prop · G00377:115 · 1976-12-31 00:00:00 — För att uppgiftsbördan skall kunna hållas nere och påandra sätt göras så lätt som möjligt krävs det emellertid att alla parter tarsin del av ansvaret och är beredda atl i samverkan med andra göra deanpassningar och eftergifter som kan behövas. måste beakta all etl detaljeratplaneringsunderlag, differentierade pålagor, förmåner och lättnader saml kravpå exakthet och rättvisa i detaljfrågor kräver omfattande uppgiftsinsamlingfrån företagen och ökar uppgiftsbördan. Regeringen måste acceptera attbeslutsunderlag inte kan få en alltför stor detaljrikedom och att rimlig tidmåste avsättas mellan beslut och ikraftträdande för lagar och författningar. Myndigheterna måste i större utsträckning änhittills vara bereddda atl ta på sig delar av arbetet i samband meduppgiftslämnande och att godta äldre och mindre exakta uppgifter som gmnd förbeslut. Företag och organisationer måste acceptera altoffentlig statistik och annat offentligt planeringsunderlag av olika slag intealltid kan ges den utförlighet som de har vant sig vid eller önskar.Näringslivet måste även medverka till att begränsa och samordna denuppgiftsinsamling som sker genom branschorganisationer etc. 1976/77:115 48 Resultatet av att staten begränsar sinuppgiftsinsamling får dock inte bli att andra sektorer i samhället expanderarsin informationsinsamling. Strävandena alt hålla nere och förenklauppgiftsinsamlingen för förelagen får inte heller innebära en ökaduppgiftsbörda för allmänheten. Jag vill i delta sammanhang framhålla atl enkvantitativ nedskärning av uppgiftsinhämtandet för ett bestämt ändamål intenödvändigtvis måste medföra sämre beslutsunderlag. Jämförelsevis små menvälkontrollerade och välanalyserade informationsmängder kan i många fall gelika god och framför aUt säkrare vägledning än stora mängder uppgifter av okändkvalitet. Inte minst kan den stora omfattningen på uppgiftsinhämtandet i sigutgöra en fara genom atl den leder lill lägre noggrannhet hos uppgiftslämnarna. För att hålla nere det totala uppgiftsinhämtandetoch för att göra detta så lätt atl bära som möjligt behövs det enligt minmening systematiska insatser på bred front. AUa till buds stående metoder föratt redovisa och förenkla uppgiftslämnandet bör därvid användas. Jag kommer idet följande alt redovisa min syn på ett antal olika frågor i detta sammanhangsom rör samutnyttjande av uppgifter, metoder för förenkling av uppgiftsinhämtandet,frivilligt och tvångsmässigt uppgiftsinhämtande, ersättning till företagensamt frågor som rör samarbete och mofivation m. m. Jag kommer också atlföreslå att ett särskilt granskningsorgan inrättas. 5.5Samutnyttjande av uppgifter, sekretessproblem m. m. Från näringslivels sida framhålls ofta atl olikamyndigheter i olika sammanhang samlar in i stort sett samma uppgifter och attdetta förorsakar företagama onödigt arbete och irritation. Om detta ärriktigt, borde avsevärda lättnader föruppgiftslämnarnakunnaåstadkommas genomgemensam insamling och samutnyttjande av uppgifter. UFU har studerat problemetmed dubbelinsamling av uppgifter men har inte funnit att sådan sker i någonstörre omfattning. Att klarlägga de faktiska förhållandena kräver emellertidenligt UFU en gmndligare studie än utredningen har haft möjlighet attgenomföra. Enligt min mening bör inhämtandet och utnyttjandetav uppgifter samordnas så långt del är möjligt och lämpligt i de fall dettamedför lättnader för uppgiftslämnarna. En sådan samordning stöter emellertid påsvårigheter. En svårighet utgör bestämmelser och praxis om sekretess ochintegritet. Som exempel kan nämnas all SCB i sitt remissvar pekar på att defaktiska möjlighetema till samutnyltjande av uppgifter begränsas av nödvändighetenatt upprätthålla förtroendet för SCB hos uppgiftslämnama. Centralbyrån ärdärför inte villig att låta insamlade uppgifter användas för annat ändamål ändet urspmngligen avsedda, dvs. Andra svårigheter att nåsamordning är av mer praktisk art som t. ex. bruket av olika definifioner ocholika krav på aktualitet och detaljrikedom i informationen. 1976/77:115 49 Jag skall här särskilt uppehålla mig vid desvårigheter för alt samutnyttja uppgifter som följer av bestämmelserna omsekretess- och integritetsskydd för vissa uppgifter. Sekretesskyddet regleras ilagen (1973: 249) om rätt att utbekomma allmänna handlingar. Lagens regler tarinte direkt sikte på förhållandet mellan myndighetema. Det är emellertid klartatt myndighetema bör pröva om det kan anses vara förenligt med detsekretesskyddade intresset att lämna ut uppgifter till en annan myndighet. Reglema om skydd för den personliga integritetenfinns främst i datalagen (1973:289). Frågor rörande sekretess och integritetoch dessas samband med myndigheternas möjligheter atl ta del av varandrasuppgifter har behandlats i offentlighets- och sekretesslagstiftningskommitténsbetänkande (SOU 1975: 22) Lag om allmäna behandlingar, som efter remissbehandlingf n. övervägs i . Utan att föregripa behandlingen av dettabelänkande viU jag, mol bakgmnd av nu gällande bestämmelser och praxis,redovisa min principiella inställning till å ena sidan kraven på sekretess- ochintegriletsskydd för åtskiUiga uppgifter och å andra sidan kraven på altunderlätta förelagens uppgiftsbörda. Alt utnyttja uppgifter, som har samlats in för etladministrativt ändamål rörande enskilda individer och företag även för andraliknande administrativa ändamål kan enligt min mening tiUåtas under vissafömtsättningar. Framför allt är det viktigt att uppgiftema verkligen ärtjänliga för det nya ändamålet. Av betydelse härför är de omständigheter undervilka uppgifterna har insamlats. Om uppgiftslämnaren, när uppgiften lämnades,klart och tydligt har upplysts om del dubbla syftet medinformationsinsamlingen, bör samutnyttjandet kunna accepteras. Detsamma kan ivissa fall gälla när uppgiftslämnaren vid förfrågan lämnar sitt tillstånd tillden nya användningen. Eftersom det här rör sig om administrativa ändamål,följer i regel av förvaltningslagens bestämmelser om s. k. kommunikation attuppgiftslämnaren måste beredas tillfälle att yttra sig. Uppgifter som har inhämtats för administrativaändamål bör enligt min mening även kunna användas för statistikproduktion ochsamhällsplanering utan hinder så länge detta sker under sekretess- ochintegritetsmässigl betryggande former. Det kan här förtjäna alt nämnas all del av SCB:s statistikproduktion redan bygger på uppgifter som samlas ineller skapas i administrativa sammanhang. Utnyttjande för administrativa ändamål avinformation som ursprungligen har samlats in för statistiskt bmk, dvs. främstför den allmänna samhällsplaneringen, kan enligt min mening bara tillåtas iundanlagsfall. Information som har samlats in för statistiska ändamål eUer förden allmänna samhällsplaneringen bör givetvis kunna användas för andra sådanaändamål utan restriktioner. Jag anser i detta fall att starka skäl måsteföreligga för att flera separata informationsinsamlingar skall kunnaaccepteras. Jag vill i anslutning till vad jag har sagtunderstryka att man i varje fall av samutnyltjande måste göra en noggrannavvägning mellan å ena sidan kra- 1976/77:115 50 venpå sekretess och integritet och å andra sidan förelagens uppgiftsbörda. Vad beträffar svårighetema av mer praktisk naturför ett samutnyttjande anser jag att avvägningen inte är lika känslig och svår.Med hänsyn till den omfattande uppgiftsbörda som belastar företagen ochtill kostnadema för att hantera uppgiftema kan uppgifter inte samlas insärskilt för varje ändamål. Som jag tidigare nämnde kan omfattningen påuppgiftslämnandet dessutom i sig vara en risk genom alt den leder till attkvaliteten på de uppgifter som lämnas blir låg. Man måste således enligt minmening vara beredd att i ökad omfattning använda uppgifter som har insamlatsför vissa specifika ändamål även för andra liknande syften. Min uppfattning är att beslutsfattare i många fallkan utnyttja ett i vissa avseenden bristfälligt material under fömtsättning attde känner till materialets svagheter. Detta synes t. o. m. vara ett mindreproblem än riskema för att man fattar beslut på gmndval av ett skenbart exaktbeslutsunderlag. Kraven på atl göra särskilda uppgiftsinsamlingar och atlanvända detaljerade och exakta uppgifter måste oftare än f. n. ståtUlbaka för önskemålet alt begränsa företagens uppgiftslämnande. Jag anser vidare att de psykologiska svårighetemaför att samutnyttja uppgifter - främst effekter av typ vägran all lämnauppgifter och lämnande av felaktiga uppgifter - måste tiUmätas stor vikt ochbevakas noga. Jag kommer senare att föreslå att en särskilddelegation tillkallas för att tillsammans med myndighetema verka för atluppgiftslämnandet håUs nere. Det bör bli en uppgift för delegationen alt medutgångspunkt i vad jag här har anfört närmare klarlägga i vad mån nuvarandeeller framtida bestämmelser om sekretess- och integritetsskydd för uppgifterreser hinder mot samutnyltjande. Den bör även aktivt arbeta för att samordnainsamlandet och utnyttjandet av uppgifter. 5.6Metoder för att begränsa och förenkla uppgiftslämnandet UFU har i sitt belänkande redovisat en rad olikametoder, vilka delvis har utvecklats av SCB, som kan användas för all begränsaoch underlätta förelagens uppgiftslämnande. För del första är det åtgärder församordnad uppgiftsinsamling och samutnyttjande av uppgifter. Åtgärder av dennatyp har jag redan behandlat. För det andra är det åtgärder av typ färre mättidpunkteroch mindre stickprov. För det tredje är det åtgärder som syftar till att höjaföretagens intresse för att lämna uppgifter. Slutligen är det åtgärder somavser all anpassa uppgifterna lill företagens praxis, definitioner och egnaregistrerings- och rapporteringsmtiner. Flertalet remissinstanser framhåller att det ärviktigt att de av UFU beskrivna metoderna kommer till användning. 1 några svarpåpekar man emellertid att metodema kan leda tiU information av sämre kvalitet. 1 detta sammanhang vill jag mer allmänt redovisamin inställning till åtgärder av här berört slag. Enligt min uppfattning börde av UFU beskrivna metodema tillämpas i stor utsträckning. Delta kan sketämligen snabbi och 1976/77:115 51 inomvarje verksamhetsområde för sig. Jag avser därför föreslå regeringen att vissaförfattningsändringar genomförs i syfte att starkare inskärpa atl myndigheternaär ålagda att aktivt arbeta för att begränsa och förenkla uppgiftslämnandet.Även de centrala rationaliserings- och revisionsmyndigheterna bör i sittarbete ägna ökad uppmärksamhet åt dessa frågor. Jag kommer i senare sammanhang mer konkret in påvissa av här berörda metoder. Det sker i samband med att jag behandlar frågor omsamarbete, motivation m. m. Det bör bli en uppgift för den delegation som jagnyss har redogjort för att se till att de av UFU beskrivnarationaliseringsmetodema i största möjliga utsträckning kommer till praktisktanvändning. Den bör dessutom övervaka atl myndigheterna tillämpar dem och vidbehov ta initiativ till att öka kunskaperna om hur de kan tillämpas. 5.7FriviUigt uppgiftslämnande eller uppgiftsplikt UFU och flera remissinstanser har fört endiskussion om i vilken utsträckning uppgiftsplikt bör föreligga för olikalyper av uppgiftsinsamling. 1 remissvaren redovisas argument för och emot alluppgifter samlas in med tvång. Näringslivsorganisationerna framför starkatvivel på värdet av Ivångsinsamling av uppgifter. SCB däremot framhåller all enklart lägre svarsfrekvens kan erhållas vid undersökningar ulan uppgiftsplikl. För egen del anser jag det angeläget all slå fastatt uppgiftsplikl i allmänhet synes vara ofrånkomlig för uppgifter som behövsför administrativa beslut. Del är enligt min mening inte rimligt all t. ex.fatta beslut om taxering, betala ut bidrag eller utfärda tillstånd m.m. utanatt den administrerande myndigheten har tillgång till korrekta uppgifter. Jaganser atl här råder elt klart samband mellan uppgiftsplikt och berättigade kravpå rättssäkerhet. En annan sak är, som jag har anfört, atldel är angeläget atl lagstiftningen och olika bestämmelser i övrigt utformasså att de kräver etl minimum av uppgifter för sin tillämpning även om dettainnebär att man ibland får ge avkall på ambitionerna om exakt rättvisa. När del gäller olika typer av statistiskinformation är ställningstagandet inte lika självklart. Man kan här som ettytterlighetsfall finna exempel på sådan statistisk information som kan ha storekonomisk räckvidd för enskilda individer, förelag och samhälle. I vissa fallknyts exempelvis kontrakt, bidrag och förmåner till olika index. En felaktigindexserie eUer en serie av låg kvalitet kan därigenom förorsaka storaförluster. 1 sådana fall kan det leda lill problem, särskilt på kort sikt, atlslopa elt tvångsvis insamlande av uppgifter. Å andra sidan är det lätt all finna exempel påstatistisk information som är av sådan art att det inte är motiverat attinhämta gmnduppgifter under tvång. Även i dessa fall framförs ibland argumentför tvång i insamlingen. 1976/77:115 52 Omnämligen en undersökning bygger på frivilligt uppgiftslämnande och bortfalletblir för stort går det inte att dra slutsatser av den. Undersökningen kanskedå måste upprepas med uppgiftsplikl och resultatet av frivilligheten blir attfler uppgiflslämnare belastas än som skulle ha varit nödvändigt omuppgiftsplikl hade förelegal. För egen del anser jag alt uppgiftslämnandet sålångt möjligt bör vara frivilligt när del är fråga om uppgifter förstatistiska ändamål. Även i de fall där sådan information är av väsentligekonomisk betydelse bör man enligt min mening undersöka altemativ lilluppgiftsplikl för all få fram information med godtagbar kvalitet. Förstdärefter bör tvångsåtgärder komma i fråga. Det bör bli en uppgift för dendelegation jag har nämnt tidigare alt med utgångspunkt i vad jag har anförtanalysera i vilka fall det även i framliden bör föreligga uppgiftsplikt. 5.8Ersättning till företagen ftir uppgiftslämnande Näringslivsorganisationema framhåller att det ärviktigt att minska uppgiftsinhämtandet. För delta krävs olika typer avransoneringsåtgärder, främst införande av etl ersättningssystem. Delta kan skegenom att myndighetema ger företagen ersättning för arbetet meduppgiftslämnandet. Härigenom skulle de budgetprövande instanserna, dvs. i sistahand , kunna ta ställning lill vilken omfattning samhälletsuppgiftsinsamling bör få. Ett annat argument är att företagen genom ettersättningssystem skulle bli mer benägna att svara och att därigenomundersökningarnas kvalitet skulle förbättras. Argumenten mol ersättning till företagen föruppgiftslämnande är i första hand att det är en medborgeriig skyldighet för bådeföretag och enskilda individer att lämna vissa uppgifter till stat och kommun. 1 debatten har även framförts att ett enkeltersättningssystem kan få icke avsedda effekter genom att vissa företag kantjäna på att lämna uppgifter samt atl ett i någon mening rättvistersättningssystem blir tungt, komplicerat och svåradministreral. Värdet av ettersättningssystem som ransonerings- och prioriteringsinstmment är inte helleroomtvistat. Det finns således argument både för och emot ettavgiftssystem i detta sammanhang. Det bör bli en av arbetsuppgiftema för dendelegation som jag kommer att föreslå att närmare belysa för- ochnackdelar med ett ersättningssystem. Avsikten är all härigenom ge statsmakternaett allsidigt underiag för etl definitivt ställningstagande i frågan. 5.9Samarbete, motivation m. m. Näringslivsorganisationema pekar på att det sätt påvilket förelagen tillfrågas kan vara en viktig orsak till den negativaattityden till uppgiftslämnande. Det förekommer atl de uppgifter som insamlasär av sådan karaktär 1976/77:115 53 attde helt och hållet saknar intresse för den enskilde företagaren. Det kan ocksåförekomma att uppgifter som i och för sig kan vara av intresse för företagareni hans normala verksamhet samlas in på ett sådant sätt att han finner syftetmed informationsinsamlingen oklart eller onödigt. Flera andra remissinstanser tar upp detta problemtill diskussion. LO anser det självklart att myndighetema så pedagogiskt som möjligtbör förklara syftet med informationsinsamlingen. SCB redovisar ett flertalåtgärder som verket har vidtagit i syfte att öka intresset för företagen avalt lämna uppgifter. 1 en del remissvar förordas att det system medarbetsgmpper för olika stafistikgrenar som SCB har infört borde utvidgas ochäven tillämpas på andra områden. För egen del anser jag det angeläget atl de somskall lämna uppgifter bereds möjlighet alt påverka informationsinsamlingen.Detta fömtsätter alt företrädare för olika parter ges möjlighet att framförasina synpunkter och att man därefter gemensamt försöker avväga motstridigaintressen. Det syslem med arbetsgmpper som f n. tillämpas vid SCB bör enligtmin mening vara en bra metod för att ta fram synpunkter och göra avvägningar.Det bör därför vara av värde även för andra myndigheter som samlar inuppgifter. Del är också min uppfattning att myndighetema ävenpå andra sätt måste lägga större vikt vid åtgärder som syftar till att höjaföretagens motivation att lämna uppgifter. UFU har i sitt betänkande givit enrad exempel på hur så kan ske. Jag kommer i det följande att kommentera någraav de viktigaste. a. har UFU pekat på atl man i varjeuppgiftsinsamling bör fråga sig om företag eller andra uppgiflslämnare harbehov eller intresse av att registrera de efterfrågade uppgiftema. Om dettainte är fallet - generellt eller för vissa lyper av förelag böruppgiftskravet om möjligt utgå eller omformuleras. Del gäller alltså atl ivarje situation noga överväga det meningsfulla i att en viss uppgift samlasin. Likaså bör man i större utsträckning kunna differentiera uppgiftsbehovenför förelag av olika typ och storlek. Ett exempel på åtgärder som syftar lill att höjaföretagens motivation att lämna uppgifter är alt myndigheterna tar på sig enstörre del av arbetet och ger mer service i uppgiftsinsamlingen än f n. Dettakan ta sig formen av att de vid uppgiftsinsamling har personal som kan besvarauppkommande frågor och på annat sätt underlätta arbetet med att lämnauppgifter, t. ex. i form av en telefonjour. Ett annat exempel på åtgärder som bör vidtas istörre utsträckning än är s. k. central omräkning och liknandeförfaranden. Myndighetema bör sträva efter atl ge företagen möjlighet att lämnauppgifter för de lidsperioder eller i de produktionsmått som företagen självaanvänder i sin interna redovisning och rapportering. bör medandra ord få större möjligheter att besvara blanketter o.d. med hjälp avbefintliga uppgifter 1976/77:115 54 ochi sin egen terminologi. Visserligen medför central omräkning merarbete ochkostnader för den offentliga förvaltningen, men detta kan enligt min meningvara motiverat med hänsyn till vikten av att underlätta förelagensuppgiftsbörda. Bland de åtgärder som kan vidtas för att höjauppgiftslämnamas motivation är större tidsmässiga hänsyn. Företagen måste fåbesked om nya eller ändrade uppgiftskrav i så god tid atl de kan förberedaregistreringen och rapporteringen. Det gäller inte minst uppgifter som hanterasmed hjälp av ADB. Vidare bör uppgiftsinsamlingar om möjligt föriäggas tilllidpunkter då uppgiftslämnama av andra skäl har de berörda uppgiftema aktuella.Myndigheterna och andra uppgiftsinhämtare bör också undersöka möjlighetema attsamordna sina insamlingar i liden, särskilt när del är fråga om likartadeuppgifter. Jag vill som ytteriigare exempel på åtgärder somsyftar lill att höja företagens motivation alt lämna uppgifter peka på tvåviktiga grundregler. För det första måste myndighetema lägga sig vinn om att såpedagogiskt och inträngande som möjligt presentera syftet med varje enskilduppgiftsinsamling eller uppgiftsmlin. Inte bara syftet i stort utan även deolika detalj-uppgifterna som förelagen skall lämna måste förklaras. Ingenuppgiflslämnare bör sväva i tvivelsmål om varför en enskild uppgiftregistreras och rapporteras. Den andra och minst lika viktiga åtgärden är attmyndigheterna i slörre utsträckning än f n. återrapporlerar vilka resultat somhar åstadkommils på gmndval av de uppgifter som samlas in för statistik ochsamhällsplanering. Återrapporteringen bör ske i en sådan form att den kan varatill nytta i företagets verksamhet. Det kan även vara motiverat att göra särskildabearbetningar av de insamlade uppgifterna för företagens räkning. En betydelsefullmetod atl psykologiskt underlätta uppgiflsbördan är all se lill atl den somlämnar uppgifter också har nytta och intresse av de insamlade uppgiftema.Detta bör även leda lill all lämnade uppgifter får hög kvalitet. Jag har redogjort för en rad åtgärder somjag anser bör vidtas för att hålla nere och underiätta företagens och andrauppgiftslämnares arbete med atl registrera och rapportera uppgifter till denoffentliga förvaltningen. Rent allmänt behövs insatser för att få till stånd - en härdare prövning avnytillkommande uppgiftskrav, såväl permanenta som tillfälliga; - en systematisk genomgång ochprövning av engångsnatur av befinUiga uppgiflsmtiner; - fortlöpande eller återkommandeprövning av befintliga uppgiflsmtiner inom varje enskilt verksamhetsområde. Åtgärderbör alltså sättas in på bred front och till stor del måste detta bli 1976/77:115 55 uppgifterför de enskilda myndigheterna. Dämlöver behövs det emellertid också insatser påcentral nivå. Jag avser därför att begära regeringensbemyndigande atl tillkalla en särskild delegation som skall aktivt verka föratt förenkla och hålla nere företagens uppgiftslämnande. Delegationen skallockså lägga grunden för en fortlöpande bevakning av uppgiftslämnandet. Motbakgmnd av de erfarenheter som vinns av delegationens arbete bör statsmakternata ställning lill hur permanenta organisatoriska åtgärder på detta område börutformas. Delegationens arbete bör därför tidsbegränsas, lämpligen till ,och avslutas med en utvärdering av verksamheten. Jag kommer senare också att för regeringen redovisaförslag till uppgifter som enligt min mening bör läggas på deuppgiftsinsamlande myndighetema, de centrala revisions- ochrationaliseringsorganen samt delegationen. I det följande avser jag förriksdagens information något beröra de arbetsuppgifter som jag menar bör läggaspå de olika organen. 5.10.1Information om delegationens uppgifter En huvuduppgift för delegationen bör alltså varaalt föreslå olika konkreta åtgärder för atl reducera och förenklauppgiftslämnandet. Denna verksamhet bör i första hand inriktas på att få tillstånd en noggrann och allsidig prövning av aWa ny tillkommande eller ändradeuppgiftskrav. I uppgiften bör ingå att ge råd och service till deuppgiftsinsamlande myndighetema. Delegationen bör även vara remissorgan ditutredningsbetänkanden och andra förslag remitteras för synpunkter på hurförslagen påverkar företagens uppgiftsbörda. Likaså bör utskottkunna utnyttja delegationen för remiss av motioner o. d. Myndigheterna bör vara skyldiga att tilldelegationen anmäla krav på ny eller utökad uppgiftsinsamling i vad avseruppgiflemas innehåll och de kategorier uppgiflslämnare som berörs avuppgiftema. Anmälan skall göras i så god lid alt delegationen ges faktiskamöjligheter all granska uppgiftskraven. Vidare bör den ges befogenhet att vidbehov föreskriva villkor för uppgiftsinsamlingen - t. ex. central omräkning,viss föriäggning i tiden och återrapportering - eller att viss uppgift inte fårsamlas in. Om myndighet inte anser sig kunna acceptera delegationens viUkorfår delegationen, om frågan är av principiell betydelse, hänskjuta den liUregeringen för avgörande. Som jag har nämnt behövs vidare åtgärderför en genomgång av engångsnatur av samtliga uppgiflsmtiner. Delegationen börgivetvis verka för och delta i en sådan genomgång. Enligt min uppfattning ärdet dock inte praktiskt genomförbart att gå igenom aUauppgiftskrav j samhället. Delegationen bör därför till att börja med välja utnågra sektorer - exempelvis avgränsade sektorer inom skatteområdet eller den allmännasamhällsplaneringen - och där i detalj gå igenom upp- 1976/77:115 56 giflsinsamlingenoch de bestämmelser, dvs.