prop · G50337 · 1981-12-31 00:00:00 — Givetvis kan också de övrigafaktorer som får beaktas enligt 2 kap. 12 § TF få betydelse. Det får såledesgodtas att myndigheten ges skälig tid att bedöma om handlingen är allmän och omdet föreligger något hinder mot att en avskrift eller en kopia lämnas ut. Med den moderna kopieringsteknik som de flesta myndigheternu har tillgång till bör det enligt min mening inte erbjuda några störresvårigheter för dem att uppfylla de krav som ställs upp. Särskilt i fråga omavskrifter eller kopior av ett större material kan det emellertid vara nödvändigt för I Bilagan har uteslutits här. Förslagen är likalydande meddem som är fogade till propositionen. 1981/82:37 47 myndigheten att ta på sig än om materialetskulle tillhandahållas på stället. Det kan också ta för myndighetenatt lämna ut en utskrift av en ADB-upptagning än att tillhandahållaupptagningen på stället genom bildskärm eller liknande tekniskt hjälpmedel. fall en myndighet inte själv har tillgång till en dator måste naturligtvismyndigheten ges skälig tid att ' anlita en annan myndighets dator eller datornhos en särskild servicebyrå, för att kunna tillhandahålla utskriften. Kravet påskyndsamhet måste alltså sättas betydligt lägre i sådana fall. Särskiltarkivmyndigheterna torde vara beroende av datorkapacitet utifrån. 2 kap. 14 § Begäran att få taga del av allmän handling göres hosmyndighet som förvarar handlingen. Begäran prövas av myndighet som angives i första stycket.Om särskilda skäl föranleda det, får dock i bestämmelse som avses i 2 §andra.stycket föreskrivas att prövningen vid tillämpningen av bestämmelsenskall ankomma på annan myndighet. 1 fråga om handling som är av synnerligbetydelse för rikets säkerhet kan även genom förordning föreskrivas att endastviss myndighet får pröva frågan om utlämnande. 1 de nu nämnda fallen skallbegäran om utlämnande genast hänskjutas till behörig myndighet. Myndighet får inte på grund av att någon begär att få lagadel av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har medsin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunnapröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Det nya tredje stycket motsvarar 9 § LUA. Det harkommenterats i avsnitt 2.5.2 i de allmänna övervägandena. Enligt tredje stycket har den som begär att få ta del aven allmän handling rätt att vara anonym. Detta betyder för det första attvarken den myndighet till vilken begäran riktas eller någon annan myndighet fåravkräva sökanden uppgift om hans namn. Myndigheterna får inte heller på annatsätt försöka ta reda på hans identitet (jfr JO:s ämbetsberättelse 1977/78 s.250). Vidare har sökanden rätt att slippa uppge syftet med sin begäran. Det skydd som den riya bestämmelsen ger är dock inte utanundantag. kan det vara nödvändigt för den myndighet som skall pröva omen allmän handling får lämnas ut att veta vem sökanden är och hans syfte medbegäran. Myndigheten kan nämligen behöva uppgifterna för att kunna ta ställningtill om sekretess gäller för uppgifter i handlingen. Så t. ex. kan myndighetenbehöva uppgifterna när den har att tillämpa en sekretessbestämmelse med ett s.k- omvänt skaderekvisit, dvs. när sekretess gäller för uppgifter, om det intestår klart att uppgifterna kan röjas utan skada. Sådana sekretessregler gällerinom bl. a. och sjukvården. En myndighet kan vidare behövafråga efter identiteten och syftet hos en enskild som begär att på egen hand fåta del av en särskilt ömtålig gammal originalhandling (jfr 2 kap. 12 § andrastycket TF). Sökanden kan i de angivna fallen välja 1981/82:37 48 mellan att antingen lämna de begärda upplysningarna elleravstå från att ta del av handlingen, i det sistnämnda fallet på det sätt hanönskar. Tredje stycket är också tillämpligt i de falltillhandahållandet av en upptagning för ADB sker enligt den nya 15 kap. 10 §sekretesslagen, dvs. när den enskilde själv får använda en terminal e. d. hosen myndighet. Bestämmelsen hindrar dock inte att myndigheten, när det kan ansesbehövligt, frågar sökanden, om denne har tillräckliga kunskaper för att användaterminalen på egen hand. Bestämmelsen om anonymitetsskydd kan i och för sig inteanses dispensera från regeln i 3 § andra stycket förvaltningsprocesslagen (1971:291)om att en besvärshandling skall vara undertecknad av klaganden. Det kan dockförutsättas att domstolarna liksom tar hänsyn till anonymitetsskyddetnär de prövar om besvär rätteligen har anförts i en fråga om utlämnande av enallmän handling. Vidare hindrar bestämmelsen inte att den som har fått ta delav en allmän handling efterforskas t. ex. därför att han skadat eller förstörthandlingen. Till skillnad mot DALK:s förslag innehållerdepartementsförslaget inte någon erinran om att säkerhetsåtgärder eller andraåtgärder som en myndighet vidtar till skydd för användningen av ADB skallutformas under särskilt beaktande av anonymitetsskyddet. På grund av TF:skaraktär av grundlag är det givet att myndigheterna skall beaktaanonymitetsskyddet när de utformar åtgärder till skydd för användningen av ADBlikaväl som andra säkerhetsåtgärder, t. ex. till skydd för sådana hemligauppgifter och till skydd mot brott. När det gäller skyddet för hemligauppgifter hos statliga myndigheter som är av betydelse för totalförsvaret ellerrikets säkerhet i övrigt kan vidare nämnas att det i 3 § (1981:421)förordningen om säkerhetsskyddet vid statliga myndigheter finns en uttryckligerinran om att säkerhetsskyddet skall utformas med beaktande av enskildas rättenligt TF att ta del av allmänna handlingar. Jag anser emellertid att det inteföreligger något behov av en liknande erinran i TF. Bestämmelsen i förordningeninnebär t. ex. att myndigheterna har att ordna kontrollen av besökare så attenskilda kan ta del av allmänna handlingar utan att behöva avkrävaslegitimation och så att anonymiteten inte på annat sätt röjs. Ett första riksdagsbeslut om ändring i TF kan fattas föredet ordinarie riksdagsval som skall äga rum och ett andrabeslut kan föreligga före det årets utgång. Därför föreslås att ändringarna iTF skall träda i kraft . 1981/82:37 49 4.2 Förslaget till lag om ändring i sekretesslagen(1980:100) De bestämmelser som f. n. finns i 15 kap. sekretesslagenavser alla myndigheter. De nya bestämmelser som jag föreslår införda i kapitletgäller däremot endast de myndigheter som använder ADB. De har därför under enegen rubrik tagits in i ett särskilt avsnitt sist i kapitlet. Till följd häravhar också 1-8 §§ försetts med en rubrik. Allmänna bestämmelser 15 kap. 1 § När allmän handling har kommit in till eller upprättatshos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte äruppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga omallmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registreringunderlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kanfastställas om handling har kommit in eller upprättats. Om särskilda skäl föreligger får regeringen föreskrivaundantag från registreringsskyldighet enligt första stycket i fråga omhandlingar av visst slag som hos myndighet förekommer i betydande omfattning. /13 § finns bestämmelser om undantag frånregistreringsskyldighelen ifråga om vissa upptagningar för automatiskdatabehandling. I det nya tredje stycket har tagits in en erinran om att13 § innehåller bestämmelser som innebär undantag frånregistreringsskyldigheten enligt 1 §. Undantaget avser upptagningar iADB-register som är gemensamma för flera myndigheter. Särskilda bestämmelser om upptagningar för automatiskdatabehandling 15 kap. 9 § Myndighet som i sin verksamhet använder automatiskdatabehandling skall ordna denna med beaktande av den itryckfrihetsförordningen stadgade rätten att ta del av allmänna handlingar.Vidare skall myndigheten ordna databehandlingen med beaktande av det intressesom enskilda kan ha att själva utnyttja terminal eller annat tekniskthjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. Paragrafen, som är ny, motsvarar 3 § LUA. I fråga om deallmänna övervägandena rörande paragrafen hänvisas till avsnitt 2.2. Bestämmelseni första meningen innebär inget nytt krav på myndigheterna. Det tordeemellertid förhålla sig så när myndigheterna skall införa nya eller ändradeADB-system att många problem av teknisk och administrativ art står i förgrundenoch att offentlighetsintressena riskerar att komma i skymundan. Genom förstameningen framhävs att också offentlighetsprincipen måste beaktas i fullutsträckning i sådana sammanhang. Prop.1981/82:37 50 Första meningen säger inte något om på vilket sättmyndigheterna skall lägga upp sin ADB-användning. Vad som kan vara lämpligtmåste avgöras från fall till fall. Det kan kanske vara fråga om att skiljamellan ADB-upptagningar av olika offentlighetsstatus, så att allmänna och ickeallmänna handlingar hålls isär och så att allmänna handlingar i görligaste månfördelas på offentligt material och sådant som kan vara föremål för sekretess.Rutiner för utlämnande av utskrifter av ADB-upptagningar som är allmänna ochicke hemliga handlingar kan behöva skapas som är särskilt anpassade tillallmänhetens rätt att få ta del av upptagningarna osv. Hänsynen tilloffentlighetsprincipen måste dock ofrånkomligen vägas mot andra intressen. Vaddet gäller är att myndigheterna skall göra en rimlig avvägning, där ocksåtekniska och ekonomiska faktorer måste beaktas. Likaså måste givetvis hänsyntas till att ADB-system måste vara anpassade till de krav som myndighetensverksamhet ställer så att databehandlingen inte blir orationell ur myndighetenssynvinkel. Syftet med bestämmelserna är att allmänheten skall gessamma möjligheter som myndigheterna att söka efter sådana uppgifter som finnsi allmänna och offentliga handlingar. Föreskriften avser emellertid inte attbinda myndigheterna vid bestämda tekniska lösningar. Det bör sålunda framhållasatt regeln inte innebär att databehandlingen hos myndigheterna i fortsättningenmåste vara baserad på terminalåtkomst. Valet mellan terminalbaserade eller s.k. satsvis arbetande system eller tänkbara kombinationer måste givetvis grundaspå tekniska, ekonomiska och administrativa överväganden i varje särskilt fall. Om myndigheten väljer ett terminalbaserat system blirandra meningen tillämplig. Den får då till följd att myndigheten skall övervägalämpligheten och behovet av s. k. presentationsterminaler, dvs. terminaler sommedger att man tar del av den information som finns upptagen på elektronisk vägmen som inte tillåter att man ändrar eller raderar ut upptagningarna i fråga.Också här måste naturligtvis de olika förhållanden som råder hos myndigheternabeaktas. Särskilt starkt är behovet av presentationsterminaler hos myndighetersom ofta får begäran om utlämnande av ADB-upptagningar. Det är vidare meraangeläget att t. ex. diarier som förs med hjälp av ADB kan vara tillgängligavia terminal än ADB-upptagningar som utgörs av utpräglat tekniska uppgifter somväderobservationer och andra mätvärden. En annan faktor av betydelse är i vilken utsträckning detmaterial som finns i en myndighets ADB-register är allmänna och icke hemligahandlingar. Om allmänhetens rätt att ta del av ADB-upptagningarna är begränsad,får behovet av presentationsterminaler för allmänhetens bruk anses mindre än omdet offentliga materialet är stort. Så t. ex. kan det knappast finnas någotbehov att förse ordbehandlingsmaskiner eller liknande kontorstekniskahjälpmedel, där ADB-teknik används, med presentationsterminaler, eftersom manfår utgå ifrån att dessa hjälpmedel endast innehåller utkast och andra produkter som inte är allmänna handlingar. Prop.1981/82:37 51 omständighet som tillgängliga resurser måste tas med ibedömningen. I nuvarande ekonomiska läge är det givetvis ofrånkomligt attkostnadsaspekten väger tungt när man bedömer om en myndighet bör anordnapresentationsterminaler för allmänheten. Överväganden av det slag som harnämnts får alltså göras när man skall bedöma i vilken utsträckning det ärmöjligt att ordna en myndighets databehandling så att enskilda själva kanhantera terminaler och andra tekniska hjälpmedel. De överväganden som alltså måste göras kan naturligtvisleda till olika lösningar hos olika myndigheter. Det bör framhållas att enpresentationsterminal inte behöver stå enbart till allmänhetens tjänst utankan användas också för myndighetens eget bruk. Å andra sidan kan det varamöjligt att låta allmänheten använda terminaler som primärt är avsedda förmyndighetens eget bruk. En sådan lösning är dock knappast möjlig om man integenom särskilda säkerhetsanordningar begränsar funktionerna hos en sådan terminalså att enskilda personer kan få använda dem. Det kan också ibland av t. ex.säkerhetsskäl vara svårt att låta allmänheten ha tillträde till den lokal dären terminal från arbetssynpunkt har sin rätta plats. De överväganden som myndigheterna skall göra enligtparagrafen kan ofta lämpligen företas i ett sammanhang. Frågan ompresentationsterminaler blir då ett inslag i den större frågan om vilka kravfrån offentlighetsintressenas sida som bör tillgodoses när ADB-system införseller ändras. Om behovet av presentationsterminaler bedöms vara starkt, kan detleda till särskilda åtgärder i fråga om ADB-systemens tekniska utformning osv. 15 kap. 10 § Myndighet skall på begäran bereda enskild tillfälle attsjälv använda terminal eller annat tekniskt hjälpmedel som myndigheten förfogaröver för att ta del av upptagning för automatisk databehandling. Sådanskyldighet föreligger dock inte, om sökanden därigenom får tillgång till upptagningsom inte anses som allmän handling hos myndigheten eller om hinder möter pågrund av bestämmelse om sekretess, på grund av fara för förvanskning ellerförstöring eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. I fråga om beslut, varigenom myndighet har avslagitenskilds begäran enligt första stycket, tillämpas vad som är föreskrivetangående talan mot beslut som avses i 7 § första stycket. Paragrafen är ny. Dess första stycke motsvarar 14 § LUA.De allmänna övervägandena återfinns i avsnitt 2.2. Som framgår av de allmänna övervägandena skall paragrafenses i samband med 9 §. Införs t. ex. presentationsterminaler hos en myndighetför att enskilda själva skall få använda dem för att ta del av ADB-upptagningarsom är allmänna handlingar, skall givetvis allmänheten också ha rätt attutnyttja terminalerna. Det är innebörden av första stycket. Bestämmelsen ärtillämplig också i sådana fall då en myndighet har skaffat terminaler för egetbruk men anordnat sin databehandling så att de kan upplåtas till allmänheten. 1981/82:37 52 Paragrafen kompletterar de regler i 2 kap. 12 § .TF somanger på vilka sätt en allmän handling skall tillhandahållas allmänheten påstället. Om förutsättningarna föreligger för att låta en enskild användaterminal, är dock myndigheten skyldig att tillhandahålla upptagningar på detsättet. Allmänhetens tillgång till myndigheternas terminaler ärinte oinskränkt. För det första gäller rätten att utnyttja terminaler o. d.utrustning bara sådana ADB-upptagningar som är att anse som allmänna handlingarhos myndigheten. Skyldigheten att upplåta terminal e. d. gäller därför inte, omsökanden därigenom får tillgång till ADB-upptagningar som inte är allmännahandlingar hos myndigheten. För det andra kan hinder mot att en ADB-upptagning lämnasut föreligga på grund av sekretess. Med anledning av vad som har sagts i ett remissyttrandebör framhållas att prövningen av om en ADB-upptagning får lämnas ut eller intei princip ankommer på den myndighet som upplåter en terminal till en enskild. Ivissa fall skall dock utlämnandefrågan prövas av en särskilt utsedd myndighet(jfr 2 kap. 14 § andra stycket TF). Själva prövningen av frågan om sekretessför ADB-upptagningar som en enskild kan få tillgång till via terminal e. d. kangöras på liknande sätt som när det gäller ett massuttag. Det betyder att enviss genomsnittsbedömning av materialet får göras (jfr prop. 1979/80:2 del A s.81). Jag vill också peka på att den nu angivna begränsningenkan bli aktuell också i sådana fall då en terminal är placerad så att denenskilde kan få del av sekretessbelagda uppgifter redan genom att han fårtillträde till den lokal där terminalen är uppställd. Detta torde ibland kunnavara fallet med terminaler inom försvarsmakten. Ett tredje undantag från skyldigheten att tillhandahållaterminal e. d. föreligger, om det är fara att en ADB-upptagning förvanskaseller förstörs. Detta undantag kan bli aktuellt, om myndigheten saknar ensärskild presentationsterminal eller någon annan terminal, vars funktion kanbegränsas så att man inte via terminaler kan påverka ADB-upptagningensinnehåll. Myndigheten bör även kunna ställa vissa krav på att den som villanvända sig av en terminal också kan hantera den. Är det fara för attterminalen förstörs eller skadas av den enskilde, kan således tillgång tillterminalen vägras. Det torde dock bara i sällsynta fall finnas en sådan risk. Skyldigheten att tillhandahålla en terminal eller annattekniskt hjälpmedel är vidare begränsad, om hänsynen till arbetets behörigagång hindrar att en enskild får tillgång till hjälpmedlet. Uttrycket"arbetets behöriga gång" återfinns i 15 kap. 4 och 5 §§sekretesslagen. Vid tillämpningen av förevarande paragraf bör riktmärket förmyndigheterna vara att en begäran av en enskild att få använda t. ex. en presentationsterminalskall prövas och -vid positivt ställningstagande - tillmötesgås . Detkan dock vara nödvändigt att myndigheten får tid att pröva, om enADB-upptagning skall anses som en allmän handling eller om det gäller sekretessför uppgifter i 1981/82:37 53 Det kan också hända att sökanden får väntadärför att andra enskilda personer eller myndighetens personal användertillgängliga terminaler. Bestämmelsen innebär också att en sökande som fåtttillträde till en terminal kan få lämna denna, om myndigheten behöver användaden för någon brådskande angelägenhet. Det börframhållas att rätten att använda terminal avser såväl bildskärmsterminalersom terminaler som redovisar innehållet i en upptagning genom utskrift på papper.Om båda möjligheterna finns, har den enskilde dock ingen rätt att välja mellandessa olika former av presentation av uppgifterna utan det får ankomma påmyndigheten att bestämma om detta. Bestämmelsen ger inte heller den enskildenågon rätt att avgiftsfritt ta med sig utskrifter av en upptagning (jfr 2 kap.13 § TF). Innan jag lämnar bestämmelsen i första stycket vill jagunderstryka att de undantag som där uppställs självfallet inte får utnyttjas avmyndigheterna på ett sådant sätt att syftet med första meningen i bestämmelsenmotverkas. Myndigheterna bör tvärtom i all rimlig utsträckning försöka anordnasin terminalbaserade databehandling så att undantagsregeln i andra meningeninte behöver åberopas mot allmänheten. Införs enrätt för enskilda att få ta del av sådana ADB-upptagningar som anses somallmänna handlingar genom att själva få utnyttja en terminal e. d., bör ensökande få föra talan mot ett beslut om avslag på hans begäran. Bestämmelser omen sådan talerätt har tagits upp i andra stycket. De innebär att talan mot ettavslagsbeslut får föras enligt samma regler som gäller i fråga om talan motbeslut varigenom någon har fått avslag på begäran att få ta del av en allmänhandling, dvs. beslut som avses i 7 § första stycket. Huvudregeln är alltså atttalan förs genom besvär hos kammarrätt med möjlighet att därifrån gå vidaretill regeringsrätten utan att det för den skull krävs prövningstillstånd (jfr35 § förvaltningsprocesslagen 1971:291). Vidare skall tillämpas deinskränkningar i talerätten som anges i 7 § tredje stycket och de särskildaregler om talan mot beslut av statsråd och myndigheter under somåsyftas i 7 § fjärde och femte styckena. Avallmänna förvaltningsrättsliga principer följer att talan inte kan föras motdet sätt på vilket en myndighet ordnar sin databehandling. I de fall där enmyndighet har vägrat en enskild att själv använda en terminal och sökanden haröverklagat beslutet är domstolens prövning alltså begränsad till frågan, om deförutsättningar som anges i första stycket är uppfyllda eller inte. Domstolenskall däremot inte pröva huruvida myndigheten hade bort ordna sindatabehandling på ett annat sätt, så att allmänheten har terminalåtkomst tillADB-upptagningarna hos myndigheten. Jag villtillägga att regeln i 9 § expeditionskungörelsen (1964:618, 9 § ändrad senast1977:131) om avgiftsfrihet i mål och ärenden om utlämnande av allmän handlingäven utan någon ändring torde vara tillämplig i mål och ärenden om utlämnandeav allmän handling i den formen att den enskilde själv får utnyttja en terminale. d. hos en myndighet. Prop.1981/82:37 54 15 kap. Il § Varje myndighet skall för allmänheten hålla tillgängligbeskrivning av de register, förteckningar eller andra anteckningar hosmyndigheten som förs med hjälp av automatisk databehandling (ADB-register).Sådan skyldighet föreligger dock inte i fråga om ADB-register som inte tillnågon del anses som allmän handling hos myndigheten. Myndigheten är inte hellerskyldig att tillhandahålla beskrivning som uppenbarligen skulle vara av ringabetydelse för enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheten. Beskrivning som avses i första stycket skall ge upplysningom 3. vilka typer av uppgifter iADB-registret som myndigheten har tillgång till, 4. hos vilka andra myndigheterADB-registret är tillgängligt för överföring till läsbar form, 5. vilka terminaler eller andratekniska hjälpmedel som enskild själv kan få utnyttja hos myndigheten, 6. vilka bestämmelser om sekretess sommyndigheten vanligen skall tillämpa på uppgifter i , 7. vem som hos myndigheten kan lämnanärmare upplysningar om och dess användning i myndighetensverksamhet. I beskrivningen skall dock uppgift enligt andra stycketutelämnas, om det behövs för att beskrivningen i övriga delar skall kunnaföretes för allmänheten. Paragrafen är ny och motsvarar 6 och 7 § § LUA. Allmännaöverväganden i fråga om paragrafen finns i avsnitt 2.3. Definitionen av ADB-register i första stycket ansluter tilldefinitionen av personregister i 1 § datalagen. I fråga om begreppen idefinitionen kan därför hänvisas till datalagens förarbeten (prop. I DALK:s förslag används också ordet system. Eftersom detta ord tillinnebörden till stor del sammanfaller med begreppet register har endast detsenare uttrycket använts i departementsförslaget. Enförutsättning för att en myndighet skall vara skyldig att ha en beskrivning påett ADB-register är enligt första stycket att registret till någon del utgör allmänhandling och att beskrivningen inte är obehövlig från offentlighetssynpunkt. Ärett ADB-register bara av liten betydelse för allmänhetens rätt att ta del avallmänna handlingar, kan alltså beskrivningen undvaras. Utgångspunkten för enmyndighets bedömning av behovet av en registerbeskrivning bör vara attbeskrivningen skall finnas. Endast om det står någorlunda klart att fördelarnamed beskrivningen från offentlighetssynpunkt skulle vara obetydliga, börmyndigheten kunna betrakta sig som befriad från skyldigheten att ha enbeskrivning. När så får anses vara fallet får bedömas allt efteromständigheterna i den enskilda situationen. Är inslaget av offentligt materiallitet i ett register, kan det vara ett skäl för en myndighet att underlåta attha en beskrivning av detta. Också sådana faktorer bör kunna beaktas som denutsträckning i vilken allmänheten brukar begära att få ta del 1981/82:37 55 av registerinnehållet och registrets betydelse förmyndighetens verksamhet över huvud taget. Det torde dock vara mera sällan somde nu nämnda faktorerna bör leda till att en myndighet underlåter att ha enbeskrivning. Om ett ADB-register innehåller upptagningar som bara delvis ansessom allmänna handlingar hos myndigheten, behöver beskrivningen bara omfatta detregisterinnehåll allmänheten har rätt att ta del av. De två första punkterna i andra stycket torde inte krävanågra närmare kommentarer.