## Comité Binational Et Service Permanent Pour La Régulation Économique De La Liaison Fixe Transmanche The Bi-National Committee And Permanent Service For Channel Fixed Link Economic Regulation Rules Of Procedure Relating To The Aims, Composition, Scope Of Work And Administration Of The Bi-National Committee And Permanent Service Règlement Intérieur Relatif Aux Objectifs, À La Composition, Au Périmètre De Travail Et À L'Administration Du Comité Binational Et Du Service Permanent 16Th **February 2017** 16 Février 2017 Contexte Background

Article 57 of Directive 2012/34/EU of the European Parliament and of the Council of 21 November 2012 establishing a single European railway area (recast) stipulates that regulatory bodies shall cooperate closely and may establish working arrangements accordingly. 

L'article 57 de la Directive 2012/34/UE du Parlement Européen et du Conseil du 21 novembre 2012 établissant un espace ferroviaire unique européen (refonte) prévoit que les organismes de contrôle coopèrent étroitement et qu'ils peuvent, à ce titre, fixer d'un commun accord des modalités de leur collaboration. 

To this end, and pursuant to Article 3 of the IGC regulation, ARAFER and ORR agreed to draw up a cooperation agreement coordinating their common economic regulatory functions (the Cooperation Agreement) with the aim of ensuring that their cooperation is based on reciprocity and mutual trust and understanding. 

A cette fin, et conformément à l'article 3 du règlement de la CIG, l'ARAFER et l'ORR ont consenti à établir un accord de coopération encadrant leurs missions communes de régulation économique de la Liaison Fixe transmanche (ci-après « l'Accord de coopération »), et ce, afin de garantir que cette coopération soit fondée sur la réciprocité, la confiance et la compréhension mutuelles. L'article 7.1 de l'Accord de coopération prévoit que les autorités Article 7.1 of the Cooperation Agreement provides for the Authorities to établissent un organe dénommé le comité binational dont l'objet et les missions sont décrits à  l'article 7.1 de l'Accord de coopération. 

establish a body known as the bi-national committee, whose responsibilities and tasks shall include those set out in Article 7.1 of the Cooperation Agreement. 

Article 8.1 of the Cooperation Agreement provides for Authorities to establish a bi-national standing working group known as the permanent service which is responsible for enhancing cooperation between the Authorities and ensuring that the Authorities have regard to Article 3.1 of the Cooperation Agreement while carrying out the regulatory tasks set out in Article 5 of the Cooperation Agreement. 

L'article 8.1 de l'Accord de coopération stipule que les autorités établissent un groupe de travail binational dénommé le « service permanent » dont l'objet est, d'une part, de garantir le développement de la coopération entre les autorités et, d'autre part, d'assurer la mise en œuvre d'un processus décisionnel coordonné tel que défini à l'article 3.1 
de l'Accord de coopération par les Autorités dans le cadre de leurs missions de régulation décrites à l'article 5 de l'Accord de coopération. 

Les articles 7.5 et 8.3 de l'Accord de coopération stipulent que le comité binational adopte un règlement intérieur qui établit des éléments de procédure interne pour le comité binational et qui définit les modalités de travail du service permanent.  
Articles 7.5 and 8.3 of the Cooperation Agreement provide for the binational committee to adopt rules of procedure which set out internal procedural matters for the bi-national committee and contain working arrangements for the permanent service. These rules of procedure have been drawn up pursuant to those provisions. 

Le présent règlement intérieur a été élaboré conformément à ces dispositions.  

## Interprétation Interpretation

Sauf disposition contraire, les termes et expressions utilisés dans l'Accord de coopération prendront la même signification dans le règlement intérieur. Dans le présent règlement intérieur : 
Unless otherwise indicated, terms and expressions used in the Cooperation Agreement shall have the same meaning in these rules of procedure. In these rules of procedure: 
« ARAFER » désigne l'Autorité de régulation des activités ferroviaires et routières, l'organisme de contrôle ferroviaire en France. 

"ARAFER" means Autorité de régulation des activités ferroviaires et routières, the rail regulatory body in France. 

« Accord de coopération » désigne l'accord entre l'ARAFER et l'ORR sur la régulation économique de la Liaison Fixe transmanche initialement 
"Cooperation Agreement" means the agreement between ARAFER and ORR for Channel Fixed Link economic regulation initially dated 16 March 

## 

2015, as amended and restated from time to time. 

signé le 16 mars 2015, dans sa version modifiée et mise à jour à l'occasion.  
« Autorité » désigne l'ARAFER ou l'ORR. Les « Autorités » désignent l'ARAFER et l'ORR conjointement.  
"Authority" means ORR or ARAFER and "Authorities" means ORR and ARAFER together. "Bi-national committee" means the body established by the Authorities pursuant to Article 7 of the Cooperation Agreement. 

« Comité binational » désigne l'organe établi à l'article 7 de l'Accord de coopération. « Collège » désigne: (i) dans le cas de l'ARAFER, le collège de l'ARAFER; et (ii) dans le cas de l'ORR, le collège de l'ORR ou tout membre ou employé de l'ORR avec la responsabilité déléguée appropriée de prendre des décisions contraignantes pour l'ORR. 

"Board" means: (i) in the case of ARAFER, the ARAFER collège; and (ii) 
in the case of ORR, the board of ORR or any member or employee of ORR with the appropriate delegated responsibility to take decisions binding on ORR. 

« Concessionnaires » désigne les sociétés privées prévues à l'article 1er du Traité de Cantorbéry. 

"Concessionaires" has the meaning given in Article 1 of the Treaty of Canterbury. 

« Directive » désigne la directive 2012/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 21 novembre 2012 (refonte) établissant un espace ferroviaire unique européen. 

"Directive" means Directive 2012/34/EU of the European Parliament and of the Council of 21 November 2012 (recast) establishing a single European railway area. 

« DRR » désigne le document de référence du réseau publié par les Concessionnaires sur le fondement de l'article 27 de la Directive. 

"Network statement" means the network statement published by the Concessionaires in accordance with Article 27 of the Directive. 

« Entreprise ferroviaire » désigne toute entreprise selon les termes de l'article 3 du paragraphe 1 de la Directive. 

"Railway undertaking" has the meaning set out in Article 3(1) of the Directive. 

« Jour Ouvré » désigne un jour autre qu'un samedi, dimanche ou jours fériés ou des vacances de la fonction publique à Londres ou à Paris.  
"Working day" means a day other than a Saturday, Sunday, public holiday or civil service holiday in London or Paris. 

« Liaison Fixe » désigne la Liaison Fixe au sens de l'article 1 du Traité de Cantorbéry. 

"Fixed Link" means the Fixed Link as defined as in Article 1 of the Treaty of Canterbury. 

« Organisme de contrôle » désigne une autorité autonome juridiquement 
"Regulatory body" means an autonomous, legally distinct and independent distincte et indépendante au sens de l'article 55 de la Directive. 

authority as referred to in Article 55 of the Directive. 

« ORR » désigne Office of Rail and Road, l'organisme de contrôle ferroviaire au Royaume-Uni. 

"ORR" means the Office of Rail and Road, the rail regulatory body in Great Britain. 

"Chairs" means the Chair of the ORR board and the President of ARAFER.  
« Présidents » désigne le Président du collège de l'ORR et le Président de l'ARAFER. « Règlement binational » désigne le règlement transférant la compétence de régulation économique ferroviaire de la Commission 
"IGC regulation" means the regulation transferring economic rail regulation competence from the Intergovernmental Commission to the national regulatory bodies, setting out principles for cooperation between them and establishing a charging framework for the Fixed Link.  
intergouvernementale aux organismes de contrôle nationaux, établissant les principes de la coopération entre ceux-ci et portant établissement d'un cadre de tarification pour la Liaison Fixe. « Service permanent » désigne le groupe de travail permanent entre les services des Autorités établi à l'article 8 de l'Accord de coopération. 

"Permanent service" means the standing working group established by the Authorities pursuant to the Article 8 of the Cooperation Agreement.  
« Traité de Cantorbéry » désigne le traité signé entre la France et le Royaume-Uni le 12 février 1986 autorisant la construction et l'exploitation de la Liaison Fixe par des concessionnaires privés. 

"Treaty of Canterbury" means the treaty signed between France and the United Kingdom on 12 February 1986 authorising the construction and operation of the Fixed Link by private concessionaires. 

## Première Partie : Règlement Interieur Relatif Au Comité Binational Part One: Rules Of Procedure Relating To The Bi- National Committee 1. Objectifs : Objectives:

 
Le comité binational supervise notamment les activités du service permanent et l'animation des échanges entre les Autorités. Il est le 
garant d'une prise de décision coordonnée et cohérente par les 
Autorités dans le cadre de l'Accord de coopération. 
The responsibilities of the bi-national committee shall include steering the activities of the permanent service and exchanging views between the Authorities in support of co-ordinated and consistent decisionmaking by the Authorities in the context of the Cooperation Agreement. 

To this end, the bi-national committee shall act as a second stage mechanism for the Authorities to identify and resolve differences and to avoid the adoption of conflicting decisions. 

 
Dans le cadre de cet objectif, le comité binational intervient, en tant que de besoin, comme mécanisme de second rang permettant aux 
Autorités d'identifier et de résoudre les différences de points de vue 
et d'éviter l'adoption de décisions contradictoires. 

## 2. Fonctions: Tasks:

 
Afin d'accompagner les Autorités dans le cadre de leurs missions de régulation, le comité binational est chargé de :  
To assist the Authorities in their regulatory tasks, the bi-national committee shall: exchange views between the Authorities in support of co-ordinated and consistent decision-making by the Authorities, on any matter within scope of the Cooperation Agreement; 

2.1. 
 
Faciliter les échanges entre les Autorités afin de garantir la coordination et la cohérence du processus de prise de décision par celles-ci sur tous les sujets compris dans le périmètre de l'Accord de coopération ; 
2.2. 
 
Superviser les activités du service permanent, et notamment :  
steer the activities of the permanent service, including but not limited to: 
2.2.1.  
Guider le service permanent dans la préparation du programme de travail annuel, et ce, dès la signature de 
l'Accord de coopération et avant le début de chaque année de 
fonctionnement ; et 
directing the permanent service to prepare an annual work programme as soon as possible after the date of signature of the Cooperation Agreement and before the start of each operational year; and  

2.2.2.  
Approuver le programme de travail annuel élaboré par le service permanent ;  
approving the annual work programme prepared by the permanent service; 
facilitate the taking of decisions by the Authorities following an appeal pursuant to Article 56(1) of the Directive and ensuring that such decisions are agreed and published by both Authorities; 

2.3. 
 
Faciliter la prise des décisions par les Autorités dans le cadre des 
procédures prévues au premier paragraphe de l'article 56 de la Directive en s'assurant qu'elles fassent l'objet d'un accord entre les 
Autorités et qu'elles soient publiées par celles-ci ; 
2.4. 
 
En cas de notification par le service permanent au comité binational 
d'une différence de point de vue entre les deux Autorités sur la mise 
in the event that the permanent service notifies the bi-national committee of a difference of view between the two Authorities concerning either en œuvre de l'article 9 de l'Accord de coopération ou sur le fond d'une procédure de règlement de différend :  
the application of Article 9 of the Cooperation Agreement or the substance of any appeal:  

2.4.1.  
Rapprocher les points de vue ; ou 
resolve the difference itself; or  

aid the Chairs in conciliating between the Authorities pursuant to Article 12 of the Cooperation Agreement; 

2.4.2.  
Aider, conformément à l'article 12 de l'Accord de coopération, les Présidents des Autorités lors de la procédure de conciliation ; 
2.5. 
 
Si nécessaire, lorsque le service permanent mène des instructions initiées par les Autorités ou en réponse à une plainte liée à la Liaison Fixe, conformément aux articles 56(2), 56(4), 56(6), 56(9) et/ou 56(12) de la Directive :  
where necessary while the permanent service is carrying out investigations initiated by the Authorities or in response to a complaint in relation to the Fixed Link in accordance with Articles 56(2), 56(4), 56(6), 56(9) and/or 56(12) of the Directive: 

2.5.1.  
Identifier et valider les éléments devant faire l'objet d'une instruction par le service permanent ;   

identify and agree upon matters to be subject to investigation by the permanent service;  

2.5.2.  
Faciliter la prise de toute décision de mise en demeure par les Autorités ; et 

facilitate the taking of any decision by the Authorities to deliver a formal notice to comply; and 

2.5.3.  
S'assurer qu'une décision de mise en demeure est notifiée et publiée, dans la mesure du possible, de manière coordonnée par les deux Autorités ;  

ensure that any formal notice to comply is notified and published where possible in a coordinated way by both Authorities; 

2.6. 
 
En cas de notification par le service permanent au comité binational 
d'une différence de point de vue entre les deux Autorités sur l'application de l'article 10 de l'Accord de coopération ou sur le fond 
de toute procédure de sanction :  
in the event that the permanent service notifies the bi-national committee of a difference of view between the two Authorities concerning either the application of Article 10 of the Cooperation Agreement or the substance of any investigation:  

2.6.1.  
Rapprocher les points de vue ; ou 
resolve the difference itself; or  
2.6.2.  
Aider, conformément à l'article 12 de l'Accord de coopération, les Présidents lors de la procédure de 

aid the Chairs in conciliating between the Authorities pursuant to Article 12 of the Cooperation Agreement; 

conciliation ;  
2.7. 
 
Lors de l'adoption par les Autorités d'avis motivés sur le DRR ainsi que sur toute autre question ne relevant pas des articles 9 ou 10 de 
l'Accord de coopération :  
when the Authorities are adopting non-binding opinions on each iteration of the network statement and any other matter that is not subject to Articles 9 or 10 of the Cooperation Agreement: 

2.7.1.  
S'assurer qu'aucune des deux Autorités n'adopte 
unilatéralement un avis relatif à la Liaison Fixe sans avoir préalablement recueilli l'accord de l'autre Autorité ;  
ensure that neither Authority unilaterally adopts an opinion in relation to the Fixed Link without first seeking the agreement of the other Authority; 

2.7.2.  
Soumettre aux Autorités les recommandations élaborées par le service permanent et soumises à l'approbation du comité binational ; et 
submit recommendations to the Authorities prepared by the permanent service and submitted to the bi-national committee for approval; and 
2.7.3.  
Publier les avis des Autorités en anglais et en français sur le site internet de chaque Autorité ;  
publish the opinions of the Authorities in English and French on the website of each Authority; 
2.8. 
 
En cas de notification par le service permanent au comité binational 
d'une différence de point de vue entre les deux Autorités sur l'application de l'article 11 de l'Accord de coopération ou sur le fond 
de toute recommandation pour l'adoption d'un avis motivé :  
in the event that the permanent service notifies the bi-national committee of a difference of view between the two Authorities concerning either the application of Article 11 of the Cooperation Agreement or the substance of any recommendation for the adoption of a non-binding opinion: 

2.8.1.  
Rapprocher les points de vue ; ou 
resolve the difference itself; or aid the Chairs in conciliating between the Authorities pursuant to Article 12 of the Cooperation Agreement; 
2.8.2.  
Aider, conformément à l'article 12 de l'Accord de coopération, les Présidents lors de la procédure de conciliation ; 
2.9. 
 
Effectuer le suivi de l'application de l'Accord de coopération ;  
monitor the application of the Cooperation Agreement; 
2.10.  
Réaliser toute autre tâche qui lui est assignée d'un commun accord 
carry out any other task assigned to it by agreement of the two Authorities. 
par les Autorités.  



3.  
Composition : 
Composition: 
3.1. 
 
Le comité binational comprend une délégation de trois membres de 
l'ARAFER et une délégation de trois membres de l'ORR. Les 
membres du comité dialoguent d'égal à égal. 
The bi-national committee shall comprise an ARAFER delegation of three people and an ORR delegation of three people. The views of each delegation shall carry equal weight. 

3.2. 
 
Chaque Autorité désigne les membres de sa délégation qui siègent au comité binational.  
Each Authority shall decide on the members of its delegation to the binational committee.  
Each Authority shall communicate to the other the names of the head and of the other members of its delegation, and notify any changes which may occur in the composition of the delegation. 

3.3. 
 
Chaque Autorité communique à l'autre Autorité les noms du chef de 
délégation et de ses autres membres et notifie à l'autre Autorité toute 
modification pouvant intervenir dans la composition de sa délégation.   
3.4. 
 
En cas d'empêchement d'un membre du comité binational, l'Autorité 
concernée peut procéder à son remplacement. Le nom de la personne 
remplaçante est communiqué à l'autre Autorité préalablement à la 
réunion.  
If any member is unable to attend a meeting of the bi-national committee, the relevant Authority may replace that member with an alternate whose name shall be communicated to the other Authority beforehand. 

3.5. 
 
Le comité binational est composé de membres des Collèges. 
The bi-national committee shall be composed of members of the Boards. 


4.  
Président du comité binational : 
Chair of the bi-national committee: 
4.1. 
 
La présidence du comité binational est assurée alternativement par le chef de chaque délégation.  

The chair of the bi-national committee shall be held by the head of each delegation alternately.  

4.2. 
 
Le rôle du Président est d'assurer l'efficacité et l'équité des débats.  
The role of the chair will be to ensure that meetings are run efficiently and fairly.  
4.3. 
 
Le Président ne dispose pas d'une voix prépondérante.  
The chair shall not have a casting vote in relation to any decision making. 
4.4. 
 
En l'absence du Président, la présidence est assurée par un autre membre de sa délégation. Le chef de l'autre délégation en est 
informé.   
In the absence of the chair, the chair shall be assumed by another member of his or her delegation, and the head of the other delegation shall be informed. 

4.5. 
 
Le Président est nommé et entre en fonction le premier jour de l'année de fonctionnement  correspondante et assure cette fonction jusqu'au terme de ladite année de fonctionnement.  
The chair shall be appointed and take office on the first day of the relevant operational year and shall hold office until the end of the last day of that operational year. 

## 5. Réunions : Meetings:

5.1. 
 
Au plus tard au début de chaque année de fonctionnement, le comité binational valide un calendrier des réunions ordinaires (ci-après « les Réunions ordinaires »).  
By no later than the start of each operational year, the bi-national committee shall agree a schedule of regular meetings (Regular Meetings).  

5.2. 
 
Le comité binational se réunit au moins trois fois par année de fonctionnement. 
There should be no fewer than three Regular Meetings in each operational year.   

5.3. 
 
Le comité binational peut planifier une réunion avant la prochaine Réunion ordinaire (ci-après « la Réunion urgente ») s'il s'avère qu'il est nécessaire ou opportun de l'organiser.  
The bi-national committee may schedule a meeting to occur prior to the next Regular Meeting (an Urgent Meeting) if it is necessary or expedient to do so.  

5.4. 
 
A l'exception des cas de force majeure, les Réunions urgentes sont annoncées avec un préavis minimum de cinq jours ouvrés. 

There shall be at least five working days' notice of Urgent Meetings, 
except in emergencies. 

5.5. 
 
Sauf accord contraire des chefs de délégation, les Réunions ordinaires sont organisées en alternance au Royaume-Uni et en France. Les Réunions urgentes se tiennent au lieu que les chefs de délégation jugent le plus approprié. 

Regular Meetings shall normally be held alternately in the UK and in France, except if the heads of delegation agree otherwise. Urgent Meetings shall be held wherever the heads of delegation consider appropriate. 

The agenda and relevant documents relating to any Regular Meeting or Urgent Meeting (together, Meetings) shall wherever possible be provided to each delegation at least five working days in advance. 

5.6. 
 
L'ordre du jour et la documentation pertinente relative à toute 
Réunion ordinaire ou Réunions urgente (ci-après, conjointement « les Réunions ») doivent, dans la mesure du possible, être fournis à 
chaque délégation au minimum cinq jours ouvrés avant leur tenue.  
5.7. 
 
Les Réunions peuvent se tenir par conférence téléphonique ou à l'aide de tout équipement de communication similaire.  
Any Meeting may be held by conference telephone or similar communication equipment. 
5.8. 
 
Sauf accord contraire de l'ensemble des participants, les Réunions se tiennent à la fois en langue anglaise et française.  
Unless otherwise agreed by all participants, all Meetings shall be held in both English and French. If more than six months have elapsed/will elapse between Meetings, the heads of delegation shall immediately inform the Authorities and explain why such a gap has occurred/will occur. 

5.9. 
 
Dans le cas où plus de six mois se seraient écoulés ou pourraient s'écouler entre deux Réunions, les chefs de délégation en informent 
immédiatement les Autorités et justifient la raison d'un tel délai 
d'inactivité.  
5.10.  
Lors des Réunions, le quorum est atteint à partir de deux membres de chaque délégation, y compris le chef de la délégation nationale ou la personne désignée pour en assumer temporairement le rôle. Chaque 
Autorité prend toutes les mesures nécessaires afin d'atteindre le 
quorum lors des Réunions.  
The quorum for any Meeting of the bi-national committee shall be two members of each delegation, including the head of each national delegation or the person nominated to act temporarily in his or her place. Each Authority shall take all reasonable steps to ensure participation of a quorate delegation at Meetings. 

5.11.  
Sur accord des chefs de délégation, le comité binational peut auditionner toute personne de son choix. 
By agreement between the heads of delegation, the bi-national committee may hear from any person it may choose. 


## 6. Prises De Décision Lors Des Réunions : Decision Making At Meetings:

Where the bi-national committee is required to consider any matter (the Relevant Matter), it shall follow the procedure set out in this paragraph: 

6.1. 
 
Lors de l'examen de toute affaire (ci-après « l'Affaire concernée »), 
le comité binational met en œuvre la procédure décrite au présent 
paragraphe :  
6.1.1.  
Dans la mesure du possible, le comité binational examine les éléments de l'Affaire concernée lors de la Réunion ordinaire suivante ; 
wherever possible, the bi-national committee shall examine the evidence relating to the Relevant Matter at the next Regular Meeting; 

6.1.2.  
Lorsque l'Affaire concernée est urgent, le comité binational organise une Réunion urgente et examine les éléments relatifs à cette affaire à cette occasion ; 
where the Relevant Matter is urgent, the bi-national committee shall convene an Urgent Meeting and examine the evidence relating to the Relevant Matter at that Urgent Meeting; after the bi-national committee has discussed the Relevant Matter at a Meeting, it shall prepare a report to the Authorities, setting out its agreed recommendations;  

6.1.3.  
Lorsque le comité binational a examiné l'Affaire concernée lors d'une Réunion, il prépare un rapport destiné aux Autorités dans lequel il présente les recommandations ayant fait l'objet d'un accord ; 
6.1.4.  
Si le comité binational ne parvient pas à un accord lors d'une Réunion, il organise une Réunion urgente afin d'examiner de nouveau l'Affaire concernée conformément aux délais prévus par la réglementation applicable ; et 
if the bi-national committee is unable to reach consensus at a Meeting, the bi-national committee shall convene an Urgent Meeting to reconsider the Relevant Matter within such time period as is necessary to comply with any legal deadline; and if the bi-national committee remains unable to reach consensus, or if both heads of delegation agree that it is not necessary or expedient to convene a second Meeting, it shall submit a report to the Chairs within such time period as is necessary to comply with any legal deadline. Such report shall concisely set out the details of the Relevant Matter and the areas of agreement and disagreement between the delegations. 

6.1.5.  
Si, à l'issue d'une Réunion urgente, le comité binational ne parvient toujours pas à aboutir à un accord ou si les deux 
chefs de délégation s'accordent sur le fait qu'il n'est ni 
nécessaire ni urgent d'organiser une deuxième Réunion, il transmet un rapport aux Présidents dans les meilleurs délais. Ce rapport précise, de manière concise, les détails de l'Affaire concernée et les points d'accord ou de désaccord entre les délégations.  
6.2. 
 
Tout acte ou décision adopté par le comité binational est authentifié par la signature du président du comité binational ou de toute personne nommée par le comité binational pour agir temporairement en son nom.  
Any decision or other act of the bi-national committee shall be authenticated by the signature of the chair of the bi-national committee, or a person nominated by the bi-national committee to act temporarily in his or her place. 


## 7. Soumission Des Rapports : Submission Of Reports:

 
Lorsque le comité binational doit soumettre un rapport, celui-ci:   
Where the bi-national committee is required to submit a report, such report shall:  
7.1. 
 
Est préparé par le service permanent, en sa qualité de secrétariat du comité binational ;  
be prepared by the permanent service in its capacity as secretariat to the bi-national committee; 
7.2. 
 
Est rédigé en anglais et en français ; 
be in writing in English and French; 
7.3. 
 
Est unique et reflète les opinions du comité binational dans son ensemble ; et 
be a single report reflecting the views of the bi-national committee as a whole; and 
7.4. 
 
Présente, le cas échéant, de manière concise les points d'accord ou de 
désaccord entre les délégations.  
where applicable, concisely set out any areas of agreement and disagreement between the delegations. 


8.  
Langues : 
Languages: 
8.1. 
 
La langue de travail de la délégation de l'ORR est l'anglais. La 
langue de travail de la délégation de l'ARAFER est le français.  
The working language of the ORR delegation to the bi-national committee shall be English. The working language of the ARAFER delegation to the bi-national committee shall be French. 
8.2. 
 
Les textes rédigés en anglais et en français font également foi.  
English and French texts shall be equally authoritative. 


9.  
Publications : 
Publications: 
 
Lorsque le comité binational doit publier ou organiser la publication de tout document, il envoie ou organise l'envoi de l'avant-projet à tous les destinataires pertinents afin de confirmer, dans un délai 
Where the bi-national committee is required to publish or arrange for the publication of any document, the bi-national committee shall send or arrange for the draft document to be sent to all relevant parties to 

raisonnable :  
confirm within a reasonable time:  

9.1. 
 
Si le document contient des erreurs matérielles ; et 
whether the document contains any material errors; and 
9.2. 
 
Si des informations contenues dans le document doivent être traitées de manière confidentielle.   

whether any information contained within the document should be treated as confidential. 


## 10. Autres Dispositions : Other Provisions:

10.1.  
Chaque année de fonctionnement du comité binational débute le 1er avril de l'année en cours et dure douze mois calendaires, pour se terminer au 31 mars de l'année suivante.  
Each operational year of the bi-national committee shall commence on 1 April of the relevant year and be for a period of twelve calendar months ending on 31 March of the following year. 

10.2.  
Le comité binational peut, sur proposition de l'un ou l'autre des chefs 
de délégation, décider d'examiner toute modification de ces règles. 
Si une modification est adoptée, après accord du comité binational, elle doit être soumise aux Autorités pour approbation. La modification entre en vigueur dès la notification de l'approbation par les deux Autorités au comité binational.  
The bi-national committee may decide to consider any amendment to these rules proposed by the head of either delegation. If such an amendment is adopted by agreement of the bi-national committee, it shall be submitted to the Authorities for approval. The amendment shall come into force when the approval of both Authorities has been notified to the bi-national committee. 

## Deuxième Partie : Reglement Interieur Relatif Au Service Permanent Part Two: Rules Of Procedure Relating To The Permanent Service 11. Objectifs : Objectives:

 
Le service permanent favorise la coopération entre les Autorités et garantit que celles-ci tiennent compte de l'article 3.1 de l'Accord de 
coopération dans le cadre de la mise en œuvre de leurs missions de 
The permanent service shall be responsible for enhancing cooperation between the Authorities at the working level and ensuring that the Authorities have regard to Article 3.1 of the Cooperation Agreement régulation décrites à l'article 5 de l'Accord de coopération.  
while carrying out the regulatory tasks set out in Article 5 of the Cooperation Agreement.  

 
A cette fin, le service permanent agit en amont afin de permettre aux 
Autorités d'identifier et de résoudre les divergences d'opinion et 
d'éviter l'adoption de décisions contradictoires.  
To this end, the permanent service shall act as an early stage mechanism for the Authorities to identify and resolve differences and to avoid the adoption of conflicting decisions. 


## 12. Fonctions : Tasks:

 
Afin d'appuyer le comité binational et d'aider les Autorités dans la réalisation de leurs missions de régulation, le service permanent :  
To support the bi-national committee and assist the Authorities in their regulatory tasks, the permanent service shall: while having regard to any work concerning the Fixed Link to be undertaken by either Authority over the same period in relation to their regulatory functions outside the scope of the Cooperation Agreement: 

12.1.  
Tout en tenant compte des travaux concernant la Liaison Fixe devant 
être entrepris pour l'une ou l'autre des Autorités dans la même 
période au titre de leurs fonctions de régulateur en dehors du périmètre de l'Accord de coopération :  
12.1.1. 
 
Elabore un programme de travail annuel soumis pour approbation au comité binational ; et 
draw up an annual work programme which shall be submitted to the bi-national committee for approval; and 
12.1.2. 
 
Veille à la mise en place des activités décrites dans ce dernier ;  
following approval of the work programme ensure that the specified activities are carried out; 
undertake the annual review and monitoring of the Concessionaires' 
network statement and submit a report presenting agreed recommendations to the bi-national committee on the network statement; 

12.2.  
Réalise l'instruction annuelle de l'avis sur le document de référence 
du réseau des concessionnaires et en assure le suivi. A cette fin, il soumet au comité binational un rapport présentant les recommandations communes ; 
investigate appeals pursuant to Article 56(1) of the Directive; 
12.3.  
Instruit les différends au titre du premier paragraphe de l'article 56 de la Directive ; 
when investigating appeals pursuant to Article 56(1) of the Directive: 

12.4.  
Lors de l'instruction des différends au titre du premier paragraphe de 
l'article 56 de la directive : 
collect and exchange submissions from the appellant, the 
defendant and any other interested parties;  
12.4.1. 
 
Analyse les productions du demandeur, du défendeur et de 
toute autre partie intéressée et les communique dans le respect du principe de contradictoire ;  
12.4.2. 
 
Soumet aux Collèges un rapport présentant les recommandations communes ; et 
submit a report presenting agreed recommendations to the Boards on the above submissions; and 
12.4.3. 
 
Notifie sans délai au comité binational toute divergence 
d'opinion entre les deux Autorités concernant soit l'application de l'article 9 de l'Accord de coopération soit le 
fond du différend. 
notify the bi-national committee without delay of any difference of view between the two Authorities concerning either the application of Article 9 of the Cooperation Agreement or the substance of any appeal; 
12.5.  
A la demande des Autorités, instruit les procédures de sanction initiées par les Autorités ou en réponse à une plainte liée à la Liaison Fixe, conformément aux Articles 56(2), 56(4), 56(6), 56(9) et/ou 56(12) de la Directive ; 
at the request of the Authorities, carry out investigations initiated by the Authorities or in response to a complaint in relation to the Fixed Link in accordance with Articles 56(2), 56(4), 56(6), 56(9) and/or 56(12) of the Directive; 

12.6.  
Lors de l'instruction des procédures initiées par les Autorités ou en 
réponse à une plainte liée à la Liaison Fixe, conformément aux articles 56(2), 56(4), 56(6), 56(9) et/ou 56(12) de la Directive : 
when carrying out investigations initiated by the Authorities or in response to a complaint in relation to the Fixed Link in accordance with Articles 56(2), 56(4), 56(6), 56(9) and/or 56(12) of the Directive: 
identify and agree upon matters to be subject to investigation; 
12.6.1. 
 
Identifie et valide les questions qui seront soumises à instruction ; 
collect evidence from the defendant, the Concessionaires, railway undertakings and any other relevant parties;  
12.6.2. 
 
Rassemble les éléments de preuves communiqués par le défendeur, les concessionnaires, les entreprises ferroviaires et toute personne concernée ;  
submit a report presenting agreed recommendations on the 
12.6.3. 
 
Soumet à l'approbation du comité binational un rapport 
présentant les recommandations communes à l'issue de 

l'instruction ;  
investigation to the bi-national committee for approval; 

12.6.4. 
 
Effectue le suivi de la mise en conformité à la mise en demeure;  
investigate and monitor timely compliance with any notice to comply by any party to whom such notice is addressed;  
12.6.5. 
 
Soumet aux Collèges un rapport relatif à la conformité avec la mise en demeure ; et 
submit a report on compliance presenting agreed recommendations to the Boards; and 
12.6.6. 
 
Notifie sans délai au comité binational toute divergence 
d'opinion entre les deux Autorités concernant tant 
l'application de l'article 10 de l'Accord de coopération que le contenu de l'instruction ;  
notify the bi-national committee without delay of any difference of view between the two Authorities concerning either the application of Article 10 of the Cooperation Agreement or the substance of any investigation; 
12.7.  
Lors de la préparation des recommandations pour l'adoption d'avis 
motivés par les Autorités, notifie sans délai au comité binational 
toute divergence d'opinion entre les deux Autorités tant sur 
l'application de l'article 11 de l'Accord de coopération que sur le contenu de tout projet d'avis motivé ;  
when preparing recommendations for the adoption of non-binding opinions by the Authorities, notify the bi-national committee without delay of any difference of view between the two Authorities concerning either the application of Article 11 of the Cooperation Agreement or the substance of any opinion; 

ensure that each Authority has equal and prompt access to any information or evidence of which the permanent service becomes aware;  
12.8.  
Garantit que chaque Autorité dispose d'un accès égal et rapide à tout élément d'information ou de preuve porté à la connaissance du 
service permanent ;   
12.9.  
Assure le secrétariat du comité binational et :  
act as secretariat to the bi-national committee and: 

12.9.1. 
 
Prépare l'ordre du jour, la documentation et les supports des 
réunions du comité binational ;  
prepare agendas, documentation and papers for meetings of the bi-national committee; 
12.9.2. 
 
Prépare une synthèse de chaque réunion du comité binational ;  
prepare a summary of each meeting of the bi-national committee; 
12.9.3. 
 
Assure l'exécution et le suivi des décisions des Autorités relatives à la Liaison Fixe ; 
give effect to and follow up on decisions of the Authorities in relation to the Fixed Link; 

12.9.4. 
 
Reçoit et traite la correspondance adressée :  
receive and deal with correspondence addressed to:  
12.9.4.1. 
 
Au comité binational ; et 
the bi-national committee; and 
12.9.4.2. 
 
Aux Autorités en ce qui concerne les correspondances liées à la Liaison Fixe ;  
the Authorities in respect of correspondence related to the Fixed Link; 
12.9.5. 
 
Fournit l'appui technique et administratif nécessaire au comité binational, y compris l'organisation de la réalisation 
des expertises et consultations ;  
provide the necessary administrative and technical support to the bi-national committee, including arranging expert assistance and consultancy support; share details of planned resource requirements for each delegation for the coming operational year; and 
12.9.6. 
 
Partage les informations concernant les ressources 
budgétaires de chaque délégation pour l'année de 
fonctionnement suivante ; et 
12.10.  
Lorsque les Autorités ou le comité binational le demandent, il restitue les travaux relatifs à la régulation ferroviaire de la Liaison 
Fixe, en vue d'assurer un accès et une  tarification équitables et non 
discriminatoires au réseau et aux services.  
where requested by the bi-national committee or the Authorities, report on matters relating to the regulation of railway activities in the Fixed Link for the purpose of  ensuring fair and non-discriminatory access and charging to the rail network and services. 

## 13. Composition : Composition:

The permanent service shall comprise an ARAFER delegation and an ORR delegation. The views of each delegation shall carry equal weight.  

13.1.  
Le service permanent est composé d'une délégation de l'ARAFER et d'une délégation de l'ORR. Les membres du service permanent 
dialoguent d'égal à égal.  
13.2.  
Chaque Autorité désigne les membres de sa délégation qui siègent au service permanent.  

Each Authority shall decide on the members of its delegation to the permanent service. 

13.3.  
Chaque Autorité communique à l'autre le nom du responsable de la 
délégation et de ses autres membres et notifie toute modification 

Each Authority shall communicate to the other the names of the head and of the other members of its delegation, and notify any changes 

pouvant intervenir dans la composition de sa délégation. 

which may occur in the composition of the delegation. 

13.4.  
En cas d'empêchement du chef de délégation, l'Autorité concernée 
peut procéder à son remplacement. Le nom de la personne 
remplaçante est communiqué à l'autre Autorité préalablement à la 
réunion.  
If either head of delegation is unable to attend a meeting of the permanent service, the relevant Authority may replace that head with an alternate whose name shall be communicated to the other Authority beforehand. 

13.5.  
Chaque délégation doit normalement être composée au minimum des représentants suivants : 
It is expected that each delegation will normally consist of at least the following: 

13.5.1. 
 
Un responsable de délégation expérimenté ;  
a head of delegation with appropriate seniority; 
13.5.2. 
 
Un conseiller économique ; et 
an economic advisor; and 
13.5.3. 
 
Un conseiller juridique. 
a legal advisor. 
If appropriate, other advisors (such as railway and/or financial experts) and specialists from the Authorities will join meetings of the Permanent Service in addition to or instead of the delegates listed above. 

13.6.  
Le cas échéant, d'autres conseillers (tels que des experts ferroviaires et/ou financiers) et d'autres spécialistes représentant les Autorités 
peuvent participer aux réunions du service permanent en plus, ou à la place, des délégués précédemment listés.  

## 14. Président Du Service Permanent : Chair Of The Permanent Service:

14.1.  
La présidence du service permanent est assurée alternativement par le chef de chaque délégation.  
The chair of the permanent service shall be held by the head of each delegation alternately.  

14.2.  
Le rôle du président est de s'assurer de l'efficacité et de l'équité des 
débats.  
The role of the chair will be to ensure that meetings are run efficiently and fairly.  
14.3.  
Le président ne dispose pas d'une voix prépondérante. 
The chair shall not have a casting vote in relation to any decision making. 
14.4.  
En l'absence du président, la présidence est assurée par un autre membre de sa délégation. Le responsable de l'autre délégation en est 
informé.  
In the absence of the chair, the chair shall be assumed by another member of his or her delegation, and the head of the other delegation shall be informed. 

14.5.  
Le président est nommé le premier jour de l'année de fonctionnement 
et assure la présidence jusqu'au dernier jour de cette année de 
fonctionnement.  
The chair shall be appointed and take office on the first day of the relevant operational year and shall hold office until the end of the last day of that operational year. 



15. 
 
Nomination des rapporteurs, experts et toute autre personne : 
Appointment of rapporteurs, experts, and any other person: 
To ensure that there is a clear distinction between investigative and decision making responsibilities within each Authority, the permanent service may arrange the appointment of rapporteurs, experts or any other person to carry out specific appeal and enforcement investigations.  

15.1.  
Afin de garantir une distinction claire entre les responsabilités liées à 
l'instruction des procédures et celles relatives à la prise de décision 
au sein de chaque Autorité, le service permanent peut nommer des rapporteurs, des experts ou toute autre personne chargés de réaliser des missions spécifiques relatives aux différends ou à leur exécution.  
15.2.  
Le service permanent peut effectuer ces nominations uniquement à la demande expresse des Autorités.  
The permanent service may only make such an appointment if the Authorities direct the permanent service to make such appointment.  

15.3.  
Les personnes nommées peuvent être membres ou non membres du service permanent.  
Such appointment may be from within or outside the membership of the permanent service and may be of an existing member or employee of the Authorities. Without prejudice to any additional procurement rules within either Authority or any applicable EU or domestic law, regulation or custom, where the permanent service makes an appointment of a person who is neither a member nor an employee of either Authority it shall: 

15.4.  
Sans préjudice de toutes autres règles relatives aux marchés publics 
existant au sein de l'une ou l'autre des Autorités au titre d'une 
législation, réglementation ou pratique nationale ou européenne, lorsque le service permanent nomme une personne qui n'est ni membre, ni agent employé par l'une ou l'autre Autorité :  
agree if a single Authority will lead the procurement process, or 

15.4.1. 
 
Il décide si la procédure de passation est mise en œuvre par une seule des Autorités ou si elle fait l'objet d'un traitement 
conjoint ; 
if the appointment should be jointly procured; 
15.4.2. 
 
Il détermine le coût des besoins et valide le dispositif de 
partage des coûts conformément à l'article 8.8 de l'Accord 
de coopération ; 
establish the likely cost of the requirements and agree the arrangements for sharing them in accordance with Article 8.8 of 
the Cooperation Agreement; 
15.4.3. 
 
Il définit précisément les besoins, en indiquant :  
specify the requirements accurately setting out: 
15.4.3.1. 
 
Le fondement des travaux nécessaire à la compréhension de leur contexte ;  
any background to the work necessary to understand its context; 
15.4.3.2. 
 
Les objectifs des travaux ;  
the objectives of the work; 
15.4.3.3. 
 
Les devoirs et/ou obligations du fournisseur ;  
the duties and/or obligations of the supplier; 
15.4.3.4. 
 
Toutes les compétences ou l'expérience demandée 
au personnel du fournisseur ;  
any skills or experience required by the supplier's 
personnel; 
15.4.3.5. 
 
Les détails de tous les résultats attendus ;  
details of any outcomes/outputs expected; 
15.4.3.6. 
 
Les calendriers ; 
timelines; 
15.4.3.7. 
 
Les critères d'évaluation liés à l'objet du marché ; et 
evaluation criteria relating to the subject matter of the procurement; and 
15.4.3.8. 
 
Toute autre information pertinente ; 
any other relevant information; 
15.4.4. 
 
Il précise les critères d'évaluation utilisés afin de faire un 
choix entre les fournisseurs ou, si une seule offre est déposée, précise les raisons justifiant de la retenir ;  
document what evaluation criteria are used to make a decision between suppliers, or if a single tender is made the justification for that single tender;  
15.4.5. 
 
Il fournit la traçabilité complète et précise de l'appel d'offres 
et des décisions correspondantes ; et 
provide complete and accurate records of the tender and the decisions behind it; and 
15.4.6. 
 
Le cas échéant, ou si nécessaire au titre d'une législation, 
if appropriate or required by any applicable EU or domestic law, 
regulation or custom, provide a debrief to all suppliers that submitted a proposal setting out the relative merits of their bid and the winning bid including their ranking. 

réglementation ou pratique nationale ou européenne, il fournit un résumé à l'ensemble des candidats à l'appel d'offres en soulignant les mérites relatifs de leurs offres et de l'offre ayant remporté le marché ainsi que leur classement.  

15.5.  
Lorsque le service permanent nomme un rapporteur, un expert ou 
toute autre personne dans le but de remplir l'une de ses fonctions, 
toute règle relative au service permanent établie dans le présent règlement lui est opposable. 
Where the permanent service appoints a rapporteur, expert or any other person to carry out any of its functions, references in these rules of procedure to the permanent service shall be deemed to be a reference to that rapporteur, expert or any other person. 

## 16. Instruction Réalisée Par Les Rapporteurs : Investigations By Rapporteurs:

Where rapporteurs carry out specific appeal and enforcement investigations, they shall follow the procedure set out in this paragraph: 

16.1.  
Lorsque les rapporteurs mènent une instruction dans le cadre d'un 
règlement de différend ou d'une procédure de sanction, ils suivent la procédure décrite au présent paragraphe : 
16.1.1. 
 
Les rapporteurs tiennent compte des éléments de preuves obtenus au cours de l'instruction et préparent un avant-projet 
de rapport contenant leurs conclusions qu'ils soumettent aux 
chefs de délégation du service permanent ;  
rapporteurs shall consider the evidence relating to the investigation and shall prepare a draft report of their conclusions to be submitted to the heads of delegation of the permanent service; 

16.1.2. 
 
Lorsque l'avant-projet de rapport démontre que les conclusions des rapporteurs sont convergentes, les chefs de délégation du service permanent autorisent les rapporteurs à finaliser le rapport et à l'envoyer aux collèges et aux parties ;  
where the draft report of the rapporteurs shows that their conclusions are aligned, the heads of delegation of the permanent service shall authorise the rapporteurs to finalise the report and shall arrange for the report to be submitted to the Boards and to the parties; 

16.1.3. 
 
Lorsque l'avant-projet du rapport démontre que les conclusions des rapporteurs ne sont pas convergentes, les rapporteurs et les chefs de délégation du service permanent 
se réunissent afin d'examiner de nouveau les conclusions. Si 
where the draft report of the rapporteurs shows that their conclusions are not aligned, the rapporteurs and the heads of delegation of the permanent service shall meet to reconsider the conclusions. If after such meeting the rapporteurs are unable to align their conclusions, the heads of delegation shall instruct the rapporteurs to prepare a final report which includes a concise account of the areas of agreement and disagreement between the rapporteurs and shall arrange for the report to be submitted to the bi-national committee and to the parties. 

à la suite de cette réunion, les rapporteurs sont dans l'incapacité d'accorder leurs conclusions, les chefs de délégations demandent aux rapporteurs de préparer un rapport final incluant un descriptif concis des points d'accord et des points de désaccord et d'envoyer le rapport au comité binational et aux parties. 

16.2.  
Le rapport final d'instruction est authentifié par la signature de 
chaque rapporteur.  
The final investigation report shall be authenticated by the signature of each rapporteur. 

## 17. Réunions : Meetings:

17.1.  
Dès que possible après la date de signature de l'Accord de 
coopération, et au plus tard le 1er janvier de chaque année suivante, les chefs de délégation fixent un calendrier des réunions ordinaires (ci-après « les Réunions ordinaires ») du service permanent.  
As soon as possible after the date of the signature of the Cooperation Agreement, and by no later than 1 January of each subsequent year, the heads of delegation shall agree a schedule of regular meetings (Regular Meetings) of the permanent service.  

17.2.  
Sauf accord contraire des responsables de délégation, les Réunions ordinaires sont organisées au moins une fois tous les deux mois calendaires suivant la signature de l'Accord de coopération.  
Unless the heads of delegation otherwise agree, Regular Meetings shall occur no further apart than every two calendar months following the date of the signature of the Cooperation Agreement.  

17.3.  
S'ils l'estiment opportun, les chefs de délégation peuvent organiser une réunion supplémentaire avant la prochaine Réunion ordinaire (ciaprès « une Réunion urgente »).  

The heads of delegation may schedule a meeting to occur prior to the next Regular Meeting (an Urgent Meeting) if they agree that it is necessary or expedient to do so.  

17.4.  
Les Réunions urgentes donnent lieu à un préavis minimum de cinq jours ouvrés, sauf cas de force majeure. 

There shall be at least five working days' notice of Urgent Meetings, 
except in emergencies. 

17.5.  
Les Réunions ordinaires se tiennent  de manière alternée en France et au Royaume-Uni, sauf si les chefs de délégation en décident autrement. Les Réunions urgentes se tiennent dans les lieux que les 

Regular Meetings shall normally be held alternately in the UK and in France, except if the heads of delegation agree otherwise. Urgent Meetings shall be held wherever the heads of delegation consider 

chefs de délégation jugent opportuns.  
appropriate. The agenda and relevant documents relating to any Regular Meeting or Urgent Meeting (together, Meetings) should wherever possible be provided to each delegation in advance. 

17.6.  
L'ordre du jour et la documentation nécessaire relative à toute 
Réunion ordinaire ou Réunion urgente (ci-après, conjointement « les 
Réunions ») sont, dans la mesure du possible, communiqués à l'avance à chaque délégation. 
17.7.  
Toute Réunion peut se tenir par conférence téléphonique ou à l'aide de tout équipement de communication similaire. 
Any Meeting may be held by conference telephone or similar communication equipment. 
17.8.  
Sauf accord contraire entre les participants, toutes les Réunions se tiennent à la fois en anglais et en français.  
Unless otherwise agreed by all participants, all Meetings shall be held in both English and French. If more than six months have elapsed/will elapse between Meetings, the heads of delegation shall immediately inform the Authorities and explain why such a gap has occurred/will occur. 

17.9.  
Dans le cas où plus de six mois se seraient écoulés ou pourraient s'écouler entre deux Réunions, les chefs de délégation en informent 
immédiatement les Autorités et justifient la raison d'un tel délai 
d'inactivité. 
17.10.  
Lors de toute Réunion du service permanent, le quorum est fixé à deux membres de chaque délégation, y compris le responsable de chaque délégation nationale, ou la personne nommée pour assurer temporairement ce rôle. Chaque Autorité prend les mesures nécessaires pour que le quorum soit atteint. 
The quorum for any Meeting of the permanent service shall be two members of each delegation, including the head of each national delegation or the person nominated to act temporarily in his or her place. Each Authority shall take all reasonable steps to ensure participation of a quorate delegation at Meetings. 

17.11.  
Sur accord des chefs de délégation, le service permanent peut auditionner toute personne de son choix. 
By agreement between the heads of delegation, the permanent service may hear from any person it may choose. 

## 18. Prise De Décision Lors Des Réunions : Decision Making At Meetings:

18.1.  
Lors de l'instruction d'une affaire (ci-après  « l'Affaire concernée »), le service permanent suit la procédure décrite au présent paragraphe : 
Where the permanent service is required to consider any matter (the Relevant Matter), it shall follow the procedure set out in this paragraph: 

18.1.1. 
 
Dans la mesure du possible, le service permanent examine les éléments de preuves relatifs à l'Affaire concernée lors de la Réunion ordinaire suivante ;  
wherever possible, the permanent service shall examine the evidence relating to the Relevant Matter at the next Regular Meeting; 
where the Relevant Matter is urgent, the permanent service shall convene an Urgent Meeting or Meetings to expedite full and timely consideration of the Relevant Matter; 

18.1.2. 
 
Lorsque le dossier en cause  est urgent, le service permanent organise une Réunion urgente ou des Réunions afin de permettre de prendre pleinement et rapidement connaissance de l'Affaire concernée ;  
18.1.3. 
 
Une fois que le service permanent a émis ses conclusions suite à l'examen de l'Affaire concernée, il prépare un rapport destiné soit au comité binational soit le cas échéant aux Collèges, détaillant ses recommandations ; et 
after the permanent service has concluded its consideration of the Relevant Matter, it shall prepare a report to the bi-national committee or the Boards (as applicable), setting out its recommendations; and if the permanent service is unable to reach complete agreement, it shall convene a further Urgent Meeting at which the heads of delegation shall reconsider the Relevant Matter. If after such Meeting the heads of delegation are unable to reach complete agreement, the final report shall include a concise account of the areas of agreement and disagreement between the delegations. 

18.1.4. 
 
Si le service permanent est dans l'incapacité d'aboutir à un 
accord complet, il organise une autre Réunion urgente au cours de laquelle les chefs de délégation examinent de nouveau l'Affaire concernée. Dans le cas où, suite à cette Réunion, les chefs de délégation ne parviennent pas à un accord complet, le rapport final inclut un descriptif concis 
des points d'accord et des points de désaccord entre les 
délégations.   
18.2.  
Tout acte ou décision du service permanent est authentifié par la signature de son président, ou par une personne désignée pour officier temporairement à sa place.  
Any decision or other act of the permanent service shall be authenticated by the signature of the chair of the permanent service, or a person nominated to act temporarily in his or her place. 


## 19. Soumission Des Rapports : Submission Of Reports:

 
Lorsque le service permanent doit soumettre un rapport, celui-ci Where the permanent service is required to submit a report, such report doit :  
shall:  

19.1.  
Etre rédigé en anglais et en français ;  
be in writing in English and French; 
19.2.  
Etre unique et refléter les opinions du service permanent dans son ensemble ; et  
be a single report reflecting the views of the permanent service as a whole; and 
19.3.  
Présenter de manière concise tous les points d'accord et, le cas 
échéant, de désaccord entre les délégations.  
where applicable, concisely set out any areas of agreement and disagreement between the delegations. 

## 20. Langues : Languages:

20.1.  
La langue de travail de la délégation de l'ORR est l'anglais. La 
langue de travail de la délégation de l'ARAFER est le français.  
The working language of the ORR delegation to the permanent service shall be English. The working language of the ARAFER delegation to the bi-national committee shall be French.  

20.2.  
Les textes rédigés en anglais et en français font également foi. 
English and French texts shall be equally authoritative. 

## 21. Autres Dispositions : Other Provisions:

21.1.  
Chaque année de fonctionnement du service permanent débute au 1er 
avril de l'année en cours et dure douze mois calendaires, pour se 
terminer au 31 mars de l'année suivante. 
Each operational year of the bi-national committee shall commence on 1 April of the relevant year and be for a period of twelve calendar months ending on 31 March of the following year. 

21.2.  
L'un ou l'autre des chefs de délégation du comité binational peut proposer une modification de ces règles à tout moment. Si ladite modification est adoptée par le service permanent, elle est soumise au comité binational pour validation. Elle entre en vigueur dès sa validation par le comité binational. 
Amendment to these rules may be proposed at any time by the head of either delegation. If such an amendment is adopted by agreement of the permanent service, it shall be submitted to the bi-national committee for approval. It shall come into force when the approval of the bi-national committee has been notified to the permanent service.