Categoría: Administración

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en concreto su artículo 58; el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original; y el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, constituyen la normativa que establece el procedimiento para la conservación y eliminación de determinados documentos.
El Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, creado en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en reunión plenaria del 16 de octubre de 2012, presentó a dictamen de dicha Comisión varios estudios de identificación y valoración de series documentales, generadas por los diferentes Departamentos Ministeriales.
En su reunión plenaria de 14 de diciembre de 2022, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos dictaminó favorablemente la eliminación parcial y/o total de las series: «Registro de entrada y salida de documentos (1889 – […])»; «Actas y expedientes de sesiones de órganos colegiados administrativos (1834 – […])»; «Expedientes de inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones: Informes sobre inscripción de asociaciones (1965 – […])»; y «Quejas y sugerencias (1996 – […])». Mediante esta resolución, el Ministerio de Política Territorial se adhiere a la decisión adoptada acerca de la eliminación de estos estudios.
La eliminación total o parcial de aquellas fracciones de serie que cumplen los requisitos para ello (véase el anexo), debe ser autorizada de modo específico por la Autoridad administrativa competente, en este caso, la Subsecretaría del Departamento, a tenor de lo dispuesto en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
De conformidad con lo anterior y en el ejercicio de las competencias que me están conferidas, resuelvo:
Aprobar la eliminación de los documentos que forman parte de las series documentales comunes que se detallan en el anexo y que se custodian en los archivos del Ministerio de Política Territorial, así como en los de los organismos públicos dependientes del Departamento.
La eliminación estará sujeta a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas en las propuestas dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en su reunión plenaria de 14 de diciembre de 2022. Los plazos y muestreos se encuentran recogidos en el anexo que acompaña a esta resolución.
El proceso de destrucción se hará periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series señaladas en el anexo, quedando autorizadas mediante esta resolución las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación.
La autorización para la eliminación de las series documentales objeto de esta resolución, no se hará efectiva hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», y siempre que en ese plazo no haya constancia de la interposición de un recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En el caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de los correspondientes documentos hasta que la resolución que, en su caso, inadmita o desestime el recurso adquiera firmeza.
Una vez producida la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción podrá llevarse a cabo, previa comunicación a la Subdirección General de Recursos, Publicaciones y Documentación del Ministerio de Política Territorial, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada unidad administrativa, en la que deben constar la fecha o fechas de la destrucción, el volumen de documentación destruida (con indicación de los metros lineales) y el sistema empleado para la misma. El acta deberá ir acompañada de una relación de documentación eliminada y muestras conservadas y, en su caso, de una certificación emitida por la empresa contratada. De todo ello deberá remitirse copia auténtica a la Subdirección General de Recursos, Publicaciones y Documentación.
Tanto el original del acta como las relaciones de documentación eliminada y muestras conservadas y, en su caso, las certificaciones, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por esta resolución como garantía jurídica frente a terceros.
No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo o económico-administrativo y que todavía estén pendientes de resolución o sentencia firme por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa o hayan sido solicitados por cualquier motivo por algún órgano jurisdiccional.
Las muestras, una vez cumplidos los plazos de transferencia, serán remitidas a los archivos centrales del Departamento, y en su caso, a los Archivos Históricos Provinciales, relacionadas en una relación de entrega.
Ordenar la publicación de esta Resolución en el «Boletín Oficial del Estado».
Contra la presente resolución cabe interponer recurso administrativo de alzada ante la persona titular del Ministerio de Política Territorial, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con los artículos 121 y 122 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Madrid, 13 de abril de 2023.–El Subsecretario de Política Territorial, Fernando Rubio Pascual.
CP = Conservación permanente; ET = Eliminación total; EP = Eliminación parcial.