prop · GD0372 · 1989-12-31 00:00:00 — Här avses exempelviskortregister över utbetalningar och bevakningsuppgifter av olika slag. Enligt59 § socialtjänstlagen får det i register som utgör sammanställningar avuppgifter inte tas in uppgifter om "ömtåliga personliga förhållanden".Det kan gälla information som sjukdom, arbetslöshet, missbruk ellerkriminalitet. Av praktiska skäl är det dock ofta nödvändigt att i personregisterdokumentera beslut som fattas inom . Det är tillåtet att iregistret ange uppgifter om åtgärder som har beslutats inom ochsom innebär myndighetsutövning och den bestämmelse på vilken ett beslut omsådan åtgärd har gmndats (59 § andra stycket). Skälen för vidtagna åtgärder fårdäremot inte anges utan endast hänvisning till den författningsregel på vilkenåtgärden har gmndats. Idenna typ av register får således i övrigt endast personuppgifter noteras som iandra sammanhang är offentliga, exempelvis namn, personnummer, adress, yrke,civilstånd m. m. Samtligauppgifter inom åtnjuter samma sekretesskydd Oavsett om debevaras i en personakt eller i ett register. Hosöver hälften av landets socialnämnder finns register upprättade på 89 ADB-media, oftast enligtde av och Kommun- Prop. 1989/90:72 data utarbetadesystemen. Enligt datalagen (1973:289) krävs det i flertalet Bilaga 2 avdessa fall endast en anmälan till datainspektionen av en s. k. register-ansvarigför att få inrätta ett ADB-baserat personregister. Tillstånd krävs i de fallregistret skall innehålla vissa integritetskänsliga uppgifter. 2.4 Hem för vård eller boende Bestämmelsernai 14 § socialtjänstförordningen innebär att alla hem för vård eller boendeskall föra journal för varje klient. Syftet med journalfö-ringen är bl. a. attdokumentera de insatser som görs för klienten. Kontakten mellan hemmet ochklienten skall dokumenteras på ett sådant sätt att det bl.a. blir möjligt förklienten att begära rättelse och anföra klagomål. Även för vård- ochbehandlingsarbetet fömtsätts kännedom om klientens förhållanden, tidigarevidtagna åtgärder och resultatet av vården. Medäldre socialtjänslmalerial avses här de dokument inom , somgäller individärenden, vilka upprättats inom den kommunala socialvården föresocialtjänstlagens ikraftträdande . För dessa har det saknatsgallringsföreskrifter och de har vanligen bevarats utan gallring. 1 samband medarkivuppläggning har ofta viss rensning gjorts främst av arkivekonomiska skäl.Omfattningen och utformningen har skiftat och varierar ocksåmellan de olika kommunerna. Kommunernabestämmer själva om vården av sina arkiv. Kommunallagen (1977:179) föreskriveratt kommunfullmäktiges arkiv skall vårdas och förtecknas. Föreskrifter om dettaoch om arkivvården i övrigt i kommunen meddelas av kommunfullmäktige. Det harinte funnits några generella gallringsföreskrifter för de kommunala arkiven. Påregeringens uppdrag har efter samråd med Svenska kommunförbundetutfärdat råd om gallring av socialnämndernas arkiv. Personakterna omfattas dockinte av dessa råd. Degällande men ännu inte tillämpliga föreskrifterna i socialtjänst lagen (SoL) för gallring av socialnämndernas personakler och personregis ter i övrigt finns i 60 och 62 §§. Enligt 60 § skall anteckningar och andra uppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister gallras ut efter det sista anteckningen gjordes i akten. När ansvaret för har övergått till en annan socialnämnd, skall tiden för gall ringsplikten räknas från den sista anteckningen i akten hos den nämnden. Av paragrafen följer vidare att uppgifter i sådana personregister som utgör sammanställningar av uppgifter skall gallras ut efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört. Gallringen skall vara avslu- 90 tadsenast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. I fråga Prop.1989/90:72 om undantag från gallringsplikten finns föreskrivet i 62 § attoriginalhand- Bilaga 2 lingar som rör utredning om att fastställa faderskapeller om underhållsbidrag inte får gallras med stöd av bestämmelserna i 60 §.I 62 § finns vidare ett bemyndigande för regeringen eller den myndighet somregeringen bestämmer att föreskriva andra undantag från gallringsskyldigheten. Socialnämndensprotokoll med bilagor omfattas inte av gallringsreglerna i socialtjänstlagen.Protokollen bevaras hos nämnden enligt kommunallagens regler vilka föreskriveratt kommunen skall vårda sina handlingar. Det får, enligt socialstyrelsensallmänna råd (1983:5), inte förekomma att kringgår reglerna omgallring genom att lägga en utredning om en enskild person som bilaga tillprotokollet. Däremot kan lämpligen sammanfattningen i utredningen tas till protokollettillsammans med uppgift om vilket beslut nämnden fattat och skälet därtill. 1den proposition som låg till gmnd för socialtjänstlagen (prop. 1979/80:1 s. 448O angavs syftet med gallringsbestämmelserna vara att det från allmännaintegritetssynpunkter i princip framstod som olämpligt att ömtåliga personligauppgifter om enskilda människor skulle sparas än de behövdes fördet ändamål för vilket de hade samlats in. Vidare angavs att det vid sidan avdessa integritetsskäl också måste beaktas att det av arkivekonomiska skäl förreller senare måste bli nödvändigt att i någon form gallra socialnämndernaspersonregister. I propositionen förutskickades att det kunde bli aktuellt medundantag från gallringsplikten, dels för att tillgodose forskningens behov avmaterial, dels för att säkerställa det nödvändiga underlaget för bedömningen avallvarligare ärenden inom barn- och ungdomsvården. I propositionen aviseradesockså att en särskild utredning skulle få i uppdrag att framlägga förslag om eventuellaundantag från gallringsplikten. Enligtpropositionen skulle socialtjänstlagen träda i kraft . Förmaterial som tillkom efter lagens ikraftträdande skulle det således bliaktuellt efter ikraftträdandet, dvs. först under år 1986.Till dess fanns det enligt föredragande departementschefen gott om tid attavgöra vilka undantag som måste göras från den generella gallringsplikten.Beträffande material som tillkommit före socialtjänstlagens ikraftträdandeuttalades i propositionen att en gallring av det äldre materialet självfalletinte borde göras innan nödvändiga undantagsföreskrifter hade meddelats. Ipropositionen föreslogs därför en särskild övergångsbestämmelse till den nyalagstiftningen med innebörd att gallringsbestämmelserna beträffande materialsom hänförde sig till tiden före lagens ikraftträdande skulle tillämpastidigast . Socialutskottetuttalade vid sin behandling av frågan om gallring (SoU 1979/80:44 s. 94 f) bl. a. att det i vissa fall, såsom framhållits i propositio nen, kunde finnas ett intresse för socialnämnden att bevara uppgifter än och att det framför allt torde gälla uppgifter om allvarliga missförhållanden rörande underåriga och deras vårdare. Utskottet betonade också nödvändigheten av att dessa frågor noga belystes innan någon gallring påbörjades och att frågan om vilka begränsningar som borde göras i den generella gallringsplikten måste vara 91 Utskottetuttalade vidare att frågor om undantag från gallrings- Prop. 1989/90:72plikten för att tillgodose forskningen måste vara lösta innan gallring på- Bilaga 2 börjades. Utskottet fömtsatte att tidpunkten för gallring skulleuppskjutas för den händelse utredningen om undantag från gallringen visade sigdra ut . Tidpunktenför socialtjänstlagens ikraftträdande föreslogs av socialutskottet ändrad tillden . I konsekvens härmed föreslogs tidsfristen iövergångsbestämmelserna ändrad i motsvarande mån. ställde sig bakomutskottets uttalanden och förslag (rskr. 1979/80:385). Efterförslag av regeringen har därefter skjutit upptidpunkten för när socialnämndernas personakter och personregister tidigastskall gallras (prop. 1986/87:43, SoU 11, rskr. 84 och prop. 1987/88:76, SoU 11,rskr. Detta har skett med hänsyn till pågående utredningsarbete ochremissbehandling. Enligt punkt 3 övergångsbestämmelserna tillsocialtjänstlagen gäller nu att gallring enligt lagen skall ske tidigast den 1juli 1990. Denarkivlagstiftning som chefen för har lämnat förslagom tidigare denna dag avses träda i kraft . Detsamma gäller deändringar i socialtjänstlagens gallringsbestämmelser som jag nu ämnar föreslå idet följande. Förslagen kan behandlas av tidigast under våren 1990.För att klargöra att socialtjänstlagens regler om gallringsplikl inte skallbörja tillämpas förrän de nya bestämmelserna har trätt i kraft den 1 juli 1991bör den nu gällande tidpunkten för gallring enligt punkt 3övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen skjutas upp till den 1 juli1991. Det bör ske genom förslag i en särskild proposition som avlämnas i sådan tidatt den med säkerhet kan behandlas av före den 1 juli 1990.Jag återkommer med ett sådant förslag till proposition. Detfinns enligt min uppfattning ett tungt vägande skäl till att socialtjänstensmaterial skall underkastas en omfattande gallring. Det är integritetsaspekten. Föratt skall kunna ge människor en effektiv hjälp är det nödvändigtatt klienterna med förtroende kan lämna uppgifter till om sigsjälva och sina anhöriga. Detkan emellertid vara så att vissa personer avhåller sig från detta av rädsla föratt personliga uppgifter om dem kommer att bevaras för framtiden. Frånallmänna integritetssynpunkter framstår det också som i princip olämpligt attömtåliga personliga uppgifter om enskilda människor sparas än debehövs för det ändamål vilket de har samlats in för. Ettannat mer praktiskt skäl för gallring är ekonomiskt. Det är av arkivekonomiska skäl nödvändigt att förr eller senare i någon form gallra socialnämndemas personregister. Detta är alltså de skälsom finns för att gallra. I samband med utarbetandet av socialtjänstlagenframkom från flera håll behov av att undanta vissa områden från de allmännagallringsreglerna. För att närmare analysera behoven av detta tillsattes socialdatautredningen.Enligt utredningens direktiv skulle följande områden belysas: densociala forskningens framtida behov av primärmaterial gallringsundantagför att trygga rättssäkerheten inom barn- och ungdomsområdet 1 det följande kommer jagatt behandla utredningens förslag, dels i fråga om vissa ändringar igallringsplikten och dels när det gäller undantagen från gallringsplikten. 1989/90:72 Bilaga 2 Mittförslag: skall ta hänsyn endast till eget material vidberäkningen av tidsfristen för gallring. Bestämmelserna i 60 § socialtjänstlagenändras i enlighet härmed. Ett tillägg görs i60 § socialtjänstlagen som innebär att akter inte får gallras tidigare äneventuella registeruppgifter om bestående förhållanden. Socialdatautredningensförslag: Överensstämmer med mitt förslag. Skälenför mitt förslag: Av 60 § socialtjänstlagen framgår att anteckningar och andrauppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister skallgallras ut efter det sista anteckningen gjordes i akten. I denna del föreslårjagingen förändring. Vidare följer av 60 §socialtjänstlagen att, när ansvaret för har gått över till enannan socialnämnd, tiden för gallringsplikten skall räknas från den sistaanteckningen hos den nämnden. Jag anser att det finns skäl som talar för attdet här, såsom föreslagits av utredningen, bör ske en förändring.Socialtjänsten har inga praktiska möjligheter att följa en person som flyttat annan kommun och där sökt socialtjänst. Skulle det ändå ske kunde det kommaatt strida mot gällande bestämmelser i sekretesslagen. Jag föreslår därför attsocialnämnden skall ta hänsyn endast till sitt eget material vid beräkning avgallringsfristerna. Vid beräkningen avgallringsfristen för en personakt är det enligt 60 § socialtjänstlagentidpunkten för den sista anteckningen i akten som är bestämmande. För registersom utgör sammanställningar av uppgifter, dvs. register i egentlig mening,bestäms däremot utgångspunkten för gallringsfristen av den tidpunkt, då deförhållanden som den antecknade uppgiften avser har upphört. beslutar om en fortgående åtgärd, t. ex. placering i familjehem,kan vid oförändrade regler två olika gallringsfrister komma att tillämpas:akten gallras efter beslutet om ingen anteckning görs efter fattatbeslut, medan registeruppgiften gallras först efter det att placeringenupphör. Därmed kan följandesituation uppstå. En åtgärd fortgår (eller är avslutad) ochsocialnämnden håller reda på detta genom sitt register men är, i avsaknad avden redan gallrade akten, okunnig om bakgrunden till åtgärden. En tänkbar lösning pådetta problem, vilken föreslås av socialdatautredningen, är att akter alltidtillförs anteckning om fortgående förhållanden. Så torde för övrigt oftast ske.För att undvika eventuella missförstånd och otydligheter vill jag dock ienlighet med utredningens ställningstagande föreslå en mindre ändring i 60 §socialtjänstlagen. Där bör anges att akten inte får gallras tidigare än eneventuell registeruppgift om ett bestående förhållande. Gallringsreglerna isocialtjänstlagen gäller endast för personregister och personakter som tillhörsocialnämnderna. Några särskilda föreskrifter om gallringsskyldighet ochundantag därifrån vad gäller dokumentationen vid hem för vård eller boendefinns inte i socialtjänstlagstiftningen. förslag omgallring och undantag från gallring omfattar även handlingar som förs vid vård eller boende, som drivs av landsting, enskilda eller sammanslutning. Jag anser dock inte attdet finns behov av någon sådan särskild reglering för handlingar vid hem förvård eller boende. De regler om gallring som finns i den föreslagna arkivlagentorde vara tillfyllest för att en tillfredsställande gallring skall ske avsådana handlingar inom det allmännas verksamhet. Prop.1989/90:72 Bilaga 2 4.3 Gallringsundantag av rättssäkerhetsskäl Mittförslag: Av rättssäkerhetsskäl skall följande handlingar undantas från dengenerella gallringsregeln: handlingarsom kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap, handlingarsom kommit in eller upprättats i samband med utredning som rör adoption (bådeinhemska och internationella adoptioner), handlingar som kommit in eller upprättats i sambandmed att en underårig placerats eller tagits emot i ett hem för vård ellerboende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon avhans föräldrar eller någon annan som har vårdnaden om honom. förslag:Handlingar rörande faderskap, internationella adoptioner samt svenskthittebarn undantas från gallring. I fråga om internationella adoptioner undantasendast handlingar som gäller förhållanden i barnets hemland. Remissinstanserna: En klarmajoritet av de remissinstanser som berör frågan anser att ytterligaregallringsundantag bör göras. Främst avses handlingar rörande svenska adoptionersamt placeringar av barn och ungdom i familjehem eller på institution.Därutöver redovisar ett par remissinstanser behov avatt spara handlingar som gäller olämpliga vård- Prop. 1989/90: 72 nadshavare. Skälenfor mitt förslag: Det är viktigt att kunna garantera enskilda människor en betrygganderättssäkerhet genom ett tillräckligt bevarande av dokumentationen hossocialnämnderna. Men det är inte bara den rent formella rättssäkerheten som ärav vikt. Det finns också andra, psykologiska eller sociala, skäl som talar föratt vissa handlingar skall bevaras för framtida behov. Detär naturligt att handlingar rörande faderskap bevaras för framtida bruk. Dessakan i vissa situationer få betydelse som bevisurkunder. föreslås därutöver att handlingar rörande utländska adoptioner undantasfrån gallring. Enligt flera remissinstanser bör även handlingar som gällerinhemska adoptioner samt placering av barn och ungdom i familjehem eller påinstitution undantas från gallringsprinciperna. Omdessa handlingar inte undantas från de allmänna gallringsreglerna finns detefter ingen möjlighet för placerade eller adopterade personer att genomsocialtjänstens handlingar få reda på omständigheterna kring sin bakgrund. Enligtmin uppfattning måste det ses som en rättighet för människor att få kunskap omsin historia och sin bakgrund. Behovet av kunskap är inte begränsat till enbartde biologiska förhållandena. För en persons utveckling kan det vara likaviktigt att få reda på sitt sociala ursprung samt andra tidigare socialaförhållanden som haft avgörande betydelse. Ericastiftelsentillhör de remissinstanser som framför att den psykologiska upplevelsen avpersonlig identitet har en avgörande betydelse för personlighetsutvecklingen.Faktisk kunskap om det egna ursprunget ses som en förutsättning för den egnaidentitetsbildningen. Somunderstryks i flera remissyttranden finns det olika situationer i en människas livdär ett behov av att få veta mer om sin bakgrund uppkommer. Detta inträffarofta i samband med puberteten, med att personen får egna barn eller att någon iomgivningen avlider. Det kan hos många barn och vuxna upplevas som en trygghetatt då kunna få reda på förhållanden kring en adoption, en placering i ettfamiljehem eller på en institution. Åandra sidan kan hävdas att integritetsskäl talar för att även handlingar somrör förhållanden av detta slag skall gamas. Min uppfattning är emellertid attmöjligheten att få kunskap om sitt ursprung eller sin bakgrund måste vägatyngre än integritetsskälen. Jag anser därför inte att en gallring börgenomföras som omintetgör möjligheten för enskilda personer att i vuxen ålderfå tillgång till bakgrunden till en så avgörande åtgärd som ett omhändertagandeeller en adoption. Det vore etiskt felaktigt att inte låta denna möjlighetfinnas. Dennaproblematik har också noga övervägts vid tillkomsten av lagstiftningen om insemination.Man har i den lagstiftningen lagt fast barnets rättighet att få reda på sittursprung. Socialdatautredningenhar föreslagit att handlingar gällande svenskt hittebarn skall undantas från reglerna om gallring. Dessa handlingar torde dock omfattas av de regler som gäller för handlingar som upprättats i 95 samband med att en underårigplacerats eller tagits emot i ett hem för vård Prop. 1989/90: 72 ellerboende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem. Några särskilda Bilaga 2 bestämmelser om detta bedömer jag därför inte behövliga. Ytterligareett gallringsundantag som diskuterats av vissa remissinstanser gällerhandlingar avseende olämpliga vårdnadshavare. samt ten av att spara handlingar för att skydda ga vårdnadshavare. I remissvaren över socialutredningens serades den där föreslagna tidsfristen för Allmännabarnhuset hävdar vik-bam och ungdomar mot olämpli- betänkande(SOU 1977:40) kriti-gallring () bl. a. med hänsyn till kravet påutredningar i ärenden gällande barn- och ungdomsvård. JO ansåg att handlingarsom gäller uppgifter om allvariiga missförhållanden när det rör barn och ungdominte bör gallras tidigare än eller den dag när barnet uppnårmyndig ålder. JO anförde att det är särskilt viktigt att kunna bevaka om olikatyper av mönster upprepas, exempelvis tidigare misshandel eller vanvård av äldijesyskon. Vidareuttalade socialutskottet vid sin|behandling av frågan om gallring (SoU1979/80:44, s. 94 f) att längre gallringstid än ofta kan vara nödvändigi ärenden som rör allvarliga missförhållanden för barn och ungdom. Socialdatautredningenhar inte föreslagit några särskilda gallringsundantag när det gäller akter meduppgifter om olämpliga vårdnadshavare. Utredningen anför i denna del bl.a.följande. Enav uppgifter är att värna om barns intressen. Alla åtgärder somsocialtjänsten vidtar skall dock så långt som möjligt genomföras i samförståndmed barn och föräldrar. Möjligheten att uppnå sådana samförståndslösningarminskar av naturliga skäl om föräldrarna känner misstro mot socialtjänstensarbetsmetoder. Förekomsten av speciella gallringsundantag för handlingar somgäller människor som i någon mening misslyckats som vårdnadshavare, skullekunna skapa sådan misstro. Därtill kommer att ett gallringsundantagsannolikt endast i ett fåtal fall skulle innebära något störrekunskapstillskott för framtida ärendehandläggning. Ett ärende där en vårdnadshavareslämplighet ifrågasätts leder regelmässigt till en mycket gmndlig utredning.Ingående samtal förs med de berörda vård-nadshavarna och barnen. Personer somkänner familjens förhållanden hörs. 1 många fall undersöks barnen avpsykologisk och psykiatrisk expertis o.s.v. Dessutom finns möjligheter att iförekommande fall hämta uppgifter ur exempelvis polisregister. Det är därförosannolikt att en utredare skulle förbise relevanta fakta, som det skulle havarit möjligt att återfinna i en bevarad personakt. Attspara samtliga akter som rör barn och familjer skulle enligt min mening innebäraett alltför omfattande undantag från den allmänna utgångspunkten att gallringbör ske . Jag har, liksom socialdatautredningen, stannat för attett aktmaterial som sträcker sig skall kunna utgöra etttillräckligt bakgrundsmaterial vid bedömningen av förhållandena ibarnfamiljer. Prop.1989/90:72 Bilaga 2 Mittförslag: Undantaget i 62 § socialtjänstlagen från gallringsplikten slopas närdet gäller handlingar som rör utredning om underhållsbidrag. Dessa handlingarskall gallras i enlighet med de principer som gäller för övrigtsocialtjänstmaterial. Socialdatautredningensförslag: Överensstämmer med mitt förslag. Skälen fbr mitt forslag:Enligt 62 § socialtjänstlagen skall originalhandlingar rörande utredning omatt fastställa faderskap eller om underhållsbidrag undantas från gallring medhänsyn till deras värde som bevisurkunder. Frågan om undantag från gallringför sådana handlingar som rör utredning om underhållsbidrag har analyserats av socialdatautredningen.Utredningen anser att det finns många faktorer som talar för att dessa akterskall gallras. Dessa är i korthet följande: Endom i fråga om underhåll blir varaktigt bevarad hos tingsrätten. Deavtal som upprättas skulle enligt nuvarande undantagsregel bevaras hossocialtjänsten. Avtal kan dock upprättas utan medverkan. Detbevarade avtalet kan också ersättas av ett nytt utan medverkaneller kännedom. Vidbegäran om bidragsförskott måste avtal eller dom företes och bevaras hosförsäkringskassan. Detta gäller oavsett i vilken ordning avtalet tillkommer. Detär naturligtvis lämpligt att handlingarna finns att tillgå om tvist om underhållsbidragetsstorlek skulle uppstå. De beräkningar som gjorts när det gäller att fastställaunderhållsbidragets storiek kan kanske komma till nytta om någon av parternavill ändra beloppet. 1 flertalet fall torde det dock vara lämpligast att en nyskälighetsbedömning sker fömtsättnings-löst. Omett fall inträffar där bägge parterna förlorar sina dokument bör i de flestafall en rekonstruktion vara möjlig. Historiska dala om underhållsbidrag harett begränsat intresse. Med stöd av dessa argumentvilljag, i likhet med socialdatautredningen, föreslå att socialtjänstlagenändras så att originalhandlingar rörande utredning om underhållsbidrag inteskall undantas från gallring. Det bör dock inte ställas krav på gallring avhandlingar om underhållsbidrag som kommit in eller upprättats i samband medutredning om faderskap. Sådana handlingar, som i regel förvaras tillsammans,bör alltså kunna undantas från gallring. 7 1989/90. Mittförslag: 1 socialtjänstlagen föreskrivs att handlingar skall undantas frångallring av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval avkommuner och i övriga kommuner beträffande ett represen-tantivt urval avpersoner. Prop.1989/90:72 Bilaga 2 Socialdatautredningensförslag: Akter avseende personer födda datumen 5, 15 och 25 i undantasfrån gallring. Därutöver skall utgöra ett s. k. typarkiv därsamtliga socialtjänsthandlingar sparas. Vidare skall vissa tillfälligagallringsundantag kunna göras. Remissinstanserna:Flertalet av remissinstanserna anser att kombinationen av datumurval ochgeografiskt urval utgör en väl avvägd utgångspunkt för vilka handlingar somskall bevaras. Beträffande datumurvalen anser det övervägande antaletremissinstanser att detta urval på ett tillfredsställande sätt tillgodoserforskningens behov i de flesta fall. Man påpekar däremot från ett par håll attmaterialet är för litet för att kunna specialstudera vissa snäva områden,exempelvis LVU eller LVM.