prop · GD0372 · 1989-12-31 00:00:00 — Datumurval, vilket också har kallatspersonnummerurval eller indivbaserade urval, innebär att personakter förpersoner födda vissa bestämda datum bevaras till skillnad från personakter förpersoner födda andra datum som får förstöras. Ett datumurval innebär sålundaett tvärsnitt över hela landet avseende viss information medan informationenfrån ett intensivdataområde ger exempel som i och för sig inte behöver vararepresentativt för hela landet. Urvalsbevarande kan även ske efter andraprinciper. Detrör sig alltså här om en annoriunda princip för gallring än den som normalttillämpas. Vid den traditionella gallringen försöker man att skilja ut deninformation som bedöms vara "viktig" och bevara den varefter mangallrar resterande material. Om gallring sker enligt de ovan presenteradeprinciperna sparas material inom vissa områden och/eller material avseendevissa personer, medan material rörande andra områden eller personer gallras. Påså sätt sparas även ett urval av sådana uppgifter som vid gallringstidpunktenkan anses triviala men som senare kan visa sig vara av intresse. Ettbevarande efter de nu berörda urvalsgrunderna förutsätter att både insynsaspektenoch myndigheternas eget informationsbehov är överspelade. Givetvis kan interätten att ta del av allmänna handlingar tillgodoses genom någon form av urvalav akter. Inte heller kan ett stympat aktmaterial tjäna några aktuellainformationsbehov för rättskipning och förvaltning. Bevarande av akter enligtnågon urvalsmetod är i princip lämplig bara då det är fråga om ett bevarandeför forskningens behov. Socialdatautredningenoch intensivdatautredningen har från något skilda utgångspunkter penetreratfrågan. har lämnat synpunkter på intensivdatautredningensförslag. Socialdatautredningenhar föreslagit atl arkiv i princip hanteras så att varje socialnämnd skall frånhända sig samtliga akter och registernoteringar efter den sista uppgiften påförts. Akter för perso ner födda den 5:e, 15:e och 25:e skall därvid överlämnas till landsarkiv medan övriga akter gallras. Undantagna från gallringen skall också vara originalhandlingar i faderskapsärenden samt handlingar avse ende internationell adoption som rör barnets ursprung liksom liknande handlingar avseende svenskt hittebarn. Vidare skall alla slags handlingar i socialnämndens arkiv i bevaras såsom ett typarkiv. Slutligenskall också få bemyndigande att för tidsbegränsade Prop.1989/90:72 perioder kunna medge bevarande av material som behövs försärskilda Bilaga 1 forskningsprojekt. Intensivdatautredningensförslag innebär sammanfattningsvis att , , ochVästernorrlands län utpekas som intensivdataområden. I motsats till etttidigare förslag från till regeringen, där utgick frånatt frågan borde lagregleras, anser utredningen att tillämpningen av modellenbör bygga på överenskommelser och samverkan mellan de offentliga arkivensolika huvudmän. Utredningenanser också att urvalsmodellerna, intensivdataområden och datumurval, bör ses iett sammanhang. Genom bevarande inom intensivdataområden kan behovet avdatumurval i viss mån minskas. Utredningen påvisar sålunda att skillnaderna ärpåfallande små när det gäller de statistiska felmarginalerna i ett datumurvalom jämfört med ett större urval om t. ex. . Utredningen föreslår därföratt datumurvalet bör begränsas till tolv slumpvis valda dagar somalltså inte behöver anknyta till en viss dag gemensam för alla månader. På såvis minskas risken för att onödig uppmärksamhet i myndigheternas handläggningriktas mot personer, t. ex. 15:e-födda, vars akter man vet kommer att bevarasför framtiden. Utredningenhar inte gjort någon kartering av vilka aktserier som bör kunna vara aktuellaför urvalen. I stället har den utifrån ett forskningsfält sambandet mellanolika yttre miljöfaktorer och dess påverkan på individen givit exempel påarkivdata som är användbara för den forskning som urvalen kan ge underlag för.Utöver de aktserier som här redan omnämnts anger utredningen sålundaförsäkringskassans sjukanmälningar, miljö- och hälsoskyddsnämnders grunddataom miljön, länsvisa naturvårdsdata, yrkesinspektioners företagsakter ocharbetsförmedlingens personakter som sådana aktserier. Utredningenhar också föreslagit att sekretesslagen skall ges ett tillägg med innebördenatt sekretess skall kunna gälla för uppgift om enskilds personliga ellerekonomiska förhållanden i den mån uppgiften bevaras i arkiv som ett led itillämpningen av intensivdatamodellen eller ett datumurval. Arkivutredningenlägger såsom grund för sina överväganden konstateran det att de föreslagna urvalsprinciperna inte får uppfattas som generella gallringssystem som kan vara styrande för arkivväsendet i dess helhet eller som kan tillämpas på alla slags arkivserier. En sådan tillämpning skulle innebära att framträdande samhällsfenomen inte skulle bli dokumentera de då de inte är representerade i urvalen. 1 stället gäller det att hitta lämpliga metoder för gallring av de arkivserier som är av sådan karaktär att de lämpar sig för gallring-bevarande enligt de aktuella modellerna. Underdessa fömtsättningar tillstyrker utredningen att modellerna tilläm- Prop.1989/90:72 pas. Utredningenanser emellertid att det är en brist i intensivdatautredningens förslag attinget storstadsområde finns med ibland de föreslagna intensivdataområdena. Denföreslår därför att kommun med omnejd tas in. Urvalet bör ocksåkompletteras med ett mellansvenskt län, liksom med med tankepå de typarkiv som här byggts upp med avseende på rättsväsendet. länbör däremot kunna utgå ur urvalet. Utredningenaccepterar att datumurvalen kan minskas till i enlighet med intensivdatautredningensförslag men anser att urvalet av praktiska skäl måste avse en fast dag varjemånad den 15:e. Reservationen görs dock för att ett större individurval kankomma att krävas för vissa aktserier, bl. a. för att tillgodose denepidemiologiska forskningens behov. Förslagen om förstärkt sekretesskyddtillstyrks. Genomatt ärendet behandlats av tre utredningar som presenterats och remissbehandlatstätt efter varandra har ett mycket stort antal synpunkter frånremissinstanserna kommit att redovisas. Yttrandena har också i olikautsträckning påverkats av de nya överväganden som efterhand förts fram i utredningarna.Beskrivningen av remissopinionen avser därför i första hand instansernasställningstaganden till arkivutredningens mera sammanfattande slutsatser. Enklar majoritet av remissinstanser tillstyrker eller accepterar en kombineradanvändning av intensivdatamodellen och datumurval inom arkivväsendet. Vissaföreträdare för forskarintressen hävdar emellertid att gallringskonsekvensernaav förslagen är olyckliga, varför det är bättre att avvakta tekniska lösningarsom kan ge nya förutsättningar för bevarande av stora arkivmängder. Företrädareför folkrörelseanknuten forskning invänder också att idén omintensivdataområden strider mot "kraven på att alla medborgare oberoendeav bostadsort skall ha tillgång till ett likvärdigt källmaterial för sin historia"(). Invändningarnamot förslagen gäller emellertid i första hand den tekniska utformningen. Enmycket stark remissopinion anser att ett system med intensivdataområden sominte omfattar ett av landets storstadsområden inte kan accepteras. Även andradetaljsynpunkter på urvalet av län anläggs. förordaratt förslaget om som intensivdataområde antingen utökas medGöteborgs kommun eller ersätts med . Enkraftig remissopinion anför också att ett 3-procentigt datumurval som föreslagits av intensivdatautredningen är alltför snävt tilltaget. och medicinska forskningsrådet hävdar att ett urval om är minimum för att särskilt den epidemiologiska forskning ens behov skall kunna tillgodoses. Flertalet remissinstanser avstyrker ock så intensivdatautredningens förslag om ett slumpurval av födelsedata för 47 urvalet.Förslaget uppfattas såsom alltför svårt att hantera i praktiken. Prop.1989/90: 72 Förslagetom stärkt sekretess tillstyrks av en bred opinion. Några instan- Bilaga 1 ser,bl. a.justitiekanslem anser dock den avvägning som finns i sekretesslagenmellan offentlighetsprincipen och integritetsintressen är i huvudsakändamålsenlig. Flerakommuner och landsting som föreslagits ingå i intensivdataområden förutsätteratt kompensation från staten måste utgå för merkostnader för arkiven. Skälentill mitt förslag: De frågor om intensivdataområden och datumurval som harbehandlats av de tre nyssnämnda utredningarna har särskild betydelse när detgäller sådant aktmaterial som är underkastat särskild reglering när det gällergallring av materialet. Detta förhållande gör det nödvändigt att något närmarebehandla dessa gallringsprinciper trots att jag har hävdat attgallringen bör överlåtas till yrkeskunnigt folk inom arkivmyndigheterna. Jagväljer att behandla dessa urvalsfrågor inom ramen för frågan om behovet avsärregler om gallring för vissa områden. Dalalagensregler om bevarande och gallring Blandde områden för vilka det finns särskilda regler att beakta när det gällerbevarande och förstöring av allmänna handlingar är de som faller underdatalagen (1973:289). Denna lag har tillkommit för att reglera integritetsskyddetnär personuppgifter behandlas med hjälp av ADB. I lagen skiljs mellanpersonregister som får föras efter enbart en licens från datainspektionen (härnedan kallade licensregister) och sådana personregister som därutöver fordrarett särskilt tillstånd i varje enskilt fall (här nedan kalladetillståndsregister). Det är framför allt de speciellt integritetskänsligaregistren som fordrar tillstånd. Undantag från kravet på tillstånd gäller bl.a. sådana register som inrättas enligt beslut av eller regeringen (s.k. statsmaktsregister). Ifråga om licensregister gäller bl. a. den generella föreskriften att personuppgifterskall utgå ur ett register då uppgifterna inte längre behövs med hänsyn tilländamålet med registret. Skyldighet att ta bort en personuppgift föreliggerdock inte, om den skall bevaras på grund av bestämmelse i lag eller annanförfattning eller enligt myndighets beslut som har meddelats med stöd avförfattning (12§). Beträffande tillståndsregister bestämmer datainspektionen ide föreskrifter som skall lämnas för personregistret, i den mån det behövs föratt förebygga risk för otillbörligt intrång i den personliga integriteten, vadsom skall gälla om bevarande och gallring av uppgifterna i registret (6§).Skulle författningsföreskrifter i detta hänseende saknas beträffande ettstatsmaktsregister, ankommer det på datainspektionen att lämna föreskrifterdärom (6a§). Datainspektionen kan också med stöd av 18§ datalagen meddela föreskrifterom gallring beträffande licensregister, om det behövs med anledning av vad somframkommit om registret. Bestämmelsernai den föreslagna arkivlagen om bevarande och gallring samt föreskrifter som meddelas med stöd av arkivlagen, t. ex. om bevaran de för forskningsändamål, blir regler som enligt datalagens gällande lydelse 48 tar över datalagens regeli 12 § om förstörande. Licensregister hos myndig- Prop. 1989/90: 72 hetersom utgör allmän handling och som inte är författningsreglerade i Bilaga1 särskild ordning kommer därmed att gallras enligt arkivlagens normsystem.Detta bör normalt sett inte innebära några problem (jfr vad som sagts ovan om 18§datalagen) och jag anser därför att det bör vara en rimlig ordning. Närdatainspektionen meddelar föreskrifter om bevarande och gallring förtillståndsregister (6 § datalagen) skall inspektionen förutom integritetsaspektenäven beakta de skäl som talar för ett bevarande. Frågor om bevarande och gallringav personregister avgörs enligt 12 § dataförordningen (1982:480) efter samrådmed . Det är min uppfattning att datainspektionens föreskrifter ombevarande och gallring i praktiken tillkommer under vederbörlig hänsyn tillgängse gallringsprinciper. Jag anser inte att arkivlagen bör medföra någonändring när det gäller datainspektionens uppgifter med tillståndregistren.Bestämmelsen i 6§ datalagen bör därför gälla före arkivlagens regler. När detinförs en generell arkivlagstiftning som anger mål för arkivverksamheten ochknyter gallringsreglerna till dessa mål har inspektionen givetvis att beaktaden lagstiftningen och väga intressena för bevarande mot integritetsintresset.1 sak torde det emellertid inte vara något nytt för inspektionen. Jag serdärför inte nu anledning att i datalagen närmare reglera denna avvägningsfråga. Sammanfattningsvisinnebär den nu föreslagna ordningen att när det gäller tillståndregistren ärdet datainspektionen som med stöd av datalagen meddelar föreskrifter omgallring och bevarande, medan det är alternativt den kommunalaarkivmyndigheten som meddelar sådana föreskrifter i övrigt, alltså även om detrör sig om licensregister. Enligtdataförordningen skall datainspektionen samråda med närinspektionen utfärdar föreskrifter om bevarande och gallring. I verkställighetsföreskrifternatill arkivlagen bör föreskrivas att skall samråda meddatainspektionen innan arkivet utfärdar föreskrifter som täcker ocksålicensregistren på det statliga området. Jag avser att återkomma tillregeringen med förslag i det avseendet.Givetvis bör också kommuner som avseratt meddela föreskifter om gallring av licensregister samråda medinspektionen. Ävenmed den ordningen att arkivlagen tar över den allmänna regeln i 12§ datalagenom gallring återstår emellertid frågan om förhållandet mellan arkivlagen ochdatalagens bestämmelse i 18§ om rätt för inspektionen att meddela särskildagallringsföreskrifter också beträffande licensregistren. Bestämmelsen motiverasav integritetshänsyn. Den har enligt uppgift kommit till användning endast inågra enstaka fall. Enligt min mening bör dock datainspektionen ha kvarmöjligheten att på förekommen anledning ingripa till skydd för integritetenäven om andra organ i princip svarar för gallringsföreskrifterna på området.Sådan 18 § datalagen är avfattad anser jag det vara klart att inspektionen harkvar denna befogenhet även efter införandet av den nu föreslagnaarkivlagstiftningen. Givetvis förutsätterjag att datainspektionen samråder medriksarkivet eller resp. kommun innan den går ut med särskilda bestämmelserenligt 18 § datalagen. 4 1989/90. Datalagen är nu föremålför utredning. Resultatet av denna kommer Prop. 1989/90:72 dock inte att föreligga förrän tidigast . 1ett antal författningar, som reglerar olika aktsystem och register, finns särskildabestämmelser om bevarande och gallring. Det är här fråga om akter och registermed personuppgifter. Reglerna ges i flertalet fall i lag. Bestämmelsernavarierar något, men som den gemensamma principen framträder att materialetskall förstöras , om det inte finns direkta föreskrifter ombevarande. Denna princip har väsentligen förestavats av integritetsskäl.Principen om förstörelse av materialet är diametralt motsatt den princip somligger bakom de föreslagna gallringsreglerna i arkivlagen. Där utgår jag frånatt handlingar i princip skall bevaras, men får gallras om det kan ske utan attändamålen med arkiven äventyras. I samband med att en generell reglering pålagnivå tillkommer, när det gäller bevarande och gallring av allmännahandlingar, bör därför dessa särskilda författningar ses över. Det är rimligtatt försöka få den annorlunda reglering av gallringsfrågorna, som i vissa fallkan vara behövlig, systematiskt och logiskt mer sammanhängande. Det är därvidönskvärt att kulturarvs-aspekten finns med även i det sammanhanget. Särbestämmelserav det slag jag nu talar om finns i 60 och 62 §§ socialtjänstlagen (1980:620),13§ skatteregisteriagen (1980:343), 50§ taxeringslagen (1956:623), 18 kap. 16§ fastighetstaxeringslagen (1979:1152), 25 § lagen (1968:430) om mervärdeskattoch 11 § utsökningsregisteriagen (1986:617). I7 § lagen (1963:197) om allmänt kriminalregister och 14 § polisregisterkungörelsen(1969:38) stadgas det att uppgifter skall utgå ur registret när vissaförutsättningar har inträffat. 1963:39 s. 37 f angående lagen omallmänt kriminalregister avses med begreppet "utgår ur" registretinte att uppgifterna skall förstöras utan bara att de skall tas bort ur registret.Om uppgifterna härefter skall gallras eller bevaras för forskningen fårbedömas med hänsyn till materialets värde för forskningen och till föreliggandeförvaringsmöjligheter. Samma betydelse får orden "utgå ur" i polisregisterkungörelsenanses ha. Det finns därför ingen anledning att göra någon ändring i dessaregisterförfattningar. Regeringsrätten har i en dom funnit attäven uppgifter i polisens akter skall anses ingå i polisregister (dnr 40801988). Begreppet utgå ur register finns även i 10b§ lagen (1965:94) ompolisregister m.m.som behandlar ett ADB-register för sakkunnigutlåtande hosstatens kriminaltekniska laboratorium. 1987/88:122 s. 30 avserbegreppet här att uppgifterna inte får lagras längre än . Dettatorde innebära att de avsetts bli gallrade. Jag avser dock inte att föreslånågon ändring i lagen om polisregister m. m. eftersom de sakkunnigutlåtandedet är fråga om finns även på andra medier än ADB och därför fåranses vara endast ett register till hjälp för sökning inte ett register somskall ersätta sakkunnigutlåtandena. Idetta sammanhang bör också beaktas bestämmelserna i patientjournal- 50 lagen(1985:562) om bevarande av journalhandlingar (8 §). Prop.1989/90: 72 Jagväljer att som underlag för min fortsatta framställning i denna del ta Bilaga 1 exempel från socialtjänstlagen och skatteregisterlagen. Den förstaavser en verksamhet som omhänderhas av kommunerna, den andra en helt statligverksamhet. Patientjournallagen behandlarjagförsig, eftersom den haren någotannorlunda karaktär. Isocialtjänstlagen föreskrivs i 60§ första stycket att anteckningar och andrauppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister skallgallras ut efter det att sista anteckningen gjordes i akten. 1 paragrafensandra stycke föreskrivs att uppgifter i personregister som utgör sammanställningarav uppgifter skall gallras ut efter det att de förhållanden somuppgiften avser har upphört. Gallringsreglerna i 60§ modifieras sedan i 62 §.Där föreskrivs dels att vissa handlingar i faderskapsärenden inte får gallrasmed stöd av 60 §, dels att regeringen eller den myndighet som regeringenbestämmer får föreskriva andra undantag från gallringsskyldigheten. Avförarbetena till lagen framgår att bemyndigandet för regeringen har förestavatsav insikten om att det, främst med hänsyn till forskningens behov, skulle blinödvändigt med andra undantag från gallringsplikten (prop. 1979/80:1 s. 570). Iskatteregisteriagen föreskrivs i 13§ att uppgifter i register enligt den lagen,vilka hänför sig till viss beskattningsperiod och skall tas upp i skattelängdfår bevaras högst efter utgången av det kalenderår under vilket periodengick ut. Denna gallringsskyldighet modifieras dock redan i samma paragrafRegeringen bemyndigas sålunda att föreskriva förlängd bevarandetid. 1förarbetena till lagen anges som skäl för bemyndigandet till regeringen attstatistik- och forskningsintressena skall kunna tillgodoses (prop. 1979/80:146 s.50). Varkeni socialtjänstlagen eller i skatteregisterlagen är grundregeln om gallringefter en viss undantagslös. Förutom undantag som anges direkt ilagen finns möjlighet för regeringen eller myndighet som regeringen bestämmeratt föreskriva undantag. Bemyndigandena är dock olika konstruerade. I det enafallet avser det rätt att föreskriva om bevarande utan speciell tidsgräns. Idet andra fallet rätt att föreskriva en längre bevarandetid. Bådenär det gäller socialtjänstlagen och skatteregisterlagen är alltså grundkonstruktionen den att regeln om gallring blir gällande, om inte något annat uttryckligen har föreskrivits. Samma grundkonstruktion går igen i flertalet av de övriga, tidigare nämnda särbestämmelserna. Detta rättsläge kan med fördel fortsatt tjäna som grund för regleringen av gall ringsfrågan på de områden där, främst av integritetsskäl, den föreslagna arkivlagens gallringsregler behöver modifieras. En i grunden enhetlig regle ring på de särskilda registerlagarnas område skulle då ges den strukturen att gallring skall ske efter en bestämd tid, om inte det finns någon uttryck lig bestämmelse i lagen eller någon bestämmelse meddelad med stöd av lagen enligt vilken handlingen skall bevaras. Detta är alltså en omkastning i förhållande till regleringen i arkivlagen där presumtionen är för bevaran de. Omkastningen är emellertid rimlig med hänsyn till de integritetsaspek ter som kan föreligga på de särskilda registerlagarnas område. När det gäller de undantagfrån gallringsskyldigheten som kan komma Prop. 1989/90:72 ifråga finns det,enligt min mening, anledning att se något olika på dem Bilaga 1 frånlagstiftningsteknisk synpunkt. Sådana undantag som förestavas av hänsyn tillinsynsaspekten och till myndigheternas informationsbehov kan och bör som regeltas in direkt i den särskilda registerlagen. Sådana frågor kan nämligen normaltregleras genom generella bestämmelser. Informationsbehovet kan exempelvisbeaktas vid bestämmande av den tid som skall förflyta innan uppgifterna normaltskall gallras. Även sådana bevaranderegler som kan förestavas avrättssäkerhetsaspekter t. ex. bestämmelsen i socialtjänstlagen om bevarandeav vissa handlingar i faderskapsärenden kan och bör som regel finnas direkti grundförfattningen. Någotannorlunda ställer det sig enligt min mening när det gäller konkretaavgöranden av vilka handlingar som bör bevaras med hänsyn till forskningensbehov. Redan när det gäller de generella gallringsreglerna i den föreslagnaarkivlagen har jag förutskickat att de konkreta ställningstagandena till vadsom skall bevaras i princip bör överlåtas på fackkunnigt folk inomarkivmyndigheterna. Behovet av fackkompetens inte blott från arkivväsende utanäven från forskarvärlden syns mig uppenbart när det dessutom kan bli fråga omatt överge normala bevarandeprinciper och övergå till att bevara ett urval somkan antas fylla ändamålet att tillgodose forskningens behov. När det gällersådant material som behandlas i de särskilda registeriagarna är det dessutomså, med hänsyn till mängden, att ett bevarande med hänsyn till forskningensbehov oftast är praktiskt rimligt endast i form av bevarande av ett urval. 1de fall då registerlagarna avser handlingar som omhänderhas av statligamyndigheter bör frågan lösas på följande sätt. I resp. lag fastslås att, utöverde undantag från gallringsplikten som konkret anges direkt i lagen, ytteriigareundantag får föreskrivas av regeringen eller den myndighet som regeringenbestämmer. Dessa bemyndiganden får förutsättas bli använda enbart för attbevara material med hänsyn till forskningens behov och då främst ettrepresentativt urval av material. Somjag framhållit bör ju sådana undantagfrån gallringsplikten som föreslavas av rättssäkerhetsaspekter, insynsaspektereller myndigheternas behov kunna anges direkt i resp. lag. Ennågot annorlunda lösning får användas i det fall att de särskilda gallringsbestämmelserna avser handlingar som omhänderhas av kommu nala myndigheter. Med hänsyn till bestämmelserna i 8 kap. 5§ regerings formen och att föreskrifter om kommunernas åligganden skall ges lagform framstår ett icke närmare avgränsat bemyndigande för regeringen att meddela föreskrifter om undantag som konstitutionellt tveksamt. I stället bör som ett av undantagen från basregeln om gallring anges att handlingar skall undantas med hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av landets kommuner och i övriga kommuner beträf fande ett representativt urval av personer. Till en sådan lagregel kan sedan regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer genom verk ställighetsföreskrifter precisera vad som utgör ett representativt urval. Jag skall återkomma till vad som därvid i första hand synes komma ifråga. Medde sålunda av mig föreslagna lösningarna uppnås att uppgiften att Prop.1989/90:72 praktiskt välja ut handlingar för forskningens behov på varje områdekan Bilaga I ske efter de fackmässiga kriterier som anses bäst. Jagvill emellertid som information nämna något om de urvalsmetoder som främst hardiskuterats och som närmast avses att komma till användning.