registrering av museiföremål. Utvecklingen avregistreringsarbetet vid statens konstmuseer ger en annan bild.ADB-stöd vid statens konstmuseer (SKM)1983--84 utvecklades nya registreringsrutiner med ADB-stöd vidstatens konstmuseers depositionsavdelning. Syftet var i förstahand att utveckla ett system för att förenkla de administrativarutinerna vid lånehantering och att ge snabbarekontrollmöjligheter i en alltmer ökande låneverksamhet.Starten skedde med en persondator och med ett program somutarbetats i samråd med statskontoret och DAFA ochförsöksverksamheten kopplades till en omläggning avavgiftssystem och taxesättning för depositioner. SKM erhöllsärskilda medel för projektet, . sattessystemet i drift och var samtliga de 10 000 konstverkur museernas samlingar, som depositionsavdelningen förvaltar,införda i det nya registret.Utvecklingsarbetet bedrevs i nära samband med det då pågåendeSAMOREG-arbetet, i vilket SKM företrädde konstsektorn. Vid sidanav sedvanliga basuppgifter om föremålen registreras i SKMssystemplacering vård och konserveringsbehov, inventeringsdatumetc. Systemet ger utrymme för utskrifter av transportbesked,konservatorsuppdrag och olika typer av sorterade listor.Förflyttningar och tillfälliga förvaringsplatser anges.Ändringar och kompletteringar införs fortlöpande. Systemet harutökats med nätverk och fyra arbetsplatser och har fungeratfriktionsfritt under fem år.I andra hand syftade utvecklingsarbetet till att gemyndigheten en ökad ADB-kompetens så att erfarenheterna skullekunna utnyttjas vid museernas övriga avdelningar och av andrakonstförvaltande myndigheter. Så har även skett. Avdelningen föräldre måleri har på grundval av depositionsavdelningenserfarenheter genomfört registrering av de ca 11 000 nummer somingår i den äldre målerisamlingen. Vid avdelningen förslottssamlingar, konsthantverk och gravyr pågårutvecklingsarbete och långtgående planer på liknande programanpassade till de olika avdelningarnas behov.