Categoría: Administración

totales, etc.) con el fin de determinar el saldo de jornada positivo o negativo acumulable al mes siguiente.
La ficha de registro, rellenada y firmada, deberá remitirse al jefe de departamento el primer día laborable del mes siguiente.
22. Supervisión y control.
La División de Administración centralizará la gestión de la jornada de trabajo flexible, y deberá garantizar la aplicación uniforme de las normas y realizar los controles necesarios. La División de Administración se encargará de tomar las decisiones sobre solicitudes especiales y resolver los casos en los que surjan controversias.
Los directores y jefes de departamento se responsabilizarán del funcionamiento del régimen de jornada flexible en sus respectivos sectores. Contarán con el apoyo de sus jefes de división y responsables de otras unidades administrativas y designarán a uno o más miembros de su personal para supervisar la aplicación de la presente Instrucción, leer los contadores al final de cada mes y comprobar las fichas individuales de registro mensual. Las fichas se remitirán posteriormente a la División de Administración, firmadas por el director o jefe de departamento, y se devolverán a los departamentos a su debido tiempo.
En el supuesto de que se detecte alguna irregularidad, el personal de que se trate estará sujeto a medidas administrativas (por ejemplo, la exclusión del régimen de horario flexible y una nota en su expediente personal) y disciplinarias.
23. Revisión de las medidas para la aplicación de la jornada de trabajo flexible.
La presente Instrucción se aplicará de forma experimental. Sus disposiciones podrán modificarse en función de la experiencia adquirida durante la aplicación del régimen de jornada flexible en varios departamentos y tras consultar al grupo de trabajo conjunto sobre jornada «flextime» integrado por representantes de la administración y del comité de personal.
24. Modificación de la normativa sobre jornada de trabajo.
Por la presente se modifica la circular n.º 490, de 23 de junio de 1971, relativa a la jornada de trabajo; el siguiente texto sustituye al apartado 2:
«La jornada de trabajo de la Secretaría tiene carácter flexible, extendiéndose en los días laborables de las 08:00 a las 19:00 horas (para el taller, de las 07:00 a las 19:00), de conformidad con los acuerdos establecidos en la Instrucción n.º 16. El personal deberá estar presente entre las 09:00 y las 12:00 y entre las 14:45 y las 16:45 (para el taller, entre las 08:45 y las 12:00 y entre las 14:15 y las 16:00).
El personal que, por necesidades del servicio, no se acoja a la jornada flexible, realizará un horario fijo. Deberán estar presentes los días laborables en el siguiente horario:
– Mañanas: de 08:30 a 12:30.
– Tardes: de 2:15 a 18:00.
a menos que se haya fijado un horario distinto para ellos mediante resolución del Secretario General.
Las medidas para aplicar la jornada de trabajo flexible o fija deberán cumplirse estrictamente. Los directores, jefes de departamento y jefes de división serán los responsables de dicho cumplimiento por su personal.»
En nombre del Secretario General, A. Daussin, Director General de Administración y Finanzas.
Apellido, nombre, nivel.
Departamento.
Equivalencia (secciones II y III) en horas: número de días x 7 h 45 m (+h+m) =  h  m (B)
Revisado y certificado.
1. La jornada flexible de trabajo será de aplicación los días laborables (de lunes a viernes) entre las 7:00 y las 19:00 horas de la siguiente manera:
2. El responsable del taller deberá determinar los requisitos del servicio teniendo en cuenta qué miembros del personal podrán flexibilizar su horario a fin de garantizar el adecuado funcionamiento del servicio: trabajo por turnos, personal mínimo al comienzo y al final de la jornada laboral y durante la pausa para el almuerzo, etc.
3. Todo el personal deberá llevar una ficha de registro mensual, distinta de la utilizado en otros departamentos (véase el modelo en el Anexo III).
4. Si, durante un período concreto, el horario flexible se sustituye por el trabajo por turnos, el personal deberá indicar los detalles de su trabajo por turnos en la sección 3 de la ficha de registro. Deberán entregar su tarjeta de plástico al responsable del taller antes del comienzo de dicho período.
5. Estas normas especiales no modifican la situación vigente desde la implantación de la jornada de trabajo flexible en el taller.
Apellido, nombre, nivel.
Departamento.
Equivalencia (secciones II y III) en horas: número de días x 7 h 45 m (media jornada = 3 h 50 m) =  h m (B)
Revisado y certificado.
1. Algunas de las disposiciones de la Instrucción n.º 16 precisan una mayor planificación y aclaración. Esto hace referencia a las funciones de los directores y jefes de departamento acogidos al horario de trabajo flexible.
2. De conformidad con la Instrucción n.º 16, apartado 22, los directores y jefes de departamento se encargarán de la aplicación efectiva de la jornada de trabajo flexible en sus sectores. A ellos les corresponde, por los medios adecuados y con la ayuda de los jefes de división y otras personas responsables o unidades administrativas, garantizar que las normas se cumplan y que los departamentos funcionen de forma ordenada. Es su obligación intervenir en caso de comportamientos irregulares o uso indebido del régimen establecido, a fin de garantizar la igualdad de trato para todo el personal.
3. Cada director o jefe de departamento deberá designar a uno o varios miembros del personal para la realización de las siguientes tareas:
a. Llevar el control de la aplicación del régimen de jornada flexible en el departamento y velar por que las normas se cumplan de manera uniforme (véase la Instrucción n.º 16 (22)),
b. Realizar todas las gestiones necesarias para el personal destinado en el departamento (preparación de los contadores, tarjetas).
c. Ocuparse de las tarjetas rojas oficiales y de las tarjetas de repuesto (Instrucción n. 16 (15) y (20); véase también el siguiente punto 4).
d. Publicar el plan mensual de la jornada laboral regulada junto a los contadores (Instrucción n.º 16, apartado 19).
e. Distribuir fichas de registro individuales al personal al comienzo de cada mes (Instrucción n.º 16 (21)).
f. Publicar junto a los contadores, al final de cada mes, una lista del personal en la que cada miembro de la plantilla deberá rellenar el número de horas registradas en su contador; comprobar la información introducida y rellenar la que sea necesaria (Instrucción n.º 16 (18) y (21)).
g. Recoger cada mes las fichas de registro individual (por medio del jefe de división u otra unidad administrativa). Comprobar dichas fichas y remitírselas a la División de Administración una vez hayan sido firmadas por el director o jefe del departamento (Instrucción n.º 16 (21), (22)).
h. Examinar las solicitudes de ausencia autorizada durante el horario fijo de presencia y en compensación por el saldo positivo acumulado durante el mes anterior y remitir dichas solicitudes al jefe de departamento (Instrucción n.º 16, apartados 11, 14, 20, 21).
i. Disponer lo necesario para que las horas comprendidas entre las 08:30 y las 12:30 y entre las 14:15 y las 18:00 estén cubiertas por el personal mínimo necesario; por ejemplo, siempre habrá una persona de servicio que atienda el teléfono para los principales funcionarios del departamento y que deberá poder contactar con el resto del personal que se encuentre presente.
j. Mantener la comunicación con la División de Administración para cualquier problema relacionado con la jornada de trabajo flexible.
La División de Administración deberá estar informada de los nombres de los miembros del personal a quienes se les hayan asignado estas tareas.
4. Las tarjetas de plástico deberán mantenerse en buenas condiciones y utilizarse de la siguiente manera:
a. Cada miembro del personal recibirá una tarjeta para uso propio; esta, por regla general, no deberá dejarse en el contador.
b. Deberán fabricarse duplicados de las tarjetas para cada miembro del personal, que se guardarán de forma segura en el departamento. Si un miembro del personal olvida o pierde su tarjeta, se le podrá entregar el duplicado, que deberá fotocopiarse primero a efectos de reproducción, y que deberá devolverse al final de la jornada a la persona responsable de la custodia de dichas tarjetas de reserva.
No se le entregará el duplicado a ningún miembro del personal hasta que haya declarado que desconoce el paradero de la tarjeta original.
Para hacer frente a cualquier situación imprevista, se sugiere que los departamentos hagan fotocopias, desde el principio, de todas las tarjetas, donde se vea con claridad el nombre de la persona a la que pertenecen (9 tarjetas en cada fotocopia).
c. Las tarjetas rojas están pensadas para ausencias breves por servicio oficial. Deberán dejarse en el contador para indicar que el miembro del personal está ausente y deberá devolverse al responsable inmediatamente después de su uso. No obstante, debido a que se han cometido ciertas irregularidades, el tipo de tarjeta roja vigente deberá bloquearse. De momento, en lugar de utilizar estas tarjetas, las horas fuera de la oficia por servicio oficial podrán registrarse en la Parte IV de la ficha de registro individual. Es probable que las actuales tarjetas rojas se retiren pronto y se sustituyan por tarjetas rojas no perforadas para evitar su utilización fraudulenta en el futuro.
5. Ausencias autorizadas durante el horario fijo de presencia.
a. El personal podrá ausentarse durante los tramos de horario flexible, en función de las necesidades de la Organización, y siempre que se haya realizado el total de horas obligatorias a final de mes.
b. Las ausencias durante el horario fijo de presencia deberá autorizarlas el jefe de departamento únicamente para cuestiones oficiales o, en casos excepcionales, por motivos personales urgentes (Instrucción n.º 16 (14)).
– Las ausencias por servicio oficial se contabilizarán en la ficha de registro individual de jornada o utilizando una tarjeta roja en el contador (Instrucción n.º 16 (20); véase también el anterior apartado 4.c).
– De conformidad con la Instrucción n.º 16 (14), la asistencia a consultas médicas u odontológicas deberá realizarse, por norma general, durante los tramos de horario flexible y, por tanto, en el tiempo libre del personal.
No obstante, para aquellas visitas o tratamientos que no puedan concertarse fuera del horario fijo de presencia, podrá autorizarse la ausencia hasta 2 o 3 veces por mes, concediéndose, por norma general, un permiso de 1 hora para cada visita. No obstante, el tiempo así concedido no podrá utilizarse a efectos de obtener la autorización para ausentarse mencionada más adelante en el apartado 6. Los casos que conlleven un tratamiento a largo plazo deberán concertarse tras consultarlo con la División de Administración. Se concederán 3 horas y 50 minutos al miembro del personal para exámenes médicos que exijan que se ausente durante medio día. La tarjeta roja no deberá usarse nunca para acudir a consultas médicas, odontológicas, etc.
– Las ausencias por otros motivos personales no computarán como horas de trabajo del miembro del personal. En determinados casos individuales, podrán realizarse leves modificaciones del horario fijo de presencia por motivos personales válidos, especialmente familiares, dependiendo de las necesidades de la Organización.
6. Ausencias autorizadas (medio día) en compensación por el saldo positivo de horas acumulado del mes anterior (Instrucción n.º 16 (11)).
El objetivo del horario flexible de trabajo no es aumentar el número de días en los que el personal pueda ausentarse, sino flexibilizar la jornada laboral diaria. Debe garantizarse que las ausencias autorizadas de este tipo no se solicitan ni conceden salvo al personal que ha realizado en efecto el exceso de jornada necesario a fin de atender las necesidades de la Organización, y garantizar que el personal no realiza horas presenciales con el objetivo expreso de obtener autorización para ausentarse medio día. Se pedirá al personal de nivel A que no solicite este tipo de autorizaciones.
7. Horas extraordinarias (Instrucción n.º 16 (12))
a. Se recuerda a los departamentos que la normativa actual (Norma n.º 425 y Circular n.º 490) permite compensar las horas extraordinarias (permiso compensatorio o remuneración de horas extraordinarias) únicamente del personal de niveles C1 a B3. Estas normas acaban de modificarse mediante la Circular n.º 615, de 12 de mayo de 1978, para ampliar el permiso compensatorio por horas extraordinarias (pero no su remuneración) para el personal de los niveles B4 a B6, y eliminar, para el personal en las categorías B y C, las 5 horas mensuales que hasta el momento se restaban de las horas extraordinarias por motivos técnicos (la diferencia entre la semana laboral estándar de 40 horas y la semana laboral efectiva de 38 horas y 45 minutos, que equivale a 5 horas al mes). No obstante, las primeras cinco horas extraordinarias no podrán ser remuneradas en ningún caso.
b. El sistema de horas extraordinarias en el marco del régimen de jornada de trabajo flexible parte del principio de que las horas de trabajo deben distribuirse a lo largo del mes. En consecuencia, el exceso de jornada de lunes a viernes entre las 08:00 y las 19:00 horas no se considerarán horas extraordinarias y deberán compensarse con arreglo a los acuerdos de flexibilidad horaria(24). Solo aquellas horas que se trabajen (en los niveles C y B) por orden explícita del jefe del departamento antes de las 08:00 o después de las 19:00 horas (de lunes a viernes), o los sábados, domingos, festivos oficiales u otros días no laborables, se considerarán como horas extraordinarias. Estas deberán reducirse al mínimo indispensable y los equipos de trabajo deberán ser lo más reducidos posible en caso de que se trabaje fuera del horario habitual.
Las horas extraordinarias realizadas en las condiciones adecuadas se compensarán de la siguiente manera: al menos las primeras 5 horas extraordinarias de cada mes se computarán a favor del trabajador y se utilizarán en el marco del régimen de jornada flexible(25). Se deberán notificar a la División de Administración, mediante una ficha de registro mensual (véase el Anexo I a las presentes directrices), todas las horas extraordinarias realizadas, esto es, todas las realizadas además de las compensadas en el marco del régimen de flexibilidad laboral, de forma que esas horas extraordinarias puedan transformarse en un permiso compensatorio o remunerarse previa autorización de la División de Administración. No se solicitará el permiso compensatorio por horas extraordinarias salvo para un número de horas correspondiente a 1 o más días (7 horas y 45 minutos) o medios días (3 horas y 50 minutos).
c. Por lo que respecta al personal de los niveles A y L, los directores y jefes de departamento están autorizados a considerar la posibilidad de compensar a los miembros de ese personal por trabajo realizado fuera del horario normal de trabajo (p. ej., largas jornadas de trabajo, trabajo adicional realizado de forma habitual), siempre que sea el propio director o jefe de departamento el que haya solicitado la realización de dicho trabajo de cara a la celebración de reuniones o por cualquier otro motivo organizativo de carácter objetivo. La compensación se concederá preferentemente en el marco del régimen de jornada flexible, es decir, durante los tramos de horario flexible. Las medidas prácticas para aplicar la presente disposición deberán acordarse entre el director/jefe de departamento y la División de Administración.
8. Viajes oficiales.
Los días completos dedicados a viajes oficiales se computarán según la media estándar de 7 horas y 45 minutos de lunes a viernes para el personal de todas las categorías (A, L, B, C). El tiempo adicional de viaje (p. ej., últimas horas de la tarde) no se sumará a dicho cómputo diario estándar de horas.
No obstante, podrá considerarse la posibilidad de compensación en determinados casos que puedan surgir en condiciones organizativas excepcionales o particularmente difíciles (p. ej., trabajo nocturno o servicios de secretaría para una reunión durante el fin de semana o un festivo oficial si no hay posibilidad de disfrutar de tiempo libre durante el propio viaje oficial). El personal que desee solicitar dicha compensación deberá dirigirse a la División de Administración, previa autorización del director o jefe de departamento. La compensación se concederá en forma de tiempo a disfrutar en el marco del régimen de jornada flexible o mediante un permiso compensatorio.
9. Servicios centrales responsables del funcionamiento de la jornada de trabajo flexible.
La División de Administración es la encargada de centralizar la gestión de la jornada de trabajo flexible (Instrucción n.º 16, apartado 22).
La División de Servicios Técnicos supervisa el correcto funcionamiento de los contadores y es responsable de las cuestiones técnicas del régimen de jornada flexible. Se encarga de los fallos que se produzcan en los equipos y de la sustitución de las tarjetas perdidas.
En nombre del Secretario General, A. Daussin, Director General de Administración y Finanzas.
Enero de 2020.
La presente nota informativa ha sido elaborada por la Unidad de Seguridad Social y Pensiones. Para cualquier cuestión, contáctese con:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL CONSEJO DE EUROPA - UNIDAD DE SEGURIDAD SOCIAL Y PENSIONES F-67075 ESTRASBURGO CEDEX
8: +33 (0)3 90 21 60 60 M: assurances.sociales@coe.int
La presente información no modifica ni sustituye los textos legislativos, contractuales o normativos aplicables, que son los únicos con valor jurídico.
1. Marco jurídico.
2. Cobertura de gastos médicos.
2.1 La Administración del interesado realiza aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que pueda transferirse a Francia o a otro país europeo.
2.1.1 Antes de la mudanza a Estrasburgo o a una oficina fuera de Francia.
2.1.2 A la llegada a Estrasburgo.
2.1.3 Llegada del interesado a una oficina ubicada fuera de Francia en un país europeo.
2.1.4 Miembros de la familia.
2.1.5 Breve información sobre el sistema de seguridad social en Francia.
2.1.6 Procedimiento de reembolso.
2.1.7 Registro en el médico de familia o «médecin traitant».
2.1.8 Assurance Mutuelle o póliza complementaria.
2.2 Otras situaciones.
3. Seguro de accidentes (como se indica en el artículo 16 de la Resolución (2012)2).
4. Ausencia por motivos médicos.
4.1 Informar al departamento.
4.2 Justificante médico.
4.3 Ausencia sin justificante.
4.4 Certificados médicos expedidos en el extranjero.
5. Datos de contacto en la Dirección de Recursos Humanos.
La adscripción en comisión de servicio del interesado es el resultado de un acuerdo entre el Secretario General del Consejo de Europa y la Administración de la organización nacional o internacional del primero.
La Resolución 2012(2) por la que se establece un Reglamento para la adscripción en comisión de servicio de funcionarios internacionales, nacionales, regionales o locales al Consejo de Europa, adoptada por el Comité de Ministros el 15 de febrero de 2012, especifica que el empleador deberá adoptar las medidas necesarias para gestionar la cobertura médica y social antes de la adscripción en comisión de servicio. Se adjuntará un certificado de cobertura médica y social al acuerdo de adscripción en comisión de servicio. La garantía de cobertura deberá incluir también a la familia del interesado (en su caso).
Artículo 16 de la Resolución 2012(2):
a. El Consejo de Europa no se hará responsable de proporcionar cobertura médica y social al funcionario en comisión de servicio o a los miembros de su familia.
b. Antes del inicio del período de adscripción en comisión de servicio, la Administración en cuestión deberá certificar al Consejo de Europa que durante el período pertinente garantizará la cobertura médica y social del funcionario en comisión de servicio*.
La Resolución también especifica que el Consejo de Europa suscribirá una póliza de seguro de accidentes a favor del interesado mientras dure la comisión de servicio:
Artículo 16 de la Resolución 2012(2):
c. Durante el período de adscripción en comisión de servicio, el Consejo de Europa suscribirá una póliza privada de seguro de accidentes a nombre del funcionario.
No obstante, esta póliza no puede considerarse sustitutiva del seguro de cobertura médica y social. Además, no cubre a la familia.
Existen varias opciones:
– Que la Administración del interesado realice aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que pueda transferirse a Francia u otro país europeo en virtud de los acuerdos bilaterales en la materia,
– O bien que dicha Administración realice aportaciones a un sistema de seguridad social que permita las comisiones de servicio y cubra a sus beneficiarios cuando trabajan en el extranjero.
También puede resultar necesario que la Administración del interesado suscriba una póliza específica durante la vigencia de la comisión de servicio.
2.1 La Administración del interesado realiza aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que pueda transferirse a Francia o a otro país europeo.
Ese puede ser el caso de las personas procedentes de un país que forme parte del Espacio Económico Europeo (EEE). De hecho, existen acuerdos en materia de seguridad social entre los Estados miembros de la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza, que permiten al interesado y a su Administración seguir contribuyendo a su sistema nacional, mientras se reciben prestaciones de la seguridad social francesa. En este marco, los miembros de la familia(1)suelen estar también cubiertos, tanto si permanecen en su país de origen como si se mudan a Estrasburgo.
Téngase en cuenta que dicha transferencia no es automática y debe prepararse antes de la llegada, mientras el interesado aún se encuentre en su país.
2.1.1 Antes de la mudanza a Estrasburgo o a una oficina fuera de Francia.
El interesado deberá ponerse en contacto con su oficina de la seguridad social para comprobar si puede realizarse la transferencia. En caso afirmativo, dicha oficina le facilitará el formulario necesario (p. ej., el S1, pero puede tratarse de otro distinto en función del país) para que sus derechos se transfieran a Francia. En el caso de las oficinas ubicadas fuera de Francia en un país europeo, será necesario dirigirse a la seguridad social del país en cuestión para saber qué documentación debe aportarse.
2.1.2 A la llegada a Estrasburgo.
El interesado deberá ponerse en contacto inmediatamente con la Unidad de Seguridad Social y Pensiones (Dirección de Recursos Humanos), donde se le prestará asistencia para inscribirse en la oficina local de la seguridad social.
Téngase en cuenta que también deberán presentarse los siguientes documentos:
– El formulario original (antes mencionado) que permite la transferencia de sus derechos de seguridad social, por duplicado. En él se deberá indicar la duración exacta de la comisión de servicio y la nueva dirección en Francia.
– Una copia de la tarjeta sanitaria europea con vigencia durante toda la comisión de servicio
– Una partida de nacimiento original con indicación de la filiación (deberán aparecer ambos padres) en un formulario internacional
O bien, la traducción jurada realizada por un traductor del Tribunal de Casación de Colmar (Francia).
http://www.creta-france.com/
http://www.traducteursdelest.asso.fr/index.php?langue=&departement=Bas-Rhin&lang=fr&page=result.
– una copia del pasaporte
– una copia del visado (en su caso)
– un certificado oficial del banco del interesado en el que figuren los datos de su cuenta bancaria, incluidos los códigos BIC e IBAN (relevé d'identité bancaire - RIB)
2.1.3 Llegada del interesado a una oficina ubicada fuera de Francia en un país europeo.
Será responsabilidad del interesado realizar las gestiones correspondientes ante la seguridad social del país de destino para todo lo relativo a su cobertura médica.
2.1.4 Miembros de la familia.
En función de la normativa en materia de seguridad social vigente en el país del interesado, es posible que su familia también esté cubierta. Esto deberá indicarse en el formulario de transferencia, que deberá contener los nombres completos de los familiares acompañantes.
Téngase en cuenta que, en caso de que los familiares que se trasladen a Estrasburgo tengan derecho a beneficiarse de esa cobertura, deberán aportar la misma documentación arriba indicada que se exige al interesado para poder registrarse en la seguridad social. En el caso de los menores en edad escolar, se solicitará también un certificado de escolarización.
2.1.5 Breve información sobre el sistema de seguridad social en Francia.
Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) es el nombre que recibe la oficina local de la seguridad social en Francia, donde deberá registrarse el interesado. La CPAM se encarga del sistema de reembolsos.
La CPAM gestiona los gastos, tales como tarifas médicas y odontológicas, pero también los costes de hospitalización, embarazo, accidente, fallecimiento, etc.
En Francia, deberán pagarse inmediatamente las facturas relacionadas con los gastos sanitarios y, posteriormente, solicitar su reembolso, salvo en casos de hospitalización y determinadas enfermedades de larga duración.
Una vez formalizada la transferencia por la CPAM, se enviará al interesado su número de la seguridad social por correo postal. Debe tenerse en cuenta que la transferencia de estos derechos puede demorarse varias semanas.
CPAM 16, rue de Lausanne 67000 ESTRASBURGO ® (0) 36.46 www.ameli.fr
2.1.6 Procedimiento de reembolso.
Para recibir el reembolso de los gastos médicos, se deberá aportar la siguiente documentación cada vez que se realice una solicitud.
– «Feuille de soins».
Se trata del recibo que permite recibir el reembolso.
El interesado lo recibirá del médico (de familia o especialista) y/o el farmacéutico (las etiquetas de las medicinas recetadas deberán adherirse a la «feuille de soin» del farmacéutico).
– Todos los documentos justificativos originales pertinentes (recibos del facultativo, etc.).
En la mayoría de los casos, la receta o factura detallada y los recibos de las cantidades abonadas.
Antes del envío, deberán cumplimentarse debidamente todos los documentos (indicando el nombre, el número de seguridad social, el domicilio, etc.) y, muy importante, firmarse. Es aconsejable guardar una copia de toda la documentación enviada. Es preferible agrupar las solicitudes de pequeña cuantía.
Téngase en cuenta que los tratamientos o la atención recibidos hace más de dos años no podrán reembolsarse.
Si el interesado está registrado en la CPAM de Estrasburgo, debe introducir sus solicitudes de reembolso («feuilles de soins», recetas, etc.) en un sobre cerrado indicando CPAM VIA DISTRIBUTION (únicamente si está registrado en la CPAM de Estrasburgo) y depositarlo en el correo interno. De esa forma, podrá servirse del servicio de mensajería agrupada gratuito que sale cada miércoles por la tarde.
También podrá enviar su solicitud de reembolso directamente a su CPAM en un sobre cerrado y franqueado fuera del Consejo de Europa.
2.1.7 Registro con un médico de familia o «médecin traitant».
En Francia, las personas registradas en el sistema de la seguridad social deben notificar un médico, que será su médico de cabecera, encargado de su seguimiento y derivación, si fuera necesario, a un especialista.
El hecho de consultar al propio médico y de seguir sus procedimientos médicos o los que él indique facilitarán la obtención del reembolso.
Para notificar determinado médico, deberá rellenarse y firmarse, junto con el médico elegido, la Declaración de elección de médico de cabecera (se puede descargar en http://www.ameli.fr) y enviarla a la CPAM que corresponda. Si el interesado no está afiliado aún, deberá enviar dicho formulario junto con el expediente de transferencia de derechos.
2.1.8 Assurance Mutuelle o póliza complementaria.
La seguridad social reembolsará entre el 60 y el 90 % de los gastos con arreglo a las tarifas estándar. Es posible que el médico cobre un importe superior a la tarifa estándar, lo que supone que no siempre se devolverá el total de las facturas médicas.
Para garantizar una mejor cobertura, puede ser conveniente obtener otra cobertura adicional (también conocida como cobertura complementaria, puesto que su función es devolver una parte de los gastos totales que no son reembolsados por la seguridad social). La mayor parte de agentes de seguros de Francia ofrecen estos contratos. Los precios varían en función de la compañía y el grado de cobertura que se desee contratar.
2.2 Otras situaciones.
En caso de que la Administración del interesado no realice aportaciones a un sistema de seguridad social que pueda transferirse al sistema francés, existen dos posibilidades:
2.2.1 Que el sistema nacional o el sistema concreto que le ampare cubra sus gastos y los de su familia en el extranjero durante la duración total de su comisión de servicio. En ese caso, deberá comprobar antes de la partida el alcance de la cobertura y asegurarse de que tiene en su poder toda la documentación necesaria.
2.2.2 Que el empleador contrate una póliza privada en nombre del interesado que le cubrirá en el extranjero a él y a su familia durante toda la vigencia de la comisión de servicio, a su llegada a Estrasburgo. En caso de que se desee contratar este tipo de póliza, la Unidad de Seguridad Social y Pensiones facilitará un listado de agentes de seguros (véase el anexo). Estos contactos se ofrecen a modo de ejemplo. El Consejo de Europa no tiene ningún acuerdo específico con ninguno de dichos agentes o compañías aseguradoras, y no se hace responsable por las posibles consecuencias derivadas de firmar un contrato con cualquiera de ellos.
Durante el período de adscripción en comisión de servicio, el Consejo de Europa suscribirá una póliza privada de seguro de accidentes a favor del funcionario. No obstante, esta póliza no puede considerarse sustitutiva del seguro de cobertura médica y social. Concretamente, no será de aplicación en caso de gastos relacionados con una enfermedad. Además, téngase en cuenta que esta póliza no cubre a los miembros de la familia.
Las prestaciones y sumas de capital(2)asegurados en caso de accidente cubrirán los siguientes riesgos:
– Seguro de vida: 76 225 euros.
– Incapacidad permanente total 152 450 euros.
– Incapacidad permanente parcial: % variable en función de la escala de incapacidad de la póliza del seguro.
– Incapacidad temporal total: 76 euros al día (máximo 1 año).
– Tarifas médicas: 3 811 euros.
En caso de accidente durante la comisión de servicio, deberá contactarse inmediatamente con la Unidad de Seguridad Social y Pensiones, para que se puedan realizar las gestiones necesarias con la compañía aseguradora.
La Norma n.º 1399, de 17 de diciembre de 2019, contiene las disposiciones aplicables en casos de ausencia por motivos de salud, maternidad, paternidad o adopción. Consultar el manual administrativo en la Intranet, en la sección «cobertura médica y social».
4.1 Informar al departamento.
Tanto si se está en poder de un justificante médico inicial como si se deja de acudir al trabajo por enfermedad sin contar con un justificante, lo primero que debe hacerse es informar al jefe del departamento, o al responsable de recibir dicha información en ese departamento, durante la primera media jornada de ausencia del trabajo.
Además, es posible que deba informarse también a la Administración de origen si así se hubiera acordado antes de la adscripción en comisión de servicio.
4.2 Justificante médico.
Deberá rellenarse el justificante de forma completa y legible (con apellido y nombre, domicilio donde pueda ser visitado, etc.).
Dependiendo del plan de seguro médico, se enviará el justificante a la dirección correspondiente:
Si el interesado está cubierto por la Seguridad Social francesa (la cobertura de seguridad social ha sido transferida al sistema francés).
Páginas 1 y 2 del justificante:
Deberán enviarse al fondo de seguro médico (CPAM) en el plazo de 48 horas desde la expedición del justificante. El incumplimiento de esta norma puede suponer que se deniegue el derecho a la prestación por enfermedad (artículos L 321-2 y R 615-69 del Código de la Seguridad Social).
Página 3 del justificante:
Deberá enviarse directamente al Departamento de Recursos Humanos de la Administración de origen en el plazo de 48 horas, tras comprobar que la información pertinente (apellido, nombre, fechas, número de asegurado, etc.) es legible. Si no lo es, añádase una nota. En algunos casos, la Administración de origen podrá recuperar las retribuciones del interesado de su sistema nacional de Seguridad Social.
Si el interesado está asegurado por una póliza privada o a través de un plan de su empleador. Consultar con la Administración de origen las gestiones a realizar.
En todos los casos, enviar una copia de la página 3 del justificante a la Unidad de Seguridad Social y Pensiones (Dirección de Recursos Humanos - Consejo de Europa) en el plazo de 48 horas. Si la información pertinente no es legible, añádase una nota explicativa.
4.3 Ausencia sin justificante.
En lo que respecta al Consejo de Europa, no es necesario enviar ningún justificante médico si la ausencia por enfermedad oscila entre medio día y un día y medio (máximo). No obstante, si las ausencias sin justificante médico suman un total de más de 4 días en un año natural, las posteriores ausencias sin justificar durante ese año se deducirán del permiso anual.
No obstante, la Unidad de Seguridad Social y Pensiones recuerda que esto no significa que se tenga derecho a 4 días adicionales de permiso anual y recomienda que en caso de acudir al médico se pida un justificante si es necesario. Se recuerda que, de cualquier modo, deberá informarse al departamento de tales incidencias, ya desde la primera media jornada en que se deje de acudir al trabajo.
Además, en caso de estar enfermo un viernes y al lunes siguiente, se computará como una ausencia de cuatro días, por lo que deberá aportarse un justificante médico al menos para el lunes.
4.4 Justificantes médicos expedidos en el extranjero.
En caso de obtenerse un justificante médico durante un viaje al exterior (en viaje oficial o de vacaciones), deberá informarse a la Unidad de Seguridad Social y Pensiones en el plazo de 48 horas.
Además, se añadirá una breve nota explicativa de las circunstancias y del período cubierto, junto con el apellido, nombre y número del asegurado (especialmente si el justificante está redactado en un idioma distinto del inglés o el francés). A continuación, se procederá del modo explicado en el anterior apartado «Justificante médico».
Recordamos que los siguientes miembros del personal están a disposición del interesado si necesita asistencia o tiene dudas.
Asistencia en caso de registrarse en la seguridad social francesa:
Evelyn TERNES Dirección de Recursos Humanos - Oficina de la Unidad de Seguridad Social y Pensiones: Palais 4104 8: +33 (0)3 90 21 60 60 E-mail: assurances.sociales@coe.int
Responsable de bienestar:
Oficina de Thérèse BRUNTZ: Palais 4100 8: + 33 (0)3 88 41 24 41 E-mail: therese.bruntz@coe.int
Asunto: Información relativa a los viajes oficiales realizados a cargo de la Organización por miembros del personal, expertos u otras personas.
El seguro oficial de viajes CHARTIS (antes AIG EUROPE) cubre los riesgos específicos que conllevan los viajes a cargo de la Organización de miembros del personal, expertos u otras personas.
Número de póliza de CHARTIS: 2.004.761
Teléfono 24 horas de CHARTIS:
Tel +32 3 253 69 16
Fax +32 3 252 69 58
La póliza es válida, independientemente del medio de transporte, siempre que el beneficiario tenga una orden de misión (con o sin gastos) o una carta de invitación que haga referencia a CHARTIS. La referencia incluida en la orden de misión o carta de invitación deberá ser la siguiente:
«Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 horas de CHARTIS: + 32 3 253 69 16. No es necesario contratar una póliza complementaria, que en ningún caso será reembolsada por el Consejo de Europa.»
No será necesario adoptar ninguna otra medida, pero es fundamental que la orden de misión, carta de invitación o contrato de servicio con un tercero incluyan el texto anterior. Compruébese que aparece reproducido en los documentos entregados a las personas que realicen viajes oficiales en nombre de la Organización.
3.1 Gastos médicos/repatriación.
Los gastos médicos por enfermedades inesperadas o accidentes durante un viaje oficial para el Consejo de Europa siguen estando cubiertos en la mayoría de los casos por el sistema básico de atención médica y seguridad social al que pertenecen los asegurados en sus países de residencia.
La póliza CHARTIS no pretende sustituir esos sistemas básicos de atención médica, sino que se ha negociado a fin de ofrecer garantías complementarias específicas para los viajes. Por lo tanto, los viajeros siempre deberán obtener en primer lugar un reembolso de su sistema básico (Van Breda en el caso del personal) y, después, si es necesario, solicitar a CHARTIS el reembolso adicional que corresponda.
En caso de un problema médico grave y antes de comprometerse a gastos considerables, es fundamental que los viajeros contacten con la compañía aseguradora (teléfono +32 3 253 69 16) para aclarar las modalidades de asistencia.
La decisión de repatriación por motivos médicos corresponderá exclusivamente por la aseguradora. Si el personal o los expertos deciden regresar a su país de origen para recibir la asistencia médica sin la aprobación previa del servicio de atención 24 horas de CHARTIS, no se les reembolsará el precio abonado por los billetes de avión.
3.2 Retraso en la llegada del equipaje.
Si el equipaje se demora más de ocho horas, la póliza cubre la adquisición de productos básicos necesarios, pero deberá presentarse la confirmación de la aerolínea de que el equipaje se ha retrasado, y facturas de las compras realizadas.
3.3 Robo de equipaje, objetos de valor o enseres personales.
La póliza cubre los casos de robo establecidos en el contrato (véase el resumen de garantías al final del mismo).
Si se pierden enseres personales o estos son robados, deberá presentarse la denuncia correspondiente a la policía o a la empresa de transporte para beneficiarse de la cobertura.
3.4 Cancelación, interrupción o modificación del viaje.
Si el pasajero cancela (por las razones especificadas en el contrato), la póliza cubrirá los gastos de cancelación.
En el supuesto de producirse una huelga o un retraso en el vuelo que se prolonguen durante más de cuatro horas, la póliza cubrirá el gasto derivado de la adquisición de nuevos billetes, una noche de hotel o las carreras de taxi.
3.5 Formulario de solicitud.
Las solicitudes (mediante el formulario especial disponible en la Oficina de Viajes) deberán realizarse lo antes posible. Deberán enviarse junto con la documentación necesaria a la Oficina de Viajes, que la remitirá a la aseguradora.
Se adjuntará siempre a la solicitud la documentación pertinente (originales y traducciones al inglés o francés).
Para aquellas personas cuyos gastos de viaje y dietas no corran a cargo del Consejo de Europa, pero cuyo trabajo esté relacionado con actividades en que la Organización tenga un especial interés, se podrá negociar una cobertura de la póliza CHARTIS.
El departamento en cuestión deberá enviar un correo electrónico a la Oficina de Viajes (bureau-voyages@coe.int) con el número de personas (no son necesarios los nombres de cada uno) y las fechas pertinentes (que deberán incluir los días de viaje y los de celebración de reuniones).
La carta de invitación y/o el contrato de servicio deberá incluir el párrafo estándar «Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 horas de CHARTIS: +32 3 253 69 16».
4.1 Zonas no cubiertas por la póliza de seguro de viajes.
No estarán cubiertos los siguientes países:
– Afganistán.
– Corea del Norte.
– Irak.
– Costa de Marfil.
– Somalia.
– Sudán.
En consecuencia, no podrá autorizarse ningún viaje oficial a estos países.
Además, los viajes oficiales a Chechenia solo están cubiertos en la actualidad previa notificación a la aseguradora. Por tanto, todos los viajes oficiales a Chechenia exigen que se dé un preaviso de al menos cuatro días hábiles a la Oficina de Viajes (Bureau-voyage@coe.int), para poder remitir a la aseguradora los nombres de los viajeros antes de la salida.
Se cobrará una prima adicional de 50$ por día y viajero.
Téngase en cuenta que el personal que no avise con antelación de un viaje oficial a Chechenia no estará cubierto frente a daños o lesiones.
4.2 Personas mayores de 75 años.
Actualmente, examinando cada caso de forma individual, puede obtenerse cobertura de CHARTIS para las personas mayores de 75 años enviando un certificado médico de su estado de salud a la aseguradora antes del viaje.
En función del certificado médico, la aseguradora podrá denegar la póliza, cobrar una prima adicional o conceder una cobertura sin condiciones.
4.3 Viajes oficiales de larga duración (más de 6 meses).
Todo viaje oficial cuya duración supere los seis meses deberá comunicarse a la Oficina de Viajes antes de que se cumplan los primeros seis meses. La aseguradora cobrará entonces una prima adicional.
La familia de un miembro del personal que se encuentre en un viaje de larga duración tendrá derecho a la misma cobertura que el interesado. En tales casos, se prevé el pago de una prima adicional.
Se llama especialmente la atención de los departamentos sobre el caso de las personas con contrato de servicios (consultores) cuyo viaje oficial supere los seis meses de duración. Los departamentos deberán comunicar a la Oficina de Viajes dichos viajes oficiales, tal como se ha indicado anteriormente.
Esto no afecta a los consultores contratados localmente, que no están cubiertos por el seguro de viajes.
4.4 Viaje en vehículo privado.
El personal o los expertos que utilicen sus propios vehículos para realizar un viaje oficial estarán cubiertos por la póliza de viaje CHARTIS, y también los pasajeros que los acompañen siempre que vayan a participar en el mismo acto oficial y estén en posesión de una carta oficial de invitación u orden de misión.
En este caso concreto, no habrá cobertura de seguro de responsabilidad civil o daños para el vehículo. Por tanto, se recomienda a los propietarios de los vehículos que comprueben si su seguro de coche les cubre en viajes de trabajo.
4.5 Responsabilidad civil.
El personal y los expertos tendrán cobertura de responsabilidad civil por daños físicos o materiales a terceros durante un viaje oficial, excepto en caso de daños causados por el uso de un vehículo (véase la anterior cláusula especial).
Deberá contactarse con la Oficina de Viajes para cualquier información o aclaración adicional (correo electrónico: bureau-voyages@coe.int).
4.6 Certificado de seguro de viajes.
En los casos en que se precise visado, algunos países exigen la contratación de una póliza específica o la demostración de que se posee la cobertura suficiente.
La Oficina de Viajes puede expedir un certificado oficial de seguro a tal efecto (en inglés o francés).
La solicitud de certificado se realizará por correo electrónico a bureau-voyages@coe.int, aportando la siguiente información:
– Nombre y apellido del viajero.
– Categoría (miembro del personal o experto).
– Nacionalidad.
– Fecha de nacimiento.
– Tipo de pasaporte (ordinario, por defecto).
– Número de pasaporte.
– Lugar de la misión y país.
– Fecha de la misión (incluidos los días de viaje).