**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**ALPHABETICAL INDEX**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

ACCIDENT, INJURY AND FIRE REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-066.000

ACCOUNTING MACHINE PROCESSING MEDIUMS . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . 13-067.000

ADJUSTMENT OF DUPLICATE FILE NUMBERS . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 03-092.000

ADMINISTRATIVE DECISIONS \--AWARD ACTION . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 08-038.000

ADMINISTRATIVE ISSUES HISTORY FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-136.000

ADP HOLDING FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-059.000

AGREEMENTS

Student Work-Study Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-032.000

APPLICATIONS

> Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-034.000
>
> Hospital Treatment or Domiciliary Care . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-145.000
>
> Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> 13-045.000
>
> Reinstatement Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-090.010
>
> Service Representative for Placement on VA Mailing List . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . 03-093.000
>
> Application for Work-Study Allowance . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-031.000

APPOINTMENT OF SERVICE ORGANIZATION AS CLAIMANTS REPRESENTATIVE . . . .
08-031.000

AUDIOVISUAL RECORDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-096.000

BUDGET

> Estimate File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-015.000
>
> Fund Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-053.000

CALENDAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13-001.000

**A-1**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

CARD FILES

> Allotment Identification Workcard, Insurance . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-130.011
>
> Builder\'s Organizational Data Cards . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 12-150.200
>
> Compliance Survey Control Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . 07-662.020
>
> Diary Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-010.050
>
> Dummy Index Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-011.000
>
> Employee and Service Record Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-039.000, and
>
> 13-046.000
>
> Employee Security Status Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-050.600
>
> Facilities Code Card File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-663.020
>
> File Charge Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-075.000
>
> Followup Tickler Card. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-174.500
>
> Form and Form Letter Automatic Requisition. . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-057.000
>
> Geographic Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-148.100, and
>
> 12-174.400
>
> Identification Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-064.000
>
> Insurance Death Claim Account Card. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-170.010
>
> Insurance Folder Retirement Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-410.010
>
> Insurance Master Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-028.000
>
> Insurance Payee Index Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-800.000
>
> Loan Guaranty Disposal Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-063.000
>
> Loan Guaranty Folder Retirement Cards. . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-225.100

12-225.200, and

12-225.300

> Loan Guaranty Index Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-062.000
>
> Monthly Rate Increase in Disability or Death Benefits. . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-032.000
>
> Patients\' Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-027.000
>
> POW/MIA Survivor Status Card. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-028.000
>
> Premium Record Card (Insurance). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-130.080
>
> Property Status Control Card. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-174.100
>
> Soldiers and Sailors Civil Relief Act Index Cards. . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-600.000
>
> Status Locator Card File, Education. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-630.020
>
> Unassociated Transactions and Pending Transaction Workcard. . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . 09-130.130
>
> Veterans Services Record Card File. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-001.000

CENTRALIZED TRANSCRIPTION ACTIVITY WORKSHEET. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . 13-077.000

CERTIFICATE OF RELEASE OR DISCHARGE FROM ACTIVE DUTY. . . . . . . . . .
. . . . . . . . 13-076.000

CHANGE OF ADDRESS REQUEST OR NOTICE. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 13-051.000

CHARGE AND RECHARGE MEDIUMS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-002.000, and

13-004.000

**A-2**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

CIRCULARIZATION LISTINGS OF LOST OR FOUND FOLDERS. . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . 03-191.000

CLASSIFIED DOCUMENTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-149.000

COMPUTER SYSTEMS RECORDS

> Audit Writeout\--C&P and Education. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08‑041.000
>
> BIRLS Input and Output Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-194.000
>
> COIN 10‑OIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-210.200
>
> COIN 10‑OlA and 10‑OlB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-211.200
>
> COIN 50‑02. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-210.100
>
> COIN 50‑03A and 50‑03B. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-211-100
>
> COIN 1995 (LG Folder Retirement COM) Annual . .. . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . 12-225.500
>
> COIN 1995T (LG Folder Retirement COM) Monthly. . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . 12-225.400
>
> COIN EDU 174. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.040
>
> COIN EDU 271. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-046.000
>
> COIN EDU 273, 280, 283, 284. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.400
>
> COIN GIL 03‑01, 03‑02, 03‑03, 03‑04. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.400
>
> COIN GIL 03‑05, 04‑01, 09‑02, 10‑06. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-212.100
>
> COIN GIL 30‑01, 30‑02, 31‑01, 31‑02, 31‑03. . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.400
>
> COIN GIL 04‑02 and 04‑03. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-213.000
>
> COIN GIL 09‑01. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-212.200
>
> COIN GIL 10‑02. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-212.300
>
> COIN GIL 10‑03. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-212.400
>
> COIN GIL 40‑01 and 41‑01. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-073.000
>
> COIN PMS 01‑01. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-230.100
>
> COIN PMS 01‑02. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-230.200
>
> COIN PMS 01‑03. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-230.300
>
> COIN PMS 01‑04. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-230.400
>
> COIN PMS 01‑05. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-230.500
>
> COIN PMS 04‑01 and 04‑02. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-226.500
>
> COIN PMS 06‑02. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.400
>
> COIN PMS 07‑02. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-226.300
>
> COIN PMS 07‑03, 09‑01, and 09‑02. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-226.400
>
> Consolidated Security File Listings. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-087.000
>
> Daily Log Printer Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-080.000
>
> DPC Writeouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-069.000
>
> Hardware Incident Issuance Logs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-084.000
>
> Hardware Incident, VA Form 30‑9909 (Pt. 3). . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-083.000
>
> Insurance Folder Retirement COM Listing. . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-410.012
>
> PMS Active Inventory by State and Title Status (COIN PMS 07‑02). . . .
> . . . . . . . . . . . . 12-226.300

**A-3**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

COMPUTER SYSTEMS RECORDS (continued)

> PMS Daily Transaction Register. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-226.100
>
> PMS List of Properties on Hand by Property Status (COIN PMS 07‑03,
> 09‑01,
>
> and 09‑02). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-226.400
>
> PMS Monthly Listing of PM Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-226.200
>
> PMS/PLS Daily Transaction Register and Reject List for Tax Collector
> and Tax
>
> Description File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-227.100
>
> PMS Special Assessment and Tax Account Listings. . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 12-227.300, and
>
> 12-227.400
>
> PMS Tax Description Printout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-227.200
>
> Printouts (Computer) Not Authorized To Be Filed. . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.400
>
> RCS Reports 20‑0259, 20‑0260, 20‑0554, 20‑0555, 20 0556, 20‑0557. . .
> . . . . . . . . . . . . 07-663.030
>
> Security Listing/Logs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-078.000
>
> Target Access Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-086.000
>
> Target Journal Extracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-095.000
>
> Target Processing Problem Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-085.000
>
> Target Sensitive File (Microfiche). . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-093.000
>
> Target Sensitive File Suspense Report. . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-094.000
>
> Target System Transaction Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-090.000

CONTRACT WORKING FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-060.000

CONTROL AND INDEX FILES

> Broker\'s Control File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-173.000
>
> Classified Document Control File. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-000.900
>
> Compliance Survey Control Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-662.020
>
> Congressional Referral Mail Control . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-080.000
>
> Control Files-General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-004.000
>
> Control Files\--Required by Central Office Directives . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-005.000
>
> FBS (Fiduciary‑Beneficiary System) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-025.000
>
> Followup Tickler Card, Property Management . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-174.500
>
> Index Files\--General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-018.000
>
> Index of Loan Activity (PLS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-208.000
>
> Property Status Control Card File . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-174.100
>
> Quality Control Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-068.000
>
> Suspended Builders, Lenders and Brokers Control Index . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 12-054.000
>
> Top Secret Accounting Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-000.100

**A-4**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

CORRESPONDENCE

> Acknowledgments\--Outside Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-006.000
>
> Benefit Payment Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-058.000
>
> Correspondence on Technical Matters . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-140.010
>
> Emergency Preparedness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-000.500
>
> General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> 01.010.000
>
> 03-013.000
>
> 05‑052.000
>
> 06‑013.000
>
> 07‑600.010
>
> 08‑002.000
>
> 09‑000.050
>
> 09.140.020, and
>
> 12‑050.000
>
> Military File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-132.000
>
> Military File\--Temporary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-055.000
>
> Missing Veteran Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-024.000
>
> Personnel Security Clearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-050.000
>
> Referrals for Information, Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-050.070
>
> Refcrrals to Other Agencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-007.000
>
> Veterans Correspondence File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-024.000, and

09-140.030

DELEGATIONS OF AUTHORITY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-063.000

DISPOSAL FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-038.600

DUPLICATE AND REDUNDANT MATERIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.000

EDUCATION, VOCATIONAL REHABILITATION AND COUNSELING

> Approved Institution/Establishment File . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-663.030
>
> Authorizations, Counseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-620.060
>
> Compliance Survey Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-662.010
>
> 07-662.020, and
>
> 07-662.030
>
> Contracts
>
> Correspondence Schools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-661-010
>
> In‑Residence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-661.030
>
> Institutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-620.010
>
> State Approving Agencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-661.020
>
> Counseling Control Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-620.040
>
> **A-5**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

EDUCATION, VOCATIONAL REHABILITATION AND COUNSELING (continued)

> Counseling/Evaluation/Rehabilitation (CER) . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-630.010
>
> Counseling Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-620.020
>
> 07-620.021
>
> 07-620.022
>
> 07-620.023, and
>
> 07-620.024
>
> Educational Institution File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-664.010
>
> Employer Job Training Number Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.080
>
> Employer Job Training Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.060
>
> 07-690.070
>
> Facility Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> 07-663.010, and
>
> 07-663.020
>
> Listing of Veterans Denied Extensions . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.090
>
> Personal Counseling Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-620.030
>
> Report of Education Overpayments by Facility Code . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.040
>
> Status Locator Card File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-630.020
>
> Systematic Analyses of Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.030
>
> Test Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-620.050
>
> Training Establishment Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-661.040, and
>
> 07-664.020
>
> Veterans Job Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.050
>
> Vocational Rehabilitation Panel Records . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.020

FOLDERS

> Auxiliary Loan Guaranty Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-229.000
>
> Appraisal Case Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-145.000
>
> Claims Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-009.100
>
> Claims Folders Containing Certain Material (RMC Only) . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . 03-300.000
>
> Claims Folders\--REPS (St. Louis VA Regional Office Only) . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . 08-042.000
>
> Claims Paid, Loan Guaranty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-100.000
>
> Committee Appraisal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-146.000
>
> Counseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-620.020
>
> 07-620.021
>
> 07-620.022
>
> 07-620.023, and
>
> 07-620.024
>
> Counseling/Evaluation/Rehabilitation (CER) . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-630.010

**A-6**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

FOLDERS (continued)

> Dependents\' Educational Assistance . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-139.300
>
> Direct Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-080.000
>
> Employer Job Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.060, and
>
> 07-690.070
>
> Fee Personnel, Loan Guaranty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-224.000
>
> Guaranteed or Insured Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-076.000
>
> Lightweight folders for Chapter 32 claims . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-692.000
>
> Loan Management Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-110.000
>
> Manufacturer\'s (Prefabricated Components) Folders . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-150.300
>
> Montgomery GI Bill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-693.000
>
> National Service Life Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.020
>
> Nonveteran Claims Folders (VA Regional Office Manila Only) . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . 03-197.000
>
> Office Personnel Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-035.000
>
> Paraplegic Housing Grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-200.000, and
>
> 12-201.000
>
> Participating Builders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-150.100
>
> Portfolio Loan Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-110.000
>
> Principal Guardianship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-016.000
>
> Property Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-170.000
>
> Rehabilitation and Education Case Folders . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-139.200
>
> Special Evaluation Pension (SEP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-691.000
>
> U.S. Government Life Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.010
>
> Veterans Job Training Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-690.050
>
> Veterans Mortgage Life Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-300.010
>
> Veterans XC‑Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-140.000
>
> Veterans XC‑Folders in NOD Unit (RMC Only) . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 03-199.000, and
>
> 03-200.000
>
> Veterans XC‑Folders (Unpurged) NOD Unit (RMC Only) . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . 03-400.000

FOLDER FLASH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-043.000

FREEDOM OF INFORMATION ACT RECORDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 13-088.000

GUARDIANSHIP

> Obsolete Documents in Guardianship Folder . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-016.100

IDENTIFICATION CARDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-064.000

INSURANCE, VETERANS

> Allotment Identification Workcard . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-130.011
>
> Appeals, Pending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-050.050
>
> Approvals of Policy Loan, Notice of . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-110.040

**A-7**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

INSURANCE, VETERANS

> Award Actions Transmittal Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-050.060
>
> Beneficiary, Change or Designation . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-030.010
>
> Closed Soldiers\' and Sailors\' Civil Relief Case . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-160.010
>
> Closed Soldiers\' and Sailors\' Indebtedness Files . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-160.020
>
> Computer Printouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.100
>
> 09-000.110, and
>
> 09-500.000
>
> Correspondence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.050
>
> 09-140.010
>
> 09-140.020, and
>
> 09-140.030
>
> Death Claim Account Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-170.010
>
> Debit-Slip\--Uncollectible Remittance (Microfilm) . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-130.030
>
> Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.060
>
> Folder Retirement Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-410.010
>
> Medical Determination Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-150.010
>
> Mortgage Life Insurance Records
>
> Establishment and Discontinuance Lists . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . 09-300.020
>
> Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-300.010
>
> National Service Life Insurance Records
>
> Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.020
>
> Off Tape Insurance Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-700.000
>
> Paid Dividend (Microfilm) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-060.040
>
> Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-400.010
>
> Policy Riders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.120
>
> Overpayment Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-060.120
>
> Payee Insurance Index Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-800.000
>
> Payment Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-130.070
>
> Premium Record Card Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-130.080
>
> Rating Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-020.020
>
> Requests for Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-050.070, and
>
> 09-130.110
>
> Solders\' and Sailors\' Civil Relief Correspondence . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-160.030, and
>
> 09-160.040
>
> Soldiers\' and Sailors\' Civil Relief Index Cards . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-600.010
>
> Transaction History Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.090
>
> Unassociated Transactions and Pending Transaction Workcard Files . . .
> . . . . . . . . . . . . 09-130.130

**A-8**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

INSURANCE, VETERANS (continued)

> United States Government Life Insurance Records
>
> Applications for Reinstatement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-090.010
>
> Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.010
>
> Information Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-050.070
>
> Paid 1958 Special Dividends (Microfilm) . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . 09-060.030
>
> Paid File (Microfilm of USGLI Bookruns) . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . 09-060.020
>
> Paid Noncurrent Dividend (Microfilm) . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . 09-060.010
>
> Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-400.120
>
> Policy Riders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.120

LINE OF DUTY DETERMINATIONS\--NAVY AND MARINE (RMC Only) . . . . . . . .
. . . . . . . 03-196.000

LOAN GUARANTY

> Auxiliary Loan Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-229.000
>
> Appraisal Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-145.000
>
> Builders\' Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-150.000
>
> Certificates of Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-061.000
>
> Certificates of Eligibility, Requests . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-060.000
>
> Commitments Issued Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-215.000
>
> Committee Appraisal Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-146.000
>
> Compliance Inspection Report File . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-144.000
>
> Construction and Valuation Records
>
> Community and Neighborhood Influence Data . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . 12-141.000
>
> Comparable Housing Data File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-142.000
>
> Convenience of Operation Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-148.200
>
> Construction Complaint Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-151.000
>
> Geographic Card File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-148.100
>
> Subdivision Analysis Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-140.000
>
> Subdivision or Area Survey Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-176.000
>
> Technical Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-149.000
>
> County Analysis Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-073.000
>
> Credit and Character Report Control Files . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-052.000
>
> Depreciated Property Value Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-104.000
>
> Disposition of GI Loan Applications . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-214.000
>
> Escrow File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-074.000
>
> **A-9**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

LOAN GUARANTY (continued)

> Fee Assignment and Appraisal Records . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-152.000
>
> 12-153.000
>
> 12-154.000, and
>
> 12-155.000
>
> Field Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-121.000
>
> Guaranteed or Insured Loan System Records Code Sheets . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . 12-212.000
>
> Housing Discrimination Complaint File . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-055.000
>
> Index Cards (Alphabetical) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-062.100, and
>
> 12-062.200
>
> Lenders\' Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-090.100
>
> 12-091.000, and
>
> 12-092.000
>
> Liquidation and Claims System Records
>
> Alphabetical and Numeric Index of Active Records . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . 12-216.000
>
> Diary Action Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-217.000
>
> History Lists, Cumulative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-220.000
>
> Input Material and Daily Processing Listings . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . 12-219.000
>
> Record Printouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-218.000
>
> Loan Guaranty Application Register . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-070.000
>
> Loan Guaranty Disposal Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-063.000
>
> Loan Guaranty Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-062.000
>
> Loan Management Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-110.000
>
> Loan Management Registers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-112.000
>
> Mailing Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-053.000
>
> Master Record Listings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-210.000, and
>
> 12-211.000
>
> Minority Homebuyers Counseling Name File . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-228.000
>
> Paid‑in‑Full Notices\--GI Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-075.000
>
> Paraplegic Housing Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-200.000, and
>
> 12-201.000
>
> Portfolio Loan Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-118.000, and
>
> 12-119.000
>
> Portfolio Loan System (PLS) Records
>
> Alphabetic and Numeric Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 12-206.000
>
> Daily and Month End Index of Loan Activity . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . 12-208.000
>
> Default Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-223.000
>
> Foreclosure Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-206.110
>
> History Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-205.000
>
> Input and Daily Processing Material . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 12-205.200
>
> Record Printouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-207.000

**A-10**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

LOAN GUARANTY (continued)

> Portfolio Loan System (PLS) Records (continued)
>
> Servicer Name and Address File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . 12-221.000, and
>
> 12-222.000
>
> Turnabout Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-204.000
>
> Property Management Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-170.000
>
> 12-172.000
>
> 12-173.000
>
> 12-174.000
>
> 12-226.000, and
>
> 12-227.000
>
> Register, Loan Guaranty Application . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-070.000
>
> Release of Liability Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-106.000
>
> Security Instrument Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-111.000
>
> Specially Adapted Housing Control Files . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-203.000
>
> Suspended Builders, Lenders and Broker\'s Control Index . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-054.000
>
> Tax and Hazard Insurance Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-114.000, and
>
> 12-115.000
>
> Terminated Direct Loan Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-209.000
>
> Title Papers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-171.000

LOAN RECEIPT\--NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS SERVICE . . . . . . . . . .
. . . . . . . 13-072.000

LOST OR FOUND ARTICLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-108.000

MAIL

> Envelopes\--Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-000.060
>
> Mailing and Distribution Mediums . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-003.000
>
> Mailing Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-093.000
>
> Postal Service, Parcel Service Mail Control File . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-038.000

MASTER INDEX FILE

> Microfilm (Original)\--(VA RMC Only) . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-028.410
>
> Microfilm (Copies) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-028.500

MIMEOGRAPH STENCILS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-022.000

NOTIFICATION OF DEATH WORKSHEETS AND TELETYPES . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . 13-070.000

NOTIFICATION OF VA EMPLOYEE OFFICIAL VISIT . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 13-025.000

OVERPAYMENT ANALYSIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-062.000

**A-11**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

PERSONNEL\--EMPLOYEES

> Applications, Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-034.000
>
> Authorization for Overtime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-065.000
>
> Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-045.000
>
> Development Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-059.000
>
> Documents Maintained Outside Personnel Division . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.600
>
> Dummy Personnel Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-037.000
>
> Emergency Treatment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-043.000
>
> Employee Medical Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-057.000
>
> Employee Performance Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-070.000, and
>
> 05-080.000
>
> Employment and Financial Interests Statements . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-060.000
>
> Employment Offers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-061.000
>
> Equal Employment Opportunity Records . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-065.000
>
> Examination Schedules, Recurring . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-044.000
>
> Examining and Certification Records . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-090.000
>
> Exit Interview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-056.000
>
> Fee Personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-224.000
>
> Fingerprint Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-051.000
>
> Grievance, Disciplinary and Adverse Action Files . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-068.000
>
> Incentive Awards Program Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-063.000
>
> Individual Employee Health Case Files . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-057.000
>
> Individual Job Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-091.000
>
> Labor Management Relations Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-067.100, and
>
> 13-097.000
>
> Merit Promotion Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-055.000
>
> OPM Authority File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05‑050.000
>
> Personal Injury Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05‑091.000
>
> Personnel Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05‑049.000
>
> Personnel Counseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05‑066.000
>
> Personnel Files, Supervisor\'s Copy . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13‑048.000
>
> Personnel Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05‑035.000
>
> Personnel Operations Statistical Reports . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05‑064.000
>
> Position Description Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05‑047.000
>
> Position Description Files, Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13‑049.000
>
> Position Number Control Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-048.000
>
> Preemployment Examinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-069.000
>
> Reduction‑in‑Force Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-046.000
>
> Reemployment Priority Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-058.000
>
> Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> 13-091.000

**A-12**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

PERSONNEL\--EMPLOYEES (continued)

> Service and Employee Record Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-039.000
>
> 05-062.000, and
>
> 13-046.000
>
> Time and Attendance Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-092.000
>
> Training and Development Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-042.000

PHILIPPINE LOYALTY FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-198.000

PRESIDENTIAL RECORDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-044.000

PRIVACY ACT RECORDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-089.000

PROJECT WORKING PAPERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-044.000

PROMULGATED PARAGRAPH 29 and 30 ACTIONS . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 08-040.000

PROPERTY ACCOUNTABILITY FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-071.000

PUBLICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-029.000

PUBLIC RELATIONS MATERIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-027.000

QUALITY CONTROL FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-068.000

READING FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-029.100

RECORDING MEDIUMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-030.000

RECORDS DISPOSITION INVENTORY FILES

> Basic Documentation of Records Disposal . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-159.100
>
> Disposal Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-038.600
>
> Disposition Control File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-154.000
>
> Disposition Diary File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-156.000
>
> Disposition History File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-157.000
>
> Disposition Suspense File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-155.000
>
> Duplicate and Redundant Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.000
>
> Equipment Holdings Data File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-163.000
>
> Holdings Data File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-152.000
>
> Holdings History File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-153.000
>
> Indispensable Records Control File . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-162.000
>
> Records Series Analysis File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-158.000

**A-13**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

REPORTS

> Accident, Injury and Fire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-066.000
>
> Approved Institution and Establishment Reports File . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07-663.030
>
> Commitments Issued, Loan Guaranty . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-215.000
>
> Compliance Inspection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-144.000
>
> County Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-073.000
>
> Credit and Character . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-052.000
>
> Disposition of Loan Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-214.000
>
> Equal Employment Opportunity and/or Survey Reports File . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . 01-090.000
>
> FBI Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-175.000
>
> Field Supervision and/or Survey Reports File . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-050.000
>
> General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-091.000
>
> Hardware Incident Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-083.000
>
> Incentive Awards Program Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-063.000
>
> Internal Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-040.000
>
> Investigations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01-050.300,
> and
>
> 01-060.000
>
> Medical Determination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09-150.010
>
> Personnel Operations Statistical Report . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05-064.000
>
> Reports of Visit by American Legion Representative . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-032.000
>
> Target Processing Problem Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-085.000
>
> Target System Transaction Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-090.000
>
> Title VI Compliance Records and Reports . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-030.000
>
> Work‑for‑Pay Reports (Quarterly and End of Year) . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-045.000

REQUESTS

> Certificates of Benefit Payment Records . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-056.000
>
> Certification of Military Service, Veterans Services . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06-006.010
>
> Film . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> 03-111.000
>
> Publication and Photograph Requests . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-034.000
>
> Recall of Records from FRCs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-161.000

SAFETY AND FIRE PREVENTION FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-500.000

SENSITIVE MATERIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-052.300

SOURCE DOCUMENTS, COPIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-075.000

SPACE AND OCCUPANCY FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-179.000, and

07-690.040

STOP OR SUSPEND PAYMENT NOTICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-012.000

**A-14**

**November 4, 1997**

**RCS VB-1**

**Part I, Appendix A**

**SUBJECT**

**Applicable RCS**

**Item No.**

SYSTEMATIC ANALYSIS OF OPERATIONS MATERIAL . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 13-098.000

TELECOMMUNICATIONS FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-177.000

TELEPHONE FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-177.101,
and

03-177.120

TELEPHONE MESSAGES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-177.110

TRANSFER OF RECORDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-144.000

TRAVEL, TRANSPORTATION AND ACCOMMODATIONS

> Motor Vehicle Data Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-187.000
>
> Motor Vehicle Files, General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-186.000
>
> Traveler\'s Itinerary File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-073.000
>
> Travel and Transportation Accountability Records . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03-188.000

UNEMPLOYABILITY LOGS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08-039.000

VETERANS AND DEPENDENTS INCOME AND DEPENDENCY QUESTIONNAIRES . . . .
08‑036.000

WORK MEASUREMENT FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08‑017.000

X RAYS

> Dental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-054.000
>
> Entry, Separation and Interim . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-061.000

**A-15**