prop · G50337 · 1981-12-31 00:00:00 — Härigenomutsorteras sådan information som är oviktig för verkets ordinarie verksamhetsamtidigt som den enskildes integritetsskydd stärks. I fråga om utformningen av 8 § första stycket anmärkerlandsarkivet i att ordet "arkivering" bör utgå och ersättas med"arkivbildning". Vidare bör övervägas om inte 48 §§ skall finnassammanförda under gemensam rubrik, t. ex. "Arkivbildning, registrering ochdokumentation 1981/82:37 124 samt gallring." Väljs en sådan disposition kan manenligt arkivet överväga att låta den inledande delen av nuvarande 8 § ingå somförsta paragraf i sådant gemensamt avsnitt. i erinrar om att det i förstastycket i 8 § anges att grundläggande bestämmelser om arkivering och gallringfinns i allmänna arkivstadgan och i kommunallagen. Det syns enligt arkivetsvårt att i detta hänseende jämställa allmänna arkivstadgan och kommunaUagen,då den senare endast innehåller övergripande rambestämmelser. Arkivet föreslåratt bestämmelsen ges följande lydelse; "Grundläggande bestämmelser omarkivering och gallring finns i allmänna arkivstadgan och i föreskrifterutfärdade av beslutande kommunala församlingar med stöd av kommunallagen." Statens löne-och pensionsverk anser att det av bestämmelsen bör framgå att den som kräverarkivering av vissa uppgifter också bör svara för kostnaderna för detta. Beträffande de gallringsprinciper som anges 18 § andrastycket förklarar RRV att samma intressen är styrande när det gäller gallringav ADB-upptagningar som vid gallring av handlingar. Den gjorda exemplifieringenkan enligt verket föranleda missförstånd. I 8 § andra stycket lagförslaget framhäves, att gallringskall ske under särskilt hänsynstagande till enskilds rätt till insyn liksomtill enskilds rättssäkerhet och till vetenskaplig forskning. Alla de faktorersom här omnämns är i skilda avseenden relaterade till offentlighetsprincipen;som ofta påpekats sker den offentliga kontrollen av förvaltningens verksamhetnumera till en del genom undersökningar av vetenskaplig karaktär. Att det i lagfastslås, att gallringen av allmänna handlingar måste ske under beaktande avalla de här nämnda kraven synes i hög grad ägnat att stärka skyddet mot ovarsamgallring. Sin största betydelse torde lagtexten i detta fall få för de snabbtväxande kommunala arkiven. Närmare bestämmelser om gallringen i dessa arkiv harhittills saknats, trots att de i särskild grad innehåller handlingar som berörenskilda personers förhållanden. i konstaterar att andra stycket i 8§ och dess motivering (s. 108 f) betonar forskningens roll och anför: Detta noteras tacksamt och bör kunna bli ett vapen idiskussionen om etisk gallring, där ett kortvarigt sekretessbehov tenderar attfå övervikt mot långsiktiga forskningsbehov. Ser man till uttrycket"vetenskaplig forskning", ger detta tyvärr intryck av en ganskabegränsad funktion, forskning i direkt vetenskapligt syfte. Handlingar behöverbevaras och vara tillgängliga för utredningar av olika slag, för vetenskapligforskning och för en mycket omfattande amatörforskning. Uttrycket bör ändrastill "för utredningar, forskning och ..." anmärker att andra stycket i 8 § bl. a.innehåller att hänsyn särskilt skall tas till enskilds rätt att ta del avupptagning för ADB. Det är tveksamt om detta kriterium bör ha någonsjälvständig betydelse i 1981/82:37 125 likhet med övriga i stycket angivna kriterier. Denenskilde har ju i princip alltid rätt att ta del av en upptagning i den mån deninte blivit just utgallrad, framhåller verket. i bör i andra stycket anges att gallring av upptagningför ADB på det statliga området får ske endast enligt föreskrifter sommeddelats av regeringen, eller datainspektionen i samråd medriksarkivet samt att gallring på det kommunala området endast får ske efterbeslut av vederbörande kommunala myndighet. Det samrådsförfarande m.m. som föreslås gälla enligt 8 §tredje stycket diskuteras av några remissinstanser. Enligt 8 § 3 st lagförslaget bör myndighet redan vidutformningen av register eller system särskilt beakta behovet av samråd medriksarkivet eller annan arkivmyndighet. Utöver de motiv som i betänkandetanförs för ett samrådsförfarande (s. 68), kan påpekas, att även besparings- ochrationaliseringsskäl talar härför. Som dataarkiveringskommittén påvisat, kan betydandevinster göras, om arkivsynpunkterna uppmärksammas på planläggningsstadiet. Detär då ofta möjligt att med enkla medel tillgodose behovet av insyn ochvetenskaplig bearbetning av informationen. (Jfr Moderna arkivmedier, SOU1976:68, s. Över huvud säkerställes härigenom att hänsyn till gällandebestämmelser tas redan i initialskedet. systemändringar kan därigenomundvikas. Även om arkivmyndigheternas synpunkter- som landsarkivet i Visbyframhåller- till en del kan meddelas i ett allmänt hållet cirkulär, kvarstårbehovet av en arkivmässig prövning av varje system för sig. Som kommitténframhåller (s. 68), finns det i och för sig skäl som talar för attsamrådsförfarandet göres obligatoriskt. I avvaktan på att ytterligareerfarenhet vinnes, kan det dock finnas skäl att tills vidare stanna vid denfrivilliga form, som föreslagits i betänkandet. Avvägningen av hur samrådet bör vara är bekymmersam.Funnes tillräckliga resurser talar starka skäl för ett obligatoriskt samråd. Omman utgår från att resurserna för samrådsförfarandet kommer att vara ganskabegränsade kan man ställa sig frågan vad arkivmyndigheterna vinner med ettobligatoriskt samråd, om arkivmyndigheten inte har resurser att meningsfulltsätta sig in i förekommande ärenden. En tänkbar utväg är kanske att i särskildförfattning eller PM ger vissa allmänna råd och anvisningar rörandearkivbildning, gallring m. m. och att dessa råd och anvisningar förses medvissa konkreta exempel. Med en sådan författning/PM skulle man också vinna deneffekten att underställda arkivmyndigheter fick bättre insikt i ADB-frågoroch möjlighet avlasta i hithörande arbete. Om väljer att slå in på en sådan väg kan tredjestycket i 8 § få ungefär denna utformning: "Vid utformning av registereller system bör myndighet (även kommunala?) samråda med ellerannan arkivmyndighet som anvisar." I de fall (motsv. ), om obligatoriskt samråd föreskrivs,inte får tid att tillräckligt sätta sig in i det aktuella ärendet kan allmänhänvisning ske till ovan föreslagna författning/PM. 1981/82:37 126 Försvarets civilförvaltning och krigsarkivet anser attsamråd alternativt skall ske med krigsarkivet. Informationsbehovet ur upptagningar för ADB gäller inteenbart aktuellt material. Allmänhetens rätt till insyn i myndigheternasverksamhet är inte tidsbegränsad och den framtida forskningens behov avinformation om den offentliga sektorn ur ADB-material måste tillgodoses. Långsiktigt bevarande av information lagrad på magnetbandeller annat data-medium kan dock innebära tekniska problem och höga kostnader.För att detta inte ska resultera i en urholkning av handlingsoffentligheten ochen oplanerad gallring är det absolut nödvändigt att bevarandefrågorna beaktasvid planering och uppbyggnad av ADB-system samt att kostnaden för framtagningav information och arkivering finns med i kostnadskalkylen för resp. ADB-system.Särskilt viktigt är det att just denna kostnadsaspekt alltid finns med. 8 § ilagförslaget, som föreskriver samråd rörande bevarande och gallring, bör därförkompletteras med uppdrag om samråd med arkivfunktion där sådanfinnes. 3.8 Rätten till anonymitet m. m. (9 §) DALK;s förslag att det i LUA bör tas in en särskild regelom rätt till anonymitet vid begäran om att ta del av upptagning för ADB biträdsendast av ett fåtal remissinstanser. De som är kritiska mot förslaget åberoparfrämst att nuvarande regler är tillräckliga. Det påpekas också attanonymitetsskyddets innebörd inte är helt klar, varför man inte nu börlagstifta i denna fråga. Till de positiva hör , stadsarkivet iMalmö. TCO, KF och : anser i likhet med DALK att det kanfinnas särskilda skäl att ta med bestämmelserna om anonymitet i lagen då pågrund av säkerhetskraven inom ADB-området särskilda åtgärder kan behöva vidtasför att dessa bestämmelser skall kunna efterlevas. Så har redan skett vidverkets tekniska byrå. i anser det riktigt att regeln omanonymitet blir gällande även för kommuner. LO anser liksom kommittén atträtten till anonymitet är en av handlingsoffentlighetens viktigaste beståndsdelar,och LO är därför positiv till förslaget att denna princip lagfästs så att dendärigenom uttryckligen blir gällande för de kommunala myndigheterna. TCO stöderkommitténs uppfattning att rätten till anonymitet för en enskild som vill tadel av allmänna handlingar är fundamental och inte får rubbas.Säkerhetsåtgärderna måste här anpassas efter anonymitetsskyddet. Pressens samarbetsnämndkonstaterar med tillfredsställelse att vikten av att skydda den enskildes rätttill anonymitet kraftigt understryks i lagförslaget. 1981/82:37 127 Kammarrätten i anför: Regler som tar sikte på anonymitetsskyddet finns iallmänna verksstadgan, vilken även om den inte är direkt tillämplig påkommunala myndigheter ändå torde anses vara vägledande för dem. Om det bedömsvara värdefullt för myndigheterna och allmänheten att ha en liknandebestämmelse i den föreslagna lagen finns intet att erinra mot bestämmelsen isig. TiU de kritiska instanserna hör . Regler om anonymitet finns såvitt avser de statligamyndigheterna i allmänna verksstadgan. Några särskilda bestämmelser avseende dekommunala myndigheterna finns dock inte. delar kommitténsuppfattning att anonymitetsskyddet har sådant värde att bestämmelser därom börfinnas i lag. Genom en reglering i lag blir anonymitetsskyddet även tillämpligtpå de kommunala myndigheterna. Även om således instämmer i attanonymitetsskyddet behöver lagregleras kan inte delauppfattningen att en sådan reglering bör ske i en lag avseende enskilds rätttill ADB-upptagningar. Behovet av anonymitetsskydd är givetvis inte starkareför den som vill ta del av ADB-upptagningar än för den som vill ta del av andrahandlingar. anser därför att bestämmelser inte bör tas in i enlag som särskilt reglerar ADB-media utan i en lag med generella bestämmelser omhandlingsoffentligheten t. ex. sekretesslagen. Samma uppfattning har DAFA, generaltullstyrelsen och JO. Som DALK påpekar i specialmotiveringen till paragrafenfinns regler om anonymitet i allmänna verksstadgan (8 §). Såvitt DAFA kanbedöma - och som DALK också anger i motiveringen - bör anonymitetsskyddet istort vara detsamma vid ADB som vid mer konventionella lagringsmetoder. DAFAställer sig därför återigen något frågande inför att kodifiera redan gällanderegler i en ny författning. Om ett behov av förtydligande - i förhållande tillallmänna verksstadgans regler - finns då ADB används som hjälpmedel, vore etttillägg till verksstadgans regler en naturligare lösning. Även tar upp behovet avlagreglering såvitt gäller förhållanden inom kommunerna. Enligt styrelsen är det anonymitetsskydd, som utredningenåsyftar, redan inbyggt i den i 2 kap 1 § TF angivna offentlighetsprincipen ochutgör en av grundförutsättningarna för att denna princip i praktiken skallkunna fungera på ett tillfredsställande sätt. Rätten till anonymitet för densom önskar att ta del av allmänna handlingar får anses så väl förankrad hos dekommunala myndigheterna att det inte kan anses motiverat att i den föreslagnalagen införa en särskild bestämmelse härom. Ur synpunkt föreliggerdärför inte anledning att införa en sådan bestämmelse i den av DALK föreslagnalagen. Vissa remissinstanser diskuterar mera principielltanonymitetsskyddets innehåll och ifrågasätter därvid delvis DALK:s övervägande.Juridiska fakultetsnämnden vid yttrar: 1981/82:37 128 Mot den föreslagna bestämmelsen om anonymitet (9 §) isamband med utfående av allmän handling och vad i anslutning därtill uttalasvill fakultetsnämnden framföra vissa erinringar. DALK hävdar bl. "rätten till anonymitet är en av handlingsoffentlighetens viktigastebeståndsdelar som inte bör rubbas" (s. 72; se även s. 17 och 70). Detciterade uttalandet är enligt fakultetsnämndens mening inte korrekt. En rätttill anonymitet är inte något moment i den grundlagsfästaoffentlighetsprincipen och kan således ej vara någon av dess "viktigastebeståndsdelar". En sådan rätt kan inte betraktas som en nödvändigförutsättning för att offentlighetsprincipen effektivt skall kunna utnyttjas.Redan det förhållandet, att bud kan anlitas och avskrift begäras, ger den somverkligen är intresserad av viss handling men angelägen att inte exponera sittintresse möjlighet att under bibehållen anonymitet ta del av handlingen ifråga. Även om anonymitetsrätten accepteras i rättspraxis och sedermera också(1977) inskrivits i allmänna verksstadgan (8 §) och ganska (1978)godtagits av i samband med behandlingen av en motion i ämnet (se bet.s. 71), anser fakultetsnämnden med hänvisning främst till säkerhetsaspekternafrågan ej mogen för lagstiftning i denna form. Enligt DALK är rätten till anonymitet en avhandlingsoffentlighetens viktigaste beståndsdelar (s. 72). Påståendet är inteokontroversiellt och bl. a. kan påpekas att anonymitetsskyddet först sent fåttförfattningsstöd och då i en författning på lägre nivå, 8 § allmännaverksstadgan. Man bör också uppmärksamma att framställningar om utlämnanden avallmänna handlingar kan ske genom bulvan, vilket möjliggör för den egentligeintressenten att förbli anonym. Frågan är om inte den viktigaste beståndsdeleni det som brukar kallas "anonymitetsskydd" är rätten att inte behövauppge för vilket syfte eftersökt information skall utnyttjas. Åtminstone i dethänseendet är "anonymitetsskyddet" av sådan vikt att man kanifrågasätta om det inte borde komma till klart uttryck i själva grundlagen. Också kronofogdemyndigheten i hör till dem somtar upp frågan om anonymitetsskyddet. Myndigheten ifrågasätter om inteanonymitetsskyddet går för långt, och framhåller att det här är fråga om svåraavväganden av principiell natur, som kommittén inte haft att ta ställning tillutan endast överfört från annan gällande lagstiftning. Myndigheten anser att enomprövning av dessa frågor än en gång bör komma till stånd, trots derasgrundlagskaraktär. Flera remissinstanser har synpunkter påanonymitetsskyddets närmare utformning och på hur konflikter medsäkerhetsintressena bör lösas. Andra stycket i paragrafen behandlar konflikten mellansäkerhet och anonymitet, ett område som inrymmer många svårbemästrade problem.Tyvärr är DALK:s tämligen vaga förslag ej till särskilt stor hjälp vid lösandeav problemen. Ej heller ger motiven någon vägledning utan det anges att hurdenna konflikt skall bemästras i de enskilda fallen är en praktisk fråga somfår lösas på olika sätt vid olika myndigheter, beroende bl. a. på lokalernasutformning, frekvensen av besök m. m. 1981/82:37 129 uppger att bolaget som ansvarigt för driftoch underhåll skall tillhandahålla beskrivning av system och register åt allmänheten.Bolaget hanterar dels register för många myndigheter, dels register medinformation av varierande sekretessgrad. För att företaget skall kunna hanteramyndigheternas information betryggande krävs stränga säkerhetsbestämmelser.Varje person som får tillträde till företagets lokaler måste antingen ha egenlegitimation och eget passerkort eller skriva in sig i besöksjournalen och bärabesöksbricka. Dessa säkerhetsbestämmelser står enligt bolaget i direkt konfliktmed anonymitetsskyddet enligt 9 §. hänvisar till ett tjänstemeddelande förförsvarsmakten (TFG 760346) och fortsätter: Där föreskriver överbefälhavaren i fråga om militäraskyddsföremål att tillträde för att ta del av allmän handling inte får medgestill befästning (befästningsområde). Enligt beredskapsplanläggningskall administrativa enheter ur verket ha verksamhet förlagd till sådanabefästningar under beredskapstiUstånd och krig, och därvid använda sig av ADB(terminaler). Det måste därför anses vara av vikt även för att manunder det fortsatta lagstiftningsarbetet beaktar överbefälhavarens föreskrift,så att denna kan fortsätta att gälla. Reglerna om anonymitet i förslagets 9 § stämmer inteöverens med de föreskrifter för ADB-säkerhet som datainspektionen utfärdat förbland annat centrala skatteregistret. Vid terminalbearbetning till exempel skaUregisteransvarig innan ADB påbörjas tillse att behörigheten att beordra ellerbeställa ADB kontrolleras. Vidare sägs att registeransvarig skaU registrera ochbevara uppgifter som gör det möjligt att för varje tidpunkt redovisa den ADB som skett av personregister, vem sombeordrat eller beställt sådan ADB, vem som genomfört den, vilka personer somberörs och till vem utdata lämnats. Skall anonymitetsskyddet upprätthållas vidanvändning av presentationsterminaler måste dessa föreskrifter ändras. DALK resonerar inte om sambandet mellan säkerhetsskydd i ADB-systemoch anonymitetsskydd: synpunkterna rör närmast s. k. yttre eller fysiskt skyddsåsom lokalernas utformning. Om anonymitetsskyddet uppfattas som enhandlingsoffentlighetens viktigaste beståndsdelar bör emellertid konsekvensernabli långtgående för kraven på ADB-systemens utformning. i undrar hur länge arkivinstitutionernaskall kunna framhärda med sina besöksliggare över forskarna och avkräva dessamed namn och adress undertecknade rekvisitioner av de allmänna handlingar somde vill taga del av i forskarsalarna. Medborgarrättsrörelsen förklarar att man vill riktauppmärksamheten på förhållandena i fråga om anonymitet vid patent- ochregistreringsverket. 9 1981/82. 1981/82:37 130 Om någon vill se en akt i svenska patentverket, måste enbeställning göras i skriftlig form under uppgivande av namn. Orsaken synes varaatt man vill hålla kontroll på att inte t. ex. svaromål, där en sökande påståttviss tolkning av ett uttryck för att få igenom ett patentkrav, sedermera subtiliseras,så att patentet senare kan tolkas bredare än avsett. Det har förekommit atthela ansökningstexten förkommit, så att det sedan är omöjligt att konstatera omsökanden lagt till något i en senare text, som ej fanns i den ursprungliga. Anonymitetenfår emellertid inte åsidosättas av detta skäl. Det är här fråga om ett allmäntproblem. Dataregistreringar är inte de enda handlingar, som kan bli fördärvadegenom kontakt med allmänheten. Samma praktiska synpunkter torde i vissa fallgälla vid landsarkiven, där kyrkböckernas förslitning väckt betänkligheter, såatt allmänheten numera alltmer hänvisas till att använda mikrofilmer i ställetför originalen. Anonymiteten bör emellertid inte uppges i detta sammanhang. Vissa andra frågor berörs i en del remissyttranden. anmärker att även om någon hos enmyndighet begär att få ut vissa uppgifter och därvid förklarar sig avse attutnyttja uppgifterna för att begå brott, myndigheten inte får vägra utlämnande. RRV frågar sig om ett beslut som innebär avslag på begäranom utlämnande skall ställas till anonym person. Konsekvensen härav torde bliatt besvär över beslutet kan anföras av vem som helst, dvs. besvärsrätten ipraktiken blir allmän. Då detta inte torde vara önskvärt, bör den person somönskar skriftligt beslut med besvärshänvisning enligt verkets uppfattning ocksåanmodas att uppge sitt namn. En invändning rör formuleringen av den föreslagna 9 §:Varför används frasen "innehållet i upptagning"? Allmänna verksstadgananvänder uttrycket "ta del av allmän handling" och LUA bör påmotsvarande sätt formuleras: "ta del av upptagning för ADB". Denföreslagna formuleringen leder tankarna till "uppgift i upptagning",en fras som till sig knyter särskilda Generellt sett är det viktigt att användaklar terminologi eftersom strukturerings- och definitionsproblemen för ADB-systemensdel redan i sig själv är svåra och kan skapa förvirring. 3.9 Service och information m. m. (10 §) " Några remissinstanser uttalar sig positivt om DALK;sförslag i fråga om en regel i LUA om service och information. Åtskilligaremissinstanser avstyrker däremot förslaget, främst med hänvisning till attregleringen i bl. a. sekretesslagen uppfyller de krav man kan ställa på myndigheterna. Förslaget om en särskild offentlighetsansvarig mottas välav de som yttrar sig i denna fråga. Till de som uttalar sig positivt om DALK:s förslag hörkammarrätten i , SCB och statens provningsanstalt. Kammarrätten i anför: 1981/82:37 131 Hanteringen av ADB är obestridligen så pass främmande ochsvår för den vanliga människan, att det framstår som särskilt angeläget attmyndigheterna lämnar allmänheten en god service på området. Systemen måsteockså utformas med detta syfte för ögonen. Annars föreligger en uppenbar riskför att offentlighetsprincipen i praktiken blir urholkad. Den nya regel som DALK föreslår i 10 § 2 st och somsakligt sett kan kopplas till föreskriften i 6 § 3 p om vilken person hos myndighetensom kan lämna allmänheten närmare upplysningar om användningen av ADB anser SCBvara värdefull för en praktiskt väl fungerande service. I förhållande till dekrav som de nyssnämnda paragraferna ställer upp finns f. ö. redan nu inomverket en viss beredskap genom det särskilda kansli för datalagsfrågor som ärförlagt till SCB:s verksamhet i . Kansliet har redan nu en viktigkontaktfunktion i förhållande till allmänheten då kansliet bl. a. administrerarfrågor som rör utdrag enligt 10 § datalagen. konstaterar att inom det områdesom den föreslagna lagen avser att reglera finns en delvis redan utbildadsedvana som i stort överensstämmer med lagförslaget. Anstalten har inte någotatt erinra mot den föreslagna kodifieringen av de oskrivna regler som talar omhur myndigheterna skall sköta kontakterna med allmänheten. Till de som på olika grunder helt eller delvis avstyrker DALK:sförslag hör kammarrätten i , , arbetsgruppen viddatainspektionen, , , och . Kammarrätten i ifrågasätter om innehållet iparagrafen verkligen har sådan självständig betydelse att paragrafen ärnödvändig. Kammarrätten hänvisar därvid till de bestämmelser om service ochinformation som redan finns i förordningen (1980:900) om statliga myndighetersserviceskyldighet, i allmänna verksstadgan och i den nya sekretesslagen. Också erinrar om den nu gällanderegleringen och anför: Givetvis är det angeläget att myndigheterna gerallmänheten hjälp och råd. är många myndigheters resurser hårtansträngda och många angelägna arbetsuppgifter får stå tillbaka. Särskilt medhänsyn till det rådande statsfinansiella läget är det därför angeläget attframhålla att myndigheterna i första hand skall fullgöra de uppgifter somåligger dem enUgt lagar och instruktioner och att service och information integenerellt sett skall gå före andra arbetsuppgifter. anser i likhet med DALK det befogatatt den som vill ta del av en allmän handling i form av ADB-upptagning skallkunna få upplysningar av myndighet om hur vederbörande praktiskt bör gå tillväga. Sådana upplysningar har emellertid verket, och säkerligen också andramyndigheter, lämnat. Verket anser det därför tveksamt om enlagbestämmelse behövs på området. Prop.1981/82:37 132 Äveni detta fall inleder DALK den föreslagna paragrafen med en hänvisning till attgrundreglerna om allmänna handlingar återfinns i tryckfrihetsförordningen samti viss mån i sekretesslagen (1980:100). Ånyo ställer sig DAFA frågande införbehovet av föreUggande bestämmelse. I andra stycket vill DALKålägga myndigheterna en särskild roll när det gäller enskilds sökande bland ADB-lagradinformation. I motiven anger DALK att sökanden behöver också upplysningar omhur han eller hon rent praktiskt skall gå till väga för att få den handling somefterfrågas m.m. Såvitt DAFA kan bedöma måste denna skyldighet åliggamyndigheterna oavsett på vilket medium informationen är lagrad. Finns denefterfrågade upplysningen mitt inne i en större samling handlingar avkonventionell typ, måste det -både enligt servicecirkuläret, allmännaverksstadgan och nya sekretesslagen - vara myndighetens skyldighet även i dettafall att hjälpa den enskilde i arbetet med eftersökningen.