Categoría: Administración

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, establece en su artículo 49.2, que una parte integrante del mismo es el Patrimonio Documental, constituido por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carácter público.
De conformidad con el artículo 55.3 de dicha ley, la eliminación de bienes del Patrimonio Documental deberá ser autorizada por la Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria. Además, el artículo 55.2 contempla que en ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Por su parte, el artículo 58 del mismo texto legal, crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
Estos artículos de la Ley 16/1985 han sido desarrollados por diversas normas. En primer lugar, por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. Por otra parte, por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
En cumplimiento de la citada normativa y en virtud del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, el Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana, presentó a estudio y dictamen de dicha Comisión las series documentales «Expedientes de expropiación forzosa ferroviaria» con la propuesta de sustitución de soporte de la documentación generada por ADIF-Alta Velocidad (ADIF-AV) y la conservación permanente de la producida por la División de Expropiaciones Ferroviarias y unidades antecesoras. Ambas propuestas han sido aprobadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en la reunión de 14 de diciembre de 2022, en sus dictámenes 113/2022 y 114/2022, cuya información se detalla en el anexo I que acompaña a esta resolución.
Del mismo modo, desde 2012 se han dictaminado favorablemente varias propuestas de dictamen de series generadas por los Departamentos Ministeriales, presentadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Series Comunes de la Administración General del Estado, creado en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en reunión plenaria del 16 de octubre de 2012. El Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana y sus Organismos Públicos se adhieren a los estudios de series comunes dictaminados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en sus reuniones plenarias celebradas los días 20 de noviembre de 2018; 17 de julio de 2019; 28 de septiembre de 2021 y 14 de diciembre de 2022, cuya información se detalla en el anexo II de esta resolución.
De conformidad con lo anterior, y en el ejercicio de las competencias que me están conferidas por el artículo 6 del anteriormente mencionado Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Autorizar la sustitución de soporte papel por su copia electrónica auténtica de la serie documental Expedientes de expropiación forzosa ferroviaria generada por ADIF-Alta Velocidad (ADIF-AV) y la conservación permanente de la producida por la División de Expropiaciones Ferroviarias y unidades antecesoras cuya información se detalla en el Anexo I de esta resolución.
La sustitución del soporte papel de la serie documental Expedientes de expropiación forzosa ferroviaria generada por ADIF-Alta Velocidad (ADIF-AV) se realizará cumpliendo los requisitos legales para la obtención de copias electrónicas auténticas con plena validez legal.
Autorizar la eliminación de los documentos que forman parte de series comunes que se relacionan en el Anexo II, respetando los plazos señalados y la forma de selección indicada, presentadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, adscrito a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Dentro de esta autorización se entenderán comprendidos todos los Organismos Públicos dependientes del Ministerio de Transportes Movilidad y Agenda Urbana
La eliminación de los documentos que forman parte de las series comunes estará sujeta a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas en las propuestas dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Los plazos y muestreos se encuentran recogidos en los anexos que acompañan a esta resolución.
El proceso de destrucción se hará periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series señaladas en los anexos, quedando autorizadas por la presente resolución, las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación.
Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de la presente resolución.
La autorización de eliminación no se hará efectiva hasta transcurridos tres meses desde la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de esta resolución, siempre que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma.
No se llevará a cabo la destrucción de documentos autorizada hasta que la presente resolución, en caso de ser impugnada, adquiera firmeza.
Una vez producida la eficacia de la autorización de eliminación, el proceso de destrucción podrá llevarse a cabo, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
De la documentación destruida debe levantarse un acta conforme al modelo de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos disponible en su web. Además, se debe hacer constar el volumen de la documentación destruida con su indicación en metros lineales, fechas extremas de la documentación, breve información de la relación de la documentación eliminada, la fecha o fechas de la destrucción, muestras conservadas y, en su caso, certificación de la empresa destructora. De dicha documentación e información debe remitirse copia al Archivo General a través de la Oficialía Mayor del Departamento.
Asimismo, conforme al apartado 3 del artículo 7 del Real Decreto 1164/2002, se remitirá a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el plazo de diez días desde las actuaciones, un ejemplar de dicha acta.
Contra la presente resolución cabe interponer recurso administrativo de alzada ante la Ministra de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana, en el plazo de un mes contado desde el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de conformidad con lo dispuesto en los artículos 121 y 122 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Madrid, 14 de febrero de 2023.–El Subsecretario de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana, Jesús Cano Álvarez González.