**Institut National de l'Allergie et des Maladies Infectieuses
(NIAID/NIH)**

**Enquête sur le système utilisé par les organisations étrangères
(FOS)**

1.  **Organisation subventionnée :**

**Adresse**

**Téléphone**

**Télécopie**

**Courrier électronique**

**Site Web**

2.  **Type d\'organisation : (cochez un type d'organisation)**

> **\_\_ A but non lucratif**
>
> **\_\_ Enseignement supérieur (\_\_ Public ou \_\_ Privé)**
>
> **\_\_ Hôpital (\_\_ Public ou \_\_ Privé)**
>
> **\_\_ A but lucratif**
>
> **\_\_ Gouvernemental**

3.  **Numéro(s) de subvention ou de demande en cours :**

> **ou liste jointe**

4.  **Titre(s) et nom(s) du (des) fonctionnaire(s) de l'organisation
    subventionnée :**

> **Titre Nom Tél. Courrier électronique**
>
> **Fonctionnaire autorisé à signer pour l\'organisation subventionnée**
>
> **Investigateur Principal**
>
> **Fonctionnaire administratif ou directeur financier**
>
> **Autre**
>
> **Autre**
>
> **5. Personnel NIAID :**

6.  **Représentants NIAID :**

> **7. Date à laquelle l'enquête a été menée :**

#### 

#### 

#### **Table des matières**

A.  RENSEIGNEMENTS GENERAUX 3

B.  PREPARATION DE LA DEMANDE ET DE L'OFFRE D'INTERVENTION 4

C.  POLITIQUE ET PROCÉDURES 5

D.  SUIVI APRES ATTRIBUTION DE SUBVENTION 5

E.  CHEVAUCHEMENT FISCAL ET SCIENTIFIQUE 6

F.  NORMES DE CONDUITE 6

G.  DISPOSITIONS DE CONSORTIUM 6

H.  COUTS INDIRECTS 7

> I. GESTION DES DOSSIERS 7

J.  DISPOSITIONS BANCAIRES 8

K.  CONTROLES BUDGETAIRES 9

L.  SYSTÈME COMPTABLE 9

M.  CONTROLES INTERNES ET AUDIT 11

N.  PERSONNEL 12

O.  SALAIRES 14

P.  ACHATS 14

Q.  GESTION DE PROPRIETE 15

R.  DEPLACEMENTS 16

S.  CONSULTANTS 16

###### TERMINOLOGIE CLEF 

> **U.S.A** - Etats-Unis d\'Amérique
>
> **NIH** - Instituts Nationaux de Santé
>
> **NIAID** - Institut National de l'Allergie et des Maladies
> Infectieuses
>
> **IP** - Investigateur Principal
>
> **Consortium** -- recherche subventionnée effectuée en collaboration
> avec une organisation différente
>
> Document révisé en juillet 2003

####### RENSEIGNEMENTS GENERAUX 

1.  Y a-t-il un organigramme (ou un document similaire) ? (Si oui,
    veuillez fournir une photocopie.)

2.  Nom des fonctionnaires clefs de l'organisation et nom de leurs
    supérieurs.

3.  Les fonctions des fonctionnaires clefs de l'organisation sont-elles
    clairement déterminées ?

4.  Veuillez fournir une liste des employés autorisés à signer pour
    votre organisation ou une explication de délégation interne
    d\'autorités.

5.  Votre organisation a-t-elle une politique établie en matière
    d'obligations assorties d'une assurance ?

6.  a\) Votre organisation reçoit-elle l\'appui d\'autres sources ; y
    compris pays d\'accueil et autres sources internationales ?

    b.  Recevez-vous des fonds d\'autres sources dans le cadre de cette
        subvention ?

7.  a\) Les comptes de votre organisation ont-ils été récemment vérifiés
    en interne ou par un comptable public indépendant ? (Si oui,
    veuillez fournir une photocopie des rapports d'audit.)

> b\) Votre organisation a-t-elle réalisé un audit de type A-133 ?

8.  

```{=html}
<!-- -->
```
a)  Quand votre organisation a-t-elle été établie ?

b)  Nombre de salariés :

c)  Nombre de chercheurs et nombre de personnes non impliquées dans les
    activités de recherche :

d)  Votre organisation a-t-elle des affiliations avec d\'autres
    organisations (nationales ou internationales)?

e)  Votre organisation fait-elle partie d\'une agence gouvernementale?

f)  Veuillez fournir un bref historique (un ou deux paragraphes) de
    l'Institution.

    1.  Quelles ont été ou quelles seront les relations que votre
        organisation entretiendra avec NIH ou autres agences
        américaines ?

    2.  L'année dernière, à combien s'est élevée la subvention obtenue
        par votre organisation ?

    3.  Quelles étaient les sources de financement (à illustrer par un
        diagramme circulaire sectorisé) ?

+-------+----------------------------------------+--------------------+
| \%    |                                        |                    |
| des   |                                        |                    |
| d     |                                        |                    |
| iffér |                                        |                    |
| entes |                                        |                    |
| so    |                                        |                    |
| urces |                                        |                    |
| de    |                                        |                    |
| f     |                                        |                    |
| inanc |                                        |                    |
| ement |                                        |                    |
+-------+----------------------------------------+--------------------+
|       | Sources                                | \% - Pourcentage   |
+-------+----------------------------------------+--------------------+
|       | > 1.Gouvernement                       |                    |
|       | >                                      |                    |
|       | > 2\. Privé                            |                    |
|       | >                                      |                    |
|       | > 3\. International : donateurs        |                    |
|       |                                        |                    |
|       | 4\.                                    |                    |
|       |                                        |                    |
|       | 5\.                                    |                    |
|       |                                        |                    |
|       | 6\.                                    |                    |
|       |                                        |                    |
|       | 7\.                                    |                    |
+-------+----------------------------------------+--------------------+
| Total |                                        | 100%               |
+-------+----------------------------------------+--------------------+

> 12\. A qui l'avis d'attribution de subvention a-t-il été envoyé?

####### PREPARATION DE LA DEMANDE ET DE L'OFFRE D'INTERVENTION

4.  a\) Votre organisation a-t-elle un système de suivi afin de savoir
    la date limite pour soumettre les demandes, rapports, etc. ?

    b.  Décrivez le processus.

5.  Votre organisation s'occupe-t-elle de réviser, coordonner et
    surveiller toutes les demandes et offres d'intervention ?

6.  Votre organisation aide-t-elle l'investigateur principal pendant la
    phase de préparation des demandes ?

7.  Votre organisation passe-t-elle les demandes en revue pour s'assurer
    qu'elles sont conformes aux exigences financières, d'achat et autres
    politiques de l'organisation ?

8.  a\) Votre organisation passe-t-elle les applications en revue pour
    s'assurer que les coûts sont raisonnables, que les politiques ont
    été respectées ainsi que toutes les exigences spécifiées dans
    l'offre de subvention ?

> b\) Pendant la phase de préparation, qui s'occupe du budget afin de
> s'assurer que les bons taux en matière de salaires, avantages sociaux,
> etc... ont été utilisés ?

9.  Votre organisation a-t-elle des dates établies pour assurer que les
    demandes arriveront à l\'heure, au bureau approprié et dans de
    bonnes conditions ?

####### POLITIQUE ET PROCÉDURES 

1.  Votre organisation garde-t-elle à jour les manuels de politiques,
    guides, circulaires, instructions, etc ?

2.  a\) Comment votre organisation se tient-elle au courant des derniers
    règlements ou amendements, des consignes, politiques, procédures et
    autres exigences ?

> b\) Votre organisation a-t-elle imprimé les modalités indiquées sur le
> site Web de NIH/NIAID et les a-t-elle distribuées au personnel
> concerné ?
>
> c\) Le personnel de votre organisation est-il bien informé des
> modalités imposées par NIH/NIAID ?

3.  Comment le personnel est-il informé des nouvelles exigences ou des
    changements ?

4.  Quelles sont les procédures suivies par votre organisation pour
    s'assurer que les exigences imposées par NIH/NIAID sont respectées
    en termes de :

    a.  Faute professionnelle dans le cadre de la recherche

    b.  Respect des animaux

    c.  Sujets humains

> d\. Collaboration à la conception

e.  Lobbying

f.  Dettes fédérales américaines impayées

    1.  Quelle est la procédure à suivre pour développer de nouvelles
        politiques, certificats ou assurances (par ex., lobbying, coûts
        indirects, etc.) quand cela s'impose ?

####### SUIVI APRES ATTRIBUTION DE SUBVENTION

1.  a\) Comment votre organisation fait-elle le suivi des subventions
    attribuées ?

> b\) Décrivez le processus.

2.  Votre organisation passe-t-elle en revue les rapports mensuels de
    comptabilité de l'IP pour contrôler les progrès faits et s'assurer
    que les coûts associés au projet sont corrects ?

> 3\. a) Pendant la phase de budgétisation, l'IP est-il informé des
> dépenses et soldes disponibles dans le cadre de la subvention ?
>
> b\) A quelle fréquence?

####### CHEVAUCHEMENT FISCAL ET SCIENTIFIQUE 

3.  Comment votre organisation s'assure-t-elle que les fonds ne sont pas
    perçus de plusieurs sources dans le cas de :

> a\) Plus de 100 % du salaire pour la même personne ?
>
> b\) Le même article d\'équipement ou matériel ?
>
> c\) La même recherche scientifique ?
>
> 2\. Comment le système comptable de votre organisation suit-il
> l\'effort d\'une personne travaillant sur plusieurs projets
> subventionnés ?

######## NORMES DE CONDUITE 

4.  Votre organisation a-t-elle une politique écrite ou des directives
    sur le conflit d\'intérêt et par-là même un moyen de l'éviter ? (Si
    oui, veuillez en fournir une photocopie.)

5.  Qui est couvert dans le cadre de cette directive (par ex., quels
    employés, consultants) ?

6.  a\) Comment votre organisation s'assure-t-elle qu'un employé se
    conforme aux directives ?

> b\) Tous les combien ?

7.  Comment votre organisation s'assure-t-elle que les institutions de
    consortium possèdent des directives écrites sur le conflit
    d\'intérêt et que leurs investigateurs se conforment à ces
    directives ?

# **DISPOSITIONS DE CONSORTIUM** 

> 1\. Votre subvention implique-t-elle de travailler en collaboration
> avec d'autres institutions ?
>
> 2\. Votre organisation a-t-elle un sous-contrat standard ou un accord
> de consortium ?
>
> 3\. Une fois la subvention attribuée, comment l'organisation
> sous-traitante ou le consortium est-il avisé des modalités
> d'attribution de la subvention ?
>
> 4\. Votre organisation a-t-elle des politiques et procédures écrites
> décrivant comment suivre l\'exécution d'un projet par un consortium
> d'institutions ?

2.  Comment l\'exécution d'une tche par un consortium d'institutions
    est-elle évaluée ?

6\. Y a-t-il des clauses de résiliation pour les contrats ou consortiums
s'élevant à plus de 10.000 \$ U.S ?

1.  Les institutions s'étant constituées en consortium sont-elles
    obligées de présenter des bons (de commande) et ces bons
    comportent-ils une description des coûts encourus ?

2.  L\'investigateur principal passe-t-il en revue les bons pour
    vérifier leur convenance et approuve-t-il le progrès scientifique ?

3.  Comment les institutions s'étant constituées en consortium
    sont-elles remboursées (par ex., l'argent leur est avancé, par
    remboursement mensuel ou autres méthodes) ?

4.  A quel taux votre organisation rembourse-t-elle les coûts indirects
    aux institutions s'étant constituées en consortium?

5.  a\) Y a-t-il des accords de consortium avec des organisations à but
    lucratif ?

    b.  Si oui, quelles sont les politiques en matière d'équipement
        acheté avec de l'argent provenant d'une subvention ?

6.  Comment est-il déterminé qu'un sujet de recherche entrepris par un
    consortium nécessite l'utilisation de sujets humains ou d'animaux
    vertébrés ?

13\. Quelles sont les procédures mises en place par votre organisation
pour contrôler la conformité aux règlements et politiques imposées par
NIH/NIAID quand la recherche faite par les institutions constituées en
consortium implique des sujets humains ou des animaux vertébrés ?

######### COÛTS INDIRECTS

8.  Comment comptez-vous utiliser votre allocation de 8 % sur les coûts
    indirects ?

9.  a\) Comment votre organisation s'assurera-t-elle que ces fonds
    seront alloués comme prévu ?

    b.  Qui aura cette responsabilité ?

**I. GESTION DES DOSSIERS**

1.  Existe-t-il des politiques et procédures écrites concernant la
    maintenance, la conservation, la disposition et la sécurité des
    dossiers de subvention ?

2.  Les dossiers sont-ils conservés au cas par cas ?

3.  Existe-t-il des procédures pour la conservation des dossiers,
    documents et autres preuves nécessaires pour évaluer l\'activité
    scientifique des projets subventionnés, y compris les systèmes de
    gestion fiscale et de dépense ?

4.  A qui incombe-t-il de conserver les dossiers scientifiques ?

5.  A qui incombe-t-il de conserver les dossiers fiscaux et d\'affaires
    ?

6.  a\) O les dossiers sont-ils conservés ?

    b.  Le lieu o les dossiers sont conservés est-il adéquat et
        accessible ?

7.  Le système de gestion permet-il d'avoir accès aux dossiers en
    faisant une sélection, basée sur les données, parmi les dossiers
    actifs, semi-actifs et inactifs ?

8.  Quelles sont les procédures en place pour disposer des dossiers ?

> **J. DISPOSITIONS BANCAIRES**

1.  Quelles sont les dispositions bancaires prises par votre
    organisation ?

2.  a\) Quelles dispositions bancaires prendrez-vous pour ce projet ?

    b.  Vos dispositions bancaires diffèrent-elles d'une source de
        financement à l'autre ?

    c.  Avez-vous un compte bancaire spécifique pour cette
        subvention/projet ?

3.  Votre organisation peut-elle avoir des comptes bancaires à
    l'étranger ?

4.  Qui signera pour le retrait de fonds de la banque pour le(s)
    projet(s) concernant NIH/NIAID ?

5.  Quelle est la pratique organisationnelle et gouvernementale en ce
    qui concerne l'obtention de fonds en dollars des Etats-Unis ?

6.  Quelle est la pratique établie pour l\'utilisation et l\'échange de
    dollars américains pour subventionner ce projet ?

7.  a\) Y a-t-il une limite pour le montant d'argent qui peut être reçu
    en une fois ?

    b.  Si oui, expliquez le processus au cas où la limite serait
        dépassée.

8.  Les demandes de fonds sont-elles faites en avance de besoins ou
    comme remboursement de dépenses ?

9.  Veuillez fournir ci-dessous les détails concernant votre banque dans
    le cadre du transfert de fonds pour ce projet.

> Nom de la banque :
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Adresse:
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Gestionnaire
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Téléphone
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Télécopie
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Courrier électronique
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Numéro pour virement bancaire
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Numéro de transmission
> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
>
> Banque correspondante
> **\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_**
>
> **K. CONTROLES BUDGETAIRES**

1.  Comment développez-vous un budget d\'exploitation pour le projet ?
    Veuillez fournir une copie détaillée du budget pour ce projet ?

2.  Qui est autorisé à modifier le budget développé pour le projet ?

3.  Qui est le superviseur de cette personne ?

4.  a\) Y a-t-il des procédures écrites décrivant le processus requis
    afin de changer un budget établi ?

    b.  Quel est le processus ?

5.  Quels contrôles sont en place pour s'assurer que l\'approbation de
    NIH/NIAID soit toujours obtenue pour les articles suivants :

> a\) Utilisation de fonds limitée dans le cadre de l\'avis d'octroi de
> subvention.
>
> b\) Dépense de fonds de la subvention pour l'achat d'articles
> nécessitant l'approbation préalable de NIH/NIAID.
>
> **L. SYSTEME COMPTABLE**
>
> 1\. Votre organisation envisage-t-elle d'embaucher un comptable ou un
> gestionnaire fiscal pour les projets de NIH/NIAID ?
>
> 2\. Quelles sont les qualifications requises pour ce poste ?
>
> 3\. En quoi le travail consiste-t-il ?
>
> 4\. Qui est le superviseur de cette personne ?
>
> 5\. Votre organisation possède-t-elle un livre comptable ? Si oui,
> veuillez en fournir une photocopie.
>
> 6\. Utilisez-vous un système comptable de « comptabilité en partie
> double » ?
>
> 7\. Existe-t-il un plan comptable général ? Si oui, veuillez en
> fournir une photocopie.
>
> 8\. Votre organisation garde-t-elle à jour des livres de comptes de
> base ? Voir exemples (si non, décrivez comment les comptes sont
> maintenus.) Exemples :

a.  Grand livre

b.  Coût du projet ou coût de l'activité tel qu'entré dans le grand
    livre

c.  Grand livre d\'exploitation

d.  Pièces annexes (par ex., livre de paie, revenus, achats, général)

> 9\. Le grand livre inclut-il un total des coûts directs dépensés
> chaque mois ? (Fournissez une copie du grand livre d\'un mois récent
> ainsi qu'une copie du grand livre sommaire final de l\'année dernière,
> si disponible.)

1.  Le système comptable identifie-t-il des reçus et dépenses à part
    pour chaque subvention et consortium ? Expliquez.

2.  Le système comptable permet-il l\'enregistrement de dépenses pour
    chaque projet par catégorie de coût (par exemple, personnel,
    provisions, déplacements, etc.)?

> 12\. Les dépenses mensuelles sont-elles préparées et comparées avec le
> budget approuvé pour le projet? (voir aussi K. CONTRÔLES BUDGETAIRES,
> question 2)
>
> 13 Veuillez expliquer les contrôles budgétaires en place afin d'éviter
> d'avoir des fonds supérieurs aux fonds disponibles pour le projet.
>
> 14\. Comment votre organisation s'assurera-t-elle que les fonds seront
> alloués à chaque catégorie de coûts budgétisés ?
>
> 15\. Quand des erreurs de comptabilité sont faites, qui a l\'autorité
> de les corriger ? Y a-t-il des procédures écrites ?
>
> 16\. Votre organisation a-t-elle un système pour suivre la date limite
> avant laquelle les rapports de statut financiers (FSRs) doivent être
> soumis ? Si oui, décrivez le système.
>
> 17\. Votre organisation a-t-elle un système pour enregistrer les
> bénéfices gagnés sur des fonds américains ?
>
> 18\. a) Votre système comptable vous permet-il de facturer vos clients
> et payer vos factures de manière opportune ?
>
> b\) Préparez-vous un rapport de créances à recouvrer et de dettes à
> payer ?
>
> c\) Que faites-vous dans le cas de factures non payées ?
>
> **M. CONTROLES INTERNES ET AUDITS**
>
> 1\. a) Faîtes-vous le suivi et la vérification périodiques des
> rapports de comptabilité et des systèmes financiers?

b.  Qui s'en charge ?

c.  Tous les combien ?

d.  Des problèmes ont-ils été identifiés ?

e.  Si oui, décrivez-les. (Veuillez fournir une photocopie du dernier
    rapport d'audit.)

> 2\. Avez-vous un commissaire au compte dans votre personnel ou
> utilisez-vous les services d'un cabinet d\'expertise comptable public
> indépendant qualifié pour conduire un audit annuel ?
>
> 3\. Votre organisation a-t-elle des consignes et procédures écrites en
> ce qui concerne ses responsabilités d'audit interne ?
>
> 4\. Ces procédures incluent-elles une révision pour s'assurer que tous
> les systèmes de gestion financiers sont conformes aux normes établies
> par NIH/NIAID ?
>
> 5\. Les politiques incluent-elles l\'exigence d\'un rapport écrit à
> soumettre aux fonctionnaires appropriés présentant les découvertes,
> recommandations et questions d'importance en matière d\'audit ?
>
> 6.Les politiques en place assurent-elles que l'auditeur interne soit
> impartial ?
>
> 7\. Comment les renseignements relatifs aux obligations comptables et
> systèmes de contrôles internes sont-ils communiqués au personnel
> travaillant sur le projet ?
>
> 8.Y a-t-il une séparation des responsabilités en ce qui concerne le
> reçu, paiement, et enregistrement de l\'argent liquide. Par exemple,
> les responsabilités de la personne qui enregistre les entrées
> différent-elles de celles qui s\'occupe du reçu, paiement, ou
> déboursement d\'argent ?
>
> 9\. a) Est-ce que tous les chèques et documents annexes sont passés en
> revue et approuvés avant d'être signés ?
>
> b\) Les chèques sont-ils cosignés ?
>
> c\) Tous les chèques sont-ils numérotés en série ?
>
> d\) Où les chèques en blanc sont-ils conservés ?
>
> 10\. La signature de chèques est-elle limitée aux fonctionnaires
> désignés dont les fonctions ne comprennent pas l'envoi,
> l'enregistrement de l'argent liquide reçu, l'approbation de factures
> soumises pour paiement et la préparation des bulletins de paie ?
>
> 11\. Les entrées comptables sont-elles appuyées par la documentation
> appropriée ; par ex., ordres d'achat, bons de commandes, factures
> payées, etc ?

3.  a\) Ya-t-il un fonds de caisse pour les dépenses courantes ?

    b.  Si oui, qui a la responsabilité de superviser l'utilisation de
        ces fonds ?

    c.  Quelles sécurités ont été mises en place pour éviter que ces
        fonds soient mal alloués ?

    d.  Quelle est la base de l'utilisation de ces fonds ?

    e.  Si disponible, veuillez fournir une photocopie de la politique
        instaurée.

4.  a\) Les comptes bancaires sont-ils rapprochés mensuellement et les
    copies sont-elles conservées dans les dossiers?

    b.  Les personnes non impliquées dans le déboursement et les
        procédures de paiement des salaires sont-elles impliquées dans
        les activités de rapprochement de comptes ?

    c.  Qui passe une revue le processus de rapprochement de comptes ?

5.  Les employés qui manipulent des fonds doivent-ils obligatoirement
    être couverts par une garantie contre la perte ?

> **N. PERSONNEL**
>
> 1.Votre organisation a-t-elle une politique clairement établie en ce
> qui concerne le personnel ? Si oui, veuillez fournir une photocopie.
>
> 2.Cette politique donne-t-elle des détails suffisants dans les
> domaines suivants :
>
> a\. Devoirs et responsabilités de chaque poste ?
>
> b\. Qualifications pour chaque poste ?
>
> c\. Éventails des salaires associés à chaque poste ?
>
> d\. Procédures suivies pour s'assurer que le recrutement, l'embauche,
> la rémunération, la discipline et le renvoi d'employés soient toujours
> assurés de la même manière ?
>
> e\. Évaluations annuelles ?
>
> f\. Types et niveaux d\'avantages sociaux payés aux employés et
> fonctionnaires ?
>
> 3\. Comment votre organisation assure-t-elle la conformité avec cette
> politique ?
>
> 4\. a) Des enquêtes de comparabilité de salaires sont-elles conduites
> ?

b.  Si oui, tous les combien ?

c.  La rémunération des employés est-elle comparable à celle payée pour
    travail un similaire sur le marché de l'emploi ?

> 5\. a) Les salaires du personnel assigné aux projets de NIAID sont-ils
> les mêmes que ceux payés aux autres employés de votre organisation
> occupant des postes similaires ?

b.  S'il n'y a pas de postes similaires, les salaires offerts
    suivent-ils les grilles de salaires établies en fonction des
    compétences requises pour chaque poste ?

c.  Est-ce que les employés assignés aux projets de NIAID reçoivent des
    sommes supplémentaires sous forme de bonus, honoraires, etc.?

```{=html}
<!-- -->
```
1.  a\) Votre organisation a-t-elle des employés assignés à plusieurs
    fonctions soi pour l'employeur principal soi pour une autre
    organisation ?

> b\) S'agit-il d'employés à plein temps ou à temps partiel ? Décrivez.

2.  a\) Comment le travail à temps partiel est-il enregistré dans votre
    système et les demandes de subvention?

> b\) Comment les salaires sont-ils déterminés ?
>
> 8\. a) Comment votre organisation enregistre-t-elle le temps et
> l'effort dans le cadre d'activités multiples par le personnel
> professionnel ?
>
> b\) Décrivez le processus utilisé pour certifier le temps réel et
> l\'effort investi dans un projet, y compris qui s'en port garant.
>
> c\) A quelle fréquence ce processus est-il garanti ?
>
> 9\. a) Votre organisation conserve-t-elle des rapports de service
> quotidien des employés non-professionnels ?
>
> b\) Sont-ils approuvés par les superviseurs ?
>
> 10\. Comment votre organisation contrôle-t-elle le temps et l\'effort
> du personnel qui fait une partie de son travail sur le terrain ou en
> dehors de l'organisation ?
>
> 11\. a) Les employés ont-ils la permission de travailler comme
> consultants pour d'autres organisations ?
>
> b\) Quelle est la politique de votre organisation ? (Veuillez fournir
> une photocopie de cette politique s'il en existe une.)
>
> **O. SALAIRES**
>
> 1\. Combien l'organisation a-t-elle de salariés ?
>
> 2\. Une fois une personne embauchée comment obtient-elle le statut
> d'employé et comment est-elle payée ?
>
> 3\. Comment un employé est-il sorti de la liste des salariés ou fois
> qu'il a quitté l'organisation ?
>
> 4\. Comment les salaires sont-ils déterminés ?
>
> 5\. Tous les employés sont-ils payés en liquide, par chèque ou
> virement automatique ?
>
> 6\. Y a-t-il quelqu\'un d\'autre que la personne qui prépare les
> chèques de l\'ensemble des salariés qui vérifie l\'exactitude des
> salaires versés ?
>
> 7\. Qui s'occupe de donner les renseignements en termes de paiement en
> liquide, par chèque ou virement automatique ?

## P. ACHATS

> 1\. a) Votre organisation a-t-elle une politique ou des procédures
> consignées par écrit en ce qui concerne l'achat ?
>
> b\) Si non, décrivez brièvement comment les achats sont traités.
> (Veuillez fournir une photocopie de la politique ou de la procédure,
> si disponible.)
>
> 2\. Qui est responsable de l\'approbation finale des réquisitions
> d'achats ?
>
> 3\. Qui est l\'individu qui enregistre les commandes ?
>
> 4.Qui est l\'individu qui reçoit les commandes ?
>
> 5.Votre politique ou procédure prend-elle en compte la qualité, les
> coûts et la livraison ?
>
> 6\. Quelle documentation est nécessaire faire une demande d'achat
> d'équipement et services ?
>
> 7\. Qui est responsable de la vérification des factures sur :

a.  Prix et termes de crédit ?

b.  Honoraires ?

c.  Coûts de transport ?

> 8\. Y a-t-il une politique ou procédure écrite dans le cas d'achats
> imprévue ?
>
> 9\. Avez-vous recours à des appels d\'offres quand il s'agit d'acheter
> de l'équipement dépassant certains montants ?

10. Un compte à payer est-il établi dans le cadre du compte de la
    subvention quand un achat est autorisé ?

11. Les bons de commandes, les pièces justificatives et autres dépenses
    sont-ils passés en revue par un employé désigné avant que le
    paiement soit autorisé ?

12. Qui informe-t-on si les articles commandés sont retournés au vendeur
    ?

13. Y a-t-il un système d\'enregistrement et de vérification des
    livraisons partielles ?

14. Si une obligation a été établie pour le compte de la subvention et
    que seulement une commande partielle a été reçue, le compte de la
    subvention est-il crédité pour la partie non livrée ?

> **Q. GESTION DE PROPRIÉTÉ**
>
> 1.Votre organisation a-t-elle une politique et des procédures écrites
> en matière d'achat, de maintenance et de cession de propriété ? Si
> oui, veuillez fournir une copie.
>
> 2\. a) Conservez-vous des dossiers qui renferment la description des
> articles achetés, la date d\'acquisition, le coût, le lieu et tout
> renseignement sur la cession éventuelle ?
>
> b\) Pendant combien de temps les dossiers sont-ils conservés ?
>
> 3\. a) L\'équipement est-t-il étiqueté dès réception quand il est
> acheté dans le cadre de la subvention de NIH/NIAID ?
>
> b\) Les dossiers mentionnent-ils dans le cadre de quelle subvention
> l\'équipement a été acquis ?
>
> 4\. Les articles que l'on se propose d'acheter sont-ils examinés avant
> l\'achat pour éviter l\'achat d'articles peu nécessaires ou que
> l'organisation possède déjà ?
>
> 5\. a) Les dossiers de propriétés détaillés sont-ils vérifiés
> périodiquement par inventaire physique ?
>
> b\) Tous les combien ?
>
> 6\. Y a-t-il un système de contrôle en place pour éviter la perte, des
> dégâts ou le vol de propriété ?
>
> 7\. a) Préparez-vous des rapports périodiques qui décrivent
> l\'équipement désuet, l\'équipement ayant besoin de réparation ou
> l\'équipement inutile pour votre organisation ?
>
> b\) Y a-t-il un programme d'entretien pour conserver l\'équipement en
> bon fonctionnement ?
>
> **R. DEPLACEMENTS**
>
> 1.Votre organisation a-t-elle une politique de déplacements
> (d\'affaires) écrite ?
>
> Si oui, exige-t-elle:
>
> a\. Les demandes de déplacement et le but du voyage doivent-ils être
> approuvés et justifiés avant le voyage ?
>
> b\. Les frais de déplacements sont-ils remboursés sur la base des
> dépenses réelles encourues ou par l\'utilisation du per diem et de la
> distance.. Y a-t-il une allocation maximum ou est-ce que la dépense
> raisonnable est considérée?
>
> c\. Les reçus pour le logement et les repas sont-ils exigés quand le
> remboursement est basé sur des dépenses réelles encourues ?
>
> d\. Les taux de per diem incluent-ils des limites raisonnables en
> dollars ?

e\. Des dépenses de transport commerciale doivent-elles être encourues à
moins que la première classe chaque fois que possible ?

> f\. Quand le déplacement est financé par des fonds de NIH/NIAID, les
> compagnies aériennes américaines sont utilisées au départ et en
> partance pour les Etats-Unis ainsi que pour toute autre portion du
> voyage si disponible ?
>
> 2\. Qui passe en revue le reçus de voyage et quel est le processus ?
>
> **S. CONSULTANTS**
>
> 1\. Y a-t-il une politique écrite qui est toujours suivie quant à
> l\'utilisation de consultants et qui détaille au minimum :
>
> a\. Les circonstances dans lesquelles les consultants peuvent être
> utilisés ?

i.  b\. Comment sélectionner les consultants ?

> c\. Déplacements, honoraires, per diem, etc?
>
> 2\. Les consultants doivent-ils signer des accords de consultation
> décrivant les services pour lesquels ils on été engagés, la durée du
> contrat et les honoraires à leur payer ?
>
> 3\. Des factures et des rapports finaux sont-ils exigés des
> consultants avant qu'ils soient payés ?
>
> 4\. Qui passe une revue ces documents et quel est le processus ?
>
> *Merci d'avoir terminé de répondre à cette enquête. Nous vous
> remercions pour le temps et l'effort que vous y avez impartis.*