**`M A N U A L`**`	``	``	``	`**`	``CHECK LIST OF`**` `**`HHS`**

`     `**`ACCOUNTING`**`               ``	`**`TRANSMITTAL LETTERS`**`	``	`

<table>
<tbody>
<tr class="odd">
<td><p><strong><code>When kept current, this check list permits the manual user to se at a glance which transmittals are included in the manual.  See reverse for information on maintenance of check lists and manuals.</code></strong></p></td>
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<tr class="even">
<td><p><strong><u><code>   General   </code></u></strong></p>
<p><strong><code>SERIES</code></strong></p></td>
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<td></td>
<td><p><strong><u><code>   General   </code></u></strong></p>
<p><strong><code>SERIES</code></strong></p></td>
<td></td>
<td></td>
<td><p><strong><u><code>   General   </code></u></strong></p>
<p><strong><code>SERIES</code></strong></p></td>
<td></td>
<td></td>
<td><p><strong><u><code>   General   </code></u></strong></p>
<p><strong><code>SERIES</code></strong></p></td>
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<tr class="even">
<td><p><strong><code>TRANSMITTAL</code></strong></p></td>
<td></td>
<td><p><strong><code>ENTERED BY</code></strong></p></td>
<td><p><strong><code>TRANSMITTAL</code></strong></p></td>
<td></td>
<td><p><strong><code>ENTERED BY</code></strong></p></td>
<td><p><strong><code>TRANSMITTAL</code></strong></p></td>
<td></td>
<td><p><strong><code>ENTERED BY</code></strong></p></td>
<td><p><strong><code>TRANSMITTAL</code></strong></p></td>
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<td><p><strong><code>ENTERED BY</code></strong></p></td>
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<td><p><strong><code>NO.</code></strong></p></td>
<td><p><strong><code>DATE</code></strong></p></td>
<td></td>
<td><p><strong><code>NO.</code></strong></p></td>
<td><p><strong><code>DATE</code></strong></p></td>
<td></td>
<td><p><strong><code>NO.</code></strong></p></td>
<td><p><strong><code>DATE</code></strong></p></td>
<td></td>
<td><p><strong><code>NO.</code></strong></p></td>
<td><p><strong><code>DATE</code></strong></p></td>
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**[`Form OS-169 (rev. 8/56)`]{.underline}**

**`INFORMATION AND INSTRUCTIONS`**

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| # `TRANSMITTAL LETTERS` |
+-------------------------+

**`Consecutively numbered transmittal letters are used to distribute staff manual materials.  Each issuing organization has its own series of transmittal letters which are distinguished by the organization``’``s initials prefixed to the transmittal letter number`[`.`]{.underline}**

**`The number of transmittal series varies according to the variations in audience.  Since the total (or `*`General`*`) audience is composed of three elements ``–`` `*[` `]{.underline}**`HEADQUARTERS, REGIONAL `*`Office, and other `*`Field`*` personnel -- the following transmittal series (one for each variation in audience may be necessary:`**

+--------------------+---+--------------------+--------------------+
| **`BA              |   | **`FIRST TN No.`** | ## `DISTRIBUTION`  |
| SIC SERIES OF TRAN |   |                    |                    |
| SMITTAL LETTERS`** |   |                    | **                 |
|                    |   |                    | `Hdq. Reg. Fld.`** |
| **`(m              |   |                    |                    |
| aximum series from |   |                    |                    |
|  single source)`** |   |                    |                    |
+--------------------+---+--------------------+--------------------+
| **`General`**      |   | **`1`**            | *                  |
|                    |   |                    | *`xxx  xxx  xxx`** |
| **`   H            |   | **`h-1`**          |                    |
| eadquarters  . . . |   |                    | **`xxx`**          |
|  . . . . . . . `** |   | **`r-1`**          |                    |
|                    |   |                    | **`     xxx  `**   |
| **`                |   | **`f-1`**          |                    |
| Regional (regional |   |                    | *                  |
|  offices only).`** |   | **`hr-1`**         | *`          xxx`** |
|                    |   |                    |                    |
| **`                |   | **`hf-1`**         | **`xxx  xxx `**    |
| Field (outside reg |   |                    |                    |
| ional offices).`** |   | **`rf-1`**         | *                  |
|                    |   |                    | *`xxx       xxx`** |
| **`                |   |                    |                    |
| Headquarters - Reg |   |                    | **                 |
| ional . . . . .`** |   |                    | `     xxx  xxx `** |
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| Regional - Field   |   |                    |                    |
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**`No manual holder will normally receive more than four transmittal series for a given manual from a single source (see above DISTRIBUTION).  He may receive transmittals from more than one source (e.g., HHS, PHS).  He will receive all or none of the letters in each established series.`**

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| ### `CHECK  LISTS` |
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**`The ``“`*`CHECK LIST OF (unit initial) TRANSMITTAL LETTERS`**`”`*` is designed to show which transmittals have been added to your manual.`**

**`You should maintain in a separate check list for transmittals of each issuing organization (enter the initials of the issuing organization in the title of the check list, e.g., HHS, ACF, OR PHS).  The four columns of the check list will accommodate the four series that you may receive   from any one issuing organization (specify the series in the column heading when the first letter of a series is received, e.g., `*`h, r, f, hr, hf, `*`or`*` rf`*`).  `**

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  **`MAINTAINING YOUR MANUAL`**
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**`Whenever a transmittal letter is received, you should take the following steps promptly to complete your manual:`**

**`1.``	``Check its number against the number of the last previous letter.  If the number is not the next in sequence for that series, you should request the missing letter/s from the issuing office.`**

**`2.``	``Bring your manual up-to-date by making the additions, deletions, or corrections specified in the transmittal letter.`**

**`3.``	``Post (on the next line in the proper column of your check list) the number and date of the new letter and your initials.`**