Categoría: Cultura

procedencia.
1. La salida de los documentos de los archivos públicos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears que se reclamen para finalidades administrativas o judiciales deberá ser autorizada por la persona responsable del archivo en cuestión.
2. La salida temporal de documentos conservados en archivos de titularidad estatal cuya gestión se haya transferido a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears o a los consejos insulares deberá ser gestionada por la administración que tenga encargada su gestión y se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal vigente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
3. En el supuesto de que los documentos de los que se quiera pedir una salida temporal se tengan en régimen de depósito o comodato, hay que regirse por las condiciones acordadas en los correspondientes contratos, y deberá autorizar su salida el titular de los documentos. La autorización podrá ser aportada por la persona interesada o deberá solicitarla el responsable del archivo donde se encuentren depositados dichos documentos.
4. Las salidas temporales de documentos para exposiciones se iniciarán con la solicitud de la entidad organizadora, en la que se indicarán las condiciones de seguridad y conservación. En todo caso, será obligatorio contratar un seguro.
1. Con la intención de preservar y conservar en las mejores condiciones el patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos que formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, de acuerdo con la capacidad de custodia que tengan, podrán recibir el depósito de bienes documentales de los que las administraciones competentes dispongan, mediante la correspondiente resolución administrativa.
2. Respecto a los bienes mencionados en el apartado anterior, los archivos receptores se seleccionarán teniendo en cuenta los factores de conservación, seguridad y capacidad de difusión, sin perjuicio de la aplicación de otros criterios derivados de la gestión, la organización y la descripción documentales.
3. Realizar un depósito supone la revisión del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.
4. En el caso de clausura de un centro de los que integran alguno de los subsistemas del Sistema Archivístico de las Illes Balears, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando sea un archivo de carácter pluriinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre previo informe de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá decidir que los fondos del centro clausurado sean depositados en otro archivo, cuya naturaleza deberá ser adecuada para el depósito de los bienes del centro clausurado.
5. Los documentos mencionados en el apartado anterior continuarán perteneciendo a la administración que los deposite, la cual podrá consultarlos y obtener copias de ellos.
6. En cuanto a la salida temporal de documentos en régimen de depósito, será de aplicación lo dispuesto en el artículo 60 de esta ley.
1. Los archivos públicos de las Illes Balears podrán recibir documentos privados que se consideren de interés cultural y patrimonial.
2. Los ingresos de documentos deberán formalizarse mediante donación, comodato, depósito o adquisición.
3. En caso de comodato, donación y adquisición, el archivo receptor quedará autorizado a realizar las siguientes acciones:
a) Aplicar las técnicas archivísticas que correspondan, según el sistema de gestión documental.
b) Facilitar la difusión de los documentos con finalidades culturales.
c) Facilitar el acceso a los documentos en las condiciones generales aplicables a la documentación pública.
4. Las administraciones públicas podrán establecer sistemas de compensación por el tratamiento archivístico y el depósito de fondos documentales privados, especialmente si el titular del fondo rescinde el contrato.
5. La documentación ingresada en régimen de depósito temporal solo recibirá el tratamiento técnico imprescindible para su conservación y deberá tener el acceso restringido para cualquier persona ajena a la propiedad de los documentos, salvo que hubiera un consentimiento formal. El depósito deberá formalizarse mediante un contrato, en el que se establecerán las condiciones y los plazos temporales de permanencia en el archivo.
6. En caso de incumplimiento manifiesto de las obligaciones establecidas en el artículo 16 de esta ley, la comisión técnica insular de archivos de cada consejo insular o, cuando sea un archivo de carácter pluriinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre previo informe de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá acordar el ingreso temporal de documentos privados en un centro de archivo público, con el objeto de garantizar la preservación de sus valores y de asegurar el cumplimiento de su función social. En estos casos, el archivo público podrá llevar a cabo, sin necesidad de autorización de la persona titular del fondo, las actuaciones establecidas en el apartado 3 de este artículo.
7. Estos documentos continuarán perteneciendo a la entidad o la persona que los deposite, la cual podrá consultarlos y obtener copias de ellos.
8. En cuanto a la salida temporal de documentos en régimen de comodato o depósito, se aplicará lo dispuesto en artículo 60 de esta ley.
1. Los documentos deben calificarse de acuerdo con los criterios que determina la Comisión Técnica Interinsular Calificadora de Documentos, que es la encargada de confeccionar y aprobar las tablas de evaluación de las series documentales, instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo la eliminación de los documentos.
2. Todos los documentos públicos se evaluarán y seleccionarán para determinar si deben conservarse o eliminarse, de acuerdo con el interés que presenten desde un punto de vista administrativo, contable, fiscal, jurídico, informativo o histórico, así como también para determinar los plazos de transferencia, conservación o eliminación que deban aplicarse, su régimen de acceso y los documentos esenciales.
1. Cada administración pública regulará y constituirá comisiones técnicas de carácter interdisciplinar que, de acuerdo con los criterios mencionados en el artículo anterior, decidirán sobre la valoración, la selección, el acceso y la eliminación de la documentación. Asimismo, las administraciones públicas podrán optar por confiar estas tareas a la Comisión Técnica Interinsular Calificadora de Documentos en los términos del acuerdo de colaboración correspondiente.
2. La valoración de los documentos se tiene que realizar por series o subseries documentales, independientemente del soporte o de la época de creación del documento.
3. El procedimiento de valoración tiene que incluir un estudio de identificación de los documentos en que, al menos, y en los términos que reglamentariamente se determinen, consten: los datos descriptivos, la normativa reguladora, la tipología documental, la existencia o no de datos especialmente protegidos y el procedimiento o la actuación en el que se inserta. Asimismo el estudio tiene que expresar los valores de tipo administrativo, jurídico, contable, fiscal, histórico o informativo dignos de consideración, y una propuesta de calendario de conservación y acceso.
4. Los calendarios de conservación y acceso tienen que ser objeto de publicación oficial.
1. La eliminación de documentos tiene el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la exclusión y la destrucción física de los documentos con la condición de bienes de dominio público. En cualquier caso, los documentos custodiados en los archivos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears no se podrán eliminar mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de las entidades públicas. Tampoco podrán eliminarse los documentos que en el futuro puedan tener un valor informativo o histórico.
2. Los documentos solo se podrán eliminar de acuerdo con los criterios establecidos en las tablas de evaluación que la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos haya validado o sobre las que haya dictaminado favorablemente, siguiendo los criterios de valoración documental de acuerdo con los criterios de los valores primarios (administrativos y jurídicos) y de los valores secundarios (informativos e históricos) de la documentación evaluada.
1. El personal de los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears debe cumplir los siguientes criterios:
a) Deberá contarse con personal archivero, administrativo, auxiliar y subalterno, y de personal especializado para atender los servicios y laboratorios de restauración y reproducción de documentos, el mantenimiento de equipos y otros servicios especiales que sean requeridos, en número suficiente para cubrir las necesidades de estos centros.
b) La dirección de los archivos públicos e históricos recaerá en personas que tengan, como mínimo, una titulación universitaria superior y formación especializada en archivos o, excepcionalmente, en personal funcionario o empleados públicos pertenecientes a otros grupos y escalas del grupo A (subgrupos A1 o A2) que tengan formación acreditada en materia de archivos.
c) Los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears tendrán el personal suficiente con la cualificación, el nivel técnico y las capacidades adecuadas que exigen las funciones que tengan asignadas en el mismo sistema y los reglamentos correspondientes.
2. En el caso de los archivos de los consejos insulares y de los municipios de más de diez mil habitantes, y en el de la Universidad de las Illes Balears, la dirección recaerá, en primer lugar, en personal funcionario o empleados públicos pertenecientes al cuerpo o la escala del grupo A (subgrupo A1), con formación especializada en archivos, y en segundo lugar, excepcionalmente, siempre en los casos en que no haya personal funcionario o empleados públicos pertenecientes al subgrupo A1, en personal funcionario o empleados públicos del subgrupo A2 o en personal laboral con titulación universitaria y formación acreditada en materia de archivos.
3. Los archivos de gestión serán atendidos por el personal administrativo y auxiliar del correspondiente negociado o unidad administrativa.
4. Las instituciones de las que dependen los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears deben incluir, en las bases que rijan los procesos de selección del personal archivero destinado a gestionar dichos centros, requisitos de titulación y temarios en consonancia con los criterios existentes en el conjunto de las administraciones públicas. En los tribunales encargados de resolver sobre los procesos de selección deberá figurar obligatoriamente personal archivero profesional de cualquiera de las administraciones públicas de las Illes Balears.
5. El servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears debe contar, como mínimo, con un técnico archivero como responsable del servicio y de personal administrativo y auxiliar.
6. Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos:
a) Conservar el patrimonio documental de las Illes Balears.
b) Controlar la gestión documental.
c) Organizar y describir los fondos documentales.
d) Facilitar a los organismos productores de los documentos el préstamo y la utilización de la información que contienen.
e) Expedir, el personal funcionario habilitado, copias auténticas de los documentos custodiados, de acuerdo con la legislación vigente.
f) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos de acuerdo con la legislación vigente.
g) Mantener el secreto de los documentos que no deban divulgarse por razón de las disposiciones legales vigentes.
h) Cumplir con el principio de sigilo y confidencialidad en todas las actividades vinculadas a la gestión documental.
i) Difundir, si procede, los documentos que custodian a través de actividades de divulgación y formación.
1. Todos los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears tienen que disponer de las instalaciones y de los sistemas de gestión y conservación adecuados, tanto por lo que respecta a la ubicación como por lo que respecta a las condiciones técnicas específicas, para el mantenimiento, la seguridad, la consulta y la conservación de los documentos que custodian.
2. Todas las entidades públicas y personas jurídicas titulares de un archivo público tienen la obligación de habilitar un depósito para archivos con capacidad suficiente y con las instalaciones adecuadas, tanto por lo que respecta a la ubicación como por lo que respecta a las condiciones técnicas necesarias, para el mantenimiento, el tratamiento, la seguridad, la conservación y la consulta de los documentos que custodian.
3. Los depósitos de archivo deben contar con las medidas de seguridad necesarias que garanticen la idoneidad de la conservación de los documentos, por lo que deberán evitarse los lugares inundables o que presenten problemas de humedad y conservación. En los archivos no se pueden depositar materiales inflamables o explosivos ajenos a los soportes y contenedores de los documentos.
4. Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears tienen que disponer de archivos electrónicos con las medidas de seguridad que establezcan el Esquema Nacional de Seguridad y la legislación vigente.
5. Las instalaciones o edificaciones de los archivos deberán contar con los espacios necesarios para su función, así como con las características técnicas y ambientales imprescindibles para garantizar la conservación de la documentación en todos sus formatos.
1. Todo el mundo tiene derecho a acceder a los documentos públicos en los términos y en las condiciones que establecen la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el resto de normativa de aplicación.
2. No obstante, en el caso de los archivos históricos, que disponen de infraestructuras adecuadas para facilitar al público el acceso a los documentos de forma directa –en una sala de lectura– o bien indirecta –a través de una copia digitalizada–, deberá facilitarse el acceso de acuerdo con lo dispuesto en este título.
1. Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos de titularidad pública que sean de acceso y consulta libres y que estén custodiados en archivos públicos del Sistema Archivístico de las Illes Balears que dispongan de un espacio para la consulta de los documentos incluidos en sus instrumentos de información y descripción archivísticas.
2. Los archivos y sus instalaciones deberán dotarse de los recursos, los medios técnicos y las medidas organizativas necesarios para garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a los documentos a la vez que se protege su integridad.
3. El acceso a la documentación de carácter administrativo histórico o correspondiente a procedimientos finalizados desde hace al menos cinco años, se regirá por la tabla de evaluación de la serie documental correspondiente, según el dictamen de la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos. En el supuesto de que no se considere aplicable la forma de acceso prevista en este título, el responsable del archivo tiene que informar al solicitante de la necesidad de ejercer el derecho de acceso según lo previsto en Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
1. Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, el archivo público perteneciente al Sistema Archivístico de las Illes Balears facilitará los instrumentos de información y descripción archivísticas y asesorará a los usuarios en la búsqueda de la información contenida en los archivos.
2. Las diferentes administraciones públicas deben procurar los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusión de dichos instrumentos en relación con los documentos.
3. Con el objeto de que los usuarios puedan localizar los documentos de titularidad pública, identificarlos y acceder a ellos, los archivos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears, a los que hace referencia el presente capítulo, deberán cumplir las siguientes obligaciones de transparencia y publicidad activa:
a) Publicar los instrumentos archivísticos de información y descripción que permiten localizar los documentos que custodian.
b) Publicar el instrumento en el que se registran las eliminaciones de documentos.
c) Publicar las limitaciones en la consulta de documentos custodiados e informar de la fecha en que se podrá acceder a dichos documentos.
d) Informar a los usuarios del derecho a reclamar, en el supuesto de que se deniegue el derecho de acceso.
4. La información a la que hace referencia el apartado 1 anterior deberá poder consultarse en el portal de transparencia, en la sede electrónica o web, y en el portal de archivos, si el organismo titular del archivo dispone de ellos.
1. El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública que prevé este título y la obtención de copias de los documentos se regirán por las condiciones que establece esta sección y el procedimiento que se establezca reglamentariamente en el Sistema Archivístico de las Illes Balears.
2. Los responsables de los archivos públicos, siempre que sean funcionarios habilitados, podrán hacer copias auténticas y emitir certificados de los documentos bajo custodia.
3. La obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por el estado de conservación de los mismos.
4. El reglamento de acceso a los documentos incluirá el procedimiento de reclamación en el supuesto de denegación del acceso.
1. Los archivos de las administraciones públicas de las Illes Balears podrán facilitar el acceso a los documentos de titularidad pública en un formato diferente del solicitado en los siguientes casos:
a) Cuando haya una alternativa más económica, siempre que no dificulte el acceso al solicitante.
b) Cuando el estado de conservación de los soportes originales lo requiera. En este caso, el archivo en cuestión procurará habilitar fórmulas alternativas para materializar el acceso a los documentos.
c) Cuando el documento de titularidad pública ya se haya difundido o publicado, provisionalmente, en otro formato y se pueda acceder a él fácilmente. En este caso, se indicará al solicitante la fuente de información.
d) Cuando el acceso al documento público en el formato solicitado pueda implicar la pérdida de su soporte material o este pueda deteriorarse por otros motivos justificados.
e) Cuando técnicamente no sea posible hacer una copia del documento en el formato que se ha solicitado.
f) Cuando el formato que se ha solicitado pueda afectar a los derechos de propiedad intelectual o industrial.
g) Cuando, por su cantidad o complejidad, conlleve un coste desproporcionado para la correspondiente administración pública.
h) Cuando el solicitante haya sido condenado por sentencia firme por haber cometido delitos contra la seguridad y la conservación del patrimonio documental. En este caso, la materialización del acceso no implicará nunca la consulta directa de los originales.
i) Cuando se considere razonable utilizar un formato diferente del solicitado, siempre que se justifique.
2. El acceso a los documentos de titularidad pública será gratuito si los documentos son consultados en el archivo donde están custodiados, o bien si existen en formato electrónico, en cuyo caso se entregarán o se habilitará el acceso a ellos por medios electrónicos. Sin embargo, la expedición de copias o certificados y la transposición a formatos diferentes del original pueden quedar sujetos a una contraprestación económica en los términos previstos en la legislación de tasas de la comunidad autónoma de las Illes Balears o en las ordenanzas fiscales de cada administración local.
Quienes acceden a los documentos de titularidad pública tienen las siguientes obligaciones:
a) Ejercer su derecho respetando los principios de buena fe e interdicción del abuso de derecho.
b) Concretar la solicitud de acceso tanto como sea posible, a fin de que la gestión del acceso no afecte a la eficacia del funcionamiento de los archivos ni de los servicios públicos.
c) Respetar las obligaciones para la reutilización de la información obtenida, dispuestas en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre la reutilización de la información del sector público, de acuerdo con la modificación introducida por la Ley 18/2015, de 9 de julio.
d) Cumplir las condiciones y los requisitos materiales para el acceso que los responsables del fondo documental en cuestión hayan señalado, cuando se acceda presencialmente a un archivo o a una dependencia pública.
Sin perjuicio de lo establecido en el capítulo I de este título, el acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears que están depositados en archivos públicos se regirá por lo dispuesto en los instrumentos jurídicos que formalizan su ingreso.
1. El acceso a los documentos de titularidad privada que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears y que se encuentran en archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears se regirá por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad pública.
2. El acceso al resto de documentos de titularidad privada inscritos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears se regirá por los siguientes preceptos:
a) Los propietarios, titulares de derechos o titulares de estos documentos deben permitir el acceso a ellos, cuando alguien lo haya solicitado al archivo donde se custodian los documentos, excepto en el supuesto de que la consulta suponga una intromisión en el derecho a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen.
b) Los propietarios, titulares de derechos o posesores de los documentos pueden depositarlos temporalmente en uno de los archivos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears para facilitar el acceso a ellos.
c) La denegación del acceso deberá formularse por escrito, de manera motivada, para que la persona interesada pueda comunicar esta circunstancia a la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears, con el objetivo de que, en caso contrario, adopte las medidas previstas en el título VII de esta ley.
1. Para el cumplimiento adecuado de esta ley, la Administración de la comunidad autónoma y los consejos insulares crearán y regularán servicios de inspección de archivos en el ámbito respectivo de competencias, sin perjuicio de los mecanismos de vigilancia y supervisión que se puedan adoptar en cada subsistema archivístico.
2. No obstante lo que dispone el apartado anterior, las administraciones públicas mencionadas colaborarán en el impulso a la realización de auditorías que faciliten la adopción posterior de medidas normativas y de gestión para la mejora del conjunto del Sistema Archivístico de las Illes Balears.
Las administraciones dotarán a los servicios de inspección de personal funcionario debidamente cualificado, de acuerdo con la normativa de ocupación pública y las relaciones de puestos de trabajo correspondientes. Asimismo, regularán sus funciones, el estatuto personal y las formas de selección.
Corresponde a los servicios de inspección:
a) Velar por el cumplimiento de la normativa en materia de archivos mediante actuaciones de vigilancia y comprobación que tengan por objeto los edificios, las dependencias y el personal de los archivos.
b) Levantar acta de las visitas de inspección y remitirlas a los órganos competentes para la iniciación del procedimiento sancionador cuando haya indicios de irregularidades.
c) Adoptar medidas de carácter provisional en casos de urgencia notoria, cuando haya riesgo de daños graves al patrimonio documental regulado en esta ley, y proponer otras medidas provisionales a los órganos competentes en el resto de casos.
d) Orientar y asesorar a las personas y entidades titulares de un archivo sobre las vías para el cumplimiento adecuado de la normativa sobre patrimonio documental y para la mejor prestación del servicio público archivístico.
e) Cualquier otra que se les atribuya legal o reglamentariamente.
1. Se consideran infracciones administrativas en materia de archivos y de gestión documental las acciones u omisiones tipificadas como tales en esta ley.
2. Con respecto al acceso a los documentos en los casos regulados por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, tiene que aplicarse el régimen de infracciones que prevén la misma Ley 19/2013 y el resto de normativa de aplicación.
1. Serán responsables de las infracciones tipificadas en esta ley las personas físicas o jurídicas que lleven a cabo las acciones u omisiones que en ella se tipifican.
2. Las autoridades y el personal dependiente de las administraciones públicas serán responsables de las infracciones cometidas en materia de archivos y gestión documental, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que se pueda derivar.
3. Las responsabilidades administrativas que se deriven de la comisión de una infracción serán compatibles con la exigencia al infractor de la reposición de la situación alterada al estado originario, así como con la indemnización por los daños y perjuicios causados al patrimonio documental de las Illes Balears, que será determinada y exigida por el órgano competente para ejercer la potestad sancionadora.
1. Las infracciones administrativas en materia de archivos y gestión documental se clasifican en muy graves, graves y leves.
2. Son infracciones muy graves las siguientes acciones u omisiones:
a) Las acciones u omisiones que impliquen daños irreparables o la pérdida total o parcial de archivos o documentos reconocidos en esta ley.
b) La disgregación no autorizada de archivos o colecciones documentales integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.
c) La eliminación, no permitida, de documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.
d) El hecho de utilizar de manera indebida documentos reservados o protegidos por las disposiciones legales vigentes, difundirlos o permitir el acceso a ellos.
e) La ocultación de la existencia de documentos para impedir su conocimiento y privar el acceso a ellos.
3. Son infracciones graves las siguientes acciones u omisiones:
a) La obstrucción del ejercicio de la potestad inspectora de las administraciones competentes.
b) Los daños o deterioros no irreparables en los archivos o en las colecciones documentales reconocidos en esta ley.
c) El incumplimiento de las condiciones de retorno establecidas para la exportación temporal, legalmente autorizada, de archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, sin perjuicio de la competencia de la administración estatal en esta materia.
d) La falta de comunicación a la administración respecto a la subasta de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.
e) La falta de adopción de medidas para recuperar los documentos de titularidad pública, a sabiendas de que, de manera ilegal, están en posesión de terceras personas.
f) El incumplimiento de las condiciones de transferencia o de salida de documentos de los archivos públicos previstas en esta ley.
4. Son infracciones leves las siguientes acciones u omisiones:
a) La no facilitación de la información requerida para confeccionar y, en su caso, actualizar el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.
b) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 16 de esta ley para los documentos de titularidad privada del patrimonio documental.
c) La realización de copias y reproducciones totales o parciales de documentos de un archivo integrado en el Sistema Archivístico de las Illes Balears sin cumplir las condiciones reglamentarias.
d) La no aplicación a los documentos o el incumplimiento de las tablas de evaluación que apruebe la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos.
e) La desestimación sin motivación de las solicitudes de acceso a los documentos de acceso libre de los archivos históricos o permanentes.
f) La facilitación del acceso a los documentos de titularidad pública de forma incompleta o parcial, siempre que no sea al amparo de las limitaciones previstas en la normativa vigente.
g) El impedimento del acceso a los documentos de titularidad privada en los términos que prevén los artículos 74 y 75 de esta ley.
1. Las infracciones que establece esta ley se sancionarán de la siguiente manera:
a) Infracciones leves: amonestación o multa de entre trescientos euros (300,00 €) y cinco mil euros (5.000,00 €).
b) Infracciones graves: multas de entre cinco mil un euros (5.001,00 €) y setenta y cinco mil euros (75.000,00 €).
c) Infracciones muy graves: multa de entre setenta y cinco mil un euros (75.001,00 €) y cuatrocientos mil euros (400.000,00 €).
2. Si, como consecuencia de la comisión de la infracción, el valor del daño ocasionado o del beneficio económico obtenido supera la cuantía de la sanción prevista en el apartado anterior, se elevará esta, si procede, entre el doble y el triple del valor o beneficio económico obtenido, teniendo como criterios preferentes para dicha tasación el perjuicio causado y la singularidad, el interés y la importancia cuantitativa de los bienes afectados.
1. En las infracciones graves o muy graves también se pueden acumular las siguientes sanciones:
a) La exclusión del archivo o la colección documental del Sistema Archivístico de las Illes Balears.
b) La prohibición de recibir financiación pública por un periodo de entre uno y cinco años.
2. La exclusión del sistema archivístico comportará la gestión temporal de los documentos en otro archivo público.
1. Una vez calificadas las infracciones como leves, graves o muy graves, las sanciones se graduarán en un grado mínimo, medio o máximo, atendiendo a los criterios de los siguientes apartados.
2. Serán criterios agravantes:
a) El grado de culpabilidad o la existencia de intencionalidad.
b) La continuidad o la persistencia en la conducta infractora.
c) La naturaleza de los perjuicios causados, dados la singularidad y el interés de los bienes afectados.
d) La reincidencia, por comisión en más de una ocasión de la misma infracción en el plazo de un año, cuando así se haya declarado por medio de una resolución firme en vía administrativa.
e) La declaración o la iniciación de un procedimiento de declaración del archivo o la colección documental como bien de interés cultural o catalogado.
3. Serán criterios atenuantes:
a) La enmienda posterior de los hechos, siempre que se materialice antes de que se dicte la resolución del procedimiento sancionador.
b) La reparación efectiva del daño causado.
c) La ausencia de ánimo de lucro.
4. Si no hay atenuantes ni agravantes, se impondrá la sanción en el grado medio. Si hay uno o más atenuantes, se impondrá la sanción en el grado mínimo y, si hay uno o más agravantes, corresponderá imponerla en el grado máximo.
5. En el caso de una infracción leve, si hay una o más circunstancias atenuantes, se podrá sancionar con amonestación.
6. Las sanciones se impondrán de forma que la comisión de las infracciones no resulte más beneficiosa para el infractor que el cumplimiento de las normas infringidas y se deberá mantener la adecuación oportuna entre la gravedad del hecho constitutivo de la infracción y la sanción que se tenga que imponer.
1. Las infracciones establecidas en este título prescribirán al cabo de seis meses, si son leves; al cabo de dos años, si son graves; y al cabo de cinco años, si son muy graves.
2. El plazo de prescripción de las infracciones empezará a contar desde el día de la comisión de la infracción. En el caso de infracciones continuadas o permanentes, el plazo empezará a contar desde que finalice la conducta infractora.
3. La prescripción de la infracción se interrumpirá con la iniciación, con conocimiento de la persona interesada, de un procedimiento administrativo de naturaleza sancionadora, y el plazo de prescripción se reiniciará si el expediente sancionador está paralizado durante más de un mes por causa no imputable al presunto responsable.
4. Las sanciones por faltas leves prescribirán al cabo de un año; las motivadas por faltas graves, al cabo de dos años; y las motivadas por faltas muy graves, al cabo de tres años.
5. El plazo de prescripción de las sanciones empezará a contar desde el día siguiente al día en que sea ejecutable la resolución por la que se impone la sanción o haya transcurrido el plazo para interponer un recurso. La prescripción se interrumpirá con la iniciación, con conocimiento de la persona interesada, de un procedimiento de ejecución, y el plazo de prescripción se reiniciará si el procedimiento está paralizado durante más de un mes por causa no imputable al presunto responsable.
1. Las infracciones cometidas en materia de archivos y gestión documental deberán sancionarse previa tramitación del correspondiente procedimiento sancionador.
2. La potestad sancionadora respecto a las infracciones tipificadas en esta ley se regirá por lo establecido en este título y por la normativa de procedimiento sancionador de aplicación en los ámbitos de competencia de las administraciones públicas de la comunidad autónoma de las Illes Balears, de acuerdo con la normativa estatal básica.
3. Sin embargo, las infracciones cometidas en esta materia por el personal dependiente de las administraciones públicas deberán ser sancionadas, según la calificación prevista en esta ley, con arreglo a los regímenes disciplinarios aplicables por las respectivas normativas.
1. Si, en el curso de las actuaciones previas o en la tramitación del procedimiento, el órgano competente o el instructor estima que hay identidad de sujeto, hecho y fundamento entre la presunta infracción administrativa y un posible delito, deberá darse traslado de las actuaciones al Ministerio Fiscal.
En este supuesto, así como también cuando se tenga conocimiento de la existencia de actuaciones judiciales en curso en relación con los mismos hechos y las mismas personas, el órgano competente para iniciar el procedimiento acordará su suspensión hasta que se dicte la correspondiente resolución judicial.
2. En todo caso, los hechos declarados probados mediante una resolución judicial penal firme vinculan a los órganos administrativos respecto a los procedimientos sancionadores que sustancien.
1. En el ámbito de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, corresponderá al director o a la directora general competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears iniciar y resolver los procedimientos sancionadores por las infracciones tipificadas en esta ley.
2. Los consejos insulares y las entidades locales determinarán reglamentariamente los órganos competentes para ejercer la potestad sancionadora en el ámbito de los archivos y de la gestión documental.
Las administraciones públicas crearán, en el plazo máximo de un año, las unidades administrativas y los órganos encargados de impulsar y coordinar los respectivos archivos y subsistemas archivísticos previstos en esta ley.
La Consejería de Fondos Europeos, Universidad y Cultura del Gobierno de las Illes Balears es la consejería competente en materia de archivos y gestión documental de la administración autonómica, sin perjuicio de que, en el futuro, puedan modificarse la denominación de la consejería o la adscripción de esta competencia, en virtud de las competencias del presidente del Gobierno de las Illes Balears, de acuerdo con lo previsto en el artículo 10.d) de la Ley 1/2019, del Gobierno de las Illes Balears.
El Parlamento de las Illes Balears subscribirá convenios con la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears y, si procede, con el Síndico de Greuges de las Illes Balears, en aquellos aspectos del subsistema archivístico propio que se consideren de interés común.
Los documentos y archivos relativos a la historia clínica de las personas usuarias a que se refiere el artículo 14 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, se regirán por su normativa específica.
Mediante el desarrollo reglamentario de esta ley, se habilitarán las medidas necesarias para cumplir con lo dispuesto en la Ley 2/2018, de 13 de abril, de memoria y reconocimiento democráticos de las Illes Balears, en todos los aspectos referidos a la salvaguarda del patrimonio documental en las correspondientes secciones de memoria democrática de los archivos de las Illes Balears.
La Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y los consejos insulares, en el plazo máximo de un año, deben crear los correspondientes servicios de archivos y gestión documental para planificar, gestionar y supervisar el subsistema archivístico y todos los aspectos relacionados con la asistencia técnica a los archivos y con la formación profesional de sus responsables y el resto de funciones establecidas en esta ley.
En un plazo máximo de tres años, los consejos insulares deben confeccionar el censo de archivos y documentos de su territorio.
En el plazo de un año desde la entrada en vigor de esta ley debe crearse la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos. Durante este periodo continuará en funcionamiento la Comisión de Calificación y Evaluación de Documentos prevista en el Decreto 99/2010, de 27 de agosto, por el cual se regulan los archivos de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y de las entidades que integran su sector público instrumental.
En el supuesto de inexistencia de la tabla de acceso y evaluación de un documento específico, hasta que la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos la apruebe, se aplicará la normativa general vigente en relación con el régimen de acceso y la conservación permanente del documento.
Mientras no se apruebe y entre en vigor el reglamento regulador del acceso, previsto en el artículo 71 de esta ley, podrán mantenerse los mismos procedimientos o protocolos de acceso vigentes al entrar en vigor la presente ley, adaptados, si es preciso, a las condiciones para el ejercicio del derecho de acceso previstas en la sección 2.ª del capítulo I del título V.
Quedan derogados la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears; el título VIII de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears; y todas las normas de rango igual o inferior que sean incompatibles con esta ley, se opongan a ella o la contradigan.
Se autoriza al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares, en los respectivos ámbitos competenciales, a dictar las disposiciones reglamentarias necesarias para desarrollar esta ley.
Esta ley entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Butlletí Oficial de les Illes Balears».
Por tanto, ordeno que todos los ciudadanos guarden esta Ley y que los Tribunales y las Autoridades a los que corresponda la hagan guardar.
Palma, 5 de agosto de 2022.–La Presidenta, Francesca Garrido Campos i Socias.