## Generische Anforderungen Zur Langzeitlichen Erhaltung Elektronischer Informationen:

 
 
1 Definition der Merkmale authentischer Dokumente (Records) 
 

## Inhaltsangabe

1 
ZUSAMMENFASSUNG .....................................................................................3 
2 
ÜBERBLICK........................................................................................................5 
2.1 
LANGZEITLICHE ELEKTRONISCHE DOKUMENTE..............................................5 
3 
DEFINITIONEN..................................................................................................8 
3.1 
AUTHENTIZITÄT..............................................................................................8 
3.2 
DEFINITION VON ZUVERLÄSSIGKEIT ...............................................................9 
3.3 
DEFINITION VON INTEGRITÄT .......................................................................11 
3.4 
DEFINITION VON BRAUCHBARKEIT...............................................................13 
4 
ATTRIBUTE FÜR AUTHENTIZITÄT UND INTEGRITÄT......................16 
 

## 1 Zusammenfassung

1.1.1 Unter dem Begriff langzeitliche Dokumente (Sustainable Records) sind solche 
elektronischen Objekte und ihre dazugehörigen Metadaten zu verstehen, zu deren Aufbewahrung diejenige Stelle verpflichtet ist, die diese Dokumente hervorgebracht hat oder die sie besitzt - und zwar bis zu dem Zeitpunkt, zu dem diese Dokumente entweder vernichtet werden können oder an ein dazu ermächtigtes Spezialarchiv zur permanenten Archivierung weitergegeben werden.  
1.1.2 Die 
vorliegende 
Ausführung 
stellt 
das 
erste 
von 
insgesamt 
vier 
Richtliniendokumenten dar, die staatlichen Dienststellen die Prinzipien 
erläutern sollen, welche für die Attestierung der Authentizität eines 
Dokuments oder einer Kategorie von elektronischen Dokumenten im Sinn des 
BS ISO 15489 Information and documentation - Records management 
standard erforderlich sind. Voraussetzung für die dauerhafte Bewahrung von Dokumenten ist die Gewissheit, dass diese Dokumente folgende Eigenschaften mitbringen: Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Brauchbarkeit. Eine Zusammenstellung der Attribute, die für die Attestierung der erforderlichen Authentizität und Integrität eines elektronischen Dokuments erforderlich sind, liefert die vorliegende Ausführung. 
1.1.3 Die vorliegende Ausführung versteht sich als eine Einheit mit den anderen drei 
begleitenden Ausführungen unter dem gemeinsamen Titel Generische Anforderungen zur langzeitlichen Erhaltung elektronischer Informationen. Die Titel der anderen drei Ausführungen lauten: 2. Langzeitliche Erhaltung authentischer und zuverlässiger Dokumente: 
Erfordernisse hinsichtlich der Handhabung 
3. Langzeitliche Erhaltung authentischer und zuverlässiger Dokumente: 
technische Erfordernisse 
4.  Richtlinien zur Kategorisierung von Dokumenten hinsichtlich der 
Identifizierung langzeitlicher Erfordernisse  
1.1.4 Ausführung 2 beschreibt, welche Kontrollmechanismen hinsichtlich der 
Handhabung solcher Dokumente erforderlich sind und Ausführung 3 beschäftigt sich mit den technischen Erfordernissen in Bezug auf das Vorhalten langzeitlicher elektronischer Dokumente. Ausführung 4 schließlich bietet hochwertige Handreichungen für staatliche Einrichtungen, die ihre Dokumente nach deren spezifischen Erfordernissen hinsichtlich der langzeitlichen Vorhaltung als authentische Dokumente kategorisieren wollen. 
1.1.5 Diese allgemeinen (generischen) Anforderungen stellen keine vollständige 
Spezifikation dar. Sie sind vielmehr eine Ausgangsposition, die die Mindestanforderungen für die Glaubwürdigkeit elektronischer Dokumente formuliert, die über einen langen Zeitraum hinweg die Attribute Authentizität und Integrität beibehalten sollen. Außerdem sind sie als Begleitausführungen zu verstehen zu den Functional Requirements for Electronic Records Management Systems 2002 (Funktionale Erfordernisse für elektronische 
Dokumentenmanagementsysteme 2002, neubearbeitete Fassung). Diese überarbeitete Version ist erhältlich unter: 
http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/

1.1.6 Die vorliegenden Richtlinien sind hauptsächlich für all jene bestimmt, die in 
staatlichen Dienststellen auf Regierungsebene tätig sind. Die Prinzipien zur langzeitlichen Erhaltung elektronischer Dokumente gelten gleichermaßen auch für kommunale Stellen und im gesamten öffentlichen Dienst. Im Rahmen dieser Ausführungen wird der Begriff "staatliche Einrichtung" für jegliche Art 
öffentlicher Dienstleistungsorganisation verwendet, einschließlich aller staatlichen Stellen, Abteilungen und Organisationen. Die Vertrautheit mit der Struktur staatlicher Dokumente, wie sie auf Regierungsebene üblich ist, wird 
hierbei vorausgesetzt. 
1.1.7 Jede staatliche Organisation, die die vorliegenden Anforderungen als 
Grundvoraussetzungen oder Maßstab für ihr Records Management anwenden wollen, werden trotzdem ihre jeweilige individuelle Situation und die daraus resultierenden spezifischen Erfordernisse definieren müssen. Diese eher allgemeinen (generischen) Anforderungen bedürfen demnach der Anpassung an die jeweilige Situation, indem folgende Überlegungen zum Tragen kommen sollten: Berücksichtigung zusätzlicher spezieller geschäftlicher Erfordernisse, die von der generischen Natur der hier gemachten Vorschläge nicht abgedeckt sind; Treffen einer Auswahl aus alternativen Anforderungen in Abhängigkeit der jeweiligen betrieblichen Verfahrensweise und Praxis; Festlegung von Prioritäten, welche Anforderungen im jeweiligen Kontext gesehen als wünschenswert oder unabdingbar zu betrachten sind. 
1.1.8 Die in diesen Ausführungen dargelegten generischen Funktionen können 
durchaus auch für ein Dauerarchiv relevant sein. Allerdings ist die Bedürfnislage einer rein archivarischen Bestandshaltung im Vergleich zu Einrichtungen, die die Vorhaltung elektronischer Dokumente für ihren laufenden Geschäftsbetrieb benötigen, unterschiedlich einzuschätzen, selbst wenn im letzteren Fall der Gesamtvorhaltungszeitraum mehrere Jahrzehnte betragen kann.  

## 2 Überblick 2.1 Langzeitliche Elektronische Dokumente

2.1.1 Unter dem Begriff langzeitliche Dokumente (Sustainable Records) sind solche 
elektronischen Objekte und ihre dazugehörigen Metadaten zu verstehen, zu deren Aufbewahrung diejenige Stelle verpflichtet ist, die diese Dokumente hervorgebracht hat oder die sie besitzt - und zwar bis zu dem Zeitpunkt, wo diese Dokumente entweder vernichtet werden können oder an ein dazu ermächtigtes Spezialarchiv zur permanenten Archivierung weitergegeben werden. Die in diesen Ausführungen dargelegten generischen Funktionen können durchaus auch für ein Dauerarchiv relevant sein. Allerdings ist die 
Bedürfnislage einer rein archivarischen Bestandshaltung im Vergleich zu 
Einrichtungen, die die Vorhaltung elektronischer Dokumente für ihren laufenden Geschäftsbetrieb benötigen, unterschiedlich einzuschätzen, selbst wenn im letzteren Fall der Gesamtvorhaltungszeitraum mehrere Jahrzehnte betragen kann.  
2.1.2 In den von The National Archives (TNA) in einer überarbeiteten Fassung von 
2002 herausgegebenen Requirements for Electronic Records Management 
Systems: 
Functional 
Requirements 
(Anforderungen 
für 
elektronische 
Dokumentenmanagementsysteme: funktionelle Erfordernisse) werden viele der Kontrollmechanismen beschrieben, die ebenfalls erforderlich wären, um sicherzustellen, dass die in einem elektronischen Archivierungssystem erfassten Dokumente über einen definierten Zeitraum hinweg als authentische Dokumente gehalten werden können. Die Fähigkeit, Dokumente so zu 
erfassen, dass deren Modifizierung oder inhaltliche Bearbeitung auf Dauer ausgeschlossen ist, stellt eine Schlüsselkomponente der Authentizität dar, die durch glaubwürdige Metadaten, Audit Trails und Reports untermauert werden muss. Während es möglich ist, eine Dokumentkopie in seinem originären Softwareformat zu erfassen und es unverändert in einem Repository zu speichern, das mit einem unternehmenseigenen Klassifizierungsverzeichnis verknüpft ist, mag es vielleicht nicht unbedingt machbar oder wünschenswert sein, dieses Dokument mittelfristig in seinem Originalformat zu erhalten.  
2.1.3 Die Anforderungen an die Dokumentauthentizität bedeutet, dass jede 
Softwaremigration zwischen verschiedenen Formaten mit großer Sorgfalt vonstatten gehen und dokumentiert werden muss, so dass die Gründe für die Migration nachvollziehbar und die Qualitätsvalidierungsmethode hinsichtlich des Dokuments nach erfolgter Migration klar ist. An dieser Stelle ist zu betonen, dass die Migrationsdokumentation insbesondere die Methoden aufzeigen muss, die bei der Durchführung der Migration angewendet wurden. Diese 
Durchführungsprozesse 
müssen 
auch 
mit 
nachvollziehbaren 
Aufzeichnungen belegt werden, die es erlauben, zu überprüfen, wer was wann gemacht hat. 
2.1.4 Ein nachhaltiges Dokumentenmanagement erfordert von jeder Institution ein 
geeignetes Maß an Funktionalität gepaart mit den für nachhaltige Managementlösungen 
erforderlichen 
Instrumenten 
und 
betrieblichen 
Festlegungen. Die langzeitliche Haltung von elektronischen Dokumenten ist 
als ein Vermögensgut des Unternehmens anzusehen, deren Zuverlässigkeit und Integrität es zu bewahren gilt, solange diese Dokumente gebraucht werden. Dazu gehört auch, dass Änderungen des Dokumentinhalts oder des Kontexts verhindert werden, damit die Authentizität gewahrt bleibt. Außerdem erfordern diese Dokumente ständige Erhaltungsmaßnahmen in angemessenen Formaten, um deren Verfügbarkeit sicherzustellen. 

2.1.5 Elektronisch erstellte und erhaltene Dokumente sind einem ständigen Risiko 
ausgesetzt, beabsichtigt oder unbeabsichtigt verändert zu werden, und solche Veränderungen sind unter Umständen nicht so ohne weiteres feststellbar. Die 
Authentizität von elektronischen Dokumenten ist in Gefahr, wann immer diese von einem Ort zum anderen (d.h. beim Versenden zwischen Personen, Systemen oder Anwendungen) oder mit der Zeit von einem Medium zum 
anderen transferiert werden (d.h. entweder bei der Speicherung offline oder 
beim Upgrade oder dem Ersatz von im Rahmen der Datenverarbeitung, Datenkommunikation oder Wartung verwendeten Hardware oder Software). Die 
Authentizität 
kann 
weiterhin 
bei 
den 
Zugangsund 
Übertragungsvorgängen kompromittiert werden, wo Zugangsschnittstellen nicht autorisierte und undokumentierte Modifikationen der Dokumente erlauben. Es müssen daher Vorkehrungen getroffen werden, die Authentizität von elektronischen Dokumenten, die über einen langen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden, überprüfen und bewahren zu können, damit sichergestellt ist, dass ein elektronisches Dokument auch tatsächlich ist und dauerhaft bleibt, was es vorgibt zu sein und in wesentlicher Hinsicht nicht verändert oder beschädigt wurde. 
2.1.6 In BS ISO 15489 Information and documentation - Records management 
standard wird ausgeführt, dass ein Dokument "in korrekter Weise den Inhalt 
einer Mitteilung wiedergeben muss beziehungsweise welche Entscheidungen getroffen wurden oder welche Handlungen erfolgt sind . Es muss in der Lage sein, die geschäftlichen Erfordernisse, weswegen es erstellt wurde, zu erfüllen und auch als Handlungsnachweis verwendbar sein."  
2.1.7 In diesem Zusammenhang bedeutet dies, dass der Inhalt eines Dokuments "die 
für die Dokumentierung einer Transaktion erforderlichen Metadaten entweder enthalten oder mit diesen in ständiger Weise verknüpft oder an diese 
angegliedert sein muss." Die wichtigsten Elemente können wie folgt zusammengefasst werden: - Die Struktur eines Dokuments, das heißt sein Format und die 
Beziehungsstruktur seiner konstituierenden Elemente müssen intakt bleiben 
- Aus dem Dokument muss der geschäftliche Kontext, in dem es erstellt, 
erhalten und benutzt wurde, hervorgehen. Dazu gehören auch der betriebliche Prozess, der die entsprechende Transaktion zuzuordnen ist, das Datum und die Uhrzeit der Transaktion sowie die daran beteiligten Personen 
- Zwischen separat gehaltenen Teildokumenten muss eine Verknüpfung 
bestehen, damit die Kombination zu einem Gesamtdokument jederzeit möglich ist. 
 

2.1.8 Die wesentlichen Eigenschaften eines Dokumentenmanagement (Records 
Management) werden in Abschnitt 7.2 des Standard Information and documentation - Records management standard BS ISO 15489 definiert: 
- Authentizität - Zuverlässigkeit - Integrität - Brauchbarkeit 
2.1.9 Die dauerhafte Anerkennung eines Objekts als ein glaubwürdiges Dokument 
kann nur mit Hilfe bestimmter Leistungskriterien sichergestellt werden, die dafür Sorge tragen, dass diese vier Eigenschaften während der Lebensdauer des Dokuments erfüllt werden. Diese Elemente werden im nächsten Abschnitt 
dieser Ausführungen näher dargelegt. Methoden zur weiteren sachlichen 
Eingrenzung dieser vier Dokumentmerkmale werden auch in Ausführung 4 aufgezeigt (Richtlinien zur Kategorisierung von Dokumenten hinsichtlich der Identifizierung langzeitlicher Erfordernisse).  
 

## 3 Definitionen 3.1 Authentizität

3.1.1 Abschnitt 7.2 des BS ISO 15489 Standard Information and documentation - 
Records management standard legt fest, dass  
ein authentisches Dokument ein Dokument ist, bei dem die Beweislage sicherstellt, dass 
a) es das Dokument ist, das es vorgibt zu sein b) es von derjenigen Person erstellt oder versendet worden ist, die 
vorgibt, das Dokument erstellt oder versendet zu haben 
c) es tatsächlich zu der angegebenen Zeit erstellt oder versendet wurde. 
3.1.2 In dem Normenwerk heißt es weiter, dass "Institutionen zum Zweck der 
Sicherstellung 
der 
Authentizität 
von 
Dokumenten 
Richtlinien 
und 
Verfahrensweisen implementieren sollen, die die Erstellung, den Empfang, die Übertragung, den Erhalt und die Bereitstellung von Dokumenten überwachen sollen, damit die Ersteller von Dokumenten autorisiert und identifiziert werden können und damit die Dokumente selbst gegen nichtautorisierte Zusätze, unzulässiges Löschen, Veränderungen, unerlaubte Benutzung und 
gegen Verbergen geschützt sind." 
3.1.3 Allerdings definiert BS ISO 15489 die wesentlichen Merkmale eines Records 
Management in Abschnitt 7.2 mit den Merkmalen: - Authentizität - Zuverlässigkeit - Integrität - Brauchbarkeit 
3.1.4 In der Praxis kann Authentizität aber nur dann bestehen, wenn genügend 
Elemente der anderen drei Merkmale vorliegen, da diese überhaupt erst die Voraussetzung sind für die Etablierung von Authentizität in einer elektronischen Umgebung für Dokumente. Authentizität als solche ist ein implizierter Wert, der aus der Präsenz der expliziten Elemente abgeleitet oder angenommen wird, die die anderen drei Merkmale ausmachen. Die Annahme der Authentizität ist eine Folgerung aus bekannten Tatsachen über die Art und Weise, wie ein Dokument erstellt wurde, wie mit ihm verfahren wurde und wie es erhalten wurde.  
3.1.5 Die Annahme der Authentizität beruht auf der Anzahl der erfüllten 
Anforderungen und auf dem Grad, bis zu dem jede einzelne dieser Anforderungen erfüllt wird. Die Anforderungen haben demzufolge einen kumulativen Charakter: Je höher die Anzahl der erfüllten Anforderungen und je höher der Grad, bis zu dem jede einzelne Anforderung erfüllt wird, umso höher ist die Annahme der Authentizität. 
3.1.6 Zur Aufrechterhaltung der Annahme der Authentizität müssen die Dokumente 
in Übereinstimmung mit Verfahrensweisen gehandhabt werden, die deren 
kontinuierliche Authentizität gewährleisten. 

Die Erstellung von Dokumentkopien muss in Übereinstimmung mit Verfahrensweisen erfolgen, die gewährleisten, dass die Authentizität durch den Reproduktionsprozess nicht beeinträchtigt wird. Die Anforderungen gründen auf dem Konzept des 
"Vertrauens" (Trust) auf die Haltung und Erhaltung von Dokumenten vom Augenblick der Dokumenterstellung an.  Angesichts der Tatsache, dass einige Dokumente bei der Migration von einem Softwareformat zu einem anderen gewissen Änderungen unterworfen sind, muss der mit dem Standardisierungsverfahren in Verbindung stehende Begriff "Vertrauen" eher unter dem Gesichtspunkt der durch das Migrationsverfahren bedingten Wahrscheinlichkeit der Authentizität denn durch deren Gewissheit betrachtet werden.   

3.1.7 Die Beurteilung der Authentizität eines Dokuments beinhaltet auch die 
Feststellung seiner *Identität* und die Demonstration seiner *Integrität*. Die Identität eines Dokuments bezieht sich auf seine Attribute, einschließlich seine 
externen Attribute wie Kontext und Herkunft, die einzigartige Merkmale dieses Dokuments konstituieren und es von anderen Dokumenten unterscheidet - zum Beispiel der Name des Autors, Datum und Ort der Dokumenterstellung, thematischer Gegenstand. *Integrität* hingegen bezieht 
sich auf die Vollständigkeit und Konsistenz des Dokuments: Ein Dokument besitzt *Integrität*, wenn es über den gesamten Zeitraum seiner Lebensdauer hinweg in allen seinen wesentlichen Merkmalen vollständig und unverfälscht ist. Dies bedeutet nicht, dass ein Dokument genau dasselbe sein muss wie das ursprüngliche Erstdokument, um seine Integrität zu demonstrieren. Ein 
Dokument kann als im Wesentlichen vollständig und unverfälscht betrachtet werden, wenn die für dessen Zweckbestimmung zu kommunizierende Botschaft unverändert ist. 

## 3.2 Definition Von Zuverlässigkeit

3.2.1 Der Standard BS ISO 15489 betrachtet ein Dokument als zuverlässig, "dessen 
Inhalt als vollständige und genaue Darstellung derjenigen Transaktionen, Aktivitäten oder Fakten angesehen werden kann, von denen es Zeugnis ablegt und auf die sich nachfolgende Transaktionen oder Aktivitäten berufen 
können." Als zuverlässig zu betrachtende Dokumente müssen zur selben Zeit 
erstellt worden sein wie die Transaktionen oder Ereignisse, auf die sie sich beziehen (oder kurz darauf). Sie müssen entweder von Personen erstellt 
worden sein, die direkte Kenntnis der Fakten haben oder von im Betriebsablauf routinemäßig eingesetzten Transaktionsinstrumenten. 
3.2.2 Der Standard BS ISO 15489 führt im Hinblick auf das Merkmal 
Zuverlässigkeit weiter aus: 
Jedes zum Management von Dokumenten eingesetzte System muss einen kontinuierlichen und regelmäßigen Betrieb in Übereinstimmung mit verantwortlichen Verfahrensweisen sicherstellen können. Ein Dokumentenmanagementsystem muss 
- alle Dokumente, die im Rahmen des Geschäftsbetriebs anfallen, 
routinemäßig erfassen 
- die Dokumente auf eine Weise organisieren, die die Betriebsabläufe des 
Erstellers der Dokumente widerspiegeln 

- die Dokumente vor nichtautorisierten Veränderungen oder vor Weitergabe 
bewahren 
- routinemäßig als primäre Informationsquelle fungieren in Bezug auf alle 
Angelegenheiten, die in den Dokumenten dargelegt sind  
- jederzeitigen Zugang ermöglichen zu allen relevanten Dokumenten und 
deren Metadaten. 
3.2.3 Zuverlässigkeit ist daher gegeben, wenn es Belege dafür gibt, dass die 
Dokumente als Teil eines legitimen Geschäftsablaufs erstellt und erfasst wurden und in einen logischen und angemessenen Platz innerhalb des unternehmenseigenen Klassifikationsschemas oder Aktensystems eingestellt wurden, von wo aus diese Dokumente dem Unternehmensmanagement zur 
Verfügung stehen. Dabei muss die Identität und wo dies möglich ist auch die 
spezifische Rolle jeder bei der Erstellung und Erfassung der Dokumente beteiligten Person klar ersichtlich sein. Weiterhin muss der betriebliche Kontext oder geschäftliche Ablauf, im Rahmen dessen ein Dokument generiert oder bearbeitet wurde, ersichtlich sein. 
3.2.4 Zuverlässigkeit muss die Identität eines Dokuments wahren, wie dies in 
obigem Absatz 3.1.7 dargelegt ist. Man könnte sagen, dass Zuverlässigkeit ein 
Aspekt oder eine Funktion der unmittelbaren betrieblichen Erfordernisse eines Unternehmens sind. Jedes Unternehmen ist bei der Umsetzung von betrieblichen Verfahrensweisen und der Durchführung von Transaktionen auf zuverlässige, in einem logischen Kontext platzierte Dokumente angewiesen. Wenn Zuverlässigkeit nicht gleich bei der Erstellung und Erfassung eines Dokuments in die betrieblichen Verfahrensabläufe durch die Einsetzung von Record Management-Funktionalitäten integriert wird, besteht wenig Aussicht, dass diese nachträglich auf verlässliche Weise gewährleistet werden kann. Die Anwendung von Records Management-Funktionalität ist zwar für den Aspekt Zuverlässigkeit erforderlich - bei dem Punkt Integrität allerdings geht es darum, zu zeigen, dass die bei der Erfassung in ein "zuverlässiges" Dokumentenmanagementsystem angewendeten Kontrollmechanismen solange aufrecht erhalten und sichergestellt werden, solange ein Dokument benötigt wird.  
3.2.5 Beständige Zuverlässigkeit ergibt sich daher aus betrieblichen Erfordernissen, 
die auf die kontinuierliche Existenz eines Dokuments und speziell auf jene Elemente innerhalb eines Dokuments angewiesen sind, deren kontinuierlicher Erhalt als wesentlich angesehen wird, wenn das Dokument als solches weiterhin als zuverlässig betrachtet werden soll. Die Notwendigkeit der Zuverlässigkeit wird jedoch je nach Typus oder Kategorie der von staatlichen Einrichtungen erstellten und vorgehaltenen Dokumente unterschiedlich ausfallen. 
3.2.6 Das Merkmal Zuverlässigkeit lässt sich in drei Subelemente unterteilen. Sie 
lauten: - Vertrauen - Beziehungsverhältnis / Kontext - Langlebigkeit 
3.2.7 Vertrauen ist wichtig für Zuverlässigkeit, denn ohne Vertrauen kann es keinen 
sinnvollen Glauben in die Genauigkeit eines vorgehaltenen Dokuments geben. Beziehungsverhältnis und Kontext nehmen Bezug auf das Verständnis der Bedeutung und des Wertes von Dokumenten. Die beiden Begriffe sprechen 
die Fähigkeit des Lesers eines Dokuments an, dieses in seinen betrieblichen Bezug in einer Weise zu setzen, die es ihm erlaubt, die Beziehung zu anderen beteiligten Dokumenten in klarer und transparenter Weise herzustellen. Langlebigkeit bezieht sich auf den Zeitraum, während dem ein Unternehmen nach wie vor vom Vorhandensein bestimmter Dokumente abhängt, um übriggebliebene betriebliche Erfordernisse erfüllen zu können. 

## 3.3 Definition Von Integrität

3.3.1 Der Standard BS ISO 15489 legt fest, dass "die Integrität eines Dokuments 
durch seine Vollständigkeit und Unverändertheit bestimmt wird." Zu diesem Zweck muss ein Dokument gegen nichtautorisierte Veränderungen geschützt werden. Dokumentenmanagementverfahren müssen konkrete Auskunft darüber geben, welche Zusätze und Anmerkungen einem Dokument hinzugefügt werden dürfen, nachdem es erstellt worden ist, welche Zusätze oder Anmerkungen erlaubt sind und wer zur Vornahme solcher Änderungen befugt ist. Jede autorisierte Anmerkung oder Löschung und jeder Zusatz zu einem Dokument müssen explizit angegeben werden und nachvollziehbar sein. 
3.3.2 Der Standard BS ISO 15489 legt dies in der folgenden Aussage klar: 
Es sind Kontrollmaßnahmen wie etwa Zugangs-Monitoring, Benutzer- Verifikation, autorisierte Dokumentenvernichtung und Sicherheitskontrollen zu implementieren, um nichtautorisierten Zugang, Vernichtung, Änderung oder Entfernen von Dokumenten zu verhindern. Diese Kontrollen können von innerhalb oder auch von außerhalb eines spezifischen Dokumentensystems erfolgen. Bei elektronischen Dokumenten hat die Unternehmensorganisation gegebenenfalls dafür Sorge zu tragen, dass Systemfehlfunktionen, Upgrades oder reguläre Wartungsarbeiten keinen negativen Einfluss auf die Dokumente haben. 

3.3.3 Zur Aufrechterhaltung der Annahme der Authentizität ist es nötig, die 
prozessualen Kontrollen über die elektronischen Dokumente zu identifizieren, die eine umfängliche Wahrscheinlichkeit ihrer Integrität liefern. Die die Integrität definierenden Kontrollen beinhalten: - die Etablierung von Zugangsprivilegien in Bezug auf die Erstellung, - Modifikation, - Annotation - Verschiebung und - Vernichtung von Dokumenten; - das Einsetzen von Verfahrensweisen, die den Verlust oder die 
Beschädigung von Dokumenten verhindert, aufdeckt und korrigiert; 
- die 
Implementierung 
von 
Maßnahmen 
zur 
Sicherstellung 
der 
kontinuierlichen Identität und Integrität von Dokumenten hinsichtlich der Degradation von Medien und in Bezug auf den technologischen Wandel 
von Trägermedien; 

- die formelle Identifizierung des maßgeblichen Dokuments, wo mehrere 
Kopien bestehen; und schließlich 
- die klare Identifizierung und Erhaltung jeglicher dokumentbegleitenden 
Dokumentationen 
zum 
Verständnis 
des 
jeweiligen 
gesetzlichen, 
administrativen und technischen Kontexts. 
3.3.4 Während Zuverlässigkeit sich aus dem ursprünglichen Betriebszweck ergibt, 
weswegen ein Dokument erstellt wurde, muss Integrität die langfristigen geschäftlichen Erfordernisse widerspiegeln, die durch die kontinuierliche Existenz eines Dokuments gewährleistet werden. BS ISO 15489 unterscheidet Zuverlässigkeit von Integrität und legt nahe, dass zwischen den unmittelbaren betrieblichen Erfordernissen einerseits und den längerfristigen geschäftlichen 
Notwendigkeiten andererseits unterschieden werden muss. Während bei den 
ersteren Wert auf die Zuverlässigkeit der Dokumente gelegt wird, damit effektive Transaktionen sichergestellt sind, muss bei letzteren die Integrität der Dokumente durch Eigenschaften der Überprüfbarkeit gewährt sein, um diese auch längerfristig als authentisch ansehen zu können. Wenn Integrität nicht gegeben ist, ist es auch schwer den Beweis der Authentizität zu erbringen oder geltend zu machen. 
3.3.5 Das Merkmal Integrität lässt sich in vier Subelemente unterteilen. Sie lauten:  
- Nachvollziehbarkeit - Vorhaltezeiten - Anwendbare Bestimmungen, Normen (Standards) und Regelungen - Risiko 
3.3.6  Um sicherzustellen, dass ein Dokument unverändert ist oder lediglich 
autorisierte und legitime Änderungen vorgenommen wurden, muss der Status von Dokumenten sowie erfolgte Änderungen an diesen überprüfbar beziehungsweise nachvollziehbar sein. 
3.3.7 Da Integrität mit der Beweisbarkeit von Authentizität über einen längeren 
Zeitraum hinweg verbunden ist, ist es nötig, die für die jeweiligen spezifischen geschäftlichen Erfordernisse zur Anwendung kommenden Vorhaltezeiten zu bestimmen. 
3.3.8 In bestimmten Fällen kann es erforderlich oder wünschenswert sein, 
Dokumente vorzuhalten, die sich auf eine ganze Dokumentkategorie beziehen und die ihrerseits in Erfüllung zu der betreffenden Zeit gültigen Ausführungsbestimmungen oder Standards generiert wurden.  Um zu verifizieren, ob die Aufzeichnung einer Transaktion unter den gegebenen Umständen rechtens war, kann es möglicherweise erforderlich sein, einen Bezug zu den für diese Transaktion geltenden Bestimmungen zu setzen. 
3.3.9 Die Problematik der Integrität von Dokumenten ist eng mit einer effektiven 
Geschäftskontinuitätsplanung verbunden, und zwar insofern als zur Ermittlung der Kosten einer kontinuierlichen Dokumentenintegrität die Evaluierung des Geschäftsrisikos erforderlich ist, das ein Unternehmen eingeht, wenn 
Dokumente unvollständig oder mit nur eingeschränkter Audit-Funktionalität vorgehalten werden. 

## 3.4 Definition Von Brauchbarkeit

3.4.1 Der Standard BS ISO 15489 definiert ein brauchbares Dokument als "eines, 
dass lokalisiert, wiedererlangt, präsentiert und interpretiert werden kann." Es muss in der Folge des Geschäftsvorgangs oder der Transaktion, die das Dokument hervorgebracht hat, direkt vorweisbar sein. Die kontextuellen Verknüpfungen der Dokumente müssen die für ein Verständnis der Transaktionen, die diese Dokumente hervorgebracht und benutzt haben, benötigten Informationen mit sich führen. Es muss möglich sein, ein Dokument im Kontext der weiteren geschäftlichen Aktivitäten und Funktionen 
zu identifizieren. Die Verknüpfungen zwischen Aufzeichnungen, die eine 
Sequenz von Aktivitäten dokumentieren, müssen aufrecht erhalten werden. 
3.4.2 Die 
Aspekte, 
die 
die 
Brauchbarkeit 
definieren, 
fallen 
je 
nach 
Geschäftsanforderung 
unterschiedlich 
aus. 
Zu 
Beginn 
werden 
die 
betrieblichen Abläufe, die ein Dokument hervorgebracht oder erfasst haben, einen Einfluss darauf haben, wie dieses eingesetzt oder gespeichert wird. In dem Maße allerdings wie sich der spezifische Betriebszweck, der das Dokument ursprünglich hervorbrachte, mit der Zeit auflöst, können andere Verwendungserfordernisse dieser Informationen evident werden. So kann sich etwa die Notwendigkeit ergeben, Zugang zu den Informationen in unterschiedlichen Formen bereitzustellen, die mit anderen nachfolgend erstellten Materialien verknüpft sind oder in Beziehung stehen. Das Entscheidende für jede Unternehmensorganisation ist, dass die benötigte Information unmittelbar für autorisierte Benutzer zugänglich sein muss. Dabei spielt es keine Rolle, welches die betrieblichen Gründe für diesen Informationsbedarf sind oder welche Form erforderlich ist. Zudem muss gegebenenfalls auch der Kontext, in dem das Dokument erstellt und vorgehalten wurde, ersichtlich sein. 
3.4.3 Der Aspekt Brauchbarkeit umfasst mindestens vier Schlüsselelemente: 
- Die 
Form 
oder 
die 
verschiedenen 
Formen, 
in 
denen 
eine 
Unternehmensorganisation die Informationen betrachten oder publizieren möchte 
- Die Fähigkeit zur Erstellung neuer Ausführungen des Dokuments in 
anderen Formaten für weitere Verwendungen unter gleichzeitigem Beibehalt von Veknüpfungen zum Ursprungsdokument 
- Das Erteilen von Zugangsautorisierungen, die den Zugang ermöglichen zu 
den Dokumenten oder zu bearbeiteten Ausfertigungen eines Dokuments (z.B. in Fällen, wo die Veröffentlichung eines begrenzten Teils eines Dokuments erforderlich ist aber bestimmte Details wie Namen oder Adressen zurückgehalten werden sollen). 
- Die Möglichkeit durch den Benutzer, festzustellen, woher die Information 
stammt und wo sie zu finden und zu erlangen ist, sollte eine Authentifizierung derselben erforderlich sein. 
Zu keinem Zeitpunkt darf der Aspekt Brauchbarkeit mit dem Aspekt Integrität in Konflikt geraten. 

3.4.4 Die Erfordernisse für den Aspekt Brauchbarkeit mögen auf den ersten Blick 
vielleicht am einfachsten einzugrenzen und zu erfassen erscheinen, vor allem in den Fällen, wo es sich um Bilder oder Text handelt. Vorausgesetzt dass der geeignete Viewer oder Browser zur Verfügung steht, dürfte der Enduser 
keinerlei Schwierigkeiten haben im Hinblick auf den Zugang zu den Dokumenten. Man könnte also versucht sein, die Problematik auf die Verfügbarkeit und Präsenz der geeigneten Viewing-Software zu beschränken. Allerdings ist die Sache etwas komplizierter als dieser erste Augenschein vermuten lässt, denn Brauchbarkeit bezieht sich auch auf die leichte Auffindbarkeit und das schnelle Wiedererlangen (Retrieval) der Information sowie auf die Präsentationsqualität. Die erste zu stellende Frage ist hierbei: - Was macht die Brauchbarbeit eines Dokuments aus und wie könnte eine 
Differenzierung hinsichtlich verschiedener Arten von Dokumenten 
aussehen? 
3.4.5 Vier Unteraspekte müssen demnach bei der Evaluierung der Erfordernisse für 
die langzeitliche Brauchbarkeit von Dokumenten in Betracht gezogen werden. Sie lauten: - Auffindbarkeit - Wiedererlangung (Retrieval) - Präsentation - Interpretation 
3.4.6 Auffindbarkeit bezieht sich auf die Mittel zur zuverlässigen und nicht 
übergebührend komplizierten Identifizierung von aufgesuchten Dokumenten. Die Verortung innerhalb des unternehmenseigenen Klassifikationsschemas oder Aktensystems ist ein Aspekt, aber die genaue Bezeichnung (Titulierung), eine sinnvolle Nomenklatur und die Entwicklung von Aliasen oder alternativen Bezeichnungen fallen ebenfalls in diesen Bereich. 
3.4.7 Ein effektives Retrievalsystem hängt entscheidend von der richtigen 
Einschätzung der Zugangsnachfrage ab und dem Einsatz und dem kontinuierlichen Management von geeigneten und dauerhaft angelegten 
Zugangskontrollmechanismen. 
3.4.8 Eine effektive Präsentation sorgt dafür, dass der Benutzer ein Dokument 
wiederfindet und es mit dem geeigneten Maß an Funktionalität in sinnvoller Weise interpretieren kann. In einigen Fällen kann zu diesem Zweck das Originalprogramm erforderlich sein, um Daten verändern oder editieren zu können, indem die gleiche Funktionalität zur Erstellung eines neuen Dokuments oder einer neuen Version genutzt wird, die dann abgespeichert und zur Unternehmensdatei hinzugefügt wird, ohne das Originaldokument zu verändern oder zu löschen. In anderen Fällen mag es ausreichend sein, eine Abbildung in einer statischeren Umgebung zu betrachten, entweder unter Verwendung von Viewer-Technologie oder durch das Generieren einer Umsetzung, die das Original in getreuer Form wiedergibt. 
3.4.9 Eine einfache Form der Dokumentinterpretation kann die Verwendung 
einfacher Betrachtungstools für Text oder Bilder sein, die ohne die Erweiterungen der Originalsoftware auskommen. So können beispielsweise 
Dokumente, die mit MS-Word erstellt worden sind, mit einem einfachen Textdateibetrachter wie WordPad angesehen werden, wenngleich die ursprüngliche Formatierung dabei verloren geht.  Unter anderen Bedingungen kann die Betrachtung eines Dokumentinhalts ohne bestimmte Ansichten und Formattierungen des ursprünglichen Dokuments dessen Interpretation erschweren oder unmöglich machen. 

3.4.10 In anderen Fällen ist es gegebenenfalls erforderlich, zur Interpretation auch 
mit dem Dokument verknüpfte Kontextinformationen heranzuziehen, zum Beispiel die Ansicht von Metadaten sowohl im Original- als auch im existierenden Kontext. Dies kann es erforderlich machen, dass Benutzer sowohl Einsicht in das gegenwärtige Geschäftsklassifizierungssystem nehmen, in dem die Dokumente untergbracht sind, als auch in das ursprüngliche 
Klassifizierungssystem, sofern sich dieses von der aktuellen Version 
unterscheidet. Diese Situation kann sich ergeben, wo Funktionen zwischen verschiedenen staatlichen Stellen ausgetauscht werden und Export und Import von großen Metadaten und Datenmengen zwischen EDRM-Plattformen stattfinden. 

## 4 Attribute Für Authentizität Und Integrität

4.1.1 Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der Begriff Authentizität definiert als 
"die Eigenschaft, authentisch zu sein beziehungsweise annahmeberechtigt zu sein."1 Der Ausdruck "authentisch" bedeutet weiterhin "aufgrund erfüllter Fakten akzeptanzwürdig oder glaubwürdig zu sein" und ist synonym zu den Begriffen echt (genuine) und Bona Fide (in gutem Glauben). *Echt* "bedeutet 
Eigentlichkeit des Wesens, nicht gefälscht, imitiert oder verfälscht (und) hat die Konnotation definitiver Ursprung einer Quelle."  *Bona Fide* "impliziert 
guter Glaube und Aufrichtigkeit der Absicht." Aus diesen Definitionen ergibt sich, dass ein authentisches Dokument ist, was es vorgibt zu sein und frei ist von Abänderungen oder Verfälschungen. 
4.1.2 Die Annahme der Authentizität ist eine Folgerung, die aus bekannten 
Tatsachen gezogen werden kann über die Art und Weise, wie ein Dokument erstellt wurde, wie mit ihm verfahren wird und wie es erhalten (unterhalten) wird. Die Ausführungen 2 und 3 dieses Regelwerks beschreiben die Handhabung und die technischen Erfordernisse, die für die Annahme von Authentizität erforderlich sind. Ausführung 4 dieses Regelwerks mit dem Titel 
Richtlinien 
zur 
Kategorisierung 
von 
Dokumenten 
hinsichtlich 
der 
Identifizierung langzeitlicher Erfordernisse beschreibt die Elemente, die als 
Schlüsselmerkmale eines Dokuments angesehen werden können und gibt eine Auflistung der wichtigsten Fragen, die staatliche Einrichtungen klären müssen, wenn 
sie 
ihre 
Strategien 
zur 
langzeitlichen 
Erhaltung 
von 
Dokumentkategorien erarbeiten.  
4.1.3 Wie zuvor in Absatz 3.1.7 ausgeführt, beinhaltet die Beurteilung der 
Authentizität eines Dokuments auch die Feststellung seiner *Identität* und die 
Demonstration seiner *Integrität*. Die *Identität* eines Dokuments bezieht sich auf seine Attribute, einschließlich seine externen Attribute wie Kontext und Herkunft, die einzigartige Merkmale dieses Dokuments konstituieren und es von anderen Dokumenten unterscheidet - zum Beispiel der Name des Autors, Datum und Ort seiner Erstellung, sein thematischer Gegenstand. *Integrität* hingegen bezieht sich auf die Vollständigkeit und Konsistenz des Dokuments: Ein Dokument besitzt *Integrität*, wenn es über den gesamten Zeitraum seiner Lebensdauer hinweg in allen seinen wesentlichen Merkmalen vollständig und 
unverfälscht ist.  
4.1.4 Dies bedeutet nicht, dass ein Dokument genau dasselbe sein muss wie das 
ursprüngliche Erstdokument, um seine Integrität zu demonstrieren. Ein 
Dokument kann als im Wesentlichen vollständig und unverfälscht betrachtet werden, wenn die für dessen Zweckbestimmung zu kommunizierende Botschaft unverändert ist.  
4.1.5 Bei der Erfassung von Dokumenten in eine kontrollierte Domain zum Zweck 
der langzeitlichen Speicherung muss die durchführende Stelle ermitteln, ob und in welchem Maß die Dokumente unter Verwendung von Technologien und administrativen Verfahrensweisen vorgehalten wurden, die entweder 
deren Authentizität sicherstellten oder zumindest das Manipulationsrisiko minimiert haben in der Zeit zwischen der ersten Erfassung der Dokumente bis zu dem Zeitpunkt, wo sie darauffolgend abgerufen wurden. Die unten folgenden Anforderungen behandeln den Aspekt Aufrechterhaltung der Authentizität. Nach der Festlegung der Attribute zur Unterstützung der Authentizität von elektronischen Dokumenten, muss deren Authentizität über einen langen Zeitraum und über verschiedene Hardware- und Software- Plattformen hinweg sowie in manchen Fällen auch über den Wechsel der verwahrenden Institution hinweg aufrechterhalten werden. Die Authentizität muss auch dort aufrecht erhalten werden, wo Dokumente zur permanenten Aufbewahrung ausgewählt und in die Obhut eines Spezialarchivs transferiert werden. 

4.1.6 Zu 
diesem 
Zweck 
müssen 
diejenigen 
Stellen 
innerhalb 
einer 
Unternehmensorganisation, die für den Unterhalt und die Bestandserhaltung zuverlässiger und authentischer Dokumente verantwortlich sind, diese Dokumente in Übereinstimmung mit Verfahrensweisen handhaben, die deren kontinuierliche Authentizität gewährleistet. Dazu gehört auch die Erstellung von Dokumentkopien in Übereinstimmung mit Verfahren, die gewährleisten, dass die Authentizität durch den Reproduktionsprozess nicht beeinträchtigt wird. Die Anforderungen gründen auf dem Konzept des Vertrauens auf die Haltung 
und 
Erhaltung 
von 
Dokumenten 
vom 
Augenblick 
der 
Dokumenterstellung an.  Angesichts der Tatsache, dass einige Dokumente bei der Migration von einem Softwareformat zu einem anderen Veränderungen unterliegen, muss der mit dem Standardisierungsverfahren in Verbindung stehende Begriff "Vertrauen" eher unter dem Gesichtspunkt der durch das Migrationsverfahren bedingten Wahrscheinlichkeit der Authentizität denn durch deren Gewissheit betrachtet werden.   
4.1.7 Die Unternehmenspolitik und deren Verfahrensweisen müssen diese 
Wesenszüge 
eines 
vertrauenswürdigen 
Dokumentenmanagementsystems 
untermauern.  Ein vertrauenswürdiges Dokumentenmanagementsystem umfasst auch die Richtlinien, die die Erstellung, Haltung und den Gebrauch von Dokumenten regeln, die die Annahme der Dokumentauthentizität innerhalb des Systems unterstützen. Die Anforderungen dieses Regelwerks müssen 
die 
Kerninformationen 
über 
ein 
elektronisches 
Dokument 
identifizieren. Diese Kerninformationen  müssen mit dem Dokument dauerhaft über verschiedene Hardware- und Software-Plattformen hinweg verknüpft sein, um dessen Identität festzuschreiben und aufrecht zu erhalten. Sie enthalten neben anderen Angaben den Namen des Dokumenterstellers, den Adressaten, den Verwahrer, eine Angabe zu der Angelegenheit, auf die sich das Dokument bezieht, eine Darstellung zum Kontext innerhalb des unternehmenseigenen Klassifikationsschemas (auch als "Archival Bond" bezeichnet) und außerdem Angaben zu eventuellen Anmerkungen oder Anhängen. Diese Elemente werden in den Requirements for Electronic 
Records Management Systems Metadata Standard (Anforderungen an 
elektronische Dokumentenmanagementsysteme) des The National Archives (TNA) ausgeführt. Der Metadaten-Standard kann über den folgenden Link abgerufen werden: 
http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/

4.1.8 Der Metadaten-Standard ermöglicht erstmalig die Angabe von Metadaten auf 
der Komponentenebene (d.h. einer Ebene unter der eines individuellen Dokuments), bestehend aus einem einzigen physikalischen Objekt (d.h. der kleinsten Einheit einer Betriebssystemebene - der Dateiebene in MS-DOS 
oder UNIX). Dies ist die erste Phase der Ausweitung der PRO-Richtlinien über Metadaten in die Bereiche Nachhaltigkeit und Bestandserhaltung (Preservation) von Geschäftsdokumenten innerhalb staatlicher Einrichtungen. 
Der Standard kann unter Berücksichtigung dieser Entwicklungen bei Bedarf erweitert werden. Der Punkt 16 des Standard - Preservation - ist zur Zeit noch nicht vollständig ausformuliert. An diesem Thema wird innerhalb der nächsten 12 Monate noch gearbeitet. Es ist davon auszugehen, dass die Ausarbeitung von Anforderungen und begleitenden Metadaten für die langzeitliche Vorhaltung von Dokumenten in staatlichen Einrichtungen, aber auch die 
Erarbeitung von Orientierungsrichtlinien zur dauerhaften Bestandserhaltung 
bei The National Archives, im Bereich der Metadaten-Richtlinien noch weitere Präzisierungen erbringen werden.  
4.1.9 Diese Metadaten mit zusätzlichen Informationen über Änderungen, die an 
einem elektronischen Dokument seit seiner Erstellung vorgenommen wurden, werden Bestandteil des Punktes "Preservation" (Bestandserhaltung) innerhalb des Metadaten-Standards sein.  
4.1.10 Zur Aufrechterhaltung der Annahme der Authentizität ist es nötig, die 
prozessualen Kontrollen über die elektronischen Dokumente zu identifizieren, die eine umfängliche Wahrscheinlichkeit ihrer Integrität liefern. Diese Kontrollen 
umfassen 
folgende 
Maßnahmen: 
die 
Etablierung 
von 
Zugangsprivilegien in Bezug auf die Erstellung, Modifikation, Annotation, Verlagerung und Vernichtung von Dokumenten; das Einsetzen von Verfahrensweisen, die den Verlust oder die Verfälschung von Dokumenten verhindert, aufdeckt und korrigiert; die Implementierung von Maßnahmen zur Sicherstellung der kontinuierlichen Identität und Integrität von Dokumenten gegen die Degradation von Medien und über den technologischen Wandel hinweg; die formelle Identifizierung des maßgeblichen Dokuments, wo mehrere Kopien bestehen; und schließlich die klare Identifizierung und Haltung jeglicher dokumentbegleitenden erforderlichen Dokumentationen zum Verständnis des jeweiligen gesetzlichen, administrativen und technischen Kontexts. 
4.1.11 Diese Erfordernisse setzen die Existenz eines vertrauenswürdigen Verwahrers 
(Trusted Custodian) voraus. Die Erfordernisse bezüglich der Handhabung von Dokumenten werden in Ausführung 2 dieses Regelwerks dargelegt: 
Langzeitliche Erhaltung authentischer und zuverlässiger Dokumente: Anforderungen 
hinsichtlich 
der 
Handhabung. 
Sie 
beschreiben 
die 
erforderlichen Verfahrensweisen, die Verwahrer in die Lage versetzen, die Authentizität elektronischer Dokumente zu attestieren, nachdem diese in deren Obhut übergegangen sind. In der Regel beginnt dieses Verfahren mit der Erfassung 
eines 
Dokuments 
in 
das 
elektronische 
Dokumentenmanagementsystem ERMS (Electronic Record Management System). Dieser Vorgang erfordert das aktive Tätigwerden des Verwahrers im Rahmen des langfristigen Dokumentenunterhaltungsprozesses (z.B. Software-
Migration). Ein solches Tätigwerden erfordert unter Umständen die Anwendung formell bestätigter und dokumentierter Änderungen, um die weitere Brauchbarkeit der Dokumente sicherzustellen und gleichzeitig darauf zu achten, dass die Authentizität eines Dokuments nicht kompromittiert wird. 

Um als vertrauenswürdiger Verwahrer angesehen zu werden, muss eine Institution unter Beweis stellen, dass sie keine Gelegenheit für nichtautorisierte Änderungen von Dokumenten bietet und auch nicht zulässt, dass andere die Authentizität eines Dokuments beeinträchtigende Änderungen vornehmen. 

Weiterhin muss diese Institution in der Lage sein, Verfahrensweisen umzusetzen, die sicherstellen, dass jeglicher Verlust und jegliche Veränderung von Dokumenten vermieden oder wenigstens minimiert wird.  

4.1.12 Die Kontrollfunktionen eines Dokumenten-Verwahrers können wie folgt 
zusammengefasst werden: - Aufrechterhaltung der lückenlosen Vewahrung von Dokumenten - Implementierung und Monitoring von Sicherheits- und Kontrollverfahren - Sicherstellen, 
dass 
nach 
durchgeführten 
Reproduktionsund 
Transformationsprozessen der Inhalt von Dokumenten sowie jegliche mit diesen in Bezug stehenden Elemente in Form von Dokumentationen und Anmerkungen unverändert bleiben.  
4.1.13 Die verwahrende Einrichtung muss ebenfalls nachweisen können, dass der 
Reproduktionsvorgang sorgfältig dokumentiert worden ist. Darüber hinaus muss die Beschreibung eines in Frage kommenden Teilbereichs von elektronischen Dokumenten Informationen enthalten über alle im Lauf der Zeit 
erfolgten 
wesentlichen 
Änderungen 
an 
diesen 
Dokumenten. 
Dokumentation und Beschreibung sind wesentliche Mittel des Nachweises der Integrität des Bestandserhaltungsprozesses im Allgemeinen und des Reproduktionsprozesses 
im 
Besonderen. 
Sie 
sind 
nötig 
für 
die 
ordnungsgemäße 
Ausübung 
der 
Funktion 
eines 
vertrauenswürdigen 
Verwahrers. 
4.1.14 Dies 
bedeutet, 
dass 
sich 
die 
Autorität 
und 
Legitimität 
einer 
Authentizitätsbehauptung hinsichtlich elektronischer Dokumente vollständig auf 
die 
Integrität 
und 
interne 
Kohärenz 
der 
angewendeten 
Dokumentenmanagementverfahren gründet.  Daraus folgt, dass eine Einrichtung nicht nur Verfahren entwickeln und implementieren muss, die einen hohen Grad an Vertrauenswürdigkeit der in ihrer Obhut befindlichen Dokumente vermitteln, sie muss darüber hinaus auch ehrliche und hinreichende Nachweise über die angewendeten Verfahren und getroffenen Entscheidungen erbringen, die während der treuhänderischen Tätigkeit der Dokumente verwahrenden Institution zum Tragen gekommen sind. 
4.1.15 Weitere Informationen zu den erforderlichen Kontrollmechanismen stehen in 
den Ausführungen 2 und 3 der generischen Anforderungen zur Verfügung.