National Institute of Allergy and Infectious Diseases/NIH

**Foreign Organization System (FOS) Review**

**1.** องค์กรผู้ขอรับทุนอุดหนุน**:**

ที่อยู่

โทรศัพท์

โทรสาร

อีเมล์

เว็บไซต์

**2.** ประเภทขององค์กร**: (**เลือกรายการเดียว**)**

\_\_ องค์กรที่ไม่มุ่งหวังผลกำไร

\_\_ สถานศึกษาระดับสูง **(\_\_** รัฐ **\_\_** เอกชน**)**

\_\_ โรงพยาบาล **(\_\_** รัฐ **\_\_** เอกชน**)**

\_\_ หน่วยงานเอกชน

\_\_ หน่วยงานราชการ

**3.** เลขที่ใบสมัครหรือทุนอุดหนุน**:**

หรือรายการที่แนบมา

**4.** ตำแหน่งและชื่อบุคคลผู้ขอรับทุนอุดหนุน:

ตำแหน่ง ชื่อ โทรศัพท์ อีเมล์

ลายมือชื่อผู้ขอรับทุนอุดหนุน

องค์กร

หัวหน้าทีมวิจัย

ผู้บริหาร หรือ

ผู้บริหารด้านการเงินสูงสุด

อื่นๆ

อื่นๆ

**5.** เจ้าหน้าที่ **NIAID:**

**6.** ตัวแทนของ **NIAID:**

**7.** วันที่ตรวจสอบ**:**

##### สารบัญ

[**A. ข้อมูลทั่วไป 3**](#a.-ขอมลทวไป)

[B. **การจัดเตรียมข้อเสนอและใบสมัคร** 3](#b.-การจดเตรยมขอเสนอและใบสมคร)

[**C. นโยบายและขั้นตอนดำเนินงาน** 3](#c.-นโยบายและขนตอนดำเนนงาน)

[**D. การเฝ้าสังเกตทุนอุดหนุน** 3](#d.-การเฝาสงเกตทนอดหนน)

[**E. ความซ้ำซ้อนของเม็ดเงินและองค์ความรู้**
3](#e.-ความซำซอนของเมดเงนและองคความร)

[**F. มาตรฐานความประพฤติ** 3](#f.-มาตรฐานความประพฤต)

[**G.** **การจัดเตรียมเรื่องความร่วมมือระหว่างสถาบัน**
3](#g.-การจดเตรยมเรองความรวมมอระหวางสถาบน)

[**H. ค่าใช้จ่ายทางอ้อม** 3](#h.-คาใชจายทางออม)

[**I. การจัดการเรื่องการบันทึกข้อมูล** 3](#i.-การจดการเรองการบนทกขอมล)

[**J.** **การเตรียมการเรื่องธนาคาร** 3](#j.-การเตรยมการเรองธนาคาร)

[**K.** **การควบคุมงบประมาณ** 3](#k.-การควบคมงบประมาณ)

[**L.** **ระบบบัญชี** 3](#l.-ระบบบญช)

[**M**. **การควบคุมและการตรวจสอบภายในองค์กร** 3](#section-6)

[**N.** **บุคลากร** 3](#section-7)

[**O. บัญชีเิงินเดือน** 3](#o.-บญชเงนเดอน)

[**P. การจัดซื้อจัดจ้าง** 3](#p.-การจดซอจดจาง)

[**R.** **การเดินทาง** 3](#r.-การเดนทาง)

[**S. ที่ปรึกษา** 3](#s.-ทปรกษา)

### [ศัพท์ที่สำคัญ]{.underline}

**U.S.** -- ประเทศสหรัฐอเมริกา

**NIH** -- National Institutes of Health (สถาบันสุขภาพแห่งชาติ)

**NIAID** -- National Institute of Allergy and Infectious Diseases
(สถาบันโรคติดต่อและโรคภูมิแพ้แห่งชาติ)

**PI** -- Principal Investigator (หัวหน้าทีมวิจัย)

**Consortium** หรือ **consortia --
กลุ่ม**องค์กรที่ร่วมมือกันดำเนินงานวิจัยกับต่างสถาบัน (ผู้ร่วมวิจัย)

แปลจากฉบับทบทวน เดือนกรกฎาคม ปี 2003

## A. **ข้อมูลทั่วไป**

1.  มีผังองค์กร (หรือเอกสารอื่นในทำนองเดียวกัน) หรือไม่ (หากมี โปรดแสดงสำเนา)

2.  รายชื่อผู้บริหารองค์กร และบุคคลที่ผู้บริหารองค์กรนั้นขึ้นตรงด้วย

3.  มีการกำหนดหน้าที่ของผู้บริหารองค์กรนั้นไว้หรือไม่

4.  โปรดระบุรายชื่อพนักงานผู้มีอำนาจลงลายมือชื่อขององค์กร
    หรืออธิบายเกี่ยวกับหน่วยงานภายในที่รับผิดชอบ

5\. องค์กรของท่านมีการกำหนดนโยบายว่าด้วยการประกันภัยความซื่อสัตย์ (bond coverage)
หรือไม่

6\. a) องค์กรของท่านได้รับการสนับสนุนจากสถาบันอื่นทั้งในประเทศและต่างประเทศบ้างหรือไม่

b\) ท่านได้รับเงินทุนอุดหนุนจากแหล่งอื่นบ้างหรือไม่

7.  a\) เมื่อไม่นานมานี้ องค์กรของท่านเคยได้รับการตรวจสอบบัญชีเป็นการภายใน
    หรือจากผู้ตรวจสอบบัญชีอิสระบ้างหรือไม่ (หากมี โปรดแสดงสำเนารายงานการตรวจสอบ)

b\) องค์กรของท่านเคยผ่านการตรวจสอบตามมาตรฐาน A- 133 หรือไม่

8.  a\) องค์กรของท่านก่อตั้งขึ้นเมื่อใด

> b\) จำนวนพนักงานทั้งหมด:
>
> c\) จำนวนพนักงานวิจัยและพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในส่วนของการวิจัย:
>
> d\) องค์กรของท่านได้เข้าร่วมเป็นพันธมิตรกับองค์กรอื่นบ้างหรือไม่ (ทั้งในและต่างประเทศ)
>
> e\) องค์กรของท่านเป็นส่วนหนึ่งของภาครัฐหรือไม่
>
> f\) โปรดอธิบายประวัติโดยย่อของสถาบัน (หนึ่งถึงสองย่อหน้า)

9.  สัมพันธภาพในอดีตและที่ยื่นเสนอระหว่างองค์กรของท่านกับ NIH
    หรือองค์กรอื่นในสหรัฐอเมริกาเป็นอย่างไร

10. รายได้/เงินลงทุนรวม ปีล่าสุดขององค์กรของท่านเท่ากับเท่าใด

11. แหล่งเงินทุนของท่านมาจากที่ใด (อธิบายโดยใช้แผนภูมิรูปวงกลม)

+-------------+--------------------------------+----------------------+
| \%          |                                |                      |
| ที่ม          |                                |                      |
| าของเงินลงทุน |                                |                      |
+-------------+--------------------------------+----------------------+
| ####        | #### ที่มา                       | \% - เปอร์เซ็นต์        |
+-------------+--------------------------------+----------------------+
|             | 1\. รัฐบาล                      | 15%                  |
|             |                                |                      |
|             | 2\. ส่วนตัว                      | 25%                  |
|             |                                |                      |
|             | 3\. ต่างประเทศ: ผู้บริจาค          | 10%                  |
|             |                                |                      |
|             | 4\. รัฐบาลสหรัฐ                  |                      |
|             |                                |                      |
|             | 5\.                            |                      |
|             |                                |                      |
|             | 6\.                            |                      |
|             |                                |                      |
|             | 7\.                            |                      |
+-------------+--------------------------------+----------------------+
| รวม         |                                | 100%                 |
+-------------+--------------------------------+----------------------+

12. เอกสารแจ้งการได้รับทุน (Notice of Grant Award) ส่งถึงผู้ใด

## 

## B. **การจัดเตรียมข้อเสนอและใบสมัคร**

1\. a) องค์กรของท่านมีระบบติดตามตรวจสอบหรือไม่ว่าเมื่อไรใบสมัคร รายงาน หรืออื่นๆ
ถึงครบกำหนด

b\) โปรดอธิบายขั้นตอน

2\. องค์กรของท่านมีการตรวจทาน ประสานงาน
และจัดการข้อผิดพลาดในเอกสารใบสมัครและรายงานต่างๆ หรือไม่

3\. องค์กรของท่านได้ให้ความช่วยเหลือหัวหน้าทีมวิจัยในขั้นตอนการจัดเตรียมใบสมัครหรือไม่

4\. องค์กรของท่านมีการตรวจทานใบสมัครให้เป็นไปตามนโยบายด้านการเงิน การจัดซื้อ
การสอบบัญชี และนโยบายด้านอื่นๆ ขององค์กรหรือไม่

5\. a) องค์กรของท่านมีการตรวจทานใบสมัครเรื่องความสมเหตุสมผลของค่าใช้จ่าย
ตามนโยบายและข้อกำหนด\
ของกองทุนหรือไม่ ในการจัดเตรียมใบสมัคร

b\) ใครเป็นผู้ตรวจทานงบประมาณเพื่อให้แน่ใจว่าได้ระบุอัตราส่วน เงินเดือน สิทธิประโยชน์อื่น
ฯลฯ ตามความเหมาะสม

6\. องค์กรของท่านมีการกำหนดจำนวนวันเพื่อให้มั่นใจว่าส่งใบสมัครได้ถูกต้องตามเวลา สถานที่
และเงื่อนไขข้อตกลง บ้างหรือไม่

## **C. นโยบายและขั้นตอนดำเนินงาน**

1\. องค์กรของท่านหมั่นประยุกต์การเก็บรักษาเอกสารคู่มือนโยบาย แนวทางปฏิบัติ จดหมายเวียน\
จดหมายแนะแนวทางปฏิบัติ และอื่นๆ ที่มีการใช้งานไว้หรือไม่

2\. a) องค์กรของท่านมีการติดตามให้ทันต่อกฎ ข้อบังคับ นโยบาย ขั้นตอน/วิธีการ
และข้อกำหนดต่างๆ\
ที่ออกใหม่หรือที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร

b\) องค์กรของท่านมีการดาวน์โหลดข้อกำหนดและเงื่อนไขต่างๆ ของ NIH/NIAID
จากเว็บเพื่อแจกจ่าย\
ให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องหรือไม่

c\) พนักงานทั้งหมดรับทราบและเข้าใจถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขต่างๆ ของ NIH/NIAID หรือไม่

3\. โดยวิธีใดที่พนักงานจะได้รับทราบถึงข้อกำหนดใหม่ๆ หรือข้อกำหนดที่มีการเปลี่ยนแปลง

4\. องค์กรของท่านมีมาตรการอย่างไรในการที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดของ NIH/NIAID
ในด้านต่างๆ ต่อไปนี้

a.  การประพฤติผิดด้านการวิจัย

b.  การปฏิบัติต่อสัตว์ทดลอง

c.  ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับมนุษย์ทดลอง

d.  ความครอบคลุมของรูปแบบการวิจัย

e.  การวิ่งเต้น

f.  การผิดนัดชำระหนี้รัฐบาลกลางของสหรัฐ (U.S. Federal Debts)

5\. องค์กรของท่านมีมาตรการอย่างไรในการให้ได้มาซึ่งแผนดำเนินงาน ใบรับรอง
หรือการรับประกัน (เช่น\
การวิ่งเต้น หรือค่าใช้จ่ายทางอ้อม เป็นต้น) ในเวลาที่ต้องการ

## 

## **D. การเฝ้าสังเกตทุนอุดหนุน**

1\. องค์กรของท่านมีการเฝ้าสังเกตทุนอุดหนุนอย่างไร โปรดอธิบายขั้นตอนดำเนินการ

2\. องค์กรของท่านมีการตรวจดูรายการทางบัญชีประจำเดือนของหัวหน้าทีมวิจัย
เพื่อดูความคืบหน้าและความเหมาะสมของค่าใช้จ่ายในโครงการหรือไม่

3\. a) ในระหว่างรอบงบประมาณ หัวหน้าทีมวิจัยได้รับแจ้งให้ทราบถึงค่าใช้จ่ายและเงินคงเหลือ\
ของทุนอุดหนุนหรือไม่

b\) บ่อยครั้งเพียงใด

## **E. ความซ้ำซ้อนของเม็ดเงินและองค์ความรู้**

1.  องค์กรของท่านมีการควบคุมอย่างไร ในการป้องกันการรับค่าตอบแทนจากแหล่งที่มาหลายแห่ง
    ในลักษณะดังต่อไปนี้

> a\. ทำให้เงินเดือนมากกว่า 100% สำหรับบุคคลคนเดียวกัน
>
> b\. เพื่ออุปกรณ์หรือเครื่องใช้ชิ้นเดียวกัน
>
> c\. เพื่อการศึกษาอย่างเดียวกัน

2\. ระบบบัญชีองค์กรของท่านมีการติดตามตรวจสอบความเพียรของบุคลากรที่ทุ่มให้ระหว่าง\
หลายทุนอุดหนุนอย่างไร

## **F. มาตรฐานความประพฤติ**

1\. องค์กรของท่านมีนโยบายหรือแนวทางปฏิบัติ
ว่าด้วยเรื่องข้อขัดแย้งของจุดสนใจและวิธีหลีกเลี่ยงไว้เป็น\
ลายลักษณ์อักษรหรือไม่ (หากมีโปรดแสดงสำเนา)

2\. นโยบายดังกล่าวครอบคลุมถึงบุคคลใดบ้าง (เช่น พนักงานคนใดหรือที่ปรึกษาคนไหน)

3\. องค์กรของท่านมีวิธีการให้ความมั่นใจอย่างไรว่าพนักงานของท่านได้ปฏิบัติตามนโยบาย
และบ่อยครั้งเพียงใด

4\. องค์กรของท่านมีวิธีการให้ความมั่นใจอย่างไร
ว่ากลุ่มสถาบันที่ร่วมโครงการวิจัยได้มีการเขียนแนวทางปฏิบัติ\
เรื่องข้อขัดแย้งของจุดสนใจ และทีมงานวิจัยของสถาบันเหล่านั้นจะปฏิบัติตาม

## **G.** **การจัดเตรียมเรื่องความร่วมมือระหว่างสถาบัน** 

1.  ทุนอุดหนุนของท่านเกี่ยวเนื่องกับการจัดตั้งกลุ่มผู้ร่วมวิจัยระหว่างองค์กรของท่านกับสถาบันอื่นหรือไม่

2.  องค์กรของท่านมีข้อตกลงที่เป็นมาตรฐานกับผู้รับเหมาช่วงหรือกลุ่มผู้ร่วมวิจัยหรือไม่

3.  ข้อกำหนดของทุนในเอกสารแจ้งการได้รับทุนมีผลกับกลุ่มผู้ร่วมวิจัยหรือองค์กรที่รับเหมาช่วงอย่างไร

4.  องค์กรของท่านมีระเบียบนโยบายและขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรเรื่องการเฝ้าสังเกตการทำงานของ\
    สถาบันร่วมวิจัยหรือไม่

5.  การตรวจดูประสิทธิภาพการทำงานของสถาบันร่วมวิจัยทำอย่างไร

6.  มีมาตรการยกเลิกสัญญาหรือการร่วมวิจัยที่มากกว่า 10,000 ดอลล่าร์สหรัฐหรือไม่

7.  ท่านต้องการใบสำคัญจ่าย (voucher) จากสถาบันร่วมวิจัยหรือไม่
    ใบสำคัญจ่ายดังกล่าวแสดงรายละเอียด\
    ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นหรือไม่

8.  หัวหน้าทีมวิจัยมีการตรวจดูความเหมาะสมของใบสำคัญจ่าย
    และรับรองความคืบหน้าขององค์ความรู้หรือไม่

9.  การเบิกเงินของสถาับันร่วมวิจัยมีวิธีปฏิบัติอย่างไร เช่น จ่ายล่วงหน้า จ่ายเป็นรายเดือน
    หรืออื่นๆ

10. องค์กรของท่านจ่ายค่าใช้จ่ายทางอ้อมแก่สถาบันร่วมวิจัยเท่าใด

11. a\) สถาบันร่วมวิจัยมีสัญญาใดอยู่กับองค์กรที่แสวงหาผลกำไรหรือไม่

b\) หากมี โปรดอธิบายนโยบายในส่วนของอุปกรณ์ที่จัดซื้อโดยใช้ทุนอุดหนุน

12. สถาบันร่วมวิจัยมีมีหลักพิจารณาอย่างไรในการให้มีหรือไม่ให้มีมนุษย์ทดลองหรือสัตว์ทดลองที่มีกระดูก\
    สันหลังเกี่ยวข้องในงานวิจัย

13. องค์กรมีขั้นตอน/วิธีการอย่างไรในการเฝ้าสังเกตสถาบันร่วมวิจัยว่าปฏิบัติตามกฎระเบียบ
    นโยบายของ\
    NIH/NIAID หากสถาบันร่วมวิจัยต้องทำการวิจัยโดยใช้มนุษย์ทดลอง หรือ
    สัตว์ทดลองที่มีกระดูกสันหลัง

## **H. ค่าใช้จ่ายทางอ้อม**

## 

1\. ท่านมีแผนจัดการอย่างไรกับเงินจัดสรร 8% สำหรับเป็นค่าใช้จ่ายทางอ้อม

## 

2\. a) องค์กรของท่านมีวิธีการให้ความมั่นใจได้อย่างไรว่า
การใช้เงินจากทุนอุดหนุนเป็นไปตามแผนที่วางไว้

> b\) ใครเป็นผู้รับผิดชอบ

## **I. การจัดการเรื่องการบันทึกข้อมูล**

1.  มีนโยบายและขั้นตอนดำเนินงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการบำรุงดูแล การเก็บรักษา
    การใช้งาน\
    และความมั่นคงปลอดภัยของบันทึกต่างๆ ของกองทุนอุดหนุนหรือไม่

2.  การจัดการบันทึกข้อมูลกระทำแบบโครงการต่อโครงการหรือไม่

3.  มีขั้นตอนดำเนินงานด้านการบำรุงดูแลบันทึกข้อมูล เอกสาร และหลักฐานรองรับอื่นๆ
    ที่จำเป็นต่อการประเมิน\
    ผลกิจกรรมการวิจัยในโครงการของกองทุนอุดหนุน รวมทั้งการจัดการบัญชี การเงิน
    และระบบการใช้จ่าย\
    หรือไม่ และมีระบบจัดการรายได้/รายจ่ายหรือไม่

4.  ใครเป็นผู้รับผิดชอบด้านการจัดการบันทึกข้อมูลความรู้

5.  ใครเป็นผู้รับผิดชอบด้านการจัดการบันทึกข้อมูลทางธุรกิจและบัญชีการเงิน

6.  a\) บันทึกข้อมูลเหล่านี้เก็บรักษาไว้ที่ใด

b\) อุปกรณ์จัดเก็บมีพอเพียงและพร้อมต่อการเข้าใช้งานหรือไม่

7.  ระบบที่ใช้ในการจัดการเกี่ยวกับบันทึกข้อมูลสามารถค้นคืนข้อมูลที่ต้องการ
    จากข้อมูลบันทึกที่ยังอยู่ในการใช้งาน กึ่งใช้งาน และไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือไม่

8.  การลบบันทึกข้อมูลมีขั้นตอนดำเนินงานอย่างไร

## 

## **J.** **การเตรียมการเรื่องธนาคาร**

1\. องค์กรของท่่านมีการเตรียมการเรื่องธนาคารที่กำหนดไว้อย่างไร

2\. a) ท่านมีการเตรียมการเรื่องธนาคารสำหรับโครงการนี้ไว้อย่างไร

> b\) การเตรียมการนี้ต่างกันไปตามแหล่งเงินทุนอุดหนุนหรือไม่
>
> c\) ท่านมีบัญชีธนาคารแยกต่างหากสำหรับโครงการ/กองทุนนี้หรือไม่

3\. องค์กรของท่านสามารถเปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศได้หรือไม่

4\. ใครจะเป็นผู้ลงลายมือชื่อถอนเงินจากธนาคารที่ใช้ในโครงการของ NIH/NIAID

5\. นโยบายขององค์กรและภาครัฐของท่านเกี่ยวกับการรับเงินดอลล่าร์สหรัฐเป็นอย่างไร

6\. แนวทางปฏิบัติที่วางไว้ในส่วนของการใช้
และการแลกเปลี่ยนสกุลเงินดอลล่าร์สหรัฐเพื่อใช้ในโครงการ\
เป็นอย่างไร

7\. a) มีวงเงินจำกัดในการรับทุนเป็นเงินดอลล่าร์สหรัฐแต่ละครั้งหรือไม่

> b\) หากมี โปรดอธิบายแนวทางปฏิบัติหากต้องรับเงินมากเกินกว่าข้อจำกัด

8\. การขอรับเงินกองทุนเป็นการขอรับล่วงหน้าหรือเิบิกย้อนหลังเมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น

9\. โปรดป้อนรายละเอียดของธนาคารที่จะใช้ในโครงการนี้

ชื่อธนาคาร:
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

ที่อยู่
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

ผู้จัดการ
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

โทรศัพท์
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

โทรสาร
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

อีเมล์
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

SWIFT No.
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Routing No.
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

ธนาคารตัวแทน
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

## **K.** **การควบคุมงบประมาณ**

1\. งบดำเนินงานของโครงการเป็นอย่างไร โปรดแสดงสำเนาที่ร่างไว้

2\. ใครเป็นผู้มีอำนาจเปลี่ยนแปลงแก้ไขงบประมาณของโครงการที่วางไว้

3\. บุคคลหรือกลุ่มบุคคลดังกล่าวขึ้นตรงต่อใคร

4\. a) มีแนวทางปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับขั้นตอนการแก้ไขงบประมาณที่จัดทำขึ้นหรือไม่

b\) กระบวนการเป็นอย่างไร

5\. มีมาตรการควบคุมอย่างไร เพื่อให้ความมั่นใจว่ายังคงสภาพการยอมรับจาก NHH/NIAID
เกี่ยวกับ

> a\. การใช้เงินกองทุนตามที่กำหนดไว้ในเอกสารแจ้งการได้รับทุน
>
> b\. การใช้เงินทุนสำหรับซื้อปัจจัยที่ต้องผ่านการยอมรับจาก NHH/NIAID ก่อน

## **L.** **ระบบบัญชี**

1.  องค์กรของท่านมี หรือวางแผนที่จะจ้างผู้จัดการด้านบัญชีหรือการเงินสำหรับโครงการ
    NIH/NIAID\
    หรือไม่

```{=html}
<!-- -->
```
1.  คุณสมบัติที่กำหนดไว้ของตำแหน่งนี้มีอย่างไรบ้าง

2.  รายละเอียดงานของตำแหน่งนี้มีอะไรบ้าง

3.  ตำแหน่งนี้ขึ้นตรงต่อใคร

4.  องค์กรของท่านมีคู่มือด้านการบัญชีหรือไม่ หากมี โปรดแสดงสำเนา

5.  มีการใช้ระบบบัญชีแบบ double-entry หรือไม่

6.  มีผังงานบัญชีหรือไม่ หากมี โปรดแสดงสำเนา

7.  องค์กรของท่านมีการจัดเก็บสมุดบัญชีพื้นฐานหรือไม่ โปรดดูตัวอย่าง (หากไม่มี
    โปรดอธิบายการ\
    จัดเก็บบัญชี) ตัวอย่าง:

> a\. บัญชีแยกประเภททั่วไป
>
> b\. บัญชีแยกค่าใช้จ่ายของงานหรือของโครงการ
>
> c\. บัญชีแยกประเภทการดำเนินงาน
>
> c\. บัญชีรายวันอื่นๆ (เช่น บัญชีเงินเดือน บัญชีรายได้ บัญชีจัดซื้อ บัญชีทั่วไป)

9\. บัญชีแยกประเภทของกองทุนนี้ รวมค่าใช้จ่ายโดยตรงที่จ่ายไปในแต่ละเดือนหรือไม่
(โปรดแสดงสำเนา\
บัญชีแยกประเภทของกองทุนเดือนล่าสุด และบัญชีแยกประเภทที่สรุปครั้งสุดท้ายของปีล่าสุด หากมี)

10\. ระบบบัญชีมีการแยกแสดงการรับและจ่ายเงินสำหรับแต่ละกองทุนและสถาบันร่วมวิจัยหรือไม่\
โปรดอธิบาย

11\. ระบบบัญชีสามารถบันทึกการจ่ายเงินของแต่ละโครงการ
โดยแยกตามประเภทของค่าใช้จ่ายได้หรือไม่\
(เช่น เงินเดือน เครื่องใช้ การเดินทาง เป็นต้น)

12\. มีการจัดเตรียมและเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายรายเดือนของโครงการ
กับงบประมาณของโครงการ\
ที่ได้รับอนุมัติแล้วหรือไม่ (โปรดดูในหัวข้อการควบคุมงบประมาณ คำถามที่ 2)

13\.
โปรดอธิบายถึงการควบคุมงบประมาณเพื่อป้องกันมิให้หนี้สินมากกว่าเงินทุนทั้งหมดของโครงการ

14\. องค์กรของท่านจะมีวิธีการเพื่อให้ความมั่นใจได้อย่างไร
ว่าเงินทุนเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายทุกประเภทที่ตั้งงบไว้

15\. เมื่อมีข้อผิดพลาดทางบัญชีเกิดขึ้น ใครเป็นผู้มีอำนาจในการแก้ไข
และมีัขั้นตอนปฏิบัติเขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่

16\. องค์กรของท่านมีระบบติดตามตรวจสอบเพื่อการตัดสินใจในการเลือกวันกำหนดส่งรายงาน\
สภาวะการเงิน(FSRs) หรือไม่ หากมี โปรดอธิบายระบบ

17\. องค์กรของท่านมีระบบบันทึกดอกเบี้ยที่ได้จากกองทุนนี้หรือไม่

18\. a)
ระบบบัญชีของท่านมีระบบเรียกเก็บชำระเงินและจ่ายชำระเงินตามเวลาสำหรับบัญชีลูกหนี้\
และบัญชีเจ้าหนี้หรือไม่

> b\) สามารถจัดทำรายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างชำระได้หรือไม่
>
> c\) มีแนวทางแก้ไขปัญหาบัญชีผิดสัญญาอย่างไร

## 

## **M**. **การควบคุมและการตรวจสอบภายในองค์กร**

1.  a\) มีการติดตามตรวจสอบรายการทางบัญชีและระบบการเงินเป็นระยะๆ หรือไม่

b\) โดยใคร บ่อยครั้งเท่าใด

c\) เคยพบปัญหาบ้างหรือไม่

d\) หากเคย โปรดอธิบาย (โปรดแสดงสำเนาของรายงานการตรวจสอบครั้งล่าสุด)

1.  ท่านมีพนักงานตรวจสอบบัญชีหรือไม่
    หรือใช้บริการสำนักตรวจสอบบัญชีอิสระที่ได้รับการรับรองในการตรวจสอบบัญชีรายปี

2.  องค์กรของท่านมีนโยบายและแนวทางปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร
    สำหรับความรับผิดชอบในการ\
    ตรวจสอบภายในองค์กรหรือไม่

3.  แนวทางปฏิบัติเหล่านี้รวมถึงการตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการด้านการเงินทั้งหมดตรงตามมาตรฐาน\
    ของ NIH/NIAID หรือไม่

5\. นโยบายเหล่านี้
รวมถึงข้อกำหนดให้มีการส่งรายงานถึงผู้บริหารที่เหมาะสมเพื่อแจ้งให้ทราบถึง\
ผลการตรวจสอบ คำแนะนำ และข้อสังเกตจากการตรวจสอบหรือไม่

6\. นโยบายดังกล่าวสร้างความมั่นใจเกี่ยวกับความเป็นอิสระของผู้ตรวจสอบภายในหรือไม่

7\.
การส่งข้อมูลข้อกำหนดของระบบบัญชีภายในและระบบควบคุมภายในถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ\
มีวิธีปฏิบัติอย่างไร

8\. มีการแบ่งความรับผิดชอบด้านการรับเงิน การชำระเงิน และการบันทึกเงินสดหรือไม่
ตัวอย่างเช่น หน้าที่\
ของผู้ลงรายการบัญชีแยกจากการรับเงิน จ่ายเงิน หรือใช้เงินหรือไม่

9\. a) มีการตรวจตราและอนุมัติเช็ค รวมทั้งเอกสารรับรองก่อนการลงลายมือชื่อหรือไม่

b\) จำเป็นต้องลงลายมือชื่อร่วมกันหรือไม่

c\) เช็คทั้งหมดเรียงหมายเลขกันหรือไม่

d\) เก็บรักษาเช็คเปล่าไว้ที่ใด

10\. การลงลายมือชื่อในเช็คจำกัดเฉพาะผู้มีอำนาจหน้าที่แยกจากการลงบัญชี
การบันทึกเงินสดที่ได้รับ\
การอนุมัติิใบสำคัญจ่าย และการจัดเตรียมบัญชีเงินเดือนหรือไม่

11\. รายการบัญชีทั้งหมดมีเอกสารที่เหมาะสม เช่น ใบสั่งซื้อ ใบสำคัญจ่าย
เอกสารการชำระเงินจากคู่ค้า ฯลฯ\
มารองรับหรือไม่

12\. a) มีการจัดสรรเงินสดปลีกย่อยไว้หรือไม่

b\) หากมี ใครเป็นผู้ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ดูแลเงินก้อนนี้แต่ผู้เดียว

c\) มีมาตรการใดในการป้องกันการนำเงินไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง

d\) มาตรการนั้นยึดหลักเงินกู้หรือไม่

e\) โปรดแสดงสำเนานโยบายหากมี

13\. a) มีการปรับยอดบัญชีธนาคารและเก็บสำเนาเข้าแฟ้มทุกเดือนหรือไม่

b\) บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินและจ่ายเงินเดือนเป็นผู้ปรับยอดหรือไม่

c\) ใครเป็นผู้ตรวจสอบการปรับยอดดังกล่าว

14\. พนักงานที่จัดการกองทุนจำเป็นต้องรับประกันต่อความสูญเสียหรือไม่

## 

## **N.** **บุคลากร** 

1.  องค์กรของท่านมีการกำหนดนโยบายด้านบุคลากรหรือไม่ หากมี โปรดแสดงสำเนา

2 นโยบายดังกล่าวครอบคลุมรายละเอียดต่อไปนี้หรือไม่

a.  หน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละตำแหน่ง

b.  คุณสมบัติของแต่ละตำแหน่ง

c.  ช่วงเงินเดือนของแต่ละตำแหน่ง

d.  ขั้นตอนปฏิบัติเพื่อให้เกิดความเสมอเหมือนในการคัดเลือกพนักงาน การว่าจ้าง
    การจ่ายเงินชดเชย เรื่องระเบียบวินัย และการปลดพนักงาน

e.  การประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี

f.  ประเภทและระดับของผลประโยชน์ที่มอบให้แก่พนักงานและผู้บริหาร

3\. องค์กรของท่านมีการควบคุมอย่างไรให้บุคลากรปฏิบัติตามนโยบายที่วางไว้

4\. a) มีการสำรวจเพื่อเปรียบเทียบเงินเดือนหรือไม่

b\) หากมี บ่อยครั้งเท่าใด

c\) ค่าตอบแทนของพนักงานพอเทียบได้กับงานในลักษณะเดียวกันในตลาดแรงงานหรือไม่

5\. a) เงินเดือนพนักงานในโครงการ NIAID
เท่ากับเงินเดือนพนักงานตำแหน่งใกล้เคียงกันขอที่รับเงิน\
เดือนจากองค์กรของท่านหรือไม่

b\) หากไม่มีตำแหน่งใกล้เคียงกัน
เงินเดือนดังกล่าวสอดคล้องกับช่วงเงินเดือนและคุณสมบัติที่กำหนดไว้\
สำหรับแต่ละตำแหน่งหรือไม่

c\) พนักงานในโครงการ NIAID ได้รับเงินพิเศษใดๆ เพิ่มเติมหรือไม่

6\. a) องค์กรของท่านมีพนักงานที่ทำงานสองแห่งหรือไม่ ทั้งพนักงานที่ทำงานกับท่านเป็นหลัก
และพนักงานที่ทำงานกับหน่วยงานอื่นเป็นหลัก

b\) พนักงานดังกล่าวเป็นพนักงานเต็มเวลาหรือช่วงเวลาโปรดอธิบาย

7\. a) การจ้างงานแบบช่วงเวลามีการบันทึกไว้ในระบบและในใบสมัครของกองทุนอย่างไร

b\) การกำหนดเงินเดือนทำอย่างไร

8\. a) องค์กรของท่านจะบันทึกเวลาที่ใช้และความทุ่มเทในกิจกรรมต่างๆ
ของเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญอย่างไร

b\) โปรดอธิบายขั้นตอนการตรวจสอบเวลาที่ใช้จริงและความทุ่มเทที่ให้กับโครงการ

c\) โปรดระบความถี่ในการตรวจสอบ

9\. a)
องค์กรของท่านจะจัดการกับบันทึกการทำงานในแต่ละวันของพนักงานที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญอย่างไร

b\) มีหัวหน้าระดับปฏิบัติการให้การรับรองหรือไม่

10\. องค์กรของท่านจะติดตามตรวจสอบเวลาและความทุ่มเทของพนักงานที่ต้องออก\
ภาคสนามหรือออกปฏิบัติงานภายนอกหน่วยงานอย่างไร

11\. a) พนักงานของท่านได้รับอนุญาตให้ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาองค์กรอื่นได้หรือไม่

> b\) นโยบายในองค์กรของท่านเป็นอย่างไร (โปรดแสดงสำเนาของนโยบาย หากมี)

## **O. บัญชีเิงินเดือน**

1.  มีพนักงานกี่คนในฝ่ายบัญชี

2.  ในการจ้างบุคลากร มีการกำหนดตำแหน่งและอัตราเงินเดือนอย่างไร

3.  การลบรายชื่อพนักงานออกจากบัญชีเงินเดือนเมื่อพนักงานลาออกจากองค์กร ทำอย่างไร

4.  การอนุมัติอัตราค่าจ้างทำอย่างไร

5.  พนักงานทั้งหมดได้รับค่าตอบแทนเป็นเช็คหรือไม่

6.  มีผู้ที่ไม่ใช่ผู้จัดเตรียมเช็คเงินเดือนทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีเงินเดือนหรือไม่

7.  ใครเป็นผู้จ่ายเช็คเงินเดือน

## **P. การจัดซื้อจัดจ้าง**

1.  a\) องค์กรของท่านมีนโยบายหรือระเบียบปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรว่าด้วยการจัดซื้อหรือไม่

b\) หากไม่มี โปรดอธิบายขั้นตอนการจัดซื้อ (หากมี โปรดแสดงสำเนานโยบายหรือระเบียบปฏิบัติ)

2.  ใครเป็นผู้รับผิดชอบการอนุมัติคำสั่งซื้อขั้นสุดท้าย

3.  ใครเป็นผู้ให้เหตุผลในการสั่งซื้อ

4.  ใครเป็นผู้รับสินค้าที่สั่งซื้อ

5.  นโยบายหรือระเบียบปฏิบัติของท่านมีการพิจารณาเรื่องคุณภาพ ราคา และการส่งมอบสินค้า
    ฯลฯ ด้วยหรือไม่

6.  ในการสั่งซื้อสินค้าและการบริการจำเป็นต้องใช้เอกสารใดประกอบบ้าง

7\. ใครเป็นผู้รับผิดชอบต่อการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ในด้านต่างๆ ต่อไปนี้

> a\. ราคาและเงื่อนไขการชำระเงิน
>
> b\. การยกเว้นภาษี
>
> c\. ค่าขนส่ง

8 มีนโยบายหรือระเบียบปฏิบัติว่าด้วยการสั่งซื้อเร่งด่วนหรือไม่

9\. มีการประกวดราคาสินค้า ค่าเช่า และการบริการที่สูงกว่าวงเงินที่กำหนดหรือไม่

10\. มีการจัดทำบัญชีเ้จ้าหนี้สำหรับบัญชีกองทุน เมื่อการสั่งซื้อได้รับการอนุมัติิหรือไม่

11\. มีการตรวจสอบและลงชื่อย่อกำกับใบสำคัญจ่าย เอกสารรับรอง และค่าใช้จ่ายต่างๆ
โดยพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งก่อนการอนุมัติการชำระเงินหรือไม่

12\. ใครเป็นผู้ได้รับแจ้ง ในกรณีที่มีการส่งคืนสินค้าที่จัดซื้อ

13\. มีระบบบันทึกและตรวจสอบสินค้าที่ส่งมอบบางส่วนหรือไม่

14\. หากมีการกำหนดข้อผูกพันสำหรับบัญชีกองทุน และได้รับสินค้าตามใบสั่งซื้อเพียงบางส่วน
จะมีการบันทึกสินค้าส่วนที่ยังไม่ได้ส่งมอบไว้เป็นเครดิตของบัญชีกองทุนหรือไม่

Q. การจัดการทรัพย์สิน

1\. องค์กรของท่านมีนโยบายหรือระเบียบปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรว่าด้วยการได้มา
การบำรุงรักษา และการปลดระวางทรัพย์สินหรือไม่ หากมี โปรดแสดงสำเนา

2\. a) มีการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลรายละเอียดสินค้าที่จัดซื้อ วันที่ได้มา ราคา สถานที่ตั้ง
และข้อมูลการปลดระวางครั้งสุดท้ายหรือไม่

b\) เก็บไว้เป็นระยะเวลานานเท่าใด

3\. a) มีการติดป้ายอุปกรณ์ที่สั่งซื้อโดยใช้เงินทุนของ NIH/NIAID เมื่อได้รับสินค้าหรือไม่

b\) ในบันทึกข้อมูลของอุปกรณ์ที่ได้มา มีรายละเอียดครอบคลุมที่มาของเงินทุนหรือไม่

4\. มีการคัดเลือกคำสั่งซื้อที่เสนอ เพื่อหลีกเลี่ยงสินค้าที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็นหรือไม่

5\. a) มีการตรวจสอบรายการทรัพย์สินในบันทึก เทียบกับในคลังสินค้าจริงบ้างหรือไม่

b\) บ่อยครั้งเท่าใด

6\. มีระบบควบคุมเพื่อป้องกันทรัพย์สินสูญหาย เสียหาย หรือถูกขโมยหรือไม่

7\. a) มีการจัดเตรียมรายงานเป็นระยะเพื่อแสดงรายการอุปกรณ์ที่เก่าพ้นสมัย
อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องซ่อมแซม หรืออุปกรณ์ที่ไม่มีประโยชน์ต่อองค์กรอีกต่อไปหรือไม่

b\) มีโปรแกรมบำรุงรักษาทรัพย์สินให้อยู่ในสภาพดีและใช้งานได้หรือไม่

## **R.** **การเดินทาง**

1.  องค์กรของท่านมีนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรว่าด้วยเรื่องการเดินทางหรือไม่ หากมี
    นโยบายนั้นมีข้อกำหนดดังต่อไปนี้หรือไม่

    a.  คำขอเดินทางและจุดประสงค์ของการเดินทางต้องได้รับการตรวจสอบและพิจารณาอนุมัติก่อน\
        การเดินทาง

    b.  ค่าใช้จ่ายในการเดินทางจะเบิกได้ตามที่เกิดขึ้นจริง หรือใช้อัตราต่อวันและต่อไมล์
        มีการกำหนดเพดานสูงสุดหรือไม่
        หรือมีการพิจารณาถึงความสมเหตุสมผลของค่าใช้จ่ายหรือไม่

    c.  ในการเบิกค่าอาหารและที่พักจำเป็นต้องใช้ใบเสร็จ
        ในกรณีที่ใช้เกณฑ์เบิกได้ตามค่าใช้จ่ายจริง

    d.  อัตราค่าใช้จ่ายต่อวันมีเพดานสูงสุดหรือไม่

    e.  ค่าใช้จ่ายในการขนส่งเชิงพาณิชย์ต้องต่ำกว่าค่าโดยสารชั้นหนึ่ง หากทำได้

    f.  เมื่อการเดินทางได้รับค่าใช้จ่ายจากกองทุนของ NIH/NIAID
        การเดินทางเข้าหรือออกประเทศ\
        สหรัฐอเมริกา หรือในสถานที่ที่เอื้ออำนวย
        ท่านได้ใช้เครื่องบินโดยสารของสหรัฐอเมริกาหรือไม่

2.  ใครเป็นผู้ตรวจดูใบสำคัญจ่ายค่าเดินทาง และมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

## **S. ที่ปรึกษา** {#s.-ทปรกษา .unnumbered}

1\. มีนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรว่าด้วยการใช้ที่ปรึกษา และรายละเอียดดังต่อไปนี้บ้างหรือไม่

a.  สถานการณ์ที่ต้องใช้ที่ปรึกษา

b.  มีการตัดสินใจอย่างไรในการเลือกที่ปรึกษา

c.  ค่าเดินทาง ค่าปรึกษา ต่อวัน ฯลฯ

2\. ที่ปรึกษาจำเป็นต้องลงลายมือชื่อในสัญญาว่าจ้างที่ปรึกษา ซึ่งมีการระบุขอบเขตการให้บริการ
ระยะเวลา และราคาหรือไม่

3\. ใบแจ้งหนี้และรายงานต่างๆ จำเป็นต้องผ่านที่ปรึกษาก่อนการชำระเงินหรือไม่

4\. ใครเป็นผู้ตรวจดูเอกสารเหล่านี้ และมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

ขอขอบคุณที่ท่านได้สละเวลาอันมีค่าในการกรอกแบบสำรวจครั้งนี้