prop · FY03104 · 1975-12-31 00:00:00 — Riksförsäkringsverkethar påpekat att flera av bestämmelserna i utredningsförslaget inte kan tUlämpaspå de allmänna försäkringskassoma. Med anledning härav vill jag framhålla attde allmänna försäkringskassorna är att anse som förvaltningsmyndigheter.Förvaltningsmyndigheter omfattas inte av den föreslagna lagen. Jaghar i avsnitt 5.2,2 tagit den ståndpunkten att bestämmelserna om den löpandebokföringen bör gmndas på de nu allmänt förekommande huvudinslagen ibokföringsarbetet, I likhet med utredningen, vars förslag på denna punkt intemött någon gensaga under remissbehandlingen, anser jag alltså att en fullständigverifikationssamling måste finnas som underlag för bokföringen, att allaaffärshändelser skall bokföras post för post i löpande följd, attbokföringsposterna skall systematiseras på lämpligt sätt och att tillräckligaspecifikationer skall finnas för olika poster, I likhet med utredningenanser jag vidare, att de nämnda kraven tydligast kommer till uttryck omsärskilda bestämmelser ges i fråga om de olika inslagen i bokföringsarbetet.Som utredningen framhållit är det naturligtvis inte nödvändigt att i detpraktiska arbetet använda ett bokföringssystem där de olika inslagen alltid skUjsåt. Det kan ibland vara möjligt att tillgodose flera av de grundläggande kraveni samma arbetsmoment. Sålunda kan t, ex, posterna i grandbokföringen iblandgrupperas vid grundbokföringsarbetet så att man får ensystematisk bokföring. Specificeras huvudbokföringen tillräckligt, behöver mankanske inte ha särskild hjälpbokföring. Bestämmelserna på områdetbör utformas på ett sådant sätt, att de endast anger olika huvudkrav som måsteuppfyllas genom den löpande bokföringen. Dessa krav kan tUlgodoses inomvarierande bokförings-syslem. Regelsystemet måste göra det möjUgt att praktisktanvända datorbaserad redovisning. Som jag tidigare framhållit skall också densom använder dator ha en fullständig verifikationssamling, grundbokföring ochsystematisk bokföring. Det är uppenbart att flertalet bokföringsskyldiga, somhar datorbaserad bokföring, ocksä kan väntas komma alt använda enbokföringsordning av detta traditionella slag. I sådana fall producerar datomsradskrivare listor post för post i löpande följd, grundbokföring, men ocksåsystematiska listor och rapporter, huvud-bokföring, i vanlig läsbar form. Jagär emellertid medveten om alt en rationell och avancerad datoranvändning iblandkan föratsatla ett system, där listor och rapporter i vanlig läsbar form delvisersätts av upptagningar och registreringar på film, magnetband o. d. Jag har ilikhet med utredningen funnit att sådan datoranvändning kräver särskilda bestämmelserom undantag från kravet på vanlig läsbar form. Jag återkommer härtill senare(avsnitt 5.5). Bokföringenskall naturUgtvis omfatta alla affärshändelser i rörelsen. I gällande lag finnsingen uttrycklig bestämmelse om detta. Utan att ta med någon definition ilagtexten av begreppet affärshändelse slår utredningen fast att bokföringenskall omfatta alla sådana händelser i rörelsen. Flera remissinstanserkritiserar att någon defini- tioninte tas upp i lagförslaget. På några håll hävdas att en bestämmelse härom börutformas så, att alla sådana affärshändelser i den bokföringsskyldigesverksamhet som medfört en omedelbar förändring av förmögenhetens sloriek ellersammansättning skall bokföras. Jagdelar utredningens uppfattning att begreppet affärshändelse i det nu aktuellasammanhanget måste uppfattas som en specifik redovisningsterm. I självabegreppet ligger, som utredningen också framhåUit, bl.a. en begränsning tillhändelser som påverkar rörelsens resultat och stäUning, Tidigarelänkar i händelsekedjan, såsom exempelvis ett avtalsslut, skall alltså iallmänhet inte bokföras som en affärshändelse. En annan viktig begränsningligger också i att affärshändelsema skall utgöras av direkta åtgärder ochandra aktiva, från eller tUl rörelsen riktade, inslag av ekonomisk innebörd irörelsens relationer med omvärlden. Enligtmin mening är det önskvärt att det gmndläggande begreppet affärshändelse pånågot sätt definieras i lagtexten. Definitionen kan i så fall knappastbegränsas så att med affärshändelse avses händelse i verksamheten som medförten omedelbar förändring av förmögenhetens storlek och sammansättning. Införbokslut företas nämligen också vissa bokslutstransaktioner, vilka i och för siginte är några affärshändelser som utifrån påverkar rörelsens ställning. Som ettexempel vill jag nämna det fallet att erlagts premie för enförsäkring. Under den försäkringsperiod som betalningen avser infallerbokslutstidpunkten. Inför bokslutet måste då en del av den erlagda utgiften förförsäkringen hänföras som kostnad tiU betalningsåret och återstoden av utgiftenfördelas till kommande år. Detta är en s, k. periodisering. Då man fastställerden till räkenskapsåret hörande kostnaden företas sålunda enbokslutstransaktion, för vilken verifUcation skall upprättas. Jaghar kommit fram till att en rättvisande beskrivning av begreppet affärshändelseuppnås om det i lagtexten slås fast, att i bokföringen skall som affärshändelserlöpande noteras alla förändringar i förmögenhetens storlek och sammansättning,såsom in- och utbetalningar samt uppkomna fordringar och skulder. föreslagit bör som affärshändelse också räknas denbokföringsskyldiges tillskott lill och uttag ur verksamheten av pengar, varoreller annat. Dessutom bör inför bokslutet bokföruigen också tUlföras sådanafordrings- och skuldposter som behövs för att på ett rikligt sätt fastställa deintäkter och kostnader, som hör tUl räkenskapsåret. Medden sålunda föreslagna formuleringen är det helt klart att det periodiseringssystemsom kommer till uttryck i principen om bokföringsmässiga grander kommer attbli beaktat, I detta sammanhang vill jag nämna att systemet ibland börmodifieras. Praxis godkänner exempelvis f, n, att utgifterna för inköp av förbrakningsinventarieri sin helhet tas upp som kostnader för inköpsåret, även om inventarierna kananvändas Prop, 1975:104 157 En mindre försäkringspremie, som helt eUer delvis innefattar förskottför nästa räkenskapsår, kan helt få belasta betalningsåret som kostnad.Utgifter för t. ex. telefon, vatten och elektricitet kan ibland inte utansvårighet fördelas mellan olika räkenskapsår och hänförs därför tUl ett endaräkenskapsår. Även för inkomstema brakar vissa avsteg godtas när det gällerobetydliga belopp. De undantag som sålunda görs och även i fortsättningen börkunna ske kan sägas vara uttryck för en försiktighetsprincip. Utgiftema fårhelt belasta utgiflsåret, medan inkomsterna tas upp som intäkter först när deinflyter. Någraremissinstanser har efterlyst en bestämmelse om att bokföringsskyldig, som ärjuridisk person, i särskilda poster skaU bokföra transaktioner med personer somhar ett betydande ägarinlresse i företaget. Jag vUl erinra om att i det tilllagrådet remitterade förslaget till ny aktiebolagslag har upptagits en särskildbestämmelse som rör enmans- och fåmansbolag. I dessa bolagsförvaltningsberättelse skaU lämnas upplysning om avtal och andra transaktionermellan bolaget och dess ägare. För att uppfylla den bestämmelsen torde bolagentvingas till att särskilt bokföra sådana transaktioner. Under den översyn avlagen om handelsbolag och enkla bolag som inletts blir det tillfäUe attöverväga om en liknande ordning bör införas för handelsbolagens del. IgäUande lag finns mycket knapphändiga bestämmelser om verifikationer. Detfinns inga andra direkta regler än en föreskrift om att brev, räkningar ochövriga handlingar som har betydelse för rörelsen skall förvaras. Vidlagens tillkomst brukade utförUga anteckningar göras i dagboken och verifikationemahade därför inte så stor betydelse. har emeUertid verifikationernakommit att framstå som den grandläggande upplysningskällan. Textskrivningen traditioneU bokföring i stor utsträckning kommit att begränsas. Oftastsaknas text helt och hållet, varför en bokföringsänteckning kanske barainnehåller en hänvisning till numret för den underliggande verifikationen. Somjag tidigare framhållit bör bokföringen grandas på verifikation för varjeaffärshändelse. Detta medför att särskilda verifikationer kan få framstäUas avden bokföringsskyldige själv, om en sedvanlig verifikation i form av kvitto,faktura e, d, saknas. Några remissinstanser framhåUer att det är meningslöstatt kräva att den bokföringsskyldige själv framställer verifikationer i sådanafall då ägaren under dagens lopp för in affärshändelserna i enkassadagbok och verifikationer inte lämnas eller framkommer i form avkvittokopior, I och för sig ligger det obestridligen en del i den synpunkten.Det synes mig emellertid svårt att ge avkall på den grandläggande principenatt verifika- tionskall finnas tUl varje affärshändelse. Ett sådant system befordrar nämligenordning och reda. Görs undantag härifrån för utpräglade småföretag, uppkommergenast svårigheter när det gäller att beslämma räckvidden för undantaget, HärtUlkommer att kravet på att verifUcation skall finnas till varjeaffärstransaktion inte kan anses särskUt betungande, I mindre företag därägaren själv sköter både kassabestyr och grundbokföring kan kravet påverifikationens utseende inte ställas alltför högt. Det behövs alltså t, ex,inte något i förväg tryckt kvittoformulär, utan det torde räcka med en enkelnotering på en fristående handUng, som får ingå i verifikationssamlingen. Jag bittäderdärför utredningsförslaget att verifikation skall finnas för varjeaffärshändelse. Jag återkommer i specialmotiveringen närmare till de uppgiftersom alltid skall framgå av en verifikation samt till de närmare bestämmelsernaom verifikationshanteringen. Enligtgällande lag behöver belopp som influtit vid kontantförsäljning intespecificeras. Delta innebär att en gemensam verifikation får användas. 1enlighet med utredningens förslag, som på denna punkt inte mött någon erinranunder remissbehandlingen, anser jag att undantag från kravet på enskildaverifikationer måste göras i fråga om kon-tantförsäljningar över disk. Gemensamverifikation bör således kunna användas för vad som inflyter kontant till ettföretag . Frågan blir då vUka försäljningssituationer som böromfattas av det antydda undantaget. Enligtmin mening är det lämpligt att här ta fasta på de förhållanden som geranledning till att man använder eller kan använda kassaapparat i en rörelse.Sådana apparater används i branscher där man gör ett stort antal kontantaffärersom i regel rör mindre belopp. Det är i sådana fall ofta praktiskt omöjUgt attutfärda kvitton i annan form. Till detta kommer att man i stor utsträckninghandlar med en anonym kundkrets som väsentligen köper för enskilt bruk. Köparenhar som regel inget behov av kvitto för några egna räkenskaper. Föratt gemensam verifikation skall kunna få användas bör försäljningen ske undersådana omständigheter att enskild verifikation med uppgifter om motparts namn,försäljningens belopp etc. inte kan åstadkommas på ett enkelt sätt. Frågan omdet kan anses vara svårt att upprätta fullständiga kvitton eller fullständigaverifikationer får enligt min mening främst bedömas med hänsyn till antalettransaktioner. Detta antal får då sättas i relation till företagets verksamhetoch resurser. Undantagsbestämmelsen bör därför enligt min mening inte kunnaåberopas av ett företag som i och för sig har ett stort anlal transaktioner mensom arbetar med en sådan kundkrets och har sådana resurser att specificeradekvitton är påkallade för varje försäljning. Ä andra sidan kan det också varasvårt eller omöjUgt att utfärda kvitton med fullständiga uppgifter även omantalet transaktioner inte är så stort. ärfallet t, ex. när man handlar med en kundkrets som till största delen är ochkan vara anonym. Frågan om när gemensam verifikation får användas bör enligtmin mening i huvudsak bli en bedömning bransch för bransch. Vid bedömningen fårman då ta hänsyn till de huvudsakliga förhållandena inom branschen, Ilagtexten bör i enlighet härmed föreskrivas att gemensam verifikation fåranvändas för inbetalningarna vid kontant försäljning av varor ochtjänster, om försäljningen sker under sådana förhållanden att enskUdverifikation om varje försäljning inle kan upprättas utan svårighet. Jagbiträder utredningens förslag att den gemensamma verifikationen kan utgöras avkontrollremsa från kassaapparat eller av kassarapport eller av annan handlingsom anger summan av samtliga inbetalningar. I ett större företag, som använderkassaapparater, behöver man alltså inte använda tömningskvitton ellerkontrollremsor som verifikationer utan kan i stället ha kassarapporten somverifikation. Detta medför vidare att om kassarapport upprättas, så behöverkontrollremsan från kassaapparaten inte arkiveras som verifikation. Avpraktiska skäl synes det mig knappast möjligt att, såsom förordats av någonremissinstans, kräva, att bokföringsskyldig, som bedriver detaljhandel ellerliknande verksamhet, alltid skall använda kassaapparat försedd medkontroll-remsa eller liknande anordning och att kontrollremsan skall arkiverasoch utgöra en del av räkenskapsmaterialet. Frågan om vad som för viss branschkan vara den lämpligaste gemensamma verifikationen bör överlämnas åt praxis grandadpå god redovisningssed inom detta område. Av den goda redovisningsseden följerenligt min mening, att kassarapport skall vara undertecknad av den somupprättat rapporten. Underremissbehandlingen har från ett antal remissinstanser framhållits att gemensamverifikation bör få användas även i andra fall än när det är fråga om kontantförsäljning av varor och tjänster. Det framhålls att inom detaljhandelnförekommer att kreditförsäljningar registreras i kassaapparat på liknande sättsom konlanlförsäljningar, I regel avser sådana kreditförsäljningar samma varoroch tjänster som kontantförsäljs, Remissinstansema menar att gemensam verifUcationaUtid bör kunna användas vid masstransaklioner av Ukartad karaktär. Sådanatransaktioner förekommer t. ex. i utbetalningsautomater som börjat användasinom bankväsendet. Något aUegat i vanlig bemärkelse utfärdas där inte för varjetransaktion, som direkt initieras utav kunden, I stället noteras på en gemensamlista, som tas fram då apparaten stäms av, vilka uttag som ägt rum. På dennagemensamma lista finns då uppgifter om t, ex, kunder, belopp och datum. Också isamband med automatisk databehandling är det vanUgt att transaktioner sker utanatt någon grund verifikation föreligger. Enligt remissinstanserna förekommerdetta t, ex, vid avgifts- och räntedebiteringar, automatiska hyresdebiteringar,momsberäkningar m, m. Den gemensamma verifikationen skapas vanligen för summanav sådana transaktioner. Denna verifikation grandbokförs. Som ett annat vanUgtfall nämns att varuleveranser sker mot följesedel tUl ett stort antalkunder, varefter fakturering sker eller annan period, I dessafakturor finns då inte någon specifikation av de dagliga leveranserna. De faktureradekvantiteterna avstäms mot lagerredovisning etc. och sedan kunden betaltfakturan har följesedlama inte längre något egentligt intresse somverifikationsmaterial. Därför blir fakturan den handling som utgör den slutUgaverifikationen beträffande affärshändelsen. I deangivna situationema är läget det att ett flertal transaktioner sammanförtstill en gemensam verifikation. Av denna verifikation eller av handling tUlvilken verifikationen hänvisar kan emellertid utläsas datum för varjetransaktion, vad transaktionen avser, vem motparten är och vilket belopptransaktionen gäller. Alla de uppgifter som bör finnas på en verifikation haralltså av praktiska skäl sammanförts tiU en gemensam handling. Enligt minmening möter det inte några betänkUgheter att tillåta en sådan ordning. Somframgår av exemplen går det knappast att begränsa användningen av gemensamverifikation i angivna fall till likartade affärshändelser under en dag.Även transaktioner , en lämplig faktureringsperiod t,ex,, bör kunna sammanföras till cn gemensam verifikation. Jag återkommer ispecialmotiveringen till hur bestämmelsen härom bör närmare utformas, Föratt fullgöra den löpande bokföringen skall den bokföringsskyldige enligt gäUandelag föra dagbok över rörelsens gång och de övriga handelsböcker som behövs medhänsyn tiU rörelsens omfattning och beskaffenhet. skall vara bundenoch kan bestå av en eller flera böcker. Andra handelsböcker kan bestå av ettbetryggande lösblads-eller kortsystem. Enligt lagen skall bundna handelsböckerha sidorna eller uppslagen numrerade i löpande sifferföljd och bladen får intetas bort ur boken. I bokföringspraxis håller emellertid de bundna böckema påatt försvinna. Denna utveckling beror på att olika genomskrifts- och maskinbokföringsmetoderhar utvecklats. Bundna böcker används sålunda i stor utsträckning bara när detär fråga om kolumndagböcker och kassaböcker. Som utredningen påpekat torde deti dag förhålla sig så att bunden dagbok ofta förs bara för att formelltfullgöra lagens krav. Därvid antecknas andra poster än kassaposter oftasuccessivt i olika kladdar eller joumaler, varefter posterna i sammandrag försin i en bunden dagbok. Vid datorbearbetning framstäUer datom listor över deenskilda postema. Summor av likartade poster förs sedan in i cn bunden dagbok. Jagdelar utredningens uppfattning, som inte mött någon erinran imderremissbehandlingen, att man nu kan undvara detaljerade bestämmelser ombokföringsböcker, sidonumrering o, d, EnUgt min mening räcker det att angevilka aUmänna krav som skall tiUgodoses vid valet av bokföringssystem. Detfår bli en angelägenhet för redovisningspraxis att med anpassning tUl denfortsatta utvecklingen avgöra på vilket sätt dessa krav kan fyllas. Denbokföringsskyldige bör sålunda själv få bestämma, vilken bokföringsmetod hanfinner vara bäst i verksamheten. Jagförordar därför att i lagen upptas en bestämmelse om att bokföringen skaU skei ett ordnat och betryggande system av böcker, kort, lösblad eller andrahjälpmedel. Detta innebär att den löpande bokföringen tiU ingen del behöverske i bundna böcker. SärskUt för mindre rörelser kan det dock vara praktisktatt genom bundna böcker skapa en grandläggande ordning och reda i bokföringen.Vidare kan det för många bokföringsskyldiga vara lämpligt att åtminstone iefterhand binda eller häfta in viktigt bokföringsmaterial för arkivering. Bokföringenskall naturUgtvis ske på ett varaktigt sätt, och det som har bokförts får inteutplånas eller göras oläsligt. Bestämmelser härom bör upptas i lagtexten.Nuvarande krav på att införingar i böcker skall göras med bläck, skrivmaskineller på annat varaktigt sätt behövs enligt min mening inte. Som utredningenföreslagit bör införingama i böcker ske i första,hand i vanlig läsbar form.Något hinder bör emellertid enligt min mening inte möta mot att också olikadatamedia används. Jag återkommer närmare till dessa bestämmelser under avsnitt5,5, Ilikhet med utredningen anser jag vidare att särskUda bestämmelser bör finnas ifråga om rättelser av olika införingar. Hur dessa bestämmelser bör utformasåterkommer jag tUl i specialmotiveringen. Föratt underlätta överblicken över bokföringssystemet skall enligt förslaget vissdokumentation finnas över bokföringsorganisationen och använda hjälpmedel samtöver kontosystemet, om sådan dokumentation behövs. Mångaföretag har en god dokumentation genom kontoplaner och planer överbokföringens organisation, samlingsplaner. Det finns naturligtvis anledning förfler företag att genom sådana beskrivningar öka överblicken över en mångagånger omfattande och komplicerad bokföring. Behov av dokumentation kan finnassåväl när bokföringen sker i traditionella former som när man använder sig avsystem med datorer. Används automatisk databehandling i bokföringssystemetmåste enligt min mening alltid finnas dokumentation rörande denna behandling.Denna dokumentation kan då inbegripa eller samordnas med den allmännadokumentationen över bokföringssystemet. Jag återkommer senare till frågan omdokumentation i samband med automatisk databehandling, I ett utpräglatsmåföretag finns det inte något prak- 11 1975.1 saml Nr 104 tisktbehov av särskilda hjälpmedel för att ÖverbUcka bokföringssystemet. Jagansluter mig därför tUl utredningsförslaget att beskrivning över bokföringensorganisation och uppbyggnad skall göras bara när det behövs för att geöverblick över bokföringssystemet. framhållit bör aU nu avsedd dokumentation också utgöraräkenskapsmaterial och aUtså arkiveras på samma sätt som exempelvis de olikabokföringsböckerna. Jagbilräder utredningens förslag att affärshändelsema skaU bokföras i kronologiskordning post för post. Ordningsföljden mellan posterna bör anslutas tUl verifikalionsnummereller andra identifieringstecken som åsatts verifikationerna. Enligtförslaget får sammansatt post användas i grundbokföringen vid konlanlförsäljningaröver disk, dvs. sådana affärshändelser där gemensam verifikation enligtförslaget är tUlåten, Men också i övrigt får enligt förslaget sammanförd postanvändas för likartade affärshändelser , om det utan svårighet kanklarläggas vad som ingår i en sådan post. Föregen del anser jag alt någon särskild bestämmelse inle behövs om att sammansattpost får användas i de fall då en gemensam verifikation finns. Det får ansesfölja av att lagstiftningen tillåter användandet av endast en verifikation förflera affärshändelser. Emellertid finns det enligt min mening för andra fallbehov av en bestämmelse som möjliggör alt flera verifikationer kan bokföras isammandrag i en post. Som utredningen påpekat kan kollektivposter behöva finnasvid en del system för maskinbokföring. Sådana poster kan också förekomma närman låter fakturor i ordnat skick ersätta reskontrabokföringen men vill haaktuella koUektivkonton för fordringar och skulder. Också vid datorbaseradbokföring finns, som sparbanksföreningen påpekat, behov av att få användasammansatta poster. Enligt min mening bör därför verifikationer, som avserlikartade affärshändelser, få bokföras i sammandrag i en post. Enförutsättning för det måste emellertid vara att det utan svårighet kanklarläggas vilka affärshändelser som ingår i posten. Som utredningen påpekatkan detta krav ofta tiUgodoses mycket enkelt genom att man till vederbörandeverifikationsbunt fogar slagremsan med summering av dé ingående delposterna.Är det fråga om ett stort antal verifikationer bör enUgt min mening slagremsanförses med kompletterande anteckningar som kan identifiera vilka verifikationersom ingår. Enviktig fråga är de kronologiska noteringarna bör göras igrundbokföringen, GäUande lag kräver i princip att affärshändelserna skallinföras . Om en affärshändelse omgående noteras i bok, ökasnaturligtvis bokföringens tillförlitlighet, Utveck- lingeninom redovisningsområdet har emellertid gjort det svårt att kombinera dagUgkronologisk införing med ett praktiskt utnyttjande av hjälpmedel. Kronologinhar därför ofta upprätthållits genom en bokföring i verifikationsnummerföljd.Denna ordning får ses mot bakgrund av att man i bokföringspraxis ansetts harätt att dröja med en notering till dess faktura avsänts eller inkommit. Ocksåvid datorbaserad bokföring har sambandet meUan verifikationsnummer ochbokföringsdatum upprätthålUts. Denna utveckling ligger i linje med alt verifikationemaalltmer trätt i förgrunden som underlag för bokföringen. Ulvecklingen har ocksålett tiU att en dagbokföring i ursprunglig mening ofla förekommer endast ifråga om kassaposter. UppenbarUgenär det så att den av mig förordade fastare verifikationshanteringen ökarmöjligheterna att nu tiUåta en tidsfördröjning i fråga om de kronologiskanoteringarna. Som utredningen framhåUit är en tidsfördröjning också nödvändigför att möjliggöra en ekonomisk datorbearbetning. En rätt att dröja medgrundbokföringen kan vidare vara nödvändig när man anlitar bokföringsbyrå ellerannan hjälp för bokföringsarbetet. Jag biträder därför utredningensuppfattning att krav på daglig bokföring i detta begrepps ursprungligabemärkelse inte längre behöver upprätthållas i lagen med ett undantagbeträffande kassaposter som jag strax skall beröra närmare.