prop · G503189 · 1981-12-31 00:00:00 — I förslaget till övergångsbestämmelserhar dock inte något undantag gjorts för 7 b § 3 st. Om, motriksförsäkringsverkets avstyrkan, denna bestämmelse skulle göras gällande ävenför myndigheter är det viktigt att ikraftträdandet inte sker tidigare. Exempelvisbör myndigheter få göra slut på inneliggande lager av blanketter innan kravetpå licensnun?mer träder i kraft. upplyser att det från postverkets löneregisterregelbundet sänds lönebesked och i vissa fall även utbetalningskort till deanställda. Det förefaller enligt verket vara mindre nödvändigt att licensnummeranges på sådana handlingar. Förhållandet är detsamma för gireringskort, utbetalningskort,fakturor och liknande som adresseras med hjälp av leverantörs-ellerkundregister. påpekar vidare att det i specialmotiveringentill bestämmelsen bl. a. sägs att åtgärderna med licensnummer innebär möjlighetför den registrerade att kontrollera att den registeransvarige har licens hosdatainspektionen och står under inspektionens tillsyn. Enligt postverketsuppfattning kan dessa synpunkter tillgodoses genom att licensnumer anges i defall en registrerad begär utdrag ur registret eligt 10 § datalagen. föreslår att regeln inte bör omfatta utdata avså standardiserad karaktär som teleräkningar, påminnelser, bekräftelser etc. anser med hänsyn till syftet medden nu föreslagna regeln att det bör vara tillräckligt att licens anges i varjeförsändelse till de registrerade. Om regeln alltså fillämpas så att inte varjehandling måste åsättas licensnummer kan centralbyrån klara den här avseddaskyldigheten 11 1981/82. 1981/82:189 162 utanomfattande och kostnadskrävande ändringar i dataprogrammen. Statskontoretmenar att förutom de praktiska svårigheterna - att ändra program och blanketter- så torde behovet av den föreslagna skyldigheten inte vara tillräckligtstyrkt. DAFA anser att enanpassning till skyldigheten att alltid ange licensnummer i skriflhga utdatamedför betydande kostnader för de registeransvariga på grund av kraven påomfattande system- och programändringar. Enligt DAFA:s mening skulle deregistrerades möjligheter att kontrollera att en registeransvarig har licenseller tillstånd hos datainspektion och står under datainspektionens tillsynkunna tillgodoses på ett likvärdigt sätt genom ökade informationsinsatser fråndatainspektionen till bl. a. de registrerade. () pekar på att DALK i sin promemoria nämner att den föreslagna regeln kanfå den största negativa effekten för de registeransvariga. Verket förklararsig dela denna uppfattning och anför: RSV:smening är att DALK inte i tillräcklig omfattning redovisat de konsekvenserinförandet av ett licensnummer i utdata får. Kommittén har angett attfördelarna med föreslaget förfarande skulle vara att: 1. kontakten mellan datainspektionen, deregisteransvariga och de registrerade skulle underlättas, 2. de registrerade kunde kontrollera att denregisteransvarige hade licens och stod under datainspektionens tillsyn. De negativa effekternautgörs enligt DALK av krav på vissa program- och systemändringar samt ändringav förekommande blanketter m.m. Enligt RSV:s uppfattningär de fördelar DALK angivit av marginell betydelse. Mer ändamålsenligt är omdet i klartext framgär från vem utdata kommer och till vem man skall vända sigför att få ytterligare information. RSV är av den uppfattningen att ovanståendeframgår i de flesta utdataprodukter och att det enbart skulle vara förvillandemed ett licensnummer. Detta gäller många av de dokument som används inomskatteadministrationen som t. ex. förtryckta deklarationsblanketter,preliminär- och slutskattsedlar, kontrolluppgifter m. m. I promemorian föreslås attvarje registeransvarig skall få ett licensnummer. Inom skatteadministrationenär RSV, länsstyrelserna och lokala skaltemyndigheterna registeransvariga förhela eller delar av centrala skatteregistret, dvs. ett delat registeransvarföreligger. Vid delat registeransvar kan det bli svårt att avgöra vilketlicensnummer som skall anges i en utdataprodukt. Informationen kan till exempelhämtas från RSV och centrala skatteregistret och vidarebefordras med magnetbandtill länsstyrelserna som redigerar och trycker materialet, som därefterskickas till de registrerade. Eventuella frågor avseende utdata skall sedan iregel besvaras av de lokala skattemyndigheterna. Ettinförande av en regel som säger att licensnummer alltid skall anges i utdatatill de registrerade skulle för RSV:s del medföra krav på betydande system- ochprogramändringar samt ändring av blanketter m. m. vilket innebär storakostnader. 1981/82:189 163 avstyrker förslaget om att licensnummer alltid skallanges i s. k. utdata till de registrerade. Konsekvenserna av detta förslag blirför länsstyrelsernas del att bl. a. varje skattsedel, röstkort, datautskrivenblankett och avvikelse från självdeklaration måste förses med Ucensnummer. Ävende s. k. längderna som t. ex. skattelängder och mantalslängder måste förses medlicensnummer. Detta medför i sin tur krav på systemtekniska ändringar ochkostnader. Enligt LON:s mening kan dessa bli så betydande att man bör övervägaatt slopa licenstvånget eller undersöka möjligheterna att förenkla förslaget. Länsstyrelserna hör tiU de största utdataproducenternainom ADB-området. En mycket stor mängd utdata med folkbokförings-, taxerings-och skatteuppgifter distribueras till allmänheten, t. ex. skattsedlar,förtryckta blanketter (deklarationer, kontrolluppgifter, inbetalningskort förskatt etc). Vid allmänna val utsänds röstkort till alla röstberättigade. Förunderrättelser, meddelanden och förfrågningar till skattskyldiga i samband medgranskning av deklarationer m. m. kommer datorutskrivna blanketter i ökadutsträckning tUl användning. Så vitt kan bedöma, kommer ettlicensuppgiftstvång enligt förslaget att kräva betydande systemtekniskaåtgärder i ADB-systemet för folkbokföring och beskattning (AFB-systemet). Detkan ifrågasättas om värdet för de registrerade att få uppgift om deregisteransvariga skattemyndigheternas licensnummer på handlingar somskattemyndigheterna enligt lag är skyldiga att skicka ut står i proportion tillde åtgärder och kostnader detta medför. Det bör därför enligt länsstyrelsensmening övervägas om inte sådana utdata som de nämnda bör vara undantagna frånen uppgiftsskyldighet på det sätt förslaget avser. Omlicensuppgiftsskyldigheten med hänsyn till de registrerade måste gälla, bör dennakunna fullgöras fullt betryggande i förenklad form, t. ex. i någon av deinformationsbroschyrer, som i regel medföljer försändelserna. Utöver de nämnda exemplen på utdata i AFB-systemetframställer länsstyrelserna utdata i form av skattelängder, röstlängder,mantalslängder, fastighetslängder etc. samt register på mikrofiche m. m. Dessahandlingar delges de registrerade genom att de är offentliga och finnstillgängliga för allmänheten hos myndigheterna inom skatteförvaltningen. Detbör klarläggas om licensuppgiftsskyldigheten skall omfatta även sådana utdata.Uppgiftsskyldigheten bör i så fall kunna fullgöras enligt förenklade regler. Uppgiftsskyldigheten ifråga om licensnumret kan integenomföras utan omfattande systemtekniska ändringar. Inom AFB-systemet kommeransvaret för och arbetet med dessa ändringar att helt åvila riksskatteverket.Det bör därför ankomma på att närmare bedöma kostnadseffekterna. Den registeransvariges licensnummer skall enligt DALK:sförslag anges på varje meddelande som sänds ut från dataregistret.Länsstyrelserna har 1981/82:189 164 somregisteransvariga att sända ut miljontals försändelser i form avskattsedlar, deklarationsblanketter, uppbördshandlingar m, m. För mottagare avsådan försändelse torde ursprunget stå klart. Berörda blankettupplagorframställs för samtliga länsstyrelser gemensamt. Licensnumret måste därför somregel åsättas i samband med framställningen av försändelsen. Detta kan betydaavsevärd kostnadsfördyring. Oaktat värdet av ett generellt krav på angivande avlicensnummer anser att nämnda slags myndighetshandungar inte börinnehålla licensnumret. ifrågasätter om det verkligen är nödvändigt att ett tilldelatlicensnummer alltid skall anges på utdata. Kontakterna meUan datainspektion, deregisteransvariga och de registrerade borde kunna fungera fullttillfredsställande ändå, förutsatt att den registeransvarige kan identifierasmed hjälp av t. ex. namn, adress, telefonnummer och uppgift om kontaktman. upplyser att lagförslaget för försäkringsbolagensdel innebär att dessa måste ange licensnumret vid all kontakt medförsäkringstagarna där handling utsänds som innehåller uppgifter urpersonregistren, dvs. vid premieavisering, utfärdande av försäkringsbrev osv.Riksförbundet ifrågasätter om det verkligen från integritetsskyddssynpunktföreligger behov av att betunga alla utdata från registren med licensnummer ochden förklarande text om dess innebörd som torde vara nödvändig. Vad gäUerunderlättande av kontakten meUan datainspektionen och de registreradeunderstryker riksförbundet att det enligt försäkringsbolagens egen erfarenhetbara har förekommit ett fåtal fall där registrerade anfört besvär hosdatainspektionen över sin registrering hos bolagen. Avförteckningen på sid. 91 framgår att under 1973-1980 mindre än 1 000 ärendentotalt förekommit hos datainspektionen som kan ha haft sin gmnd i klagomål frånallmänheten. Denna ringa ärendemängd kan inte enligt riksförbundets meningmotivera kravet att licensnummer skall anges på alla utdata. anföra att skyldigheten att ange licensnummer på alla utdataockså kommer orsaka besvär i försäkringskoncerner där man användergemensamma blanketter för hela koncernen vari ingår flera registeransvariga (t.ex. livbolag resp. sakbolag). Tryckningen av blanketter kommer att komplicerasgenom att olika licensnummer måste anges beroende på från vilket registeruppgifterna hämtas. ansersåledes att kravet att aUtid ange licensnummer på utdata är onödigt betungandeoch bör kunna slopas helt eller i vart fall begränsas till att avse endastsådan kontakt med de registrerade som innebär direktreklam. I sådana fall kandet enligt riksförbundets mening möjligen vara befogat att det direkt framgåratt licens att föra dataregister finns hos den registeransvarige. Om angivande avlicensnummer ändå anses nödvändigt utgår riksförbundet från att detta nummerskall utgöras av den registeransvariges organisations- eller personnummer,vilket är det nummer som enligt gällande regler skall anges i ansökan omtillstånd till datainspektionen. Prop.1981/82:189 165 riksförbundetsmening angeläget att inga nya nummerserier för beteckning av juridiska ochfysiska personer skapas. Motsvarandesynpunkter förs fram av . m. fl. organisationer upplyser att införandel av licensnummeri sig kommer att innebära vissa avigsidor och kostnader på det sätt som DALKanger på sid. 175 och 176. Det är därför nödvändigt med övergångsbestämmelser.Organisationen yttrar vidare: Fördirektreklamregister och näringslivsregister kommer licensnumret innebära attdetsamma i regel måste införas på adressetiketter, som med dagens krav därmedkommer att innehålla person- och/eller företagsnamn, adress och ett uniktnummer som skydd mot kopiering och för hantering av inkomna svar samt uppgift omadresskälla och licensnummer. Därigenom blir etiketten överbelastad och riskför missförstånd i posthantering m. m. kommer att föreligga. a. avser uppfylla samma funktion som uppgifter om adresskälla, synesåtminstone denna uppgift kunna utgå. föredrar att ange licensnumret i sina allmänna villkor istället för att behöva trycka eller printa licensnummer på varje enskildadressbärare. SEBROifrågasätter också nödvändigheten av angivande av licensnummer på meddelandentill registrerade. Denna procedur kommer i ett inledningsskede att medföramycket stora kostnader i form av program- och system-tillägg till redanbefintliga register, storleksordning 50-100 miljoner för de existerande 30000 register. Då registrerad behöver vända sig fill DI i ärende angående visstregister är det med modern datateknik lika enkelt att söka på företagsnamn somlicensnummer. anser det sakna betydelse att t. ex. på varje kontoutdrag somutsändes - miljontals exemplar/år - sätta ut sparbankernas licensnummer. Densom önskar kontrollera personuppgifter som registrerats kan lätt hosdatainspektionen förvissa sig om att den registeransvarige har licens för attfå föra personregister. Bankinspektionenär tveksam till förslaget och anför: UttrycketUcens är i och för sig knappast adekvat i sammanhanget, eftersom"licensen" endast innebär att en anmälningsplikt fullgjorts. Det kandock av praktsika skäl till nöds accepteras. Under sådana förhållanden kan detockså godtagas att licensnummer skall anges på skriftliga utdata. Ifråga om begreppet licens, se vidare avsnitt 9.2 i remissammanställningen. Ifråga om förslaget till ändring av 12 § datalagen yttrar statistiskacentralbyrån: 1981/82:189 166 DALK framhåller när det gäller myndigheterna att olikabestämmelser om arkivvård föranleder en rad undantag från huvudregeln omgallring i 12 §. Statliga myndigheter blir enligt DALK därför även ifortsättningen skyldiga att söka gallringstillstånd hos . SCB vill idetta sammanhang framhålla de viktiga arkiveringsintressen som SCB har attbevaka och att tillämpningen av den nya regeln i 12 § inte får inverka menligtpå dessa intressen. I anslutning till 20 § datalagen ifrågasätter kammarrätteni om inte även de nya reglerna om den registeransvariges skyldigheterenligt 7 a och 7 b §§ bör vara straffsanktionerade. 6 Beräknade effekter av DALK:s förslag Såvitt avser de beräknade effekterna av de föreslagnaändringarna i datalagen uppger datainspektionen att resurser skulle kunna förasöver tUl mer angelägna ändamål i enlighet med DALK:s syfte. Man betonaremellertid att det kommer att krävas särskildainsatser för att genomföra Ucenssystemet och att informera om det nya systemet.Inspektionen pekar också på behovet av en omorganisation av myndigheten för attanpassa denna till det nya regelsystemets tillämpning.-En hel delremissinstanser menar att förslagen inte kommer att medföra några konsekvenseralls för de registeransvariga, varken positiva eller negativa. Det finnsemeUertid de som anser att inskränkningen i tillståndsplikter kommer attmedföra lättnader. Det hävdas också att förslaget i viss mån innebär attarbetet hos datainspektionen övervältras på registeransvariga och att dessa idet nya systemet ofta kommer att behöva ta ställning till svåragränsdragningsproblem, såsom om ett register är tillståndspUktigl eller ej. Några remissinstanser diskuterar vilka konsekvenser ettgenomförande av DALK:s förslag kan medföra för datainspektionens verksamhet.Datainspektionen redovisar utförligt hur inspektionen ser på dessa frågor ochanför: Datainspektionen har i sin anslagsframställning /82 och i promemorian (bilaga 3 till Ds Ju 1981:15/16) till DALKav ingående belyst inspektionens arbetssituation. Avskrivelserna framgår att arbetsbelastningen på personalen under en lång tidvarit mycket hög och att någon minskning i antalet prövningsärenden inte varatt vänta. Datainspektionen har därför sökt möta ökningarna av arbetsbördan medrationaliseringsåtgärder, så långt detta varit möjligt, samt med en flexibelpersonalfördelning. Med hjälp av dessa åtgärder har inspektionen i någon månlyckats minska ärendebalansen. Detta har emellertid skett på bekostnad avfortsatt eftersättande av tillsynsverksamheten, av administrativa insatser, avpersonalens vidareutbildning och av informationsinsatser riktade motregisteransvariga och allmänheten. Inom datainspektionen finns därför ett stortuppdämt behov av insatser inom dessa områden. Det finns i detta sammanhang anledning att erinara om attlagförslagets 1981/82:189 167 konstruktion - där huvudregeln är licensplikt,kompletterad med krav på särskilt tillstånd i vissa fall - allmänt sett kräverbetydande informationsinsatser från datainspektionens sida. Enligtinspektionens mening kan emellertid sådana insatser förväntas undanröjabetydande kostnader hos myndigheter och företag. Enligt datainspektionens uppfattning kan ytterligarerationaliseringsåtgärder inom ramen för gällande lagstiftning endast leda tillmarginella vinster. En oförändrad handläggningsordning torde därför i framtideninnebära risk för försämring av integritetsskyddet. För att undvika detta och istället skapa förutsättningar för inspektionen att på ett godtagbart sätt kunnafullgöra sina skyldigheter återstår endast att genomföra en ändring avdatalagen. I en förändrad datalag bör således balansen mellan tillstånds- ochtillsynsverksamheterna vara sådan att inspektionen på ett tillfredsställandesätt kan upprätthålla det integritetsskydd som statsmakterna avsett. Enligt DALK blir de beräknade effekterna av förslaget attresursbehovet för tillståndsprövningen minskar med fyra till fem handläggare.Resurser torde även frigöras genom att det förenklade förfarandet ochhandläggningen av upphörandeanmälningar i huvudsak upphör. DALK föreslår attde frigjorda resurserna utnyttjas dels för tillsynsverksamhet, dels för informationtill de registeransvariga och till de registrerade. Genomförs föreslagna ändringar i datalagen skallemellertid följande beaktas beträffande inspektionens framtida resursbehov. Datainspektionen har tidigare i andra sammanhang pekat påatt tillsynsverksamheten forfiöpande begränsats på grund av ständigt ökatantal ansökningar om tillstånd. Ett tillfredsställande integritetsskydd kräveremellertid ett relativt stort antal inspektioner. Resurser behöver därförfrämst tillföras tillsynsverksamheten i och med att ökade krav kommer attställas på denna verksamhet inför den kommande utveckligen. Föreslagna ändringar innebär emellertid också att denframtida tillståndsprövningen kommer att kräva delvis nya arbetsmetoder. GenomDALK:s förslag koncentreras prövningen till fall som kan antas ha störstbetydelse för integritetsskyddet. Detta innebär förmodligen att allt flerprövningar kommer att avse databehandlingssystem med högintegrering samt med externt beroende av andra liknande system. Förhandläggning av sådana ärenden kommer att krävas resurser av helt andra mått änvad man talar om. Exempelvis kan det bli nödvändigt att fler handläggaregemensamt handlägger sådana ärenden, som förutom kännedom om sakområdet, ävenkräver juridiska och tekniska kunskaper. Enligt instruktionen åligger det datainspektionen blandannat att inom sitt verksamhetsområde lämna myndigheter, organisationer ochenskilda råd och upplysningar. Detta innebär bland annat att inspektionen skallupplysa allmänheten och andra berörda om datalagens innehåll och desstillämpning. Denna rådgivande verksamhet har inspektionenfunnits till varit mycket stor, inte minst till de personer som ansökt omtillstånd att inrätta och föra personregister. Genom föreslagna ändringar idatalagen kommer behovet av rådgivande och upplysande verksamhet att kraftigtöka. Normalt svarar både rådgivandeverksamheten. Under förutsättning att denna verksamhet ökar, såsom inspektionenförutspår, måste således resurser tas från andra aktiviteter inom de bådaenheterna. Som framgår av promemorian kommer särskildainformationsinsatser att krävas av datainspektionen i samband med genomförandetav DALK:s Prop.1981/82:189 168 Inspektionens uppfattning är att mycket storaresurser måste avsättas för att ge informationen tillräcklig genomslagskraft.Inspektionen har tidigare anmärkt att externinformationen variteftersatt. Även detta bör därför beaktas vid beräkning av informationsresurserna.Föreslagna ändringar i datalagen kräver enUgt inspektionen en detaljrik,förklarande information som under övergångsskedet i första hand bör riktas motde registeransvariga. Informationen bör innehålla upplysning om bland annat följande: - licens- och tillståndsförfarandetenligt 2 § - innebörden av2a § - effekternaenligt 7a § - förteckningsskyldighelenoch de nya utdatarutinerna (licensnummer) enligt 7b § - de nyagenerella reglerna om upphörande enligt 12 § - påföljderenligt 20 och 22 §§ - de ändringar i4 och 11 §§ som föranleds av internationella överenskommelser - deövergångsbestämmelser som föreslås - de avgifter somkommer att tillämpas. För att komma till rätta med svårigheten att nå ut medinformation till alla licens- och tillståndspliktiga erfordras planmässigtgenomförda informationsinsatser. Analys av målgrupper och media kan varanödvändigt. Upprepning av budskapet torde vara en förutsättning för att på siktnå alla berörda. Datainspektionens mål är alltså att fortlöpande kunnainformera licens-och tillståndspliktiga om datalagens regler. Minst likaviktigt är dock att tillfredsställande information fortlöpande lämnasallmänheten, d. v. s. till dem som är registrerade. Detta har varit enmycket eftersatt arbetsuppgift. Inspektionen räknar med att genomlagändringarna få möjlighet att uppfylla de krav inom detta område somstatsmakterna gett uttryck för. Hantering och handhavande av licensansökningar ochförteckningar är arbetsuppgifter för vilka behovet av resurser för närvarandeär svårt att uppskatta. Beträffande licensansökningarna framgår inte avförslaget om dessa är tidsbegränsade eUer meddelas för obegränsad tid.Självfallet innebär ett system där licensinnehavet periodiskt måste förnyas attstörre resurser måste avsättas för detta. Resursbehovet för handhavande och registrering av licenserkommer under alla omständigheter att inledningsvis och under en relativt långövergångsperiod all vara myckel stort. Datainspektionen räknar med att mellan15 000 - 20 000 existerande registeransvariga berörs av licensplikten underdelförsta året. Dessa skall ansöka om licens.Situationen kan liknas () då enligt datalagensövergångsbestämmelser ansökan om tillstånd senast skulle göras för vissapersonregister. Då inkom ungefär 13 000 ansökningar (mot beräknade 4 000). När det gäller handhavandet av förteckningarna ärresursbehovet också svårbedömt. Genomförs förslaget om förteckningsskyldigheteni sin helhet innebär detta att resurser måste avsättas för hantering av ingivnaförteckningar. Rutiner måste utarbetas för mottagande av förteckningarna ochförvaringen av dessa. Sannolikt kommer resursbehovet för denna hantering attöka efter hand. Som framgått ovan motsätter sig emellertid datainspek- 1981/82:189 169 tionen förslaget om att förteckningarna skall inges tillinspektionen. Datainspektionen förutsätter mot bakgrund av vad somredovisats ovan samt med hänvisning till de förmodade ärendemängder av olikaslag som beräknats i DALK:s förslag och som skall handhas av datainspektionen,att den arbetsmängd inspektionen kommer att få och de resursbehov inspektionenhar inte behöver bli föremål för någon underskattning. Ytterligare arbetsområden som tar datainspektionensresurser i anspråk är genomförande och handhavande av ett nytt avgiftssystemsom regeringen gett DALK i uppdrag att utreda och föreslå.Avgiftssystemet skall ansluta till de ändringar av regelsystemet som nuföreslagits av DALK. Det nya avgiftssystemet skall innebära att inspektionensverksamhet i dess helhet täcks genom avgifter. DALK har i promemorian "Nyaavgifter för datainspektionens verksamhet" (Ds Ju 1981:23) föreslagit attavgifter skall utgå bland annat i form av en enhetiig årlig avgift för alla Ucenshavare.Genomförs förslaget innebär detta att omfattande arbetsuppgifter måste utföras.Grovt uppskattat måste 2 000-3 000 licenser av med avseendepå fakturering och mottagande/bokföring av avgifter. I arbetsuppgifterna ingåremellertid även påminnelser, inkassokrav, domstolsansökan och ansökan tillkronofogdemyndigheten m. m. DALK förutsätter i förslaget att datainspektionen utformarett nytt förenklat förfarande för register som inrättas och förs förvetenskapliga ändamål eller för direktreklam. En förutsättning för detta ärdock att det visar sig möjligt att genom avgränsa och närmare beskrivaregistren. Effekten av detta blir enligt DALK ungefär densamma som om idatalagen skulle anges regler om undantag från tillståndspUkten för dessaregister. Datainspektionen har redan avsatt vissa konsultresurser för arbetetmed dessa i syfte att de skall kunna tas i bruk .