prop · GD0372 · 1989-12-31 00:00:00 — Beträffandedet geografiska urvalet framför flera remissinstanser att det är av stor viktatt datumurvalet kompletteras med ett geografiskt urval. Däremot anserflertalet av dem som berört frågan att endast etl geografiskt område utgör ettför litet forskningsunderlag. Man föreslår i stället att tre typområden väljsut. Skälenför mitt förslag: Jag anser att det av flera skäl är nödvändigt att bevaravisst socialtjänstmaterial i syfte att trygga behovet av data för forsknings-och utvecklingsarbetet. Under de senare årenhar den sociala forskningen fått en ökad uppmärksamhet. Den har i fleraavseenden haft betydelse för metodutvecklingsarbetet inom socialtjänsten.Forskningens resultat kan därigenom på ett vetenskapligt sätt underbygga detsociala arbelet. Det är enligt min uppfattning angeläget att öka kunskapenkring bl.a. effekterna av insatser. Forskningen utgör på dettavis en slags garanti för ökad rättssäkerhet. Frågan om undantag frångallring och urval för forskningens behov har behandlats inte endast av socialdatautredningenvad gäller utan även generellt för myndighetsarkiv av intensivdatautredningeni betänkandet (SOU 1987:38) Arkiv för individ och miljö och av arkivutredningeni betänkandet (SOU 1988:11) Öppenhet och minne. Arkivens roll i samhället.Chefen för har i det föregående redogjort för delagstiftningstekniska principer som bör gälla för lagstiftning om gallring påområden där det finns särbestämmelser om förstörande avuppgifter i allmänna handlingar. Jag ansluter mig till vad som förordats,vilket för del innebär att det i socialtjänstlagen tas in deundantag som skall gälla från gallringsplikten. Jag har redan föreslagit sådanaundantag av vad jag kallat rättssäkerhetsskäl. Undantag för forskningens behovbör som förordats föreskrivas genom att det i socialtjänstlagen tas in enföreskrift som anger att handlingar skall undan- tas från gallring avhänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och iövriga kommuner beträffande ett representativt urval av personer. till denna lagregel får sedan regeringen eller denmyndighet som regeringen bestämmer närmare ange vilket urval av handlingar somskall undantas. Chefen för har i sitt anföranderedogjort för de urvalsmetoder som avses komma till användning. Hos socialnämnderna förs ibetydande utsträckning personregister på ADB-medium. Bestämmelser om inrättandeoch förande av sådana register finns i datalagen (1973:289). I samband medframtida beslut om att uppgifter ur sådana register skall undantas frångallring och sparas för forskningsändamål får närmare övervägas om någraåtgärder kan behövas enligt datalagens bestämmelser. 1989/90:72 Bilaga 2 5 Det äldre socialvårdsmaterialet Mitt förslag: Ifråga om det äldre socialvårdsmaterialet, dvs. det som tillkommit föresocialtjänstlagens ikraftträdande , föreskrivs ingengallringsplikt. Sådant äldre material får dock gallras, varvid bestämmelsernaom gallring i socialtjänstlagen skall gälla i tillämpliga delar. Socialdatautredningensförslag: Överensstämmer i stort med mitt förslag. Remissinstanserna:Tillstyrker i princip förslaget. Skälen för mitt förslag:Med det äldre materialet har socialdatautredningen avsett deakter och registersom upprättats eller senare och som inte tillförts någon anteckningefter socialtjänstlagens ikraftträdande. gällde lagen(1936:56) om socialregister. Det äldre materialet är imånga fall ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det skulle vara svårtatt genomföra gallring utifrån samma principer som föreslås för det nyaresocialtjänstmaterialet. Som framhållits av flera remissinstanser skulle ensådan gallring i många kommuner innebära orimligt stor arbetsbelastning. De möjligavägar som finns är att spara allt material, gallra allt eller försökaåstadkomma en gallring utifrån de principer som gäller för det nyarematerialet. Att gallra, dvs. förstöra,allt material är enligt min uppfattning inte lämpligt. Det är ytterst angelägetatt det är möjligt att få tillgång till utredningar gällande t.ex. faderskapäven i det äldre materialet. Att spara allt torde ocksådet vara svårt. Även om socialtjänstlagen inte gällde anserjag att det skulle vara tilltalande om inriktningen i socialtjänstlagen kundeåterspeglas även i diskussionen gällande det äldre materialet. Att utanundantag bevara det äldre materialet ogallrat torde leda till betydande arkiveringskostnaderför många kommuner. Det som enligt minuppfattning återstår är att rekommendera kommunerna att gallra i det äldresocialvårdsmaterialet utifrån samma regler som gäller för det nyare materialet.Det blir således ett frivilligt åtagande för kommunerna. Kostnaderna för attgenomföra gallringen får i varje kommun vägas mot kostnaderna för ett totaltbevarande av akterna. Jag är medveten om problemen även med detta förslag. Jagser det dock som den enda rimliga lösningen . Den av mig föreslagnaregleringen i fråga om det äldre materialet bör kunna tas in i punkt 3 iövergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen. Jag finner inte skäl att därvidsärskilja äldre material tillkommet före respektive . Inte hellerfinns det med hänsyn till den praktiska tillämpningen skäl att för uppgiftertillkomna efter göra åtskillnad mellan uppgifter somtillförts akter upplagda före respektive efter nämnda datum. 1989/90:72 Bilaga 2 6 Förvaring av handlingar undantagna från gallring Mitt förslag:Kommunerna svarar själva för förvaringen av de handlingar som undantagits frångallring. Hur detta närmare skall ske bestäms även i fortsättningen självständigtav kommunerna. För bevarade handlingar gäller sekretessen till skydd föruppgifter inom . Socialdatautredningensförslag: Det sparade materialet överförs från till särskilddepå. Depån skall inordnas under det statliga arkivväsendet. Sekretesskyddetför handlingarna ses över. skall varacentral myndighet för bevarandet. Förvaring, vård och avgörande om utlämnandeav depåmaterial skall ske hos landsarkiv, som dock kan avtala med kommunarkivom den fysiska förvaringen av materialet. Densom önskar tillgång till deponerat material skall inge ansökan till detlandsarkiv, eller för statistikregistren till , där materialet bevaras. Remissinstanserna: Detstora flertalet av de remissinstanser som yttrat sig över denna del avutredningen avstyrker förslaget. Förvaring av handlingar ansesvara en rent uppgift. Remissinstanserna anser att kommunerna börsvara för förvaring samt eventuellt utlämnande av handlingar som undantagitsfrån gallring. Svenska kommunförbundetanser att utredningen bortser från de krav sekretesslagen reser och demöjligheter den kommunala arkivorganisationen erbjuder. Förbundet menar attintegritetsaspekterna på socialdatamaterialet synes vara väl tillgodosett inomden kommunala organisationen. Man anför vidare att någon skyddsnivå utöversocialtjänstlagens gallringskrav och sekretesslagens bestämmelser inteexisterar. Kommunerna har långvarig vana att hantera socialdata och därtillofta juridisk Slutligen anförs att ett beslut som tvingar kommu- Prop.1989/90:72 nerna att överiämna det bevarade socialdatamaterialet till destatliga ar- Bilaga 2 kivmyndigheterna innebär ett ingrepp i den kommunalasjälvbestämmanderätten. Enligt kommunförbundet kan detta uppfattas som ettuttryck för misstro mot kommunernas möjligheter att sköta sina handlingar. Andraremissinstanser som framför liknande synpunkter är läns landsting.Malmöhus läns landsting, en rad kommuner, arkivutredningen, samtUppsala landsarkiv. Ettpar remissinstanser, bl.a. datainspektionen, instämmer i utredningens förslag. Skälenför mitt förslag: Enligt kommunallagen har varje kommun i princip såvälrättighet som skyldighet att själv bestämma hur arkivvården skall bedrivas. Dennya arkivlagstiftning som föreslås av chefen för utbildningsdepartementetinnebär inte något principiellt nytt i detta avseende. Uppgifter ur personakterfår inte utlämnas utan en prövning av om utlämnandet står i överensstämmelsemed sekretesslagen. innebär det en bedömning av om utlämnande är tillmen för den enskilde. Min uppfattning är att det finns en kompetens ocherfarenhet hos kommunerna att sköta dessa uppgifter. Med beaktande avremissinstansernas synpunkter är jag inte beredd att ansluta mig tillutredningens förslag. Detta innebär att kommunerna, liksom , självaskall vårda sina handlingar. Någon ändring i sekretesslagen anser jag inte varabehövlig, eftersom de förhållandevis stränga reglerna för sekretess inomsocialtjänsten gäller även arkiverade handlingar. Dethar såväl från socialdatautredningen som från flera remissinstanser uttrycktsbehov av att införa särskilda regler som omöjliggör för att fåtillgång till de handlingar som undantagits från gallring. Syftet med attgallra personregister efter det att senaste anteckningtillförts akten är just att begränsa tillgången till äldre personakter. Vid denlösning som jag här förordat skall kommunerna själva ha ansvaret för detmaterial som undantagits från gallring. har i detta sammanhang åberopat sekretess lagens krav och de möjligheter som den kommunala arkivorganisationen erbjuder. Jag vill för min del framhålla följande. Enligt den föreslagna arkivlagen skall i varje kommun finnas en arkivmyndighet med uppgift att se till att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldighe ter beträffande arkivbildningen och arkivvården. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen om inte kommunfullmäktige har utsett nå gon annan nämnd till arkivmyndighet (7 och 8 §§ den föreslagna arkiv lagen). uppgifter innefattar inte någon generell skyl dighet för myndigheten att själv svara för förvaringen av bevarade kom munala handlingar i kommunen. Inget hindrar emellertid att arkivhand lingar från en annan nämnd övertas av arkivmyndigheten för förvaring. Särskilt när det gäller socialtjänstmaterial som undantagits från gallring för forskningens behov bör det vara en lämplig ordning att materialet överlämnas till arkivmyndigheten. Detta med hänsyn till att materialet ofta kommer att innehålla integritetskänsliga uppgifter och avses bestå av generella urval, uppgifter beträffande personer födda vissa datum eller 101 inom s.k. intensivdataområden,i princip ett fullständigt material. I kom- Prop. 1989/90:72 muner somkommer att utgöra intensivdataområden är det särskilt angelä- Bilaga 2 getatt kommunen utnyttjar de möjligheter som arkivorganisationen sålundaerbjuder. Denangivna ordningen att sparat material förvaras av arkivmyndigheten innebärflera fördelar. En är att socialnämndens tillgång till materialet blir begränsatav sekretesslagens regler. Av 13 kap. 4 § sekretesslagen följer att denförhållandevis stränga socialtjänstsekretessen för uppgifterna hos socialnämndenöverförs till arkivmyndigheten när den erhåller uppgifterna för arkivering.Eftersom sekretess enligt sekretesslagen gäller mellan myndigheter, kommersekretesslagens regler att gälla även mellan arkivmyndigheten ochsocialnämnden, vilket ligger i linje med gallringspliktens syfte att begränsatillgången till äldre material. Andrafördelar gäller uppgifter på ADB-medium som undantas från gallring förforskningens behov och som sparas på sådant medium. Här kan erinras ombestämmelsen i 2 a§ andra stycket datalagen (1973:289) om att tillstånd enligtdalalagen inte behövs för ett personregister på ADB-medium som har tagits emotför förvaring av en arkivmyndighet. Vid en förvaring genom den kommunalaarkivmyndighetens försorg torde bestämmelsen i den mån tillståndsfrågoruppkommer kunna underiätta den kommunala hanteringen jämfört med omsocialnämnden själv skulle svara för förvaringen. Register som har överlämnats för förvaring är undantagna också från bestämmelserna idatalagen om förteckningsskyldighet enligt 7 a §, om rättelse enligt 8 § och omunderrättelse till enskild enligt 10 §. Föratt det sparade materialet skall anses överlämnat till och förvarat av denkommunala arkivmyndigheten torde det inte vara nödvändigt att det förvaras iarkivmyndighetens egna lokaler. Det väsentliga torde vara att det avskiljs frånsocialnämndens handlingar i övrigt och att det är arkivmyndigheten somansvarar för förvaringen inklusive frågor om dess utlämnande. Jagutgår alltså ifrån att kommunerna utnyttjar de möjligheter som den kommunalaarkivorganisationen erbjuder och är inte beredd att föreslå några särskildalagregler för om den kommunala arkivhanteringen eller några nyalagregler om hur kommunerna får disponera bevarat material. 7.1 Anteckningar som onödigt skjuter upp gallring Underremissbehandlingen av socialutredningens förslag (SOU 1977:40) framkom en oro för att tiden för gallring skulle förlängas på grund av att betydelselösa anteckningar tillförs akten. Jag anser att frågan fått en till fredsställande lösning genom allmänna råd 1983:5 angå ende handläggning och dokumentation inom . I dessa redo visas vilken information som bör tillföras akterna och hur den bör utfor- 102 mas.Socialstyrelsens allmänna råd bör kunna utgöra en tillräcklig vägled- Prop.1989/90:72 ning. Liksom socialdatautredningen anser jag därför att ingaytterligare Bilaga 2 bestämmelser behövs för att reglera frågan. 7.2 protokoll och bilagor Socialnämndensprotokoll och bilagor omfattas inte av reglema om gallring i 60 §socialtjänstlagen. Vid remissbehandlingen av socialutredningens betänkandepekades på möjligheten att kringgå bestämmelsema om gallring, genom attutredningar tas med som bilagor till protokollen. Detstår helt klart att stor varsamhet skall iakttas i samband med uppgifter omömtåliga personliga förhållanden. De rättsliga uttrycken för detta är bl.a.bestämmelserna om innehållet i personregister och gallringsreglerna. Det fårdärför anses strida mot intentionerna med denna reglering att i protokolleneller protokollsbilagor ta in uppgifterom personliga förhållanden utöver vadsom följer av kommunallagen och förvaltningslagen. har berörtfrågan i sina allmänna råd (1983:5). Socialdatautredningenanser inte att det finns behov av särskilda lagregler för att begränsainnehållet i protokollen. Jag instämmer i denna bedömning. Enligt63 § socialtjänstlagen skall socialnämndema, enligt vad regeringen närmareföreskriver, ur sina personregister lämna uppgifter till statistiska centralbyrånför angelägna statistiska ändamål. Närmare föreskrifter finns i förordningen(1981:1370) om skyldighet för socialnämnderna att lämna statistiska uppgifter. Deindividrelaterade uppgifter som skall lämnas avser följande: ekonomisktbistånd som lämnats enligt 6 § socialtjänstlagen och ekonomisk hjälp i annatfall, förordnandeav kontaktperson enligt 10 § tredje stycket socialtjänstlagen, vistelsei familjehem och i hem för vård eller boende samt den ersättning som utgetts avkommunen för vård och fostran av barn i familjehem, åtgärderenligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga, åtgärderenligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall. Utöverdessa uppgifter skall socialnämnderna enligt 3 § i nämnda förordning lämna ävenandra uppgifter till när uppgifter begärs till ensärskild statistisk undersökning som syftar till att tillgodose angelägna samhällsbehov. av uppgifterna lämnas till () på ADB- medium och en del på blanketter. Uppgifterna sammanställs där i individrelaterad form i "individinriktade insatser". Registret förs med tillstånd av datainspektionen (DI:s beslut , dnr 2760-84). Enligt beslut av datainspektionen (dnr 3822-89) skall SCB till inspektionen ge in redogörelse för hur eventuell gallring skall ske i regist- 103 finnsdel inte några föreskrifter från inspektionen eller Prop. 1989/90:72 iförfattning om gallring eller bevarande av detta register eller av de Bilaga 2 handlingareller ADB-media, som lämnats till SCB av socialnämnderna. Bestämmelserna om gallringspliktoch om undantag från gallringsplikten (bl. a. för forskningens behov) isocialtjänstlagen avser endast socialnämndernas handlingar och register.Enligt 12 § datalagen (1973:289) skall individrelaterade uppgifter utgå ur ettpersonregister, när uppgiften inte längre behövs med hänsyn till ändamålet medregistret, om inte uppgiften även därefter skall bevaras på gmnd av bestämmelsei lag eller annan författning eller enligt myndighets beslut som meddelats medstöd av författning. Socialdatautredningenhar konstaterat att det från forskningens sida finns ett stort intresse av attbevara de i detta sammanhang upprättade .ADB-registren inklusive kvarvaranderegister som avser den äldre social vårdsslalistiken. Utredningen föreslår allregistren bevaras hos för forskningsändamål. Utredningen åberoparforskningsekonomiska och administrativa fördelar vid ett bevarande menframhåller också fördelar från integritetssynpunkt genom att en avsevärd del avforskningens databehov kan tillgodoses av registren utan att man, som annars, behövergå in i de mer känsliga personakterna hos socialnämnderna. Remissinstansernahar anslutit sig till utredningens förslag. Dock har datainspektionen förordaten lagreglering av registerverksamheten. Enligtmin mening bör ett bevarande hos kunna innebära sådana fördelar somåberopats och minska forskningens behov av uppgifter från kommunema. Minavsikt är att återkomma senare till regeringen med de förslag tillförfattningsåtgärder som kan bli aktuella. Ienlighet med vad jag nu anfört har inom upprättats forslag tilllag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620). Förslagettill lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620) innefattar dels vissa mindreändringar i gallringsplikten enligt 60 § och dels ändringar i fråga omundantagen från gallringsplikten (62 §). Vidare föreslås nya ikraftträdande-och övergångsbestämmelser till gallringsföreskrifterna (punkt 3övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen). Enligtden i sak oförändrade huvudregeln i paragrafens första stycke skall anteckningar och andra uppgifter i en personakt som tillhör socialnämn dens personregister gallras efter det sista anteckningen gjordes i akten. Den nuvarande andra meningen iförsta stycket om att tidpunkten 104 förgallring av en personakt hos en socialnämnd är beroende av anteck- Prop.1989/90:72 ningar i en personakt hos en annan socialnämnd, när ansvaret försocial- Bilaga 2 tjänsten har övergått dit, föreslås utgå. Skälen för dennaändring framgår av den allmänna motiveringen (avsnitt 4.2). ny andra mening i JÖrsta stycket föreslås att gallring av en personakt inteskall ske så länge uppgifter om samma person inte har gallrats av nämndenenligt andra stycket. Även har gått efter sista anteckningen i enpersonakt skall den alltså inte gallras så länge uppgifter om personen finnskvar i ett sådant personregister som avses i 59 § (personregister medsammanställningar av uppgifter). Om gallring av sådana personregisterföreskrivs oförändrat i 60 § andra stycket. Uppgifter i dem skall gallras femår efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört. Innebörden äratt en uppgift i ett register om en bestående åtgärd, t. ex. en placering i ettfamiljehem, inte skall gallras förrän efter det att placeringen harupphört. Först då får personakten gallras, om dessutom har gått frånsista anteckningen i personakten. Eftersom det vid en bestående åtgärd oftasttorde behövas löpande anteckningar i personakten torde den nya regeln i förstastycket andra meningen få begränsad betydelse (jfr avsnitt 4.2). Blandundantagen enligt denna paragraf från gallringsplikten föreslås slopat det somgäller handlingar om underhållsbidrag. Enligt den föreslagna lydelsen avparagrafensyo>.!i7ö! stycke undantas från gallringsplikten i fråga ompersonakter handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredningom faderskap eller utredning om adoption (avser adoptioner av utländska såvälsom svenska bam). Vidare undantas handlingar som kommit in eller upprättats isamband med att en underårig placerats eller tagits emot i ett hem för vårdeller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhörnågon av hans föräldrar eller någon annan som har vårdnaden om honom. Häromfattas handlingar i fråga om både tvångsvisa och frivilliga placeringar. Attockså frivilliga placeringar fömtsätter beslut med medgivande frånsocialnämnden följer av 25 § socialtjänstlagen. Skälen för nu angivnagallringsundantag framgår av den allmänna motiveringen. Detnuvarande bemyndigandet i andra stycket för regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, att föreskriva ytterligare undantag från gallringsskyldigheten föreslås slopat. I stället föreskrivs att handlingar skall undantas från den i 60 § angivna gallringen av hänsyn till forskning ens behov i ett representantivt urval av kommuner och i övriga kommuner beträffande ett representantivt urval av personer. Avsikten är att regering en, eller den myndighet som regeringen bestämmer, genom verkställighets föreskrifter närmare skall föreskriva vilka urval och undantag som skall göras för detta ändamål. Chefen för har i sitt anförande (bilaga 1, avsnitt 3.5.3) behandlat vilka urvalsmetoder som avses komma till användning. Här kan erinras om att verkställighetsfö reskrifter till lagen är bindande för socialnämnderna. För uppgifter inomsocialtjänsten finns ett förhållandevis starkt sekre- Prop. 1989/90:72 tesskyddenligt 7 kap. 4 § sekretesslagen. Sekretesskyddet omfattar även Bilaga 2handlingar hos socialnämnderna som bevaras där till följd av undantagen frångallringsskyldigheten. 1 avsnitt 6 har behandlats kommunens möjlighet attförvara handlingama hos den kommunala arkivmyndigheten och de fördelar detinnebär. När det gäller socialnämndens egen användning av undantagna handlingarsom bevaras hos nämnden ger inte sekretesslagstiftningen några föreskrifter.Det har inte heller ansetts möjligt eller lämpligt att nu utforma särskildaföreskrifter härom i socialtjänstlagen. Äldre uppgifter hos socialnämnden haremellertid begränsad betydelse i nämndernas arbete. Nämndernas insatser förenskilda skall enligt socialtjänstlagen utformas och genomföras tillsammansmed den enskilde och när en insats övervägs måste givetvis aktuellaförhållanden utredas. Deföreslagna lagändringarna avses träda i kraft som den nya arkivlagen,. Genom ändringarna i punkt 3 övergångsbestämmelsernaföreskrivs att gallringsbestämmelsema skall tillämpas tidigast den 1 juli 1991i fråga om uppgifter och andra anteckningar som tillkommit undertiden den 1januari 1982 - den 30juni 1986. Gallringen avseende skall varaavslutad senast . Gallringsskyldigheten gäller inte i fråga omuppgifter och andra anteckningar som tillkommit före (tidpunkten för socialtjänstlagens ikraftträdande). Sådant äldre material fårdock gallras, varvid bestämmelserna i socialtjänstlagen om gallring skallgälla i tillämpliga delar. Det innebär att de angivna undantagen från gallringskall tillämpas även vid gallring av äldre material. Det innebär emellertidockså att en äldre akt inte får gallras när den är aktuell genomatt inte har gått sedan sista anteckningen gjordes i akten. Medhänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regeringen föreslårriksdagen att anta förslaget till lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620). Sammanfattning av betänkandet (SOU 1988:11) Prop.1989/90:72 Öppenhet och minne Arkivens roll i samhället i.i.i Utredarenhar enligt direktiven haft att preciseramål och ambitionsnivåer i såväl ett kortsiktigt som långsiktigt perspektiv, belysaförhållandet mellan reglerna om allmän handling och arkivhand ling, seöver arkivmyndigheternas uppgifter och organisation, klargöraarkivmyndigheternas ansvar för den samlade arkivbildningen, lämnaförslag hur de arkivbildande statliga myndigheterna skall effektivisera sinarkivvård, lämnaförslag till regler för avlämnande av handlingar till arkivmyndigheterna, övervägaom en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till en förbättradeffektivitet, preciseravilket övergripande ansvar bör ha för de enskilda arkiven, seöver de nuvarande urvalsprinciperna och förutsättningarna för gall ring, studeravilka möjligheter forskare bör ha att ta del av handlingar i olika arkiv medhänsyn till de kostnader som är förbundna med ett större eller mindrebevarande,