# Hmrc Tax Transparency Sector Board Special Session

Venue: 100 Parliament Street, London Room 2/39 Chancellors Room 
 
Date / Time: Friday 4th October 2013 ‐ 10:30 to 12:30pm 

 
Attendees: 
Apologies: Chris Franklin Colin Yeend Dyfed Alsop Johanna Edwards Paul Boyle Paul Maltby Simon Woodside 
 
HMRC Jonathan Athow ‐ HMRC ‐ Knowledge, Analysis and Intelligence (KAI) **Chair** Bill Elmore – HMRC ‐ KAI Data Policy & Co‐ordination Bruce Stewart – HMRC – Customs Directorate Cindy Bell – HMRC ‐ Central Policy Daniele Bega – HMRC ‐ KAI Data Policy & Co‐ordination James Templeton – HMRC Business Customer and Strategy John Fegan ‐ HMRC ‐ Security and Information Kevin Sams – HMRC – Customs Trade Statistics Ian Parfitt – HMRC ‐ KAI Data Policy & Co‐ordination Mike Hawkins – HMRC ‐ KAI Data Policy & Co‐ordination Sandra Tudor – HMRC – Customs Trade Statistics Executive agencies Adrian Ball ‐ Valuation Office Agency (VOA) Other Government Departments Ed Parkes ‐ Cabinet Office (CO) External representatives Andrew Sheffield ‐ Experian Chris Taggart – OpenCorporates (OC) Dominique Lazanski – Open Data User Group/Taxpayers Alliance (TPA) Fiona Armstrong ‐ Economic & Social Research Council (ESRC) Jonathan Shaw ‐ Institute for Fiscal Studies (IFS) Judith Jones – Information Commissioners Office (ICO) Keith Dugmore ‐ Demographics User Group (DUG) Melanie Hosker – Equifax Peter Fanning   ‐ Chartered Institute of Taxation (CIOT) Rory Meakin ‐ Taxpayers Alliance (TPA) Richard Wild ‐ Chartered Institute of Taxation (CIOT) / BDO Stephen Herring ‐ Institute of Directors (IOD) 

 
1. Welcome and introductions (Jonathan Athow ‐ HMRC ‐ Knowledge, Analysis and Intelligence) 
- 
Jonathan Athow (Chair) welcomed everyone to the HMRC Tax Transparency Sector Board. 
 
2. Update on the VAT register public consultation: (James Templeton – HMRC Business Customer 
and Strategy) 
- 
HMRC provided an update on the public consultation on the VAT Register that closed on 24 
September 2013.  
- 
So far, about 50 responses have been received, providing views that can be clustered around 
three strands:  
‐ 
One group of respondents agreed that HMRC should be able to share this 
information with specific third parties with a view to secure wider public benefits 
‐  
A second group felt that a release should be open, and that privacy implications 
were important and needed to be reflected in shaping the disclosure.  
‐  
A third group was opposed to any form of data release, either on principle or 
because of skepticism about potential benefits. 
- 
HMRC said they intended to publish a response to the public consultation in the autumn 
 
Discussion 
- 
The Chartered Institute of Taxation suggested dialog with organisations that will be mostly 
affected by the release of the VAT Register. CIOT also recommended involving the banking 
sector in any initiative, as key players in the credit lending environment. 
- 
HMRC confirmed that they will take into account the views of various credit providers. 
- 
OpenCorporates suggested a staged release for the VAT Register, starting with publishing 
information on incorporated businesses, where privacy issues are less of a concern and 
moving gradually to include the rest of the population. 
- 
HMRC agreed to look into this.   
- 
Cabinet Office asked how the consultation would shape advice for ministers and if there 
would be an opportunity to see the content of the response to the consultation before 
release. 
- 
HMRC stated they would share findings from the consultation with the group and take 
account of views from the Tax Transparency Sector Board when preparing advice to 
Ministers and senior officials. 
- 
CIOT advised to use HMRC's online systems to engage with people affected by the release. 
 

## 3. Trade Statistics Overview By Hmrc (Kevin Sams – Hmrc – Customs Trade Statistics)

- 
HMRC collects trade in goods declarations from businesses through: 
o Intrastat – EU transactions  
o CHIEF – Non EU transactions  
- 
Trade statistics are published on a monthly basis on www.uktradeinfo.com . The newly 
designed website won the Royal Statistical Society's 2013 Excellence in Official Statistics 
Award. 
- 
The site provides a facility to customise analyses of the data and allows downloading 
versions of the Overseas Trade Statistics datasets and importers details, as open data. 
- 
Aggregated information on imports and export is also delivered to:  
o Eurostat o The ONS for the production of Balance of Payments and National Accounts.  
- 
Legislation for publishing data: 
o Commissioners for Revenue and Customs Act (CRCA) 2005. Section 18 Confidentiality : 
(1) Revenue and Customs officials may not disclose information which is held by 
Revenue and Customs in connection with a function of the Revenue and Customs.  
(3) Subsection (1) is subject to any other enactment permitting disclosure.  
o European Regulation (EC) no 223/2009. Article 18 allows the dissemination of European 
trade statistics. Article 20, allows dissemination applying the 'passive confidentiality' 
principle 
o European Regulation (EC) No 1982/2004 (IP). Article 13a allows dissemination of annual 
statistics on trade by business characteristics. 
o Finance Act 1988 Section 8 (3) allows the release of names and addresses of persons of 
Non EU imported goods by classification. This does not cover Exporters.  
 
4. HMRC led discussion on CHIEF (Customs Handling of Import and Export Freight ‐ Bruce Stewart 
& Sandra Tudor ‐ HMRC ‐ Customs Directorate) 
- 
HMRC clarified that CHIEF was not a database but a processing system. The major function 
of CHIEF is to manage the data behind import and export movements and calculate 
revenues due on those movements 
- 
The system records the movement of goods by land, air and sea. It allows importers, 
exporters and freight forwarders to complete customs formalities electronically and 
automatically checks for entry errors. 
- 
Businesses are required to submit a declaration if they import or export from Non EU 
countries. Over 50 boxes are requested on the customs declaration (using the Single 
Administrative Document form ‐ SAD). 
- 
Not all boxes are completed depending on the import/export customs regime. Some 
information is only for customs administration or Statistical purposes, feeding into the Trade 
Stats described above. 
- 
Traders have the option to go onto? the Trusted Trader database, allowing for customs 
simplified procedures. 
- 
CHIEF will be replaced in 2017. There are a number of developments which will come into 
force, which are currently being discussed, with the aim to de‐regulate/streamline the 
process. AP11 04.10.13 
- 
The Chair suggested to have more detailed discussions on data requirements on CHIEF with 
Cabinet Office at a later date Discussion 
- 
In response to a question from the Institute of Directors on the drivers for publishing this 
information, HMRC highlighted EU legal requirements and UK Government/BIS commitment 
to increase the number of UK business exporting. 
- 
Cabinet Office requested a follow‐up discussion to understand whether data from CHIEF can 
be used to develop a system similar to Panjiva. This is a U.S. based database relying on 
customs data made public by the U.S. government on global suppliers – "A Google for 
Finding Suppliers". 
- 
OpenCorporates asked whether CHIEF and Intrastat overlapped and whether there had been 
any plans of merging the systems. 
- 
HMRC responded that for analytical purposes the two datasets were combined for 
companies trading in both systems. Anonymised information has also been made available 
in the Datalab. However, it was pointed out that Intrastat only included information on large 
exporters. 
 

## 5. Access To Valuation Office Data (Adrian Ball ‐ Valuation Office Agency (Voa))

- 
The VOA opened by pointing out that their business model for sharing information with the 
general public is quite recent. In the last three years, VOA had progressed from 1 analyst to 
25, responsible for the publication of a wide range of National Statistics tables including: 
o Business Rates 
o Council Tax Challenges, Changes, Property Attributes, Summary tables for England and 
Wales 
o Non Domestic Rates summary 
o Private rental market for England 
o Generation of Housing Price Elements for ONS 
- 
VOA also regularly releases online individual data on : 
o Non domestic rating 
o Council Tax 
o Rent Register and Rent Officers 
- 
Upon payment of fees (£1,000‐£2,000), they also release national datasets on Non domestic 
rates under an Open Government Licence. 
- 
The VOA operates under the same legislation as HMRC's, the Commissioners for Revenue 
and Customs Act 2005. 
- 
Going forward, the VOA is planning to develop an Open Data Strategy, promoting a culture 
to release information where possible, reducing costs and looking for efficiencies. Longer 
term, the VOA will conduct a systematic review of what datasets can published – aiming to release more information. 

 Discussion 
- 
The Demographics Users Group enquired whether the VOA were taking steps towards 
standardising address files to have common properties. 
- 
The VOA stated that key part of their strategy involves being able to make the system more 
efficient, looking into changing keying systems and working with the National Address 
Gazetteer to create a national unique property number. 
- 
The Taxpayers Alliance asked whether there was any difference between Business Rates and 
Non Domestic Rates information.  
- 
The VOA clarified that the systems were the same and the term Non Domestic Rates formed 
part of old VOA legacy and should not be used. 
- 
OpenCorporates asked how much money the VOA cost recovery model brought in. They 
mentioned some discussions they had with representatives from the Belgian Government, 
highlighting that the money generated through their cost recovery was the same as their 
cost for supplying the information.  
- 
The VOA stated that they did not hold information on their cost recovery, but that they 
highlighted that these costs had been significantly reduced in the last few year and they 
were looking to get these down to zero. 
- 
Cabinet Office pointed out that price paid on sale or transfer of property datasets was 
already provided by Land Registry for free in open format. 
- 
VOA mentioned that some of their information came from the Land Registry and that the 
two organisations were working closely to ensure sensible data structures.  
- 
Cabinet office were also concerned that data, at present, only allowed individual searches 
but not bulk downloads. 
- 
VOA said they were looking at future developments to their IT platform to make it more 
data driven and currently scoping to develop new systems 
- 
The Institute of Directors asked whether there were any opportunities to fast track the 
release of data on non domestic properties and number of small organisations? 
- 
VOA confirmed that they were currently involved in meetings to understand the best way to 
release this information. AP12 04.10.13 
- 
HMRC suggested that Cabinet Office and VOA held discussions to develop options on  the 
release VOA data going forward 
 

## 6. National Information Infrastructure (Guidance)/ Nii) (Ed Parkes ‐ Cabinet Office (Co))

- 
In the Government Response to the Shakespeare Review of June 2013, the Government set 
out its aim to create a National Information Infrastructure (NII).  
- 
Since then Cabinet Office have been developing a collaborative process for identifying 
Government data that could be potentially released as open data.  
- 
The first step of the NII has included identifying and maintaining an inventory of data held by 
Government: prioritising data to be included in the NII; and supporting organisations to 
release data. 
- 
This exercise resulted in the release of an inventory of over 3,200 datasets on data.gov.uk. 
- 
At the end of October 2013, 60 Governments will be meeting as part of the Open 
Government Partnership. As part of this initiative the UK will review the commitments made 
in the Action Plan that was released in September 2011 and highlight further datasets being 
considered for release under transparency. Discussion  
- 
HMRC highlighted that there are some barriers to making the information available, which 
should be communicated to the general public 
- 
OpenCorporates remarked that www.data.gov.uk would be good platform to inform the 
general public/Other Government Departments about the information that is available. 
- 
Chartered Institute of Taxation stressed the importance that any policy changes introduced 
by HMT took into considerations practical implications, underlining that, as tax evolves, 
more demands arise on HMRC's data collection and administration. 
- 
The Institute of Directors asked whether there was any plan to make information on the 
calculations surrounding the Budget book available to the general public. 
- 
HMRC said that information surrounding Budget calculations was released on the Tax 
Information and Impact Note (TIIN), however, there were some constraints on some of the 
information that can be released publicly.  
 

## 7. Aob And Summary

- 
OpenCorporates asked about the practical, political and philosophical restrictions to 
publishing the Gift Aid paid to charities. In particular, they highlighted that Gift Aid required 
matching grant to charities and that the transfer of money to a charity did not contain any 
personal data.  
- 
HMRC agreed to discuss this topic as an agenda item for future tax transparency sector 
board meetings, while noting that the Commissioners for Revenue and Customs Act does 
not distinguish between data relating to identifiable individuals and data relating to 
identifiable charities. 
- 
The Chair thanked the participants for their contributions. 
Next meeting: Monday 3rd February 2014 ‐ 14:00 to 16:00 
(Room 2/39 Chancellors Room ‐ 100 Parliament Street London SW1A 2BQ)