Categoría: Administración

El procedimiento previsto en los artículos 55 y 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, para la determinación de los valores de los documentos de la Administración General del Estado a lo largo de su ciclo de vida, su régimen de conservación y custodia, y su eventual exclusión del patrimonio documental y eliminación cuando proceda, ha sido desarrollado por medio de diversas normas, siendo las principales el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original; el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA); y el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Además, el Ministerio del Interior ha aprobado normas de procedimiento interno adicionales, plasmadas en la Resolución de la Secretaría General Técnica de 20 de octubre de 2014, por la que se dictan instrucciones sobre eliminación de documentos en el Ministerio del Interior. De acuerdo con esta normativa, desde 2007 hasta el momento, se han publicado doce resoluciones por las que se aprueban los calendarios y el régimen de conservación de diferentes series documentales del Departamento.
Con fecha 7 de septiembre de 2021, el Pleno de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior aprobó ocho propuestas de dictamen y ocho modificaciones de dictamen. Posteriormente elevó los mismos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Esta emitió dictamen favorable en su sesión de 28 de septiembre de 2021, por lo que se hace necesario ahora proceder a su aprobación y publicación formales.
En cuanto al contenido de los dictámenes, plasmado en el anexo de la presente resolución, se realizan las siguientes precisiones.
En primer lugar, seis dictámenes se refieren a series documentales específicas: Expedientes de Acreditación del profesorado de los Centros de Formación de Seguridad Privada (CSCDA 29/2021), Expedientes de pruebas de selección para vigilante de seguridad, escolta privado y vigilante de explosivos (CSCDA 30/2021), Tarjetas de Identificación Profesional y Placas Insignias (CSCDA 31/2021), Tarjetas de Identidad Militar (CSCDA 32/2021), Habilitación de personal de las empresas de Seguridad Privada (CSCDA 33/2021), y Autorización, modificación y cancelación de empresas de Seguridad Privada y sus delegaciones para su inscripción en el Registro de Seguridad Privada (CSCDA 34/2021). En todos los casos, dichos dictámenes se han elaborado con la colaboración de la Dirección General de la Policía y de la Dirección General de la Guardia Civil.
En segundo término, se incluyen dos dictámenes de series documentales comunes elaboradas por el Grupo de Trabajo interdepartamental de Series Comunes de la Administración General del Estado, creado en 2012 en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Este grupo de trabajo cuenta desde entonces con la participación activa del Ministerio del Interior, y su fin es preparar propuestas de valoración de series documentales generadas por las funciones compartidas por todos los organismos de la Administración.
Las dos series mencionadas corresponden a los expedientes de planes de formación del personal al servicio de la Administración General del Estado (CSCDA 59/2021), realizada por el Subgrupo de trabajo de Recursos Humanos, y las subvenciones de concesión directa (procedimientos especiales; incluyen expedientes económicos y cuentas justificativas de gasto correspondientes a este procedimiento) (CSCDA 58/2021), confeccionada por el Subgrupo de trabajo de series económicas.
En cuanto a esta última, se incluyen 26 dictámenes de subvenciones de concesión directa gestionadas por el Ministerio del Interior, para las cuales se plantea la aplicación de una de las tres reglas contenidas en el dictamen de la CSCDA 58/2021. Dicho dictamen propone tres reglas de conservación/eliminación para esta serie:
Regla de conservación n.º 1: Eliminación parcial a los quince años (veinte años en el caso en los que la resolución de concesión exija la constitución de garantías) contados a partir de la resolución firme de la subvención, o el último ejercicio comprendido, en el caso de ayudas plurianuales. Conservación de una muestra testimonial de un expediente de cada convocatoria. Eliminación total a los cinco años: informes, recursos, publicaciones de disposiciones en BOE, etc. y otros testimonios parciales del trámite en los archivos de otros órganos que intervienen en el procedimiento de subvención distintos del órgano gestor de la subvención o de gestión económica.
Regla de conservación n.º 2: Subvenciones cuyos valores informativos a largo plazo son susceptibles de conservación por muestreo: eliminación parcial a los quince/veinte años. Eliminación de 4 convocatorias de cada 5 a los quince años (veinte años en los casos en los que la convocatoria exija la constitución de garantías) contados a partir de la resolución definitiva de la orden de subvención en cualquier instancia sin posibilidad de recurso, o bien del último ejercicio comprendido (en el caso de ayudas plurianuales). Muestreo: conservación de una convocatoria completa de cada cinco como muestra.
Regla de conservación n.º 3: Subvenciones cuyos valores informativos a largo plazo no son susceptibles de conservación por muestreo: Conservación permanente.
Para llevar a cabo la publicación y aplicación del dictamen, se ha asignado a las diferentes líneas de subvención del Departamento la regla de conservación adecuada en cada caso.
Finalmente, se han modificado ocho dictámenes de los expedientes de cuentas justificativas de gasto en las unidades periféricas / exteriores con plazos más cortos específicos de eliminación para las series de gestión económica del capítulo 2 que afectan a los siguientes dictámenes:
– Expedientes económicos de gasto. Indemnizaciones por razón de servicio (23) (CSCDA 10/2015).
– Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: suministros (221) (CSCDA 11/2015).
– Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: comunicaciones (222) (CSCDA 19/2017).
– Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: material de oficina (220) (CSCDA 20/2017).
– Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: tributos (225) (CSCDA 21/2017).
– Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: transportes (223) (CSCDA 78/2017).
– Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: primas de seguro (224) (CSCDA 15/2018).
– Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: reparaciones, mantenimiento y conservación (21) (CSCDA 16/2018).
En virtud de lo expuesto, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, hemos resuelto:
Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, relativos a las series documentales del Ministerio del Interior que se insertan en anexo a esta Resolución.
Autorizar la eliminación de documentos sujeta a las formalidades, plazos y muestreos contenidos en los dictámenes.
La autorización de eliminación prevista en el apartado anterior no será efectiva hasta transcurridos tres meses desde la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de esta Resolución, siempre que en dicho plazo no se haya interpuesto recurso de cualquier naturaleza contra la misma.
En el supuesto de que haya sido impugnada, la mencionada autorización no será efectiva hasta que esta Resolución adquiera firmeza.
Contra esta Resolución los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el mismo órgano que la ha dictado, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de su publicación, conforme a lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, o bien interponer directamente recurso contencioso-administrativo ante la Audiencia Nacional, en el plazo de dos meses contado a partir del día siguiente al de su publicación, conforme a lo dispuesto en la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Madrid, 12 de enero de 2022.–El Secretario de Estado de Seguridad, Rafael Santiago Gallego.–La Subsecretaria del Interior, Isabel Marín Castillo.
AGA = Archivo General de la Administración.
AGMINT = Archivo General del Ministerio del Interior.
AHN = Archivo Histórico Nacional.
AHP = Archivo Histórico Provincial.
CCDAMIR = Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior.
CP = Conservación Permanente.
CSCDA = Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
DG = Dirección General.
DGP = Dirección General de la Policía.
EP = Eliminación Parcial.
ET = Eliminación Total.
EUROGENDFOR = European Gendarmerie Force.
GC = Guardia Civil.
GTSC = Grupo de Trabajo de Series Comunes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
L = Acceso libre.
N.º PCP = Número del programa y concepto presupuestarios.
PR = Acceso parcialmente restringido. En algunos casos, el acceso requiere la valoración previa de la información contenida en los documentos y la revisión de la legislación aplicable.
SG = Subdirección General.
SES = Secretaría de Estado de Seguridad.