Categoría: Cultura

odiados. La metodología para la elaboración y la recogida de los datos del Directorio de Archivos de la comunidad, así como su actualización, plazos y otros requisitos, se establecerán reglamentariamente.
3. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de archivos a los cuales se refiere el apartado 1 mencionado o que formen parte del Sistema de Archivos de la comunidad están obligadas a colaborar en la elaboración y la actualización del Directorio de Archivos de la comunidad, proporcionando, además, toda la información que les sea requerida para ello.
4. A efectos de la elaboración del Directorio de Archivos de la comunidad, los órganos competentes en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental promoverán la celebración de convenios u otras fórmulas de colaboración con las otras administraciones públicas y personas físicas o jurídicas privadas. Los datos contenidos en el Directorio de Archivos de la comunidad se darán a conocer públicamente para garantizar su difusión.
1. La acción de las administraciones públicas en cuanto a los archivos y al Sistema Archivístico de las Illes Balears se tiene que regir por los principios siguientes:
a) Fomentar la máxima coordinación de todos los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, al objeto de lograr los objetivos de esta ley.
b) Tener una atención especial en garantizar, respecto a los archivos y documentos, los derechos y deberes de las personas que son sus titulares y también los de los ciudadanos.
c) Promover y estimular acciones que sirvan para dar a conocer y divulgar los archivos y documentos de las Illes Balears.
d) Impulsar la cooperación con las administraciones locales y entre estas mismas para favorecer los objetivos de esta ley en su ámbito.
e) Fomentar la implicación de los archivos en la vida cultural de su ámbito territorial.
f) Favorecer la actividad de las asociaciones, fundaciones y otras entidades que tengan por objeto apoyar a los archivos.
2. La gestión de los archivos incluidos en esta ley puede contar con la colaboración de instituciones de investigación o de entidades que, por sus actividades o finalidades, tengan relación con estos centros.
Los archivos que se integren en el Sistema Archivístico de las Illes Balears aplicarán las normas internacionales homologadas de descripción archivística. Los archivos de cada subsistema aplicarán el mismo sistema de gestión documental, según lo que prevé esta ley. En todo caso, se tienen que cumplir los principios básicos siguientes:
a) Respetar el principio de procedencia y el orden originario de los documentos.
b) Los documentos estarán clasificados, ordenados y descritos mediante los instrumentos de control y de información adecuados. Cada fondo dispondrá de un cuadro de clasificación de la documentación.
Forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears:
a) La Junta Interinsular de Archivos.
b) La Comisión Técnica Interinsular de Archivos.
c) La Comisión Interinsular Calificadora de Documentos.
d) Las comisiones técnicas insulares de archivos.
e) El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
f) El Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears.
g) El Subsistema Archivístico del Archivo Histórico de Ibiza y Formentera.
h) Los subsistemas archivísticos de cada uno de los consejos insulares.
i) Los subsistemas archivísticos de cada una de las entidades locales de las Illes Balears.
j) El Subsistema Archivístico de la Universidad de les Illes Balears.
k) Los subsistemas archivísticos públicos que se puedan constituir al amparo de esta ley.
l) Todos los archivos privados que soliciten y obtengan la integración en el subsistema correspondiente, para lo cual los titulares tienen que subscribir un convenio administrativo por el que se comprometen a asumir los derechos y las obligaciones que se deriven de participar.
1. La Junta Interinsular de Archivos es el órgano de coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y es competente para resolver las materias recogidas en esta ley. Está adscrita a la consejería competente en materia de archivos y gestión documental.
2. La Junta Interinsular de Archivos está integrada por los miembros siguientes:
a) El presidente o la presidenta, que es el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
b) Los vocales, que son los consejeros o las consejeras insulares competentes en materia de archivos y gestión documental, y ejercen bienalmente de forma rotatoria la vicepresidencia, que es indelegable en otra persona que no sea consejero o consejera; y el director o la directora general competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, nombrado por el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
3. Este órgano ejerce las funciones siguientes:
a) Aprobar las líneas generales de la gestión documental y fijar en todo caso los criterios y los mecanismos de homogeneización en la gestión documental de los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, a propuesta de las comisiones técnicas interinsular e insulares de archivos.
b) Formular y ejecutar, de acuerdo con las directrices de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, la política dirigida a la tutela, el enriquecimiento y la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears, y dirigir y coordinar el Sistema Archivístico de las Illes Balears.
c) Garantizar los aspectos siguientes:
1.º Las funciones de los archivos relacionadas con la gestión documental.
2.º El derecho de los ciudadanos a acceder a los documentos.
3.º La protección, la conservación y la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears.
d) Resolver cuestiones sobre los archivos de los organismos suprimidos, con funciones traspasadas a otro organismo o privatizados, a propuesta de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares respectivos.
e) Resolver cuestiones sobre el depósito de documentos o archivos privados depositados en centros de archivo públicos según lo que prevé esta ley, con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares respectivos.
f) Resolver todas las cuestiones en materia de archivos o documentos que la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y los órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares respectivos le eleven.
g) Informar sobre las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears y aprobar las normas técnicas y los procedimientos para la gestión documental, a propuesta de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.
h) Impulsar, planificar, cooperar y fomentar el desarrollo y la mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema Archivístico de las Illes Balears en orden al acrecentamiento, la conservación y la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears, con la colaboración de los órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares respectivos.
4. La Junta Interinsular de Archivos se reunirá, como mínimo, dos veces el año y cuando lo solicite una de las instituciones representadas o lo determine el presidente o la presidenta. A las reuniones podrán asistir asesores, que tendrán voz, pero no voto.
5. Serán órganos consultivos de la Junta Interinsular de Archivos los organismos que formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, así como las asociaciones y los colegios profesionales de archiveros y gestores documentales de las Illes Balears.
6. La Junta Interinsular de Archivos elaborará y aprobará su reglamento de organización y funcionamiento.
1. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos es un órgano consultivo y técnico adscrito a la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
2. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos está integrada por los miembros siguientes:
a) El presidente o la presidenta, que es el director o la directora general competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
b) Los vocales, que tienen que ser personas con conocimientos técnicos en la materia: una persona designada por la dirección general competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por la dirección general competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por cada uno de los consejeros o las consejeras insulares competentes en materia de archivos y gestión documental de los consejos insulares; una persona en representación de las asociaciones y los colegios profesionales de archiveros y gestores documentales de las Illes Balears; una persona designada por cada una de las federaciones de municipios representadas en las Illes Balears; y una persona designada por la Universidad de las Illes Balears.
c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, nombrado por el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
d) A las reuniones pueden asistir otros asesores, personas con conocimientos técnicos en la materia, que tienen voz, pero no voto.
3. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos ejerce las funciones siguientes:
a) Coordinar y redactar los informes que le sean encomendados al objeto de homogeneizar los criterios técnicos de gestión documental.
b) Acordar las líneas generales de la gestión documental de los subsistemas integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears.
c) Proponer actuaciones e iniciativas en materia de archivos, gestión documental y patrimonio documental.
d) Emitir informes sobre los proyectos de disposiciones generales en materia de archivos, gestión documental y patrimonio documental.
e) Emitir informes sobre las normas técnicas básicas a que se tienen que adecuar los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears.
f) Emitir el informe previo a la incorporación de un archivo en el Sistema Archivístico de las Illes Balears.
g) Emitir informes sobre los programas globales de actuación archivística.
h) Emitir los informes sobre cualquier asunto relacionado con archivos, gestión documental y patrimonio documental que el órgano de dirección y coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears le someta a consideración.
i) Cualquier otra función que le encomiende la Junta Interinsular de Archivos.
j) Elaborar y aprobar su reglamento de organización y funcionamiento.
4. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos puede actuar en pleno o en comisión delegada. El pleno podrá establecer los miembros y los asuntos que se podrán aprobar en comisión delegada.
1. Se crea la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos como un órgano colegiado de carácter técnico de las Illes Balears, adscrito a la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
2. La Comisión Interinsular Calificadora de Documentos está integrada por los miembros siguientes:
a) El presidente o la presidenta, que es el secretario o la secretaria general de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
b) Los vocales, que tienen que ser personas con conocimientos técnicos en la materia: dos personas designadas por la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por la consejería competente en materia de transparencia del Gobierno de las Illes Balears; una persona designada por la consejería responsable de la delegación de protección de datos; una persona designada por cada uno de los consejos insulares; una persona designada por la Comisión Técnica Interinsular de Archivos; una persona designada por la Universidad de les Illes Balears; una persona en representación de las asociaciones y los colegios profesionales de archiveros y gestores documentales de las Illes Balears; y una persona designada por cada una de las federaciones de municipios representadas en las Illes Balears.
c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, nombrado por el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
d) A las reuniones podrán asistir otros asesores, personas con conocimientos técnicos en la materia, que tendrán voz, pero no voto.
3. La Comisión Interinsular Calificadora de Documentos ejerce las funciones siguientes:
a) Fijar los criterios de evaluación de las series documentales para establecer los aspectos siguientes: los plazos de permanencia, la custodia y el control de los documentos en los diferentes archivos, el régimen de acceso y la eliminación o la conservación permanente de aquellos documentos que tengan interés para las administraciones de las Illes Balears.
b) Determinar los documentos esenciales, los cuales son imprescindibles para el funcionamiento de las administraciones públicas cuando su pérdida o no disponibilidad, en el supuesto de una emergencia, podrían poner en peligro los derechos y las obligaciones de la administración pública o de aquellos a quienes sirve.
c) Aprobar las tablas de acceso y evaluación documentales, emitir dictámenes, preceptivos y vinculantes, sobre las tablas mencionadas y controlar su aplicación.
d) Establecer criterios sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos públicos en el marco de la normativa del derecho de acceso.
e) Evaluar los documentos privados integrantes del patrimonio documental que no hayan sido declarados de interés cultural ni incluidos en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears, y autorizar su eliminación, si procede.
f) Elaborar y aprobar su reglamento de organización y funcionamiento.
g) Cualquier otra función que le encomiende la Junta Interinsular de Archivos.
4. La Comisión Interinsular Calificadora de Documentos puede actuar en pleno y en comisión delegada. El pleno podrá establecer los miembros y los asuntos que se podrán aprobar en comisión delegada.
1. La Comisión Técnica Insular de Archivos de cada consejo insular es el órgano consultivo y técnico en materia de archivos y gestión documental en el ámbito insular respectivo.
2. Deben integrar las comisiones técnicas insulares de archivos un mínimo de cinco miembros:
a) El presidente o la presidenta, que es el consejero o la consejera competente en materia de archivos y gestión documental del consejo insular.
b) Los vocales, que serán personas con conocimientos técnicos en la materia procedentes del servicio de archivos del consejo insular respectivo, del Subsistema Archivístico de la comunidad autónoma de las Illes Balears, de los subsistemas archivísticos de las administraciones supramunicipales y municipales del ámbito insular correspondiente y de otros archivos.
c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, que será un funcionario o una funcionaria, con perfil técnico o jurídico, adscrito al área competente en materia de archivos y gestión documental del consejo insular.
d) A las reuniones pueden asistir otros asesores, personas con conocimientos técnicos en la materia, que tienen voz, pero no voto.
3. Cada consejo insular concretará, mediante la aprobación del reglamento correspondiente, la composición y las funciones de la comisión técnica insular de archivos en el ámbito insular respectivo.
4. Las comisiones técnicas insulares de archivos pueden actuar en pleno o en comisión delegada. El pleno podrá establecer los miembros y los asuntos que se podrán aprobar en comisión delegada.
El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears es el conjunto de órganos y centros de archivo que participan en la dirección, el seguimiento, la coordinación y la inspección de los programas para la conservación, la descripción y la difusión del patrimonio documental.
El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears está constituido por:
a) El servicio de archivos de la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears y todos los órganos y las unidades administrativas en materia de archivos y gestión documental de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
b) El Archivo del Reino de Mallorca, sin perjuicio de la legislación estatal que le afecta.
c) El Archivo Histórico de Mahón, sin perjuicio de la legislación estatal que le afecta y de los encargos de gestión u otros instrumentos jurídicos de gestión que estén en vigor.
d) El Archivo del Gobierno de las Illes Balears.
e) Los archivos y documentos de titularidad privada que, por su naturaleza o por el hecho de ser de ámbito pluriinsular, sean de interés cultural notable y sean objeto de un convenio de carácter administrativo firmado por el titular y por el Gobierno de las Illes Balears, mediante el cual el titular se compromete a asumir las obligaciones que se deriven de la participación en el Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
1. Sin perjuicio de la legislación que como centro de titularidad estatal le sea de aplicación, el Archivo del Reino de Mallorca es la institución emblemática del Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, encargada de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas de las Illes Balears y toda la documentación, pública o privada, que se considere de carácter histórico y que, de acuerdo con esta ley, le corresponda.
2. El Archivo del Reino de Mallorca tiene las funciones siguientes:
a) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar la documentación que le corresponda por ley estatal.
b) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los protocolos notariales con más de cien años de antigüedad radicados en la isla de Mallorca.
c) Ejercer, de manera coordinada con la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears y con la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears, las funciones que sirvan de impulso, fomento, protección y difusión del patrimonio documental de las Illes Balears.
d) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar la documentación que ingrese en el Archivo, mediante un convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.
e) Facilitar el acceso a los documentos que tiene en custodia, en los términos que establece esta ley.
1. Sin perjuicio de la legislación que, como centro de titularidad estatal, le sea de aplicación y de los encargos de gestión u otros instrumentos jurídicos de gestión en vigor –concretamente la Ley 3/2011, de 25 de marzo, de delegación de competencias en el Consejo Insular de Menorca de las facultades que, como administración gestora, ejerce ahora la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears en relación con el Museo de Menorca y la Biblioteca Pública y el Archivo Histórico de Mahón, instituciones culturales de titularidad estatal–, el Archivo Histórico de Mahón es responsable de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas de Menorca.
2. El Archivo Histórico de Mahón, además, se encarga de:
a) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de los organismos del Estado radicados en Menorca que le correspondan por ley estatal.
b) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los protocolos notariales con más de cien años de antigüedad radicados en la isla de Menorca.
c) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears y de los entes integrantes del sector público instrumental con sede en Menorca.
d) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar aquella documentación que ingrese en el Archivo, mediante un convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.
e) Facilitar el acceso a los documentos que tiene en custodia, en los términos que establece esta ley.
1. El Archivo de Gobierno de las Illes Balears está al frente y es el centro de referencia del Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears. Estará adscrito a la consejería competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Illes Balears.
2. Las funciones del Archivo del Gobierno de las Illes Balears son las siguientes:
a) Recibir los documentos procedentes de los diferentes órganos de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, o de las entidades públicas dependientes de esta administración.
b) Recibir los documentos procedentes de los diferentes órganos, organismos, instituciones y entidades públicas de ámbito autonómico dependientes de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears que se hayan suprimido, con independencia de la antigüedad, y cualquier otro fondo de carácter público o privado de interés general para la comunidad autónoma que se acuerde depositar en él.
c) Programar, coordinar y dirigir la identificación, la evaluación y la selección documental de los archivos del Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, de acuerdo con lo que establezca la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos.
d) Organizar, describir, conservar y servir los fondos documentales que custodie.
e) Facilitar el acceso a los documentos y a la información que contienen en los términos que establezca la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos, a través de las tablas de acceso y evaluación documental y el título V de esta ley.
f) Difundir por cualquier medio los fondos documentales que custodie.
g) Desarrollar las normas técnicas archivísticas para el Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
3. Al frente del Archivo de Gobierno de las Illes Balears y de los archivos centrales de las consejerías tiene que haber una persona con titulación universitaria superior y formación especializada en materia de archivos, de acuerdo con los requisitos que establece el artículo 66 de esta ley.
4. El archivo electrónico de la comunidad autónoma de las Illes Balears es el archivo único de los expedientes finalizados y de la documentación electrónica correspondiente que provenga del Gobierno, de la Administración de la comunidad autónoma y de las entidades integrantes del sector público instrumental dependientes. Son funciones de este archivo:
a) Desarrollar los procesos y las funciones de la gestión documental a los que se refiere el título IV de esta ley en el ámbito de la administración electrónica.
b) Implantar un modelo específico que será de uso común entre los órganos de gobierno y de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y de las entidades instrumentales integrantes del sector público autonómico.
1. Además de los órganos de gestión que se puedan crear, el Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears está constituido por el Archivo General del Parlamento de las Illes Balears, que actuará como depósito final de la documentación generada por:
a) El Pleno, la Mesa, las comisiones y la Diputación Permanente del Parlamento de las Illes Balears.
b) Las comisiones que se puedan crear.
c) Los grupos parlamentarios.
d) Los servicios administrativos.
2. El Parlamento de las Illes Balears dotará su subsistema archivístico con una normativa propia.
1. Sin perjuicio de que sea de titularidad y gestión municipales, el Archivo Histórico de Ibiza y Formentera es responsable de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas, custodiar la documentación histórica de la antigua Curia de la Real Gobernación, la antigua Universidad de Ibiza y Formentera, regulada en el año 1299, así como la del Ayuntamiento de Ibiza y Formentera, creado a partir del Decreto de Nueva Planta de 1715, hasta la creación definitiva del Ayuntamiento de Formentera, en el año 1889. Además, se encarga de:
a) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas en las islas de Ibiza y Formentera.
b) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de los organismos del Estado radicados en las islas de Ibiza y Formentera que le correspondan por ley estatal.
c) Recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los protocolos notariales con más de cien años de antigüedad radicados en las islas de Ibiza y Formentera.
2. No obstante, el Archivo General del Consejo Insular de Formentera podrá ejercer las mismas funciones que el Archivo Histórico de Ibiza y Formentera respecto a la documentación histórica a que se refiere el apartado anterior, en los supuestos y las condiciones que se establezcan en los acuerdos de colaboración que, a este efecto, subscriban el Ayuntamiento de Ibiza y el Consejo Insular de Formentera.
Los subsistemas archivísticos de los consejos insulares son, en cada una de estas instituciones, el conjunto de órganos, normas, archivos y documentos que se vinculan a ellas, con el fin de crear la infraestructura necesaria para garantizar la conservación, la descripción, el servicio y la difusión de los archivos que sean de la competencia de los consejos, de forma que se asegure el acceso de los ciudadanos y de los investigadores a dichos archivos, todo ello de acuerdo con los objetivos de esta ley.
En la isla de Formentera el subsistema archivístico del ayuntamiento se entenderá integrado en el subsistema archivístico del consejo insular.
Cada consejo insular debe establecer la estructura de su subsistema archivístico, que determinará por vía reglamentaria. Asimismo, como administraciones competentes en materia de archivos y gestión documental, los consejos insulares tienen la facultad de reglamentar, organizar y coordinar los subsistemas insulares de los archivos de su competencia, de acuerdo con los siguientes principios:
a) La normativa tiene que adaptarse al contenido de los títulos I y II de esta ley.
b) Cada consejo debe disponer de un servicio de archivos para planificar, gestionar y supervisar el subsistema archivístico y todos los aspectos relacionados con la asistencia técnica a los archivos y con la formación profesional de sus responsables.
c) Los archivos generales de los consejos serán los centros punteros del subsistema archivístico de cada isla y tendrán ámbito insular y carácter administrativo e histórico. Serán los centros de archivo competentes para reunir la documentación producida por las diferentes instituciones, entidades y personas públicas y privadas del correspondiente ámbito territorial que, en virtud de las competencias que tienen atribuidas, les correspondan, y de las otras que se incorporen a ellas.
d) Los consejos, mediante el servicio de archivos, deben coordinar y asesorar los archivos de los otros subsistemas que pertenecen a su ámbito competencial en todo lo referente a la aplicación de los sistemas de gestión o a la aplicación de los criterios técnicos, de acuerdo con las bases establecidas, y velarán porque se cumplan.
e) Debe haber una coordinación entre el subsistema archivístico de cada uno de los consejos insulares y el resto de subsistemas archivísticos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, de acuerdo con los criterios que establecen los artículos 20 y 22 de esta ley.
f) El servicio de archivos de cada consejo insular coordinará la red de archivos de cada isla y, especialmente, la de los archivos de las administraciones municipales, a las que tiene que prestar asistencia, cooperación, asesoramiento y apoyo económico, para que los archivos municipales cumplan con los requerimientos exigidos en esta ley.
g) El funcionamiento de la red de archivos de cada isla se establecerá en un reglamento insular, en el que tiene que diferenciarse el tipo de asistencia y cooperación entre los municipios de hasta diez mil habitantes, del funcionamiento de los archivos municipales de los municipios de más de diez mil habitantes.
1. Los subsistemas archivísticos de las administraciones municipales de las Illes Balears son, en cada una de las islas, el conjunto de órganos, archivos y documentos que se vinculen a ellas, con el fin de dotar a la respectiva administración local de la infraestructura necesaria para garantizar la gestión y la conservación de su patrimonio documental.
2. La red de archivos municipales será coordinada por el servicio de archivos de cada consejo insular.
1. Cada uno de los municipios de las Illes Balears debe dotar su propio subsistema archivístico.
2. Los archivos municipales, como ejes de los correspondientes subsistemas, tienen que implantar y mantener el sistema de gestión documental para el tratamiento de los documentos administrativos en fase activa y semiactiva. También tienen que reunir, conservar, describir, servir y difundir la documentación histórica.
3. Los archivos municipales realizan las funciones mencionadas en el apartado anterior en relación con la documentación de la administración respectiva, de sus organismos autónomos y de los entes integrantes del sector público instrumental, de los consorcios en los que tengan participación mayoritaria y de las fundaciones y otras entidades financiadas mayoritariamente por los ayuntamientos de que se trate.
4. Los archivos municipales tienen, además, las siguientes funciones:
a) Velar por conservar el patrimonio documental de su ámbito territorial.
b) Potenciar la organización de actividades de divulgación y de fomento de la investigación.
c) Colaborar con el consejo insular que les corresponde en la elaboración del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears.
d) Facilitar el acceso a los documentos y a la información que contienen en los términos que establece esta ley.
5. Los archivos municipales pueden ingresar, organizar, conservar, servir y divulgar los fondos documentales de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.
6. El Archivo Municipal de Ciutadella, el Archivo Municipal de Palma y el Archivo Histórico de Ibiza y Formentera, como depositarios de la documentación de los antiguos municipios con jurisdicción insular y de fondos documentales de gran relevancia para la historia de las Illes Balears, a pesar de su carácter municipal, deben alcanzar la misma categoría y consideración que los otros archivos históricos de las Illes Balears.
7. Las entidades locales menores, si procede, pueden constituir archivos como reflejo de su actividad administrativa, que se integrarán en el subsistema archivístico municipal que les corresponde y estarán tutelados por el archivo municipal en cuanto a la gestión documental y a la evaluación de los documentos.
1. Además de los órganos de gestión que se puedan crear, el Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears está integrado por el Archivo General de la Universidad de las Illes Balears, que actuará como depósito final de la siguiente documentación:
a) Los fondos documentales de los órganos de gobierno y administración de la Universidad de las Illes Balears, incluidos los departamentos, los centros docentes, los centros de investigación y otros servicios de la Universidad de las Illes Balears.
b) La documentación de los institutos, las fundaciones y otras entidades en que participe la Universidad de las Illes Balears o bien vinculados a la misma.
c) Los documentos de carácter histórico de las instituciones universitarias anteriores a la creación de la Universidad de las Illes Balears.
2. Sin perjuicio de la legislación que la afecte, la Universidad de las Illes Balears desarrollará reglamentariamente su subsistema archivístico.
La Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears será la depositaria final de la documentación de la institución y dotará su subsistema archivístico con normativa propia.
La Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears será depositaria de la documentación de la institución y dotará su subsistema archivístico con normativa propia.
1. Las instituciones públicas titulares de archivos históricos reconocidos y oficiales, los consejos insulares, con carácter principal, y el Gobierno de las Illes Balears, con carácter subsidiario, pueden ejercer el derecho de tanteo y de retracto respecto a los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, en caso de transmisión onerosa de la propiedad o de cualquier derecho real.
2. Este derecho debe ejercerse en los términos fijados en el artículo 32 de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears.
Los consejos insulares y, subsidiariamente, el Gobierno de las Illes Balears pueden expropiar por interés social los bienes de los fondos de los archivos y documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears. Se consideran causas de interés social las siguientes:
a) El incumplimiento grave por parte de los propietarios o titulares de derechos reales de las obligaciones referentes a la conservación, el mantenimiento y la custodia de los bienes.
b) Las disposiciones tomadas por los propietarios o titulares sin autorización de la administración competente cuando esta sea preceptiva, en caso de que dichas disposiciones pongan los bienes en peligro de deterioro, pérdida o destrucción.
Los archivos públicos tienen encomendada en el campo de la gestión administrativa la custodia de los procedimientos administrativos y de los documentos con las siguientes finalidades:
a) Dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones.
b) Testimoniar los derechos y los deberes de las instituciones y de los ciudadanos.
c) Garantizar la transparencia y la permanencia de las actuaciones de las administraciones públicas en el ejercicio de las competencias de la institución a la que pertenecen.
d) Prestar apoyo a las medidas necesarias para simplificar y racionalizar los procedimientos administrativos.
Asimismo, en el ámbito de la información administrativa, los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:
a) Elaborar los informes y las estadísticas de la información contenida en los documentos que custodian que les requiera la institución de la que dependen.
b) Facilitar a la institución de la que dependen la consulta de los datos que sean necesarios para cumplir las actividades relacionadas con el ámbito de sus competencias.
c) Prestar a la institución productora los documentos que necesite para cumplir las actividades relacionadas con el ámbito de sus competencias.
d) Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente los datos y los documentos originales o las copias auténticas que necesiten para ejercer las competencias de inspección, jurisdicción, control y auditoría.
e) Facilitar a las unidades productoras, a los interesados en los respectivos procedimientos y a los ciudadanos el acceso a los documentos de acuerdo con lo establecido en el título V de esta ley y en la normativa de aplicación en cada caso.
1. En el marco de esta ley, la gestión documental comprende las siguientes funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la evaluación, la organización, la descripción, la conservación y la preservación.
2. De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implica:
a) La definición de los sistemas de información, con el objetivo de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que tienen que asociarse al documento para una adecuada gestión archivística.
b) La regulación de los procedimientos, con el objeto de determinar los criterios de evaluación para la selección, para la transferencia de custodia y para el acceso.
c) El diseño de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.
1. La gestión documental en el ámbito de las Illes Balears es común y está integrada en la gestión administrativa.
2. De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en las funciones y los procesos reglados tienen que participar todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública.
3. Las funciones de la gestión documental se aplicarán a todos los archivos del Sistema Archivístico de las Illes Balears. Estas funciones deberán incorporar las tecnologías de la información y de la comunicación propias de la administración electrónica.
4. Las administraciones públicas de las Illes Balears, en sus respectivos ámbitos, tienen que fomentar el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública y aprobar una política de gestión documental, de acuerdo con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.
1. Todos los expedientes electrónicos tienen que incorporar un índice electrónico, firmado o sellado por el órgano actuante. Dicho índice garantiza la integridad del expediente electrónico y permite su recuperación siempre que sea preciso. Se admite que un mismo documento forme parte de diferentes expedientes electrónicos.
2. En el caso de los expedientes mixtos o híbridos, se garantizará la integridad de la relación entre los documentos electrónicos y los documentos convencionales que lo forman, con independencia del cuidado particularizado que cada uno requiera por la condición de su forma y soporte.
3. La remisión física de expedientes, como trámite administrativo o por requerimiento judicial, se podrá sustituir a todos los efectos legales por la acción de remitir su copia electrónica, por medio de las tecnologías adecuadas, de acuerdo con el apartado tercero del artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
1. Con el objetivo de garantizar su preservación y conservación, el documento electrónico debe preservarse y conservarse en un formato correspondiente a un estándar abierto que mantenga la integridad del contenido del documento a lo largo del tiempo.
2. La selección de formatos de documento electrónico normalizados y perdurables para asegurar la independencia de los datos de los soportes debe realizarse de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las normas técnicas que lo desarrollan.
3. Cuando haya riesgo de obsolescencia del formato o bien este deje de figurar entre los admitidos en cada momento por la legislación vigente, se aplicarán acciones de preservación digital, como son procedimientos normalizados de copia auténtica de los documentos con cambio de formato, de etiquetado con la información del formato utilizado y, en su caso, de las migraciones o conversiones de formatos, tanto para la remisión electrónica del expediente como para la referencia a este que permita acceder a él y descargarlo.
Cada documento electrónico deberá tener asignado un conjunto de metadatos, como mínimo los que son obligatorios según el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), previsto en la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de política de gestión de documentos electrónicos, de acuerdo con el Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la administración electrónica.
Desde el momento en que son generados, los documentos electrónicos deben incorporar los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo. Posteriormente, una vez aprobadas las correspondientes tablas de valoración, deberán incorporarse los metadatos de valoración, selección, conservación y acceso.
1. Con el objetivo de garantizar la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la disponibilidad, la trazabilidad, la calidad, la protección, la recuperación, la conservación y la preservación de los documentos electrónicos, se aplicará lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto al cumplimiento de los principios básicos y de los requisitos mínimos de seguridad de los medios y soportes en los que se guardan los documentos electrónicos, de acuerdo con el artículo 46.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, y los artículos 54 y 55 del Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
2. Cuando estos documentos electrónicos contengan datos de carácter personal, se aplicará la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
1. La copia electrónica se realizará a través de un procedimiento de digitalización seguro, que incluya la firma electrónica reconocida del personal que haya realizado la copia y que garantice su fidelidad e integridad. Se podrá utilizar un sello de órgano para su aplicación en el proceso de automatización de la digitalización de los documentos.
2. En el caso de los documentos en soporte papel que hayan sido sometidos a procesos de digitalización que garanticen la fidelidad, la integridad y la conservación de los documentos electrónicos correspondientes, se podrá proceder a su destrucción en los términos y con las condiciones que se establecen en la normativa vigente.
3. La digitalización de documentos en soporte papel se realizará de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, sus normas técnicas de desarrollo y las normas específicas que puedan aprobarse.
1. Cada uno de los subsistemas archivísticos de las Illes Balears deberá garantizar, mediante la creación de un archivo electrónico único para cada una de las administraciones públicas, la custodia, la conservación y la preservación de los documentos electrónicos de titularidad pública, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas; en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público; y en los artículos 54 y 55 del Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
2. El archivo electrónico único deberá disponer de los medios personales, materiales y tecnológicos necesarios para almacenar los documentos de una manera segura, y facilitará a los archivos que son depositarios de ellos o que los gestionan el cumplimiento de las funciones que les corresponden en relación con dichos documentos.
1. Las administraciones públicas de las Illes Balears y las otras entidades a las que deba aplicarse esta ley tienen que garantizar que los documentos electrónicos sean fiables, auténticos, integrales y accesibles, además de garantizar su conservación y preservación.
2. Los sistemas de gestión y tramitación administrativas deben asegurar la vinculación de unos documentos con otros en el lugar y el orden que les correspondan en su expediente en papel, mixto o híbrido, o electrónico, y tienen que demostrar su ubicación en el procedimiento y el contexto en el que se producen.
3. Cuando los documentos ya no sean necesarios para el desarrollo de la gestión administrativa y el rendimiento de las funciones de las administraciones públicas de las Illes Balears y de las entidades a las que sea de aplicación esta ley, los documentos electrónicos deberán conservarse y preservarse en entornos seguros, por lo que los expedientes electrónicos, los documentos y los índices se integrarán en el sistema de gestión documental que corresponda, el cual deberá prever la existencia de un repositorio corporativo de documentos y expedientes electrónicos.
1. En relación con los documentos electrónicos, los sistemas de gestión documental ejercerán las siguientes funciones:
a) Custodiar y mantener los documentos electrónicos en entornos seguros y asegurar el acceso a los mismos.
b) Participar en la planificación de los sistemas de gestión y tramitación administrativas.
c) Asegurar que los documentos electrónicos sean fiables y auténticos, que se conserven correctamente hasta el momento establecido para su destrucción o transferencia y que estas cualidades se puedan demostrar mediante mecanismos de evaluación adecuados.
d) Coordinar el desarrollo de procedimientos para evaluar, seleccionar y conservar los documentos electrónicos.
e) Autenticar los documentos resultantes de los procesos de digitalización y el procedimiento inverso.
2. Para el ejercicio de estas funciones, las administraciones públicas de las Illes Balears y las entidades adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para integrar adecuadamente los sistemas y las plataformas de gestión y producción administrativas con el sistema de gestión documental y de archivo, con el objetivo de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación, la conservación y la preservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
1. El ingreso de documentos es la entrada de documentos en un archivo público con las siguientes finalidades: de custodia, control, conservación y preservación del documento y uso público con arreglo a esta ley.
2. El ingreso de documentos en los archivos públicos puede producirse por las siguientes vías:
a) Las transferencias entre los archivos que forman parte de un mismo subsistema archivístico del Sistema Archivístico de las Illes Balears.
b) El intercambio o la cesión entre los archivos que forman parte de cualquiera de los subsistemas archivísticos de las Illes Balears.
c) La compraventa o cualquier otra forma de adquisición, a título oneroso o gratuito por actos entre vivos o por causa de muerte, de la posesión, los derechos reales o el dominio, previstas por el ordenamiento jurídico que puedan ejercer las administraciones públicas.
d) La expropiación forzosa de documentos por razón de interés social.
e) La donación, la herencia o el legado aceptados por la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears o por cualquier otra administración o entidad pública.
f) El pago de la deuda tributaria mediante la entrega a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears o a una administración local de las Illes Balears de bienes integrantes del patrimonio histórico de las Illes Balears.
g) El depósito voluntario admitido de forma procedente.
h) El depósito forzoso ordenado por una autoridad judicial o administrativa de protección del patrimonio documental, para los supuestos en los que los documentos no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consulta.
i) El depósito por un hallazgo fortuito de bienes integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.
j) El comodato.
k) Cualquier otro título válido en derecho.
1. La transferencia de documentos tendrá el carácter de un procedimiento administrativo especial que consistirá en la entrega ordenada de los documentos de un archivo a otro siguiendo su ciclo de vida, con el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento, conservación y servicio.
2. Los archivos públicos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears transferirán los documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las correspondientes tablas de evaluación.
Respecto a los documentos administrativos electrónicos, se aplicará de manera complementaria lo previsto en la normativa de regulación del archivo electrónico único de la administración que corresponda.
3. Los plazos máximos para transferir los documentos se podrán ampliar cuando, por razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos lo requiera. El órgano responsable de la custodia deberá motivar la ampliación de dichos plazos, la cual deberá ser aprobada por el órgano de dirección y coordinación del respectivo subsistema archivístico.
4. Asimismo, a la hora de transferir documentos hay que tener en cuenta las siguientes situaciones excepcionales:
a) El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema Archivístico de las Illes Balears dará lugar a la transferencia de los documentos para la gestión administrativa, por lo que deberá levantarse acta de la entrega de dichos documentos.
b) La supresión, la extinción o la privatización de las actividades de cualquier entidad cuyos archivos formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears implicará la transferencia de los documentos que no son imprescindibles para la gestión al archivo público que corresponda, por lo que deberá levantarse acta de la entrega de estos documentos.
5. La transferencia de documentación histórica se llevará a cabo respetando el principio de procedencia.
1. La salida de los documentos de los archivos públicos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears que se reclamen para finalidades administrativas o judiciales deberá ser autorizada por la persona responsable del archivo en cuestión.
2. La salida temporal de documentos conservados en archivos de titularidad estatal cuya gestión se haya transferido a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears o a los consejos insulares deberá ser gestionada por la