prop · FY03104 · 1975-12-31 00:00:00 — Enligt utredningen bör användningen av ADB begränsasså att varannan länk i räkenskapskedjan skall föreligga i visuell form ochvarannan i maskinläsbar form. Föreningen förordar att för både verifikation ochgrandnotering skall kunna användas film, hålkort etc. Riksarkivetavslyrker förslaget all låta verifikationer ersättas av stansade hålkort,hålremsor eller av registreringar på magnetband på den grund att sådana medierhar så ringa beständighet att de inte kan användas för bokföringsändamäl underhela den sexåriga förvaringsperiod som utredningsförslaget innebär. Någraremissinstanser vänder sig mot att bestämmelsema om automatisk databehandlingtas upp i etl särskilt lagavsnilt med tilläggsbestämmelser. framhåller sålunda att automatisk databehandUng är denbetydelsefullaste men ändå bara en bland flera vedertagna tekniker som användsinom företagens redovisning. Samma redovisningstekniska principer och säkerhetskravbör gälla vid användning av alla konlorstekniker. Detla motiverar enligtföreningen att bestämmelser om ADB-lekniken inryms i det avsnitt som behandlarden löpande bokföringen. Föreningen påpekar också att ett särskUt lagavsnittom dessa bestämmelser kan länkas antyda alt användning av ADB-teknik skullemedföra större risker ur säkerhetssynpunkt än användning av manuellabokföringsmetoder. Detla är emellertid generellt inte fallet utan snararetvärtom. I remissyttrandena från , , i , SHIO, Föreningenauktoriserade revisorer, framförs liknande synpunkter. KFifrågasätter emellertid mot bakgrund av den snabba utveckling som sker påADB-området om det är nödvändigt att ha detaljregler av det föreslagna slaget.KF påpekar att ADB till alldeles övervägande del utnyttjas av förelag medordnad intern kontroll och lagstadgad revision. som utnyttjarADB gör detta genom servicebyråer, för vilka god standard vad gäUer säkerheteni databearbetningarna är ett existensvillkor. Fleraremissinstanser uppehåller sig vid de av utredningen föreslagna reglerna omdokumentation vid automatisk databehandling. Enligt förslaget skall sådandokumentation vara räkenskapsmaterial och den skall utformas så att den gererforderlig ledning för systemets användning och säkerställer möjligheter atti efterhand utan svårighet klarlägga vad en bearbetning omfattat och hur dennagenomförts. menar att det nu angivna syftet kan uppnåspå flera olika sätt, I ett system ingående avslämningstotaler,verifikationslistor. fellistor,transaktionslistor, ändringslistor, registerutskrifter m, m, utgör komponentersom i skiftande utsträckning kan ingå i den s, k, verifie-ringskedja (audittrail), som uppenbarligen eftersträvas med de föreslagna bestämmelserna omdokumentation. Föreningen menar alltså att bevarande av system- ochbehandlingsdokumentation inle utgör den enda möjligheten att i efterhandklarlägga vad en bearbetning omfattat och hur den är genomförd. Föreningenanser att det är endast i de fall, då en databehandlingsrutin inte kan följasgenom hela sitt förlopp med hjälp av nämnda räkenskapsmalerial, som det behövssystemdokumentation och behandlingsdokumentation för kompletterandebeskrivning av det totala bearbetningsförloppet. För att dokumentationen inteskall bli ett självändamål och för att den s, k, verifieringskedjan skall kunnaorganiseras på det för en viss ratin mest effektiva sättet föreslår föreningen,att dokumentationsbestämmelserna ges följande formulering, "Syslemför såväl som automatisk databehandling skall utformas så attmöjlighet föreligger att genom systemet följa 1, vilka transaktioner en bearbetning omfattat, 2, hur transaktionsdata behandlats, 3, vilka behandlingsregler som tillämpats samt 4, hur de systematiska sammanställningarna avtransaktioner påverkats. Erforderligkomplettering av räkenskapsmaterialet skall föreligga i form avsystemdokumentation och behandlingshistorik i de fall det övrigaräkenskapsmalerialet ej uppfyller i första stycket angivna krav," Dataföreningenframhåller att den av föreningen föreslagna bestämmelsen ställer krav på attdet samlade räkenskapsmalerialet totalt sett säkerställer möjligheter alt iefterhand ulan svårighet klarlägga vad en bearbetning omfattat och hur den hargenomförts. anser att den föreslagna bestämmelsen bör uppställassom en huvudregel för all dalabehandling. Föreningen framhåller att då det gällerupprättande av erforderUg systemdokumentation enligt föreningens förslag, deriktlinjer som getts ut av () kan tjänasom vägledning, Alla de detaljkrav på systemdokumentation som återfinns i SIS'"RiktUnjer för administrativ utveckling" kan föreningen emellertidinle generellt stödja utan anser att en anpassning till vedertagna normerhärvidlag skall ske i en utsträckning som är rimlig i förhållande tilldatabehandlingsverksamhetens inriktning och omfattning inom ett företag. , , handelskammare, ,, , Föreningen auktoriserade revisorer och grossistförbundframför samma eller likartade synpunkter som . vänder sig mot det av utredningen introducerade uttrycket"behandlingsdokumentation" för anteckningar om ge- Föreningen anser detta uttryck vara vUseledande eftersom detleder tanken till vad som vanligen inom ADB-området benämnsdriflsdokumentation. Föreningen föreslår att i stället uttrycket"behandlingshislorik" används i detla sammanhang. Föreningenframhåller vidare att betydande praktiska svårigheter oftast är förenade medalt sammanställa och bevara behandlingshislorik. Vid slörre datoranläggningarmed dess komplicerade drifts- och programhanleringssys-tem är det sålundapraktiskt ogörligt att systematisera och bevara detaljerade anteckningar omgenomförda dalabehandlingar. Vid mindre datoranläggningar, som t, ex. bestårav mmidatorer, finns sällan sådan utrastning som erfordras för automatiskregistrering (loggning) av uppgifter om genomförda dalabehandlingar. skulle det bli mycket betungande att göra sådana anteckningarmanuellt vid mindre datoranläggningar och det skulle inte heller erbjuda densäkerhet som elt automatiskt registreringsförfarande ger. Föreningenunderstryker därför att behandlingshistorik endast i undantagsfall kansammanställas och bevaras till rimliga kostnader. ,och Föreningen auktoriserade revisorer framför Uknandesynpunkler. i menar emellertid att den föreslagnadokumentationen bör kompletteras med bestämmelser att också fellistor ochloggningsUstor från bearbetningarna skall betraktas som räkenskapsmaterial,efiersom dessa har betydelse för kontrollen om det förekommer felaktigheter iutdata och om några ingrepp som Ugger utanför den programmerade behandlingengjorts. Fleraremissinstanser understryker att det är angeläget att anvisningar snarastutfärdas för tillämpningen av bestämmelsema om dokumentation. SHIO menar attanvisningar bör kunna utfärdas av den föreslagna bokföringsnämnden och attdärför de bestämmelser som behandlar systemdokumentation ochbehandlingsdokumentation helt bör kunna uteslutas ur lagförslaget. Föreningenauktoriserade revisorer påpekar alt de speciella problem som uppstår beträffandesystemdokumentation där servicebyråer äger programmen endast flyktigt berörs avutredningen. Den bokföringsskyldiges ansvar för dokumentationen måsle enligtföreningen rimligen kunna överföras lill servicebyrån genom avtal. Föreningenär av den uppfattningen att en grundligare utredning av dokumentationskravengällande redovisningssystem borde verkställas innan tvingande regler kaninföras. En sådan utredning bör enligt föreningen bl. a, avse behovet avkoncisa, lättfattliga anvisningar om en förenklad systemdokumentation, täckandeorganisationsplan, dataflödesdiagram, kodifierad kontoplan och kodifiering avhjälpbokf öringsrutiner såsom lagerbokföring, reskontra och löneredovisning m,m. Svenska revisorsamfundet och redovisningskonsulters förbundframför likartad uppfattning. Företagsskatteberedningenframför slutligen den synpunkten att före- tagetsrevisor bör åläggas att i revisionsberättelsen särskilt uttala sig omgranskningen av den föreslagna dokumentationen samt säkerheten i det användasystemet. Utredningensförslag att begränsa arkiveringstiden från nu gällande till sex årgodtas av så gott som alla remissinstanser. RÄ menar dock att om förslagetgenomförs så kommer åtskUlig brottslighet att förbli obeivrad, och detlagäller inle enbart bokförings- och konkursbrott utan också andra former avförmögenhetsbrott, såsom bedrägerier och förskingringar. Utredningen omsäkerhetsåtgärder m. m. i skatteprocessen anser att arkiveringstidens längdbör vara . Enligt är ulredningens förslag väl balanserat med hänsyn såväl tUl debehov av tUlgång till arkiverat material som kan föreligga som till kraven påalt åstadkomma rationella administrativa mtiner i företag med mindretransaktionsvolymer. Då det gäller företag med slörre volymer av s. k.masstransaktioner bör emellertid enUgt föreningen vid användning avkopieringsteknik som t. ex, mikrofilmning tillåtas, att det kopieradematerialet vad avser masstransaktioner kan förstöras . Föreningenmenar att en mikrofilm som framställts under betryggande former är fullttillräcklig för revisionsändamål. Det enda skäl som kan anföras för en längrearkiveringstid är risken alt originalhandlingarna är förfalskade med däravföljande behov av kontroll. Föreningen anser det emellertid orimligt alt lägganed stora kostnader för arkivering av originalhandlingarna för sådanamarginella situationer som förfalskningsfallen utgör. Föreningen menar att detmaterial av sådana masstransaklioner som man inom berörda företag skullenödgas hålla arkiverat vid var tid skulle bli av utomordentlig omfattning ochbli orimligt betungande och kostsamt. Liknande skäl för att omedelbartförstöra originalmaterialet vid masstransaktioner framförs av SHIO, Svenskarevisorsamfundet, LRF, , . , Svenska bankföreningen.Finansieringsföretagens förening samt och Datautrustning. Flera reniissinstanseransluter sig tUl den av skattedireklören C. G. till utredningenfogade reservationen mot utredningens förslag att arkiveringstiden förräkenskapsmaterial i vanlig läsbar form får begränsas tiU , om materialetunder betryggande former blivit mUc-rofUmat eller kopierat på likvärdigt sätt.En generell arkiveringstid föreslås sålunda av bl. a, länsstyrelsernai , , samt ,, bankinspektionen, försäkringsinspektionen,företagsskatteberedningen, taxeringsnämndsordförandenas riksförbund ochSvenska kom- munförbundet.Kommerskollegium som inte motsätter sig utredningens förslag ifrågasätteremellertid om kopiering kan ske på sådant sätt att det från kontrollsynpunkt ärmöjligt att avstå från originalmaterialet. Företagsskatteberedningenpåpekar alt med en generell arkiveringstid så kan möjligenarkiveringsskyldigheten bli alltför betungande för mycket stora förelag. Därförbör övervägas att göra det möjligt för dessa företag, där räkenskapsmaterial ikonventionell form kräver avsevärda arkivutrymmen, att efter medgivande avmyndighet ersätta originalhandlingar med mikromaterial. Utredningen om säkerhetsåtgärderm. m. i skatteprocessen, och bankinspektionen framförUknande synpunkter. Svenska revisorsamfundet och SHIO anser att, om den avutredningen föreslagna tvåårstiden bortfaller, det bör införas en beslämmelseom att företag med mycket stort anlal affärstransaktioner skall ha möjlighetatt efter särskilt tillstånd vid användning av t. ex. mikrofilmning omedelbartfå förstöra det kopierade materialet. KFpåpekar att KF och konsumentföreningarna i stor utsträckning betraktas som ettenda företag även om de är formellt av varandra oberoende juridiska enheter.Den integration som skapats inom distributionen återverkar enligt KF påredovisningsområdet på så sätt att order-/ faktureringsmtiner liksom mångaredovisningsrutiner kan anses som gemensamma ratiner för KF och föreningarna.KF konstaterar också att en mycket stor del av verifikationsmaterialet ärgemensamt för KF och föreningarna. Det gäller t. ex. miljontals fakturor perår, som emellertid enligt nuvarande regler måsle arkiveras såväl hosleverantören/KF som hos kunden/föreningen. I KF:s datarutiner används istor utsträckning COM-fihnning för att nedbringa arkivmängderna, medan däremotföreningama på vanligt sätt arkiverar sina originalutskrifter. KF anser att deti fall som det här nämnda bör finnas en möjlighet att träffa avtal om gemensamförvaring av verifikationer. Om en sådan möjlighet skall ges genom en generelldispens inskriven i lagen eller om man skall förutsätta ettansökningsförfarande får enligt KF bli en lämplig-helsfråga. KF är vidarestarkt kritiskt mot att företag som använder kassaapparater, synes varaskyldiga att bevara kassakontrolhemsor , sex år.Enligt KF är det fråga om oerhört stora arkivmängder med ett mycket diskutabeltvärde när det gäller att i efterhand göra skattemässiga eller andrarevisioner. Om skattemyndigheterna anser det nödvändigt med enarkiveringsskyldighet för de mindre företagen måste emeUertid enligt KF endispensmöjlighet skapas för större företag. Denföreslagna bestämmelsen att allt räkenskapsmaterial skall bevaras här i landetmåste enligt tolkas så alt därmed avsesendast den rörelse företaget bedriver inom landet. ligtförbundet kan det inte vara avsikten att räkenskapsmaterial som tillhöravdelningskontor i ullandet måste sändas hem till , Liknande uppfattningframförs av försäkringsinspektionen, handelskammare, och InstUutet för intern revision. påpekar att det i fråga om utgångspunkten förberäkning av den föreslagna arkiveringstiden föreligger en formell skillnadgentemot motsvarande krav i taxeringförordningen, I denna förordning användsbegreppet kalenderår medan ulredningens förslag utgår från räkenskapsår. Föratt nå full samstämmighet med den ur skattesynpunkt erforderligaarkiveringstiden bör enligt föreningen bestämmelsen i bokföringslagen ges ensådan lydelse att det framgår, alt arkiveringstiden räknas från utgången av detkalenderår som avslutar det räkenskapsår som materialet avser. Konkurslagskommilténpåpekar att en följd av alt den föreslagna bokföringslagen i princip blirtillämplig även i samband med konkurs är bl. a. att arkiverings-reglerna kommeratt gälla även i konkursbos bokföring. Utredningens förslag att ibokföringslagen inte införa särskUda straffbestämmelser utan i stället hänvisatill och skattebrottslagen accepteras så gott som undantagslöst avremissinstanserna. Företagsskatteberedningen (majoriteten) anser emeUertid attdet finns behov av en allmän straffbestämmelse för de fall bokföringsskyldighetförsummats i väsentUga stycken. Så är enligt beredningen fallet om räkenskaperinte förts eller arkiveringsbestämmelserna åsidosatts. Beredningen menaremellertid att det är av underordnad betydelse om sådana bestämmelser placerasi en bokföringlag eller som påbyggnad av regler. Minoriteten iberedningen delar emellertid utredningens uppfattning. Några remissinstanser,bl, a, RÄ och hovrätten för , menar att bestämmelsema ill kap.brottsbalken bör ses över. Konkurslagskommiltén,som i sitt betänkande SOU 1974: 6 rekommenderat en allmän översyn avlagstiftningen om gäldenärsbrott, erinrar om att i betänkandet också föreslåsatt fattigkonkurs skall ersättas av ett nytt summariskt förfarande kallatförenklad konkurs. Vid sådan konkurs skaU enligt kommittén göras anmälan ommisstanke om gäldenärsbrott på liknande sätt som vid ordinär konkurs.Kommitién påpekar att dess förslag sålunda medför ökade möjligheter att kommaåt bokföringsbrott, något som också kan ha en brottsförebyggande effekt. Somuttedningen nämnt bör bokföringslagstiftningen också beakta det ökande behovetfrån anställda och företagets omvärld att få information. Hovrätten för VästraSverige anmärker att någon sanktion med inriktning på detta intresse, i denmån det ej sammanfaller med borgenärsintresset, emellertid inte närmareövervägts i betänkandet. Remissinstansernaanser att det finns behov av anvisningar, råd och rekommendationer ifråga omtillämpningen av den föreslagna bokföringslagen. Det alldeles övervägandeantalet remissinstanser tUlstyrker utredningens förslag om att en särskildnämnd skapas, att en samordning därvid bör ske med den av fondbörsutredningenföreslagna samt alt frågoma om en sådan nämndsfunktioner och former i ett inledningsskede bör utredas inom kommittéväsendetsram. Bland de sålunda tillstyrkande remissinstanserna finns RÄ,, , hovrätten för ,länsstyrelserna, statskontoret, . ,, , , , Svenska byggnadsentreprenörföreningen.Svenska kommunförbundet och . Utredningen omsäkerhetsåtgärder m. m. i skatteprocessen kan inte biträda förslaget om ettsärskUt organ för bokföringsfrågor utan anser att böranförtros uppgiften alt utfärda erforderliga anvisningar. Föreningenauktoriserade revisorer avstyrker förslaget. Föreningen menar att det börbeaktas, att den av fondbörsutredningen föreslagna nämndens arbetsfält endastär tänkt för ett starkt begränsat ändamål, nämligen att verka för enförbättrad offentUg redovisning från företag, som för sin anskaffning av egetkapital vänder sig till allmänheten. Dess uppgift är därför enligt föreningenså specifik, att det inte är motiverat att inlemma den i ett stort organ meduppgifter som täcker ett betydligt vidare område. Föreningen understryker attdet finns ett stort behov av att utveckla normer och rekommendationer både förlöpande bokföring och årsbokslutens upprättande. Föreningen har för sin del påeget initiativ utfärdat sådana rekommendationer, i första handi årsredovisningsfrågor. Det saknas enligt föreningen anledning tro att dennautveckUng inte kommer, att fortsätta. Föreningen anser därför inte att detfinns något behov av en central instans, eftersom lämpliga anvisningar i frågaom bl. a. begreppet god redovisningssed kan utfärdas genom föreningensrekommendationer och även av . Föreningen menaremeUertid att det helt klart finns behov av anvisningar från någotauktoritativt organ ifråga om den datorbaserade redovisningen. Istället föratt detta behov tUl en början skaU: tUlgodoses genom en särskild kommittéföreslår föreningen att det övervägs om den arbetande Kommitténför redovisningsteknik, vari föratom företrädare för näringslivet ingårrepresentanter för och , kan åta signärnnda arbetsuppgifter. och anser sig kunna tillstyrka ett or- ganisatorisktsamgående mellan en bokföringsnämnd och . Vidareanser fondbörsutredningen att det inle är nödvändigt att en ny kommittétillsätts för att närmare utreda förslaget om bokföringsnämnd. Ocksåföretagsskatteberedningen, som inte har något att invända mot uttedningensförslag om en samordning med , anför att ettslutligt ställningstagande redan nu bör vara möjligt. menar att särskilda tillämpningsregler ifråga omautomatisk dalabehandling och om arkivering bör kunna utfärdas av kommerskollegium.Förbundet anser att det är särskilt lämpligt att lägga denna uppgift tillkommerskollegium med hänsyn till dess uppgift som auktorisationsorgan förrevisorer. Såsom sådant bör kollegiet också vara skickat att utföra de andrauppgifler som utredningen har ansett böra ankomma på en föreslagenbokföringsnämnd, menar förbundet. , som delar utredningensuppfattning alt den närmare avgränsning och precisering av de uppgifter somskall tillkomma ett särskilt organ fordrar ytterligare överväganden, anser iUkhet med förbundet att en successiv uppbyggnad av verksamheten inomkommerskollegiums ram torde vara att föredra. Enligt kollegiet skulle en sådanuppbyggnad kunna påbörjas och beslut om den organisatoriskainplaceringen torde kunna fattas snabbt. Också förordaratt det permanenta expertorganet knyts till kommerskollegium, eller eventuellttill industriverket, om det bedöms lämpligt att redan nu inrätta elt sådantorgan. Någrainslanser anför att bestämmelser om den av utredningen föreslagna nämnden börintas i lagtext. I denna riktning uttalar sig i ,grossist förbund, SHIO, KF, Svenska revisorsamfundet och Institutetför intern revision. KF och SHIO menar att om så sker, möjligheter skapas att görabokföringslagens regelsystem betydligtenklare och mer generellt. Härigenom skulle enligt dessa instanser denelasticitet, som är så nödvändig; kunna uppnås utan att lagtexten tyngs avskilda bestämmelser för större och mindre företag, ,'=-sistförbundet,revisorsamfundet och SHIO anser att nämnden skuUe kunna vara uppbyggd på ettlikartat sätt som . ,som tillslyrker utredningens förslag till alla delar, understryker vikten avatt nämndens uppgifter avgränsas på ett sådant sätt, att nämnden inte tilläggsbefogenheter som tiUkommer lagstiftaren. SärskUt gäller detta enligtföreningen för det fall nämnden bemyndigas att utfärda bindande anvisningarrörande tiUämpningen av bestämmelserna om automatisk databehandUng ocharkivering. Föreningen påpekar också att sådana anvisningar måste utformas säatt man undviker risk för att man permanentar lösningar som på grund ay utvecklingeninom datatekniken blir föråldrade. sätteratt berörda Intressenter genom remissförfarande bereds tillfälle att redovisasina synpunkter så snart nya regler avses bli introducerade genom anvisningar.Motsvarande bör enligt föreningen gälla också när nämnden eljest överväger attutfärda anvisningar eller rekommendationer i redovisningsfrågor. Föreningenutgår från alt det inte skall ingå i den föreslagna nämndens uppgifter att göraoffentliga uttalanden huruvida redovisningen i ett visst företag enligtnämndens mening är tUlfredsställande eUer inte. Företagsskatteberedningenanser i likhet med utredningen att regeringen bör kunna bemyndigas att inrättanämnden. Det allmänna bör ges en stark representation i denna och enligtberedningen bör härvid tillses att experter från taxeringssidan i första handkommer i fråga. En av det allmännas ledamöter bör vidare enligt beredningen hasärskild sakkunskap i datatekniska frågor. finansanalytikers föreningmenar att om den föreslagna samordningen mellan en bokföringsnämnd ochNäringslivets redovisningsnämnd kommer till stånd så bör förbundet få rätt attutse en nämndledamot mot bakgrund bl, a, av sin uppgift att påverka debörsnoterade företagens informationsutveckling. Svenska bankföreningenframhåller att granskning och analys av kredittagarnas bokföring utgör enviktig funktion i de uistitutionella kreditgivarnas verksamhet. Betydandesakkunskap i bokföringsfrågor finns samlad hos dessa kreditgivare. bör därför i nämnden finnas en representant utsedd avkreditinstituten. Föreningen anser det också naturligt att såväl styrelsen förStockholms fondbörs som fick utse var sinrepresentant i nämnden. Vidare bör expertis på vetenskaplig nivå också ingå inämnden, varför enligt föreningen lärarrådet vid 1 Stockholmbör få utse en representant. Slutligen anser föreningen att bör utse en ledamot av nämnden. anser atten ledamot av nämnden bör nomineras av det statliga arkivväsendet, och LeverantörföreningenKontors- och Datautrustning vill också ha nomineringsrätt medan anser att förbundet bör beredas ordinarie platsi nämnden såsom representant för den största renodlade organisationen förredovisningsfrågor i landet. Närdet gäller råd och anvisningar i fråga om redovisning i aUmänhet anför datainspektionen den synpunkten att bindande besked om vad som är god redovisningssed endast kan ges av domstol i brottmål, civil mål eller skattemål. Inom skatteområdet finns dessutom enligt inspektio nen möjlighet till förhandsbesked av . Det synes därför inspektionen tveksamt om hämtöver ett statligt auktoriserat särskilt organ bör åläggas att vara vägledande på detta vidsträckta område. In spektionen fortsätter: ) Ifråga om bokföring med ADB blir datalagen (1973: 289) tillämplig i den mån vidredovisningen upprättas personregister. definitionär det svårt att här dra en klar gräns. Klart är att reskontrare-gister, somförs med ADB, faller under datalagen. Datainspektionen har tolkat datalagen såatt däremot bokföringsregister i övrigt (dagbok, huvudbok ochresultatrapporter) faller utanför begreppet personregister, även om i dessaregister ingår enstaka personuppgifter, om dessa endast avser näringsidkaresoch med honom jämställda personers namn eller annan identitetsbeteckning ochpersonUga ekonomi.