prop · FY03104 · 1975-12-31 00:00:00 — Vid COM-tekniken ersätts radskrivarensutskrifter med att motsvarande uppgifter i visuell mikroskrift och medlämplig redigering registreras på mikrofilm. De magnetiska registreringarnaomvandlas på elektronisk väg tUl styrsignaler för framställning av läsbaratecken, som framställs på skärmen på ett katodstrålerör. En annan använd metodarbetar med laserstrålar, FramstäUningen på katodstrålerörels skärm fotograferasmed en vanlig mikrofilmkamera. Detta sker med hjälp av särskild utrustning somkan anslutas direkt till en dator eller installeras på fristående anläggning. FUmen kan läsas genom förstoring med optiskt hjälpmedel.Verifikationer i konventionellt format kan framställas från filmen genomförstoring. Filmen kan också tänkas bli använd som ett första steg i en omvändprocess. Filmen kan sålunda ge ett magnetband som i sin tur kan användas förinmatning i datom för ny bearbetning. Enligtden andra mera avancerade metoden för datorbearbetning som utredningen räknarmed utgörs räkenskapsmaterialet åtminstone delvis av registreringar (hål, magnetiseringetc.) i endast maskinläsbar form. Vid sådan teknik fordras enomvandlingsprocess för alt materialet skall bli tillgängligt för vanUg läsning. Utredningenhar ansett att man bör kunna genereUt tUlåta att material i mikroskrift,alltså bl. a. den s. k, COM-tekniken, används som räkenskapsmaterial.Utredningen framhåller därvid att filmmaterial med mikroskrift är fixerat ochatt det knappast kan förvanskas utan Materialet är lika tUlgängUgt och hanterligt som konventionelltmaterial. Utredningen framhåller också att revision och annan kontroU kan utanolägenhet utföras med utgångspunkt i mikro-material. Utredningen föreslårdärför att film eUer annat material med registreringar i mikroskrift skall fåanvändas i stället för räkenskapsmaterial i vanlig läsbar form. En förutsätiningär att det använda materialet i mikroformat kan läsas medförstoringshjälpmedel. Enligtutredningsförslaget får material i mikroformat användas för aUträkenskapsmaterial med undantag av årsboken. Material i mikro-format får dockanvändas bara om det kan anses säkerställt att registreringarna är varaktiga,att registrerade uppgifter är lätt åtkomliga samt att materialet bevaras påbetryggande sätt. Utredningens förslagrörande användning av material i mikroformat har godtagits avremissinstanserna. För egen del har jag i och för sig inte något att erinra motatt material i mikroformat skall få användas och då, såsom ulredningenförordat, i fråga om allt räkenskapsmaterial med imdantag dock för årsboken. Enligtmin mening bÖr man i princip inte heller kunna få använda material imikroformat för de specifikationer till årsbokslutet, som lämnas i form avbilagor till detta. Det kan nämligen inte generellt sett vara rimligt att eninformationssökande skall behöva använda förstoringshjälpmedel för att läsaexempelvis specifikationer över sammansatta fordringsposter i balansräkningen.Jag är emellertid medveten om att det å andra sidan kan vara föga rationelltatt vid exempelvis granskning av bankemas balansräkningar nödgas arbeta medomfattande datalistor som innehåller specifiering av alla de konton som ryms isammandragna poster. Används t. ex, COM-teknik för att löpande görasammanfattningar av reskontran, bör också specifikationer tiU balansräkningenkunna föreUgga i mikroformat om särskilda skäl finns för detta. I övrigt bör,som utredningen förordat, alla länkar i bokföringskedjan verifikationer,grandbokföring, huvudbokföring förekommande sammanfattningar ihuvudbokföringen, hjälpbokföring samt erforderliga specifikationer till räkenskapema kunna finnas i mikroformat. förordat måste krävas att registreringar i mikroformat ärvaraktiga, att de registrerade uppgifterna är lätt åtkomliga och att materialetbevaras på ett betryggande sätt. Det gäUer med andra ord att skapa garantierför att det använda systemet ger lika god överblick över bokföringen och sammamöjligheter tUl en revision och annan kontroU som den traditionellabokföringen. Enligt min mening bör en särskUd kontroll häröver anordnas innanett företag tUlåts att använda denna nya teknik. Jag förordar därför attmöjligheterna att använda material i mikroformat skall vara beroende avsärskilt tillstånd. Sådant tUlstånd bör lämnas av . tidigareöverväganden bör också kunna medge att bilagor tiU årsbokslutetfår föreligga i mikroformat. Jagövergår härefter tUl att behandla frågan om det bör vara möjligt att användamaterial som endast är maskinläsbart. Utredningenhar räknat med att det finns ett intresse av att kunna använda hålkort,hålremsa, magnetband o, d, som räkenskapsmaterial utan att behöva ta framutskrifter i konventioneU form eller mikroformat. Användningen av sådantmaterial synes enligt utredningen ha intresse främst när det gällerredovisningen av stora mängder transaktioner eller utbyte av en omfattandeinformation mellan fasta affärsförbindelser. Utredningen nämner att i ställetför genom fakturor kan betalningsanspråk tillkännages genom uppgifter påmagnetband eller via terminaler. Verifikationerna kommer då att föreligga iendast maskinläsbar form, varvid översända magnetband eller magnetband medregistreringar av uppgifter från terminal kan användas vid mottagarensdatorbearbetning. Utredningenhar funnit att man kan öppna möjligheter att som räkenskapsmaterial användamaterial i endast maskinläsbar form. Som villkor härför föreslår utredningen,att registreringarna är varaktiga, att uppgifterna är lätt åtkomliga samt attmaterialet bevarats på ett betryggande sätt. Vidare krävs att de registrerade uppgiftemakan tas fram i vanlig läsbar form eller i mikroskrift på så betryggande sättatt förvanskning av uppgiftema i samband med omvandlingen förhindras.Utredningen har vidare funnit att åtminstone vissa inslag i räkenskapsmaterialetalltid bör ha visuell form. Enligt utredningsförslaget får därför material, somhar endast maskinläsbar form, inte användas för årsboken eller försammanfattning av huvudbokföringen och inte heller för bådeverifikationer och gmndbokföring. Utredningensförslag i fråga om material i endast maskinläsbar form har i huvudsak godtagilsav remissinstanserna. Föregen del anser jag att det möter vissa betänkligheter att tillåta att vissadelar av räkenskapsmaterialet inte skaU behöva framställas i visuell form. Jaghar emellertid blivit övertygad om att det finns ett betydande praktisktintresse av att kunna använda denna form av datorbaserad bokföring särskilt närdet gäUer att redovisa stora mängder transaktioner. Att enbart lita tUl den s.k, COM-teknUcen härvidlag är knappast lämpligt, eftersom man därmed skull© påett avgörande sätt binda sig vid COM-tekniken och inte lämna erforderiigtutrymme för utveckling av andra datorbaserade system. Jag kan därför i huvudsakansluta mig till utredningens förslag på denna punkt. Jagdelar utredningens uppfattning att endast vissa länkar i räkcn-skapsmaterialetbör få ligga kvar på magnetband o, d. Jag biträder alltså utredningens förslag,som innebär att varannan länk i bokföringskedjan skall föreligga i visuell ochvarannan i maskinläsbar form. verifikationernaeUer grundnoteringarna bör sålunda finnas i form som medger läsning direkt eUermed förstoringshjälpmedel. Görs sammanfattningar av huvudbokföringen, vilkettorde som regel bU aktuellt i större företag, bör sådana sammanfattningarfinnas i visuell form. En särskild bestämmelse härom bör tas in i lagtexten. SjälvfaUetkan det inte tUlåtas att årsboken eller specifikationer tUl årsbokslutet föreUggeri endast maskinläsbar form. framhållit måste krävas beträffande endast maskinläsbart materialatt de registrerade uppgifterna skaU kunna tas fram i vanlig läsbar form elleri mikroskrift på ett så betryggande sätt att någon förvanskning av uppgiftema isamband med omvandlingen inte kan äga rum. I Ukhet med vad jag föreslog ifråga om användning av material i mikroformat bör vidare fordras att de nubehandlade datamedierna får användas bara om det kan säkerställas att registreringarnaär varaktiga, att registrerade uppgifter lätt kan åtkommas och att materialetbevaras på ett betryggande sätt. Jaghar i fråga om användning av material i mikroformat förordat att sådant systemskall få användas endast efter särskilt tillstånd av . Detsammabör enligt min mening gälla när det är fråga om att framställaräkenskapsmaterial i endast maskinläsbar form. Vid dispensprövningen får dåsärskild uppmärksamhet ägnas åt att systemet är så utformat att det gertillräckliga möjligheter för revision och för annan kontroU. Vid en sådandispensprövning lorde de synpunkter som under remissbehandlingen framförts avFöreningen auktoriserade revisorer kunna tUlgodoses i erforderlig omfattning. Utredningenanser att systemdokumentation och dokumentation om genomförd databehandling haravgörande betydelse för att man skall kunna bedöma tillförlitligheten hos endatorbaserad redovisning. Enligt utredningsförslaget skaU företag, som hardatorbaserad bokföring, upprätta och bevara dokumentation överbehandlingssystemet (systemdokumentation) samt anteckningar om genomfördadatabehandlingar (behandlingsdokumentation). Den skall utformas så att den ger erforderlig ledning försystemets användning och säkerställer möjligheter att i efterhand utansvårighet klarlägga vad en bearbetning omfattat och hur den genomförts. Underremissbehandlingen har bl, a. framhållit att ettbevarande av system- och behandlingsdokumentation inte utgör den enda möjUghetenatt i efterhand klarlägga vad en bearbetning omfattat och hur den är genomförd,I ett visst datasystem ingående avslämningstotaler, verifikationslistor,fellistor, transaktionsUstor, ändringslistor, registerutskrifter m. m. utgörkomponenter i en fullständig s. k. verifie-ringskedja. Enligt föreningen behövssystem- och behandlingsdokumentation bara i de fall då en databehandlingsrutininte kan följas genom hela sitt förlopp med hjälp av det nämndaräkenskapsmaterialet. Föregen del vUl jag framhåUa att det måste vara ett oeftergivligt krav, dåautomatisk dalabehandling används, att man utan svårighet i efterhand kan följaoch kontrollera hur de enskilda posterna har behandlats och vilkabearbetningar som företagits inom datasystemet. Som framkommit underremissbehandlingen kan dokumentation över genomförda bearbetningar åstadkommasutan att man gör särskUda anteckningar om genomförda databehandlingar. Någonsärskild dokumentation över gjorda bearbetningar behöver då givetvis inleupprättas. Däremot måste man enligt min mening i lagtexten slå fast principenatt man utan svårighet i efterhand skall kunna följa och kontrollera både hurenskilda poster har behandlats och vilka bearbetningar som företagits inomsystemet. Enligtvad jag tidigare förordat skall även inom traditionella bokföringssystembeskrivning upprättas över bokföringens organisation och uppbyggnad, överanvända hjälpmedel och deras funktion samt över bokföringens konton och derasanvändning i den mån det behövs för att ge överblick över tillämpatbokföringssystem. De beskrivningar, instruktioner och andra handlingar som geruppgifter om behandlingssystemet vid datorbaserad bokföring, den s, k.systemdokumentationen, kan sägas utgöra en sådan beskrivning över bokföringensorganisation och uppbyggnad m. m. Det kan emellertid enligt min mening finnasskäl för att i lagtexten särskilt understryka behovet av systemdokumentationnär datorbaserad bokföring förekommer. Hur detta skall komma till uttryck ilagtexten redovisas närmare i specialmotiveringen. Enligtgällande lag skall handelsbok med bilagor, ankommande brev, räkningar ochövriga handlingar, som har betydelse för rörelsen, saml kopior av handlingarsom avsänts i rörelsen förvaras räknat från utgången av deträkenskapsår varunder sista inskrivningen eller anteckningen gjordes ellerhandlingen eller kopian tiUkom. Handlingar,som kommer tUl eller upprättas hos ett företag, måste av olika skäl bevaraslängre eller . Självfallet måste handlingarna vara tillgängliga sålänge det ärende som det rör ännu inle är slutbehandlat. Även därefter kan manmed anledning av tvister eller andra förhållanden behöva ha tillgång till olikahandlingar. Det stora flertalet handlingar torde dock, som utredningenframhållit, ha intresse endast under en förhållandevis . Lagen måsteemellertid enligt min mening innehålla regler som ålägger företagen att bevararäkenskapshandlingar . Detta sammanhänger iförsta hand med behovet av att kunna få till stånd en ordentlig revision avföretagens räkenskaper. Även det allmännas intresse av att kunna utöva eneffektiv skattekontroll får stor betydelse i detta sammanhang. 13 1975.1 saml Nr 104 Jaginstämmer i utredningens uppfattning att i första hand allt det material, somenligt lagens föreskrifter skall ingå i en komplett bokföring, omfattas av en arkiveringsskyldighet.Detta material skall, som jag tidigare framhåUit, vara så fuUständigt,specificerat och samordnat att det ger ett tillfredsställande underlag för kontroUoch revision. Till det räkenskapsmaterial, som omfattas av arkiveringsskyldigheten,hör alltså verifikationer, grundbokföring, huvudbokföring med sidoordnadredovisning och årsbok samt de specifikationer som kompletterar bokföringen.Till räkenskapsmaterialet hör vidare de särskilda beskrivningar, inkl.systemdokumentation och behandlingshistorik, som skall finnas i fråga ombokföringssystemet. Vid sidan av det egentligaräkenskapsmalerialet finns hos företagen ofta en mängd handlingar av olika slagsom avtal, tillslåndsbevis, protokoll m. m. En del sådana handlingar kan haindirekt betydelse för redovisningen. Som utredningen framhållit har emellertidsådana handlingar i främsta rummet upprättats för andra ändamål än de som fullföljsgenom den ekonomiska redovisningen. Det finns i allmänhet inle heller någonskyldighet för företagen att upprätta handlingar av detta slag. Jag delardärför utredningens uppfattning att man inte bör föreskriva arkiveringsskyldigheti fråga om alla handlingar av det slag som berörts. Utredningens förslag attföretagen skall vara skyldiga att arkivera avtal och andra handlingar avsärskild betydelse för atl belysa rörelsens ekonomiska förhållanden synes migväl avvägt och jag ansluter mig därför till det. Detta betyder att företagenfår möjlighet att ganska snabbt gallra ut material utan särskild betydelse förredovisningen, t, ex, den mera rulinbelonade affärskorrespondensen. Däremotbör viktigare korrespondens, beslutsprotokoll, skriftliga avtal, tillståndsbeviso, d, normalt bevaras, eftersom de i allmänhet anses ha särskild betydelse föratt belysa rörelsens ekonomiska förhållanden. Ulredningenföreslår att arkiveringstidens längd förkortas från nuvarande till sexår. Förslaget ansluter lill vad som normall gäller enligt taxeringslagensbestämmelser om eftertaxering. Det har godtagits av praktiskt taget allaremissinstanser. Den nuvarande tioårstidentorde ha beslämts mot bakgrund av att den allmänna preskriptionstiden förfordringar är . Med anledning härav vill jag anmärka alt inomjustitiedepartementet pågår arbete som syftar till att för det stora flertaletfordringar begränsa den allmänna preskriptionstiden. Det bör vidare framhåUasatt det, oberoende av den allmänna preskriptionstiden, finns möjlighet att avbrytapreskription genom krav. Det betyder att en arkiveringstid inte ioch för sig fullständigt korresponderar med olika fordringars faktiska preskriptionstid.Det finns därför enligt min mening inte någon anledning atl låtapreskriptionsförordningens bestämmelser om preskription vara avgörande i frågaom arkiveringstidens längd. Denviktigaste synpunkten när det gäller att ta ställning till frågan om arkiveringstidenslängd bör i stället vara att få samstämmighet med de regler som gäller iskatteförfattningarna. Preskriptionstiden för grövre skattebrott är tioår. Enligt 115 § taxeringslagen kan eftertaxering ske då skattskyldig bliråtalad för skattebrott efter utgången av den femårsperiod som normalt gäller föreftertaxering. Jag vill nämna alt frågan om tiden för preskription av bl. a. talerätleninom skatte-, tull- och avgiftsområdet f. n., enligt vad jag inhämtat, övervägsav ulredningen (Fi 1973:1) om säkerhetsåtgärder m.m. i skatteprocessen. Mot dennabakgrund och innan resultatet av den nämnda utredningens övervägandenföreligger anser jag det inte lämpligt att nu förkorta arkiveringstiden. Dennabör därför aUtjämt vara . Uppenbarligenär det så alt en arkiveringstid i vart fall för slörre företag medstora arkiveringsmängder kan ge upphov till ganska betydande praktiska problem.Det har under remissbehandlingen påpekats att kostnaderna för lokaler ocharbetsinsatser för en så lång arkiveringstid kan bli mycket höga och alt deofta inle slår i proportion lill de risker som skulle följa av om man förstördehandlingarna tidigare. De påtalade problemen börenligt min mening beaktas i annan ordning än genom en generell sänkning av arkiveringstiden.Jag övergår nu till denna fråga. Enligt utredningsförslagetfår arkiveringstiden för material i vanlig läsbar form begränsas till ,om materialet under betryggande former har blivit mikrofilmat eller kopierat pålikvärdigt sätt. Detta gäller dock inte i fråga om årsboken. Förslaget innebärvidare på denna punkt att mikrofilmerna eller kopiorna skall ordnas så attsökta uppgifter lätt kan återfinnas och läsas, Kopioma skall också bevarasunder den tid som återstår av den föreslagna sexårsfristen. En ledamot av utredningen,skattedirektören , har reserverat sig och föreslår att de nämndabestämmelserna helt utgår ur förslaget. Åtskilliga remissinstanserhar anslutit sig tUl reservanten. Andra remissinstanser åter framhåller att,om den av utredningen föreslagna ivåårstiden faller bort, det bör införas enbestämmelse som gör det möjUgt att efter särskild dispens förstöraräkenskapsmaterial som under betryggande former mikrofilmats eller kopierats pålikvärdigt sätt. Enligt min mening är detav största vikt att den skattekontroll som utövas i samband med taxerings- ochskatterevisioner inte försvåras. Erfarenheten av gjorda sådana revisioner visaratt det är nödvändigt att ha tillgång till själva grundverifikationerna för skall kunna fastslälia en diskuterad bokföringstransaktions elleraffärshändelses reella skattemässiga innebörd. Det av utredningen framlagdaförslaget att räkenskapsmalerial i vanlig läsbar form skall kunna utgallrasredan tvåår efler mikrofilmning eller likvärdig kopiering är inte förenligt med de nuangivna synpunkterna och jag kan därför inte ansluta mig till ulredningensförslag på denna punkt. Särskilda förhållanden kanemeUertid föreligga vid stora företag som har ett mycket stort antal Ukartadeaffärstransaktioner. För sådana företag kan det vara nödvändigt att förkorta arkiveringstidenför att hålla arkiveringsutrymmena inom någorlunda rimUga gränser. För attbelysa de större företagens arkiveringsproblem kan nämnas att KF i ett underslutet av avgivet remissyttrande uppgav att förbundet har attarkivera uppskattningsvis minst 10 milj. fakturor och att det krävsarkivutrymmen som motsvarar för att förvara dessa fakturorunder . Enligt min mening bör man kunna komma till rätta med sådana arkiveringsproblemefter en dispensprövning. Med ett sådant system blir det möjligt att med hänsyntagen till det dispenssökande företagets särskilda förhållanden från fall tillfall avgöra inom vilken tid kopierat material kan få förstöras. Jag föreslårdärför att , ges möjUghet att för visst fall ge tillstånd till atträkenskapsmaterial i vanlig läsbar form förstörs innan tioårstiden gått tUlända under förutsättning atl materialet kopieras. En förutsättning för attoriginalhandlingar efter dispens skall kunna ersättas med kopior, t, ex, i formgavmikrofUm, bör vara alt kopieringen sker under betryggande former. Detta börsärskilt anges i lagtexten, I praktiken förekommer redan nu ett särskilt vidimeringsförfarandeför att tillgodose detta krav. Innan räkenskapsmaterialet fotograferas brukarnämligen, i ett s, k, filmprotokoll antecknas fUmens identitet och innehåll.Protokollet fotograferas därefter innan räkenskapsmaterialet i omedelbaranslutning därtill fUmas, Efter hand antecknas i filmprotokollet allauppgifter om handlingarnas olika benämningar och position på filmen, Iprotokollet anges också den sist fotograferade räkenskapshandlingensidentitet. Slutligen dagtecknas protokollet och skrivs under av den person somhar ansvaret för kopieringen och protokoUet fotograferas som sista handling.Det nu beskrivna förfaringssättet får enligt min mening anses innebära attkopieringen har skett under betryggande former. föreslagit bör vidare räkenskapsmaterialet ordnas ordentligt förefotograferingen så att eftersökta uppgifter eUer handlingar lätt kanåterfinnas och läsas. Självfallet bör kopiorna bevaras un-, der den tid somåterstår av den aUmänna tioårsperioden. Mitt förslag innebär, somtidigare nämnts, att material i mikroformat efter dispens kan komma att utgöraräkenskapsmaterial. Det anses inte föreligga några tekniska svårigheter när detgäller att bevara mikrofilm , I samband med prövningen avhuruvida ett visst företag skall tillåtas att använda material i mikroformathar möjlighet att ge anvisningar för hur mikrofilmningen skall gåtill och hurfilmmaterial skall förvaras. Självfallet kan en motsvarande prövning göras avlänsstyrelsen i samband med att den prövar frågor om dispens från kravet påtioårig arkiveringstid. Mitt förslag innebärvidare att hålkort, magnetband och annat liknande material kan användas somräkenskapsmaterial i viss utsträckning. Som utredningen framhållit kan det ivissa fall medföra problem att bevara sådant material. a. kan det medförastora kostnader att arkivera uppgifter på denna typ av material. I enlighet medutredningens förslag, som på denna punkt inte har mött någon erinran under remissbehandUngen,förordar jag därför att arkiveringsskyldigheten beträffande sådant materialskall upphöra, om de registrerade uppgifterna överförs till vanUg läsbar formeller till film eller annat material med registreringar i mikroskrift som kanläsas med förstoringshjälpmedel. En förutsättning härför måste emellertid varaatt överföring sker på ett så betryggande sätt, att förvanskning av uppgifternaförhindras. När det gäUer hålkort,magnetband och annat maskinläsbart material har framhållit attsådana medier har ringa arkivbeständighet. Med anledning härav vill jagframhålla att vid sin prövning av huruvida maskinläsbart materialskall tillåtas förekomma också bör ta hänsyn till arkiveringsfrågan. Är detmaskinläsbara materialet inte arkivvärdigt , börtillstånd ges endast om företaget är villigt att överföra de registreradeuppgifterna till läsbar form eller mikrofilm. Detta bör i så fall anges i formav ett villkor för tillståndet. Några särskilda lagbestämmelser i ämnet ärinte erforderliga. Arkiveringsskyldighetenåvilar självfallet den bokföringsskyldige. Det förekommer emellertid att praktiken omhänderhar arkivering. Sålunda brukar redan nu banker arkiverainlösta checker åt varandra. Företag med omfattande och nära förbindelser kantänkas använda samma verifikationer som underlag för bokföringen. Sålunda harKF i sitt remissyttrande framhåUit att en mycket stor del av verifikationsmaterialetär gemensamt för KF och de till KF anslutna konsumentföreningarna. För egendel menar jag att bokföringsskyldiga bör kunna genom avtal bestämma om gemensamarkivering. Någon särskUd föreskrift härom i lagen är inte erforderlig. Detväsentliga är att man vid revision eller kontroll av den bokföringsskyldigesräkenskaper lätt skall kunna få tillgång till räkenskapsmaterialet. I det av KFnämnda fallet får exempelvis vid revision av en konsumentförening revisornbegära fram aktueUa uppgifter från det gemensamma arkiv som kan ha upprättatsför KF och konsumentföreningen. Jag vill avslutningsvis understryka att eltavtal om gemensam arkivering självfallet inte befriar den bokföringsskyldigefrån hans ansvar enligt lagen för att arkiveringsskyldigheten fullgörs på ettriktigt sätt. IUkhet med gällande lag innehåller utredningens förslag inte någon