prop · FZ0396 · 1975-12-31 00:00:00 — Vad gäller FN-enhelenföreslår utredningen ingen förändring. Däremot förordas all den fjärdepolitiska enheten till skillnad mot vad som är fallet inle längre skallhandlägga nedmstningsfrågor. Dessa bör i stället hänföras till den nya enheten.Gränsdragningsproblem vid en sådan överflyttning kärnenergifrågor föreslåsnämligen Icvarstanna på den fjärde enheten kan undvikas genom nära samrådmellan dessa båda enheter. Ärendenav säkerhetspolitisk art skulle därmed enligt samlas på den nya femteenheten inom den politiska sektom. 1975/76: 96 22 skapasförutsättningar för att inom en enhet beakta de mera långsiktiga aspekterna påsvensk säkerhet. Uppgifterna för enheten kommer i alldeles särskildutsträckning att avse utrednings- och planeringsverksamhet i säkerhetspolitiskafrågor. Enheten är avsedd alt utgöra departementels naturliga kontaktorgan förpågående planering inom försvaret och för försvarsutredningar. Men, som harframhållits i samband med förslaget om att inrätta en ledningsgmpp, tanken äratt denna enhet skall kunna anförtros även andra planerings- ochutredningsuppdrag. Rapportsekre-tariatels funktioner i fråga om sammanställningav utrikespolitiska översikter, liksom redigering av vissa avutrikesdepartementets publikationer, skulle enligt förslaget också åvila dennaenhet. Slutligen aktualiserar tanken på atl överföra beredningen avutrikesnämndens ärenden till den nya enheten. UDOhar vid prövning av enhetsindelningen inom den politiska sektorn ocksåövervägt möjligheten att inom ramen för en enhet handlägga alla frågor avmultilateral karaktär. Fördelen härmed vore främst att man på så sätt skulleskapa formella möjligheter alt få en sammanhållen bedömning av dessa frågoroavsett i vilka internationella sammanhang de behandlas. Med en multilateralenhet, vars verksamhet omfattar de föreslagna enhetema 3, 4 och 5, skulle manvidare undvika gränsdragningsproblem. anser emellertid att denna lösningskulle innebära andra praktiska problem, bl. a. vad gäller enhetschefensmöjligheter att hinna följa och självständigt bedöma den mångfald av komplexaärenden som en sådan enhet skulle syssla med. Denrättsliga sektorns ärenden föreslås av uppdelade på tre enheter.Sakområdet för enhet 1 föreslås vara rättsliga FN-ärenden och mänskligarättigheter, rättshjälp åt enskilda och vissa offentligrättsiiga frågor. Tillenhet 2 hänförs enligt förslaget internationella arvs- och familjerättsfrågor,medan enhet 3 föreslås få ett sakområde omfattande traktaträltsliga frågor,internationella processrättsfrågor, regeringsärenden och instmktionsböcker. UDOhar med beaktande av sina direktiv prövat ett alternativ enligt vilket allaverksärenden inom den rättsliga sektorn organisatoriskt hänförs till en enhet.Det har därvid framkommit att en sådan enhet för serviceärenden/verksärenden("konsulär enhet") skulle omfatta ca 30 handläggande tjänstemän motca 10 i en departemenial enhet. anser alt man härigenom skulle få enkonsulär enhet av otympliga dimensioner. En iögonenfallande obalans i storlekskulle uppstå i förhållande till den andra enheten inom den rättsliga sektorn. Personalpolhiskaönskemål om att inom enheternas ram skapa arbetsuppgifter av oliKa slag skulleinte heller förverkligas i en sådan modell. Från personalhåll har det ansettsangeläget att, där så låter sig göra, undvika en uppdel- Prop.1975/76: 96 23 ningav funktioner och arbetsuppgifter mellan departementala ärenden ochserviceärenden. Förslagetom att upprätta en tredje enhet motiverar med intresset av att ställatraktaträttsliga frågor mer i förgmnden och av att stärka utrikesdepartementelsrådgivande verksamhet inom delta fält för hela statsförvaltningen. Enligt UDObör till denna enhet från arkivet överföras utgivandet av Sverigesöverenskommelser med främmande makter samt arbetet med traktatöversättningar. Tjänstensom folkrätlssakkunnig inrättades . uppger att frekvensen avfolkrältsliga frågor, som måste handläggas inom statsförvaltningen, har ökatutomordentligt starkt. På viktiga områden är själva förhandlingsämnena så näraknutna till folkrältsliga frågor att expertis på folkrätt måste medverkadirekt . Den folkrättssakkunnige kan enligl UDOsägas vara inle bara rådgivare i folkrältsliga frågorutan i lika hög grad regeringens. framhåller vidare, att det rättsligaagerandet är av särskild betydelse i utrikespolitiskt känsliga frågor som rörneutralitets- och säkerhetspolitik och atl kvalificerad rådgivning ifolkrältsliga frågor är en förutsättning för ett sådant agerande. EnligtUDO:s bedömning bör tjänsten bibehållas och liksom nu vara placerad utanförenhetsorganisalionen. Med hänsyn bl. a. till alt den folkrätlssakkunnigealltmer har kommit att engageras i förhandlingsarbete, anser alt ett behovföreligger av en tjänst som biträdande folkrättssakkunnig. av den administrativa verksamheten i utrikesdepartemenlel1963 inrättades, som fömt bar nämnts, en tjänst som administrativ chef. Denneskulle överta huvuddelen av departementschefens verksfunktioner inom dettaområde. Inrättandet av den nya befattningen rubbade inle kabinettssekreterarensställning såsom övervakare av departementsarbetet och rådgivare tillutrikesministern vid dennes utövande av del högsta chefskapet. Den administrativaavdelningens verksamhet fördelades på tre byråer, nämligen personalbyrån,ekonomibyrån och lönebyrån. UDOföreslår ingen förändring vad gäller administralionschef ens ställning idepartementets organisation. Denne tjänsteman skall enligt förslagel ingå i denav förordade ledningsgruppen. UDOföreslår för den administrativa avdelningens del att de nuvarande ekonomi- ochlönebyråerna slås samman till en enhet och att härmed vissa budget-och organisationsfrågor bryts ut ur denna enhet och förs till ett särskiltsekretariat. Prop.1975/76: 96 24 efter denna ändring bestå av en personaladminislralivenhet, en ekonomienhet och ett budget- och organisationssekretariat. anser att handläggningen av budgetärenden, som f. n.sker inom en av ekonomibyråns sektioner, bör omorganiseras. Eflersombudgetfrågorna är av övergripande natur förefaller det inte logiskt attinordna dem i en särskild enhet. Ansvaret för frågorna bör i stället överförastill ett budget- och organisationssekretarial med ställning som stabsorgandirekt under administrationschefen/ledningsgruppen. Sekretariatet föreslåsförutom åt budgetfrågor få ägna sig åt frågor som rör departementets ocbulrikesrepresentationens allmänna struktur, organisation av de enskildaenheterna inom departementet och utomlands samt personalstrukturerna vid dessaenheter. finner det vidare lämpligt all budget- ochorganisationssekretariatet fär hand om rationaliseringsfrågor ochADB-utveckling. En sektionsindelning bör, enligt UDO:s mening, bevaras inomden administrativa sektorn för att möjliggöra beslutsdelegering i vidastemöjliga omfattning. Vidare förordas, att ekonomibyråns funktioner efter enutbrytning av budgetfrågorna lill ett särskilt sekretariat sammanläggs medlönebyråns. De per-sonaladministraliva frågor avseendeexpeditionsvaktpersonalen som handläggs av ekonomibyrånsrationaliseringsseklion föreslås överförda till personaladminislraliva enheten,som enligt bör ha elt samlat ansvar för all personal inomutrikesförvaltningen. Detta överensstämmer med etl annat förslag av somgår ul på att expeditionsvakterna i möjlig mån skall integreras i de enheterdär de är verksamma. Departementets bud- och körcentraler föreslås ingå i en nykommunika-tionsenhel. framhåller beträffande den föreslagnapersonaladministrativa enheten att etl stort antal frågor som rör dennabehandlas inom ramen för den personalpolitiska uiredningen. Resultatet kan fåkonsekvenser för organisationen av enheten. Likaså påpekar att den molsamma bakgrund inte har berört personalvårds- och inspeklörsfunktionerna. anser att protokollet i den nya organisationen bör fåi huvudsak oförändrade uppgifter. Det föreslås utgöra en egen enhet. Nuvarandeseklionsinddning bör upphöra. 2.3.6 Press och information Utrikesdepartementels informationsbyrå inrättades 1966 isamband raed en omorganisation av utlandsinformationen för atl förslärka informationsfunktionernai departementet. inrättades ett centralt samordningsorgan förutlandsinformalion kollegiet för Sverige-information i utlandet. Kollegiethade en fristående sällning och leddes av en självständig ordförande somförenade denna uppgift med atl stå till utri- 1975/76: 96 25 kesministernsförfogande som rådgivare i frågor rörande svensk upplysningsverksamhet iutiandet. Kollegiet upplöstes 1972 och dess uppgifier på det allmäninformativaområdet övertogs av . Ansvaret för informationsåtgärder avkommersiell och exporlfrämjande natur överfördes i samband därmed till vad somsedermera har blivit exportråd. Ännu en förändring avinformationsverksamhetens organisation genomfördes genom attSvenska institulel från då övertog i piincip allaverksfunktioner inom den svenska utlandsinformationen. Pressbyrånocb informationsbyrån sammanslås i UDO:s förslag till en enhet, benämnd press-och informationsenheten. Enheten skaU enligt vara språkrör för utrikesdepartementeti utrikespolitiska frågor gentemot svensk och utländsk publik. Enheten skallvidare svara för ärenden rörande informationsverksamheten om iutlandet, särskilt i de fall där de svenska utlandsmyndigheterna utgör organenpå fältet, liksom för kulturellt utbyte med främmande stater i den mån dettainte ankommer på annal departement. Enheten föreslås också få ansvaret förinformation till den svenska allmänheten om utrikespolitiska frågor och densvenska utrikesförvaltningens verksamhet. Dessutom skall enheten enligtförslaget svara för besök av utländska journalister. Underutredningsarbetets gång har från pressbyråns sida i första hand förordats attnuvarande uppdelning på två enheter bibehålls. För den händelse ensammanslagning skulle föreslås borde den nya organisationen utformas så all despecifika pressfunklionerna liksom systemet för rekrytering av journalisterbevarades. Detsamma borde också gälla titulatur (redaktör, pressombudsmanetc). Informaiionsbyrån har däremot argumenterat för en sammanslagning ochdärvid framhåUit, atl rådande uppspaltning mellan å ena sidan pressbyrån meddess särskilda funktioner och å andra sidan informationsbyrån med budget-,planerings- och samordningsansvar inle är ändamålsenlig för alt möta de vidgadekrav som informationsverksamheten står inför. En sammanslagning av press-ochinformationsbyråerna skulle enligt informationsbyråns mening skapa bättreförutsättningar för departementet alt fullgöra sina olika informationsfunktioner.Särskilt framhölls ansvar för att i förklarasvensk utrikespolitik och hur den representeras. UDOförordar en sammanslagning bl. a. därför att någon tvekan i så fall intebehöver råda om var huvudansvaret för informationsfrågor i departementet liggersamt därför alt en större enhet ger ökat utrymme för personalrörlighet ochbättre tillgodoser önskemål om integrering av personalen. sökerförslaget lillgodose pressbyråns synpunkter på så sätt att pressfunktionerna imöjlig mån hålls samman i den nya enheten och att nuvarande tjänstetitlar påpressbyrån behålls. Chefen för enheten bör enligt inle belastas med övrigainforma-tionsärenden. Dessutom föreslås att en befattning som kanslirådinrättas Prop.1975/76: 96 26 iden nya enheten så att enhetschefen kan koncentrera sig på sin uppgift att varautrikesdepartementets talesman. Det anses vidare självklart att man vidrekrytering av tjänstemän till press- och informationsenheten liksom hittillsfäster stort avseende vid föregående erfarenhet av press-ochinformationsverksamhet. UDOframhåller angelägenheten av att i samband med sammanslagningen iakttaprincipen om en renodling av departementsfunktionen i informationsärenden. Vadgäller arbetsuppgLfterna för den föreslagna nya press- och informationsenhetenunderstryker dels enhetens särskilda ansvar för att riksdag, folkrörelseroch allmänheten informeras om svenska ställningstaganden, dels vikten av attutlandsmyndigheterna orienteras om samhällsutvecklingen i och denaktuella svenska debatten. EnligtUDO:s förslag delas det nuvarande arkivet upp i två enheter endokumentationsenhel och en kommunikationsenhet. Till doku-mentalionsenhetenhänförs det egentliga arkivet, och transla-lorsektionen.Kommunikationsenheten föreslås omfatta kurirexpedilio-nen, sambandscentralen(telex, radio, chiffer) samt reproduktions- och distributionscentralen. Ikommunikalionsenhelen föreslås också ingå budcenlralen och körcentralen som nusorlerar under administrativa avdelningens ekonomibyrå. Uppdelningenmotiveras främst av den starkt växande arbetsvolymen pä avdelningen, som idagsläget omfattar närmare 100 tjänstemän. påpekar att avdelningen tenderaratt bli administrativt ohanterlig med sina artskilda funktioner. En uppdelningi två enheter borde tillsammans med den av föreslagnapersonalförstärkningen leda till ökad effektivitet. Det framhålls i detlasammanhang också att andra åtgärder av organisatorisk ochrationaliseringsleknisk natur bör vidtas för att möta krav på en effektivdokumentations- och kommunikationsservice. innebär, att chefen för dokumentationsenheten får ett övergripandeansvar för alla dokumenlalionsfrågor inom departementet i den meningen attdenna befattningshavare bör svara för att enhetiiga principer tillämpas fördistribution och arkivering av all dokumentation. Någon förändring av detrådande förhållandet att i vissa fall närmast berörda sakenbeter svarar fördistribution och förvaring av. dokument från bl. a. intemationellaorganisationer innehåller förslaget inte. Däremot föreslås attfolkrätlsarkivet tillförs dokumentationsenhelen. UDOfäster särskild vikt vid alt man inriktar sig på alt underlätta sökandet efterinom departementet tillgängligt informationsmaterial och förordar attmöjligheten att använda dalateknik prövas. Teknisk expertis bör knytastill departementet för detta ändamål. UDOnämner, att den grundläggande tanken bakom förslaget att in- Prop.1975/76: 96 27 rättaen särskild kommunikationsenhet är att till en och samma enhet förlägga detsamlade ansvaret för alla kommunikationsfrågor inom utrikesförvaltningen. Påså sätt bör man kunna få till stånd en rationell avvägning mellan olikaalternativa möjligheter att förmedla ett budskap från en given utlandsmyndighettill den slutliga mottagaren i eller i utlandet och vice versa. EnligtUDO bör telex och fjärrkopiering komma till ökad användning inomutrikesförvaltningen då kravet på snabbhet i informationsförmedling växer. Ielt särskilt yttrande har två av utredningens experter, överdirektören och departementsrådet , framhållil att tillräckligtunderlagsmaterial inte föreligger för en utvärdering av förtjänster ochnackdelar med inrättandet av ell frislående ämbetsverk. Vad gäller möjlighetemaalt flytta över vissa ärendegrapper till befintliga myndigheter har de ingaförslag utöver dem som har framförts av utredningen. De framhåller att det ärprincipiellt riktigt att söka delegera ärenden från departementet. Brunooch föreslår en organisatorisk lösning enligt vilkenutrikesdepartementet delas upp i två huvudenheter: en för deparle-mentsärendenoch en för verksärenden. Den deparlementala huvudenheten föreslås av dem ståunder ledning av kabinettssekreteraren (som bör kallas statssekreterare), enbiträdande statssekreterare och en rättschef/ expeditionschef. De menar att denav uiredningen föreslagna ledningsgruppen utgör en svaghet i organisationsförslaget.Genom uppdelningen på två huvudenheter skulle ledningsproblemen avsevärtförenklas. Huvudenheten för verksärenden borde ledas av en överdirektör ellermotsvarande med stora befogenheter att under utrikesministem fatta beslut i deärenden, vilka faller under huvudenheten för verksärenden. Huvudenhetenför de departementala ärendena föreslås i säryttran- det bestå av fyrapolitiska enheter, ett rättssekreteriat och en press- och informationsenhetsamt ett planerings- och budgetsekreteriat i stabsställning. Huvudenheten förverksärenden föreslås indelad i åtta sakenheter: en juridisk-konsulär enhet, enprotokollsenhet, en personalenhet, en ekonomienhet, en dokumentationsenhet, enkommunikationsenhet och en inspektionsenhet samt ett sekretariat för säkerhets-och beredskapsfrågor. En grafisk utformning av den av och organisationen bör fogas till regeringsprotokollet i detla ärende (ses. Enliglde båda experterna medför deras organisalionsförslag klara ansvarsförhållanden,en enkel ledningsorganisation, ökad effektivitet i verksamheten och enorganisatorisk stmktur, som nära överensstämmer med förhållandena i andradepartement. Prop.1975/76: 96 Prop.1975/76: 96 29 Vadgäller antalet enheter inom den politiska sektorn uttrycker de tveksamhet omdet finns tillräckliga skäl för en ökning. De pekar därvid på alt denföreslagna fjärde enheten skulle syssla med internationellt samarbete i frågaom kärnenergi, havsresursfrågor, vetenskap och teknik samt naturresurser. Dehävdar atl dessa ämnen främst faller inom andra departements sakområden om attdessa departement som regel har kompetens atl själva handlägga detinternationella samarbetet på dessa områden. Denfolkrättssakkunnige bör enligt och hänföras till dendepartementala rättsenbeten. Ifråga om huvudenheten för verksärenden anser de att det kunde vara lämpligt altfastare gruppera arbetsuppgiftema inom de olika enheterna för att möjliggöraen långtgående delegering av ansvar och beslutanderätt. Underchefen för huvudenheten för verksärenden bör enligt särytt-randet finnas enarbetsenhet som kan biträda chefen med uppgiften att utöva tillsyn öververksamheten vid utlandsmyndigheterna. Den nuvarande inspektörsfunktionenskulle kunna bilda gmnden för denna arbetsenhet. 3 Den personalpolitiska utredningen Jaghar vid min anmälan av UDO:s överväganden tagit upp den för båda utredningarnagemensamma redogörelsen för utrikesförvaltningens arbetsuppgifter ochutveckling. UDP bar i sammanhanget tagit upp vissa övergripande frågor. UDPär av den uppfattningen att den verksamhetsplanering som bedrivs inomutrikesförvaltningen inte ger tillräckligt underlag för en långsiktigpersonalplanering. UDP understryker att personalplaneringen måste grundas på enfortlöpande analys av vad organisationen skall uträtta och i vilka formerverksamheten skall bedrivas. Man fäster vidare uppmärksambeten på attförutsättningarna för arbetet inom utrikesförvaltningen successivt harförändrats. Allt eftersom nya områden har gjorts till föremål förintemationellt samarbete har kompetensfördelningen mellan i första handutrikesförvaltningen och fackdepartementen blivit oklar. UDP anser detnödvändigt att ansträngningar görs att definiera utrikesförvaltningens roll idenna förändrade situation. Syftet bör vara atl åstadkomma en klarareansvarsfördelning mellan utrikesförvaltningen och övriga delar avstatsförvaltningen samt en längre driven verksamhetsplanering. Vägledande bördärvid vara dels atl skall ha elt övergripandesamordningsansvar för officiell svensk verksamhet utomlands som harutrikespolitisk bety- Prop.1975/76: 96 30 delseeller kan medföra rättsliga förpliktelser för riket, dels att vederbörandefackdepartemenls sakområdesansvar skall bestå, dels åter att utlandsmyndigheternaskall svara för samordning av officiella svenska aktiviteter inom ettverksamhetsland. Från dessa utgångspunkter bör enligt UDP fömtsättningar skapasför fastare styrning och mer målmedveten inriktning av arbetet både iutrikesdepartementet och vid utlandsmyndigheterna. UDP anser en ytterligaresamordning av svensk officiell verksamhet på fältet nödvändig. Chef förutlandsmyndighet bör ha ett övergripande ansvar för all sådan verksamhet ianställningslandet, såväl i förhållande till dess myndigheter som gentemothemmaförvaltningen. Som ett led häri bör specialattachéema fullständigtintegreras i de utlandsmyndigheter där de verkar och ha utrikesdepartementetsom huvudman, detta dock utan att fackdepartemenlens inflytande på personvaleteller arbetsuppgifternas innehåll mbbas. UDP konstaterar att denkommersiella verksamheten sorterar under skilda departement. I vissa länder harupprättats handdssekreterarkon-tor som lyder under ocbleds av exportråd. I andra länder handhas verksamheten avutrikesrepresentationen. Samråd i kommersiella frågor äger rum mellan utrikes-och handelsdepartementen samt . En systematisk planering av den kommersiellaverksamheten utomlands har inletts i syfle att öka effektiviteten, UDP anserför sin del alt exportråd bör göra en resursinventering och begäraanslag beträffande den samlade exporlfrämjande verksamheten och kommersiellaservicen utomlands. Därvid bör en avvägning ske mellan de insatser som skallgöras genom handelssekreterar-kontoren och övriga utlandsmyndigheter. Enverksamhetsplan bör därför fastställas för varje land och fältorgan.Samordningen bör enligt utredningen innefatta även de personalfrågor som avserden kommersiella servicen utomlands. UDP anser i likhet med att departementelsresurser för administrativ samordning och översiktlig planering av helautrikesförvaltningens verksamhet bör förstärkas. UDP menar att det finns behovav en fastare administrativ ledning från departementet vilket inle ärdetsamma som detaljstyrning av utlandsmyndigheterna. Man pekar på behovet aven dialog med hemmaförvaltningen, särskilt vad gäller riktlinjer i stort,budgetfrågor och rapportering. UDP erinrar i dettasammanhang om UDO:s förslag om ett budget-och organisationssekretariat. Enutvidgad budgetdialog mellan departementet och utlandsmyndigheterna uppfattassom angelägen. En verk-sambetsbeskrivning bör utarbetas för varjeutlandsmyndighet i syfte att förbättra arbetsplaneringen, möjliggöramålformuleringar och inom givna ramar öka utlandsmyndigheternas handlingsfrihetoch stärka kostnadsmedvetandet. Man bör sttäva efter att komma ifråndetaljstyrning i budgetfrågor, menar UDP, som föreslår att dessa frågor tas upptill dis- Prop.1975/76: 96 kussion mellan , riksrevisionsverketoch statskontoret. UDP bedömer det angeläget alt ökad uppmärksamhet ägnas åtutvärdering av utlandsmyndigheternas löpande rapportering, eftersom riskenannars är bl. a. att de härför avsedda resursema disponeras felaktigt. 3.2 Personalen inom utrikesförvaltningen Jag har i det föregående fäst uppmärksamheten på vissasammanställningar över utrikesförvaltningens personal (jfr s. 8). Fördelningenav den fast anställda personalen på olika kategorier framgår av följandesammanställning. Den diplomatiska personalens arbetsuppgifter kankortfattat beskrivas som rapportering, förhandling samt tillvaralagande ochfrämjande av svenska intressen. Deima personal rekryteras huvudsakligen viaaspi-ranlutbildningssystemet. Jag återkommer härtill i det följande. Av de sökande tillaspirantut-bildningen uppvisar flertalet mycket goda, huvudsakligen teoretiskameriter. Av de aspiranter som fullföljt utbildningen har drygt 80 %fortsalt i utrikesförvaltningen. Fördelningenav den fast anställda personalen på olika kategorier Diplomatiska tjänstemän varav tjänster i F 24 och högre Konsulära tjänstemän' Administrativa tjänstemän Vissaarvodestjänster Skrivpersonal Expeditionsvakter m. fl. Pressattachéer m. fl. ' Häri ingår 23 konsulära tjänstemän som underhemmatjänstgöring förordnats på diplomatiska (9) eller administrativa (14)tjänster. ' Med konsulära tjänstemän avses här och i det följande utrikeskanslister,förste utrikeskanslister, vicekonsuler och konsuler, som inte tillhör dendiplomatiska karriären. Häri ingår departemenschefen, konsultativa statsrådet,20 aspiranter, 2 experter, läkare och sköterska. 1975/76: 96 32 Vidrekrytering till mellangradsljänsler och lägre tjänster är huvudregeln atttjänsterna besätts med tjänstemän i den egna förvallningen. En visssidorekrylering äger dock mm, i genomsnitt till två åtre tjänster . Nyanställd aspirant placerasi lönegrad F 5, liksom nyanställd kanslisekreterare i iövrigt utan större arbetslivserfarenhet. Befordran i departementet t. o .m.lönegrad F 15 sker i praktiken med lillämpning av bl. a. vissa tidsnormer.