## Polisi'N Amlinellu Gwasanaethau A Ddarperir Gan Yr Archifau Gwladol I Bobl Cymru Yn Y Gymraeg Crynodeb

Fel y swyddfa gofnodion wladol i Gymru, rydym yn cydnabod ein dyletswydd i ddarparu rhai gwasanaethau i bobl Cymru yn y Gymraeg. Mae hyn yn cynnwys aelodau o'r cyhoedd, gweithwyr proffesiynol ym maes cofnodion ac archifau a gweinyddiaeth Cymru. Yr ydym yn ymrwymo i: 

 ateb yn y Gymraeg ymholiadau ysgrifenedig a dderbynnir yn y Gymraeg  darparu cyfieithiadau Cymraeg o ddogfennau detholedig a gynhyrchir yn 
fewnol, fel a ddiffinnir yn 4.1 
 parhau i gyflawni ein cyfrifoldebau statudol am gyhoeddi Deddfau Cynulliad 
Cymru ac offerynnau statudol a wneir gan Weinidogion Cymru 
 gwahodd unigolyn neu unigolion 'cymwysedig addas' i gynrychioli pobl Cymru 
mewn cyfarfodydd lle mae buddiannau Cymreig yn y fantol 

## 

Fel arfer, adolygir y polisi hwn bob tair blynedd.  

 

## Cynnwys

1. Diben 2. Cefndir 3. Gohebiaeth ysgrifenedig a dderbynnir yn y Gymraeg 4. Darparu yn y Gymraeg ddogfennau detholedig a gynhyrchir yn fewnol  
5. Cyhoeddi deddfwriaeth 6. Cynrychiolaeth Cymru mewn cyfarfodydd lle mae buddiannau Cymreig yn y fantol 7. Adolygu  

## 1. **Diben**

1.1 
Datganiad yw'r polisi hwn ynghylch yr ystod o wasanaethau yr ydym yn eu 
darparu i bobl Cymru yn rhinwedd ein swyddogaeth fel y swyddfa gofnodion wladol i Gymru.  
1.2 
Nid at ddibenion cyfeirio mewnol yn unig y mae'r polisi, ond mae hefyd yn 
          ddatganiad cyhoeddus sy'n amlinellu'r gwasanaethau a ddarperir gennym i bobl Cymru gyda ffocws arbennig ar le yr ydym yn ymrwymedig i wneud hynny yn y Gymraeg. 

## 2. Cefndir

2.1  
Yn ogystal â chreu Cynulliad Cenedlaethol Cymru, dynododd Deddfau 
Llywodraeth Cymru 1998 a 2006 gofnodion sy'n ymwneud â gweinyddiaeth Cymru yn 'gofnodion cyhoeddus Cymru' (ceir diffiniad llawn yn adran 148 Deddf Llywodraeth Cymru 2006).  
2.2  
Mae Deddf Llywodraeth Cymru yn dweud, er bod cofnodion cyhoeddus Cymru yn syrthio y tu allan i'r diffiniad o gofnod cyhoeddus fel a nodir yn Atodlen 1 Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958, y dylid eu trin fel pe baent yn 
gofnodion cyhoeddus nes i'r Ysgrifennydd Gwladol gyhoeddi gorchymyn i drosglwyddo cyfrifoldeb am y cofnodion i Weinidogion Cymru neu'u staff.  
2.3  
Dylid nodi nad yw cofnodion swyddogaethau neilltuedig sy'n ymwneud â Chymru, h.y. swyddogaethau nad ydynt wedi eu datganoli i Weinidogion Cymru neu'u swyddogion, yn syrthio'n gyffredinol o fewn y diffiniad o 'gofnodion cyhoeddus Cymru'.  
2.4  
Hyd nes y bydd Cynulliad Cenedlaethol Cymru'n sefydlu swyddfa gofnodion swyddogol i Gymru sy'n cyfateb i Gofnodion Gwladol yr Alban a Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus Gogledd Iwerddon, bydd yr Archifau Gwladol yn cyflawni'r swyddogaeth honno. Yn rhinwedd ein rôl fel y swyddfa gofnodion wladol i Gymru, rydym yn dethol cofnodion cyhoeddus Cymru i'w cadw'n 
barhaol, yn diogelu'r cofnodion hynny ar ôl iddynt gael eu trosglwyddo ac yn 
sicrhau eu bod ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd.  
2.5  
Mae'r polisi hwn yn nodi'r gwasanaethau ychwanegol yr ydym yn ymrwymedig i'w darparu i bobl Cymru wrth gydnabod y rôl honno. 
2.6 
Cyfrifoldeb Argraffydd y Frenhines, swydd sy'n gweithredu o'r tu mewn i'r Archifau Gwladol, yw argraffu'r fersiwn awdurdodol o ddeddfwriaeth sylfaenol ac is-ddeddfwriaeth a sicrhau ei bod ar gael. Mae'r polisi hwn hefyd yn nodi sut bydd fersiynau Cymraeg o ddeddfwriaeth yn cael eu darparu. 

## 3.        **Gohebiaeth Ysgrifenedig A Dderbynnir Yn Y Gymraeg**

3.1  
Byddwn yn ateb yn Gymraeg yr holl ohebiaeth ysgrifenedig a dderbynnir gennym yn y Gymraeg. Mae gohebiaeth ysgrifenedig yn cynnwys llythyrau ac e-byst yn ogystal ag ymholiadau a dderbynnir trwy un o'r ffurflenni cyswllt ar y wefan. Byddwn yn ateb yr ohebiaeth hon o fewn yr amser penodedig arferol. 
3.2  
Ni chyfieithir cofnodion gwreiddiol a bydd unrhyw ddyfyniadau o gofnodion gwreiddiol sydd yn ein hatebion neu sydd wedi'u hatodi iddynt yn aros yn yr 
iaith y'u hysgrifennwyd ynddi. Fodd bynnag, byddwn yn cyfieithu canllawiau ymchwil a chanllawiau chwiliadau y telir amdanynt sy'n berthnasol i'r ymholiad.  
3.3  
Ni fyddwn yn darparu unrhyw un o'n gwasanaethau gwybodaeth a chynghori 
llafar, amser real neu nodau cyfyngedig - ar y safle, dros y ffôn neu ar-lein - 
yn y Gymraeg. Ni ellir cyfiawnhau darparu'r gwasanaethau hyn ar sail cost a'r 
galw. 

## 4.  Darparu Yn Y Gymraeg Ddogfennau Detholedig A Gynhyrchir Yn Fewnol

4.1  
Byddwn yn darparu fersiynau Cymraeg o ddogfennau detholedig a gynhyrchir yn fewnol ac fel arfer byddwn yn sicrhau bod y rhain ar gael ar y wefan neu drwy'r 
post neu'r ddau. Mae'r dogfennau hyn yn cynnwys taflenni, safonau, papurau 
ymgynghori, datganiadau polisi ac yn y blaen a gedwir yn electronig ac ar ffurf copi caled. Fel a nodir uchod, nid ydynt yn cynnwys cofnodion gwreiddiol. Mae'r 
meini prawf ar gyfer dethol dogfennau i'w cyfieithu fel a ganlyn: 
 Dogfennau a anfonir fel mater o drefn mewn ymateb i ymholiadau 
ysgrifenedig. Mae hyn yn bennaf i gynorthwyo wrth gyflawni'r ymrwymiad 
yn adran 3 
 Dogfennau sy'n ymwneud â Chymru a phobl Cymru, (e.e. Polisi Dethol 
Gweithredol 7 ar gyfer y Swyddfa Gymreig, 1979 hyd at 1997) 
 Dogfennau sy'n perthyn yn agos i ddeunyddiau eraill yn y Gymraeg  
 
4.2  
Ni chyfieithir dogfennau os bydd unrhyw un o'r ffactorau canlynol yn berthnasol:  Maent yn cynnwys iaith hynod gymhleth neu dechnegol e.e. y canllawiau 
mwyaf technegol ar reoli cofnodion 
 Ni ellir cyfiawnhau cyfieithu ar sail y gost neu'r ymarferoldeb, (e.e. 
adroddiad blynyddol y Ceidwad a thudalennau'r wefan, yn hytrach na dogfennau a atodir i'r wefan) 
 Nid oes galw digonol amdanynt 
4.3  
Pan fyddwn yn darparu prosiectau ar y cyd â chyrff Cymreig, cytunir ar y cyfrifoldeb am sicrhau cynhyrchu deunyddiau Cymraeg fel rhan o ddatblygu'r prosiectau. 
4.4  
Byddwn yn cynnal rhestr o'r dogfennau a ddarperir gennym yn y Gymraeg. Bydd y rhestr ar gael ar y wefan ac ar gais.  

## 5. Cyhoeddi Deddfwriaeth

5.1  
Mae Deddf Tystiolaeth Ddogfennol 1882 yn darparu amddiffyniad ac awdurdod cyfreithiol ar gyfer deddfwriaeth argraffedig a gyhoeddir o dan oruchwyliaeth Argraffydd y Frenhines, gan gynnwys Deddfau ac offerynnau 
statudol Cymru. 
5.2 
Cyhoeddir Deddfau a Mesurau Cynulliad Cymru yn ddwyieithog, yn y Gymraeg a'r Saesneg.   
5.3 
Mae gan Argraffydd y Frenhines hefyd gyfrifoldeb statudol o dan Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 (a newidiodd Ddeddf Offerynnau Statudol 1946) am 
oruchwylio cyhoeddi offerynnau statudol a wneir gan Weinidogion Cymru. Bu Deddf 1946 a Rheoleiddiadau Offerynnau Statudol 1947 (O.S. 1948 Rhif 1) yn nodi'r gwahanol bwerau a dyletswyddau ar Argraffydd y Frenhines i gofrestru, rhifo, argraffu a chyhoeddi Offerynnau Statudol, gan gynnwys offerynnau statudol Cymru. 
5.4  
Byddwn yn parhau i ddarparu fersiwn Gymraeg o wefan legislation.gov.uk. Rydym yn ymrwymedig i gyhoeddi deddfwriaeth i Gymru'n gyflym ac fel mater o drefn fel data agored o safon uchel mewn fformatiau modern, sydd ar gael i bawb i'w hailddefnyddio gan gynnwys at ddefnydd masnachol. 

## 6. Cynrychiolaeth Cymru Mewn Cyfarfodydd Lle Mae Buddiannau Cymreig Yn Y Fantol

6.1      Byddwn yn sicrhau y bydd y rhai sy'n cynnull cyfarfodydd sy'n ymwneud yn 
arbennig â phobl Cymru yn enwebu neu'n gwahodd unigolyn neu unigolion 'cymwysedig addas' i gynrychioli buddiannau pobl Cymru.  
6.2  
Bydd yr Archifau Gwladol yn ad-dalu i'r unigolyn neu unigolion enwebedig unrhyw dreuliau teithio a chynhaliaeth a godir yn rhesymol ac yn angenrheidiol wrth deithio i'r cyfarfod neu'r cyfarfodydd ac yn ôl. 
6.3  
Mae cyfarfodydd yn debygol o gael eu cynnal yn yr Archifau Gwladol ac fe'u 
cynhelir drwy gyfrwng y Saesneg. Nid yw'r Archifau Gwladol yn ymrwymo i 
ddarparu cyfieithu ar y pryd i'r unigolyn neu'r unigolion enwebedig. 

## 7. Adolygu

7.1  
Adolygir y polisi hwn bob tair blynedd neu pan fydd swyddfa gofnodion 
swyddogol i Gymru'n cael ei sefydlu neu pan fydd newidiadau i ddeddfwriaeth yn mynnu hynny.  

## 

 Medi 2016