Categoría: Administración

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 58, crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (en adelante CSCDA) que regula las cuestiones relativas a la conservación del Patrimonio Documental, como parte integrante del Patrimonio histórico español, incluyendo, dentro del mismo, a los documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad pública, sea cual sea su soporte material.
El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, regula la conservación del Patrimonio Documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración general del Estado (en adelante AGE) y sus organismos públicos, establece el procedimiento a seguir para la destrucción de los documentos carentes de valor histórico y probatorio de derechos y obligaciones cuando hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación. Dicho procedimiento exige, en todo caso, el dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Posteriormente, y por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, se regula la composición, funcionamiento y competencias de la CSCDA.
En la reunión plenaria, de 16 de octubre de 2012, de la CSCDA se creó el Grupo de Trabajo de Valoración de series y funciones comunes de la AGE, siguiendo lo previsto en el artículo 3 del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre. El cometido de este grupo es la realización de estudios de identificación y valoración de series comunes, así como de estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación, con el fin de elaborar propuestas de conservación o eliminación y los correspondientes calendarios de conservación.
En el ejercicio de estas funciones, el grupo de trabajo presentó a dictamen de la CSCDA varios estudios de identificación y valoración de series documentales, todas ellas consideradas comunes a la AGE, incluyendo a sus organismos públicos y, por tanto, susceptibles de aplicarse en el Instituto Cervantes.
En la reunión plenaria de la CSCDA, del 14 de diciembre de 2022, se aprobó el dictamen que incluye la eliminación parcial de la serie generada en el Instituto Cervantes: Expediente de traspaso de cargos en centros, en las condiciones recogidas en el Anejo1 de esta resolución.
Las propuestas de valoración de series comunes a las que se adhiere por esta resolución el Instituto Cervantes fueron dictaminadas favorablemente por la CSCDA en las reuniones plenarias de entre 2021 y 2022, que se detallan en el Anejo 2.
Por haber sufrido modificaciones, se incluyen dictámenes de series que ya tenían autorizada su eliminación, por resolución de la dirección del Instituto Cervantes de 1 de junio de 2021 (BOE núm. 190, de 10 de agosto de 2021).
Por todo ello, corresponde ahora adoptar resolución aprobando la eliminación y su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
En virtud de dichos acuerdos, y en ejercicio de las competencias conferidas al Director del Instituto Cervantes por el mencionado artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, a propuesta de la Dirección de Administración, el Director resuelve:
Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los dictámenes que figuran en el anejo 1 y 2 de esta Resolución.
Autorizar la eliminación de documentos sujeta a las formalidades, plazos y muestreos contenidos en los dictámenes mencionados en el apartado primero.
El proceso de destrucción se hará periódicamente, quedando autorizadas por la presente las destrucciones regulares, una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación establecidos en lo anejos 1 y 2.
Se seleccionarán las unidades de instalación que se conservarán como testigo, de acuerdo con las propuestas presentadas.
Ordenar la publicación de esta Resolución en el «Boletín Oficial del Estado».
De conformidad con el artículo 37.2 de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la autorización no se hará efectiva hasta transcurridos tres meses desde la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de esta resolución, siempre que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma.
No se llevará a cabo la destrucción de documentos autorizada hasta que la presente resolución, en caso de ser impugnada, adquiera firmeza.
Una vez producida la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción garantizará la seguridad de la documentación, estando protegida contra intromisiones externas. El método de destrucción será el adecuado, que imposibilite la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Contra la presente resolución, que agota la vía administrativa, podrá el interesado interponer recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, en el plazo máximo de dos meses a contar desde el día siguiente al de su publicación, o recurso de reposición, con carácter previo y potestativo ante el Director del Instituto Cervantes, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la referida publicación, sin que puedan simultanearse ambos recursos.
Madrid, 29 de mayo de 2023.–El Director del Instituto Cervantes, Luis Parra Moya.