prop · GD0372 · 1989-12-31 00:00:00 — Metoderna, somjag tidigare presenterat, är ett datumurval och urval enligt intensivdataområdesmodellen. Datumurvalhar diskuterats när det gäller personuppgifter där det är väsentligt att helalandet är representerat i underlaget, men där det ekonomiskt bedömsorealistiskt att spara hela materialet. Som ett tänkbart urval har nämnts trefasta födelsedagar per kalendermånad. Andra har förordat tolv slumpvis valdafödelsedagar per kalenderår. Det senare urvalet har dock i allmänhet ansettsför litet. Det mesta talar för ett urval som svarar mot ungefar10 % av materialet, dvs. Urvalenligt intensivdataområdesmodellen innebär, som tidigare nämnts, att från vissaområden, s. k. intensivdataområden, sparas materialet fullständigt, medan detgallras i landet i övrigt. Som intensivdataområden kan väljas län och kommunersom i kombination kan antas ge en någorlunda representativ bild av landet.Uppfattningarna om vilken kombination som behövs går isär, men som exempel harnämnts tre fyra län av skilda karaktärer jämte ett storstadsområde. Denkombination som torde vara mest aktuell utgörs av , ochVästernorrlands län samt . När det gäller länen har kombinationenvunnit gillande vid remissbehandlingen. har ansett det vara enbrist att inte ha med något storstadsområde och har själv anmält sitt intresseav att ingå i ett regionalt urval. Enligt min bedömning bör det regionalaurvalet kunna avse de nu nämnda länen och . Om antarlagförslagen får regeringen därefter ta upp frågan omverkställighetsföreskrifterna. Deprincipförslag som jag nu har lagt fram berör, förutom de speciellt behandladeexemplen socialtjänstlagen och skatteregisterlagen också taxeringslagen,fastighetstaxeringslagen, lagen om mervärdeskatt och utsökningsregisteriagen. Närdet gäller skatteregisterlagen, taxeringslagen, fastighetstaxeringslagen ochlagen om mervärdeskatt har tidigare förslag om ändringar med den innebörd jagnu har förordat lagts fram i särskild ordning av chefen för finansdepartementet.Detta sammanhänger med att förslag om andra ändringar i dessa lagar har berettsinom . Härvid har bl. föreslagits att bestämmelserna itaxeringslagen skall delas upp i två lagar; en ny taxeringslag och en lag omsjälvdeklaration och kontrolluppgifter. Denändring i socialtjänstlagen som jag har förordat kommer att läggas fram avstatsrådet i det följande. Han lägger där även fram förslag tillandra ändringar i socialtjänstlagen. Regeringenhar också förelagt en proposition om tullregisteriag (prop.1989/90:40). Bestämmelserna om gallring av tullregister är utformade motbakgrund av de överväganden jag här redovisar. Somjag nämnt i det föregående finns i patientjournallagen bestämmel- 53 ser om bevarande avhandlingar som bör beaktas i samband med de Prop. 1989/90:72gallringsfrågor som jag nu har gått igenom. Bestämmelserna i patientjour- Bilaga 1 nallagen skiljer sig från dem i de fömt behandlade registerlagarna. Deinnehåller sålunda inte någon föreskrift om skyldighet att förstöra materialet,utan en föreskrift om skyldighet att bevara materialet en viss minsta tid. Enligt8§ i lagen skall en journalhandling bevaras efter det att densista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet somregeringen bestämmer får dock föreskriva att vissa slags journalhandlingarskall bevaras . Jag vill i detta sammanhang erinra om attföredragande statsrådet i propositionen rörande patientjournallag(1984/85:189) tydligt markerade att de föreslagna bestämmelserna ombevarandetider i lagen tog sikte på att garantera säkerhets- och rättssäkerhetsintressensom staten har att särskilt bevaka och att det fanns andra behov av att bevarajournalmaterial betydligt längre än de i lagen angivna tiderna. 1 propositionenförutsattes därför att rekommendationer till sjukvårdshuvudmännen utfärdadessom bl. a. skulle innebära att de väsentliga delarna av en patientjournal integallrades under patientens livstid. Regeringen har med hänvisning tilluttalandena i propositionen uppdragit åt att tillsammans medsocialstyrelsen och utarbeta sådana rekommendationer tillsjukvårdshuvudmännen rörande gallring. Ett sådant arbete har också bedrivitsmen inte kunnat slutföras på grund av de utredningsförslag rörandeintensivdataområden och arkivlag som lagts fram under rekommendationsarbetet.Jag finner det angeläget att detta arbete åtempptas och slutförs så snartriksdagen tagit ställning till de förslag som lämnas. Jag har i denna fråga samråttmed chefen för . Det bör i detta sammanhang noteras attföredragande statsrådet i propositionen med förslaget om lagen uttalar sigpositivt om eventuella individ- och regionurval av patientjournaler (prop.1984/85:189 s. 34). Regleringeni patientjournallagen anser jag kunna bibehållas med den modifikationen attlagen kompletteras med bestämmelser om vad som gäller sedan minimitiden förbevarande har löpt ut beträffande sådana journaler som är allmänna handlingar. Naturligenbör därvid gälla att arkivlagens huvudregler om bevarande och gallring träderin. Som förut påpekats innebär de en presumtion för bevarande men medgivande tillgallring på bestämda villkor. Ett av de villkor som gäller är att gallringen intefår ske på ett sådant sätt att forskningens behov sätts åt sidan.Sjukvårdshuvudmännen är väl införstådda med den aspekten. Såvitt gällertillgodoseendet av forskningens behov är patientjournaler, enligt min mening,ett område där gallringen, även inom ramen för arkivlagen, bör kunna ske så bevarar ett representativt urval. Så länge insynsintresset ochmyndigheternas egna behov finns kvar att beakta kan givetvis gallringen integöras enligt urvalsprincipen. 1patientjournallagen finns föreskrifter också om förstöring av en patientjournal helt eller delvis efter ansökan av patienten eller annan som är omnämnd i journalen. Beslut om förstöring fattas av . Föreskrifterna ger således möjligheter till förstörande av vissa allmänna 54 handlingar vid sidan avdet planmässiga gallrandet enligt den föreslagna Prop. 1989/90:72arkivlagen. Avsikten är inte att denna möjlighet för den enskilde att få Bilaga 1 journalhandlingar förstörda skall påverkas av förskrifterna iarkivlagen. 1den redovisning jag nu gjort av förutsättningarna för all tillämpa principernaför s. k. intensivdataområden resp. datumurval har jag ingående uppehållit migvid de juridiska aspekterna på dessa urvalsprinciper. För att konsekvenserna avmina förslag skall vara tydligt beskrivna kan det finnas skäl att särskiltsammanfatta några konsekvenser av förslagen för arkiven. Debägge urvalssystemen tillgodoser olika typer av forskningsbehov. Datumurvalensyftar i första hand till att möjliggöra longitudinella studier av en populationsom är representativ för hela landet. Material från ett intensivdataområde kaninte sägas vara representativt i samma mening, utan ger underiag för att iförsta hand kombinera information från olika samhällssektorer. Det kan gällasåväl individrelaterade data som andra typer av uppgifter. Urvalsgallringhar naturligen sitt huvudsakliga tillämpningsområde beträffande sådana arkivsom styrs av de speciella registerlagarna, vilka som grundregel har att alltmaterial skall förstöras. Det innebär att urvalen blir det maximala materialsom bevaras av arkiv som annars förstörs av integritetshänsyn. Ävenbeträffande sådana offentliga arkivserier, som skall gallras enligt huvudprincipeni arkivlagen kan emellertid urvalsprinciperna tillämpas. Det är emellertidviktigt att framhålla att det då måste ske inom ramen för arkivlagensgallringsregler. Det betyder att en urvalsgallring inte är tillåtlig så längedet finns insynsintressen kvar eller materialet behövs för myndigheternasbehov. Först när dessa intressen har avklingat och endast forskningens behovfinns kvar att beakta kan det bli tal om att gallra efter urvalsprincipen.Besluten härom fattas då i vanlig ordning av det organ som har kompetensen attge gallringsföreskrifter. På den statliga sidan torde det bli ochpå den kommunala resp. kommun, om inte regeringen skulle ha föreskrivit någotannat. Viden tillämpning av modellerna utanför registeriagarnas område torde det ståklart att modellerna inte är lämpliga för arkivserier som innehåller informationom enskilda individer, enskilda händelser och enskilda företeelser i övrigtsom enligt normala gallringsrutiner skulle bevaras eller som utifrån rimligabedömningar kan anses vara av vikt för forskning på gmndval av sådanauppgifter. Släkt- och hembygdsforskningens intressen måste tillmätas storbetydelse i det sammanhanget. Det kan t. ex. aldrig bli fråga om att gallrafolkbokföringsmaterial eller domböcker enligt urvalsmodellerna. Urvalentorde kunna tillämpas på arkiv där det huvudsakliga intresset av informationen knyter sig till de kvantitativa förhållanden som kan utläsas av de samlade arkiven men där dokumentationen av det individu ella ärendet i sig är av underordnat intresse. Länsbostadsnämndernas låneakter, försäkringskassornas sjukfallshandlingar och skolans provhand lingar kan vara exempel på arkiv med en i hög grad standardiserad och rutinartad information. Sådana arkiv kan knappast gallras på ett menings- 55 fulltsätt enligt traditionella metoder medan däremot urvalen kan ge den adekvatadokumentationen om verksamheterna bakom arkiven. De intensivdataområden ochde personurval som väljs för sådana arkiv som styrs av de särskildaregisterlagarna och där de urvalen är gränsen för vad som får bevaras blirnaturligtvis styrande för de urval som kan komma ifråga för arkiv som styrsenbart av arkivlagen. Det skall dock framhållas att för sådana arkiv kan i ochför sig göras både större och mindre urval. Det är angeläget att dekommuner som bildar registerlagarnas intensivdataområden har en ambitionsnivåi arkivfrågor som tillgodoser forskningens behov. Det ankommer på riksarkivetatt verka för den angelägna samordningen mellan de olika offentligaarkivhuvudmännen i den frågan. Något åläggande från statens sida gentemotkommunerna att bevara arkiv utöver vad som följer av bestämmelser i lagföreslås emellertid inte. Prop.1989/90:72 Bilaga 1 3.6 Förfarandet med arkiv då myndigheter upphör Mitt förslag: Omen myndighet upphör och därmed också den statliga eller kommunala verksamhetsom myndigheten har svarat för, skall myndighetens arkiv i princip överlämnas inom en kortare frist. förslag:Överensstämmer i huvudsak med mitt förslag. Utredningen har dock inte beaktatbehovet av undantag.. Remissinstanserna:Har lämnat förslaget utan erinran. Skälen fbr mitt förslag:Såväl inom den statliga som inom den kommunala sektorn förekommer det attuppgifter flyttas från en myndighet till en annan och att myndigheter slåssamman eller delas. Sådana åtgärder medför inte någon risk för attarkivmaterial skall bli hemlöst. Arkivet från en verksamhet som flyttas får somregel föras över till den myndighet som fortsättningsvis skall svara förverksamheten. Den nya myndigheten svarar i fortsättningen också för detöverförda arkivmaterialet. Om en viss verksamhet hos en myndighet avvecklas,men myndigheten finns kvar uppstår inte heller några problem med vem som skallsvara för arkivet. Arkivet från den avvecklade verksamheten blir naturligenkvar hos den arkivbildande myndigheten. I det fall åter att enmyndighet läggs ned och den verksamhet som myndigheten har svarat förupphör att vara statlig resp. myndighetsuppgift blir situationen enannan. gäller i sådana fall att arkivet skall överlämnas till enarkivmyndighet. Detta är en rimlig regel och den bör gälla även ifortsättningen. Regeln bör emellertid inte vara undantagslös. När det gällerstatliga myndigheter bör regeringen kunna bestämma annat. På den kommunalasidan bör motsvarande befogenhet finnas för kommunfullmäktige resp.landstinget. Som exempel på fall dåundantag kan vara motiverat kan, från den statliga sidan, nämnas de offentligautredningarna. som läggs ned närutredningsuppdraget är slutfört. Hela verksamheten som myndigheten har haft ärdärmed också avvecklad. I praktiken kan emellertid en utrednings arkiv varavärdefullt för arbetet i det departement där utredningsresultatet skallanvändas. Det är då inte så praktiskt att utredningens arkiv omedelbartöverlämnas till en arkivmyndighet. Jag vill i detta sammanhangta upp en särskild fråga. Den gäller det fall att en verksamhet överförs frånen myndighet till ett enskilt rättssubjekt, t. ex. ett statligt bolag. I sådanafall kan arkivet som regel inte överiämnas till det enskilda organet. Dettaberor på att en allmän handling inte får fråntas denna sin status. Överlämnandekan dock vara möjligt i sådana fall då enligt sekretesslagenhandlingsoffentlighet skall gälla hos ett enskilt organ i viss verksamhet. Prop.1989/90:72 Bilaga 1 3.7 Myndigheternas rätt att göra sig av med allmännahandlingar på annat sätt än genom gallring eller överlämnande tillarkivmyndighet Mitt förslag:Utöver sådant avhändande som sker genom gallring eller överlämnande till arkivmyndighetskall myndigheter inte få göra sig av med allmänna handlingar utan stöd iförfattning eller i beslut som har fattats av politiskt ansvarigt organ. förslag:Överensstämmer i huvudsak med mitt förslag när det gäller de statliga myndighetema.Utredningen har dock inte lämnat något förslag när det gäller de kommunalamyndigheterna. Remissinstanserna: Har iallmänhet lämnat förslaget utan erinran. Hovrätten för och hardock ifrågasatt behovet av en sådan bestämmelse. Skälen till mitt förslag:I det föregående har jag lagt fram förslag till grundregler om gallring avallmänna handlingar. Jag har i samband därmed betonat vilken grannlaga uppgiftdenna gallring är med hänsyn bl.a. till handlingsoffentligheten. När nubestämmelser om gallring i regel bör ges på lagnivå är det, enligt min mening,naturligt att på samma nivå och i sammanhang också ge regler om och i vad månmyndigheter på annat sätt får göra sig av med allmänna handlingar. I dethänseendet har jag redan tidigare berört det avhändande som kan ske i form avöverlämnande till en arkivmyndighet. Det finns emellertid också andra fall dådet är både praktiskt och rimligt att en myndighet får lämna ifrån sighandlingar som är allmänna handlingar hos myndigheten. Först kan sägas att det idet fall en myndighet har fått handlingar som lån skall de lånade handlingarnagivetvis återställas. Vanliga exempel på sådana lån är då en myndighetremitterar ett ärende till en annan myndighet för yttrande eller då en högredomstol skall ta upp ett överklagat mål från en underinstans. I övrigt bör emellertid enmyndighet inte få göra sig av med allmänna handlingar utan stöd i författningeller särskilt beslut av regeringen eller. på den kommunala sidan, avkommunfullmäktige eller . I och med att regeringen resp. den högstabeslutande kommunala församlingen får befogenhet att vid sidan avförfattningsföreskrifterna meddela beslut i enskilda fall blir systemettillräckligt smidigt som det sörjs för att beslutspraxis hålls samladpå en hög nivå. Prop.1989/90:72 Bilaga 1 3.8 Vidgad tillämpning av bestämmelserna för statligaarkiv Mittförslag: De bestämmelser som gäller för statliga arkiv skall gälla också förarkiv hos vissaorgan som jämställs med myndigheter och Arkivutredningensförslag: Överensstämmer med mitt förslag. Remissinstanserna:Har i allmänhet lämnat förslaget utan erinran. Skälenför mitt förslag: gäller bestämmelserna för statliga arkiv, dvs.allmännaarkivstadgan (1961:590), även för kyrkoarkiv och arkiv hos allmänförsäkringskassa. Med kyrkoarkiv förstås såväl pastorsämbetes och kyrkas somförsamlings, pastorats och kyrklig samfällighets arkiv. Remissinstanserna harinte haft något att erinra mot arkivutredningens förslag att denna ordningskall fortsätta att gälla. Jag anser därför inte att det finns något skäl attfrångå denna ordning. harvidare föreslagit att bestämmelserna för statliga arkiv skall tillämpas även påarkiv hos vissa organ som jämställs med myndigheter. Det gäller här arkiv hos vissaorgan som i sekretesslagen jämställs med myndighet och ytterligare eninskränkning görs genom att det inte är hela arkivet hos organet det gällerutan bara den del som bildas i den verksamhet där myndighetsutövningen sker.Vilka dessa organ är framgår av sekretesslagen men jag kan som exempel angeAktiebolaget . De handlingar som bildas i den del avverksamheten som jämställs med myndighetsutövning blir allmänna handlingar. Detär med hänsyn till denna likhet med statliga myndigheter som jag föreslår att bestämmelsernaom arkiv hos statliga myndighet tillämpas även på dessa arkiv. Mittförslag: Beteckningen "svenskt arkiv" skall också i fortsättningenskyddas och utgöra en garanti för att arkivmaterielen är typgodkända. Bestämmelserom skydd för beteckningen "svenskt arkiv" ges lagform. Frågor omgodkännande och användning av skrivmateriel och förvaringsmedel delegeras tillmyndighetsnivå. Prop.1989/90:72 Bilaga I Arkivutredningensförslag: Utredningen har föreslagit att kungörelsen (1964:504) om användning avskrivmateriel i statlig verksamhet (skrivma-terielkungörelsen) skall upphävas isamband med att en ny arkivförordning utfärdas. Något förslag till nyabestämmelser om skydd för beteckningen svenskt arkiv har inte lagts fram. Remissinstanserna:Av remissinstanserna är det endast som har berört frågan om skyddför beteckningen svenskt arkiv. anser att det skydd som finnsför beteckningen i skri vmaterielkungö-relsen bör bibehållas. Skälenför mitt förslag: En grundförutsättning för en meningsfull arkivvård är att dehandlingar som skall bevaras rent faktiskt går att bevara, skrivmaterielen och förvaringsmedlenmåste helt enkelt vara arkivbeständiga. Myndigheterna bör också på ettrelativt enkelt sätt kunna kontrollera om den materiel och de förvaringsmedelsom de använder är arkivbeständiga eller inte. Ett sätt att göra detta är attde arkivbeständiga materielen och förvaringsmedlen typgodkänns och märks på ettvisst sätt. finns detbestämmelser om typgodkända materiel för statlig verksamhet i skrivmaterielkungörelsen.Typgodkända materiel skall enligt denna kungörelse vara märkta medbeteckningen svenskt arkiv. I kungörelsen stadgas vidare att den som märkermateriel med beteckningen svenskt arkiv trots att materielen inte är typgodkändeller inte stämmer överens med godkänt prov kan dömas till dagsböter. Det finnsockså bestämmelser om förverkande av det aktuella varupartiet. harföreslagit att skrivmaterielkungörelsen skall upphävas och att frågor omgodkännande och användning av skrivmateriel skall handläggas av riksarkivet.Jag har i princip inte något att invända emot att en fackmyndighet handläggerdenna typ äv. frågor. Det finns emellertid moment i skrivrnaterielkungörelsensom inte går att överföra till myndighetsföreskrifter utan tvärtom numerakräver lagform. Det är fråga om föreskrifterna om skydd för beteckningensvenskt arkiv. Dessa skyddsbestämmelser utgörs av straffsanktioneradeförbud att använda beteckningen ifråga annat än under vissa förutsättningarsamt förverkanderegler. Förbud av detta slag, som riktar sig till envar och är straffsanktioneradeskall numera ha lagform. Detsamma gäller de förverkandebestämmelser som ärknutna till straffbestämmelserna. Bestämmelserna i övrigt i skrivmaterielkungörelsenär däremot av den art att de faller inom regeringens kompetensområde och kandelegeras till en myndighet. Motbakgrund av vad jag nu anfört föreslårjag en särskild lag om skydd förbeteckningen svenskt arkiv. I lagen bör föreskrivas förbud att använda Prop.1989/90:72 beteckningen på skrivmateriel och förvaringsmedel som inte särskilthar Bilaga 1 godkänts för denna beteckning. Överträdelse av förbudet börbeläggas med böter. Liksom bör varupartier som avses med enöverträdelse kunna förverkas. 4 Prioriterade insatsområden inom arkivväsendet 4.1 Informationslagring ocharkivlokaler Min bedömning: Enplan bör upprättas för försörjningen av statliga arkivlokaler. Möjligheternaatt samverka, särskilt med kommuner och landstingskommuner, bör prövas för attuppnå rationella depålösningar. Insatser bör göras för att intensifieratillämpningen av ny teknik inom arkiven. bör tillföras resurser föratt utveckla expertkompetens i fråga om registrering, reprografi, skrivmaterieloch arkivlokaler samt för datamediekontroll. Arkivutredningensförslag: Överensstämmer i huvudsak med min bedömning. Utredningen anser att ennödvändig depåutbyggnad bör finansieras genom besparingar hos myndigheternasamt pläderar för att den statliga arkivorganisationen bör byggas ut genom attnya landsarkiv inrättas. Remissinstanserna:Tillstyrker i huvudsak utredningsförslagen. Flera länsstyrelser redovisar egnaförslag om lokaliseringen av nya landsarkiv. Skälen för min bedömning:Inom ramen för min föredragning om förslaget till arkivlag har jag redovisatmina ställningstaganden till frågor som rör bl.a. ansvarsförhållandena kringden offentliga arkivbildningen och om gallringen av arkiv. Bägge dessa aspekterär viktiga när det gäller att minska den kraftiga tillväxten av arkivhandlingarinom statsförvaltningen. Den har som jag tidigare nämnt för de senastedecennierna uppskattats till en årlig ökning med handlingarefter verkställd gallring. Arkivutredningensundersökningar pekar mot att produktionen av arkivhandlingar på papper nu intelängre tycks öka i samma omfattning som t.ex. . Utredningensmätningar ger också vid handen att användningen av tekniska medier tyckspåverka omfattningen av arkivhandlingar på papper. Arkivmyndigheternas arbetefrån har också i hög grad inriktats på att utarbeta gallringsbeslutoch arkivbildningsplaner för myndigheterna. Också dessa ansträngningar hardämpat tillväxttakten. Arkivinformation somlagras på ADB-medier, fortfarande främst magnetband, utgör ännu så länge iförsta hand inte ett förvaringsproblem i fråga om mängden. Från arkivsynpunktgäller problemen i stället främst mediernas bristande beständighet som medföratt olika arkivvårdsinsatser är nödvändiga för att inte informationen på t.ex.magnetband skall gå förlorad.Också de arkivmtiner som krävs för återsökning m.m. måste Prop. 1989/90:72 ägnas stor uppmärksamhet. Denya medierna innebär därmed ett växande arkivvårdsproblem. är detden tekniska utvecklingen som framöver sannolikt kommer att ge de största möjlighetemaatt påverka tillväxten av arkivvolymerna. Detfinns skäl att hysa förhoppningen att teknikutvecklingen inom en inte alltföravlägsen framtid radikalt kommer att förändra fömtsättningar-na för att lagraarkivinformation. Förhoppningar knyts sålunda till bl. a. de möjligheter somerbjuds genom optisk lagring på skivor genom laserteknik och scanning. Somersättning för pappersdokument i original är emellertid också den optiskaskivan ännu så länge behäftad med brister i fråga om beständighet. Ettintensivt tekniskt utvecklingsarbete kring optisk lagring bedrivs nu på flerahåll i världen. Ettmer traditionellt hjälpmedel är mikrofilmtekniken som redan utnyttjats länge.Även tekniken för mikrofilm har dock utvecklats bl. a. med kameratyper somtillåter en snabbare fotografering av större material och med bättre resultat. ADB-stödför registrering och återsökning av mikrofilmade handlingar har gjort detenklare att hantera också stora arkivbestånd på mikrofilm. Mikrofilmninghar dock i första hand utnyttjats för skyddsfilmning av arkivaliersom är utsatta för stark förslitning. Mikrofilm har emellertid en beständighetsom om filmningen ut.förts rätt och om filmen förvaras på lämpligt sätt ärjämförbar med arkivpapper. Som ersättning för pappershandlingar har den använtsfrämst för information som bevaras . Kostnadernaför mikrofilm har successivt minskat i förhållande till kostnaderna förbevarande på papper. Att mikrofilma ett arkiv innebär en investeringskostnadsom dock kan uppvägas av besparingar i fråga om lokalutrymme. Detta harutnyttjats inom såväl offentlig som privat arkivverksamhet för att minskakostnaderna för arkiven. Riksarkivetförfogar över vissa medel bl. a. för datamediekontroll som utgör en resurs föratt bedriva utvecklingsarbete inom teknikområdet.