การบริหารเวลา

การบริหารเวลา เป็นกระบวนการของการวางแผนและควบคุมเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมเฉพาะอย่างมีสติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อเพิ่มประสิทธิผล, ประสิทธิภาพ และผลิตภาพ โดยเกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลของความต้องการที่หลากหลายต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการงาน, ชีวิตทางสังคม, ครอบครัว, งานอดิเรก, ความสนใจส่วนตัว และภาระผูกพันกับธรรมชาติของเวลา ซึ่งการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพทำให้บุคคลมี "ทางเลือก" ในการใช้จ่ายหรือจัดการกิจกรรมตามเวลา และความเหมาะสมของตนเอง การบริหารเวลาอาจได้รับความช่วยเหลือจากทักษะ, เครื่องมือ และเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในการจัดการเวลา เมื่อทำงาน, โครงการ และเป้าหมายเฉพาะให้สำเร็จตามวันครบกำหนด แรกเริ่มเดิมที การบริหารเวลาหมายถึงเพียงกิจกรรมทางธุรกิจหรือการทำงาน แต่ในที่สุด คำนี้ก็ขยายกว้างขึ้นเพื่อรวมกิจกรรมส่วนบุคคลด้วย ทั้งนี้ ระบบการบริหารเวลาเป็นการผสมผสานระหว่างกระบวนการ, เครื่องมือ, เทคนิค และวิธีการต่าง ๆ ซึ่งการบริหารเวลามักจะมีความจำเป็นในการจัดการโครงการใด ๆ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดเวลาและขอบเขตที่สำเร็จของโครงการ
หัวข้อหลักที่เกิดขึ้นจากเอกสารข้อมูลเกี่ยวกับการบริหารเวลา ได้แก่:- การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิผล (ในแง่ของต้นทุน-ผลประโยชน์, คุณภาพของผลลัพธ์ และเวลาในการทำงาน หรือโครงการให้เสร็จ)- การจัดลำดับความสำคัญ- กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการลดเวลาที่ใช้กับสิ่งที่ไม่สำคัญ- การดำเนินการตามเป้าหมาย

**มุมมองทางวัฒนธรรมของการบริหารเวลา**
ความแตกต่างในวิธีที่วัฒนธรรมมองเวลา อาจส่งผลต่อวิธีการจัดการเวลาของพวกเขา ตัวอย่างเช่น มุมมองเวลาเชิงเส้น เป็นวิธีคิดเวลาที่ไหลจากช่วงเวลาหนึ่งไปยังช่วงเวลาถัดไปในลักษณะเชิงเส้น การรับรู้เกี่ยวกับเวลาเชิงเส้นนี้มีความโดดเด่นในอเมริกา เช่นเดียวกับประเทศในยุโรปเหนือส่วนใหญ่ เช่น เยอรมนี, สวิตเซอร์แลนด์ และอังกฤษ โดยผู้คนในวัฒนธรรมเหล่านี้มักจะให้ความสำคัญกับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผล และมักจะหลีกเลี่ยงการตัดสินใจหรือการกระทำที่จะส่งผลให้เสียเวลา มุมมองเชิงเส้นตรงของเวลานี้สัมพันธ์กับวัฒนธรรมเหล่านี้เป็นแบบ “โมโนโครนิก” (ระบบที่ทำทีละอย่าง) มากกว่า หรือเลือกที่จะทำสิ่งเดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง ซึ่งโดยทั่วไป ทัศนะทางวัฒนธรรมนี้นำไปสู่การมุ่งความสนใจไปที่การบรรลุภารกิจเดียวได้ดีขึ้น และด้วยเหตุนี้ จึงเป้นการจัดการเวลาที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมอีกมุมมองหนึ่งคือมุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง ซึ่งในวัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง คนส่วนใหญ่รู้สึกว่ายิ่งทำกิจกรรมหรืองานต่าง ๆ เสร็จในคราวเดียวมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น โดยสิ่งนี้สร้างความรู้สึกของความสุข วัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างเป็น “โพลีโครนิก” (ระบบที่ทำหลายอย่างพร้อมกัน) หรือฝักใฝ่ไปในทางทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างนี้โดดเด่นในประเทศยุโรปใต้ส่วนใหญ่ เช่น สเปน, โปรตุเกส และอิตาลี ในวัฒนธรรมเหล่านี้ ผู้คนมักจะใช้เวลากับสิ่งที่พวกเขาเห็นว่ามีความสำคัญมากกว่า เช่น ให้ความสำคัญกับการจบการสนทนาทางสังคม ส่วนในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขามักจะให้ความสนใจเพียงเล็กน้อยกับระยะเวลาของการประชุม แต่เน้นที่การประชุมคุณภาพสูง ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว การมุ่งเน้นทางวัฒนธรรมมักจะอยู่ที่การทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์มากกว่าประสิทธิภาพ
ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมขั้นสุดท้ายคือมุมมองเวลาตามวัฏจักร ซึ่งในวัฒนธรรมแบบวัฏจักร เวลาไม่ถือเป็นเส้นตรงหรือเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เนื่องจากวัน, เดือน, ปี, ฤดูกาล และเหตุการณ์ต่าง ๆ เกิดขึ้นซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เวลาจึงถูกมองว่าเป็นวัฏจักร ในมุมมองนี้ เวลาไม่ได้ถูกมองว่าสูญเปล่า เพราะมันจะกลับมาทีหลังเสมอ ดังนั้นจึงมีจำนวนไม่จำกัด โดยมุมมองเวลาตามวัฏจักรนี้แพร่หลายไปทั่วประเทศส่วนใหญ่ในเอเชีย รวมทั้งญี่ปุ่นและจีน ทั้งนี้ ในวัฒนธรรมที่มีแนวคิดเกี่ยวกับเวลาเป็นวัฏจักรเป็นสิ่งสำคัญกว่าในการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง ดังนั้น คนส่วนใหญ่จะใช้เวลาคิดถึงการตัดสินใจ และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นมากขึ้น ก่อนที่จะดำเนินการตามแผน ซึ่งผู้คนส่วนใหญ่ในวัฒนธรรมวัฏจักรมักจะเข้าใจว่าวัฒนธรรมอื่นมีมุมมองด้านเวลาที่แตกต่างกัน และตระหนักในเรื่องนี้เมื่อดำเนินการในเวทีโลก

**การสร้างสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพ**
การประพันธ์ด้านการบริหารเวลาบางเรื่องเน้นย้ำถึงงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิภาพ "ที่แท้จริง" กลยุทธ์เหล่านี้รวมถึงหลักการต่าง ๆ เช่น:- "ได้รับการจัด" - เอกสารและงานการคัดแยกผู้ป่วย,- "ปกป้องเวลาของตัวเอง" โดยการแยกออกต่างหาก, การปลีกตัวออก และการมอบหมาย,- "ความสำเร็จผ่านการจัดการเป้าหมายและผ่านการมุ่งเน้นเป้าหมาย" - เน้นแรงจูงใจ,- "การฟื้นฟูจากเวลา-นิสัยที่ไม่ดี" - การฟื้นฟูจากปัญหาทางจิตพื้นฐาน เช่น การผลัดวันประกันพรุ่ง
นอกจากนี้ ระยะเวลาในการแก้ปัญหาก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากงานที่ต้องใช้สมาธิและพลังงานทางจิตในระดับสูงมักทำในตอนต้นของวันเมื่อคนเรามีความสดชื่นมากกว่า อนึ่ง การประพันธ์date=July 2013ยังเน้นไปที่การเอาชนะปัญหาทางจิตเรื้อรัง เช่น การผัดวันประกันพรุ่ง
การไม่สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเกินไปและเรื้อรังอาจเป็นผลมาจากโรคซนสมาธิสั้น (ADHD) หรือโรคสมาธิสั้น (ADD) โดยเกณฑ์การวินิจฉัย ได้แก่ ความรู้สึกไม่บรรลุผลสำเร็จ, ความยากลำบากในการจัดระเบียบ, ปัญหาในการเริ่มต้น, ปัญหาในการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน และปัญหาในการติดตามผลdate=July 2013 ทั้งนี้ ดานิเอล อาเมน มุ่งเน้นไปที่คอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้าซึ่งเป็นส่วนที่พัฒนาขึ้นล่าสุดของสมอง โดยจัดการหน้าที่ของช่วงความสนใจ, การจัดการแรงกระตุ้น, การจัดระเบียบ, การเรียนรู้จากประสบการณ์ และการตรวจสอบตนเอง ท่ามกลางคนอื่น ๆ ส่วนผู้เขียนบางคนdate=July 2013โต้แย้งว่าการเปลี่ยนวิธีการทำงานของคอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้านั้นเป็นไปได้และเสนอทางออก

**การจัดลำดับความสำคัญและเป้าหมาย**
กลยุทธ์การบริหารเวลามักเกี่ยวข้องกับคำแนะนำในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล การประพันธ์ดังกล่าวเน้นประเด็น เช่น:- "ทำงานตามลำดับความสำคัญ" – กำหนดเป้าหมาย และจัดลำดับความสำคัญ,- "ตั้งเป้าหมายแรงดึงดูด" – ที่ดึงดูดการกระทำโดยอัตโนมัติ
เป้าหมายเหล่านี้ได้รับการบันทึกไว้ และอาจแบ่งออกเป็นโครงการ, แผนปฏิบัติการ หรือรายการภารกิจทั่วไป สำหรับภารกิจรายบุคคลหรือสำหรับเป้าหมาย อาจมีการกำหนดระดับความสำคัญ, กำหนดเส้นตาย และกำหนดลำดับความสำคัญ กระบวนการนี้ส่งผลให้เกิดแผนพร้อมรายการงาน, กำหนดการ หรือปฏิทินของกิจกรรม ผู้เขียนเรื่องนี้อาจแนะนำช่วงเวลาการวางแผนรายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตการวางแผนหรือการทบทวนที่แตกต่างกัน ซึ่งทำได้หลายวิธี ดังนี้:

**การวิเคราะห์เอบีซีดี**
เทคนิคที่ใช้ในการจัดการธุรกิจมาช้านานคือการจัดหมวดหมู่ข้อมูลขนาดใหญ่ออกเป็นกลุ่ม ๆ กลุ่มเหล่านี้มักถูกทำเครื่องหมายเอ (A), บี (B), ซี (C) และดี (D)—จึงเป็นที่มาของชื่อ โดยกิจกรรมได้รับการจัดอันดับตามเกณฑ์ทั่วไปเหล่านี้ ได้แก่:- เอ – งานที่เห็นว่าเร่งด่วนและสำคัญ,- บี – งานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน,- ซี – งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน,- ดี – งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
จากนั้นจะจัดลำดับแต่ละกลุ่มตามลำดับความสำคัญ - บุคคลบางคนเลือกที่จะกะเกณฑ์จัดอันดับรายการ "บี" ทั้งหมดเป็น "เอ" หรือ "ซี" ซึ่งการวิเคราะห์เอบีซีสามารถรวมกลุ่มได้มากกว่าสามกลุ่ม
ทั้งนี้ การวิเคราะห์เอบีซีมักใช้ร่วมกับการวิเคราะห์ปาเรโต

**การวิเคราะห์ปาเรโต**
หลักการปาเรโตเป็นแนวคิดที่ว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลที่ตามมา มาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของสาเหตุ เมื่อนำไปใช้กับการผลิต หมายความว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์ สามารถทำได้โดยการทำงาน 20 เปอร์เซ็นต์ หากกำลังผลิตเป็นเป้าหมายของการบริหารเวลา งานเหล่านี้ควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญให้สูงขึ้น

**วิธีไอเซนฮาวร์**
"กล่องไอเซนฮาวร์" พื้นฐานเพื่อช่วยประเมินความเร่งด่วนและความสำคัญ โดยอาจวางรายการไว้ที่จุดที่แม่นยำยิ่งขึ้นภายในแต่ละควอดรันต์ (จตุภาค)
"วิธีไอเซนฮาวร์" หรือ "หลักการของไอเซนฮาวร์" เป็นวิธีการที่ใช้หลักการสำคัญและความเร่งด่วนในการจัดลำดับความสำคัญและปริมาณงาน วิธีนี้เกิดจากคำพูดของดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ คือ: "ผมมีปัญหาสองประเภท คือ เรื่องเร่งด่วนและเรื่องสำคัญ ซึ่งเป็นเรื่องเร่งด่วนไม่สำคัญ และเรื่องสำคัญไม่เร่งด่วน" ไอเซนฮาวร์ไม่ได้อ้างข้อมูลเชิงลึกนี้สำหรับตัวเขาเอง แต่อ้างว่าเป็นของ "อดีตอธิการบดี" (นิรนาม)
การใช้หลักการตัดสินใจของไอเซนฮาวร์ งานต่าง ๆ จะได้รับการประเมินโดยใช้เกณฑ์ที่สำคัญ/ไม่สำคัญ และเร่งด่วน/ไม่เร่งด่วน จากนั้นจึงจัดไว้ในควอดรันต์ (จตุภาค) ตามในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (หรือเรียกอีกอย่างว่า "กล่องไอเซนฮาวร์" หรือ "เมทริกซ์การตัดสินใจของไอเซนฮาวร์") ซึ่งงานในควอดรันต์จะได้รับการจัดการ ดังนี้
# งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะดำเนินการทันทีและเป็นส่วนตัว เช่น วิกฤตการณ์, เส้นตาย, ปัญหา
# งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะมีวันสิ้นสุดและดำเนินการเป็นการส่วนตัว เช่น ความสัมพันธ์, การวางแผน, การพักผ่อนหย่อนใจ
# งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะได้รับมอบหมาย เช่น การขัดจังหวะ, การประชุม, กิจกรรม
# งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะถูกละทิ้ง เช่น การเสียเวลา, กิจกรรมที่น่ารื่นรมย์, เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ

**การดำเนินการตามเป้าหมาย**
รายการงาน (เรียกอีกอย่างว่ารายการสิ่งที่ต้องทำหรือ "สิ่งที่ต้องทำ") คือรายการงาน เช่น งานบ้านหรือขั้นตอนในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น โดยเป็นเครื่องมือรายการสิ่งของซึ่งทำหน้าที่เป็นทางเลือกหรือเสริมความจำ
ซึ่งรายการงานใช้ในการบริหารจัดการตนเอง, การจัดการธุรกิจ, การจัดการโครงการ และการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยอาจเกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่งรายการ
เมื่อรายการใดรายการหนึ่งในรายการงานเสร็จสิ้น งานนั้นจะได้รับการทำเครื่องหมายถูกหรือขีดฆ่าออก ส่วนวิธีการดั้งเดิมคือการเขียนสิ่งเหล่านี้ลงบนกระดาษด้วยปากกาหรือดินสอ ที่โดยปกติจะเขียนบนกระดาษจดบันทึกหรือคลิปบอร์ด ทั้งนี้ รายการงานอาจเป็นรูปแบบของรายการตรวจสอบในกระดาษหรือซอฟต์แวร์
จูลี มอร์เกนสเติร์น ผู้เป็นนักเขียน ได้แนะนำ "สิ่งที่ควรและไม่ควรทำ" ของการบริหารเวลา ซึ่งรวมถึง:- จัดทำแผนผังทุกสิ่งที่สำคัญโดยจัดทำรายการภารกิจ- สร้าง "โอเอซิสแห่งกาลเวลา" ให้ใครคนหนึ่งได้จัดการ- รู้จัก "ปฏิเสธ"- กำหนดลำดับความสำคัญ- อย่าละทิ้งทุกอย่าง- อย่าคิดว่างานสำคัญจะเสร็จในเวลาว่าง
โดยขณะนี้มีสิ่งเทียบเท่าทางดิจิทัลจำนวนมาก รวมถึงแอปพลิเคชันการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (PIM) และเครื่องช่วยงานส่วนบุคคลแบบดิจิทัลส่วนใหญ่ นอกจากนี้ ยังมีแอปพลิเคชันรายการภารกิจบนเว็บหลายรายการ ซึ่งหลายรายการใช้งานได้ฟรี

**การจัดรายการภารกิจ**
รายการภารกิจมักจะถูกแบ่งเป็นชั้น โดยระบบแบ่งระดับที่ง่ายที่สุดประกอบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป (หรือแฟ้มงานค้าง) เพื่อบันทึกภารกิจทั้งหมดที่บุคคลดังกล่าวต้องทำให้สำเร็จ และรายการสิ่งที่ต้องทำรายวันซึ่งสร้างขึ้นในแต่ละวันโดยการโอนภารกิจจากรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือการสร้าง "รายการที่ไม่ต้องทำ" เพื่อหลีกเลี่ยงงานที่ไม่จำเป็น
รายการภารกิจมักจะมีการกำหนดลำดับความสำคัญตามวิธีต่อไปนี้- รายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน ซึ่งจัดลำดับตามความสำคัญ และดำเนินการทีละอย่างตามเวลาที่มีเวลาในแต่ละวันนั้น ถือเป็นคำแนะนำที่มีประสิทธิผลมากที่สุดที่ชาลส์ เอ็ม. ชวาบ (ค.ศ. 1862–1939) ประธานเบธเลเฮมสตีลคอร์ปอเรชันได้รับ โดยที่ปรึกษาอย่างไอวี ลี (ค.ศ. 1877–1934)

**อ้างอิง**

**แหล่งข้อมูลอื่น**
 Burkeman, Oliver (2021). Four Thousand Weeks. Time Management for Mortals, Farrar, Straus and Giroux. 978-0374159122

หมวดหมู่:ระบบการจัดการ