prop · G303124 · 1979-12-31 00:00:00 — Härtillkommer att centrala ratinnaliseringsnrgan på ett övergripande sätt skall följaoch svara för att samnrdningsaspekier beaktas vid spridning av datordriften.Delta kan bl, a, ske gennm att granska utredningar nch förslag om sådanspridning. Även möjligheterna till samnrdning av ADB-användningen i övrigtskall bevakas. Dessutombör de allmänt verka för att myndigheternas planering av ADB-verksamhetenförbältras samt medverka i utfurmningen av översiktlig information omanvändningen av ADB i statsförvaltningen. Motbakgrund av statskontorets nuvarande uppgifter på ADB-området och de uttalandensom görs i propositionen om användningen av ADB i statsförvaltningensammanfattar utredningen befintliga och ev. nya centrala rationaliseringsorgansuppgifter på ADB-området. Dessa bör bl. 4 1979/80. 1979/80:124 50 granskningav ADB-invesieringar, svara för samordnad anskaffning av ADB-ulruslning,medverka vid utveckling av vissa ADB-system, lämna råd om system, program ochutrustning, iniliera och medverka i metodutveckling samt bevaka utvecklingenpå ADB-området. De delvis nya uppgifterna, den siarkare betoningen av vissauppgifter och de säll på vilka uppgifterna kan komma att utföras påverkar denorganisatoriska siruktur i vilken dessa ADB-uppgifter och övriga centralaraiionaliseringsuppgifter bäst kan lösas. Riskerna för awägningsproblem ochrollkonflikter inom olika organisationer måste särskilt uppmärksammas. 1 sinaöverväganden utgår utredningen från att uppgifterna för den av riksdagenbeslutade datadelegatinnen i huvudsak skall avse övergripande ADB-frågor avbetydelse för samhället i storl. (FU) har lämnat förslag som bl. a. syftar lill all siatsmakterna skall fåbälire underiag för beslul att ompröva befintlig statlig verksamhet, 1 kapitel7 redogör utredningen för de av FU:s överväganden och förslag som är avbelydelse för organisalionen av de centrala myndighetsuppgifterna avseenderationalisering och ADB. FUföreslår alt översynsgrupper skall inrättas i fackdepartementen. Huvuduppgiftenför dessa grupper skulle vara att bereda regeringens beslut i olika skeden avöversyns- och omprövningsarbetet. Deorgan vid sidan av översynsgrupperna i departementen som kan användas förutredningsarbete syftande lill omprövning är ,statskontoret, försvarets raiionaliseringsinslilul och berörda myndigheter, FUföreslår inte några omedelbara resursförstärkningar vid statskonlnret vid etlsuccessivi gennmförande av dess förslag. Utredningen ansluter sig till FU:sbedömning att förslaget lills vidare inte behöver påverka omfattningen avstatskontorets resurser. Resursfrågorna torde i stället lämpligen bevakas i detåriiga budgetarbetet. FUanser att det ulan alt förändra statskontorets inrikining är möjligt för verketatl medverka i översynsarbele på de områden där verkel har förvärvaterfarenheter. FU konstaterar också au statskontoret redan nu i betydande utsträckningstyrs av uppdrag från regeringen. Utredningen ansluter sig till dessabedömningar. Liksom FU anser utredningen att raiionaliseringsinsatser liggernära översyns- och omprövningsinsatser. Enligt ulredningens mening behöverdärför statskontorets medverkan i översynsarbete varken av formella,metodmässiga eller innehållsmässiga skäl påverka statskontorets organisatoriskautformning. FUhar pekat på några olika sätt på vilka statskontoret kan medverka iöversynsarbetet. Verkei kan ideniifiera problem och medverka i översynsgruppernasarbete atl ulforma direkliv. Statskontoret kan också på uppdrag av regeringenta fram underiag för val av översynsobjeki och utformning av direktiv. Iblandkan det enligt FU även vara lämpligt att ge statskontoret uppdrag att genomföraöversyner på etl sakområde. Enligt utredningens mening låter dessa sätt förstatskontoret atl medverka i översynsarbetel 1979/80:124 51 sigväl förenas med en myndighetsslällning för slalsknntnrel. FUanser nckså att del kan vara möjligt au engagera statsknntoret för alt ge ensakansvarig myndighet resurs- och kompetensmässigt stöd vid enöversynsutredning. Rollfördelningen mellan sakansvarig myndighet nchstatskonlnret skulle då preciseras i direkliven. Slalskontoret skulle även hamöjlighel alt framföra ev. avvikande mening lill uppdragsgivaren. Enligtulredningens mening kan del vid sådan medverkan från statskontoret i praklikenvara svårt för verket att helt leva upp lill en myndighetsroll, Ulredningenanser att elt samband föreligger mellan det sätt på vilket statskontoretmedverkar i ulredningsarbele och den roll som verket har. Även formerna förengagemang i omprövningsarbetel måsle vara förenliga med de roller somutredningen väljer att definiera för de centrala rationaliseringsorganen. Vissapersonalfrågor m. m. Ikapitel 8 behandlar ulredningen vissa personalfrågor vid slatskonioret. Utredningenbetonar vikten av att statskontoret har en personalstyrka som gör det möjligtför verket att lillgodose de anspråk som utifrån riktas mot verket. För atlkunna uppnå detta anser utredningen att personalomsättningen på lägre nivåerbör behållas eller ev. något minskas, atl rörligheten bland de högstatjänstemännen bör ökas, atl de högsta tjänstemännen måsle ta aktiv del i prnjektarbetel,atl erfarna och kompetenta utredare måste anslällas, att kvalificeradeprojektledare måsle kunna engageras och atl sambandet med den övrigastatsförvaltningen bör stärkas. Motbakgrund av iakttagelser som har gjorts i samband med analysen och diskussioneni kapitel 4-8 presenterar utredningen i kapitel 9 och 10 sina överväganden ochförslag beträffande de cenirala myndighetsuppgifterna avseende rationaliseringnch ADB saml den nrganisatnriska furm i vilken dessa uppgifter bör utföras. 2Centrala myndighetsuppgifter avseende rationalisering och ADB Vissayueriigare förutsäUningar för ralionaliseringsverksamheten anges i kapitel 9.Mot bakgrund av tillgängliga bedömningar av de slalsfinansiella utsikternadrar utredningen slutsatsen atl ralionaliseringsverksamheten och denadministrativa utvecklingen i statsförvaltningen i högre grad än f n. börinriklas mot att åstadkomma realiserbara besparingar. Rationaliseringsarbeteti statsförvaltningen påverkas även av de förutsättningar som myndigheterna harför sådant arbete. Utredningen konslalerar alt affärsverken har god tillgångtill egna persnnalresurser för ratinnalisering nch att något ytteriigare slödför ralionaliseringsverksamheten i allmänhet inte torde behövas. Storaförvaltningsmyndigheter kan själva eller med hjälp av konsuller klara ävenstörre projekl rörande rationalisering och administrativ utveckling. För altgenomföra riktigt stora rationaliserings-eller ADB-projekt torde de emellertidbehöva kvalificerat stöd ulifrån. 1979/80:124 52 ochmedelslora myndigheter har i regel små egna resurser för rationalisering.Normalt kan endast enklare ålgärder genomföras. Dessa myndigheter behöveravsevärt slöd utifrån för atl kunna klara mer omfattanderatinna-liseringsprnjeki. Dessa omständigheter behöver beaktas när uppgifteroch organisalion för cenirala rationaliseringsorgan utformas. Ulredningensöverväganden om vilka de cenirala myndighetsuppgifterna avseenderationalisering nch ADB skall vara spänner över elt vill fält. 1instruktionen för slalskontoret ingår f. n. inte någon närmare precisering avmålet för verkels rationaliseringsverksamhet. Statskontoret använder en myckelvidsträckt definition av begreppet effektivitet. Utredningen föreslår enprecisering på denna punkt. Det bör särskilt åligga statskontoret att verka föralt effektivitetshöjningar i form av kostnadsbesparingar kan ästadknmmas.Självfallel skall verkel i rimlig utsträckning nckså beakta de krav som t. ex. rättssäkerhet,arbetslillfredsslällelse och arbelsmiljö kan resa. När uiredningsuppdrag lämnaslill statskontoret bör särskilt anges om presta-tinns- och serviceförbättringarfår motivera koslnadsökningar eller oförändrade kostnader. Med dennainriktning av verksamheten skall statskontoret i försia hand bevakastatsmakternas iniressen av en enkell, snabbt och ekonomiskt arbetandestatsförvaltning. Det innebär atl statskontoret har en särskild myndighetsroll.Uirymme finns inle för en konsultroll i vilken sak-myndighels iniressen kansältas främst. Denroll som därmed har föreslagits för statskontoret påverkar även kretsen avmöjliga uppdragsgivare. Uppdrag från myndigheter bör inle ulföras ifortsättningen. Sådana uppdrag kan tendera atl ge siaisknnioret en konsultroll.Förändringarna på arbetsrättens område kan också lala för att statskontoretinle bör utföra undersökningar på uppdrag av myndigheler. Uppdragtill statskontoret bör i första hand lämnas av regeringen. Det bör även varamöjligt för statliga kommitléer att lämna uiredning:>uppdrag lillstatskontoret. Kommillé bör dock först inhämla medgivande från regeringeneller vederbörande statsråd. Självfalletbör del även i fortsättningen vara möjligt för att efter medgivandefrån regeringen lämna uppdrag till statskontoret som avser och dessverk. Statskontoretbör på egel initiativ bedriva metodförbäilringsarbete som är av intresse förverket och för flera av dess tillämpningsprojekt. Samma förhållande bör kunnagälla vissa övergripande horisontella projekt, t. ex. avseende för helastatsförvaltningen gemensamma funktioner. Statskontoret bör utforma och förregeringen presentera förslag lill konkreta ralinnaliseringsuppdrag. För detlaändamål bör verket ha en akluell förteckning över lämpligaralionaliseringsprojekl. Regelbundel eller vid behov kan statskontoret föreslåregeringen alt dessa utförs. Underiag till direkliv för sådana projekl börfinnas. Statskontoretbör medverka i prujekt på elt sådant sätl att verket kan leva upp till sinmyndighetsroll. Detta påverkar uppdragens form och ar- 1979/80:124 53 Uppdragensform kan variera. Om regeringen eller kommitté lämnar statskontoret ensamt eltvisst uppdrag är verkets ansvar klarl. Finns en eller flera sakansvarigamyndigheter bör dessa medverka på lämpligl sätl. Önskar uppdragsgivaren markeradetla kan anges atl statskontnrel skall utföra uppdraget i eller efter samrådmed berörd myndighet. Även i dessa fall har statskontoret elt fulll ansvar förprojektet. Om inte sakansvarig myndighet ansluter sig till statskontoretsförslag får myndigheten markera detla i gängse förvaltningsmässiga former.Under vissa förulsältningar bör regeringen även kunna lämna uppdrag lillmyndighel med föreskriften alt uppdragel skall ulföras i samråd medstatskontoret. Fattarstatsmakterna beslul om en intensifierad omprövning av slallig verksamhet börstatskontoret på olika sätt kunna medverka häri, Beiräffande uppdragsformernaför sådanl arbeie bör samma förhållanden gälla som för medverkan i annatralionaliseringsarbete. Ävenstatskontorets arbetsformer i projekten är av belydelse. Verket måsle ha eltreellt inflytande över projektledningen och tjänstemän från verkel skall svaraför en väsentlig del av ulredningsarbelet m, m. i projektet. skall självfallet aklivt medverka om sådan finns, Slalskonlorel börvidare eftersträva alt genomföra projekt med en så koncentrerad resursinsatssom möjligt och på så som möjligt, Verkel har då goda möjligheter atli projekten leva upp till sin myndighetsroll. Dessutom medverkar detla till attresurserna binds för kortare lid. Beredskapen all ta nya uppdrag från regeringoch kommitléer ökar därmed. Dessaarbelsformer m, m, innebär att statskonlnrets utredare ges förutsättning allfå medverka i fiera stnra prnjekt under given tidsrymd. Risken för ämnes- ellermelndmässig stagnalinn minskar därmed för utredarna, arbetssätt bör ökabenägenhelen för yngre tjänstemän att slanna någol längre vid slalskonlorel. m. av datamaskiner för statsförvaltningen Anskaffningav ADB-utrustning avses enligt proposilionen om användning av ADB istatsförvaltningen ske centralt även i fortsättningen. Delta är därför enuppgift för centralt rationaliseringsorgan. Vilken utrustning som skallomfattas av den centrala anskaffningen och vilken grad av delegering lillanvändarmyndigheier som kan vara lämplig utreds f. n. snm ulredningen har knnstaterat kan föreligga mellanstatskontorets rationaliseringsutredande uppgift och uppgiften att anskaffadatamaskiner kan i princip lösas på två skilda sätt. Den ena innebär attutrednings- och anskaffningsverksamheierna knyts nära till varandra för atlsäkerslälla att erforderiiga kontakter las på etl tidigt sladium. De tvåverksamheterna kan då vävas så hårt samman atl rnllkonflikten i praklikenupphör. Denna lösning ökar dessulom förutsättningarna för atl skapa ochvidmaklhålla en bred och hög kompelens på ADB-områdel inom statskontoret. Ennackdel med en sådan ordning är atl system ulvecklade av eller under medverkanav statskontoret kommer atl stå i en annan relalion 5 1979/80. 1979/80:124 54 tillanskaffningsverksamheten än syslem ulvecklade av andra. Denandra lösningen innebär att anskaffningsverksamheten bryts ut ur siatskuninrei.Rnllknnflikten markeras därmed, men den är inle längre intern innmstatskontoret. En nackdel med en sådan ordning är att yllerligare svårigheteruppslår alt åstadkomma kontakter mellan systemutveckling och anskaffning i defall statsknntnret utför systemutveckling m. m, Ulredningenhar också konslalerat au en rollkonflikt kan föreligga om statskontoret ulföreller medverkar i syslemutveckling och därefter skall samnrdna utnyttjandet avADB-uirusining, De ivå principiellt skilda lösningar som har angetls i frågaom anskaffning av ADB-utrustning är tilllämpliga även i della fall. mening bör främst prakliska skäl avgöra valel mellan de tvåorganisatoriska lösningarna på dessa rollkonflikter. Deförhållanden inom statsförvaltningen som föranleder behov av rationaliseringarförändras efler hand. Samlidigt förändras de metoder och lekniker som kananvändas i rationaliseringsarbetet. Del är därför nödvändigt atl det irationaliseringsarbete och systemutveckling ingår ett visst mått avmelodförbättringsarbele. Utredningenhar konstaterat atl det inle råder någon principiell rollkonflikt mellanmetodförbättring och löpande ralionaliseringsarbete. Förhållandet är snarare detmotsatta, Däremoi föreligger vissa resursawägningsproblem. Närdel gäller metodförbättring som syflar lill alt lösa problem i etl visstprojekl föreligger inle några pålagliga svårigheter i fråga om inriktning, nmfatlningnch användning av resultatet. Dessa frågor löses nämligen helt naluriigt inomprojektet. Dei betyder all några särskilda överväganden inte behöver görasangående styrning av sådan meiodförbättringsverksamhel. Närdet gäller metodförbättringar som syftar lill att lösa prnblem som förekommerinom flera projekt som den egna organisationen bedriver, föreligger vissaproblem i fråga om verksamhelens inrikining och omfattning nch spridning avresultatet. Konkurrens om resurserna kan föreligga i planerings- ochgenomförandefaserna. En bestämd resursram bör gälla för au ge stadga ål dennametodförbättring och en plan för verksamheten bör redovisas till regeringenför ställningstagande. Enligt utredningens mening bör ramen tills vidare sällaslill storieksordningen 2 96 av statskonlnrets anslagsmedel. Ävennär det gäller metodförbättring som syftar lill att stödja alla myndigheter istatsförvaltningen som möter ett problem av viss typ så föreligger avsevärdasvårigheter i fråga om val av verksamhelens inriktning och omfallning samt ifråga om spridning och användning av resultaten, Ulredningen anser alt idéer,uppslag uch förslag till prujekt löpande bör samlas in från statsförvaltningen.Efter en värdering bör en plan för metodförbättring av gemensaml intresse förfiera myndigheter upprättas. För planeringen bör lills vidare gälla enkoslnadsram av 5 milj. kr per budgetår. Metodprojeki bör i första hand utförasvid en myndighel som har användning av resultatet. 1979/80:124 55 somär särskilt intresserad av projektet och som är lämplig atl ulföra delsamma. Föratl fånga upp tänkbara behov nch prnjekiförslag, för atl värdera dessa, för allupprälla en plan inom given finansiell ram och för att underlätta spridning avresultaten bör en rådgivande delegaiion för metodförbättringsarbete inrättas.Den bör anknytas till ett lämpligt centralt rationaliserings-organ. Statskontoretgranskar rationaliseringsförslag som har utformats av andra. Detta sker i formav yttranden över remisser från regeringen och sam-rådsyltranden lill myndigheteroch kommitléer. En viss granskning utövas även i samband med anskaffning avADB-utrustning. Ulredningenhar konstaterat all statskontoret och dess ijänslemän kan råka i rollkonfliktereller jävssituationer i granskningsverksamheten. Dessa beror på altstatskontoret eller dess tjänstemän före granskningen kan ha haft mer ellermindre omfattande befallning med ärendel. Statsmakternahar nytta av väl genomtänkta remissyttranden. Statskontoret bör därför även ifortsättningen ägna sig ål granskningsverksamhet av här aktuellt slag. Verketoch dess tjänstemän kommer därmed även alt kunna komma i situationerav jävskaraklär. Det är lämpligt att statskontoret avslår från alt lämnayltrande nm verkei har deltagit i utformningen av ett utredningsförslag ellereljest haft mer påtaglig befattning med ärendet. Del ankummer på slatsknntorelalt vaka över atl dess integritet inte kan sältas i fråga. Denförbätlrade planering, slyrning och samordning av ADB-användning som regeringoch riksdag har beslulat om med anledning av förslag i proposilionen omanvändning av ADB i statsförvaltningen innebär bl. a. atl engranskningsfunkiion för vikligare ADB-invesleringar skall tillkomma. Dennadelvis nya och utökade uppgift kan utföras av , av ettsärskilt organ eller av statskontoret. Ulredningen har bedömi all det inte ärönskvärt att denna granskningsfunkiion organisatoriskt ingår som en del avregeringskansliel. DeADB-syslem m. m., som kommer all behandlas av granskningsfunk-tinnen inför regeringensnch ställningstagande, kan vara utvecklade av vederbörandemyndighel, av myndighel tillsammans med statskontoret eller av statskontoretensamt. I samtliga fall kan konsuller ha medverkat. Granskningen skall ske påelt likartat säll och på samma villknr uavsett vilkel organ som är ansvarigtför utveckling av systemet. Om man önskar undvika reella rollkonflikter, ellerföreställningar om sådana, bör granskningen göras i ett organ som slår fritt iförhållande till inslanser som kan medverka i syslemutveckling. 1979/80:124 56 Medsamordning avser ulredningen en självständig aktivitet som riktar sig molverksamhel vid andra myndigheler. Del självklara förhållandet atl statskontoreti ralionaliseringsarbete inom ell förvaltningsområde beaktar samordning medannan verksamhet är en del av projektarbetet och inte en självständigsamordningsuppgift. Samordning bör ses som en aspekt som skall beaklas istatskontorets huvudsakliga arbetsuppgifter, nämligen att genomföra rationaliseringsutredningar,all anskaffa datamaskiner, att bedriva metodförbättring och alt genomföragranskning. Viss självständig samordning i ralionaliseringsverksamheten kommerdock alt behövas. Som exempel på sådana samordningsuppgifier kan nämnas innehålls-och utseendemässig samordning av information för databearbetning, datakommunikationsamt Slandardisering och normering av maskin- och programvaror.Samordningsuppgifter av detta slag bör åvila bl, a, statskontoret. Regeringenhar i proposilionen om användningen av ADB i statsförvaltningen uttalat sigför att centrala ratinnaliseringsnrgan genum rådgivning på ADB-området skallöka stödel till myndigheterna. Rådgivningen skall enligt proposilionen bl. a.avse köp av nästan färdiga ADB-system och program samt användningen avsmådatorer och andra ADB-hjälpmedel. Vidare skall lämnas vägledning i frågor omutformning av driftlösningar, val av ulrustning samt organisation och bemanningav driftenheter. Sådan rådgivning förutsälter enligt ulredningens bedömning ausärskild kunskap byggs upp. Moment av metodförbättring kan ingå häri. Sådanrådgivning bör åvila bl. a. slatskonlorel. del av den slalliga adminislralionen består av arbetsuppgifter som rymsinom begreppet koniorsdrift. Alla myndigheter har konlorsfunklioner och svarari stor utsträckning själva för val av metoder och ulrusining m. m. Någramyndigheler, bl. a. slalskontoret, har inslruktionsmässiga eller på andra sättreglerade skyldigheter alt ge service, råd och anvisningar på området.Ulredningen har låtit genomföra en kartläggning av förekomslen avkontorsteknisk rådgivning och seiyice m. m. inom statsförvaltningen. Motbakgrund av dels de resultat som därvid har framkommil, dels utredningensöverväganden i övrigt drar utredningen följande slutsatser. Statskontoretskompetens i fråga om ulrusining för flextid bör avvecklas. Eventuellt kan denöverföras lill det nybildade slalens inslitui för personaladminislration ochpersonalutbildning (SIPU), Ävenslatskonlorels kompetens på kontorsoffsetom.rådet bör avvecklas, Evenluelll kanden överföras lill postens inköpscenlral. Statskontoretbör även befrias från de uppgifter beträffande blanketter för sjukledighet förstatsförvaltningen som åvilar verket. Uppgiften bör föras överpå t. ex. slatens personalpensionsverk. Denserviceverksamhet i fråga om blankett- och dokumentleknik som bedrivs vidblankettekniska enhelen vid statskontoret bör överföras lill statistiskacentralbyrån (SCB). Utbildningsverksamhet på området bör adminislreras avSIPU. Detinnebär atl statskontoret starkt kan begränsa sin nuvarande verksamhet på detkonlorslekniska området. 1 fortsättningen bör verket behålla 1979/80:124 57 kompeiensenoch kapaciteten för arbeismälning. Vidare bör verkel ägna sig ål den vid olikatidpunkter mest kvalificerade kontorstekniska utrustningen m. m. där bl. a,inslaget av ADB är mer belydande. Del kan också vara lämpligl att systeminnehållande ADB-utrustning och program för olika inom statsförvaltningen gemensammakontorsfunktioner utformas. 3Organisation m. m. Ikapitel 10 presenlerar ulredningen förslag om den centralamyndighets-organisationen för rationalisering och ADB i statsförvaltningen. Inledningsvisdiskuterar utredningen några exempel på organisatoriska ålgärder snm haromnämnts i direktiven. Ulredningen behandlar sålunda möjligheten alt stanna vidatt bäitre precisera stalsknntnrels uppgifter, alt lill statsknntnret knyta etlorgan med rådgivande eller beslutande funktioner avseende t. ex. vikligareADB-frågor, alt inrätta ett fristående mindre organ för granskning av viktigaADB-projekt och all inrätta elt granskningsorgan med ytteriigare uppgifter.Utredningen diskuterar också möjligheten alt inrätta ett dataverk. Utredningenger sin syn på lämpligheten av dessa olika lösningar. formulerar egna lösningar, anger den som sin grundläggandeinställning att en effektiv granskning av statliga ADB-investeringar, som kanha förutsättningar att vinna respekt för opartiskhet, måste ske i ett nrgan somär fristående i förhållande till myndigheter som deltar i utveckling avADB-sysiem, I granskningen ingår i princip två delar, nämligen en beredandedel och en beslutande del. Utredningen anser atl den beslulande delen måste hafull kontroll över beredningsresurserna. Även den beredande delen måste därförslå fri i förhållande till syslemulvecklande myndigheter. Meddenna ulgångspunkl har utredningen särskilt övervägt tre organisationsalternativsom innebär att del vid sidan av statskontoret bildas etl särskilt organ förgranskning av statliga ADB-sysiem. Detla organ lilldelas i två av alternativenvissa ytterligare uppgifter på ADB-området. Grundalternaiivetinnebär atl granskningsorganei, uiöver au svara för granskning, även medverkarvid urvalet av ADB-investeringar som skall granskas och driverdokumentationscentralen över slatliga ADB-sysiem. Till dessa uppgifler läggs iett alternativ bl. a. uppgifterna att samordna meiodarbetei på ADB-området ochatl utfärda riktlinjer m. m. för utveckling av ADB-system. Till dessa uppgifterför ett nytt nrgan fugas i etl annal alternativ även uppgiften alt svara förden samnrdnade anskaffningen av ADB-utrustning för statsförvaltningen. De olikaalternativen påverkar i varierande grad statskontorets uppgifter.