VERSIÓN EN ESPAÑOL

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GUÍA PATRONAL

CÓMO SOMETER CORRECTAMENTE

El formulario 499R-2/W-2PR,

Informes de salarios DE

EMPLEADOS EN PUERTO RICO

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ESTA GUÍA ES PREPARADA EN ESPAÑOL E INGLÉS.

PARA EL TEXTO EN INGLÉS VAYA A LA PÁGINA 23.

THIS GUIDE IS PUBLISHED IN SPANISH AND ENGLISH.

FOR THE ENGLISH TEXT, GO TO PAGE 23.

**Índice**

# INTRODUCCIÓN

**Propósito**

Esperamos que este material le sea útil para ayudarle a preparar los
informes anuales de salarios a la Administración del Seguro Social
correctamente y a tiempo ya sea en papel, usando el formulario
499R-2/W-2PR (Comprobantes de Retención \[P.R.\]) y el W-3PR (Informe de
comprobantes de retención); o su equivalente en medios magnéticos.

Esta guía no cubre otros requisitos relacionados a los informes que
podrían corresponder a usted, tal como informes al Departamento de
Hacienda o al Departamento del Trabajo de Puerto Rico, etc. Debe
comunicarse con estas agencias para informarse mejor sobre los
requisitos.

Sus informes se utilizan para asegurar que las contribuciones que usted
paga al Seguro Social y Medicare se acrediten correctamente a los fondos
de fideicomiso de ambos programas. También son utilizados para registrar
las ganancias de sus empleados. Éstas se usarán para calcular sus
beneficios de Seguro Social al jubilarse o incapacitarse \-- o los
beneficios de sobrevivientes para la familia del trabajador si este
fallece.

Esta información es compartida con otras agencias gubernamentales para
verificar que el mantenimiento de ingreso y otros programas de bienestar
público sean ofrecidos solamente a aquellas personas que cualifican.
También es compartida con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico
bajo un acuerdo para asegurar la conformidad de los requisitos en
informar del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

Comentarios

Aceptamos sus comentarios sobre esta guía y los usaremos al decidir cómo
mejorarla. Cualquier comentario que desee ofrecer, puede enviarlo a:

Social Security Administration

26 Federal Plaza, Room 4060

New York, NY 10278

Attn: Wage Reporting Staff

También puede llamar al (212) 264-1117

**Advertencia**

La siguiente información no enmienda ni reemplaza las leyes y
reglamentos ya existentes. Los requisitos básicos sobre los informes
anuales de salarios están establecidos en el Código de Rentas Internas,
los reglamentos y las decisiones del IRS, y las instrucciones del IRS y
el Seguro Social.

# DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DEL INFORME ANUAL DE SALARIOS (AWR, SUS SIGLAS EN INGLÉS) PARA EMPLEADORES CON EMPLEADOS EN PUERTO RICO

**En General**

Los empleadores someten la información de salarios y retención de
impuestos usando el formulario 941PR (Planilla para la declaración
trimestral del patrono- la Contribución FICA \[P.R.\]), o el formulario
943PR (Planilla para la declaración anual del patrono de empleados
agrícolas- la Contribución FICA \[P.R.\]). En Puerto Rico hay planillas
correspondientes en español (941PR, 943PR). Para informar las
contribuciones de los empleados DOMÉSTICOS en Puerto Rico QUE GANAN
\$1,600 o MÁS EN EL AÑO, someta el ANEXO H-PR al IRS el 15 de abril o
antes.

La nueva base de salarios y tasas de impuestos del Seguro Social para el
próximo año se publican durante los últimos meses del año en curso. Debe
comunicarse con el IRS para cualquier información adicional en relación
con sus responsabilidades al informar los salarios e impuestos. Las
oficinas del IRS en Puerto Rico están localizadas en el área del Centro
de comercio de San Patricio. La dirección es: Calle Tabonuco Número 7
Guaynabo, PR. **Su número de teléfono es 1-800-829-1040**.

Al terminar el año calendario, los empleadores con empleados en Puerto
Rico preparan informes individuales de empleados con el formulario
499PR-2/W-2PR que muestra los salarios pagados e impuestos retenidos
para cada empleado durante el año y someten esta información al Seguro
Social para acreditar los registros de ganancias al enviar la copia
**ORIGINAL** (primera hoja) del formulario 499PR-2/W-2PR (con el
formulario W-3PR) o someter la información por medios magnéticos.

Aquellos empleadores que producen 250 o más comprobantes no deben enviar
los originales al Seguro Social ya que el informe debe ser preparado por
medios magnéticos. Vea Apéndice A.

Este informe debe ser sometido antes del último día de febrero, o el
próximo día laborable si el último día de febrero no es un día
laborable. Para instrucciones sobre cómo informar por medios magnéticos,
debe comunicarse con los especialistas en informes de salarios al (212)
264-1117.

La misma información es enviada al Negociado de Contribuciones sobre
ingresos de Puerto Rico, Sección Patronal, al someter la **COPIA \"A\"
(copia azul)** con el formulario 499R-3 (Estado de Conciliación) en o
antes del 31 de enero.

La información sometida al IRS en los formularios 941PR, 943PR o el
Anexo H-PR, es comparado con los informes de salarios e impuestos
sometidos al Seguro Social, y cualquier discrepancia debe ser resuelta
por el empleador.

**Cómo el Seguro Social procesa los informes de salario**

Los empleadores envían los formularios 499R-2-W/W-2PR al Centro de
Operaciones del Seguro Social en WILKES-BARRE, PENSILVANIA, bajo el
formulario W-3PR. La dirección completa está claramente señalada en los
formularios y también en las instrucciones del W-3PR. Este centro revisa
los informes para ver si son legibles y si fueron sometidos a tiempo.
Los informes legibles son rechazados y devueltos al empleador para
corregirlos. Los informes que son recibidos tarde\--después de la fecha
límite\--son referidos al IRS para la evaluación de una posible multa.
La ley provee una multa de \$50 por cada formulario que es sometido
tarde.

Los informes de salario son procesados y escaneados por máquina. Los que
no se puedan \"leer\" electrónicamente, son separados para ser
procesados manualmente. Esto demora el proceso, y es más costoso y está
expuesto a errores. Después de ser escaneados o procesados manualmente,
la información es convertida en medios magnéticos para verificar el
nombre y número de Seguro Social del empleado y actualizar los registros
del IRS y el Seguro Social.

A partir del año tributable 2006, toda la información tiene que ser
sometida electrónicamente o en papel. Información puede ser sometida
electrónicamente a través del sitio de Internet de Servicios en línea
para negocios (BSO, sus siglas en inglés) en
<http://www.segurosocial.gov/bso/bsowelcome.htm>.

Si estos no son corregidos y devueltos dentro de 45 días, puede resultar
en multas por el IRS. Los informes correctos se procesan para verificar
el nombre y número de Seguro Social de cada empleado, y después
actualizar los registros del IRS y Seguro Social. El IRS identifica los
informes recibidos tarde para calcular las posibles multas.

**Verificación de nombres y números del empleado**

Después de registrar los informes en los sistemas del Seguro Social, el
nombre y número de Seguro Social de cada empleado son comparados con los
registros del Seguro Social para verificar que está correcto. Los que
están correctos se acreditan al registro de ganancias del trabajador.
Los incorrectos son devueltos al empleador para que provean la
información correcta para que el Seguro Social pueda acreditar las
ganancias informadas al registro correcto. Si el informe de ganancias no
muestra la dirección correcta del empleado, se comunicarán con el
empleador para proveerla.

La Administración del Seguro Social le ofrece a los empleadores un
servicio gratis para la verificación de los números de Seguro Social y
nombres de sus empleados.

Cuando se registre en el servicio de verificación del número de Seguro
Social (SSNVS, sus siglas en inglés) en el sitio de Internet de
Servicios en línea para Negocios, usted tendrá dos opciones para
verificar que los nombres y números de Seguridad Social de sus empleados
concuerden con los registros del Seguro Social. Usted puede:

-   Verificar por Internet hasta 10 nombres y números de Seguro Social
    (por pantalla) y recibir resultados inmediatos. Esta opción es ideal
    para verificar empleados nuevos.

> O

-   Subir hasta 250,000 nombres y números de Seguro Social y usualmente
    podrá recibir resultados el día laboral siguiente. Esta opción es
    ideal si quiere verificar los datos de una nómina de pago completa o
    si contrata una gran cantidad de empleados a la vez.

Aunque el servicio está disponible a todos los empleadores y
subministradores terceros, éste se puede utilizar solamente para
verificar empleados actuales o pasados y solamente para propósitos de
informar salarios (formulario W-2).

Para verificar hasta 5 nombres y números, llame gratis al Seguro Social
al 1-800-772-1213. Para verificar más de 5 pero menos de 50 empleados,
por favor comuníquese con la oficina de Seguro Social más cercana. Para
verificar más de 50 empleados, por favor llame al 410-965-7140.

**Cómo el Seguro Social acredita los salarios informados**

Una vez que el nombre y número de Seguro Social del empleado hayan sido
verificados en el informe de salarios, el Seguro Social acredita los
salarios informados a su registro de ganancias. Estas ganancias entonces
serán usadas en el futuro para calcular los beneficios de Seguro Social
por jubilación, incapacidad o de sobrevivientes para la familia del
empleado \--y para determinar el derecho a la cobertura de Medicare.

Cuando se detectan errores en las cantidades acreditadas en el registro
de Seguro Social de un trabajador, el Seguro Social se comunica con el
empleador para que provea evidencia de las ganancias correctas en sus
registros.

**El Proceso de conciliación entre el IRS y el Seguro Social**

El Seguro Social mantiene un registro del total de los salarios y
propinas procesados para cada empleador. Luego se comparan con los
informados al IRS en los formularios 941PR, 943PR, 944PR o el Anexo
H-PR.

Los empleadores cuyos informes al IRS y al Seguro Social no concuerden,
tendrán que proveer una explicación. El IRS se comunicará con los
empleadores que informaron ganancias más altas al Seguro Social, y el
Seguro Social se comunicará con los que informaron ganancias más altas
al IRS. Si la discrepancia no se resuelve, el IRS podría imponer multas
al empleador por someter informes incorrectos. Hemos incluido en esta
guía información que ayuda a reducir estas discrepancias.

**Retención y depósito de impuestos**

Los empleadores tienen que retener impuestos de salarios y depositarlos
durante el año de acuerdo a las instrucciones del IRS en la Publicación
No. 179 (Circular PR), \"Guía Contributiva Federal Para Patronos
Puertorriqueños\". Esa guía establece los diferentes periodos de
depósito que podrían aplicar a cada empleador, ya sea mensual,
bisemanal, o más frecuente, en general depende de la obligación
contributiva del empleador en el pasado.

Los depósitos se hacen en bancos de la Reserva Federal u otros bancos
designados. Deben acompañarse con el formulario 8109, \"Cupón para
Depósito del Impuesto Federal\". El empleador recibe un paquete inicial
de este formulario cuando solicita originalmente un Número de
identificación patronal (EIN, sus siglas en inglés). Luego el IRS los
provee automáticamente.

**Envío de los formularios 941PR trimestrales al IRS**

Al fin del mes después de cada trimestre calendario, el empleador tiene
que someter el formulario 941PR al IRS, a menos que:

\(1\) Solamente tenga empleados domésticos (debe someter entonces el
nuevo Anexo H-PR) el 15 de abril del siguiente año, o antes.

\(2\) Tenga empleados agrícolas (debe someter el formulario 943PR al
final del año).

\(3\) Cualifique para informar impuestos anualmente con el formulario
944PR.

El IRS compara los formularios 941PR, 943PR, 944PR y el Anexo H-PR con
los pagos de impuestos para asegurar que estén correctos. Después de que
el Seguro Social procese los informes de empleador, formulario
499R-2/W-2PR, por el año, la información será comparada con el
formulario 941PR del IRS. El IRS y el Seguro Social se comunicarán con
los empleadores para resolver cualquier discrepancia. Estos tendrán que
proveer una explicación y evidencia adicional. Falta de responder a este
pedido puede resultar en multas calculadas por el IRS.

**Preparación del informe de salarios al final del año tributable**

El último trimestre del año señala el comienzo de la "temporada" de
preparación del informe de ganancias---el momento de preparar los
informes de ganancias de fin de año para el año tributable.

Debe solicitar el formulario 499R-2/W-2PR de la Sección Patronal de
Hacienda antes de **octubre**, al igual que el W-3PR del IRS en San
Juan.

Debe recibir estos formularios antes de **noviembre**.

# CÓMO ESTABLECER REGISTROS DE IMPUESTOS FEDERALES DE UN NEGOCIO

**Fuentes de Información útil**

La Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (SBA, sus
siglas en inglés) tiene una variedad de publicaciones y recursos de
ayuda técnica disponibles para los empleadores. Además, el IRS tiene
varias publicaciones preparadas especialmente para nuevos empleadores.
Debe comunicarse con estas agencias al establecer sus registros de
impuestos de negocio.

**Cómo establecer sus registros de impuestos federales**

Bajo las leyes y reglamentos del IRS, los empleadores tienen que
establecer y mantener un sistema de registros de impuestos que respalde
sus informes contributivos y salariales. Estos registros deben ser
mantenidos por cuatro años. El Departamento de Hacienda de Puerto Rico
tiene el mismo requisito. Sin embargo, el Departamento del Trabajo de
Puerto Rico requiere un periodo de diez años para los formularios
499R-2/W-2PR y la documentación relacionada con éstos.

Como empleador, se requiere que obtenga un número de identificación
patronal (EIN, sus siglas en inglés) para propósitos de informes
contributivos y salariales. Para obtenerlo, debe completar el formulario
SS-4PR Solicitud de número de identificación patronal, y someterlo al
IRS, donde le asignarán un número de nueve dígitos que debe incluir con
toda documentación contributiva o salarial.

Debe solicitar un EIN nuevo cuando ocurra alguna de las siguientes
situaciones:

1\. Abre una empresa nueva y espera tener empleados.

2\. Usted compra o hereda un negocio ya existente, que manejará como
único dueño. (No puede continuar el uso del EIN del dueño anterior,
aunque éste fuera su cónyuge, hijo, u otro familiar.)

3\. Su negocio cambia, de un solo dueño a corporación, sociedad, o
viceversa.

4\. Usted representa a un caudal hereditario que opera un negocio
después del fallecimiento del dueño original.

5\. Usted cierra una sociedad y comienza otra.

**LOS EMPLEADORES TIENEN QUE USAR SU NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN EN TODOS
LOS INFORMES ANUALES DE SALARIOS e informes trimestrales DE IMPUESTOS, Y
EN TODOS LOS CUPONES DE DEPÓSITO.**

**Su informe anual de salarios**

A partir de 1996, los empleadores que tengan que preparar más de 250
comprobantes de retención tienen que someter la información de Seguro
Social electrónicamente y no por papel. Para informarse mejor sobre cómo
Informar electrónicamente, comuníquese con un Especialista de Informes
de Salarios al (212) 264-1117. Cualquier empleador puede proveer
informes electrónicamente sin importar cuantos empleados tenga. Visite
nuestro sitio de Internet en
[**www.segurosocial.gov/employer**](http://www.segurosocial.gov/employer)
para informarse mejor sobre cómo someter información electrónicamente.

# DÓNDE PUEDE OBTENER LOS FORMULARIOS PARA DECLARAR SALARIOS

**El Departamento de Hacienda provee la declaración de retención. Puede
llamar al 721-2020, Ext. 2605, 2606, 2607, o 2608.**

**El formulario W-3PR se obtiene del IRS, o al llamar al
1-800-829-3676.**

**Si los nombres y números en los informes no concuerdan con los
registros del Seguro Social, los empleados no recibirán crédito por los
salarios que les han pagado.**

**Coordinando sus responsabilidades de informar con un tercer pagador
por compensación por enfermedad**

Si usted hace arreglos para que los pagos de compensación por enfermedad
sean hechos por un tercero, debe llegar a un acuerdo sobre las
responsabilidades de cada cual en cuanto a las contribuciones e informes
de salarios. Hay una gran variedad de arreglos a los que pueden llegar.
Por ejemplo, el tercero puede someter todos los formularios 941PR y
499R-2/W-2PR necesarios, o el empleador puede someter todos o varios de
estos formularios.

Falta de entender las responsabilidades de cómo informar de cada una de
las partes en el acuerdo, puede resultar en multas impuestas por el IRS
por falta de someter los informes requeridos o por someter informes
incorrectos. Para informarse mejor, vea la publicación del IRS 952,
\"Sick Pay Reporting\".

# ERRORES COMUNES AL INFORMAR

**General**

**Número de identificación patronal incorrecto u omitido**

Informes recibidos con el EIN incorrecto pueden ser acreditados al
registro incorrecto. Los números de identificación incorrectos o
emitidos pueden resultar en la imposición de multas por el IRS debido a
la falta de informar datos correctos. Los EIN válidos deben tener nueve
dígitos en la siguiente forma: **XX-XXXXXXX**.

**Nombres y números de Seguro Social incorrectos**

El Seguro Social no puede acreditar salarios a los registros de los
empleados a menos que el nombre **y** el número en el informe de
salarios concuerden con el nombre y número en los registros del Seguro
Social.

**Informes de salarios después de la muerte de un empleado.**

Para propósitos de Seguro Social y Medicare, no se pueden acreditar los
impuestos pagados por parte de un empleado fallecido después del año de
su fallecimiento. No debe enviar la copia original del formulario
499R-2/W-2PR al Seguro Social en estos casos.

**Uso de títulos y abreviaturas en los encasillados del nombre**

No use ningún título (Sr., Sra., Don, Vda., Lcdo., Dr., etc.) o
abreviaturas para demostrar el título, posición, o sección de trabajo
del empleado. No abrevie apellidos, (Hdez. por Hernández, Rodgz. por
Rodríguez, etc.). Tales designaciones pueden impedir que el Seguro
Social pueda identificar el empleado electrónicamente o manualmente.

**Errores que causan un descuadre en el Informe**

-   El uso de la cantidad máxima de salarios cubiertos por Seguro Social
    correspondiente a un año anterior al año que se está informando.

-   El uso de la cantidad máxima de salarios para Medicare\-- - aunque
    no haya un salario máximo, para que todos los salarios sean
    tributables para propósitos de Medicare.

-   Errores decimales en encasillados de dinero; Por ejemplo \"4800\",
    que puede ser procesado por el Seguro Social como "48.00", en vez de
    "4800.00". Siempre indique los dólares y centavos aún cuando los
    centavos sean .00.

-   **Propinas incluidas en el encasillado 18 del formulario del Seguro
    Social al igual que el encasillado 22 de propinas,** (estos dos
    encasillados son sumados por el Seguro Social para obtener el total
    de ganancias cubiertas por el Seguro Social).

-   Omitir encasillados de salarios o impuestos. Algunos empleadores han
    omitido esta información en el pasado porque piensan que es
    información duplicada. El formulario 499R-2/W-2PR es un formulario
    que se utiliza para informar salarios e información de impuestos al
    Seguro Social y al Departamento de Hacienda. El Seguro Social
    solamente puede acreditar salarios en los registros cuando la
    información está correcta en los encasillados de "Social Security
    Information" en el formulario 499R-2/W-2PR.

**Falta de informar al Seguro Social los pagos atrasados otorgados por
decreto.**

El IRS, el Departamento de Hacienda de Puerto Rico y el Seguro Social
tratan pagos atrasados como salarios normales. No obstante, existen
reglas especiales para los pagos atrasados otorgados por decreto.

Un pago atrasado pagado por decreto es un pago hecho por un empleador
conforme a una concesión, determinación o acuerdo aprobado por un
tribunal o agencia gubernamental. El IRS considera todos los pagos
atrasados (incluyendo los pagos por decreto) como salarios en el año en
que se pagan, para propósitos [contributivos]{.underline}. El Seguro
Social también considera los mismos como salarios en el año en que se
pagan, excepto esos [pagados por decreto.]{.underline} El Seguro Social
acreditará los salarios atrasados [pagados por decreto]{.underline} como
salarios en el periodo o periodos en el que se supone que se hubieran
pagado y le asigna estos salarios al registro de ganancias del
trabajador en esos periodos.

Los empleadores deben informar estos pagos retroactivos para propósitos
de Seguro Social y Medicare en el formulario 499R-2/W-2PR para el año
tributable en que se efectuó el pago al trabajador.

Sin embargo, para poder acreditar propiamente los salarios a los
periodos correspondientes, el empleador debe enviar un informe especial
al Seguro Social. Este informe no es obligatorio; sin embargo, sin el
mismo, el Seguro Social no podrá asignar los salarios a los periodos
correspondientes. (NOTA: No se deben preparar los formularios
499R-2/W-2PR ni 499R-2c/W-2cPR para corregir años anteriores en estos
casos.) Para informarse mejor, vea la publicación del IRS 957,
\"Reporting Back Pay Awards to the Social Security Administration\",
[edición revisada en dic. 1995.]{.underline}

# ERRORES COMUNES EN LOS INFORMES SOMETIDOS EN PAPEL (499R-2/W-2PR)

**Uso del comprobante correspondiente a otro año**

Los sistemas para escanear del Seguro Social son modificados cada año
para acomodar cambios en formato. Es importante que se use el
comprobante correspondiente al año del informe. Los comprobantes deben
ser obtenidos de la Sección Patronal del Departamento de Hacienda antes
del fin de cada año.

**Falta de enviar el original (primera hoja) al Seguro Social.**

El original del comprobante (la primera hoja) es procesado
electrónicamente por el Seguro Social. Por eso está impresa con una
tinta roja especial. Cuando no se envía esta parte del comprobante,
cuesta más procesarla y es más probable que sea procesada
incorrectamente.

**Falta de incluir el formulario W-3PR.**

Cuando se suministra más de un comprobante, se requiere que los
empleadores preparen el formulario W-3PR para que acompañe al informe.
El "original" (primera hoja) del formulario W-3PR también se lee
electrónicamente. Los totales que aparecen en el W-3PR tienen que
concordar con los totales de los comprobantes. También tienen que
concordar con los totales anuales informados al IRS en los formularios
941PR o 943PR. Tiene que obtener el formulario W-3PR del IRS.

Envíe todos los formularios 499R-2/W-2PR en papel con el formulario W-3
directamente al Seguro Social a la siguiente dirección:

Social Security Administration

Wilkes-Barre Data Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

**Sueldos y propinas de Medicare omitidos o incorrectos**

Sueldos y propinas de Medicare tienen que ser informados aparte de los
sueldos y propinas cubiertos por Seguro Social, en los encasillados
provistos el los formularios apropiados. No hay límite en la cantidad de
sueldos y propinas de Medicare como lo hay en el caso de sueldos sujetos
al Seguro Social. Todas las ganancias deben ser indicadas en estos
encasillados.

# ERRORES COMUNES EN LOS FORMULARIOS 941PR, 943PR Y EL ANEXO H-PR

**Salarios y propinas de Medicare omitidos o informados
incorrectamente**

Sueldos y propinas de Medicare deben de ser informados separados de los
sueldos y propinas del Seguro Social en los formularios del IRS.

**Compensación por enfermedad pagada por un tercero omitida o
incorrecta.**

Vea la información referente a pagos de compensación por enfermedad
pagada por terceros en las páginas 7 y 8.

Vea la publicación 952 del IRS, \"Sick Pay Reporting\".

**Informar cantidades que no son cubiertas por el Seguro Social como
sueldos sujetos al Seguro Social y Medicare.**

Ejemplos de cantidades que no son cubiertas por Seguro Social:

-   Salarios que exceden la cantidad tributable máxima de ingresos de
    Seguro Social.

-   Pagos a contratistas independientes indicados como salarios.

Vea la publicación 179 (Circular PR) del IRS para información sobre
otras ganancias que no son cubiertas. Esta información también se puede
obtener en la publicación 15 (Circular E) del IRS bajo \"Special Rules
for Various Types of Services and Products\".

**Falta de someter los formularios W-3cPR y 499R-2c/W-2cPR al Seguro
Social al ajustar los ahorros de años anteriores en el formulario 941PR
y 843.**

Los ajustes a los impuestos por pagar sometidos al IRS basados en los
cambios de salario sujetos al Seguro Social y Medicare deben ser
cotejados al someter los formularios de corrección W-3cPR y
499R-2c/W-2cPR al Seguro Social para que pueda anotar los cambios de
salarios en los registros de los empleadores. Vea la página [18]{.mark}
para informarse mejor sobre cómo corregir los errores cometidos al
informar.

**Si somete el formulario 941PR duplicado o parcialmente duplicado.**

Los salarios sujetos a Seguro Social y Medicare informados en los
formularios 941PR duplicados \-- o parcialmente duplicados (por ejemplo,
los salarios de un mes son informados en dos informes trimestrales
diferentes) \-- pueden resultar en labores de conciliación innecesarias
y costosas para el Seguro Social, IRS y el empleador.

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#### Recordatorios al completar el formulario 499R-2/W-2PR

-   Encasillado 1 - Indique el primer nombre e inicial del segundo
    nombre en la primera sección. En la segunda sección, indique los
    apellidos. El nombre del empleado debe indicarse exactamente como
    aparece en su tarjeta de Seguro Social. Indique la dirección del
    empleado en la tercera sección.

-   Encasillado 3 - Verifique que el número de Seguro Social esté
    correcto. Use el formato correcto XXX-XX-XXXX.

-   Encasillado 4 - Verifique que el Número de identificación patronal
    correcto sea informado. Use el formato correcto XX-XXXXXXX.

-   Encasillado 6 -- En el caso de anualidades o pensiones, indique el
    total de las aportaciones hechas por el empleado a su plan de
    jubilación, antes de jubilarse. Esta misma cantidad será repetida en
    años subsiguientes.

-   Encasillado 7 -- El termino salario significa toda remuneración por
    servicios prestados por un empleado para su empleador y toda
    remuneración pagada por cualquier medio que no sea dinero. Indique
    el total de salarios pagados durante el año calendario. Excluya las
    aportaciones en efectivo o diferidas, si algunas, para ser
    reflejadas en el encasillado 16. Incluya también los pagos de
    pensiones a empleados jubilados e identifíquelos como pensión. Las
    cantidades deben indicarse sin el signo de dólar (\$) y sin comas.
    El punto decimal debe indicarse.

-   Encasillado 8 -- Indique el total de comisiones pagadas a los
    empleados durante el año calendario. Excluya cualquier aportación en
    efectivo o diferida que será reflejada en el encasillado 16. Indique
    las cantidades en el mismo formato que se explico anteriormente.

-   Encasillado 9 -- Indique el total de concesiones (y no la cantidad
    reembolsada) pagada al empleado durante el año calendario para las
    cuales no se requirió informe alguno de gastos.

-   Encasillado 10 - Indique el total de propinas sujetas a retención.
    Las propinas constituyen remuneración por servicios personales.
    Cuando el empleador tiene el control sobre las propinas, deben ser
    incluidas como ingreso en el año en que se reciben, y estarán
    sujetas a la retención al igual que los salarios.

-   Encasillado 12 -- Indique la cantidad que le reembolsó al empleado
    por gastos pagados por él o ella y para los cuales le requirió
    presentación de un informe y recibos.

```{=html}
<!-- -->
```
-   Encasillado 13 -- Indique el total de la retención de contribución
    estatal sobre ingresos, incluso cualquier contribución retenida por
    terceros por compensación por enfermedad.

```{=html}
<!-- -->
```
-   Encasillado 17 -- Indique los salarios hasta la cantidad tributable
    máxima al Seguro Social. Verifique que informó la cantidad máxima
    para el año que está informando, ya que esto puede cambiar de año a
    año. Al igual que en otros encasillados, anote la cantidad sin el
    signo de dólar (\$) y sin la coma. Debe anotar el punto decimal.

-   Encasillado 18 -- Indique el impuesto de Seguro Social retenido de
    acuerdo a la tasa de impuestos del año informado.

-   Encasillado 19 -- Indique el total de los salarios y propinas
    cubiertos por Medicare. **Todos** los salarios y propinas son
    cubiertos por Medicare. No hay un limite anual de ganancias
    cubiertas por **Medicare**.

-   Encasillado 20 - Indique el impuesto de Medicare retenido de acuerdo
    a la tasa de impuestos del año que se informa.

-   Encasillado 21 - Indique las propinas por las cuales retuvo impuesto
    de Seguro Social, pero no incluya esta cantidad en el encasillado
    18.

-   Encasillado 22 - Indique el impuesto de Seguro Social que no fue
    retenido de las propinas.

-   Encasillado 23 - Indique el impuesto de Medicare que no fue retenido
    de las propinas.

Haga clic aquí para una copia del formulario W-3PR
[[http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw3cpr.pdf]{.underline}](http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw3cpr.pdf).

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#### Recordatorios al completar el formulario W-3PR

-   Encasillado a - Siempre debe de marcar con una X el cuadrito que le
    corresponda al empleador. El cuadrito de \"Sólo Empleados Medicare\"
    aplica únicamente a **empleados de Gobierno** no cubiertos por
    Seguro Social pero sí por Medicare.

-   Encasillado 1-16 - Estos encasillados corresponden a la información
    de salarios e impuestos en los encasillados 8 al 23 del formulario
    499R-2/W-2PR. Los totales que se incluyen aquí deben concordar con
    la suma de todos los comprobantes de retención sometidos. También
    deben concordar con la suma de salarios informados al IRS en los
    formularios 941PR y 943PR durante el año tributable.

-   Lea con cuidado las Instrucciones Generales que acompañan el
    formulario antes de completarlo.

# CORRECCIÓN DE ERRORES COMETIDOS AL INFORMAR

**Corrección del formulario 499R-2/W-2PR después de haberlo sometido**

Una vez que los comprobantes originales sean sometidos al Seguro Social,
cualquier corrección necesaria tiene que hacerse mediante los
formularios correspondientes, formulario 499R-2c/W-2cPR "Corrected
Withholding Statement", y el formulario W-3cPR, Transmisión de
comprobantes de salarios y retención corregidos. El formulario
499R-2c/W-2cPR se obtiene del Departamento de Hacienda, sección
patronal, y el formulario W-3cPR del IRS.

Si tiene que corregir alguna información o cantidad en el comprobante
sometido originalmente, utilice el formulario 499R-2c/W-2cPR, y marque
el encasillado de **corrección** en la esquina derecha superior. Envíe
el original al Seguro Social, la copia azul a Hacienda, y distribuya las
demás copias según indiquen las mismas.

**Donde enviar los formularios**

**Si usted usa el Servicio Postal de los Estados Unidos, envíe los
formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3c a la siguiente dirección:**

**Social Security Administration**

**Data Operations Center**

**P. O. Box 3333**

**Wilkes-Barre, PA 18767-3333**

**Si usa una agencia porteadora independiente, envíe los formularios
corregidos a:**

**Social Security Administration**

**Data Operations Center**

**Attn: W2c PR Process**

**1150 E. Mountain Drive**

**Wilkes-Barre, PA 18702-7997**

**Las copias azules para la Hacienda se envían a la siguiente
dirección:**

**Departamento de Hacienda**

**Negociado de Procesamiento de Planillas**

**P.O. Box 9022501**

**San Juan, P. R. 00902-2501**

**Corrección de errores en el formulario 941PR.**

Los errores informados al IRS en el formulario 941PR se corrigen al
indicar las cantidades correctas en el formulario **941cPR**, Planilla
para la corrección de información facilitada anteriormente en
cumplimiento de la Ley FICA. Debe asegurar que cuadren las cantidades
informadas al IRS y al Seguro Social.

# DONDE CONSEGUIR AYUDA PARA PREGUNTAS SOBRE INFORMES PATRONALES

**Ayuda de persona a persona.**

Si necesita que hablar directamente con el IRS sobre su problema de
impuestos, puede llamar al 1-800-829-1040. También puede acudir a la
oficina local del IRS en la Calle Tabonuco No. 7, atrás de San Patricio
Plaza en Guayanabo.

Si desea hablar con alguien del Seguro Social en cuanto a cualquier
problema que tenga con los informes electrónicos o sobre otros problemas
relacionados con someter información, llame a los Especialistas en
Informes Salariales al (212) 264-1117.

![](media/image1.wmf){width="6.092361111111111in"
height="7.8277777777777775in"}

#### Recordatorios al completar el formulario 499R-2c/W-2cPR

-   La distribución de estos formularios es la misma que la de los
    originales 499R-2/W-2PR.

-   Llene sólo aquellos encasillados que correspondan a la información a
    corregir. Los demás se dejarán en blanco.

-   Encasillado 2: Asegúrese de indicar el nombre y número de Seguro
    Social **CORRECTOS** del empleado.

-   Encasillados 6 y 7: Complete solamente si la información sometida
    anteriormente estaba **INCORRECTA**. Indique aquí el número o nombre
    **incorrecto** según dados anteriormente.

-   Encasillados 8 al 16: Estas partidas concuerdan con las partidas 8
    al 16 del formulario 499R-2/W-2PR original, e incluyen información
    que concierne sólo al Negociado de Contribución Sobre Ingresos del
    Departamento de Hacienda de P.R. Si los UNICOS cambios necesarios
    conciernen a estas partidas, NO ENVIE el original al Seguro Social.
    Solamente envíe la copia A (azul) a Hacienda y distribuya las demás
    copias según las instrucciones. Las cantidades de dinero reducidas
    (en la columna C) deben aparecer entre paréntesis.

-   Encasillados 18 al 23: Estos encasillados concuerdan con los
    encasillados 18 al 23 del formulario 499R-2/W-2PR original, e
    incluyen información necesitada por la Administración del Seguro
    Social para corregir los registros.

![](media/image2.wmf){width="6.094444444444444in"
height="7.967361111111111in"}

Use el formulario W-3cPR, Transmisión de comprobantes de salarios y
retención corregidos, para transmitir los formularios 499R-2c/W-2cPR a
la Administración del Seguro Social. La dirección es la misma que de los
comprobantes originales. El formulario W-3cPR se puede obtener del IRS
al llamar al 1-800-829-3676.

Este formulario puede utilizarse para corregir el formulario W-3PR
sometido anteriormente.

#### APENDICE A:

**Información sometida electrónicamente**

Los empleadores que generan 250 o más comprobantes de retención **tienen
que** someter la información al Seguro Social electrónicamente. Aun
tienen que preparar el formulario 499R-2/W-2PR debido a que es necesario
proveer a los empleados una copia para sus declaraciones de impuestos y
una copia tiene que ser sometida al Departamento de Hacienda.

El Seguro Social provee varios modos de informar a mano o por escrito.

**El formato que se debe usar está provisto en el libreto conocido como
MMREF-1 (Informar por medios magnéticos y Someter datos
electrónicamente).**

Estas instrucciones se pueden bajar del sitio de Internet del Seguro
Social en:
[**www.socialsecurity.gov/employer**](http://www.socialsecurity.gov/employer).
También puede llamar al (212) 264-1117.

![](media/image3.png){width="2.0in" height="1.0840277777777778in"}Le
alentamos que visite este sitio ya que hay muchos servicios provistos
por el Seguro Social.

**También tenemos otra alternativa para someter datos electrónicamente a
través del sitio de Internet, Servicios en línea para negocios (BSO, sus
siglas en inglés).**

Este método es nuevo y ha tenido una gran aceptación debido a las muchas
ventajas que ofrece. Le alentamos que considerar este nuevo método de
someter datos.

**Correcciones**

Las correcciones a los informes sometidos con el MMREF-1 son hechas con
el formato **MMREF-2**. Este formato también está disponible en el sitio
de Internet del Seguro Social.

**AccuWage**

Este es un programa que provee el Seguro Social y que puede ser bajado
de <http://www.ssa.gov/employer/accuwage/index.htm>l.

Este programa verifica su informe de MMREF-1 antes de someterlo al
Seguro Social. El programa identifica muchos tipos de errores cometidos
al someter datos. Esto reduce la probabilidad de que sus datos sean
rechazados.

[]{#EnglishVersion .anchor}ENGLISH VERSION

[Versión En Español](#versionespanol)

xxx

EMPLOYER\'S GUIDE

TO FILING TIMELY AND ACCURATE

FORM 499R-2/W-2PR

WAGE REPORTS ON

PUERTO RICO SITED

EMPLOYEES

XXX

TABLE OF CONTENTS

[INTRODUCTION 25](#introduction)

[DESCRIPTION OF THE ANNUAL WAGE REPORTING (AWR) PROCESS FOR EMPLOYERS
WITH PUERTO RICO SITED EMPLOYEES
26](#description-of-the-annual-wage-reporting-awr-process-for-employers-with-puerto-rico-sited-employees)

[SETTING UP FEDERAL TAX RECORDS FOR A BUSINESS
30](#setting-up-federal-tax-records-for-a-business)

[WHERE TO GET WAGE REPORTING FORMS
31](#where-to-get-wage-reporting-forms)

[COMMON REPORTING ERRORS 32](#common-reporting-errors)

[ERRORS COMMON TO PAPER FORM 499R-2/W-2PR REPORTS
33](#errors-common-to-paper-form-499r-2w-2pr-reports)

[ERRORS COMMON TO FORM 941PR/943PR/SCHEDULE H-PR FILERS
34](#errors-common-to-form-941pr943prschedule-h-pr-filers)

[CORRECTING REPORTING ERRORS 39](#correcting-reporting-errors)

[WHERE TO FIND HELP ON WAGE REPORTING QUESTIONS
40](#where-to-find-help-on-wage-reporting-questions)

[NOTES ON COMPLETION OF FORM 499R-2c/W-2cPR
42](#notes-on-completion-of-form-499r-2cw-2cpr)

[APPENDIX A: 45](#appendix-a)

# INTRODUCTION

## Purpose

We hope you will find this material useful in preparing accurate wage
reports on paper Forms 499R-2/W-2PR (Withholding Statement, Commonwealth
of Puerto Rico), W-3PR (Transmittal of Withholding Statements); or
equivalent information on magnetic media, and filing them timely with
the Social Security Administration (SSA). This material does not cover
other report filing requirements that may apply to you, such as wage
reports to the P.R. Treasury Department (Hacienda), the P.R. Department
of Labor, etc. You should contact them for more information about their
report filing requirements.

Your wage reports are used to ensure the Social Security and Medicare
taxes you pay are properly credited to the Trust Funds for both
programs. Your reports are also used to record earnings for your
employees. These earnings will be used to compute their Social Security
benefits at the time of retirement or disability - or their families\'
survivor benefits at death.

Your report data is also shared with other government agencies to use in
seeing that income maintenance and other public welfare programs are
provided only for those who meet the requirements. This data is shared
as well with the PR Treasury Department (Hacienda) through an agreement,
to ensure compliance with income reporting requirements of the
Commonwealth of Puerto Rico.

## Comments

We welcome your comments on this material and will use them in deciding
what improvements can be made. Any comments you would like to offer
should be addressed to the Social Security Administration, 26 Federal
Plaza, Room 4060, New York, NY 10278, Attn: Wage Reporting Staff, or
call (212) 264-1117.

## Cautionary Note

The following information does not amend or supersede existing laws and
regulations. The basic annual wage reporting requirements are set out in
the Internal Revenue Code, IRS regulations and rulings, and IRS/SSA
forms and instructions.

# DESCRIPTION OF THE ANNUAL WAGE REPORTING (AWR) PROCESS FOR EMPLOYERS WITH PUERTO RICO SITED EMPLOYEES

## Overview

Employers file wage and employment tax withholding information with IRS
on Form 941 (Employer\'s Quarterly Federal Tax Return), Form 943
(Employer\'s Annual Tax Return for Agricultural Employees). There are
corresponding Spanish Language forms (941PR, 943PR) to be used by
employers in Puerto Rico. To report the taxes for DOMESTIC HOUSEHOLD
employees in Puerto Rico THAT HAVE EARNED \$1,600 OR MORE IN THE YEAR,
submit SCHEDULE H-PR to IRS on or before April 15.

The new Social Security wage base and tax rates to be used for the
coming year are published during the last months of the current year.
You should contact **IRS** for any additional information regarding your
wage and tax reporting responsibilities. In Puerto Rico they are located
at Tabonuco St. No. 7, Guaynabo, P. R. This in the area of San Patricio
Shopping Center. **Their telephone is 1-800-829-1040.**

After the calendar year ends, employers with Puerto Rico sited employees
prepare individual employee reports on Forms 499R-2/W-2PR showing the
wages paid and taxes withheld for each employee during the year, and
submits this information to SSA for crediting to the employees\'
earnings records\-- by sending the **[ORIGINAL]{.underline}** (**Top
Copy)** of the paper 499R-2/W-2PRs (with Form W-3PR) or by submitting
the information in the form of magnetic media.

**Those employers who produce 250m or more withholding statements should
not send the original copy to the Social Security Administration, since
they will have to file their report on magnetic media. See Appendix A.**

This report is to be submitted not later than the last day of February
or the next working day thereafter if the last day of February is a
non-working day. For instructions on magnetic media report
specifications, please contact the Wage Reporting Specialists at (212)
264-1117.

The same information is sent to the Puerto Rico Income Tax Bureau,
Employers Section by submitting **COPY A** **(Blue Copy)** with Form
499R-3 (Conciliation Statement) to them not later than January 31.

The information submitted to IRS on Forms 941PR, 943PR or Schedule H-PR
is compared to the wage and tax information reported to SSA and any
discrepancies must be resolved by the employer.

**How SSA Processes Wage Reports**

Employers send paper Forms 499R-2/W-2PR wage reports to the SSA Data
Operations Center in WILKES-BARRE, PENNSYLVANIA, under cover of Form
W-3PR. The full address is clearly shown on the Form 499R-2/W-2PR and
also on the W-3PR instructions. This center screens the wage reports for
legibility and timeliness. Illegible reports are rejected and the
employer is asked to provide legible copies. Reports that are received
late\--beyond filing date\--are identified to IRS for possible late
filing penalty assessments. The law provides for a penalty of \$50 for
each and every tax information form that is submitted late.

Paper wage reports are imaged and optically scanned by machine. Those
that cannot be completely \"read\" by the imaging and scanning equipment
are set aside for operator keying. This delays processing and is more
costly and more subject to error. After machine imaging and scanning or
operator keying, the wage data are converted to magnetic media for
employee name and Social Security number (SSN) verification and updating
to IRS and SSA records.

As of tax year 2006 all submissions must be made Esther electronically
or on paper. Electronic submissions can be made through Social
Security's Business Services Online (BSO) webpage at
http://www.ssa.gov/bso/bsowelcome.htm

Failure to correct the errors and resubmit a corrected report within 45
days may result in IRS assessment of penalties. The rest of the reports
are processed for employee name/SSN verification and then updated to IRS
and SSA records. IRS identifies reports received late for possible late
filing penalty assessment.

**Verifying Employee Names and Numbers**

After wage reports have been entered into SSA systems, each employee
name and SSN is matched to SSA\'s files to verify that it is correct.
Matched wage reports are updated to the individual employee's record.
Reports that do not match are identified and the employee is asked to
provide corrected name and number information so SSA can post the
reported earnings to the correct record. If the wage report does not
show a usable address for the employee, the employer is contacted and
asked for the correct information.

The Social Security Administration offers a free service for the
verification of employee's names and numbers.

By registering to use the Social Security Number Verification Service
(SSNVS) through Business Services Online, there are two Internet
verification options you can use to verify that your employee names and
Social Security numbers match Social Security's records. You can:

-   Verify up to 10 names and SSNs (per screen) online and receive
    immediate results. This option is ideal to verify new hires.

OR

-   Upload batch files of up to 250,000 names and SSNs and usually
    receive results the next government business day. This option is
    ideal if you want to verify an entire payroll data base or if you
    hire a large number of workers at a time.

While the service is available to all employers and third-party
submitters, it can only be used to verify current or former employees
and only for wage reporting (Form W-2) purposes.

To verify up to 5 names and numbers call the Social Security
Administration's toll-free line, 1-800-772-1213. Contact your nearest
Social Security office for verification of more than 5 but less than 50
employees. Requests for more than 50 can be arranged by calling
410-965-7140.

**SSA Posting of Reported Wages**

Once the employee\'s name and number on the wage report has been
verified, SSA posts the reported wages to the employee\'s earnings
record. These wage amounts will then be used in the future when
calculating the employee\'s retirement or disability benefits, survivor
benefits for the employee\'s family\--and in determining eligibility for
Medicare coverage.

When errors in the wage amounts posted by SSA to an employees\' record
are detected, SSA contacts employers for evidence from their files of
the correct earnings amounts

**SSA and IRS Reconciliation Processes**

As SSA processes employer wage reports, it maintains a record of total
wages and tips processed for each employer. These totals are then
compared with the totals from IRS employment tax records filed by the
employer with IRS on Forms 941PR, 943PR, 944PR or Schedule H-PR.

Employers whose reports to IRS and to SSA do not balance are contacted
for an explanation\--IRS contacts employers who reported more wages to
SSA than to IRS and SSA contacts employers who reported more wages to
IRS than to SSA. Failure to resolve these discrepancies may result in
IRS assessing penalties for filing incorrect reports. In this guide we
are including ways to help reduce these reporting discrepancies.

**Withholding and Depositing Taxes**

Employers must withhold employment taxes and deposit them throughout the
year in accordance with the schedule in IRS Publication No. 179
(Circular PR), \"Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños\". That schedule calls for monthly, semiweekly or more
frequent deposits depending, in general, on how large your past tax
liability was.

Tax deposits are made at Federal Reserve Banks or other specially
designated depositories. These deposits should be made only with Form
8109, \"Federal Tax Deposit Coupon\". An initial supply of these forms
is provided when you file for an employer identification number. IRS
provides additional forms automatically thereafter.

## 

**Filing Quarterly Form 941PR Returns with IRS**

By the end of the month following each calendar quarter, you must file
Form 941PR with IRS, unless you:

\(1\) Employ only household workers (then you must file Schedule H-PR on
or before April 15 of the next year.

\(2\) Employ agricultural workers (then you must file Form 943PR at the
end of the year).

\(3\) Qualify for Annual tax filing using form 944PR

IRS matches Forms 941PR, 943PR, 944PR and Schedule H-PR data to tax
payments to ensure accuracy. After employer 499R-2/W-2PR reports for the
year are processed by SSA, the wage report data is matched to IRS Form
941PR data. Differences between the wages reported and the taxes
reported are reconciled by contacting employers for an explanation of
the discrepancy and additional evidence. Failure to respond to these
contacts can result in IRS penalty assessments.

**End-of-Year Preparation of Wage Reporting**

The last quarter of the year begins the wage reporting \"season\"\--the
time to prepare for filing end-of-the-year reports for the tax year.

By **October** you should order wage-reporting Forms

499R-2/W-2PR from the Employers Section at Hacienda, as well as Form
W-3PR from IRS in San Juan.

By **November** you should receive your wage reporting forms.

# SETTING UP FEDERAL TAX RECORDS FOR A BUSINESS

**Helpful Information Sources**

The Federal Government\'s Small Business Administration (SBA) has a
variety of publications and technical assistance resources available for
employers. In addition, IRS has several publications specially prepared
as sources for new employers. You should get in touch with these
agencies when setting up your business tax records.

**Setting up Your Federal Tax Records**

Under IRS laws and regulations, employers must set up and maintain a
system of business records that supports wage and employment tax
reports. These records must be retained for four years. The P.R.
Treasury Department requires the same retention period; however, the PR
Department of Labor requires a period of ten years for the 499R-2/W-2PR
and related documentation.

As an employer, you are required to obtain an Employer Identification
Number (EIN) for employment and tax reporting purposes. You do this by
obtaining and completing Form SS-4, \"Application for Employer
Identification Number\", and then filing the form with IRS. IRS will
then assign a nine-digit number for you to use on your business wage and
tax reports.

You should apply for a new EIN when any of the following occurs:

1.  You start a new business and expect to employ others.

2.  You purchase or inherit an existing business that you will operate
    as a sole proprietorship. (You cannot use the EIN of the former
    owner, even if he or she is your spouse, child or other relative.)

3.  Your business changes status from sole proprietorship to a
    corporation, a partnership, or vice-versa.

4.  You represent an estate that operates a business after the owner\'s
    death.

5.  You terminate an old partnership and begin a new one.

**EMPLOYERS MUST USE THEIR IDENTIFYING NUMBER ON ALL ANNUAL WAGE AND
QUARTERLY EMPLOYMENT TAX REPORTS AND ON ALL TAX DEPOSIT COUPONS.**

**Your Annual Wage Report**

Beginning with 1996, employers that prepare 250 or more withholding
statements must send in the Social Security information electronically
and not on paper. For information on electronic filing, please call the
Wage Reporting Specialist at (212) 264-1117. Any employer may file
electronically regardless of the number of employees involved. Visit our
page at
[**[www.socialsecurity.gov/employer]{.underline}**](http://www.socialsecurity.gov/employer)
for information on electronic filing.

# WHERE TO GET WAGE REPORTING FORMS

The P. R. Treasury Department (Hacienda) provides the Puerto Rico
withholding statement. You may call 721-2020, Exts. 2605, 2606, 2607,
2608.

**Forms W3PR may be requested from IRS or by calling 1-800-829-3676.**

**IF THE NAMES AND NUMBERS ON THE WAGE REPORTS DO NOT MATCH SSA\'S
RECORDS, EMPLOYEES MAY NOT RECEIVE CREDIT FOR THE WAGES PAID THEM.**

**Coordinating Reporting Responsibilities With Third Party Payers of
Sick Pay**

If you arrange to have sick pay paid to your employees by a third party,
you should reach an understanding with the third party as to what wage
reporting and tax withholding responsibilities each of you will perform.
There is a wide variety of arrangements that can be made, ranging from
having the third party file all necessary Forms 941 and Forms
499R-2/W-2PR for the sick pay to having the employer file some or all
such forms.

Failure to understand the reporting responsibilities of each party to
the arrangement can lead to IRS assessment of employer penalties for
failure to file required reports or for filing inaccurate reports. For
more information, see IRS Publication 952, \"Sick Pay Reporting\".

# COMMON REPORTING ERRORS

**General**

**Incorrect or Missing Employer Identification Number**

Reports received with erroneous EINs may be credited to the wrong
record. Either missing or incorrect EINs may result in IRS assessing
penalties for failure to file correct reports. Valid EINs must have nine
digits displayed in this format: **XX-XXXXXXX.**

**Incorrect Employee Names and Social Security Numbers (SSN)**

SSA cannot credit earnings to employee records unless the employee name
**[and]{.underline}** Social Security number on the wage report match
the information in SSA\'s files.

**Wage Reports for Years After Employee\'s Death**

For Social Security and Medicare reporting, payments on behalf of a
deceased employee made after the year of death cannot be credited as
wages for Social Security purposes. Do not send the original (top copy)
of Form 499R-2/W-2PR to the Social Security Administration in these
cases.

**Use of Titles and Abbreviations in Name Fields**

Do not include any titles (Mr., Mrs., Dr., Lic. etc.) or abbreviations
to designate the employee\'s position, title, company/division, etc. Do
not abbreviate last names (Hdez. for Hernández, Rodz. for Rodríguez,
etc.). These types of entries will prevent SSA from electronically or
manually identifying the employee for whom the wages are reported.

**Errors Resulting in Out-of-Balance Reports**

-   Use of maximum Social Security wage amount for a prior year instead
    of for the year being reported.

-   Use of a maximum amount for Medicare wages\--even though there is no
    Medicare wage maximum, so that all wages are taxable for Medicare
    purposes.

-   Decimal mistakes in money fields; i.e. \"4800\" which may be
    processed by SSA as 48.00\--instead of \"4800.00\". Always show both
    dollars and cents even if cents are .00.

-   **Tips included in the Social Security wage field, no. 18, as well
    as in the Social Security tip field, no. 22,** (these two separate
    fields are added by SSA to obtain total Social Security earnings).

-   Omitted wage or tax fields on wage reports. Some employers have
    omitted this information in the past, believing it is a duplication
    of information. Form 499R-2/W-2PR is a \"hybrid\" form used to
    report wage and tax information to both the PR Income Tax Bureau and
    SSA. SSA can only credit wages to SSA records when they are
    correctly reported in the \"Social Security Information\" fields of
    Form 499R-2/W-2PR.

**Failure to Notify SSA of Back Pay Awards Under a Statute**

IRS, the PR Treasury Department and SSA normally treat back pay as
regular wages. However, special rules apply to back pay awarded under a
statute.

Back pay awarded under a statute is a payment by an employer pursuant to
an award, determination or agreement approved by a court or government
agency. IRS treats all back pay (including back pay under a statute) as
wages in the year the award is paid for [taxation]{.underline} purposes.
SSA also treats back pay as wages in the tax year paid, except for back
pay awards [under a statute]{.underline}. SSA will credit back pay
[under a statute]{.underline} as wages in the period(s) in which it
should or would have been paid and allocates the wages to the
individual\'s earnings record for these periods.

Employers should report back pay award amounts for Social
Security/Medicare wage purposes on the Form 499R-2/W-2PR for the tax
year in which the award payment was paid to the employee.

However, to enable SSA to allocate the wages to the proper periods,
employers can send SSA a special report. Employers are not required to
send in this special report. Without it, however, SSA cannot allocate
the wages to the proper periods. NOTE: (Forms 499R-2/W-2PR or
499R-2c/W-2cPR should NOT be prepared for this purpose). For further
information, please see IRS Pub. 957, \"Reporting Back Pay Awards to the
Social Security Administration\", Revised December 1995.

# ERRORS COMMON TO PAPER FORM 499R-2/W-2PR REPORTS

**Prior Tax Year Form Used\--e.g. 1999 Form Used For 2001 Wages**

SSA optical scanning and imaging systems are modified annually to meet
year to year changes in formats. It is essential that the 499R-2/W-2PR
forms for the proper tax year be used. Employers (or their service
contractors) must request new Forms 499R-2/W-2PR from the PR Income Tax
Bureau Employers Section by the end of every year.

**Failure to File the Original (Top Copy) of Form 499R-2/W-2PR with
SSA**

SSA processes the "original" (top copy) of Form 499R-2/W-2PR on optical
scanning and imaging equipment. It is printed in special red ink for
this purpose. When a copy other than the original is filed, or when the
form does not meet the required specifications, it is more costly to
process and more likely to be processed incorrectly.

**Failure to Include Form W-3PR**

When filing more than ONE withholding statement, employers are required
to prepare Form W-3PR to be used as a transmittal form for the report.
The \"original\" (top copy) of Form W-3PR is also printed in scannable
form. The totals shown on W-3PR must agree with the sum totals of the
499R-2/W-2PR forms included in the report. They must also

> agree with the yearly totals reported to IRS on Forms 941PR or 943PR.
> You must obtain Form W-3PR from IRS.

Send all paper Forms 499R-2/W-2PR with W-3PR directly to SSA at the
following address:

Social Security Administration

Wilkes- Barre Data Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

**Incorrect or Omitted Medicare Wages/Tips**

Medicare wages/tips must be reported separately in addition to any
Social Security wages and tips, in the fields provided on all applicable
forms. The is no limit to the wages/tips subject to the Medicare tax, as
there is in the case of wages subject to the Social Security tax. All
earnings must be shown in these fields.

# ERRORS COMMON TO FORM 941PR/943PR/SCHEDULE H-PR FILERS

**Incorrect or Omitted Medicare Wage/Tip Amounts**

Medicare wages/tips must be shown separately from Social Security wages
and tips on IRS forms.

**Incorrect or Omitted Third Party Sick Pay**

See the discussion on third party sick pay, pages 7/8.

See IRS Pub. 952, \"Sick Pay Reporting\".

**Showing Non-Covered Amounts as Social Security/Medicare Wages**

Examples of non-covered amounts are:

-   Employee earnings that exceed the yearly taxable amount for Social
    Security wages.

-   Payments to independent contractors shown as wages.

See IRS Publication 179 (Circular PR) for other non-covered earnings.
This information matches that found in IRS Pub. 15 (Circular E) under
the heading \"Special Rules for Various Types of Services and
Products\".

**Failure to file Forms W-3cPR and 499R-2c/W-2cPR With SSA When
Adjusting Prior Year Earnings on Form 941PR or Form 843.**

Adjustments of tax liability filed with IRS which are based upon changes
in Social Security/Medicare wages should be matched by the filing of
wage adjustment Forms with SSA to enter the wage changes on employee\'s
records. See page 16 for more information on correcting reporting
errors.

**Filing of Duplicate or Partially Duplicate Forms 941PR**

Social Security/Medicare wages shown on duplicate forms 941PR\--or
partially duplicate forms 941PR (e.g., one month\'s wages are reported
on two different quarterly reports)\--may lead to unnecessary and mostly
reconciliation activity between SSA, IRS, and the employer.

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#### REMINDERS FOR FORM 499R-2/W-2PR

-   Box 1 - Show first name and middle initial in first section; show
    surname(s) in second section. The employee's name should be as it
    appears on his (her's) Social Security card. Show employee's mailing
    address in the third section.

-   Box 3 - Verify correct SSN is reported for each employee. Use the
    correct format XXX-XX-XXXX.

-   Box 4 - Verify the correct Employer Identification Number is
    reported. Use the correct format XX-XXXXXXX.

-   Box 6 -- In the case of annuities or pensions, show the total
    contributions made by the employee to his retirement plan, prior to
    retirement. This same amount will be repeated in subsequent years.

-   Box 7 -- The term salary signifies all remuneration for services
    rendered by an employee to his employer and all remuneration paid by
    any means that is not money. Show the total amount of salaries paid
    during the calendar year. Exclude cash or deferred contributions, if
    any, to be shown in box 16. Also include pension payments to retired
    employees and identify them as pension. The amount must be shown
    without the dollar sign or commas. Decimal dots should be noted.

-   Box 8 -- Show the total of commissions paid to the employees during
    the calendar year. Exclude any cash or deferred contribution to be
    shown in box 16. Show the amounts in the same format as previously
    explained.

-   Box 9 -- Show the total amount of allowances (not reimbursements)
    paid to the employee during the calendar year for which no expense
    report was required.

-   Box 10 -- Show the total amount of tips subject to withholding. Tips
    constitute remuneration for personal services. When the employer has
    control of the tips, they must be included as income for the year
    received, and they will be subject to withholding, the same as
    wages.

-   Box 12 -- Show the amount reimbursed to the employee for expenses
    covered by the employee, and for which the employee was required to
    submit a report and evidence of expense.

-   Box 13 -- Show the total amount of commonwealth income tax withheld,
    including any withholding by third pary payers for sick pay.

-   Box 17- Show wages up to the yearly maximum taxable for Social
    Security. Verify you report the maximum for the year being reported,
    as this may change from year to year. As in the other boxes, the
    amounts must be shown without the dollar sign or commas. Decimal
    dots should be noted.

-   Box 18- Show Social Security tax withheld according to the Social
    Security tax rate for the year being reported.

-   Box 19- Show TOTAL wages and tips covered under Medicare. **ALL**
    wages and tips are covered under Medicare. There is no yearly
    maximun for **Medicare** covered income.

-   Box 20- Show Medicare tax withheld, according to the Medicare tax
    rate for the year being reported.

-   Box 21- Show tips received for which you withheld Social Security
    taxes, but do not include the same on box 18.

-   Box 22- Show uncollected Social Security tax on tips received.

-   Box 23- Show uncollected Medicare tax on tips received.

> Click here for copy oF W-3PR
> **[[http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw3cpr.pdf]{.underline}](http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw3cpr.pdf).**
>
> xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

#### REMINDERS FOR W-3 PR

-   Box a - The Kind of Payer box should always be completed. The
    \"Medicare Employees Only\" block applies only to the PR Government
    employees not covered under Social Security but which are covered
    for Medicare.

-   Boxes 1-16 - These blocks match the individual wage and tax
    information blocks 8-23 of Form 499R-2/W-2PR.The totals requested
    here must agree with the sum totals of all 499R-2/W-2PR being
    included in your report. They should also match the sum totals of
    Forms 941PR/943PR reported to IRS during the tax year.

-   Please take time to carefully read the General Instructions that
    accompany the form before completion.

# CORRECTING REPORTING ERRORS

**Correcting Form 499R-2/W-2PR Errors After Filing**

Once the wage and tax information has been filed with SSA, any necessary
corrections must be made on prescribed Forms 499R-2**c**/W-2**c**PR,
\"Corrected Withholding Statement\", and W-3**c**PR, \"Transmittal of
Corrected Income and Tax Statements. The 499R-2c/W-2cPR must be obtained
from the PR Bureau of Income Tax, Employer Section, while the W-3cPR is
obtained from IRS.

If you have to correct information or change amounts on the original
withholding statements, use form 499R2c/W2cPR, and check the CORRECTION
box in the upper right hand corner. Send the original of the corrected
statement to the Social Security Administration. The blue copy is sent
to the Puerto Rico Treasury Department. The rest of the copies indicate
how to be distributed.

**Where to send the SSA corrected forms.**

**If you use the U. S. Postal Service, send Forms 499R2c/W2cPR and W3cPR
to the following address:**

## Social Security Administration

**Data Operations Center**

**P. O. Box 3333**

## Wilkes-Barre, PA 18767-3333

**If you use an independent carrier, send the corrected forms to:**

Social Security Administration

Data Operations Center

ATTN: W-2CPR Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

The blue copies for the P. R. Treasury Dept. are sent to:

P. R. Treasury Dept.

Tax Returns Processing Bureau

P. O. Box 9022501

San Juan, P. R. 00902-2501

Correcting Amounts Reported on Form 941PR

Amounts reported to IRS on Form 941PR can be corrected by showing
adjusted amounts for the quarter during which the error was discovered
on a Form **941cPR**, \"Supporting Statement to Correction
Information\". You must ensure that yearly totals reported to both IRS
and SSA are balanced.

# WHERE TO FIND HELP ON WAGE REPORTING QUESTIONS

**Person-to-Person Help**

If you need to talk directly to IRS about your specific employment tax
problem, you may call IRS at 1-800-829-1040. You may also visit the
local IRS office at Tabonuco St. No. 7, behind San Patricio Shopping
Plaza in Guaynabo.

If you need to talk directly to SSA staff about an electronic filing
problem or other wage reporting problem, you may contact the wage
reporting specialist at (212) 264-1117.

![](media/image1.wmf){width="6.092361111111111in"
height="7.8277777777777775in"}

# NOTES ON COMPLETION OF FORM 499R-2c/W-2cPR

-   The distribution of these forms is the same as for the original
    forms 499R-2/W-2PR.

-   Fill in only those blocks that apply to the needed corrections.
    Leave the other blocks blank.

-   Block 2 - Make sure you enter the **CORRECT** name and/or Social
    Security number involved.

-   Blocks 6 and 7 - Complete only if the name/SSN information given
    previously was **INCORRECT**. Enter the INCORRECT name/SSN
    information as given previously.

-   Blocks 8 to 16 - These blocks correspond with the same numbered
    blocks on Form 499R-2/W-2PR, and they include information needed
    only by the PR Treasury Department. If the ONLY changes being made
    are for these blocks, DO NOT SEND the original (top) copy to SSA.
    Send only copy A (blue) to the PR Treasury Department, and
    distribute the other copies as per regular instructions. Reductions
    in money amounts (Column C) must appear in parenthesis.

-   Blocks 18 to 23 - These blocks correspond with the same numbered
    blocks on Form 499R-2/W-2PR, and they include information needed by
    the Social Security Administration to correct its records.

![](media/image2.wmf){width="6.094444444444444in"
height="7.967361111111111in"}

Use Form W-3cPR, Transmittal of Corrected Income and Tax Statements, for
transmission of Forms 499R-2c/W-2cPR to the Social Security
Administration. The address is the same as for the original statements.
Form W-3cPR may be obtained from IRS, by calling l-800-829-3676.

This Form may be used to correct a previously submitted

W-3PR.

# APPENDIX A:

### Electronic Filing

Employers that produce **250** or more withholding statements **must**
file the SSA information electronically. They must still prepare Form
499R2/W2PR since the employees have to be provided with their copies for
the tax filing needs and one copy needs to be submitted to the Puerto
Rico Treasury Dept. (Hacienda).

SSA provides various means for paperless reporting.

The format to be used is provided in the booklet known as MMREF-1,
Magnetic Media Reporting and Electronic Filing.

These instructions can be downloaded from the SSA Internet site at**:
[www.socialsecurity.gov/employer](http://www.socialsecurity.gov/employer).**
You may also call (212) 264-1117.

![](media/image3.png){width="1.6333333333333333in"
height="0.8854166666666666in"}We urge you to visit this site since there
are many new services provided by SSA.

There is also the alternative to file electronically through our
Business Services Online(BSO).

This is a new method that has gained much acceptance because of the many
advantages that it offers to filers. We urge you to consider this method
of filing.

### Corrections

Corrections to reports filed using the MMREF-1 are made with the
**MMREF-2 format**. This format is also available at the SSA internet
site.

### AccuWage

This is an SSA provided software that you can download from
http://www.ssa.gov/employer/accuwage/index.html

It serves the purpose of verifying you MMREF-1 report prior to
submitting the same to SSA. The program identifies many wage submission
errors, reducing the possibility of submission rejection.