prop · FZ0396 · 1975-12-31 00:00:00 — Förbefordran till departementssekreterare i F 21/22 gäller viss selektivitet.Befordran till högre tjänster sker på selekliv grund. Vid slationeringutomlands gäller etl äldre lönesystem med lägre lönegrader än vidhemmatjänstgöring. Dock tillkommer därvid utlandstillägg och vissa andraförmåner. Den konsulära personalensarbetsuppgifter omfattar i första hand administrativa, juridiska och konsuläraärenden samt i ökande omfattning kommersiella frågor och rapportering. Vissalönade konsulat förestås av konsulära tjänstemän. Gymnasiekompetens frånekonomisk linje eller motsvarande har i praktiken blivit ett minimikrav föranställning som utrikeskanslist. Vidare fordras språkkunskaper och minst någotårs kontorspraktik. Många har numera också deltagit i eftergymnasial utbildningeller avlagt examen vid universitet. En viss internrekryteringav konsulära tjänstemän från den biträdande personalen har förekommit. Av dettotala antalet kommer dock från bilrädespersonalen. Konsulärtjänsteman placeras vid anställningen i reglerad befordringsgång (T 9F 4).Härefter sker befordran efter de sedvanliga kriterierna förtjänst ochskicklighet, varvid det senare successivt blir allt mer avgörande. F. n.uppehålls 14 administrativa och nio diplomatiska tjänster i departementet avkonsulär personal. Den administrativapersonalen är knuten lill departementets administrativa avdelning, konsulärabyrå och arkiv. Till denna grupp hänförs också press- ochinformationstjänstemän saml Iranslatorer. Rekryteringen sker genom ledigkungörande.Rekryteringen av specialatlachéer inom pressektorn sker i viss utsträckningfrån denna kategori. Skrivpersonalensarbetsuppglfler består främst i skriv- och arkivgöro-mål m. fl. Under tjänstgöring utomlands kan dock arbetsuppgifterna varierabetydligt. De är då ofla av mer kvalificerad karaktär än som vanligen ärfallet hemma. Anställning sker löpandeunder året. Tjänstgöringen inleds vanligen med i departementet, vareftertjänstemännen i regd kan få utlandstjänstgöring. Fordringarna för anställningär god skolunderbygg-nad, språkkunskaper, kunnighet i maskinskrivning ochstenograf i. I praktiken bar de nyanställda i regel gymnasiekompetens oftakompletterad med handelsulbildning och något års väl vitsordad kontorspraktik. Prop.1975/76: 96 33 Nyanställdskrivpersonal placeras i reglerad befordringsgång, som sträcker sig t. o. m.lönegrad . Befordringstjänsterna är kontorsskrivare och assistent. Expeditionspersonalenomfattar främst expeditionsvakter, men också expeditionsförmän, bilförare ochtryckare. Huvuddelen tjänstgör i departementet, medan elt tiotal är placeradeutomlands. Befordrings-gången för expeditionsvakter överensstämmer med den förskrivpersonal. Befordran till högre tjänst sker selektivt. Denlokalanställda personalen anställs på platsen av vederbörande utlandsmyndighetför kontorsarbete, vakttjänst o. dyl. En stor del är svenska medborgare. UDP:suppfattning är alt den nuvarande kategoriuppddningen inte svarar mot kraven påmodern personalpolitik inom en effektivt arbetande utrikesförvaltning. Viktigaförskjutningar mellan personalkategorierna vad avser arbetsuppgiftema harskett. Utbildningsnivån för nyanställd personal har genomgående höjts. Arbetsuppgiftersom traditionellt åvilat handläggande tjänstemän har överförts till denbiträdande personalen. De gränser mellan diplomatisk och konsulär personal sombetingas av arbetsuppgifternas karaktär har enligt UDP alltmer tenderat attsuddas ut. Utgångspunkten för UDP:sresonemang i detta sammanhang har varit alt alla tjänstemän skall geslikvärdiga befordrings- och utvecklingsmöjligheter. Tiden kännetecknas av ensträvan att skapa en effektiv organisation och ge varje anställdmöjlighet till vidareutveckling. UDP anser vidare att det är angeläget attåstadkomma ökad personalcirkulation mellan utrikesförvaltningen och i förstahand den övriga statsförvaltningen. a. dessa skäl förordar UDP att dennuvarande kategoriuppdelningen ersätts av en enhetlig UD-karriär. Inom ramenför denna karriär bör det vara möjligt atl la hänsyn både till tjänstemännensolika kvalifikationer och intresseinriktning och till behovet avspecialkunskaper på olika områden. En förutsättning är dock att ökad tonviktläggs vid utbildning för all personal och att man söker åstadkomma ökadrörlighet mellan olika funktioner inom utrikesförvaltningen. Beträffande tjänstetitlarskiljer sig från i övrigt beroende påindelningen i personalkategorier. Elt annat skäl är att utrikesdepartementethandlägger en rad verksärenden. UDPföreslår att får i stort sett samma tjänste-stmklur somövriga departement. Kabinettsekreleraren föreslås däremot p. g. a. sin särskildaställning i organisationen bibehålla sin titel liksom följaktligen biträdandekabinettssekreteraren. Liksomi andra departement bör en indelning ske i biträdande och 3 1975/76. 1975/76: 96 34 Till den förra gruppen bör hänföras expeditionsvakter,"sekreterare" och assistenter. Bortsettfrån specialattachéer och lokalanställda sker basrekrytering av sådan personalsom kommer i fråga för tjänstgöring inom utrikesrepresentationen f. n. på trenivåer: av biträdande personal, utrikeskanslister och aspiranter. Därutöverförekommer viss sidorekrytering. UDPföreslår alt basrekrytering i framliden sker på två nivåer: av biträdandepersonal och handläggande personal. Dessutom bör sidorekrylering kunna komma ifråga på alla nivåer. Förden biträdande personalen innebär UDP:s förslag i princip ingen ändring iförhållande till nuvarande rekryleringsförfarande. UDP föreslår emellertid attelt önskemål från personalorganisationerna om koncentration av nyanställningenlill två tillfällen tillgodoses för atl underlätta gemensamintroduktionsutbildning av de nyanställda. Förden handläggande personalen innebär förslaget att den särskilda rekryteringenav utrikeskanslister avskaffas och alt all basrekrylering av handläggare iframliden sker i elt sammanhang. Detta får enligt UDP ses som en följd avförslaget att avskaffa de nuvarande personalkate-goriema. Detnuvarande aspirantsystemet tillkom efter beslut i anledning av prop. 1963: 75angående utrikesförvaltningens organisation och personalbehov m. m.Utbildningen gjordes till föremål för en intern översyn inomutrlkesdeparlementel. UDP:s bedömning är att den nuvarande aspirantulbildningenhar flera fördelar. a. har den bidragit lill alt breddautrikesförvaltningens rekryteringsunderlag. Satsningen på en yrkesinriktadutbildning anses vara av stort värde. Aspirantsystemet har dock enligt UDPinte varit utan olägenheter. Systemet har gjort det svårare för andrapersonalkategorier all nå befordran lill högre tjänster. Endasi sällan harpersoner med yrkeserfarenhet sökt sig till denna utbildning försenare anställning som kanslisekreterare. UDP har vidare konmiit till denuppfattningen att en oproportionerligt stor del av utbildningsresurserna harsatsals på alt utbilda aspi-rantema, medan övriga kategoriers behov ochönskemål har blivit eftersatta. Pågmndval av nyssnämnda överväganden föreslår UDP att rekryteringsförfarandet påbandläggarnivå förändras. Rekryteringenav handläggande personal bör modifieras så att nyanställningar görs iförhållande lill utrikesförvaltningens eget beräknade behov. Den nuvarandebasrekryteringen bör breddas till att avse både kanslisekreterare och departementssekreterare.Syftet med detla förslag är att bereda också personer med mångårigyrkeserfarenhet från annan Prop.1975/76: 96 35 verksamhetmöjlighet att söka anställning i . Vidare bör den breddadeexternrekryteringen enligt UDP kompletteras med ökad internrekrytering för attsäkra bättre befordringsmöjligheter för den biträdande personalen. UDP somtillmäter den sistnämnda frågan särskild betydelse anvisar en lösning sominnebär alt kvalificerade assistenter skulle befordras till kanslisekreterarei sedvanlig administrativ ordning. Därmed skulle en tjänsteman som en gånganställts i inte behöva gå igenom en nyantagningsprocedur för att befordras lill handläggare. UDP avvisar elt förslagom kvoteringssystem som syftar till att etablera en fast relation mellanantalet internrekryte-rade och externrekryterade handläggare. Däremot anser UDPalt man bör undersöka möjlighetema att rekrytera handläggare internt iiman behovetav extern rekrytering fastställs. Utredningensförslag innebär alltså att aspirantsystemet avskaffas och ersätts av delsinternrekrytering, dels nyanställning av både kanslisekre-terare ochdepartementssekreterare. De nya handläggarna bör gå igenom en grundligutbildning innan de stationeras utomlands. UDP förordar alt också tjänstemänfrån andra departement skall kunna delta i utrikesdepartementetsutbildningsverksamhet. Beiräffanderekryteringens inriktning har UDP kommit till den slutsatsen att kraven påallsidighel hos utrikesljänslemännen är så starka alt de motiverar enrekrytering av handläggare som i princip avser allmän tjänstgöring inomutrikesförvaltningen. En specialisering bör enligt UDP:s mening normalt inträdaförst tjänstgöring inom förvaltningen. Detta utesluter inle rekryterar personer med intresse och fallenhet för ämnesområden därdepartementels personalbehov bedöms som särskilt stort. Basrekryteringenbör enligt uiredningen kompletteras med sidorekrytering på alla nivåer. Dennabör komma i fråga antingen för att tillgodose personalbehov som inle kanläckas genom internrekrytering eller för att tillföra utrikesförvaltningensakkunskap inom något särskilt område. UDP menar alt det härigenom också kanundvikas att UD-tjänsle-männen isoleras i sin karriär. Man påpekar emellertidatt del är nödvändigt att upprätthålla balans mellan inflöde och utflöde avpersonal. Om sidorekryteringen antar för stora proportioner ochbefordringsulsiklerna för utrikesförvaltningens personal minskas kan dettaskapa interna problem och återverka på basrekryteringen. Möjligheterna tillhenmia-tjänstgöring för UD-tjänslemännen kan också komma att minska. Därförbör departementet i första hand se till möjligheterna att internrekry-tera, bl.a. till högre tjänster. Regeringeninrättade (SFS 1967: 100) en särskild antagnings-och utbildningsnämndvars uppgift är alt pröva de sökande till aspirant-utbildningen. I denna nämndingår f. n. företrädare för riksdag, förvaltning, näringsliv,utbildningsväsende och folkrörelser. Prop.1975/76: 96 36 dömererfarenheterna av nämndens verksamhet som goda förordar att systemet med ensärskild antagningsnämnd bibehålls. Nämnden bör i det av UDP föreslagnarekryteringsförfarandet ta ställning i frågor som rör såväl nyanställning avkanslisekreterare/departementssekreterare som internrekrytering av handläggarefrån den biträdande personalen. Sammansättningen av nämnden bör enligt UDP:smening vara i stort sett densamma som . Utredningen finner det emellertidnaturligt alt även personalens organisationer är representerade i nämnden. UDP har även behandlatvissa befordringsfrågor som inte faller inom ramen för det avtalsbara området.Man föreslår att initiativ tas till att inrätta fler assistentbefattningarfrämst för att förbättra befordringsulsiklerna och för att underlätta enomfördelning av arbetsuppgifter i syfte att främja effektiviteten i arbetet.Jämfört med övriga departement är antalet assistenttjänster lågt i förhållandetill det totala antalet biträdestjänster. UDP välkomnar en utveckling mot flertjänster som innehåller både biträdande och handläggande uppgifter. Därigenomskulle klyftan mellan biträdande och handläggande personal minskas. UDP tycker sig ha funnitatt inslaget av anciennitetstänkande i beford-ringsärenden är starkt. Den anseratt selektivitet bör användas i ökad utsträckning, framför allt vad gällerbefordringar på chefsplanet. Vid sådana befordringar bör man dessutom fästasärskilt avseende vid vederbörandes arbelsledande förmåga. UDP har statistisktundersökt kvinnans stäUning inom utrikesförvaltningen. Den konstaterar att detfinns en stark överrepresentation av kvinnor i de lägre åldersgrupperna. UDP:sundersökningar visar också att kvinnorna dominerar låglöneskiktet. Dessa faktabetraktar utredningen som ytterligare argument för att tillskapa högrebefattningar för den biträdande personalen och för att möjliggöra förkvalificerade assistenter att gå vidare till handläggarkarriären. UDP anser vidare att manför att öka antalet kvinnor på högre tjänster måste avsevärt intensifieraansträngningarna att finna meningsfull sysselsättnmg för medföljande make påstationeringsort utomlands. Särskilda ansträngningar bör göras för att ökaantagningen av kvinnliga tjänstemän på handläggamivå. över huvud taget anserUDP det angeläget alt man söker ta tillvara de möjligheter till mindrekönsbunden rekrytering som dess inlegrationsförslag kan öppna. UDPredogör kortfattat för personalplaneringens nuvarande läge och konstaterar attden kortsiktiga personalplaneringen, d. v. s. den planering som avserförändringar , bygger på ett antal ingångsvärdensåsom uppkomna vakanser, nyinrättade befattningar, tjänstiedigheter,tjänstemännens egna förflyttningsönskemål, 1975/76: 96 37 förflyttningsbarhet,lämplighet för viss post, häso- och familjebild samt plats iförflytlningskedjan. Beiräffande den långsiktiga personalplaneringen redovisasatt det inom departementet pågår en uppbyggnad av en rullande femårsplan församtliga förflyttningar av diplomatiska och konsulära tjänstemän. Syftet meddenna planering på är att ge tjänstemännen själva,utlandsmyndigheterna och enheterna inom departementet en samlad bild avaktuella förflyttningar . En annan målsättning är alttjänstemännen skall kunna få besked om dels stationeringens planerade längd,dels vilken typ av post eller tjänstgöring som därefier kan bli aktuell. Planenväntas vidare leda till längre förvarningstider. Den avses också ligga tillgmnd för en kartläggning av utbildningsbehovet. UDP har uppmärksammat attpersonalplaneringen i utrikesförvaltningen erbjuder särskilda svårigheler ochpåverkas av etl antal faktorer som är svåra eller omöjliga atl förutse. UDP har efter ingåendediskussioner avvisat etl syslem enligt vilket ett direkt ansökningsförfarandeskulle utgöra grunden för personalplaneringen. I stället har UDP kommit lillden uppfattningen atl man bör gå vidare på den väg som innebär alt man systematisktsamlar in tjänstemännens önskemål och kombinerar detla med ökad information omlediga poster. Tjänstemännen skulle eller vid behovoftare informeras om vilka poster som väntas bli lediga under det närmasteåret. Med utgångspunkt i denna information skulle intresserade tjänstemänanmäla önskemål om nya arbetsuppgifter och nya tjänstgöringsorter. UDP finneralt en förflyltningskedja sällan kan helt lillgodose alla berörda tjänstemänsintressen men understryker alt strävan måste vara atl ta tillbörlig hänsyn tillalla. Det av UDP skisserade personal-planeringssystemet bör enligl förslagetkompletteras med verksamhels-beskrivningar för de aktuella tjänsterna. Enrullande översyn av både verksamhetsbeskrivning och befallningsbeskrivningmåste äga rum. Be-fattningsbeskrivningama utesluter inle omfördelningar avarbetet på en viss utiandsmyndighet. Liksom nu bör aktuellaslationsbeskrivningar finnas tillgängliga i departementet beträffande allaorter där utlandsmyndigheter finns upprättande. Alla myndigheter med utsändpersonal föreslås dessutom ha en kortfattad version av dessa slalionsrapportermed upplysningar om förhållanden som är av särskild betydelse vid val av post. Allpersonal i utrikesförvaltningen utom de s. k. administrativa tjänstemännen äri princip underkastade förflytlningsplikt. I praktiken är dockbiträdespersonalen undantagen härifrån. Även när det gäller övriga tjänstemänhör det till undantagen att man genomför en omplacering i strid mottjänstemannens klart uttalade vilja. UDP kan inte biträda del förslag somframförts om avskaffande av förflyttningspliklen. Följden skulle bl. a. kunnabli att en tjänsteman sitter kvar alltför länge på en och samma post som därmedkan blockeras för andra. Prop.1975/76: 96 38 ningspliktenavskaffas kan del också bli svårt att besätta mindre eftertraktade poster. Manbör dessutom inle lägga hinder i vägen för en rotation av tjänstemännen mellanposter av olika karaktär och inriktning. UDP anser det riktigt atlinte uppställa alltför snäva tidsgränser för tjänstgöringen på en och sammapost. Inte desto mindre bör man enligt utredningens mening här uppställaregler, från vilka avvikelser bör ske endast då särskilda skäl föreligger. Vadgäller handläggande personal förefaller den nu tUlämpade tre lill femår,: på orter med svåra förhållanden två lill , lämplig. För tjänstemäni början av sin karriär bör en något kortare tjänstgöringstid kunna komma ifråga. För chefstjänstemän kan det å andra sidan vara motiverat med en någotlängre tjänstgöringsperiod än . För biträdande personal bör den normalatjänstgöringsperioden liksom nu vara ; på orter med svåraförhållanden elt år med rätt till förlängningar upp till . I det normala mönstretingår att en UD-ljänsleman med vissa intervaller skall tjänstgöra inomhemmaförvaltningen. Ett viktigt syfte med denna hemmatjänstgöring är att getjänstemännen tillfälle att vidmakthålla kontakterna med svenskt samhällslivoch därigenom underlätta för honom att i olika sammanhang företräda Sverigeutåt. UDP har funnit att möjligheterna till hemmaljänstgöring varierarstarkt mellan olika personalkategorier och åldersgrupper. Följden har för vissatjänstemän blivit att många oavbrutet varit stationerade utomlands.En tjänsteman som tjänstgjort utomlands förlorar, menarUDP, lätt kontakten med strömningarna i sitt hemland. Perspektivet förskjutsoch han kan få svårt all förslå och förklara utvecklingen i det land som hanär satt att företräda. Ökad information, fler hemmasemestrar och intensifieradfortbildning kan minska denna risk, men utgör enligt UDP ingen ersättning förhemmatjänstgöring. Mol denna bakgrund anserUDP det önskvärt all ingen tjänsteman i utrikesförvaltningen skall tjänstgörapå mer än två poster i rad utomlands, alltså högst under åtta till tio år.Detta innebär att relationen mellan antalet tjänster utomlands och antalethemmatjänsler bör vara högst två till ett. Det är dessutom nödvändigt atttjänstestrukturen är ungefär densamma utomlands som hemma, dvs. att man sökerupprätthålla den angivna relationen på varje tjänstenivå. De undersökningarUDP genomfört om relationen mdlan hemma- och uletjänster på biträdes- ochhandläggarplanet visar att den nuvarande stmkturen i och för sig medger attförslagen genomförs. UDP förutser dock alt problem kan uppstå på denadministrativa och konsulära sektorn där antalet hemma-tjänster är relativtbegränsat. För ambassadråd och chefer för utlandsmyndigheter är relationenmellan ute- och hemmatjänster sämre. Här kan det, tror UDP, bli svårt altsttikt hålla på principen atl en tjänsteman bör tjänstgöra bara åtta till tioår i rad utomlands. UDP diskuterar olika åtgärder som bör vidtas för alt manskall kunna närma sig detta Prop.1975/76: 96 39 måloch hänvisar i första band lill den omorganisation och åtgärder i övrigt somUDO har föreslagit och som jag anmält i det föregående. Ävenmed hänsyn tagen lill dessa olika åtgärder förutser UDP alt det kan bli svårtatt i önskvärd utsträckning bereda alla chefstjänstemän tillfälle tillhemmaljänstgöring under senare delen av karriären. Särskilda resurser bördärför enligt UDP ställas lill förfogande för atl möjliggöra för dessatjänstemän att mellan två poster tillbringa i för tjänstgöringeller utbildning. Detta bör gälla också för de konsulära tjänstemän som redantjänstgjort utomlands. UDP tillstyrker UDO:s förslag om att detjänster som förutses ställas till departementschefens förfogande vid behovskall kunna besättas av tjänstemän som någon tid anses böra tjänstgöra hemmamen inte kan placeras i linjeorganisationen. Redanden interna (UD 70) föreslog att ett personalsamarbete skulleetableras mellan och centrala myndigheler medinternationell inriktning för alt tillvarata möjligheten lill växdljänstgöring.Ett visst personalulbyle sker mellan utrikesförvaltningen och andragrenar av statsförvaltningen och samhällslivet. tjänstgör etttrettiotal tjänstemän i utrikesförvaltningen utanför departementet. Ettljugotal tjänstemän från andra departement och myndigheter tjänstgör samtidigti utrikesförvaltningen, många av dem i specialattachébefattningar. UDP anseralt etl mer systematiskt försök bör göras att bredda utrikestjänstemännenserfarenheter av arbetslivet inom landet. Detta bör gå hand i hand med altmöjlighet bereds för internationellt engagerade och intresserade personerutanför att tjänstgöra i utrikesförvaltningen. Därigenomskulle också ökade möjligheter kunna skapas för utrikesförvaltningenstjänstemän att tjänstgöra i . Uiredningen tänker sig tjänstgöringexempelvis vid departementens internationella sekretariat, inom luftfartsverket,invandrarverket, arbetsmarknadsverket och styrelsen för internationellutveckling liksom vid organisationer som , industriförbundet . Möjligen kan etl personalulbyle med enskildaföretag också komma i fråga. Information skulle ges om vilka tjänster iutrikesförvaltningen som kan väntas bli lediga under det närmaste året.Intresserade skulle uppmanas anmäla önskemål om ullandsljänstgöring medangivande av bestämd post, viss region eller viss lyp av arbetsuppgifter.Personalulbylet bör avse , förslagsvis upp lill , vareftertjänstemännen fömtsatts, återgå till sin tidigare anställning. UDP påpekar attdet ligger i personalutbytets natur att balans upprätthålls mellan in- och utflöde.En viss flexibilitet är dock önskvärd. Inormalfallet bör den föreslagna växeltjänstgöringen enligt UDP inte medföranågra extra kostnader, eftersom de berörda tjänstemännen förutses erhålla redanbefintliga tjänster i de mottagande organisatio- 1975/76: 96 40 nerna.UDP föreslår dock att man som ett alternativ till personalutbyte underlättarför personalen alt tjänstgöra på annat håll inom eller utom statsförvaltningen.Eventuellt skulle detla kunna ske så att särskilda tjänster som belastar utrikesdepartementetsbudget inrättas vid andra departement och myndigheter. UDP föreslår attsärskilda medel reserveras för detta ändamål. Principförslaget bör enligt UDPbearbetas ytterligare innan del läggs till grund för försöksverksamhet. UDPfinner det lämpligt att en tjänsteman tjänstgöring inriktar sigpå elt eller flera huvudområden av utrikesförvaltningens verksamhet. Dennaspecialisering kan ta sig uttryck i att en tjänsteman placeras på två ellerflera poster i följd med likartade eller näraliggande inriktning eller avdelasför en viss lyp av arbetsuppgifter. Specialiseringssträvandena bör stödjasgenom en kraftigt ökad och härtill anpassad satsning på fortbildning ochvidareutbildning. UDPframhåller alt man måste lägga ökad tonvikt vid långtidsplanering ipersonalpolitiken. Strävan måste vara att med utgångspunkt i tjänstemännensönskemål och förvaltningens behov lägga upp en plan för hur befintligapersonalresurser skall disponeras. I ljuset härav bör en långsiktig plan förrekryteringen och utbildningsverksamheten läggas upp. Detta planeringsarbetebör enligt UDP ske i samarbete med berörda lokala fackliga organisationer. UDPhar ingående diskuterat humvida utrikesförvaltningen skall ha ettbedömningssystem av något slag för tjänstemännen och i så fall hur detta skallutformas. förekommer bedömningssystem för trepersonalkategorier: för biträdande personal, utrikeskanslister och aspiranter.För utrikeskanslister och administrativ personal avges tjänstgöringsbetyg eflerden inledande 18 månader långa tjänstgöringen då ställning skall tas tillanställning av vederbörande på extra ordinarie tjänst. För aspiranlerna avgesomdömen från varje Ijänslgöringsplats under den tvååriga utbildningen. Dessutomavges särskilda graderade betyg i de språk som studeras under aspirantliden. UDPanser atl man bör hålla isär å ena sidan sådana uppgifter om en tjänstemansarbete som kan betecknas som beskrivande och å andra sådana omdömen sominnehåller värderingar om tjänstemannens sätt att fullgöra sinaarbetsuppgifter.