Categoría: Administración

El Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo, el «SEAE», por sus siglas en inglés), representado a los efectos de la celebración del presente acuerdo administrativo por don Corrado Herrera, Jefe de la Delegación de la Unión Europea en la República de Gambia;
Y el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación del Reino de España (en lo sucesivo, el «MAUC de España»), representado a los efectos de la celebración del presente acuerdo administrativo por doña Violeta Aguilar Mora, Encargada de negocios a.i. por delegación de firma de doña Olga Moya Ortega Rubio de España en Senegal;
En lo sucesivo, denominados las «Partes»,
A la vista de la Decisión núm. Admin (2022) 59 de la Secretaría General del Servicio Europeo de Acción Exterior, de 10 de octubre de 2022, relativa a la política de coubicación del Servicio Europeo de Acción Exterior,
A la vista de la Decisión núm. Admin (2022) 60 del Director General de Gestión de Recursos del Servicio Europeo de Acción, de 14 de octubre de 2022, relativa a las directrices, normas y procedimientos para la ejecución de la política de coubicación del Servicio Europeo de Acción Exterior,
Habiendo acordado los siguientes arreglos administrativos en relación con el establecimiento de una oficina del MAUC de España en las instalaciones de la Delegación de la Unión Europea en la República de Gambia (en lo sucesivo, la «Delegación»):
1. La Delegación pondrá a disposición del MAUC de España para su uso una planta (en lo sucesivo, las «Instalaciones») en el edificio de oficinas situado en 74, Atlantic Road, Faraja, P.O. 512, Banjul, Gambia.
2. Las Instalaciones designadas por la Delegación para su uso por parte del personal del MAUC de España abarcan el espacio para oficinas de la planta baja del edificio principal, que supone una superficie de aproximadamente 180 m2. Conjuntamente con la parte correspondiente de los pasillos, las escaleras y las salas de uso común, la superficie utilizada ocupa un área de aproximadamente 181 m2, que equivale al 12,33 % del espacio total para oficinas alquilado por la Delegación.
Se adjunta un plano de la oficina como anexo I al presente acuerdo administrativo.
3. Dicho porcentaje se adaptará en consecuencia en caso de que la Delegación arriende más superficie de oficinas o reduzca el total de que dispone. Lo mismo será de aplicación en caso de que el MAUC de España y el SEAE convengan en ampliar o reducir la superficie asignada al primero.
4. En el momento en que el MAUC de España pase a hacer uso de las dependencias mencionadas, las partes elaborarán de común acuerdo y por duplicado un informe de carácter descriptivo sobre el estado de las salas y un inventario del equipamiento propiedad de la Delegación, que será firmado por ambas en el momento de la fecha de efecto.
Lo mismo se llevará a cabo cuando finalice el periodo de ocupación de la oficina. El MAUC de España responderá de cualesquiera daños causados en las salas, mobiliario y equipamiento que excedan del uso normal de los mismos durante el periodo de su utilización o en el momento de su devolución. Se adjunta en el anexo II el informe descriptivo.
5. Sobre la base de los costes totales de la oficina de la Delegación, el MAUC de España sufragará el importe correspondiente al porcentaje de la superficie de que haga uso su personal.
Los costes relativos a la utilización de la oficina y zonas comunes/aparcamiento comprenden los siguientes:
renta de arrendamiento,
servicios de seguridad,
servicios de limpieza,
seguros,
suministro de agua, gas y electricidad,
calefacción y aire acondicionado,
mantenimiento del edificio y los materiales de la Delegación,
sustitución y reparación de instalaciones y equipos de la Delegación,
eliminación de residuos
conexión a internet,
cuota de gestión que refleje el trabajo y los recursos humanos invertidos por el SEAE para el establecimiento y la gestión continuada del presente coarrendamiento, y
otros costes del edificio facturados a cargo del SEAE por el propietario o un prestador de servicios.
En este momento de la firma del presente acuerdo administrativo, el importe mensual total que el MAUC de España deberá abonar, sobre la base de los gastos del ejercicio financiero anterior, es de EUR 2.316 (dos mil trescientos dieciséis euros) por el uso de la oficina, las zonas comunes y el espacio de aparcamiento. Dicha cantidad incluye una cuota de mantenimiento de EUR 386 (trescientos ochenta y seis euros).
En el anexo III figura únicamente el método para el cálculo de los costes antes indicados.
Esta cantidad mensual (incluida la cuota de gestión) se incrementará proporcionalmente según se incrementen la renta anual y gastos operativos que deba abonar la Delegación. Tan pronto como esta última reciba la notificación de dichos incrementos, remitirá la información al MAUC de España.
Todo gasto adicional realizado por la Delegación relativo al acondicionamiento (incluida la seguridad, si procede) de la oficina que utilice el MAUC de España se repercutirá directamente a este último.
6. El MAUC de España tendrá derecho a utilizar una plaza en la zona protegida de aparcamiento reservada para la Delegación.
7. El MAUC de España aportará y configurará sus propios PC (hardware/software) e impresoras. Dichos dispositivos no se conectarán a la red de la Delegación, que facilitará el acceso a Internet.
8. El acuerdo administrativo no comprende los servicios de teléfono y fax, que el MAUC de España deberá contratar y abonar directamente a las correspondientes empresas proveedoras. La Delegación permitirá al MAUC de España instalar líneas de telefonía fija en la oficina arrendada.
9. El uso de los vehículos de la Delegación de la UE no está comprendido en el acuerdo administrativo y el MAUC de España deberá contratar vehículos y abonar los costes directamente a las correspondientes empresas proveedoras.
10. Cualesquiera gastos o equipos no específicamente mencionados en el punto 5 y el anexo III del acuerdo administrativo correrán a cargo directamente del MAUC de España.
11. Condiciones de pago:
Los pagos se realizarán sobre la base de notas de adeudo y se harán efectivos en el plazo de treinta (30) días a partir de la recepción de aquellas en la siguiente cuenta bancaria y en la moneda indicada:
i. Todos los gastos bancarios, comisiones de transferencia y otras cantidades a abonar en relación con los pagos correrán a cargo del MAUC de España.
ii. Las facturas serán semestrales y cubrirán, en principio, seis meses completos (enero a junio y julio a diciembre). En caso de que la ocupación de las dependencias y el uso de los servicios contratados con carácter permanente no abarquen el semestre completo, las cantidades de calcularán a prorrata temporal, esto es, desde la fecha de efecto hasta el final del semestre en curso. Para el cálculo de las cantidades a pagar, véanse el punto 5 y el anexo III.
iii. La primera nota de adeudo se emitirá en los treinta (30) días laborables siguientes a la fecha de la firma y comprenderá una estimación de todos los costes devengados desde la entrada oficial del MAUC de España en las dependencias, que se confirmará mediante un protocolo de aceptación, hasta el final del semestre de que se trate.
iv. En el plazo de tres (3) meses desde el final del ejercicio financiero, la Delegación presentará al MAUC de España un cálculo definitivo a partir de los gastos reales del año de que se trate:
a. El MAUC de España tendrá veinte (10) días laborables a partir de la recepción de la documentación correspondiente enviada por la Delegación para aprobar o rechazar el desglose definitivo de gastos y cargos.
b. La Delegación tendrá veinte (20) días laborables para remitir información complementaria o un nuevo desglose de gastos y cargos, si fuera preciso.
c. El MAUC de España notificará después a la Delegación la aceptación del desglose de los gastos y cargos.
d. El SEAE emitirá una nota de adeudo, sobre la base de las cantidades en euros cargadas a su presupuesto (aplicando los tipos de cambio mensuales INFOREURO), en el plazo de treinta (30) días laborables desde que el MAUC de España haya aceptado el desglose de gastos y cargos.
v. Las notas de adeudo se enviarán a las siguientes direcciones de correo electrónico:
Dirección General del Servicio Exterior: servext@maec.es.
Subdirección General de Administración Financiera: adminfin@maec.es.
vi. Cualquier cantidad no abonada en su integridad o abonada en exceso deberá ser abonada por el MAUC de España o deducida del pago semestral siguiente a la emisión del cálculo definitivo, según el caso.
vii. El MAUC de España cargará todos los gastos al programa 142A, concepto 202, de su presupuesto.
viii. Se aplicará un tipo de interés del 3,5 % por demoras en el pago.
12. Los nombres y datos personales del personal designado por el MAUC de España se comunicarán al SEAE con una antelación mínima de un (1) mes a la fecha de efecto.
En caso de que el MAUC de España desee sustituir a algún miembro del personal, se lo consultará y notificará al SEAE tres (3) meses antes de la fecha efectiva de sustitución. Únicamente por razones debidamente justificadas, se permitirá al MAUC de España sustituir a su personal con una antelación inferior. En caso de que el SEAE requiera la sustitución del personal del MAUC de España por razones debidamente justificadas, se aplicará el mismo sistema.
El MAUC de España informará al Jefe de la Delegación tan pronto como sea posible de la rotación del personal destinado en Gambia o de los cambios permanentes en el mismo.
13. El personal del MAUC de España participará en las reuniones del Equipo de Gestión de Seguridad de la Delegación (en lo sucesivo, el «SMT», por sus siglas en inglés) relativas a cuestiones que afecten al MAUC de España.
El Jefe de la Delegación presidirá el SMT.
En caso de infracción de las normas de seguridad de la Delegación de la UE atribuible a un miembro del personal del MAUC de España, el SMT recomendará las medidas que habrán de adoptarse, sin perjuicio de las responsabilidades directas de seguridad y en concepto de empleador que incumban al MAUC de España por causa de dicho miembro del personal.
14. El personal del MAUC de España gozará de derechos de acceso a las dependencias de la Delegación equivalentes a los del propio personal de la misma, sin perjuicio de las medidas específicas de control de acceso complementarias que se les puedan aplicar para la protección de la información clasificada de la UE (ICUE)(1). Las medidas a este respecto figuran en el anexo IV del presente acuerdo administrativo.
15. Las medidas de seguridad aplicables a los miembros del personal del MAUC de España cuando estén presentes en la Delegación se recogen en el mismo anexo IV.
16. El personal del MAUC de España no puede representar a la Delegación, ni asumir obligaciones jurídicas o económicas en nombre del SEAE.
17. Nada del presente acuerdo administrativo podrá interpretarse como renuncia, expresa o implícita, total o parcial, a los privilegios e inmunidades de que son titulares ambas partes.
18. Por el presente, el MAUC de España confirma que cumplirá los trámites necesarios ante las autoridades de la República de Gambia para informarlas –y si procediera, obtener su consentimiento al respecto– sobre el establecimiento, en las dependencias de la Delegación de la Unión Europea en dicho país, de una oficina que se empleará para el uso del MAUC de España en Gambia. En caso de que las autoridades de Gambia denegaran su consentimiento, las partes se comprometen a considerar nulo el presente acuerdo administrativo.
19. Toda modificación del presente acuerdo administrativo se recogerá por escrito y se firmará por ambas partes. Ambas partes supervisarán el cumplimiento del presente acuerdo, intercambiando información periódicamente, al menos una vez al año. En particular, las instituciones encargadas de dicho intercambio de información serán: la Delegación de la Unión Europea en la República de Gambia en nombre del SEAE y la Embajada de España en Dakar (Senegal), en nombre del MAUC.
20. El presente acuerdo administrativo entrará en vigor el 1 de noviembre de 2023. No obstante, las Partes pretenden y acuerdan, por la presente, que sea efectivo desde la fecha en que lo firme la Parte que lo haga en último lugar y se mantenga en vigor a menos que alguna de las Partes le ponga fin, notificándoselo a la otra con noventa (90) días de antelación.
En fe de lo cual, los representantes de las Partes, debidamente autorizados, firman el presente acuerdo administrativo en las fechas indicadas a continuación:
Por duplicado y de buena fe.–Por el MAUC de España, 29 de enero de 2024 (por delegación de la Embajadora de España en Senegal, Olga Lozano Medina), la Encargada de negocios a.i., Violeta Aguilar Mora.–Por el SEAE, 29 de enero de 2024, el Jefe de la Delegación de la Unión Europea en la República de Gambia, Corrado Herrera.
Para completar sobre el terreno.
Se aplicarán las siguientes medidas de seguridad al personal del MAUC de España cuando esté presente en la Delegación:
1. El personal del MAUC de España quedará bajo la autoridad del Jefe de la Delegación para todas las cuestiones referentes a la seguridad y cumplirá las normas de seguridad del SEAE especificadas en la Decisión de la Alta Representante de la Unión sobre las normas de seguridad del SEAE ADMIN (2017) 10, de 19 de septiembre de 2017, y el régimen de seguridad específico de la Delegación.
2. El Jefe de la Delegación velará por que el personal del MAUC de España reciba a su llegada instrucciones de seguridad y firme una declaración individual a este respecto, conforme al modelo que figura en el apéndice IV-A.
3. Se deberá elaborar y actualizar una lista nominativa específica con los pormenores de los derechos de acceso concedidos a cada miembro del personal del MAUC de España conforme al modelo que figura en el apéndice IV-B (*véase la tabla en las directrices para establecer los derechos de acceso a las dependencias de la Delegación).
Las medidas de seguridad siguientes se aplicarán al personal del MAUC de España cuando se encuentre en el país:
1. El principio básico es que, cuando no se encuentre en las dependencias de la Delegación, el MAUC de España debe ejercer la debida diligencia en relación con su personal. Si así lo solicita expresamente el MAUC de España, el SEAE podrá disponer otras medidas de seguridad dentro de sus medios y capacidad, aplicando el denominado «principio de buena vecindad», pero no garantiza que pueda prestar asistencia al personal del MAUC de España en toda circunstancia.
2. Salvo que se indique otra cosa, el Jefe de la Delegación elaborará un plan de reubicación o evacuación del país para el personal expatriado del MAUC de España (y de sus dependientes autorizados, cuando proceda) en las mismas condiciones que las del personal expatriado de la Delegación. Los gastos de preparación del plan o los que se produzcan por la reubicación o evacuación efectivas del personal del MAUC de España se repercutirán a este último a prorrata. A efectos de lo anterior, el personal del MAUC de España afectado observará los procedimientos y requisitos de los planes de emergencia que se apliquen en la Delegación (seguimiento de presencias y ausencias, tanto de sí mismos como de las personas que dependan de ellos, de los datos personales y familiares pertinentes, etc.).
3. Si el MAUC de España decide quedar excluido del plan de evacuación de la Delegación, se informará inmediatamente al SEAE y el Jefe de la Delegación quedará liberado de sus obligaciones. En caso de que el MAUC de España decida permanecer en el país cuando el personal de la Delegación lo abandone, el personal del MAUC de España ya no podrá acceder a las dependencias de la misma.
Fecha: ………………………
Asunto: Instrucciones y declaración en materia de seguridad.
Yo, el/la abajo firmante:[nombre del miembro del personal de la institución acogida].
Puesto: [puesto del miembro del personal de la institución acogida].
Declaro haber recibido hoy instrucciones en materia de seguridad en la Delegación de la UE.
Por la presente, reconozco haber sido informado/a de las normas de seguridad aplicables en las dependencias del SEAE, en concreto, de las dimanantes de la Decisión de la Alta Representante de la Unión sobre las normas de seguridad del SEAE ADMIN (2017) 10, de 19 de septiembre de 2017, así como del régimen de seguridad específico de la Delegación (incluidos los derechos de acceso y el régimen de control de acceso que me es de aplicación).
Declaro, por la presente, que se me ha informado de que tanto yo como las personas autorizadas que de mí dependen estamos comprendidos en el plan de evacuación del país de la Delegación. Se me ha informado de mi obligación personal de facilitar a la Delegación la oportuna información a efectos de planificación, en particular los datos personales y familiares correspondientes, así como datos precisos de presencia y ausencias del país, tanto por mi parte como por parte de mis dependientes.
Por la presente, me comprometo a respetar la política de seguridad del SEAE y el régimen de seguridad específico de la Delegación. Toda infracción de estas normas se pondrá en conocimiento de mi servicio de origen/administración nacional.
Entiendo que el incumplimiento de estas disposiciones puede dar lugar a responsabilidades administrativas, disciplinarias o penales.
Fecha: ………………………
El presente acuerdo administrativo entró en vigor el 1 de noviembre de 2023, según se establece en su Apartado 20.
Madrid, 2 de diciembre de 2024.–La Secretaria General Técnica, Rosa Ortiz Lozano.