prop · FY03104 · 1975-12-31 00:00:00 — Två rörelser kan anses föreligga när de bådaverksamheterna är till arten helt olikaoch inte har något egentligt inre sammanhang. Ingår däremot de båda verksamheternai vad som kan betecknas som ett enhetligt företag med olika rörelsegrenar somföreter ett inre sammanhang, uppfattas verksamheten i skatterätten som enrörelse. Utredningen anser att det i enlighet med hittillsvarande praxisalltjämt bör vara tillåtet att använda skild bokföring för olika rörelser medsamma innehavare. Ofta kan en sådan delad bokföring vara att rekommendera. Denkan sålunda ofta ge en ökad överblick över de olika verksamheternas ställningoch resultat. Frågoma om en eller två rörelser bör kunna bedömas efter liknandeprinciper som de i skatterätten tillämpade. 3.2.4Samordning med annan lagstiftning Utredningenföreslår att bestämmelserna i den föreslagna lagen inte skall äga tillämpning,om särskUda bestämmelser angående bokföringsskyldighetens fullgörande gällerenligt annan lag eller författning. Bestämmelsen avser såväl nu gällandespeciella beslämmelser i annan lagstiftning som de särskilda föreskrifter somkan komma att fastställas . Utredningenerinrar om att lagen (1944: 705) om aktiebolag i en av sina huvudbestämmelser om årsredovisning har en hänvisning till bokfö ringslagen. Aktiebolagslagens bestämmelser om årsredovisning är myc ket utförUga medan den nuvarande bokföringslagen i motsvarande frå gor endast har några få, mera aUmänt hållna bestämmelser. Hänvis ningen i aktiebolagslagen till bokföringslagen har därför ingen större räckvidd i sak utom såvitt gäller bokföringslagens aUmänna bestämmel ser att bokföringen skall ske i överensstämmelse med allmänna bokfö ringsgrunder och med iakttagande av god köpmannased. Utredningen nämner att liknande hänvisningsbestämmelser finns bL a. i lagen (1951: 308) om ekonomiska föreningar, lagen (1955:183) om bankrö relse, lagen (1948:433) om försäkringsrörelse, lagen (1955:416) om sparbanker och lagen (1956: 216) om jordbmkskasserörelsen. Förslagettill bokföringslag innehåller utförliga bestämmelser om årsbokslut. Därmedinträder enhgt utredningen goda förutsättningar för en sådan lagleknisk lösningatt aktiebolagslagen, och ändra lagar om särskilda rättssubjekt, skulle kunnahänvisa till bokföringslagens regler och i övrigt innehåUa endast sådanaårsredovisningsbestämmelser som behövs med hänsyn till de olikarättssubjektens särskilda förhållanden. Utredningen menar att en sådan ordningutan tvekan skulle ha fördelar från lagteknisk synpunkt och vara tUlgagn fördet praktiska redovisningsarbetet och redovisningspraxis. Utredningenhar emellertid stannät för att inte föreslå en sådan lagteknisk samordning.Utredningen pekar därvid på att det möjligen för många som är verksamma ibolagssammanhang kan ha ett praktiskt intresse av att fullständigaårsredovisningsbestämmelser ingår i aktiebolagslagen. Regelsystemet kan dåöverblickas, och särskUda frågor kan be-: 3 1975.1 saml Nr 104 svarasgenom att man konsulterar en enda lag. Vidare kan enUgt utredningenaktiebolagslagen och kommentarer tUl denna sätta in redovisningsfrågorna ideras vidare bolagsrättsliga sammanhang och belysa dem med exklusivutgångspunkt i bolagens förhållanden. Utredningen understryker emeUertid attvad som främst dikterat dess ställningstagande är omsorgen om en enhetlignordisk -aktiebolagslagstiftning. Skulle därför den nordiska enhetiighet, sompräglar förslaget tiU aktiebolagslag, inte kunna förverkligas, förordarutredningen alt bokföringslagen får gälla aktiebolag även i fråga omårsbokslut. Aktiebolagslagen behöver då enligt utredningen endast innehålla förbolag nödvändiga särregler. Somnämnts i avsnitt 3.2,2 har utredningen byggt upp bestämmelserna i lagförslagetmed utgångspunkt i de allmänt förekommande huvudinslagen i bokföringsarbetet.Med denna systematik upptas i avsnittet om den löpande bokföringen särskildaregler om bl. a. verifikationer, grundbokföring samt systematisk bokföring ochhjälpbokföring. Utred ningen stryker under att det för bokföringen måsteuppstäUas de fundamentala kraven att en fullständig verifikationssamling skallfinnas som underlag för bokföringen, att alla affärshändelser skall bokföraspost för post i löpande följd, att bokförjngsposterna skall systematiseras pålämpligt sätt och att tUlräckliga specifikationer skall finnas för olikaposter. Utredningenanser att de nämnda kraven tydligast kommer tUl uttryck om särskildabestämmelser ges i fråga om de olika inslagen i arbetet. Det är dock intenödvändigt att i det praktiska arbetet använda ett bokföringssystem där dessaolika inslag alltid skils åt. Sålunda kan det ibland vara möjligt att i sammaarbetsinslag tillgodose flera av de fundamentala kraven. När man exempelvisutfärdar fakturor, som kan verifiera kundfordringar, kan man vid datorbaseradbokföring arbeta med ett maskinläsbart medium, exempelvis ett magnetband, somkan användas i datorn för att få fram gnmdbokföringen i form av en datorlista.Postema i grandbokföringen kan ibland genast vid grundbokföringsar-betetgrapperas så att man får en systematisk bokföring. Specificerashuvudbokföringen tiUräckligt, behöver man ibland inte särskUd hjälpbokföring.Ulredningen anser därför att själva bokföringssystemet inte blir långtgåendebtmdet genom den systematik som används för regelsystemet. Reglema anger olikahuvudkrav som skall tiUgodoses genom den löpande bokföringen men dessa kravkan tillgodoses inom varierande bokföringssystem. Utredningenpåpekar att den föreslagna systematiken med en reglering av de olika etappemai den löpande bokföringen ger goda möjUghe- teratt ge ökad tydlighet åt regelsystemet för datorbaserad redovisning.Bestämmelserna i avsnittet om den löpande bokföringen skall enligt förslagetvara tillämpliga också vid datoranvändning. Även den som använder dator skallsålunda hia såväl en fullständig verifikationssamling som grundbokföring ochsystematisk bokföring. Flertalet bokföringsskyldiga med datorbaserad bokföringanvänder och kan enligt utredningen vänias komma att använda enbokföringsordning av detta traditioneUa slag. Datorns radskrivare producerardå Ustor post för post i löpande följd, grundbokföring, jämte systematiskalistor och rapporter, huvudbokföring, i vanlig läsbar form. Utredningen menaremellertid att undantagsvis kan en rationeU och avancerad datoranvändningföratsatla ett syslem där visuella listor och rapporter delvis ersätts avupptagningar och registreringar på fUm, magnetband o. d. Sådan datoranvändningkräver därför särskUda regler om undantag från kravet på vanlig läsbar form.Ulredningen har valt att placera sådan undantagsbestämmelser i ett avsnitt försig med tilläggsbestämmelser om automatisk databehandling. Deföreslagna undantagsbestämmelserna med särskilda föreskrifter om dalorbaseradredovisning har av ulredningen avfattats på så sätt att de skall läsas motbakgrund av de krav som ställs upp för den löpande bokföringen. Som nänrnts i avsnitt3,2,1 har ulredningen avvisat tanken på elt differentierat regelsystem medförenklade regler för mindre företagare. Utredningen har funnit att också demindre företagen bör tillgodose de i lagförslaget uttryckta gmndkraven för denlöpande bokföringen. Utredningen menar att det är angeläget att rörelsensringa omfattning inte får leda till att kraven på grundläggande ordning ochreda eftersatts. Lagreglerna kan sålunda sägas i särskild grad rikta sig tillbokföringsskyldiga med mindre rörelser. Utredningen finner detta naturligteftersom hos dessa mindre rörelser ofta inte finns en sådan organisation förbokföringsarbetel som i sig kan ge vissa garantier för bokföringenstUlförlitlighet och fullständighet. Utredningen framhålleremellertid att de föreslagna bestämmelsema om den löpande bokföringen är sådanaatt de i många delar medger alt ett enkelt system tUlämpas främst för mindreföretag. Det föreslagna regelsystemet ger variationsmöjligheter. Kraven pågmndbokföring och systematisk bokföring kan sålunda ofta tillgodoses genom för en enkel kolumndagbok och gör sammanfattningar av denna. Bokföringenkan då ofta omfatta endast kontantbetalningar och betalningar över bank- ellerpostgiro. Fordringar och skulder bokförs då inte förrän betalning sker. Desystematiska noleringama kan vara så specificerade att någon hjälpbokföringinte behövs. I en inledande bestämmelsetill avsnittet om löpande bokföring slår utredningen fast att bokföringen skallomfatta alla affärshändelser i rö- relsen.Ulredningen lämnar i den föreslagna bestämmelsen ingen definition av begreppetaffärshändelse. Som affärshändelser torde emellertid böra anses alla sådanahändelser i den bokföringsskyldiges verksamhet som medför en omedelbarförändring av förmögenhetens storlek eUer sammansättning, I själva begreppetligger vidare enligt utredningen bl. a. en begränsning till sådana händelsersom påverkar rörelsens resultat och ställning. Härigenom uteslutstidigare länkar i händelsekedjan, såsom exempelvis ett avtalsslut. Sådanatidigare länkar har inte samma redovisningsekonomiska intresse, eftersorn desaknar omedelbar ekonomisk verkan. En annan viktig begränsning är enligt utredningenatt händelserna skall utgöras av direkta åtgärder och andra aktiva, från ellertUl rörelsen riktade inslag av ekonomisk innebörd i de extema relationerna,transaktioner. Händelser i omvärlden, såsom förändringar i marknader ochpriser, kan visserligen bli avgörande för rörelsen. Dessa berör emellertidinte rörelsens ekonomiska redovisning förrän de lett till någon transaktionoch är ointressanta. Utredningenföreslår att som affärshändelse också skall räknas den bokföringsskyldigestillskott och uttag av pengar, varor eller annat. Utredningenframhåller att verifikationernas roll som grandläggande och kompletterandeupplysningskälla blir alltmer framträdande. Vid traditionell bokföring hartextskrivningen kommit att begränsas. Ofta saknas text helt och hållet, varviden bokföringsanteckning kan innehålla endast en hänvisning tUl numret förvederbörande verifikation. System, där bokföringen ofta innehåller sammansattaposter och där en del poster bokförs med viss tidseftersläpning, ökar kravenpå kompletta och väl ordnade verifikationer. Utredningenpåpekar att också vid automatisk databehandling ökar verifikationernasbetydelse. Databehandlingen baserar sig ofta på stansningar eller andraregistreringar i maskinläsbar form som verkstäUs med verifikationerna somunderlag. Någon bokföringsnotering finns sålunda inte mellan verifikationen ochdet redovisningsmalerial spm datorn producerar. Lagförslagetinnehåller en bestämmelse om att verifikationer skall fin nas till alla affärshändelser. Bokföringen skall sålunda grundas på kvitto, bankbesked eller, postgirobesked, faktura, eller annan handling som härrör från eller särskilt upprättas med uppgifter om affärshändel sen. ' UtredningenframhåUer att, efiersom verifikationer skall finnas för alla affärshändelser,detta medför att särskilda verifikationer får framställas internt, om ennaturlig verifikation i form av kvitto, faktura e. d. saknas. Bokföringsorderoch liknande verifikationer kan därvid enligt utredningen innehåUa erforderligauppgifler om en affärshändelse. Ulredningenframhåller vidare alt verifikationema riaturligtvis kommer altutgöra bevis för affärshändelser, i den utsträckning som detta är möjligt.Intresset av sådan bevisning får tillgodoses bl, a, vid valet avverifikationer. Som verifikation bör enligt utredningen användas den handlingsom mest tillförlitiigt dokumenterar affärshändelsen. För att säkerställa attverifikationerna i största utsträckning har ett värde . som bevis omaffärshändelse föreskrivs därför uttryckligen i lagbestäm-/ melsen att mottagenhandling skall användas som verifikation. Ulredningenulgår från att verifikationer i konventionell, direkt läsbar form kommer attdominera även . Verifikationshanteringen och kontrollmöjligheternagynnas naluriigtvis av en sådan ordning, menar utredningen. På ett enkelt sättfår man därmed vissa garantier för att verifikationerna är autentiska ochföreligger i oförvanskat skick. Utredningen föreslår därför en beslämmelse omatt verifikation skall utgöras av handling i vanlig läsbar form. Ulredningenmenar att sättet för bur de läsbara verifikationerna framställssaknar betydelse. De kan vara skrivna för hand eller med skrivmaskin. De kanutgöras av text som i vanlig läsbar form kompletterar ett hålkort med uppgiflerom vad som stansats på kortet. Det kan röra sig om text från en dators radskrivare.Till möjUgheten alt använda verifikationer i annan än vanlig läsbar formåterkommer ulredningen i tilläggsbestämmelserna om datorbaserad redovisning(avsnitt 3,5), Enligten av utredningen föreslagen bestämmelse måste av verifikationen framgå närden upprättats, när affärshändelsen inträffat, vad denna avser, vilka parterden berör samt vilket belopp den gäller. Utredningen påpekar alt uppgift om vadaffärshändelsen avser självfallet kan lämnas genom hänvisning lill annanhandling som redan innehåller denna uppgift. Närdet gäller konlanlförsäljningar över disk har utredningen funnit alt behov finnsav undantag från kravet att verifikation skall finnas för varje affärshändelse.Ulredningen föreslår därför en bestämmelse om att vid sådan försäljning avvaror och tjänster gemensam verifikation får användas för inbetalningarna underen dag. Förutsättningen för det är emellertid att försäljningen sker undersådana förhållanden att kvitto med fullständiga uppgifter om varje försäljninginte kan utfärdas utan svårighet. Ulredningenframhåller att frågan om svårighet föreligger att utfärda fullständiga kvittonfrämst torde få bedömas med hänsyn till antalet transaktioner salt i relationlill förelagels verksamhet och resurser. Det torde väsentligen bli en bedömningbransch för bransch. För nu ifrågavarande fall skall enligt förslaget gemensamverifikation utgöras av kontrollremsa från kassaapparat eller av kassarapporteller annan handling som anger summan av samtiiga inbetalningar. Iförslaget upptas också föreskrifter om hur verifikationerna skall re- gistrerasoch systematiseras som elt led i själva bokföringsarbetet. Utredningenföreslår i den delen följande bestämmelser. Verifikationerna skall förses medverifikationsnummer eller andra identifieringstecken. Om rättelse sker iverifikation, anges när rättelsen skett och vem som företagit den.Verifikationerna ordnas och förvaras på betryggande och överskådligt sätt ochså att sambandet mellan bokförd post och verifikation utan svårighet kanfastställas, I avvaktan på bokföring hålls verifikationerna så ordnade attomedelbar grundbokföring är möjlig. Utredningenhar ansett att man nu kan undvara gällande lags regelsystem som gerdetaljerade anvisningar om bokföringsböcker, sidonumrering o, d. Det kanenligt utredningen räcka att ange vUka aUmänna krav som skall tillgodoses vidvalet av system. Det får sedan bli en angelägenhet för redovisningspraxis altmed anpassning lill den fortsatta utvecklingen avgöra på vilket sätt dessakrav kan fyllas. Den bokföringsskyldige får sålunda, menar ulredningen, inom dessaramar själv välja den bokföringsmelod han finner vara bäst i hans verksamhet. Med utgångspunkt i detanförda föreslår utredningen en bestämmelse om att bokföringen skall ske i ettordnat och betryggande system av böcker, kort, lösblad eller andra hjälpmedel.Den löpande bokföringen behöver sålunda till ingen del ske i bundna böcker.Utredningen räknar emellertid med alt bundna böcker i praktiken kommer attanvändas i betydande uisträckning. Särskilt för mindre rörelser kan bundnaböcker vara ett enkelt medel att skapa en grundläggande ordning och reda ibokföringen. För många bokföringsskyldiga kan det dessuiom vara praktiskt attåtminstone i efterhand binda eller häfta in viktigt bokföringsmaterial förarkivering, Ulredningen föreslårvidare en bestämmelse om att, i den mån så behövs för att underlättaöverblicken över bokföringssystemet, en beskrivning över bokföringensorganisalion och uppbyggnad skall upprättas. En sådan beskrivning, som räknassom räkenskapsmalerial, skall också upprättas över använda hjälpmedel samtöver bokföringen, konton och deras användning. Den sist nämndadokumentationen är inte obligatorisk. Utredningen nämner att många företag har en god dokumentation genom kontoplaner och planer över bokföringensorganisation, samlingsplaner. Enligt utredningens mening finns det anledningför fler företag att med sådana beskrivningar öka överblicken över den mångagånger omfattande och komplicerade bokföringen. Sådana beskrivningar kanbehövas såväl när bokföringen sker i mera traditionella former som när mananvänder sig av system med datorer. I sistnämnda fall krävs alltid enligtförslaget dokumentation rörande den automatiska databehandlingen, en dokumentationsom då får inbegripa eller samordnas med den allmänna dokumentationen överbokföringen. Ulredningenföreslår vidare bestämmelser om att bokföringen skall ske på varaktigt sätt ochi vanlig läsbar form, att vad som bokförts inte får utplånas eller görasoläsligt och att vid rättelse av en felförd post skall anges när rättelsenskett och vem som företagit den. Dessa bestämmelser motsvarar i stort vad somföreskrivs i gällande bokföringslag. Ulredningenframhåller emellertid alt det ofta torde vara bättre att verkställa en rättelsegenom särskild post än att rätta genom överstrykning och ändring av felfördpost. Utredningen föreslår därför också en beslämmelse om rättelse genomsärskild rättelsepost. Sker rättelse på sådant sätt skall emellertidverifikation upprättas om rättelsen. skall genom anteckning på dentidigare verifikationen eller på annat sätt säkerstäUas att man vid granskningav den tidigare bokförda posten utan svårighet kan få kännedom om rättelsen. Dagenspraxis på bokföringsområdet och den utveckling, som kan ha aktualitet, lederenligt utredningen till att bestänunelserna om grundbokföring främst bör byggapå följande synpunkler och riktlinjer. Somtidigare framhållits anser utredningen att en bokföring post för post i löpandeföljd alltjämt bör ingå i regelsystemet. En sådan bokföring kan ulan svårighetske vid dalorbaserad och annan maskinell bokföring. För datorbaserad bokföringframstår en utskrift post för post som en lämplig kvittens på vUka uppgiflersom datorn tagit emot. Om kravet på bunden dagbok slopas, som utredningenföreslagit, inträder hell andra förutsättningar för en regelrätt bokföring postför post i löpande följd. De "kladdar" och journaler, som förssom underlag för de egentiiga dagboksposterna, kan då tillåtas utgöra godkändagrundnoteringar. Denföreslagna fastare verifikalionshanteringen ökar enligt utredningenmöjligheterna att tillåta en tidsfördröjning beträffande de kronologiskanoteringarna. Endast beträffande kassaposterna finns starka skäl att kräva enmera omedelbar notering. En tidsfördröjning är enligt utredningen nödvändigför att möjliggöra en ekonomisk datorbearbetning. Också när man anlitarbokföringsbyrå eller annan hjälp för bokföringsarbete kan en rält att dröjamed grandbokföringen vara nödvändig. Denna tidsfördröjning ger dessutom, menarulredningen, möjligheter alt sammanföra den kronologiska och systematiskabokföringen. Omtidskraven sålunda kan lättas finner utredningen att beteckningen dagbok ärmindre lämplig. Vad som betecknats som dagbokföring kallas därför ilagförslaget för grundbokföring. Motbakgrund av de nämnda övervägandena föreslår utredningen alt affärshändelsernaskall bokföras post för post i löpande följd efter verifikationsnummer ellerandra använda identifieringstecken. Enligtförslaget får sammansatt post användas vid kontantförsälj- ningaröver disk, dvs. sådana affärshändelser där gemensam verifikation enligt vadtidigare nämnts är tUlåten. Även i övrigt får enligt förslaget sammansatt postanvändas för likartade affärshändelser , om det utan svårighet kanklarläggas vad som ingår i sådan post. Ulredningen pekar här på att behov altanvända sammansatta poster kan finnas vid en del system för maskinbokföring.Kolleklivposler kan också förekomma när man låter fakturor i ordnat skickersätta reskonlrabok-föringen men vill ha aktuella koUektivkonton förfördringar och skulder. Utredningen framhåller att vid datorbaserad bokföringanvänds de enskilda verifikationerna som underlag för stansningen.Verifikationslistan grundbokföringen innehåller då inga sammansattaposter. Enligtförslaget skall in- och utbetalningar, soiri sker kontant eller överbankräkning eller postgiro, grundbokföras . Utredningen benämner dettakassabokföring. Utredningen har funnit alt vissa undantag från dennahuvudregel om kassabokföring dag för dag måste göras. Behov av undantag ansessålunda finnas för det fall att en företagare anlitar bokföringsbyrå ellerannan för all bokföring. Vidare finns det rörelser vilkas innehavare ochpersonal är ständigt verksamma på arbetsplatser utanför rörelsens lokal. Detkan då enligt utredningen vara nödvändigt att samla kontorsarbetet tillsärskilda tider. I förslaget upptas därför den bestämmelsen alt, om särskildaskäl föreligger, så får kassabokföringen för viss dag slutföras senast därefter eller, om den är arbetsfri, senast därpå följande vardag. Genomden sist nämnda bestämmelsen kan arbetet med att föra kassadagbokenkoncentreras . Utredningen påpekar att denbokföringsskyldige inle kan överlåta till servicebyrå att föra ocksåkassabokföringen, om inle byrån kan garantera att kassaposterna förs dagligeneller åtminstone . Ulredningen antar därför att de flestabokföringsskyldiga inte kan överlåta delta arbete utan blir tvungna alt självautföra denna del av bokföringsarbetet. Utredningenförutsätter alt betalningshändelserna noteras i skilda poster för kassa, bankoch postgiro. Utredningenföreslår att grandbokföringen av andra poster än nämnda in- ochutbetalningar, i bokföringspraxis ofta kallade memorial-poster, skall ske på såsätt att grundbokföringen för en månads bokföringsdagar slutförs senast underden därefter följande månaden. Tidsgränsen har inle anknutits tillkalendermånad. En period kan sålunda bestämmas från till dagenmed samma ordningsnummer i följande månad. Utredningen framhåller att denföreslagna tidsgränsen torde vara lämplig bl. a, för den som vill anlitabokföringsbyrå eller datacentral för sin bokföring. Utredningenförutsätter att man även vid grundbokföring av memorialposteranvänder någon dagindelning, Verifikationema bör därvid hållas ordnade så attdet finns parallellilet mellan verifikationer Utredningen räknar med att man i.allmänhet kommer att åsattaverifikationerna löpande nummer. Verifikationerna för viss dag ger dågrundbokföringsposterna för . Gällandelag kräver inte uttryckligen att bokföringen skall omfattt. huvudbok.Utredningen föreslår nu bestämmelser om huvudbokföring och anlägger därvidföljande synpunkter på denna fråga. Somtidigare nämnts innebär grundbokföringen att man för in affärshändelserna ibokföringen och ger möjligheter till kontroll i efterhand av enskUdaaffärshändelser. Genom huvudbokföringen underkastas det gmndnoterade materialeten systematisk bearbetning. Denna systematisering skall skapa överblick överresultat och slällning i rörelsen. Den systematiska bokföringen har sålundaenligt utredningen en inriktning, som bestäms av bokslutet, och är enförbindelselänk mellan grundbokföringen och årsbokslutet. Huvudbokföringen kansägas specificera årsbokslutets poster. , framhåUer utredningen, ärdet ytterst viktigt att den systematiska bokföringen direkt eller översammanfattningar kan ge en mera kontinuerlig överblick över utvecklingen, överrörelsens gång och över dess resultat och ställning. Varje bokföringsskyldigmåste ha en systematisk bokföring och en beslämmelse bör därför finnas om sådanbokföring. Utredningenframhåller att utvecklingen på redovisningsområdet i särskild grad har berörtjust huvudbokföringen. Ett ständigt arbete pågår på olika håll för alt arbetafram och utveckla kontoplaner med ändamålsenlig systematisering avbokföringsmaterialet. Maskinbokförings-tekniken och datortekniken har ökatsystematiseringsmöjlighetema.