Národní institut pro alergie a infekční choroby/NIH

**Přehled systému cizí organizace (FOS)**

**1. Grantová organizace:**

**Adresa**

**Telefon**

**Fax**

**E-mail**

**Web**

**2. Typ organizace: (zaškrtněte jeden)**

**\_\_ Nezisková**

\_\_ **Vyšší školství (\_\_ veřejné nebo \_\_ soukromé)**

\_\_ **Nemocnice (\_\_ veřejná nebo \_\_ soukromá)**

\_\_ **Zisková**

**\_\_ Vládní**

**3. Číslo grantu nebo žádosti/žádostí:**

**nebo připojený seznam**

**4. Titul/y a jméno a představitele/ů oprávněné organizace:**

**Titul Jméno Tel. E-mail**

**Podpis vedoucího za uchazeče o grant**

**Organizace**

**Hlavní vyšetřovatel**

**Vedoucí pracovník administrativy**

**Vedoucí finanční úředník**

**Další**

**Další**

**5. NIAID personál:**

**6. NIAID zástupci:**

**7. Datum kontroly:**

##### Obsah

[**A.** **OBECNÉ INFORMACE** 3](#a.-obecné-informace)

[**B. PŘÍPRAVA ŽÁDOSTI A NÁVRHU** 4](#b.-příprava-žádosti-a-návrhu)

[**C. POSTUPY A PROCEDURY** 5](#c.-postupy-a-procedury)

[**D. SLEDOVÁNÍ UDĚLENÍ** 5](#d.-sledování-udělení)

[**E. PŘEKRÝVÁNÍ VĚDY A FINANCÍ** 6](#e.-překrývání-vědy-a-financí)

[**F. STANDARDY VEDENÍ** 6](#f.-standardy-vedení)

[**G.** **DOHODY S KONZORCIEM** 6](#g.-dohody-s-konzorciem)

[**H. NEPŘÍMÉ NÁKLADY** 7](#h.-nepřímé-náklady)

[**I. SPRÁVA ZÁZNAMŮ** 7](#i.-správa-záznamů)

[**J.** **FINANČNÍ BANKOVNÍ DOHODY**: 8](#j.-finanční-bankovní-dohody)

[**K.** **KONTROLY ROZPOČTU** 9](#k.-kontroly-rozpočtu)

[**L.** **ÚČETNÍ SYSTÉM** 9](#l.-účetní-systém)

[**M**. **INTERNÍ KONTROLY A AUDITY** 11](#m.-interní-kontroly-a-audity)

[**N.** **PERSONÁL** 12](#n.-personál)

[**P. JEDNATELSTVÍ** 14](#p.-jednatelství)

[**R.** **CESTY** 16](#r.-cesty)

[**S. KONZULTANTI** 16](#s.-konzultanti)

### [DŮLEŽITÉ POJMY]{.underline}

**U.S.** -- americký

**NIH** -- National Institutes of Health -- Národní institut zdraví

**NIAID** -- National Institute of Allergy and Infectious Diseases --
Národní institut pro alergie a infekční choroby

**PI** -- Hlavní vyšetřovatel

**Consortium or consortia --** financování spolupracujícího výzkumu s
jinou organizací/jinými organizacemi

Revize červenec 2003

## **A.** **OBECNÉ INFORMACE**

1.  Existuje nějaký organizační přehled (nebo podobný dokument)? (Pokud
    ano, poskytněte prosím kopii.)

2.  Jména důležitých organizačních osob a jejich nadřízených.

3.  Jsou určeny povinnosti organizačních osob?

4\. Poskytněte prosím seznam zaměstnanců oprávněných podepisovat se za
organizaci nebo vysvětlení vnitřního rozdělení odpovědnosti.

5\. Má vaše organizace stanovenou metodu na krytí grantu?

6\. a) Je vaše organizace podporována z jiných zdrojů včetně hostitelské
země a dalších mezinárodních zdrojů?

b\) Jste financováni i z dalších zdrojů pro předmět tohoto grantu?

7.  a\) Byly účty ve vaší organizaci nedávno auditovány vnitřně nebo
    nezávislým veřejným auditorem? (Pokud ano, poskytněte kopii výsledků
    auditu.)

```{=html}
<!-- -->
```
b)  Prodělala vaše organizace audit A- 133?

```{=html}
<!-- -->
```
8.  Poskytněte krátký popis historie instituce.

```{=html}
<!-- -->
```
a)  Kdy byla vaše organizace založena?

b)  Celkový počet zaměstnanců:

c)  Počet výzkumníků & nevýzkumníků:

d)  Je vaše organizace pobočkou jiné organizace (domácí & cizí)?

e)  Je vaše organizace součástí státní správy?

f)  Poskytněte krátkou historii vaší organizace (jeden nebo dva
    odstavce)

```{=html}
<!-- -->
```
9.  Jaké vztahy měla vaše organizace s NIH nebo jinými US organizacemi v
    minulosti a jaké navrhujete?

10. Jaké byly celkové výnosy/financování vaší organizace v loňském roce?

11. Jaké byly zdroje financování (ilustrace na koláčovém diagramu)?

+---------------+----------------------------+------------------------+
| \% zdrojů     |                            |                        |
| financování   |                            |                        |
+---------------+----------------------------+------------------------+
| ####          | #### Zdroje                | \% -Procenta           |
+---------------+----------------------------+------------------------+
|               | 1\. Státní                 |                        |
|               |                            |                        |
|               | 2\. Soukromé               |                        |
|               |                            |                        |
|               | 3\. Dárci                  |                        |
|               |                            |                        |
|               | 4\. Vláda USA              |                        |
|               |                            |                        |
|               | 5\.                        |                        |
|               |                            |                        |
|               | 6\.                        |                        |
|               |                            |                        |
|               | 7\.                        |                        |
+---------------+----------------------------+------------------------+
| Celkem        |                            | 100%                   |
+---------------+----------------------------+------------------------+

12. Komu bylo odesláno oznámení o udělení grantu?

## 

## **B. PŘÍPRAVA ŽÁDOSTI A NÁVRHU**

1\. a) Má vaše organizace systém sledování termínů žádostí, hlášení atd.

b\) Popište postup.

2\. Kontroluje, koordinuje a udržuje vaše organizace přehled všech
žádostí a návrhů?

3\. Poskytuje vaše organizace pomoc hlavnímu vyšetřovateli při přípravě
žádostí?

4.  Kontroluje vaše organizace žádosti ohledně financování, nákupu,
    auditu a všech ostatních organizačních postupů?

5.  a\) Kontroluje vaše organizace žádosti ohledně přiměřenosti nákladů,
    zachovávání postupů a jiných požadavků grantu?

```{=html}
<!-- -->
```
b)  Poté, co jsou žádosti připraveny, kdo kontroluje rozpočet pro
    zajištění přiměřených sazeb, platů, vedlejších nákladů atd.?

6\. Stanovila vaše organizace termíny pro dodání žádosti včas, na
správný úřad a v přijatelném stavu?

## **C. POSTUPY A PROCEDURY**

1\. Udržuje vaše organizace manuály, návody, oběžníky, listy s
instrukcemi atd. pro správné postupy?

2\. a) Jak se vaše organizace vypořádává s novinkami ve změnách
pravidel, regulací, postupů a dalšími požadavky?

b)  Stáhla si vaše organizace z webu podmínky NIH/NIAID a poskytla je
    příslušným zaměstnancům?

c)  Jsou si všichni zaměstnanci vědomi podmínek NIH/NIAID?

3\. Jak jsou zaměstnanci informováni o nových nebo měnících se
požadavcích?

4\. Jaké jsou postupy vaší organizace pro zajištění souladu s požadavky
NIH/NIAID ohledně:

a.  Zneužití výzkumu

b.  Péče o zvířata

c.  Lidské subjekty

d.  Zahrnutí v návrhu výzkumu

e.  Lobování

f.  Zločin U.S. federálního dluhu

5\. Jaký je postup pro vývoj nových postupů, certifikací nebo pojistek
(např., lobování, nepřímé náklady, atd..), pokud jsou vyžadovány?

## 

## **D. SLEDOVÁNÍ UDĚLENÍ**

1\. Jak vaše organizace granty monitoruje? Popište proces.

2\. Kontroluje vaše organizace měsíční kontroly účetnictví PI pro
monitorování pokroku a vhodnosti rozhodování o projektu?

3\. a) Je při rozpočtovém období PI informován o výdajích a zůstatku
grantu?

b\) Jak často?

## **E. PŘEKRÝVÁNÍ VĚDY A FINANCÍ**

1.  Jak vaše organizace zajišťuje, že se z více zdrojů nepřijímá
    kompenzace pro:

    a.  Přes 100% mzdy pro stejnou osobu?

    b.  Stejnou položku vybavení nebo dodávky?

    c.  Stejnou vědní disciplínu?

2\. Jak vaše organizace sleduje účetní systém organizace osobní úsilí
při více grantech?

## **F. STANDARDY VEDENÍ**

1\. Má vaše organizace psané postupy nebo směrnice pro případ konfliktu
zájmů a vyvarování se tohoto? (Pokud ano, poskytněte kopii.)

2\. Koho se postup týká (např. kterých zaměstnanců, konzultantů)?

3\. Jak vaše organizace zajišťuje dodržování postupů zaměstnancem? Jak
často?

4\. Jak vaše organizace zajišťuje, že organizace konsorcia mají písemné
směrnice pro konflikt zájmů a jejich vyšetřovatelé jsou v souladu se
směrnicemi?

## **G.** **DOHODY S KONZORCIEM** 

1.  Obsahuje váš grant dohodu konsorcia mezi vaší organizací a jinými
    institucemi?

2.  Má vaše organizace písemný subkontrakt nebo dohodu o konsorciu?

3.  Jaké jsou podmínky udělení na oznámení o udělení grantu předané
    konsorciu nebo smluvní organizaci?

4.  Má vaše organizace psané postupy popisující sledování výkonů
    spolupracujících organizací?

5.  Jak je kontrolován výkon spolupracujících organizací?

6.  Jsou nějaké provize za přerušení u smluv nebo spolupracujících
    organizací překračující \$10,000?

7.  Jsou od spolupracujících organizací vyžadovány vouchery a obsahují
    popis nákladů?

8.  Kontroluje hlavní vyšetřovatel vouchery, zda jsou přiměřené a
    schvaluje vědecký pokrok?

9.  Jak jsou spolupracující organizace vypláceny, např. předem, měsíčně
    nebo jiným způsobem?

10. V jakém poměru vyplácí vaše organizace Nepřímé náklady
    spolupracujícím organizacím?

11. a\) Existují nějaké dodavatelské smlouvy se ziskovými organizacemi?

```{=html}
<!-- -->
```
b)  Pokud ano, jaké jsou postupy ohledně vybavení nakoupeného pomocí
    grantových fondů?

```{=html}
<!-- -->
```
12. Jak se organizace rozhodne, pokud výzkum spolupracující organizace
    zahrnuje/nezahrnuje lidi nebo obratlovce?

13. Jaké jsou postupy vaší organizace pro sledování shody s regulacemi
    NIH/NIAID a postupy u spolupracujících organizací, pokud výzkum u
    dalších spolupracujících organizací je prováděn na lidech nebo
    obratlovcích?

## **H. NEPŘÍMÉ NÁKLADY**

## 

## 1. Jaké máte plány na využití 8% přiřazených nepřímých nákladů? 

## 

2\. a) Jak vaše organizace zajistí využití těchto fondů podle plánu?

> b\) Kdo za to bude zodpovědný?

## **I. SPRÁVA ZÁZNAMŮ**

1.  Existují písemné postupy ohledně údržby, uchování a zabezpečení
    záznamů o grantu?

2.  Jsou záznamy udržovány podle projektů?

3.  Existují postupy pro údržbu záznamů, dokumentů a další podpůrné
    evidence nutné k vyhodnocení vědecké aktivity v projektech
    podporovaných grantem, včetně fiskální správy a systémů výdajů?

4.  Kdo je zodpovědný za udržování vědeckých záznamů?

5.  Kdo je zodpovědný za udržování fiskálních a obchodních záznamů?

6.  a\) Kde jsou tyto záznamy uchovávány?

```{=html}
<!-- -->
```
b)  Je ukládání a skladování přiměřené a přístupné?

```{=html}
<!-- -->
```
7.  Povoluje správa záznamů vytažení vybraných dat pro aktivní, málo
    aktivní a neaktivní záznamů?

8.  Jaké jsou postupy pro zničení záznamů?

## 

## **J.** **FINANČNÍ BANKOVNÍ DOHODY**:

1\. Jakou máte dohodu s bankou pro vaši organizaci?

2\. a) Jaká bude dohoda s bankou pro tento projekt?

b)  Liší se vaše bankovní dohody podle zdroje podpory?

c)  Máte pro tento grant/projekt zvláštní bankovní účet?

3\. Může vaše organizace mít mezinárodní bankovní účet?

4\. Kdo bude podepisovat výběry z bankovních fondů pro projekty
NIH/NIAID?

5\. Jaký je postup organizace a státu při přijetí amerického dolaru?

6\. Jak plánujete používat a vyměňovat americké dolary pro podporu
projektu?

7\. a) Existuje limit amerických fondů, který můžete dostat najednou?

> b\) Pokud ano, vysvětlete, co se stane při překročení limitu.

8\. Jsou fondy požadovány pře potřebami nebo jako náhrada nákladů?

9\. Poskytněte prosím podrobnosti o vaší bance pro fondy tohoto
projektu.

Název banky:
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Adresa
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Manager
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Telefon
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Fax
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

E-mail
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

SWIFT
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Směr. č.
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Korespondenční banka
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

## 

## 

## **K.** **KONTROLY ROZPOČTU**

1\. Jaký je provozní rozpočet rozvíjeného projektu? Poskytněte prosím
kopii rozpočtu položek tohoto projektu.

2\. Kdo může měnit rozpočet rozvíjeného projektu?

3\. Komu se tato osoba/osoby zodpovídají?

4\. a) Existují písemné postupy popisující proces vyžadovaný pro změnu
stanoveného rozpočtu?

b\) Jaký je proces?

5\. Jaká kontrola je stanovena pro zajištění toho, že souhlas NIH/NIAID
je zajištěn pro následující položky:

> a\. Použití fondů omezené na Oznámení o udělení grantu
>
> b\. Výdaje z grantových fondů na nákladové položky vyžadující předem
> souhlas NIH/NIAID

## 

## **L.** **ÚČETNÍ SYSTÉM**

1.  Má vaše organizace nebo plánuje zaměstnat účetního nebo daňového
    poradce pro projekty NIH/NIAID?

```{=html}
<!-- -->
```
1.  Jaké jsou požadavky na tuto pozici?

2.  Jaká je náplň práce?

3.  Komu se tato osoba zodpovídá?

4.  Má vaše organizace účetní manuál? Pokud ano, poskytněte prosím
    kopii.

5.  Používáte podvojné účetnictví?

6.  Existuje účetní přehled? Pokud ano, poskytněte prosím kopii.

7.  Udržuje vaše organizace účetní knihy? Viz příklady: (Pokud ne,
    popište, jak jsou účty spravovány.) Příklady:

    a.  Hlavní účetní kniha

b\. Kniha výdajů na projekt nebo práci

c Provozní kniha

a.  Podpůrné knihy (např. výplatní listina, příjmy, nákupy, obecné)

9\. Obsahuje grantová kniha celkové přímé náklady pro každý měsíc?
(Poskytněte kopii grantové knihy pro minulý měsíc a knihu shrnující celý
loňský rok, pokud je to možné.)

10\. Zaznamenává účetní systém jednotlivé příjmy a výdaje pro každý
grant a konsorcium? Popište.

11\. Zaznamenává účetní systém výdaje i podle kategorie nákladů (např.
personál, materiál, cestovné, atd.)?

12\. Jsou měsíční náklady připravovány a srovnávány se schváleným
rozpočtem projektu? (viz KONTROLY ROZPOČTU otázka 2)

13\. Objasněte prosím kontroly rozpočtu pro zabránění tomu, aby závazky
nepřesáhly dostupné zdroje.

14\. Jak vaše organizace zajistí zdroje pro všechny kategorie nákladů v
rozpočtu?

15\. Kdo provádí opravy chyb v účetnictví? Existují pro to psané
postupy?

16\. Má vaše organizace systém sledování pro určení termínu hlášení o
finančním stavu? Pokud ano, popište systém.

17\. Má vaše organizace systém pro záznam úroku z amerických půjček?

18\. a) Zajišťuje váš účetní systém včasné vydávání faktur a platbu?

b)  Je připraveno hlášení zbývajících nezaplacených a nevydaných faktur?

c)  Jak jsou řešeny zbývající účty?

## **M**. **INTERNÍ KONTROLY A AUDITY**

1.  a\) Postupuje se podle účetních záznamů a finančních systémů a jsou
    pravidelně auditovány?

```{=html}
<!-- -->
```
b)  Kým?

c)  Jak často?

d)  Našly se problémy?

e)  Pokud ano, popište. (Poskytněte kopii posledního výsledku auditu.)

```{=html}
<!-- -->
```
2.  Zaměstnáváte auditora nebo si najímáte nezávislou účetní firmu pro
    roční audit?

3.  Má vaše organizace psané postupy pro interní audit?

4.  Obsahují tyto postupy kontrolu pro zjištění, jestli celý finanční
    správní systém odpovídá standardům NIH/NIAID?

5\. Obsahují postupy požadavek na písemné hlášení příslušným úředníkům o
nálezech, doporučeních a významu auditu?

6\. Zajišťují postupy nezávislost interních auditorů?

7\. Jak je informace o interních účetních požadavcích a interním
kontrolním systému komunikována personálu, kterého se projekt dotýká?

8\. Je oddělena zodpovědnost při přijímání, platbě a záznamu hotovosti?
Jsou například povinnosti osoby uchovávající záznamy odděleny od
přijímání nebo vydávání nebo výplaty hotovosti?

9\. a) Jsou všechny šeky a podpůrné dokumenty kontrolovány a schváleny
před podepsáním?

b)  Jsou šeky podepisovány více osobami?

c)  Jsou všechny šeky sériově očíslovány?

d)  Kde jsou uchovávány prázdné šeky?

10\. Je podepisování šeků vyhrazeno určeným úředníkům, jejichž
povinnosti vylučují zaúčtování, záznam přijaté hotovosti, schvalování
voucherů pro platba a přípravu mezd?

11\. Jsou všechny účetní položky podporovány příslušnou dokumentací,
např. objednávkami, vouchery, platbami prodejce atd.?

12\. a) Existuje fond na drobné výdaje?

b)  Pokud ano, kdo je pověřen jeho používáním?

c)  Jak je zabezpečena kontrola proti zneužívání fondů?

d)  Je to na základě půjčky?

e)  Poskytněte kopii postupu, pokud je to možné.

13\. Jsou bankovní účty slaďovány každý měsíc a kopie uchovávány ve
složce? Provádějí slaďování osoby nezahrnuté ve výdajích a přípravě
mezd? Kdo slaďování kontroluje?

14\. Je po zaměstnancích, kteří zacházejí s fondy, požadováno zajištění
proti ztrátě?

## 

## 

## **N.** **PERSONÁL**

1.  Má vaše organizace stanoveny postupy pro personál? Pokud ano,
    poskytněte kopii.

2 Zahrnují tyto postupy minimálně:

> a\. Povinnosti a zodpovědnosti každé zaměstnanecké pozice?

a.  Kvalifikace pro každou pozici?

b.  Rozpětí mezd spojené s každou pozicí?

c.  Postupy pro konzistenci při náboru, najímání, kompenzaci, školení a
    propouštění zaměstnanců?

d.  Roční vyhodnocení výkonu?

e.  Typy a hladiny dalších odměn pro zaměstnance a úředníky?

3\. Jak vaše organizace zajišťuje shodu s těmito postupy?

4\. a) Porovnáváte mzdy?

b)  Pokud ano, jak často?

c)  Je zaměstnanecká mzda srovnatelná s tou na trhu práce?

5\. a) Jsou mzdy personálu přiřazeného k projektům NIAID stejné jako
mzdy podobných pozic placených vaší organizací?

b)  Pokud podobné pozice neexistují, jsou mzdy v souladu se stanoveným
    mzdovým rozpětím a kvalifikací pro pozice?

c)  Jsou personálu přiřazeného k projektům NIAID vyplácené další částky
    jako přípravky, honoráře atd.?

6\. a) Má vaše organizace zaměstnance s dvojím úvazkem buď jako hlavní
nebo vedlejší zaměstnavatel?

b\) Pracují na celý nebo částečný úvazek? Popište.

7\. a) Jak je ve vašem systému zaznamenáváno zaměstnávání na částečný
úvazek a jak v žádostech o grant?

b\) Jak jsou určeny mzdy?

8\. a) Jak vaše organizace zaznamenává odhadovaný čas strávený na více
aktivitách profesionálním personálem?

b)  Popište proces pro potvrzení času a práce strávené na projektu,
    včetně ověřující osoby.

c)  Jak často ověření probíhá?

9\. a) Udržuje vaše organizace záznamy o docházce neprofesionálních
zaměstnanců?

b\) Schvalují je supervizoři?

10\. Jak vaše organizace sleduje čas a práci personálu, který vykonává
část práce mimo firmu?

11\. Můžou zaměstnanci pracovat jak konzultanti pro jiné organizace?
Jaký je postup vaší organizace? (Pokud ano, poskytněte kopii postupu.)

**O. VÝPLATNÍ LISTINA**

1.  Kolik zaměstnanců má mzdové oddělení?

2.  Poté, co je osoba přijata, jak je jmenována jako zaměstnanec a
    placena?

3.  Jak je zaměstnanec vyjmut z výplatní listiny, poté co opustí
    organizaci?

4.  Jak jsou schvalovány mzdy?

5.  Jsou všichni zaměstnanci placeni šekem?

6.  Kontroluje někdo jiný než osoba připravující výplatní šeky správnost
    výplat?

7.  Kdo výplatní šeky předává?

## **P. JEDNATELSTVÍ**

1.  a\) Má vaše organizace psané postupy pro nákup?

```{=html}
<!-- -->
```
b)  Pokud ne, krátce popište, jak nákupy probíhají. (Pokud je to možné,
    poskytněte kopii postupu.)

```{=html}
<!-- -->
```
2.  Kdo je zodpovědný za konečné schválení požadavků na nákup?

3.  Kdo zaúčtovává nákup?

4.  Kdo nákup přijímá?

5.  Zahrnuje váš postup věci jako je kvalita, náklady a dodání?

6.  Jaké dokumenty jsou potřebné pro vyvolání nákupu?

7\. Kdo je zodpovědný za kontrolu faktur za:

a.  Ceny a platební podmínky?

b.  Cla?

c.  Přepravní poplatky nebo náhrady?

8 Existuje písemný postup pro nutné nákupy?

9\. Dostáváte konkurenční nabídky pro položky, jako je např. kapitálové
vybavení, nájem nebo smlouvy o službách nad určitou částku?

10 Je při autorizaci nákupu založen platný účet pro účet grantu?

11\. Jsou vouchery, další dokumenty a náklady nebo další výdaje
kontrolovány a podepisovány určeným zaměstnancem před autorizací platby?

12\. Kdo je upozorněn, pokud se zakoupené zboží vrátí prodejci?

13\. Existuje systém zaznamenávání a kontroly částečných dodávek?

14\. Pokud byla pro grantový účet stanovena obligace a byla přijata
pouze částečná objednávka, je grantový účet kreditován za nedodanou část
objednávky?

Q. SPRÁVA MAJETKU

1\. Má vaše organizace písemné postupy pro získávání, údržbu a zacházení
a majetkem? Pokud ano, poskytněte kopii.

2\. a) Jsou udržovány záznamy popisující zakoupenou položku, datum
získání, náklady a základní dispoziční údaje?

b\) Jak dlouho jsou tyto záznamy uchovávány?

3\. a) Je vybavení označeno visačkou nebo štítkem při příjmu, pokud bylo
zakoupeno z fondů NIH/NIAID?

b\) Zahrnují tyto záznamy identifikaci grantu, ze kterého bylo zařízení
získáno?

4\. Jsou navrhované nákupy tříděny, aby nedošlo k nepotřebným nebo
duplikovaným položkám?

5\. a) Jsou podrobné záznamy pravidelně srovnávány s fyzickým
inventářem?

b\) Jak často?

6\. Existuje kontrolní systém pro zajištění adekvátních zajištění proti
ztrátě, poškození nebo odcizení majetku?

7\. a) Jsou připravována pravidelná hlášení ukazující zastaralé
vybavení, vybavení vyžadující opravu nebo vybavení, které vaše
organizace již nevyužívá?

b\) Existuje program pro údržbu majetku v dobrém a provozuschopném
stavu?

## 

## **R.** **CESTY**

1.  Má vaše organizace písemné postupy pro cestování? Pokud ano,
    vyžadují:

    a.  Žádost o cestu a důvod cesty musí být schváleny a obhájeny před
        cestou?

    b.  Cestovní náklady jsou uhrazeny podle skutečných nákladů nebo
        podle hodnot stanovených na den a kilometr. Je stanovena
        maximální hranice nebo je přiměřenost nákladů zvažována?

    c.  Účty za ubytování a stravování jsou při úhradě skutečných výdajů
        vyžadovány?

    d.  Hodnoty za den zahrnují přiměřené finanční omezení?

    e.  Cestování veřejnou dopravou musí pokud možno probíhat jinak než
        první třídou?

    f.  Je-li cesta hrazena z fondů NIH/NIAID, jsou pro cestování z a do
        USA používány americké letecké společnosti a stejně tak kdykoliv
        je to v průběhu cesty možné?

2.  Kdo kontroluje cestovní vouchery a kdo je zpracovává?

## **S. KONZULTANTI** {#s.-konzultanti .unnumbered}

1\. Existují psané postupy, které jsou přísně sledovány ohledně
využívání konzultantů a které minimálně popisují:

a.  Okolnosti, za kterých by konzultanti měli být použiti?

b.  Jaká rozhodnutí jsou při přijímání konzultantů přijímána?

c.  Cestu, ceny za konzultaci, za den, atd.?

2\. Požadujete, aby konzultanti podepsali dohodu o konzultaci popisující
vykonané služby, trvání zaměstnání a platby?

3\. Jsou před platbou od konzultantů vyžadovány faktury a závěrečná
hlášení?

4\. Kdo tyto dokumenty kontroluje a jaký je proces?

*Děkujeme vám za čas a námahu vynaloženou při vyplňování dotazníku.*