bet · FX01KU22 · 1974-12-31 00:00:00 — , som har en mycket större procent hemliga nyhetsbetonade och allmänintressanta handlingar i en betydligt mer omfattande korrespondens än övriga departement, skulle givetvis bli föremål för samma intensiva bevakning. skulle denna bli bredare eftersom inte bara pressen utan också oppositionspartier, andra politiska intresseriktningar och privatpersoner skulle för att finna något för deras aktioner eller strävanden matnyttigt begagna möjligheterna till löpande granskning av korrespondens. Denna kontinuerliga bevakning skulle utsätta i förstahand arkivet men i andra hand hela departementet och slutligen även utlandsmyndig heterna för en mycket hård press, och intensiva diskussioner få föras om den ena eller andra handlingen var hemlig eller inte, och borde diarieföras här eller där. För arkivets del skulle en sådan utveckling rimligen föramed sig ett ökat behov av både rum och personal. Den dubbla diarieföringen skulle genast motsvaras av dubbladossier och handläggarna på departementets olika enheter skulle få svårare attläsa in och följa ärendena. Olägenheternaskulle emellertid på inget vis stanna här. I många fall skulle frågan om ettärende var hemligt eller inte behöva föras upp tUl avdelningschefer eller äventUl kabinettssekreterare. Handlingarnas registrering och gång genomdepartementet skulle förhindras. Allt detta skulle ske under tryck avjournalister och andra, som gick omkring i huset och kritiserade hurdepartementets tjänstemän kunde förhala en så utomordentligt enkel fråga somatt lämna ut en viss handling till dem. Om man tänker sig in i vilka följderdenna bevakning skulle få särskUt i ett krisläge skulle det vara svårt attkomma ifrån att den skulle vara en allvarlig belastning för en personal somredan den förutan hade händerna fulla. En mängdbekymmer skulle uppstå även hos utlandsmyndigheterna eftersom de storatidningarna genom sina utlandskorrespondenter kunde bevaka även deraskorrespondens. Möjligheterna till att olika beslut fattades rörande sammahandling i någon utlandsrepresentation och i departementet kan inte förbises.Det skulle givetvis genast spelas ut tUl förvaltningens skada. Över huvudskulle detta ökade tryck leda till att det blev svårare att uppehåUasekretessen. En sådan utveckling skulle menligt inverka på den politiskarapporteringen från utlandsrepresentationerna. Ambassadörerna skulle tenderaatt ta upp viktiga men känsliga frågor i privatbrev eller telefonsamtal; dettaskulle i sin tur medföra först osäkerhet och om någon tid bristandedokumentation - skulle måhända grunderna bakom ett centraltavgörande i brist på papper ej kunna rekonstrueras. Men den allraallvariigaste olägenheten skuUe troligen bli följande. Man får betänka attövriga länder som ju ej alls har någon med den svenska jämförligtryckfrihetslagstiftning skulle ha svårt finna det rimligt med denna publikatillgäng till den aktueUa registreringen för korrespondensen i utrikes ärenden.Ministrar och utlandskorrespondenter i skulle rapportera hem att nuhade diarieföringen i det svenska ändrats och kundeenvar gå upp dit och se vad de sista skrivelserna handlade om. Uppdelningen medöppna och hemliga diarier skulle knappast slå igenom utan själva ändringen ipraxis, själva nyheten att nu denna möjlighet tUl bevakning av utrikesförvaltningenskorrespondens hade skapats, skulle vara de moment som fäste sig i minnet. Mankan inte komma ifrån att den svenska utrikesförvaltninges anseende förpålitlighet och tystlåtenhet härigenom skulle raseras. Beskickningarnautomlands skulle få färre och sämre informationer och över huvudutrikesförvaltningens verksamhet allvarligt försvåras. De utomordentligtallvarliga konsekvenser detta skulle få redan under lugna förhållanden ochframför allt givetvis i skärpta lägen eller kriser för ulrikesledningens ochregeringens tillgäng till informationer för bedömning av hållningunderströks med allt eftertryck från ambassadörer på framskjutna poster, närdåvarande kabinettssekreteraren 1967 begärde deras yttrande över den förslag, enligt vilket utrikesförvaltningenskorrespondens skulle förklaras vara principiellt öppen. återgivna grunder förbibehållande av det nuvarande systemet har enligt vad Carigren och rättschefenvid departementet . uppgivit vid samtal med tjänstemän påutskottets kansli fortfarande samma giltighet. Särskilt rörande diarieföringen av vissa inför utskottet idetta hänseende aktualiserade ärenden I artiklar i tidningenExpressen gjordes gällande bl. a. att viss korrespondens mellanförre generaldirektören och statsrådet m. fl. I anledning av artiklarna företog upplysningstjänstpå anmodan av riksdagsledamoten en undersökning om diarieföringskett i respektive departement av de i artiklarna angivna skrivelserna.Undersökningen gav följande resultat. Diarieföring i hade inte skett av enskrivelse frän BertU tiU . 1 vägen ur arbétsmarknadssynpunkt (beredskapsarbete) 2 undersökning iett från Grunnar Sträng emanerande ärende 3 åtgärder föratt förhindra en ytterligare ökning av arbetslösheten. Skrivelsen bifogas sombilaga 1 tiU denna PM. På förfrågan från upplysiungstjänsten uppgavs fråndepartementets registratorsexpedition att skrivelser av här avsedd karaktär -kortare meddelanden stäUda personUgen tiU oUka befattningshavare vid departementet- som regel inte diariefördes. Tillförordnade expeditionschefen sig inte finna anledning att i departementets diarium anteckna denna typav skrivelser, "som ej direkt berörde departementetsverksamhetsområde" och som var "riktade som personliga meddelandentill , visserUgen i hans egenskap av finansminister". kunde inte heUer "deducera fram något ärende som vore attdirekt hänföra tiU verksamhetsområde". Vidare hade en skrivelse dagtecknad den 11 november 1971från BertU till rörande investeringsfonder för SvenskaFläktfabrikens utvidgningsplaner inte diarieförts i finansdepartementet.Däremot fanns i diariet antecknat att med eget yttrandeden (undertecknat av bl. a. ) tillfinansdepartementet hade översänt Fläktfabrikens framställning ominvesteringsfonder. Förstnämnda skrivelse fogas tiU denna PM som bilaga 2. Förevarande ärende är även föremål för JO:s prövning. Iyttrande tUl JO har dåvarande expeditionschefen i NilsFjellander anfört följande: Beträffande diarieföringen ifinansdepartementet må allmänt sett nämnas att departementet tillämpar deriktlinjer som finns angivna i statsrådsberedningens promemoria av december1969. Detta innebär bl. a. att vissa grupper av enkla handUngar som inkommertill departementet och som måste anses vara aUmänna handlingar inte blirdiarieförda. Dit hör bl. a. missivskrivelser i anslutning till besvär,framställningar eller ansökningar hos Kungl. Maj:t, vilka läggs till huvudaktensom diarieförs, samt kopior av skrivelser eUer yttranden till andra departement än . Sistnämndaförhållande går tillbaka på huvudregeln, att en handhng som inges i fleraexemplar till olika departement endast diarieförs i det departement dithandUngen enligt gällande departementsstadga hör. Vad nu sagts har t. f. expeditionschefen befattningshavaren på registratorsexpeditionen åsyftat vid sina samtal medtjänstemannen hos . Vad beträffar de två specieUa skrivelser som angetts iupplysningstjänstens promemoria har finansministern förklarat, att hanbetraktar dem som enskilda handUngar. De har därför aldrig kommit under någonbefattningshavares handläggning för prö-vning i fråga om diarieföring. Följande skrivelser frånBertil berörande verksamhetsområde har intediarieförts: en skrivelse frän till dåvarandeinrikesministern angående ändring avarbetsmarknadskungörelsen D:o den 17december 1971 (bilaga 3 tUl denna PM) en skrivelse från departementsrådetArne till rörande förhandUngar om löner m. m. förpersoner som anvisats statligt arkivarbete eUer musikerhjälp. På upplysningstjänstens förfrågan uppgavs beträffandesistnämnda skrivelse att från departementet utgående skrivelser i regel intediarieförs såvida inte skrivelserna hänför sig tiU departementsärenden somredan åsatts diarienummer. I yttrande tUl JO rörande diarieföringi anförde expeditionschefen följande: De i statsrådsberedningenspromemoria av angivna riktUnjerna för diarieföring behandlardiarieföringen av tUl ett departement inkommande handlingar. Iinrikesdepartementet tUlämpas vid diarieföringen de riktlinjer, som anges ipromemorian. I diariet införes vidare som inkommen handUng inominrikesdepartementet upprättade promemorior, vilka ingå i departementets serieöver stencUerade promemorior (Ds In). Från myndigheter tiU departementetåterställda delningsexemplar i korrektur eller motsvarande tUl propositioner,kungörelser, regleringsbrev m. m. diarieföres inte, eftersom de inte är atthänföra till allmänna handUngar. Några av statsrådsberedningen utfärdade föreskrifter omsärskild diarieföring av från departementet utgående handlingar finns inte. Somen form av diarium för utgående skrivelser/expeditioner måste dock den iinrikesdepartementet Ukaväl som i andra departement förda expeditionslistanbetecknas. Denna lista upptar alla i konselj eUer regeringssammanträdeavgjorda ärenden, som sålunda föranleder en utgående expedition. Vad beträffar den i promemorian från riksdagensupplysningstjänst ang'vna skrivelsen från departementsrådet tillgeneraldirektören innehåller densamma endast en upplysning om attvisst ärende för övrigt av brådskande natur kommer att anmälas i konseljävensom vissa informationer i anslutning därtiU. Enligt utbUdad praxis, som förövrigt inte strider mot statsrådsberedningens riktlinjer för diarieföring,diarieförs inte skrivelser av detta slag. Vad angår de i nyssnämnda promemoria upptagna skrivelsernafrån generaldirektören tUl inrikesminister måföljande anföras. Skrivelserna utgöras av följeskrivelser i samband med 17 1974.4 saml. återställande av korrektur till ändringar iarbetsmarknadskungörelsen, vilka tidigare översänts tiU för synpunkteroch granskning. Handlingar av detta slag är inte att anse som aUmännahandlingar och skall alltså ej diarieföras (se JO:s ämbetsberättelse 1964 s.444 och 1966 s. 371 samt SOU 1966:60 s. 139, och SOU 1966:61 s. 27 f). I sammanhangetkan tiUäggas att återkomna delningskorrektur av nu nämnt slag eiUigt gäUandearkiveringsföreskrifter för mrikesdepartementet förstörs när de inte längrebehövs för det fortlöpande arbetet. I C. Sluriigen har en skrivelse(bilaga 4) från BertU tiU statssekreteraren ,statsrådsberedningen, om utnyttjande medel och reservmedel förberedskapsarbeten inte diarieförts. Motiven härför uppgavs vara att istatsrådsberedningens diarium endast införs korrespondens med statsministernoch statsrådsberedningen i denna dess egenskap medan korrespondens med deenskilda befattningshavarna vid statsrådsberedningen förvaras avbefattningshavaren personligen. hade sina handUngar ordnade ipärmar, uppställda efter ett alfabetiskt slagordssystem. ifrågavarndeskrivelse återfanns under "ankommande post". I en artikel i den 22 november 1973debatterade medarbetare -vid och tiUämpning i industridepartementet mot bakgrund avindustridepartementets medverkan i två stora affärer; dels som köpare av 50procent av aktierna i textilföretaget dels i :s köp avGullhögens bruk. och begärde också i skrivelse den 12november 1973 JO:s prövning av diarieföringen i industridepartementet motbakgrund av ifrågavarande två affärer. I yttrande till JO, inkommet dit ,anförde expeditionschefen i industridepartementet , att tillsynenöver diarieföringen åvilade expeditionschefen, att för verksamheten gälldestatsrådsberedningens anvisningar samt att kompletterandeföreskrifter angående departementets arbetsrutiner utfärdats . Svahnanförde vidare följande: Alla försändelser som äradresserade tUl departementet öppnas av registrator och diarieförs i ettsammanhang under beaktande av vad statsrådsberedningen anfört i sin promemoriaunder rubriken Tveksammafall underställs mig. Försändelser som är adresserade tUl befattningshavarepersonligen på sä sätt att vederbörandes namn nämns först i adressangivelsenöverlämnas till berörd tjänsteman. Det åligger därefter vederbörande attöverlämna handling som skall diarieföras tiU registratorn. Vid internationella sekretariatet förs särskildförteckning över inkomna handUngar. TiU industriministern personligen ställda handUngarredovisas i en särskild förteckning, vilken upprättas av hans sekreterare.Förteckningen innehåller de uppgifter som enligt statsrådsberedningenspromemoria bör framgå av ett diarium. När handUngarna kan hänföras tiU visstärende eller när annars anledning förekommer registreras handlingarna i detallmänna diariet. Ansvaret härför åvUar socionomen . Under innevarande höst förekom ipressen uppgifter om att diarieföring av vissa handingar inte skett ivederbörlig ordning i ett par departement. Även om jag inte haft anledningmisstänka att något Uknande förekommit inom industridepartementet begagnade jagtiUfäUet i samband med genomgång av enhetemas ärendebalanser den 13 septemberatt erinra enhetscheferna och närvarande handläggare om vikten av attbestämmelserna om offentUghet, sekretess och diarieföring iakttas. Motbakgrunden av att många nyanställts i departementet sedan statsrådsberedningenspromemoria upprättades, tUlställde jag vidare samtligaenhetschefer och handläggare ett exemplar av promemorian. och påstående att s. k. selektivdiarieföring är praxis inom departementet saknar grund. Jag vUl särskiltframhålla att registrator fullgör sin uppgift med den största noggrannhet. Vad gäUer de händelser som avses i och viU jag nämna följande. Jag har inte tagit någon aktiv del i förhandUngarna med ABEiser och Euroc. Kontakterna med företagen har frän departementets sidaskötts av civilekonomen och . Endast dessa båda harhaft fuU insikt i aUa detaljer. Industriministern har kontinuerligt informeratsunder fÖrhandUngarnas gäng. Vissa frågor angående den tekniska utformningen avavtalen har diskuterats med mig. och besök i industridepartementet ägderum . Jag deltog denna dag i sammanträde med organisationskommitténför geologiska undersökning, när jag kallades tiU mitt tjänsterum förkonsultation beträffande en sekretessfråga. Jag sammanträffade på rummet medHammarstedt samt och . Denfråga som riktades tUl mig närmast av Hammarstedt, gäUde spörsmålet humvidaHallgren och ägde rätt att ta del av promemorior och andra Uknandehandlingar som upprättats under förhandlingarnas gång. Då jag misstänkte attfrågan hade sin grund i okunnighet frän och sida redogjordejag för innehäUet i 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen och m. fl.grundlagskommentar till stadgandet. och tUlfrågade därefter Sundbergoch Hammarstedt om det inte i något av ärendena förekommit korrespondens mellandepartementet och företagen. Båda förklarade att såvitt de kunde erinra sigskriftväxling -inte förekommit; förhandlingarna hade förts muntligen. Sundbergreserverade sig för att det kunde ha förekommit något brev med bekräftelse omtid för sammanträde eller Uknande. och förklarade därefteratt det under dessa förhållanden "inte fanns något att göra". Minuppfattning var att de, i den mån de svävat i ovisshet, bUvit övertygade om atthandUngsoffentligheten inte gäUer arbetspromemorior o. dyl. och att de godtogbeskedet att handUngar av betydelse i sak inte getts in tiU departementet. Jaghar självfallet aldrig hävdat att handUngar som enskilt företag gett m tiUdepartementet är arbetsmaterial, som är undandraget offentUgheten. Om jag känttiU att handlingar av detta slag kommit in skuUe jag ha gett orderom diarieföring. Någon framstäUning som fordrade ett formeUt beslut gjordesinte i min närvaro. Diskussionen varade uppskattningsvis . överenskom och jag att vi vidtUlfäUe skulle gå igenom handUngarna i Euroc-ärendet. Han hade vid genomgång avhandlingarna i detta ärende konstaterat att det fanns två brev som bortdiarieföras. har förklarat att dessa glömts bort i ett intensivt skede av förhandUngarna då all koncentration var inriktadpå att ta fram internt arbetsmaterial. I Eiser-ärendet fanns utom avtalet baraarbetsmaterial. Genomgången av handlingarna i Euroc-ärendet inför mig ägderum . Då fått förhinder deltog frän enhetendepartementssekreteraren . Vad nämnt om inkomna brevbekräftades. Jag gav order att handlingarna skuUe diarieföras. Sannolikt upplyste mig kanslirådet attdet även i Eiser-ärendet getts in en handling, vilken inte blivit diarieförd. Hanssonhade sett till att den registrerats. Handlingen är en fotostatkopia av"Beräknad koncernbalans-räkning för AB Eiser med helägda dotterbolag"jämte därtiU fogade bilagor. HandUngarna har enligt vad Hammarstedt upplystutan missiv-skrivelse överlämnats till honom från företagets sida vid en av deförsta förhandlingskontakterna. Hammarstedt har med hänsyn tUl att fråga var omett utkast till koncernbalansräkning, som skuUe bli offentlig,betraktat handlingen som arbetsmaterial. All berörd personal har ånyo informeratsom gällande bestämmelser om offentlighet, sekretess och diarieföring. och har tagit del av vad jag anförtoch såvitt gäller deras roll i sammanhanget vitsordat riktigheten. JO:s ärenden om diarieföringen ivissa AMS-ärenden och i ärenden roande Eiser och Cementa Gullhögenaffärernakan väntas avgöras innevarande vår. Av statsrådsberedningen upprättad PM med vissa allmänna riktlinjerför diarieföringen inom statsdepartementen F. n. finns inga generella reglerom diarieföring. Vissa myndigheter har emellertid i arbetsordning meddelatföreskrifter i ämnet av såväl formell som materiell natur. Förstalsdepartementens vidkommande finns endast formella föreskrifter. Dessaåterfinns i 18 § departementsinslmktionen, där del föreskrivs all i varjedepartement skall finnas diarium för registrering av ärenden, att diarium skallföras av den tjänsteman som departementschefen utser och alt expeditionschefenhar tillsyn över diarieföringen. I avvaktan pä en slutlig reglering av fråganom diarieföringen hos myndigheler lämnas i det följande vissa allmännariktlinjer för diarieföringen inom statsdepartementen. Diarieföringen tjänar huvudsakligentvå syften. För det'första aren systematisk registrering av allmänna handlingari regel nödvändig för arbetets behöriga gång inom myndigheterna. För det andraär registrering av sådana handlingar av vikt för det praktiska genomförandet avprincipen om allmänna handlingars offentlighet. Registreringen är nämligen iallmänhet en förutsättning för att den som vill ta del av en viss handlingskall kunna få upplysning huruvida handlingen finns och var den kan sökas. Endast allmänna handlingar skalldiarieföras. Frågan om vad som är allmän handling regleras genom bestämmelsernai 2 kap. 2-7 §§ tryckfrihetsförordningen. Den grundläggande bestämmelsenåterfinns i 2 §, där del sägs att allmänna handlingar är alla hos stats- ellerkommunalmyndighet förvarade handlingar vare sig de inkommit till myndigheteneller upprättats där. 1 anslutning härtill bör särskUt erinras om att i praxis anses som en enda myndighel. Alt en handling överlämnasfrån ett departement till ett annat anses således inte medföra att handlingen itryckfrihetsförordningens mening "inkommit" lill det senaredepartementet. Vidare är alt märka att det förhållandet att en handling är attanse som allmän handling inte i och för sig betyder atl handlingen skalldiarieföras. Ä andra sidan gäller, som redan nämnts, all endasl allmännahandlingar skall diarieföras. Slutligen bör här erinras om att även diarier somsådana är allmänna handlingar. Mot bakgrunden av det nu sagda bör gränsdragningen mellanallmänna handlingar och privata meddelanden uppmärksammas. Att en handling ärställd till eil statsråd eller en tjänsteman personligen medför inte i ochför sig att handlingen skall anses som ett privat meddelande. handlingen gells in i syfte att föranleda tjänsteätgärdeller atl påverka handläggningen eller avgörandet av ett ärende, är handlingenatt anse som allmän o-avsett om den ställts till exempelvis chefen för visstdepartement eller till en viss namngiven person. Över huvud taget bör gälla atten personligen ställd handling som ställts lill mottagaren i hans egenskap avstatsråd eller tjänsteman skall betraktas som allmän. Av det sagda följer åandra sidan att handling som avser mollagarens rent personliga angelägenhetereller som släUts till honom i hans egenskap av medlem av politiskt parti,enskild organisation eller motsvarande inte är att hänföra till allmän handlingoch alltså inte skall diarieföras. Personligen ställd handling som enligt detföregående är att anse som allmän handling skall omgående överlämnas förregistrering till registrator eller den som annars svarar för diarieföringen. Vilka allmänna handlingar bör diarieföras? Med utgångspunkt i de syften somdiarieföringen allmänt tjänar kan inte krävas atl alla allmänna handlingarskall diarieföras. Sålunda torde etl stort antal handlingar som uppenbariigenär av ringa betydelse komma in till departementen. Detta gäller exempelvisavskrifter av oUka slag som lämnas över för kännedom, cirkulär, enklameddelanden, uppgifter och påminnelser som lämnas på blanketter, pressklipp ochreklamtryck o. d. Beträffande andra slag av handlingar torde de huvudsakligasyftena med diarieföring i vissa fall kunna tillgodoses likaväl genom atthandlingarna, i stället för att de formligt registreras, samlas i särskildaserier som genom en överskådlig ordning lätt kan göras tillgängliga för denhandläggande personalen och för utomstående som vUl ta del av dem. Vad nu sagtskan gälla periodiska rapporter, verksamhetsberättelser, statistiska meddelandeneller andra liknande uppgifter. En tredje grupp av allmänna handlingar som intetorde behöva diarieföras är sådana handlingar som föranleder endast s. k. enklaförvaltningsbestyr. Som exempel härpå kan nämnas skrftliga framställningar omavskrifter, registerutdrag och liknande. En fjärde kategori handlingar,beträffande vilka diarieföring torde kunna underlåtas, utgör sådana skrifterfrån enskilda som saknar begripligt innehåll eller är av den beskaffenhet attde uppenbarligen inte kommer att föranleda beslut av Kungl. Maj:t ellerdepartementschefen eller annan åtgärd. Vad som sagts nu fär ses endast som exempel på fall dådiarieföring allmänt sett bör kunna underlåtas. Man måste emellertid samtidigtuppmärksamma alt diarieföring kan vara påkallad även i särskilda fall av dessaslag. I den män allmän handling inte kan hänföras till någon avde nu nämnda kategorierna, skall diarieföring regelmässigt ske. 1 sammanhanget bör påpekas att vad som sagts i dettaavsnitt i princip även gäller handlingar som kommer in från utländskamyndigheter, internationella organ e. d. Att innehållet i sådana handlingarmånga gånger är sekretessskyddal rubbar inte detta förhållande. En annan sak är atl handlingar med sekrelesskyddat innehåll givelvis intefår blandas med öppna handlingar på sådant sätt att de lätt kan komma ihänderna pä obehöriga personer. Vilka uppgifter skall tas in i diarium? Av de allmänna syftena meddiarieföring av allmänna handlingar torde följa, alt följande uppgifter bör tasin i diarium, nämligen 1. inkomstdag, 2. handlingens datum, 3. myndighel ellerperson frän vilken handlingen inkommer, 4. kortfattat angivande av handlingensinnehåll samt 5. uppgift till vilken enhet eller motsvarande handlingenöverlämnats. I anslutning till dessa uppgifter antecknas allt efterhandläggningens gång senare inkommande handlingar, remisser och motsvarandeåtgärder. Även om inkommen handling är hemlig och antecknas i särskilt diarium,bör anteckning om handlingen göras i det aUmänna diariet. Är det större antalbilagor fogade till en handling, behöver i regel dessa inte antecknas var försig. Däremot bör anteckning göras om att bilagor finns fogade till handlingenoch om anialet bilagor. När ärende avgjorts eller på annat sätt slutbehandlatsskall anteckning göras om beslut eller motsvarande och dagen för detta. 1 detta sammanhang bör också påpekas att det givelvis inteföreligger något hinder mol att i ett departement förs mer än ett diarium.Uppdelningen pä flera diarier fär dock inte gå längre än att möjligheten tillöverblick av departementens ärenden och handUngar bibehålls.