Agreement between the national safety authorities of France and the United Kingdom concerning co-operation relating to on supervision of railway activities

Accord entre l’autorité nationale de sécurité française et l’autorité compétente du Royaume-Uni concernant la coopération en matière de surveillance des entreprises ferroviaires

Office of Rail and Road (ORR)

One Kemble Street London, WC2B 4AN Tel.: +44 20 7282 2000 orr.gov.uk

Etablissement public de sécurité ferroviaire (EPSF)

60, rue de la Vallée CS 11758 F-80017 Amiens Cedex 1 Tel.: +33 (0)3 22 33 95 95 http://www.securite-ferroviaire.fr/contact Agreement between the national safety authorities of France and the United Kingdom concerning cooperation relating to on supervision of railway activities

The Parties:

- Mrs Florence Rousse, Director-General of the Etablissement Public de Sécurité Ferroviaire (EPSF), acting pursuant to the amended Decree 2006-1289 of 19 October 2006 on the duties and status of EPSF
- Mr. Ian Prosser CBE, Director of Railway Safety and Her Majesty's Chief Inspector of Railways, on behalf of the Office of Rail and Road (ORR), acting pursuant to the Railways Act 2005 and the railway safety purposes of ORR

Hereby agree as follows:

1. INTRODUCTION The present agreement is entered into between the Etablissement Public de Sécurité Ferroviaire (EPSF) on behalf of France and the Office of Rail and Road (ORR) for the United Kingdom.

It is hereby agreed that the present agreement shall neither waive the principle of respect of the geographical competence devolved to each authority nor in any way limit the substantive competences devolved to them.

The present agreement concerns the co-operation between the signatory authorities in the supervision of the railway undertakings (RUs) operating trains between France and the United Kingdom, including their subcontractors. It also concerns the information which the Parties pledge to exchange when their findings in the context of their respective supervision operations may fall within the other authority's competence.

Accord entre l'autorité nationale de sécurité française et l'autorité compétente du Royaume-Uni concernant la coopération en matière de surveillance des entreprises ferroviaires

Les parties :

- Mme Florence Rousse, Directrice Générale de l'Etablissement Public de Sécurité Ferroviaire (EPSF), agissant conformément au décret 2006-1289 du 19 octobre 2006 modifié relatif aux missions et statut de l'Etablissement Public de Sécurité Ferroviaire
- M. Ian Prosser CBE, Directeur de la Sécurité Ferroviaire et Inspecteur en Chef des Chemins de Fer de Sa Majesté, pour le compte de Office of Rail and Road (ORR), agissant conformément à la Railways Act 2005 relatif aux missions de sécurité ferroviaire de l'ORR

Conviennent :

1. INTRODUCTION Le présent accord est conclu entre l'Établissement Public de Sécurité Ferroviaire (EPSF) pour la France, et l'Office of Rail and Road (ORR) pour le Royaume-Uni.

Il est convenu que le présent accord ne pourra déroger au principe du respect de la compétence territoriale dévolue à chaque autorité, ni restreindre de quelque manière que ce soit les compétences matérielles qui leur sont dévolues.

Le présent accord concerne la coopération des autorités signataires en matière de surveillance des entreprises ferroviaires (EF) exploitant des trains circulant entre la France et le Royaume-Uni y compris leurs sous-traitants. Il concerne également les échanges d'informations que les parties s'engagent à réaliser lorsque, à l'occasion de leurs opérations de contrôle respectives, des constats de sécurité pouvant relever de la compétence de l'autre autorité sont observés. 2. SCOPE The signatory Parties undertake to co-operate to implement common approaches to the supervision of the RUs operating trains between France and the United Kingdom, including their subcontractors, to satisfy themselves that the safety management system operated by the RUs in both states governed by the present agreement shall cover all relevant activities which guarantee control of the safety-related risks and the exercise of safety tasks. This collaboration also includes the sharing of information about aspects of the safety of railway traffic and also the measures to be taken identified by one party which could be of interest to the other.

To this end, ORR and EPSF agree that:

- Each signatory authority will ensure that the other has the practical opportunity to carry out its supervision activities where it is necessary that these activities involve working on each other's territory;
- They will share with each other the non-conformities or weaknesses respectively identified in each State with the level of responsiveness demanded by the seriousness of the situation observed.
- They should inform each other when they take any urgent safety measures;
- The lessons learned from the experience gained from both sides will be shared in order to maintain the level of safety in both States.

In order to put this cooperation into practice, the signatory authorities hereby agree to set down the practical approaches under which either authority will inform the other of its intent to carry out inspection of an undertaking on the territory of the other authority.

The parties also agree to work on the following topics:

1. Sharing of information about each authority's supervisory strategies and plans.

2. Classification of their findings and, if necessary, harmonisation of the measures to take in the event of non-conformities;

3. Mutual exchange of information on any findings or events which reveal a safety concern;

4. CHAMP D'APPLICATION Les parties signataires s'engagent à collaborer pour mettre en œuvre des approches communes pour leurs activités de surveillance des EF exploitant des trains circulant entre la France et le Royaume-Uni, y compris leurs sous-traitants, afin de s'assurer que le système de gestion de la sécurité appliqué par les EF, dans les deux États concernés par le présent accord, couvre toutes les activités pertinentes permettant de garantir la maîtrise des risques en matière de sécurité et l'exercice des tâches de sécurité. Cette collaboration vise également à partager les informations sur des aspects de la sécurité des circulations ferroviaires et sur les mesures à prendre identifiées par une partie qui peuvent intéresser l'autre partie.

Dans ce but, l'EPSF et l'ORR s'engagent à ce que :

- Chaque autorité signataire garantit à l'autre les possibilités pratiques d'exercer ses missions de surveillance lorsque, par nécessité, ces missions la conduisent à intervenir physiquement sur le territoire de l'autre ;
- Les écarts ou défaillances relevés respectivement dans chaque État sont partagés mutuellement, avec le degré de réactivité nécessaire en fonction de la criticité de la situation observée ;
- Les prises de mesures immédiates font l'objet d'un partage ;
- Les enseignements tirés du retour d'expérience effectué de part et d'autre font l'objet d'un partage utile au maintien du niveau de sécurité dans les deux États.

Pour la mise en pratique de la coordination, les autorités signataires s'accordent à prévoir les modalités pratiques selon lesquelles une autorité informe l'autre de son intention d'aller contrôler une entreprise sur le territoire de l'autre autorité.

Elles s'accordent également à travailler sur les thèmes suivants :

1. Le partage d'informations sur les stratégies et les plans de surveillance de sécurité ;
2. La qualification des constats et, le cas échéant, l'harmonisation des mesures à prendre en cas de non-conformités ;
3. Les échanges mutuels d'information en cas de constats de situations révélant un risque pour la sécurité.
4. SUPERVISION OF RUs

3.1. Activities of authorities in neighbouring territory

Some railway operators certified by one of the authorities also operate or sub-contract operations on the territory of the other authority. The inspectors of the authority that is competent for the supervision of those operators will therefore become involved in identifying issues on the territory of the other authority.

By the present agreement, the authorities shall ensure the pursuit of such activities as follows:

- they will notify their counterpart no later than the day before the intervention;
- the other authority may, if desired, send a member of its staff to accompany the mission in an observer role;
- and any finding of a safety concern relevant to the territory of the other authority shall be notified to that authority without delay by the authority that identified the issue.

Both parties further agree to inform the other where either authority moves towards revoking or suspending on its territory a certificate awarded to an RU operating services on both territories.

The parties will facilitate, where needed, communication with the entity subject to this enforcement.

The Parties hereby agree to support such administrative formalities as may prove necessary to enter the neighbouring territory.

Additional practical arrangements may be agreed upon depending on the early experience of applying these provisions.

3.2. Sharing of supervision strategies and plans

The authorities hereby undertake to share their respective plans for supervising the RUs operating trains between France and the United Kingdom, including their subcontractors, in order to implement where possible co-ordinated management of their supervision activities.

The supervision plans (specifically including the schedule of inspections and their themes) shall be shared at the meetings provided for in part 5 of the present agreement, to check whether joint themes are

3. SURVEILLANCE DES EF

3.1. Mission des autorités sur le territoire de l’autre autorité

Certains exploitants ferroviaires, disposant d’un titre de sécurité délivré par une autorité opèrent également ou sous-traitent des opérations dans le territoire relevant de l’autre autorité. Les inspecteurs de l’autorité compétente pour la surveillance de ces exploitants, sont donc conduits à réaliser des constats sur le territoire de l’autre autorité.

A travers le présent accord, chaque autorité garantit à l’autre l’exercice de ces activités, moyennant :

- Que celle-ci en informe son homologue le plus tôt possible et au plus tard la veille de l’intervention ;
- Que l’autre autorité puisse, si elle le souhaite, dépêcher un collaborateur accompagnant la mission en tant qu’observateur ;
- Que tout constat révélant une situation à risque sur le territoire relevant de l’autorité homologue lui soit signalé sans délai par l’autorité ayant relevé le constat.

En outre, si une autorité procède à la suppression ou à la suspension sur son territoire d’une autorisation délivrée à une EF exploitant des services de part et d’autre, elle s’engage à en informer l’autre sans délai.

Les parties faciliteront, en tant que de besoin, la communication avec l’entité contrôlée de leur territoire.

Les parties s’accordent à soutenir les formalités administratives éventuellement nécessaires d’entrée sur le territoire voisin.

Des modalités pratiques complémentaires pourront être convenues à l’usage en fonction des premiers retours d’expérience sur ces dispositions.

3.2. Partage des stratégies et des plans de surveillance

Les autorités s’engagent à partager leurs plans de surveillance respectifs concernant les EF exploitant des trains circulant entre la France et le Royaume-Uni, y compris leurs sous-traitants, afin de mettre en œuvre, autant que possible, une gestion coordonnée des opérations de surveillance de celles-ci.

Les plans de surveillance (incluant notamment le calendrier des contrôles et les thèmes) seront partagés lors d’une des réunions prévues au chapitre 5 du présent accord, afin de vérifier si des thèmes conjoints de appropriate in the supervision of the RU and to avoid, where possible, scheduling simultaneous and/or superfluous activities supervising the same entity which would otherwise stretch the resources it dedicates to safety activities. Where common topics are identified, the parties shall share the results.

In accordance with paragraph 3.1, these provisions do not preclude the implementation by either authority at any time, within the scope of its own powers, of a supplementary supervisory action it deems necessary for an RU, including in an emergency.

The signatory Parties to this agreement also undertake to share their supervisory strategies in order to inform each other of the themes of their supervisory activities and the priorities selected by each authority to draw up its supervision programme.

3.3. Classification of findings and harmonisation of measures to take in the event of non-conformities

The defined classification levels used by the authorities for their supervisory activities and findings shall be specific to each State. The Parties shall work to draw up an approach for aligning the classification of findings and, as far as possible, converge towards harmonisation of measures to be taken in response to similar non-conformities.

Where appropriate, the parties shall discuss their assessment of the impact of a safety finding in order to harmonize their decisions.

3.4. Sharing of good practice

Under the present agreement, the Parties undertake to exchange good practices and place their feedback at their partners' disposal, so as to improve their performance of the duties devolved to them and to support continuous improvement in the safety performance of the railway system.

The Parties hereby agree to co-operate in the following ways to share their practices for the proper implementation of common supervision activities:

- "Passive" co-operation: during a supervision activity by any of the signatory authorities, an inspector answerable to the other authority shall be invited to observe any good practices and transpose them as applicable to the supervisory surveillance à l'égard des EF sont opportuns et ainsi d'éviter, autant que faire se peut, la programmation d'opérations de surveillance simultanées et/ou superflues sur une même entité et par conséquence une sur-sollicitation des ressources dédiées aux activités de sécurité. Lorsque des thèmes communs sont identifiés, les autorités en partagent les résultats.

Conformément au paragraphe 3.1, ces dispositions ne font pas obstacle à la mise en œuvre par une autorité, dans le cadre de ses compétences propres, d'une action de surveillance complémentaire, éventuellement en urgence, jugée nécessaire envers une EF, et ce à tout moment.

Les parties signataires du présent accord s'engagent par ailleurs à partager leurs stratégies de surveillance afin de s'informer mutuellement des thèmes des activités de surveillance et des priorités que chaque autorité a choisies afin d'élaborer son programme de surveillance.

3.3. Qualification des constats et harmonisation des mesures à prendre en cas de non-conformités

La définition des systèmes de qualification des constats appliqués par les autorités dans leurs activités de surveillance est spécifique à chaque Etat. Les parties travailleront à l'établissement d'une méthode de concordance pour la qualification des constats et à converger, dans la mesure du possible, vers une harmonisation des mesures à prendre en cas de non-conformités semblables.

Chaque fois que cela est opportun, les parties échangent sur l'appréciation de l'impact d'un constat sur la sécurité aux fins d'harmonisation de leurs décisions.

3.4. Partage du retour d'expérience

Au travers du présent accord, les parties s'engagent à mettre leurs retours d'expériences à la disposition de leur partenaire et de partager les expériences en matière de sécurité ferroviaire, afin d'accroître leur performance dans la réalisation des missions qui leur sont dévolues, dans le but d'améliorer la performance du niveau de sécurité du système ferroviaire.

Pour la bonne réalisation des activités de surveillance en commun, les parties conviennent de partager leurs pratiques à travers les différentes formes de collaboration ci-après définies :

- Collaboration « passive » : lors d'une opération de surveillance réalisée par l'une des autorités signataires, un inspecteur dépendant de l'autre autorité est invité en tant qu'observateur afin process of the authority to which she or he belongs. The aim shall also be to use such passive co-operation to set up a framework for active co-operation.

- "Active" co-operation: this shall mean that an inspector from one signatory authority takes part in a supervision activity conducted under the responsibility of the other signatory authority, during which that authority shall follow the procedures of the authority with geographical competence.

With the exception of the participation provided for in paragraph 3.1, the implementation of this collaboration will be subject to the explicit agreement on a case-by-case basis of the company subject to the supervision activity.

4. NOMINATION OF EACH AUTHORITY'S CONTACT PERSONS

Each authority shall nominate two named contact persons from among their number:

- A technical contact person, to participate in the activities and discussions set out in part 3. The duties of the authorities' technical contact persons shall include the following:

  - to act as technical contact person for the requesting authority;
  - to arrange, with the technical contact persons of the other signatory authority, to approach to implementing the agreed actions;

- A lead person responsible for overseeing this agreement as a whole. The leads shall also be tasked with assuring selected technical decisions and, if they are strategic, bringing them to the attention of the senior managers of their respective authorities.

5. MEETINGS

When following up this co-operation agreement, the leads shall meet regularly - in principle at least twice yearly. During such meetings, they shall make any suggestion for the good performance of the agreement. If at least one signatory authority expresses the need, extraordinary meetings may be held.

4. IDENTIFICATION DES CORRESPONDANTS DE CHAQUE AUTORITE

Chaque autorité identifie et désigne en son sein deux correspondants :

- Un correspondant technique qui participera aux activités et réflexions définies dans le chapitre 3. Les objectifs des correspondants techniques des autorités seront entre autres :

  - D'être l'interlocuteur technique vis-à-vis de l'autorité demanderesse ;
  - D'organiser, avec le correspondant technique de l'autre autorité signataire, les modalités de mise en œuvre des actions décidées.

- Une personne référente chargé du suivi de l'ensemble du présent accord. Les référents ont également la charge de valider un certain nombre de décisions d'ordre technique et le cas échéant, pour les décisions stratégiques, de les porter à l'appréciation de la direction de leur autorité respective.

5. REUNIONS

Dans le cadre du suivi du présent accord de coopération, les référents se réuniront régulièrement et en principe au moins deux fois par an. Au cours de ces réunions, ils feront toute suggestion pour le bon déroulement de la mise en œuvre de l'accord. En cas de nécessité exprimée par au moins une des autorités signataires, des réunions spécifiques pourront être organisées. 6. INFORMATION EXCHANGE When the Parties have agreed to exchange information under this agreement, they are not bound to do so if such information is already in the public domain or is not held by the Parties.

The Parties shall supply information in their own language. The recipient Party shall bear sole responsibility for such translations as it may carry out.

6.1 Driving licences In relation to driving licences, the parties agree to upon request exchange the necessary information relating to driving licences or equivalent documents;

6.2 Vehicles The parties agree to ensure the mutual provision of necessary information relating to vehicles that are registered in one of the two states and which circulate on the neighbouring territory.

6.3 National investigating body The parties will co-operate in the exchange of relevant information relating to the reports and recommendations of the national investigating bodies.

7. CONFIDENTIALITY Subject to the international, European and national regulations on access rights to government documents, the Parties undertake to keep confidential any document or information shared between them. The Parties shall be responsible for the respecting of this obligation by their own staff.

The obligation of confidentiality shall apply in particular the authorities' supervision programmes and reports, any information exchanged concerning non-conformities or situations presenting a safety risk, the information freely communicated by persons during supervisory activities and the safety event information gathered by the authorities.

Such information shall be handled in compliance with the European and national regulations on the protection of natural persons and the processing of personal data.

If either of the Parties, signatory to the present agreement, receives a request for access to documents

6. ECHANGE D'INFORMATIONS Lorsque les parties sont convenues d'échanger des informations en vertu du présent accord, elles ne seront pas obligées de le faire si les informations sont déjà dans le domaine public ou ne sont pas détenues par les parties.

Les parties fournissent des informations dans leur propre langue et les traductions que la partie destinataire effectue sont réalisées sous son entière responsabilité.

6.1. Licences Conducteurs Les parties s'accordent à échanger de manière réactive, selon nécessité, des informations nécessaires quant aux licences de conducteurs ou titres équivalents.

6.2. Véhicules Les parties s'accordent à garantir la fourniture mutuelle des informations nécessaires relatives aux véhicules immatriculés dans l'un des États et circulant sur le territoire de l'autre État.

6.3. Bureaux d'enquêtes nationaux. Les parties s'engagent à échanger les informations pertinentes relatives aux rapports et recommandations des bureaux d'enquêtes nationaux.

7. CONFIDENTIALITÉ Sous réserve des réglementations internationales, européennes et nationales en matière de droit d'accès aux documents administratifs, les parties s'engagent à garantir la confidentialité de tout document et information qu'elles se seront échangées. Elles sont responsables du respect de cette disposition par leurs personnels.

L'obligation de confidentialité vaut en particulier pour les programmes de surveillance des autorités, les informations échangées concernant des écarts ou des situations présentant un risque pour la sécurité, les informations communiquées librement par les personnes au cours d'activités de surveillance, ainsi que les informations sur les événements de sécurité échangées entre les autorités.

Les informations sont traitées dans le respect des réglementations nationale et européenne qui leur sont respectivement applicables en la matière concernant la protection des personnes physiques quant au traitement de données à caractère personnel.

Si l'une des parties signataires du présent accord reçoit une demande d'accès à des documents ou informations or information passed to it by another authority, the requesting Party shall be referred to the authority originating such document or information.

The present confidentiality obligation shall remain in force after cessation of the present agreement.

8. ENTRY INTO FORCE, TERM AND AMENDMENTS

The present agreement shall enter into force upon signature by both parties.

The parties agree that the terms of this Agreement will be reviewed at the request of either party. Each party undertakes to inform the other of any regulatory changes relating to the provisions of this agreement in order to assess whether it needs to be modified.

Either Party may also decide at any time, subject to 90 (ninety) days' notice, to withdraw unilaterally from the present agreement or request amendment thereof. Such amendment request or notice of withdrawal shall be served on the other Party to the agreement by registered letter with advice of receipt.

If it is mutually agreed to revise all or some of the provisions of the present agreement, the Parties shall do their best to devise a mutually acceptable version, to the benefit of both Parties.

Done in London on 25 APR 2019

Ian Prosser CBE, Her Majesty's Chief Inspector of Railways and Director of Railway Safety, Office of Rail and Road (ORR)

Fait à Amiens, le 15 AVR. 2019

Florence Rousse, Directrice Générale de l'Établissement Public de Sécurité Ferroviaire (EPSF)