Canllaw i archifo data personol 


## © Hawlfraint Y Goron, 2018

Trwyddedir yr wybodaeth hon dan amodau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0. I weld y drwydded hon, ewch i http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-governmentlicence/ 

## Dylid Anfon Unrhyw Ymholiadau Ynglŷn Â'R Cyhoeddiad Hwn At: Asd@Nationalarchives.Gov.Uk

Sylwer nad yw'r Archifau Gwladol yn gallu rhoi cyngor i reolyddion data ar sut i gyflawni darpariaethau'r gyfraith diogelu data mewn amgylchiadau penodol. Dylech gysylltu â'ch swyddog diogelu data.

## Diolchiadau

Lluniwyd y canllaw hwn ar y cyd â'r sector archifau. Dyma waith a barn nifer o unigolion, grwpiau a sefydliadau. Roedd cyd-grewyr y canllaw yn cynnwys aelodau'r Grŵp Llywio a'r Grŵp Adolygu. Cafwyd nifer o gyfraniadau hefyd yn ystod cyfnod pan groesawyd sylwadau gan y cyhoedd. Diolch i'r holl unigolion hyn a roddodd eu hawgrymiadau, eu hamser a'u cefnogaeth i greu'r canllaw hwn. 

 
Rhaid diolch yn arbennig i aelodau'r Grŵp Llywio am eu hawgrymiadau a'u cyfraniadau: 

 Cadeirydd, Coleg Prifysgol Llundain - Elizabeth Lomas  Yr Archifau Gwladol - Stuart Abraham, Malcolm Todd ac Anna Sexton  Cofnodion Gwladol yr Alban - Laura Mitchell a John Simmons 
 Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd, Llywodraeth Cymru - Mary Ellis a 
Sarah Horton 
 Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus Gogledd Iwerddon - David Huddleston a 
Jayne Hutchinson 
 Y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (y Deyrnas Unedig ac Iwerddon) - Jon Elliott  Archifau Gwladol, Iwerddon - Niamh McDonnell 
 
Mae'r Archifau Gwladol yn ddiolchgar iawn i Susan Healy am drafod ei meddyliau cynnar ar archifo er budd y cyhoedd gyda ni ac am ganiatáu i'r trafodaethau hynny fod yn sail i lunio'r Canllaw hwn.

## Rhagair

Mae archifau yn llefydd arbennig. Dyma ein cof cyfunol. Maent yn ein helpu ni i ddeall y gorffennol, i wneud synnwyr o'r presennol, ac yn ein harwain at y dyfodol. Ac mewn oes o newyddion ffug, gwybodaeth anghywir a sefydliadau anhryloyw , mae archifau yn bwysicach nag erioed wrth helpu i gynnal democratiaeth a sicrhau dwyn y rhai mewn pŵer i gyfrif. 

 
Mae ganddynt le arbennig yn fy nghalon innau. Dechreuais ar fy ngyrfa broffesiynol mewn archifau llywodraeth leol. Fy rôl arweiniol gyntaf oedd Archifydd y Ddinas yn ninas Calgary yng Nghanada. Roedd gwneud penderfyniadau ynghylch cadwraeth a hygyrchedd gwybodaeth wedi gosod y sylfaen ar gyfer fy ngwaith presennol yn helpu unigolion a sefydliadau i lywio drwy'r oes ddigidol. 

 
Fel Comisiynydd Gwybodaeth y Deyrnas Unedig, rwy'n goruchwylio deddfwriaeth hawliau gwybodaeth sydd, ar y naill law, yn hyrwyddo bod yn agored, yn dryloyw a chael mynediad at wybodaeth, ond sydd ar y llaw arall yn mynnu preifatrwydd data i unigolion. Fy ngwaith i yw cydbwyso'r hawliau a'r buddion gwahanol hyn. 

 
Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (y GDPR) a Deddf Diogelu 
Data 2018 yn gosod y rheolau ar gyfer preifatrwydd data. Maent yn gosod rhwymedigaethau ar sefydliadau ac yn rhoi rheolaeth i bobl dros eu data personol. Ymhlith pethau eraill, mae gan bobl yr hawl i wybod pam fod eu data yn cael ei ddefnyddio, a gallant ofyn iddo gael ei gywiro neu ei ddileu. 
 
Ond nid yw diogelu data yn ddiben ynddo'i hun. Nid yw'n atal archifo, mae'n ei gefnogi. Mae diogelu da ar ddata yn arwain at reoli effeithiol ar ddata a chofnodion - dwy elfen hanfodol archifo. Mae'r gyfraith diogelu 
data hefyd yn benodol yn cydnabod pwysigrwydd archifau. Nid oes 
gwrthdaro cynhenid wrth archifo er budd y cyhoedd; mae'r gyfraith 
diogelu data yn darparu ar ei gyfer trwy amrywiol ddarpariaethau. 
Mae'r canllaw hwn yn nodi, yn crisialu ac yn egluro'r darpariaethau hynny sy'n berthnasol i'r defnydd o ddata personol wrth archifo. Mae'n sail ac yn cefnogi gwaith parhaus a phwysig archifwyr - diogelu a sicrhau bod 
cofnodion ar gael ar gyfer anghenion cymdeithas nawr ac yn y dyfodol. 
Rwy'n mawr obeithio y bydd y canllaw hwn yn helpu i sicrhau bod y 
gwaith pwysig hwn yn parhau. 
 
Elizabeth Denham Comisiynydd Gwybodaeth 
 

## Y Prif Negeseuon Yn Y Canllaw Hwn

 Mae'r gyfraith Diogelu Data yn llywio archifo data personol. Mae'n ei gefnogi ac 
nid yw'n ei atal; 
 Dylai ceidwaid cofnodion ddiogelu data personol sy'n deilwng o gadwraeth 
barhaol hyd nes y gellir archifo'r data hwnnw;  
 Mae'r diben newydd 'archifo er budd y cyhoedd' yn addasu'r gweithredu ar 
wahanol egwyddorion ac yn cynnig eithriadau o hawliau gwrthrych data, megis yr hawl i gael eich anghofio a chywiro data, pan fo'r mesurau diogelwch angenrheidiol wedi'u cyflawni. 
Geirfa anonymeiddio = anonymisation archifo er budd y cyhoedd = *archiving in the public interest* arfarnu = *appraise* arolwg = inspection buddiant dilys = legitimate interest cludadwyedd = *portability* cofnod agored =  *open record* cofnod caeedig =  *closed record* cronicliad =  *recital* cywiro data =  *data rectification* data â llaw heb strwythur iddo =  manual unstructured data derbyn/caffael = *acquire* 
dibenion archifo er budd y cyhoedd = *archiving purposes in the public interest* dynodydd = *identifier* erthygl =  *article* gwrthrych y data  = data subject mesurau diogelwch = safeguards niwed neu drallod = *damage or distress* rhanddirymu = *derogate* rhanddirymiad = *derogation* rheolydd data = *data controller* rhoi dan ffugenw = *pseudonymisation* tryloywder = *transparency* y GDPR = Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data / General Data Protection Regulation 

## Crynodeb

 Mae Deddf Diogelu Data 1998 wedi cael ei disodli gan ddeddfwriaeth newydd; 

 
 Mae'r deddfau newydd yn gwella'r diogelu ar wybodaeth am bobl, gan roi 
mwy o reolaeth iddynt dros y wybodaeth honno, ar yr un pryd â pharhau i alluogi eraill i'w defnyddio'n gyfreithlon; 
 
 Mae diogelu data yn berthnasol i brosesu gwybodaeth ddigidol am bobl, a 
gwybodaeth am bobl mewn systemau ffeilio â llaw; 
 
 Yn gyffredinol, rhaid prosesu data personol ar gyfer pwrpas penodol, ac ni 
ddylid ei gadw am ddim hirach na'r pwrpas hwnnw. Mae gan unigolion fwy o 
hawliau dros eu data, gan gynnwys yr hyn a elwir yn 'Hawl i gael eich 
anghofio'; 
 
 Fodd bynnag, mae'r gyfraith yn cydnabod ei bod o fudd i'r cyhoedd i ganiatáu 
cadw data personol yn barhaol er budd hirdymor cymdeithas; 
 
 Mae pwrpas penodol i hyn, sef 'archifo er budd y cyhoedd' gydag amryw o 
eithriadau. Gall hyn fod yn berthnasol i archifo gan gyrff cyhoeddus, preifat neu wirfoddol; 
 
 Mae defnyddio eithriadau yn amodol ar weithredu mesurau diogelwch priodol i 
leihau unrhyw effaith andwyol ar unigolion sy'n dal yn fyw; 
 
 Yn gyffredinol, bydd 'archifo' oedd yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998 
yn dal i gael ei ganiatáu o dan y gyfraith newydd. Mae rhai newidiadau yn effeithio ar archifo ond nid ydynt yn eithafol; 
 
 Bydd angen i'r rheiny sy'n archifo fod yn fwy tryloyw nag o'r blaen a sicrhau 
bod prosesau archifo data yn cael eu cadw ar wahân i brosesau sy'n cefnogi 
busnes beunyddiol. Nid yw'r darpariaethau ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd yn berthnasol i fusnes beunyddiol corff neu sefydliad, e.e. marchnata; 
 
 Ni ddisgwylir i ddata personol a gedwir mewn archifau gael ei gadw'n 
'gyfredol' yn yr un modd â data sy'n dal i gael ei ddefnyddio'n weithredol; 
 
 Bydd defnydd cyhoeddus ar ddata personol sydd wedi'i 'archifo' ond yn bosibl 
fel rheol ar ôl i'r bobl dan sylw farw, ond gall fod yn bosibl yn gynharach os yw'r defnydd yn deg i'r unigolion hynny sydd yn y cofnodion. 

## Cyflwyniad

1. Mae'r rheolau ar gyfer trin gwybodaeth am bobl sy'n dal yn fyw mewn 
archifau, a chofnodion a fwriadwyd i'w trosglwyddo i wasanaethau archifau, 
wedi newid ers 25 Mai 2018 gyda darpariaeth glir newydd, sef dibenion archifo er budd y cyhoedd. Yn ymarferol, nid yw prosesu at ddibenion archifo o dan y ddeddfwriaeth newydd yn wahanol iawn i'r Ddeddf flaenorol a'i mesurau diogelwch effeithiol. Mae'r canllaw hwn yn eich helpu i ystyried yr hyn sy'n ofynnol ar gyfer archifo. Mae'r newid yn fwy arwyddocaol ar gyfer creu a phrosesu gwybodaeth fusnes beunyddiol. Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi canllawiau ac adnoddau manwl.1 
2. Mae'r canllaw hwn yn ymwneud â chofnodion sy'n cynnwys neu'n ymwneud 
â data personol a gaffaelwyd neu a dderbyniwyd gan wasanaeth archifau i'w cadw fel rhan o'i gasgliadau neu sy'n cael ei asesu ar gyfer y diben hwn. Gellir cofnodi data personol mewn unrhyw ffurf neu fformat: cronfeydd data a setiau data, gwefannau, delweddau digidol, e-bost, deunydd clyweledol, yn ogystal â ffeiliau papur a chofrestri traddodiadol. Gall gwasanaethau archifau (wedi'u diffinio mewn ystyr eang fel y nodir yn atodiad A) ymdrin â chofnodion o werth parhaol sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol am bobl fyw (e.e. cofrestri derbyn ysgol, cofnodion llys, cofnodion ysbyty) a gallant greu data personol eu hunain sy'n ddarostyngedig i'r ddeddfwriaeth (e.e. cofrestri defnyddio'r ystafell chwilio, gohebiaeth â pherchnogion cofnodion preifat). Gall gwasanaethau archifau fod mewn llawer o wahanol fathau o sefydliadau - orielau, llyfrgelloedd, ysgolion ac amgueddfeydd yn ogystal â chyrff gwirfoddol a chymunedol a chwmnïau preifat. Yn y canllaw hwn, cyfeiria'r term gwasanaethau archifau at yr holl wahanol fathau o sefydliadau sy'n archifo cofnodion mewn sawl fformat. Efallai y bydd rhai cyrff hefyd yn archifo heb yn ffurfiol alw eu casgliadau yn archif. 
 
3. Mae'n anochel bod casgliadau archifau yn cynnwys gwybodaeth bersonol 
am fywydau cyhoeddus a phreifat pobl, ond pwrpas archifo yn bennaf yw 
cadw'r wybodaeth hon i'w defnyddio dros y tymor hir iawn, pan fo'r potensial 
iddi effeithio ar unigolion yn isel, os o gwbl. Mae'r gyfraith newydd i ddiogelu data yn benodol yn cyflwyno'r egwyddor o dryloywder ac yn amlygu pwysigrwydd ymwybyddiaeth a rheolaeth pobl dros yr hyn sy'n digwydd i'w data personol. Ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, mae eithriadau o rai o'r rhwymedigaethau diogelu data, ond mae'r rhain dal yn gorfod gweithredu mesurau diogelwch priodol. Mae yna ddibenion eraill i ddiogelu data sy'n cyd-fynd â dibenion archifo er budd y cyhoedd, megis ymchwil wyddonol a hanesyddol (bydd unrhyw ymchwil a wneir gyda chasgliadau archifau yn 'hanesyddol' yn ei ystyr ehangaf), a gall rhyddid mynegiant a gwybodaeth hefyd fod yn berthnasol i archifau, naill ai yn lle neu yn ogystal â dibenion archifo er budd y cyhoedd, ond nid yw'r canllaw hwn yn sôn am hynny. Mae ystyriaeth foesegol hefyd i ddiogelu preifatrwydd pobl a grybwyllir mewn cofnodion pan ydynt dal yn fyw. 

                                              
 
1 https://ico.org.uk/ 
 

## Prif Gysyniadau

Data personol 
4. Mae'r gyfraith diogelu data yn berthnasol i 'ddata personol' sy'n golygu 
unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson byw adnabyddadwy y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol. Mae'n berthnasol i ddata 
personol awtomataidd ac i systemau ffeilio â llaw pan fo modd cael gafael ar ddata personol yn ôl meini prawf penodol. Gallai hyn gynnwys setiau o 
ffeiliau llaw wedi'u trefnu'n systematig sydd â data personol ynddynt. Mae 
Deddf Diogelu Data 2018 yn cymhwyso safonau'r GDPR i ffeiliau llaw heb strwythur iddynt sydd gan awdurdodau cyhoeddus (sef data personol a gofnodwyd â llaw sydd heb ei gadw mewn set strwythuredig), er bod yna nifer o eithriadau ar gyfer y math hwn o ddata sydd gan awdurdodau 
cyhoeddus.2 
Archifo 
5. Y gweithgareddau sy'n ymwneud ag archifo cofnodion o werth parhaol yw 
caffael/derbyn a dethol/arfarnu, derbynodi, storio a chadw, trefnu a disgrifio, a darparu mynediad ar gyfer pob math o ymchwil trwy arolygu a chyhoeddi. Mae sector archifau'r Deyrnas Unedig yn cynnwys sefydliadau a grwpiau cyhoeddus, preifat, elusennol, gwirfoddol, cymunedol a masnachol. Os yw data personol yn cael ei gadw yn unig ar gyfer dibenion sydd wedi'u diffinio yn ddibenion busnes neu gyfreithiol a'r bwriad yw ei ddinistrio ar ôl hynny, nid yw hyn yn ddibenion archifo er budd y cyhoedd. 

## Cwmpas 6. Mae'R Canllaw Hwn Yn Rhoi Arweiniad Pwysig Ar Bwrpas Ac Eithriadau Archifo

er budd y cyhoedd yn ôl y gyfraith diogelu data sy'n deddfu sut y caiff data personol ei drin. Bwriedir i'w canllaw gael ei ddefnyddio gan y rheiny sy'n gweithio gyda darpar gasgliadau archif, neu rai sy'n bodoli eisoes, parthed yr eithriadau yn y gyfraith diogelu data ar gyfer archifo. Bydd llawer o ddefnyddwyr y canllaw hwn yn archifwyr, er y bwriedir i unrhyw un sy'n ymwneud ag archifo ei ddefnyddio a chyfeirio ato. Yn sgil diddymu Deddf 
Diogelu Data 1998, mae'r cod ymarfer blaenorol ar gyfer archifwyr a rheolyddion cofnodion bellach wedi'i ddisodli. Mae'r canllaw hwn yn gulach ei gwmpas fel y nodir yn y tabl isod. 
                                               

Gweithgarwch 
Wedi'i gynnwys yn y 
Canllaw     √ 
Prosesau busnes cyn archifo 
Cyrff sy'n cadw data personol gyda'r bwriad 
y byddant yn rhan o archif yn y dyfodol naill 
ai fel rhan o'u sefydliad 
neu drwy eu trosglwyddo i wasanaeth archifau. 
Gweithgareddau gwasanaethau archifau 
Cofnodion a 
dderbyniwyd i'w 
harfarnu yn fewnol yn ogystal â deunydd a arfarnwyd eisoes a'i gadw mewn casgliadau. 
Casgliadau archifau 
Cyrff cyhoeddus a phreifat a grwpiau gwirfoddol yn cadw ac yn rhyddhau data personol yn 
uniongyrchol neu'n 
anuniongyrchol, nawr neu yn y dyfodol, i alluogi ymchwil, darparu 
cof corfforaethol neu fel tystiolaeth barhaus o hawliau a rhwymedigaethau. 
Arall 
 
Cydymffurfio cyffredinol â'r gyfraith diogelu data neu at ddibenion eraill megis at ddibenion ymchwil ystadegol neu wyddonol a hanesyddol. 

 
Pwrpas y canllaw hwn 
7. Mae'r GDPR yn pennu pwrpas penodol sy'n awdurdodi nifer o eithriadau ar 
gyfer archifo, cyn belled â'i fod yn cydymffurfio â mesurau diogelwch. Mae'r 
canllaw hwn yn helpu'r rheiny sy'n bwriadu defnyddio eithriadau o'r fath 
(rheolyddion data a phroseswyr data). Y rheolydd data yw'r person (unigolyn neu berson cyfreithiol arall megis cwmni) sy'n penderfynu pam, yn ogystal â 

Heb ei gynnwys yn y Canllaw    × 
Storio data a rheoli gwybodaeth yn 
gyffredinol at bwrpas busnes gan gynnwys storio all-lein. Dim 
bwriad i'w gadw tu hwnt 
i ddefnydd busnes na chofnodion nad ydynt o werth parhaol. 
Gwasanaethau archifau yn prosesu data nad 
yw'n cael ei gadw ar 
gyfer archifo at ddibenion budd y cyhoedd, e.e. ar gyfer marchnata a chodi arian neu am staff a defnyddwyr. 
Aelodau'r cyhoedd yn 
ailddefnyddio ac yn ymchwilio i gofnodion a gedwir mewn gwasanaethau archif neu a gyhoeddir ganddynt. 

sut, y caiff data personol ei brosesu. Eu dyletswydd yw sicrhau bod casglu a phrosesu unrhyw ddata personol o fewn y sefydliad yn cydymffurfio â gofynion y gyfraith diogelu data. Mae prosesydd data yn gyfrifol am brosesu data personol ar ran rheolydd. Mae prosesu at ddibenion archifo yn ymwneud â'r fformatau niferus y cedwir cofnodion ynddynt yn ogystal â'r llu o wahanol sefydliadau a grwpiau sy'n archifo ac sy'n darparu gwasanaethau archifau. 

8. Ceir dibenion eraill sydd ag eithriadau o ddyletswyddau diogelu data a allai 
hefyd fod yn berthnasol i wasanaethau archifau ac yn enwedig eu defnyddwyr, megis prosesu ceisiadau rhyddid mynegiant a rhyddid gwybodaeth (dibenion newyddiadurol, academaidd a mynegiant artistig neu lenyddol). Dengys y diagram isod sut mae eithriadau dibenion archifo er 
budd y cyhoedd a ddisgrifir yn y canllaw hwn yn rhan o ystod ehangach o eithriadau at ddibenion penodol. Mae'r canllaw hwn yn ymdrin ag eithriadau dibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig. 
9. Gellir defnyddio'r canllaw hwn hefyd gan y rheiny sy'n trosglwyddo cofnodion 
i wasanaethau archif fel y gwelant yn briodol. Mae'r canllaw hwn yn argymell sut y dylai gwasanaethau archifo brosesu cofnodion sy'n cynnwys data personol er mwyn galluogi defnyddio'r cofnodion ar gyfer ymchwil, nawr neu yn y dyfodol. Mae'n adlewyrchu erthygl 89 yn y GDPR ac adran 19 ac atodlen 2 rhan 6 yn Neddf Diogelu Data 2018, sydd, ymysg darpariaethau eraill, yn nodi'r rheolau arbennig ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd. 
 
10. Bydd dilyn y canllaw hwn yn dwyn pwysau pe bai gweithredoedd y rhai sy'n 
ymwneud â phrosesau archifo yn cael eu herio. Nid yw peidio â dilyn ei ddarpariaethau yn anghyfreithlon ond bydd angen ei gyfiawnhau fel arall o ran cydymffurfio â'r gyfraith. Bwriedir i'r canllaw hwn gael ei ddefnyddio ar y cyd â chanllawiau cyffredinol a gyhoeddir gan y Comisiynydd Gwybodaeth. Nid yw'r canllaw hwn yn gyfystyr â chyngor cyfreithiol a dylid chwilio am gyngor o'r fath yn ôl yr angen. Mae'r canllaw hwn yn adlewyrchu arfer da ac arbenigedd wrth archifo yn sgil dau ddegawd o dan y Ddeddf Diogelu Data 
flaenorol. 

Cyfrifoldebau'r sector archifau 
11. Rhaid i wasanaethau archifau a sefydliadau sy'n archifo ddeall yr 

egwyddorion cyffredinol, hawliau unigolion a mesurau diogelwch penodol 
sy'n llywodraethu data personol a'r rheolaeth arno ac i sicrhau bod eu triniaeth o ddata personol yn cydymffurfio â'r gyfraith. Mae'r cyfrifoldeb yn y pen draw am gydymffurfio â'r gyfraith diogelu data ar ysgwyddau'r rheolwyr ar y lefel uchaf, gyda chyngor gan Swyddog Diogelu Data os yw hynny'n berthnasol. 
Dylai 
gwasanaethau 
archifau 
sicrhau 
bod 
polisïau 
a 
gweithdrefnau yn gydnaws â'r ddeddfwriaeth, yn enwedig mewn perthynas â storio, diogelwch a mynediad at ddata personol. 
12. Mae perygl y gall dehongli'n rhy ofalus neu'n anghywir arwain at ddileu, 
tynnu enwau neu ddinistrio ffeiliau sy'n cynnwys data personol a fyddai fel arall yn cael eu trosglwyddo i'r gwasanaeth archifau i roi mynediad a reolir dros amser. Dylid felly fynd ati i wneud yn glir yn fewnol ac i adneuwyr posibl y gall gwasanaeth archifau gadw'n barhaol ddata personol mewn categorïau personol ac arbennig at ddibenion archifo er budd y cyhoedd. Mae'r gyfraith yn cynnwys y mesurau diogelwch angenrheidiol i ganiatáu archifo. 

## Y Gyfraith Diogelu Data Ac Archifo

Mae'r gyfraith diogelu data wedi newid 
14. Daeth Deddf Diogelu Data 2018, ynghyd â'i his-ddeddfwriaeth gysylltiedig a 

Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) yr Undeb Ewropeaidd, y cyfeirir atynt gyda'i gilydd yn y canllaw hwn fel cyfraith Diogelu Data, i rym ym mis Mai 2018. Maent yn disodli darpariaethau Deddf Diogelu Data 1998. 
Rhaid ystyried y deddfau newydd wrth gadw a rheoli archifau. 
 
 
Nod y gyfraith yw: 
 

 Diogelu hawliau a rhyddid sylfaenol unigolion, mewn byd sy'n gynyddol 
yn cael ei yrru gan ddata, mewn perthynas â phrosesu data personol; 
 Galluogi sefydliadau i brosesu gwybodaeth bersonol, gan roi sylw 
priodol i hawliau a rhyddid unigolion, wrth gynnal eu busnes dilys. 
15. Mae'r gyfraith yn berthnasol i unrhyw brosesu ar wybodaeth bersonol. 
'Prosesu' yw'r term a ddefnyddir ar gyfer bron unrhyw beth y gellir ei wneud 
gyda gwybodaeth wedi'i chofnodi neu i wybodaeth o'r fath, gan gynnwys caffael, storio a dinistrio yn ogystal â defnydd gweithredol. Rhaid i reolyddion fod â sail gyfreithlon ar gyfer unrhyw brosesu a wneir ar ddata personol, 
rhaid iddynt sicrhau bod y prosesu yn unol â'r egwyddorion a ddisgrifir yn y 
gyfraith a rhaid cydymffurfio â hawliau'r bobl y mae'r data yn ymwneud â nhw - sef 'gwrthrychau'r data'. Gall gwasanaethau archifau hawlio eithriad o ddarpariaethau penodol yn y gyfraith diogelu data, megis y rhwymedigaeth i ymateb i geisiadau mynediad gan wrthrychau'r data a cheisiadau i ddileu data (hawl i gael eich anghofio) wrth archifo er budd y cyhoedd. Data personol yw data pobl fyw - 'Nid yw'r Rheoliad hwn yn berthnasol i ddata personol pobl sydd wedi marw'.3 
Beth mae'r newid yn ei olygu? 
16. Nid yw diogelu data yn beth newydd. Yn ystod yr ugain mlynedd diwethaf, 
dilynodd y sector archifau Ddeddf Diogelu Data 1998 heb broblem sylweddol gan ddefnyddio canllawiau gan y Comisiynydd Gwybodaeth a chod ymarfer wedi'i anelu at archifwyr a rheolyddion cofnodion.4 Erys yr egwyddor 
ganolog, sef y gall crewyr cofnodion a gwasanaethau archifau barhau i brosesu data personol yn eu casgliadau at ddibenion archifo, ond ni ddylai achosi niwed neu drallod sylweddol i'r person y caiff y data amdano ei archifo. Yn gyffredinol, mae prosesu at ddibenion archifo sydd wedi bod yn gyfreithiol o dan Ddeddf Diogelu Data 1998 yn debygol o barhau i fod yn gyfreithlon o dan y gyfraith diogelu data newydd. Ni fydd y GDPR yn weithredol yn syth ar ôl i'r Deyrnas Unedig dynnu'n ôl o'r UE ac nid yw'r Ddeddf Diogelu Data yn ei drawsosod. Disgwylir i hyn gael ei wneud trwy Ddeddf yr Undeb Ewropeaidd (Ymadael). 

17. Mae'n bwysig cael diffiniad clir o beth yw cwmpas gweithgarwch archifo'r 
corff, a'r hyn y mae'n ceisio ei gyflawni. Dylid cyfuno hyn â swyddogaeth a pholisïau archifo clir o fewn y sefydliad ei hun, er mwyn i natur a chwmpas y 
gweithgaredd archifo fod wedi'i wahaniaethu o ddibenion prosesu eraill. Nid 
yw archifo data personol ar hap neu'n ddiwahân yn debygol o gydymffurfio - ac ystyrir hynny yn ymarfer proffesiynol gwael fodd bynnag. Mae angen i 
wasanaethau archifau (a'r rheiny sy'n trosglwyddo cofnodion i wasanaethau archifau) ddiweddaru eu hymwybyddiaeth a'u dogfennu ar eu prosesu yn 
unol â'r ddeddfwriaeth newydd a sicrhau mwy o dryloywder wrth archifo data personol. 
Beth sydd wedi newid? 

 
Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) 18. Mae'r GDPR yn berthnasol i gofnodion sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol 

am bobl fyw y gellir eu hadnabod. Parhau y mae'r cysyniadau blaenorol am sail gyfreithlon, yn unol ag egwyddorion ac eithriadau mesurau diogelwch. Ceir cysyniad newydd amlwg 'dibenion archifo er budd y cyhoedd' yn y rheoliad yn hytrach na bod yr holl archifo yn dod o dan y darpariaethau ymchwil hanesyddol, fel y gwnâi o dan Ddeddf 1998. Ni chaiff prosesu at 
ddibenion archifo er budd y cyhoedd ei ddiffinio yn y GDPR ei hun er y caiff 
ei ddisgrifio mewn cronicliad. Archwilir y term yn fanylach mewn mannau eraill yn y canllaw hwn. Mae'r ddarpariaeth ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd yn gwahaniaethu rhwng: 
 gweithgareddau casglu, cadw a rheoli, gan gynnwys dosbarthu, sydd 
eu hangen i sicrhau bod y data yn cael ei gadw'n barhaol mewn cyflwr y gellir ei ddefnyddio (dibenion archifo er budd y cyhoedd); a 
 defnydd o'r data gan y cyhoedd neu eraill, a all ddigwydd mewn 
blynyddoedd lawer neu beidio â digwydd, megis at ddibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu at ddibenion rhyddid mynegiant a gwybodaeth (dibenion newyddiadurol, academaidd, mynegiant artistig a llenyddol).5 
 
19. Mae ymchwil hanesyddol (bydd unrhyw ymchwil a wneir mewn archifdy yn 
'hanesyddol' yn ei ystyr ehangaf) yn debygol o fod yn berthnasol i 
wasanaethau archifau naill ai yn lle neu yn ogystal â dibenion archifo er budd y cyhoedd neu yn ychwanegol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd. Yn 
                                                                                                                                                                  
 
Gwybodaeth. 

5 Gweler erthyglau 85 a 89(2) y GDPR 
 
ogystal, bydd gan rai casgliadau archifol reswm i ystyried prosesu at ddibenion gwyddonol yn ogystal â phrosesu at ddibenion newyddiadurol, academaidd, artistig a llenyddol. Mae pa mor berthnasol yw'r rhain yn dibynnu ar natur a chynnwys y cofnodion a gedwir yn ogystal â phwrpas mynediad a defnyddio unrhyw gofnodion archifol. Mae'r gyfraith diogelu data hefyd yn cydnabod budd i'r cyhoedd mewn rhyddid mynegiant a rhyddid gwybodaeth. Mae rhagor o wybodaeth ar gael gan y Comisiynydd Gwybodaeth a'r Gymdeithas Archifau a Chofnodion (y Deyrnas Unedig ac Iwerddon).6 O ganlyniad, mae mwy o welededd i archifo yn y gyfraith diogelu data newydd. Mae'r GDPR yn cynnwys: 

 Addasiadau i rai Egwyddorion. 
o Cyfyngiad ar bwrpas. Mae'n darparu ar gyfer prosesu pellach 
cydnaws, y tu hwnt i'r diben y casglwyd y data yn wreiddiol ar 
ei gyfer; 
o Cyfyngiad ar storio. Mae'n caniatáu cadw data personol am 
gyfnodau hirach nag a ganiateir fel arfer o dan yr egwyddor cyfyngiad ar storio. 
 Eithriadau o rai hawliau; 
o Yr hawl i ddileu / yr hawl i gael eich anghofio; o Yr hawl i gael gwybod am ddata personol a gasglwyd yn 
anuniongyrchol lle byddai'n amhosibl neu'n cynnwys ymdrech anghymesur; ac 
o Mae Erthygl 89 yn gwneud darpariaeth benodol ar gyfer 
eithriadau i nifer o hawliau gwrthrych y data: mynediad, cywiro, cyfyngu, hysbysu, cludadwyedd data a'r hawl i wrthwynebu, i'r graddau y'u rhanddirymwyd yn neddf aelod-wladwriaeth (sef Deddf Diogelu Data 2018 yn y Deyrnas Unedig); 
 Amodau ar gyfer prosesu data categori arbennig a throseddau / 
euogfarn droseddol. 
20. Pan brosesir data â llaw heb strwythur yn unig, ni fydd y GDPR yn 
berthnasol yn uniongyrchol, ond mae angen gofal. Er enghraifft, os yw'r 
cofnodion yn cael eu digido neu eu catalogio ar-lein, bydd hyn yn dod ag 
unrhyw ddata personol i gwmpas y GDPR. Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn 
cymhwyso safonau'r GDPR i awdurdodau cyhoeddus sy'n prosesu ffeiliau â llaw heb strwythur er bod nifer o eithriadau o'i hegwyddorion, ei hawliau a'i rhwymedigaethau.7 
Deddf Diogelu Data 2018 

Eithriadau 21. Mae'r Ddeddf Diogelu Data newydd yn cynnwys yr holl eithriadau 

ychwanegol ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd a ganiateir o dan y GDPR. Mae'n nodi: 
Nid yw darpariaethau'r GDPR a restrir yn berthnasol i ddata personol a 
broseswyd ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd i'r graddau y byddai 
cymhwyso'r darpariaethau hynny yn atal neu'n amharu'n sylweddol ar 
gyflawni'r dibenion hynny…. 

 
Erthygl 15(1) i (3) (cadarnhau prosesu, mynediad i ddata a mesurau diogelwch ar gyfer trosglwyddo i drydedd wlad); 

 
Erthygl 16 (hawl i gywiro); 

 
Erthygl 18(1) (cyfyngu ar brosesu); 

 
Erthygl 19 (rhwymedigaeth hysbysu ynghylch cywiro neu ddileu data personol neu gyfyngu ar brosesu); 

 
Erthygl 20(1) (yr hawl i gludadwyedd data); 
Erthygl 21(1) (gwrthwynebiadau i brosesu).8 

22. Cyn belled ag nad yw cydymffurfio â chais gwrthrych y data i arfer hawl yn 
atal neu amharu'n sylweddol ar y dibenion prosesu, rhaid ymdrin â'r cais yn 
ôl yr arfer, e.e. trwy ddarparu copi o'u data personol i wrthrych y data, gan ychwanegu datganiad atodol i gofnod neu ddileu data hanesyddol anghywir rhag mynediad gan y cyhoedd ar gais gwrthrych y data. 
 

## Mesurau Diogelwch 23. Nid Yw'R Eithriadau Yn Awtomatig. Mae Eu Defnydd Yn Ddarostyngedig I

fesurau diogelwch priodol er hawl a rhyddid gwrthrychau'r data. Mae Erthygl 89(1) y GDPR yn dweud bod yn rhaid i'r mesurau diogelwch hynny gynnwys gweithredu mesurau technegol a threfniadol. Ymhlith pethau eraill, dylai mesurau o'r fath barchu egwyddor lleihau data. Mae hyn yn golygu cael proses ar waith i helpu i nodi'r isafswm o ddata personol sydd ei angen ar gyfer dibenion prosesu archifo. Yn ogystal, dywed adran 19 Deddf Diogelu Data 2018 na fydd prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn cyflawni gofynion diogelu'r GDPR os yw: 

 
'yn debygol o achosi niwed neu drallod sylweddol i wrthrych y data' neu: 'wedi'i wneud at ddibenion camau neu benderfyniadau mewn perthynas â gwrthrych data penodol, oni bai bod y dibenion y mae angen y prosesu yn angenrheidiol yn cynnwys dibenion ymchwil feddygol gymeradwy'. 

 
24. Mae'r mesurau diogelwch yn cyfateb i'r rheiny yn adran 33 Deddf Diogelu 
Data 1998. Mae yna hefyd amodau i ganiatáu prosesu categorïau arbennig o ddata personol9 (a adwaenid cyn hyn yn ddata personol sensitif o dan Ddeddf 1998). 

## Beth Mae "Niwed Neu Drallod Sylweddol" Yn Ei Olygu?

 
Nid yw'r Ddeddf yn diffinio hyn. Fodd bynnag, yn y rhan fwyaf o achosion: 

 
 byddai niwed sylweddol yn golled ariannol neu'n niwed 
corfforol;  
 byddai trallod sylweddol yn lefel o ofid, neu boen emosiynol 
neu feddyliol, sy'n mynd y tu hwnt i annifyrrwch neu 
gythruddo, anfodlonrwydd cryf, neu deimlad bod y prosesu yn foesol atgas. 

## Sail Gyfreithlon Ar Gyfer Gwahanol Fathau O Wasanaeth Archifau

25. Mae prosesu data personol angen sail gyfreithlon (erthygl 6 y GDPR). Nid 
oes gofyn i wasanaethau archifau gael caniatâd gan wrthrychau'r data os 
oes sail gyfreithlon arall sy'n fwy priodol, megis tasg a wneir er budd y 
cyhoedd, ymarfer awdurdod swyddogol neu fuddiant dilys. Dylid ystyried prosesu pellach ar ddata at ddibenion archifo er budd y cyhoedd i fod yn weithred brosesu gyfreithlon a chydnaws10 felly ni fyddai angen sail gyfreithlon ychwanegol. Bydd hyn yn berthnasol yn bennaf i sefydliadau sydd â gwasanaethau archifau mewnol (e.e. archifau cwmnïoedd, ysgolion ac elusennau). 
 
26. Mae'r Deyrnas Unedig yn wahanol yn ei fframwaith cyfreithiol, gan 
adlewyrchu ei systemau cyfreithiol. Mae'r brif ddeddfwriaeth sy'n gosod 
rhwymedigaethau archifo yn ymwneud â chofnodion llywodraeth ganolog a lleol y DU, cofnodion barnwrol yr Alban, ac, i rai cofnodion, Eglwys Loegr. Oherwydd Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958, Deddfau Cofnodion Cyhoeddus (Yr Alban) 1937 a 2011 a Deddf Cofnodion Cyhoeddus (Gogledd Iwerddon) 1923, bydd mannau adneuo a swyddfeydd cofnodion gwladol, mewn perthynas â chofnodion cyhoeddus, yn gweithredu o dan awdurdod swyddogol o ran sail gyfreithlon. Creodd Deddf Llywodraeth Cymru 2006 ddosbarth o gofnodion a elwir yn 'Cofnodion Cyhoeddus Cymru' ac mae'n 
gwneud darpariaeth i'w rheoli fel pe baent yn Gofnodion Cyhoeddus y Deyrnas Unedig am y tro. 
 
27. Bydd llawer o sefydliadau sydd â swyddogaethau archifo hefyd yn 
awdurdodau cyhoeddus sy'n gallu dibynnu ar sail tasg gyhoeddus wedi'i diffinio'n statudol ar gyfer prosesu data personol. Mae awdurdodau lleol yn elwa ar ddeddfwriaeth sy'n caniatáu iddynt dderbyn cyfrifoldeb am archifau ac i ddefnyddio adnoddau ar gyfer archifau a dderbynnir o ffynonellau preifat yn ogystal â'u cofnodion eu hunain. Er enghraifft, o dan Ddeddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962 a Deddf Llywodraeth Leol 1972, Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994, Deddf Llywodraeth Leol ac ati (yr Alban) 1994, Deddf Llyfrgelloedd Cyhoeddus ac Amgueddfeydd 1964, neu ddeddfwriaethau eraill llyfrgelloedd ac amgueddfeydd cenedlaethol. Bydd cofnodion Eglwys Loegr, gan gynnwys cofrestri bedydd, yn cael eu prosesu o dan Fesur Cofrestri a Chofnodion Plwyf 1978. Mae rhagor o fanylion am ddeddfwriaeth sy'n gysylltiedig ag archifau ar gael o wefan yr Archifau Gwladol. 

                                               
 

28. Mae archifo eraill, yn wir y rhan fwyaf o archifo'r Deyrnas Unedig, yn 
digwydd heb fandad penodol yn y gyfraith ond mae'n gyfreithlon serch hynny. Mae sefydlu'r Comisiwn Llawysgrifau Hanesyddol yn adlewyrchu'r disgwyliad y bydd archifo deunyddiau yn digwydd mewn dwylo preifat a'i fod er budd y cyhoedd, ac mae gan y Comisiwn gylch gorchwyl i holi ymhle mae 
archifau a llawysgrifau mewn dwylo preifat, adrodd ar eu cynnwys, cynorthwyo â'u cadwedigaeth a hyrwyddo'r defnydd arnynt.11 Mae'r Warant Frenhinol bellach yn penodi Ceidwad Cofnodion Cyhoeddus fel yr unig Gomisiynydd Llawysgrifau Hanesyddol a gwneir y gwaith o'r Archifau Gwladol. Pan nad oes gan sefydliad gyfrifoldeb archifo penodol a bennir mewn statud, eto mae'n bosibl y gall hyn ddeillio'n anuniongyrchol o ddarpariaethau cyfreithiol eraill, megis Gwarant Frenhinol y Comisiwn Llawysgrifau Hanesyddol neu adran 1(4) Deddf Llywodraeth Leol 
(Cofnodion) 1962, sy'n cyfeirio at fudd y cyhoedd mewn gweithgarwch archifo preifat gwirfoddol. Fel y mae cronicliadau 41 a 50 y GDPR yn ei gwneud yn glir, ac yn enwedig o ystyried y gyfraith gyffredin yng Nghymru a Lloegr, nid oes rhaid i sail gyfreithlon fod o dan bwerau statudol penodol. Gall sefydliadau preifat hefyd ddangos sail buddiant dilys i'w prosesu trwy gyfeirio at gytundebau ariannu, cytundebau rheoli neu ddogfennau cyfansoddiadol sy'n nodi dibenion yr archif. 

## Hawl I Ddileu (Hawl I Gael Eich Anghofio) 29. O Dan Y Gyfraith Diogelu Data, Mae Gan Unigolion Yr Hawl I Gael Data Personol

wedi'i ddileu. Gelwir hyn hefyd yr 'hawl i gael eich anghofio'. Nid yw'r hawl yn absoliwt a dim ond mewn rhai amgylchiadau y mae'n berthnasol. Mae'n bwysig nodi, nad yw'r hawl i ddileu yn berthnasol os yw'r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, pan fyddai dileu yn debygol o amharu'n ddifrifol ar y gwaith o gyflawni'r prosesu hwnnw neu ei wneud yn amhosibl.12 Dylid gwneud penderfyniadau fesul achos ynghylch 
a yw'r eithriad yn berthnasol, ond o ystyried mai pwrpas gwasanaeth 
archifau yw sicrhau cywirdeb a dilysrwydd cofnodion a archifir ac y byddai 
dileu'r data yn effeithio ar ddadansoddi yn y dyfodol, mae'n bosibl y bydd diddymu yn aml yn amharu'n sylweddol ar y prosesu. Gall gwasanaethau 
archifau ddal i ystyried ceisiadau i ddileu data personol o lygaid y cyhoedd ar sail foesegol o dan bolisïau tynnu ymaith a'i ail-wneud yn gaeedig os yw gwrthrychau'r data wedi mynegi eu pryder ac na effeithir yn sylweddol ar y cydbwysedd ehangach â rhyddid mynegiant a gwybodaeth. Os yw gwrthrych y data yn cwyno am drallod, dylai gwasanaethau archifau ystyried a yw'r 
canlynol yn briodol i wneud y prosesu yn deg, yn enwedig os yw'r data ar 
gael i beiriannau chwilio a bod y data yn anghywir:  
 
Ei wneud yn gaeedig eto / tynnu ymaith (dileu o fynediad cyhoeddus); 
 
Ychwanegu datganiad atodol i'r cofnod; 
 
Diwygio neu ychwanegu metadata neu ddisgrifiad catalog. 
 
30. Dylid ystyried sut y gellid gwneud hyn pan fydd cofnodion papur wedi'u 
digido, o ran sut y gellid arddangos y 'cywiro' ar y ddelwedd ddigidol neu gyfwerth, a sut i sicrhau bod y dirprwy digidol a'r gwreiddiol ar bapur yr un fath. 
Cais mynediad gan wrthrych y data 
31. Er y gallai'r rheiny sy'n archifo ganfod nad oes ganddynt unrhyw 

rwymedigaeth gyfreithiol i ymateb i gais mynediad gan wrthrych y data, efallai y bydd cyrff yn dewis ymateb i geisiadau mynediad, yn enwedig pan 
ymddengys fo hawliau unigolyn yn y fantol. Dylid dilyn arferion safonol ar 
gyfer ymateb, megis cadarnhau hunaniaeth y sawl sy'n gwneud y cais. Yn y 
rhan fwyaf o achosion, ni ellir codi ffi i gydymffurfio â chais am fynediad gan wrthrych. Fodd bynnag, gellid codi ffi resymol am gopïau ychwanegol neu os yw'r cais yn amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol. 
Cofnodion â llaw heb strwythur iddynt 
32. Nid yw'r GDPR yn berthnasol i ddata â llaw heb strwythur iddo, er ei bod yn 

debygol y bydd mwy o ddata llaw yn y Deyrnas Unedig yn cael ei ystyried i fod â strwythur iddo o dan y GDPR nag ydoedd yn flaenorol o dan Ddeddf Diogelu Data 1998. Ar gyfer awdurdodau Rhyddid Gwybodaeth, mae Deddf Diogelu Data 2018 yn rhannol berthnasol i'r wybodaeth bersonol mewn cofnodion heb strwythur13 fel o'r blaen. Nid yw'r gyfraith diogelu data yn berthnasol i ddata â llaw heb strwythur a gedwir gan gyrff nad ydynt yn rhai Rhyddid Gwybodaeth. Gall gwasanaethau archifau ychwanegu strwythur i ddata trwy fetadata ychwanegol neu drwy ddigido. Os caiff data personol ei ddigido, yna caiff ei brosesu trwy gyfrwng awtomataidd ac felly caiff ei gynnwys gan y GDPR waeth beth yw ei strwythur. 
 
33. Mae eithriadau ar gyfer data â llaw heb strwythur iddo a ddefnyddir mewn 
ymchwil hanesyddol hirsefydlog.14 Mae'r rhain yn cynnwys rhai egwyddorion a hawliau gwrthrychau'r data pan broseswyd data personol cyn 24 Hydref 1998 cyn belled ag na chaiff ei gyflawni ar gyfer camau neu benderfyniadau yn ymwneud ag unigolyn, neu'n debygol o achosi niwed neu drallod sylweddol i'r gwrthrych. Mae'r terfyn 24 Hydref 1998 yn cyd-fynd â Deddf 
1998. Mae'r eithriadau hyn yn cadw diogelwch y ddeddf flaenorol ar gyfer cyfres o gofnodion llaw heb strwythur iddynt sydd wedi'u prosesu yn unig at 
ddibenion ymchwil hanesyddol hirsefydlog. 
 
Swyddogion Diogelu Data a chofnodion prosesu 
34. O dan y GDPR, mae'n rhaid i gorff benodi Swyddog Diogelu Data os: 

 yw'n awdurdod cyhoeddus (ac eithrio ar gyfer y llysoedd yn rhinwedd eu capasiti 
cyfreithiol); 
 yw ei weithgareddau craidd yn gofyn am fonitro unigolion yn rheolaidd ac 
yn systematig ar raddfa fawr (er enghraifft, olrhain ymddygiad ar-lein); neu os yw'r gweithgareddau hynny yn cynnwys prosesu ar raddfa fawr gategorïau arbennig o ddata neu ddata sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau. 
 
35. Os oes gan gorff Swyddog Diogelu Data dylai gynnwys diben yr archifo yn 
eu cofnodion o weithgarwch prosesu a hysbysiadau preifatrwydd (sydd eu hangen hyd yn oed os nad oes Swyddog Diogelu Data). Mewn rhai sefydliadau gallai'r person sy'n gyfrifol am archifau eu hunain fod yn 
Swyddog Diogelu Data, tra na fydd angen i rai cyrff gael swyddog o'r fath. 

Dylid ymgynghori â chanllawiau Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch rôl y Swyddog Diogelu Data.15 Fel gweddill y gyfraith diogelu data, mae'r angen i gadw cofnodion o weithgarwch prosesu yn berthnasol i ddata pobl fyw yn unig, nid pob cofnod mewn gwasanaeth archifau. Mae hyd yn oed storio data heb unrhyw fynediad cyhoeddus yn cyfrif fel prosesu y gallai fod angen ei gydnabod yn gyhoeddus a'i gofnodi. 

## Cosbau 36. Gellid Cosbi Er Mwyn Sicrhau Cydymffurfiaeth Â Deddfwriaeth Diogelu Data.

Mae gan y Comisiynydd Gwybodaeth bwerau i fynd i mewn i fangre, archwilio neu atafaelu deunydd ac erlyn troseddwyr. Efallai y bydd rhaid talu 
iawndal neu ddirwyon. Rhaid hysbysu'r Comisiynydd Gwybodaeth am 
unrhyw fynediad diawdurdod at ddata personol sy'n peri risg tebygol i 
hawliau a rhyddid pobl, a rhaid ei hysbysu heb oedi gormodol  ac heb fod yn hwyrach na 72 awr ar ôl ei ddarganfod. Os byddwch yn cymryd yn hirach na hyn, rhaid i chi roi rhesymau dros yr oedi. 

## Prosesu Penodol 37. O Ran Sefydliadau Sy'N Prosesu Data Personol At Ddibenion Gorfodi'R Gyfraith

(heddluoedd er enghraifft) ac sy'n archifo gwybodaeth er budd y cyhoedd16 caniateir iddynt wneud hynny ar yr amod nad yw'r prosesu: 
 
 yn cael ei gynnal mewn cysylltiad â chamau neu benderfyniadau mewn 
perthynas â gwrthrych data penodol; a 
 
 yn debygol o achosi niwed neu drallod sylweddol i wrthrych y data. 

 
38. Mae'n debyg y bydd angen i'r rheiny sy'n gweithio mewn cadwrfeydd 
arbenigol chwilio am gyngor ychwanegol. 
 
Prosesu deubwrpas a diweddaru data 
39. Gall sefydliad barhau i ganiatáu defnyddio'r data yn ei archifau at ddibenion 
eraill cyhyd â bod y defnydd ychwanegol hwnnw yn cydymffurfio mewn pob ffordd arall. Os bydd dau ddiben i'r prosesu, mae'r eithriadau archifo yn berthnasol i'r prosesu at ddibenion archifo yn unig.17 Pan ddefnyddir data at ddibenion busnes o dan brosesu deuol, rhaid ymdrin â cheisiadau gan wrthrychau'r data yn ôl yr arfer. 
 
40. Fodd bynnag, ni ddisgwylir i ddata personol a gedwir fel archifau gael ei 
'ddiweddaru' yn yr un ffordd â data sy'n dal i gael ei ddefnyddio'n weithredol. Mae archifau'n ymwneud â dilysrwydd hanesyddol yn hytrach na chywirdeb cyfredol. Pe ceid cwynion gan wrthrych y data am anghywirdeb, gellir hawlio eithriadau o'r hawl i gywiro, neu gellid ategu'r data â datganiad am y cywiro y gofynnir amdano yn hytrach na'i newid. Yn aml, gall gwasanaethau archifau 
ddibynnu ar ddefnyddio datganiadau ategol i wneud y cywiro heb amharu ar ddilysrwydd archifol y data gwreiddiol. 

Beth sydd angen i mi ei wneud i ddechrau? 

41. Nid yw'r eithriadau ar gyfer archifo yn awtomatig. Cyn dibynnu ar eithriad, 

rhaid ystyried sawl ffactor gwahanol gan gynnwys: 
 Yr angen am y prosesu hwnnw;  Manylion penodol y prosesu (e.e. i ba raddau y byddai cydymffurfio â 
darpariaeth diogelu data yn amharu'n fawr neu'n rhwystro'r dibenion prosesu); 
 Budd y cyhoedd yn y prosesu; ac  Y mesurau diogelwch a weithredwyd ar gyfer hawliau a rhyddid 
gwrthrychau'r data. 
42. Mae'n bosibl y bydd yn rhaid egluro wrth y cyhoedd, wrth Swyddogion 
Diogelu Data ac wrth feysydd busnes am yr eithriadau ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd. Efallai y bydd angen adrodd am y cymhwyso eithriad mewn amgylchiadau penodol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. 
43. Rhaid i bawb sy'n ymwneud ag archifo fod yn ymwybodol o'r eithriadau yn y 
gyfraith diogelu data. Dylent ddal i barchu preifatrwydd unigolion a pharhau i fod yn hyderus fod archifo data personol yn gyfreithiol, ac yn amodol ar fesurau diogelwch. Dylai'r prosesu sicrhau bod cydbwysedd cywir â hawliau unigolion. Gallai hyn olygu nad yw'r casgliadau hynny sy'n cynnwys data personol am bobl sy'n dal yn fyw ar gael i'r cyhoedd tra gwyddys neu credir bod yr unigolion dal yn fyw gan y byddai'n annheg ar wrthrychau'r data petai'r cofnodion ar gael (gweler Mynediad). 
 
44. O dan y gyfraith newydd mae mwy o bwyslais ar ddogfennu prosesu a bod y 
prosesu yn dryloyw er mwyn i reolyddion data fod yn atebol am eu defnydd o ddata personol. Lle bo hynny'n briodol, gellir gwneud hyn trwy gyhoeddi polisïau casglu a chynnwys prosesu archifo mewn hysbysiadau preifatrwydd. 
Er y bydd yn rhaid i sefydliadau yn aml dalu ffi o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, nid oes bellach angen cofrestru (rhoi manylion cofrestradwy i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth). Rhaid i ddata personol nad yw'n cael ei brosesu at ddibenion archifo, megis cofnodion staff cyfredol neu ddata marchnata a thanysgrifio, hefyd gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth diogelu data. Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rhoi arweiniad ar faterion cyffredinol megis marchnata. 

## Dibenion Archifo Er Budd Y Cyhoedd

Beth yw archifo o dan y GDPR 
46. Disgrifir gweithgareddau sydd â dibenion archifo er budd y cyhoedd fel a 

ganlyn yng Nghronicliad 158 y GDPR: 
Dylai awdurdodau cyhoeddus neu gyrff cyhoeddus neu breifat sy'n cadw cofnodion sydd o ddiddordeb i'r cyhoedd, yn unol â chyfraith yr Undeb neu 
Aelod-wladwriaeth, fod yn wasanaethau sydd â rhwymedigaeth gyfreithiol i gaffael, diogelu, arfarnu, trefnu, disgrifio, cyfathrebu, hyrwyddo, lledaenu a darparu mynediad at gofnodion o werth parhaol er budd y cyhoedd yn gyffredinol. 
 
47. Mae archifo yn cynnwys gweithgareddau a gynlluniwyd i sicrhau cadw 
parhaol a defnyddio cofnodion sydd o werth oesol. Sylwer y gall hyn fod wedi'i wasgaru dros nifer o gyrff sy'n gweithio mewn partneriaeth i'r un perwyl. Dylid cynnal y gweithgareddau y manylir amdanynt yng Nghronicliad 158 yn unol â'r gyfraith a chyda sylw dyladwy i atebolrwydd a thryloywder gweithrediadau, yn ôl gofynion y GDPR. 
 
48. Mae Cronicliad 41 yn egluro nad oes raid i'r sail gyfreithlon fod yn rôl archifo 
statudol benodol, cyhyd â bod cymhwyso'r sail gyfreithlon yn glir, yn fanwl 
gywir ac yn rhagweladwy i'r bobl y mae'n effeithio arni. Mae hyn yn golygu ei 
bod yn cynnwys tasgau, swyddogaethau neu bwerau clir y gyfraith gyffredin 
yn ogystal â'r rhai a nodir mewn statud neu ganllawiau statudol. Cefnoga'r 
llywodraeth barhad archifo gan gyrff preifat ac unigolion yn ogystal â chyrff 
cyhoeddus. Mae wedi egluro'r term dibenion archifo er budd y cyhoedd 
mewn ymateb i gwestiwn seneddol18 (gweler Atodiad B i gael y testun llawn): 
Rydym yn cydnabod pwysigrwydd amgueddfeydd, orielau, archifau a llyfrgelloedd yn cadw archifau parhaol er budd hirdymor y cyhoedd... Mae hyn yn debygol o fod yn berthnasol i amrywiaeth eang o archifau cymunedol, preifat, sector cyhoeddus, elusennol/ymddiriedolaeth a'r sector gwirfoddol. Gall hefyd gynnwys archifau sy'n gaeedig i ymchwilwyr ar hyn o bryd, ond a 
fydd ar gael rywbryd yn y dyfodol, ac archifau a gedwir ar ffurf analog neu 
ddigidol. Fodd bynnag, ni fyddai'r diffiniad yn cynnwys sefydliadau sy'n casglu ac yn defnyddio data, gwybodaeth a chofnodion yn unig ar gyfer eu budd masnachol eu hunain neu nad oes ganddynt werth parhaol i'r cyhoedd. 

## Sefydlu 'Dibenion Archifo' 49. Archifau Yw Ein Cof Cyfunol A Phersonol, Maent Yn Rhan Unigryw Ac

anadnewyddadwy o'n treftadaeth. Maent yn cynnwys tystiolaeth ddibynadwy o weithredoedd a phenderfyniadau'r gorffennol, o'r rhesymau drostynt a'r impact ar y rheiny yr effeithwyd arnynt. Mae'n anochel bod casgliadau archifau yn cynnwys gwybodaeth bersonol am fywydau cyhoeddus a phreifat pobl. Yn ogystal â'u gwerth diwylliannol, mae archifau'n ymwneud ag atebolrwydd hirdymor. Maent yn darparu'r dystiolaeth sy'n ofynnol i ddiogelu hawliau pobl a chwilio am gamau unioni pan fo angen. Maent yn galluogi hawliau rhyddid mynegiant a gwybodaeth trwy fynegiant newyddiadurol ac 
 
academaidd, ymchwil hanesyddol a mynediad cyhoeddus at ddogfennau swyddogol ac maent yn adnodd hanfodol i fusnesau, awduron, achyddion, ymchwilwyr a haneswyr. 

Mae llawer o sefydliadau yn cadw cyfran o'u cofnodion, naill ai'n fewnol neu drwy sefydliad archifol arbenigol. Mae sector archifau'r Deyrnas Unedig yn cynnwys sefydliadau a grwpiau cyhoeddus, preifat, elusennol, gwirfoddol, cymunedol a masnachol. Mewn rhai achosion, mae corff arbenigol yn ymgymryd â'r archifo - mae'r Archifau Gwladol, Cofnodion Gwladol yr Alban a Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus Gogledd Iwerddon yn enghreifftiau amlwg. 

Fel arfer nid archifo yw prif swyddogaeth y sefydliad ond fe'i gwneir fel rhan o'i waith i wasanaethu ei anghenion ei hun ac at ddibenion ehangach. Bydd casgliadau archifol i'w cael mewn orielau, llyfrgelloedd, amgueddfeydd, prifysgolion, yn ogystal â chasgliadau ysgolion, busnesau ac elusennau. 

Mae'r holl archifo hyn yn ffurfio adnoddau treftadaeth cyfoethog y Deyrnas Unedig, gan roi modd i'r gymdeithas elwa o brofiad yn y gorffennol a darparu atebolrwydd cyhoeddus hirdymor. Archifo yw prosesu i sicrhau bod cof cofnodedig ar gael yn barhaol, hynny yw, tystiolaeth a gwybodaeth, ar gyfer ystod eang o ddibenion arfaethedig nawr ac yn y dyfodol, gan gynnwys:  Galluogi ymchwilio ac astudio o bob math, o ymchwil academaidd i hanes 

teulu; 
 Galluogi atebolrwydd hirdymor, megis ymholiadau cyhoeddus ac 
ymchwiliadau swyddogol eraill fel ymchwiliadau i hen achosion o lofruddiaethau heb eu datrys; 
 Galluogi darganfod hunaniaeth, cof, diwylliant a hanes personol, 
cymunedol a chorfforaethol, a bod y rhain oll ar gael; 
 Galluogi sefydlu a chynnal hawliau a rhwymedigaethau a 
phenderfyniadau cynsail; 
 Galluogi defnydd addysgol; a  Galluogi ailddefnyddio masnachol ac anfasnachol. 

## Sefydlu Beth Yw Budd Y Cyhoedd Wrth Archifo 50. Mae Archifo Fel Arfer Er Budd Y Cyhoedd. Dylai Dibenion Archifo Er Budd Y

cyhoedd wasanaethu'r cyhoedd yn dda ac nid bod er budd personol, corfforaethol neu breifat yn unig. Ni ddylai gefnogi gwahaniaethu neu droseddu. Mae effeithlonrwydd gweinyddol, tryloywder ac atebolrwydd cyfreithiol yn elwa o archifo cofnodion sydd o werth parhaol er budd cyffredinol y cyhoedd. 
 
51. Mae archifau ac archifo yn bwysig. Dywed y Datganiad Cyffredinol ar 

Archifau:19 
Mae archifau yn cofnodi penderfyniadau, gweithredoedd ac atgofion. Mae 
archifau yn dreftadaeth unigryw ac anadnewyddadwy sydd wedi'u 
trosglwyddo o un genhedlaeth i'r llall. Caiff archifau eu rheoli o adeg eu creu 
er mwyn cadw eu gwerth a'u hystyr. Maent yn ffynonellau gwybodaeth 
awdurdodol sy'n sail i weithredoedd gweinyddol atebol a thryloyw. Maent yn 
rhan hanfodol o ddatblygiad cymdeithasau trwy ddiogelu a chyfrannu at gof 
unigol a chymunedol. Mae mynediad agored at archifau yn cyfoethogi ein 
gwybodaeth am y gymdeithas ddynol, yn hyrwyddo democratiaeth, yn 

amddiffyn hawliau dinasyddion ac yn gwella ansawdd bywyd. 

52. Pwysleisiodd Cyngor yr Undeb Ewropeaidd, mewn penderfyniad yn 2003 ar 
archifau,20 bwysigrwydd archifau ar gyfer deall hanes a diwylliant. Yn arbennig, bod archifau sydd wedi'u 'cadw yn dda ac yn hygyrch' yn cyfrannu 
at weithrediad democrataidd cymdeithas. Mae archifau o'r fath sydd wedi'u 
cadw'n dda ac yn hygyrch yn: 
 
 Rhoi'r dystiolaeth i unigolion, sefydliadau a gwladwriaethau i'w galluogi i 
gyfiawnhau eu hawliau; 
 Galluogi dinasyddion i arfer eu hawl i gael gafael ar wybodaeth swyddogol 
ac i'r wladwriaeth roi cyfrif am ei gweithredoedd; 
 Cadw cof y gymdeithas trwy fod yn ffynonellau ei hanes unigol a chyfunol;  Gwella gweithrediad cadarn sefydliadau gweinyddol a masnachol, 
cyhoeddus a phreifat. 
 
53. Mae peth archifo yn digwydd gan sefydliadau o dan ddeddfwriaeth ar gyfer y 
pwrpas penodol hwnnw. Mae archifo mewn awdurdodau lleol yn digwydd dan ddeddfwriaeth sy'n caniatáu sefydlu swyddfa gofnodion neu wasanaeth archifau. Dengys bodolaeth y ddeddfwriaeth y gellir ystyried bod yr archifo hwn er budd y cyhoedd. Mae archifo eraill yn digwydd mewn cyrff anllywodraethol sy'n ei wneud fel rhan o'u gweithrediadau arferol ar gyfer sawl pwrpas gwahanol sydd ag elfen o fudd cryf i'r cyhoedd. 
 Mae cyrff treftadaeth a diwylliannol megis yr amgueddfeydd ac orielau 
cenedlaethol, y Llyfrgell Brydeinig, Llyfrgelloedd Cenedlaethol yr Alban a 
Chymru, yn archifo mewn perthynas â'u harchifau eu hunain yn ogystal â 
chasgliadau wedi'u hadneuo, rhoddion a phryniannau, a llawer ohonynt o arwyddocâd hanesyddol tra phwysig; 
 Mae prifysgolion yn archifo ar sail debygac mae'r casgliadau a adneuwyd 
fel rheol yn rhan o Gasgliadau Arbennig llyfrgell y brifysgol. Mae'r 
casgliadau hyn yn cefnogi ymchwil ac addysgu academaidd. Mae gwasanaethau archifau prifysgolion yn casglu ac yn cadw deunyddiau cyhoeddedig a heb eu cyhoeddi, gan gynnwys setiau data y mae mwyfwy o gyllidwyr ymchwil yn gorchymyn eu cadw; 
 Mae elusennau a chyrff gwirfoddol yn archifo. Mae hyn yn galluogi 
atebolrwydd hirdymor, yn helpu i gefnogi hunaniaeth bersonol a sefydlu a chynnal a chadw hawliau fel rhan o ddyletswydd gofal ac i hyrwyddo dealltwriaeth y cyhoedd o'u cenhadaeth; 
 Mae cyrff y sector preifat megis banciau, sefydliadau yn y diwydiant 
creadigol, 
gweithgynhyrchu 
a 
chwmnïau 
manwerthu 
yn 
cynnal 
gwasanaethau archifol am wahanol resymau: darparu cof corfforaethol, er 
mwyn manteisio'n fasnachol, darparu tystiolaeth barhaus o hawliau a 
rhwymedigaethau, cefnogi cyfrifoldeb cymdeithasol corfforaethol a dangos eu lle mewn cymdeithas, weithiau dros gyfnod hir iawn. Mae archifau eiddo ac ystadau yn perthyn i'r categori hwn hefyd. Bydd archif cwmni yn 
adrodd stori'r cwmni hwnnw, ei ddiwydiant yn ogystal â'r bobl a'r 
cymunedau y mae wedi effeithio arnynt; 
 Ceir hefyd archifau cymunedol ac archifau teuluoedd ac unigolion sy'n 
cefnogi hunaniaeth gymunedol, yn meithrin perthnasau teuluol a hunaniaeth bersonol, yn ogystal â dealltwriaeth o ddatblygiad cymdeithas 
                                               
 
yn gyffredinol. 

54. Mae archifau sydd ar gael yn y pen draw ar gyfer defnydd cyhoeddus yn 
ffactor a fyddai'n golygu bod archifo yn debygol o fod er budd y cyhoedd hyd 
yn oed os yw'r data erbyn hynny yn peidio â bod yn dechnegol yn ddata personol gan na fyddai'r unigolion bellach yn fyw. Ffactor bwysig yw bod 
tystiolaeth a gwybodaeth ar gael at ddibenion sydd â gwerth cyhoeddus y tu hwnt i fuddiannau uniongyrchol y sefydliad ei hun sy'n creu. Er enghraifft, gall cofnodion ddarparu atebolrwydd cyhoeddus trwy reoleiddwyr neu ymholiadau hanesyddol, neu gefnogi eu defnydd ar gyfer ymchwil sydd â chanlyniadau o werth ehangach i'r cyhoedd. Gall cyrff fod yn ddarostyngedig i un o'r Deddfau Rhyddid Gwybodaeth, neu i hyd yn oed y ddwy, sy'n golygu bod rhaid darparu gwybodaeth fel mater o drefn oni bai fod eithriadau'n berthnasol (sydd gan amlaf yn wir gyda data personol). Mae rhai 
gwasanaethau archifau o fewn sefydliadau nad ydynt yn ddarostyngedig i'r Deddfau Rhyddid Gwybodaeth ond serch hynny maent yn caniatáu ac yn wir yn hyrwyddo ymchwil sy'n defnyddio eu harchifau, neu'n fodlon rhoi gwybodaeth o'u harchifau. Disgwylir y bydd dibenion archifo er budd y cyhoedd yn cynnwys defnydd posibl ar ryw adeg yn y dyfodol o ddata sydd 
wedi'i gadw. Gallai hynny fod yn fynediad cyhoeddus uniongyrchol, neu 
fynediad anuniongyrchol neu gyfyngedig briodol sydd â budd cyhoeddus. 
Mae tryloywder y gweithredu yn arbennig o bwysig, gan nad yw'r pwrpas 
prosesu pellach hwn yn un y bydd y rhan fwyaf o wrthrychau'r data wedi meddwl amdano. I'r gwrthwyneb, bydd archifo cofnodion a gaffaelwyd yn anghyfreithlon neu ddata sy'n deillio o brosesu anghyfreithlon yn annhebygol o fod er budd y cyhoedd er y gallai dal fod â gwerth tystiolaethol hanesyddol. 

## Meini Prawf Ar Gyfer Dibenion Archifo Er Budd Y Cyhoedd 55. Nid Yw Budd Y Cyhoedd Wedi'I Ddiffinio Yng Nghyfraith Y Deyrnas Unedig Gan

y gall newid dros amser ac yn sgil amgylchiadau. Mae'r meini prawf a 
awgrymir o ran prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd i'w gweld 
isod. Efallai y bydd ffactorau eraill mewn amgylchiadau penodol. Ni fydd yn rhaid bodloni'r holl feini prawf hyn (er y byddai disgwyl mwy nag un) gan mai dangosyddion ydynt a bydd amgylchiadau'n amrywio rhwng sectorau a  
rhwng graddau maint ac adnoddau'r gwasanaeth archifau: 
 Pwrpas - diben archifo yw galluogi ymchwil ac ymchwiliadau o bob math; 
atebolrwydd hirdymor; darganfod hunaniaeth, cof a hanes personol, cymunedol a chorfforaethol, a'u bod ar gael; sefydlu a chynnal hawliau, rhwymedigaethau a chynseiliau; defnydd addysgol; ac ailddefnyddio masnachol ac anfasnachol; 
 Gweithgareddau - a yw rhai neu'r holl weithgareddau a amlinellir yng 
Nghronicliad 158 y GDPR wedi'u cynnal gan y sefydliad neu ar ei ran? Y gweithgareddau yw 'caffael, cadw, arfarnu, trefnu, disgrifio, cyfathrebu, hyrwyddo, lledaenu a darparu mynediad at gofnodion o werth parhaol'; 
 Gwerth parhaol - a yw'r archifo'n ymwneud â chofnodion sydd wedi'u 
dewis ar gyfer cadwraeth barhaol? A yw'n ymwneud ag arfarnu cofnodion a gweithgareddau sydd â'r bwriad o sicrhau eu cadwraeth barhaol, megis eu cadw'n ddiogel, eu paratoi i'w trosglwyddo, trefnu a disgrifio'r rhai a ddewiswyd ar gyfer cadwraeth? Gellid cadw cofnodion o werth parhaol trwy swyddogaethau creu yn ogystal â gwasanaethau archifau; 
 Tryloywder - a yw'r corff yn dryloyw ynghylch y ffaith ei fod yn archifo data 
personol, natur yr archifo, sut mae'n rheoli'r data hwnnw a sut y gall 
gwrthrychau'r data gysylltu ag ef? A yw'n tynnu sylw at yr archifo, e.e. ar ei wefan, trwy bolisïau perthnasol, hysbysiadau preifatrwydd neu ddarparu catalogau ar-lein, canllawiau a deunyddiau eraill wedi'u llunio gan y gwasanaeth archifau? A yw'n cyflenwi manylion ei archifau i'w cynnwys yng Nghofrestr Genedlaethol Archifau (a gedwir gan yr Archifau Gwladol) neu Gofrestr Genedlaethol Archifau yr Alban (a gedwir gan Gofnodion Gwladol yr Alban) neu rywle arall; 

 Safonau - A yw'r archifo'n talu sylw dyledus i safonau perthnasol? Mae 
cydymffurfio â safonau yn sicrhau bod y gweithgarwch archifo yn cefnogi cydymffurfio â diogelu data yn ogystal â diogelu dilysrwydd a chywirdeb yr archifau. A oes polisïau, gweithdrefnau a dogfennau clir? Pan fo hynny'n briodol, a gyflogir archifydd proffesiynol neu chwilio am ganllawiau proffesiynol? Un ffordd o ddangos cydymffurfiaeth yw cydnabyddiaeth gan 
y cynllun achredu cenedlaethol, sy'n darparu fframwaith trosfwaol, 
cymesur ac wedi'i ddilysu'n allanol ar gyfer asesu gweithrediadau archifo ac mae ar gael i'r rhan fwyaf o sefydliadau sydd â swyddogaethau archifo, beth bynnag fo'u maint. Efallai y bydd angen i sefydliadau nad ydynt wedi ceisio achrediad ddod o hyd i ffyrdd eraill o ddangos bod yr archifo a wneir ganddynt yn cydymffurfio â safonau perthnasol ond bod hyn yn ystyried anghenion a rheolaeth y gymuned fel y bo'n briodol; 
 Mynediad - a yw rhyw fath o fynediad i'r cyhoedd yn unol â'r egwyddorion 
diogelu data a ganiateir, neu a yw'n debygol y caniateir hynny yn y 
dyfodol pan na fydd yr archifau yn gyfrinachol mwyach? Fel arall, a yw'r 
archifau sydd ar gael i gynulleidfa gyfyngedig â phwrpas budd y cyhoedd iddynt, megis ymchwilwyr academaidd, rheoleiddwyr neu ymchwilwyr swyddogol, neu a oes gwybodaeth ar gael yn anuniongyrchol trwy ymatebion i ymholiadau ysgrifenedig? A ddefnyddir yr archifau at ddibenion heblaw am fudd masnachol neu breifat y corff sy'n eu cadw e.e. ar gyfer addysg? 
 
Beth nad yw archifo er budd y cyhoedd 
56. Dylid gwahaniaethu rhwng archifo a chadw cofnodion am gyfnod hir, ond 

cyfyngedig i gefnogi gofynion busnes neu gyfreithiol cyfredol (e.e. at 
ddibenion pensiwn). Ni ddylid cymysgu archifo ag anfon cofnodion i'w 
storio'n rhatach oddi ar y safle neu symud data o system fyw. Defnyddir y term 'archifo' weithiau yn y cyswllt hwn mewn cyfrifiadura i olygu cadw data mewn systemau all-lein. Os yw data personol neu gofnodion sy'n cynnwys y 
wybodaeth yn cael eu cadw'n unswydd at ddiben busnes neu gyfreithiol 
cyfredol diffiniedig a'r bwriad yw eu dinistrio ar ôl i hynny ddod i ben, yna nid yw at ddibenion archifo er budd y cyhoedd. 
 Nid yw prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn cynnwys 
prosesu data personol yn unswydd ar gyfer anghenion a gweithgarwch presennol busnes; 
 Nid yw'n cynnwys prosesu data personol mewn cofnodion sy'n cael eu 
storio am gyfnod cyfyngedig penodol; 
 Nid yw'n cynnwys cofnodion sydd wedi'u dynodi yn rhai nad oes ganddynt 
unrhyw werth parhaol posibl neu werth a gadarnhawyd. 

## Prosesu Ar Gyfer Dibenion Archifo

Pam fod rheolau diogelu data arbennig ar gyfer archifo? 

57. Mae gwasanaethau archifau yn cadw archifau oherwydd eu gwerth 

tystiolaethol i sefydliad neu berson yn yr ystyr ehangaf. Fel ffynonellau 
gwreiddiol, mae archifau yn trosglwyddo tystiolaeth ddilys o weithgarwch a phrofiad dynol trwy amser i'r cenedlaethau presennol a rhai'r dyfodol. Er mwyn i gofnodion gadw eu gwerth a'u dilysrwydd, sy'n hanfodol er mwyn sicrhau eu didueddrwydd i dystio i ddigwyddiadau'r gorffennol, mae cadwraeth y data personol sydd ynddynt yn hanfodol. 
58. Mae cofnodion sy'n cael eu harchifo yn aml yn unigryw o ran cynnwys a 
chyd-destun, fel arfer ni chânt eu cyhoeddi adeg eu creu, na'u caffael yn 
uniongyrchol o wrthrych y data ac fe'u trefnir yn ôl y broses fusnes a gynhyrchodd hwy. Mae'n debygol na fydd data personol sensitif ar gael i'r cyhoedd am sawl degawd er mwyn diogelu hawliau preifatrwydd unigolion. Mae angen prosesu data mor sensitif ar gyfer dibenion archifo ymhell cyn unrhyw ddefnydd gan ymchwilwyr ac mae'n annhebygol o gael effaith sylweddol ar breifatrwydd, yn enwedig os nad yw ar gael yn gyhoeddus. Mae dibenion archifo yn ymwneud lawn gymaint â sicrhau bod data personol yn goroesi i alluogi defnydd ymchwil yn y dyfodol ag ydyw yn ymwneud â hwyluso defnydd ymchwil presennol. Gall gwasanaethau archifau reoli'r casgliadau a grëwyd gan lawer o wahanol sefydliadau ac unigolion yn eu harchifau.Fel arfer, nid oes gan wasanaethau archifau berthynas gyfredol na chysylltiad â'r unigolion y maent yn cadw eu data gan nad oeddent yn aml wedi creu llawer o'r cofnodion. O ganlyniad, mae'n anos dod o hyd i ddata 
personol penodol, yn enwedig mewn cofnodion papur hŷn, felly byddai 
ymateb i hawliau gwrthrych y data yn llawer dwysach nag ar gyfer y rhan fwyaf o reolyddion data. 
 
59. Bydd natur y cytundeb a wneir gyda'r adneuwr neu'r rhoddwr yn pennu rôl y 
gwasanaeth archifau mewn perthynas â chasgliad. Rhaid i gyfrifoldebau bob un perthnasol parthed diogelu data fod yn glir. Fel rheol gyffredinol gellir 
rhannu archifau a dderbynnir gan wasanaeth archifau i dri chategori: 
 
 Cofnodion a drosglwyddwyd o ran arall y sefydliad, a all fod yn awdurdod 
cyhoeddus neu gorff sector preifat fel cwmni neu dŷ hanesyddol. Dylai 
polisi corfforaethol nodi'r sail ar gyfer trosglwyddo archifau sy'n cynnwys 
data personol i'r gwasanaeth archifau a lefel y rheolaeth a'r cyfrifoldebau a 
drosglwyddir gyda hwy megis ymateb i geisiadau pobl am ddata; 
 
 Rhoddion, cymynroddion neu bryniannau, a'r ffactor cyffredin yw bod 
perchenogaeth gorfforol yr archifau yn trosglwyddo i'r archifdy neu ei riantsefydliad. Y rheolydd data fydd y sefydliad y mae'r archifdy yn rhan ohono, 
oni bai fod amod benodol i'r gwrthwyneb; 
 
 Adneuon ar fenthyg o ffynonellau allanol, pan fo'r warchodaeth yn 
trosglwyddo i'r archifdy ond mae'r berchnogaeth yn aros gyda'r adneuwr neu barti arall, megis ymddiriedolaeth. Mewn achosion o'r fath gall y sefydliad y mae'r gwasanaeth archifau yn rhan ohono ddod yr unig reolydd data neu efallai y bydd yn rhannu'r cyfrifoldeb hwnnw gyda'r perchennog 
fel cyd-reolyddion data, neu gall weithredu fel prosesydd data yn unig, gan adael y rheolaeth yn gyfan gwbl yn nwylo'r perchennog. Bydd pa un sy'n berthnasol yn dibynnu ar delerau'r adneuaeth. Fel rheol gyffredinol, po fwyaf o reolaeth dros fynediad a defnydd sy'n cael eu trosglwyddo i'r archifdy, po fwyaf tebygol yw hi y bydd ei riant-sefydliad wedi cael cyfrifoldebau rheolydd data. Ceir amrywiad ar yr opsiwn olaf hwn pan drosglwyddir y rheolaeth i'r gwasanaeth archifau yn gyfan gwbl neu'n rhannol, ond caiff y storio ei gontractio i drydydd parti sy'n brosesydd data. 

Pan ddefnyddir prosesydd data, rhaid rhoi cytundeb ysgrifenedig ar waith. Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn darparu canllawiau ar ddehongli rheolyddion a phroseswyr data a'u dyletswyddau. Yr hyn sy'n hanfodol yw bod budd parhaus y perchennog yn y cofnodion a rhwymedigaethau pob parti wedi'u nodi'n glir yn y cytundeb adneuo. Os yw telerau'r adneuo yn aneglur ac na wyddys pwy yw'r perchennog cyfredol neu na ellir cysylltu â hwy, dylid ystyried yn ddiofyn mai'r sefydliad y mae'r archifdy yn rhan ohono yw'r rheolydd data. Dylai cytundebau trosglwyddo ac adneuo egluro cyfrifoldebau'r gwasanaeth archifau, gan nodi a yw'r person neu'r corff cychwynnol yn cadw neu'n trosglwyddo'r cyfrifoldebau rheolydd data. Mae'n bosibl y bydd angen cael cyngor cyfreithiol i sicrhau bod geiriad y cytundebau hyn yn gywir. 

 
60. Fel arfer, gwneir y prosesau archifo gan un sefydliad. Fodd bynnag, mewn 
rhai sefyllfaoedd, caiff y gweithgareddau sy'n gysylltiedig ag archifo eu 
rhannu rhwng dau sefydliad neu eu dosbarthu mewn ffordd arall. Er enghraifft, mae'n bosibl y gall gwaith storio a chadwraeth gael ei gontractio i 
gwmni arbenigol sy'n atebol i'r sefydliad contractio mewn cysylltiad â'r gwaith hwnnw neu efallai y caiff rheoli'r gwaith ei gontractio allan i ymddiriedolaeth 
hyd braich neu gyd-wasanaeth. Ceir enghraifft arall yn achos cofnodion llywodraeth y Deyrnas Unedig pan fo adrannau'r llywodraeth sydd wedi creu'r cofnodion ac yn eu gwarchod cyn eu trosglwyddo hefyd yn cwblhau gweithgareddau cyn-drosglwyddo, megis arfarnu, trefnu a disgrifio,21 ac yna gwneir y gweithgareddau eraill - derbyn, cadw etc. - gan yr Archifau Gwladol neu fan adneuo arall. Cwblheir y gweithgareddau cyn-drosglwyddo fel rheol o dan arweiniad cyffredinol neu oruchwyliaeth yr Archifau Gwladol22 
neu fan adneuo arall. Mae'r gwaith hwn gyfystyr â phrosesu ar gyfer dibenion archifo, waeth ymhle mae'n digwydd neu pwy sy'n ei wneud.23 

## Arfarnu (Dewis) 61. Wrth Ystyried Cadw Data Personol Yn Barhaol, Dylid Rhoi Ystyriaeth Ddifrifol I

ba raddau y bydd hyn er lles y cyhoedd. Bydd hyn yn golygu pwyso a mesur a fyddai cymdeithas yn ei chyfanrwydd, ac yn enwedig ymchwilwyr, yn elwa 
o gadw'r data ar gyfer ymchwil hanesyddol a dibenion eraill. Dylid cofnodi 
pob penderfyniad arfarnu fel arfer proffesiynol da a chyhoeddi polisïau casglu fel y bo'n briodol. Bydd y ddogfennaeth yn helpu i ddangos bod y data a gadwyd o werth parhaol gan ei fod wedi bod trwy broses ddethol. 
62. Rhaid i bob gwasanaeth archifau sy'n caffael data personol allu dangos bod 
eu prosesu ar y data hwnnw yn gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw, yn unol ag egwyddor (a): cyfreithlondeb, tegwch a thryloywder. Dylai'r bobl hynny sy'n ymwneud ag arfarnu cofnodion digidol cyn eu trosglwyddo sicrhau bod data personol o werth parhaol yn cael ei nodi cyn gynted â phosibl ar ôl ei greu a bod dulliau parhad digidol yn cael eu cymhwyso yn unol â hynny er mwyn cadw dilysrwydd y cofnod. Ar ôl dewis y data, gall eithriadau archifo fod yn berthnasol i ymdrin â hawliau gwrthrychau'r data hyd yn oed tra bod y data yng ngofal y swyddogaeth greu. 

63. Mae'r GDPR yn manylu ynghylch yr hyn y mae angen i chi ei ddweud wrth 
unigolion pan gewch eu data personol (gwybodaeth am breifatrwydd). Pan fydd gwasanaeth archifau yn cael data personol o ffynhonnell heblaw am oddi wrth wrthrych y data, mae wedi'i eithrio o'r angen i roi gwybodaeth am breifatrwydd iddynt os byddai gwneud hynny yn amhosibl neu'n golygu ymdrech anghymesur. Mae hyn yn fwyaf tebygol o fod yn wir pan nad oes gan y gwasanaeth archifau unrhyw fanylion cyswllt perthnasol ar gyfer gwrthrych y data ac nid oes ganddo unrhyw ddull rhesymol o gael gafael arnynt.24 Os nad yw gwasanaeth archifau yn darparu gwybodaeth am breifatrwydd yn uniongyrchol i wrthrychau'r data, rhaid iddo gymryd mesurau priodol eraill i ddiogelu eu hawliau a'u rhyddid. Dau fesur y mae'n rhaid eu cyflawni bob amser yw sicrhau bod gwybodaeth am breifatrwydd ar gael i'r cyhoedd (e.e. ar wefan) a chynnal asesiad effaith diogelu data i asesu a lliniaru risgiau prosesu a allai fod yn anhysbys i wrthrychau'r data. Mae mesurau perthnasol eraill i wasanaethau archifau liniaru annhegwch posibl peidio â rhoi gwybodaeth am breifatrwydd i wrthrychau'r data yn gallu cynnwys: 
 prosesu'r data mewn ffordd sydd fel arall yn dryloyw;  cadw cofnodion yn gaeedig am gyfnod priodol;  cyfyngu ar fynediad a'i ddefnyddio ar gyfer ymchwil yn unig (gan 

anonymeiddio'r canlyniadau). 
Bydd angen asesu fesul achos gan nad yw'r eithriad yn gyffredinol. Mae gan wefan y Comisiynydd Gwybodaeth ragor o arweiniad ar ba wybodaeth am breifatrwydd y dylid ei darparu i unigolion. 

 
Derbyn/caffael 
64. Dylai'r holl archifau sydd newydd gael eu derbyn, boed yn ddigidol neu yn 
rhai â llaw, gael eu hasesu am risg a'u samplu fel y bo'n briodol i ganfod a ydynt yn cynnwys data personol, yn enwedig categorïau arbennig o ddata personol, sy'n dod o dan y ddeddfwriaeth, er enghraifft cronfa ddata neu gyfres o ffeiliau achos am unigolion enwog sy'n dal yn fyw. Bydd cyrff nad ydynt yn ddarostyngedig i'r Deddfau Rhyddid Gwybodaeth yn canfod bod rhai cofnodion â llaw heb strwythur iddynt y tu allan i'r ddeddfwriaeth. Dylai cyrff sy'n ddarostyngedig i'r Deddfau Rhyddid Gwybodaeth gymryd yn ganiataol bod yr holl gofnodion sy'n cynnwys data personol am unigolion byw adnabyddadwy yn ddarostyngedig i'r ddeddfwriaeth. 
 
65. Fel rheol gyffredinol, mae'n symlach derbyn dim ond y setiau hynny o ddata 
personol nad oes eu hangen mwyach ar gyfer busnes cyfredol ac felly gellir eu cadw at ddibenion cadwraeth archifol yn unig. Y rheswm am hyn yw y 
                                               
 
bydd yn glir eu bod yn gofnodion hanesyddol, er bod defnydd busnes posibl yn dal arnynt. Fodd bynnag, efallai na fydd hyn bob amser yn ymarferol ac efallai y bydd defnydd deuol pellach arnynt yn angenrheidiol. Dylid hefyd ei gwneud yn glir i rywun sy'n ymgynghori â'r data a yw'r cofnodion yn dal i gael eu defnyddio'n weithredol ac wedi eu diweddaru, neu yn hytrach yn adlewyrchu sefyllfa hanesyddol. 

66. Manylir am dryloywder yn egwyddor (a) (cyfreithlondeb, tegwch a 
thryloywder) a'i awgrymu yng Nghronicliad 39, lle mae prosesu cyfreithlon yn gysylltiedig ag ymwybyddiaeth gwrthrych y data am y prosesu hwnnw. Lle bo angen, mae Erthygl 14(5)(b) yn cynnig mwy o hyblygrwydd o ran dibenion 
archifo yn y modd y darperir gwybodaeth am dryloywder i wrthrychau'r data. 
Beth bynnag fo ffynhonnell y deunydd, bydd angen i wasanaeth archifau 
drafod sut y darperir data tryloywder yn effeithiol i wrthrychau'r data trwy 
hysbysiadau preifatrwydd, yn ogystal â sicrhau bod cytundebau clir ar waith 
sy'n diffinio pa gyfrifoldebau sydd gan y ddau barti ar gyfer y data archifedig 
a'i ddefnydd yn y dyfodol. Mae hyn yn arfer da yn y sector. Mae cyhoeddi polisïau clir ynghylch pa fathau o ddeunydd y mae gwasanaeth archifau am ei archifo yn helpu i ddangos bod data personol mewn casgliadau yn berthnasol ac nad oes gormod ohono. 

## Diogelwch A Chadwraeth 67. Dylai'R Rheiny Sy'N Gyfrifol Am Ddata Personol Sicrhau Bod Digon O Ddiogelwch

wedi'i ddarparu. Bydd hyn yn dibynnu ar natur ac oedran y wybodaeth ac i ba raddau y mae angen ei diogelu. Er enghraifft, bydd categorïau arbennig o ddata personol yn fwy tebygol o angen mynediad cyfyngedig iddo gan gyn 
lleied o staff ag sy'n angenrheidiol. Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn 
cynnig arweiniad pellach ar ddiogelwch gwybodaeth ac asesu risg. Bydd y 
mesurau diogelwch sy'n briodol ar gyfer gwasanaeth archifau yn dibynnu ar 
ei amgylchiadau, felly dylid mabwysiadu ymagwedd sy'n seiliedig ar risg. 
68. Dylid ystyried cadwraeth ddigidol wrth asesu anghenion diogelwch. Efallai y 
bydd gwasanaeth archifau angen cymorth gan eraill i gynnal gweithgareddau 
cadwraeth ddigidol. Mae angen disgrifio'r berthynas hon yn glir a chytuno'n 
ffurfiol ar y lefelau gwasanaeth a ddisgwylir, a'i ddogfennu, i sicrhau atebolrwydd pawb perthnasol. Pan ddefnyddir darparwyr gwasanaeth, mae'n bwysig nodi mai'r sefydliad comisiynu sy'n parhau i fod yn gyfrifol am y cofnodion digidol ar bob adeg. Dylai gweithgarwch cadwraeth ddigidol sicrhau bod dulliau gwiriadwy a dibynadwy o ddiogelu dilysrwydd cofnodion digidol. Mae hyn yn rhoi mynediad parhaus i wybodaeth ddigidol yn y dyfodol. Yn yr un modd, os yw storio papur neu wasanaethau arbenigol wedi'u contractio allan, y corff comisiynu sy'n parhau i fod yn rheolydd data. 
Trefnu a disgrifio - metadata, catalogau a chymhorthion canfod 

69. Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn ymdrin â chatalogau ar-lein a 
chymhorthion canfod sydd ar gael i'r cyhoedd os oes cofnodion sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol ynddynt. Bydd cymhorthion canfod â llaw hefyd yn gynwysedig yn hyn os oes gwybodaeth bersonol ynddynt sydd mewn fformat digon strwythuredig neu'n cael eu cadw gan gorff Rhyddid Gwybodaeth. Yn dibynnu ar sensitifrwydd y wybodaeth, efallai na fydd yn 
addas darparu mynediad i'r cyhoedd i bob metadata a chynnwys 
cymhorthion canfod os oes modd adnabod unigolion (gweler Mynediad isod). Mae'n bosibl y bydd cynnal Asesiad Effaith Diogelu Data yn briodol. Mae'r Asesiad Effaith hwn yn fframwaith da i weithio ynddo er mwyn nodi a lliniaru problemau preifatrwydd. Mae rhagor o fanylion am y rhain i'w gweld ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth. Trwy gyfyngu'r disgrifiad a'r mynediad i fanylion personol (e.e. trwy eu rhoi dan ffugenw neu olygiad) am gyfnod cyfyngedig os oes angen, mae dibenion archifo er budd y cyhoedd yn parchu'r egwyddor o geisio lleihau data drwy gyfyngu prosesu i'r hyn sy'n angenrheidiol. Efallai y bydd disgrifiad ar lefel cofnod/gwrthrych yn ddiniwed ynddo'i hun ond o'i ddarllen ar y cyd â'r wybodaeth gyd-destun ar lefel uwch, gall dorri hawliau diogelu data'r unigolyn. Er enghraifft, efallai nad ystyrid y byddai enw a dyddiad geni yn gwneud fawr o ddrwg ond yng nghyd-destun ffeiliau achosion cleifion ysbyty iechyd meddwl, fe ddaw yn sensitif. 

70. Fel rheol gyffredinol, mae asesu sensitifrwydd disgrifiadau yn gofyn am 
ystyried yr un ffactorau ag ar gyfer mynediad trydydd parti i'r cofnod. Os yw 
enw yn sensitif ond yn ganolog i'r rheswm dros ddewis y ffeil a dylai felly fod yn y disgrifiad, dylid cadw'r disgrifiad yn ôl neu ei olygu tra bod y ddogfen yn gaeedig. Os nad oes angen cynnwys enw yn y disgrifiad (oherwydd, er 
enghraifft, mae'r ffeil yn ymwneud â chynsail) ac nid oes unrhyw resymau 
eraill pam na ddylid rhyddhau'r disgrifiad, yna gall y disgrifiad fod yn agored. Gellir gofyn sawl cwestiwn: 
 A yw'r person yn fyw neu wedi marw? Rhagdybiwch oes o 100 mlynedd 
os nad ydych chi'n gwybod dyddiad marw'r unigolyn; 
 A oes modd adnabod y person? Sylwer nad yw enw ynddo'i hun (John 
Smith) yn golygu bod modd adnabod person; cysylltiad yr enw â gwybodaeth arall, megis swydd y person neu ddigwyddiad neu leoliad a fyddai fel arfer yn rhoi modd adnabod unigolyn. Os yw'r ddogfen yn gaeedig ac nad yw'r disgrifiad yn rhoi digon o wybodaeth i adnabod yr unigolyn, gellir cynnwys enw personol mewn disgrifiad agored. Er 
enghraifft, gellid disgrifio eitem ynghylch achos llys troseddol fel "Achos llys J Jones" ond er bod yr eitem yn gaeedig, ni ellid adnabod J Jones o'r 
disgrifiad ei hun oni bai y rhoddir gwybodaeth gyd-destunol arall; 
 A oes wir raid enwi'r unigolyn mewn disgrifiad? Os yw'r archifau wedi'u 
dewis oherwydd eu bod yn cynnwys papurau polisi neu gynsail, fel arfer 
nid oes angen cynnwys enwau'r unigolion yn y disgrifiad oherwydd dylai'r 
ffocws fod ar y polisi neu'r cynsail; 
 A oes cyfyngiad statudol ar ryddhau gwybodaeth yn y disgrifiad? Er 
enghraifft, mae rhai deddfau yn diogelu cyfrinachedd gwybodaeth bersonol megis dioddefwyr troseddau rhywiol; 
 A yw'r cofnod cysylltiedig yn agored neu'n gaeedig i'r cyhoedd? Os yw'r 
cofnod yn gaeedig, ystyriwch a yw'r disgrifiad yn datgelu'r wybodaeth y 
mae gwneud y cofnod yn gaeedig wedi'i lunio i'w diogelu. Os yw'n datgelu, efallai y bydd angen diwygio'r disgrifiad neu ei adolygu hyd nes y gellir rhyddhau'r cofnod, yn aml trwy ddileu'r enw. Os yw'n hollol angenrheidiol, dylid atal y disgrifiad llawn. Os yw'r cofnod yn agored, dylai'r disgrifiad fod yn agored ond rhaid iddo fod yn deg, yn gywir ac yn annhebygol o achosi niwed sylweddol neu drallod sylweddol i wrthrych y data; 
 A yw'r wybodaeth yn gyhoeddus eisoes? Mae gwybodaeth a adroddir gan 
lys agored eisoes yn gyhoeddus oni bai ei fod yn glir bod cyfyngiadau 
adrodd wedi'u gosod a heb eu codi. Fodd bynnag, efallai na fydd bob 
amser yn glir o gofnod llys yr hyn a adroddwyd mewn achos. Os yw gwrthrych y data wedi rhoi'r un wybodaeth amdanynt eu hunain yn y parth cyhoeddus, yna mae'n fwy tebygol y gall gwasanaethau archifau gyfiawnhau ei datgelu. Fodd bynnag, nid yw'r ffaith fod gwybodaeth yn gyhoeddus ar un adeg, er enghraifft mewn ardal leol, ac os yw hyn wedi digwydd beth amser yn ôl, ynddo'i hun yn cyfiawnhau ei datgelu gan yr archif gan y gallai ei lledaenu ymhellach fod yn annheg ac felly byddai asesiad risg yn ddefnyddiol; 

 A yw'n debygol y gallai rhyddhau gwybodaeth bersonol mewn disgrifiad 
achosi gofid neu niwed i wrthrych y data? Mae hyn yn berthnasol yn enwedig, ond nid yn unig, i gategorïau arbennig o ddata personol. Mae 
angen ffurfio barn i asesu difrifoldeb y gofid neu'r niwed y gellid ei achosi 
ac a yw hynny'n deg i'r unigolyn. 
71. Gall cyrff sy'n ddarostyngedig i'r Deddfau Rhyddid Gwybodaeth dderbyn cais 
am wybodaeth bersonol mewn disgrifiad caeedig, yn aml fel rhagflaenydd i gais am y wybodaeth ei hun. Er bod dyletswydd i gadarnhau neu wrthod bod gwybodaeth yn cael ei chadw ac i ddarparu'r wybodaeth honno, mae eithriad 
o'r ddyletswydd honno yn berthnasol os byddai gwneud hynny yn rhyddhau 
gwybodaeth wedi'i heithrio. 
Mynediad Cyfathrebu / archwilio 72. Nid yw'r gyfraith diogelu data yn rhoi hawliau i drydydd parti gael mynediad 

at ddata personol. Ni ddylai mynediad at ddata personol mewn archifau gan unrhyw un heblaw gwrthrych y data neu'r rheolydd data ddigwydd hyd nes y ceir asesiad o'r effaith debygol ar hawl preifatrwydd gwrthrych y data. Efallai y bydd yn amhosibl hyd nes y bydd gwrthrych y data wedi marw, neu gellir tybio eu bod. 
 
73. Dylai gwasanaethau archifau fedru dangos bod datgelu data personol yn 
deg, yn gyfreithlon ac yn dryloyw yn unol ag Egwyddor (a). Mae'n bosibl y 
bydd modd cael mynediad ar gyfer ymchwil wyddonol (yn ei ystyr ehangaf), 
ymchwil hanesyddol neu ystadegol o fewn y mesurau diogelwch. Dylid egluro a dogfennu penderfyniadau i ganiatáu neu wrthod mynediad er mwyn 
i wasanaethau archifau fedru dangos eu bod wedi gweithredu yn unol â'r 
gyfraith ac yn ddidwyll os derbynnir ceisiadau tebyg. Dylid trin ceisiadau am fynediad gan wrthrych y data ei hun yn wahanol o dan y gyfraith diogelu data. 

## Rhagdybiaeth Ynghylch Hyd Oes

O ystyried y nifer fawr o unigolion sy'n aml yn ymddangos mewn casgliadau archifau, ni fydd gwasanaethau archifau mewn sefyllfa i ganfod a ydynt yn dal yn fyw ai peidio. Os na wyddys a yw gwrthrych y data yn fyw neu'n farw, gellir defnyddio'r rhagdybiaethau gweithredol canlynol: 

 - Rhagdybiwch oes o 100 mlynedd; - Os na wyddys oedran gwrthrych data sy'n oedolyn, rhagdybiwch eu bod yn 16 ar adeg y cofnodion; 
- Os na wyddys oedran gwrthrych data sy'n blentyn, rhagdybiwch eu bod yn 
llai nag 1 oed ar adeg y cofnodion. 
Os gwyddys bod yr unigolyn yn hŷn na 100 mlwydd oed ac yn dal yn fyw yna mae angen parhau i gydymffurfio â'r gyfraith diogelu data. Mae ganddynt hawl i wneud cais gwrthrych data i gael mynediad neu i arfer unrhyw un o'u hawliau eraill. 

74. Os cedwir data personol mewn archifau sy'n atebol i ddeddf Rhyddid 
Gwybodaeth, h.y. eu bod yn cael eu cadw gan, neu ar ran, awdurdod cyhoeddus, mae gan drydydd parti sy'n ceisio cael mynediad at ddata personol o dan y Ddeddf yr hawl i gael gwybod a ydyw yn cael ei gadw a hawl i'w gael, oni bai bod eithriad yn berthnasol. Mae rhagdybiaeth bod gwybodaeth a ddarperir i ymholwr dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth hefyd ar gael i unrhyw ymholwr arall, h.y. mynediad i un yn golygu mynediad i bawb. Mae'r eithriad mwyaf perthnasol yn Neddf y Deyrnas Unedig yn adran 40 ac yn adran 38 yn Neddf yr Alban. Mae'n ei gwneud yn ofynnol i wasanaethau archifau ystyried a fyddai cadarnhau bodolaeth y data neu ei ryddhau yn torri unrhyw un o'r Egwyddorion. Os felly, dylid defnyddio eithriad. Sylwer nad yw'n bosibl wrth ddarparu mynediad dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth i osod unrhyw amodau ar fynediad i ddata personol a fynegir gan y Ddeddf. 
 
75. Hyd yn oed pan na chaiff mynediad ei atal gan y gyfraith diogelu data, efallai 
y bydd angen ystyried eithriadau Rhyddid Gwybodaeth eraill hefyd. Er enghraifft, gallai eithriad yn adran 38 Deddf Rhyddid Gwybodaeth y Deyrnas Unedig ac adran 39 Deddf Rhyddid Gwybodaeth yr Alban fod yn berthnasol, sef caniatáu cadw gwybodaeth yn ôl os byddai ei rhyddhau yn peryglu iechyd corfforol neu feddyliol neu ddiogelwch unigolyn byw megis perthynas, neu gallai'r eithriad yn adran 41 Deddf y DU ac adran 36 Deddf yr Alban fod yn gymwys, sef ar gyfer gwybodaeth y mae dyletswydd i beidio â thorri hyder. 
76. Dylai gwasanaethau archifau mewn awdurdodau cyhoeddus nodi y gall data 
personol heb strwythur iddo mewn casgliadau cofnodion o darddiad preifat ddod o fewn Deddf Rhyddid Gwybodaeth y DU yn rhinwedd ei fod yn cael ei 
gadw gan gorff cyhoeddus sy'n atebol i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth y 
DU.25 Mae'r sefyllfa yn wahanol i wasanaethau archifau mewn awdurdodau 
cyhoeddus sy'n ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yr Alban, pan 
 
gedwir cofnodion o'r fath ar ran person preifat. Ni fydd data personol heb strwythur iddo sy'n dod o darddiad preifat ond a gedwir gan awdurdodau cyhoeddus yr Alban yn dod o fewn cwmpas y Ddeddf oni bai fod y berchenogaeth ar y data wedi'i throsglwyddo i'r gwasanaeth archifau neu ei riant-sefydliad. 

77. Rhaid i fynediad fod yn gyfreithlon. Mae Egwyddor (a) yn mynnu bod yn 
rhaid prosesu data personol yn gyfreithlon ac felly, hyd yn oed os 
ymddengys nad yw'r Ddeddf yn rhwystro mynediad, rhaid ystyried agweddau eraill ar gyfreithlondeb. Rhaid parchu statudau sy'n diogelu cyfrinachedd 
gwybodaeth bersonol a'r hawl i barch at fywyd preifat a theuluol yn Neddf Hawliau Dynol 1998. Er enghraifft, mae Deddf Troseddau Rhywiol (Gwelliant) 1992 yn amddiffyn anhysbysrwydd dioddefwyr rhai troseddau penodol yn ystod eu hoes. Dylai gwasanaethau archifau wirio a oes unrhyw 
eithrio statudol ar fynediad i ddata personol y maent yn bwriadu ei ryddhau. Erys darpariaethau eraill y gyfraith gyffredin megis cyfrinachedd. Gall dyletswydd o hyder fod ynghlwm wrth gofnodion penodol, er enghraifft cofnodion iechyd, pan fo angen caniatâd yr unigolyn oni bai bod budd cyhoeddus tra phwysig yn y datgeliad. Mae disgwyliad unigolyn o hyder yn eu cofnodion claf o'r fath fel na ellir datgelu cofnodion meddygol hyd nes y bydd amser wedi mynd heibio ar ôl iddynt farw. Rhaid i'r wybodaeth sydd ar gael beidio â bod yn enllibus nac yn anllad. 
 
78. Rhaid i fynediad fod yn deg. Sylwer fod hwn yn ofyniad ar wahân dan 
Egwyddor (a) er mwyn defnyddio darpariaethau at ddibenion archifo er budd y cyhoedd a'i fesur diogelwch i osgoi niwed a thrallod sylweddol. Nid yw'r darpariaethau archifo yn newid prosesu o dan Egwyddor (a) sy'n gofyn am brosesu data yn deg. Yn nhermau diogelu data, mae tegwch yn ymwneud â thrin data personol ond mewn ffyrdd y byddai unigolion yn rhesymol eu disgwyl ac nid eu defnyddio mewn ffyrdd fydd ag effeithiau andwyol anghyfiawn arnynt. Bydd hyn yn golygu bod angen ystyried y ffordd y cafwyd gafael ar y wybodaeth yn wreiddiol (mae archifo o'r we a data cyhoeddedig yn llawer llai tebygol o fod â chyfyngiadau mynediad oherwydd data personol), ei natur a'i oedran, ac a fyddai ymchwil yn gwneud yn bosibl 
adnabod unigolion. Tegwch i wrthrychau'r data yw prif bryder y gyfraith ac os oes amheuaeth ynghylch tegwch yr egwyddor ganolog yw dal y data yn ôl. Gellir dod o hyd i ragor o ganllawiau ynghylch tegwch ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth a gellir dod o hyd i fanylion am fynediad trydydd parti i wybodaeth bersonol yng nghyd-destun Rhyddid Gwybodaeth ar 
wefannau'r Archifau Gwladol a'r Comisiynydd Gwybodaeth. Dylid asesu 
effaith y datgeliad, gan ystyried y ffactorau canlynol: 
 Rhaid ystyried natur y wybodaeth. Mae rhywfaint o wybodaeth bersonol, 
gan gynnwys peth data personol categori arbennig, yn gymharol ddiniwed, nid yw eraill. O ran gwybodaeth feddygol er enghraifft: ni fyddai crybwyll bod coes person wedi'i thorri 20 mlynedd yn ôl yn rhywbeth y 
byddai pobl yn gyffredinol yn teimlo bod angen ei gadw'n gyfrinachol, er 
bod cyd-destun yn bwysig. Os yw'r wybodaeth am y goes mewn cofnod meddygol, yna mae'r rheolau o ran disgwyliad o hyder estynedig mewn perthynas â chofnodion meddygol yn berthnasol. Ar y llaw arall, mae rhai pobl yn ystyried bod cywilydd am wybodaeth am driniaeth i salwch meddwl 40 mlynedd yn ôl ac felly nid yw'n addas ei datgelu. Yn y ddau achos, mae'r wybodaeth yn 'ddata personol categori arbennig' ond gellir 
llunio barn wahanol ynghylch tegwch y datgeliad. Yn yr un modd hefyd, sylwer ar ymlyniad crefyddol person, a all fod yn amlwg o deitl eu swydd neu'r dull cyfeirio atynt - Imam, Rabi, Archesgob, ac ati. I'r pegwn eithafol, mewn rhai cyd-destunau, gallai datgelu gwybodaeth am grefydd rhywun beryglu eu diogelwch corfforol; 

 Bydd oedran a chyd-destun y wybodaeth yn berthnasol. Mae'r angen i 
sicrhau diogelwch yn gyffredinol yn lleihau dros amser er y gall disgwyliad preifatrwydd ddegawdau lawer ar ôl digwyddiad hefyd fod yn berthnasol mewn rhai achosion. Dylid ystyried oedran a statws gwrthrych y data hefyd oherwydd gall hyn effeithio ar faint y gofid y gallent deimlo. A oedd yr unigolyn yn gweithredu mewn rhinwedd gyhoeddus neu swyddogol? Mae beirniadaeth am Weinidog y llywodraeth gan gydweithiwr mewn ffeil 
swyddogol yn llai tebygol o fod yn annheg i'w ddatgelu unwaith y mae'n 
hanesyddol na beirniadaeth aelodau'r teulu am ei gilydd mewn e-byst neu 
ohebiaeth breifat gymharol ddiweddar; 
 Dylid fel rheol gynnig mynediad i wybodaeth gywir (yn hytrach na dyfalu a 
thybio) sydd eisoes yn gyhoeddus oherwydd ei fod yn gofnod cyhoeddus. Enghraifft o hyn fyddai euogfarn am drosedd mewn llys lle nad oes unrhyw gyfyngiadau ar enwi'r person (er y dylid nodi y gall ffeil achos llys gynnwys cymysgedd o wybodaeth a gyhoeddwyd ar adeg yr achos ynghyd â gwybodaeth na wnaed yn gyhoeddus). Gellid hefyd gynnig mynediad i wybodaeth sensitif bosibl a gyhoeddwyd yn fwriadol gan wrthrych y data. Mae'n amhosib rhagweld pa ymchwil y gellid ei wneud ar unrhyw set benodol o ddata a sut y gellid cysylltu hynny â data arall ond, pe byddai niwed neu ofid i unigolyn yn ganlyniad tebygol unrhyw ymchwil, dylai'r data barhau i fod yn gaeedig yn gyffredinol. 
Lledaenu - cyhoeddi / mynediad ar-lein / deunydd arddangosfa 79. Rhaid rhoi ystyriaeth ofalus i wybodaeth bersonol mewn cofnodion sydd ar 

gael ar-lein, yn enwedig os bydd y wybodaeth honno'n agored i beiriannau chwilio. Mae rhoi data personol ar wefan, gan gynnwys copïau digidol o gofnodion llaw, yn wahanol i brosesu cofnodion papur ar gyfer edrych arnynt ar y safle, oherwydd maint a mynediad rhwyddach. Ni ddylid gosod data neu 
fersiwn ddigidol o gofnodion ar-lein oni bai bod eu cynnwys wedi'u hadolygu 
a'i bod yn deg ar wrthrychau'r data i wneud yr archifau ar gael fel hyn. Mae'n 
bosibl bod archwilio cofnodion papur ar y safle yn deg oherwydd nad oes modd chwilio yn ôl enw, tra byddai mynediad ar-lein yn annheg os oes metadata y gellir chwilio drwyddo yn ôl enw. Yn yr achos hwnnw, efallai na fydd y rhai sy'n dod ar draws mynegai'r data trwy ddefnyddio peiriant chwilio yn ymwybodol o gyd-destun archifol neu oedran y wybodaeth. 
 
80. Mae angen gofal gyda ffotograffau, paentiadau, ac ati. Hyd yn oed os yw 
ffotograff yn anhysbys yn yr ystyr nad oes enwau yn gysylltiedig ag ef, nac enwau wedi'u tagio yn y metadata, mae'n bosibl y gellir yn dal adnabod yr unigolyn. Ym mhob achos, rhaid ystyried yr effaith debygol ar bobl o ryddhau eu delwedd. Cofiwch fod lluniau yn aml yn portreadu data personol o gategorïau arbennig: pobl sy'n cael triniaeth feddygol, pobl yn cael eu harestio, yn mynychu protest undebau llafur, ac ati. Rhaid cymryd gofal hefyd gyda chofnodion na fyddai ar yr olwg gyntaf yn cynnwys data personol, er enghraifft, mapiau a chynlluniau. Gallai'r rhain gynnwys enw'r syrfëwr neu'r pensaer, ond weithiau gall barn neu benderfyniadau fod mewn nodiadau arnynt, mewn modd a allai adnabod unigolion byw. Gall rhai categorïau o gofnodion digid-anedig hefyd gynnwys data personol nad yw bob amser yn amlwg ar unwaith, er enghraifft, Systemau Gwybodaeth Ddaearyddol (GIS). Gallai'r rhain gynnwys haen o ddata personol sy'n mapio unigolion, neu grwpiau o bobl y gellir eu hadnabod. Felly, rhaid cymhwyso'r un meini prawf wrth benderfynu ar ba mor addas ydynt i fynediad ehangach. 

 
81. Rhaid i unrhyw gontractwyr allanol a gyflogir i ymgymryd â delweddu a 
thrawsgrifio gael eu hysbysu, trwy'r contract, o'u cyfrifoldebau fel prosesydd 
data. Caiff gwaith digido ei wneud weithiau mewn gwledydd y tu allan i'r 
Ardal 
Economaidd 
Ewropeaidd. 
Rhaid 
i 
wasanaethau 
archifau 
a 
chontractwyr ystyried eu cyfrifoldebau o dan y GDPR, Pennod 5. Wrth ddewis deunydd ar gyfer arddangos, dylid ystyried yn ofalus hefyd ddeunydd sydd â data personol ynddo. Unwaith eto, efallai y bydd y mynediad ehangach a'r cyhoeddusrwydd cysylltiedig yn ei gwneud yn llai teg i'r 
unigolyn a gallai achosi gofid iddynt. Yn yr un modd, mae angen gofal wrth gynnwys deunydd mewn llyfr i'w gyhoeddi gan y gwasanaeth archifau. 
 
Dileu mynediad (tynnu ymaith a'i wneud yn gaeedig eto) 82. Os daw'n amlwg bod data personol ar gael i'r cyhoedd a bod perygl iddo 

achosi gofid i'r unigolion, efallai y bydd archifau am ystyried cloi'r data perthnasol (ei dynnu ymaith neu ei wneud yn gaeedig eto os yw'r data arlein). Mae enghreifftiau yn cynnwys: 
 Oherwydd newid mewn amgylchiadau, ystyrir bellach bod angen cau 
gwybodaeth mewn cofnodion a oedd wedi bod yn agored am resymau didwyll cyn hynny (e.e. os yw rhywun yn fyw ar ôl 100 mlynedd neu ni thynnwyd sylw wrth drosglwyddo neu dderbyn y wybodaeth na ddylai fod yn agored); 
 Pan fo'r deunydd yn cynnwys gwybodaeth bersonol sensitif am rywun 
sy'n dal yn fyw ac y byddai parhau â mynediad cyhoeddus yn anghyfreithlon neu'n annheg iddynt dan y gyfraith diogelu data. 
83. Wrth asesu achosion, dylai gwasanaethau archifau ystyried pa mor hir y 
mae'r wybodaeth wedi bod ar gael i'r cyhoedd, a yw'n debygol o fod ar gael 
mewn mannau eraill, a budd y cyhoedd wrth wrthod mynediad cyhoeddus i'r cofnod. Ar gyfer awdurdodau Rhyddid Gwybodaeth, nid yw ei wneud yn gaeedig eto yn effeithio ar hawliau statudol aelodau'r cyhoedd i ofyn am fynediad i gofnod caeedig trwy wneud cais o dan y Deddfau Rhyddid Gwybodaeth. 
 
84. Os yw gwefan y gwasanaeth archifau yn caniatáu i aelodau o'r cyhoedd 
dagio cofnodion catalog neu gynnwys arall, mae'n bwysig fod pobl sy'n ychwanegu tagiau yn gwybod am eu cyfrifoldebau i beidio â tharfu ar breifatrwydd unigolion sy'n byw, a dylid gwneud hynny trwy dynnu sylw darpar dagwyr at y polisi telerau defnyddio. Bydd y gwasanaeth archifau yn parhau i fod yn rheolydd data felly mae'n rhaid iddo weithredu ar unrhyw achos sy'n dod i'w sylw. 
Cyfrifoldebau defnyddwyr am ddata personol wedi'i archifo 
85. Pan fydd pobl yn cael copïau o ddata personol o wasanaeth archifau, maent 
hwythau'n dod yn rheolwyr data o ran y copïau hynny a rhaid iddynt gadw at yr egwyddorion diogelu data, oni bai eu bod yn gallu hawlio eithriad, neu os nad ydynt yn dod o dan y gyfraith diogelu data, er enghraifft oherwydd eu bod yn ei brosesu at ddibenion domestig yn unig, h.y. defnydd personol, teulu neu i'r cartref. Fodd bynnag, ni all gwasanaethau archifau reoli'r defnydd dilynol ar ddata personol a chynghorir tybio y bydd ymchwilwyr yn ddarostyngedig i'r Ddeddf, a byddai'n foesegol sicrhau bod ymchwilwyr yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau. Mae camau i ddiogelu defnydd teg a chyfreithlon ar ddata gan ddefnyddwyr cofnodion wedi'u harchifo yn cynnwys: 

 Hysbysu ymchwilwyr eu bod yn gyfrifol o dan y GDPR a Deddf Diogelu 
Data 2018 am unrhyw brosesu a wneir ganddynt ar ddata personol a ddatgelir iddynt, gan gynnwys cyhoeddi; 
 Esbonio wrth y darpar ymchwilwyr am y 'mesurau diogelwch' sy'n 
berthnasol i ddefnydd ymchwil o ddata penodol; 
 Ei gwneud hi'n ofynnol i ymchwilwyr lofnodi datganiad neu ymrwymiad, fel 
amod cael mynediad at ddata a allai fod fel arall yn gaeedig, y byddant yn 
cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth ac na fyddant yn rhoi modd adnabod 
unigolion. Dylid llofnodi ffurflenni ymrwymiad cyn ymgynghori â data personol yn nodi bod yr ymgynghori yn amodol ar gadw at yr amodau hyn, a dylid cadw'r ffurflenni ar gyfer llwybr archwilio. Os yw ymchwilwyr yn rhwymedig i god ymarfer eu sector neu ofynion penodol cyflogwyr, e.e. canllawiau a gynhyrchwyd gan bwyllgor moeseg prifysgol, yna dylid gwneud y mynediad yn amodol ar ymrwymiad yr ymchwilydd i gydymffurfio â hynny yn ogystal ag unrhyw amodau arbennig sy'n berthnasol i setiau penodol o ddata personol. Mae hyn yn arbennig o berthnasol os ydynt yn bwriadu cyhoeddi neu ddefnyddio'r data at ddibenion heblaw gweithgareddau personol neu ar gyfer y cartref. 

## Atodiad A - Egluro'R Termau A Ddefnyddir Yn Y Canllaw Hwn

Anonymeiddio  
Cuddio neu ddileu data personol. Gellid gwneud hyn drwy olygu er mwyn sicrhau na ellir adnabod gwrthrychau'r data mwyach o'r wybodaeth mewn dogfen benodol. Mewn set ddata ddigidol â strwythur iddo, gallai hyn fod trwy ddileu dynodydd ar lefel cofnod neu hefyd trwy gydgrynhoi'r cofnod fel nad yw'n cyfeirio at unigolyn ond at bob unigolyn mewn set benodol, megis ardal ddaearyddol. Y safon a bennir gan y Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer gwneud deunydd yn ddienw yw y dylai atal 'tresmaswr â chymhelliant' rhag darganfod gwybodaeth am unigolion. 

Archifau  
Deunyddiau a grëwyd neu a dderbyniwyd gan berson, teulu neu sefydliad, cyhoeddus neu breifat, wrth gynnal eu busnes ac sydd wedi cael eu cadw oherwydd y gwerth parhaol sydd ynddynt neu fel tystiolaeth o swyddogaethau a chyfrifoldebau eu crëwr, yn enwedig y deunyddiau hynny a gedwir gan ddefnyddio egwyddorion olyniaeth perchnogaeth, trefn wreiddiol a rheolaeth ar y cyd; cofnodion parhaol. (ISO 16175-1: 2010). Gall archifau fod yn anffurfiol o ran eu fformat a'r 'busnes' y maent yn ymwneud ag ef: er enghraifft, gellir creu grŵp o lythyrau rhwng cariadon a'u cadw er budd 'materion' personol a phreifat ac mewn rhai amgylchiadau gallant gynnwys deunydd cyhoeddedig sy'n cael ei gadw'n barhaol. 

Archifydd Mae archifydd yn rôl a gydnabyddir yn broffesiynol ac sy'n cael ei gwneud gan berson sydd wedi ei addysgu a'i hyfforddi'n benodol i reoli, arfarnu, diogelu a defnyddio cofnodion gwreiddiol dros amser. Mae archifwyr yn gweithio gyda phob math o gofnodion, gan gynnwys dogfennau papur, ffotograffau, mapiau, ffilmiau a chofnodion digidol. Maent yn cynorthwyo ystod eang o randdeiliaid i gael mynediad at gofnodion a'u defnyddio. 

Arolygu Datgelu dogfennau sy'n cynnwys data personol i un neu ragor o bobl neu bobl gyfreithiol dynodedig neu adnabyddadwy heblaw gwrthrych y data neu brosesydd data. Mae hyn yn cynnwys trefnu'r dogfennau iddynt ymgynghori â nhw a'u defnyddio, gan ddarparu copïau neu alluogi copïo dogfennau, a galluogi bod holi ynghylch dogfennau (Gweler hefyd *Cyhoeddi*). 

Cofnod/cofnodion Gwybodaeth sydd wedi'i chreu, ei derbyn, a'i chadw fel tystiolaeth, a gwybodaeth gan sefydliad neu berson yn unol â rhwymedigaethau cyfreithiol neu mewn trafodion busnes. Cofnod agored  
Mae hwn yn gofnod sydd ar gael yn ddiamod ar gyfer mynediad gan y cyhoedd. 

Cofnod caeedig Mae hwn yn gofnod nad yw ar gael ar gyfer mynediad cyffredinol gan y cyhoedd. Sylwer y gall fod yn bosibl darparu mynediad at wybodaeth sydd yn y cofnod mewn ymateb i gais Rhyddid Gwybodaeth, er enghraifft trwy olygu'r cofnod i ddileu gwybodaeth y dylid ei hatal, megis gwybodaeth sy'n rhoi modd adnabod unigolion. Mae'n bosibl hefyd y bydd modd darparu mynediad y tu allan i Ryddid Gwybodaeth i'r rheiny sy'n cytuno i gyfyngiadau penodol ar y defnydd o'r data ac i wrthrychau'r data eu hunain. 

Cyhoeddi Datgelu dogfennau sy'n cynnwys data personol i berson neu berson cyfreithiol heb roi ystyriaeth i bwy ydynt, gan wneud y dogfennau ar gael i'w harchwilio a'u defnyddio, a galluogi darllen arnynt. Mae'n berthnasol i ddigido ar-lein a setiau data digidol-anedig ac archifau gwe. (Gweler hefyd *Arolwg*) 

Data â llaw heb strwythur iddo Data personol â llaw **nad yw** wedi'i gadw mewn set strwythuredig. Gellir cael mynediad at set strwythuredig yn ôl meini prawf penodol, boed wedi'i gadw drwy gyfrwng awtomataidd neu â llaw a boed wedi'i ganoli, ei ddatganoli neu ei wasgaru ar sail swyddogaeth neu ddaearyddiaeth. 

 
Data personol - yn yr ystyr y rhoddwyd iddo yn y Rheoliad. 

Unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson adnabyddadwy y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol yn enwedig trwy ddynodydd. Mae hyn yn darparu ar gyfer ystod eang o ddynodwyr personol sy'n creu data personol, gan gynnwys enw, rhif adnabod, data lleoliad neu ddynodydd ar-lein. Mae'r GDPR yn berthnasol i ddata personol wedi'i awtomeiddio yn ogystal ag i ddata personol sydd wedi'i gynnwys (neu y bwriedir ei gynnwys) mewn systemau ffeilio â llaw lle mae modd mynd at ddata personol yn ôl meini prawf penodol. Gallai hyn gynnwys setiau o gofnodion llaw wedi'u trefnu'n systematig sy'n cynnwys data personol. 

Data personol arbennig Mae'r GDPR yn cyfeirio at ddata personol sensitif fel "categorïau arbennig o ddata personol" (gweler Erthygl 9). Mae'r categorïau arbennig yn benodol yn cynnwys data genetig, a data biometrig, a brosesir i adnabod unigolyn yn unigryw. Ni chynhwysir data personol sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau, ond mae mesurau diogelwch ychwanegol tebyg yn berthnasol wrth ei brosesu (gweler Erthygl 10). 

Derbyn/caffael Derbyn data a chofnodion gan berson neu sefydliad allanol neu o ran arall o'r un sefydliad. Mae'r term yn cynrychioli trosglwyddo cyfrifoldeb ac nid yw o reidrwydd yn bwriadu awgrymu eu bod yn dod yn eiddo i'r gwasanaeth archifau. 

Gwasanaeth Archifau  
Sefydliad cyhoeddus neu breifat sy'n gyfrifol am reoli cofnodion a ddewiswyd i'w cadw'n barhaol at ddibenion hanesyddol ac sy'n ymgymryd â'r diben archifo. 

Mae rhai gwasanaethau archifau yn endidau cyfreithiol ynddynt eu hunain; mae gwasanaethau archifau eraill yn swyddogaeth o fewn endid cyfreithiol mwy o faint. Weithiau, gellir trefnu gwasanaeth archifau trwy grŵp gwirfoddol neu gymuned. Fel arfer bydd gan Wasanaethau Archifau warchodaeth dros archifau eu rhiant-sefydliad eu hunain ond gall fod ganddynt hefyd warchodaeth (ond nid o reidrwydd berchnogaeth) dros archifau sefydliadau neu bobl eraill. 

 
Gwrthrych y Data  
Y person sy'n wrthrych y data personol. Er mwyn cyfrif fel gwrthrych y data rhaid i'r person fod yn fyw ac y gellir ei adnabod o'r data neu ddata arall sydd ym meddiant y rheolydd data neu sy'n debygol o ddod i'w feddiant. 

Prosesu - yn yr ystyr y rhoddwyd iddo yn y Rheoliad. 

Mae ystyr eang iawn iddo. Mae cadw gwybodaeth yn oddefol yn cyfrif fel prosesu yn ogystal â chael gafael arno, ei recordio, ei ddefnyddio, ei ddiwygio neu ei ddinistrio'n weithredol. 

Prosesydd (Data) - yn yr ystyr y rhoddwyd iddo yn y Rheoliad. 

Mae prosesydd yn gyfrifol am brosesu data personol ar ran rheolydd. Dyma unrhyw un (ac eithrio staff y rheolydd data) sy'n prosesu'r data ar ran y rheolydd data. Rhaid i broseswyr data gael contract ysgrifenedig ac ynddo dylai'r rheolydd data ddiffinio ynddo sut y dylid prosesu data personol, gan gynnwys data personol sensitif, a pha fesurau diogelwch fydd yn briodol. Er mai rheolyddion data sy'n gyfrifol am unrhyw brosesu a wneir ar eu rhan, mae gan broseswyr data rai cyfrifoldebau uniongyrchol o dan y GDPR a gallent fod yn atebol i ddirwyon neu gosbau eraill os nad ydynt yn cydymffurfio. 

Rheolydd (Data) - yn yr ystyr y rhoddwyd iddo yn y Rheoliad. 

Mae rheolydd yn pennu dibenion data personol a dulliau ei brosesu. Dyma'r person (unigolyn neu berson cyfreithiol arall megis cwmni) sy'n pennu pam, yn ogystal â sut, y caiff data personol ei brosesu. Eu dyletswydd yw sicrhau bod casglu a phrosesu unrhyw ddata personol yn y sefydliad yn cydymffurfio â gofynion y Ddeddf Diogelu Data. Gall gwasanaeth archifau fod yn gyd-reolydd hyd yn oed os yw rhywun arall, megis adneuwr, yn cadw rhywfaint o reolaeth ar y data. 

Rhoi dan ffugenw - yn yr ystyr y rhoddwyd iddo yn y Rheoliad. 

Y broses o wahaniaethu rhwng unigolion mewn set ddata trwy ddefnyddio dynodydd unigryw nad yw'n datgelu pwy ydynt yn y 'byd go iawn' (gweler Cod Ymarfer Anonymeiddio Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth). 

Ymchwil hanesyddol Bydd unrhyw ymchwil a wneir mewn archifdy yn 'hanesyddol' yn ei ystyr ehangaf. 

Atodiad B - Ateb i Gwestiwn Seneddol ynghylch yr hyn a olygir gyda'r term Dibenion Archifo er budd y Cyhoedd Rydym yn cydnabod pwysigrwydd amgueddfeydd, orielau, archifau a llyfrgelloedd yn cadw archifau parhaol er budd hirdymor y cyhoedd. Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a'r Bil Diogelu Data yn caniatáu i sefydliadau o'r fath brosesu data personol (gan gynnwys data personol sensitif) 
heb ganiatâd, pan fo angen hynny ar gyfer "dibenion archifo er budd y cyhoedd", yn amodol ar fesurau diogelwch priodol er hawliau a rhyddid gwrthrychau'r data. Mae hefyd yn eithrio gwasanaethau archifo rhag cydymffurfio â rhai hawliau gwrthrychau'r data (er enghraifft, hawliau i gael mynediad, cywiro neu ddileu eu data), pan fyddai ymarfer hawliau o'r fath yn amharu'n ddifrifol neu'n eu hatal rhag cyflawni eu hamcanion. 

Mae 'Archifo er budd y cyhoedd' yn derm newydd yn y gyfraith diogelu data. Nid yw Deddf Diogelu Data 1998 yn cyfeirio'n uniongyrchol ato ac nid yw wedi'i ddiffinio yn y GDPR, ond mae'n bosibl y bydd Cronicliad 158 i'r GDPR yn gymorth i'w ddeall. Meddai: 
"Dylai awdurdodau cyhoeddus neu gyrff cyhoeddus neu breifat sy'n cadw cofnodion sydd o ddiddordeb i'r cyhoedd, yn unol â chyfraith yr Undeb neu Aelod-wladwriaeth, fod yn wasanaethau sydd â rhwymedigaeth gyfreithiol i gaffael, diogelu, arfarnu, trefnu, disgrifio, cyfathrebu, hyrwyddo, lledaenu a darparu mynediad at gofnodion o werth parhaol er budd y cyhoedd yn gyffredinol." Mae hyn yn debygol o fod yn berthnasol i amrywiaeth eang o archifau cymunedol, preifat, sector cyhoeddus, elusennol/ymddiriedolaeth a'r sector gwirfoddol. Gall hefyd gynnwys archifau sy'n gaeedig i ymchwilwyr ar hyn o bryd, ond a fydd ar gael rywbryd yn y dyfodol, ac archifau a gedwir ar ffurf analog neu ddigidol. Fodd bynnag, ni fyddai'r diffiniad yn cynnwys sefydliadau sy'n casglu ac yn defnyddio data, gwybodaeth a chofnodion yn unig er eu budd masnachol eu hunain neu nad oes ganddynt werth parhaol i'r cyhoedd Rydym yn cydnabod bod pryderon wedi'u codi ynghylch y cyfeiriad yn y Cronicliad fod sefydliadau archifo o dan 'rhwymedigaeth gyfreithiol' i archifo. Er y gallai hyn adlewyrchu'r system archifau mewn rhai aelod-wladwriaethau eraill o'r UE, nid yw'n adlewyrchu'r sefyllfa yn y Deyrnas Unedig. Mae'n annhebygol y bydd unrhyw rwymedigaethau statudol ar sawl archif llai o faint, yn enwedig yn y sector preifat, i archifo.  
Ni chredwn mai'r ffordd orau o fynd ati yw creu dyletswyddau statudol newydd sy'n ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau archifo. Gallai hyn orfodi sefydliadau i archifo nad oedd ganddynt unrhyw fwriad neu fodd o wneud hynny. Yn lle hynny, rydym am sicrhau gwasanaethau archifo bona fide y byddant yn gallu parhau i brosesu data personol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, waeth a oes ganddynt rwymedigaeth statudol i wneud hynny ai peidio. Y rhesymau dros hyn yw: 

Mae Cronicliadau yn gweithredu fel nodiadau esboniadol i reoliadau Ewropeaidd ac nid oes ganddynt unrhyw effaith gyfreithiol uniongyrchol. Gall rheoleiddwyr a'r llysoedd eu hystyried wrth ddehongli a chymhwyso'r gyfraith, ond nid ydynt yn gyfraith. Mewn unrhyw achos, dylid darllen Cronicliad 158 ar y cyd â Chronicliad 41 sy'n dweud "pan fo'r rheoliad hwn yn cyfeirio at sail gyfreithlon neu fesur deddfwriaethol, nid yw hyn o reidrwydd yn gofyn am weithred ddeddfwriaethol a fabwysiadwyd gan senedd", cyn belled â bod sail gyfreithlon o'r fath yn glir ac yn fanwl gywir, a bod ei defnyddio wedi'i ragweld gan y bobl yr effeithir arnynt. 

Yn y Deyrnas Unedig, mae'r rhan fwyaf o archifau yn gweithredu ar sail ganiataol o dan ddarpariaethau cyffredinol y gyfraith gyffredinol neu bwerau caniataol statudol, megis Deddf Llyfrgelloedd Prydain 1972 neu Ddeddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962. Gall sefydliadau fod yn rhydd i ddibynnu ar sail o'r fath i fodloni gofynion Cronicliad 158. 

Pan nad oes pwerau caniataol clir, gall sefydliadau  ddal i gyfeirio at gytundebau ariannu, cytundebau rheoli neu ddogfennau cyfansoddiadol sy'n nodi dibenion yr archif, yn enwedig os gallai methu â chadw at y dibenion hynny gael effeithiau cyfreithiol neu led-gyfreithiol, er enghraifft ar gyfer statws elusennol y corff. Er nad yw hyn yn rhwymedigaeth statudol i archif, byddai'n rhoi sail gyfreithlon i sefydliadau ddibynnu arni. Hyd yn hyn, mae'n bosibl fod sefydliadau sy'n gyfrifol am archifo wedi dibynnu ar eithriadau o hawliau mynediad gwrthrych o dan ddarpariaethau 'ymchwil hanesyddol' yn adran 33 Deddf Diogelu Data 1998. Bydd y darpariaethau hyn yn parhau yn y Bil Diogelu Data newydd, ac nid ydynt wedi'u diddymu gan y GDPR. Mae'r rhan fwyaf o eithriadau i hawliau gwrthrychau data mewn perthynas ag archifo hefyd yn bodoli mewn perthynas ag ymchwil hanesyddol. Os na all gwasanaethau archifo ddibynnu'n hyderus ar yr eithriadau ar gyfer archifo er budd y cyhoedd, efallai y gallant ddibynnu ar eithriadau ar gyfer ymchwil hanesyddol fel dewis arall. Rydym yn cydnabod bod peth dadl ynghylch y pwynt hwn o fewn y sector oherwydd efallai na fydd rhai archifau yn bodoli at ddibenion ymchwil hanesyddol. Yn yr achos hwnnw, bydd angen sail gyfreithlon ar gyfer archifo, ond nid oes angen iddo fod yn statudol. https://www.parliament.uk/business/publications/written-questions-answersstatements/written-question/Commons/2017-11-03/111381/ 
GDPR 
Cronicliad / Recital 158 
Pan fo data personol yn cael ei brosesu at ddibenion archifo, dylai'r Rheoliad hwn hefyd fod yn berthnasol i'r prosesu hwnnw, gan gofio na ddylai'r Rheoliad fod yn gymwys i bobl sydd wedi marw. Dylai awdurdodau cyhoeddus neu gyrff cyhoeddus neu breifat sy'n cadw cofnodion sydd o ddiddordeb i'r cyhoedd, yn unol â chyfraith yr Undeb neu Aelod-wladwriaeth, fod yn wasanaethau sydd â rhwymedigaeth gyfreithiol i gaffael, diogelu, arfarnu, trefnu, disgrifio, cyfathrebu, hyrwyddo, lledaenu a darparu mynediad at gofnodion o werth parhaol er budd y cyhoedd yn gyffredinol. Dylid hefyd awdurdodi Aelod-wladwriaethau i ddarparu ar gyfer prosesu pellach ar ddata personol at ddibenion archifo, er enghraifft, gyda'r bwriad o ddarparu gwybodaeth benodol sy'n ymwneud ag ymddygiad gwleidyddol o dan gyn-gyfundrefnau gwladwriaeth dotalitaraidd, hil-laddiad, troseddau yn erbyn dynoliaeth, yn enwedig yr Holocost, neu droseddau rhyfel. 

Erthygl 5 Egwyddorion yn ymwneud â phrosesu data personol Bydd data personol: …. (b) yn cael ei gasglu at ddibenion penodol, eglur a chyfreithlon a heb ei brosesu ymhellach mewn modd sy'n anghydnaws â'r dibenion hynny; ni fydd prosesu pellach at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol, yn unol ag Erthygl 89(1), yn cael ei ystyried yn anghydnaws â'r dibenion cychwynnol ('cyfyngiad ar bwrpas'); … (e) yn cael ei gadw ar ffurf sy'n rhoi modd adnabod gwrthrychau'r data am ddim hirach nag sy'n angenrheidiol ar gyfer y dibenion y caiff y data personol eu prosesu; gellir storio data personol am gyfnodau hirach i'r graddau y bydd y data personol yn cael ei brosesu yn unig ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol yn unol ag Erthygl 89(1) yn amodol ar weithredu'r mesurau technegol a threfniadol priodol sy'n ofynnol gan y Rheoliad hwn er mwyn diogelu hawliau a rhyddid gwrthrych y data ('cyfyngiad ar storio'); 

Erthygl 9 Prosesu categorïau arbennig o ddata personol Prosesu data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig at ddibenion adnabod unigolyn yn unigryw, data sy'n ymwneud ag iechyd neu ddata sy'n ymwneud â bywyd rhywiol person neu eu cyfeiriadedd rhywiol. Ni fydd Paragraff 1 yn berthnasol os yw un o'r canlynol yn wir: …. 

(j) mae'r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol yn unol ag Erthygl 89(1) yn seiliedig ar gyfraith yr Undeb neu'r Aelod Wladwriaeth a fydd yn gymesur â'r nod a geisir, parchu hanfod yr hawl i ddiogelu data a darparu ar gyfer mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddiannau gwrthrych y data. 

## Erthygl 14 Gwybodaeth Y Dylid Ei Darparu Pan Na Chafwyd Y Data Personol Gan Wrthrych Y Data

Pan na chafwyd data personol gan wrthrych y data, bydd y rheolydd yn rhoi'r wybodaeth ganlynol i wrthrych y data:  
enw a manylion cyswllt y rheolydd ac, os yw'n berthnasol, cynrychiolydd y rheolydd; manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data, pan fo'n berthnasol; 
dibenion y prosesu y bwriedir y data personol ar ei gyfer yn ogystal â'r sail gyfreithlon ar gyfer y prosesu; categorïau y data personol dan sylw; derbynwyr neu gategorïau derbynwyr y data personol, os o gwbl; 
pan fo hynny'n berthnasol, bod y rheolydd yn bwriadu trosglwyddo data personol i dderbynnydd mewn trydedd wlad neu sefydliad rhyngwladol a bod penderfyniad digonolrwydd gan y Comisiwn yn bodoli ai peidio, neu yn achos trosglwyddiadau y cyfeirir atynt yn Erthygl 46 neu 47, neu ail is-baragraff Erthygl 49(1), cyfeirio at y mesurau diogelwch priodol neu addas a'r modd y gellir cael copi ohonynt neu ymhle maent ar gael. ……. 5. Ni fydd paragraffau 1 i 4 yn gymwys pan ac i'r graddau: fod gan wrthrych y data y wybodaeth eisoes; 
fod darparu gwybodaeth o'r fath yn amhosibl neu'n golygu ymdrech anghymesur, yn enwedig ar gyfer prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol, yn amodol ar y telerau a'r mesurau diogelwch y cyfeiriwyd atynt yn Erthygl 89(1) neu i'r graddau y mae'r rhwymedigaeth y cyfeirir ato ym mharagraff 1 yr Erthygl hon yn debygol o wneud cyflawni amcanion y prosesu hwnnw yn amhosibl neu amharu'n ddifrifol arno. Mewn achosion o'r fath, rhaid i'r rheolydd gymryd mesurau priodol i ddiogelu hawliau a rhyddid a buddiannau dilys gwrthrych y data, gan gynnwys gwneud y wybodaeth ar gael yn gyhoeddus. 

Erthygl 17 Hawl i ddileu ('hawl i gael eich anghofio') 
Bydd gan wrthrych y data yr hawl i gael y rheolydd i ddileu data personol sy'n ymwneud ag ef neu hi heb oedi gormodol a bydd rheidrwydd ar y rheolydd i ddileu data personol heb oedi gormodol os yw un o'r rhesymau canlynol yn berthnasol: … 
Ni fydd paragraffau 1 a 2 yn berthnasol pan fo prosesu yn angenrheidiol: …. ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol yn unol ag Erthygl 89(1) i'r graddau y byddai'r hawl y cyfeirir ato ym mharagraff 1 yn debygol o amharu'n ddifrifol ar gyflawni amcanion y prosesu hwnnw neu ei wneud yn amhosibl. 

Erthygl 89 Mesurau diogelwch a rhanddirymiadau yn ymwneud â phrosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol Bydd prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol, yn ddarostyngedig i fesurau diogelwch priodol, yn unol â'r Rheoliad hwn, er mwyn sicrhau hawliau a rhyddid gwrthrych y data. Bydd y mesurau diogelwch yn sicrhau bod mesurau technegol a threfniadol ar waith er mwyn sicrhau parchu'r egwyddor o geisio lleihau data. Gall y mesurau hynny gynnwys rhoi dan ffugenw cyn belled ag y gellir cyflawni'r dibenion hynny yn y modd hwnnw. Pan fo modd cyflawni'r dibenion hyn trwy brosesu pellach nad yw'n caniatáu neu ddim mwyach yn caniatáu adnabod gwrthrychau'r data, rhaid cyflawni'r dibenion hynny yn y modd hwnnw. 

Pan gaiff data personol ei brosesu ar gyfer dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol, gall cyfraith yr Undeb neu'r Aelod-wladwriaeth ddarparu ar gyfer rhanddirymiadau o'r hawliau y cyfeirir atynt yn Erthyglau 15, 16, 18, 19, 20 a 21 cyn belled â bod yr amodau a'r mesurau diogelwch y cyfeirir atynt ym mharagraff 1 yr Erthygl hon i'r graddau y byddai hawliau o'r fath yn debygol o amharu'n ddifrifol ar y gwaith o gyflawni dibenion penodol neu eu gwneud yn amhosibl, a bod rhanddirymiadau o'r fath yn angenrheidiol i gyflawni'r dibenion hynny. 

Pan gaiff data personol ei brosesu ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, gall cyfraith yr Undeb neu'r Aelod-wladwriaeth ddarparu ar gyfer rhanddirymiadau o'r hawliau y cyfeirir atynt yn Erthyglau 15, 16, 18, 19, 20 a 21 cyn belled â bod yr amodau a'r mesurau diogelwch y cyfeirir atynt ym mharagraff 1 yr Erthygl hon i'r graddau y byddai hawliau o'r fath yn debygol o amharu'n ddifrifol ar y gwaith o gyflawni dibenion penodol neu eu gwneud yn amhosibl, a bod rhanddirymiadau o'r fath yn angenrheidiol i gyflawni'r dibenion hynny. 

Pan fo pwrpas arall hefyd i'r prosesu y cyfeirir ato ym mharagraffau 2 a 3, bydd y rhanddirymiadau ond yn berthnasol i brosesu at y dibenion y cyfeirir atynt yn y paragraffau hynny. 

## Deddf Diogelu Data 2018 Y Deyrnas Unedig 10 Categorïau Arbennig O Ddata Personol A Data Euogfarnau Troseddol Etc

Mae isadrannau (2) a (3) yn gwneud darpariaethau ynghylch y prosesu data personol a ddisgrifir yn Erthygl 9(1) y GDPR (gwaharddiad ar brosesu categorïau arbennig o ddata personol) yn dibynnu ar eithriad yn un o'r pwyntiau canlynol yn Erthygl 9(2)— pwynt  (b) (cyflogaeth, nawdd cymdeithasol ac amddiffyniadau cymdeithasol); pwynt  (g) (budd sylweddol i'r cyhoedd); pwynt  (h) (iechyd a gofal cymdeithasol); pwynt  (i) (iechyd y cyhoedd); pwynt  (j) (archifo, ymchwil ac ystadegau). 

 
Mae'r prosesu yn bodloni'r gofyniad ym mhwynt (b), (h), (i) neu (j) Erthygl 9(2) y GDPR i'w awdurdodi drwy naill ai fod â sail yng nghyfraith y Deyrnas Unedig neu ran o'r Deyrnas Unedig dim ond os yw'n bodloni amod yn Rhan 1 Atodlen 1. 

## 19 Prosesu At Ddibenion Archifo, Ymchwil Ac Ystadegol: Mesurau Diogelwch

Mae'r adran hon yn gwneud darpariaeth ynghylch - prosesu data personol sy'n angenrheidiol ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, prosesu data personol sy'n angenrheidiol ar gyfer dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol, a hefyd prosesu data personol sy'n angenrheidiol at ddibenion ystadegol. 

 
Nid yw prosesu o'r fath yn bodloni'r gofyniad yn Erthygl 89(1) y GDPR i'r prosesu ddefnyddio mesurau diogelwch priodol ar gyfer hawliau a rhyddid gwrthrych y data os yw'n debygol o achosi niwed neu drallod sylweddol i wrthrych y data. 

 

 

## 25 Data Â Llaw Heb Strwythur Iddo A Ddefnyddir Mewn Ymchwil Hanesyddol Hirsefydlog

Nid yw darpariaethau'r GDPR  a restrir yn is-adran (2) yn berthnasol i ddata personol y mae'r Bennod hon yn ymwneud ag ef oherwydd adran 21(2) (data personol â llaw heb strwythur iddo a gedwir gan awdurdodau cyhoeddus dan y ddeddf Rhyddid Gwybodaeth) ar unrhyw adeg pan fo'r data personol yn agored i brosesu oedd eisoes ar y gweill cyn 24 Hydref 1998, a'i fod ond yn cael ei brosesu at ddibenion ymchwil hanesyddol, ac nid yw'r prosesu wedi'i wneud at ddibenion camau neu benderfyniadau mewn perthynas â gwrthrych data penodol, neu mewn ffordd sy'n achosi, neu'n debygol o achosi niwed neu drallod sylweddol i wrthrych y data. 

Y darpariaethau hyn yw - 
ym Mhennod II y GDPR (egwyddorion), Erthygl 5(1)(d) (yr egwyddor cywirdeb), ac ym Mhennod III y GDPR (hawliau gwrthrych y data)— Erthygl 16 (hawl i gywiro), ac Erthygl 17(1) a (2) (hawl i ddileu). Mae'r eithriadau yn yr adran hon yn gymwys yn ogystal â'r eithriadau yn adran 24. 

## 41 Mesurau Diogelwch: Archifo

Mae'r adran hon yn ymwneud â phrosesu data personol at ddiben gorfodi'r gyfraith pan fo'r prosesu yn angenrheidiol - at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, at ddibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu at ddibenion ystadegol. 

Ni chaniateir y prosesu os yw— 
wedi'i wneud at ddibenion, neu mewn cysylltiad â chamau neu benderfyniadau mewn perthynas â gwrthrych data penodol, neu ei fod yn debygol o achosi niwed neu drallod sylweddol i wrthrych y data. 

## Atodlen 1 Categorïau Arbennig O Ddata Personal A Data Euogfarnau Troseddol Etc Ymchwil Etc

4 Bodlonir yr amod hwn os yw'r prosesu - yn angenrheidiol ar gyfer dibenion archifo, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol, yn cael ei wneud yn unol ag Erthygl 89(1) y GDPR (wedi'i ategu gan adran 19), a'i fod er budd y cyhoedd. 

## Atodlen 2 Rhan 6 Rhanddirymiadau Etc Yn Seiliedig Ar Erthygl 89 Ar Gyfer Ymchwilio, Ystadegau Ac Archifo …… Archifo Er Budd Y Cyhoedd

broseswyd ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd i'r graddau y byddai cymhwyso'r darpariaethau hynny yn rhwystro cyflawni'r dibenion hynny neu'n amharu'n ddifrifol arnynt. Mae hyn yn ddarostyngedig i is-baragraff (3). 

At ddibenion y paragraff hwn, darpariaethau'r GDPR a restrir yw darpariaethau canlynol y GDPR (y gellir rhanddirymu'r hawliau yn rhinwedd Erthygl 89(3) y GDPR) - Erthygl 15(1) i (3) (cadarnhau prosesu, mynediad i ddata a mesurau diogelwch ar gyfer trosglwyddo i drydedd wlad); Erthygl 16 (hawl i gywiro); Erthygl 18(1) (cyfyngu ar brosesu); Erthygl 19 (rhwymedigaeth hysbysu ynghylch cywiro neu ddileu data personol neu gyfyngu ar brosesu); Erthygl 20(1) (yr hawl i gludadwyedd data);  
Erthygl 21(1) (gwrthwynebiadau i brosesu). 

Mae'r eithriad yn is-baragraff (1) ar gael yn unig pan fo'r data personol yn cael ei brosesu yn unol ag Erthygl 89(1) y GDPR (fel y'i hategir gan adran 19).