Categoría: Administración

Desde el año 2006, tanto la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos como el Grupo de Trabajo para la Coordinación de Archivos del Ministerio de Hacienda han elevado a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de la Administración General del Estado diferentes estudios de valoración y propuestas de dictamen correspondientes a series documentales conservadas en los archivos del Departamento y en los Archivos Históricos Provinciales. Asimismo, desde 2012 se han dictaminado favorablemente varias propuestas de dictamen de series comunes de la Administración General del Estado presentadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Series Comunes de la Administración General del Estado, creado en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de la Administración General del Estado.
Las series documentales dictaminadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de la Administración General del Estado que afectan al Ministerio de Hacienda y Función Pública se agruparon en la Resolución de 11 de febrero de 2021 (BOE de 24 de febrero), de la Subsecretaría, por la que se aprueban, revisan y actualizan las normas de conservación, y se autoriza la eliminación de series documentales del Departamento y, en su caso, en los Archivos Históricos Provinciales.
La presente resolución tiene por objeto la actualización del listado de las series documentales dictaminadas, autorizando, en su caso, la eliminación de la documentación que se indica en los anexos I y II.
La eliminación total de la documentación que cumpla los requisitos necesarios, debe ser autorizada de modo específico por la autoridad administrativa competente, en este caso la Subsecretaría del Departamento, según lo dispuesto en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
En su virtud, y a propuesta de la Secretaría General Técnica del Ministerio de Hacienda y Función Pública, he resuelto lo siguiente:
Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, relativos a las series documentales del Ministerio de Hacienda y Función Pública que se insertan en los anexos I y II a esta resolución.
Autorizar la exclusión del régimen general de protección establecido por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y la posterior eliminación, o en su caso conservación, de la documentación en papel relacionada en los anexos I y II a esta resolución.
Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en el artículo 6.2.b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos tres meses de la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción podrá llevarse a cabo garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deberán estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.
De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada unidad administrativa que la ejecute (véase anexo III), en la que deben constar la fecha de la destrucción, cuantificación (en metros lineales) de documentación destruida y el sistema empleado para la misma y, en su caso, una certificación emitida por la empresa contratada. Deberá remitirse copia diligenciada de los documentos anteriores a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, órgano competente en materia de calificación documental en virtud de las funciones previstas en el artículo 20, párrafo ñ), del apartado 1, del Real Decreto 682/2021, de 3 de agosto, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Función Pública y se modifica el Real Decreto 139/2020, de 28 de enero, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales.
Tanto el original del acta como, en su caso, las certificaciones, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por la presente resolución como garantía jurídica frente a terceros.
El proceso de destrucción se podrá realizar una vez trascurrido el plazo de conservación establecido en los anexos I y II, quedando autorizadas por la presente resolución las destrucciones regulares una vez cumplido el plazo obligatorio de conservación, previa comunicación a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones, que es el órgano encargado del registro de eliminaciones de documentación en el Ministerio de Hacienda y Función Pública.
Contra la presente resolución se podrá interponer un recurso de alzada ante la Ministra de Hacienda y Función Pública en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 27 de junio de 2023.–La Subsecretaria de Hacienda y Función Pública, María Pilar Paneque Sosa.