Categoría: Administración

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, ha previsto en sus artículos 55 y 58 el procedimiento para la eliminación y la conservación permanente de documentación perteneciente al Patrimonio Documental. Dicho procedimiento ha sido desarrollado por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original que, en su artículo 6, atribuye al Subsecretario del Departamento en el que se encuentre custodiada la documentación la competencia para dictar la resolución del procedimiento, y por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Asimismo, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, reitera las funciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos dentro del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos.
Con fecha 9 de diciembre de 2022, la Secretaría General Técnica elevó a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos una propuesta de eliminación parcial de la serie documental de expedientes de solicitudes de pasaporte ordinario expedido en el extranjero, y dos propuestas de modificación de los plazos de eliminación de las series de solicitudes de visados de corta y larga duración establecidos en la Resolución de 27 de marzo de 2017, de la Subsecretaría (BOE de 12 de abril de 2017), de acuerdo a los dictámenes 1/2017 y 2/2017 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Estas tres propuestas han sido aprobadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en su reunión de 14 de diciembre de 2022, en sus dictámenes 97/2022, 98/2002 y 99/2022.
Por todo ello, corresponde ahora adoptar resolución aprobando la eliminación parcial y la modificación de plazos antedichas y su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
En su virtud, a propuesta de la Secretaría General Técnica, y de acuerdo con las competencias que me están conferidas en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos que figuran en Anexo a esta Resolución.
Autorizar la eliminación parcial y, en su caso, aprobar la conservación permanente, de los documentos que forman parte de las series documentales que se detallan en el anexo, que se custodian en los Consulados y Secciones Consulares de las Embajadas de España y en el Archivo General del Departamento.
La eliminación estará sujeta a los plazos, muestreos y demás formalidades previstos en las propuestas dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
El proceso de destrucción se hará periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series que figuran en el Anexo, quedando autorizadas por la presente resolución las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos de conservación obligatorios.
De conformidad con lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el artículo 6.2 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que durante ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. Y, para el supuesto de que fuera impugnada, no podrá procederse a la destrucción de la documentación hasta que la resolución recaída adquiera firmeza.
No podrá eliminarse la documentación que forme parte de expedientes objeto de recurso administrativo o judicial pendientes de resolución o sentencia.
El proceso de destrucción garantizará la seguridad de la documentación, estando protegida contra intromisiones externas. El método empleado será el adecuado para imposibilitar la reconstrucción de la documentación y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Conforme al artículo 7, apartado 3 del Real Decreto 1164/2002, se remitirá a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el plazo de diez días desde las actuaciones, un duplicado del acta de eliminación y del inventario de la documentación destruida. Los Consulados y Secciones Consulares de las Embajadas, harán llegar dicho duplicado a través del Archivo General del Departamento, que será el encargado de remitirlo a la Secretaría de la citada Comisión.
Contra la presente resolución podrá interponerse recurso de alzada ante el Ministro de Asuntos Exteriores y de Cooperación en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 12 de enero de 2023.–El Subsecretario de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, Luis Muñoz Cuesta Civís.
CP= Conservación permanente; CS= Conservación selectiva; ET= Eliminación total; EP= Eliminación parcial; MA= Muestreo aleatorio; MS= Muestreo sistemático; SS= Sustitución de soporte.