Categoría: Cultura

Sea notorio a todos los ciudadanos que el Parlamento de las Illes Balears ha aprobado y yo, en nombre del Rey y de acuerdo con lo que se establece en el artículo 48.2 del Estatuto de Autonomía, tengo a bien promulgar la siguiente Ley.
El Estatuto de Autonomía de las Illes Balears atribuye a la comunidad autónoma de las Illes Balears, en el artículo 30.24 y 25, la competencia exclusiva en materia de archivos, bibliotecas y museos que no sean de titularidad estatal, y en patrimonio monumental, cultural, histórico, artístico, arquitectónico, arqueológico, científico y paisajístico, sin perjuicio de lo que dispone el artículo 149.1.28.ª de la Constitución. Asimismo, el artículo 32.5 le atribuye la competencia ejecutiva en materia de gestión de archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal que no se reserve el Estado. Por otro lado, el Estatuto de Autonomía atribuye a los consejos insulares, en el artículo 70.6 y 19, la competencia propia en materia de patrimonio monumental, cultural, histórico, artístico, arquitectónico, arqueológico y paisajístico en su ámbito territorial, y sobre los museos, los archivos y las bibliotecas de titularidad autonómica, en su ámbito territorial.
Este marco competencial, determinado por la concurrencia de varias administraciones competentes en materia de archivos y patrimonio documental, tiene como primer referente legislativo fundamental en las Illes Balears la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears, que supuso un hito en cuanto a la protección, la promoción y la divulgación del patrimonio documental de nuestras islas.
Efectivamente, esta ley regulaba por primera vez la protección del patrimonio documental que constituye la memoria histórica, y también de los documentos que hoy son producto de la actividad de las administraciones públicas y mañana servirán para mantener esta memoria histórica.
Sin embargo, en la actualidad resulta insuficiente, dado que los cambios derivados de la creciente heterogeneidad de los documentos producidos por las administraciones públicas y por los particulares; la incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación; la aparición de nuevos modelos de gestión, con sistemas mixtos, digitales y en papel; y el reconocimiento de una serie de derechos a los ciudadanos que inciden en la gestión documental y archivística han configurado un nuevo escenario de demanda a las administraciones públicas, en relación con su gestión, que repercute en las nuevas formas de atención a la ciudadanía.
En consecuencia, si bien el espíritu y las líneas maestras de la Ley 15/2006 mencionada se han mantenido vigentes a lo largo de los dieciséis años transcurridos desde que se aprobó, hay que reconocer y regular el hecho de que el tratamiento de los archivos públicos ha evolucionado desde una perspectiva eminentemente historicista a otra que tiene en cuenta también otros elementos fundamentales, como son la gestión documental en general y la de las actuaciones y los procedimientos administrativos en particular, así como el derecho de acceso a los archivos y la documentación en poder de la administración.
Han contribuido a este proceso evolutivo las reformas legislativas operadas por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas; la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público; y el Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos; que, sin ser normas específicas de materia archivística, tienen una incidencia relevante en este ámbito en cuanto a la gestión documental y al documento electrónico.
Ante la gestión tradicional de la documentación en papel, la administración electrónica no tiene la posibilidad de actuar de forma eficaz si no se organiza con un sistema preciso de clasificación y ordenación de los documentos dentro de los archivos electrónicos, donde se centraliza toda la documentación, y el sistema de acceso por parte de la propia administración a los expedientes que tramita o a los que ya han finalizado. En consecuencia, es imprescindible dotarlo de un sistema de descripción y clasificación de documentos y procedimientos administrativos, que no puede ser otro que el sistema de evaluación y calificación de la documentación producida por el sistema de gestión documental.
La implementación efectiva de la administración electrónica requiere que el tratamiento archivístico se incorpore al contexto de creación de los documentos: la tramitación electrónica. Los documentos electrónicos se tienen que clasificar, identificar y describir unívocamente así como se van creando, y cuando se cierran se «transfieren» desde el entorno o repositorio de tramitación al Archivo Electrónico Único (AEU) para su preservación, si corresponde, de acuerdo con el calendario de conservación. Desaparecen de este modo las tres fases de tratamiento tradicionales al desplazarse el tratamiento archivístico al entorno de tramitación. El Archivo Electrónico Único es, y tiene que ser entendido, como una parte más del Sistema Integral de Archivo de una entidad u organismo público.
Por otro lado, la obligación de colaboración entre administraciones públicas establecida por las leyes antes mencionadas prevé el sistema de intercambio de documentos entre las administraciones, mediante el Esquema Nacional de Interoperabilidad, que también pone de relieve la necesidad de utilización del sistema de evaluación y calificación de los documentos electrónicos producidos por el sistema de gestión documental, que incluye un esquema de los metadatos necesarios. Hay que recordar que el Esquema Nacional de Interoperabilidad recoge la obligatoriedad de que las administraciones públicas implanten procesos de gestión documental: captura de documentos, registro legal de documentos, clasificación de documentos, descripción de documentos, calificación de documentos, acceso a documentos, conservación de documentos, transferencia de documentos y destrucción o eliminación de documentos. Es decir, nuevos procesos de gestión documental de obligado cumplimiento para las administraciones públicas que son propios del ámbito de la archivística y que, por lo tanto, se incorporan en esta ley.
A manera de resumen, los ejes fundamentales de esta ley son:
1. Reforzar las consideraciones legales sobre el patrimonio documental de las Illes Balears.
2. Actualizar la estructura del Sistema Archivístico de las Illes Balears.
3. Identificar los subsistemas archivísticos de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
4. Reforzar la importancia de la evaluación y la calificación de los documentos en relación con la gestión y el archivo de estos.
5. Reconocer la trascendencia de la actividad de gestión documental y archivística en los procedimientos administrativos, incluyendo la actividad de la administración electrónica. Y, en consecuencia, incluir expresamente, en el ámbito de la gestión documental y de archivo, la documentación electrónica y, si hace falta, identificar sus especialidades.
6. Reconocer la necesidad de dotar con medios materiales y de personal el Sistema Archivístico de las Illes Balears.
7. Regular el sistema simplificado de acceso a la documentación cuando esta se encuentra en archivos históricos o de acceso libre, con infraestructuras adecuadas para la consulta.
8. Regular el marco de las auditorías, inspecciones, infracciones y sanciones en relación con la conservación de los documentos y la aplicación del Sistema Archivístico, y el acceso a los documentos de los archivos históricos.
Las consideraciones expuestas se reflejan en el articulado, que se estructura en ochenta y siete artículos, distribuidos en siete títulos, cinco disposiciones adicionales, cinco disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales.
En el título I, «Disposiciones generales», se actualiza a fondo el repertorio de definiciones que afectan a la ley. Así, se da más amplitud a la idea de documento, mediante la aparición de los conceptos de documento simple; documento compuesto, que incluye el concepto de expediente administrativo; documento electrónico y expediente electrónico. Por otra parte, se establece la diferencia entre un archivo como fondo documental y un archivo como institución contenedora de fondos y colecciones documentales. También se añade el concepto de archivo histórico. Asimismo, se regula el concepto de calificación, como proceso incluido en la gestión documental, que incluye la evaluación, tal como se describe en los artículos 63 y 65 de la ley. Finalmente, se ha hecho una revisión del concepto de Sistema Archivístico de las Illes Balears, que se desarrolla en el título III.
En el título II, «Documentos y patrimonio documental de las Illes Balears», se amplía la definición y la base de los bienes que integran el patrimonio documental; se incluye la recuperación del patrimonio documental de las Illes Balears que se encuentra fuera del archipiélago (artículo 7), y se amplía el contenido relativo a la digitalización (artículo 17) incluyendo la responsabilidad de las instituciones en la digitalización de los fondos documentales como medio de conservación y de difusión del patrimonio, como también en la digitalización de los fondos documentales radicados geográficamente fuera de las Illes Balears.
En el título III, «Sistema Archivístico de las Illes Balears», se actualiza la regulación de los órganos de coordinación, en su representación y en sus funciones. Se crea la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos (artículo 27), como un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears y representado por todas las administraciones públicas competentes en materia de archivos y gestión documental. También en este título se reconocen las nuevas realidades territoriales y administrativas de las Illes Balears. Así, se reconoce el subsistema archivístico del Archivo Histórico de Ibiza y Formentera, atendiendo a su carácter interinsular. Por otra parte, se regula el Archivo del Gobierno de las Illes Balears (artículo 33) como centro líder y de referencia del Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
En el título IV, «Gestión documental y funcionamiento de los archivos públicos», el capítulo I desarrolla las finalidades de las actuaciones archivísticas en relación con la gestión administrativa y la gestión documental. Hay que destacar el capítulo II, centrado en la gestión de los documentos electrónicos en los archivos públicos y sus características, y el capítulo III, dedicado al ingreso y la salida de documentos de los archivos públicos, especialmente el artículo 62, referido al ingreso de documentos privados en archivos públicos, en el cual se definen y se aclaran los conceptos de depósito de documentos, cesión y comodato. Por otra parte, se establece la necesidad de dotar con medios personales y materiales los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, para hacer efectivas las previsiones que en él se contienen.
El título V, «Acceso a los documentos de los archivos históricos», regula, como medida de transparencia activa, la obligación de los archivos públicos pertenecientes al Sistema Archivístico de las Illes Balears de publicar los instrumentos archivísticos de información y descripción (artículo 70), con objeto de permitir a los usuarios localizar los documentos custodiados, en garantía del derecho de acceso. En relación con el acceso a la documentación en poder de la administración se reconoce la aplicación del procedimiento de solicitud de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Sin embargo, de acuerdo con la disposición adicional primera de la Ley 19/2013, se regula un régimen específico y más simplificado de acceso a la documentación cuando esta se encuentra en archivos históricos, que, de acuerdo con la definición del artículo 2, incluyen los archivos de conservación permanente que dispongan de infraestructuras adecuadas para la consulta directa, como es habitual en la consulta de los documentos originales directamente en los archivos, a menudo con finalidades de investigación.
En el título VI, «Régimen de inspección y auditoría», es prevé la creación de servicios de inspección de archivos en la Administración de la comunidad autónoma y en los consejos insulares y se determinan sus funciones. Asimismo se impone a las citadas administraciones la obligación de colaborar en el impulso a la realización de auditorías.
En el título VII, «Régimen sancionador», se regulan las infracciones y sanciones en relación con la conservación del patrimonio documental, la aplicación de los sistemas archivísticos y el acceso a los documentos de los archivos históricos. Este régimen sancionador se regula de acuerdo con los principios establecidos por la normativa básica de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público. Sin embargo, en el supuesto de infracciones en relación con el acceso a la documentación en poder de la administración a la cual sea aplicable el procedimiento de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, será de aplicación el régimen sancionador previsto en esta norma.
En las disposiciones adicionales se prevé la obligación de las administraciones públicas de crear, en el plazo de un año, los órganos y las unidades administrativas para el impulso y la coordinación de los respectivos archivos y subsistemas archivísticos.
La disposición adicional segunda determina la consejería que será competente en materia de archivos y gestión documental de la administración autonómica, siempre de acuerdo con la estructura orgánica del Gobierno prevista en el decreto de la Presidencia que en cada momento esté vigente.
Las disposiciones adicionales tercera, cuarta y quinta establecen determinadas previsiones en relación a los convenios que subscribirá el Parlamento de las Illes Balears, la historia clínica y la memoria y el reconocimiento democrático, respectivamente.
Las disposiciones transitorias dan un plazo de un año a la administración autonómica y a los consejos insulares para crear los servicios de archivos y gestión documental correspondientes; de tres años a los consejos insulares para confeccionar los correspondientes censos de archivos y documentos de su territorio; y de un año para crear la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos.
Por otro lado, dos disposiciones transitorias evitan el riesgo de vacío legal y mantienen vigente la regulación actual (la disposición transitoria cuarta respecto a la carencia de aprobación de las respectivas tablas de acceso y evaluación de documentos, y la disposición transitoria quinta mientras no se apruebe el reglamento correspondiente) para el acceso a la documentación de los archivos históricos.
La disposición derogatoria única concierne, esencialmente, a la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears, y al título VIII de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, de patrimonio histórico de las Illes Balears.
Las disposiciones finales autorizan al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares, en los ámbitos competenciales respectivos, a dictar las disposiciones reglamentarias para desarrollar esta ley, y establecen el plazo para su entrada en vigor.
De conformidad con el artículo 49 de la Ley 1/2019, de 31 de enero, del Gobierno de las Illes Balears, la ley se ajusta a los principios de buena regulación, y, de acuerdo con los principios de necesidad y eficacia, la iniciativa normativa se fundamenta en una identificación clara de las finalidades perseguidas. Así, la ley se justifica, ante todo, por la necesidad de actualizar la regulación autonómica y adaptarla a las nuevas demandas y nuevas realidades surgidas desde que se publicó la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears.
De acuerdo con el principio de proporcionalidad, esta norma contiene la regulación imprescindible para atender a las necesidades técnicas y organizativas que pretende cubrir. Por otro lado, la ley no prevé ninguna nueva carga administrativa para la ciudadanía; refuerza y amplía la garantía de la publicidad y el acceso a los documentos custodiados en los archivos públicos; y prevé una mayor dotación de recursos personales y materiales para las administraciones competentes al objeto de garantizar los derechos que establece.
Respecto al principio de eficiencia, se racionaliza la gestión de los recursos públicos a la hora de aplicar la nueva norma, además de incluir la regulación de los procesos de gestión documental y de archivo con referencia a la administración electrónica dentro del sistema general de archivos de las Illes Balears.
La seguridad jurídica también preside esta iniciativa normativa, puesto que se ejerce de manera coherente con el resto del ordenamiento jurídico, nacional, autonómico y de la Unión Europea, y genera un marco normativo estable, predecible, integrado y de certeza. Por otro lado, en la redacción de la ley se han considerado las recomendaciones del Dictamen del Consejo Consultivo en relación con la determinación de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental; la aclaración y la ampliación de conceptos y definiciones (como por ejemplo el artículo 2 sobre definiciones, el artículo 5 sobre patrimonio documental de las Illes Balears o los artículos 58 y 60, sobre ingreso y salida de documentos), y, en general, la sistemática y la redacción de los preceptos de la ley; se ha clarificado la normativa aplicable en materia de acceso y de gestión electrónica de documentos a los archivos públicos; y se han completado el cuadro de infracciones y sanciones y el régimen sancionador de acuerdo con la normativa básica estatal.
En virtud del principio de transparencia, se ha garantizado la participación ciudadana, antes y durante la tramitación de la elaboración normativa. El anteproyecto de ley se sometió al trámite de consulta previa, en los términos del artículo 133 de la Ley 39/2015, ya citada, y a los trámites de audiencia y de información pública, de acuerdo con el artículo 58 de la Ley 1/2019, de 31 de enero, del Gobierno de las Illes Balears, y que también prevén los artículos 43 a 45 de la Ley 4/2001, de 14 de marzo, del Gobierno de las Illes Balears, actualmente vigente.
1. Constituyen el objeto de esta ley:
a) Establecer los criterios necesarios para la planificación, la creación, la organización, el funcionamiento y la coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y de sus subsistemas archivísticos, que tienen que estar presididos por los principios de coordinación y de colaboración entre las administraciones públicas.
b) Impulsar la gestión y la garantía de la preservación del patrimonio documental de las Illes Balears, público y privado, de acuerdo con sus valores, para el servicio de los intereses generales.
c) Fijar, respecto al patrimonio documental, los derechos y los deberes de quienes son titulares y de los ciudadanos.
2. Todas las administraciones públicas están obligadas a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley.
3. Las administraciones públicas tienen que promover y garantizar que el tratamiento de la documentación y, por lo tanto, la gestión documental y la preservación y la difusión de los documentos cumplan la finalidad de ponerla al alcance de los usuarios.
4. Las administraciones públicas tienen que promover de una manera activa el uso de las tecnologías en el tratamiento de los archivos y documentos, como herramientas para mejorar su gestión, conservación, servicio y difusión.
De conformidad con esta ley, se entiende por:
a) Archivo: centro donde se reúnen, se conservan, se organizan, se describen y se difunden los fondos documentales y las colecciones, según el enunciado de la letra m) de este artículo, para el servicio de las instituciones productoras, la información a la ciudadanía, la investigación y la cultura.
b) Archivo de trámite o de gestión: archivo que acoge documentos que se encuentran en los órganos y las unidades administrativas para la su custodia en la fase de tramitación.
c) Archivo histórico: es el centro encargado de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar fondos de instituciones históricas o de personas y organizaciones privadas, así como todos los documentos, públicos o privados, que se consideren de conservación permanente.
d) Archivo público: archivo que custodia y sirve a los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y, en su caso, por particulares, y cuya la titularidad corresponde a una administración pública.
Dado el ciclo de vida de los documentos, los archivos públicos se organizan en:
a') Archivo de gestión, entendido como el conjunto orgánico de documentos producidos o recibos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.
b') Archivo central, entendido como el conjunto orgánico de documentos producidos o provenientes de los órganos o las entidades a los que están adscritos, transferidos desde sus unidades administrativas, hasta su eliminación o transferencia al archivo intermedio.
c') Archivo intermedio, entendido como el conjunto orgánico de documentos transferidos desde los archivos centrales, hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su conservación permanente y definitiva.
e) Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias, cuya titularidad corresponde a una persona física o jurídica privada.
f) Archivos electrónicos: se dice de aquellos que permiten almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Están destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos y vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.
g) Archiveros, documentalistas y gestores documentales: personal técnico cualificado, con formación y conocimientos específicos en tratamiento archivístico que tienen que establecer las pautas de gestión de los documentos, independientemente de su soporte y del momento de tratamiento.
h) Evaluación: proceso para determinar los valores de los documentos producidos o conservados por un órgano administrativo, a través del análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de las series documentales, que da como resultado el establecimiento de los plazos de conservación, transferencia y acceso de estas.
i) Calendario de conservación y acceso: instrumento que identifica las series documentales, precisa los criterios de selección y los plazos de conservación o eliminación de los documentos y establece los criterios de acceso a estos.
j) Ciclo de vida de los documentos: las diferentes etapas por las cuales pasan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido o, si procede, su conservación permanente.
k) Colección documental: conjunto artificial de documentos, de la misma o de diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.
l) Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
m) Documento: cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones, como también las obras de creación y de investigación editadas, o los que se consideren exclusivamente patrimonio bibliográfico.
n) Documento compuesto: es una unidad formada por varios documentos simples, referidos a un mismo tema, actividad o asunto (expediente o registro).
o) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en formato electrónico, recogida en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, de acuerdo con el régimen previsto en el artículo 26.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas (y con los metadatos recogidos en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la cual se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico).
p) Documento simple: se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, que consta de un único hecho documentado, productor documental y única fecha de producción.
q) Documentación en fase activa: documentación que una unidad administrativa tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.
r) Documentación en fase semiactiva: documentación que, una vez concluida la tramitación administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual en su actividad por la unidad que la ha generado.
s) Documentación inactiva o histórica: documentación que, una vez concluida la vigencia administrativa, tiene valores primordialmente informativos o culturales.
t) Eliminación o expurgo: proceso de destrucción o borrado de documentos y datos, aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservación y acceso.
u) Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutar esta resolución.
v) Expediente electrónico: conjunto ordenado y autenticado de documentos y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento para la resolución administrativa y para las diligencias encaminadas a ejecutarla, el índice electrónico numerado de todos los documentos que contiene y la copia electrónica certificada de la resolución adoptada, de acuerdo con el régimen previsto en el artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, y en el artículo 51 del Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el cual se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
w) Fondo documental: conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural, producidos o recibos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia, y que se pone al servicio del mismo productor de la información y de la investigación.
x) Gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas basadas en el análisis de la producción, la tramitación y la evaluación de los documentos, que se destina a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
y) Índice electrónico: relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la administración, el órgano o la entidad actuante, según proceda, cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea necesario.
z) Metadatos: cualquier tipo de información de carácter instrumental asociada a un documento electrónico e independiente del contenido de este, destinada al conocimiento inmediato y automático de alguna de sus características, con el fin de contextualizar el documento y de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación, la interoperabilidad, la fiabilidad y la trazabilidad de este documento.
aa) Preservación digital: conjunto de procesos destinados a garantizar la continuidad de los elementos del patrimonio digital durante el tiempo que se considere necesario, con el fin de mantener la accesibilidad, la integridad, la autenticidad y la disponibilidad, así como evitar la obsolescencia.
bb) Cuadro de clasificación: instrumento técnico de gestión que permite organizar la documentación, de acuerdo con el principio de procedencia y atendiendo preferentemente a criterios funcionales, así como normalizar la denominación de las series documentales.
cc) Calificación: proceso incluido en la gestión documental, que contiene la determinación de los documentos esenciales, la evaluación de los documentos y el dictamen del organismo.
dd) Sello de tiempo: asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud y la integridad de la marca de tiempo del documento.
ee) Selección documental: procedimiento mediante el cual se establece la conservación o la eliminación de los documentos de una serie documental, después de su identificación y valoración.
ff) Serie documental: conjunto de documentos, de estructura y contenidos homogéneos, producido por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
gg) Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
hh) Sistema archivístico: conjunto de órganos de las administraciones públicas y de subsistemas autónomos, relacionados entre sí por órganos de coordinación, que garantizan la identificación, la gestión, la conservación, la protección, el acceso y la difusión del patrimonio documental.
ii) Sistema de archivos: conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros, servicios y archivos competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
jj) Tablas de valoración documental: instrumentos que determinan, respecto a cada serie documental, su código, denominación, órgano productor, función que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su transferencia, conservación, eliminación y acceso.
kk) Trazabilidad: capacidad de conocer y reproducir a través de medios electrónicos, la información relativa al estado de tramitación y a los documentos y actos administrativos que forman parte de un determinado procedimiento.
ll) Transferencia documental: conjunto de operaciones por las cuales los documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de las normas y los plazos establecidos.
1. Esta ley se aplica a los archivos cuya titularidad corresponde a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, a las administraciones de los consejos insulares y de los ayuntamientos, y a otros entes locales radicados en la comunidad autónoma de las Illes Balears.
2. Los archivos de titularidad estatal cuya gestión se ha transferido a la comunidad autónoma de las Illes Balears, se rigen por la normativa estatal y por los convenios de gestión, que, en relación con los archivos mencionados, se subscriban entre el Estado y la comunidad autónoma de las Illes Balears.
3. Esta ley también se aplica a los documentos y archivos de titularidad pública de las Illes Balears, y a los documentos y archivos privados que integran o pueden integrar el patrimonio documental de las Illes Balears.
4. Los preceptos de esta ley se aplican al patrimonio documental y a los archivos, sin perjuicio del régimen específico de protección previsto en la legislación de patrimonio histórico.
1. El Censo de archivos y documentos de las Illes Balears es el instrumento de información, de planificación y de control del patrimonio documental de las Illes Balears. Realizado en formato de guía o de inventario electrónico, recoge, para cada centro de archivo, fondo documental o colección documental, los datos relativos a la ubicación, la titularidad, los servicios, la descripción general, el personal, las condiciones de seguridad y el cuadro de clasificación.
2. Cada consejo insular tiene que confeccionar el censo correspondiente a su ámbito territorial.
3. Todas las instituciones, personas físicas y jurídicas que sean propietarias, poseedoras o responsables de la custodia y la conservación de los centros de archivo, los fondos documentales o las colecciones documentales a que se refiere esta ley están obligadas a cooperar y a facilitar los datos correspondientes para la confección y la actualización del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.
1. El patrimonio documental de las Illes Balears está constituido por todos los documentos, comprendidos o no en archivos y generados en cualquier época, que hayan sido producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por cualquier de los organismos a que hace referencia el apartado 1 del artículo 10 de esta ley.
2. A efectos del apartado anterior, en todo caso forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears los documentos integrantes de los fondos del Archivo de la Corona de Aragón y de los archivos históricos que se indican en esta ley.
3. Forman parte también del patrimonio documental de las Illes Balears, sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los documentos producidos, reunidos o conservados por los organismos a que hace referencia el apartado 2 del artículo 10 de esta ley.
4. Además, se entienden comprendidos en el patrimonio documental de las Illes Balears, los documentos, reunidos o no en archivos, y con una antigüedad superior a los cuarenta años, que hayan sido producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por los organismos radicados en las Illes Balears que formen parte de alguno de los grupos siguientes:
a) Las asociaciones y entidades políticas, sindicales o empresariales.
b) Las fundaciones y asociaciones de carácter cultural, científico o educativo.
c) La Iglesia Católica o sus congregaciones, órdenes o institutos.
d) Las otras confesiones religiosas.
1. Forman parte igualmente del patrimonio documental de las Illes Balears los documentos con una antigüedad superior a los cien años que se encuentren en el territorio de la comunidad autónoma de las Illes Balears y que hayan sido producidos, reunidos o conservados por cualquier persona física o jurídica de derecho privado.
2. Reglamentariamente se podrá determinar el procedimiento para incluir en el patrimonio documental de las Illes Balears los documentos de carácter privado que, sin tener dicha antigüedad, presenten características que aconsejen su inclusión.
Las administraciones públicas tienen que promover el regreso de los bienes que integran el patrimonio documental de las Illes Balears y que se encuentran fuera del territorio del archipiélago, respetando el patrimonio compartido con el Estado y con otras comunidades autónomas.
Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos constitutivos o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental de las Illes Balears, están obligadas a colaborar con los órganos competentes en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, permitiendo el examen de los mismos a efectos de comprobar su estado de conservación o para su protección específica, si procediera, y proporcionando toda la información que les sea requerida, en lo referente a tales documentos y a los archivos, los centros o las entidades donde se custodien.
Lo que dispone este título se entiende sin perjuicio de la participación de la comunidad autónoma de las Illes Balears en el Patronato del Archivo de la Corona de Aragón, creado por el Real Decreto 1267/2006, de 8 de noviembre, tal como se prevé en la disposición adicional primera de la Ley Orgánica 1/2007, de 28 de febrero, de reforma del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears.
1. De acuerdo con el artículo 5.1 de esta ley, son documentos de titularidad pública o privada los que producen, reciben o conservan en el ejercicio de sus funciones:
a) El Gobierno y la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
b) El Parlamento de las Illes Balears.
c) Los consejos insulares.
d) Las entidades locales.
e) El Consejo Económico y Social, el Consejo Consultivo y todas las otras instituciones de la comunidad de las Illes Balears no dependientes de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
f) La Universidad de las Illes Balears.
g) Los entes integrantes del sector público instrumental de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
h) Cualquier organismo o institución de carácter público radicado en las Illes Balears y desaparecido antes de la constitución de la comunidad autónoma de las Illes Balears, a pesar de que se encuentre en poder de particulares.
i) Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en cuanto a estas concesiones.
j) Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en cuanto a estas funciones.
2. También forman parte, sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los documentos generados y reunidos por las siguientes instituciones radicadas en las Illes Balears:
a) Los órganos de la Administración periférica del Estado.
b) Los órganos de la Administración de justicia.
c) Las notarías y los registros públicos.
d) Las instituciones científicas y culturales y las corporaciones de derecho público con domicilio en las Illes Balears.
e) Los órganos de la Unión Europea radicados en las Illes Balears, sin perjuicio de la normativa europea que les sea de aplicación.
f) Cualquier entidad pública o entidad dependiente de una entidad pública no incluida en las letras precedentes.
3. Se consideran incluidos en la enumeración del apartado 1 anterior los documentos generados o recibidos por razón del cargo por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas.
Los documentos de titularidad pública, al efecto de su validez, tienen que cumplir los requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualización y trazabilidad, de acuerdo con la normativa que les sea aplicable.
1. Cada una de las administraciones competentes en materia de archivos o las entidades titulares de documentos públicos tienen que poner en práctica un único sistema de gestión documental que garantice el correcto tratamiento de los documentos en las fases activa, semiactiva e inactiva y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia. La Junta Interinsular de Archivos fijará, en todo caso, los criterios y los mecanismos de homogeneización en la gestión documental de los archivos de las Illes Balears, a partir de lo que establece el título IV de esta ley, sobre la gestión documental, a propuesta de las comisiones técnicas interinsular e insulares de archivos.
2. Los centros de archivo de titularidad pública tienen que disponer de personal suficiente y con la cualificación adecuada para cumplir los objetivos de esta ley.
3. Con independencia de las técnicas o de los soportes utilizados, todos los documentos públicos deben tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, como también la conservación y, si procede, la confidencialidad.
4. Los documentos de titularidad pública son inalienables, inembargables y los derechos de quienes son sus titulares no prescriben.
5. Si los titulares de documentos públicos tienen conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros de manera ilegal o ilegítima, deben tomar las medidas legales pertinentes para recuperarlos.
1. En caso de supresión o traspaso de un ente u organismo público, sus documentos se incorporarán al archivo de la administración pública que asuma sus funciones. Si no hay ninguna administración que las asuma, los documentos se incorporarán a un archivo de la administración pública de la cual dependía el organismo suprimido o traspasado. Si no se da ninguna de estas circunstancias, los documentos pasarán al archivo que determine el servicio de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de ámbito pluriinsular, al archivo que determine el servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
2. Los documentos producidos o recibidos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas que, al cesar estos en sus funciones, no se encuentren en el archivo correspondiente se entregarán a quien los suceda en el cargo o se ingresarán en el archivo de la administración o del ente pertinente.
3. Como norma general, los archivos de los organismos públicos suprimidos o traspasados no se pueden dividir. Si sus funciones se separan en diferentes entidades, la Comisión Técnica Interinsular de Archivos elaborará un informe sobre la necesidad de traspaso de documentación, a qué documentación se aplicará y cómo debe hacerse.
Cuando un ente del sector público instrumental pierde la dependencia o la vinculación con la administración pública, la documentación anterior a la pérdida de la dependencia o la vinculación mantiene la titularidad pública. La documentación mencionada, si es de conservación permanente, se transferirá al archivo de la administración pública de la cual dependía el organismo o el ente o al que determine la Junta Interinsular de Archivos, con el informe previo de la comisión técnica insular de archivos correspondiente, o, en el caso de archivos de ámbito pluriinsular, de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos. Excepcionalmente, la administración titular puede acordar que la documentación continúe siendo custodiada por el organismo o ente que ha sido objeto de privatización.
1. De conformidad con esta ley, son documentos de titularidad privada todos los que, reunidos en archivos o no, pertenecen a las personas físicas o jurídicas de derecho privado que ejercen sus funciones básicas y principales en las Illes Balears y/o radican en su ámbito territorial.
2. Se tienen que considerar documentos privados de carácter histórico los documentos de titularidad privada definidos en el artículo 2 de esta ley.
3. Se tienen que considerar archivos históricos privados los que estén formados significativamente por la documentación citada en el apartado anterior.
1. Los titulares de documentos o de archivos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, además de las establecidas por esta ley, las obligaciones siguientes:
a) Comunicar la existencia de los archivos y documentos al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si se trata de archivos de ámbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
b) Mantenerlos en unas condiciones de instalación y de descripción adecuadas.
c) Entregar una copia del inventario al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si es de ámbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
d) Conservar los archivos y documentos íntegramente, no desmembrarlos ni disgregarlos, excepto en los supuestos que se puedan establecer por reglamento; en cualquier caso, por resolución de la comisión técnica insular de archivos del consejo insular que corresponda o, cuando se trate de un archivo de ámbito pluriinsular, de la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.
e) Permitir el acceso a la consulta de los archivos y documentos a las personas que, habiéndolo solicitado previamente de una manera razonada, acrediten la condición de investigadoras. Para cumplir esta obligación, los titulares de los documentos tienen derecho a depositarlos temporalmente sin coste en un archivo público del Sistema Archivístico de las Illes Balears.
f) Comunicar previamente al servicio de archivos del consejo insular que corresponda o, si es de ámbito pluriinsular, al servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears, cualquier cambio en la titularidad o en la posesión de los documentos, así como en su localización física.
g) Procurar incluirlos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears y en el censo de la isla que corresponda.
2. Las administraciones públicas establecerán medidas compensatorias a los titulares de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental, en función del análisis individualizado respecto a los apartados del punto anterior. En todo caso, la administración competente garantizará la prestación de asistencia técnica en las cuestiones relativas a la instalación, la conservación y la descripción de los documentos.
1. Las administraciones públicas y las instituciones promoverán, en el marco respectivo de actuaciones, programas para digitalizar el patrimonio documental de las Illes Balears, o cualquier otra técnica futura con capacidad demostrada para conservar y difundir el patrimonio en condiciones óptimas.
2. Todas las administraciones públicas radicadas en las Illes Balears promoverán la digitalización progresiva de sus fondos documentales, al objeto de contribuir al conocimiento entre islas del pasado común y de la movilidad histórica de sus ciudadanos, y a difundir y valorar el patrimonio documental de las Illes Balears.
3. El Gobierno de las Illes Balears promoverá la digitalización de fondos y colecciones documentales referidos a las Illes Balears situados geográficamente fuera de la comunidad autónoma.
4. El Gobierno de las Illes Balears promoverá y establecerá mecanismos de financiación para la digitalización del patrimonio documental de las Illes Balears, en el marco de sus competencias de promoción exterior de la cultura, especialmente en el caso de archivos con documentación de más de una isla o que afecte a más de una isla.
1. La restauración de los fondos, la deben llevar a cabo siempre profesionales con titulación y experiencia acreditadas, bajo la tutela de la dirección de la persona responsable técnica del archivo o del subsistema archivístico que corresponda.
2. Las administraciones competentes en materia de archivos promoverán la creación y el mantenimiento de talleres de restauración en los archivos líderes de los subsistemas respectivos.
3. Las administraciones competentes en materia de archivos remitirán anualmente a la Comisión Técnica Interinsular de Archivos una memoria de los documentos restaurados en los ámbitos territoriales respectivos.
1. Las copias y reproducciones, por cualquier procedimiento, de los documentos de un archivo integrado en el Sistema Archivístico de las Illes Balears se tienen que realizar teniendo en cuenta las finalidades y las disposiciones siguientes:
a) Servir a los intereses de las administraciones públicas y de los ciudadanos.
b) Facilitar la investigación científica.
c) Promover la difusión de estos archivos y de los bienes que en ellos se conservan.
d) Salvaguardar los derechos de la propiedad intelectual de los autores del material copiado o reproducido.
e) Garantizar la conservación de los documentos.
f) No interferir en la actividad normal del archivo.
2. La administración competente establecerá las condiciones para autorizar la copia o la reproducción, por cualquier procedimiento, de los documentos custodiados en los centros mencionados, sin perjuicio de lo que establece el título V de esta ley.
1. El Sistema Archivístico de las Illes Balears es el conjunto de órganos de las administraciones públicas y de subsistemas autónomos, relacionados entre sí por órganos de coordinación, que garantizan la identificación, la gestión, la conservación, la protección, el acceso y la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears.
2. El Sistema Archivístico de las Illes Balears prevé la descentralización, dada la particularidad de los territorios insulares, y la coordinación y la cooperación entre los subsistemas archivísticos para garantizar el mantenimiento de criterios homogéneos de actuación.
3. El consejo insular respectivo es el encargado de la planificación y la coordinación de los archivos de su competencia.
1. El Directorio de Archivos de la comunidad es el instrumento:
a) De planificación y gestión de los órganos competentes en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental para el cumplimiento de las funciones que esta ley le asigna en relación con el Sistema de Archivos de la comunidad.
b) Para la identificación de los archivos públicos y privados radicados en el territorio de la comunidad autónoma que custodian o pueden custodiar documentos integrantes o susceptibles de formar parte del patrimonio documental, así como de sus fondos documentales.
Corresponde a los órganos competentes en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental su formación, actualización, coordinación y difusión.
2. El Directorio de Archivos de la comunidad comprenderá la información que permita conocer los datos básicos de todos los archivos previstos en la letra b) del apartado 1 anterior dependientes tanto de personas físicas como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados. La metodología para la elaboración y la recogida de los datos del Directorio de Archivos de la comunidad, así como su actualización, plazos y otros requisitos, se establecerán reglamentariamente.
3. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de archivos a los cuales se refiere el apartado 1 mencionado o que formen parte del Sistema de Archivos de la comunidad están obligadas a colaborar en la elaboración y la actuali