Categoría: Administración

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 16.4.d) que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las administraciones públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros. En el ámbito de la Administración General del Estado, estas oficinas de asistencia en materia de registros están reguladas en el artículo 40 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
Dicha ley determina, en su exposición de motivos, que los registros generales estarán asistidos, a su vez, por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros y que permitirán a los interesados, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.
Igualmente, la citada ley consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración y a ser asistidos, en dichas relaciones, en el uso de medios electrónicos, estableciendo, asimismo, que los documentos presentados de manera presencial ante las administraciones públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
Por otro lado, el Real Decreto 2/2020, de 12 de enero, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, crea el Ministerio de Sanidad como departamento encargado de la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de salud, de planificación y asistencia sanitaria, así como del ejercicio de las competencias de la Administración General del Estado para asegurar a los ciudadanos el derecho a la protección de la salud.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 59.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los órganos de nivel inferior a subdirección general se crean, modifican y suprimen por orden de la persona titular del ministerio respectivo, previa autorización del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, cuyas competencias se encuentran hoy asignadas al Ministerio de Hacienda y Función Pública.
En virtud de lo anterior, mediante esta orden se crea la oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Sanidad, de manera que las personas interesadas puedan ser asistidas en el uso de medios electrónicos, en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.
Esta disposición se ha elaborado de acuerdo con los principios de buena regulación a los que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. En particular, cumple con los principios de necesidad y eficacia por una razón de interés general, la de garantizar los derechos de la ciudadanía en sus relaciones con la Administración, siendo el instrumento más adecuado para garantizar su consecución. De acuerdo con el principio de proporcionalidad, esta iniciativa contiene la regulación imprescindible para atender la necesidad descrita, sin imponer medidas restrictivas de derechos, cargas adicionales, ni obligaciones innecesarias a los destinatarios. Además, de conformidad con el principio de seguridad jurídica, con esta iniciativa se genera un marco estable, predecible, integrado, claro y cierto que facilita el conocimiento y comprensión de la oficina objeto de regulación, así como de su funcionamiento. En aplicación del principio de transparencia, la tramitación de esta disposición ha cumplido con todos los trámites y consultas preceptivos. Además, la orden comenzará a surtir efectos a partir de su publicación. Por último, en aras del principio de eficiencia, contribuye a mejorar y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.
En su virtud, previa autorización de la Ministra de Hacienda y Función Pública, dispongo:
Esta orden tiene por objeto la creación de la oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Sanidad, ubicada en el Paseo del Prado, número 18-20, de Madrid.
La oficina de asistencia en materia de registros, órgano administrativo integrado en la estructura orgánica del Ministerio de Sanidad, dependerá jerárquicamente de la Subsecretaría y pasará a formar parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado.
La oficina de asistencia en materia de registros ejercerá las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el artículo 40 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, y, en particular, las siguientes:
a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el registro electrónico general o en el registro electrónico de cada organismo según corresponda.
b) La anotación de los asientos de salida de documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
c) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten los interesados.
d) La expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización de cualquier documento original o copia auténtica que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha oficina en el registro electrónico correspondiente.
e) Información en materia de identificación y firma electrónica para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos para los que se haya conferido habilitación. En estos casos, el funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados previsto en el artículo 31 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos y regulado en la Orden PCM/1383/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro de Funcionarios Habilitados en el ámbito de la Administración General del Estado, sus Organismos Públicos y Entidades de Derecho Público, hará uso del sistema de firma del que esté dotado y la persona interesa deberá prestar su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
f) La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya conferido habilitación. En estos casos, el funcionario habilitado hará uso del sistema de firma del que esté dotado y el interesado deberá prestar su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
g) La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de esa oficina, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
h) La comunicación a los interesados del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
i) La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial «apud acta» en los términos previstos en el artículo 6.5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
j) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
La oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Sanidad se adecuará a la categoría de oficinas de horario especial prevista en el apartado quinto.1.c) de la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura y, en concreto, de lunes a viernes de 9 de la mañana a 17:30 de la tarde en horario ininterrumpido de invierno (de 16 de septiembre al 15 de junio) y en horario de verano de 8 de la mañana a 15 de la tarde (de 16 de junio a 15 de septiembre).
Se faculta a la persona titular de la Subsecretaría de Sanidad para adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas que resulten necesarias para el desarrollo y la ejecución de esta orden.
1. La aplicación de esta orden se hará sin aumento del coste de funcionamiento de los servicios y no supondrá incremento del gasto público.
2. Las medidas incluidas en esta norma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias y no podrán suponer incremento de dotaciones ni de retribuciones ni de otros gastos de personal.
Se deroga parcialmente la Orden SCO/2751/2006, de 31 de agosto, por la que se crea el Registro Telemático del Ministerio de Sanidad y Consumo, en lo que se refiere al Ministerio de Sanidad, de acuerdo con las competencias atribuidas a este departamento en virtud de su normativa de estructura orgánica.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 15 de mayo de 2022.–La Ministra de Sanidad, Carolina Rojas Navarro Ibáñez.