prop · GE0353 · 1990-12-31 00:00:00 — Enligt andra stycket i paragrafen är en myndighet inte skyldig att tillhandahålla handling på stället om betydande hinder möter. I fråga om bl. a, ADB-upptagning gäller inte heller någon sådan skyldighet 28 omsökanden utan beaktansvärd olägenhet kan ta del av upptagningen hos Prop.1990/91: 53 en närbelägen myndighet. Isekretesslagen (15 kap. 6§) finns bestämmelser om vem inom en myndighet somskall fatta beslut i en fråga om utlämnande av allmänna handlingar - med vilketockså förstås uppgifter i handlingarna - till enskilda. Svarar vissbefattningshavare enligt arbetsordning eller särskiU beslut för vården om denhandling som begärs utlämnad, ankommer det på denne att i första hand prövafrågan. Vägrar han att lämna ut handlingen skall han om den enskilde begärdet hänskjuta frågan till myndigheten. Även i vissa andra fall skall frågan hänskjutastill myndighetens prövning. Med myndighet förstås här liksom i andra sammanhangden eller de befattningshavare som genom sin tjänst har behörighet att på myndighetensvägnar fatta beslut i saken. Såvitt gäller folkbokföringsuppgifter torde det idessa fall bli så att någon på det lokala skattekontoret ges behörighet attfatta beslut på myndighetens vägnar. Sekretesslagensbestämmelser om sekretess myndigheter emellan gäller enligt 1 kap. 3 § andrastycket också i förhållandet mellan olika verksamhetsgrenar inom sammamyndighet, när de är att betrakta som självständiga i förhållande tillvarandra. Omständigheter av betydelse för denna bedömning kan vara attverksamhetsgrenarna självständigt förvaltar viss egendom, har visshandlingsfrihet inom en given ekonomisk ram eller i övrigt kan vidta vissafaktiska åtgärder självständigt och på eget ansvar. Närmare ledning för hur mani det särskilda fallet skall bedöma frågan får man - enligt vad som framgår avkonstitutionsutskottets betänkande (KU 1979/80:37 s. 13) i samband medsekretesslagens tillkomst - hämta i de bestämmelser som gäller för de olikaorganens organisation, beslutsbefogenheter m. m. Motangiven bakgmnd kan det enligt min mening inte vara så att ett personregistersom förs för en bestämd verksamhet vid en myndighet måste tillhandahållas viaterminal på varje ställe där myndigheten är företrädd. Såvitt gällerfolkbokföringsuppgifter bör principen vara den att när vid ett visst lokaltskattekontor en enskild begär att på stället få ta del av enuppgift som finns hos ett annat skattekontor, måste han kunna hänvisas dit däruppgiften rent faktiskt finns, även om uppgiften i och för sig förvaras hosmyndigheten. Ett skattekontor kan alltså inte vara skyldigt att på ställetdirekt lämna ut uppgifter ur ett register som förs av ett annat skattekontor.Det förstnämnda kontoret måste däremot vara berett att förmedla uppgifter åtden som önskar ta del av dem på stället. För min del anser jag således inte attdet finns något hinder mot att begränsa terminalåtkomsten på det sätt somjagnyss förordat. Medden begränsning till ett fåtal slag av uppgifter som enligt mitt förslag kommeratt finnas i det centrala referensregistret anser jag att någon inskränkning iåtkomstmöjligheten till detta register inte behövs. Bestämmelserom terminalåtkomst bör tas in i 9 och 10 §§ registerlagen. Kommitténhar behandlat nyssnämnda bestämmelser i I kap. 3 § sekre tesslagen rörande olika verksamhetsgrenar inom en myndighet som ett led för att klargöra vad som bör gälla i sekretesshänseende i förhållandet mellan beskattning och folkbokföring. Kommittén har föreslagit att det 29 försin en bestämmelse i 7 kap, 15 § sekresslagen om att folkbokföringen skall ansessom en självständig verksamhetsgren inom skatteförvaltningen. För min del vill jagbetona att beskattning och folkbokföring är skilda slags verksamheter vilkastyrs av helt separata regelsystem. Vidare skall den löpandefolkbokföringsverksamheten skötas uteslutande på lokal nivå; detta bör enligtmin mening också komma till uttryck i författning, lämpligen i instruktionenför skatteförvaltningen. På beskattningsområdetråder enligt 9 kap, 1-3 §§ sekretesslagen s.k. absolut sekretess. Inomfolkbokföringen gäller enligt 7 kap. 15 § en mycket svagare sekretess. Attolika sekretessregler gäller för de skilda verksamheterna måste givetvisbeaktas. Framför allt måste man inom förvaltningen se till att uppgifter somhör till verksamhetsområdet beskattning inte vidarebefordras tillfolkbokföringen i andra fall än när det får anses tillåtet enligt i första handbestämmelserna i 14 kap. 3 § sekretesslagen. 1 likhet med kommitténanser jag alltså att beskattningen och folkbokföringen får anses somsjälvständiga verksamhetsgrenar i sekretesslagens mening. Till skillnad frånkommittén anser jag emellertid inte att någon särskild regel om detta behövertas in i lagen. Det följer redan av den nuvarande regleringen. 4.8 Utlämnande av registeruppgifter på ADB-medium m. m. Mitt förslag:Personuppgifter i ett lokalt folkbokföringsregister och i det centralareferensregistret får lämnas ut på ADB-medium endast med stöd av lag ellerförordning eller särskilt beslut. Kommitténs förslag:Överensstämmer med mitt med det undantaget att regeringens delegationsrättenligt kommitténs förslag bara skall avse uppgifter som inte omfattas avsekretess. Remissinstanserna: Baraett fåtal remissinstanser har uttalat sig. Datainspektionen anser att denföreslagna bestämmelsen är befogad från integritetssynpunkt. Riksskatteverketpåpekar att den av kommittén föreslagna bestämmelsen i den del den avserregeringens möjlighet att uppdra åt datainspektionen att lämna medgivande tillutlämnande av uppgifter som inte omfattas av sekretess är onödig. Inomfolkbokföringsverksamheten finns enligt inte några uppgiftersom är undantagna från sekretess. Skälen för mitt förslag: Ifråga om utlämnande av uppgifter i personregister enligt datalagen är 7 kap.16 § sekretesslagen av intresse. Regleringen innebär i huvudsak att det förutlämnande av personuppgifter på ADB-medium krävs att mottagaren har tillståndav datainspektionen eller författningsstöd för att föra ett personregister somskall innehålla de uppgifter som skall lämnas ut. Finns sådant stöd bestämmerden utlämnande myndigheten i vilken form utlämnandet skall ske. För utlämnande på föreslagit en lagreglering som motsvarar den som enligt II §skatteregisterlagen (1980:343) Den föreslagna bestämmelsen innebär en in- Prop.1990/91:53 skränkning av myndigheternas befogenhet att själva få bestämma påvilket sätt uppgifter i ett personregister skall lämnas ut. Jag ansluter migtill förslaget. Utlämnandepå ADB-medium bör således få ske när detta följer av författningsföreskriftereller när regeringen genom särskilt beslut har medgett det. Regeringen börvidare få uppdra åt en myndighet, datainspektionen, att pröva en fråga omutlämnande. Minavsikt är att senare återkomma till regeringen med förslag till en förordningsom bör innehålla närmare bestämmelser om utlämnande av uppgifter ur registrenpå ADB-medium. 1 en sådan förordning kan lämpligen regleras fall som avser ettmtinmässigt uppgiftslämnande. Närdet gäller utlämnande av uppgifter genom försäljning t.ex. av adressetiketter,vill jag erinra om att frågan behandlats i en lagrådsremiss om offentlighet,integritet och ADB som beslutats av regeringen den 6 september 1990.1lagrådsremissen anför chefen för bl.a. att en riktigtillämpning av nuvarande bestämmelser - bl. 7 § datalagen och de regler somlagt fast myndigheternas uppgifter, i allmänhet genom myndighetsinstruktioner torde innebära att en statlig myndighet inte får säljapersonuppgifter utan uttryckligt stöd för sådan verksamhet i lag ellerförordning eller annat beslut av regeringen. Det finns alltså regler sominnebär att försäljning av personuppgifter skall prövas av statsmakterna ochinte kan beslutas av en myndighet själv. Departementschefen anser emellertidatt bestämmelsen i 7 § datalagen bör förtydligas så att det klarare framgår attförsäljning av uppgifter inte får ske ur ett personregister annat än när detfinns särskilt stöd för detta. Paragrafen föreslås därför bli förtydligad på såsätt att det skall krävas särskilt medgivande till försäljning avpersonuppgifter för att det skall få ske. Motbakgrund av det jag nu redogjort för vill jag framhålla att ändamålsbestämmelsernai registerlagen avses innebära att någon försäljning av personuppgifter inteskall få ske. Folkbokföringsregistrenkommer att tillföras uppgifter på datamedium från vissa andra register.Kommittén har föreslagit en bestämmelse i lag om att regeringen skall fåmeddela föreskrifter i ämnet. Jag anser inte att frågan behöver tas upp iregisterlagen. Däremot kan det vara lämpligt att i förordningsform reglerafrågan. Jagvill här också erinra om att när det gäller uttag av en större mängd personuppgiftersom finns i såväl statens person- och adressregister, SPAR, som annat register,skall den som begär att få ut uppgifterna i princip hänvisas till SPAR enligtbestämmelsen i 28 § datalagen. Min bedömning: Särskildauppgiftssammanställningar (folklängder och andra längder) som framställs förförvaring av folkbokföringsuppgifter hos statliga arkivmyndigheter fårframställas på ADB-medium i enlighet med föreskrifter som meddelas avregeringen. Kommitténs förslag: Enligten bestämmelse i kommitténs förslag till registerlag får längder framställas påADB-medium i enlighet med föreskrifter som regeringen meddelar. Regeringen fårdelegera möjligheten att meddela närmare föreskrifter om längder som inteframställs på ADB-medium. Remissinstanserna: Baraett fåtal remissinstanser har yttrat sig. Datainspektionen (Dl) framhåller attom längderna tas ut på ADB-medium uppkommer personregister enligt datalagen.Registeransvarig för dessa blir den statliga arkivmyndighet till vilkenregistret överlämnas. Om längderna inte bara skall förvaras hosarkivmyndigheten utan också skall kunna tillföras nya uppgifter efter rättelseav folkbokföringsmyndighet får registren anses föras i datalagens mening.Detta medför att alla de skyldigheter som åligger en registeransvarig, t. ex.skyldigheten att lämna registemtdrag och skadeståndsansvar kommer att gällaäven för arkivmyndigheten. Dl är också kritisk mot förslaget att man skallkunna lägga samman flera längder till regionala eller centrala register. Dlanser vidare att integritetsskäl talar för att uppgifterna skall gallras när deinte längre behövs för sitt ändamål. () har bl.a.framhållit att för att man skall kunna använda magnetband som arkiverats måsteäven gällande applikationsprogram, datorutmstning för aktuellt magnetband ochdokumentation sparas i anslutning till banden. RSV ifrågasätter också om inteforskningens krav på tillgång till folkbokföringsuppgifter kan tillgodosesgenom regler om gallring. Gallring behöver göras ur de lokala databaserna med vissamellanmm för att nya uppgifter skall kunna tillföras. anser detmycket viktigt att den författningsmässiga regleringen av uttagsförfarandetgenomförs. Skälen för min bedömning:Den svenska folkbokföringen kännetecknas av att det för en lång oavbmten följdav år finns bevarat en redovisning av folkbokföringsförhållanden av stort värdeför olika forskningsgrenar. Kontinuiteten inomfolkbokföringen bör upprätthållas. Det kan ske genom att uppgifter i ett lokaltfolkbokföringsregister ställs samman efter ett bestämt urvalskriterium och försöver till i första hand statliga arkivmyndigheter för förvaring ochtillhandahållande. Enligt , som på kommitténs uppdrag utrett frågan,bör uppgiftssammanställningama utgöras av dels en folklängd som är knuten tillfolkbokföringsfastighet, dels ett flertal kronologiska längder med utgångspunkti inflyttningar, utflyttningar, födslar m. m. Uttag av längder kan, anserriksarkivet, lämpligen ske två gånger per decennium med början omkring år 2000.Längderna bör framställas på olika typer av medier, bl. a. på ADB-medium. Kommitténhar i väsentliga delar ställt sig bakom uppfatt- ning men ansett det förtidigt att ta ställning till alla detaljer rörande längduttagen. Även jag anseratt frågan om vilka längder som skall tas ut bör beredas ytterligare innanbeslut fattas. Den närmare reglering om längderna som kan komma att behövas börkunna meddelas genom förordning. Uttaget av längder knyteran till frågan om gallring av uppgiftema i folkbokföringsregistren. har påpekat står här olika intressen mot varandra. Å ena sidan talarintegritetsskäl för att en personuppgift skall gallras ur ett register när deninte används eller blivit inaktuell. Å andra sidan kan det finnas betydandeforskningsintressen att uppgiften bevaras. Enligt min mening bör inriktningenvara att uppgifter som inte behövs för folkbokföringsverksamheten men som är avbetydelse från forskningssynpunkt bevaras i registret till dess de genomlängduttag kan föras över till en arkivmyndighet. 1lagrådsremissen gjorde jag bedömningen att någon särskild författningsregleringom gallring inte behövs i registerlagen. Jag uttalade att med hänsyn till detnära sambandet mellan längduttag och gallring av uppgifter ur registren bör deföreskrifter som ges i form av förordning kunna innebära att frågorna omgallring avgörs av efter samråd med datainspektionen (Dl).Uttalandet i lagrådsremissen tog närmast sikte på att stryka under vikten avatt forskningens behov av folkbokföringsuppgifter tillgodoses och att beslut omgallring fattas med beaktande av bestämmelserna i arkivlagen (1990:782), somträder i kraft den . Dl har i yttrandet enligt2 a § datalagen påpekat att, enligt inspektionens uppfattning, arkivlagen intemedför någon ändring av DLs skyldighet att meddela föreskrifter om gallring avpersonuppgifter i register som statsmakterna inrättat, i den mån intestatsmaktema har meddelat sådana föreskrifter (6 och 6 a §§ datalagen). Jagdelar i och för sig DLs uppfattning. Det.kan emellertid finnas anledning att lämpligen genom förordning - meddela föreskrifter i ämnet. Jag är inte bereddatt nu ta ställning till några detaljer. Frågan får tas upp i samband meddet-närmare ställningstagandet till längduttagen. Någon lagreglering anser jaginte nödvändig. Mittförslag: De gmndläggande sökmöjligheterna i folkbokföringsregistren regleras ilag. 1ett lokalt register får som sökbegrepp användas personnummer, namn, adress,folkbokföringsort, medborgarskap, civilstånd och -med undantag för uppgift omadoptionsförhållande - relationsbegrepp. 1 det centralareferensregistret får som sökbegrepp användas personnummer, namn och avregistrering. Kommmitténs förslag: 1sitt betänkande föreslår kommittén att sökbe- 3 1990/91. greppenför terminalåtkomst begränsas till personnummer/födelsetid, Prop.1990/91:53 namn, adresser, folkbokföringsfastighet och diarienummer.Regleringen bör göras i en förordning. Remissinstanserna:Bara ett fåtal remissinstanser har uttalat sig.. Datainspektionen (Dl) anseratt avgörande för vilka sökbegrepp som bör få användas bör vara det behov somföreligger med hänsyn till folkbokföringsverksamheten. Riktlinjerna för vilkasökbegrepp som får användas bör anges i registerlagen. Regeringen bör kunnameddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får användas. Med hänsyntill DLs förslag om en stark begränsning av uppgifter i det centrala registretbehövs inte någon reglering om sökbegrepp beträffande detta. () ifrågasätter om föreskrifter om sökbegrepp skall behöva meddelas i förordning.Enligt RSV:s mening bör integritetskraven kunna tillgodoses om sökbegreppenfastställs i föreskrifter av datainspektionen. Skälenför mitt förslag: Frågan om vilka sökmöjligheter som skall få finnas i ettpersonregister är av stor betydelse inte minst från integritetssynpunkt. Manmåste beakta att det av offentlighetsprincipen följer att en myndighet måsteanvända alla tillåtna sökbegrepp och tekniska möjligheter som står myndighetentill buds för att ur dess ADB-register ta fram uppgifter som någon begär medstöd av offentlighetsprincipen. Skyldigheten begränsas bara av att uppgiftemaskall kunna tas fram med mtinbeto-nade åtgärder, dvs. med en enkel arbetsinsatsoch utan nämnvärda kostnader eller andra komplikationer. Det är utan betydelseom myndigheten behöver de begärda uppgifterna eller uppgiftssammanställningarnai sin egen verksamhet eller inte. Om det tillåts att i ett personregisteranvända alla eller många typer av registemppgifter som sökbegrepp finns såledesrisk för att oönskade och ofömtsedda konsekvenser uppkommer. Även om varjeenskild uppgift i stort sett kan te sig harmlös kan sammanställningar och urvalav personuppgifter komma att framstå som integritetskränkan-de. Vidutformningen av de sökmöjligheter som bör byggas in i främst de lokalaregistren bör självfaUet hänsyn också tas till kravet på en effektivt ochrationellt bedriven folkbokföringsverksamhet. Författningsregleringenav sökbegreppen kan utformas på olika sätt. 1 och för sig kan det anses tillräckligtatt i lag ange ramarna för sökmöjligheterna. Enligt min nening bör dock i dethär fallet i lag uttömmande anges alla tillåtna sökbegrepp. En sådanförfattningsteknik är möjlig med hänsyn till att det är ett begränsat antalsökmöjligheter som är nödvändiga för verksamheten. De sökbegrepp som anges ilagen bör givetvis motsvaras av ADB-tekniska åtkomstbegränsningar. Jag villframhålla att när myndigheten saknar befogenhet att göra en ADB-teknisköverföring av viss information från ett register så anses denna inte förvaradhos myndigheten, med verkan att inte heller allmänheten kan göra anspråk påinformationen (jfr 2 kap. 3 § andra stycket tryckfrihetsförordningen, TF). Som sökbegrepp bör förstoch främst få användas uppgift om person nummer, namn, adress och folkbokföringsort. Med folkbokföringsort av ses län, kommun, församling och fastighet. Dessa sökbegrepp är nödvändi ga för handläggningen av folkbokföringsärenden. Föratt kunna garantera en god datakvalitet i de nya registren måste Prop.1990/91:53 olika kontroller av uppgifterna kunna göras. Det är bl. a.nödvändigt att kunna kontrollera att uppgifter registreras på ett enhetligtsätt inom en familj. Makar och barn som är folkbokförda tillsammans skall ocksåfinnas registrerade på samma fastighet. Ett gemensamt barn skall finnas i båda föräldrarnaspersonposter och i dessa angivet med samma personnummer. Särskilt viktig blirkontrollen i samband med överföringen av information från personaktema, menäven därefter måste man kunna kontrollera uppgifter som registrerats. Medhänsyn till detta behövs två ytterligare sökmöjligheter, nämligen dels uppgiftom relationsbegrepp, t. ex. make, barn, dels uppgift om civilstånd. När detgäller relationsbegreppen kan ett förhållande uppfattas som särskilt integritetskänsligt,nämligen uppgift om adoptivförhållande. Jag föreslår därför attsammanställningar eller sökbegrepp som skiljer ut adoptivförhållanden frånbiologiska relationer inte skall få finnas. 1den skrivelse som kommittén överlämnat till finansdepartementethar vidare föreslagits att uppgift om medborgarskap skall få användas somsökbegrepp. Som skäl härför anför kommittén att tillämpning av utländskmedborgarskapslagstiftning och bestämmandet av utländska medborgarskap oftavållar svårigheter. För att kunna göra efterhandskontroller i dessa ärendenskulle det vara till fördel om medborgarskap får användas som sökbegrepp.Kommittén har också påpekat att medborgarskap som sökbegrepp är värdefullt förkommuner, som i sin verksamhet har behov av uppgifter om t. ex. vilka olika invandrargmppersom finns företrädda i kommunen. Uppgiftema används också av riksskatteverketoch av politiska partier när man skickar ut valinformation på främmande språk. Detfinns alltså ett berättigat behov av att kunna söka på medborgarskap ifolkbokföringsregistren. är det också klart att sammanställningaröver utländska medborgare kan vara integritetskänsliga. Sådana uppgifter fårsjälvfallet inte lämnas ut exempelvis om det finns risk att de skall användassom led i förföljelse av vissa invandrare. Enligtmin mening är risken för otillbörligt integritetsintrång förhållan devis liten med hänsyn till att en begäran om uttag av uppgifter om utländskt medborgarskap kan vägras med stöd av sekretesslagen om det kan antas att uppgiftema kan komma att användas på ett skadligt sätt. 7 kap. 15 § sekretesslagen anger visserligen att sekretess fömtsätter att det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närståen de lider men om uppgiften röjs. Presumtionen är således för att en uppgift inom folkbokföringsverksamheten skall lämnas ut. Detta hindrar emeller tid inte att myndigheten gör en mera ingående prövning när någon begär uppgifter av ömtålig art. Uppgifter som rör en enskild utlänning kan dessutom hemlighållas med stöd av 7 kap. 14 § sekretesslagen i vissa fall där det kan antas att röjande av uppgiften skulle medföra fara för att någon utsätts för övergrepp eller annat allvariigt men. Enligt 2 kap. 14 § TF får en myndighet också efterforska vem som vill ha ut en handling och syftet med begäran, om det behövs för att myndigheten skall kunna pröva om det föreligger hinder mot utlämnande på gmnd av sekretess. i 7 kap. 16 §sekretesslagen hinder mot att lämna ut en uppgift om den begärda uppgiften ären personuppgift i ett ADB-register och det kan antas att den kan komma attanvändas för automatisk databehandling i strid med datalagen. Om någon önskarfå ut uppgifter från en myndighet om en stor mängd registrerade personerföreligger det alltså hinder för myndigheten att lämna ut uppgifterna också omden som begär att få ut uppgifterna saknar licens eller tillstånd enligtdatalagen att registrera uppgifterna. Detta innebär att en myndighet inte fårlämna ut uppgifter på ADB-medium till en mottagare som saknar tillstånd attföra personregister. En begäran om massuttag eller om ett urval av uppgifterskall därför även enligt sistnämnda bestämmelse i sekretesslagen normaU utgöraanledning för den registeransvariga myndigheten att närmare utreda huruppgifterna är avsedda att användas. Motbakgrund av det nu sagda förordar jag att uppgift om medborgarskap skall fåanvändas som sökbegrepp. Fördet centrala referensregistrets del gör integritetsintressena sig inte gällandepå samma sätt som i fråga om de lokala registren. Enligt min mening är det ändålämpligt att i lag även reglera sökmöjligheterna i det centrala registret. Detär bara ett fåtal slag av uppgifter som får finnas centralt. För verksamhetenbehöver man inte kunna söka på uppgifter om grunden för personnummertilldelningeller vilket lokalt register som de centralt registrerade uppgifterna inhämtatsfrån. Sökmöjligheterna kan därför begränsas till uppgifter om personnummer,namn och avregistrering. Avslutningsvisvill jag nämna att det inte kommer att vara tekniskt möjligt att använda allade ovan nämnda sökbegreppen vid registerlagens ikraftträdande. Övergångsvisbehövs alltså en särskild reglering. Jag återkommer strax till detta. Jagföreslår att bestämmelser om sökmöjligheter införs i 12 § registerlagen. Mittförslag: Registerlagen föreslås träda i kraft den , Det centralaskatteregistret får användas för att identifiera en person vid handläggningenav ärende om folkbokföring. Kommitténsförslag: Överensstämmer med mitt. Remissinstansernahar inte yttrat sig i denna del. Skälen för mitt förslag:Enligt principbeslut avses den nya organisationenför folkbokföringen bli genomförd , Den reglering som jag nuföreslagit i registerlagen avser i huvudsak de delar av det framtida ADB-systemetför folkbokföringen som kan beräknas vara klara att tas i bmk den ,Det kommer emellertid inte att då finnas tekniska förutsättningar för allaplanerade registerfunktioner.Att det gäller beträffande kommitténs förslag om ett Prop. 1990/91:53centralt aviseringsregister har jag redogjort för tidigare. Men det gällerockså några av de funktioner somjag föreslår skall lagregleras . Tilldelningenav personnummer skall kunna bygga på det centrala referensregistret. Enligtvad jag har inhämtat kan den registerfunktionen genomföras . Tidenär inte längre än att man enligt min mening redan nu kan lagreglera denna frågasom ju är av relativt okomplicerad natur.