Categoría: Administración

El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España, representado a efectos de la celebración del presente Memorando de Entendimiento por el D. Enrique Prieto Hernández,
y
El Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo el «SEAE»), representado a efectos de la celebración del presente Memorando de Entendimiento por el D. Patrick Child,
Han convenido en los siguientes acuerdos administrativos en relación con el establecimiento de una oficina de la Embajada de España en Fiji (en lo sucesivo, la «Embajada de España») en las sede de la Delegación de la Unión Europea para el Pacífico (en lo sucesivo, la «Delegación»):
1. La Delegación pondrá a disposición de la Embajada de España espacio para oficinas en el edificio sito en la planta 6.ª del complejo TappooCity, en la esquina entre las calles Scott y Usher, en Suva (Fiji).
2. Las oficinas designadas por la Delegación para el uso del personal de la Embajada de España comprenden un despacho cerrado y una sala diáfana, que ocupan una superficie aproximada de 40 m2. Teniendo en cuenta la parte correspondiente de los pasillos, escaleras y espacios de uso compartido (salas de reuniones, baños, cocina, sala de reprografía, etc.), la superficie utilizada es de alrededor de 70 m2, lo que equivale al 4,5% del espacio total para oficinas arrendado por la Delegación.
Se adjunta un plano de las oficinas como Anexo I del presente Memorando de Entendimiento.
3. En caso de que la Delegación incremente o reduzca la superficie total para oficinas que arrienda, el nuevo porcentaje se ajustará en consecuencia. Lo anterior también será de aplicación si la Embajada de España y el SEAE acuerdan ampliar o disminuir la superficie asignada a aquella. En este caso, las partes deberán firmar un suplemento al presente ME.
4. Cuando la Embajada de España ocupe las oficinas mencionadas, las partes elaborarán, por duplicado y de mutuo acuerdo, una memoria descriptiva del estado de las salas y un inventario del mobiliario y de los elementos del equipamiento propiedad de la Delegación, que deberán ser firmados por ambas.
Esto también se realizará al finalizar la ocupación de las oficinas. La Embajada de España será responsable de todos los daños que sufran las salas, mobiliario y equipamiento, distinto del desgaste normal derivado del uso, que se produzca durante su ocupación o cuando se devuelvan las salas de oficinas. La memoria descriptiva figura en el Anexo II.
5. La Embajada de España abonará el importe correspondiente al porcentaje del espacio para oficinas utilizado por su personal, basándose en el coste total de las oficinas para la Delegación.
El coste del uso de la oficina y de una plaza de aparcamiento incluye los siguientes gastos:
– Alquiler;
– Servicios de seguridad;
– Servicios de limpieza;
– Seguros;
– Suministros de agua, gas y electricidad;
– Calefacción y aire acondicionado;
– Mantenimiento;
– Sustitución y reparación de instalaciones y equipos;
– Coste de la recogida de basuras;
– Wifi pública;
– Otros gastos del edificio que su propietario o un proveedor de servicios facturen al SEAE.
En el momento de la firma del presente Memorando de Entendimiento, el importe mensual total que se abonará por la utilización de la oficina y los espacios compartidos, tomando como referencia los gastos del ejercicio económico anterior, asciende a dos mil novecientos (2.900) dólares fijianos (FJD).
La Embajada de España se hará cargo del coste de las obras precisas para adaptar el actual espacio de la Delegación a sus necesidades. Se calcula que supondrán un gasto de unos setenta y un mil (71.000) FJD.
España asumirá directamente las telecomunicaciones y los servicios y equipos de TI.
Los costes mencionados se desglosan en el Anexo III.
El importe mensual aumentará de forma proporcional y en paralelo a los incrementos anuales del alquiler y de los gastos de actividad que asuma la Delegación. Tan pronto como la Delegación reciba la notificación de las cantidades, remitirá esta información a la Embajada de España. Si el aumento del importe mensual supera el 10%, las partes firmarán un suplemento al presente ME en forma de canje de notas.
6. La Embajada de España aportará y configurará los ordenadores personales (hardware y software), las impresoras, la red local y el acceso a internet. Podrá acceder a internet utilizando la wifi de la Delegación en las oficinas.
7. El presente Memorando de Entendimiento no incluye los servicios de teléfono y fax. La Embajada de España contratará y pagará directamente a los proveedores de servicios correspondientes. La Delegación autorizará a la Embajada de España a instalar líneas fijas en el espacio de oficinas arrendado.
8. El uso de los vehículos de la Delegación no está incluido en el presente Memorando de Entendimiento. La Embajada de España contratará y pagará directamente a los respectivos proveedores de servicios correspondientes.
9. El Memorando de Entendimiento no comprende los gastos de material de oficina, que la Embajada de España deberá adquirir y pagar directamente.
10. La Embajada de España pagará y pedirá todos los gastos y los equipos no mencionados específicamente en los puntos 5, 6 y en el Anexo III del Memorando de Entendimiento directamente. Los vehículos, mobiliario y equipamiento así adquiridos serán propiedad de la Embajada de España.
11. Condiciones de pago:
Los pagos se efectuarán cada tres meses, por adelantado, el primer día laborable de cada semestre en las siguientes cuenta bancaria y moneda:
Titular de la cuenta: Delegación de Unión Europea en Fiji/SEAE.
Nombre y dirección del banco: ANZ Bank, 25 Victoria Parade, Suva, Fiji.
Número de cuenta: 11644228.
Moneda: Dólares fijianos (FJD).
Todos los cargos bancarios, gastos de transferencia u otras cantidades que puedan gravar los pagos correrán por cuenta de la Embajada de España.
El primer pago se realizará en el plazo de 30 días hábiles desde la fecha de entrada en vigor del presente Memorando de Entendimiento, tal y como se dispone en el siguiente artículo 18.
Para el cálculo del importe trimestral a abonar, véase el artículo 5 anterior.
En el plazo de tres meses desde el final del ejercicio económico, la Delegación presentará a la Embajada de España el cálculo definitivo del año anterior basado en el gasto real. Este cálculo se basará en los importes en Euros cargados al presupuesto del SEAE.
Para pagos efectuados en una moneda distinta del FJD se aplicarán los tipos de cambio mensuales del InforEuro. Todo importe inferior o superior al abonado será, según el caso, reembolsado por la Embajada de España o deducido del abono mensual siguiente a la determinación del resultado definitivo.
El pago de los trabajos deberá efectuarse cuando se hayan completado.
12. El nombre, los datos personales y elcurriculum vitaedel personal que designe la Embajada de España se comunicarán, con su consentimiento, al SEAE al menos con un mes de antelación a la entrada en vigor del presente acuerdo.
Si la Embajada de España desea remplazar al personal, deberá consultar y notificar su intención a la SEAE oportunamente antes de la sustitución efectiva. En caso de que la SEAE solicite dicho remplazo por razones debidamente justificadas, serán de aplicación las mismas disposiciones.
La Embajada de España informará a la Delegación a la mayor brevedad de cualquier rotación o sustitución permanente de su personal en Fiji.
13. El personal de la Embajada de España tendrá los mismos derechos de acceso a las oficinas que el personal de la Delegación, sin perjuicio de las medidas de control de acceso específicas que puedan imponerse para la protección de la información clasificada de la UE (ICUE)1. Las disposiciones aplicables a este respecto se especifican en el Anexo IV del presente Memorando de Entendimiento.
14. En el Anexo IV también se detallan las medidas de seguridad aplicables al personal de la Embajada de España presente en la Delegación.
15. El personal de la Embajada de España no podrá representar a la Delegación, ni obligar al SEAE de forma alguna, ni jurídica ni económicamente. El Jefe de la Delegación podrá solicitar al personal diplomático de la misma, tras recabar su consentimiento, que lleve a cabo determinadas actividades, tales como la elaboración de informes, la coordinación de programas de funcionarios visitantes o la asistencia a seminarios y talleres.
16. Ambas Partes tratarán de resolver de mutuo acuerdo cualquier controversia relativa a la ejecución del presente ME. No obstante, si ello no fuera posible, ambas Partes renuncian expresamente a la vía judicial y acuerdan someter a arbitraje cualquier controversia relativa al presente ME. El conocimiento y la resolución de la disputa corresponderá a un único árbitro, que será nombrado por las partes de mutuo acuerdo.
17. Nada en el presente Memorando de Entendimiento se considerará una renuncia, expresa o implícita, en todo o en parte, a ninguno de los privilegios o inmunidades de que gozan las Partes.
18. Toda modificación del presente Memorando de Entendimiento se realizará por escrito con la firma de ambas Partes.
19. El presente Memorando de Entendimiento surtirá efecto desde el día en el que la Embajada de España se instale en las oficinas de la Delegación y permanecerá en vigor en tanto no se dé por terminado por cualquiera de las Partes mediante notificación a la otra con noventa (90) días de antelación.
En fe de lo cual, el presente acuerdo es firmado por los representantes debidamente autorizados de las Partes en las fechas que se indican a continuación:
Por duplicado y de buena fe,
Apéndice IV-A. Declaración individual sobre Seguridad de personal de la institución huésped.
Apéndice IV-B. Régimen de acceso del personal de la institución huésped a las oficinas de la Delegación.
El presente Memorando de Entendimiento entró en vigor el 1 de septiembre de 2016, fecha en la que la Embajada de España se instaló en las oficinas de la Delegación, según se establece en el apartado 18.
Madrid, 14 de enero de 2022.–La Secretaria General Técnica, Rosa Suárez Rojas.