Categoría: Normativas

El Secretario General de Administración Digital y el Director General del Servicio Público de Empleo Estatal han suscrito un convenio para el Servicio de Automatización Inteligente (SAI) basado en el sistema de automatización robótica de procesos (RPA) en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia –financiado por la Unión Europea– NextGenerationEU.
Para general conocimiento, y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, dispongo la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» del referido convenio como anexo a la presente resolución.
Madrid, 20 de julio de 2023.–El Subsecretario de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, Alberto Hernández Lorenzo.
17 de julio de 2023.
De una parte, don Juan Moreno Garrido Ortiz, Secretario General de Administración Digital, nombrado por Real Decreto 564/2020, de 9 de junio, en virtud de las competencias que le atribuye el Real Decreto 403/2020, de 25 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y conforme a la delegación conferida en virtud del artículo vigésimo segundo, apartado c) de la Orden ETD/1218/2021, de 25 de octubre, sobre fijación de límites para la Administración de determinados créditos para gastos y de delegación de competencias.
Y, de otra parte, don Gerardo Medina Nieto, Director General del Servicio Público de Empleo Estatal, nombrado por Real Decreto Real Decreto 846/2018, de 6 de julio, en virtud de las competencias que le atribuye el Real Decreto 1383/2008, de 1 de agosto, por el que se aprueba la estructura orgánica y de participación institucional del Servicio Público de Empleo Estatal, así como en el artículo 48.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Ambos intervienen en uso de las facultades que, de conformidad con la normativa vigente, les confieren los cargos que desempeñan y se reconocen mutuamente capacidad para la firma del presente convenio y, a tal efecto,
Que la Agenda España Digital 2026 incluye un eje estratégico específico sobre la Transformación Digital del Sector Público y entre sus medidas se encuentra el avance en la calidad, cantidad y eficiencia de los servicios y procesos de tramitación y gestión de las Administraciones a todos los niveles, mediante tecnologías de automatización inteligente. Asimismo, el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025 establece, entre las funciones encomendadas a la SGAD, la Medida 5 denominada «Servicio de Automatización Inteligente» (en adelante, SAI), que tiene como objeto la automatización de actuaciones administrativas e incorporación de componentes reutilizables de tratamiento de datos, documentos, imágenes, videos, audios, etc., basados en robotización e Inteligencia Artificial, generando sinergias, reduciendo tiempos de tramitación en tareas y ahorrando costes de desarrollo y operación.
En esta línea, el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (España Puede) aprobado por el Consejo de Ministros el 27 de abril de 2021, incluye entre sus diez políticas palanca de reforma estructural para un crecimiento sostenible e inclusivo, el componente 11 denominado «Modernización de las Administraciones Públicas» en el que se incluye la inversión 1 denominada «Modernización de la Administración General del Estado», entre cuyos objetivos se encuentra el Servicio de Automatización Inteligente de procesos.
Que el artículo 3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece como uno de los principios generales de actuación de las Administraciones Públicas, el principio de cooperación, colaboración y coordinación de estas entre sí. La propia Ley regula en su capítulo VI del título preliminar el convenio como instrumento con efectos jurídicos para la formalización de acuerdos entre Administraciones para un fin común.
Que, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 403/2020, de 25 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, la Secretaría General de Administración Digital (en adelante, SGAD) asume, entre otras funciones, la gestión compartida, mediante coordinación o prestación directa, en un marco de corresponsabilidad, de los servicios comunes, declarados o no como compartidos, de sistemas de información y comunicación para la Administración General del Estado y sus organismos públicos, en los términos que se establezcan por resolución del titular de la SGAD y la de impulsar la consolidación de servicios, infraestructuras de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante, TIC), equipamientos y redes informáticas comunes de la Administración y sus organismos públicos. Asimismo, corresponde a la SGAD la provisión de servicios en materias TIC a aquellos órganos con los que se acuerde.
Que el SEPE es un organismo autónomo estatal de los previstos en la sección 2.ª, del capítulo III, del título II, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, adscrito al Ministerio de Trabajo y Economía Social, al que corresponde la ordenación, desarrollo y seguimiento de los programas y medidas de la política de empleo, en el marco de lo establecido en el texto refundido de la Ley de Empleo, aprobado por el Real Decreto Legislativo 3/2015, de 23 de octubre, así como la gestión de la protección por desempleo conforme a lo dispuesto en el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social aprobado por Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre.
Que el SEPE considera que la transformación digital, a través de la utilización de tecnologías de automatización robótica e Inteligencia Artificial, es un pilar básico de su modernización y potenciación de sus capacidades para mejorar la calidad, cantidad y eficiencia de los servicios y procesos de gestión y tramitación.
Que el SAI ofrece procesos automatizados como servicio a los diferentes organismos de la Administración General del Estado (en adelante, AGE). Este servicio se presta mediante una plataforma de Automatización robótica de procesos (en adelante, RPA) alojada en NubeSARA.
El servicio se ofrece de manera centralizada, realizando una asignación dinámica de robots a cada uno de los procesos robotizados, de manera que el número pueda ajustarse según las necesidades del momento. La planificación y asignación de los robots al organismo o entidad receptor del servicio se gestiona de manera centralizada por el SAI de la SGAD, sin asignar ninguno de ellos de manera permanente a dicho organismo o entidad. Esto permite absorber picos de demanda y reasignar robots entre procesos con gran flexibilidad, lo que redunda en una optimización del uso de los robots en la AGE.
Los robots se conectan con los sistemas y aplicaciones con los que deban interactuar vía RedSARA. Para ello, el SEPE debe habilitar los canales de comunicación que sean precisos con las condiciones de seguridad que éste determine para los procesos a robotizar.
El SEPE deberá proporcionar al SAI los medios de acceso adecuados, denominados «usuarios robot», ya sean credenciales, usuarios genéricos u otros medios, para que los robots puedan interactuar con los sistemas y aplicaciones del SEPE sujetos a automatización robotizada.
El SAI sigue una metodología de robotización propia y definida, que abarca el proceso end to end, desde las fases iniciales de estudio y valoración de ideas, hasta la implantación, operación y mantenimiento de la solución robótica. Todas las fases de la metodología son cubiertas por el servicio del SAI, no siendo necesaria intervención alguna ni en la plataforma ni en los sistemas por parte del SEPE.
El SAI dispone de procedimientos y mecanismos propios para que el SEPE pueda comunicar incidencias y peticiones de mantenimiento correctivo o evolutivo, así como para el seguimiento de la gestión del cambio durante la fase de operación y mantenimiento. El SAI también proporciona los medios adecuados para que el SEPE pueda hacer un correcto seguimiento de los resultados de la operación de los robots en sus procesos automatizados.
Que es posible la aplicación del Fondo de Recuperación Next Generation EU en las actuaciones objeto del presente convenio, en el marco de la Inversión 1 del Componente 11 (C11.I1) del PRTR.
Que es de interés general para las partes firmantes dar respuesta al objetivo común de incrementar la eficacia y la eficiencia de las Administraciones, facilitar la aplicación de economías de escala y contribuir a la racionalización y simplificación de la actuación administrativa.
Por todo ello, ambas partes suscriben el presente convenio, que se regirá por las siguientes
Constituye objeto de este convenio:
1.º El establecimiento de las condiciones por las que la Secretaría General de Administración Digital (en adelante, SGAD) prestará al Servicio Público de Empleo Estatal (en adelante, SEPE) el servicio de automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), nuevos o ya existentes, en el marco de la iniciativa de Servicio de Automatización Inteligente (en adelante, SAI) del Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025.
2.º Fijar los términos, las condiciones generales y las responsabilidades de las partes.
a) Asistir al SEPE en la identificación y valoración de oportunidades de automatización de procesos.
b) Configurar el diseño, los desarrollos y el comportamiento de los robots en base a las instrucciones marcadas por el SEPE en la documentación de proyecto correspondiente, la cual será proporcionada con la antelación suficiente a los equipos de desarrollo de la SGAD. En ningún caso se incluirán funcionalidades adicionales u operaciones que no estén expresamente detalladas en los documentos aprobados por el SEPE y acordados con la SGAD.
c) Comunicar al SEPE, para su autorización previa cualquier actuación adicional al diseño, en caso de que sea necesario, asegurando la calidad de la solución, así como su adaptación a los requerimientos establecidos.
d) Garantizar que los «usuarios robot» proporcionados por el SEPE para interactuar con sus aplicaciones sean de uso exclusivo para este fin, sin estar autorizada la realización de ningún otro tipo de operación manual por parte de los equipos de la SGAD, salvo notificación y autorización previa del Área de Seguridad del SEPE.
e) Prestar el soporte técnico necesario para asegurar la disponibilidad, capacidad y rendimiento de la solución.
f) Adaptar el diseño de los robots a aquellos cambios que el SEPE notifique en cuanto a procesos, normativa, variaciones en las aplicaciones y demás circunstancias que requieran una adaptación de la automatización para su correcto funcionamiento. Esta adaptación se realizará siempre dentro de las características de la plataforma RPA y dichos cambios sean notificados con la antelación suficiente para poder rediseñar los robots en tiempo y forma, siguiendo los procedimientos establecidos por el SAI para la gestión del cambio.
g) Actuar como encargado del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos - RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
a) Identificar y valorar las oportunidades de automatización de procesos, con la asistencia de la SGAD.
b) Proporcionar la información técnica y documentación del proceso de negocio requerida por la SGAD, que sea necesaria para la elaboración del Documento de Definición de Procesos (en adelante, DDP), así como el acceso a las aplicaciones ya existentes.
c) Designar los interlocutores que llevarán a cabo la relación con la SGAD, según el perfil establecido por ésta, en cada uno de los aspectos relevantes de cada automatización en el marco del SAI.
d) Definir las ventanas de acceso a la información del propio SEPE, horarios de operación y lanzamiento de pruebas de los robots para cualquier entorno.
e) Autorizar cualquier actuación adicional requerida por la SGAD.
f) Notificar a la SGAD las posibles incidencias que puedan surgir durante la ejecución de procesos automatizados.
g) Monitorizar los resultados de las automatizaciones ya implantadas para evaluar el correcto funcionamiento de los robots y, en su caso, la identificación de posibles errores.
h) Informar con la debida antelación sobre las actualizaciones de las aplicaciones sobre las que trabajan los robots y cualquier cambio normativo o funcional que afecte al diseño del RPA.
i) Actuar como responsable de los datos, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos - RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
1. Las actuaciones previstas en el presente convenio no darán lugar a contraprestación financiera entre las partes firmantes.
2. El presente convenio corresponde, en el marco de las iniciativas del PRTR al siguiente componente, inversión y línea de acción:
3. La SGAD contribuye al objetivo de este convenio aportando el SAI financiado con recursos provenientes del Fondo de Recuperación Next Generation EU, para ofrecer de manera centralizada a los órganos y organismos usuarios de este servicio, la asignación dinámica de robots a cada uno de los procesos robotizados (RPA), de manera que el número de aquellos pueda ajustarse según las necesidades del momento.
4. En el marco del Fondo se han destinado a la adquisición e implantación del SAI un total de 13.407.187,9 euros correspondientes a:
a) Expediente 4026 «suministro de una solución software para la automatización robótica de procesos», por la cantidad de 4.115.226,67 euros.
b) Expediente 4068 «servicio de apoyo al centro de excelencia de automatización inteligente de la SGAD», por la cantidad de 9.291.961,23 euros.
Estas cantidades anuales incluyen todo tipo de impuestos, costes, gastos, tasas o tributos que pudieran corresponder.
1. El RPA se financia con cargo al Fondo de Recuperación Next Generation EU, y por ello las partes deberán cumplir las obligaciones, europeas y nacionales, relativas a la financiación del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia de la Unión Europea (en adelante MRR).
2. A tal efecto, las Partes acuerdan:
a) Que serán responsables de la fiabilidad y del seguimiento de la ejecución de las actuaciones, de manera que pueda conocerse en todo momento el nivel de consecución de cada actuación a través del reporte en la Comisión de Seguimiento del convenio.
b) Que deberán establecer mecanismos que aseguren que las actuaciones a desarrollar por terceros contribuyen al logro de las actuaciones previstas y que dichos terceros aporten la información que, en su caso, fuera necesaria para determinar el valor de los indicadores de seguimiento del PRTR.
c) Que cuando se hable de las actuaciones objeto del presente convenio, se informe al público de la participación de la Unión Europea y financiación a través del MRR.
A estos efectos, se colocará un distintivo explicativo, permanente y visible en la documentación asociada y los productos financiados a través del MRR que de conformidad el artículo 34.2 del Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de febrero de 2021, por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, y de las normas gráficas establecidas en el artículo 9 de la Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, incluya lo siguiente:
a. El emblema de la Unión Europea, de acuerdo con las normas gráficas y los colores normalizados establecidos en el Anexo II del Reglamento de Ejecución 821/2014 de la Comisión, de 28 de julio de 2014.
b. Junto con el emblema de la Unión, se incluirá el texto «Financiado por la Unión Europea - Next Generation EU».
c. Logo oficial del PRTR, disponible en el enlace https://planderecuperacion.gob.es/identidad-visual.
En todo caso, se seguirá lo establecido por el Manual de marca del PRTR elaborado por el Gobierno de España.
d) Que las Partes cumplan cuantas disposiciones comunitarias y nacionales le resulten aplicables como destinatarias de las actuaciones cofinanciables, así como a permitir y facilitar que se puedan realizar las auditorías y comprobaciones necesarias para verificar el cumplimiento de la normativa aplicable.
e) Que las partes conserven la documentación administrativa relacionada con las actuaciones objeto del presente convenio que, dada su naturaleza, le corresponda custodiar.
f) Que se apliquen medidas antifraude eficaces y proporcionadas, en su ámbito de gestión, sobre el cumplimiento de la normativa en materia de subvenciones y, en su caso, contratación pública, así como evitar la doble financiación y la falsificación de documentos. Comunicar al Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA) aquellos hechos que pudieran ser constitutivos de fraude o irregularidad.
g) Que las actuaciones que se ejecuten en virtud del convenio respetarán el principio de «no causar un perjuicio significativo al medio ambiente» (principio do no significant harm - DNSH) en cumplimiento con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de febrero de 2021, por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, y su normativa de desarrollo, en particular el Reglamento (UE) 2020/852, relativo al establecimiento de un marco para facilitar las inversiones sostenibles y la Guía Técnica de la Comisión Europea (2021/C 58/01) sobre la aplicación de este principio, así como con lo requerido en la Decisión de Ejecución del Consejo relativa a la aprobación de la evaluación del Plan de Recuperación y su documento Anexo.
h) Que se mantiene la contribución al objetivo climático y/o digital asignada a la submedida concreta en que se enmarca la actuación del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia, que ha sido calculada según los anexos VI y VII, respectivamente, del Reglamento del MRR.
1. La Comisión de seguimiento, de acuerdo con lo establecido en el artículo 49.f) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, es el instrumento acordado por las partes para el seguimiento, vigilancia y control del convenio y de los compromisos adquiridos por los firmantes y, ejercerá sus funciones de acuerdo con lo establecido en los artículos 51.2.c) y 52.3 de la citada Ley.
2. Esta comisión estará formada tres miembros pertenecientes a la SGAD, nombrados por su Secretario General, y 3 miembros pertenecientes al SEPE, nombrados por su Director General. La presidencia será asumida por uno de los representantes de la SGAD y tendrá voto de calidad.
3. Las partes firmantes se comprometen a solventar por acuerdo mutuo, en el seno de esta Comisión de seguimiento, cuantas discrepancias resulten de la interpretación y cumplimiento de este convenio.
4. En todo lo no previsto, se sujetará al régimen jurídico que para los órganos colegiados se establece en la sección tercera, del capítulo segundo, del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
5. Las reuniones de la Comisión de seguimiento podrán celebrarse por medios electrónicos.
1. El régimen de protección de datos de carácter personal en las actuaciones que se desarrollen en ejecución del presente convenio será el previsto por el Reglamento General de Protección de Datos, RGPD, y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y demás normativa de aplicación en materia de protección de datos.
2. Las partes velarán por el cumplimiento del Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad.
3. Toda la información facilitada por las partes y toda la información generada como consecuencia de la ejecución del presente convenio tendrá el tratamiento de confidencial, sin perjuicio de la información que sea de dominio público, no pudiendo ser divulgada o facilitada a terceros ni utilizada para un fin distinto del previsto en este documento sin el acuerdo unánime de las partes.
4. La obligación de confidencialidad para las partes, que estará supeditada a los postulados de la Ley 19/2013 de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, se extenderá indefinidamente aunque el convenio se hubiera extinguido. Todo ello sin perjuicio de la eventual autorización de las partes o, en su caso, de que dicha información pasara a ser considerada como de dominio público.
El presente convenio tiene naturaleza administrativa, y se regirá por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
Los conflictos y controversias que puedan surgir entre las partes en relación con la ejecución, interpretación, modificación, efectos o resolución del presente convenio, que no puedan solucionarse en el ámbito de la Comisión de seguimiento, deben someterse a la solución extrajudicial prevista en el artículo 5.b) de la Ley 52/1997, de 27 de noviembre, de Asistencia Jurídica al Estado e Instituciones Públicas.
Los efectos del presente convenio se extenderán hasta el 30 de noviembre de 2024, pudiendo prorrogarse, conforme a lo establecido en el artículo 49 h) 2.º de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y por el Real Decreto Ley 36/2020, de 30 de diciembre, por el que se aprueban medidas urgentes para la modernización de la Administración Pública y para la ejecución del PRTR.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, el presente convenio se perfeccionará con el consentimiento de las partes, y resultará eficaz una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal. Asimismo, con posterioridad a su registro será publicado en el «Boletín Oficial del Estado».
1. De conformidad con lo establecido en el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los convenios se extinguen por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución. Son causas de resolución:
a) El transcurso del plazo de vigencia del convenio, sin haberse acordado la prórroga del mismo.
b) El acuerdo unánime de las partes.
c) El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
d) La decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
e) Cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
2. Asimismo, las partes firmantes podrán resolver este convenio por denuncia de cualquiera de las mismas mediante preaviso comunicado de forma fehaciente a la otra parte con, al menos, tres meses de antelación a la fecha de resolución propuesta.
3. En todo caso, salvo pacto expreso, las partes se comprometen a realizar las actuaciones necesarias dirigidas a la finalización de las acciones ya iniciadas. Para ello, en el momento de la resolución, las partes acordarán un plazo improrrogable para la finalización de las actuaciones en curso, trascurrido el cual el convenio deberá liquidarse.
1. En el caso de que una de las partes considere que se ha producido incumplimiento de las obligaciones respectivas establecidas en las cláusulas segunda y tercera requerirá su cumplimiento dentro de quince días desde la recepción de dicho requerimiento, con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable de la Comisión de seguimiento prevista en la cláusula sexta del presente convenio.
2. Si trascurrido dicho plazo persistiera injustificadamente el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio, sin perjuicio de la liquidación de las obligaciones pendientes que se dirimirán en la citada Comisión de seguimiento.
3. En caso de incumplimiento del presente convenio imputable al SEPE, se aplicarán las medidas incluidas en la normativa nacional y europea relativa al destino del Fondo de Recuperación Next Generation EU.
Este convenio puede ser modificado por acuerdo unánime de las partes, que se formalizará mediante adenda, conforme a los requisitos legalmente establecidos por la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y por el Real Decreto Ley 36/2020, de 30 de diciembre, por el que se aprueban medidas urgentes para la modernización de la Administración Pública y para la ejecución del PRTR.
Las partes son conscientes de la posibilidad de que, en cumplimiento de la disposición adicional centésima décima séptima de la Ley 22/2021, de 28 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2022, durante la vigencia del convenio, puede producirse la constitución efectiva de la Agencia Estatal de Administración Digital, que asumirá la posición jurídica de la SGAD.
Y, en prueba de conformidad, las partes firman electrónicamente el presente convenio.–El Secretario General de Administración Digital, Juan Vargas Carmona Rodríguez Director General del Servicio Público de Empleo Estatal, Gerardo Santana Gil Castillo.