prop · G3031 · 1979-12-31 00:00:00 — Jagåterkommer senare till denna enhet (avsnill 2.21.8). Arbelsgmppen bör bl. a.pröva förulsältningarna att la lill vara de erfarenheter som finns inom densociala enhelen när del gäller atl avge de kvalificerade yttranden som det härär frågan om. Socialulredningen har föreslagilall socialnämnden inte heller skall lämna uppgifler i ärenden rörandevapenlicenser eller besvara förfrågningar om enskildas lämplighel föranställning inom bevakningsföretag, för anlagande som hemvärnsman e.d.Remissinsiansernas inslällning är här densamma som i fråga om socialnämndensmedverkan i körkorisärenden. Jag anser all behövliga uppgifler i dessa fall börkunna inhämtas från med den enskildes samtycke och ansluler migföljaktligen lill socialulredningens förslag. Arbetsgruppen inom regeringskanslietbör även pröva konsekvenserna av en slopad uppgiftsskyldighel i dessa ärenden. 2.20 Personregister och personakter 2.20.1 AUmänt orn dokurnentutionen inom sociultjänsten För de kommunala nämnderna gällervissa generella bestämmelser om protokollföring enligt kommunallagen. I denuvarande sociala vårdlagama föreskrivs dock en del begränsningar i fråga ominnehållet i de sociala nämndernas protokoll. Som socialutredningen harframhållil saknas det anledning alt upprälthålla denna skillnad. Jag har därförföreslagit (avsnitt 2.16.5) atl beslämmelserna i kommunallagen omprotokollföring hos kommunala nämnder ulan inskränkning skall få gällasocialnämnden och sociala distriklsnämnderna. 1 de sociala vårdlagarna ges f. n.olika bestämmelser om skyldighet alt dokumenlera vad som har framkommil vidulredning i ärende hos nämnden. Vidare finns del särskilda föreskrifter omdokumentation inom olika områden för den sociala verksamheten, t.ex. i fråga omtillsynen över fosterbarnsverksamheten. 1979/80:1 Personregister och personakter 433 har föreslagilall del i socialljänsllagsliftningen skall föreskrivas all vad som harframkommit vid ulredning och som har betydelse för ärendels avgörande skalltillvaratas på belryggande säll. 1 syfte alt ge klienten insyn i deanteckningar som görs om honom under pågående vård och behandling harutredningen vidare föreslagil en beslämmelse om atl klienlen bör hållasunderrällad om de journalanteckningar eller andra anleckningar som förs omhonom. Jag har behandlal denna fråga tidigare (avsnitt 2.17.2). Till skydd för rättssäkerheten iförvaltningsärenden ges i FL särskilda föreskrifter om handläggning av ärendenhos myndighelerna. har dock endasi begränsad räckvidd förden kommunala förvallningen. Enligt 2 S 2. FL gäller lagen inte för ärenden,där beslutel överklagas genom kommunalbesvär. I 3 kap. 14 S BvL har dockintagits bestämmelser som innebär att förvaltningslagens föreskrifter ibelydande utsträckning blir gällande i barnavårdsärenden även när beslutöverklagas genom kommunalbesvär. Dessa undantagsbestämmelser har lillkommil förall stärka rättsskyddet för enskilda i ärenden om barn och ungdomsvård. har föreslagitatt med vissa begränsade undanlag skall gälla i allasocialtjänstärenden hos socialnämnden. För handläggning av ärenden som rörmyndighetsutövning, dvs. ärenden om förmåner och skyldigheter saml ingripandenmot enskilda, ges särskilda bestämmelser i 14-19 SS FL. I 14 och 15 SS finnsbestämmelser om rält för den som är part i ärendet alt ta del av utredningenoch om skyldighet för myndigheten att kommunicera utredningen i ärenden meddenne innan ärendet avgörs. För all kunna fullgöra dessa bestämmelser krävs deti allmänhet att myndigheterna i sådana ärenden dokumenterar den utredning somhar gjorts. De bestämmelser somjag har nämnt nugäller protokollföring hos socialnämnd och dokumentation av ulredning iärenden hos nämnden och sädan dokumentalionsskyldighet som det gäller särskildaföreskrifter för. Hämtöver finns det också en allmän skyldighet atl i behövligutsträckning dokumentera verksamheten. Sådan skyldighet är dock inte reglerad iförfattning utan anses följa av allmänna förvaltningsrättsliga principer. har framhållit blir räckvidden och omfattningen av dennaoreglerade dokumentalionsskyldighet beroende av den typ av verksamhet som detgäller. Denna oreglerade dokumentalionsskyldighet får för socialljänslens delbetydelse för sådan verksamhel som inte direkl kan hänföras till handläggningav ärende. Som exempel på sädan verksamhet kan nämnas löpande kontakter medklienterna, behandlingsarbete och annan kuraliv verksamhel. Dokumenlation av verksamheten är avflera skäl nödvändig. Somjag har sagl tidigare är det i allmänhet enförutsättning för att den enskilde skall kunna få insyn i ärenden som gällermyndighetsutövning. För atl en klient hos skall ha möjlighet altbegära rättelse och anföra klago-28 I979I80. 1979/80:1 Personregisler och personakter 434 mål är del viktigt all det som har förevarit mellan honomoch sociahjänslen dokumenleras i behövlig utsträckning. Dokumentationen bör iallmänhel ske i samråd mellan den enskilde och socialarbelaren. För all kommunernas revisorer ochslatliga lillsynsorgan som JO, JK och länsslyrelserna skall kunna utöva sinauppgifter krävs del all verksamhelen dokumenteras i viss ulslräckning. Eneventuell besvärsprövning fömisätier att del överklagade beslutet ochunderlaget för della finns bevarat. Även för egen del är vissdokumenlation nödvändig. För all kunna fullgöra sina uppgifter måslesocialarbetaren ofta anleckna de uppgifter som klienterna lämnar och som hansjälv skaffar fram. Vård- och behandlingsarbetet förutsäller vanligen kännedomom klienlens förhållanden och lidigare vidlagna ålgärder. Del är särskillviktigt all det finns lillräckliga anleckningar om della, när en annansocialarbelare lar över behandlingsarbelel. Som jag har nämnl lidigare ärpersonalomsättningen slor i många socialförvallningar. För alt kommunens socialljänslskall kunna planeras krävs del vidare en överblick som man endasi kan få om delfinns lillräcklig dokumenlation. Socialulredningen har här pekat på arbels- ochresursfördelning inom kommunens socialljänsl, budgelering och ekonomiskkonlroll, bevakning av förfatlningsstadgade frisler, åierkravsverksamhel,uppföljning av vidlagna ålgärder, generella bedömningar av ålgärdsbehov,miljömässiga bedömningar m.m. Inte minst viktigi är det vidare allsocialnämndens förtroendevalda ledamöler i stor utsträckning måste fallatillbaka på den dokumentation som finns för alt kunna fullgöra sin uppgifl alti storl följa och överblicka nämndens verksamhel. Dokumenlation krävs även närsådan verksamhel som det utgår slalsbidrag för skall redovisas. Slulligen villjag framhålla att viss dokumenlafion är nödvändig för all socialljänslen skallkunna lämna dala lill socialstalisliken och för all kunna lillgodosesocialforskningens behov. Som jag nämnde finns delregler i KL om prolokollföring hos nämnden. Vidare följer i praktiken en vissdokumentalionsskyldighet av om handläggning av ärendenrörande myndighels-utövning. Socialulredningen har föreslagit atl del i likhelmed vad som gäller nu skall föreskrivas dokumenlalionsskyldighel inomsocialljänslen för ulredning i ärenden hos nämnden. Del kan diskuleras om delhärulöver krävs generella föreskrifter för dokumenialionen inom socialljänslen.Socialutredningen har övervägt denna fråga och inle funnil anledning föreslåsådana föreskrifter. Som skäl för della har socialulredningen anförl alt detrör sig om dokumentation för olika ändamål och all förhållandena varierarmellan olika kommuner. Utredningen har därför inle funnil det vare sig önskvärteller prakliskl lämpligl alt föreslå sådana föreskrifter. Inle hellerremissinslanserna har föreslagit något sådant. Jag delar socialutredningensuppfaUning och anser därför att det inle behövs andra generella föreskrifter omdokumenlation inom socialljänslen Prop.1979/80:1 Personregister och personakter 435 än som har föreslagils i socialljänsllagsliftningen(avsnill 2.17.2) och som följer av KL och FL. framhåller dockatl del vore värdefulh om socialslyrelsen efter samråd med Kommunförbundetutfärdade allmänna råd om dokumenlationen inom socialljänslen. Föreningen , understryker behovet av allmänna råd idessa frågor. Även jag anser alt del föreligger behov av allmänna råd på deltaområde. Även om del inle behövs någrayllerligare föreskrifter om dokumentationsskyldighelen, anser jag dock atlomfattningen av dokumentationen behöver regleras i syfte atl stärka klienternasinlegrilel och öka deras förtroende för . Det gäller att se tillatt del inle förs mer omfaltande dokumentation om klienternas personligaförhållanden än som är behövligl för verksamhelen. Det är också väsenlligl alldokumenlationen inte sparas längre än nödvändigt. Av belydelse fråninlegrilelssyn-punkl är framför allt sådana sammanställningar av uppgifler somgör del lätt att få fram upplysningar om en viss person. Sådanasammanställningar bmkar benämnas personregister. Registren kan vara antingenmanuella eller sådana som förs med hjälp av automatisk databehandling. Eltpersonregister kan också bestå av akter som förvaras på ett sådant sätt attdet går att få fram personakten på dem som finns i regislrel. Socialnämndernaspersonakter med sökregister som hör dit bildar därför personregister. Jagåterkommer till dessa frågor i del följande. Lagen (1936:56) om socialregisierföreskriver att social nämnd eller annat kommunalt organ skall föra registeröver hjälpverksamheten i kommunen. I detta regisler skall antecknas dem somerhåller socialhjälp eller hjälp i annan form. Lagen ger inle några närmareföreskrifter om hur registren skall föras. har medfört all regislren harfåll olika omfattning och utformning ute i kommunerna. Det är självklart inom måste registrera utbetalad ekonomisk hjälp och andraviktigare hjälpåtgärder för atl ha en nödvändig överblick över verksamhelenoch för att undvika dubbelbetalningar och bevaka de återkrav som behöver göras.I de flesta kommuner innehåller emellertid registren långt fler uppgifter änsom krävs enligt socialregisteriagen. Som socialutredningen har redovisatnärmare har det från juridisk synpunkt rått oklarhet om vilken dokumentationsom egentligen omfattas av socialregisterlagen. framhåller atldet bör överlåtas ål de sociala nämnderna att själva bestämma vilka registersom behövs för deras verksamhel. Utredningen har därför föreslagil allsocialregisteriagen skall upphävas. Förslagel har inte föranlett någon kritikfrån remissinstanserna. De som har uttalat sig i saken har tillstyrkt att lagenupphävs. Jag delar socialutredningensuppfattning att det inte längre finns något behov av en lag som innehållertvingande bestämmelser för kommunerna 1979/80:1 Personregister och personakter 436 att registrera hjälpverksamheten. Jag föreslår därför allsocialregisierlagen skall upphävas. Socialregisierlagen innehålleremellertid även annal än tvingande föreskrifter om regislrering. Där finnsbesiämmelser om sekrelesskydd och föreskrifter om uppgiftsplikt till andramyndigheler och bestämmelser om vilka myndigheler som kan få upplysningar frånsocialregislren. Vidare innehåller lagen bestämmelser om utlämnande avuppgifler ur socialregislren för slalislik och forskning. Om lagen upphävsmåsle dessa frågor lösas i annan ordning. Jag återkommer lill della i delföljande. Jag vill erinra om alldel i olika sammanhang finns föreskrifter om skyldighel all lämna uppgiftertill kommunernas socialregisier. Sådana besiämmelser bör upphävas medsocialregisierlagen. Om de är sakligi motiverade, bör de ersällasmed molsvarande bestämmelserom uppgifisplikl lill socialnämnderna. 1 den nu gällande sekretesslagen(SekrL) finns i 14 S bestämmelser om sekreless för handlingar som rör barn- ochungdomsvård, nyklerhelsvård och socialhjälp m.m. Sekreless gäller för uppgiftersom rör enskilds personliga förhållanden. I paragrafens andra slycke anges ivilka fall sådana handlingar inle heller får lämnas ul lill den enskilde självoch i iredje slyckel ges särskilda sekrelessregler om beslut. 1 paragrafensfjärde slycke sladgas slulligen all uppgifter och anleckningar, vilka tillhörsocialregislren inle får utlämnas i vidare mån än som följer av lagen omsocialregisier. Av beslämmelserna isocialregisierlagen framgår all uppgifler ur socialregislren inle får lämnasul till enskilda personer och inle ens lill den som uppgiften rör. I mål somhar gällt all få la del av allmänna handlingar har dock socialregislerbegreppetfält en snäv tolkning och endasi ansetts gälla sädana register som har utgjortsammanställningar av uppgifler. En närmare redogörelse försocialregislersekrelessen har lämnats av socialulredningen i slulbelänkandel. Socialulredningen har i samband medförslagel all upphäva socialregisteriagen ullalal all del inle finns behov avsärskilda sekrelessregler för de regisler som kommer all föras inomsocialtjänsten och alt sekretessen för sådana regisler kan regleras av desekretessbestämmelser som skall gälla för handlingar i övrigt.1 förslaget till ny sekretesslag föreslås all sekreless skall gälla inomsocialljänslen för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om del inleslår klarl atl uppgiften kan röjas ulan alt den enskilde eller någon honomnärstående lider men. Föredragande departemenlschefen förklarar i proposifionenall han delar socialutredningens uppfaUning all del allmänna sekrelesskydd somskall gälla för uppgifter inom socialljänslen om enskilda bör vara lillräckligläven för regislemppgifter. Någon speciell beslämmelse om regislersekreless för 1979/80:1 Personregister och personakter 437 socialljänslen föreslås alltså inle. innebär såledesall den nuvarande speciella begränsningen för enskilda all ur socialregisier fåla det av uppgifler om sig själva upphör. I socialregisterlagen har meddelatsförbud mol alt obehörigen yppa uppgift från regislrel. Eftersom förslagel tillny sekrelesslag har ulformals så all reglerna åstadkommer bådehandlingssekreless och tystnadsplikt saknas anledning all behålla en särskildlyslnadspliklsregel för innehållet i socialljänslens regisler. Somjag har nämnl tidigare medgersocialregisterlagen inle all uppgifter lämnas ul till enskilda personer. Vilkamyndigheter och andra organ som får la del av uppgifler ur socialregister angesi 6 och 7 SS lagen om socialregister. Denna räll tillkommer främsl dekommunala organ som bedriver hjälpverksamhet. Vidare har statliga myndigheteroch vissa andra organ rätl atl för behandling av en ersättningsfråga efterframställning få uppgift om ersällning som har betalats ut lill viss person somfinns i regislrel. gällande sekrelesslag innehållerinskränkningar i enskildas räll enligl Iryckfrihelsförordningen alt la del avallmänna handlingar. Däremol reglerar den inle ufiämnande av uppgifler i annanform och ufiämnande av uppgifter lill andra myndigheler. Förslagel till ny sekrelesslaginnebär i molsals till nu gällande lagsliflning i princip förbud mot all lillannan myndighet eller lill annan verksamhelsgren inom samma myndighel lämna uluppgifter som är sekrelesskyd-dade. Borlsell från vissa undanlagsbestämmelserom utlämnande av uppgifter lill bl.a. besvärs- och tillsynsmyndigheter skallsekretesskyddade uppgifler inom endasi få lämnas ul lill annanmyndighel som begär alt få ta del av dem med åberopande av uppgiftsskyldighelsom följer av lag eller förordning. Del behövs därför uiiryckliga bestämmelserom all socialnämnden lill annan myndighet eller annan verksamhelsgren inomsamma myndighel skall lämna ut uppgifterom ulgiven ekonomisk hjälp för altförhindra felaktiga ulbelalningar. Sådana beslämrnelser hör hemma isocialljänsllagen. Denna fråga behandlas närmare i specialmoliveringen. Närfråga uppkommer om all lämna uppgifler lill andra organ än myndigheter blir deallmänna bestämmelserna i sekretesslagen lillämpliga. Socialregisierlagen innehåller ävenbesiämmelser om utlämnande av uppgifter för forskning och statistik. Jagåterkommer lill della. Uppgifter om de enskilda klienternafinns i socialnämndens protokoll och bilagor lill dessa, i socialregisier ochandra hos nämnden förda regisler och framför alli i personakterna. Dessapersonakler innehåller en mängd olika uppgifler om klienlen och hans anhöriga.Som regel finns det en journal som innehåller löpande anleckningar över samtalmed klienten, vidlagna vård- och behandlingsåtgärder m. m. Dessutom finns det ipersonakterna handlingar av skiftande nalur. Där förvaras ulredningar ochkopior Prop.1979/80:1 Personregister och personakter 438 av beslul i lidigare avgjorda ärenden, kopior av yttrandenlill andra myndigheler, inkomna anmälningar och rapporter, läkarintyg, skriftväxlingmed andra socialförvaltningar, arbelsförmedling, länsstyrelse, m.fl. myndigheler.I personaklerna förvaras ofla också kopior av ulbelalningar och andraverifikationer. Som sökregister lill personaklerna finns etl slag- ellersökregister som är upplagt på namn och personnummer. Socialulredningen harnärmare redogjort för mtinerna vid uppläggning av personakler och frågor somsammanhänger med della. Som har sagis lidigare bildar sökregister och därtillhörande akter etl personregisler. 1 socialutredningens belänkandeframhålls all socialnämnden liksom andra myndigheler är skyldig att iakttaobjektivitel och saklighel i sin verksamhet. Av della följer alt del ipersonaklerna endasi bör las in sådana uppgifler som har belydelse försocialljänslens bedrivande. Ulredningen underslryker även atl uppgifter somdokumenleras i ulredningarna skall vara korrekia och väl underbyggda.Värdeomdömen som inle slöds av redovisade faktiska förhållanden skall undvikas.Socialulredningen anser emellertid att del är prakliskl omöjligi all närmareange vilken dokumentation som bör samlas i personaklerna. UtredningenframhåUer viklen av att nämnderna och tillsynsmyndigheterna vakar över altpersonakterna inle tillförs uppgifler som är onödiga eller förklenande för klienierna. Flera av remissinslanserna, bl.a.socialstyrelsen och LO, stöder de principer som ulredningen har redovisat.Remissinslanserna har inle förordal all särskilda föreskrifter skall utfärdasom innehållet i personaklerna. Inle heller jag anser detla nödvändigl. Jag villdock framhåUa alt dessa frågor i behövlig utsträckning kan behandlas i deallmänna råd som avses utfärda i fråga om dokumentationen inomsocialtjänsten. Ulgångspunklen bör då vara alt personakterna inle skalltillföras onödiga uppgifler och att värdeomdömen som inte är faklisklunderbyggda skall undvikas. Klientens svårigheter och problem bör beskrivas påett sakligt och objektivt säll. Fömtom personakterna ochsökregister till dessa finns det olika lyper av regisler, som innehållersammanslällningar av uppgifler om klienterna. I många fall förs regisler överklienierna och vidtagna åtgärder med hjälp av automatisk databehandling. 1 deflesla fall förs sådana register enligl del s.k. KOSlS-syslemet, vilkel finnsbeskrivet i socialulredningens belänkande. Del finns även andra regisler medolika innehåll. Regisler över utbetalningar som har gjorts är vanliga.Därutöver finns olika lyper av sammanställningar, t. ex. inkomna rapporter somär ordnade i personföljd, servicekort m.m. Rutinerna varierar hos olikakommuner. I molsats lill personaklerna, som även de bildar personregisler, rördel sig här somjag nämnde om sammanslällningar av uppgifler om klienierna.Dessa regisler i mer inskränkl bemärkelse är upprältade för att underlättaadministrationen av socialljänslen. Från inlegritelssynpunkt skiljer sig dessapersonregisler - i del följande benämnda "regisler" - frånpersonak-lema. 1979/80:1 Personregister och personakter 439 framhåller alluppgifter i sådana register är tillgängliga på etl mer omedelbarl sålt än somär fallel med uppgifter i personaklerna. De lämnar upplysningar om denenskilde klienten utan att kunna ge en fullständig och objektivbeskrivning av hans förhållanden. Regislren framstår därför som särskillkänsliga från integriielssynpunkl. DärtiU kommer atl de är mer lällillgängligaoch används av ell långl slörre anlal ijänslemän vid socialförvallningen än somär fallel med den enskilda personaklen. Socialulredningen föreslär all iregistren endast skall fä tas in sådana personuppgifter som i andra sammanhangnormall är offenlliga, som namn, personnummer, adress, yrke och civilslånd.Ulredningen föreslår dock all i regislren skall få las in beslul isocialljänslen om ålgärd som innebär myndighetsutövning och del lagrum somdella grundas på. Sekretesskyddade uppgifter om klienterna skall i övrigt inlefå antecknas. Således skall enligt utredningens förslag uppgifl aldrig få lasin om orsak lill fallat beslut eller annan uppgift som kan innefatta värderingav klientens förhållanden eller annars röja sekretesskyddade förhållanden. Inteheller skall del få las in uppgifter om vidtagna åtgärder som grundas pä meddelandefrån andra myndigheter, t.ex. rapporter om ingripande enligl lagen omtillfälligt omhänderlagande. Socialulredningens förslag ombegränsning av innehållet i regisler har balsals med lillfredsslällelse avflera remissinsianser, bl.a. . FöreningenSveriges socialchefer och socialförvaltningen i , kritiserat förslagel därför atl del enligl förbundets meningendasi skulle ha en marginell belydelse men medföra en kraftigkostnadsökning för adminislralionen. Jag har lidigare föreslagil allsocialregisterlagen skall avskaffas och all de sekretessregler som gäller försocialljänslen i övrigl skall gälla för registren. I elt sådanl läge anser jagför min del all innehållei i regislren på någol sätl bör regleras. När registren har byggts upp inomsocialvården, har det ofta i den allmänna debatten framhållits all regislreninle bör innehålla s.k. "mjukdala". Vad som i olika sammanhang avsesmed begreppet "mjukdala" är väl inle alltid fullt klart. Enligt deförsök lill närmare precisering som har föreslagits kan mjukdala innefaltabelyg, värderingar och andra subjektiva omdömen eller åsikler om en annanperson, i.ex. av lypen "nervöst lagd", "troligenalkoholmissbrukare", eller över huvud lägel värderande omdömet) ommänniskors familjeförhållanden, uppförande, samhällsan-passning, psykiskastatus, studieintensilet, prestation i arbelslivel m.m. (se prop. 1978/79: 109om ändring i datalagen och datalagsliftningskommitléns delbetänkande (SOU1978: 54) Personregister - Datorer -Inlegrilel). Till följd av datalagensbestämmelser begränsas möjlighelerna all la in sådana uppgifler i personregisler som förs med hjälp av automatisk 1979/80:1 Personregister och personakler 440 Även när det gäller andra typer av registerinom är del angelägel all de hålls rena från"mjukdala". Socialulredningens förslag innehåller enligl min meningen i sak lämpligl avvägd gränsdragning. Även om utredningens förslag i vissulslräckning kan ge anledning lill ändrade adminislraliva rutiner ule hossocialförvallningarna, anser jag ändå skälen för all reglera innehållei iregislren vara så slarka all ulredningens förslag bör genomföras. Jag föreslårdärför atl del i socialljänsllagen skaU las in en beslämmelse med det innehållsom socialulredningen har angett. Syftel med den föreslagnabeslämmelsen är som framgår av vad jag har sagl lidigare alt regislren inomsocialtjänsten endasi skall innehålla uppgifter som i andra sammanhang normaltär offenlliga. Socialulredningen har föreslagit all della i lagtexlen skalluilryckas så att i regislren inle bör tas in "uppgifler som är ägnade altröja enskilds personliga förhållanden". Som framgår av motivullalandentill den föreslagna nya sekretesslagen avses med uttrycket "personligaförhållanden" alla uppgifter som rör enskild person som I.ex. Således täcker detta begrepp även neutrala uppgifler omyrke, ålder, adress elc. P.g.a. den skadeprövning som i förekommande fall skallföregå beslut om utlämnande kommer emellertid sådana uppgifler som regel allkunna lämnas ul. Med hänsyn lill den innebörd som uttrycket "personligaförhållanden" kommer atl få i sekrelesslagen blir emellertid del förslagsom socialulredningen har lämnal att bli lerminologiskl missvisande. Jag villdärför föreslå all den av socialulredningen föreslagna begränsningen i fråga ominnehållet i regisler ullrycks på del sättet all i regislren inle får las in"uppgifler om ömlåliga personliga förhållanden".