Categoría: Administración

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, establece, en su artículo 49.2, que una parte integrante del mismo es el Patrimonio Documental, constituido por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carácter público.
Por otra parte, dicha norma exige a todos los poseedores que custodian bienes del patrimonio documental y bibliográfico que garanticen su conservación y protección, su destino a un uso que no impida su conservación y su mantenimiento en lugares adecuados, así como que se recabe autorización de la Administración competente para excluir o eliminar todo o parte de los bienes del Patrimonio Documental contemplado en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública. No obstante, el artículo 55.2 contempla que en ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
La Ley 16/1985, de 25 de junio, ha sido desarrollada, entre otras normas, por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, y el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que establecen el procedimiento para la eliminación de documentación perteneciente al Patrimonio.
El artículo 58 de la citada Ley 16/1985, de 25 de junio, crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (en adelante, CSCDA), como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
En la reunión plenaria de 16 de octubre de 2012 de la CSCDA se creó el Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, siguiendo lo previsto en el artículo 3 del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre. El cometido de este grupo es la realización de estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación, con el fin de elaborar propuestas de conservación, eliminación y calendarios de conservación.
Además, en lo que al Ministerio de Justicia se refiere, se ha de observar lo establecido en la Orden JUS//439/2018, de 26 de abril, por la que se crea y regula el Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia y de sus Organismos Públicos vinculados o dependientes.
La CSCDA se reunió en sesión plenaria el 14 de diciembre de 2022. Entre las series dictaminadas por la Comisión en este pleno se encuentran tres series específicas producidas por el Ministerio de Justicia: «Reconocimiento del derecho a la asistencia jurídica gratuita» (Dictamen 4/2022) y «Comisiones rogatorias civiles» (Dictamen 5/2022) y «Comisiones rogatorias penales» (Dictamen 6/2022). Se incluyen también tres series documentales comunes: «Registro de entrada y salida de documentos» (Dictamen 115/2022), «Actas y expedientes de sesiones de órganos colegiados administrativos» (Dictamen 116/2022), «Expedientes de inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones: Informes sobre inscripción de asociaciones» (Dictamen 117/2022; aplicación del Dictamen previo 7/2008) y «Quejas y sugerencias» (Dictamen 118/2022), aprobadas a propuesta del Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado de la CSCDA.
De acuerdo con lo anterior, corresponde aprobar los calendarios de conservación de las mencionadas series específicas y comunes custodiadas por el Ministerio de Justicia, así como ordenar su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
En virtud de lo anterior, y en el ejercicio de las competencias que me están conferidas por el mencionado artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los calendarios de conservación resultantes de los dictámenes 4/2022, 5/2022, 6/2022, 115/2022, 116/2022, 117/2022 y 118/2022 de la CSCDA, que figuran en el anexo de esta resolución.
Autorizar las eliminaciones y transferencias aplicables en virtud de los calendarios de conservación a los que se refiere el apartado primero de esta resolución, sujetas a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas en los dictámenes.
El proceso de eliminación se hará periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series señaladas en el anexo, quedando autorizadas por la presente las eliminaciones regulares una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación.
No podrá eliminarse la documentación que forme parte de expedientes objeto de recurso administrativo o judicial que estén pendientes de resolución o sentencia.
El proceso de destrucción garantizará la seguridad de la documentación mediante la oportuna protección contra intromisiones externas. El método empleado será el adecuado para imposibilitar la reconstrucción de la documentación y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Las eliminaciones de documentos en papel resultantes de la aplicación de estos dictámenes se realizarán conforme a las Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel de la Administración General del Estado de la CSCDA.
Las eliminaciones de documentos electrónicos resultantes de la aplicación de esos dictámenes se realizarán conforme a las Recomendaciones para el borrado lógico de documentación electrónica y destrucción física de soportes informáticos de la Administración General del Estado de la CSCDA.
Del procedimiento de destrucción se levantará la correspondiente acta, expresiva del dictamen aplicado, volumen de documentación eliminada en metros de estantería y régimen de custodia interna o externa de la documentación, conforme al modelo de la CSCDA.
Se remitirá a la Secretaría General Técnica del Ministerio de Justicia un ejemplar del acta de destrucción. Asimismo, conforme al apartado 3 del artículo 7 del Real Decreto 1164/2002, otro ejemplar deberá hacerse llegar a la CSCDA, en el plazo de diez días desde las actuaciones.
Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en el artículo 6.2 b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de esta resolución queda demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en dicho plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que la resolución fuese impugnada no podrá procederse a la destrucción o transferencia de documentos de acuerdo a los calendarios de conservación recogidos en su anexo, hasta que la misma adquiera firmeza.
Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa, podrá interponerse recurso de alzada ante la Ministra de Justicia el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de su publicación, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 121 y 122 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Madrid, 17 de enero de 2023.–La Subsecretaria de Justicia, Ana Rojas Sáez Hernández.