prop · G503189 · 1981-12-31 00:00:00 — Resultatet avarbetet visar emellertid att den rationaliseringsvinst som kan göras inte är såomfattande som tidigare beräknats. HärtUl kommer att inspektionen måste avsätta resurser tillde uppgifter som åligger biståndslämnande myndighet enligt Europarådetskonvention, enligt vad som angivits i det föregående. Inspektionen kommer således att få vissa nyaarbetsuppgifter och andra arbetsuppgifter kommer att förändras till sinkaraktär. Genomförandet av DALK:s förslag är därför, enligt inspektionensmening, av den omfattningen att det sannoUkt blir nödvändigt att ocksågenomföra förändringar av datainspektionens nuvarande organisation. Det finnsnämligen grundad anledning att förmoda att inspektionen inte kan tillgodogörasig de fördelar som DALK:s förslag i många avseenden innebär utan att enomorganisation genomförs. Av ovanstående redogörelse torde framgå attövergångsperioden är det avsnitt som kommer att ta mest resurser i anspråk.Särskilda medel för bland annat informations- och konsultinsatser kommer därföratt bli nödvändiga. Datainspektionen återkommer, som angivits i senasteanslagsframställning, till dessa frågor i en särskild skrivelse. I sambandhärmed kommer dalainspektionen också att redogöra för de åtgärder inspektionenplanerar att vidta för att uppfylla de skyldigheter som, om förslaget i prop.1981/82:37 antas, kommer att åläggas myndigheter. I detta sammanhang måste också beaktas myndighetensmålsättning att ta sig an de eftersatta frågorna ompersonalutbildning och intern administration. Genomgripande åtgärder måstesnarast vidtas för att komma till rätta med föreliggande brister. För attförhindra att liknande problem 1981/82:189 170 uppstår måste större resurser avsättas för attdels möjliggöra en fortlöpande personalutbildning, dels skapa förutsättningarför att se över och genomföra administrativa insatser. menar att inspektionensarbetsbelastning avsevärt bör lättas genom begränsningen avtillståndsskyldigheten. Några remissinstanser diskuterar också behovet avinformation om gällande reglerm.m. framhåller att så omfattandeändringar i tillämpningen av datalagen, som förslaget medför, kommer att krävaavsevärda insatser för information och utbildning. Det är enligt verketangeläget att informations- och utbildningsmateriel arbetas fram centralt, såatt inte varje myndighet behöver avdela resurser för sådant arbete. De resurser som genom detta förslag kan friställas inomdatainspektionens tillståndsenhet bör enligt DALK tas i anspråk för attförstärka den fortsatta verksamheten inom tillstånds- och tillsynsenheternasamt inom informationsområdet. Inte minst förslaget om förstärkning av resurserna förinformation tillstyrkes av . En förbättrad information från DI anserteleverket inte enbart som önskvärd utan som absolut nödvändig. Informationen till de registeransvariga bör utformas såatt den på ett avgörande sätt underlättar det arbete som följer medregisteransvaret enligt datalagen. Informationen till de registrerade bör rätt utformad bl.a. bidra till minskad oro för de vanligaste personregistren och därmed minskaantalet § 10-ärenden. Också DAFA stöder DALK:s resonemang att en satsning på enförbättrad information och rådgivning till bl, a. de registrerade kan undanröjamissförstånd om datalagens innebörd och ge goda resultat frånintegritets-synpunkt. Informationens betydelse har, yttrar DAFA, aktualiseratsinte minst med tanke på de s. k. ombudsföretagen och 10 §-uttag som begärts ochförmedlats via dem. Bland de remissinstanser som i övrigt yttrar sig omförslagets effekter på datainspektionens verksamhe t finns kammarrätten iSundsvall som anför: Om det formella tillståndskravet avskaffas i fråga omregister som omfattas av det förenklade förfarandet - cirka två tredjedelarav samtliga tillståndsärenden - kan detta inte antagas medföra några störreeffekter i form av personalbesparingar (jfr s. 173 i promemorian). Den främstaeffekten av en sådan reform i form av personalbesparingar skulle sannoliktkomma att gälla ärenden om ändring eller utvidgning av befintliga personregister,vilka f. n. inte handläggs enligt något förenklat förfarande. Frågan uppkommerdå om inte något sådant förfarande vore möjligt beträffande vissa av dessaärenden. Detta har emellertid inte diskuterats i promemorian. 1981/82:189 171 /vid datainspektionen bedömer attarbetssituationen kommer att förbättras för SACO-medlemmarna. När det gäller frågan om vilka effekter DALK:s förslag kanberäknas medföra för de registeransvariga menar vissa remissinstanser attförslaget inte får några effekter alls eller endast begränsade. för emellertid också andra registeroch skulle sannolikt behöva tillämpa de flesta av de föreslagna alternativabestämmelserna rörande licens, tiUstånd och undantag från tillstånd, om deinförs. Då den föreslagna regleringen är komplicerad bedöms den personal somarbetar med problemorienterad systemutveckling komma att behöva hjälp medjuridisk tolkning i avsevärt större omfattning än som är fallet. Denresursvinst som verket eventueUt kan komma att göra genom att vissa av verketsregister kan undantas från tillståndstvånget beräknas ätas upp av ökadesvårigheter med juridisk tolkning av bestämmelserna. Kreditinstitutens reskontror och andra personregisteravseende kunder och deras förhållanden behöver i allmänhet inte särskilttillstånd enligt förslaget. Till denna typ av register torde dock inte kunnaföras register med personupplysningar, om inte registreringen har grund i ettkundförhållande. En sådan grund kan inte anses vara för handen hosUpplysningscentralen , medan den som regel föreligger hos bankerna.Föreslagna ändringar beträffande tillståndskrav får emellertid relativt litenbetydelse för kreditinstituten, eftersom deras registerbehov i nulägetväsentligen är täckt och tiUstånd lämnade enligt gällande ordning. Den av DALK nu föreslagna principen för avgränsning avtillståndstvånget innebär emellertid för SCB :s vidkommande i huvudsak ingaförändringar i vad avser omfattningen av tillståndspliktiga register, Iallmänhet torde något av de rekvisit som konstituerar tillståndstvång enligt 2§ p, 1 vara uppfyllt i fråga om sådana register som förs vid SCB, Även fortsättningsvis kommer således personregister somförs av SCB att omfattas av tillståndstvånget enligt 2 § datalagen i de fall dåundantag inte gäller enligt 2 a § 1 st, dvs. för personregister vars inrättandebeslutats av regeringen eller . När det gäller uppgifter som inhämtas från andramyndigheter noterar SCB emellertid att enligt promemorian kan DI med stöd av 2§ 4 p. datalagen ge särskilt tillstånd till andra myndigheter att lämna utuppgifter och därigenom kan antalet tillståndsärenden hållas nere. DI bör idetta sammanhang vara oförhindrad att meddela sådana tillstånd i fråga omuppgiftslämnande till SCB för statistikändamål. finner att de av DALK föreslagnaändringarna i datalagen m, m, inte torde innebära någon menlig inverkan förförsäkringsbolagens möjlighet att föra de för deras verksamhet nödvändigapersonregistren. Med nu gällande lagstiftning förs huvuddelen av dessa medtillstånd Prop.1981/82:189 172 efter ansökan om tillstånd enligt s, k, förenklatansökningsförfarande varför de föreslagna ändringarna i praktiken enligtinspektionen inte torde medföra annat än en viss förenkling. i uppger att D ALK:s förslagförutsätts kunna genomföras utan ökade kostnader för verksamheterna för länsstyrelserna. Styrelsen för delar DALK:suppfattning att det nya registrerings- och licensförfarandet knappast blirsärskilt betungande för de registeransvariga. Flera remissinstanser ser lättnader för deregisteransvariga p.g.a, DALK:s förslag. finner att för registeransvariga somenbart för register som kommer all omfattas av Ucensförfarandet tordeövergången lUI det föreslagna förfarandet medföra förenkling i handläggningenav datalagsärenden. Det är inte möjligt att utan en ganska omfattande analyspröva huruvida föreslagna formuleringar kan medföra tolkningsbekymmer. Förflertalet enklare system inom offentlig förvaltning borde dock formuleringarnainte ge några större tolkningsproblem. Licensförfarandet måste - för att någon störrerationaliseringseffekt skall uppstå - vara tillämpligt på fler register än vadsom gäller för nuvarande förenklade ansökningsförfarande. behandlas3/4 av tillstånden enligt det förenklade ansökningsförfarandet. Inom den offentliga sektorn har man tidigare endast ibegränsad utsträckning kunnat utnyttja förenklat ansökningsförfarande. Statskontorets bedömning är dock att ett betydande antalsystem inom den offentliga sektorn kommer att undantas från tillståndspliktenom DALK:s förslag genomförs. Statliga och kommunala registerförare svarar i dagför mer än hälften av alla tillståndsansökningar. Enligt styrelsens för meningkommer DALK:s förslag att innebära administrativa förenklingar för kommunerna.Sammantaget betyder ändringarna att kommunerna sällan kommer att behöva ansökaom särskilt tillstånd att inrätta och föra personregister. Av icke oväsentligbetydelse i detta sammanhang är, framhåller styrelsen, den föreslagna bestämmelseni 2 a § fjärde stycket datalagen som ger kommunerna möjlighet att föraregister inom det sociala området utan särskilt tillstånd. , som uppger att mantillstyrker ett förenklat förfarande, upplyser att för försäkringsbolagens delkommer förenklingen att medföra att personregister av det slag som bolagenhuvudsakligen har icke blir tillståndspliktiga och faller under licensförfarandet.Förbundet påpekar dock att sådana försäkringsregister som innehåller uppgifterenligt 4 § datalagen även i fortsättningen blir tillståndspliktiga. Folksamframför motsvarande synpunkter. Styrelsen för landstingsförbundet upplyser att en stor delav de register som Prop.1981/82:189 173 landstingenför inte kommer att omfattas av tillståndskravet. Förslaget innebär därförlättnader för landstingen. Sparbankernasdatacentraler uppger att förslaget innebär kostnadsbesparande effekter genomatt inga beskrivningar behöver sändas till datainspektionen. Någraremissinstanser redovisar olika negativa effekter av DALK:s förslag. UHÄ påpekar att det ökadeadministrativa arbetet för de registreringsansvariga kan bli betydande ochdessutom medföra ökade kostnader. Tekniska högskolan i har förståelseför de fördelar förslaget skulle innebära för datainspektionen. Högskolanframhåller dock att det kommer att medföra att högskolan får överta delar avdatainspektionens kontrolluppgifter. Man förutsätter därför att klara ochenkla direktiv och anvisningar utarbetas vid datainspektionen för att förenklaarbetet för de registeransvariga. Mankan på denna punkt konstatera att DALK:s lösning på datainspektionensresursproblem innebär en övervältring av administrativt arbete på deregisteransvariga. För en myndighet som ett universitet kommer dennaövervältring att bli mycket betungande på grund av att varje institution hållersig med en rad olika adressregister över studerande på olika nivåer, forskareoch lärare. Därtill kommer universitetsförvaltningens olika register för löneroch anställningsförhållanden. DALK:s förslag ålägger registeransvarig att ingeen förteckning över alla personregister samt, i den mån ändringar i dessa görs,rapportera om de aktuella uppgifterna. Detär ingen tvekan om att den föreslagna ordningen kommer att lägga betydandebördor på som myndighet och medföra avsevärda administrativakostnader. Det rimliga vore, att förslaget ändrades i denna del, så attrapporteringsskyldigheten borttogs. Denna inställning till förslaget har ocksåDatainspektionen. En förutsättning är dock, att tydliga handlingsreglerutformas för den registeransvarige och att dessa knytes till licenstillståndet. Kommun-DataAB yttrar i detta sammanhang: Denförenkling av administrationen som DALK:s förslag medför för kommuner ochlandsting gäller inte heller för registeransvariga med små personregister. Iflertalet fall för den registeransvarige ett eller två enkla personregister.Med nu gällande bestämmelser sker tillståndsansökan enligt förenklatförfarande. Detta innebär i praktiken en enkel anmälan till Datainspektionensom registrerar ett tillstånd. Det av DALK föreslagna licensalternativet är istort sett jämförbart och medför inga påtagliga fördelar. Vadbeträffar förslagets återverkningar bör det dock betonas, att en begränsning avtillståndskravet knappast kan väntas leda till en minskad arbetsbelastning påarkivsidan. Det av DALK föreslagna tillägget till 12 § 1981/82:189 174 datalagen, innebärande att personuppgift som ej längrebehövs för sitt ändamål skall utgallras, om ej annat sägs, torde komma attkräva en omfattande upplysningsverksamhet och en fortlöpande bevakning frånarkivmyndigheternas sida. De statliga arkivförfattningarnas bestämmelser på denpunkten torde ej stå klara för alla registeransvariga. Huruvida kommunallagensstadganden om arkivvård i allmänhet tolkas som ett hinder mot gallring avpersonregister kan synas tveksamt. Om gallringen i kommunernas och landstingenspersonregister ej skall bli alltför omfattande och därigenom tillfogaforskningen skador, krävs det därför att och landsarkiven bedriveren upplysningsverksamhet även på kommunalt håll. Här bör särskilt framhållas,att registren i ökande omfattning får betydelse för sökning i aktserier ochandra pappershandlingar. En ogenomtänkt utgallring exempelvis av datorstöddadiarier kan snabbt göra stora delar av arkiven praktiskt taget otillgängliga.Den praktiska tillämpningen av offentlighetsprincipen kan härigenom äventyras. Det kan ifrågasättas huruvida man verkligen kommer attuppnå de rationaliseringsvinster hos datainspektionen och den förskjutning avverksamheten hos datainspektionen från tillståndsprövning till tillsyn, somutgjort de huvudsakliga anledningarna till DALK:s förslag. En omläggning tillUcens- och tillståndsförfarande kommer oundvikligen att leda till att rutinernahos datainspektionen måste omarbetas och att - som framgår av DALK:s promemoria- informationsinsatser kommer att krävas från datainspektionens sida riktadesåväl till de registeransvariga som till de registrerade. Det kan på godagrunder antagas.att de resurser som DALK förutsätter kommer att frigöras förtillsynsverksamhet istället i stor utsträckning kommer att behöva tagas ianspråk för omläggning av rutinerna hos datainspektionen samt för handläggningav licensärenden enligt den föreslagna § 7b och tillsyn av licensärenden.Huruvida det skulle ges utrymme för någon ökad tillsynsverksamhet beträffandesärskilt integritetskänsliga register ställer sig samfundet sålunda tveksamttill. DAFA menar att effekterna på kort sikt av de föreslagnaåtgärderna kan vara svåra att urskilja, speciellt med hänsyn till deförändringar av administrativ karaktär förslaget innebär för datainspektionen. Riksåklagaren yttrar i detta sammanhang: De nu föreslagna bestämmelserna om åtgärder på kort sikttorde i den utsträckning de blir föremål för lagstiftning bli gällande tilldess en eventuell personregisterlagstiftning kommer att ersätta datalagen. Medhänsyn härtill och då DALK:s nu föreliggande förslag innehåller omfattandeändringar i gällande datalag, föreligger det enligt min mening starka skäl föratt DALK under det pågående och framtida utredningsarbetet noggrant studerar deeffekter, som de föreslagna ändringarna medför för datainspektionensverksamhet, de registeransvariga och de registrerade. Ett sådant studium börske i samarbete med datainspektionen och utmynna i en dokumenterad utvärdering.Utredningsmaterialet, som skall ligga till grund för bedömningen av om engenerell personregisterlag skall ersätta datalagen, skulle därigenom enligt minmening få ett värdefullt tillskott. Arbetet med den sålunda föreslagnautvärderingen torde inrymmas under de direktiv som DALK redan erhållit. Prop.1981/82:189 175 7Förslag med anledning av datainspektionens skrivelse till regeringen den 20november 1980 Avde frågor som behandlas i datainspektionens skrivelse har endast DALK:s förslagom undantag från tilLståndsplikten för register som överlämnats tillarkivmyndighet föranlett några mer ingående kommentarer underremissbehandlingen. Förslaget i den delen får ett positivt mottagande, bl. Arkivet lämnar i anslutning härtill även andra synpunkter pådatalagens regelsystem och effekterna av DALK:s förslag. DALK:sslutsats om möjligheterna att bemyndiga datainspektionen att medge generellaundantag från tillståndsplikten biträds av kammarrätten i SundsvaU.Kammarrätten framhåller sålunda att detta inte torde vara förenligt med 8 kap.RF. Endaststatistiska centralbyrån och DAFA yttrar sig över D A L K: s övervägandenrörande den obligatoriska föreskriften om registerinnehållet i 5 § datalagen.Statistiska centralbyrån anser att starka praktiska skäl talar för att den avDALK föreslagna tillämpningen bör kunna komma i fråga för såväl forsknings- somstatistikregister. Dessa register innehåller nämligen ofta en mängd variablersom kan kategoriseras efter arten av uppgifter och ofta kan ett register ävenbehöva utökas med härledda variabler som är av samma art som de ursprungliga. DAFAstöder DALK:s uppfattning att det hittillsvarande obligatoriska kravet i 5 §datalagen på föreskrift om registerinnehållet kan göras fakultativt och flyttasöver till 6 § datalagen. Bestämmelsen blir då mer flexibel, utan attintegritetsskyddet försämras. Vissaremissinstanser kommenterar DALK:s förslag om undantag från tillståndspliktenför register som mottagits för förvaring av arkivmyndighet, 2 a § andra stycketdatalagen. Kammarrätteni delar uppfattningen att enbart förvaring av personregister hosarkivmyndighet inte kan anses vara speciellt känslig från integritetssynpunkt. Statistiskacentralbyrån (SCB) yttrar i anslutning till den föreslagna bestämmelsen: SCBvill i anslutning till 2 st i denna paragraf fästa uppmärksamheten på attregeln i 10 § datalagen om skyldighet att lämna registerutdrag till deregistrerade inte tillämpas i avseende på visst hos SCBarkiverat material. SCB har, i enlighet med överenskommelse som träffats medriksarkivet (RA) och som godkänts av DI, till RA överlämnat ett betydanderegisterbestånd för långtidsarkivering. Av praktiska skäl har SCB enligtöverenskommelsen åtagit sig att förvara detta långtidsarkiverade material. Beträffanderegister som mottagits för förvaring av arkivmyndighet gäller enligt 2 § 2 st iDALK:s förslag att något tillstånd inte krävs. Enligt 7 b § 4 st gäller inteheller reglerna om skyldigheten att inge förteckning över personregister tillDI respektive angivande av licensnummer i utdata till den registrerade. Iövrigt gäller emellertid enligt DALK datalagens bestämmel- 1981/82:189 176 ser om den registeransvariges skyldigheter "även ifortsättningen" för personregister som överlämnats till arkivmyndighet förförvaring (promemorian s. 185). Avses härmed att skyldigheten enligt 10 § datalagen eftergenomförande av DALK:s förslag även skall omfatta långtidsarkiverade registeranser SCB för sin del att denna förändring är helt orealistisk att genomföra.Till följd av den nämnda överenskommelsen skuUe det ankomma på SCB, omDALK:s förslag genomförs i förevarande avseende, att handha administrationenav registerutdragen. SCB vill med eftertryck framhålla att verket förnärvarande vare sig har ekonomiska eller tekniska resurser att uppfylla ettsådant krav varom här är fråga. Härför skulle SCB behöva en avsevärd utökningav sin datorkapacitet, sannolikt skulle en ny dator behöva anskaffas. Initiallskulle också med förslaget uppstående administrativt merarbete medföra enomfördelning av betydande personella resurser. I detta sammanhang kan också erinras om det förslag somframlagts av Gruppen för Arkivfrågor Datainspektionen () enligtvilket personregister som mottagits för förvaring av arkivmyndighet som avses iallmänna arkivstadgan inte skall omfattas av datalagens bestämmelser. SeDALK:s promemoria Ds Ju 1981:16 (bilagorna) s. 43 ff. yttrar i denna del: I kap. 12 behandlar DALK förutsättningarna för ettbevarande hos arkivmyndigheterna av register, som inte längre behövs för sittursprungliga ändamål men som ändock måste bevaras av hänsyn till forskningen(sid. 181 ff). Enligt kommitténs förslag skall hos arkivmyndigheterna förvaradepersonregister av detta slag vara undantagna från tillståndsplikt (2 a § 2 st.förslaget till datalag). Däremot kommer de att vara underkastade debestämmelser, som sammanhänger med licensplikten. skall dockej vara skyldig att till datainspektionen inge i 7 b § föreskriven förteckningöver registren. (I sistnämnda hänseende bör påpekas att arkivmyndigheterna ienlighet med sina speciella uppgifter för omfattande förteckningar av särskiltslag över sina bestånd, bl. a. för att tillgodose forskningens behov avtillgång och överblick.) hälsar de föreslagna undantagen medtillfredsställelse. De utgör en förutsättning för att register skall kunnamottagas för mera långsiktig förvaring. Härutöver måste dock förutsättas, attdatainspektionen enligt 10 § 4 st. förslaget till datalag befriar riksarkivetfrån skyldigheten att lämna utdrag till enskild enligt samma paragraf (s. k. DALK:s uttalande (sid. 184-185) att de hos arkivmyndigheterförvarade registren ej utgör en fara i integritetshänseende torde kunna ses somett starkt stöd för dispens (enligt 10 § 4 st.). Utan en sådan befrielse kommerförvaringen i praktiken att omöjliggöras. ifrågasätter, huruvida arkivmyndigheterna intehärutöver borde undantas från den i 8 och 9 §§ föreslagna skyldigheten atträtta, utesluta eller komplettera uppgifter. Skälet härtill är ej främst depraktiska svårigheterna, även om de med tiden kan bli betydande, utan deprincipiella betänkligheter, som måste göra sig gällande. har detvarit en för arkivmyndigheterna främmande uppgift att vidta ändringen i dethistoriska källmaterial, som mottagits för förvaring. Den i 23 § datalagen föreskrivna ersättningsskyldighetenpå grund av felaktigheter i register kan likaså bli alltför betungande förarkivmyndigheterna och torde av lagstiftarna ha avsetts att tillämpas på den,som upplägger register. 1981/82:189 177 Det bör betonas, att de föreslagna specialreglerna förarkivmyndigheter (2 a § 2 st., 7 b §) måste ses mot bakgrunden av dessamyndigheters särskilda uppgifter och deras ställning som opartiska vårdare avsamhällets minnesförråd. Grunden för den föreslagna eller ovan ifrågasattaspecialregleringen skulle undanryckas, om undantagen utsträcktes till andramyndigheter eller institutioner än de i 7-11 §§ allmänna arkivstadgan(1961:590) angivna, dvs. , krigsarkivet och landsarkiven (inklusivestadsarkiven i och ). Allt större delar av det nyare vetenskapligakällmaterialet lagras på ADB-medier eller på mikrofilmer, i vilkasökningen sker med hjälp av datorbaserade register. Inom en inte alltföravlägsen framfid torde detta komma att gälla också delar av det äldrearkivmaterialet. Att de långsiktiga arkivfrågorna på ADB-området måste få entillfredsställande lösning ter sig därför som ofrånkomligt. Från den synpunkten beklagar , att DALK ejansett sig redan nu kunna ta ställning till den mera långtgående lösning, somdiskuterats i datainspektionens skrivelse till kommittén den . 1980angående till arkivmyndighet överlämnade personregister. mottar nui ökande omfattning leveranser av magnetband och förbereder tillskapandet av ensärskild enhet för de nya mediernas vård. De krav, som i arkivhänseende bör ställaspå maskinläsbara medier har preciserats, främst av dataarkiveringskommittén idess betänkande (SOU 1976:68), och de har därefter vunnit statsmakternasbifall, bl. a. av hänsyn till beräknade kostnadsbesparingar inom arkivvården. Idagens läge är det därför angeläget, att frågan om bevarandet av datorbaseraderegister och förutsättningarna härför snart löses. Detta är så mycket meraangeläget, som konvention om skydd för enskilda vid automatiskdatabehandling av personuppgifter kan få vittgående konsekvenser för gallringoch arkivvård. anslutning till konventionen har ägt rum utan attsvensk arkivexpertis beretts tillfälle att anlägga synpunkter påregelsystemet. vid Göteborgsuniversitet anser att DALK:s förslag i denna del är positivt urforskningssynpunkt.