## Minutes Of Previous Meeting

# Purpose: Hmrc Tax Transparency Sector Board

 
Venue : Open Data Institute 3rd Floor, 65 Clifton Street, London EC2A 4JE 
 
Date / Time: Friday 10th May 2013 – 9:30 to 11:30am 

 
Attendees: 
Apologies: Edward Troup Dyfed Alsop Paul Boyle John Fegan Melanie Bond Ed Parkes Johanna Edwards Jonathan Shaw Keith Dugmore Richard Baron John Cridland 
HMRC Jonathan Athow ‐ HMRC ‐ Knowledge, Analysis and Intelligence (KAI) Mike Hawkins ‐ HMRC ‐ Knowledge, Analysis and Intelligence (KAI) Cindy Bell – HMRC ‐ Central Policy Bill Elmore – HMRC ‐ KAI Data Policy & Co‐ordination Daniele Bega – HMRC ‐ KAI Data Policy & Co‐ordination Ian Parfitt – HMRC ‐ KAI Data Policy & Co‐ordination 
 
Executive agencies Colin Yeend ‐ Valuation Office Agency (VOA) 
 
Other Government Departments Paul Maltby ‐ Cabinet Office (CO) 
 
External representatives Fiona Armstrong ‐ Economic & Social Research Council (ESRC) Chris Taggart – Opencorporates (OC) Dominique Lazanski ‐ Taxpayers Alliance (TPA) Rory Meakin ‐ Taxpayers Alliance (TPA) Judith Jones ‐ Information Commissioners Office (ICO) Peter Cummings – Experian (EXP) Peter Fanning   ‐ Chartered Institute of Taxation (CIOT) 

 
1. **Welcome and introductions** (Jonathan Athow ‐ HMRC ‐ Knowledge, Analysis and Intelligence) 
- 
Jonathan welcomed everyone to the third meeting of the HMRC Tax Transparency Sector 
Board. 
- 
He thanked the Open Data Institute for hosting the meeting. 
 
2. **Action Points from** (Jonathan Athow ‐ HMRC ‐ Knowledge, Analysis and Intelligence) 
- 
AP5 ‐ 25.02.13 HMRC to provide more information on the legal gateway used to publish 
importers data and on the Customs Handling of Import and Export Freight (CHIEF) system 
HMRC has produced a note with a description of the Customs Handling of Import and Export 
Freight (CHIEF) system.  It was agreed that the Tax Transparency Sector Board would invite a 
representative from HMRC to give a presentation on CHIEF at one of the next meetings.  
- 
AP6 ‐ 25.02.13 Cabinet Office to talk to the Open Data User Group (ODUG) on how to 
process requests coming from external organisations 
This item covered by the presentation from Paul Maltby ‐ Cabinet Office (agenda item 5). 
- 
AP7 ‐ 25.02.13 Everyone to review the list of requests for HMRC data and clarify 
requirements 
Item now closed. Jonathan thanked the group for their responses. 
- 
AP8 ‐ 25.02.13 HMRC to provide a one page overview on the legal issues around HMRC Data 
A one page overview circulated ahead of the meeting. Paper presented at item 4 on the 
agenda. 
- 
AP9 ‐ 25.02.13 HMRC to consult Companies House on the information published on XBRL 
and timing for publication 
HMRC made enquiries to Companies House on date of publication for XBRL but this 
information is not available. Analysis undertaken by HMRC highlights that tax charge figures 
in accounts from Companies House would not always be a reasonable proxy for tax actually 
paid, due to the complexity of some financial accounts. 
- 
AP4 ‐ 17.12.13  The Tax Transparency Sector Board would also benefit from International 
expertise. The Chartered Institute of Taxation expressed their willingness to make their 
International network available to the group. 
Tax Transparency Sector Board to discuss with CIOT the best way to make use of their 
International network at one of the next meetings. 
 
3. 'Disclosure of Information by HM Revenue and Customs (HMRC): HMRC's Policy and Legal 
Framework' by Cindy Bell – Head of Information Policy and Disclosure team in HMRC 
- 
HMRC was created by a statute, the Commissioners for Revenue and Customs Act 2005 
(CRCA) and therefore is subject to different legislation compared to Ministerial Government 
Departments. 
- 
HMRC adheres to a strict duty of confidentiality and is only allowed to share data in 
controlled, limited circumstances. In particular, the prohibition on disclosure does not apply 
in the case of the exceptions ('gateways') set out in CRCA.  
- 
The main gateways are: 
‐  where there is UK and EU legislation that permits disclosure ('legislative gateway'); 
‐  with the consent of the subject(s) of the information; or 
‐  where the disclosure is made for the purpose of an HMRC function ('functions gateway') 
- 
HMRC has also a duty to publish under the Freedom of Information (FOI) Act but only 
unidentifiable information.  
- 
Any sharing has to be proportionate to the benefits derived. Discussions 
- 
Experian highlighted that there would be benefits from information sharing between 
Government and the private sector.  
- 
HMRC clarified that there are currently around 250 Gateways, mostly with other 
Government Departments and Public Bodies. However, there are also a few instances where 
HMRC has shared information with Credit Rating Agencies (CRAs). Information is generally 
shared with CRAs on the basis that they are working under contract to, and on behalf of, 
HMRC and are subject to the provisions of HMRC legislation. 
- 
Legislative gateways are enacted through primary legislation. There are only a few cases 
(mostly where relevant EU legislation is in place) where the gateway is created using 
secondary legislation. 
- 
Cabinet Office suggested that a discussion about functions gateway might be a topic for one 
of the next meetings. 
- 
CIOT asked how HMRC manages the threat of cyber attacks. HMRC clarified the Department 
has put in place a number of measures to minimise the likelihood of deliberate or accidental 
disclosure.  
 

## 4. 'Open Data Institute' By Gavin Starks ‐ Ceo Open Data Institute:

- 
The ODI presentation is available from this link: http://www.slideshare.net/theODI/odi‐
overview‐with‐audio‐narration 
- 
The Open Data Institute has been operating for 6 months and has acted as a Hub for various 
organisations from the private and public sector and representative bodies, providing 
support and training on open data related issues. 
- 
Open data is defined as being : 
- 
(1) Structured   
‐ 
Machine readable and logical 
- 
(2) Addressable  
‐ 
URL's are key and shareable 
- 
(3) Licensed & Traceable‐ 
Open Licence with full provenance details 
- 
(4) Continuous   
‐ 
Maintained & Accessible 
- 
The ODI's mission is to catalyse the evolution of open data culture, to create economic, 
environmental and social value, by way of training and services to startups. 
- 
Some examples on use of open data include the analysis that the ODI has completed for the 
NHS on the cost of prescribed/non prescribed drugs, which could potentially save £200m. Discussion 
- 
Experian initiated a discussion about the commercial benefit for companies to release open 
data.  
- 
According to the ODI, there are several business models currently being adopted.   Examples 
include: charging for the data usage, development of software to interrogate the information 
and services provided to analyse the information. The ODI gave the example of the NHS 
providing a service to interrogate information on dentists' and doctors' practices and pharmacies 
using an Internet browser or mobile device, for which a subscription is charged. 
- 
OpenCorporates added that some companies sell cleansed data or allocate licenses for data 
use. Some IT companies charge for renting out fast computers available to interrogate the 
information, which, some situation could be too large for normal computers to process. 
- 
It was pointed out that the Open Source model, where the general public uses and modifies 
information released into the public domain, could create a competitive environment to 
improve the information held within Government. 
- 
The Economic and Social Research Council mentioned the Small Business Research Initiative 
(SBRI): https://www.innovateuk.org/‐/sbri. This initiative provides opportunities for 
innovative companies to engage with the public sector to solve specific problems to drive 
innovation. Open data (possibly business transaction data, social media and existing survey 
data) is an area that SBRI is interested in exploring for social science research. 
- 
CIOT expressed concerns with the unintended consequences of releasing personal data into 
open environments, from a data protection point of view. The ODI explained that different 
cultures have different attitudes to privacy and some effort should be dedicated to inform 
the public on how much information is collected via alternative channels such as mobile 
phone devices. 
 

## 5. **Criteria To Be Used When Assessing Requests For Information**

- 
Following AP6 ‐ 25.02.13, Paul Maltby, the Director of Open Data and Transparency Unit in 
Cabinet Office gave a presentation on a process for handling requests for open data 
requests. 
- 
Since May 2010, www.data.gov.uk has published over 9,000 datasets and has become one 
of the largest portals for transparency data in the world. The Open Data and Transparency 
Unit in the Cabinet Office aims to release Government data and spread access to open data,  
with the aim to foster social and economic growth. 
- 
The Open Data User Group (ODUG) working with the Transparency Team in Cabinet Office has developed a process for managing requests for open data: 
‐ Step 1: Cabinet Office filters out and responds to requesters where the data is not held by a publicly funded body or the request does not relate to data 
‐ Step 2: For requests where data is already released as open data but there are issues with accessing it, Cabinet Office will raise this with the data publisher. 

‐ Step 3: If the information is not currently available as open data Cabinet Office will work with Government Departments and ODUG to understand if it can be released 
‐ Step 4: ODUG have developed a visualisation of the requests received, published on Data.gov.uk 

- 
Jonathan Athow opened the discussion around the criteria that HMRC should use to assess 
requests for information from external organizations. 
- 
The model suggested to the board to make decisions on information requests would look into the following criteria:  
‐ Legislation ‐ Availability and feasibility ‐ Benefits 
‐ Costs 
‐ Synergies with other planned HMRC work 

## Discussions

- 
The Taxpayers Alliance (TPA) pointed out that quick wins should be dealt with speedily even 
if the benefits case behind the request was limited. 
- 
OpenCorporates felt that the requests going to ODUG could potentially narrow down the 
number of stakeholders involved. In particular, they pointed out that other data from other 
organisations could potentially be useful, such as information from Companies House and 
the potential for data use could be opened up. 
- 
Experian stressed that all requests for information should be made public and transparent. 
There was general agreement on the statement, although Cabinet Office argued that the 
name of the requestor should be kept anonymous if a person does not wish to disclose their 
personal details.  
- 
The Information Commissioner's Office (ICO) emphasised that the benefit case for releasing 
information should be worked out in partnership with the data user community. The data 
should be released in linkable and re‐usable format; however there are challenges in doing this whilst keeping data anonymous. Relating to this, the ICO have produced a Code of 
Practice for anonomysation. 
- 
CIOT highlighted that, when assessing information requests, HMRC should balance benefit 
and potential harm to the taxpayer. HMRC agreed that this is an issue that should be taken 
into consideration and that the risk of unintended consequences should be included as one 
of the criteria.  
- 
CIOT also pointed out that privacy has made the UK an attractive country for overseas 
investors. The Board agreed with this statement, but also highlighted that a lot of 
information is already available from alternative sources.   
- 
OpenCorporates referred to the Prime Minister's Davos speech and the emphasis given to 
transparency on shining a light on company and land ownership and where money flows 
from and to. In particular, OpenCorporates suggested the idea of a sub group to discuss 
whether individuals and companies should be treated differently from an open data 
perspective. 
- 
HMRC agreed that before releasing information, a risk assessment should always be carried 
out on the potential for identification using alternative sources. 
 
6. 'Sub UK Geography and Geodemography' by Bill Elmore – Head of Data Production in HMRC 
Knowledge, Analysis and Intelligence 
- 
At the last Tax Transparency Sector Board in February, it was suggested that it would be 
useful if HMRC published statistics for sub‐UK geographical areas that used "Common 
Output Areas".   
- 
HMRC has already been in contact with a commercial organisation (CACI), University College 
London (UCL) and the Demographics User Group (DUG) about the prospect of publishing 
personal incomes statistics using geodemographic categories.   
- 
Geodemographic categories are not available directly from HMRC's datasets and need to be 
created by linking postcode data to lookup tables provided by the ONS. HMRC currently uses 
the National Statistics Postcode Look‐up (SPL). 
‐ HMRC provided some examples of sub‐UK statistical outputs currently released by the 
Department.They use a range of political and administrative boundaries.  In general, the 
larger the sample size available, the lower the geographical level the information is 
published at. 
- 
The Department has been testing the feasibility of attaching geodemographic classifications 
from NSPL to the Survey of Personal Incomes and provided some tables for discussion using 
2001 Census based categories. UCL are currently working with ONS to develop new 
categories for 2011. Discussion 
- 
HMRC pointed out that in some cases, such as PAYE, statisticians still only have access to 
samples of data from the transactional systems, which explains the less detailed geography 
available in those cases due to low cell counts. 
- 
Nevertheless HMRC aims to produce statistics at the lowest level of geography that the data 
will support, in line with Census outputs, and will review its published statistics to identify 
where it can go further with current data extracts or will be able to go further once data 
coverage improves. 
- 
The VOA explained that that issues they faced were similar to those for HMRC, namely 
striking a balance between the level of geographical detail and the disclosiveness of the 
data. 
- 
Experian pointed out that, given the delays in releasing and long intervals between Census 
analyses, it would be helpful if some proxies could be created based on HMRC incomes data 
before official statistics were released.  
- 
Cabinet Office mentioned that the Data Strategy Board has made available financial resource 
to support Departments and Local Authorities to release open data – the Breakthrough Fund 
– and encouraged HMRC to consider bidding for funding to facilitate this or other open data 
releases. 

## Next Meeting: Monday 15Th July 2013 (14:00 To 16:00Pm) The Chartered Institute Of Taxation (Ciot)

1st Floor, Artillery House, 
11‐19 Artillery Row, London. 

SW1P 1RT 
(Nearest Tube : St. James Park)