prop · FZ03167 · 1975-12-31 00:00:00 — Av ett sålunda definierat ansvarsområde följer att avdelningen svararför marknadsanalys, marknadsplanering, produktutveckling, säljledning,ekonomisk analys, pris- och taxefrågor samt lönsamhetsplanering, Ytteriigarefunktioner som har ett starkt samband med de redovisade uppgifterna börtillföras avdelningen. Sådana områden är central försäljning, reklam, publicrelations (PR) och sales promotion. Preliminäraöverväganden om marknadsavdelningens interna organisation har visat behov avbl. a, separata enheter för brevrörelsen, paketrörelsen, koniorsrörelsen, säljledningoch sales promotion samt reklam och PR. Föratt - så långt det med organisatoriska medel är möjligt - åstadkomma enutveckling av verkets produkter och produktionssystem som överensstämmer medavnämarnas efterfrågan avses marknadsavdelningen genom beställningar tillproduktionssystemavdelningen kunna initiera utredningar om sådana ändringar iproduktionssystemet som ger produktpåverkande effekt. Detta förhållande följerav att produktutveckling i postverket i många avseenden förutsätterförändringar i systemen för distribution och transporter. Produktionsapparateni linjeförvaltningen är uppbyggd kring fiera olika produktionssystem såsomsortering, transporter, postutdelning, lantbrevbäring, kassaljänst ochredovisning. De olika systemen är integrerade med varandra på så sätt att deutnyttjas gemensamt för de olika produkterna och tjänsterna i postverksamheten.Effektiviteten i produktionsapparaten är därför beroende a v hur ut vecklingenav de olika systemen kan koordineras. Den bästa effekten nås om utvecklingenkan samordnas inom en och samma enhet. Den lekniska utvecklingen talar ocksåhärför. Inom kassaorganisationen är en övergång till elektroniska hjälpmedelbeslutad och under genomförande. Inom postbehandlingssystemen kan ulvecklingeninom telekommunikationerna ge möjlighet till,ett utnyttjande ayelektroniken. av systemutvecklingsresurser för såväl kassatjänstensom postbehandlingssystemen till en och samma organisatoriska enhet skapardärför en grund för en satsning på en framtida utveckling. Ansvaretför utvecklingen av samtliga de produktionssystem som linjeförvaltningensproduktionsapparat är uppbyggd kring läggs därför på en Prop.1975/76:167 35 särskildavdelning, produkiionssystemavdelningen. Tillproduktionssystemavdelningen knyts ett effektiviletsansvar. Härmed avseskostnadsutvecklingen inom systemen ställd i relation till prestationsvolymensutveckling under iakttagande av fastställda servicenormer. Inom ramen förutvecklingen av det ekonomiadministrativa systemet kommer prestationsmätningssystematt utformas som gör del möjligt att följa upp ulvecklingen inomproduktionssystemen. Produktionssystemavdelningenhar emellertid också ansvaret för den tekniska ulvecklingen inomproduktionssystemen. Avdelningen måste därför fortlöpande följa upp dentekniska utvecklingen inom områden som är av betydelse för postverksarnheten.Det medför att förändringar i produkt- och ijänstesortimenten kan initierasgenom avdelningen. Isitt arbete kommer avdelningen att ha omfattande kontakter med postgirot.Gentemot den regionala/lokala organisationen kommer produktionssystemavdelningenatt ha ansvar för produktionsnormer. Genomatt sammanföra systemutvecklingsresurserna för postbehandling och kassaljänstkommer det att finnas en kompetens inom avdelningen även när det gällerinformationssystem samt arbelsmätnings- och metodstudieteknik. Då det inte ärekonomiskt motiverat att bygga upp en kompetens för detta på flera ställeninom centralförvaltningen, bör produkiionssystemavdelningen ha ansvar för atttillhandahålla sådana resurser inom dessa teknikområden till övriga enheterinom centralförvaltningen, dvs. främsl till samordningsavdelningen,ekonomiavdelningen och personalavdelningen, vilka har utvecklings/systemansvaretnär det gäller organisationsutveckling, ekonomisystem resp,personaladministrativa system. Medhänsyn till att planeringen och utformningen av postverkets lokaler har ettnära samband med utformningen av produktionssystemen bör postverkets lokalförsöriningsenhetingå i produktionssystemavdelningen. Detta är också förutsättningen för att etttotalt ansvar för produktionssystemens rationella och ändamålsenliga funktionskall kunna knytas till avdelningen. 1 det fortsatta utredningsarbetet kommer attövervägas humvida den i nuvarande byggnadsenhet ingåendefastighetsförvaltningen bör bilda ett fristående resultatområde och ingå iresultatenhetsgruppen. Preliminäraöverväganden avseende organisationen inom produkiionssystemavdelningen har visatbehov av bl. a. separata enheter för ekonomiska analyser, säkerhetsfrågor,postbehandling, kontorstjänst och datasyslemul-veckling samt lokalförsörjning. Postverketsanalyser av funktionssamband och överväganden om framtida krav på deövergripande funktionerna har lett fram till förslaget att bilda sexkoncernfunktioner. Fyra av dessa, ekonomiavdelningen, personalavdelningen,informationsavdelningen och administrativa avdelningen, rubriceras Prop.1975/76:167 36 somfunktionella stabs- och serviceenheter. De två övriga, internrevisionen ochsamordningsavdelningen, är särskilda staber åt verkschefen. Administrativaavdelningen omfattar servicefunktioner som är gemensamma för centralförvallningen.Vidare förs till avdelningen vissa övergripande koncernfunktioner som inte harså klart uttalade samband med de övriga funktionella staberna och serviceenheternaalt de bör tillhöra någon av dessa. Preliminära överväganden om avdelningensorganisation har lett fram till att den bör innehålla följande delfunktioner: Tilldet centrala kansliorganet förs vissa allmänna förvaltningsfrågor som även viden långt gående delegering måste behandlas på central nivå. Det gäller allmännaremisser och ärenden av förvaltningsmässig natur som inte enbart eller tillväsentlig del faller inom området för någon annan avdelning, såsom exempelvisbevakning av nya och ändrade lagar etc. av allmän natur samt vissagrundläggande bestämmelser och ärenden i anslutning till ansvarighetskungörelser,förvaltningslagen, lagen om beräkning av lagstadgad tid osv. Vidare förs hitansvaret för bl. a. samordning av arbetstids- och tjänstgöringsfrågor förpersonalen inom centralförvaltningen, arbetsordningen förcentralförvaltningen, arkivtjänsten och centralförvaltningens arkiv samtcentralförvaltningens interna företagsnämndsfrågor. Denjuridiska funktionen skall ge service i juridiska frågor till övriga enheteroch handlägga sådana ärenden där de juridiska aspekterna är dominerande, t.ex. domstolsärenden och vissa ersättningsfrågor. Försvarsfunktionenomfatiar samordning av postverkets medverkan i totalförsvaret, samordning avberedskapsplaneringen och av utbildning för beredskaps- och krigsförhållanden,planering och organisation av fältpostverksamheten samt planering ochorganisation av postverkets civilförsvar. Utrikesfunktionensvarar för följande frågor: - internationella avtal ochöverenskommelser. - allmänna utrikesärenden (ärenden av policybetonadeller principiell natur, samordningsfrågor, frågor om tekniskbiståndsverksamhet m. - ärenden i förbindelse med internationella postalaorgan (Väridspostunio-nen. , CEPT m. - ärenden (dock ej löpande postbefordrings-,reklamations-, avräknings- och Prop.1975/76:167 37 postgiroärenden)i förbindelse med främmande postförvaltningar. Postensreklamationskontor fortsätter med samma typ av verksamhet som kontoret har . Det kan ifrågasättas att lägga kontoret till marknadsavdelningen.Anledningen till att det föreslås ingå i administrativa avdelningen är alldess verksamhet är av operativ natur och tämligen personalkrävande, vilketinte är så väl förenligt med den påtagliga utvecklingskaraktär som de nyastabsenheterna för poströrelsen ges. Vidare har reklamationsfrågorna ettsamband med juridikfunktionen. Reklamationer uppstår på grund avofullkomligheter i produktionssystemen och i frågor som rör produkterna ochservicen. Därför är det angeläget att den information som reklamationskontoretförfogar över kommer såväl marknadsavdelningen som produkiionssystemavdelningentill banda i deras produkt- och produktionssystemulveckling. Funktionenför kontorsservice föreslås svara för postsamling, postexpediering och internpostgång, körcentral och budcentral, skrivcentral, repro-central, telefonväxeloch städcentral. Hit knyts också det övergripande ansvaret inom postverket förpersonalreslaurangs- saml lokalvårdsfrågor av teknisk natur. Ekonomiavdelningensuppgift är att inom sitt område tillhandahålla service som skall kunnatillgodogöras av alla verksamhetsgrenar inom postverket, även dem som intefaller inom den egentliga poströrelsen. Med denna utgångspunkt börekonomiavdelningen innehålla följande delfunktioner - övriga ekonomifunktioner såsom fondförvaltning, utrikesavräkning,interndebitering samt resultatprognoser och övergripande ekonomisk analys. Isammanhanget kan erinras om att den regionala förvaltningen föreslås få egnaekonomifunktioner. ges information ut till mottagare såväl inom som utompostverket. Informationen kan ha skiftande karaktär. Den kan utgöras av arbetsinformation,dvs. sådan information som krävs för den Prop.1975/76:167 38 Den kan också vara avsedd för kunderna och vara av säljfrämjandenatur. Den kan vidare utgöras av allmän information, som kan ha både interntoch externt intresse. I det senare inbegrips allmän kontaktverksamhet medsamhället och marknaden. Informationenfår en alltmer ökad betydelse i samhället. Inte minst ökar behovet förpostverket alt genom information till allmänheten och näringslivet spridakännedom om verksamheten och dess förutsättningar, olika tjänster, produkter,servicenivåer etc. Utvecklingenmot en fördjupad förvallningsdemokrati medför ett behov av ökad informationtill personalen. uppfattning föreligger det ett klart behov att stärka och samordnaden informationsresurs som postverket förfogar över. Informationsfrågornasstora vikt motiverar alt det bildas en särskild informationsavdelning, lydandedirekt under generaldirektören. Till denna avdelning bör föras de aktivitetersom har anknytning till informationsaspekterna i vid mening, ävenutställningar, museiverksamhet och liknande. Informationsavdelningenbör i enlighet härmed innehålla följande delfunktioner: - den allmänna utvecklingen och samordningen avpostverkets författningar, publikationer, reglementen, handböcker ochcirkulär. - utveckling och samordning av den internainformationen inom postverket. - postens personaltidning. - utveckling och samordning av extern information. - postverkets allmänna PR-verksamhet till skillnadmot den PR-verksamhet som är direkt relaterad till reklam, sales promotion m. m.,vilken tillhör marknadsstabens uppgifter, såsom berörts i det föregående. - teknisk rådgivning i informationsfrågor ochbeträffande olika hjälpmedel inom informationsområdet, såsom AV-hjälpmedel,trycksaker, annonsering etc. - utveckling och samordning av postverketsblankettframställning. - postverkets bibliotek. Pei"sonalavdelningenfår ett ansvarsområde som omfatiar personaladministrativa frågor för allaverksamhetsgrenar inom hela postverket, även dem som inte faller inom denegentliga poslrörelsen. Blanddessa senare har framför allt postgirot en utvecklad egen personaladministration.Inom ramen för organisationsöversynen kommer senare att närmare definierasvilka roller som respektive personaladministrativa Prop.1975/76:167 39 organkommer att spela inom ramen för personalfunktionen som helhet inom verket. Personalavdelningenär det centrala personaladministraiiva organet. Som sådant kan det aldrig bäramer än delar av ansvarel för den totala personalfunktionen i förelaget.Personalfunktionen omfattar alla de värderingar, beslut och åtgärder som berörpersonalen. Härav följer att ansvaret för personalfunktionen alltid delasmellan de särskilda personaladministrativa organen på olika nivåer och allaandra enheter. Personalavdelningensarbetsuppgifter kan grupperas i fyra områden. - vara beredningsorgan för företagsledningen ipersonalpolitiska frågor, - vara centralt utvecklingsorgan beträffande personaladm/nistrativasysteiv och metoder; häri inbegrips att företräda sådana intressen i frågorrörande produkt- och produktionssystemutveckling, - vara centralt serviceorgan i personaladministrativafrågor, - svara för central personalljänst och vissaförhandlingar. Föratt biträda verkschefen vid beredning av övergripande frågor - dvs, sådanaärenden som inte naluriigen hör hemma på övriga enheter - inrättas enligtförslaget en samordningsavdelning. Denna skall vidare förebereda sammanträden iföretagsnämnd och ledningsgrupp. Till avdelningen knyts även ansvar församordningen av frågor angående den kort- och långsiktiga planeringen samtorganisationsutvecklingsfrågor. Med organisationsutveckling avses övergripandeändringar i verksamhetsinriktning, mål, strategi och policy, liksomförändringar i ledningsfunktioner, samverkansformer och organisationsstruktur. Närdet gäller planeringen är det väsentligt med en koppling mellan den kort- ochlångsiktiga planeringen. Genom prioriteringarna i den kortsiktiga planeringenlåses resurserna för utvecklingen av företaget. För att kunna möjliggöra enmeningsfull långsiktig planering måste därför planeringen i olikatidshorisonter samordnas. Detta skall ske genom samordningsavdelningen. Organisationsutvecklingsfrågorhar anknytning till övergripande ändringar i organisationsstmkturen. Detlöpande arbetet med organisationsförändringar skall i möjlig mån delegeras.Större ändringar i indelningen i enheter, arbetsfördelningen mellan enheteretc, skall med avseende på såväl den centrala, regionala och lokala nivåntillföras samordningsavdelningen i den utsträckning de inte kan delegeras. Närdet gäller den lokala nivån avses därvid mer principiella bedömningar. Resursmässigtmåsle avdelningen när det gäller den egentliga samordningsverksamhetenåterfalla på resurser inom andra organisationsenheter. Prop.1975/76:167 40 Genomkombinationen med organisationsstrukturfrågorna förutsätts dockutredningskapacitet finnas inom avdelningen för analys av administrativa problem.Avdelningens arbetsuppgifter är sammanfattningsvis: - samordna och bereda verkschefs- och företagsnämndsärendensom inte hör hemma på viss sakansvarig enhet. - planera och bereda direktions- ochföretagsnämndsärenden. - samordna långsiktig planering ochorganisationsutveckling. - demokratiseringsfrågor i anslutning till besluts-och ansvarsfördelningen inom organisationen. - handlägga organisationsstrukturfrågor. - samordna utvecklingsplaner samt former förutvecklingsplanering och projektarbete. Avdelningenfår organisationsmässigt ses som en stab till verkschefen. Enhetenför intemrevision svarar för redovisnings- och förvaltningsrevision vidpostverket. Granskningen syftar till att dels bedöma tillräcklighet ocheffektivitet av intern kontroll och redovisning, dels bedöma om verksamhetenbedrivs på ett ändamålsenligt och planmässigt sätt. Målsättningen är härvid attförebygga eller upptäcka åtgärder som inte överensstämmer med postverkets mål,bestämmelser eller ekonomiska principer. Revisionenskall i sin granskning beakta kunders, leverantörers och anställdasberättigade intressen. Postgirotföreslås även fortsättningsvis utgöra en egen resultatenhet. Skälen härför äratt girot bygger på egna produkter och egna produktionssystem. Isamband med att PKbanken bildades gjordes en genomgång av deverksamheter som återstod inom postgirot och en ny organisation för dessa ladesfast. Det finns ingen anledning att nu föreslå ytteriigare organisationsförändringarför postgirot. Postgirotavses fortsätta att arbeta med en principorganisation som omfattar en allmänavdelning, en driftavdelning, en marknadsavdelning, en organisationsavdelningoch ett ekonomikontor. 4.2.2.5 Övrigaresultatenheter - resultatenhetsgruppen Resultatenhetsgruppenomfattar resultatenheterna diligenstrafiken, industrierna, frimärksavdelningen,adressregistret (PAR) samt inköpsavdelningen (centralupphandlingen). Det harvidare övervägts att inrymma den interna Prop.1975/76:167 41 fastighetsförvaltningeni gruppen som en separat resultatenhet. Enligtutgångspunkterna för utformningen av organisationsförslaget skall eftersträvasatt resultatenheter skall kunna ges stark självständighet, I princip skulledessa olika enheter kunna lyda direkt under verkschefen. Det är emellertidorealistiskt att ulgå från att verkschefen skall kunna bevaka de artskildaområden som enheterna representerar och utöva en direkt ledning över dessa iförhållande till postverkets totala produktion mera begränsade verksamhetsområden.Samtidigt har enheterna starka samband med verksamheten i övrigt. Somverksledningsinstrument för styrningen av var och en av dessa urskiljbararesultatenheter föreslås därför följande: - varje enhet leds av en chef chef skall under slorsjälvständighet svara för verkställighetsbesluien. - som verkschefens instrument för styrning avverksamheten tillsätts en särskild styrkommitté för varje resultatenhet.Styrkommittén skall bestå av tre till sex personer. - verkschefen utser ordförande i styrkommittén urpostverkets ledning, - i styrkommittén ingår i övrigt enhetens chef,personalrepresentanter och några representanter förändra berörda intressenterinom postverket. Dessa senare väljs efter kunskap eller efter funktionelltbetingade samband med annan enhets verksamhet. - enhetschefens kommunikation med verkschefen går viastyrkommitténs ordförande. Enheternasammanförs i organisationsbeskrivningen till en resultatenhetsgrupp, somsåledes inte utgör en organisatorisk enhet utan närmast är en beteckning för desamlade av styrkommittén ledda verksamhetsområdena. 4.3Personalinflytandet i den nya organisationen Postverketär en av de myndigheler som i samarbete med delegationen förförvaltningsdemokrati, DEFF, försöksvis prövar olika former för utvidgat medinflytandeför personalen. Försöksverksamheten omfattar personalin-fiytande vid urval avdeltagare i vidareutbildningskurser saml vid tillsättning av vissa tjänster.Postverket har mycket positiva erfarenheter av samarbetet med olikapersonalorganisationer. nya organisationen förändras ansvars- och beslutsformerrva. Detta sker i ensuccessiv process baserad på en fortgående delegering. Från organisationssynpunktanvänds delegeringen därvid som ett medel att öka effektiviteten. Det äremellertid nödvändigt i ett företag av postverkets storlek med dess många småenheter att besluten kan fattas mot bakgrund av en uttalad policy. En fömtsättningär vidare att den enskilde beslutsfattaren kan överblicka konsekvenserna avviktigare beslut. Prop.1975/76:167 42 härförskapas genom utvecklingen av ett nytt ekonomiadministrativt styrsystem - PEA-systemet, Delegeringenav beslutsrätten har också samband med demokratiseringsprocessen inompostverket. Genom att de anställda antingen får medverka i beslut eller genom attbesluten fattas på en näraliggande nivå kommer de närmare besluten. Detta börleda till bättre överblick över verksamheten och gynnsamt påverka arbelstillfredställelsen.Demokratiseringen i arbetslivet sker också genom medinflytande pårepresentativ basis från de anställda genom företrädare utsedda av derasorganisationer. Informationoch samråd både beträffande postverkels utveckling i stort och i konkreia fallinnan ställning tas är också på den lokala nivån väsentliga delar idemokratiseringen. Detta sker f. n. i postverket genom en relativt väl utbyggdföretagsnämndsverksamhet. Införandet av en ny organisation ärett lämpligttillfälle för utveckling rent generellt av personalens möjligheter att påverkabesluten och för en utvidgning av den nu pågående försöksverksamheten. Idet första organisalionsutkastet som remitterats lill samtliga företagsnämnderingick ett förslag om införande av en beslutande företagsnämnd i centralförvallningen,vidare en dylik nämnd på varje regional förvaltning samt inomområdesförvaltningarna. Besluten föreslogs avse icke avtalsbara större ochviktigare ärenden såsom budgetfrågor, marknadsplaner, rationaliseringsplaner,underhållsplaner för lokaler, rekryterings- och utbildningsplaner elc.Dessutom skulle inom personalområdet vissa beslut rörande de enskildatjänstemännen såsom omflyttning och omplacering fattas av ett särskilt utskott lillde föreslagna nämnderna. En inskränkning i beslutsrätten förutsattes i frågorsom rörde postverkets verksamhel, t, ex, servicefrågor. Sedandetta förslag utarbetats har arbetsrättskommittén lagt fram sitt betänkande.Detta innehåller förslag till lagstiftning om en omfattande förhandlingsrättsamt förslag till reglering av medinfiytandefrågor i kollektivavtal.Tidsprogrammet för ett genomförande av regeringens förslag innebär att lagenskulle börja tillämpas från , dvs. ungefär sompostverkets organisationsförslag skulle föras ul på den lokala nivån. Ettgenomförande av regeringens lagförslag fär till följd att huvudparten av deovan nämnda frågor som skall kunna behandlas i en beslutande företagsnämnd blirförhandlingsbara och att hanterandet av dem förutsätts komma att regleras ikollektivavtal mellan parterna, som träder i krafl ungefär medpostverkets organisationsändring. När det gäller sådana frågor, som kaninräknas i begreppet "arbetets ledning och fördelning" och som kanförutses komma att regleras i avtal, kommer den nya lagen och avtalsulformningendärför att avvaktas. På två väsentliga punkter, vilkas framtida reglering ärmer oviss, vill postverket i samband med organisationsöversynen under allaförhållanden utvidga demokratiseringsprocessen. Detta gäller företagsnämndernasbeslutsrätt i vissa frågor avseende ekonomi Prop.1975/76:167 43 ochmarknad saml försöksverksamheten med utnämningsnämnder. F. n.finns förutom några företagsnämnder inom centralförvaltningen ca 110 lokalaföretagsnämnder. nya organisationen får även de regionala förvaltningarna företagsnämnder.På den lokala nivån föreslås att nämndverksamheten utökas så att den i principomfattar tjänsteställen med minst 50 anställda. innebär en ökning med ca50 nämnder. På tjänsteställen med mindre än 50 anställda förutsätts depersonliga kontakterna vara sådana att informations- och samrådsverksamheteninte behöver institutionaliseras i en nämnd. Delär postverkets uppfattning, att företagsnämnderna bör överta olika chefersbeslutsrätt i frågor som rör ekonomisk planering och marknadsplanering. Dessaför verksamheten väsentliga frågeställningar bör behandlas och beslutas i organdär personalen har ell verkligt medinfiytande. Beträffande de frågor som avserarbetets ledning och fördelning ställer sig postverket t, v, avvaktande medhänsyn till den kommande lagen, Nämndemaföreslås bestå av tre till fem ledamöter från arbetsgivare resp, arbetstagare.Varje ledamot har en röst och ordföranden utslagsröst. Ordföranden skallalltid vara resp. tjänsteställes chef. Denpågående försöksverksamheten när det gäller utnämningar sker i särskildautnämningsnämnder på regional nivå och en nämnd inom centralförvaltningenresp. Utnämningarna omfattar vissa tjänster upp t. o.m, lönegrad F9,vill bibehålla denna verksamhet och vill dessulom öka den så att deni princip skall omfatta alla tjänster som le-digförklaras, dvs. f. n. tjänslerupp t. o. m. lönegrad F 17. Denna utvidgning har även sin grund i atttillsättningen av sådana tjänster skall delegeras från centralförvallningen tillde regionala chefema och således äga rum i de regionala uinämningsnämnderna. kommer tillsättningaratt ske i i postgirots nämnd. Postgirot med sina 5 000 anställda har underiagför egna funktioner inom detta område. Delegeringen av tillsätiningarna innebärvissa administrativa problem och förutsätts därför ske stegvis efter del attden nya organisationen trätt i kraft. Inomledningsfunktionerna i centralförvaltningen fattas beslut som rör helapostverket. Sådana beslul avseende den ekonomiska styrningen och marknadsaktiviteternaförutsätts överfiyttas till en beslutande i denmån besluten inte skall fattas av postverkels styrelse.