prop · FY03104 · 1975-12-31 00:00:00 — Företagsledningens ansvar för företagetsekonomiska utveckUng bör sålunda exempelvis leda tiU att viktigare avtalssluteller betydelsefullare yttre händelser uppmärksammas och dokumenteras iföretagets handUngar genom anteckningar i protokoll eller på annat sätt, Iparagrafen föreskrivs vidare att ocksä den bokföringsskyldiges tUlskott tilloch uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat skall räknas somaffärshändelser. Att dessa, liksom andra affärshändelser, skall bokförasfortlöpande allteftersom de verkställs framgår av regleringen i 8 §, Slutligenföreskrivs i paragrafen att inför bokslut skall bokföringen tillföras sådanafordrings- och skuldposter som behövs för att bestämma de till räkenskapsårethörande intäkterna och kostnaderna. Som jag framhållit i den allmännamotiveringen är det här fråga om en s, k, periodisering. Bestämmelsen fårstörst betydelse i fråga om t. ex. räntor, hyror, kreditavgifter och olikapremier. Gemensamtför alla de i paragrafen omnämnda händelserna är att det skall finnasverifikation för varje bokföringspost. Detta framgår av 2§. Paragrafen,som har motsvarighet i 6 § utredningens förslag, innehåller bestämmelser omverifikationer. Iförsta stycket slås fast att det skall finnas en verifikation för varjeaffärshändelse. Som verifikation bör därvid i första hand användas vad somhärrör från affärshändelsen. Det kan vara fråga om kvitto, bankbesked ellerpostgirobesked, faktura eller annan liknande handling. Saknas sådana naturligaverifikationer, får särskilda verifikationer framställas internt.Bokföringsorder och liknande verifikationer får i så fall innehålla nödvändigauppgifter om en affärshändelse. Iviss mån kommer naturUgtvis verifikationerna också att utgöra bevis för affärshändelser.Intresset av sådan bevisning får tillgodoses bl, a, vid valet avverifikationer. Som verifikation bör sålunda användas den handUng som mest tillförlitUgtdokumenterar affärshändelsen. För att säkerställa att verifikationerna istörsta utsträckning har ett värde som bevis om affärshändelse föreskrivsuttryckligen i stycket att mottagen handling skall användas som verifikation.Jag vill påpeka att möjlig- hetenatt styrka affärshändelser med verifikationer kan vara begränsade. Utgörs enverifikation inte av en handling, som kommit utifrån eller sänts ut till enaffärskontrahent, har verifikationen naturUgtvis i och för sig mindrebevisvärde. Är verifikationen helt intem, kan den ha visst bevisvärde om denframställts under medverkan av flera av varandra oberoende handläggare. Underremissbehandlingen har påpekats att en mottagen handling kan vara av sådan art,att man inte vill låta den ingå bland verifikationerna utan i stället villförvara den på annat och kanske mer betryggande sätt. Det kan vara fråga omkontrakt, avtal, skuldebrev m. m. Jag har förståelse för den framfördasynpunkten. I stycket föreskrivs därför att om det är påkallat med hänsyn lillarten av den mottagna handlingen, bokföringen får i stället för att grundas pådenna handling grandas på särskilt upprättad hänvisningsverifikation. Somframgår av andra stycket skall i sådant fall uppgift finnas på hänvisningsverifUcationenom var originathandUngen förvaras. Frånnågra håll har under remissbehandlingen anförts att om en grundverifikation, t,ex, en följesedel, på ett betryggande sätt översätts till ett annat dokument,t, ex, en faktura, så bör det senare dokumentet kunna anses utgöra enverifikation i lagens mening. Enligt min mening kan från kontrollsynpunkt iprincip inte tillåtas alt en grundverifikation ersätts med annan handling. Deframställda önskemålen tiUgodoses emellertid i viss mån genom beslämmelsema itredje stycket om gemensam verifikation. Jagvill erinra om att enligt 4 § räknas som affärshändelse också denbokföringsskyldiges tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varoreller annat. Detta innebär att verifikation ocksä skall finnas till sådanatillskott eller uttag. Verifikation måste vidare finnas, såsom påpekas avnågon remissinstans, om varor säljs till delägare i fåmansbolag. Det är idetta fall ett framträdande borgenärsintresse att en sådan försäljning bokförsseparat och att den grundas på särskild verifikation, Iandra stycket föreskrivs vilka uppgifter en verifikation skall innehålla. Föratt tillgodose såväl civUrättsliga kontrollbehov som fiskala intressenföreskrivs att verifikationen på varaktigt sätt skall innehålla uppgifter omnär den upprättats, när affärshändelsen inträffat, vad affärshändelsen avser,vilket belopp den gäller samt vilken motpart affärshändelsen rör. Dessauppgifter bör finnas på en utifrån kommande verifikation redan då den kommerföretaget tillhanda. De föreskrivna uppgifterna skall alltså i flertalet fallinte åsättas verifikationerna av den bokföringsskyldige själv. Underremissbehandlingen har väckts fräga om att verifikationen skall innehållaorganisationsnummer för juridisk person samt personnummer för fysisk person.Jag har funnit att det knappast är praktiskt möjligt att införa en sådanbestämmelse. Jagvill påpeka att uppgift om vad affärshändelsen avser kan lämnas genomhänvisning till annan handling som redan innehåller denna uppgift. I kvittokan således hänvisas till faktura eller i faktura tiU följesedel. En sådanhandling blir då en del av verifikationen och därmed också räkenskapsmaterial. Enligtstycket skall vidare i förekommande fall lämnas hänvisning i verifikationentill eventuell bakomliggande skriftväxling e. d. Uppgift skall sålunda lämnasom sådana handlingar, offert, avtal eller faktura, som legat till grund föraffärshändelsen. Med hänsyn till den enligt första stycket nämnda möjlighetenatt granda bokföringen på särskild hänvisningsverifikation, föreskrivsslutligen i stycket att i förekommande fall uppgift också skall finnas om varoriginalhandling förvaras. Tredjestycket föreskriver undantag från kravet på verifikation för varje enskildaffärshändelse. Jag har i den aUmänna motiveringen, avsnitt 5.3.1, föreslagitatt gemensam verifikation skall få användas dels vid kontantförsäljning överdisk och dels för Ukartade affärshändelser i andra faU, Ienlighet med mina tidigare överväganden föreskrivs sålunda i stycket attgemensam verifikation får användas för Ukartade affärshändelser, omverifikationen innehåller eller också hänvisar till andra bevarade uppgifterenligt andra stycket i fråga om de affärshändelser verifikationen omfatiar.Bestämmelsen får stor betydelse inte minst i fråga om s. k. masstransaktionersom förekommer i samband med framför allt automatisk databehandling. Detfordras inte att de affärshändelser som omfattas av gemensam verifikation skaUha inträffat . Ifråga om kontantförsäljning över disk föreskrivs i stycket att gemensamverifikation får användas, om försäljningen sker under sådana förhållanden atten enskUd verifikation med uppgifter enUgt andra stycket inte kan upprättasutan svårighet för varje affärshändelse. De inbetalningar som omfattas av dengemensamma verifikationen skall emellertid ha inträffat under en och ,I detta fall kan den gemensamma verifikationen utgöras av kontrollremsa frånkassaapparat, kassarapport eller annan handling som anger summan av erhåUna betalningar. Jaghar i den aUmänna motiveringen anfört att frågan om när gemensam verifikation färanvändas vid kontantförsäljning över disk får bli en bedömning bransch förbransch, EnUgt min mening torde grossistförelag i allmänhet inte kunna fååberopa undantagsbestämmelsen för sin direktförsäljning. Vid sådan försäljningtorde man ha anledning alt identifiera varje kund och hans inköp. Förenklingarkan i grossist-förelagen sökas efter den linjen att man användersystematiserade kodbeteckningar för kunder och varor. Fullständiga kvitton börvidare fordras exempelvis för bilförsäljning, försäljning av dyrbararepälsverk m. m. Ifjärde stycket ges bestämmelser om hur verifikationerna skall registreras ochsystematiseras som ett led i själva bokföringsarbetet. 1 saml Nr 104 Räkenskapsmaterialetsskiftande volym och andra förhållanden gör det lämpligt att man inte alltförhårt binder de bokföringsskyldiga till visst system för identifiering ochsystematisering av verifikationerna, I stycket anges i enlighet härmed heltallmänt målsättningen för en god verifikationsordning. Bestämmelsen tar fastapå att verifikationerna skall vara ordnade så att sambandet mellan verifikationoch bokförd post utan svårighet kan fastställas. En betryggande och överskådligförvaring med detta syfte kan bygga på en enda verifikationsnummerserie ellerskilda serier för olika slag av verifikationer. Också buntindelningar och andrasystematiseringar kan användas, om det eftersträvade sambandet mellanverifikationer och noteringar upprätthålls. Om tillfredsstäUande identifieringkan ske med andra hjälpmedel än numrering, bör det också enligt min meningkunna accepteras. Om kontoplan används i rörelsen, bör verifikationen varaförsedd med uppgift om på vilka konton bokföring av verifikationen skett, IenUghet med det anförda föreskrivs i fjärde stycket att verifikationerna skallvara försedda med verifikationsnummer eller andra identifieringstecken och iövrigt erforderliga uppgifler så att sambandet mellan verifikation och bokfördpost utan svårighet kan fastställas. Jagvill i detta sammanhang framhålla att en god ordning för att klargöra sambandetmellan verifikation och bokförd post är att utgående fakturor etc, i rörelsenär försedda med i förväg tryckta nummer, I8 § andra stycket öppnas vissa möjUgheter till en något fördröjd gmndbokföring.Däremot bör det enligt min mening inte vara tillåtet att dröja med att ordnaverifikationerna. Verifikationerna bör ständigt finnas ordnade på så sätt atten omedelbar bokföring kan ske, I stycket föreskrivs därför att bäde före ochefter bokföring skall verifikationerna förvaras ordnade på betryggande ochöverskådligt sätt, I bestämmelsen ligger också att verifikationsordningen intei efterhand får brytas. Deuppgifter som framgår av och åsätts verifikationerna skall finnas på varaktigtsätt. Uppgifterna får inte utplånas eller göras oläsliga. För verifikationersom förts in i bokföringssystemet, vanligen i och med att de försetts medverifikationsnummer, och därmed utgör räkenskapsmaterial gäller i sak sammaförhållande som i fråga om bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial, jfr6 § första stycket. Behöverrättelse göras i verifikation, som redan förts in i bokföringssystemet, börändringen ske pä sådant sätt att den ursprungliga uppgiften klart framgår.Verifikationen kan också ersättas med en ny. I så fall måste det emellertidsäkerställas genom anteckning på den tidigare verifikationen eller på annatsätt att man vid granskning utan svårighet kan få kännedom om utbytet. Utbyteav verifikation i samband med rättelse torde i praktiken höra till undantagen.Beträffande leverantörsfaktura genomförs ändring i stället med hjälp avkreditnota ochi övrigt med bokföringsorder som korrigerar tidigare bokförd post. I enlighetmed det anförda anges i sista punkten i fjärde stycket att om rättelse sker iverifikationen, så skall det anges när rättelsen skett och vem som företagitden. Tillfrägan om verifikationens form återkommer jag vid 10 §, Paragrafen,som har motsvarighet i 7 § utredningens förslag, innehåller bestämmelser om införingi bokföringsböcker, Iförsta stycket las upp den grundläggande bestämmelsen att bokföring skall skepå varaktigt sätt i ett ordnat och betryggande system av böcker, kort, lösbladeller andra hjälpmedel. Bestämmelsen, som sålunda inte reser krav på bundnadagböcker, har motiverats i avsnitt 5.3.2. Föratt de föreslagna reglerna om arkivering, 22 §, inte skall bli illusoriska,måste givetvis bokföringsböckerna vara läsbara åtminstone under hela arkiveringstiden.Vissa krav pä ljusbeständighet och rader-fasthet måste därför uppfyllas, Idessa hänseenden torde författningsföreskrifter rörande offentliga handUngarkunna vara vägledande för de bokföringsskyldiga. Några särskilda bestämmelser iämnet behöver knappast införas i bokföringslagen. Somnämnts vid 5 § föreskrivs vidare i stycket att vad som bokförts inte fårutplånas eller göras oläsligt. Andrastycket innehåller bestämmelser om rättelse, I likhet med vad som föreskrivs ifråga om verifikationer skall vid rättelse av felförd post anges när rättelsenskett och vem som företagit den. Om rättelse sker genom särskild rättelsepost,skall enligt stycket verifikation upprättas om rättelsen. Om rättelse skergenom rättelsepost, måste krävas att man vid granskning av den tidigarebokförda posten kan få reda pä rättelsen och detta utan svårighet. Vanligen kandet kravet lätt uppfyllas genom anteckning på den tidigare verifikationen.Emellertid kan det i vissa fall vara opraktiskt att göra sådana anteckningar,exempelvis när man har ett omfattande verifikationsmaterial. Upplysning omrättelsen måste då ske på annat sätt. I så faU kan uppgifter om verkställdarättelser lämnas genom särskild förteckning. Som ett normalt inslag i datorbaseraderedovisningssystem, förekommer s, k, feUistor, I stycket upptas en bestämmelseutformad i enlighet med det anförda, Ianslutning till frågan om rättelse vUl jag i korthet beröra frågan om när enbokföring kan sägas vara definitiv. Det förekommer i viss utsträckning atten bokföringsskyldig för olika former av kladdar från vilka uppgifterna, mer eUermindre oförändrade, förs över till de egentiiga bokföringsböckerna. Krav stäUsnu inte längre pä bundna böcker och utrymmet blir då naturligtvis mindre fördet nämnda förfarandet. Varje ordnad anteckning, som avser rörelsens ekonomi,skall enligtmin mening i princip uppfattas som räkenskapsmaterial, om inte anteckningen vidtiUkomsten eller omständigheterna vid denna klart ger vid handen attanteckningen inte tillkommit i bokföringssyfte. Anteckningar o, d, som en gånggått in i bokföringsmaterialet, kan naturligtvis inte ändras utan att mananvänder de former för rättelse som lagen anvisar. TiUfrågan om i vilken form bokföringen kan föreUgga återkommer jag vid 10 §, Iparagrafen, vars bestämmelser hämtats från 7 och 23 §§ i utredningens förslag,ges föreskrifter om viss dokumentation tUl belysning av bokföringssystemet.Bestämmelserna har kommenterats i den allmänna motiveringen, avsnitt 5,3.2 och5,5, Används automatiskdatabehandling bör beskrivningar, instruktioner och andra handlingar som geruppgifter om behandlingssystemet, systemdokumentation, sammanställas och bevaras.Jag anser det inte lämpligt att i lagen föreskriva vad dokumentationen skall innehåUa,Som jag nämnt i den allmänna motiveringen anser jag att närmare vägledning vidbehov skall kunna lämnas genom anvisningar. Dessa anvisningar kan då varierasnågot för skilda syslem och också anpassas efter utvecklingen pådokumentationens område. Det i avsnitt 5,7 nämnda expertorganet bör kunnautfärda anvisningar. Enligtförsta stycket skall, om det behövs för att ge överblick över tillämpatbokföringssystem, upprättas beskrivning över bokföringens organisation ochuppbyggnad, över använda hjälpmedel och hur dessa fungerar samt överbokföringens konton och deras användning. Enligtbestämmelsen behöver särskilda beskrivningar inte upprättas i alla företag. Framförallt de mindre företagen med enkla bokförings-förhållanden torde oftast kunnaunderlåta att göra upp någon särskild beskrivning. Andrastycket innehåller vissa bestämmelser för det fall att automatisk databehandUnganvänds i bokföringen. Föratt man utan svårighet i efterhand skaU kunna följa och kontrollera bäde deenskilda posternas behandling och företagna bearbetningar inom systemetföreskrivs i andra stycket att beskrivning enligt första stycket skallkompletteras med systemdokumentation och behandlingshistorik i den mån detbehövs. Bestämmelsen innebär att det räkenskapsmaterial som ingår i den s. k. verifieringskedjani vissa fall kan behöva kompletteras med ytterligare systemdokumentation ochäven behandlingshistorik. Detär inte lämpUgt att precisera hur den dokumentation, som utgörs av verifieringskedjanoch systemdokumentationen, exakt bör läggas upp. Följandeexempel har nämnts av utredningen beträffande avsnitt som bör ingå idokumentationen. Avsnittetför systembeskrivning bör enligt utredningen ge en allmän översikt av denadministrativa verksamheten vid systemets användning samt av ingåendearbetsmoment och hur dessa utförs. Beskrivningen ges i verbal form och görsinte specieUt fackinriktad. Ofta bör den kompletteras av grafiskabeskrivningar. Isystembeskrivningen bör ingå bl. a. dokument som ger översikt över ochförtecknar olika till systemet hörande operationer jämte uppgifter omförekommande operationsbeskrivningar. Särskildadokument bör ange de allmänna förutsättningarna för systemet och de mål somman vill förverkliga med detta. Enuppbyggnads- och funktionsbeskrivning bör aUmänt redovisa bl. a. hur systemetär uppbyggt och fungerar, hur ansvarsfördelningen är utformad, hur olikabeslutsfunktioner fördelats och hur sambandet inom systemet och med annanverksamhet upprätthåUs. Indata,lagrade data och utdata beskrivs översiktligt i särskilda dokument. Enresursbeskrivning ger översUct över bl. a, behov och tUlgång till resurser avarbetskraft och maskiner jämte uppgifter om bearbetningsvolymer samt omtidsåtgång och tidskrav. Tillsyslembeskrivningen hör enligt ulredningen också översiktiiga dokument omkontroll- och säkerhetsfrågor i anslutning till systemet. Föregen del har jag intet att erinra mot att systemdokumentationen byggs upp på ihuvudsak det sätt utredningen har angett. Efterdenna redovisning av exempel på systemdokumentation går jag över tillbehandlingshistoriken. Meddet i förevarande stycke använda uttrycket behandlingshistorik som motsvarardet av utredningen använda uttrycket behandUngs-dokumentation avses uppgifterom genomförda bearbetningar. På datorenheter torde regelmässigt föras journalermed anteckningar om körningar och när dessa utförts, om använda indata,register och program, om vem som utfört körningen samt om avbrott, störningaro, d, vid körningarna. De flesta moderna maskiner brukar ha en automatisk loggsom skriver ut uppgifter om körningens förlopp och om ingrepp som gjorts frånmaskinens tangentutrustning. Finns inte sådan automatisk utrustning, måstenoggranna journalanteckningar föras om körningarna och sådana ingrepp, Itredje stycket föreskrivs alt beskrivning och dokumentation som avses i förstaoch andra styckena skall vara räkenskapsmaterial. Materialet skall alltsåarkiveras enligt 22 §. Jagvill i detta sammanhang påpeka att företag, som anUtar serviceföretag för databehandUngen,i dokumentationen givetvis skall ta in handlingar som klargör relationerna tillserviceföretaget. andrahandlingar bör utvisa arbets- och ansvarsfördelningen mellan avtalsparterna,frågor om rätl till disposition av register och annat material jämte andraförhållanden av betydelse för ett säkert behandlingssystem. Frågor om huravtalsförhållandet är utformat kan få betydelse bl. a. när det gäller attavgöra om ett företag bör ges rätt att använda räkenskapsmaterial i endastmaskinläsbar form, jfr 10 §. Jag vill påpeka all, även om serviceföretag eUerdalabyrå äger de program som styr databehandlingen, den bokföringsskyldige haransvaret för att det företag han anlitar handhar dokumentationen i enlighet medlagens föreskrifter, Paragrafen,som har sin motsvarighet i 8 och 11 §§ i utredningens förslag, innehåller bestämmelserom grundbokföring. Bestämmelserna har motiverats i avsnitt 5.3,3 och 5,3,5, Iförsta stycket föreskrivs sålunda att affärshändelserna skall bokföras ikronologisk ordning post för post efter verifikationsnummer eller andraidentifieringstecken som åsatts verifikationerna. Om det utan svårighet kanklargöras vilka affärshändelser som ingår, får verifikationer som avserlikartade affärshändelser bokföras i sammandrag i en post, I anledning avpåpekande under remissbehandUngen vill jag nämna att uttrycket likartadeaffärshändelser måste tolkas förhållandevis restriktivt. Sålunda kan t, ex,betalning av inköpsfaktura, bankinsättning och skatteinbetalning inte tas upp ien sammandragen post. Andrastycket anger när bokföring skall ske. Kassabokföringen, kontanta in- ochutbetalningar, skall enligt stycket bokföras senast påföljande arbetsdag, Memorialposter,dvs, övriga betalningar än kontanta samt andra affärshändelser däriblandfordringar och skulder, skaU enligt stycket bokföras så snart det kan ske.Beträffande fordringar och skulder gäller att de skall bokföras så snart detkan ske sedan faktura utfärdades resp. mottogs eller sådan bort föreligga enliglgod affärssed. Iparagrafen, som har motsvarighet i 9 och 10 §§ utredningens förslag, gesbestämmelser om huvudbokföring. Också dessa bestämmelser har utförligtkommenterats i den allmänna motiveringen, avsnitt 5,3,4. Jag hänvisar till vadjag där anfört. Förstastycket innebär att huvudbokföring, den systematiska bokföring som skall geöverblick över verksamhetens gång och dess resultat och ställning, inte behöverutgöra ett självständigt inslag i bokföringsarbetet. Vid enklare förhållandenkan den kronologiska och systematiska bokföringen ske genomanvändning av kolumndagbok. Med ett begränsat antal bokföringsposter kan denkronologiska boken sålunda tjänstgöra som huvudbok, om man utrymmesmässigtklarar sig med en bok. En fristående huvudbokföring blir däremot ak- a. då man, trots atl kolumndagbok används, behöver föra en kompletterandehuvudbok för diverse konton, dvs. konton som behövs vid sidan av de konton somhar särskilda kolumner. I andra fall kan en fullständig åtskillnad meUankronologisk och systematisk bokföring vara lämplig. Vid maskinbokföring ellerdatorbaserad bokföring kan en och samma notering eller registrering ge bådegrundbokföring och huvudbokföring. Förutompä grund av de variationer, som följer av olikheterna i teknik förbokföringsarbetet, kommer naturligtvis den systematiska bokföringen att skiftaefter företagens storlek och förhållanden i övrigt. För mindre företag kanoftast en tillfredsstäUande överblick erhåUas utan någon långtgåendesystematisk uppdelning. För större företag kan ledningen däremot ofta inte fägrepp om de ekonomiska förhåUandena och styra företaget utan rapporter från en kvaUficeradoch omfattande systematisk bokföring. Andrastycket innehåller beslämmelser om sidoordnad redovisning. Sådan redovisning ärinte obligatorisk. Tredjestycket upptar bestämmelse om att huvudbokföringen skall hållas aktuell ochavstämd mot grundbokföringen. Rörelsens förhållanden får bli avgörande för detidskrav som bör iakttas i dessa hänseenden, Idenna paragraf, vars innehåll med vissa jämkningar hämtats frän 6, 7 och 22 §§i utredningens förslag, ges bestämmelser om de former i vilkaräkenskapsmaterialet kan föreligga, Iförsta stycket föreskrivs till en början att verifikationer, bokföringsböckeroch annat räkenskapsmaterial kan föreligga i vanlig läsbar form. Detta innebäratt man skall använda vanligt format för ifrågavarande handling och altbokstäver, siffror och andra vanliga tecken skall brukas. Handlingarna skallalltså kunna läsas och förstås. Detta hindrar emellertid inte attenklare koder för kunder, varuslag o. d. i bokstäver, siffror och andrakonventionella tecken delvis används. Uppgifter i handlingen eller i enständigt tiUgängUg kodnyckel måste emellertid dä säkerställa att innehållet ihandlingen kan klarläggas. Hur det läsbara materialetframställs saknar betydelse. Det kan vara skrivet för hand eller medskrivmaskin. Det kan utgöras av tecken som i vanlig läsbar form kompletterarett hålkort med uppgifter om vad som stansats på kortet. Det kan också röra sigom text från en dators radskrivare. Istycket (punkterna 2 och 3) föreskrivs vidare att räkenskapsmaterialet kanutgöras av olika datamedia. Bestämmelsema härom har jag utförligt kommenterati den allmänna motiveringen, avsnitt 5,5, Med de begränsningar som följer avbestämmelserna i andra och tredje stycke-