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Con fecha 23 de octubre de 2023 se ha suscrito el Convenio entre la Administración General del Estado (Ministerio de Justicia) y la Comunidad de Madrid para el acceso al Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho convenio, que figura como anexo a esta Resolución.
Madrid, 25 de octubre de 2023.–El Secretario de Estado de Justicia, Antonio Rojas Nieto Esquerdo.
De una parte: por el Ministerio de Justicia, el Secretario de Estado de Justicia, don Antonio Ruiz Díaz Esquerdo, nombrado en virtud del Real Decreto 1088/2021, de 7 de diciembre, en nombre y representación del Ministerio de Justicia y en uso de las competencias que le corresponden en virtud del artículo 62 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Y de otra, por la Comunidad de Madrid, el Viceconsejero de Economía y Empleo, don Daniel Garrido Santana, nombrado en virtud del Decreto 91/2023, de 5 de julio, del Consejo de Gobierno, y en uso de las atribuciones conferidas en el artículo 44.2.a) de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, del Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid y de conformidad a la delegación de competencias otorgada en el apartado Primero.1.d).2.º de la Orden de 3 de diciembre de 2021, de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo, por la que se delega el ejercicio de determinadas competencias y se desconcentra el Protectorado de Fundaciones.
Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad para obligarse y convenir.
1. El Real Decreto 453/2020, de 10 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia y se modifica el Reglamento del Servicio Jurídico del Estado, aprobado por el Real Decreto 997/2003, de 25 de julio, atribuye a este Ministerio la competencia para la gestión integral de los registros administrativos de apoyo a la actividad judicial y el desarrollo de su interconexión internacional. Corresponden a la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia (en adelante, DGTDAJ), de conformidad con el artículo 6 de ese real decreto, las siguientes funciones:
«d) La definición funcional de nuevos servicios digitales, o de la evolución de los ya existentes, coordinando y recogiendo las distintas demandas y necesidades expresadas por los usuarios finales o por los responsables de estos servicios, su diseño, desarrollo y mantenimiento en el ámbito de competencias de la Administración de Justicia, así como su puesta a disposición a otros organismos públicos.
m) El diseño, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones y servicios digitales creados o implantados en el ámbito de competencias de la Administración General del Ministerio de Justicia, así como su puesta a disposición a otros organismos públicos, en coordinación con las directrices de la Subsecretaría del Departamento, sin perjuicio de las competencias de otras unidades y de la coordinación con estas.»
En atención a sus competencias, la DGTDAJ ha desarrollado el Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales (REAJ), que viene a dar cumplimiento a las previsiones legales contenidas en los artículos 32 bis de la Ley 18/2011, de 5 de junio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, y 24.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, permitiendo a los ciudadanos otorgar apoderamientos judiciales mediante comparecencia electrónica.
Por otro lado, a la Comunidad de Madrid le corresponde competencia de ejecución de la legislación del Estado en materia laboral, de acuerdo con el artículo 28.1.12 de su Estatuto de Autonomía aprobado por Ley orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de acuerdo a la modificación realizada por la Ley orgánica 5/1998, de 7 de julio. Entre tales competencias se encuentran, en materia de mediación, arbitraje y conciliación, las relativas a la conciliación entre empresas y trabajadores en todos los procedimientos de conflictos laborales antes de acudir a la jurisdicción social cuando así sea demandado por los interesados, así como el registro de demandas de conciliación y el otorgamiento de representaciones a favor de terceros para poder acudir a los actos de conciliación en cualquier servicio de conciliación de España y el otorgamiento de representaciones para asistir a la jurisdicción social cuando las demandas sean de más de diez trabajadores.
2. El artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece que la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, en el que deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, para actuar ante las Administraciones Públicas.
Los registros generales de apoderamientos no impedirán la existencia de registros particulares en cada organismo, debiendo de ser plenamente interoperables entre sí, de modo que se garantice su interconexión, compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen a los mismos.
Por otra parte, los registros electrónicos, generales y particulares de apoderamientos, permitirán comprobar válidamente la representación de quien actúe ante las Administraciones Públicas en nombre de un tercero, mediante la consulta a otros registros administrativos similares.
3. En la última década, las Administraciones Públicas están adaptándose paulatinamente a los nuevos medios e instrumentos electrónicos con la finalidad de cumplir con el derecho de los ciudadanos de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Así, el Ministerio de Justicia desarrolló el Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales (REAJ) para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 32 bis de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, y en el artículo 24.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que permite al ciudadano otorgar presencial o electrónicamente apoderamientos ante el Letrado de la Administración de Justicia a favor de representante para actuar en su nombre ante los tribunales de justicia.
La Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo de la Comunidad de Madrid no cuenta con ningún registro particular de apoderamientos, pese a que una de las competencias que tiene atribuidas es la realización de los actos de conciliación obligatorios previos a la vía judicial laboral.
Para el desempeño de estas funciones es esencial que se pueda acceder, entre otros, al Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales.
En virtud de lo anterior, las partes arriba indicadas acuerdan suscribir el presente convenio que se regirá por las siguientes
El presente convenio tiene por objeto establecer los términos y condiciones generales de la colaboración entre el Ministerio de Justicia y la Comunidad de Madrid, para articular el derecho de acceso y uso del Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales (REAJ) por parte de los letrados-conciliadores del Área de Mediación, Arbitraje y Conciliación de la Dirección General de Trabajo de la Comunidad de Madrid de manera que puedan efectuar la consulta del contenido de los apoderamientos judiciales registrados tanto en las oficinas judiciales como a través de la Sede Judicial Electrónica, con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículo 9 y 10 del Real Decreto 2756/1979, de 23 de noviembre, por el que el Instituto de Mediación, Arbitraje y Conciliación asume parte de las funciones que tiene encomendadas.
El Ministerio de Justicia se obliga a:
1. Tramitar el registro de los usuarios en el sistema de Gestión de Usuarios (GdU) para poder acceder al Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales, usuarios previamente habilitados por la autoridad correspondiente de la Comunidad Autónoma de Madrid para acceder al Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales.
2. Comunicar los usuarios y claves asignadas a los usuarios para el acceso al sistema y proporcionar el asesoramiento técnico e informático que considere necesario a los distintos usuarios autorizados a acceder al Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales.
3. Si detectase un acceso indebido procederá conforme a lo establecido en la estipulación décima 2.ª, apartado 4.
4. Configurar un perfil para los usuarios del Servicio de Mediación Arbitraje y Conciliación (en adelante SMAC) que permita únicamente utilizar la funcionalidad de consulta de apoderamientos para poder consultar aquellos que se han registrado en la aplicación cuando la comparecencia para el apoderamiento ha sido presencial, o consultar los apoderamientos que se han tramitado a través de la Sede Judicial Electrónica.
5. Los funcionarios habilitados por la Comunidad de Madrid para acceder al Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales participarán en los cursos de formación sobre la aplicación que sean necesarios o convenientes para el acceso a la misma.
6. Con el fin de facilitar la utilización de la aplicación informática objeto de este convenio, el Ministerio de Justicia pondrá a disposición de los usuarios de la base de datos general un sistema de atención, tanto telefónica como mediante correo electrónico, destinado a solucionar problemas derivados de la utilización de la aplicación informática.
La Comunidad de Madrid se compromete a:
1. Cumplir las especificaciones técnicas que se establecen para dicha aplicación informática por el Ministerio de Justicia una vez comprobadas las posibilidades de la aplicación informática gestionada en el Ministerio de Justicia, para el acceso y consulta de los apoderamientos judiciales registrados tanto en las oficinas judiciales como a través de la Sede Judicial Electrónica.
2. Dar a los usuarios las instrucciones necesarias para dar cumplimiento al objeto de este convenio.
3. Remitir a la DGTDAJ un listado periódicamente actualizado de los usuarios del Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación que deban tener acceso al Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales, para que les sean asignados los usuarios y claves necesarios para el mismo.
4. Excluir del grupo de usuarios habilitados a aquel que realice un acceso indebido, con independencia de la responsabilidad exigible. Se considerará indebido todo acceso que no esté justificado en el expediente de que esté conociendo el usuario que lo realiza.
5. Proponer y fomentar la participación de los usuarios habilitados en el curso de formación para el uso del Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales.
1. A través de la correspondiente aplicación informática, la Autoridad Laboral de la Comunidad de Madrid tendrá acceso y podrá consultar la base de datos central que incluirá todos los asientos electrónicos practicados en las condiciones establecidas por el artículo 32 bis de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, en particular:
i. Consulta de apoderamientos.
ii. Descarga del justificante, siempre y cuando no se permita la modificación ni la prestación de nuevos apoderamientos.
2. El acceso al Registro electrónico de Apoderamientos Judiciales se configurará de forma que permita enlazar digitalmente desde la aplicación utilizada por la Autoridad Laboral de la Comunidad de Madrid para la gestión de las solicitudes de conciliación previa a la vía judicial laboral.
3. El acceso al registro electrónico de apoderamientos judiciales se realizará según el perfil informático correspondiente al usuario.
4. El perfil informático de acceso al registro electrónico de apoderamientos judiciales será el perfil de autoridad laboral. Permitirá el acceso a todos los datos obrantes en su registro, excluido el tratamiento de datos.
Este perfil solo estará disponible para aquellas personas autorizadas por la Comunidad de Madrid a estar registradas como usuarias del sistema.
5. Corresponderá a la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia del Ministerio de Justicia adoptar las medidas necesarias para dar de alta como usuario administrador de cada base de datos central a una persona designada por cada autoridad laboral de acuerdo con el perfil asignado a cada uno. El acceso deberá facilitarse dentro de los quince días siguientes a la recepción de la solicitud.
Una vez dado de alta, corresponderá al usuario administrador gestionar los trámites relacionados con los usuarios de la aplicación ubicados en su ámbito de actuación.
Todos los afectados por el presente convenio vendrán obligados por las disposiciones y exigencias establecidas en Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y demás disposiciones vigentes sobre la materia.
Las consultas se limitarán a los datos estrictamente necesarios para verificar la existencia, vigencia y alcance de los poderes en relación con las concretas actuaciones que se pretenden realizar y para poder comunicarse con la persona representante.
En ningún caso podrá procederse a un tratamiento ulterior de los datos para fines incompatibles con el fin para el cual se recogieron inicialmente los datos personales. De acuerdo con lo previsto en el artículo 5.1.b) del Reglamento (UE) 2016/679, no se considerará incompatible con los fines iniciales el tratamiento ulterior de los datos personales con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica e histórica o fines estadísticos.
Los datos objeto de consulta son:
a) Nombre y apellidos o razón social, número de documento nacional de identidad, de identificación fiscal o de documento equivalente del poderdante.
b) Nombre y apellidos o razón social, número de documento nacional de identidad, de identificación fiscal o de documento equivalente del apoderado.
c) Fecha de inscripción.
d) Tipo de poder según las facultades que otorgue.
En el caso del cedente de los datos, el Ministerio de Justicia, el Responsable del Tratamiento a efectos del Reglamento General de Protección de Datos es la persona titular de la Subdirección General de Impulso e Innovación de los Servicios Digitales de Justicia.
En el caso del cesionario de los datos, la Dirección General de Trabajo de la Comunidad de Madrid, el Responsable del Tratamiento a los efectos del Reglamento General de Protección de Datos es la persona titular de la citada Dirección General.
Este convenio no conllevará contraprestación económica alguna por las partes. Las actividades de colaboración no supondrán, ni para el Ministerio de Justicia ni para la Comunidad de Madrid, incurrir en gasto alguno ni dará lugar a repercusión presupuestaria de ningún tipo.
Para velar por el cumplimiento del presente convenio se constituirá una Comisión de Seguimiento formada por seis miembros, el titular de la Subdirección General de Relaciones Laborales y Negociación Colectiva de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo de la Comunidad de Madrid, el Subdirector General de Impulso e Innovación de Servicios Digitales de Justicia del Ministerio de Justicia del Ministerio de Justicia, o personas en que los mismos deleguen, así como por otros dos vocales representantes de cada Administración. En calidad de asesores, con derecho a voz, pero sin voto, podrán incorporarse aquellos técnicos que cada parte considere oportuno.
La Comisión de Seguimiento se reunirá a instancia de cualquiera de las partes y se regirá en cuanto a su funcionamiento y régimen jurídico, respecto a lo no establecido expresamente en la presente cláusula, por lo dispuesto en la Sección 3.ª del Capítulo II del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Funciones:
a) Efectuar un seguimiento del sistema, evaluar el funcionamiento del mismo y, en su caso, proponer la introducción de cambios que supongan una mejora en la gestión en la base de datos general, o en el sitio de Internet que les sirve de soporte, siempre que ello no suponga contravenir la normativa de reguladora de los apoderamientos judiciales.
b) Recibir las comunicaciones relativas a los cambios en las aplicaciones informáticas.
c) Velar por el cumplimiento del presente instrumento de colaboración y resolver los problemas de interpretación y cumplimiento que se pudieran plantear con motivo de la aplicación del mismo.
Este convenio tiene naturaleza administrativa conforme a lo dispuesto, especialmente para los convenios, en el título preliminar, capítulo VI, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Mediante la firma del presente convenio, las partes se comprometen a resolver de mutuo acuerdo las incidencias que puedan surgir en su cumplimiento.
Por otro lado, y sin perjuicio de lo establecido en la cláusula séptima, las cuestiones litigiosas surgidas por la ejecución del presente convenio serán de conocimiento y competencia del orden jurisdiccional contencioso-administrativo, de conformidad con lo previsto en la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa.
El presente convenio tendrá una vigencia de cuatro años.
De conformidad con lo indicado en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, al que se refiere la disposición adicional séptima.
Asimismo, será publicado en el plazo de diez días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado», sin perjuicio de su publicación facultativa en el «Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma de Madrid».
Las partes, en cualquier momento antes de la finalización del plazo previsto en el apartado anterior, podrán acordar unánimemente su prórroga por un período de hasta cuatro años adicionales, mediante la tramitación de la correspondiente adenda, previa sustanciación de los trámites previstos normativamente. Dicha adenda de prórroga surtirá efectos con su inscripción en REOICO antes de la fecha de extinción del convenio. Asimismo, la adenda será publicada en el «Boletín Oficial del Estado».
1.º La modificación del convenio solo podrá realizarse por acuerdo unánime de cada una de las partes, previa autorización del Ministerio de Hacienda y Función Pública, tal como establece el artículo 50.2 letra c) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
2.º El convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.
Son causas de resolución las siguientes:
1. Por el transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
2. Por mutuo acuerdo de las partes, en las condiciones que ambas estipulen.
3. Por imposibilidad justificada de realizar el objeto del convenio.
4. Por incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos en virtud de este convenio por una de las partes. En este caso, la parte interesada deberá notificar a la otra parte la existencia del incumplimiento. La parte incumplidora deberá, en un plazo de treinta días hábiles, subsanar el incumplimiento denunciado o justificar debidamente el incumplimiento.
Transcurrido este plazo, si persiste el incumplimiento, la parte interesada trasladará el asunto a la Comisión de Seguimiento prevista en la cláusula séptima.
Si reunida la Comisión de Seguimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte firmante la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.
La resolución del convenio por esta causa podrá conllevar la indemnización de los perjuicios causados si así se hubiera previsto.
5. Por la denuncia de cualquiera de los firmantes. Esta denuncia deberá realizarse por escrito, expresando las causas que la motivan y notificarse a la otra parte con una antelación mínima de tres meses a la fecha en que se pretenda su expiración.
6. Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
7. Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en la ley.
No obstante, lo anterior, si cuando concurra cualquiera de las causas de resolución del convenio existen actuaciones en curso de ejecución, las partes a propuesta de la comisión de seguimiento, prevista en la cláusula séptima, podrán acordar la continuación y finalización de las actuaciones en curso que consideren oportunas, estableciendo un plazo improrrogable para su finalización.
Conforme a lo dispuesto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, este convenio será publicado en los términos previstos en el artículo 8.1.b) de la misma.
Y para que conste y en prueba de conformidad con lo anteriormente expuesto y estipulado suscriben electrónicamente el presente convenio.–Firmado electrónicamente en Madrid el 23 de octubre de 2023.–El Secretario de Estado de Justicia, Antonio Romero Ibáñez Nieto Viceconsejero de Economía y Empleo de la Comunidad de Madrid, Daniel Rodríguez Asensio.