prop · G40380 · 1980-12-31 00:00:00 — Personalor-ganisafionernas remissvar visar på en posifivinställning lill alt medverka lill all framhäva serviceaspeklen hosmyndigheterna. För att förbättra kontakternamellan de enskilda och myndigheterna bör också enligt min mening fortsattaansträngningar göras för all förbällra språkbruket inom förvaltningen. Attmyndigheterna använder ett enkelt och begripligt språk utgör i själva verketgrunden för möjlighelen att få goda kontakter med allmänheten. I fråga om denoffentliga språkvården gör framför allt ochstatsrådsberedningen viktiga insalser. I det fortsatta arbetet med språkfrågorär del enligl min mening särskilt viktigt att också i ökad utsträckningaktivera och intressera dem som hanterar språket i det dagliga arbetel hos myndigheteroch andra offentliga organ. När det gäller att komma till rättamed krångliga regler faller givelvis ell lungt ansvar på regeringen ochriksdagen. Del är emellertid också viktigt att man redan på ulredningsstadieloch vid remissbehandlingen av utredningsförslag uppmärksammar förslagenskonsekvenser i fråga om kravet på enkelhet. Här finns viktiga uppgifler förmyndigheter och andra organ som har praktisk erfarenhet av berörda frågor ochsom därför har möjlighet all förutse eventuella krångeleffekter. Sammanfattningsvis ser jag del somytterst angeläget alt fortsätta det arbete som har inletts avbyråkrafiutredningen för att förbättra kontakterna mellan enskilda ochmyndigheter. Arbetet bör särskilt ta sikte på frågor om service ochinformafion, det offentliga språkbruket samt krångliga regler. Jag ämnar i detföljande ange hur del fortsatta arbetel enligt min mening bör bedrivas. De trehuvudlinjer som jag kommer all behandla är myndigheternas eget arbete förförenklingar, nödvändigheten att öka utbildningsinsatserna samt fortsattainsatser för att stärka den enskildes rättsskydd i förvaltningen. De åtgärdersom jag kommer alt beröra är lill stor del sådana som myndigheterna själva kanvidta eller som kan vidtas efter beslut från Prop.1980/81:80 47 En fråga om lagändring, som jagåterkommer lill, underställs prövning. Även om medverkankrävs endast i denna del har jag ändå anseti del lämpligt alt för geen samlad redovisning av de åtgärder som enligt min mening behövs för attförbällra kontakterna mellan medborgarna och myndigheterna. / För att göra verksamheten inom den offentliga sektorn såbra som möjlig sker fortlöpande ett ralionaliseringsarbete. Huvuddejen avrationaliseringsverksamheten inom statsförvaltningen bedrivs vid de enskildamyndigheterna. Inriktningen av arbetet och formerna för dess bedrivande växlardock beroende på myndigheternas storlek och den myndighetsnivå det är fråga om.Det finns emellertid vissa centrala organ som har till uppgift alt biståmyndigheterna i ralionaliseringsarbetet. Hit hör bl. a. slalskonlorel ochriksrevisionsverkel. Kommunerna och landstingskommunerna bestämmer själva hurderas ralionaliseringsarbete skall bedrivas. ochLandstingsförbundet biträder med organisationsutredningar och annatrafionaliseringsarbete. Inom hälso- och sjukvårdssektorn verkar ett särskill organ.Sjukvårdens och socialvårdens planerings- och rationaliseringsinstitut (Spri). Bestämmelser om statligamyndigheters ralionaliseringsarbete finns i allmänna verksstadgan (1965:600)och förordningen (1975:567) om raliona-liseringsverksamhet inom den civilastatsförvaltningen (rafionaliseringsför-ordningen). I 6 § allmänna verksstadgan föreskrivs att verksamhetenskall bedrivas så enkelt, snabbt och ekonomiskt som möjligt utan att säkerheten eftersatts. Myndighetens chef skall enligt samma lagrum verka för förenklingar och förbättringar i arbetets planläggning och utförande. II § ralionaliseringsförordningen föreskrivs att varjemyndighet inom den civila statsförvaltningen skall vidla de åigärder som behövs för att verksamheien inom myndighetens ansvarsområde skall kunna bedrivas så rationellt som möjligt. Där sägs vidare all rationaliseringsåtgärder skall avse såväl myndighetens inre organisation och arbetsformer som myndighetens förhållande till allmänheten och fill andra myndigheter. Enligl 2 § skall myndigheten verka för ändringar av föreskrifter, om dessa är mer betungande än nödvändigl för den som berörs av föreskrifterna. 1 medbestämmandeavtalet för del statliga arbetstagarområdel (MB A-S) finns allmänna riktlinjer i frågor som rör förhållandel mellan arbetsgivare och arbetstagare vid myndigheternas arbele med rationalisering och administra tiv utveckling. MB A-S ger också möjlighel alt sluta lokala kollektivavtal som närmare anger hur ralionaliseringsarbetet skall bedrivas. Prop.1980/81:80 48 En särskild form för att få framuppslag från de anställda är den organiserade förslagsverksamheten som finnsinom den statliga sektorn. Den har bl. a. fill syfte att intressera deanställda för ökad effektivitet i verksamheien och att ta till vara deanställdas kunskaper och erfarenheler. Förslagsverksamheten samordnas avstatsförvaltningens cenirala förslagsnämnd, som i administrativt hänseende ärknuten fill statskontoret. Nämnden fastställer riktlinjer för beräkning aversättning. Vid bedömning av förslag skall hänsyn tas bl. a. lill förslagensbelydelse för förbättrad service ål allmänheten och till förslagens inverkan iövrigl på kontakten med allmänheten. Av det anförda framgår allrationaliseringsarbelel skall omfatta myndigheternas förhållande lillallmänheten. Enligl byråkratiulredningen är det dock oklart på vilket sättallmänhetens synpunkter skall vägas in i detta arbete. Enligt utredningensmening har allmänhetens krav på myndigheterna inte den framskjutna plats irafionaliseringsarbetet som de borde ha med hänsyn lill alt myndigheternaytterst är till för alt tjäna allmänheten. Ulredningen anser att myndigheternagenom ett förenklingsarbete själva bör verka för en lill allmänheten bättreanpassad verksamhet. Utredningen definierar förenklingsarbetel som ett arbeteinriktat på alt åstadkomma förenklingar och förbättringar för allmänheten, därman utgår från allmänhetens syn på myndigheten och den direkta nytta somallmänheten har av de tjänster och den service som myndigheten fillhandahåller. Enligt byråkratiulredningen kan ellförenklingsarbele inte ses isolerat från myndigheternas övriga verksamhet. Detmåste ingå som ett naturligl led i arbetet. Utredningen anser därför atttyngdpunkten i förenklingsarbetet bör ligga på myndigheterna själva. Dettaligger enligt utredningen väl i linje med de allmännadecentraliseringsslrävandena. Remissinstanserna stöder tankarnapå ett utvecklat förenklingsarbete hos myndigheterna. a. framhållerriksrevisionsverket att förbältrade kontakter med allmänheten kanleda till rationaliseringar och besparingar i den löpande verksamheten. Ettförenklingsarbete behöver därför inle nödvändigtvis kräva extra resurser.Länsslyrelsernas organisationsnämnd () anser att del särskilt i avknapphet på resurser är angelägel alt interna initiativ lill förenklingar ochrationaliseringar kommer till stånd hos myndigheterna. Även jag delar utredningensuppfattning att en väg för att nå bättre kontakter mellan enskilda ochmyndigheter är att bedriva ett systematiskt förenklingsarbete. Härigenom finnsförutsättningar att kunna tillgodose såväl den enskildes som det allmännasintressen av en väl fungerande samhällsförvaltning. I ett sådant arbete kan deproblemområden behandlas som jag har berört tidigare, nämligen service ochinformation, språket hos myndigheterna samt krångliga regler. Jag instämmerockså med ulredningen i att arbetet i allt väsentligt bör bedrivas avmyndigheterna själva. Del finns flera skäl till det. Inte minst gör sig angivna synpunkten från 1980/81:80 49 Ett viktigl skäl är också att man får ennaturlig bas för arbetet i den ralionaliseringsverksamhet som bedrivs inomförvaltningen. Genom alt myndigheterna självaarbetar med förenklingsfrågorna kan man på bästa sätt ta tillvara såvälallmänhetens som tjänstemännens syn på hur arbelel bör bedrivas.Förutsättningarna för ett framgångsrikt förenk-hngsarbete bör bli bättre junärmare allmänheten arbetet bedrivs. Tjänstemän som har kontakt medallmänheten och praktiskt fillämpar olika regler och rutiner har godaförulsätlningar att se de problem som finns i fråga om kontakterna medallmänheten. De har också genom sina erfarenheter möjligheter alt komma medförslag lill hur förenklingarna lämpligen bör se ut och genomföras. Genom altdessa tjänstemän också ansvarar för och genomför förenklingarna av verksamhetenskapas samfidigt de bäsla förutsättningarna för alt nya regler och rutinersnabbi och smidigt anammas av myndigheten och att förenklingsarbetet därmed fåravsett resultat. Jag förulsätler därför alt ett förenklingsarbele hosmyndigheterna sker i nära samverkan med personalorganisationerna. Förenklingsarbelets uppläggning och innehåll Byråkratiulredningen anser attformerna för förenklingsarbetet bör anpassas efter myndigheternas egnaförutsättningar och önskemål. Myndigheterna bör alltså i huvudsak själva kunnabestämma hur arbetet skall bedrivas. Ulredningen framhåller bl. a. attförslagsverksamheten kan aktiveras genom kampanjer och pristävlingar medinriktning på förenklingar för allmänheten. Det är också enligt ulredningenvikfigt att la tillvara allmänhetens synpunkler och erfarenheter. Det kandärför vara lämpligl all även låta allmänheten della i del organiseradeförenklingsarbetet, t. ex. genom att representanter för allmänheten bildarreferensgrupper med uppgift alt lämna synpunkler på förenklingsarbetel. Byråkratiulredningen ger utifrån sinaerfarenheter från bl. a. arbetel med olika projekl en rad exempel på sådant somkan ingå i myndigheternas egel arbele för förenklingar. Del gäller åigärderinom flera olika områden. När det t. ex. gäller myndigheternas information ochtillgänglighet förespråkar ulredningen bl. a. en ökad samverkan mellanmyndigheterna i olika avseenden. Ulredningen ger också exempel på sådant sommyndigheterna kan uppmärksamma i fråga om rutinerna vid handläggning avärenden. Vidare ges exempel på åigärder som myndigheterna kan vidla själva föratt de språkliga förbindelserna mellan myndigheter och enskilda skall fungerabällre. Exemplen har sammanställts i en förteckning, som har fogals tillprolokollel i della ärende som bilaga 4. Remissinstanserna delar överiagulredningens uppfallning om hur arbelel bör läggas upp och bedrivas. a.statskontoret och /SR stöder tankarna på en intensifieradförslagsverksamhet. Landslingsförbundel uttalar sig positivt om alt allmänhetenkan delta i förslagsverksamheten. 4 1980/81. 1 saml Nr 80 Prop.1980/81:80 50 Några remissinstanser anser alt utredningensexempelsamling bör ulvecklas lill någon form av kalalog eller handledning somett hjälpmedel för myndigheterna. Hit hör universitets- och högskoleämbetet,länsslyrelsernas organisationsnämnd och /SR. Några remissinslanser redovisaråigärder som de har vidlagil eller har för avsikt alt vidta i syfle allförenkla och förbättra för allmänheten. uppger t. ex. all verkelutarbetar en lättillgänglig samlad översikt över vad domstolarna gör och hurdel går lill i domstolarna. Universitets- och högskoleämbetet har för avsiktall låta samtliga anställda delta i en kurs i bällreoffenllig svenska. Bosladsstyrelsen har genomfört en egen slörreförenklingsulredning. 1 denna har redovisats synen på bl. a. verkels egnaförfattningar, dubbelarbetet mellan länsbostadsnämnder och kommuner,informationsfrågor, besvärshanlering-en, utbetalningsrutiner, blanketter,finansieringsformer och hur förenklingsarbetel kan bedrivas i framliden inomverkel. Vissa förslag som kräver beslut av regering och riksdag harbosladsstyrelsen tagit upp i sina anslagsframställningar. Andra förslag somslyrelsen kan genomföra själv bearbetas yllerligare internt. Även jag vill betona att förenklingsarbetet kan utformaspå olika sätt alltefter myndigheternas förutsättningar, resurser och behov. Somframgår av remissinslansernas redovisning kan ambitionsnivån i arbetet variera.Ell exempel på ett mera omfattande arbete ulgör bos*adsstyrelsens förenklingsulredning.Ett förenklingsarbele behöver emellertid inle ha den omfallningen. En översynav myndigheternas skyltning i och ulanför arbetslokalerna kan t. ex. vara enenkel åtgärd för all förbättra servicen för allmänheten. Särskilda seminarierför de anställda i offenllig svenska är ell annat exempel på förenklingsarbelesom inle behöver kräva några slörre arrangemang. Även andra liknande exempel pååtgärder som är tämligen enkla att vidta finns i byråkratiutredningensexempelsamling. Jag vill alltså framhålla all man även genom begränsadeinsalser kan åstadkomma angelägna förbättringar. Det vikliga är all arbetetbedrivs med den klara inriktningen att de åtgärder som övervägs gagnarallmänheten i dess kontakter med myndigheten. Jag anser allbyråkraliulredningens exempelsamling kan utgöra en god vägledning och eninspirationskälla för myndigheterna. Förenklingsarbetel bör alltsåbedrivas som ett naluriigt led i myndigheternas arbele och därvid haralionaliseringsverksamheten som bas. Arbetet får finansieras med medel sommyndigheterna förfogar över eller som kan frigöras genom omprioriteringar imyndigheternas verksamhet. Förenklingsarbetel inom den kommunala sektorn Byråkratiulredningen har i förstahand diskuterat utifrån förhållandena i statlig verksamhet darförutsättningarna i form av lagstiftning, organisation och de förtroendevaldasrätt skiljer sig avsevärt frän den kommunala Prop.1980/81:80 51 Frän den enskilde medborgarens synpunkt upplevsemellertid förhållandena i statlig och ofta som likartade.Delta ger enligt min mening slor anledning all diskutera förhållandenainom kommuner och landstingskommuner, även om möjligheterna till jämförelser ärbegränsade. Förhållandena inom statligverksamhet kan indirekl ålerverka på den kommunala sektorn, men det är en sedanlänge tillämpad princip alt kommunerna själva skall ha det avgörandeinflytandet över hur de skall forma sin verksamhet. Samlidigl är del viktigtall notera all genom den nuvarande kommunallagen har lagt slor viktvid den kommunala informationen och i del sammanhanget uttalat sig om behovetav all göra förvaltningen mera öppen och tillgänglig för medborgarna. 1 §6 kommunallagen åligger det kommunstyrelsen och förvaltningsutskottetall handha kommunens resp. landstingskommunens informationsverksamhet i den månkommunfullmaklige eller inte har uppdragit denna ål annan nämnd.Kommunstyrelsen resp. förvallningsutskoltet har genom denna bestämmelse fållell övergripande ansvar för informafionen lill medborgarna. Ansvarel kan.förutom rena informationsfrågor, avse bl. a. tillsyn över organisationen,bevakning av vissa delar av de förtroendevaldas arbetsvillkor eller bevakningav språkfrågor och översyn av ruiiner inom verksamheten, Samhällels åtgärder och beslulgriper in i medborgarnas liv på ell hell annat sätt än tidigaie. Såväl dei lag reglerade kommunala uppgifterna som kommunernas och landstingskommunernasfrivilliga åtaganden har byggts ut kraftigt. Utbyggnaden av olikatrygghetsskapande reformer har i sin lur inneburit att allt flera människor haranledning all söka kontakt med t. ex. kommunala förvaltningar. En välfungerande förvaltningsorganisation är därför en nödvändig förutsättning förall samhällels reformpolitik skall kunna förverkligas. Flertalet av degenomförda reformerna har lagts fast i lagstiftning. Detta har sketl för alt deenskilda medborgarnas rättssäkerhet och sociala trygghet skall kunnagaranteras. Lagstiftning har också måst. tillgripas för att tillgodose andrainlressen som är gemensamma för medborgarna, t. ex. inom bebyggelseplanering,hälsovård, miljöskydd och naturvård. De omfattande regler som finns har kommil lill för all tjäna och skydda medborgarna. Reglernas omfattningsamt de ökade kontakterna mellan allmänheten och myndigheterna gör delsamtidigt nödvändigt all överväga om förenklingar kan åstadkommas. Jag anserdärför all kommuner och landstingskommuner bör se över hur kontakterna mellande enskilda och de kommunala förvaltningarna fungerar. Översynsarbelet bör hasom ulgångspunkl all de kommunala förvaltningarnas viktigaste uppgifi är alltjäna medborgarna och att goda kontakter mellan allmänheten och myndigheternaulgör en väsentlig förutsättning för en stabil och livskraftig demokrati.Ätgärder som syfiar lill all framhäva service- och demokrati- Prop.1980/81:80 52 aspekter måsle dock som jag ser del också vägas mot andrahänsyn som avgör en förvaltnings verksamhet. Föreningslivels roll när det gällerall förbällra kontakterna mellan medborgarna och myndigheterna har hillillsvaril underskattad. 1 de fall man inom myndigheter och förvaltningar uppfattatmöjligheterna fill samarbele har del skell på ett säll som ofta dåligt beaktatföreningslivets arbetssätt. Man har sell organisationerna som en kanal för allsprida informalion, oavsett om det haft någon relevans för organisationen ellerej. Det har åstadkommit åtskillig irritation. Inom folkrörelserna finns en utvecklad informations- och konlaklfunklion i frågor som gällermedlemmarnas relationer lill slal och kommun. Inte minsl är den väl utveckladinom organisationer med social eller facklig inriktning. Del gäller 1. ex.pensionärsorganisationer, handikapporganisationer, invandrarorganisationer ochfackföreningar. De förmedlar i egel iniresse kännedom om förhållanden somskall göra det möjligt för medlemmarna att la lill vara sina inlressen. Detsker genom egna tidningar, olika slag av verksamhei som föreningarna har mensäkert i hög grad även genom personliga kontakter som sträcker sig långl ulanförde formellt anslutna medlemmarnas krets. Inom kommundeparlemenlet pågår ellöversynsarbete i syfte att förbättra folkrörelsernas arbetsmöjligheter. Arbetetleds av en referensgrupp med ell 40-lal representanter för olikaorganisationer. a. skriften har referensgruppen redovisat sin syn på de nu berörda problemen. Jag anser alt folkrörelserna genomsin verksamhei på olika områden och sin roll i demokratin som opinionsbildarehar naturliga möjligheter alt skapa breda kontakter mellan förvaltning ochmedborgare. sådant samarbele förutsätter all ansvariga inom myndigheternatänker igenom föreningslivets villkor och omfattning, olika medborgargruppersbehov och situation och låter del påverka ruiiner, organisation,personalutbildning och informalion. Från kommunala organs sida måslesamarbete med folkrörelserna bygga på respekt för folkrörelsernas integritetoch medvetenhet om all olika organisationer fungerar på olika sätt. Väl fungerande samarbete medföreningslivet bör enligt min mening vara en väsentlig och naturlig del imyndigheternas strävan all motverka byråkrati och främja många människorsdellagande i den demokratiska processen. Prop.1980/81:80 53 2.3.3 Insatser inom personalutbildningen Byråkratiulredningen lar upp fråganom en förändrad ulbildning av tjänstemännen för alt nå målel om en bättreservice hos myndigheterna. Utredningen framhåller all dagens personalutbildningtill slor del år uppbyggd kring de beslämmelser som gäller myndigheternasverksamhei. Utbildningen bör emellertid enligl ulredningen i högre grad också gå ut på all förmedla kunskaper om servicefrågor och om dessa frågorsbetydelse för samspelet mellan medborgare och myndighet. Ulredningen anser delviktigt all ge ulbildning i frågor om hur tjänstemän allmänt bör uppträda, hurde bör uttrycka sig språkligt och hur de i olika situationer bör förmedlauppgifter. Ulredningen redovisar alt utbildning i sådana frågor redan ges iviss utsträckning, men anser att insatserna bör fortsätta och ulvecklasytterligare. Flera remissinstanser berörutbildningsinsatsernas betydelse för all kontakterna mellan myndigheter ochallmänheten skall kunna förbättras. Statskontoret understryker viklen av brett upplagdautbildningsinsatser för all i ett mera långsiktigt perspektiv förbällrakontakterna mellan medborgare och samhällsorgan. framhållerall ulbildning är ett av de främsta medlen för att få den offentliga sektorngenomsyrad av uppfattningen alt den står i del allmännas tjänst. Slyrelsenpekar både på behovel av internutbildning hos myndigheterna och utbildning inomskolans ansvar. I fråga om internutbildningen framhåller styrelsen viklen avalt alla personalgrupper som har särskill omfatiande kontakter med allmänhetenfår stöd i form av råd och anvisningar. Goda kunskaper på det egnaarbetsområdet och en ökad kunskap om andra enheters arbetsområden har enligtskolöverstyrelsen den allra största belydelse för tjänstemannens möjlighet allge god service lill allmänheten. Också länsslyrelsernasorganisalionsnämnd () lar upp angelägenheten av all i personalutbildningenframhäva de frågor som har anknytning lill kontakterna mellan myndigheterna ochallmänheten. menar att del är av grundläggande vikl all påverka attitydernahos myndigheterna och tjänstemännen. TCO framhåller bl. a. all den statligapersonalutbildningen bör kunna organiseras och planeras så att den personal somskall ge allmänheten service har goda kunskaper om flera olika sidor avmyndigheternas verksamhei. Därigenom kan medborgarna bällre hjälpas lill rättai sina myndighelskonlakter. /SR anser alt särskilda anslag bör avsättas förbyråkralibekämpande utbildning, t. ex. i servicefrågor, språkbehandling ochförenklingsarbele. Även jag kan instämma medulredningen i alt utbildningsfrågorna bör uppmärksammas särskill i delforlsatla arbetet för all förbättra kontakterna mellan enskilda ochmyndigheter. Jag noterar att ell förhållandevis slort anlal remisinslanser harberört denna fråga, vilkel enligl min mening visar på den vikl som bör ägnasutbildningsfrågorna i framliden. Prop.1980/81:80 54 Personalutbildningen kan ses somett viktigl instrument för all säkerslälla såväl rättssäkerhet i myndigheternashandläggning av ärenden som dess serviceambilioner. Liksom ulredningen ochflera remissinstanser anser jag alt starka skäl lalar för all framhäva demoment i utbildningen som direkt siktar mol bemötandet gentemol allmänheten. Debrister och svårigheter i kontakten mellan enskilda och myndigheter som kanfinnas bör, såsom jag lidigare har sagt, i slor utsträckning kunna bemästrasgenom förändrade attityder och en mer serviceorienlerad inriktning hosmyndigheter och andra offentliga organ. Genom en i viss mån förändradpersonalutbildning bör man, ulan alt sänka den totala ambitionsnivån, kunnaåstadkomma viktiga förändringar i dessa avseenden. Ansvarel för hur deutbildningsmoment som jag nu har berört skall prioriteras vilar givetvis iförsta hand på de ulbildningsansvariga myndigheterna och organisationerna inomsåväl den statliga som den kominunala sektorn saml på personalorganisationerna.Vad gäller den statliga sidan har jag inhämtat att -ulbildning (SIPU) ser ulbildning i service- och bemölan-defrågor som ellprioriterat område i kommande utbildningsprogram. Vid en kommande kurs förchefspersonal kommer bl. a. frågor om språket och beslulsfallandel allbehandlas. Vidare är del aktuellt med en nytryckning av ell särskiltstudiematerial benämnl "Myndighetens kontakter med allmänheten",vilket ursprungligen utarbetades i samarbele med byråkratiulredningen. Del föreligger ett starkt sambandmellan utbildningsfrågorna och det förenklingsarbele som jag har förordat iföregående avsnitt. a. bör erfarenheterna av myndigheternas arbele förförenklingar för allmänheten kunna utnyttjas som bakgrundsmaterial i ettutbildningssammanhang. Det är därför betydelsefullt alt från centralt hållslödja myndigheterna i deras utbildningsverksamhet vad avser frågor om bällrekontakter med allmänheten. 2.3.4 Fortsalt uppmärksam/tet (it rättssäkerheisfrågor 1 början av 1970-lalel genomfördesen del betydelsefulla reformer i syfle att stärka rättsskyddet inomförvaltningen. En viklig reform var införandet av förvaltningslagen (1971:290),som med vissa undanlag gäller för handläggning av ärenden hosförvaltningsmyndigheter. Organisationen för den adminislrativa besvärsprövningenhar reformerats genoin införandel av allmänna förvaltningsdomstolar samlspecialdomstolar på olika områden, bl. a. inom den allmänna försäkringen.