prop · G203121 · 1978-12-31 00:00:00 — 1 systemet administreras både utbetalning (ca I 500 milj.kr. per är) och återbetalning (ca 300 milj. Antalstudiestödstagare i registret är ca 600000. CSN och de sexstudiemedelsnämnderna har tillgång till systemet och registren via ca 65textskärmsterminaler. CSN ansvarar för systemet. Datordriften är förlagd tillDAFA. System för studiedokumentation, statistik och lokalantagning (STU-DOK-systemet) Systemet drivs inom ramen för lokala register vid olikahögskoleenheter och används för dokumentation av uppgifier (närvaro ochstudieresultat m. som behövs för studieuppföljning. Vidare används systemeti lokal och central utbildningsplanering. Systemet innehåller också rutiner förden lokala antagningens behov. Systemet omfattar f. n. lolalt ca 80000 akliva siuderandevid de sex universiteten samt vid högskolorna i , , ochÖstersund. Universitets- och högskoleämbetet (UHÄ) ansvarar försystemutvecklingen och varje högskoleenhet för driften av sitt eget register.Driften av systemet sker vid universitetsdatacentralerna. Central antagning av studerande lill slallighögskoleutbildning Med hjälp av särskilda ADB-system administrerar UHÄceniral antagning av studerande till statlig högskoleutbildning. Dessa systemhar varit i drifl . Central antagning sker främst till de allmännautbildningslinjerna inom högskolan samt till ett antal lokalautbildningslinjer. I systemen hanteras ca 75000 ansökningar . Systemenutvecklas och drivs av UHÄ. ADB används för olika ändamål inom (). F. n. håller nya former för platsförmedling som bygger pä användning avADB på att utvecklas inom AMS. System för framstäUning av plaislisior används ett ADB-system för framställning avplatslistor. Utbyggt omfattar systemet funktioner för registrering ochautomatisk sta- Prop.1978/79:121 Bilagal 149 listikföring av lediga platser, framställning avADB-platslistor samt inkodning och uttag av statistik över arbetssökande.Platslistorna framställs i fem produktionsområden där uppgifier om nya platseroch andra förändringar insamlas för folosättning och tryckning avakluella plaislisior. Syslem för lerminalsökning och hevakningsmalchning Detta system omfattar tre funktioner, nämligen sökning medterminal bland lediga platser, bevakning av nytillkommande platser för arbetssökandesräkning (s. k. bevakningsmatchning) samt uppdatering av registren varje nattmed nytillkommande platser. Systemet har prövats vid sex arbetsförmedlingskontorunder /77 (s. k. systemtest) och vid tolv kontor budgetåret1977/78 (praktisk drifl). Av de senare kontoren har åtta fungerat somlänscentraler för interlokal förmedling. Tre ytterligare sådana centralertillkommer under /79. Ett nytt område för användning av sökterminaler iarbetsförmedlingen är omställningsarbetet vid större företag som måste reducerasin personal. Ett inledande försök med terminaler i omställningsarbete görs vidSvenska () . Detta projekt följs upp och utvärderas avsysselsättningsutredningen. överförs från platslistornasproduktionsområden lill en central databas vid en servicebyrå. Försöksverksamhet med s. k. modellkonlor drivs iavgränsade geografiska områden. Alla kontor inom området länks blimodellkonlor. Alla förmedlare vid modellkontoren får sökterminaler som kanutnyttjas i alla funklioner vid platsförmedling. Till de nya tillämpningar somkan bli akluella hör möjlighet att använda terminalerna för uppföljning avarbetssökande och lediga platser samt för arbetsgivarregisler. Syflel är bl.a. alt ge förmedlingspersonalen bättre informaiion om arbetssökande och ledigaplatser saml alt förenkla de rulinerna vid platsförmedling genom altblanketter och slatistikkorl slopas m. m. Genom modellkontoren skall verket fåunderlag för atl bestämma det slutliga platsförmedlingssystemeis utformning ochomfattning. För modellkontoren har föreslagits 60 terminaler inom detifrågavarande området budgetårel 1979/80. Systemet förutsätts utvecklas fördrifl vid samma servicebyrå som söknings-/malchningssystemet. Inom systemet för platslisleframslällning finns ca 190inkodningsterminaler och inom systemet för terminalsökning ochbevakningsmatchning f. n. Antalet akluella platser utgör f. n.ca 15000 (). Genomsnittligt lillkommer ca 900 . AMS har angeti alt ett fulll utbyggtplalsförmedlingssystem skulle omfatta ca I 000 terminaler. Ansvarei för de ADB-syslem som utvecklas eller är i driftinom arbetsmarknadsverket ligger inom AMS. Del tekniska ansvaret för drift,underhåll och teknisk utveckling regleras i avtal mellan AMS och de servicebyråersom anlilas - för sysiemel för sökning och matchning ochför platslisteframställningen bl. a. DAFA. Prop.1978/79:121 Bilaga 2 151 Förteckningöver myndigheter och andra organ som avgett yttrande överdatasamordningskommitténs betänkande ADB och samordning (SOU 1976:58) 1978/79:121 Bilaga 2 152 Västerbottenslän Samarbetsorganet för ADB inom rättsväsendet DataarkiveringskommitténStyrelsen för sekretariatet för framtidsstudier Expertgruppen för regionalutredningsverksamhet ADB-beredningsgruppen Försvarets datacentral Sjukvårdensoch socialvårdens planerings- och rationaliseringsinstitutSvenska kommunförbundet landsiingVästernorrlands läns landsting Malmökommun () hantverks-och industriorganisation Tjänstemännenscentralorganisation Centralorganisationen /SR i Leveranlörsföreningenkontors- och dataulmstning (LKD) Svenskasamfundet för informationsbehandling (SSI) SCB-TCO ST avd. 216 (ST-SCB) 1978/79:121 Bilaga 3 153 Bilaga till kap. 6 Styrning av ADB-användningen istatsförvaltningen m. m. 1............................................................................ Datasamordningskommitténsbetänkande och remiss yttranden ............................................................. .. 154 I Vissa grundläggande frågor.............................. .. 154 1.2 Planering........................................................... .. 156 2 Uppdraget till ,statskontoret och försvarels rationaliseringsinstitut ................. 157 2.1 Direktiven.............................................................. .. 157 2.2 Arbetetsbedrivande ............................................ 158 2.3 Ledningsgruppensrapport.................................... .. 159 2.3.1 Några allmännafrågor........................................... 159 2.3.2 Förbättradplanering och styming av myndighelemas användning av ADB - synpunkier ochförslag 161 2.3.2.1 Handläggning av systeminvesteringar.................. .. 161 2.3.2.2 Effektivitet i ADB-driften ...................................... . 165 2.3.2.3 Myndigheiernas planering avanvändningen av ADB 166 2.3.2.4 Redovisning av ADB-verksamhelen ianslagsframställningarna m.m 168 2.3.2.5 Anvisningar för användning av ADB....................... 171 2.4......................................................................... Riksrevisionsverkels,statskontorets och försvarets rationaliseringsinstituts synpunkier....................... . 172 Prop.1978/79:121 Bilaga 3 154 () behandlar på olika ställeni sitt betänkande ADB och samordning (SOU 1976: 58) frågor om planering, styrningoch samordning på ADB-området. I detta sammanhang redovisas vissa övervägandenoch förslag från DASK och synpunkier härpå som remissinstansema har lämnat. 1.1 Vissa grundläggande frägor (kap. 5 i betänkandet) Alternativet till nuvarande ordning vad gäller planeringenoch stymingen av användningen av ADB inom statsförvaltningen är enligt DASKalt man övergår lill en starkare ceniral planering och styming. Del skulle innebäraalt man till stor del bryier ut planerings- och styrningsfunktionerna för ADBur de myndigheter och organ som är ansvariga för de verksamheter för vilka ADBanvänds och förelägger dem till något eller några samordningsorgan. Ett annat sätl alt stärka den centrala planeringen ochstyrningen är att föreskriva en särskild prövning av ADB-projekt från merbegränsade lönsamhets- och/eller samordningssynpunkter. Det skulle innebäraalt ett särskilt organ måsle granska och godkänna alla ADB-projekt på olikastadier innan de får fortsätta att utvecklas och tas i drift. Frågan om en starkare ceniral planering och styming påADB-området har nära samband med hur man principiellt ser på datatekniken iförhållande till de verksamheier för vilka den används. Del grundläggandesynsättet måste enligt DASK vara att datatekniken är ett hjälpmedel imyndigheternas arbele. Detta talar rent principiellt för att planeringen ochstymingen av användningen av datateknik i första hand bör ligga hos de förberörda verksamheter ansvariga myndigheterna och organen. För att man skall införa en starkare ceniral planering ochstyming på ADB-området än f. n. bör enligt DASK vinsterna och fördelama iövrigt av samordning i databehandlingen över myndighets- och seklorsgränser bedömassom stora och omöjliga eller svåra alt genomföra på annal sätt pågrund av organisaioriska och andra institutionella hinder. Enligt DASK:s mening finns det redan nu i flera avseendenett relativt starkt centralt inslag i planeringen och styrningen på ADB-områdetinom statsförvaltningen, bl.a, till följd av rationaliseringsförordningen ochden centrala anskaffningen av datorutrustning över dalamaskinfonden. DASK harkommit lill den uppfattningen att en ytterligare förstärkning av det centralainslaget i planeringen och styrningen när det gäller användning av datateknik istatsförvaltningen inte är nödvändig för att få till stånd den samordning somDASK anser önskvärd eller som f. n. synes kunna komma i fråga. DASK anserdärför att tyngdpunkten i planeringen och stymingen 1978/79:121 Bilaga 3 155 av användningen av datateknik bör ligga hos de förverksamheterna ansvariga myndigheterna och organen. Delta utesluter dock inteatt ytterligare riktlinjer kan behövas säväl för att få till stånd samordningsom för atl reglera användningen av ADB i andra avseenden. Samordningsarbetet bör enligt DASK inriktas bl. a. på altmöjliggöra atl data som samlas in och skapas i ett system kan användas även iandra system, på alt få till stånd en lämpligt avvägd utbyggnad och etteffektivt utnyttjande av resursema samt på att inventera, ulveckla och spridakunskap om metoder, tekniker o.d. för utveckling, införande och drift avADB-system. En rad remissinstanser inslämmer i DASK:s synpunkier ochslutsatser i frågan om centraliserad eller decentraliserad planering, styrningoch samordning av ADB-verksamhelen. Bland dem ingärcenlralnämdenförfasiig-helsdaui, jörsvurels forskningsanstalt, jörsvaretsratlonaliseringsinstinil, statens vägverk, statskontoret, statistiskacentralbyrån, , universitets- och högskoleämbetet,, statens invandrarverk, , statensplanverk, länsstyrelsernas organisaiionsnämnd, I Väsierbonenslän, samarbetsorganet för rättsväsendets injörmationssystem och Svenskakommunjörbundet. Försvarets rationaliseringsinstititt anför att det ärnaturligt atl användarna av ADB har huvudansvaret för planeringen avdalateknikens användning och för utformningen av ADB-systemen. Denna principutesluter inte att vissa samordningsinsatser på central nivå kan ha ekonomiskaoch praktiska fördelar. a. på systemutvecklingsområdet kan sådana insatserge goda effekter och ibland vara nödvändiga. framhåller isammanhanget att det är väsentligt all statskontoret bereds tilirälle atllämna synpunkter och ge råd om lämplig uppläggning avsyslemutvecklingsprojekt. tar i sitt yttrande upp frågan om enstarkare ekonomisk kontroll av ADB-projekt. Verket anser att nuvarande brislerhärvidlag främst kan hänföras till olillräckliga kunskaper om och erfarenhelerav stora projekt. Problemet bör lösas bl. a. genom all ökade krav slälls på denekonomiska styrningen och kontrollen av ADB-projekt och genom ökade insaiser påmelodområdet. delar i allt väsentligt DASK:suppfattning om problemen men anser att DASK:s förslag är olillräckliga. De bördärför kompletteras för alt åstadkomma dels en förstärkning av statsmakternasstyrning av ADB-verksamheten i stort, dels en ökad effektivitet i den myndighetsindividuellautvecklingen. En effektivitelsinriktad ADB-politik börenligtriksrevisionsverket i första hand vara kravställande och uppföljande. Verketförordar en renodling och förstärkning av den kravställande rollen och såledesen ändrad rollfördelning. Verket anser vidare all myndigheler- Prop.1978/79:121 Bilaga 3 156 na bör åläggas atl följa en generell ADB-instruktion.Denna skall omfatta övergripande normativa krav på metodområden iADB-verksamheten som planering, kalkylering, urval och prioritering,budgetering och redovisning, systemutveckling, säkerhet, dokumentation,förslagsutformning, datordrift samt utvärdering och kontroll. Även Svenska Arbeisgivarejöreningen och SverigesIndiisirijörbiind anser atl del behövs kraftfullare åtgärder. a. behöverriksdagens ställning stärkas när det gäller dataprojekt. Vidare börföreskrifter och anvisningar lör det offentliga ADB-sysiembyggandet lillskapasi syfte att skapa goda relationer även med de andra samhällssektorerna.Myndighelemas roll att tjäna medborgare och näringsliv bör härvid markeras. 1.2 Planering (kap. 14 i betänkandet) Planeringen och styrningen när det gäller användning avdatateknik bör enligt DASK:s mening i huvudsak vara decentraliserad. Men hänsynlill att ADB är ett av de hjälpmedel myndigheterna har i sin verksamhei börplaneringen sammankopplas med och ske som en del av den administrativaplaneringen i övrigt av berörda verksamheter. Det är därför viktigt atlmyndigheternas planering utformas på ett sådant sätl alt det går att utläsavilka krav på databehandling olika verksamheter kommer att ställa och atlplaner för utveckling och drifl av ADB-system redovisas. Planeringen bör görasså all man så långl möjligt fortlöpande kan följa de verkliga kostnaderna ochderas överensstämmelse med kalkyler och andra planer. DASK anser att särskilda föreskrifter eller anvisningarbör utfärdas för hur myndighetema skall beakla databehandlingen i planeringenav sitt arbele. Denna fråga hänger nära samman med utformningen av myndigheternasplanering över huvud tagel och bördärför lösas i samband därmed. Staiskonioret delar uppfattningen atl myndighetemasplanering bör utformas på ell sådant sätl all kraven på dalabehandlingen kanutläsas. Verket delar också DASK:s principiella syn alt planeringen på ADB-områdetbör sammankopplas med övrig administrativ planering. Riktlinjer för detta börutarbetas och myndighetema bör även kunna få rådgivning i planeringsfrågor.Statskontoret betonar vidare vikten av uppföljning i myndigheternasADB-verksamhet för att få bättre förutsättningar för planeringen. () instämmer i stort i DASK:ssynpunkter på planering. RRV framhåller dessulom att erfarenheter från verketsrevisionsverksamhet tyder på alt stora insatser måste göras på hela det ekonomi-administrativaområdel, inkl. ADB-verksamhetens planering på myndighetsnivå. 1978/79:121 Bilaga 3 157 Normativa krav bör formuleras som stöd för denmyndighetsindividuella utvecklingen. Det bör enligt RRV ankomma på verkei altutveckla ekonomi-administrativa metoder inom ADB-området. RRV menar dock attresurser för delta har saknats. Synpunkter på planeringen lämnas även avarbetsmarknadsstyrelsen, som i slort instämmer med DASK, samt av statensnaturvårdsverk som dock har avvikande mening. Nalurvårdsverkel anser atlkopplingen mellan ADB-planering och verksamhetsplanering i övrigt inle ärsjälvklar om huvudsyftet är att orieniera andra myndigheler om vad som händerpå ADB-sidan. Man riskerar tvärtom atl ADB-planeringen skjuts i bakgrunden.Del finns inget som hindrar all man i informations- och samordnings-syfte begärsärskilt underlag från myndigheterna. Svenska Arbetsgivarjöreningen och Industriförbundförordar att former för alternativ planering av ADB inom offenilig förvaltningutvecklas för att öka möjligheterna till allsidig belysning av olika lösningarpå myndighetsutövandet med ADB-stöd. 2 Uppdraget till , statskontoret I beslut uppdrog regeringen åtriksrevisionsverket (RRV), statskontoret och försvaretsrationaliseringsinstitut (FRI) alt utreda vissa frågor rörande planering,slyrning och samordning av ADB-verksamhet. Till ledning för utredningsarbetet upprättades inombudgetdepartementet en promemoria som fogades till beslutet. I promemorian anfördessom allmän bakgrund bl. a. följande. Kostnadema särskilt för utveckling och införande avADB-system men även för drifl och underhåll underskattas många gånger.Samtidigt finns del en tendens alt överskaUa de ökade intäkterna och deminskade koslnadema vid användning av ADB. Det ekonomiska utfallet avinvesteringar i ADB blir således ofta sämre än man från början räknai med. Genom brisler i de ekonomiska kalkylema iutredningsmaterial o. d. begränsas vidare möjligheterna atl rationellt väljaoch priorilera verksamheter för datorisering. Uppställning och innehåll igjorda kalkyler varierar, varför möjlighelema till jämförelser mellankalkylerade och fakiiska kostnader i samma projeki och mellan olika projeki ärbegränsade. Andra områden där det enligt promemorian finns brister ärsättet att planera och bedriva projeki för utveckling av ADB-system,budgetering, redovisning och rapportering, uppföljning samt informations- ocherfarenhetsförmedling. Även om det kan vara svårt att avhjälpa många av bristemastår del en- 1978/79:121 Bilaga 3 158 Iigl promemorian klarl all ytterligare ålgärder bör vidtasför att lörbättra beslutsunderlagen i samband med utveckling och drift avADB-syslem. Särskilt gäller detla i fråga om hur koslnader och intäkter skallberäknas och redovisas i olika lyperav beslutsunderlag. Vidare böransträngningar göras för att få till stånd ökad effektivitet och bättrekontroll vid utveckling och drift av ADB-system. Det bördärför utredas hur mankan åstadkomma förbättringar i här berörda avseenden. Frågor och aspekter som borde behandlas iutredningsarbetet var främsi följande: Omfattningenoch utformningen av underlag för beslul rörande utveckling och drift avADB-system i de årliga anslagsframställningarna eller andra framställningartill regeringen. Behovei ochomfattningen av generella riktlinjer i form av föreskrifter, råd ochanvisningar för ADB-verksamhet. Även form"eVna för hur sådana riktlinjerskall utarbetas, hållas akluella och spridas borde uiredas. Som områden därriktlinjer kan komma i fråga angavs bl. a. organisaiion av systemutvecklingsprojektoch datordrift. En aspekt som härvid borde uppmärksammas var hurbeslutsprocessen bör utformas särskilt i stora och tidsmässigt utdragnaprojekt. Andra viktiga frågor i della sammanhang är planering, budgetering,redovisning och uppföljning av ADB-verksamhet. Uppdraget omfaltade frågor som ligger inom fleramyndigheters intresse- och ansvarsområden. Utredningsarbetet har enligtregeringens beslut letts och samordnats av en ledningsgrupp i vilken tjänstemänfrån budgetdepartementet, RRV, statskontoret och FRI har ingått. Självautredningsarbetet har i huvudsak bedrivits i två arbetsgrupper i vilka ingåtttjänstemän från budgetdepartemeniet och nämnda myndigheter. På grundval av malerial från arbetsgruppema samt visstannat material har ledningsgruppen utformat en rapport. Däri lämnas synpunkierpå och förslag lill ålgärder för atl förbättra planeringen, styrningen ochsamordningen av den stafliga ADB-verksamheten. Åtgärderna kräver i flera fallytterligare utrednings- och förberedelsearbete. antal myndigheter, främst sådana som själva är storaanvändare av ADB, har beretts tillfälle att granska och lämna synpunkter pärapporten. Dessa har ledningsgruppen beaktat i den slutliga utformningen avrapporten. Vidare har de centrala personalorganisationerna vid fleratillfällen informerats under arbetets gång. RRV, statskontoret och FRI har var för sig i månadsskiftetseptemberoktober 1978 till regeringen överlämnat ledningsgruppens rapport samtsynpunkter på denna. 1978/79:121 Bilaga 3 159 I det följande behandlas ledningsgruppens rapport i vadavser planering,styrning och samordning. I anslutning lill kap. 10 och 11redovisas ledningsgruppens överväganden och förslag avseende bl.a. metodfrågorresp. information om den statliga ADB-verksamheten. 2.3.1 Några allmänna frågor Utgångspunkter, ansvarsfrågorm. Ledningsgruppen erinrar om att när ADB omkring år 1960började tas i bruk i statsförvaltningen var den av olika skäl en utprägladspecialistfunktion som oftast var skild frän myndighetemas övriga verksamhet.I dag utgör ADB ett produktionsmedel bland andra för ett stort antalmyndigheter inom statsförvaltningen. ADB används som ett direkt slöd elleretl hjälpmedel förenrad uppgifter i samband med bl. a. handläggning av ärenden, planering avframtida verksamheter och utförande av interna administrativa uppgifter. ADBanvänds näslan alllid i kombination med rutiner. ADB är ett viktigt hjälpmedel vid administrativ utvecklinginom statsförvaltningen. Användning av ADB är emellertid inte delenda alternativet när man skall förenkla eller förbättra myndigheternas verksamhet.När ADB införs sker det oftast i kombination med andra åtgärder. Införande ochanvändning av ADB bör därför inle behandlas åtskilda från den administrativautvecklingen i övrigt inom en myndighet. Vidare följer all ADB är ett viktigtinslag i de centrala rationaliseringsorganens arbele. Betydelsen av att inle se ADB-frågor isolerade från denverksamhet för vilka ADB används har starkt understrukits vid kontakter medADB-användande myndigheter. ADB i någon form används numera av i stort sett allastatliga myndigheter och organ. Flertalet av dem använder dock ADB i ringaulsiräckning och dä i regel extern kapacitet, t. ex. vid DAFA eiler nägon annanservicebyrå. 1 många fall består användningen av ADB fortfarande endasl i attmyndigheterna är anslutna till något lönesystem och syslem för ekonomiskredovisning m. m. Den helt dominerande delen av ADB-verksamhelen istatsförvaltningen är koncentrerad till kanske 20 myndigheler inkl.affärsverken. Hos dessa myndigheter är ADB ett mycket betydelsefulltproduktionsmedel. Deras verksamhet är ofta helt uppbyggd runt något eller någrastora ADB-system och kan knappast fungera utan dessa. Som exempel på någrastörre sådana verksamhetsområden kan nämnas poslgiroverksamheten,och försäkringskassorna samt statistiska centralbyrån.Dessutom bör nämnas de statliga datacentralerna, nämligen DAFA, försvaretsdala-central och universitetens dalacentraler, som också är.myndigheter. Användningen av ADB i statsförvaltningen för ofta med siggenomgri- Prop.1978/79:121 Bilaga 3 160 pandeeffekter på organisaiion, beslutsprocess, arbetsförhållanden ochin-vesteringsulgifter. Även frågor av rättslig och etisk natur kan uppstå ochföranleda reglering eller andra åtgärder. Långsiktiga bindningar görs i frågaom administrativa ruliner och invesleringar i s. k. programvara och maskinellutrustning. Andra bindningar uppkommer ofta genom att ADB-system inom såvälsamma som skilda verksamheisområden görs beroende av varandra. Sammantagna görsådana förhållanden att beslut om alt använda ADB på ett vissl säll inle kanändras ulan stora svårigheler och koslnader. ADB-beslut medför i många fallsåledes starkt inskränkt handlingsfrihet. Detta talar för atl ADB-verksamhelenbehöver särbehandlas. Medhänsyn till de speciella förhållanden användning av ADB för med sig måstestatsmakterna ges bätire möjligheter att påverka för vilka ändamål och medvilken ambilionsnivå ADB tas i bruk samt atl följa större och vikligaresyslemutvecklingsprojekt och verksamhet vid datacentraler i statsförvaltningen.Behovei atl förbättra stalsmaklemas insyn och möjlighet lill påverkan gällersärskilt de tidiga stadiema av större och viktigare systemutvecklingsprojekl. ADB-användandemyndigheters ansvar för val av arbetsmetoder m. m. inom den egna verksamhetenändras självfallet inte principiellt av att statsmakterna ges bättre insyn ochmöjligheter till påverkan. Det kan i sammanhanget erinras om att statsmaktemaredan har bestämt om restriktioner i fråga om utnytijandet av andra metoderoch produktionsmedel. Ledningsgruppentar även upp frågan om särskiljning av ADB-kostnaderna hos myndighetema.