prop · FZ03160 · 1975-12-31 00:00:00 — Detta framgår av den föreslagna bestämmelsen.Beteckningen "annan" åsyftar i och för sig även den dala-central somenligl avtal utför ADB-bearbetningar för en myndighets räkning. Om en sådandatacentral överför en handling, som har erhållits från tredje man, tillmaskinläsbart medium och gör upptagningen tillgänglig för den uppdragsgivandemyndigheten, får upptagningen därigenom anses ha kommit in till dennamyndighet, 1 kanske fiertalet fall då en datacentral utför ADB-bearbetningarför den uppdragsgivande myndigheten, är emellertid situationen en annan. t, ex, sänder över ell ma-skinskrivel manuskript lill datacentralenför överföring av texten till magnetband, får uppenbariigen den omständighetenalt den av datacentralen framställda magnetbandsupplagningen blir tillgängligför den uppdragsgivande myndigheten inte medföra all upptagningen ansesinkommen dit. 1 fall av nu angivet slag är det naluriiga att se saken så attupptagningen aldrig har befunnit sig utanför myndigheten. För all hålla undansädana situationer krävs enligt min mening en särskild undantagsbestämmelse. Densituation som jag beskrev har emellertid sin motsvarighet även i fråga omandra tekniska bearbetningar än sådana som utförs med hjälp av ADB, Om enmyndighet överiämnat ett manuskript till annan - myndighet eller enskiltföretag - för tryckning eller kopiering, bör självfallet inle den avuppdragstagaren färdigställda produkten bli allmän handling i och med att dentillställs den uppdragsgivande myndigheten. Detsamma gäller när annan förmyndighet utför sådana tekniska procedurer som redigering av myndighetensljudupptagningar på magnetband, överföringar av sådana upptagningar tillgrammofonskiva saml framkallning av fotografiskt material. Liknandesituationer som vid teknisk bearbetning kan uppkomma vid teknisk lagring förmyndighets räkning. Härmed förstår jag sådana former av lagring som kräversärskilda tekniska anordningar, t, ex, lagring av information i skivminne ellerpå magnetband. Medhänvisning lill det anförda föreslår jag att i paragrafens iredje stycke införsen för alla lyper av handlingar gemensam bestämmelse som utsäger att åtgärd somnågon vidtar endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk 1975/76:160 138 lagringav handling, som myndighei har tillhandahållit för ändamålet, inte skall ansesleda til! att handling är inkommen till den myndigheten. Jag vill tillägga allbestämmelsen inie lorde innebära någon avvikelse från vad som redan får ansesgälla. Någonsärskild bestämmelse om alt handling som myndighei släller till förfogande förannan myndighet endast för leknisk lagring eller leknisk bearbeining inle skallanses inkommen lill den senare myndighelen föreslår jag inie. Som jag har nämnti den allmänna motiveringen anser jag att upplagning eller annan handling sommyndighet har tillgång lill endast som led i bearbeining med ADB eller lagringav ADB-medium över huvud tagel inle skall anses som allmän handling hos denmyndighelen. Under 10 i; föreslår jag all denna regel vidgas till att generelltgälla handlingar som förvaras av myndighet endasl som led i teknisk bearbetningeller teknisk lagring. Med hänsyn härtill kravs ingen särskild beslämmelse i 6j. Dennaparagraf innehåller beslämmelser om när handling skall anses upprällad hosmyndighei. Reglernaom när handlingar skall anses upprättade hos myndighet återfinns f n, i 2 kap,5 ij andra slycket och 6§ andra och tredje styckena TF. I 5tj andra styckei fastslås inledningsvis att diarier, journaler, register ellerandra sådana förteckningar skall anses upprättade, då de har färdigställts föranteckning eller införing. 1 fråga om protokoll och därmed jämföriigahandlingar gäller alt dessa skall anses upprättade då de har justerats av myndigheleneller eljesi blivit färdigslallda. Slutligen sägs all andra handlingar somhänför sig till vissl mål eller ärende skall anses upprättade då de harexpedierats eller, om expedition inte äger rum, då målet eller ärendet harslutbehandlats av myndighelen. 6 ijandra slycket innehåller en särregel om dom och annal myndighets beslul, somenligt vad därom är stadgal skall avkunnas eller expedieras, saml om protokolloch därmed jämföriiga anteckningar som hänför sig till sådant beslul.Handlingar av delta slag skall anses upprättade först då beslutet avkunnaseller expedieras, 16 tj iredje slyckel föreskrivs all protokoll hållna hos ellerallmänt kyrkomötes utskott, revisorer eller statliga kommittéereller hos kommunalmyndighet i ärende som myndigheten handhar allenast förberedning skall anses upprättade först då det ärende protokollen avser harslutförts hos myndigheten och, såvitt avser protokoll hos revisorer,berättelse däröver har offentliggjorts. 1975/76:160 '39 Ulansiöd i särskild föreskrift anses slutligen galla all en handling som så allmäntangår en myndighets verksamhel att den inle kan anses hänförlig lill mål ellerärende får anses upprällad när den har färdigställts. innebär i huvudsak endast en omredigering av de nuvarande reglerna. OSKföreslår att alla beslämmelser om när handling skall anses upprättad hosmyndighet samlas i en paragraf (6 tj i grundlagsförslaget) och all de där inordnasunder sex särskilda punkler. 1 pu n k t I anges all diarier, journaler, regisler eller andra sådana förteckningarskall anses upprättade hos myndigheter när de har färdigställts för anteckningeller införing. påpekar all ell diarium är upprättat och i principoffentligt i del ögonblick "bläcket torkat". Huruvida någon anteckningfakliski har skell eller ej är likgiltigt. Del kan, sägs del, vara enintressant sakuppgift redan all diariel är blankt, Enliglpunkt 2 skall domar och beslut med därtill hörande protokoll och andrahandlingar anses upprättade när avkunnande eller expedition har skett, OSKförklarar alt "därtill hörande protokoll" syftar bl, a. på domstolshuvudförhandlingsprotokoll. Dessa är formellt alt anse som klara och justerade,när huvudförhandlingen är slut, men kan med siöd av den föreslagna regelninnehållas tills domen avkunnas eller utan avkunnande expedieras. "Andrahandlingar" är enligl t. ex. domsbevis som enligl föreskrifter däromskall expedieras för bl. a, verkställighet av påföljd för brott. framhålleremellertid alt den föreslagna regeln inte syftar enbart på domstolarnasverksamhet. Även annan myndighet omfattas därav, under för-utsäiining att dessbeslut skall avkunnas eller expedieras. påpekar i sammanhanget att det idomstols huvudförhandlingsprotokoll kan ha intagits ett beslul underrällegången, avkunnat under förhandling, t.ex, angående avvisande av ombud.Delta beslut kan, sägs det, självfallet ej "innehållas" till dessdomen i målet avkunnas eller expedieras utan frågan dr såsom nu i praktikenlösas genom all sådani beslul uppsatts särskill. Avpunkt 3 framgår all protokoll hos eller allmänt kyrkomötes utskoil,eller kommuns revisorer eller slalliga kommiltéer eller hos kommunalmyndighei i ärende, som myndigheten endasl bereder lill avgörande, skall ansesupprättat när ärendet har slutbehandlats hos myndighelen eller, såvitt avserriksdagens eller kommuns revisorer, när berättelse över ärendet haroffentliggjorts, förklarar att förslagel i denna del innebär att denuvarande bestämmelserna i 2 kap. 6 § iredje styckei TF oförändrade har fönsöver lill del nya grundlagskapitlet med det tillägget, alt vad som sägs omriksdagens revisorer också skall gälla kommuns revisorer. De sistnämndasställning har enligl i detta avseende varit oreglerad. 1 den mån dessarevisorer tar del av social centralnämnds handlingar lär de dock, sägs del,omfattas av de tystnadsplikter. 1975/76:160 140 somfinns i 91 § barnavårdslagen (1960;97), 64 § lagen (1956;2) om socialhjälpeller 64 § lagen (1954:579) om nykterhetsvård, eftersom revisorerna mäste ansesta del av de uppgifter, som finns i handlingarna, i tjänsten. Enligtpunkt 4 anses övriga protokoll och andra sädana anteckningar vara upprättadenär de har justerats av myndighelen eller på annat sätt färdigställts. Somexempel på handlingar som omfattas av denna bestämmelse nämner sådantprotokoll från förberedelse i ivislemål som inte innehåller något överklagbartbeslut, I frägaom andra handlingar som hänför sig till visst mål eller ärende hos myndighet ände handlingar som har nämnts i föregående punkter gäller enligt punkt 5 att deskall anses upprättade när de har expedierats, dock senast när målel ellerärendel har slutbehandlats hos myndigheten, förklarar att med expeditionförstås att en utskrift har färdigställts, som är avsedd för någon utomståendeoch som har avsänts till denne eller hålls tillgänglig för honom. Den nuvarandelydelsen av den motsvarande bestämmelsen i 2 kap, 5 § sista meningen TF synesenligt innebära att expeditionen kan äga rum efter det att målet ellerärendel, vartill handlingen hör, har blivit avgjort, vilket kan innebära allhandlingen ej anses upprättad förrän . Under åberopandeav ett uttalande i SOU 1947:60 s. 221 utlalar emellertid att dettasäkeriigen ej är avsett utan alt regeln bör läsas så all om expedition ejskeii, när målel eller ärendel avgörs, den ifrågavarande handlingen ändå skallanses upprättad . Den föreslagna lydelsen av bestämmelsensägs innebära att detta uttryckligen skall gälla. Ip u n k t 6 föreskrivs att andra handlingar än de som har nämnts i deföregående punkterna skall anses upprättade när de har expedierats eller genomjustering eller annat myndighetens beslut har fält slutlig form. Dennabestämmelse är den enda som saknar motsvarighet i TF i dess nuvarande lydelse.OSK framhäller emellertid att bestämmelsen endasl ger uttryck för vad somhittills har ansett gälla utan uttryckligt förfallningsstöd. Enligt blirbestämmelsen tillämplig exempelvis pä en intern, av myndighet utarbetadarbetsordning, som alltså blir allmän handling när den har färdigställts och -om så behövs - fastställts. Som ett annat exempel nämner att en domare itjänsten författar en promemoria med synpunkter på ny lagstiftning. När dennahar expedierats t. ex. till advokater, som är verksamma inom domkretsen, måstepromemorian bli en allmän handling. Sveahovrätt förklarar sig inte ha någon invändning i sak mot OSK:s förslag menifrågasätter om inte stadgandet kan förkortas och förenklas. Enligt hovrättensmening har själva grundprincipen uttryckts i den sista, sjätte punkten. Deföregående fem punkterna ulgör närmast speciella pre- Prop.1975/76:160 141 ciseringaroch avvikelser i förhällande till huvudregeln och deras erfor-deriighet kan iviss ulsträckning ifrågasättas om man höjer upp punkten 6 till ett inledandeprincipstadgande. Hovrätten påpekar att en sådan omdisposition givetvisförutsätter, att lydelsen av punkten 6 utvecklas något ytterligare, medprecisering av expediering, avkunnande, justering och slutgiltig form somalternativa omständigheter som medför att en handling får egenskap av"allmän". Det enda som syns klart behövligt utöver ett sådantprincipsladgande är egentligen en föreskrift om att offentligheten inte färfördröjas genom en oriktig tillämpning av huvudregeln; hovrätten hänvisar idetta sammanhang lill punkten 3 "när ärendet har slutbehandlats",punkten 4 "eller på annat sätt färdigställts" och punkten 5"eller ärendet har slutbehandlats". Andra frågor, som t. ex.behandlingen av huvudförhandlingsprotokoll, tordeenligt hovrätten kunnaregleras i annan ordning än genom grundlag. Hovrättenöver och förklarar att den föreslagna bestämmelsen innehållerdetsamma som den nuvarande uttryckt med många fier ord. Ändringen är enligthovrätten omotiverad och avstyrks. Innehålleri de särskilda punkterna i den föreslagna paragrafen tas upp i några yttranden. finner åtskillnaden mellan olika domstolsprotokoll beroende pä omdäri har intagits beslut eller inte vara omotiverad, särskilt i betraktande avbestämmelserna i och protokollskungörelsen om när protokollskall slutföras och erhålla slutlig avfattning. En ordning innebärande attolika förhandlingsprotokoll skall behandlas olika försvårar enligt förbundetonödigtvis tillämpningen av de redan komplicerade sekretessreglerna fördomstolsverksamheten. Förbundet föreslär därför en omarbetning sä, attdomstolsprotokoll - oavsett om de innehäller beslut - anses upprättade hosmyndigheten när de justerats eller pä annat sätt färdigställts. LänsstyrelsenI anser alt ordalydelsen i slutet av bestämmelsen förbibehållande av nuvarande tydlighet bör vara "när domen eller beslutet haravkunnats eller expedierats". Svenskakommunförbundei konstaterar med tillfredsställelse att vad som sägs omriksdagens revisorer ocksä skall gälla kommuns revisorer. Att frägan om närprotokoll hos kommuns revisorer skall anses upprättade har variloreglerad har enligt förbundet föranlett betydande olägenheter och medförtotillfredsställande sekretesskydd. 1975/76:160 '42 JOpåpekar all det inte är ovanligt att en myndighet tillsätter en arbets-ellcrprojektgrupp för beredning av ell ärende. Gruppens arbeie kan redovisasprotokollsvis eller på därmed jämförligt sätt. Beträffande sådant arbetsmaterialbör naturligen gälla detsamma som beträffande övrigi arbetsmaterial, JOhänvisar i sammanhanget till vad han anfört vid behandlingen av 4 § punkt I (9§ i departementsförslagel). Ett förtydligande bör övervägas som klargör della,i, ex, au del endasl är myndighetens egna protokoll och motsvarande somåsyftas. EnliglJO framgår inie med önskvärd tydlighet av de föreslagna bestämmelserna hur manskall se på handlingar som tillkommer hos en myndighet under ell ärendesberedning lill avgörande men som varken expedieras eller genom justering ellerannat myndighetens beslul får slutgiltig form. JO hänvisar i sammanhanget tillvad han anfön om arbetsmaterial i anslutning lill 4 § punkt 1 (9 § idepartementsförslaget). Ilikhet med och de remissinstanser som har uttalat sig i frågan anserjag attde nuvarande reglerna om nären handling skall anses upprättad hos myndighet iston sett är ändamålsenliga. Som framgår av det följande föreslår jag endast enmindre ändring i sak i förhållande till gällande rätt och OSK:s förslag. SomOSK har funnii kan regleringen emellertid göras enklare och klarare genom attde nu gällande bestämmelserna redigeras om. Jag delar uppfattningatt det i detta hänseende är möjligt all gå något längre än vad har gjort.Som hovrätten påpekar får man en klarare bild av stadgandets principiellauppbyggnad om detta inleds med en bestämmelse med karaktär av huvudregel, somanger vad som skall gälla för handlingar i allmänhel. Därefter kan som undantaghärifrån följa specialregler om vissa särskilda kalegorier av handlingar, Imotsats till vad som var fallet beträffande reglerna om när handling skallanses inkommen till myndighei anserjag del inte i della sammanhang varanödvändigt med en särskild regel om tekniska upptagningar. En handlingsegenskap av upprättad har i förevarande paragraf inte i någol fall gjortsberoende av om handlingen faktiskt befinner sig hos den myndighet där den skallanses ha upprättats. Avgörande är i stället om handlingen hör lill eu ärendesom handläggs av myndigheten, om den hänför sig till ell beslut av myndigheten,om den ulgör protokoll hos den etc. Den anknytning mellan handlingen och enmyndighet som krävs för att handlingen skall anses upprättad där är såledesnärmast av rättslig natur. Vid avgörandet av om t. ex. en viss ADB-upptagninghar sädan anknytning till en myndighei 1975/76:160 '43 attden skall anses vara upprällad hos denna kan ledning hämtas bl, a. frånbestämmelserna i 3 ij andra slyckel. En grundläggande princip idet akluella regelsyslemel är att en myndighels åtgärd all expediera endittills icke upprättad handling alllid skall medföra att denna anses varaupprättad, 1 fråga om icke expedierade handlingar gäller som huvudregel att ensådan handling anses upprättad när det ärende till vilken den hänför sig harslutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig lill visstärende, när den har justerats av myndighelen eller på annal sätlfärdigställts. Mitt förslag innebär all dessa huvudprinciper kommer tilluttryck i paragrafens första siycke. Jagvill i sammanhanget påpeka all det självfallet inte skall krävas någol särskillformellt förfarande från en myndighets sida för att en handling utanärendeanknytning skall kunna anses färdigställd och därmed också upprättad. Jaganser av denna anledning att man inte i lagtexten bör använda den av OSKförordade formuleringen alt en handling av nu avsett slag skall anses upprättadom den genom myndighelens beslul har fån slutgiltig form. Undantagenfrån de grundläggande bestämmelserna i första styckei har idepartementsförslaget samlats i tre särskilda punkter i andra styckei. Andrastycket inleds med en bestämmelse (punkt 1) som i sak överensstämmer med dennuvarande föreskriften i 2 kap, 5 § andra stycket första mening TF och innebäratt diarier, journaler och sädana register och andra förteckningar som försfortlöpande skall anses upprättade så snart de har färdigställts för anteckningeller införing. Av denna regel följer att en anteckning som görs i en sådanhandling blir allmän. Såvittgäller diarier och journaler bör påpekas att bestämmelsen är tilllämplig bådepå handlingar som är hänföriiga till en myndighets verksamhet i stort - t. ex,ett centralt diarium över alla inkomna och expedierade handlingar - och påhandlingar inom ramen för ett vissl ärende - t, ex, ett dagboksblad i endomstolsakt, Iövrigt omfattar bestämmelsen i punkt 1 sådana regisler och andra förteckningarsort] förs fortlöpande. Denna avgränsning får bl.a, lill följd av vissa av deADB-upptagningar som enligl teknisk terminologi brukar kallas register fallerutanför bestämmelsens tillämpningsområde. Detsamma gäller i fråga om en del avde personregister som avses i datalagen. Såvitt gäller ADB-upptagningaromfattar bestämmelsen i punkt I sådana regisler som är föremål för kontinueriiguppdatering och har obestämd livslängd. ADB-register som upprättas endast föratt användas vid lösandet av en lill liden klart avgränsad uppgift och harrelativt kort livstid omfattas däremoi normalt inte av den nu akluellabestämmelsen, I fråga om sådana regisler gäller i stället i första hand deallmänna reglerna i första slycket. Om ett regisler av detta slag hartillkommit inom ramen för ett ärende blir det således i regel all anse somupprättat när ärendet har slutbehandlats; i annat fall blir registret iallmänhet upprättat i och med att det har färdigställts. Prop.1975/76:160 144 ettADB-register i någol fall skulle ha funktion enbart av hjälpmedel vid ettärendes föredragning eller beredning följer av reglerna i 9 tj första styckei,att del anses som allmän handling försl om det las om hand för arkivering. Bestämmelseni punkt 2 vilken motsvarar den nuvarande regeln i 2 kap, 6 S andra stycket TF,innebär att dom eller annat myndighels beslut och därtill hörande handlingarskall anses upprättade först när beslutet har avkunnats eller expedierats, Imotsats till anser jag alt det liksom bör uttryckligen anges ilagtexten att bestämmelsens tillämplighet är begränsad lill sådana beslut somenligt särskild föreskrift skall avkunnas eller expedieras. Härigenom uteslutsden tolkningen att handlingarna i ett ärende som avgörs genom ett formligtbeslut som är avsett alt stanna inom myndigheten aldrig skulle bli allmänna ombeslutet inle expedieras. Enremissinstans har förordat att man i förevarande sammanhang inte skall göraskillnad mellan olika domstolsprotokoll beroende på om dessa innehåller besluteller inte. Enligt denna instans bör domstolsproiokoll alltid anses upprättadenär de har justerats eller pä annat sätt färdigställts. Jag anser emellertidatt det bör vara möjligt att innehålla t. ex. protokollet från enhuvudförhandling i vad detta hänför sig till den blivande domen i målel lilldess domen meddelas. Resultatet skulle annars kunna bli alt i protokolletredovisade skiljaktiga meningar angående domens innehåll blev allmänttillgängliga före själva domen. I pu n k t 3 , som i första hand svarar mot 2 kap, 5 § andra styckei andra meningTF i dess nuvarande lydelse, föreskrivs som huvudregel för protokoll och därmedjämföriiga anteckningar, att dessa skall anses upprättade när de har justeratseller på annat sätt färdigställts. Bestämmelsen gäller endast för myndighetsprotokoll etc. Detta innebär att anteckningar som görs t. ex. vid sammanträdenmed en myndighetsintern arbetsgrupp normalt kommer att falla utanförbestämmelsens tillämpningsområde. Jag vill vidare påpeka att med "därmedjämförliga anteckningar" inte förstås anteckningar till stöd för enföredragning, utkast till myndighets beslut eller skrivelse och andra sådanahandlingar. Jag återkommer till handlingar av detta slag under 9 §, Atthuvudregeln i punkt 3 inte är undantagslös framgår redan av bestämmelserna ipunkt 2, I omedelbar anslutning till denna huvudregel finner man vidare enundantagsbestämmelse som i viss utsträckning kan häriedas till 2 kap. 6 §iredje stycket i TF i dess nuvarande lydelse och till punki 3 i OSK:s förslag.Genom denna undantas från huvudregelns tillämpningsområde protokoll hosriksdagens och allmänt kyrkomötes utskott, och kommuns revisoreroch statliga kommittéer och hos myndighet i ärende som myndighelenendasl bereder till avgörande. I fråga om sådana protokoll gäller i ställetbeslämmelserna i paragrafens första stycke. Eftersom de protokoll som omfattasav andra ledet i punkt 3 alla kan hänföras till särskilda ärenden hosmyndighet, innebär detta att ett sådant protokoll kommer att anses upprättatnär det ärende 1975/76:160 145 tillvil kel del hör har sluibehandlals hos vederbörande myndighet eller när protokolletdessförinnan har expedierats. Departemenlsförslaget innehåller inle någonmotsvarighet lill den särskilda regel som har föreslagit i fråga omprotokoll hos eller kommuns revisorer-och som för revisorersdel återfinns också i gällande rätl-enligt vilken det som ell särskilt momentföratt ett sådant protokoll skall anses upprättat lillkommerall berättelse överärendel skall ha offentiiggjorts. En beslämmelse av della slag tillgodoser somjag ser del inie någol angeläget intresse men kana andra sidan länkas leda tillall revisionsprolokoll kommer all undandras från offenllighei under oacceptabeltlångtid. 1denna paragraf regleras frågan om i vilka fall handlingar, som utväxlas endastmellan olika organ i samma myndighelsorganisalion eller som framställs endastför all sändas mellan sådana organ, skall anses upprättade redan hos delavsändande organei respektive inkomna lill det mottagande. Somhar nämnts under 5 tj fyller den nuvarande regeln i 2 kap. 3 tj TF om vad somvid lillämpningen av reglerna om allmänna handlingar skall förstås medmyndighei två skilda uppgifter. Den skall dels dra en gräns mellan vad som ärmyndighet och vad som inte är myndighet, dels ange när man har all göra med enmyndighei och när del i stället är fråga om två eller flera. Såvitt gäller dennärmare innebörden av 2 kap, 3 ij TF kan här hänvisas till framställningenunder 5 ;j, Somframgår av motsvarande avsnitt under 5 ij föreslog OK att med myndighet skulleförstås vae statligt eller kommunall organ som har att fatta beslulsjälvständigt, OKframhöll att TF vad gäller handlingar som upprättas hos myndighei innebär atten myndighets interna överväganden skall kunna skyddas mol insyn till dess aumyndigheten har tagit ståndpunkt. En grundtanke i sammanhanget är att enbefattningshavare eller ett organ som beslutar i denna sin egenskap och på egetansvar eller eljesi kan sägas inia en självständig ställning också är enmyndighet, kommer denna tanke dock knappast till uttryck i dennuvarande lydelsen av 2 kap, 3 ij förklarade att den föreslagnabestämmelsen bättre gav uttryck för TF:s myndighelsbegrepp, EnliglOK borde inle det förhållandet att någon på grund av författning ellerdelegation fattar beslul på myndighets vägnar leda lill alt han betraktas 1975/76:160 146 somsärskild myndighet, 1 fall, där verksamheien inle går ul på au falla egentligabeslul i förvaliningsrälislig mening, kunde del avgörande enligl OK vara, omorganei åsladkommer sill arbetsresultat självständigt, i eget namn och på egetansvar.