prop · G50337 · 1981-12-31 00:00:00 — Då avsikten givetvis är att utpekaen ansvarig person, som - permanent eller mer eller mindretillfälligt - är knuten till en viss befattning, synes lagtexten böra jämkas ienlighet härmed. På samma skäl iöreslår kammarrätten i att"person" ersätts med "heiattningshavare''.Riksförsäkringsverketanser att det i förteckningen inte bör anges vilken person utan vilken funktionvid myndigheten som kan lämna upplysningar. 1 fråga om utformningen av 7 § första stycket anförsföljande ytterligare synpunkter. i föreslår att paragrafenkompletteras med krav på en förteckning över vilka kontakter som kan knytasfrån registren. Kammarrätten i anser att första ledet i 7 §första stycket punkt 3 med fördel kan utformas efter förebild av 6 § förstastycket 6 datalagen. Enligt värnpliktsverkets uppfattning bör i förtydligandesyfte i punkt 3 anges att redogörelsen skall innehålla uppgift om till vilkenannan myndighet och på vad sätt uppgifterna lämnas ut. Kammarrätten i anför i fråga om 7 § förstastycket: Punkt 4 i samma stycke måste begränsas så att den intekommer att omfatta söknyckel som gör det möjligt att få sådan tillgång tilldatabasen att ändringar däri kan företas eller ger tillgång till hemligahandlingar. Möjligen kunde den föreslagna formuleringen ersättas med "4.vilka begrepp (s. k. söknycklar) som skall användas för att göra lagradeoffentliga uppgifter tillgängliga". 7 § p 4 bör ges en vidare formulering. Den föreslagnalydelsen för tankarna till utsökning med formell beskrivning i snäv mening ochger i viss mån intrycket att syfta på sökmetoder och bearbetningssätt somutvecklingen är 1981/82:37 116 på väg att gå förbi. Formuleringen bör kunna täcka bådesystem med begränsade och starkt formaliserade sökmöjligheter och system medmer avancerade och flexibla möjligheter: "metoder och begrepp som användsför att göra lagrade uppgifter tillgängliga eller eljest utnyttja dessa".Märk här frågan om systemdokumentationen skall inskränkas till att beskriva vadsom är faktiskt tillgängligt för myndigheten (genom rutinbetonade åtgärder)eller om upplysningar också skall lämnas om andra möjligheter. Liknande synpunkter framförs av juridiska fakultetsnämndenvid . Beträffande 7 § punkt 4 kan man ifrågasätta om inteskrivningen är för snäv. Dokumentationen kan behöva upplysningar inte bara om"söknycklar" ("begrepp") utan överhuvudtaget om de"begrepp och metoder" som används för att göra lagrade uppgiftertillgängliga. I detta sammanhang kan för övrigt noteras att problemet med"likställighet" mellan enskilda och myndigheter kan uppfattas som merkomplicerat än betänkandet ger vid handen. Bör t. ex. dokumentationen geupplysning om de "begrepp och metoder" som 'rutinmässigt kananvändas'? Enligt patent- och registreringsverket tillförbestämmelsen i 7 § första stycket 6 inte allmänheten någon ytterligareinformation om registren eller systemen utan medför endast ett i de flesta fallonödigt merarbete genom att myndigheten måste dokumentera varje åtgärd som denföretar sig i syfte att höja servicenivån. säger sig utgå ifrån att"tillämpliga sekretessbestämmelser i punkt 7" inte avser annat än enschematisk uppräkning av de sekretessbestämmelser som kan vara aktuella föruppgifterna i en ADB-upptagning. Beträffande 7 § p 7 kan erinras om svårigheterna att angetillämpliga sekretessbestämmelser och behoven av "sekretesstrukturering"av databaser (2.1 och 2 ovan). Man bör också överväga om det inte under dennapunkt eller som en självständig punkt bör ange vilka restriktionerdatainspektionen beslutat med verkan för upptagnings egenskap av allmänttillgänglig (jfr 2 kap. 3 § 2 st TF). Kammarrätten i anför beträffande 1 § andrastycket; Det är önskvärt att det under lagstiftningsärendetsfortsatta gång undersöks, om verkligen ett praktiskt behov föreligger av andrastycket i paragrafen (jfr betänkandet s. 108). Den föreslagna undantagsbestämmelsen i 7 § tredje stycketkommenteras av en del remissinstanser. finner att bestämmelsen är nödvändig medhänsyn till förekomsten av mikrodatorer för ordbehandling m. m. En exakttolkning av gränsdragningen anser bolaget dock omöjlig att göra utan särskildtillämpningsföreskrift. förklarar däremot att man inte kangodta DALK;s förslag i denna del. 1981/82:37 117 vid anser attden föreslagna lagtexten genom sin brist på precision medger alltför storaundantagstnöj-ligheter. Frågan kan ställas om inte beslut om sådant undantag börske efter samråd med . Den situationen kan naturligtvis bli aktuellatt en beskrivning som inte behövs i ett visst tidsläge vid ett senaretillfälle kan behövas. Forskningens intresse av att få god information ombeståndet bör beaktas. Ställs ett sådant samrådskrav med underlättaspå sikt också arkivmyndigheternas möjligheter att föra en framgångsrikarkivvårdspolitik vad gäller myndigheters ADB-bestånd. Genom att riksarkivetstartat arbetet att centralt hos sig förteckna ADB-bestånd och därutöver enligtovan förda resonemang också skulle kunna få skriftliga beskrivningar avregister och system skapas flexibilitet i den framtida arkivpolitiken ochmöjliggörs, om vilja härtill finns, att decentralisera viss del avarkivvården till landsarkiven. SCB anför i detta sammanhang följande: Enligt 3 § 2 p i DALKs förslag skall upptagning för ADB. iden mån hinder inte möter enligt sekretesslagen, vara tillgänglig förallmänheten i samma omfattning som för myndigheten. Vid SCB förvaras i vadavser personregisterett omfattande långtidsarkiverat material. Enligt särskildöverenskommelse mellan SCB och () och som godkänts av datainspektionen(DI) är detta material inte tillgängligt för SCB utan särskilt tillstånd frånRA och Dl. Det långtidsarkiverade materialet är genom den nämnda överenskommelseninte dokumenterat enligt datalagens bestämmelser, och SCB utgår ifrån attdokumentationskravet enligt lagförslaget inte skall gälla vare sig i fråga omdetta material eller annat arkiverat material. Det skulle både vararesurskrävande och framstå som mindre meningsfullt att ställa här ifrågavarandedokumentationskrav på detta arkiverade material. Även beträffande register som är i drift ochsom ännu inte arkiverats men som innehåller äldre icke uppdaterade årgångarskulle dokumentationsskyldigheten framstå som onödigt betungande. 7 § 3 st i lagförslaget medger i vissa fall undantag frånskyldigheten att upprätta register- och systembeskrivning (dock ej sådanförteckning som omnämns i 6 §) och i specialmotiveringen till 6 och 7 §§ görs vissauttalanden som kan tolkas så att de fall som nämnts ovan inte skulle omfattasav dokumentationsskyldigheten men detta bör enligt SCBs mening mera tydligtklargöras. Vid finns åtskilliga olikaADB-register. Så gott som alla dessa är personregister, vilka omfattas avdatalagens bestämmelser. En del har upprättats för forsknings- ochutvecklingsändamål och är av obetydligt intresse för allmänheten; uppgifterna idessa torde f. ö. som regel inte få utlämnas enligt sekretesslagen. Det börunder sådana omständigheter vara tillåtet att underlåta att upprätta en sådanbeskrivning som sägs i lagförslaget. 7 § 3 st i detta förefaller ge utrymme försådan underlåtenhet. 1981/82:37 118 Skulle detta inte vara avsikten med bestämmelsen villdirektionen föreslå införandet av en sådan i förslaget. Kammarrätten i anser att 7 § tredje stycketskulle kunna förenklas genom att formuleras på följande sätt: "Om det äruppenbart att beskrivning enligt första stycket helt eller delvis inte behövsmed hänsyn till allmänhetens rätt att ta del av upptagning för ADB, fårmyndigheten helt eUer delvis underlåta att upprätta sådan beskrivning." anser att uttrycket"helt eller delvis är av ringa omfattning" i 7 § tredje stycket äroklart till sin innebörd. Om innebörden är att en myndighet kan använda ettvisst system i normal eller stor omfattning och ett annat system i ringaomfattning bör det enligt styrelsens uppfattning uttryckas på ett klarare sätt. kommun vill emellertid redan nu ifrågasätta ominte 7 § sista stycket i den föreslagna lagen skall utgå. Regeln börvaraattallt material som är att anse som upprättad handling skall beskrivas. Om särskildbeskrivning enligt 7 § i enstaka fall inte behövs får det ankomma på resp.myndighet att motivera detta. Även om det kan synas "uppenbart" attbeskrivning över ett mindre system i drift inte behövs så kan bedömningen blien annan om t. ex. en forskare tlera år senare önskar använda materialet. Ombestämmelsen i 7 § sista stycket finns kvar kan den uppfattas som enrekommendation och komma att tolkas extensivt. 3.7 Arkivering och gallring (8 §) Också DALK:s förslag till regler om arkivering ochgallring i 8 § LUA får ett blandat mottagande. Flera remissinstanser, främstmyndigheter inom arkivväsendet, tillstyrker förslaget i denna del. De somavstyrker förslaget åberopar bl. a. att bestämmelserna i huvudsak endastinnebären hänvisning till redan nu gällande regler och att de därutöver integer myndigheterna någon verklig ledning i de aktuella frågorna. Från kommunalthåll framhålls att nuvarande ordning för kommunala arkiv uppfylleroffentlighetsprincipens krav, även när det gäller ADB-upptagningar. Fleraremissinstanser har synpunkter såväl på allmänna principer för arkivering ochgallring av uppgifter sjväl som på den närmare utformningen av bestämmelserna. Till de som uttalar sig positivt om DALK:s förslag omsärskilda bestämmelser av arkivering och gallring i LUA hör kammarrätten iSundsvall, , statens löne- och pensionsverk, ,landsarkivet i , , kronofogdemyndigheten i ,/SR, SAF och samt KF. Kammarrätten i anför: Med hänsyn till de olika datasystem som finns torde detinte vara möjligt att genom bestämmelser i lag i detalj reglera uppkommandearkiverings- och gallringsfrågor. Kammarrätten delar DALK;s uppfattning att detär viktigt 1981/82:37 119 att myndigheterna redan vid planering och uppbyggnad ellerändring av större ADB-system tar tillvara de arkivvårdande myndigheternassakkunskap och erfarenheter. Med hänsyn till arkiverings- ochgallringsfrågornas betydelse inte minst från offentlighetssynpunkt kan det ioch för sig hävdas att den bestämmelse som DALK föreslagit i 8 § sista stycketbör vara obligatorisk. Med hänsyn till vad DALK anfört mot en sådan ordning-att ett obligatorium sannolikt skulle kräva betydande resursinsatser från arkivmyndigheternassida och sannolikt också kunna leda till omotiverad byråkrati och omotiveradekostnader-och mot bakgrund av de bestämmelser som redan finns bör emellertidden av kommittén föreslagna bestämmelsen godtas i avvaktan på erfarenheterna. Som kommittén påpekar (s. 65), råder ett nära sambandmellan arkivvården och offentlighetsprincipens praktiska tillämpning. Detförefaller klart, att sambandet med särskild styrka gör sig gällande vid automatiskdatabehandling, bl. a. beroende på den hårda gallring som framtvingats. I sammariktning verkar de täta bytena av system och de många förändringarna inomsystemens ram. Serierna av maskinlistor saknar i vissa fall notering omsystemtillhörighet. Om arkivvården eftersattes, kan listorna blisvåra att tolka och ge anledning till skilda slag av missförstånd. Att bestämmelserna om arkivvård i de statligaarkivförfattningarna och i kommunallagen inskärpes genom särskild hänvisning i8 § lagen om enskilds rätt att ta del av upptagning innebär därför enförbättring från offentlighets-intressets synpunkt. Såväl den sekretesslag som träder i kraft den 1 januari1981 som den föreslagna lagen om enskilds rätt att ta del av upptagning förautomatisk databehandling m. m., kommer med all sannolikhet att gagnaarkivvården och göra arkivbildningen hos myndigheterna fastare, även omlagarnas syfte i första hand var att främja offentlighetsprincipen. okontrollerad gallring har varit ett hot,eftersom de flesta register alltid ansetts böra vara aktuella och inaktuellinformation därför betraktats som ointressant för registerskaparna. Dessutomhar en gallring och friställning av uppgifterna mer och mer blivit en ekonomiskfråga, eftersom datoriserade uppgifter är mycket kostsammma att bevara underlängre tid. Utredningen ser gallringen som ett hinder ur offentlighetssynpunktoch önskar därför medelst en utförlig dokumentering öka möjligheten för denenskilde till insyn. Detta tänkesätt ger arkivmyndigheterna bättre möjUghe-teratt erhålla information om datasystemen och dess uppbyggnad. Av stort värde ärde befogenheter lagen ger i fråga om deltagande i samråd vidsystemens uppbyggande och eventuella gallring. Lagen kan, om den antas, gemyndigheterna och arkiven utmärkt underlag för förtecknandet av ADB-materialetvilket kräver uppgifter om benämning om systemen, innehåll, ansvarighet m. m.Den kan också komma att medföra att varje myndighets arkivbildning blir fastareoch enklare att överskåda. finner det viktigt att problemen medarkivering och gallring uppmärksammats i 8 § lagförslaget. Information somhanteras med ADB avviker från det traditionella mönstret i fråga om mängd,varaktighet. 1981/82:37 120 uppdateringsfrekvens, struktur etc. Frågor som rörarkivering och gallring måste enligt verket uppmärksammas generellt för ADB-informationoch då inte minst med tanke på offentlighetskraven. /SR förklarar att ADB-tekniken i sig inte får ledatill ett ökat behov av gallring. Huvudprincipen att gallring av olika slag avhandlingar skaU vara ett undantag måste gälla även här. /SR understrykerockså vikten av att arkivväsendet tillförsäkras ett deltagande redan iplanerings- och uppbyggnadsskedet av datorbaserade system och att myndigheternaupplyses om de principer som bör vara avgörande för gallrings- och arkiveringsfrågornai ADB-sammanhang och som kommit till uttryck i betänkandet. Allmänt kritiska svar kommer från DAFA,lantbruksstyrelsen, , kommunalföretagskommittén, och . DAFAkonstaterar att 8 § i mångt och mycket getts formen av en katalog över gällandebestämmelser om arkivering m. m. Utöver denna katalog har enändamålsbeskrivning givits för gallring av upptagning för ADB noterar DAFA, somfortsätter; I och för sig kan väl sammanställningar av vilka reglersom gäller på ett visst område alltid motivera sin plats. Fråga är dock omsammanställningen behöver ske i särskild lag. Som inledningsvis angivits är DAFAskeptisk till föreliggande förslags konstruktion att bryta ut ett antalspecialregler från sitt naturliga ursprung och samla dessa under en ny hatt,"enbart" för att de berörs av en viss informationslagrings- ochåtervinningsteknik. Paragrafens andra och tredje stycken är dessutom - enligt DAFA:suppfattning - allt för svävande för att kunna tjäna som någon form av användaranvisningi det enskilda fallet. Lantbruksstyrelsen vitsordar att speciella regler kanbehövas i fråga om arkivering och gallring av datamaterial. Styrelsen anserdock att de föreslagna bestämmelserna är tämligen intetsägande och att de kanskrivas in i någon av de författningar som redan behandlar sådana frågor (se 8§ första stycket), om de behövs. Genom att överföra 8 § andra och tredje stycket tillallmänna arkivstadgan anser att man kan tillgodose kravet påregler för gallring och arkivering av ADB. Vad avser regler för arkivering och gallring finnerkommittén det angeläget att understryka betydelsen av att dessa ges en sådanutformning att de kommer att utgöra en garanti för att offentlighetsprincipenfår ett ur materiell synpunkt meningsfullt innehåll även efter det ärendenalämnat handläggningsstadiet. Den påbyggnad av redan befintliga regelsystem förarkivering och gallring som föreslås i 8 § är enligt kommittén alltför löslig.Myndigheten får enUgt denna paragraf en mycket vid rätt att efter eget gottfinnandeförstöra material. Bestämmelserna måste ges större fasthet. 1981/82:37 121 erinrar om att det enligtkommunallagen finns en allmän skyldighet för en kommun att vårda och förtecknasina handlingar. tidigare omnämnda normalförslag tillkommunalt arkivreglemente innehåller detaljerade bestämmelser om bådearkivering och gallring av kommunala handlingar. Enligt styrelsen synesbestämmelserna i detta normalreglemente vara väl ägnade att förverkligaoffentlighetsprincipen också då det gäller upptagningar för ADB. I den månkompletterande regler anses behövliga i fråga om detta material införs delämpligen i detta reglemente. För att tillgodose offentlighetsprincipens kravoch övriga arkivvårdssynpunkter är styrelsen beredd att på vanligt sätt samrådamed . Flera remissinstanser för fram allmänna synpunkter medanledning av 8§. Bevarande och gallring av datamedia är generellt sett ettosäkert område såvitt gäller både praktiska och teoretiska frågor (jämför s.68-69). Till dem hör svårigheten att skapa och bevara systemdokumentation sommöjliggör att förstå och utnyttja maskinläsbart arkivmaterial. Frågan är om maninte alltför dogmatiskt tenderar att skilja bevarandereglerna fråninsynsreglerna. Väsentliga samband och frågor kan därmed skymmas. Förbetänkandets del kan man t. ex. ställa frågan hur dokumentationsreglerna i 6och 7 §§ förhåller sig till skyldigheten för myndigheter att göra upparkivförteckningar över sitt arkivmaterial. Ett problem av generell räckviddrör offentlighetsprincipens utsträckning i tiden: är det givet att den - isamma form - skall gälla aktuellt material hos myndigheterna och äldre materialmed enbart forskningsintresse hos arkivmyndigheterna? Datautvecklingen går f. n. ytterst snabbt. Användningen avminidatorer, vitka ej är avsedda att framställa "historikregister"griper allt mer omkring sig. Många myndigheter inför minidatorsystem utan attöver huvud taget tänka på de konsekvenser detta kan medföra för arkivbildningen- t. ex. diarieföring med dator. Arkivväsendet har f. n. mycket små möjligheteratt kunna hinna styra utvecklingen i detta avseende, vilket kan medföra attdelar av information, som tidigare fanns på beständiga informationsbärare, nukan riskera att helt försvinna. Personal med tillräckligakunskaper om datahantering för att kunna vidtaga lämpliga åtgärder (dvs.innan ett system införs) finns ej i den omfattning som erfordras - särskilt somgenom minidatorerna även den regionala och lokala utvecklingen måste bevakasoch förutses. Lägger man härtill problemet med olika minidatorsystem, som kankomma eller redan finns hos kommunala myndigheter, innebär detta att viriskerar att vår information på ett oreglerat sätt kan komma att urholkas. Ett ytterligare övervägande bör göras om arkivväsendetsroll i ADB-utvecklingen. Kan till arkiven lämnat material anses omfattas avoffentlighetsprincipen i betänkandets mening- om ja, hur skall arkiven kunnafullgöra sina utlämningsskyldigheter till allmänheten enligt givna principiellaregler? Har vi resurser att vara med och styra tillkomsten av alla system? 1981/82:37 122 Vad gäller registrering av upptagning för ADB samtarkivering och gallring har hänvisats till gällande bestämmelse i andraförfattningar. Inga regler har givits för det rent praktiskatillvägagångssättet vid t. ex. arkivering - i vilken form skall uppgifter i ettADB-register bevaras? Sådana frågor bör närmare belysas i DALK;s fortsattaarbete. Också Medborgarrättsrörelsen menar att noggrannare reglermåste utfärdas för arkivering och gallring och att offentlighetsprincipen heltkan urholkas, om myndigheter får relativt fritt gallra bland sina arkivalier. betonar vikten av attsamma gallringsprinciper skall gälla för ADB-lagrad information som för andraallmänna handlingar. Även diskuterar behovet av en närmarereglering av arkivfrågor och yttrar: Arkivering av information i form av ADB-upptagningär enligt vår uppfattning sällsynt. Den "arkivering" som förekommersyftar vanligen till att ge rekonstruktionsmöjligheter, avslutning av vissbearbetningsperiod samt möjligheten att producera statistik under den tiduppgifterna har tillräcklig aktualitet. För längre arkivering överförsvanligtvis ADB-upptagning till utskrift på mikrofilm eller papper. Arkiveringsproble-menkommer här närmast att röra skriftens och utskriftsmediets beständighet.Riksarkivets synpunkter i dessa avseenden kan ges i form av generellaanvisningar. Inga särskilda gallringsregler erfordras utöver de som gäller förkonventionell handling. Arkivering av ADB-upptagning än som avsesovan torde i första hand vara av intresse för framtida forskning. Behoven idetta avseende är mycket diffusa. Reglering av sådan arkivering måste enligtvår uppfattning föregås av en utredning som får till uppgift att specificerabehoven. Arkiveringen riskerar annars att bli ett självändamål. Det gäller dessutom för arkivmyndigheterna att ha en godinblick i samtliga ADB-system, eftersom de ofta griper in i och har betydelseför varandra. Mot detta behov av tidig inkoppling av arkivmyndighet (redan viddiskussion av systemuppbyggnad) står den tekniska expertisens intresse förenbart det egna systemet och okunnighet om arkivmyndigheternas verksamhet.Dessas tidsperspektiv och hänvisning till framtida forsknings informationsbehovär främmande tänkesätt för ADB-experten. Detta har resulterat iatt dokumentationen för äldre ADB-system kan vara undermålig och det är ensvårlöst fråga hur detta skall kunna rättas till. Det är därför av mångaanledningar viktigt, att det inuti utredningen (s. 67) av påpekadefaktum, att upptagningar ofta betraktas som fristående delar och inte som endel av en arkivbildning, understrykes mycket starkare. Följaktligen bör i § 8 ilagtexten infogas att ADB-upptagningar utgör en del av en myndighets totalaarkivbildning. vid Uppsalauniversitet uttalar: ADB-tekniken ger i likhet med kopieringsmaskinerna oanademöjligheter 1981/82:37 123 att kopiera och därmed framställa stora mängderinformationsmaterial. Det innebär att den totala informationsmängden ökar ochkommer att öka i en alltmer växande takt. Följaktligen kommer behovet avgallring och arkivering att bli ett klart problem för myndigheterna. Kraven på ADB-arkivbör se helt annorlunda ut än för de traditionella arkiven, där papper förvarasi pärmar. En särskild fara med handlingar lagrade med ADB-teknik är s.k. oavsiktlig gallring. Med detta avses oavsiktligt borttagande av informationpå grund av lagringsmediets beskaffenhet. F. n. är dessa uppbyggda av magnetiserbaramedier varför de ställer krav på arkiv som kan vara mycket svåra att uppfylla.Framtida lagringsmedier kommer att kunna uppfylla hårda krav på arkivbeständighet.Redan nu är det nödvändigt att ställa hårda krav på att oavsiktlig gallring ejkan tolereras. i upplyser att den ADB-lagradeinformationen inom systemet för folkbokföring och beskattning redovisas ocksåi visuellt läsbar form i handlingar som inte skall gallras, t. ex.skattelängder, mantalslängder och fastighetslängder. Dessa handlingar medger iregel en bättre och smidigare tillgänglighet än ADB-medierna vilka därför heltklart bör kunna gallras. tar upp ett praktiskt problem somhar samband med arkivering av ADB-medium. I sammanhanget bör emellertid beaktas att enligt 10 §datalagen registeransvarig på begäran skall tillhandahålla underrättelse tillregistrerad från samtliga personregister som finns lagrade hos denregisteransvarige. Detta gäller oavsett om registren används eller ej. Rutinerför framställning av underrättelser kan bli mycket betungande särskilt då detgäller omfattande register på sekvensiella minnen, såsom magnetband. Det bedömsdärför inte möjligt för myndigheter att lagra information på ADB-media i hurstor omfattning som helst och inte heller . Ett sätt attlösa detta problem på är att i större utsträckning än som f. n. ärfallet tar över register som saknar intresse för resp. myndighet. konstaterar att en del uppgifter,trots de föreslagna åtgärderna, i realiteten kommer att förbli näst intilloåtkomliga för den enskilde. Verket anför vidare: Dessbättre torde den information som lagras på detta sättefterfrågas i begränsad omfattning och vara av ringa värde.Offentlighetsprincipens krav på tillgång till information och öppenhet fårsåledes i dessa fall f. n. stå tillbaka för kostnadsaspekten. För att i vissmån motverka detta föreslår trafiksäkerhetsverket att ett system medkontinuerlig översyn av arkiverings-och gallringsregler införs.