bet · GE01KrU10 · 1991-02-05 00:00:00 — På grund avbristande ekonomiska och personella resurser ärutvecklingstakten dock långsam. Vid östasiatiska museet harregistreringsarbete med ADB inletts och moderna museet arbetarmed ett basdatorprogram, som utvecklats speciellt för de egnasamlingarna.Konstregistrering i landetSKM har i arbetet med registreringsfrågor haft kontakter medlandets museer och med konstförvaltande myndigheter utanförmuseisektorn. Tillsammans med , och har SKM medverkat i ettflertal konferenser om konsthantering och utarbetat en kravlistapå vilka uppgifter som bör ingå i ett ADB-baserat konstregister.1988 utgavs en handledning "ABC om ADB/Konstregistrering" tillhjälp för konstförvaltande institutioner. Vid sidan avbasuppgifterna ingår administrativa uppgifter som placering,förflyttningar, inventeringar etc. Målsättningen har varit attvisa hur en effektiv registrering ger möjligheter till en aktivkonstbildande verksamhet och att genom samordning bredda basenför framtida forskning.SKMs tillsynsansvar över statligt ägd konstSom tillsynsmyndighet över den konst, som förvaltas avstatliga myndigheter utfärdar SKM råd och anvisningar angåendevård och tillsyn (SFS 1990:195). I detta arbete har SKMpreciserat begreppen vård och förvaltning samt byggt upp ett nätav kontaktpersoner vid myndigheterna, vilka har till uppgift attförteckna och inventera konstinnehavet och att rapportera skadoroch konserveringsbehov på såväl fast som lös konst.SKM har under en följd av år arbetat för att ,som står för inköpen av den statliga konsten, skall utvecklasina registreringsrutiner efter de riktlinjer som SKMrekommenderat. De vinster som skulle uppstå genom en förbättradregistrering av statens konstinnehav är betydande såväl på detekonomiska som på det konstpedagogiska planet.Promemoria upprättad inom riksmuseetBilaga 2Behovet och nyttan av en diskussion om de statliga museernasregistrering och dokumentation av samlingarna borde egentligenockså omfatta andra viktiga samlingar, antingen de nu ryms inomstatliga universitetsmuseer eller hos läns- respektive kommunalamuseer. Det vore synnerligen oklokt av ett ansvarsmuseum somt.ex. att isolerat från andra museervälja system och teknik för dataregistrering av naturhistoriskasamlingar.Riksmuseet har därför tillsammans med representanter frånnaturhistoriska museet i , zoologiska museet vid Lundsuniversitet och fytoteket vid lagt framförslag som skall vara vägledande för alla landetsnaturhistoriska museer och viktiga samlingar. Systemet meddataregistrering skall dessutom vara möjligt att i framtidenkoppla till utländska registreringssystem. Våra naturhistoriskasamlingar är i hög grad öppna för den internationellaforskningen. Förslagen har utarbetats av en utredning genomfördav de museernas samarbetsorganisation (NAMSA),ledd av professor om hur ett av världens tio största naturhistoriskamuseer med runt 17 miljoner föremål registrerar sina samlingarhar diskuterats inom . Professor fick hösten1989 i uppdrag att för göra en utredning omtillståndet vid museet. Han konstaterade kort och gott attmuseet inte uppfyller de krav som åvilar det. De nuvarandemanuella systemen bedömdes som otillräckliga och ett successivtinförande av modern dataregistrering skulle vara önskvärt.Professor utredning visade på att enbart en fullständigkatalogisering av den årliga accessionen skulle kräva ettarbetskraftstillskott på 19 personer till en kostnad av runt 3,8milj. kr.Följande kan konstateras:Det är inte möjligt, och förmodligen ej heller önskvärt, attregistrera alla föremål i samlingar.Däremot borde den årliga accessionen och viktiga typsamlingarkunna dataregistreras.Det är en klok registrerings- och dokumentationspolitik attsamordna system, teknik m.m. med alla andra viktiganaturhistoriska samlingar.Det är meningslöst att ställa ytterligare krav på museernaeller utfärda regler från regeringen om krav på ökadregistrering om inte nya resurser tillkommer. Trotsatt tidsandan inte talar för sådana krav ställs dessa ändå.Omprioriteringar kan endast göras i en mycket begränsadomfattning. Däremot vore det av intresse om riksmuseettillsammans med arbetsmarknadsverket kunde få anlita kunnigapersoner på lönebidrag, kanske handikappade, och kanske få vissaarbeten utförda i hemmen. En förutsättningslös diskussion omdetta är av intresse.Museets ledning hade förhoppningar från juni till oktoberdetta år om ett tillskott på 10 milj.kr. för förnyelse avmuseernas verksamhet. Det var också enhälliga mening,och äskade ytterligare minst 10 milj. kr. för1991/92 respektive 1992/93. Detta var en chimär.Riksmuseet räknade med att avsätta runt 900 000kr. av dessa medel till utvecklingsinsatser på områdetregistrering och dokumentation och utifrån de önskemål somlandets museer har. Ej heller denna insats kanåstadkommas.Kulturutskottets utfrågning den 27 november 1990Bilaga 3Inbjudna:departementssekreterare , utbildningsdepartementetdepartementssekreterare ,utbildningsdepartementetöverintendent , statens konstmuseerchefsintendent , statens konstmuseermuseichef , riksmuseetprofessor emeritus , riksmuseetmuseichef , Nordiska museetmuseichef , medelhavsmuseetOrdförande (): hälsar eralla välkomna. Ni vet bakgrunden till att ni är här. Vi har lagtupp det hela så, att vi börjar med att ge ordet i cirka sexminuter till var och en av representanterna för statenskonstmuseer, och Nordiska museet.Utbildningsdepartementets representanter kommer också att fåtala, och utskottets ledamöter skall få tillfälle att ställafrågor.Jag ger först ordet till : Vi är mycket tacksamma för att vi fått kommahit och redovisa denna utredning. Jag vill lämna ordet tillAnn-Sofi , som handhar registreringsärenden och dendatorisering som redan förekommer vid de statliga konstmuseerna.Ann-Sofi : Jag vill gärna först berätta litet omdet arbete med registrering i ADB-system som har bedrivits avstatens konstmuseer . Jag skulle också vilja fåtillfälle att kommentera rapporten och rapportens uppläggning pånågra punkter, framför allt när det gäller yttre och inre hot,magasinsfrågor, fasta basplatser och frågan om intern och externrevision.När det gäller ADB-registrering har statens konstmuseer underhela bedrivit ett utvecklingsarbete. Det startade1981 med utredningar som syftade till att skapa bra register förframför allt rekvisitionshanteringen, dvs. Detarbetet bedrevs med särskilda medel, , och i samrådmed statskontoret och DAFA. Vad vi syftade till var att få framsnabba sökmöjligheter och kontrollmöjligheter i närlånehanteringen ökade alltmer.Detta resulterade i att vi kunde konstatera attsamtliga 10000 föremål som befinner sig på platser utanförmuseet var inregistrerade i vår databas. Den drevs först enbartmed persondator, en lösning som innebar ett mycket snabbt ochexekutivt sätt att förenkla de rutiner vi hade. Vi kunde i ettenda register föra samman register som tidigare fanns på femolika platser. Det innebar att 10 000 konstverk ur museernassamlingar redan var inregistrerade 1985. Vi har sedan byggt utsystemet och har ett nätverk med fyra persondatorer som hanterarregistret.En annan avsikt med detta arbete som bedrevs i miniverksamhetvar att vi skulle få en viss ADB-erfarenhet och att detta skullekomma de andra avdelningarna, men också konstförvaltandemyndigheter utanför museerna till nytta och glädje. Vi bedrevarbetet i nära kontakt med SAMOREG, och vi har gått ut tilllandsting och kommuner samt till museerna ute i landet ochinformerat om vår verksamhet.Vi har också fortsatt arbetet inom museet. Måleriavdelningen,som hanterar ca 11 000 föremål, har byggt upp ett liknandesystem med angivande av basplats och sådana saker. Dettaregister omfattar alltså ca 11 000 föremål. Arbetet med att göraliknande system fortsätter på de övriga avdelningarna. Det rörsig om administrativa system, men vi för också in basuppgifterav många olika slag.När det gäller konstregistrering i övriga landet har videltagit i arbetet med att utveckla och förbättra hanteringen avkonsten. Vi har tillsammans med och haft ett otal konferenser. Vi har också givit uten rapport om konstregistrering för att informera om hur viktigregistreringen är om man skall kunna bedriva en framtidakonstpedagogisk verksamhet ute i landet och även med tanke påden framtida forskningen.Statens konstmuseer har också tillsynsansvaret över allstatligt ägd konst. Även där har vi arbetat nära med statenskonstråd för att få dem att förbättra rutinerna på samma sättsom vi när det gäller allt som har med ADB-registrering attgöra. Detta arbete har, som sagt, pågått under hela 1980-taletoch omfattar ett mycket stort antal föremål.Vi vill något kommentera rapportens uppläggning. De problemsom tas upp i förstudien och huvudstudien blandas samman litet.I förstudien deltog ett mindre antal museiavdelningar och ihuvudstudien 56. Man får inte riktig klarhet i vilka som harlämnat uppgifter om olika saker. Vad som förvånar oss litetgrand är att man ser konstmuseernas samlingar av objekt somdyrbara utställningsobjekt med liten accession. Det ärintressant, eftersom gravyravdelningen var en av dem som var medi förstudien. Den har 800 000 föremål och en accession på 1000nummer och bedriver forskning på mycket hög nivå.När det gäller yttre och inre hot har konstmuseerna bedömt detyttre hotet som det största. När vi talar om inre hot är detkanske bl.a. insiderstölder och liknande som kan vara aktuellt.Vi har förbättrat våra yttresäkerhetskontroller med lås och liknande. Vi har också underhand förbättrat kontrollen vid magasinen. När det gällermagasinen har vi en krass verklighet att leva med i våra gamlalokaler, med främst dåliga klimatförhållanden.Jag vill kommentera frågan om en fast basplats. Vi har minst10 000 föremål i museets samlingar som förvaras utanför museet.Det skulle vara helt omöjligt att ha en fast basplats för allamuseets föremål. Museernas magasin har aldrig dimensionerats förhela samlingen, eftersom depositionsverksamheten har pågått merän 100 år.Vi har uttalat oss positivt i fråga om den interna och externarevisionen. Statens konstmuseer tillhör också den museigrupp somhar längst gående rutiner när det gäller sådana saker. Vi villpåpeka att vi har en typ av stickprovskontroller, vilket inteheller är omnämnt i utredningen, i samband med vår storalånehantering och i det forskningsarbete som pågår. Det rör sigom över 1 000 föremål som stickprovsvis plockas fram föratt användas i olika sammanhang.Ordförande (): Jag ger nu ordet tillBertil och för kommentarer.Bertil : Detta är frågor som har diskuterats längeinom . Vi var tidigt anhängare avdataregistrering av i varje fall typsamlingar och accessioner,som det också funnits andra uppfattningar inom museet.Vi gjorde därför för gott och väl en internutredning. Något av detta har jag redovisat i den promemoria somär utdelad och som ligger på bordet här.Vi fann att det för ett ansvarsmuseum var rättointressant att se bara på våra egna samlingar. Vi ville ju vetahur det såg ut i landet i övrigt, i , i och i denaturhistoriska museerna vid universiteten i , ,m.fl. Därför har , som varit professor vidriksmuseet, tagit sig an ytterligare en utredning. Jag tänker nuöverlämna ordet till honom.Eric : Jag skall framför allt kommentera rapportenfrån revisorer. Jag kan helt instämma i att det finnsbristområden. Man förlitar sig på nyckelpersoner, man saknarvilja att prioritera dokumentationsfrågor, och man har välibland heller inte förmåga till detta. Mycket ofta har man istor utsträckning inte heller kunskaper om föremålen.Vad utredningen gör är att skära alla museer över en kam. Detär helt omöjligt. Man måste ju skilja mellan de olika områdena.Det området skiljer sig på många olika sättväsentligt från de övriga. Det gäller framför allt antaletföremål. I har vi på de museernanågonting mellan 25 och 30 miljoner föremål. Enbart påriksmuseet har vi 17,5 miljoner föremål i samlingarna. Dettaanger i stort den begränsning som finns vid ett genomförande avett kontrollsystem.Inom det området har man helt andramöjligheter att klart definiera föremålen via destandarduppgifter man vill föra in i ett dataregister. Men ävendetta är komplicerat.Naturhistoriska samlingar skiljer sig ytterligare från deövriga genom att en stor del av föremålen ständigt flyter mellansamlingar och forskningsenheter på de olika museerna. Jag talarnu inte om den normala utlåning som sker till utomståendeinstitutioner, framför allt i utlandet, utan om den egnaforskningsverksamheten. Det finns knappast någon realistiskmöjlighet att få forskare, med min kännedom om dem, att ständigtnotera sina inlämnanden och uttag under kanske elleribland längre tid.Allt detta måste man beakta om man lägger upp ettkontrollsystem.Jag menar att det inte finns någon möjlighet att göra enrevision över ett sådant material på det sätt som är tänkt iutredningen. Som regel har alla föremål i naturhistoriskasamlingar en plats reserverad. Det finns alltså en viss inbyggdkontrollfunktion genom att platsen är tom om föremålet är ute.Utlåningskatalogerna och utlåningsregistren för externa lån tillandra myndigheter och till utlandet är något som sköts noggrant.Utredningen har beräknat den tid det skulle ta att i ettdataregister införa det fåtal uppgifter som behövs för enkontrollfunktion. För t.ex. införandet av varje föremål somfinns i de botaniska samlingarna på räknar man med entid på elva manår. Den siffran kan jag inte förstå. Med denbakgrund som ges i utredningen får jag det till att det kommeratt ta 883 manår, och det tror jag är den realistiska siffran.Vi har också beräknat hur det skulle ta att införariksmuseets nuvarande samlingar i dataregister. Då har vi räknatmed ett utvidgat register som skulle omfatta ett tjugotaluppgifter om varje föremål. Detta är uppgifter som vi menaregentligen borde registreras för varje insamlatnaturvetenskapligt föremål. Ett införande av sådana uppgifterför samlingar skulle ta över 4 000 manår. Man kanalltså inte fatta beslut om ett sådant dataregister med mindreatt man beaktar detta. accession är ca 150 000föremål . Vi får räkna med att det kanske rör sig ombortåt 200 000 föremål i landet.För att kunna genomföra dataregistrering av den årligaaccessionen på krävs ett tillskott av personal ochmedel. Vi har räknat med att det behövs ett tillskott av 19personer till , vilket kanske kostar 4 milj. kr. perår, för att på genomföra en fullständigkatalogisering, som enligt vårt förmenande bör omfatta etttjugotal uppgifter. Problemen i detta sammanhang är alltsåpersonalens storlek och ekonomin.Dataregistrering är i och för sig ingen nyhet inom detnaturhistoriska området. En sådan har bedrivits sedan början av1970-talet. Det finns fler museer som har utvecklade system, ochsom regel har vart och ett sitt system. Det vi nu har gjort inomde museernas samarbetsorganisation (NAMSA) äratt försöka få en nationell samordning av vilka uppgifter somskall finnas och den standard som dessa uppgifter skall ha i ettdataregistersystem. Denna utredning är i sluttampen ochkommer att framläggas under kommande månad.Med tanke på det rätt avancerade stadium som dataregistreringbefinner sig på inom naturvetenskapen, och den högre nivån avnationell samordning där man också beaktar de internationellasystemen, har naturligtvis ett sådant mindre försökssystem somutförts i samband med utredningen ganska liten relevans för detnaturhistoriska området.Sten : Jag har inte tänkt göra ett likafullständigt inlägg, eftersom det då blir många upprepningar.Det finns ju vissa likheter i situationen.Vi anser att revisorernas slutsats, att kontrollen översamlingarna är bristfällig, är riktig. Det är otvivelaktigt så.Vi håller på med en utredning för att få fram underlag för attta ställning till hur vi skall kunna hantera våra mycket storasamlingar både ur denna och ur andra synpunkter. De stickprov vihar gjort antyder förfärande saker, som jag inte här skall gå inpå. Men ni har ju hört en del exempel från riksmuseet.Vi har ett datasystem som innehåller ungefär 800 000 föremålfrån mellan 20 och 30 svenska museer. Men de föremålen ärregistrerade ur katalogerna. Man har alltså ingen kopplingmellan de registrerade uppgifterna och den verklighet som finnsi magasinen. Både på och de andra museer sommedarbetar i detta system har man kvar att ta det steg somkräver mest arbete. När det gäller de enskilda magasinen harNordiska museet ungefär hälften av magasinen registrerade. Detfinns ett register som talar om var föremålen finns, men detfinns ingen àjourhållning inom registren.Vi anser att rapporten är bra. Men det är något egendomligtatt man inte i rapporten gör klart att museerna själva i höggrad har varit medvetna om detta problem. Vi tror också attrapportens bedömning av hur mycket tid det skulle kunna ta attför räkning genomföra enbart dessa enklaåtgärder på ett fungerande magasins-register, vilket har beräknats till 30 manår, kan vara enungefärlig bedömning av vad just detta arbetsmoment skulle ta.Men detta moment ingår i en kedja av nödvändiga åtgärder.Själva det datasystem som man föreslår tror vi inte behöveranvändas. Vi tror, ungefär som på , att man skallkoppla detta system till de system vi i övrigt tillämpar.Vi anser att det i och för sig skulle vara bra med någon formav ställningstagande i denna fråga som skärper kraven på dettaområde. Det enda vi inte är säkra på är om man kan ha någonform av extern revision. Vi förstår inte riktigt hur den skullegå till.Man måste ha klart för sig att orsakerna till att detförhåller sig på detta sätt är två. Den ena är att åtminstonevårt museum inte har vettiga magasin. I avsaknad av rejälamagasin är det mycket litet som kan skötas ordentligt. gjorde sin utredning har det skett en väldigväckelse ute i länen för länsmuseernas räkning. Det ena museetefter det andra har fått mycket bra magasin. Men det återståratt göra något sådant när det gäller de statliga samlingarna.Den andra orsaken är den kroniska brist på resurser som de tvåstora kulturhistoriska museerna och statenshistoriska museumhar på alla områden.Vi kan inte ta i detta problem genom att angripa bara ettsymtom, utan vi måste se till hur det är över hela linjen. Jaganser att utredningen som sådan är ett bra symtom. Man har gåttin i ett stort problemkomplex och tittat på det litet grand, ochupptäckt att förhållandena inte är bra. Ja, men detta är intehela modellen, utan det är en del av en större verklighet. Jagär för min del övertygad om att vi inte kommer ur detta utan attta någon form av mer omfattande politiskt grepp om den statligamuseiverksamheten.Det jag tror är att man skall sluta att titta på institutioneroch i stället studera verksamheter. Vilka samlingar villsamhället eller staten att museerna skall ha ? På dethistoriska området förhåller det sig så, att om vi inte nusamlar samhälle, som vi i stort sett harförsummat, bl.a. därför att vi inte har kunnat få magasinen iordning för att ta emot förvärven, kommer det inte att finnasnågra museer som historiskt och kulturhistoriskt kan visa1900-talet i framtiden.Man måste ta ställning till vad man skall göra för att kunnasamla in. Vilka samlingar är det vi vill ha? Det kan man görautan att titta på institutionsgränser. Nästa sak man borde göraär att fatta någon form av beslut om hur vi skall hantera destora redan befintliga samlingarna. Sedan kan man också studeraden publika verksamheten och dess målsättning. Därefter skulleman i ett senare led kunna återvända och se över helaorganisationsstrukturen och resursstrukturen när man bestämt sigför vad man egentligen vill. Felet är att vi aldrig har bestämtoss för det.Lars-Olof : Jag kommer från , ettganska litet museum som har två avdelningar, en egyptiskavdelning med 20 000 föremål och en grekisk-romersk avdelningmed 18 000 cypriotiska föremål och 4 000 grekisk-romerskaföremål. Vi har dessutom och med ca 3 500 föremål.Jag skall tala om den grekisk-romerska avdelningen med 4 000föremål, eftersom det var den som valdes ut för detta försök.Det är alltså en liten avdelning, som är gripbar jämfört med demastodonter vi hörde om nyss.Vi har i den samlingen självfallet ett accessionsnummer påalla föremål. Vi har också inventarienummer. Men dessainventarienummer grundar sig på de gamla samlingar som dessaolika föremål har tillhört. Vi har exempelvis nr1 i antiksamlingarna. Det står hos oss och kallas NM 1. Vi harinte ändrat på detta. Det finns alltså en traditionell linje idet hela, och det spelar egentligen ingen större roll när detgäller det här försöket hur föremålen benämns.Vi ställer oss positiva till detta försök av det skälet att viansåg och anser att datorn hör framtiden till. Vi får med desshjälp bättre ordning på våra prylar. Därmed inte sagt att det ärdålig ordning . Vi vill undvika att föremål börjar flytaomkring. Det är viktigt att säga att vi kunde avsättaarbetskraft för att genomföra detta försök. Vi hade endatorminded avdelningschef på avdelningen. Sedan är detnaturligtvis också skojigt om man kan vara med i första ledetnär en ny dator prövas.I detta försök har man i datorn lagt in fem uppgifter förvarje föremål, dels vilket inventarienummer det har, dels vilkentyp av föremål det är -- en lekyt, en amfora, en skulptur ellervad det kan vara. Sedan har man också lagt in var föremåletfinns förvarat någonstans inom museets väggar. Det finns ocksåen signatur på den person som har gjort det hela och ett datumnär det gjordes.Vid varje förändring därefter, när föremål flyttas, skall detinföras en ändring i datorn. De kan visserligen bli många, mendatorn minns detta, och man får en loggbok över hurföremålen rör sig inom huset eller utanför huset, förkonservering, utlåning eller liknande. Det står i loggboken, ochdet är bara att gå tillbaka och titta. Jag skall återkomma tilldetta så småningom.De uppgifter som förts in motsvarar minimikraven. Om man skallfå detta brukbart i museala och vetenskapliga sammanhang är detsjälvfallet så, som här antyddes , att man måste ha in fleruppgifter än de fyra fem obligatoriska. Då får man ettanvändbart hjälpmedel för kommunikation med utländska forskare,museer och liknande. Det är mycket viktigt för vår del att hadet så. Men då förlänger man naturligtvis också arbetstiden fördetta ganska väsentligt.Om man utöver inventarienummer och föremålens form säger hurstort det är, vilken färg det har, vilken dekor det har, vilkabilder det finns på föremålet etc. blir ju användbarheten mycketstörre. Skriver man också vilken litteratur det finns om det härföremålet är ju detta en utmärkt hjälp för forskningen.Detta system är bra. Men det finns två saker som är allvarligaoch som man måste komma ihåg. Den ena är att detta system intebefriar från glömskan. Glömma kan vi göra allihop, och glömmerman att föra in en uppgift är systemet nästan upprivet igen. Dåvet man ju inte var saken finns. Glömska är alltså farligt.Jag tror att det är mindre farligt att man bygger om och görstora trendiga magasin och sådant. Då är man beredd på att manskall göra datorinsatser och skriva om det hela. Men om manskall ta ut ett föremål till en låntagare, kan man glömma bortdet helt.Det andra är detta med arbetsinsatsen. Jag har läst någonstansatt man skulle kunna göra denna registreringsinsats genomomprioritering av den befintliga arbetskraften. Jag kan intehålla med om detta. I mitt museum finns det absolut ingamöjligheter att göra sådana omprioriteringar. Det krävs medandra ord medel för tillfälliga tjänster; man kan kanske användauniversitetsstuderande till arbetet. Men nya pengar måste tillför att genomföra detta. Tidsåtgången är då beroende på hurmycket pengar man satsar per år.Detta tar sin tid. Vi kan räkna med att vi för dengrekisk-romerska samlingen kanske behöver ytterligare någrahundra timmar, jag vet inte hur många, för att uppnåminimikravet. Skall vi lägga till mer tar det mycket längre tid.Då blir det fråga om år innan det blir färdigt. Det gällernaturligtvis även de andra samlingarna, om man skulle följaefter där.