prop · G50337 · 1981-12-31 00:00:00 — att tekniken inte får vara bestämmande för enskilds möjlighetatt i praktiken tillgodogöra sig innehållet av all ADB-information i läsbarform -skulle principiellt innebära en kostnadsökning. Detta gäller de delar avdatabasen som normalt ej presenteras i mänskligt läsbar form. Dessa data ärorganiserade för att i första hand användas som indata till numeriska analys-ochprognosrutiner. förklarar att den inte delar DALK:suppfattning att de system som är i drift kan anpassas till föreslagnahandlingsregler utan nämnvärda kostnader. Statens pris- och karlellnämnd (SPK): Uppgifter som lagras i de av SPK utnyttjade datorerna kanvia bildskärm eller printerutskrift lätt göras tillgängliga i läsbar form. 1981/82:37 237 6 och 7 §§ De remissinstanser som bedömer att 6-7 §§ inte skullemedföra några kostnader eller endast obetydliga sådana är försvaretscivilförvaltning, försvarets sjukvårdsstyrelse och . nämner att försvaretsmyndigheter tillhandahåller delar av den information som avses i 6och 7 §§ i en av institutet utarbetad systemkatalog över försvarets system. (SjvS): För de system som SjvS har ansvaret för finns den ilagförslaget föreskrivna dokumentationen i huvudsak redan framtagen. Förstyrelsens del torde kostnaderna för framtagning av dokumentationbli försumbara. SjvS har ingen erinran mot ifrågavarande paragrafer. De av kommittén föreslagna bestämmelserna om upprättandeav förteckning och beskrivning (6 och 7 §§) synes i första hand ta sikte påandra typer av ADB-system än de som används inom VTLs forskningsverksamhet.Kravet på att upprätta förteckning och beskrivning synes därför i flera fallkunna underlåtas bl. a. beroende på att vad som - enligt kommittén - behöverdokumenteras endast är system i drift, dvs. av viss varaktighet. Vidare börockså beskrivningar kunna underlåtas i många fall med stöd av 7 § tredjestycket, vari sägs att om det är uppenbart att beskrivning inte behövs medhänsyn till allmänhetens rätt att ta del av upptagning får myndighetenunderlåta att upprätta sådan handlings Bankinspektionen konstaterar" att 8 kap. 5§sekretesslagen hindrar att allmänheten tar del av ADB-material inominspektionen och att beskrivning enligt 7 § den föreslagna lagen torde kunnaunderlåtas beträffande den relativt begränsade ADB som här kommer i fråga. Det bör inte medföra några nämnvärda kostnader ellerproblem för en myndighet att upprätta-deöreslafha förteckningarna. De uppgiftersom ska ingå finns redan, i ansökningshandlingar till datainspektionen, isystemdokumentationer etc. Även statskontorets dokumentationscentral överstatliga ADB-system kan utnyttjas för detta ändamål. I detta system finns merän 700 statliga ADB-system beskrivna. Statens pris- och kartellnämnd (SPK) anför beträffande 6 §: En förteckning över ADB-användningen inom SPK kan i ochför sig göras. Förteckningen torde dock knappast tjäna avsett syfte i fråga omde utredningar som utförs av nämnden eftersom dessa är av engångskaraktär och uppgiftsinsamUngengjorts från ett stafisfiskt urval av företag. Uppgifterna är dessutom tillstor del sekretesskyddade. innehåll är redan nu dokumenteratav dels SPK, dels statskontoret i skriften . 1981/82:37 238 I fråga om 7 § uppger nänfiriaeh att kraven kan uppfyllasbeträffande butiksregistret. Arbetet med de särskilda förteckningarna ochbeskrivningarna över ADB-användningen kan för de system som f. n. är i drifteller under utveckling utföras inom ramen för befintliga resurser. a. för extra driftsinsatser, utbildning av personal, revideringav äldre system och en utvidgad administration liksom investeringar är svåraatt mäta. Hos är f. n. följande ADB-system i driftnämligen System för bearbetning av lotssedlar. System föruppbörd och prestationsredovisning avseende sjöfartsinspektionens verksamhet.Centralmonitor för fyrar och deccastafioner. System för sjökortsförsäljning. Dokumentationen av dessa ADB-system fyller i stort de kravsom avses i utredningens lagförslag. I den mån någon komplettering avdokumentationen behövs för att helt uppfylla de föreslagna kraven, kan dettagöras utan större omgång. Lokala skattemyndigheten i fögderi: Enligt 6 § i lagförslaget skall hos myndighet finnas enförteckning över de ADB-system som myndigheten utnyttjar. Den terminalhandboköver olika transaktionskoder som upprättats av RSV och som finns vid varjeterminalanläggning hos LSM torde uppfylla de krav som föreslagits i dettaavseende. En grupp remissinstanser bedömer att DALK:s förslag enligt7 § LUA kommer att medföra ekonomiska eller andra konsekvenser för myndigheterna. Förslagens ekonomiska konsekvenser för polisväsendetgäller dels dokumentationskravet och dels enskilds rätt att använda terminal.Arbetet med att ta fram och äjourhålla dokumentafion enligt 6 och 7 §§ ilagförslaget ligger i storleksordningen under en tiondels årsarbetskraft förhela polisväsendet. Denna bedömning utgår från att ungefärligen likartaddokumentation ändå skall tas fram för att uppfylla kraven enligt nu gällandedatalag. Om det emellertid införs begränsningar i den nuvarande ansöknings- ochanmälningsplikten enligt datalagen - såsom förutskickas i de tilläggsdirektivregeringen meddelat DALK - kan denna bedömning förändras. Arbetet meddokumentation enligt 6 och 7 §§ i lagförslaget kan då maximalt kräva 1/2-1årsarbetskraft inom polisväsendet. 1981/82:37 239 (Cfs); DALKs förslag till nya regler när det gäller dokumentationsamt arkivering och gallring av upptagningar för ADB innebär att cfs måsteanlägga ett förändrat och vidare synsätt än det styrelsen har pådessa frågor. I flera avseenden rör det sig om en utvidgning av den dokumentafionsom anses vara nödvändig för att säkerställa driften och underhållet avstyrelsens ADB-system. De ambitionshöjningar som skulle bli följden av ettförverkligande av DALKs förslag inom de nämnda områdena är av den karaktärenatt de inte ryms inom ramen för styrelsens befintliga resurser för ADB-verksamhet.Det är i huvudsak de system som redan är i drift som kommer att kräva utökaderesurser för att kunna kompletteras med den dokumentation DALK föreslår. Som styrelsen bedömer nu behövs extra konsultinsatser föratt gå igenom de gamla registren och anpassa dessa till de nya bestämmelserna.För system som befinner sig på planerings- och utvecklingsstadiet kommer deregler DALK föreslår däremot att bli lättare att tillämpa men ändå medföramerkostnader. Kommande terminalfillämpningar medför att styrelsen måste skaparesurser för att kunna bistå allmänheten. förklarar att förslaget för sjukhusetinte kommer att innebära några förändringar vad avser s. k. personregister.Sjukhuset fortsätter; För dessa register finns erforderligsystemdokumentation fillgänglig. För andra typer av register än personregister,t. ex. förrådsredovisningssystem m. fl., kommer en dokumentationsöversynavseende befintliga system att krävas. Därjämte erfordras kontinuerlig ändringi skriftliga systembeskrivningar när systemen ändras. Direktionen, som saknarmöjlighet att någorlunda exakt bedöma vilka resurser som behövs härför, utgårdock från att insatsen sammantaget - i varje fall i inledningsskedet - kommeratt motsvara en tjänst för programmerare/systemman. Vidare måste en uppsamling av samtligasystemdokumentationer ske till en enhet som svarar för kontakterna medallmänheten. Detta arbete kommer att ställa krav på en kontinuerlig personellarbetsinsats vars omfattning är svår att förutse. Förteckning över ADB-användning skall (enligt 6 §) finnas hos varje myndighet som använder ADB. Det torde bli nödvändigt att sådan förteckning exempelvis finns på varje försäkringskassekontor. Detta innebär att inom RFV:s och försäkringskassornas verksamhetsområde sådana förteckningar måste finnas på cirka 500 platser i landet. Att hålla sådana förteckningar dags-, vecko- eller aktuella kräver resurser och medför kostnader. RFV finner det därför rimligt att kravet begränsas till att gälla att sådan förteckning skall upprättas halvårsvis för att inte för stort resursbehov skall uppkomma. RFV tillhandahåller redan nu förteckning över register;förteckningen upprättas . Förteckningen beskriver de olikaregistren och klarlägger också vilka sökbegrepp som kan användas för att sökafram information från respektive register. 1981/82:37 240 Beskrivningar enhgt 7 § av system och register kommer, omförslaget genomförs, att bli omfattande och detaljerade. Särskilt torde det blisvårt att i detalj redogöra för "vilka typer av uppgifter som görstillgängliga, med redogörelse för till vem och på vad sätt uppgifterna lämnasut" (7 § första stycket, punkt 3). I vart fall bör lagtexten ändras så attkrav inte ställs på att redogörelse skall lämnas om "till vem"uppgifter lämnas ut. I stället bör bestämmelserna utformas så att principernaför utlämnande skall framgå av beskrivningen. Hos RFV finns f. n. ingen dokumentafion som kan användasför det ändamål som anges i 7 §. Att anpassa befintlig dokumentation så att denkan användas och svarar mot de föreslagna bestämmelserna kräver resurser och fid.RFV har inte resurser tillgängliga för att göra sådan anpassning före1982-01-01. Såsom verket kommer tillbaka till längre fram är det därförlämpligt att lagens ikraftträdande senareläggs eller att övergångsbestämmelserinförs för vissa föreslagna lagregler. uppger att 7 § skullemedföra att befintlig dokumentation över laboratoriets system måste arbetas om. För detmaterial som omfattas av datalagens bestämmelser uppger sig SCB redan nu hadokumentation som fill stora delar motsvarar de krav som uppställs i LUA.Beträffande den omfattande mängd övrig material som inte har dokumenterats ienlighet med datalagens bestämmelser kommer dokumentafionskravet enligtlagförslaget att innebära ett avsevärt arbete. SCB bedömer kraven som praktisktgenomförbara men framhåller de betydande kostnader och svårigheter somdokumentationsskyldigheten enligt förslaget får för SCB. Någon ingåendeutredning eller framtagande av kostnadskalkyler har inte gjorts inom verket meni vart fall för SCB, som är i besittning av en mängd ADB-lagrad information,innebär förslaget i här avsedd del ganska väsentliga kostnader och ianspråkstagandeav resurser. Reglerna i 6 och 7 §§ berör inte i första hand enservicebyråorganisation av typen DAFA. Indirekt berörs dock DAFA i så motto attDAFAs uppdragsgivare kan komma att uppdra åt DAFA att ta fram den aktuelladokumentationen samt att innehållet i paragraferna kan bli styrande viddokumentationsarbetet vid nya system. Kostnaderna för att upprätta och underhålla dokumentationöver systemet enligt 6 och 7 §§ kan enligt RSV för ADB-systemet förfolkbokföring och beskattning (AFB-systemet), exekufionsväsendets ADB-system (REX-systemet)och övriga smärre system inom RSVs verksamhetsområde uppskattas till 0,5 - 1personår/ar. Kostnaden uppskattas till /år. bedömer att kostnaderna för att tafram förteckningar enligt 6 och 7 §§ LUA uppgår till högst . Kravet på dokumentation av ADB-system inte bara förmyndighetens interna behov utan även med hänsyn till offentlighetsprincipeninnebär ett Prop.1981/82:37 241 merarbete och därmed ökade kostnader vid systemutvecklingoch systemunderhåll. Detta gäller såväl system som utvecklas och driftsättesav myndigheten som system som sköts av servicebyrå. upplyser att ADB-verksamheten vidverket bedöms vara av ringa omfattning. Skulle ADB-användningen vidverket öka, kan viss komplettering av dokumentationen behöva göras. I så fallanser verket att kravet på dokumenterad beskrivning av ADB-system kan komma attmedföra extra arbetsinsatser. Om den föreslagna lagen införs kommer det att medförakostnader för landstingen. Detta gäller speciellt föreskrifterna om attmyndigheten skall hålla skriftlig förteckning och beskrivning över de registereller system som används (§ 6 och § 7). Givetvis bör i detta fall i alla andrafördelarna vägas mot nackdelarna i form av nya kostnader. För att minskakostnaderna som lagen medför bör därför enligt styrelsens mening för befintligaregister eller system landstingen ges möjlighet att under en övergångstid efterlagens ikraftträdande upprätta erforderliga förteckningar och beskrivningar. FOA anför vissa allmänna synpunkter på konsekvenserna av 6och 7§§: Dessa paragrafer innehåller regler om skyldighet förmyndigheterna att förteckna och beskriva de register och system som de använderi sin ADB-verksamhet. Huruvida bestämmelserna avser endast upptagningar vilkakan betraktas som allmänna handlingar framgår ej klart vare sig av texten ellermotiven. Sista stycket i 7 § ger dock myndigheten möjlighet att helt ellerdelvis underlåta att upprätta beskrivning av ADB-verksamhet som är av ringaomfattning eller om det eljest är uppenbart att beskrivning inte behövs med hänsynfill allmänhetens rätt att ta del av upptagning för ADB. I motiveringen fill 6och 7 §§ (sid. 106 sista stycket) uttalar DALK att vad som i första handbehöver dokumenteras är system i drift. FOAs huvudsakliga ADB-verksamhet innebär tekniskt/vetenskapligdatabehandling i forskningsmiljö. I denna miljö är det t. ex. vanligt att mani experimentellt syfte gör små ändringar i existerande system eller skrivertilläggsprogram att applicera på en existerande databas. Att då behöva ta inbeskrivning av filläggsprogrammen i dokumentationen för databasen skulle oftavara onödigt betungande i förhållande till det syfte man vill uppnå. Vad som nusagts betyder att merparten av framtagna program och register inteproduktionkörs i någon större omfattning och knappast kan klassificeras somsystem som tas i drift. Dessa upptagningar saknar rimligen även intresse frånde synpunkter som bär upp offentlighetsprincipen. Om denna tolkning är hållbaroch under förutsättning även att dokumentationen begränsas till upptagningarsom är allmänna handlingar skulle det nya lagförslaget ej behöva medföra attFOA annat än i mindre mån måste dokumentera sina ADB-program iforskningsverksamheten utöver vad som redan sker . Med annan tolkningskulle dokumentationsskyldigheten å andra sidan kunna innebära helt orimligakrav. 7 § synesi sin utformning vara anpassad fill sådana ADB-system som har väl definierade,tämligen snävt avgränsade syften och funktioner. En strikt tillämpning av dennaparagraf kan till och med innebära att man kräver att \6 1981/82. 1981/82:37 242 alla ADB-system skall vara väldefinierade och snävtavgränsade till syfte och funktion. Det innebär i så fall att man hindrarutvecklingen mot andra former för utnyttjande av ADB. Ordbehandling är ettexempel på en datoranvändning som ofta är svår att beskriva på det exakta sättsom krävs i 7 §. Föreskriften i 7 § om skyldighet att tillhandahålla enbeskrivning av förekommande register eller system ger anledning till denreflexionen, att samma behov ofta måste finnas även för icke datorbaseradesystem. Även när man begagnar sig av t. ex. kortregister eller papper ordnade ipärmar, kan en beskrivning över hur registret är ordnat eller hur papperen ärordnade i pärmarna vara till hjälp för den som söker information. Vanligt ärockså att man har ett register som endast delvis är datorbaserat, t. ex. ett datorbaseratregister över dokument vilka inte i sin helhet är datorlagrade. FOA har till sitt yttrande fogat en promemoria av JacobPalme i vilken följande anförs om konsekvenserna av 6 och 7 §§. Även här är kostnadsuppskattningen beroende av hur striktman skall tolka den undantagsformulering som finns i slutet av paragraf 7. Deflesta databaser inom FOA är små, specialiserade datafiler knutna till någotmoment i speciella forskningsprojekt. Många av dessa program ligger sannoliktnära eller under undantagsgränser i slutet av paragraf 7. Utredningen ger dockinte mycket ledning för var denna gräns skall sättas, vilket ju är av storbetydelse för kostnadsuppskattningen. Vi gör därför som ovan en approximafivuppskattning av en teoretisk övre gräns under antagandet att en relativt stordel av FOAs dataapplikation skall omfattas av de föreslagna paragraferna. FOA har som nämnts flera tusen datorprogram. Dessadokumenteras i den omfattning som behövs för deras tekniska, vetenskapligaeller administrativa ändamål. De flesta programmen är tekniskt-vetenskapligaoch många av dem är små eller används för små databaser. En dokumentationenligt utredningens mall skulle innebära en inte obetydlig merkostnad,speciellt för små program. Om alla dataapplikationer skall dokumenteras uppskattaskostnaden mycket approximativt till en engångskostnad på mellan 5 och 20miljoner kronor och därefter en årlig merkostnad på mellan 1 och 2 miljonerkronor. Kostnadenför den i paragraf 6 angivna förteckningen är beroende på hur detaljeradförteckningen skall vara. Betraktar man varje text, som redigeras med ettordbehandlingssystem, som ett separat register som måste tas med iförteckningen, bUr kostnaden t. ex. mycket hög inom detta applikationsområde.Om man å andra sidan utesluter dessa texter eller bara klumpar ihop dem underen samlingsrubrik av typen "texter i ordbehandlingsmaskinen nr XXXX"så bUr förteckningen föga värdefull. Motsvarande gäller för andraapplikationsområden än ordbehandling, vilket gör att kostnadskalkylen är mycketberoende av önskad kvalitet och detaljeringsnivå på förteckningen. Vidkostnadsuppskattningen bör man beakta att inget anges i de aktuellaparagraferna om att register som inte alls utgör allmän handling eller registersom bara är kopia av annan allmän handling skall uteslutas från de angivnaförteckningarna. Därmed krävs alltså ett betydande merarbete jämfört med icke-datorlagradehandlingar, där ju bara ett exemplar av varje handling behöver registreras, ochdär många handlingar inte behöver registreras för 1981/82:37 243 att de inte är allmänna eller om de är av ringa betydelseeller ordnade på särskilt sätt (sekretesslagen 15:1). Statens väg- och trafikinslitut: Om den av institutet gjorda tolkningen av lagförslaget ärriktig torde de ekonomiska och andra konsekvenser som kommitténs förslag idenna del medför för institutets verksamhet ej bli alltför betungande. Imotsatt fall innebär förslaget en kraftigt ökad administration då det f. n. kanröra sig om flera hundra olika system, vartill nya ständigt tillkommer. Insfitutet vill i sammanhanget nämna att redan nuföreligger i många fall beskrivningar av i verksamheten tillämpade ADB-system,nämligen i samband med avrapporteringen av de olika FoU-projekten. förklarar att paragrafen inteskulle medföra några förändringar i förhållande till nuvarande arbetsrutiner. På sid 72 säger kommittén, att "hur konflikten mellanå ena sidan rätten till anonymitet vid utnyttjande av offentlighetsprincipenoch säkerhetskraven vid ADB å den andra löses i de enskilda fallen är, som bl.a. JO framhållit, en praktisk fråga vilken inte torde lämpa sig för generellreglering" (se även s. 109). Skall anonymiteträtten och säkerhetskravettillgodoses hos med att kommitténs tanke (s.85 och 140) förverkligas, att den enskilde skall ha rätt att självständigtanvända terminal, "'när detta är möjligt utan risk", måste ensärskild terminal inrättas i utrymme för besökaren som vill anonymt ta del avallmänna handlingar, vilket verket måste ha anordnat på grund av att verketsområde utgör skyddsområde, till vilket endast den har tillträde som legitimerarsig och visat sig berättigad till inpassering. För sådana myndigheter, som ilikhet med hanterar stora mängder sekretesskyddade uppgifterkommer sådana terminaler att medföra särskilda problem för skapande av garanfierför att inte obehöriga får del av hemliga uppgifter, när de själva hanterar enterminal. anser att förslaget inte medförnågra förändringar i förhållande till nämndens nuvarande arbetsrutiner. Försvarets civilförvaltning anför i fråga om hjälp åtallmänheten vid terminal eller annan databehandling att kostnaden ärproportionell mot omfattningen av hjälpen vid terminalutnyttjande ochdatabearbetningen. Myndigheten kan inte utesluta att kostnaderna kan bliansenliga med hänsyn till antalet system och deras omfattning (löneuträkningför hela försvaret och polisväsendet och ekonomisk redovisning m. m. för helaförsvaret). 1981/82:37 244 finns på RSV, länsstyrelserna, de lokalaskattemyndigheterna och kronofogdemyndigheterna den nödvändiga kompetensen förde arbetsområden, inom vilka terminalåtkomst förekommer, spridd på flerapersoner inom myndigheterna. För att i samband med allmänhetens fillgång tillinformation via presentationsterminaler kunna ge nödvändig vägledning ochinformation för handhavande och förklaring över innehållet i den på bildskärmenframtagna informationen krävs en viss utbildning av den personal som åläggsdessa uppgifter. I de regionala och lokala myndigheternas uppgifter ingår idagviss serviceverksamhet. Då förslaget torde få till följd att efterfrågan påutlämning av uppgifter enligt offentlighetsprincipen ökar, måste resurserskapas för att möta de ökade kraven på service. Detta accentueras för encentral myndighet som RSV eftersom centrala myndigheter i regel har tillgångtill rikstäckande information via terminal, vilket ofta efterfrågas av t. ex.massmedia, och då informationsgivning enligt offentlighetsprincipen fråncentrala myndigheter varit av begränsad omfattning. Då omfattningenav serviceverksamheten inte är möjlig att uppskatta räknas här inga explicitakostnader för detta ändamål. En ökad informationsgivning som blir följden av DALKsförslag medför en inte oväsentlig årlig personalkostnadsökning. De krav på service och information som ställts pådenna länsstyrelse har varit begränsade. Om ett genomförande av kommitténsförslag leder fill ökade krav, kan det bli nödvändigt att skaffa ytterligareutrustning (terminaler) och anställa ytterligare personal. I vilkenutsträckning en sådan utveckling är att vänta undandrar sig länsstyrelsensbedömning. Vad gäller allmänhetens möjlighet att enligt §§ 11-15 ilagförslaget erhålla utdrag av ADB-baserad information innebär detta inga ökadekrav på sjukhuset vad avser personregister, enär datalagen omfattar dessa krav.Kravet att tillhandahålla informafion "på stället" innebär att inomskälig tid och på samma villkor som gäller för myndigheten i övrigt ha tillgångtill information. Detta kan uppfyllas och uppfylls f. n. inom ramen fördatalagen och sekretesslagstiftningen i vad avser personregistren. Begäran av enskild om information förekommer ungefär fiogånger och avser personregister. Begäran om information ur andraregister än personregister har inte förekommit. Somframgår av det sagda är sjukhusets tillhandahållande av upptagning för ADB påbegäran därom ringa f. n. I vad mån införandet av den nya lag som utredningenföreslår kommer att öka allmänhetens intresse att få del av den information somfinns på sjukhuset kan inte förutses. för med hjälp av ADB bl. a. bil-,körkorts- och yrkestrafikregistren. Verket administrerar dessutom ett systemför uppföljning av utfärdade parkeringsanmärkningar. Prop.1981/82:37 245 Tilldetta datamaskinella system är ett flertal användare anslutna viatextskärmsterminal eller telexutrustning. Huvudanvändarna är länsstyrelsernasbil- och körkortsregister samt polisen men även försäkringsbolag och bilhandelär anslutna till systemet. Viasina textskärmsterminaler, vilka möjliggör direktåtkomst till trafiksäkerhetsverketsbil- och körkortsregister, svarar länsstyrelserna för att beslut i bil- ochkörkortsärenden förs in i registren. Övriga anslutna intressenter kan ejpåverka registerinnehållet utan tillåts enbart ställa frågor fill registren.Omfattningen av frågeverksamheten styrs i varje enskilt fall av en fråntrafiksäkerhetsverket filldelad behörighetsnivå. Allmänhetens tillgång fill ADB-upptagningbeskrivs i avsnitten A-C nedan. EnUgtgällande regler skall ADB-upptagning tillhandahållas, på samma sätt och i sammautsträckning som allmänna handlingar i övrigt. Denna grundläggande principinnebär för trafiksäkerhetsverkets vidkommande ingen förändring beträffande denregisterinformafion som finns lagrad med A) direktåtkomst, information som kannås via terminalutrustning. I dessa fall kan således begärd uppgifttillhandahållas 'på stället' utan dröjsmål; detta under förutsättning attverksamhetens behöriga gång ej påverkas.