![](media/image1.png){width="1.20625in" height="0.96875in"}

**MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION**

**DES FONDS DE CO-FINANCEMENT (MATCHING)**

##### **Révisé**

## Décembre 2005 {#décembre-2005 .unnumbered}

  -----------------------------------------------------------------------
  **SOMMAIRE**

  -----------------------------------------------------------------------

# 

**[CHAPITRE](#chapitre-1) 1: [PROCESSUS D'ELABORATION DES PLANS
D'OPERATIONS 9](#processus-delaboration-des-plans-doperations)**

**1.1** Introduction
................................................................................................
6

> [1.2 Processus d'élaboration des Plans d'Opérations
> 9](#processus-délaboration-des-plans-dopérations)
>
> [1.3 Synthèse au niveau du district
> 12](#synthèse-au-niveau-du-district)
>
> [1.4. Restitution/Validation des Plans d'Opérations au niveau du
> district sanitaire
> 12](#restitutionvalidation-des-plans-dopérations-au-niveau-du-district-sanitaire)

[1.5 Planification de l'Appui Institutionnel (Fonds du matching des FDD
de la Région)
12](#planification-de-lappui-institutionnel-fonds-du-matching-des-fdd-de-la-région)

[1.6 Validation des Plans d'Opérations au niveau régional
13](#validation-des-plans-dopérations-au-niveau-régional)

CHAPITRE 2: [STRUCTURE DU BUDGET 15](#structure-du-budget)

> [2.1 Introduction 15](#introduction)
>
> [2.2 Le format du budget détaillé 15](#le-format-du-budget-détaillé)
>
> [2.3 Dépassements budgétaires 15](#dépassements-budgétaires)

[CHAPITRE](#chapitre-3) 3: [ACCORDS DE FINANCEMENT
22](#accords-de-financement)

> [3.1 Introduction 22](#introduction-1)
>
> [3.2 Définition 22](#définition)
>
> [3.3 Procédures 22](#procédures)
>
> [3.4 Présentation de l'Accord de financement type
> 23](#présentation-de-laccord-de-financement-type)

[CHAPITRE 4](#chapitre-4): [LES MECANISMES DE
MOBILISATION](#les-mecanismes-de-mobilisation) [DES FONDS DE
CO-FINANCEMENT 25](#des-fonds-de-co-financement)

> [4.1 Introduction 25](#introduction-2)
>
> [4.2 Plan d'action de la période 25](#plan-daction-de-la-période)
>
> [4.3 Demande d'avance 26](#demande-davance)
>
> [4.4 Analyse et approbation de la demande d'avance par DISC
> 28](#analyse-et-approbation-de-la-demande-davance-par-disc)
>
> [4.5 L'appel de fonds ou «Cash call»
> 29](#lappel-de-fonds-ou-cash-call)
>
> [4.6 Réception de l'Appel de fonds & approvisionnement des comptes
> d'avance
> 31](#réception-de-lappel-de-fonds-approvisionnement-des-comptes-davance)

[CHAPITRE 5](#chapitre-5): [MECANISMES DE
GESTION](#mecanismes-de-gestion) [DES COMPTES D'AVANCE
33](#des-comptes-davance)

> [5.1 Introduction 33](#introduction-3)
>
> [5.2 Ouverture des comptes d'avance
> 33](#ouverture-des-comptes-davance)
>
> [5.3 Mode de fonctionnement des comptes d'avance
> 33](#mode-de-fonctionnement-des-comptes-davance)

[CHAPITRE 6](#chapitre-6): [ENGAGEMENTS DES DEPENSES
43](#engagements-des-depenses)

> [6.0 Introduction 43](#introduction-4)
>
> [6.1 Financement des activités internes
> 43](#financement-des-activités-internes)
>
> [6.2 Financement des biens et services
> 47](#financement-des-biens-et-services)
>
> [6.3 Dispositions particulières 51](#dispositions-particulières)
>
> [6.4 Gestion des immobilisations 53](#gestion-des-immobilisations)

[CHAPITRE 7](#__RefHeading___Toc121734516): [RAPPORTS FINANCIERS
66](#rapports-financiers)

> [7.1 Introduction 66](#introduction-5)
>
> [7.2 Définition 66](#définition-1)
>
> [7.3 Procédure 66](#procédure)
>
> [7.4 Documents 67](#documents)

[CHAPITRE 8 :](#chapitre-8) [RAPPORTS D\'ACTIVITES
77](#rapports-dactivites)

> [8.1 Introduction 77](#introduction-6)
>
> [8.2 Périodicité des rapports d'activités
> 77](#périodicité-des-rapports-dactivités)
>
> [8.3 Objet et contenu des rapports d'activités
> 77](#objet-et-contenu-des-rapports-dactivités)

[CHAPITRE 9](#chapitre-9): [BILAN DE L'EXECUTION TECHNIQUE ET
FINANCIERE](#bilan-de-lexecution-technique-et-financiere) [DES PLANS
D'OPERATIONS DES COLLECTIVITES LOCALES
79](#des-plans-doperations-des-collectivites-locales)

> [9.1 Close-out des Plans d'Opérations des collectivités locales
> 79](#close-out-des-plans-dopérations-des-collectivités-locales)
>
> [9.2 Présentation des bilans de l'exécution technique et financière
> des Plans d'Opérations des collectivités locales
> 79](#présentation-des-bilans-de-lexécution-technique-et-financière-des-plans-dopérations-des-collectivités-locales)

[CHAPITRE 10](#chapitre-10): [PROCEDURES D\'APPROVISIONNEMENT
81](#procedures-dapprovisionnement)

> [10.1 Introduction 81](#introduction-7)
>
> [10.2 Procédures 81](#procédures-1)
>
> [10.3 Dérogations aux procédures 81](#dérogations-aux-procédures)

[CHAPITRE 11](#chapitre-11): [DROIT DE PROPRIETE ET UTILISATION DES
BIENS 85](#droit-de-propriete-et-utilisation-des-biens)

> 11.1
> Introduction............................................................................................\...79

[11.2 Procédures 85](#procédures-2)

[CHAPITRE 12](#chapitre-12): [ARRET ET SUSPENSION DU PROJET
87](#arret-et-suspension-du-projet)

> [12.1 Introduction 87](#introduction-8)
>
> [12.2 Clôture pour manquement aux clauses de l'accord de financement
> 87](#clôture-pour-manquement-aux-clauses-de-laccord-de-financement)
>
> [12.3 Arrêt d'un commun accord 87](#arrêt-dun-commun-accord)
>
> [12.4 Suspension-Arrêt 87](#suspension-arrêt)
>
> [12.5 Procédures d'arrêt du financement
> 88](#procédures-darrêt-du-financement)

[CHAPITRE](#chapitre-13) 13: [PROCEDURES DE LIQUIDATION/FERMETURE
90](#procedures-de-liquidationfermeture)

> [13.1 Introduction 90](#introduction-9)
>
> [13.2 Définitions 90](#définitions)
>
> [13.3 Procédures 90](#procédures-3)

[CHAPITRE 14](#chapitre-14): [DISPOSITIONS STANDARDS DE L'USAID
93](#dispositions-standards-de-lusaid)

[1. COUTS PERMIS 94](#couts-permis)

[2. COMPTABILITE , AUDIT ET DOCUMENTATION
95](#comptabilite-audit-et-documentation)

[3. REVERSEMENTS 95](#reversements)

[4. REVISION DU BUDGET DE LA SUBVENTION
95](#revision-du-budget-de-la-subvention)

[5. RESILIATION ET SUSPENSION 96](#resiliation-et-suspension)

[6. PROCEDURES DE RESILIATION 97](#procedures-de-resiliation)

[7. DISPUTE
.....................................................................................................97](#dispute)

[8. PAYS NON ELIGIBLES 98](#pays-non-eligibles)

[9. EXCLUSION , SUSPENSION ET AUTRES QUESTIONS DE RESPONSABILITE
98](#exclusion-suspension-et-autres-questions-de-responsabilite)

[10. EXCLUSION, SUSPENSION, INELIGIBILTE ET EXCLUSION VOLONTAIRE
......\...99](#exclusion-suspension-ineligibilte-et-exclusion-volontaire)

[11. PAS D'AVANTAGE POUR LES FONCTIONNAIRES AMERICAINS
99](#pas-davantage-pour-les-fonctionnaires-americains)

[12. ABSENCE DE RESPONSABILITE 99](#absence-de-responsabilite)

[13. AMENDEMENT 99](#amendement)

[14. NOTIFICATIONS 99](#notifications)

**ANNEXES
.......................................................................................................111**

ANNEXE N° 1 : SCHEMA DE
CO-FINANCEMENT ................................................\...116

ANNEXE N° 2 : ACCORD DE FINANCEMENT
........................................................124

ANNEXE N° 3 : FORMAT DE PRESENTATION DES RAPPORTS D'ACTIVITES
...........133

**LISTE DES TABLEAUX**

  -------- ---------------------------------------------------------- ----------
  **N°**   **Désignation**                                            **Page**

  2.1      Format du Budget détaillé des Plans d'Opérations des       
           collectivités locales                                      

  4.1      Demande d'avance de la période                             

  4.1      Format de Présentation de l'Appel de fonds / «Cash call»   

  5.1      Journal des opérations bancaires                           

  5.2      Rapprochement bancaire mensuel                             

  6.1      Fiche d'expression des besoins                             

  6.2      Journal des inventaires                                    

  6.3      Codification du matériel                                   

  6.4      Codification de localisation                               

  7.1      Rapport financier mensuel de DISC                          

  7.2      Rapprochement mensuel des fonds                            

  7.3      Situation mensuelle du budget                              

  7.4      La Pièce comptable                                         
  -------- ---------------------------------------------------------- ----------

> **LISTE DES SIGLES**

+----------------+-----------------------------------------------------+
| ######## Abt   | Abt Associates, Inc                                 |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ADEMAS**     | Agence pour le Développement du Marketing Social    |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ARD**        | Agence Régionale de Développement                   |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ARPV**       | Association de Relais Polyvalents                   |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ASC**        | Agent de Santé Communautaire                        |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **BASICS**     | Basic Support for Sustitutionalizing Child Survival |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **BC**         | Bon de commande                                     |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **BL**         | Bordereau de livraison                              |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CA**         | Cooperation Agency                                  |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CEDPA**      | Center for Development of Population Activities     |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CL**         | Collectivité locale                                 |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CPS**        | Comité de Planification et de Suivi                 |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CR**         | Communauté Rurale                                   |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CR**         | Conseil Régional                                    |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CR**         | Conseil Rural                                       |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CS**         | Centre de santé                                     |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CS**         | Case de santé                                       |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CS/CG**      | Comité de santé/Comité de Gestion                   |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **CVD**        | Comité Villageois de Développement                  |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **DA**         | Demande d'avance                                    |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **DA, Inc**    | Development Associates, Inc                         |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **DISC**       | Décentralisation et Initiatives de Santé            |
|                | Communautaire                                       |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **DS**         | District sanitaire                                  |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **DSSP**       | Division des Soins de Santé Primaires               |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ECD**        | Equipe Cadre de District                            |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ECR**        | Equipe Cadre de Région                              |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **EPS**        | Education Pour la Santé                             |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **F CFA**      | Franc Communauté Financière Africaine               |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **FCL**        | Fonds des Collectivités Locales                     |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **FDD**        | Fonds de Dotation de la Décentralisation            |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **FHI**        | Family Health International                         |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **GM**         | Grand Modèle                                        |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **GPF**        | Groupement de Promotion Féminine                    |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ICP**        | Infirmier Chef de Poste                             |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **IEC**        | Information-Education-Communication                 |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **MCD**        | Médecin Chef de District                            |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **MCR**        | Médecin Chef de Région                              |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **MFCL**       | Matching Fonds Collectivités Locales                |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **MFDD**       | Matching Fonds de Dotation de la Décentralisation   |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **MSH**        | Management Sciences for Health                      |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **OCB**        | Organisations Communautaires de Base                |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **ONG**        | Organisation Non Gouvernementale                    |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PADMIR**     | Programme d'Appui à la Décentralisation en Milieu   |
|                | Rural                                               |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PCR**        | Président de Conseil Rural                          |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PDIS**       | Programme de Développement Intégré de la Santé      |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PHR**        | Partnerships for Health Reform                      |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PM**         | Petit Modèle                                        |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PNDS**       | Plan National de Développement Sanitaire            |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PNLS**       | Programme National de Lutte contre le SIDA          |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PO**         | Plan d'Opérations                                   |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **POCL**       | Plan d'Opérations de la Collectivité Locale         |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PPS**        | Point de Prestation de Services                     |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **PS**         | Poste de santé                                      |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| *              | Assistant Communautaire/Secrétaire Communautaire    |
| *ASCOM/SECOM** |                                                     |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **SM**         | Secrétaire Municipal                                |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **SO#3**       | Strategic Objective #3 «Santé»                      |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **SSSP**       | Superviseur des Soins de Santé Primaires            |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **SRO**        | Solution de Réhydratation Orale                     |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **TIM**        | Technique d'Imprégnation de Moustiquaires           |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **URO-CREN**   | Unité de Réhydratation Orale - Centre de            |
|                | Récupération Nutritionnelle                         |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **USAID**      | United States Agency for International Development  |
+----------------+-----------------------------------------------------+
| **USU**        | Umbrella Support Unit                               |
+----------------+-----------------------------------------------------+

**CHAPITRE 1**

**PROCESSUS D'ELABORATION**

**DES PLANS D'OPERATIONS DES COLLECTIVITES LOCALES**

#  CHAPITRE 1

# PROCESSUS D'ELABORATION DES PLANS D'OPERATIONS

1.1 Intr**o**duction

> Les secteurs de la Santé et de la Planification font parties des
> domaines dont certaines compétences transférées aux collectivités
> locales dans le cadre du parachèvement du processus de la
> décentralisation et de prise en charge réelle par les collectivités
> locales de leur propre développement.
>
> Le processus de planification est ancré dans les traditions du
> Ministère chargé de la santé et bien avant même de l'avènement du Plan
> National de Développement Sanitaire, des Plans d'actions des régions
> et des districts sanitaires étaient élaborés et exécutés annuellement.
>
> Les différents acteurs du Ministère chargé de la santé ont acquis des
> connaissances et des compétences dans ce processus gestionnaire et
> cette activité est transférée progressivement aux décideurs locaux qui
> à leur tour élaborent un Plan d'opérations avec les partenaires, plan
> qui en conformité avec les priorités nationales définies par le
> Ministère chargé de la santé et qui s'intègrent parfaitement dans les
> Plans d'Opérations des Districts sanitaires et des Régions.

### 1.2 Processus d'élaboration des Plans d'Opérations

1.  **Planification au niveau communautaire**

2.  **Identification des problèmes prioritaires de santé**

Les problèmes de santé sont d'abord identifiés grâce à une approche
participative des populations à travers les Comités de Planification et
de Suivi (CPS). Une liste aussi exhaustive que possible des problèmes de
santé qui se posent au sein de la population est dressée.

Dans l'approche communautaire, le choix est donné aux populations de
déterminer les problèmes de santé et leurs expressions quant aux soins
qu'elles désirent obtenir.

Un problème de santé est identifié à partir des termes comme la
morbidité, la mortalité, etc...En effet, il ne faut pas confondre les
problèmes de santé et les problèmes de service. Par exemple, le manque
d'ambulance au niveau de la structure de santé, les absences fréquentes
du responsable de la structure de santé pour des raisons de
participation à un séminaire ne sont pas des problèmes de santé.

**1.2.3 Priorisation**

Une fois la liste des problèmes de santé dressée, nous utilisons une
démarche participative très accessible à la communauté pour déterminer
les problèmes de santé retenus comme prioritaires. Pour ce faire, nous
prenons en compte quelques critères que sont :

-   la fréquence

-   la gravité

-   le risque d'extension

-   la vulnérabilité : Est ce que ce problème peut être résolu ?
    C'est-à-dire, s'il existe des moyens efficaces pour résoudre ce
    problème.

-   les implications socio-culturelles et économiques : comme c'est le
    cas des maladies invalidantes (polio, lèpre, etc), ainsi que les
    maladies qui occasionnent des pertes importantes ou qui entravent le
    développement du pays (le SIDA par exemple).

-   le coût des activités de lutte : moins les activités de lutte contre
    cette affection sont élevées, plus cette affection prend un poids
    important dans la classification des problèmes de santé
    prioritaires.

Ensuite, il est demandé aux participants d'attribuer une notation à
chaque problème sur une échelle de 1 à 5 (le nombre le plus élevé
indique une grande priorité et le nombre le plus petit, une faible
priorité). Ainsi, le problème qui a le score le plus élevé est considéré
comme le problème plus prioritaire et ainsi de suite.

4.  **Engagements financiers de la collectivité locale**

-   Le Maires ou le PCR précise le montant du budget exécuté au cours de
    l'année qui précède celle de l'exécution du Plan d'Opérations, objet
    de la planification. Le montant du budget nous permet de déterminer
    la classe de budget à la quelle appartient la collectivité locale.
    Le niveau d'exécution du budget de la collectivité locale devra être
    documenté.

-   Une fois la classe de budget déterminée, le représentant de la
    collectivité précise le montant pour lequel la collectivité locale
    s'engage à verser au titre de sa contribution au financement de son
    Plan d'Opérations. L'engagement financier de la collectivité locale
    doit faire l'objet d'une délibération par le Conseil Municipal ou
    Rural.

    4.  **Co-financement (matching) des fonds de la collectivité
        locale**

Une fois la classe de budget et l'année d'intervention du projet
connues, le ratio de co-financement (ou coefficient multiplicateur) est
appliqué pour déterminer l'apport du Projet DISC/USAID (*Cf Annexe1 :
Schéma du co-financement (matching)).*

**1.2.6 Budgétisation**

A cette étape, nous appliquons la maquette qui comprend : problèmes,
objectifs, activités, résultats attendus, coûts, sources de financement.

Pour la budgétisation, il faudra faire attention aux notions d'activités
éligibles et d'activités non éligibles aux fonds de l'USAID. Il faut
aussi faire en sorte que le coût total des activités non éligibles ne
dépasse pas l'engagement financier de la collectivité locale.

Une liste non-exhaustive des activités éligibles et non éligibles et de
coûts permis et non permis est présentée ci-après :

A.  **Activités éligibles et coûts permis**

    -   La construction des infrastructures sanitaires à l'exception des
        gros œuvres

    -   La réhabilitation/réfection des infrastructures sanitaires

    -   Les équipements et matériel pour les infrastructures sanitaires

    -   Les équipements de transport (motos, mobylettes, charrettes)

    -   Les équipements de conservation (réfrigérateurs solaires ou
        électriques)

    -   Les équipements d'électrification (plaques solaires, etc...)

-   L'achat des moustiquaires imprégnées et non imprégnées

    -   Divers équipements nécessaires au fonctionnement des
        infrastructures sanitaires

    -   L'entretien des équipements de transport

    -   Les formations et les recyclages

    -   Les activités de sensibilisation et de plaidoyer

    -   Les activités de suivi, de supervision et de contrôle

    -   Les activités de coordination (i.e réunions de coordination)

    -   Les frais bancaires des comptes

B.  **Activités non éligibles et coûts non permis**

-   Les salaires du personnel de santé

-   L'achat des médicaments et des produits chimiques

-   L'achat de véhicules ou matériel/équipements usagés

-   Les coûts liés à tout programme de formation différent de ceux
    planifiés dans les Plans d'Opérations

-   Les activités génératrices de revenus (AGR)

-   L'achat de biens originaires de Cuba, de la Corée du Nord et de tous
    autres pays ou fournisseurs faisant partie de la liste des
    sous-contractants bannis, exclus, suspendus ou inéligibles par
    l'USAID

-   Tous achats ou activités non requises pour l'atteinte des objectifs
    du Projet DISC

-   Les fournitures et autres commodités dont les procédures
    d'acquisition ne sont conformes à celles de l'USAID

-   L'achat d'équipement de surveillance, d'équipement militaire ou
    d'armement, d'équipements destinés à la police ou aux forces de
    l'ordre

-   Les équipements ou services destinés à l'avortement

-   Les équipements servant à modifier les conditions atmosphériques

-   Les produits de luxe et équipement pour les jeux de hasard

### 1.3 Synthèse au niveau du district

Une fois les Plans d'Opérations des collectivités locales réalisées, un
atelier de synthèse au niveau du District sanitaire est tenu. Il s'agit
ici pour chaque collectivité locale de présenter son plan aux autres
collectivités du District sanitaire (Elus locaux, Agents de santé,
membres des Comités de santé). Cette présentation à ce niveau permet aux
élus locaux d'amender leur Plan d'Opérations et à l'Equipe Cadre de
District sanitaire de s'approprier ces Plans d'Opérations et de les
intégrer dans le Plan d'Opérations du District sanitaire.

C'est aussi à cette étape que la planification des fonds du matching des
FDD du District sanitaire est faite, de même que les montages financiers
devant faciliter la mobilisation des contributions des collectivités
locales.

### 1.4 Restitution/Validation des Plans d'Opérations au niveau du district sanitaire

Les Plans d'Opérations amendés au niveau district seront saisis et
envoyés aux autres CA (BASICS, MSH, FHI, CEDPA) pour qu'elles confirment
les engagements de financer les activités qui relèvent de leurs
compétences. Une fois ces apports intégrés aux Plans d'Opérations, un
atelier de restitution est organisé au niveau du district sanitaire.

Il s'agit pour le représentant de la collectivité et le responsable de
la structure de santé de vérifier l'exactitude des informations
contenues dans les Plans d'Opérations élaborés antérieurement au niveau
des collectivités locales, mais aussi de prendre connaissance des
engagements des différentes Agences de Coopération (CA).

Après amendements, les Plans d'Opérations des collectivités locales sont
remis au Médecin Chef de District sanitaire pour leur intégration dans
le Plan d'Opérations du District sanitaire.

### 1.5 Planification de l'Appui Institutionnel (Fonds du matching des FDD de la Région)

Avant la dernière phase de validation, la planification des fonds de
co-financement des Fonds de Dotation de la Décentralisation de la Région
(co-financement sur les fonds de dotation des Hôpitaux Régionaux,
Service d'Hygiène et des Centres de santé ruraux) est réalisée. Ces
fonds sont destinés à appuyer l'Agence Régionale de Développement (ARD)
et les services déconcentrés de l'Etat qui sont fortement impliqués dans
l'exécution du Projet DISC.

### 1.6 Validation des Plans d'Opérations au niveau régional

Après la restitution et la validation au niveau district sanitaire, un
atelier de validation au niveau régional est organisé. Cet atelier de
validation regroupe les Elus locaux, les Techniciens de la santé et les
Autorités administratives de la région.

**CHAPITRE 2**

**STRUCTURE DU BUDGET**

# CHAPITRE 2

# STRUCTURE DU BUDGET

### 2.1 Introduction

Ce chapitre décrit la structure du budget et présente une nomenclature
budgétaire détaillée qui spécifie les différentes natures de dépenses
prévues dans les Plans d'Opérations des collectivités locales. Il décrit
aussi la codification budgétaire qui facilitera la mise en place d'une
comptabilité budgétaire et devra permettre ainsi de suivre la
réalisation des activités prévues dans les Plans d'Opérations par :

-   Une étude comparative entre les prévisions budgétaires et les
    réalisations financières et physiques

-   Un suivi du budget par activité, par rubrique et par collectivité
    locale

### 2.2 Le format du budget détaillé

Le format du budget détaillé est présenté au tableau n° 2.1.

### 2.3 Dépassements budgétaires 

Les dépassements budgétaires sont tolérés jusqu\'à concurrence de 15% à
l\'intérieur d\'une même rubrique et éventuellement jusqu\'à 15% entre
deux rubriques budgétaires à condition toutefois que cela n\'affecte pas
le montant global du budget.

Si un changement d\'activité(s) devenait nécessaire ou qu'un dépassement
est supérieur à 15 % était envisagé, une demande motivée devra être
adressée au Chef d'Equipe du Projet DISC par l'autorité compétente de la
collectivité locale ou du bénéficiaire concerné.

Une fois les processus de planification et de budgétisation arrivés à
terme, les accords de financement pour la réalisation des Plans
d'Opérations des collectivités locales sont élaborés pour chaque
district sanitaire. Des ateliers sont organisés pour la signature de ces
accords de financement par les collectivités locales et les autres
partenaires impliqués dans l'exécution des Plans d'Opérations, d'une
part et, d'autre part par DISC. Ces ateliers sont tenus au niveau de la
capitale régionale si au moins deux districts de la région sont
couverts ; autrement, les ateliers sont organisés au niveau du chef lieu
du district sanitaire concerné.

Dans le chapitre suivant, nous aborderons les aspects relatifs à
l'Accord de financement et présenterons un Accord de financement type.

  -------------------- --------------------------------- --------- ---------- ---------- -----------
  **[Tableau n°                                                                          
  2.1]{.underline}**                                                                     

  **Plans                                                                                
  d\'Opérations des                                                                      
  collectivités                                                                          
  locales**                                                                              

  **Format du budget                                                                     
  détaillé**                                                                             

                                                                                         

  **Code**             **Rubriques/Activités**           **FCL**   **MFCL**   **MFDD**   **Total**

  **1.**               **Ressources Humaines**                                            

  1.1                  Salaire/Honoraires Médecin                                         

  1.2                  Salaire/Indemnités Infirmier/Sage                                  
                       Femme                                                             

  1.3                  Salaire/Indemnités Technicien de                                   
                       la santé                                                          

  1.4                  Indemnités ASC/Matrone                                             

  1.5                  Autres                                                             

                                                                                          

  **2.**               **Investissements**                                                

  **2.1**              **Construction**                                                   

  2.1.1                Réhabilitation/Extension de                                        
                       Centre de santé                                                   

  2.1.2                Extension de Centre de santé                                       

  2.1.3                Réhabilitation/Extension de Poste                                  
                       de santé                                                          

  2.1.4                Extension de Poste de santé                                        

  2.1.5                Construction de case de santé                                      

  2.1.6                Extension de case de santé                                         

  2.1.7                Réhabilitation/Extension de case                                   
                       santé                                                             

  2.1.8                Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.**             **Matériel/Equipement**                                            

  **2.2.1.**           **Matériel roulant motorisé**                                      

  2.2.1.1              Mobylettes                                                         

  2.2.1.2              Motocyclettes                                                      

  2.2.1.3              Véhicules/Ambulances                                               

  2.2.1.4              Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.2.**           **Matériel roulant non motorisé**                                  

  2.2.2.1              Charrette                                                          

  2.2.2.2              Cheval                                                             

  2.2.2.3              Ane                                                                

  2.2.2.4              Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.3.**           **Equipement/Materiel médical**                                    

  2.2.3.1              Alèse                                                              

  2.2.3.2              Bassin de lit                                                      

  2.2.3.3              Boite à instruments chirurgicaux                                   

  2.2.3.4              Boite d\'accouchement                                              

  2.2.3.5              Boite de pansement                                                 

  2.2.3.6              Boite de petite chirurgie                                          

  2.2.3.7              Boite Pharmacie                                                    

  2.2.3.8              Chariot                                                            

  2.2.3.9              Escabot                                                            

  2.2.3.10             Gants                                                              

  2.2.3.11             Haricot                                                            

  2.2.3.12             Matériel de chirurgie dentaire                                     

  2.2.3.13             Matériel de laboratoire                                            

  2.2.3.14             Pèse-bébé/salter                                                   

  2.2.3.15             Pèse-personne                                                      

  2.2.3.16             Pissette                                                           

  2.2.3.17             Plateau GM                                                         

  2.2.3.18             Sonde rigide                                                       

  2.2.3.19             Speculum                                                           

  2.2.3.20             Stérilisateur                                                      

  2.2.3.21             Stetoscope obstretrical                                            

  2.2.3.22             Stéthoscope médical                                                

  2.2.3.23             Table d\'accouchement                                              

  2.2.3.24             Table de soins                                                     

  2.2.3.25             Table gynécologique                                                

  2.2.3.26             Tabouret                                                           

  2.2.3.27             Tensiomètre                                                        

  2.2.3.28             Toise                                                              

  2.2.3.29             Trousse d\'accouchement                                            

  2.2.3.30             Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.4.**           **Mobilier**                                                       

  2.2.4.1              Armoires                                                           

  2.2.4.2              Bancs                                                              

  2.2.4.3              Bureau                                                             

  2.2.4.4              Chaise                                                             

  2.2.4.5              Draps                                                              

  2.2.4.6              Etagère                                                            

  2.2.4.7              Lit/housse                                                         

  2.2.4.8              Lit                                                                

  2.2.4.9              Matelas                                                            

  2.2.4.10             Placard                                                            

  2.2.4.11             Table                                                              

  2.2.4.12             Table de chevet                                                    

  2.2.4.13             Table dépositaire                                                  

  2.2.4.14             Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.5.**           **Equipement de reproduction**                                     

  2.2.5.1              Fax                                                                

  2.2.5.2              Photocopieur                                                       

  2.2.5.3              Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.6**            **Matériel didactique**                                            

  2.2.6.1              Ecran mobile                                                       

  2.2.6.2              Magnétoscope                                                       

  2.2.6.3              Retroprojecteur                                                    

  2.2.6.4              Télévision                                                         

  2.2.6.5              Video-projecteur                                                   

  2.2.6.6              Flipchart                                                          

  2.2.6.7              Autres                                                             

                                                                                          

  2.2.7.               **Matériel informatique**                                          

  2.2.7.1              Accessoires ordinateurs                                            

  2.2.7.2              Imprimante                                                         

  2.2.7.3              Onduleur                                                           

  2.2.7.4              Ordinateur                                                         

  2.2.7.5              Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.8.**           **Matériel de prévention contre                                    
                       le Paludisme**                                                    

  2.2.8.1              Bassines                                                           

  2.2.8.2              Matériel d\'imprégnation des                                       
                       moustiquaires                                                     

  2.2.8.3              Moustiquaires                                                      

  2.2.8.4              Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.9.**           **Matériel                                                         
                       d\'assainissement/set-setal**                                     

  2.2.9.1              Bacs à ordures                                                     

  2.2.9.2              Bottes en PVC                                                      

  2.2.9.3              Brouettes                                                          

  2.2.9.4              Fourches                                                           

  2.2.9.5              Gants                                                              

  2.2.9.6              Incinérateurs                                                      

  2.2.9.7              Masques                                                            

  2.2.9.8              Pelles                                                             

  2.2.9.9              Râteaux                                                            

  2.2.9.10             Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.10.**          **Matériel de démonstration                                        
                       culinaire**                                                       

  2.2.10.1             Fourneau                                                           

  2.2.10.2             Marmite                                                            

  2.2.10.3             Bol                                                                

  2.2.10.4             Assiette                                                           

  2.2.10.5             Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.11.**          **Equipement d\'éclairage**                                        

  2.2.11.1             Accessoires (éclairage solaire)                                    

  2.2.11.2             Batteries (éclairage solaire)                                      

  2.2.11.3             Groupe électrogène                                                 

  2.2.11.4             Lampes à gaz                                                       

  2.2.11.5             Lampes à pétrole                                                   

  2.2.11.6             Panneaux/Plaques solaires                                          

  2.2.11.7             Torches                                                            

  2.2.11.8             Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.12.**          **Equipement de stockage d\'eau**                                  

  2.2.12.1             Canaris avec ou sans robinet                                       

  2.2.12.2             Fûts                                                               

  2.2.12.3             Réservoirs                                                         

  2.2.12.4             Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.13.**          **Equipement de froid**                                            

  2.2.13.1             Réfrigérateurs à gaz                                               

  2.2.13.2             Réfrigérateurs électriques                                         

  2.2.13.3             Réfrigérateurs à pétrole                                           

  2.2.13.4             Réfrigérateurs solaires                                            

  2.2.13.5             Autres                                                             

                                                                                          

  **2.2.14.**          **Equipement de climatisation et                                   
                       de ventilation**                                                  

  2.2.14.1             Splits                                                             

  2.2.14.2             Climatiseurs                                                       

  2.2.14.3             Ventilateurs (sur pieds et                                         
                       plafonniers)                                                      

  2.2.14.4             Autres                                                             

  **2.2.15**           **Matériel de                                                      
                       Communication/Sensibilisation**                                   

  2.2.15.1             Mégaphone                                                          

  2.2.15.2             Chaine à musique                                                   

  2.2.15.3             Bâche                                                              

  2.2.15.4             Autres                                                             

  **2.2.16**           **Equipements/matériel divers**                                    

  2.2.16.1             Divers                                                             

  **2.3.**             **Autres investissements**                                         

  2.3.1                Branchement au réseau                                              
                       d\'adduction d\'eau                                               

  2.3.2                Branchement au réseau électrique                                   

  2.3.3                Branchement au réseau                                              
                       téléphonique (installation                                        
                       téléphone)                                                        

  2.3.4                Installation réseau Intranet                                       

  2.3.5                Autres                                                             

                                                                                          

  **3.**               **Fonctionnement**                                                 

  3.1                  Achat médicaments                                                  

  3.2                  Achat de K Otrine                                                  

  3.3                  Achat outils de gestion pour le                                    
                       Centre de santé/Poste de santé                                    

  3.4                  Entretien et réparation                                            
                       véhicules/motos                                                   

  3.5                  Dotation des structures de santé                                   
                       en produits essentiels                                            
                       (récupération nutritionnelle)                                     

  3.6                  Abonnement Internet                                                

  3.7                  Fournitures de bureau                                              

  3.8                  Autres                                                             

                                                                                          

  **4.**               **Formation / Sensibilisation /                                    
                       Plaidoyer**                                                       

  4.1                  Formation des Elus locaux                                          

  4.1.1                *Conseillers Régionaux*                                            

  4.1.2                *Conseillers Municipaux*                                           

  4.1.3                *Conseillers Ruraux*                                               

  4.2                  Formation des Secrétaires                                          
                       communautaires                                                    

  4.3                  Formation/Recyclage des ICP                                        

  4.4                  Formation/Recyclage des ASC                                        

  4.5                  Formation/Recyclage des matrones                                   

  4.7                  Formation en technique                                             
                       d\'imprégnation de moustiquaires                                  

  4.8                  Activités de Promotion (IEC) :                                     

  4.8.1                *Plaidoyer*                                                        

  4.8.2                *Mobilisation sociale*                                             

  4.8.3                *Causeries*                                                        

  4.8.4                *Visites à domicile*                                               

  4.9                  Communication/contrats avec la                                     
                       Presse                                                            

  4.10                 Tournées de sensibilisation et de                                  
                       recouvrement de la taxe rurale                                    

  4.11                 Organisation de journées de                                        
                       set-setal/investissement humain                                   

  4.12                 Autres                                                             

                                                                                          

  **5.**               **Suivi / Evaluation /                                             
                       Supervision / Contrôle/                                           
                       Coordination**                                                    

  5.1                  Supervision des cases de santé                                     

  5.2                  Organisation de réunions de                                        
                       coordination des relais                                           
                       polyvalents                                                       

  5.3                  Contrôle des travaux de Génie                                      
                       Civil                                                             

  5.4                  Suivi de l\'exécution du Plan                                      
                       d\'Opérations par la Commission                                   
                       de Planification et de suivi                                      

  5.5                  Ateliers \"Bilan Exécution des                                     
                       Plans d\'Opérations\"                                             

  5.6                  Ateliers \"Evaluation à                                            
                       mi-parcours avec les                                              
                       Partenaires\"                                                     

  5.7                  Autres                                                             

                                                                                          

  **Total**                                                                               
  -------------------- --------------------------------- --------- ---------- ---------- -----------

> **CHAPITRE 3**
>
> **ACCORD DE FINANCEMENT**

# CHAPITRE 3

# ACCORDS DE FINANCEMENT

### 3.1 Introduction

Ce chapitre traite en particulier :

-   de la signature des accords de financement qui lient DISC et les
    collectivités locales

-   de l\'ouverture des comptes bancaires qui doivent recevoir les fonds
    des collectivités locales et les de l'USAID et

-   des conditions qui régissent l\'Accord de financement.

### 3.2 Définition

L\'Accord de financement est le document de référence entre le Projet
« Décentralisation et Initiatives de Santé Communautaire » (DISC) et les
collectivités locales.

Il décrit :

-   les modalités d\'assistance de DISC

-   les conditions d\'exécution des Plans d'Opérations pour lesquels
    l\'Accord de financement a été élaboré et signé

-   les obligations de chacune des parties dans la mise en oeuvre de
    l\'accord de financement.

### 3.3 Procédures

**3.3.1 Signature de l'accord de financement par les collectivités
locales**

Après la validation au niveau régional des Plans d'Opérations des
collectivités locales, DISC élabore un Accord de financement pour chaque
district sanitaire qui est soumis à la signature des collectivités
locales.

A cet accord de financement sont annexés les Plans d'Opérations des
collectivités locales et un tableau récapitulatif des engagements
financiers des collectivités locales et de DISC.

**3.3.2 Signature de l'Accord de financement par DISC**

Une fois l'Accord de financement signé par les collectivités locales
relevant du même District sanitaire et par les autres partenaires, le
Chef d'Equipe de DISC contresigne le document en tant que représentant
de Development Associates, Inc. et de l'USAID.

**3.3.3 Destinataires des copies de l'Accord de financement**

Les copies de l\'Accord de financement sont destinés aux :

-   Maire(s) et Présidents de Conseil rural

-   Directeurs des Agences Régionales de Développement (ARD)

-   Trésoriers Payeurs Régionaux

-   Percepteurs

-   Médecins Chefs de Région

-   Médecins Chefs des Districts sanitaires

-   Représentants de l'Etat (Préfets et Sous-Préfets)

### 3.4 Présentation de l'Accord de financement type

Nous présentons à l'Annexe 2 un Accord de financement type.

**CHAPITRE 4**

**LES MECANISMES DE MOBILISATION**

**DES FONDS DE CO-FINANCEMENT**

# CHAPITRE 4

##### 

# LES MECANISMES DE MOBILISATION

# DES FONDS DE CO-FINANCEMENT

### 4.1 Introduction

Ce chapitre traite des mécanismes de mobilisation des ressources
financières mises à la disposition du projet dans le cadre du
financement des Plans d'Opérations des collectivités locales. Il définit
aussi l'organisation administrative et comptable mise en place tant au
niveau de DISC qu'au niveau des collectivités locales bénéficiaires pour
une gestion adéquate des fonds de co-financement.

### 4.2 Plan d'action de la période

**4.2.1 Objet**

Le Plan d'action décrit les activités du Plan d'Opérations de la
collectivité locale prévues pour être exécutées dans une période de
temps donnée. Cette période ne devrait pas dépasser un mois pour des
raisons liées à la gestion de la trésorerie.

2.  **Moment d'élaboration**

Après la signature de l\'Accord de financement, le Plan d'action est
élaboré à la suite de la notification par la banque, de la contribution
de la collectivité locale et que soient réunies les conditions pour la
mise en œuvre des activités.

3.  **Mode d'élaboration**

Une fois les conditions suscitées réunies, l'Administrateur-Comptable
élabore de concert avec les représentants des collectivités locales
concernés, les activités prévues pour être exécutées dans le mois. Ces
activités devront être valorisées aux coûts et non systématiquement aux
coûts prévisionnels du Plan d'Opérations. Si les coûts réels sont
supérieurs de 15% par rapports aux prévisions, une demande de
réaménagement devra être adressé à DISC.

Les Plans d'actions des collectivités locales sont agrégés dans un Plan
d'action de district dont la période d'exécution est précisée.

4.  **Description**

Il s'agit d'un tableau à cinq (5) colonnes qui renseigne sur :

-   les activités retenues

-   le montant mobilisé pour chaque activité par la CL

-   le montant mobilisé pour chaque activité par DISC au titre du
    matching des fonds des collectivités locales

-   le montant mobilisé pour chaque activité par DISC au titre du
    matching des Fonds de Dotation de la Décentralisation

-   le montant total mobilisé pour chaque activité.

Au bas de chaque colonne, il est calculé sous forme de total, le montant
mobilisé pour chaque source de financement.

### 4.3 Demande d'avance

1.  **Objet**

La demande d'avance est un document qu'utilise
l'Administrateur-Comptable pour faire une requête de financement des
activités du Plan d'Opérations du District sanitaire. Ce document
synthétise les besoins de trésorerie en provenance du projet pour une
période donnée.

2.  **Moment d'élaboration**

La demande d'avance est élaborée et envoyée à DISC après que tous les
préalables à la mise en oeuvre des activités prévues sont réalisés
(formulation des besoins, renseignement de prix, sélection de
prestataires de services, planification des formation, etc...). Ces
dispositions préalables sont requises pour éviter toute immobilisation
des ressources financières au niveau des comptes d'avance.

3.  **Mode d'élaboration**

La demande d'avance est élaborée en référence aux *disponibilités
financières* au moment de son élaboration et aux données du plan
d'action global. *Le solde disponible* est obtenu en déduisant des
disponibilités financières, l'ensemble des avances consenties ainsi que
les prévisions de dépenses. Le *montant demandé* est égal au budget des
plans d'action auquel on déduit le solde disponible.

**4.3.4 Format de présentation et Procédure de remplissage de la demande
d'avance**

Le format de la demande d'avance est au présenté au Tableau n°4.1. Son
remplissage de la demande d'avance se fait en plusieurs étapes :

***Etape 1 :*** Remplir l\'entête du document

***Etape 2 :*** Nom de la banque

***Etape 3 :*** Numéro du compte bancaire du district sanitaire

***Etape 4 :*** Adresse de la banque

***Etape 5 :*** Numéro du Fax de la banque

***Etape 6 :*** Trésorerie disponible (a). Préciser les avoirs en caisse
et en banque disponibles au moment où la demande est remplie

***Etape 7 :*** Préciser les montants des dépenses dont les règlements
sont en cours

***Etape 8 :*** Calculer et inscrire le solde (a) - (b) = (c)

***Etape 9 :*** Inscrire le montant des fonds de co-financement pour
chaque rubrique budgétaire à partir du budget prévisionnel de la période
à venir (Budget des activités de la période).

***Etape 10 :*** Pour chaque rubrique budgétaire, préciser le montant de
la \"Contribution des Collectivités Locales\" et le montant des \"Fonds
de co-financement\"

***Etape 11 :*** Reporter dans la colonne **\"Total\"** le total des
colonnes **\"Fonds de co-financement\"** et **\"Contributions des
collectivités locales\"**

**Tableau n° 4.1 : La demande d'avance**

  ------------------- ----------------------------------------- ------------ -------- ------------------ ---- ------------------- -- -- ------------ -----------
  **[Tableau n°                                                                                                                                      
  4.1]{.underline} :                                                                                                                                 
  Demande d\'avance                                                                                                                                  
  de la période**                                                                                                                                    

                                                                                                                                                     

                                                                                                                                                     

  ** **                                                                                                                                               

  ** **               **District :**                                                                                                                  

  ** **               **Accord de financement n° :**                                                                                                  

  ** **               **Période du \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_                                                                                       
                      au \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_**                                                                                      

  ** **                                                                                                                                               

  ** **               NOM DE LA BANQUE :                                                                                                              

  ** **                                                                                                                                               

  ** **               N° DE COMPTE DU PROJET                                                                                                          

  ** **                                                                                                                                               

  ** **               ADRESSE DE LA BANQUE                                                                                                            

  ** **                                                                                                                                               

  ** **               TRESORERIE DISPONIBLE A LA FIN DU MOIS DE                                                                                      a\)
                      :                                                                                                                              

  ** **               Banque :                                                                                                                        

  ** **                                                                                                                                               

  ** **               DEBOURSES EN COURS \*                                                                                                          b\)

  ** **                                                                                                                                               

  ** **               **Solde (a) - (b)**                                                                                                            c\)

  ** **                                                                                                                                               

  **Code budgétaire** **Rubrique**                                                    **Fonds**               **Contributions**                      **Total**

  ** **               ** **                                                           **de                    **des collectiviés                     ** **
                                                                                      co-financement**        locales**                              

  1                   Ressources Humaines                                                                                                             

  2                   Investissement                                                                                                                  

  3                   Fonctionnement                                                                                                                  

  4                   Formation/Sensibilisation, plaidoyer                                                                                            

  5                   Suivi/Supervision/Contrôle/Coordination                                                                                         

                      **Total activités (d)**                                                                                                         

                      **Total demande e = (d) - (c)**                                                                                                 

  \* Il s\'agit de                                                                                                                                   
  règlements                                                                                                                                         
  imminents et des                                                                                                                                   
  avances non                                                                                                                                        
  justifiées dont il                                                                                                                                 
  faut tenir compte                                                                                                                                  
  pour éviter de                                                                                                                                     
  minorer le montant                                                                                                                                 
  de la demande                                                                                                                                      

                                                                                                                                                     

  **Préparé par :**                                                          **Visé                                                     **Approuvé   
                                                                             par :**                                                    par :**      

                                                                                                                                                     

  **Date :**                                                                 **Date                                                     **Date :**   
                                                                             :**                                                                     
  ------------------- ----------------------------------------- ------------ -------- ------------------ ---- ------------------- -- -- ------------ -----------

***Etape 12 :*** Etablir le coût total des activités (d)

***Etape 13 :*** Le total demandé (e) est obtenu par différence entre
les lignes (d) et (c).

***Etape 14 :*** Pour le District : Préciser le nom de la personne qui a
préparé la demande d'avance et ceux des personnes qui l\'ont approuvé.

***Etape 15 :*** Pour DISC: Signer et préciser le nom de la personne qui
a analysé et approuvé la demande d'avance.

Pour la première demande d'avance, le montant sollicité est exactement
égal au montant global du Plan d'actions, le solde disponible étant
supposé inexistant.

5.  **Vérification et approbation de la demande d'avance au niveau du
    District sanitaire**

Une fois la demande d'avance élaborée, elle devra faire l'objet d'une
vérification par le Médecin Chef de district et d'une approbation par le
Représentant des collectivités locales couvertes par le district
sanitaire.

6.  **Transmission de la demande d'avance à DISC**

Une fois l'approbation et la vérification faites, la demande est
transmise au Projet DISC à Dakar pour son traitement.

Lors de sa transmission, la demande d'avance devra être accompagnée :

-   des avis de crédit de la banque ou tout au moins des avis de dépôt
    pour attester de l'effectivité des contributions des collectivités
    locales

-   du Plan d'action de la période dont le financement est conforme à la
    demande d\'avance

-   du budget correspondant aux activités dont le financement est
    sollicité

**4.3.7 Classement de la demande d'avance par
l'Administrateur-Comptable**

Une copie de la demande d'avance et des documents annexes, est conservée
au niveau du classement de l'Administrateur-Comptable.

### 4.4 Analyse et approbation de la demande d'avance par DISC

**4.4.1 Vérification de la demande d'avance**

A la réception de la demande d'avance, *l'Analyste Financier* ou
*l'Assistant Financier* vérifie avant tout si celle-ci contient toutes
les informations requises pour son analyse ; le cas échéant, il passe à
son traitement. Sinon, il sollicite l'Administrateur-Comptable concerné
pour un complément d'informations nécessaire à son analyse ou rejette la
demande d'avance.

2.  **Analyse et approbation de la demande d'avance**

L'Analyste Financier ou l'Assistant Financier analyse la demande
d\'avance en vérifiant les points suivants :

-   la disponibilité des fonds par rapport au niveau des contributions
    des collectivités locales

-   la disponibilité des fonds par rapport aux lignes budgétaires
    sollicitées

-   le montant de la demande d'avance correspond bien aux fonds
    nécessaires au financement des plans d'actions

A l'issue de cette vérification, l'Analyste Financier ou l'Assistant
Financier, approuve ou rejette la demande d'avance en apposant sa
signature. Dans le cas d'un rejet, l'Analyste Financier doit informer
les Administrateurs-Comptables concernés des raisons du rejet.

2.  **Classement de la demande d'avance**

Une fois la demande d\'avance, l'Analyste Financier ou l'Assistant
Financier classe les documents qui ont accompagné la demande d'avance et
qui ont servi à son traitement.

La demande d'avance approuvée fait l'objet d'établissement d'un appel de
fonds ou «Cash call » adressée à Development Associates, Inc. Cet appel
de fonds est un document préparé et signé par l'Analyste Financier ou
l'Assistant Financier et transmis au Gestionnaire des fonds de
co-financement.

##  {#section-2 .unnumbered}

### 4.5 L'appel de fonds ou «Cash call»

1.  **Objet**

Cette procédure a pour objet d'engager le processus de mise en place,
par ***Development Associates, Inc,*** des fonds nécessaires pour
l'exécution des Plans d'action des collectivités locales qui ont fait
une requête de financement à travers une demande d'avance.

2.  **Mode d'élaboration de l'Appel de fonds**

L'Analyste Financier élabore un tableau récapitulatif des demandes
d'avance approuvées. Ce tableau récapitulatif communément dénommé «Appel
de fonds» ou « Cash call » (Cf Tableau n° 4.2) est transmis au
Gestionnaire des fonds de co-financement pour validation.

3.  **Validation de l'Appel de fonds**

Le Gestionnaire des fonds de co-financement vérifie le respect de la
procédure et valide la requête et la soumet à l'approbation *du Chef
d'Equipe.*

  --------------------- ----------------- ------------ --------- ----------------- -------- ------------ ------------ --------- -----------
  **[Tableau n° 4.2 :                                                                                                           
  Appel de fonds/Cash                                                                                                           
  call]{.underline}**                                                                                                           

  **Expressions des                                                                                                             
  Besoins en                                                                                                                    
  Financement des POCL                                                                                                          
  ....-....**                                                                                                                   

  **Période du \... au                                                                                                          
  ...**                                                                                                                         

  **Cash call n° ..**                                                                                                           

                                                                                                                                

  ** **                 **Financement PO                         **Financement PO                                               **Total**
                        ...**                                    ...**                                                          

  **Désignation**       **Matching sur    **Matching             **Matching sur                          **Matching             **DISC**
                        Fonds**           sur Fonds**            Fonds**                                 sur Fonds**            

                        **collectivités   **Fonds de             **collectivités                         **Fonds de              
                        locales**         dotation**             locales**                               dotation**             

  ** **                                                                                                                         \-

                                                                                                                                 

                                                                                                                                 

                                                                                                                                 

                                                                                                                                \-

  **Total**             **-**             **-**                  **-**                                   **-**                  **-**

                                                                                                                                

  **Montant du cash     ** **                                                                                                   
  call brut en francs                                                                                                           
  cfa**                                                                                                                         

  **Solde trésorerie au ** **                                                                                                   
  niveau du compte**                                                                                                            

  **Montant du cash     ** **                                                                                                   
  call net en francs                                                                                                            
  cfa**                                                                                                                         

                                                                                                                                

  **Taux de change du   ** **                          **F CFA**                                                                
  Dollar US                                                                                                                     
  (Estimation)**                                                                                                                

  **Montant du cash     ** **                          **\$ US**                                                                
  call en Dollars US**                                                                                                          

                                                                                                                                

  **Date :**                                                                                                                    

                                                                                                                                

  **Préparé par :**     **Visé par :**                                                      **Approuvé                          
                                                                                            par :**                             
  --------------------- ----------------- ------------ --------- ----------------- -------- ------------ ------------ --------- -----------

4.  **Approbation de l'Appel de fonds**

Le Chef d'Equipe approuve l'Appel de fonds et appose sa signature avant
de l'envoyer à Development Associates, Inc à Washington, DC.

### 4.6 Réception de l'Appel de fonds & approvisionnement des comptes d'avance

1.  **Réception de l'Appel de fonds**

Lorsque Development Associates, Inc effectue le virement en réponse au
cash call, il envoie simultanément un e-mail pour informer DISC Dakar de
l'opération en précisant le montant en dollars et la date. Ce qui permet
à la comptabilité de DISC Dakar de suivre le positionnement du virement
au niveau du compte co-financement et son équivalent en Francs CFA.
Après la notification que le compte de co-financement de DISC est
alimenté, la procédure de mise à disposition des fonds aux collectivités
locales bénéficiaires est engagée.

2.  **Etablissement de l'ordre de virement**

Le Gestionnaire des fonds de financement fait une proposition de
répartition des fonds reçus au Chef d'Equipe. Sur la base de cette
répartition des fonds, le Comptable du Projet DISC établit une demande
d'ordre de virement de fonds dans les comptes d'avance qu'il soumet à la
signature du Chef d'Equipe.

3.  **Approbation de l'ordre de virement**

Le Chef d'Equipe vérifie la demande d'ordre de virement et la signe.

4.  **Dépôt de l'ordre de virement**

La demande d'ordre de virement est envoyée à la banque pour virement
dans les comptes des districts sanitaires.

5.  **Classement de l'ordre de virement**

Une copie de la demande d'ordre de virement est classés au niveau de la
comptabilité et une autre est envoyée au Gestionnaire des pour
archivage.

Les Administrateurs- Comptables concernés par le cash call sont informés
par e-mail du virement des fonds qu'ils ont sollicités.

**\
**

######### 

**CHAPITRE 5**

**MECANISMES DE GESTION DES COMPTES D'AVANCE**

# CHAPITRE 5

# MECANISMES DE GESTION

# DES COMPTES D'AVANCE

### 5.1 Introduction

Ce chapitre traite de l'ouverture des comptes bancaires (comptes
d'avance) des districts sanitaires et du mode de gestion de ces comptes.
Dans le fonctionnement des comptes bancaires, il sera abordé
l'enregistrement et le suivi des opérations bancaires, la tenue des
journaux des opérations bancaires, les généralités sur les pièces
justificatives, le règlement des dépenses et le rapprochement bancaire.

### 5.2 Ouverture des comptes d'avance

Après la signature des accords de financement avec les collectivités
locales d'un district sanitaire, deux comptes bancaires sont ouverts :
un compte où sont logés les contributions des collectivités locale et un
second compte qui reçoit les virements des fonds du projet DISC. Ils
sont ouverts pour chaque district au niveau d'une banque située dans la
localité chef lieu du district sanitaire ou de la localité la plus
proche.

### 5.3 Mode de fonctionnement des comptes d'avance

**5.3.1 Généralités**

Les comptes visés sont les comptes destinés à recevoir les avances
consenties par DISC ainsi que les comptes qui devront recevoir les
contributions des collectivités locales. Pour garantir une parfaite
transparence dans les opérations, deux comptes seront ouverts pour
chaque district sanitaire.

Les deux comptes sont destinés à enregistrer les encaissements
(contributions et les avances de fonds) et les décaissements effectués
pour le compte des tiers pour des prestations de services rendus aux
collectivités locales et/ou autres partenaires.

Ces deux comptes fonctionnent sur le *principe de la triple signature*
du Représentant des collectivités locales, du Médecin Chef de District
sanitaire et de l'Administrateur-Comptable du Projet DISC. Pour des
raisons d'efficacité, le Représentant des collectivités locales, choisi
par ses pairs, signe les mouvements des comptes au nom des autres. La
désignation du Représentant des collectivités locales doit être faite
par consensus et doit être sanctionnée par un Procès verbal.

Le principe de la triple signature suppose que les collectivités locales
ont désigné par consensus leur Représentant. Dans le cas contraire, les
deux comptes fonctionneront avec deux signatures conjointes, celles du
Médecin Chef du District sanitaire et de l'Administrateur-Comptable du
Projet DISC.

La gestion quotidienne de ces comptes est du ressort de
l'Administrateur-Comptable.

2.  **Suivi & enregistrement des opérations bancaires**

La procédure a pour objet de définir les outils et les mécanismes de
suivi et d'enregistrement des opérations bancaires.

1.  **Les outils du système**

Pour une bonne tenue des opérations, le Projet DISC a mis en place un
certain nombre d'outils qui visent à faciliter la collecte,
l'enregistrement et le traitement des informations financières et
comptables ; il s'agit principalement des outils suivants :

-   le journal des opérations bancaires

-   la pièce comptable

-   la demande d'avance

-   la fiche d'expression des besoins

-   le reçu de paiement

-   le rapprochement mensuel des fonds

-   la situation mensuelle du budget

-   le rapprochement bancaire mensuel

    1.  **Tenue des journaux des opérations bancaires**

Pour le suivi des opérations effectuées sur fonds de cofinancement et
sur fonds des collectivités locales, l'Administrateur-Comptable utilise
le journal des opérations bancaires, un journal pour les et un autre
pour les fonds des collectivités locales.

Toutes les opérations d'encaissement ou de décaissement sur quelques
fonds que ce soit, font l'objet d'enregistrement dans le journal
concerné, par l'Administrateur-Comptable.

Le journal des opérations bancaires se présente sous forme de colonnes
qui comportent les informations suivantes :

-   la date de l\'opération

-   la désignation de l'opération

-   le numéro de la pièce comptable

-   la référence ou le n° du chèque

-   le code budgétaire

-   Banque :

    -   Entrées

    -   Sorties

    -   Solde

-   les dépenses par rubrique :

    -   Ressources Humaines

    -   Investissements

    -   Fonctionnement

    -   Formation/Sensibilisation/Plaidoyer

    -   Suivi/Evaluation/Supervision/Contrôle/Coordination

-   Avances

La désignation doit renseigner sur :

-   la nature de l'opération,

-   la collectivité locale concernée et

-   la source des fonds (dans le cas du journal des fonds du
    cofinancement, on doit faire la distinction entre les fonds matching
    FCL et matching FDD).

Lorsque l'opération concerne une avance sur une activité (cas des
constructions, des acquisitions de biens ou de services), le montant
décaissé est imputé en colonne «Avances» dans l'attente de l'achèvement
de l'activité. A la fin de l'activité, les sommes enregistrées en
«Avances» sont ex-tournées de la colonne «Avance», pour être imputées
dans les rubriques de dépenses concernées.

Les opérations bancaires doivent être enregistrées ***en temps réel***
dans le journal des opérations bancaires tenu par
l'Administrateur-Comptable, de manière à fournir à tout moment le solde
du compte.

1.  **Généralités sur les pièces justificatives**

Outre les pièces justificatives de dépenses et de recettes indiquant
l\'objet des mouvements de fonds, les opérations de banque doivent être
correctement documentées par des supports, à savoir :

-   des avis de débit

-   des avis de crédit

-   des tickets d\'agios et de commissions diverses

-   des bordereaux de versement d'espèces

-   du reçu de dépôt de chèque

Par ailleurs, certains documents administratifs relatifs au
fonctionnement des comptes doivent être obtenus et classés par
l'Administrateur-Comptable :

-   relevés périodiques de compte

-   correspondances diverses (copies des lettres de demande de virement,
    etc\...)

-   attestations de solde bancaire

**5.3.4** **Règlement des dépenses par les comptes d'avance**

**5.3.4.1 Objet de la procédure**

La procédure a pour objet le règlement des factures en contrepartie des
biens acquis ou des prestations des tiers, ou de toute autres dépenses
dans le cadre de l\'exécution des activités dont le financement est
éligible au compte d'avance. Ainsi, chaque jour,
l'Administrateur-Comptable consulte son échéancier et établit l\'état
des factures ou dépenses à régler.

  ------------------ ----------------- ------------- --- -------------- ---------------- ------------- -- ----------- -- ----------------- -- ----------- -------------- -- -------------------- -------------------- -- ------------------- -- ------------------------- ------------
  **[Tableau n°                                                                                                                                                                                                                                                           
  5.1]{.underline} :                                                                                                                                                                                                                                                      
  Journal des                                                                                                                                                                                                                                                             
  opérations                                                                                                                                                                                                                                                              
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  **District                                                            **Source de                                                                                                                                                                                       
  sanitaire de :**                                                      financement :**                                                                                                                                                                                   

                                                                                                                                                                                                                                                                          

  **Date**           **Désignation**   **N° Pièce        **Code         **Fonds de                                       **Suivi des                      **Dépenses par                                                                                                  **Avance**
                                       Comptable**       budgétaire**   contribution**                                   contributions**                  rubrique**                                                                                                      

                                                                        **Entrées**      **Sorties**      **Solde**      **Montant**          **Solde**   **Ressources      **Investissement**   **Fonctionnement**      **Formation/\          **Suivi/Supervision/      
                                                                                                                                                          Humaines**                                                     Sensibilisation/\      Contrôle/Coordination**   
                                                                                                                                                                                                                         Plaidoyer**                                      

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                                                                                                                                           

                     **Total**                                                                                                                                                                                                                                             
  ------------------ ----------------- ------------- --- -------------- ---------------- ------------- -- ----------- -- ----------------- -- ----------- -------------- -- -------------------- -------------------- -- ------------------- -- ------------------------- ------------

La procédure de règlement comprend quatre opérations :

1.  *Préparation et constitution des dossiers de paiement* :
    L'Administrateur-Comptable rassemble pour chaque dépense à régler,
    les pièces justificatives et annexes de dossier, à savoir :

```{=html}
<!-- -->
```
i.  la Fiche d'expression des besoins signée

ii. le Cahier de charges ou spécifications techniques

iii. les Offres reçues (factures pro-forma ou devis)

iv. le Procès Verbal de sélection signé

v.  le Contrat signé ou le Bon de commande

vi. les Pièces annexes tels que le Bon de Livraison, la Demande d'Achat,
    le Procès Verbal de Réception, l'Attestation de services rendus,
    etc...

vii. le Chèque rempli

```{=html}
<!-- -->
```
2.  *Présentation à la signature* : l'Administrateur-Comptable
    prépare la pièce comptable et le chèque de règlement libellé au nom
    du bénéficiaire. Il signe la pièce et le chèque et le soumet à la
    signature du Médecin chef de District et du Représentant des
    collectivités locales. Après signature, une copie du chèque est
    faite pour être jointe à la liasse comptable

Pour l'achat de médicaments ou de moustiquaires,
l'Administrateur-Comptable ne doit en aucun cas, libeller le chèque au
nom du Gestionnaire du Dépôt de la Pharmacie du District sanitaire ou
lui verser les fonds en espèces contre décharge.

Le schéma retenu est de libeller le chèque au profit du Dépôt de la
Pharmacie du District sanitaire ou à défaut que
l'Administrateur-Comptable décaisse les fonds qu'il verse dans le compte
d'épargne du Dépôt de Pharmacie du District sanitaire contre reçu. Ce
reçu est remis au Gestionnaire du Dépôt de la Pharmacie du District
sanitaire contre livraison de la commande.

En ce qui concerne les règlements de fournisseurs ou de prestataires de
services, le chèque de paiement ne peut être libellé au nom d'une
personne individuelle que si la structure soumissionnaire en donne
l'ordre au préalable. Cet ordre peut être l'objet d'une disposition dans
le contrat lorsqu'il s'agit d'une prestation de services ou d'une
correspondance de l'entreprise soumissionnaire lorsqu'il s'agit d'une
commande de biens.

3.  *Remise de chèque au bénéficiaire* : A la remise de chèque,
    l'Administrateur-Comptable :

-   inscrit sur un registre les références du chèque ainsi que les
    coordonnées du bénéficiaire

-   fait acquitter le bénéficiaire du règlement sur le registre ou sur
    un bordereau de règlement ou un reçu.

4.  *Saisie des opérations* : Après le règlement,
    l'Administrateur-Comptable

-   enregistre les dépenses dans le journal des opérations bancaires ;

-   classe les documents dans le chrono des pièces comptables

**5.3.4.2 Dispositions particulières**

Les activités de formation, de suivi ou de supervision engendrent très
souvent des dépenses répétitives faisant intervenir un grand nombre de
bénéficiaires pour des montants généralement assez limités. Pour le
règlement de ces types de dépenses, des dispositions particulières sont
mises en oeuvre (Cf Chapitre 6.3).

**5.3.5 Le rapprochement bancaire des comptes d'avance**

**5.3.5.1 Objet**

Le rapprochement bancaire a pour objet de comparer, pour un compte
bancaire donné, les enregistrements faits dans les livres du Projet DISC
au relevé bancaire. Il permet de constater les erreurs et omissions
éventuelles, les instances et de faire les régularisations, si
nécessaire.

**5.3.5.2 Moments d'utilisation**

Le remplissage du tableau du «Rapprochement bancaire» se fait au moment
de l\'élaboration du rapport financier mensuel ou sur réception du
relevé bancaire pour le mois. En aucun moment, la réception du relevé
bancaire ne doit retarder la soumission du rapport financier mensuel. A
défaut du relevé bancaire, l'Administrateur-Comptable peut recourir au
tirage du compte (extrait de compte).

**5.3.5.3 Procédure de remplissage du rapprochement bancaire**

A la fin du mois, si l'Administrateur-Comptable reçoit son relevé
bancaire et que le \"Solde/Banque\" du journal des opérations bancaires
ne coïncide pas avec le solde du relevé bancaire, alors la différence de
solde peut être due à plusieurs causes, dont :

-   des chèques émis mais non encore présentés à la banque

-   des dépôts en transit non encore pris en compte par la banque

-   des commissions et agios bancaires non encore comptabilisés dans les
    journaux des opérations bancaires

### Pour faire le rapprochement, les documents suivants sont nécessaires :

-   le journal des opérations bancaires

-   le relevé bancaire ou l'extrait de compte

-   un état de rapprochement bancaire vierge, le dernier état de
    rapprochement bancaire, s\'il existe

-   les chéquiers

-   les bordereaux de versement.

La procédure de remplissage du document de rapprochement bancaire est la
suivante :

***Etape 1 :*** Remplir l'entête

***Etape 2 :*** Nom de la banque, numéro du compte

***Etape 3 :*** Date du relevé bancaire

***Etape 4 :*** Solde selon le relevé bancaire

***Etape 5 :*** Faire le pointage entre le dernier état de rapprochement
bancaire, le journal des opérations bancaires et le relevé bancaire du
mois. Reporter les chèques non débités en précisant les numéros, les
dates et les montants.

***Etape 6 :*** Faire le pointage comme ci-dessus et reporter les dépôts
en transit (enregistrés au journal des opérations bancaires et ne
figurant pas sur le relevé de compte). Préciser le numéro des dépôts,
les dates et les montants

***Etape 7 :*** Calculer et reporter le solde rapproché selon le relevé
bancaire suivant les indications mentionnées sur le formulaire.

***Etape 8 :*** Reporter le solde selon le journal des opérations
bancaires.

***Etape 9 :*** Déduire les commissions, agios bancaires, les paiements
constatés par la banque et non reportés au journal des opérations
bancaires.

***Etape 10 :*** Ajouter les dépôts reçus par la banque et non
comptabilisés au journal des opérations bancaires. Préciser les
références, les dates et les montants.

***Etape 11 :*** Calculer et reporter le solde rapproché selon le
journal des opérations bancaires en se référant à la méthode de calcul
indiquée sur le formulaire.

***Etape 12 :*** Vérifier l\'égalité entre le solde rapproché selon le
relevé bancaire et le solde rapproché selon le journal des opérations
bancaires.

Toute différence constatée doit faire l\'objet de recherches devant
aboutir à des écritures de régularisation au journal des opérations
bancaires.

***Etape 13 :*** L'Administrateur-Comptable signe le document et le
soumet à l'approbation du Médecin Chef du District sanitaire et du
Représentant des collectivités locales

***Etape 14 :*** Ce document est ensuite transmis à Dakar pour
approbation par DISC.

  -------------------------------- -------- --- ---- --------- ------------ --------- -- ------------ ---------- --------- ------- --
  **[Tableau n° 5.2]{.underline} :                                                                                                 
  Rapprochement bancaire mensuel**                                                                                                 

                                                                                                                                   

  **Nom de la Banque :**                                                                                                           

                                                                                                                                   

  **Numéro du compte bancaire :**                                                                                                  

                                                                                                                                   

  **Période du                                                                                                                     
  \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ au                                                                                                      
  \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_**                                                                                                     

                                                                                                                                   

  **SOLDE SELON LE RELEVE BANCAIRE                                                                               **(a)**           
  AU :\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_(a)                                                                                                  
  \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_**                                                                                                   

                                                                                                                                   

  A DEDUIRE ( -) : CHEQUES NON                                                                                                     
  DEBUTES /                                                                                                                        

                                                                                                                                   

  N/N                              N°                DATE                   MONTANT                                                
                                   CHEQUE                                                                                          

  1\.                                                                                                                              

  2\.                                                                                                                              

  3\.                                                                                                                              

  4\.                                                                                                                              

  5\.                                                                                                            **(b)**           

                                                                                                                                   

  A AJOUTER (+) : LES DEPOT EN                                                                                                     
  TRANSIT                                                                                                                          

                                                                                                                                   

  N° DEPOT                         DATE              MONTANT                                                                       

                                                                                                                                   

  1\.                                                                                                                              

  2\.                                                                                                                              

  3\.                                                                       ** **                                **(c)**   ** **   

                                                                                                                                   

  **SOLDE RAPPROCHE SELON LE                                                                                                       
  RELEVE BANCAIRE**                                                                                                                

                                                                            **(a) -                              **(d)**   ** **   
                                                                            (b) + (c)                                              
                                                                            =**                                                    

                                                                                                                                   

  **SOLDE SELON LE JOURNAL DE                                                                                    **(e)**   ** **   
  BANQUE :**                                                                                                                       

                                                                                                                                   

  **A DEDUIRE :**                                                                                                                  

  (-) - COMMISSIONS ET AGIOS                                                                                                       
  BANCAIRES                                                                                                                        

  \- PAIEMENT CONSTATE PAR LA                                                                                                      
  BANQUE                                                                                                                           

  ET NON CONSTATE AU                                                                                             **(f)**   ** **   
  JOURNAL/BANQUE :                                                                                                                 

                                                                                                                                   

  **A AJOUTER :**                                                                                                                  

  (+) - DEPOTS RECUS PAR LA BANQUE                                                                                                 
  ET NON                                                                                                                           

  COMPTABILISES AU JOURNAL/BANQUE                                                                                                  
  :                                                                                                                                

                                                                                                                                   

  REFERENCE                                          DATE                   MONTANT                                                

  1\.                                                                                                                              

  2\.                                                                                                                              

  3\.                                                                                                 **\_\_**   **(g)**   ** **   

                                                                                                                                   

  **SOLDE RAPPROCHE SELON LE                                                                                                       
  JOURNAL DE BANQUE :**                                                                                                            

                                                                            **(e) -                              **(h)**   ** **   
                                                                            (f) + (g)                                              
                                                                            =**                                                    

                                                                                                                                   

  **Préparé par :**                                            **Approuvé                **Approuvé                                
                                                               par**                     par**                                     

                                                                                                                                   

  **Date :**                                                                **Date                               **Date            
                                                                            :**                                  :**               
  -------------------------------- -------- --- ---- --------- ------------ --------- -- ------------ ---------- --------- ------- --

**CHAPITRE 6**

**ENGAGEMENTS DES DEPENSES**

# CHAPITRE 6

# ENGAGEMENTS DES DEPENSES

### 6.0 Introduction

Ce chapitre traite du processus de mobilisation des fonds pour le
financement des activités internes et des biens et services, des
expressions des besoins, des procédures de sélection des fournisseurs et
des prestataires de services, de la réception et du règlement des
commandes et des dispositions particulières pour certains types
d'activités.

### 6.1 Financement des activités internes

**6.1.1 Définition des activités internes**

Sont considérées comme internes les activités suivantes :

-   les formations, les séminaires et les ateliers

-   les supervisions, les réunions de coordination

-   les évènements spéciaux (IEC, campagnes de sensibilisation, etc...)

    2.  **Processus d'engagement et de règlement des dépenses**

**6.1.2.1 Fiche d'expression des besoins (Tableau n° 6.1)**

**6.1.2.1.1 Objet**

La fiche d'expression des besoins est un outil de gestion permettant aux
bénéficiaires de solliciter des fonds pour la bonne exécution des
activités approuvées dans leur Plan d\'Opérations. Pour solliciter ces
fonds en vue de financer une activité ou exécuter une dépense (achat),
le bénéficiaire de l\'activité ou l\'initiateur de la dépense s'adresse
à l'Administrateur-Comptable qui établit la fiche d'expression des
besoins.

**6.1.2.1.2 Description**

La fiche d'expression des besoins est présentée sous forme de tableau à
trois colonnes :

> **Première colonne: \"Description et calcul\"**

Cette colonne permet d\'avoir une présentation détaillée du budget de
l\'activité concernée. Pour tout ce qui concerne les activités de
formation ou d\'organisation d'atelier, cette budgétisation doit
respecter le canevas suivant :

-   préciser les participants sur une liste de présence ;

-   distinguer les résidents des non résidents

-   discerner au niveau des non-résidents, le nombre de participants qui
    doivent faire, selon les cas, des déplacements intra-régionaux ou
    intra-districts

-   procéder au calcul de la prise en charge par typologie de
    déplacement en indiquant le taux correspondant suivant la politique
    d\'indemnité retenue

```{=html}
<!-- -->
```
-   évaluer les besoins en fournitures sans le matériel didactique qui
    est évalué séparément (il s\'agit des flip-shart, marqueurs,
    etc\...),

```{=html}
<!-- -->
```
-   procéder au calcul du remboursement du transport en tenant compte du
    kilométrage (distance aller/retour parcourue par le participant)

-   préciser les frais de location de la salle et autres frais divers
    (sonorisation, etc...).

En ce qui concerne les autres types de dépenses, la présentation se fera
suivant la même logique en tenant compte de la spécificité de la
dépense.

**Deuxième colonne : \"Montant\"**

Préciser les montants calculés pour chaque type de dépense et porter le
\"Grand Total\". Au cas où l\'activité englobe plusieurs pages,
l'Administrateur-Comptable doit nécessairement porter les sous-totaux
sur chaque page et arrêter le grand total à la dernière page.

**Troisième colonne : \"Code budgétaire\"**

Après codification des Plans d'Opérations, les rubriques, les
sous-rubriques ou les lignes budgétaires seront identifiées selon une
chronologie adaptée pour permettre l\'imputation correcte des dépenses
relatives aux demandes dans cette colonne. Dans ce cas de figure, il
s\'agit de la ligne budgétaire retenue dans le Plan d'Opérations.

**6.1.2.1.3 Utilité de la fiche d'expression des besoins**

La fiche d'expression des besoins est un outil de gestion permettant aux
bénéficiaires de solliciter des fonds pour la bonne exécution des
activités approuvées dans leur Plan d\'Opérations. Pour solliciter ces
fonds en vue de financer une activité ou exécuter une dépense (achat),
le bénéficiaire de l\'activité ou l\'initiateur de la dépense s'adresse
à l'Administrateur-Comptable qui établit la fiche d'expression des
besoins.

Après établissement de la fiche d'expression,
l'Administrateur-Comptable :

-   la signe et la fait signer par le bénéficiaire de l'activité et la
    soumet au visa du Médecin Chef de District sanitaire et du
    Représentant des collectivités locales

-   l'inscrit dans un registre suivant un ordre chronologique ;

  ------------------ --- --- --- --------------------------------- ---------------
  **[Tableau n°                                                    
  6.1]{.underline} :                                               
  Fiche                                                            
  d\'expression des                                                
  besoins**                                                        

                                                                   

                                                                   

                                                                   

                                                                   

  **District                     **Montant budget PO**              
  sanitaire**                                                      

                                                                   

  **Collectivité                 **Montants engagés**               
  locale**                                                         

                                                                   

  **Source de                    **Fonds disponibles**              
  financement**                                                    

                                                                   

                                                                   

  **Désignation**                **Montant**                       **Code
                                                                   budgétaire**

                                                                   

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

                                                                    

  **Total**                                                        

                                                                   

                                                                   

  **Préparé par :**              **Approuvé par représentant       
                                 collectivité locale**             

  **Administrateur               **concernée par l\'activité**     
  comptable**                                                      

                                                                   

                                                                   

  Date :                         Date :                            

                                                                   

                                                                   

  **Approuvé par :**             **Approuvé par :**                

  Médecin-Chef                   **Représentant Elus locaux**      
  District                                                         

                                                                   

                                                                   

  Date :                         Date :                            
  ------------------ --- --- --- --------------------------------- ---------------

**6.1.2.1.3 Mode d'utilisation**

L\'utilisation d\'une fiche d'expression des besoins suppose la maîtrise
des éléments qui la composent. Ces éléments sont :

**Activités :** mentionner l\'activité effectivement approuvée dans le
Plan d'Opérations de l\'année en cours et correspondant au numéro de la
ligne budgétaire sollicitée.

**Fonds alloués :** c\'est le budget initial affecté à l'activité

**Modification budgétaire :** la modification doit être exceptionnelle
et doit faire l'objet de l'approbation de DISC. Elle ne doit en aucun
cas, affecter le montant global du budget.

**Engagements antérieurs :** ce sont les engagements déjà effectués et
concernant la même ligne budgétaire. En réalité ce sont des cumuls
d\'engagements de dépenses relatives à des activités qui ont fait
l\'objet d\'une autorisation de dépenses.

**Fonds disponibles :** c\'est le solde après déduction des engagements
antérieurs aux fonds alloués. Ce solde est un baromètre qui alerte sur
les niveaux de dépenses par ligne budgétaire et permet de ne pas faire
des dépassements budgétaires.

**Fonds disponibles après modification :** c\'est le disponible qui a
subi une modification en plus ou en moins.

**Dates prévues :** mettre les dates de début et de fin de l\'activité
concernée. Ces dates permettent de mesurer l\'amplitude de l\'activité.

**6.1.2.2 Justification des dépenses**

Toutes les avances doivent être justifiées après l\'achèvement de
l\'activité pour laquelle une fiche d'expression des besoins a été
effectuée.

Les pièces justificatives dépendent de la nature des activités :

-   **Pour les séminaires et formations locales,**
    l'Administrateur-Comptable devra fournir **:**

```{=html}
<!-- -->
```
-   l'objet et le programme de la formation

-   la liste des participants ;

-   la feuille de présence journalière ;

-   les copies originales des factures pour toutes les dépenses y
    compris les notes d\'hôtel

-   les copies de tous autres agréments ou paiements concernant le
    séminaire ou l\'atelier.

-   le rapport détaillé de l'activité

```{=html}
<!-- -->
```
-   **Pour la supervision :** pour justifier les indemnités concernant
    une activité de supervision ou un déplacement opérationnel, il faut
    nécessairement produire un rapport de supervision visé par le
    supérieur hiérarchique.

### 6.2 Financement des biens et services

**6.2.1 Définition de la notion de biens et de services**

Sont logés dans cette catégorie :

-   les constructions

-   les réhabilitations/extensions

-   le matériel et les équipements

-   la réparation, l'entretien et la maintenance

-   les fournitures

-   les médicaments

-   les services divers

**6.2.2 Description de la procédure**

**6.2.2.1 Expression des besoins**

L'Administrateur-Comptable remplit une fiche d'expression des besoins
selon les mêmes procédures que précédemment examinées pour le
financement des activités internes.

Après avoir vérifié la disponibilité des fonds,
l\'Administrateur-Comptable effectue une demande de renseignements de
prix auprès des fournisseurs accompagnée du cahier des charges établi
par une commission préalablement constituée ou une personne ressource
compétente en la matière.

**6.2.2.1.1 Sélection des fournisseurs ou des prestataires de services**

Une fois les offres reçues, une commission est constituée pour procéder
à la sélection du fournisseur :

-   **1er cas** : Si le bien ou le service est estimé à une valeur
    inférieure à 250.000F CFA, la sélection se fait au niveau de
    l\'Administrateur-Comptable sur la base de trois factures pro-forma
    au moins. Cette sélection doit être visée par le Médecin Chef du
    District et le Représentant des collectivités locales et approuvée
    par le bénéficiaire de l'activité

-   **2e cas** : Si le bien ou le service est estimé à une valeur de
    250.000F CFA ou plus, la sélection fait intervenir une commission
    composée du bénéficiaire de l'activité (Maire, PCR, ARD, etc...), de
    l\'Administrateur-Comptable, du Médecin Chef du District sanitaire
    et du Représentant des collectivités locales sur la base d\'un
    renseignement de prix auprès de trois fournisseurs au moins. Cette
    commission est présidée par le Maire ou le Président du Conseil
    rural ou tout autre bénéficiaire concerné par l'activité objet de la
    sélection. Cette commission pourrait être élargie aux membres du
    comité de santé, aux Infirmiers Chefs de Poste et autres personnes
    ressources (Technicien en Génie Civil, en Informatique, etc...). Une
    fois le dépouillement terminé, un procès verbal doit être rédigé par
    l'Administrateur-Comptable et signé par les membres de la commission
    pour attester de la bonne régularité du processus de sélection.

*Dans le choix des fournisseurs, les entreprises installées au Sénégal
seront privilégiées. L'utilisation des entreprises locales est
encouragée*.

# 6.2.2.1.2 Déroulement de la procédure de renseignement de prix

Le renseignement de prix s'adresse à un nombre limité de fournisseurs ou
de prestataires de services connus pour leur capacité à répondre aux
exigences techniques et financières de l'offre et de livrer la commande
dans les délais requis.

Elle comprend les étapes suivantes :

-   *Elaboration du cahier de charges ou des prescriptions techniques ou
    des termes de référence :* Il décrit de façon précise la nature et
    la consistance des biens et services demandés, ainsi que les
    conditions générales d\'exécution, de règlement ou de garantie.

### 

### *Lancement de l'avis de renseignement de prix :* L'Administrateur-Comptable prépare un projet d'avis de renseignement de prix qu'il soumet à la signature du bénéficiaire de l'activité (Maire, PCR, ARD, etc...). L'Avis signé par ce dernier est affiché à la Mairie/Maison communautaire, à la Préfecture/Sous-Préfecture, à la Région Médicale, au Centre de santé, au Poste de santé, à la Chambre des Métiers et autres endroits publics. Le(s) lieu(x) et les dates limites de dépôt des offres doivent être précisés sur l'avis.

-   *Réception des offres :* Il s\'agit d\'une lettre d'engagement et
    d'une facture ou d'un devis du soumissionnaire qui indique
    expressément le montant de la soumission, le mode de paiement, le
    délai d\'exécution, la durée de validité de l'offre et le lieu de
    livraison de la commande. L\'offre peut être une simple facture
    pro-forma.

-   *Dépouillement des offres : Le* dépouillement est fait par une
    commission dont la composition a été précisée plus haut. La
    commission est chargée de vérifier la validité des soumissions et
    autres renseignements demandés aux soumissionnaires et d'analyser la
    crédibilité des soumissionnaires, les offres techniques, puis les
    offres financières, sur la base des critères et pondérations
    indiqués dans le cahier de charges ou des prescriptions techniques
    ou les termes de référence.

-   *Rédaction du procès-verbal de dépouillement *: à l'issue du
    dépouillement, un procès verbal est rédigé pour préciser le
    fournisseur ou prestataire de services sélectionné et pour justifier
    les raisons de son choix

**6.2.2.1.3 Signature/Passation du marché**

Une fois le fournisseur ou le prestataire de services sélectionné, une
commande ou un contrat est passé avec ce dernier. Le contrat ou la
commande est accompagnée de tous les documents ayant servi à la
sélection.

**6.2.2.1.4 Contrôle des travaux de Génie Civil**

Le contrôle des travaux de Génie Civil sera confié à des Techniciens de
l'Urbanisme ou des Travaux Publics.

Pour chaque chantier visité, le Technicien chargé du contrôle des
travaux :

-   Rédige un procès verbal qui contient les informations suivantes :

```{=html}
<!-- -->
```
-   le nom du chantier

-   le nom de l\'entreprise ou de l'entrepreneur

-   la nature des travaux à réaliser

-   la date de début des travaux

-   la date prévue pour la fin de travaux

-   la date de visite du chantier

-   le nom du ou des représentant(s) de l\'entrepreneur

-   l'état d'avancement des travaux

-   les observations éventuelles relatives à l\'exécution des travaux

A l'issue de la visite, le Technicien rédige un rapport accompagné du
Procès verbal qu'il transmet à l'Administrateur-Comptable. Après avoir
pris connaissance du rapport, l'Administrateur-Comptable en fait une
copie suivant les cas, au Maire ou au PCR concerné par le chantier
visité.

Après exploitation du rapport, le Maire ou le PCR porte ses observations
pour discussion éventuelle avec le Technicien et l'entrepreneur. Le cas
contraire, il délivre une attestation de service rendu et autorise
l'Administrateur-Comptable à procéder au paiement.

#### *6.2.2.1.5 Réception des commandes*

**6.2.2.1.5.1 Réception des biens et services**

Les livraisons doivent être effectuées par les fournisseurs aux
Administrateurs-Comptables, sauf dans le cas des commandes groupées et
centralisées par DISC.

Les lieux, délais et conditions de livraison doivent être fixés d\'un
commun accord avec le fournisseur et précisés sur la commande.

Une commission composée de l'Administrateur-Comptable, du Médecin Chef
du District sanitaire et du Représentant des Collectivités Locales
vérifie que les biens et services livrés sont ceux mentionnés sur le Bon
de Commande (ou le marché) et effectue un contrôle physique des biens
livrés, par comptage des quantités livrées et les rapproche aux
quantités postées sur le Bon de Livraison et établit un Procès Verbal de
réception.

S\'il y a conformité, les membres de la commission signent le Bon de
Livraison et l'Administrateur-Comptable transmet un exemplaire signé au
fournisseur.

S\'il n\'y a pas de conformité, il peut être procédé à une substitution
en qualité équivalente dans la mesure où l\'article est de même prix.

En cas de réponse positive, il est exécuté les mêmes étapes que pour une
livraison conforme au Bon de Commande. Sinon, la réception n\'est pas
faite, en attendant régularisation par fournisseur.

Le matériel réceptionné par la commission est ensuite livré au Maire ou
PCP ou autre bénéficiaire de l'activité.

######## 6.2.2.1.5.2 Réception des travaux de Génie Civil

La réception technique provisoire des travaux doit être organisée et
planifiée en rapport avec le Maire ou le PCR, l'Administrateur-Comptable
et l'Entrepreneur. Cette réception sera faite par une commission
composée de :

-   des membres du Comité de Gestion du Poste de santé ou du District
    sanitaire

-   de l'Administrateur-Comptable

-   de l'Entrepreneur ou de son représentant

-   du Technicien chargé du contrôle des travaux

Pour chaque chantier, un procès-verbal de réception technique provisoire
est établi et signé par tous les membres de la commission.

Le Technicien chargé du contrôle rédige le procès-verbal de réception en
inscrivant :

-   le type d'infrastructure

-   la nature des travaux à réaliser

-   la localité

-   le nom de l\'entreprise ou de l'entrepreneur

-   la date du début des travaux

-   la date de fin des travaux

-   la date de réception des travaux

-   les réserves éventuelles

La date de la réception définitive est fixée par les membres de la
commission. Si durant la période allant de la réception provisoire à la
réception définitive, un vice remettant les travaux en cause est
détecté, l'entrepreneur sera appelé à reprendre tout ou partie des
travaux.

#### *6.2.2.1.6 Règlement des commandes et classement des pièces comptables*

L'Administrateur-Comptable classe la liasse dans le dossier des
\"Factures à recevoir\" en attendant la facture.

Une fois la facture reçue, l'Administrateur-Comptable établit une pièce
comptable accompagnée de la liasse (Expression de besoin, Procès Verbal
de sélection, Bon de Commande, Bon de Livraison, facture définitive). Il
prépare le chèque de règlement au nom du fournisseur ou du prestataire
de biens et services. Il signe le chèque et le transmet au Médecin Chef
de District et au Représentant des Collectivités Locales pour signature.

Une fois les signatures apposées sur le chèque,
l'Administrateur-Comptable le remet au fournisseur pour son règlement,
après en avoir fait une copie. Le fournisseur fait une décharge sur la
copie du chèque ou sur un reçu de paiement portant le numéro du chèque.

Enfin, il procède à l'enregistrement de la pièce comptable dans son
journal.

L'Administrateur-Comptable classe la pièce comptable dans le chrono
ouvert à cet effet.

### 6.3 Dispositions particulières

### 6.3.1 Paiement des perdiem ou des frais de transport

Les activités nécessitant le paiement d\'un perdiem ou d'une indemnité
concernent les rubriques budgétaires suivantes :

-   la formation/recyclage

-   la supervision

-   le contrôle des travaux de Génie Civil

-   le suivi des chantiers de construction

-   les activités de promotion

-   les réunions de coordination

Ces activités sont programmées sur la base de plans d\'actions. A
l'exécution, une pièce comptable est établie et signée par
l\'Administrateur-Comptable sur la base d'une expression des besoins
formulée par le Médecin Chef du District sanitaire ou tout autre
bénéficiaire de l'activité. Ces documents accompagnés d\'un chèque de
règlement établi au nom de l\'Administrateur-Comptable sont envoyés au
Médecin Chef du District et au Représentant des collectivités locales
pour approbation et signature. L\'Administrateur-Comptable procède au
retrait des fonds à la banque et effectue le paiement en espèces aux
différents bénéficiaires.

Pour chaque paiement, l\'Administrateur-Comptable doit s'assurer que :

-   le rapport de supervision visé par le Médecin Chef (de la Région
    Médicale ou du District sanitaire) est **reçu**

-   les supervisions, les réunions de coordinations, les activités de
    promotion sont payées comme un déplacement opérationnel selon la
    politique d\'indemnité de l\'USAID, mais dans la limite des montants
    budgétisés dans les Plans d'Opérations ou des montants disponibles.

-   les formations et les recyclages sont payés comme des activités de
    formation prévues dans la politique d\'indemnité de l\'USAID, mais
    dans la limite des montants budgétisés dans les Plans d'Opérations.

-   Les fiches de présence et des dépenses contenant les paiements
    effectués avec émargement des bénéficiaires, sont indispensables
    pour justifier les dépenses, lorsqu\'il s\'agit d\'un paiement de
    groupe.

**6.3.2 Constructions et réhabilitations**

Les Collectivités locales peuvent, si elles le jugent nécessaire, faire
une demande au niveau de l\'Urbanisme ou des Travaux Publics pour
l\'établissement d\'un devis estimatif des travaux sur la base d'un plan
standard. Ce devis donnera un ordre de grandeur des coûts des
constructions avant les dépouillements.

En outre, certaines conditions sont liées à l\'exécution des travaux et
au règlement du dernier acompte :

-   Un contrat liant la collectivité locale et l'entrepreneur devra être
    établi

-   Il faudra prévoir un acompte à payer à l'entrepreneur au démarrage
    du chantier

-   Un procès verbal est rédigé à la réception provisoire. La réception
    définitive n'interviendra que si aucun vice ne remettant en cause la
    qualité des travaux n'est détecté

-   Des pénalités de retard seront prévues

-   Une retenue de garantie sera faite et ne sera restituée qu'après la
    réception définitive des travaux.

###### **6.3.3 Entretiens et réparations**

Une liste détaillée du matériel à entretenir doit être fournie par le
Médecin chef du District sanitaire ou par les Infirmiers Chefs de Poste
au début de l\'activité. Ce matériel doit appartenir à la structure
sanitaire et doit être utilisé uniquement pour les activités propres de
la structure sanitaire.

**6.3.4 Médicaments**

Pour les achats de médicament, il faut nécessairement se référer au
catalogue de la PNA où figure la liste standard de tous les médicaments
pour chaque structure sanitaire.

**6.3.5 Acquisitions des biens et services**

Le projet étant financé par I'USAID, les procédures d'acquisition des
biens et services doivent être conformes aux exigences de l\'USAID et
particulièrement à la disposition standard intitulée \"Réglementations
de l\'AID concernant l\'éligibilité des biens et services\".

### 6.4 Gestion des immobilisations

1.  **Objet**

La gestion des immobilisations a pour objet de protéger et de
sauvegarder les biens acquis dans le cadre de l'exécution des Plans
d'Opérations des collectivités locales.

Tous les équipements acquis feront l'objet d'une codification et d'un
enregistrement dans un Journal des inventaires afin d'en faciliter le
suivi.

**6.4.2 Format et Procédure de remplissage du Journal des inventaires**

Tout article acheté dans le cadre de l'exécution des Plans d'Opérations
des collectivités locales doit être inscrit dans un Journal des
Inventaires.

Le Journal des inventaires est un tableau à douze colonnes renseignant
sur :

1.  N° d'article : c'est le numéro chronologique en fonction de
    l'enregistrement dans le Journal des inventaires

2.  Code de matériel : c'est un code à quatre (4) chiffres (Cf Tableau
    6.2 : Codification du matériel)

3.  Désignation du matériel : c'est le type de matériel suivi du numéro
    de série si existant

4.  Code de localisation : c'est un code à quatre (4) chiffres (Cf
    Tableau 6.3 : Codification de localisation en annexe)

5.  Localisation (détaillée) : Sous-préfecture de ...., Bureau du
    Percepteur de ...., Bureau du MCD de.... , Bureau du SSSP de ....,
    Poste de santé de ... (si plusieurs postes dans une collectivité),
    etc.

6.  Date d'acquisition : c'est la date qui correspond à la date de
    délivrance de la facture

7.  N° de pièce comptable

8.  Prix d'achat (en FCFA)

9.  Nom du Fournisseur

10. Année du Plan d'Opérations de la collectivité locale : 2001, 2002,
    2003, etc.

11. Source de financement : il y ' a deux sources de financement que
    sont les collectivités locales «CL» et l'USAID à travers les fonds
    matching «USAID»

12. Etat (du matériel) : Neuf «N», Fonctionnel «F», Non-Fonctionnel
    «N-F»

> Puisque le Projet n'achète que du matériel neuf, à l'entrée de
> l'article dans le Journal des inventaires, seul le code «N» sera
> utilisé. Les codes «F» et «N-F» seront d'application pour des
> inventaires à venir.

Le Journal des inventaires doit être tenu à jour par
l'Administrateur-Comptable en respectant le format proposé (Cf Tableau
n° 6.1). Nous recommandons de garder un tirage du journal dans vos
archives et d'imprimer systématiquement la dernière page du journal à
chaque nouvelle entrée.

Chaque district sanitaire doit avoir un Journal des inventaires
informatisé.

3.  **Procédure de gestion des équipements**

La procédure de gestion des équipements obéit aux étapes suivantes :

-   A la réception des documents d'acquisition des équipements
    (factures, bordereaux de livraison, bons de commande et demandes
    d'achat), l'Administrateur-Comptable effectue les tâches suivantes :

```{=html}
<!-- -->
```
-   vise les documents après réception des équipements

-   attribue un numéro de code à l'équipement

-   renseigne le journal des inventaires

-   joint les copies des documents d'acquisition à la fiche
    d'immobilisation et procède à leur classement

```{=html}
<!-- -->
```
-   L'Administrateur-Compable envoie à la fin de chaque une copie
    électronique au Gestionnaire des fonds de co-financement

Des inventaires physiques seront effectués périodiquement et rapprochés
au Journal des inventaires.

  ------------------ -------- -------------- ----------------- ------------------ ---------------- -------------------- ------ -------------- --------------- ----------- -------- ----------
  **[Tableau n°                                                                                                                                                                    
  6.2]{.underline} :                                                                                                                                                               
  Journal des                                                                                                                                                                      
  inventaires du                                                                                                                                                                   
  District sanitaire                                                                                                                                                               
  de ...**                                                                                                                                                                         

                                                                                                                                                                                   

                                                                                                                                                                                   

                                                                                                                                              ** **                                

  1                  2        3              4                 5                  6                7                    8      9              10              11          12       13

  **Date**           **N°**   **Code**       **Désignation**   **Code**           **Localisation   **Date**             **N°   **Prix**       **Nom**         **Année**   **SF**   **Etat**
                                                                                  (détaillée)**                         PC**                                                       

                              **Matériel**                     **Localisation**                    **d\'acquisition**          **d\'achat**   **du            **POCL**             
                                                                                                                                              Fournisseur**                        

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    

                                                                                                                                                                                    
  ------------------ -------- -------------- ----------------- ------------------ ---------------- -------------------- ------ -------------- --------------- ----------- -------- ----------

**6.4.5 Affectation du matériel et des équipements**

La remise des équipements fait l'objet d'une fiche de mouvement de stock
établie par l'Administrateur-Comptable. Au niveau de chaque localité, un
PV de réception des équipements est établi.

A la fin du projet DISC, un inventaire physique est fait par une
commission composée de l'Administrateur-Comptable et des représentants
du District sanitaire et des collectivités locales selon les étapes
suivantes :

-   L'Administrateur-Comptable prépare le support d'inventaire (Journal
    des inventaires) pour dénombrer, localiser et vérifier les états des
    équipements

-   La commission procède à un inventaire physique

-   Elle rapproche les données physiques et les données contenues dans
    le Journal des inventaires

-   L'Administrateur-Comptable établit un procès verbal d'inventaire
    qu'il soumet à la signature de tous les membres de la commission

-   L'Administrateur-Comptable rédige un rapport d'inventaire annexé au
    procès verbal d'inventaire et le transmet au Gestionnaire des fonds
    de co-financement pour visa et au Chef d'Equipe pour approbation

Les décisions d'affectation définitive des équipements aux bénéficiaires
sont prises par l'USAID sur proposition de DISC.

  ------------------ ---------------------------------------------------------- ----------
  **[Tableau n°                                                                 
  6.3]{.underline} :                                                            
  Codification du                                                               
  matériel**                                                                    

                                                                                

  **N°**             **Désignation**                                            **Code**

  **A**              **Matériel roulant motorisé**                              **0100**

  1                  Mobylettes                                                 0101

  2                  Véhicules/Ambulances                                       0102

  3                  Autres                                                     0103

                                                                                 

  **B**              **Matériel roulant non motorisé**                          **0200**

  1                  Charrette                                                  0201

  2                  Cheval                                                     0202

  3                  Ane                                                        0203

  4                  Autres                                                     0204

  **C**              **Equipement/Materiel médical**                            **0300**

  1                  Alèse                                                      0301

  2                  Bassin de lit                                              0302

  3                  Boite à instruments chirurgicaux                           0303

  4                  Boite d\'accouchement                                      0304

  5                  Boite de pansement                                         0305

  6                  Boite de petite chirurgie                                  0306

  7                  Boite Pharmacie                                            0307

  8                  Chariot                                                    0308

  9                  Escabot                                                    0309

  10                 Gants                                                      0310

  11                 Haricot                                                    0311

  12                 Matériel chirurgie dentaire                                0312

  13                 Matériel de laboratoire                                    0313

  14                 Pèse-bébé/salter                                           0314

  15                 Pèse-personne                                              0315

  16                 Pissette                                                   0316

  17                 Plateau GM                                                 0317

  18                 Sonde rigide                                               0318

  19                 Speculum                                                   0319

  20                 Stérilisateur                                              0320

  21                 Sthetoscope (obstretrical)                                 0321

  22                 Table d\'accouchement                                      0322

  23                 Table de soins                                             0323

  24                 Table gynécologique                                        0324

  25                 Tabouret                                                   0325

  26                 Tensiomètre                                                0326

  27                 Toise                                                      0327

  28                 Trousse d\'accouchement                                    0328

  29                 Autres                                                     0329

  **D**              **Mobilier**                                               **0400**

  1                  Armoires                                                   0401

  2                  Bancs                                                      0402

  3                  Bureau                                                     0403

  4                  Chaise                                                     0404

  5                  Draps                                                      0405

  6                  Etagère                                                    0406

  7                  Lit ou lit houssé                                          0407

  8                  Lit                                                        0408

  9                  Matelas                                                    0409

  10                 Placard                                                    0410

  11                 Table                                                      0411

  12                 Table de chevet                                            0412

  13                 Table dépositaire                                          0413

  14                 Autres                                                     0414

  **E**              **Equipement de reproduction**                             **0500**

  1                  Fax                                                        0501

  2                  Photocopieur                                               0502

  3                  Autres                                                     0503

  **F**              **Matériel didactique**                                    **0600**

  1                  Ecran mobile                                               0601

  2                  Magnétoscope                                               0602

  3                  Rétroprojecteur                                            0603

  4                  Télévision                                                 0604

  5                  Video-projecteur                                           0605

  6                  Flipchart                                                  0606

  7                  Autres                                                     0607

  **G**              **Matériel informatique**                                  **0700**

  1                  Accessoires ordinateur                                     0701

  2                  Imprimante                                                 0702

  3                  Onduleur                                                   0703

  4                  Ordinateur                                                 0704

  5                  Autres                                                     0705

  **H**              **Matériel de prévention contre le Paludisme**             **0800**

  1                  Bassines                                                   0801

  2                  Matériel d\'imprégnation des moustiquaires                 0802

  3                  Mégaphones                                                 0803

  4                  Moustiquaires imprégnés                                    0804

  5                  Moustiquaires non imprégnés                                0805

  6                  Autres                                                     0806

  **I**              **Matériel d\'assainissement/set-setal**                   **0900**

  1                  Bacs à ordures                                             0901

  2                  Bottes en PVC                                              0902

  3                  Brouettes                                                  0903

  4                  Fourches                                                   0904

  5                  Gants                                                      0905

  6                  Incinérateurs                                              0906

  7                  Masques                                                    0907

  8                  Pelles                                                     0908

  9                  Rateaux                                                    0909

  10                 Autres                                                     0910

  **J**              **Matériel de démonstration culinaire**                    **1000**

  1                  Fourneau                                                   1001

  2                  Marmite                                                    1002

  3                  Bol                                                        1003

  4                  Assiette                                                   1004

  5                  Autres                                                     1005

  **K**              **Equipement d\'éclairage**                                **1100**

  1                  Accessoires (éclairage solaire)                            1101

  2                  Batteries (éclairage solaire)                              1102

  3                  Groupe électrogène                                         1103

  4                  Lampes à gaz                                               1104

  5                  Lampes à pétrole                                           1105

  6                  Panneaux/Plaques solaires                                  1106

  7                  Torches                                                    1107

  8                  Autres                                                     1108

  **L**              **Equipement de stockage d\'eau**                          **1200**

  1                  Canaris avec ou sans robinet                               1201

  2                  Fûts                                                       1202

  3                  Résevoirs                                                  1203

  4                  Autres                                                     1204

  **M**              **Equipement de froid**                                    **1300**

  1                  Réfrigérateurs à gaz                                       1301

  2                  Réfrigérateurs électriques                                 1302

  3                  Réfrigérateurs à pétrole                                   1303

  4                  Réfrigérateurs solaires                                    1304

  5                  Autres                                                     1305

  **N**              **Equipement de climatisation et de ventilation**          **1400**

  1                  Climatiseurs                                               1401

  2                  Ventilateurs (sur pieds et plafonniers)                    1402

  3                  Autres                                                     1403

  **0**              **Equipements/matériel divers**                            **1500**

  1                  Divers                                                     1501
  ------------------ ---------------------------------------------------------- ----------

  ------------------ -------------------------------------------------------- ----------
  **[Tableau n°                                                               
  6.4]{.underline} :                                                          
  Codification de                                                             
  localisation**                                                              

                                                                              

                                                                              

  **N/N**            **Désignation**                                          **Code**

                     ** **                                                    

                     **REGION DE LOUGA**                                      **1000**

                                                                              

  1                  Région Médicale                                          1001

  2                  Agence Régionale de Développement                        1002

  3                  Conseil Régional                                         1003

  4                  Gouvernance, Préfectures, Arrondissements                1004

  5                  Trésorerie Paierie Régionale/Perceptions                 1005

                                                                              

  **A**              **District sanitaire de Louga**                          1100

  1                  Commune de Louga                                         1101

  2                  Communauté rurale de Coki                                1102

  3                  Communauté rurale de Gande                               1103

  4                  Communauté rurale de Kelle Gueye                         1104

  5                  Communauté rurale de Keur Momar Sarr                     1105

  6                  Communauté rurale de Léona                               1106

  7                  Communauté rurale de Mbédiene                            1107

  8                  Communauté rurale de Ndiagne                             1108

  9                  Communauté rurale de Nguer Malal                         1109

  10                 Communauté rurale de Ngueune Sarr                        1110

  11                 Communauté rurale de Nguidilla                           1111

  12                 Communauté rurale de Niomre                              1112

  13                 Communauté rurale de Pété Warack                         1113

  14                 Communauté rurale de Sakal                               1114

  15                 Communauté rurale de Syer                                1115

  16                 Communauté rurale de Thiamene                            1116

  **B**              **District sanitaire de Kébémer**                        1200

  1                  Commune de Kebemer                                       1201

  2                  Communauté rurale de Bandegne                            1202

  3                  Communauté rurale de Cab Gaye                            1203

  4                  Communauté rurale de Dioukoul                            1204

  5                  Communauté rurale de Gueoul                              1205

  6                  Communauté rurale de Kanene Ndiob                        1206

  7                  Communauté rurale de Lorro                               1207

  8                  Communauté rurale de Ndande                              1208

  9                  Communauté rurale de Sagatta Ngueth                      1209

  10                 Communauté rurale de Thieppe                             1210

  11                 Communauté rurale de Thiolom Fall                        1211

  **C**              **District sanitaire de Darou Mousty**                   1300

  1                  Communauté rurale de Darou Marnane                       1301

  2                  Communauté rurale de Darou Mousty                        1302

  3                  Communauté rurale de Mbadiane                            1303

  4                  Communauté rurale de Ndoyenne                            1304

  5                  Communauté rurale de Sam Yabal                           1305

  6                  Communauté rurale de Touba Merina                        1306

  **D**              **District sanitaire de Linguere**                       1400

  1                  Commune de Linguere                                      1401

  2                  Communauté rurale de Barkedji                            1402

  3                  Communauté rurale de Dodji                               1403

  4                  Communauté rurale de Gassane                             1404

  5                  Communauté rurale de Labgar                              1405

  6                  Communauté rurale de Thiargny                            1406

  7                  Communauté rurale de Thiel                               1407

  8                  Communauté rurale de Warkhokh                            1408

  **E**              **District sanitaire de Dahra**                          1500

  1                  Commune de Dahra                                         1501

  2                  Communauté rurale de Boulal                              1502

  3                  Communauté rurale de Déaly                               1503

  4                  Communauté rurale de Kamb                                1504

  5                  Communauté rurale de Mbeuleukhé                          1505

  6                  Communauté rurale de Mboula                              1506

  7                  Communauté rurale de Sagatta Djoloff                     1507

  8                  Communauté rurale de Tessekere                           1508

  9                  Communauté rurale de Thiamene                            1509

                                                                              

                     **REGION DE THIES**                                      **2000**

                                                                              

  1                  Région Médicale                                          2001

  2                  Agence Régionale de Développement                        2002

  3                  Conseil Régional                                         2003

  4                  Gourvernance, Préfectures, Arrondissements               2004

  5                  Trésorerie Paierie Régionale/Perceptions                 2005

                                                                              

  **A**              **District sanitaire de Thiès**                          2100

  1                  Commune de Kayar                                         2101

  2                  Commune de Pout                                          2102

  3                  Commune de Thies                                         2103

  4                  Communauté rurale de Diender                             2104

  5                  Communauté rurale de Fandene                             2105

  6                  Communauté rurale de Keur Moussa                         2106

  7                  Communauté rurale de Notto Diobass                       2107

  8                  Communauté rurale de Tassette                            2108

  **B**              **District sanitaire de Thiadiaye**                      2200

  1                  Commune de Thiadiaye                                     2201

  2                  Communauté rurale de Fissel Mbadane                      2202

  3                  Communauté rurale de Ndiaganiao                          2203

  4                  Communauté rurale de Sandiara                            2204

  5                  Communauté rurale Sessene                                2205

  **C**              **District sanitaire de Joal Fadhiouth**                 2300

  1                  Commune de Joal-Fadiouth                                 2301

  2                  Communauté rurale de Ngueniene                           2302

  **D**              **District sanitaire de Poponguine**                     2400

  1                  Communauté rurale de Ndiass                              2401

  2                  Communauté rurale de Sindia                              2402

  **E**              **District sanitaire de Mbour**                          2500

  1                  Commune de Mbour                                         2501

  2                  Commune de Nguekhokh                                     2502

  3                  Communauté rurale de Malicounda                          2503

  **F**              **District sanitaire de Khombole**                       2600

  1                  Commune de Khombole                                      2601

  2                  Communauté rurale de Ndiayène Sirakh                     2602

  3                  Communauté rurale de Ngoundiane                          2603

  4                  Communauté rurale de Thiénaba                            2604

  5                  Communauté rurale de Touba Toul                          2605

  **G**              **District sanitaire de Tivaouane**                      2700

  1                  Commune de Mboro                                         2701

  2                  Commune de Tivaouane                                     2702

  3                  Communauté rurale de Cherif LO                           2703

  4                  Communauté rurale de Darou Khoudoss                      2704

  5                  Communauté rurale de Meouane                             2705

  6                  Communauté rurale de Mont Roland                         2706

  7                  Communauté rurale de Notto Gouye Diama                   2707

  8                  Communauté rurale de Pire Goureye                        2708

  9                  Communauté rurale de Taiba Ndiaye                        2709

  **H**              **District sanitaire de Mékhé**                          2800

  1                  Commune de Mekhe                                         2801

  2                  Communauté rurale de Koul                                2802

  3                  Communauté rurale de Mbayenne                            2803

  4                  Communauté rurale de Merina Dakhar                       2804

  5                  Communauté rurale de Ngandiouf                           2805

  6                  Communauté rurale de Niakhene                            2806

  7                  Communauté rurale de Pekesse                             2807

  8                  Communauté rurale de Thilmakha                           2808

                                                                              

                     **REGION DE KAOLACK**                                    **3000**

                     ** **                                                    

  1                  Région Médicale                                          3001

  2                  Agence Régionale de Développement                        3002

  3                  Conseil Régional                                         3003

  4                  Gouvernance, Préfectures, Arrondissements                3004

  5                  Trésorerie Paierie Régionale/Perceptions                 3005

                     ** **                                                    

                     **District sanitaire de Kaolack**                        3100

  1                  Commune de Gandiaye                                      3101

  2                  Commune de Kahone                                        3102

  3                  Commune de Kaolack                                       3103

  4                  Commune de Ndoffane                                      3104

  5                  Communauté rurale de Dya                                 3105

  6                  Communauté rurale de Keur Baka                           3106

  7                  Communauté rurale de Keur Soce                           3107

  8                  Communauté rurale de Latmingue                           3108

  9                  Communauté rurale de Ndiaffate                           3109

  10                 Communauté rurale de Ndiebel                             3110

  11                 Communauté rurale de Ndiedieng                           3111

  12                 Communauté rurale de Thiare                              3112

  13                 Communauté rurale de Thiombi                             3113

  **B**              **District sanitaire de Kaffrine**                       3200

  1                  Commune de Kaffrine                                      3201

  2                  Communauté rurale de Birkelane                           3202

  3                  Communauté rurale de Boulel                              3203

  4                  Communauté rurale de Darou Miname (Ndibène)              3204

  5                  Communauté rurale de Dianké Souf                         3205

  6                  Communauté rurale de Diokoul Mbelbouck                   3206

  7                  Communauté rurale de Gniby                               3207

  8                  Communauté rurale de Kahi                                3208

  9                  Communauté rurale de Katiote                             3209

  10                 Communauté rurale de Mabo                                3210

  11                 Communauté rurale de Malem Hodar                         3211

  12                 Communauté rurale de Mboss                               3212

  13                 Communauté rurale de Médinatoul Salame                   3213

  14                 Communauté rurale de Ndiognick                           3214

  15                 Communauté rurale de Ndioume Guinthe                     3215

  16                 Communauté rurale de Nganda                              3216

  **C**              **District sanitaire de Koungueul**                      3300

  1                  Commune de Koungueul                                     3301

  2                  Communauté rurale de Guinthe Pathé                       3302

  3                  Communauté rurale de Ida Mouride                         3303

  4                  Communauté rurale de Lour Escale                         3304

  5                  Communauté rurale de Maka Yopp                           3305

  6                  Communauté rurale de Ribo Escale                         3306

  7                  Communauté rurale de Saly Escale                         3307

  **D**              **District sanitaire de Nioro**                          3400

  1                  Commune de Nioro                                         3401

  2                  Communauté rurale de Gainthe Kaye                        3402

  3                  Communauté rurale de Kaymor                              3403

  4                  Communauté rurale de Keur Maba Diakhou                   3404

  5                  Communauté rurale de Keur Madiabel                       3405

  6                  Communauté rurale de Médina Sabakh                       3406

  7                  Communauté rurale de Ndramé Escale                       3407

  8                  Communauté rurale de Ngayène Sabankh                     3408

  9                  Communauté rurale de Paoskoto                            3409

  10                 Communauté rurale de Porokhane                           3410

  11                 Communauté rurale de Taiba-Niassène                      3411

  12                 Communauté rurale de Wack Ngouna                         3412

                                                                              

                     **REGION DE FATICK**                                     **4000**

                     ** **                                                    

  1                  Région Médicale                                          4001

  2                  Agence Régionale de Développement                        4002

  3                  Gouvernance, Préfectures, Arrondissements                4003

  4                  Trésorerie Paierie Régionale/Perceptions                 4004

  5                  Trésorerie/Perception                                    4005

                     ** **                                                     

                     **District sanitaire de Guinguinéo**                     4100

  1                  Commune de Guinguinéo                                    4101

  2                  Communauté rurale de Gagnick                             4102

  3                  Communauté rurale de Keur NDiago                         4103

  4                  Communauté rurale de MBadakhoune                         4104

  5                  Communauté rurale de NGathie                             4105

                                                                              
  ------------------ -------------------------------------------------------- ----------

  ------- -------------------------------------------------------- ----------
          **REGION DE ZIGUINCHOR**                                 **5000**

                                                                   

  1       Région Médicale                                          5001

  2       Agence Régionale de Développement                        5002

  3       Conseil Régional                                         5003

  4       Gouvernance, Préfectures, Arrondissements                5004

  5       Trésorerie Paierie Régionale/Perceptions                 5005

                                                                   

  **A**   **District sanitaire de Bignona**                        **5100**

  1       Commune de Bignona                                       5101

  **B**   **District sanitaire de Oussouye**                       **5200**

  1       Commune de Oussouye                                      5201

  **C**   **District sanitaire de Thonck Essyl**                   **5300**

  1       Commune de Thionck Essyl                                 5301

  **C**   **District sanitaire de Ziguinchor**                     **5400**

  1       Commune de Ziguinchor                                    5401
  ------- -------------------------------------------------------- ----------

**CHAPITRE 7**

**RAPPORTS FINANCIERS**

[]{#__RefHeading___Toc121734516 .anchor}**CHAPITRE 7**

####### 

# RAPPORTS FINANCIERS

### 7.1 Introduction

Ce chapitre traite des rapports financiers périodiques, des documents
joints aux rapports financiers et des obligations relatives à
l\'établissement d\'un rapport financier et des conditions de rejet.

### 7.2 Définition

Les rapports financiers mensuels sont des documents fournis sur une base
mensuelle par les Administrateurs-Comptables ou par DISC et qui
renseignent sur le niveau de l'exécution financière des Plans
d'Opérations des collectivités locales. Toutes les informations
contenues dans les rapports financiers doivent provenir directement des
livres comptables et être facilement vérifiables.

### 7.3 Procédure

**7.3.1 Rapports financiers mensuels des Administrateurs-Comptables**

**7.3.1.1 Transmission des rapports financiers mensuels**

L'Administrateur-Comptable doit envoyer à DISC le rapport financier
mensuel dans les dix jours qui suivent la fin du mois concerné par le
rapport.

**7.3.1.2 Contrôle des rapports financiers mensuels**

Après réception des rapports financiers et des documents joints,
l'Analyste Financier effectue les tâches suivantes :

-   analyse des documents comptables (journaux, rapprochement mensuel de
    fonds, situation mensuelle du budget, rapprochement bancaire
    mensuel)

-   documente par écrit les vérifications effectuées

-   informe le Gestionnaire des fonds de co-financement des résultats de
    l'analyse du rapport.

Un feedback est fait à l'Administrateur-Comptable et si nécessaire, un
complément d'informations lui est demandé.

**7.3.1.3 Classement des rapports financiers mensuels**

Une fois les rapports financiers mensuels approuvés, l'Analyste
Financier procède à leur classement

**7.3.2 Rapports financiers mensuels de DISC**

Ce sont les rapports financiers mensuels élaborés par DISC et soumis à
Development Associates, Inc.

Ces rapports font la situation sur :

-   les appels de fonds «cash call»

-   les dépenses et le décaissement

-   les reliquats sur les appels de fonds / trésorerie.

Les rapports financiers mensuels soumis à Development Associates, Inc
sont présentés sous forme de tableau (Cf Tableau n° 7.1)

### 7.4 Documents

Les documents suivants doivent être présentés dans les rapports
financiers mensuels des Administrateurs-Comptables :

-   le relevé bancaire

-   le rapprochement mensuel des fonds (Tableau n° 7.2)

-   le rapprochement bancaire (Tableau n° 5.2)

-   la situation mensuelle du budget (Tableau n° 7.3)

-   les journaux des opérations bancaires (Tableau 5.1)

-   les pièces comptables accompagnées des justificatifs de dépenses
    (Tableau n° 7.4).

**7.4.1** **Rapprochement mensuel des fonds**

**7.4.1.1** **Présentation du document**

**7.4.1.2 Objet**

Le tableau de rapprochement mensuel des fonds a pour objet de renseigner
sur l'utilisation des fonds de co-financement et sur le solde disponible
en fin de période.

  ------------------ --------- --------- -- ----------- ----------------- -- ------- ------------------ -- -------------------- --- ------------ ---- ----------- -- ------------- ----- ---------
  **[Tableau n° 7.1                                                                                                                                                                      
  :]{.underline}**                                                                                                                                                                       

  **Etat des                                                                                                                                                                             
  Dépenses sur Fonds                                                                                                                                                                     
  Matching**                                                                                                                                                                             

  **Periode du \...                                                                                                                                                                      
  au ...**                                                                                                                                                                               

                                                                                                                                                                                         

                                                                                                                                                                                         

                     **Fonds                            **Décaissement du                                                                                            **Solde au**        **...**
                     reçus**                            ... au ...**                                                                                                                     

  **District         **Fonds   **Fonds      **Cumul**   **Cumul                      **Décaissement**      **Réconciliation**       **Total           **Cumul**      **Montant**         **%**
  sanitaire**        reçus**   reçus**                  décaissements**                                                             Dépenses**                                           

  ** **              **Fin     **en         **en ...**  **Fin ...**                  **en ...**            **mois de ...**          **en ...**        **en ...**     ** **               ** **
                     ...**     ...**                                                                                                                                                     

  Bignona                      ** **                                                                                                ** **                                                 

  Dahra                        ** **                                                                                                ** **                                                 

  Darou Mousty                 ** **                                                                                                ** **                                                 

  Guinguineo                   ** **                                                                                                ** **                                                 

  Joal - Fadiouth              ** **                                                                                                ** **                                                 

  Kaffrine                     ** **                                                                                                ** **                                                 

  Kaolack                      ** **                                                                                                ** **                                                 

  Kebemer                      ** **                                                                                                ** **                            ** **                

  Khombole                     ** **                                                                                                ** **                                                 

  Kounguel                     ** **                                                                                                ** **                                                 

  Linguere                     ** **                                                                                                ** **                                                 

  Louga                        ** **                                                                                                ** **                                                 

  Mbour                        ** **                                                                                                ** **                                                 

  Mekhe                        ** **                                                                                                ** **                                                 

  Nioro                        ** **                                                                                                ** **                                                 

  Oussouye                     ** **                                                                                                ** **                                                 

  Poponguine                   ** **                                                                                                ** **                                                 

  Thiadiaye                    ** **                                                                                                ** **                                                 

  Thies                        ** **                                                                                                ** **                                                 

  Thionck-Essyl                ** **                                                                                                ** **                                                 

  Tivaouane                    ** **                                                                                                ** **                                                 

  Ziguinchor                   ** **                                                                                                ** **                                                 

  **Total**          **0**     **0**        **0**       **0**                        **0**                 **0**                    **0**             **0**          **0**               ** **

                                                                                                                                                                                         

  **Date :** ...                                                                                                                                                                         

  **Préparé par :**                                     **Visé par :**                                                              **Approuvé                                           
                                                                                                                                    par :**                                              
  ------------------ --------- --------- -- ----------- ----------------- -- ------- ------------------ -- -------------------- --- ------------ ---- ----------- -- ------------- ----- ---------

+---------+------------------------------------------+----------------+
| **[     |                                          |                |
| Tableau |                                          |                |
| n°      |                                          |                |
| 7.      |                                          |                |
| 2]{.und |                                          |                |
| erline} |                                          |                |
| :       |                                          |                |
| Rappro  |                                          |                |
| chement |                                          |                |
| mensuel |                                          |                |
| des     |                                          |                |
| fonds** |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **D     |                                          |                |
| istrict |                                          |                |
| sa      |                                          |                |
| nitaire |                                          |                |
| :**     |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| *       |                                          |                |
| *Accord |                                          |                |
| de      |                                          |                |
| fina    |                                          |                |
| ncement |                                          |                |
| n° :**  |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **      |                                          |                |
| Période |                                          |                |
| du      |                                          |                |
| ...     |                                          |                |
| ....... |                                          |                |
| ....... |                                          |                |
| au      |                                          |                |
| ....    |                                          |                |
| .....\. |                                          |                |
| ....... |                                          |                |
| .....** |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| ** **   |                                          | **Montant des  |
|         |                                          | Fonds**        |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         | ** **                                    | **du           |
|         |                                          | c              |
|         |                                          | o-financement, |
|         |                                          | F CFA**        |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| ** **   | **Fonds Disponibles en Début de Période  | ** **          |
|         | (1)**                                    |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         | **Fonds Reçus depuis le Dernier Rapport  |                |
|         | (2)**                                    |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         | **Total des Fonds Disponibles durant la  |                |
|         | Période : (3) = (1)+(2)**                |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| *       | **Rubrique budgétaire**                  | ** **          |
| *Code** |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **budgé |                                          |                |
| taire** |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **1**   | Ressources Humaines                      | ** **          |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **2**   | Investissements                          | ** **          |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **3**   | Fonctionnement                           | ** **          |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **4**   | Formation/Sensibilisation/Plaidoyer      | ** **          |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **5**   | Suivi/Supervision/Contrôle/Coordination  | ** **          |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         | **Total Coûts des Activités**            | ** **          |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         | **Fonds Disponibles à la Fin du Mois :   | ** **          |
|         | (5) = (3) -( 4)**                        |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         | (Doit être égal au solde du journal de   | ** **          |
|         | banque                                   |                |
|         |                                          |                |
|         | \+ solde colonne \"Avances\")            |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
|         |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **      |                                          | **Approuvé par |
| Préparé |                                          | :**            |
| par :** |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| ** **   |                                          | ** **          |
+---------+------------------------------------------+----------------+
| **Date  | ** **                                    | **Date :**     |
| :**     |                                          |                |
+---------+------------------------------------------+----------------+

**7.4.1.3 Moment de l'utilisation**

Le rapprochement mensuel des fonds est utilisé à la fin de chaque mois
pour informer DISC de l\'usage des fonds reçus, les sommes dépensées
durant la période.

**7.4.1.4 Procédure de remplissage du rapprochement mensuel des fonds**

**Etape 1 :** Remplir l\'entête

**Etape 2 :** Mentionner le montant des fonds disponibles au début de la
période (report de la ligne 5 du dernier «Rapprochement mensuel des
fonds» (1)

**Etape 3 :** Reporter les montants reçus des fonds de co-financement
depuis le dernier rapport. Faire le total de ces montants (2).

**Etape 4 :** Le total des fonds disponibles durant la période (3) =
(1) + (2).

**Etape 5 :** Inscrire le montant des déboursés pour chaque rubrique
budgétaire comprise dans le budget du Programme (utiliser les mêmes
rubriques qui sont prévues dans le budget du programme).

Pour toute modification des montants des lignes budgétaires, se reporter
à la réglementation telle que stipulée dans l\'Accord de financement (Cf
Article 8) et sous peine de rejet du rapport.

**Etape 6 :** Calculer le total des coûts directs des activités.

**Etape 7 :** Fonds disponibles à la fin du mois (5) : doit être égal au
« Solde » du journal des opérations bancaires. Ce qui correspond
également à la différence entre le **\"Total des fonds** **disponibles
durant la période\"** (3) et le total des déboursés de la période
**\"Total coût activités\"** (4)

**Etape 8 :** Pour la collectivité locale, signer et mentionner le nom
de la personne qui a préparé le document et celui qui l'a approuvé.

**Etape 9 :** Pour DISC, signer et préciser le nom de la personne qui a
révisé et de celui qui l'a approuvé.

**NB :** Ce document est rempli à partir des documents ci-après tenus
par l'Administrateur-Comptable :

-   Journal des opérations bancaires

-   Suivi des dépenses par budget

-   Rapprochement bancaire.

**7.4.2 Rapprochement bancaire (Cf Chapitre 5.2.5)**

**7.4.3 Situation mensuelle du budget (Cf Tableau 7.3)**

**7.4.3.1. Présentation du document**

**7.4.3.2 Objet**

Ce document indique les engagements cumulés du projet.

**7.4.3.3 Moment d'utilisation**

Ce document fait partie du rapport financier mensuel. Il est rempli à la
fin de chaque mois.

**7.4.3.4 Procédure de remplissage de la situation mensuelle du budget**

**Etape 1 :** Remplir l\'entête

**Etape 2 :** Pour chaque rubrique budgétaire reporter **\"le montant
total du budget du Plan d'Opérations,** (colonne B)

**Etape 3 :** Reporter les **\"déboursés antérieurs\"** (colonne E du
dernier rapport ) (colonne C)

**Etape 4 :** Reporter les déboursés de la Période mensuelle (voir
tableau 8.1, ligne 4) (colonne D du tableau 8.2).

**Etape 5 :** Calculer et reporter les « déboursés annuels : total
cumulatif  (C+D) (tableau 8.2)

**Etape 6 :** Calculer et reporter le « **Solde du budget disponible »**
(F = B - E)

**Etape 7 :** Calculer les sous-totaux

**Etape 8 :** Dater et signer le document

**Etape 9 :** Pour DISC, signer et préciser le nom de la personne qui a
révisé et ceux des personnes qui l\'ont approuvé.

<table>
<colgroup>
<col style="width: 8%" />
<col style="width: 10%" />
<col style="width: 8%" />
<col style="width: 8%" />
<col style="width: 3%" />
<col style="width: 0%" />
<col style="width: 15%" />
<col style="width: 12%" />
<col style="width: 8%" />
<col style="width: 3%" />
<col style="width: 10%" />
<col style="width: 3%" />
<col style="width: 5%" />
</colgroup>
<tbody>
<tr class="odd">
<td colspan="13"><strong><u>Tableau n° 7.3</u> : Situation mensuelle du
budget</strong></td>
</tr>
<tr class="even">
<td colspan="3"></td>
<td colspan="3"></td>
<td><strong> </strong></td>
<td><strong> </strong></td>
<td colspan="2"><strong> </strong></td>
<td><strong> </strong></td>
<td colspan="2"><strong> </strong></td>
</tr>
<tr class="odd">
<td colspan="3"></td>
<td colspan="3"><strong> </strong></td>
<td><strong> </strong></td>
<td><strong> </strong></td>
<td colspan="2"><strong> </strong></td>
<td><strong> </strong></td>
<td colspan="2"><strong> </strong></td>
</tr>
<tr class="even">
<td colspan="6"><strong>District sanitaire :</strong></td>
<td> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="odd">
<td colspan="3"></td>
<td colspan="3"></td>
<td> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="even">
<td colspan="6"><strong>Accord de financement n° :</strong></td>
<td> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="odd">
<td colspan="2"> </td>
<td colspan="4"></td>
<td> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="even">
<td colspan="7"><p><strong>Période du _____________ au
______________</strong></p>
<p> </p></td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="odd">
<td></td>
<td colspan="3"><strong> </strong></td>
<td colspan="3"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="even">
<td></td>
<td colspan="3"> </td>
<td colspan="3"><strong> </strong></td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="odd">
<td rowspan="3"><strong>Code budgé-taire</strong></td>
<td colspan="3"><strong>A</strong></td>
<td colspan="3"><strong>B</strong></td>
<td><strong>C</strong></td>
<td colspan="2"><strong>D</strong></td>
<td><strong>E</strong></td>
<td colspan="2"><strong>F</strong></td>
</tr>
<tr class="even">
<td colspan="3"><strong>Rubrique Budgétaire</strong></td>
<td colspan="3"><strong>Montant Budget</strong></td>
<td><strong>Déboursés Antérieurs</strong></td>
<td colspan="2"><strong>Déboursés Période</strong></td>
<td><strong>Cumul Déboursé</strong></td>
<td colspan="2"><strong>Solde Budget</strong></td>
</tr>
<tr class="odd">
<td colspan="3"><strong> </strong></td>
<td colspan="3"> PO</td>
<td><strong> </strong></td>
<td colspan="2"><strong> </strong></td>
<td><strong>(C+D)</strong></td>
<td colspan="2"><strong>(B-E)</strong></td>
</tr>
<tr class="even">
<td>1</td>
<td colspan="3">Ressources Humaines</td>
<td colspan="3"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="odd">
<td>2</td>
<td colspan="3">Investissement</td>
<td colspan="3"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="even">
<td>3</td>
<td colspan="3">Fonctionnement</td>
<td colspan="3"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="odd">
<td>4</td>
<td colspan="3"><p>Formation/Sensibilisation/</p>
<p>Plaidoyer</p></td>
<td colspan="3"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="even">
<td>5</td>
<td colspan="3"><p>Suivi/Supervision/Contrôle/</p>
<p>Coordination</p></td>
<td colspan="3"><strong> </strong></td>
<td><strong> </strong></td>
<td colspan="2"><strong> </strong></td>
<td><strong> </strong></td>
<td colspan="2"><strong> </strong></td>
</tr>
<tr class="odd">
<td colspan="4"><strong>Total</strong></td>
<td colspan="3"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="even">
<td colspan="3"></td>
<td> </td>
<td colspan="3"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
<td> </td>
<td colspan="2"> </td>
</tr>
<tr class="odd">
<td colspan="5"><strong>Préparé par :</strong></td>
<td colspan="2"><strong>Visé par :</strong></td>
<td></td>
<td></td>
<td colspan="3"><strong>Approuvé par :</strong></td>
<td></td>
</tr>
<tr class="even">
<td colspan="3"></td>
<td colspan="2"></td>
<td colspan="2"></td>
<td></td>
<td></td>
<td colspan="3"></td>
<td></td>
</tr>
<tr class="odd">
<td colspan="5"><strong>Date :</strong></td>
<td colspan="2"><strong>Date :</strong></td>
<td></td>
<td></td>
<td colspan="3"><strong>Date :</strong></td>
<td></td>
</tr>
</tbody>
</table>

  ------------------------------- ------- --------------------- --------------------- ---------- --------------------------------------------------------- ---------------------
  **[Tableau n° 7.4]{.underline}                                                                                                                           
  : La Pièce Comptable**                                                                                                                                   

                                                                                                                                                           

  **[PIECE COMPTABLE                                                                                                                                       
  N°\...\...\...]{.underline}**                                                                                                                            

                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                           

  **[Source Financement                                                                                                                                    
  :]{.underline}**                                                                                                                                         

                                                                                                                                                           

  **[Versement :]{.underline}**           **[Réguralisation                                      **[Paiement :]{.underline}**                              
                                          :]{.underline}**                                                                                                 

                                                                                                                                                           ** **

  **Espèce N° :**                         **N° :**                                               **Chéque N° \-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\--**     

                                                                                                                                                           

  **Chéque N° :**                                                                                **Date :                                                  
                                                                                                 \-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\-\--**   

                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                           **Montant**

  **Bénéficiaire :**                                                                                                                                       ** **

  **ou**                                  ** **                                                                                                            ** **

  **Tireur :**                                                                                                                                             ** **

  **Votre facture :**                                                                                                                                      ** **

  **du :**                        ** **   ** **                 ** **                 ** **      ** **                                                      

                                                                                                                                                           

  **[Objet :]{.underline}**                                                                                                                                

                                  ** **   ** **                                                                                                             

                                  ** **   ** **                                                                                                             

                                  ** **                                                                                                                     

  Libellé                                                                             N° Code    Recette                                                   Dépense

  ** **                                                                                          en F CFA                                                  en F CFA

                                                                                                                                                            

                                                                                                                                                            

                                                                                                                                                            

                                                                                                                                                            

                                                                                                                                                            

                                                                                                                                                            

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                                                                                                                                                           ** **

                                                                                                                                                           

  **Préparé par :**                       **Visé par :**                                         **Approuvé par :**                                        

                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                           

                                                                                                                                                           

  **[ ]{.underline}**                     **[ ]{.underline}**   **[ ]{.underline}**              **[ ]{.underline}**                                       **[ ]{.underline}**

  **Date :**                              **Date :**                                             **Date :**                                                
  ------------------------------- ------- --------------------- --------------------- ---------- --------------------------------------------------------- ---------------------

**CHAPITRE 8**

**RAPPORTS D\'ACTIVITES**

# CHAPITRE 8

# RAPPORTS D\'ACTIVITES

### 8.1 Introduction

Ce chapitre traite de l'objet, du contenu et de la périodicité des
rapports d'activités et propose un format présentation de ces rapports.

Ces rapports contiennent des informations relatives aux activités par
source de financement, et également une présentation sommaire des
résultats obtenus et leur contribution à l'atteinte des objectifs du
projet.

### 8.2 Périodicité des rapports d'activités

> Les rapports d'activités soumis à DISC par l'Administrateur-Comptable
> sont trimestriels.

### 8.3 Objet et contenu des rapports d'activités

Les rapports d'activités sont préparés pour informer DISC de l'exécution
des Plans d'Opérations des collectivités locales (niveau d'exécution,
indicateurs de progrès, contraintes, etc\...). Ainsi, ils doivent :

-   faire le rappel des activités durant le trimestre écoulé

-   comparer les activités réalisées par rapport aux activités prévues
    et aux résultats obtenus

-   fournir des indications sur la réalisation des objectifs

-   signaler les problèmes rencontrés et le cas échéant, les solutions
    qui pourraient être appliquées

Enfin, les rapports d'activités doivent annoncer le planning de
activités du trimestre à venir.

Dans un souci d\'harmonisation, un format est suggéré pour la
présentation des rapports d\'activités par l'Administrateur-Comptable
(Cf Annexe 3 : Format de Présentation des rapports d'activités).

# 

**CHAPITRE 9**

**BILAN DE L'EXECUTION TECHNIQUE ET FINANCIERE**

**DES PLANS D'OPERATIONS DES COLLECTIVITES LOCALES**

# CHAPITRE 9

# BILAN DE L'EXECUTION TECHNIQUE ET FINANCIERE

# DES PLANS D'OPERATIONS DES COLLECTIVITES LOCALES

### 9.1 Close-out des Plans d'Opérations des collectivités locales

Au terme de l\'exécution des Plans d'Opérations des collectivités
locales, des missions de close-out sont initiées au niveau de
l\'ensemble des districts sanitaires couverts par le Projet DISC. Ce
close-out consiste à faire le point avec chaque
Administrateur-Comptable, sur l\'utilisation des fonds mis en place au
titre des Plans d'Opérations des collectivités locales, toutes sources
confondues.

Les résultats de cette activité permettent de dresser les rapports
d\'exécution des Plans d\'Opérations des collectivités locales.

Ce rapport renseigne pour chaque collectivités locale et par activité,
sur le budget, les fonds mis en place, les dépenses effectuées,
le reliquat de fonds, les activités non encore exécutées et le
taux d\'exécution rapporté au budget et aux fonds mis en place.

Les activités non encore réalisées à la date de clôture des Plans
d'Opérations des collectivités locales, font l\'objet d\'un traitement
spécifique car devant être reportées sur les Plans d'Opérations des
collectivités locales de l'année suivante avec les ressources qui les
sous-tendent.

### 9.2 Présentation des bilans de l'exécution technique et financière des Plans d'Opérations des collectivités locales

Après l'exploitation des résultats des close-out des Plans d'Opérations
des collectivités locales, le Projet DISC fait un bilan de l'exécution
technique et financière qui est présenté aux partenaires au cours d'un
atelier organisé à cet effet.

**CHAPITRE 10**

**PROCEDURES D\'APPROVISIONNEMENT**

# CHAPITRE 10

# PROCEDURES D\'APPROVISIONNEMENT

### 10.1 Introduction

Ce chapitre définit les procédures que le bénéficiaire doit suivre pour
l\'approvisionnement en fournitures, en biens d\'équipement ou services
sur les fonds de co-financement.

### 10.2 Procédures

**10.2.1 Le bénéficiaire doit respecter les critères de conduite qui
garantissent que :**

-   Aucun membre de son personnel ne participe ou n\'influence à quelque
    titre que ce soit, la sélection d\'un fournisseur réputé être le
    parent ou le protégé du dit membre.

-   Aucun membre de son personnel ne doit, ni solliciter, ni accepter
    des faveurs, gratifications, autres valeurs monétaires de la part
    des entrepreneurs ou fournisseurs potentiels.

-   La compétition est ouverte aux entrepreneurs connus pour leur
    professionnalisme et leur capacité financière. Des critères basés
    sur l\'objectivité doivent être développés afin d\'éviter la
    concurrence déloyale et la restriction de candidats potentiels.

**10.2.2** **Classement**

Après chaque achat, les pièces (devis, factures pro-forma, note
circonstanciée, etc...) ayant servi à la sélection du fournisseur
doivent être jointes à la facture et conservées au moins 3 ans après la
fin du projet.

### 10.3 Dérogations aux procédures

Si les procédures annoncées dans ce chapitre ne sont pas applicables par
un bénéficiaire, ce dernier devra obtenir de DISC une dérogation
l\'autorisant à faire autrement.

**10.3.1 Acquisition des biens et services**

Le bénéficiaire pourrait utiliser ses propres règlements et pratiques
pour l\'acquisition des biens et services pour ce financement. Toutefois
ces procédures doivent être conformes aux exigences de l\'USAID listées
ci-dessous et particulièrement à la disposition standard intitulée
\"Réglementations de l\'AID concernant l\'éligibilité des biens et
services\".

**10.3.2 Exigences Générales**

**10.3.2.1 Code de conduite des collectivités locales**

Les collectivités locales maintiendront un code de conduite qui
gouvernera l\'implication de leurs représentants impliqués dans la
sélection, l\'adjudication et l\'administration des contrats utilisant
des fonds de co-financement.

Aucun membre de la collectivité ne pourra être impliqué dans les
opérations énumérées précédemment si l\'individu, un membre de sa
famille immédiate, ses partenaires, l\'organisation dans laquelle cet
individu ou un membre de sa famille immédiate, ou ses partenaires a un
intérêt financier. Il en est de même si cet individu est en cours de
négociation ou a un arrangement concernant un emploi prospectif.

Les membres de ces collectivités bénéficiaires des fonds de
co-financement, ne solliciteront ni n\'accepteront des contractants
actuels ou potentiels, des services gratuits, faveurs ou quoi que ce
soit ayant une valeur monétaire. Des manquements entraîneront des
actions disciplinaires à appliquer.

**10.3.2.2** Toutes les transactions de l\'acquisition seront menées de
manière à fournir de façon concrète, une compétition libre et ouverte.

Les collectivités locales devront être attentives aux conflits
d\'intérêt organisationnels ou des pratiques non compétitives parmi les
contractants qui pourraient restreindre ou éliminer la compétition ou
bien restreindre l\'échange.

Pour assurer une performance objective du contractant et éliminer tout
avantage compétitif impartial, seront exclus de la compétition, les
contractants qui ne satisfont pas aux exigences minimales relatives aux
spécifications, les normes de travail et font les appels d\'offres.

L\'attribution sera faite à l\'enchérisseur, dont l\'enchère répond le
mieux et est jugée plus performante par rapport à la sollicitation et
est plus avantageuse pour le bénéficiaire, le prix et autres facteurs
considérés.

Les offres mettront clairement en oeuvre toutes les exigences que
l\'offrant doit remplir pour être évalué par le bénéficiaire. Une ou
toutes les offres peuvent être rejetées s\'il est dans l\'intérêt du
bénéficiaire de le faire.

**10.3.2.3** Toutes les collectivités locales financées devront se
conformer au minimum aux procédures qui satisfont au minimum les
exigences  suivantes :

-   Les actions d\'achat proposées devront suivre une procédure pour
    assurer que l\'achat d\'objet non nécessaire soit évité.

-   les sollicitations en biens et services seront basées sur une
    description claire et précise des exigences techniques du matériel,
    produit ou service à pourvoir. Une telle description ne devra pas,
    en cas d\'achats compétitifs, contenir des traits qui rétréciraient
    indûment la compétition

-   des efforts positifs seront faits par le bénéficiaire pour
    s\'approvisionner en produits et services venant des petites
    industries américaines ou des industries appartenant aux minorités.
    De tels efforts devraient donner à ces sources le maximum possible à
    la compétition pour les contrats utilisant les fonds de l\'accord de
    financement.

-   Le type d\'outils utilisés pour l\'acquisition (exemple contrat à
    prix fixe, contrat par remboursement des coûts, ordres d\'achat,
    contrat de motivation), devront être déterminés par le bénéficiaire
    et particulièrement appropriés à l\'achat afin de promouvoir le
    meilleur intérêt du programme.

-   Des contrats ne devraient être établis qu\'avec des contractants
    ayant la capacité potentielle pour une satisfaction des termes et
    conditions du contrat proposé.

-   Un intérêt particulier devra être porté à des points tels que:
    l\'intégrité, les ressources financières et la capacité technique ou
    l\'accès à d\'autres ressources nécessaires.

-   Tous les contrats venant d\'une seule source ou lorsqu\'une seule
    proposition est reçue, si le montant des dépenses envisagées dépasse
    250.000F CFA, seront sujets à l\'approbation préalable des
    signataires des comptes.

-   Pour tout achat supérieur à 250.000F CFA, la production de trois
    factures pro-forma pour le choix du fournisseur est obligatoire.

-   Une analyse de coût ou de prix doit être faite en rapport avec toute
    action d\'achat. L\'analyse de prix est faite de différentes
    manières (comparaison de l\'échelonnement, prix soumis, les prix du
    marché) pour en déterminer l\'aspect raisonnable, justifiable et
    acceptable.

-   Un enregistrement et une documentation des achats supérieurs à
    2.500.000F CFA devront inclure les aspects suivants :

    1.  La base de sélection pour le contractant

    2.  La justification du manque de compétition lorsque des offres
        compétitives ne sont pas obtenues

    3.  La base de l\'adjudication : coût ou prix.

-   Pour le choix des fournisseurs, les entreprises installées dans le
    pays seront privilégiées. L\'utilisation des entreprises locales est
    à encourager.

**CHAPITRE 11**

**DROIT DE PROPRIETE ET UTILISATION DES BIENS**

# CHAPITRE 11

# DROIT DE PROPRIETE ET UTILISATION DES BIENS

**11.1** **Introduction**

Ce chapitre traite des points suivants :

> 1\. La dénomination du projet
>
> 2\. Les titres de propriété sur les biens acquis au titre du projet
>
> 3\. La disposition des biens
>
> 4\. La destination des biens à la fin du projet

### 11.2 Procédures

**11.2.1** **Titre de propriété**

Tous les biens acquis au titre du projet selon l\'accord de financement
restent la propriété de la collectivité jusqu'à l\'arrêt ou la fin du
financement.

Sauf autorisation de DISC, ces biens sont exclusivement utilisés pour
les activités liées au projet financé. Ils ne peuvent par conséquent
être utilisés à des fins personnelles par un quelconque membre du
personnel de l\'organisation bénéficiaire des fonds de co-financement.

Le bénéficiaire assure la garde et l\'entretien correct des biens. Il
met en place un système de suivi et d\'inventaire, pour contrôler les
biens. Le système d\'inventaire doit prendre en compte tout bien
consommable ou non, dont la valeur unitaire est supérieure ou égale à
250.000F CFA en y indiquant le prix unitaire, la source et l\'origine du
bien, de même que la source de financement.

**11.2.2** **Disposition des biens avant la fin du projet**

Toutes les propositions d'affectation de biens par la collectivité
feront l\'objet d\'une approbation écrite de l'USAID après celle de
DISC.

**11.2.3** **Destination des biens à l\'arrêt ou à la fin du projet**

A la fin du projet, les biens acquis avec les fonds de co-financement
sont transférés aux bénéficiaires.

Cependant, six mois avant la fin du projet, les procédures de transfert
de ces biens devront être entamées auprès de DISC pour demander à ce que
les titres de propriété soient transférés aux bénéficiaires pour leur
permettre de poursuivre les objectifs visés et précisés dans l\'accord
de financement négocié.

La décision de transférer les biens à une tierce organisation est du
ressort exclusif de DISC et de l'USAID.

**CHAPITRE 12**

**ARRET ET SUSPENSION DU PROJET**

# CHAPITRE 12

# ARRET ET SUSPENSION DU PROJET

### 12.1 Introduction

Ce chapitre traite des conditions susceptibles d\'entraîner l\'arrêt ou
la suspension du projet.

### 12.2 Clôture pour manquement aux clauses de l'accord de financement

S\'il est déterminé que le bénéficiaire a manqué de se conformer aux
conditions de l\'accord, le financement peut à tout moment être arrêté
totalement ou partiellement sur notification écrite de DISC aux
bénéficiaires.

### 12.3 Arrêt d'un commun accord

Le financement peut à tout moment, être arrêté, totalement ou
partiellement d\'un commun accord entre DISC et le bénéficiaire si les
deux parties reconnaissent que sa continuation ne produira pas de
résultats bénéfiques qui justifient les futurs décaissements de fonds .
Dans ces conditions, les deux parties doivent préciser par écrit la date
effective, les conditions et les parties du projet à arrêter.

### 12.4 Suspension-Arrêt

Le financement peut être suspendu ou arrêté par DISC dans les conditions
suivantes

-   l\'assistance de DISC au Sénégal est arrêtée

-   l\'assistance entre en contradiction avec une loi américaine en
    vigueur.

DISC devra notifier par écrit la suspension au bénéficiaire et lui
interdire de prendre tout engagement additionnel autre que ceux relatifs
aux coûts spécifiés dans l\'avis de suspension.

Si les causes de la suspension persistent au delà de 60 jours, DISC doit
notifier par écrit au bénéficiaire l\'arrêt définitif du financement.

En cas de notification d\'arrêt par DISC, tout le disponible en banque
des fonds de co-financement doit revenir à DISC qui prendra les
dispositions nécessaires.

### 12.5 Procédures d'arrêt du financement

A réception de la notification de clôture le bénéficiaire devra
immédiatement prendre toute mesure indiquée pour minimiser les
engagements et dépenses sur le financement.

Le bénéficiaire doit si possible supprimer les engagements non exécutés
(exemple: bon de commande en cours). Sauf exception, il n\'y aura pas
d\'autres remboursements après la date effective de la clôture du
financement.

Le bénéficiaire doit dans les 30 jours calendaires après la date
effective de la clôture du financement, liquider, solder, encaisser,
recouvrir et reverser obligatoirement à DISC tous les fonds de
co-financement.

L\'USAID se donne le droit de surseoir à toutes décisions de DISC.

**CHAPITRE 13**

**PROCEDURES DE LIQUIDATION/FERMETURE**

# CHAPITRE 13

# PROCEDURES DE LIQUIDATION/FERMETURE

### 13.1 Introduction

Ce chapitre prescrit les procédures uniformes de liquidation/fermeture
par DISC avec les collectivités bénéficiaires du financement.

### 13.2 Définitions

Les définitions suivantes devront s\'appliquer à l\'objet de ce
chapitre.

**13.2.1** **Liquidation/Fermeture**

La liquidation/fermeture d\'un accord de financement est le processus
par lequel DISC détermine que toutes les actions administratives
applicables et tout le travail requis par l\'accord de financement ont
été achevés par les bénéficiaires et DISC.

**13.2.2** **Date d\'achèvement**

La date d\'achèvement est la date à laquelle tout le travail dans le
cadre de l\'accord de financement est achevé ou la date figurant sur le
document d\'octroi ou un quelconque supplément ou amendement dans ce
sens, date à partir de laquelle le parrainage prend fin.

**13.2.3** **Coûts non permis/non alloués**

Les coûts non permis/non alloués concernent les charges liées à un
accord de financement avec DISC ou ses représentants, déterminés comme
coûts non permis/non alloués conformément aux principes applicables aux
coûts fédéraux ou autres conditions contenues dans l\'accord de
financement.

### 13.3 Procédures

Les procédures de liquidation/fermeture par DISC comprennent les
exigences suivantes :

**13.3.1 Remboursement de frais par DISC**

Sur demande, DISC procédera au remboursement des frais à un bénéficiaire
pour les coûts permis dans le cadre de l\'accord de financement objet de
la liquidation/ fermeture.

**13.3.2** Le bénéficiaire doit immédiatement reverser tous les fonds
non déboursés avancés ou payés par DISC et dont l'utilisation dans
d\'autres financements ou accords de coopération n\'a pas été autorisée.

**13.3.3** DISC doit obtenir du bénéficiaire dans un délai de 90 jours
après la date d\'achèvement de l\'accord de financement tous les
documents financiers, d\'évaluation, et autres rapports requis comme
conditions d'utilisation des fonds de co-financement.

**13.3.4** Lorsque c'est autorisé par l\'accord de financement, DISC
doit conclure avec le bénéficiaire un accord pour tous les ajustements
(en hausse ou en baisse) des coûts encourus après réception de ces
rapports.

**13.3.5** Le bénéficiaire rendra compte de tous les biens acquis dans
le cadre du financement de DISC conformément au chapitre sur
l\'utilisation et la disposition des biens en fin de projet.

**13.3.6** Si un audit final n\'a pas été mené avant la
liquidation/fermeture de l\'accord de financement, DISC se réserve le
droit de récupérer un montant adéquat, après considération des
recommandations sur les coûts alloués/permis.

**CHAPITRE 14**

**DISPOSITIONS STANDARD DE L'USAID**

# CHAPITRE 14

# DISPOSITIONS STANDARDS DE L'USAID

Ces dispositions standard proviennent du document de l\'USAID intitulé
Handbook 13. Elles constituent avec le Manuel de Gestion des fonds de
co-financement de DISC, la base de toutes les procédures de Gestion
Administrative et Financière de cet accord de financement.

> **[DISPOSITIONS OBLIGATOIRES]{.underline}**

1\. Coûts permis

2\. Comptabilité, audit et rapports

3\. Remboursements, ristournes

4\. Révision du budget du financement

5\. Résiliation et suspension

6\. Disputes

7\. Pays non éligibles

8 . Exclusion, suspension et autres questions de responsabilité

9\. Pas d\'avantage pour les fonctionnaires américains

10\. Absence de responsabilité

11\. Amendements

12\. Notifications

> **[DISPOSITIONS OPTIONNELLES]{.underline}**
>
> (Dispositions applicables attachés)

-   Négociation de frais généraux

-   Voyage international par avion et transport

-   Acquisition de biens et services

-   Règles d'éligibilité de biens et services

-   Titre de propriété et usage

-   Formation de stagiaire

-   Partage des coûts

-   Financement des coûts locaux

-   Sous-accords

**DISPOSITIONS OBLIGATOIRES**

1.  Coûts permis

2.  Comptabilité, audit et rapports

3.  Remboursements, ristournes

4.  Révision du budget du financement

5.  Résiliation et suspension

6.  Disputes

7.  Pays non éligibles

8.  Exclusion, suspension et autres questions de responsabilité

9.  Pas d\'avantage pour les fonctionnaires américains

10. Absence de responsabilité

11. Amendements

12. Notifications

#### 1. COUTS PERMIS

**(a)** Le bénéficiaire sera remboursé pour les coûts occasionnés par la
mise en oeuvre des objectifs de l\'accord, contenus dans les Plans
d'Opérations comme étant raisonnables, justifiés et permis en accord
avec les termes de cet accord et les principes de coûts applicables, en
vigueur à la date de ce financement ci-joints.

1)  **Raisonnables :** devra signifier les coûts ne dépassant pas ceux
    qui pourraient être encourus par une personne ordinairement
    prudente, dans la conduite normale des affaires.

2)  **Coûts justifiables** devra signifier les coûts dont l\'aspect
    impératif est nécessaire pour les fonds de co-financement.

3)  **Coûts acceptables** devra signifier les coûts qui doivent se
    conformer à des limitations quelconques, issus de ce financement.

4)  **Coûts non acceptables,** directs ou indirects, comprennent, sans y
    être limité, les exemples suivants : la publicité, les mauvaises
    créances, les imprévus, les divertissements, les amendes et
    pénalités, l\'intérêt, la mobilisation de fonds, les coûts de
    gestion d\'investissement, les pertes sur d\'autres adjudications,
    taxes, le billet d\'avion en première classe sauf spécifiquement
    approuvé. En plus les coûts du service d\'information publique ne
    sont pas acceptables comme -coûts indirects.

> **(b)** Avant d\'encourir un coût discutable ou unique, le
> bénéficiaire devrait obtenir la détermination écrite du Chef d'Equipe
> de DISC pour savoir si le coût sera accepté.

#### 2. COMPTABILITE , AUDIT ET DOCUMENTATION

a)  Le bénéficiaire devra maintenir les livres registres ou autres
    documents d\'évidence conformément à ses procédures comptables
    habituelles pour suffisamment justifier les charges des fonds de
    co-financement. Les enregistrements comptables justifiés par une
    documentation devront au minimum accumuler et enregistrer tous les
    coûts encourus dans le cadre d\'une subvention et faire apparaître
    le montant de la portion du projet fournie par d\'autres sources.
    Les enregistrements du bénéficiaire et celles des groupements
    bénéficiaires relevant de ce financement devront être gardés pour
    une période de trois ans à partir de la date d\'expiration de ce
    financement et pourraient être audités par l\'AID, DISC ou leurs
    représentants.

b)  Le bénéficiaire accepte l\'audit des fonds fournis dans le cadre du
    financement par un auditeur indépendant, pendant la période normale
    de l\'audit annuel de l\'organisation. Cet audit est commandité par
    l'USAID, des copies du rapport d\'audit seront fournies à DISC. DISC
    fera une revue des rapports d\'audit pour déterminer l\'adéquation
    du champ de l\'audit. Si DISC détermine que le champ de l\'audit
    n\'est pas suffisant pour vérifier la source et l\'utilisation des
    fonds de co-financement ou si l\'audit ne répond pas aux exigences
    d\'un audit indépendant, un second audit de l\'organisation sera
    demandé et devra répondre aux exigences de DISC.

#### 3. REVERSEMENTS

Les fonds engagés par DISC mais non décaissés pour le bénéficiaire au
moment de l\'expiration ou de la résiliation du financement, devront
être reversés à DISC, exception faite de certains fonds engagés par le
bénéficiaire de par une transaction légale d\'engagement applicable à ce
financement. Tous les fonds donnés en avance aux collectivités locales
mais non dépensés au moment de l\'expiration ou de la résiliation du
financement devront être reversés à DISC sauf pour de tels fonds engagés
par le bénéficiaire de par une transaction légale d\'engagement
applicable à ce financement.

Si, à n\'importe quel moment durant la vie du projet, ou comme un
résultat de l\'audit final, il est déterminé par DISC ou l\'USAID que
les fonds fournis dans le cadre de ce financement ont été dépensés pour
des objectifs non conformes aux termes de ce financement, les
bénéficiaires devront reverser un tel montant à DISC.

#### 4. REVISION DU BUDGET DE LA SUBVENTION

> **(a)** Le budget approuvé du financement est l\'expression financière
> du programme du bénéficiaire tel qu\'approuvé durant le processus
> d\'octroi des fonds de co-financement.
>
> **(b)** Le bénéficiaire devra immédiatement requérir l\'approbation du
> Chef d'Equipe lorsqu\'il y a une raison de croire que dans un délai de
> 30 jours une révision du budget approuvé du financement sera
> nécessaire pour l\'une des raisons suivantes :

1)  Pour changer le champ des activités ou les objectifs du projet t/ou
    réviser les fonds alloués parmi les objectifs du projet.

2)  Besoin de fonds additionnels.

3)  Le bénéficiaire envisage un excès de plus de 5.000 dollars ou 5%, ou
    éventuellement plus sur le montant des fonds autorisés du
    financement par rapport à ses besoins.

4)  Le bénéficiaire planifie de transférer les fonds budgétisés en coûts
    indirects pour absorber des hausses en coûts directs ou vice versa

5)  Le bénéficiaire a l\'intention de contracter ou sous-subventionner
    un travail quelconque dans le cadre de ce financement et si de tels
    contrats ou sous-subventions n\'étaient pas inclus dans le budget
    approuvé du financement.

> **(c)** Sauf exigence par d\'autres dispositions de ce financement
> spécifiquement déclarées comme étant une exception à cette
> disposition, DISC ne sera pas engagé à rembourser au bénéficiaire les
> coûts encourus en sus du montant total engagé dans le cadre du
> financement. Le bénéficiaire ne sera pas engagé à continuer
> l\'exécution dans le cadre du financement (y compris l\'action dans le
> cadre de la disposition de \"Résiliation et suspension\") ou d\'autre
> part, d\'encourir des coûts au delà du montant engagé dans le cadre du
> financement, sauf si, et jusqu\'à ce que le Chef d'Equipe ait notifié
> au bénéficiaire par écrit, qu\'un tel montant engagé a été augmenté et
> que le nouveau montant total du financement ait été spécifié.

#### 5. RESILIATION ET SUSPENSION

> \(a\) Pour cause DISC pourrait résilier globalement ou partiellement,
> à n'importe quel moment, ce financement, pour cause justifiée, par une
> note écrite à l\'organisation bénéficiaire, s\'il est établi que le
> bénéficiaire a manqué à se conformer aux termes et conditions du
> financement.
>
> \(b\) Pour convenance Cet accord pourrait être globalement ou
> partiellement rompu par commodité, à quelque moment par quelque
> partie, si les deux parties s\'accordent sur le fait que la poursuite
> de l\'accord ne produirait pas des résultats bénéfiques en rapport
> avec les dépenses futures. Les deux parties s\'entendront sur les
> conditions de la rupture y compris la date effective et, dans les cas
> de rupture partielle, la portion à résilier. L\'accord de résiliation
> sera établi dans une lettre de DISC à l\'organisation bénéficiaire.
>
> \(c\) Suspension ou résiliation Si à un moment donné DISC,et/ou
> l\'USAID détermine que la poursuite de tout ou partie du financement
> pour un programme devrait être suspendu ou résilié parce qu\'une telle
> assistance ne serait pas dans l\'intérêt national des Etats-Unis, ou
> serait en violation d\'une loi en vigueur, alors DISC et/ou l\'USAID
> pourrait, à travers une notification au bénéficiaire, suspendre ou
> résilier globalement ou partiellement ce financement et interdire au
> bénéficiaire d\'encourir des obligations additionnelles à la charge de
> ce financement, autres que les coûts spécifiés dans la notification de
> suspension. Si la situation à la base de la suspension continue
> pendant 60 (soixante) jours ou plus, alors l\'USAID pourrait mettre
> fin à cet accord avec une notification écrite au bénéficiaire et
> résilier la portion de ce financement non décaissée ou irrévocablement
> engagée à des tierces parties.

#### 6. PROCEDURES DE RESILIATION

> Dès réception et conformément à la notification de résiliation le
> bénéficiaire devra immédiatement entreprendre une action pour
> minimiser toutes les dépenses et tous les engagements financés par la
> subvention ou l\'accord de coopération et, devra si possible, annuler
> de tels engagements en instance.
>
> Sauf prévu ci-dessous, aucun remboursement ultérieur ne sera fait
> après la date effective de la résiliation et le bénéficiaire devra,
> dans un délai de 30 jours après la date effective d\'une telle
> résiliation reverser à DISC toutes les portions de fonds non
> dépensées, payées par DISC au bénéficiaire et n\'étant par ailleurs
> pas engagées ni liées par une transaction légale applicable à la
> subvention ou à l\'accord de coopération. Au cas où les fonds payés
> par DISC au bénéficiaire, à la date effective de résiliation du
> financement, étaient insuffisants pour couvrir les engagements du
> bénéficiaire dans une transaction la liant légalement, le bénéficiaire
> peut soumettre à DISC dans un délai de 90 jours après la date
> effective de résiliation une réclamation écrite couvrant de tels
> engagements, et en fonction des limites contenues dans la subvention
> ou l\'accord de coopération le Chef de projet devra déterminer le (ou
> les) montant\'(s) à payer par DISC au bénéficiaire dans le cadre
> d\'une telle réclamation, conformément aux principes des coûts
> applicables.

#### 7. DISPUTE

a.  Toute dispute dans le cadre de ce financement devra être décidée par
    le Chef d'Equipe de DISC. Le Chef d'Equipe devra fournir aux
    bénéficiaires une copie écrite de la décision.

b.  Les décisions du Chef d'Equipe de DISC devront être finales, à moins
    que, dans un délai de 30 jours à partir de la réception de la
    décision du Chef de projet, le bénéficiaire fait un appel de la
    décision aux autorités de DISC. Un appel quelconque fait dans le
    cadre de cette disposition devra être fait par écrit et adressé aux
    autorités de tutelle (USAID et MS\'). Une copie de l\'appel devra
    être fourni simultanément au Chef de projet.

c.  En relation avec un appel quelconque émanant du cadre de cette
    disposition, l\'opportunité sera donnée au bénéficiaire d\'être
    entendu, et présenter l\'évidence justifiant son appel.

d.  Une décision dans le cadre de cette disposition par les autorités de
    tutelle (USAID et MS), devra être finale à moins qu\'elle ne soit
    annulée par une cour ou une juridiction compétente en la matière.

#### 8. PAYS NON ELIGIBLES

> sauf autrement approuvé par le Chef d'Equipe, les fonds d\'assistance
> seront uniquement dépensés pour assistance dans des pays éligibles
> pour assistance dans le cadre de l\'acte d\'assistance étrangère de
> 1961, tel qu\'amendé, ou dans le cadre d\'actes rendant des fonds
> appropriés pour l\'assistance étrangère.

#### 9. EXCLUSION, SUSPENSION ET AUTRES QUESTIONS DE RESPONSABILITE

1.  Le bénéficiaire certifie qu'au meilleur de sa connaissance et de sa
    bonne foi, lui et ses agents

    a.  ne sont pas actuellement exclus, suspendus, proposés pour
        exclusion, déclarés non éligibles, ou volontairement exclus de
        transactions couvertes par quelque département ou agence
        fédérale.

    b.  n\'ont pas été dans une période de trois ans précédant cette
        proposition, détenus ou qu'un jugement civil ait été rendu
        contre eux pour perpétration ou fraude ou une offense criminelle
        en relation avec l\'obtention, la tentative d\'obtention, ou
        l\'exécution d\'une transaction publique (Fédérale, étatique ou
        locale) ou d\'un contrat dans le cadre d\'une transaction
        publique, la violation des statuts antitrust fédéraux ou
        étatiques ou une perpétration de détournement de fonds, de vol,
        de contrefaçon, de corruption, de falsification ou destruction
        de document, qu\'ils n\'ont pas fait de fausses déclarations ou
        reçu des biens volés.

    c.  ne sont actuellement pas accusés ou bien inculpés pour crime ou
        civilement par une entité gouvernementale (Fédérale, étatique ou
        locale) avec perpétration de n\'importe lequel des délits
        énumérés au paragraphe (1) (b) de cette certification, et

    d.  n\'ont pas eu dans une période de trois ans précédant cette
        proposition, une ou plusieurs transactions publiques (Fédérale,
        étatique ou locale) résiliées pour cause ou défaut.

2.  Les bénéficiaires acceptent que, sauf autorisation du Chef d'Equipe,
    il n\'entrera pas en le sachant dans le cadre de ce financement,
    dans des sous-accords ou -sous-contrats avec une personne. ou une
    entité comprise dans \"la liste des parties exclues de toute
    acquisition fédérale ou sur les programmes de non acquisition\". Le
    bénéficiaire accepte en plus d\'inclure la provision suivant dans
    tout sous-accord ou sous-contrat fait dans le cadre de ce
    financement:

#### 10. EXCLUSION, SUSPENSION, INELIGIBILTE ET EXCLUSION VOLONTAIRE 

> Le bénéficiaire/contractant certifie que ni lui ni ses agents ne sont
> actuellement exclus, suspendus, proposés pour suspension, déclarés non
> éligibles, ou volontairement exclus de participation dans cette
> transaction par un département fédéral ou une agence fédérale
> quelconque.

#### 11. PAS D'AVANTAGE POUR LES FONCTIONNAIRES AMERICAINS

> Aucun membre où délégué du Congres Américain ou un résident aux USA
> membre d'une commission ne devra être admis à un partage ou une partie
> de ce financement ou à un avantage quelconque qui pourrait en émaner ;
> mais cette disposition ne devra pas être interprétée pour être étendue
> à ce financement si cela est fait avec une corporation pour ses
> avantages généraux.

#### 12. ABSENCE DE RESPONSABILITE

> DISC n'assume pas de responsabilité pour les réclamations de tierces
> parties ou les dommages émanant de ce financement.

#### 13. AMENDEMENT

> Le financement pourrait être amendé par des modifications formelles au
> document de subvention original ou par les moyens d\'un échange de
> lettres entre le Chef d'Equipe et un représentant désigné par les
> bénéficiaires.

#### 14. NOTIFICATIONS

> Toute notification donnée par DISC ou les bénéficiaires devra être
> suffisante seulement si, par écrit et délivrée personnellement, postée
> ou câblée comme suit:
>
> Au Chef de projet, à l\'adresse spécifiée dans l\'accord de
> financement.
>
> Au bénéficiaire, à l\'adresse du bénéficiaire décrite dans l\'accord
> de financement à une autre adresse décrite à l\'intérieur de l\'accord
> de financement.
>
> Les notifications, devront être effectives signifiées conformément à
> cette disposition, ou à la date effective de la notification
> mentionnée, la plus éloignée de celle-ci.

**ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES**

> Cette disposition est applicable lorsque des biens et services sont
> obtenus dans le cadre de ce financement.
>
> Le bénéficiaire pourrait utiliser ses propres règlements et pratiques
> pour l\'acquisition des biens et services pour ce financement.
> Toutefois ces procédures doivent être conforme aux exigences de
> l\'USAID listées ci-dessous et particulièrement à la disposition
> standard intitulée \"Réglementations de l\'AID concernant
> l\'éligibilité des biens et services\".

1.  Exigences Fédérales :

    a.  L\'organisation bénéficiaire maintiendra un code de conduites
        qui gouvernera l\'implication de ces cadres employés ou agents
        engagés dans la sélection, l\'adjudication et l\'administration
        des contrats utilisant des fonds de l\'AID.

    b.  Aucun employé, cadre ou agent ne pourra être impliqué au
        opérations énumérées précédemment si l\'individu, un membre de
        sa famille immédiate, ses partenaires, l\'organisation dans
        laquelle cet individu ou un membre de sa famille immédiate, ou
        ses partenaires a un intérêt financier, cet individu est en
        cours de négociation ou a un arrangement concernant un emploi
        prospectif.

    c.  Les cadres, employés et agents de l\'organisation bénéficiaire
        ne solliciteront jamais, ni n\'accepteront des contractants
        actuels ou potentiels des services gratuits, faveurs ou quoi
        .que ce soit ayant une valeur monétaire. Des manquements
        entraîneront des actions disciplinaires à appliquer.

    d.  Toutes les transactions de l\'acquisition seront menées de
        manière à fournir dans la mesure pratique maximale possible, une
        compétition libre et ouverte.

    e.  L\'organisation bénéficiaire devrait être attentive aux conflits
        d\'intérêt organisationnels ou des pratiques non compétitives
        parmi les contractants qui pourraient restreindre ou éliminer la
        compétition ou bien restreindre l\'échange.

    f.  Pour assurer une performance objective du contractant et
        éliminer tout avantage compétitif impartial, seront exclus de la
        compétition, les contractants qui développent les
        spécifications, les normes de travail et font les appels
        d\'offres.

    g.  L\'attribution sera faite au soumissionnaire dont l\'offre est
        considérée plus avantageuse pour les bénéficiaires et répond au
        mieux aux critères établis (prix, qualité, et autres facteurs).

    h.  Les offres mettront clairement en oeuvre toutes les exigences
        que l\'offrant doit remplir pour être évalué par le
        bénéficiaire. Une ou toutes les offres peuvent être rejetées
        s\'il est dans l\'intérêt du bénéficiaire de le faire.

    i.  Toutes les organisations signataires de l'accord de financement
        devront établir des procédures d\'achats qui satisfassent au
        minimum les exigences suivantes :

```{=html}
<!-- -->
```
I.  Les ordres d\'achat proposés devront suivre une procédure pour
    assurer que l\'achat d\'objet non nécessaire soit évité

II. Ces sollicitations en biens et services seront basées sur une
    description claire et précise des exigences techniques du matériel,
    produit ou service à pourvoir. Une telle description ne devra pas,
    en cas d'achats compétitifs, contenir des aspects qui rétréciraient
    indûment la compétition

III. Ces efforts positifs seront faits par le bénéficiaire pour
     s\'approvisionner en produits et services venant des petites
     industries américaines ou des industries appartenant aux minorités.
     De tels efforts devraient donner à ces sources le maximum possible
     à la compétition pour les contrats utilisant les fonds de l\'AID.

IV. Le type d\'outils utilisés pour l\'acquisition exemple contrats avec
    prix fixés, contrats pour remboursement de coûts, ordres d\'achat,
    contrats de motivation, devront être déterminés par le bénéficiaire
    mais doivent être particulièrement appropriés à l\'achat et pour
    promouvoir le meilleur intérêt du programme impliqué.

V.  Des contrats ne devraient être établis qu\'avec des contractants,
    ayant la capacité potentielle de satisfaire des termes et conditions
    du contrat proposé.

> Un intérêt particulier devra être porté à des points tels que :
> l\'intégrité, les ressources financières et la capacité technique ou
> l\'accès à d\'autres ressources nécessaires.

VI. Tous les contrats venant d\'une seule source ou lorsqu\'une seule
    proposition est reçue, le montant des dépenses envisagées dépasse
    2.500.000F CFA, seront sujets à approbation préalable au sein de
    l\'organisation bénéficiaire par représentant habilité.

VII. Une certaine forme d'analyse de coût ou de prix devrait être faite
     en rapport avec toute action d\'achat. L\'analyse de prix devra
     être faite de différentes manières (comparaison de
     l\'échelonnement, prix soumis, les prix du marché) pour en
     déterminer l\'aspect raisonnable, justifiable et acceptable.

VIII. Un enregistrement et une documentation des achats supérieurs à
      2.500.000F CFA devront inclure les aspects suivants:

```{=html}
<!-- -->
```
a)  la base de sélection pour le contractant

b)  la justification du manque de compétition lorsque des offres
    compétitives ne sont pas obtenus

c)  la base de l\'adjudication : coût ou prix

d)  chaque contrat ou sous-contrat devra contenir en plus des
    dispositions d\'un contrat solide et complet, autant les
    dispositions de contrat suivants qu\'aucune autre disposition dont
    l\'insertion est requise par ce financement.

> \(1\) Les contrats excédant 2.500.000F CFA devront contenir des
> dispositions contractuelles ou des conditions permettant un recours
> administratif. contractuel ou légal dans les cas où le contractant
> viole ou rompt les termes de contrat et fournir des actions de recours
> qui seraient appropriées.
>
> \(2\) Tous les contrats excédant 2.500.000F CFA devront contenir les
> dispositions convenables pour la conclusion par le bénéficiaire,
> inclus la manière dont la conclusion sera effective et la base du
> règlement. En plus, de tels contrats devront décrire les conditions de
> conclusion par défaut aussi bien que les conditions de conclusion à
> cause de circonstances par défaut aussi bien que les conditions de
> conclusion à cause de circonstances hors de contrôle du contractant.
>
> \(3\) Tous les contrats négociés de plus de 2.500.000F CFA adjugés aux
> bénéficiaires devront inclure une disposition ayant pour effet que le
> bénéficiaire, AID où leurs représentants dûment autorisés, devront
> avoir accès à tout livre, document, papier et registre du contractant,
> directement pertinent pour le programme spécifique, dans le but de
> faire des audits, examens, extraits et transcriptions.
>
> \(4\) Pour tous les contrats de construction ou d\'amélioration des
> facilités, décernés pour plus de 2.500.000 F CFA, les bénéficiaires
> devront observer les exigences généralement admises de liaison.
>
> \(5\) Le principal objet des contrats qui est de créer, développer ou
> améliorer des produits, processus et méthodes ; ou pour l\'exploration
> dans des domaines concernant directement la santé publique, la sûreté
> ou le bien-être ; ou des contrats dans les domaines de la science ou
> de la technologie dans lequel existe une petite expérience
> significative en marge du travail financé par l\'assistance fédérale,
> devra contenir une note ayant pour effet que les questions ayant trait
> au droit des inventions et les matériaux générés sous ce contrat sont
> sujets aux règlements inclus dans les dispositions de ce financement.
> Le contractant recevra des conseils en matière de source d'information
> en rapport avec ces questions.

**RÈGLES D\'ÉLIGIBILITÉ DES BIENS ET SERVICES**

Cette disposition est applicable lorsque des biens et des services sont
obtenus, de par ce financement.

\(a\) Biens et services non éligibles ou limités : Si DISC détermine que
le bénéficiaire a obtenu l\'un des biens et services spécifiés
ci-dessous, ou a obtenu ces biens et services à partir de sources non
autorisées, et a été remboursée à cet effet sans l\'autorisation
préalablement écrite de DISC, le bénéficiaire reversera à DISC la
totalité du montant du remboursement.

> \(1\) Biens et services non éligibles : En aucun cas, le bénéficiaire
> ne devra se procurer à partir du financement, l\'un des biens et
> services ci-dessous
>
> \(i\) équipements militaires
>
> \(ii\) équipements de surveillance
>
> \(iii\) produits et services de support à la police ou autres
> activités de renforcement de la loi ;
>
> \(iv\) équipements et services d\'avortement
>
> \(v\) biens de luxe ou d\'équipements de jeux d\'argent;
>
> \(vi\) équipements de modification du climat.
>
> \(2\) Fournisseurs non éligibles : les fonds de ce financement ne
> seront -pas utilisés pour obtenir des biens et services fournis par
> une firme ou un individu quelconque dont le nom apparaît dans la liste
> des ADJUDICATAIRES, EXCLUS OU SUSPENDUS. Une telle liste pourrait être
> fournie au bénéficiaire, à sa demande.
>
> \(3\) Biens limités : Le bénéficiaire n'achètera aucun des biens et
> services suivants sans l\'autorisation préalablement écrite de DISC :
>
> \(i\) Produits d'agriculture
>
> \(ii\) Véhicules
>
> \(iii\) Produits pharmaceutiques
>
> \(iv\) Pesticides
>
> \(v\) Produits chimiques à base de caoutchouc et de plastique
>
> \(vi\) Equipements usagés
>
> \(vii\) Propriété excédante du gouvernement des Etats-Unis
>
> \(viii\) Fertilisants

\(b\) Source, origine et nationalité : Les règles d\'éligibilité des
biens et services sont basées sur la source, l\'origine et la
nationalité et sont divisées en deux catégories. L\'une s'applique
lorsque le montant dépasse 62.500.000F CFA et l\'autre s\'applique
lorsque le total de l\'élément d\'achat n\'excède pas 62.500.000F CFA
pour la durée de vie du projet. Le total de l\'élément d'achat inclut
l\'acquisition de tous les biens (ex : matériels, équipement,
fournitures) et services. Des conseils sur la façon de procéder pour
déterminer l\'éligibilité de certains biens spécifiques peut être
obtenue de DISC.

> \(1\) Lorsque le total de l\'élément d\'achat pour la durée de ce
> financement est valorisé à 62.500.000F ou moins, les règles suivantes
> s\'appliquent :
>
> \(i\) Tous les biens et services, dont les coûts doivent être
> remboursés par ce financement et qui seront financés par des dollars
> américains, devront être achetés et convoyés à partir des pays du
> \"monde livre spécial\" (ex. code géographique 935 de l\'USAID), en
> accord avec l\'ordre de préférence suivant :
>
> \(A\) Les Etats-Unis d\'Amérique
>
> \(B\) Le pays contractant
>
> \(C\) Certains pays sélectionnés dans le \"Monde libre\" (Code
> géographique 941 de 1-USAID)
>
> \(D\) Les pays du \"monde libre spécial\" (Code géographique 935 de
> l\'USAID).
>
> \(ii\) Application de l\'ordre de préférence: lorsque le bénéficiaire
> achète des biens et services d\'une source autre que celle des
> Etats-Unis, à partir de l\'ordre de préférence sus-citée, le
> bénéficiaire documentera ses archives, pour justifier chaque instance.
> La documentation mettra en oeuvre les circonstances de l\'acquisition
> et sera basée sur une ou plusieurs raisons qui seront dans la
> documentation du bénéficiaire :

A.  L\'achat est de nature urgente, ce qui ne permettrait pas le délai
    d\'attente pour la sollicitation à partir de sources américaines.

B.  La différence de prix pour l\'acquisition à. partir de sources
    américaines, dépasse de 50 % ou plus les prix délivrés par les
    sources non américaines.

C.  Les conditions politiques locales remettant l\'acquisition de
    produits de sources américaines.

D.  Les biens ou services n'étaient pas disponibles à partir de sources
    américaines ou

E.  L\'acquisition de produits et services disponibles localement, par
    opposition à l\'acquisition de biens et services venant des USA,
    ferait une meilleure promotion de par le financement du programme
    d\'assistance étrangère.

> \(2\) Quand le total de l\'élément d'achat dépasse 62.500.000 F CFA,
> la règle suivante s\'applique : sauf spécifiquement approuvé ou décidé
> en avance par DISC, tous les biens et services, à rembourser sous ce
> financement et financés avec des dollars américains seront obtenus et
> acheminés des Etats-Unis et de quelque autre pays inclus dans le code
> géographique autorisé tel que spécifié dans le calendrier du
> financement

\(c\) Assurance maritime : L\'éligibilité de l\'assurance maritime est
déterminée par le pays dans lequel elle a lieu. L\'assurance est placée
dans un pays si le paiement de l\'assurance de base est fait et que la
police d\'assurance est issue d\'une compagnie basée dans ce pays. Les
pays éligibles pour placement sont gouvernés, le code géographique
autorisé, sauf exception par le code 941, le pays de coopération est
aussi éligible. La section 604 de l\'acte d\'assistance étrangère
requiert en cas de discrimination du pays bénéficiaire contre toute
compagnie d\'assurance maritime autorisée à faire des affaires aux USA,
par statut, décret, règle ou pratique en respect de l\'acquisition sous
financement USAID, alors tout produit financé par l\'USAID, acheminé par
bateau vers ce pays, sera assuré contre le risque de mer et l\'assurance
devra être placée aux USA auprès d\'une ou de compagnies autorisées à
faire des affaires d\'assurance maritime aux USA.

\(d\) Le transport aérien ou maritime devra être fait en accord avec les
dispositions applicables contenues dans cet accord.

\(e\) Matériel didactique imprimé ou audiovisuel : Si l\'utilisation de
matériels didactiques imprimés et audio-visuels dépend de leur
affectivité en langues locales et si l\'objet de tels matériels est pour
l\'assistance des projets ou des activités financés par l\'USAID
entièrement ou en partie et si d\'autres fonds, compris d\'autres fonds
de source américaine ou si des fonds en monnaie locale contrôlés par les
USA ne sont pas disponibles aussitôt pour financer l\'acquisition de
tels matériels, les versions en langue locale devront être obtenus à
partir de sources suivantes par ordre de préférence :

> \(1\) Les Etats-Unis d'Amérique
>
> \(2\) Le pays de coopération
>
> \(3\) Les pays sélectionnés du Monde libre (code géographique 941 de
> l\'USAID)
>
> \(4\) Les pays du Monde libre (code géographique 899 de l\'USAID)

(f) Restrictions spéciales sur l'acquisition de services de
    constructions ou d'ingénierie

Pour la section 604 (g) de l\'acte d\'assistance étrangère les fonds de
l\'USAID ne seront pas utilisés pour \"l\'obtention de services de
construction et d\'ingénier par les pays de développement avancé,
éligibles pour le code géographique 941, qui ont atteint une capacité de
compétition pour les marchés internationaux en services de construction
ou d'ingénierie. Pour s\'assurer de l\'éligibilité d\'un contractant du
code 941 pour des services de construction ou d\'ingénierie, le
bénéficiaire devra obtenir l\'approbation préalable de DISC pour un tel
contrat.

**TITRES DE PROPIETE ET UTILISATION DES BIENS**

(Cette disposition est applicable lorsque DISC concède au bénéficiaire
des biens acquis dans le cadre du financement)

(a) Le titre de propriété de tout bien acquis dans le cadre du
    financement sera émis au nom de l'organisation.

(b) Le bénéficiaire accepte d\'utiliser et de maintenir les biens pour
    un objet du financement

(c) Pour les biens ayant une valeur d\'acquisition de 250.000 F ou plus,
    le bénéficiaire accepte de maintenir un système de contrôle
    d\'inventaire qui permettra une identification et une situation
    rapide de ces biens.

(d) Six mois avant la fin du financement, le bénéficiaire fournira à
    DISC la liste détaillée par objet des biens ayant une valeur estimée
    à 250.000 F ou plus avec une proposition des intentions
    d\'utilisation de ces biens par le bénéficiaire. Si DISC ne répond
    pas dans un délai de 120 jours, le bénéficiaire procédera à la
    disposition de ces biens. Cependant, si le bénéficiaire utilise les
    biens pour des objectifs autres que ceux du financement ou vend ou
    loue les biens, DISC devra être remboursé de sa quote part du bien
    sauf si le Chef de projet autorise l\'utilisation de la quote part
    du projet du produit de la vente ou de la location du bien comme un
    revenu du programme du bénéficiaire. Cette quote part est basée sur
    le pourcentage de la contribution de DISC au programme du
    bénéficiaire. Si DISC a payé 100 % des coûts du bénéficiaire, il
    recevra alors 100 % du coût de la vente moins une déduction de 100
    dollars comme frais de vente.

**PARTAGE DE COUTS**

(Cette disposition est applicable lorsque des coûts égaux ou partagés
sont requis de la part du bénéficiaire)

Dans le cadre de ce financement, aucun taux n\'a été préalablement
déterminé quant au partage du coût. Cependant, une contribution est
attendue des collectivités locales. Les coûts financés avec cette
contribution seront enregistrés et justifiées de la même manière que les
coûts financés avec les fonds du financement.

\(a\) Pour chaque période de financement, le bénéficiaire accepte
d\'augmenter, à partir de fonds autres que les fonds fédéraux un montant
au moins égal au total des dépenses engagées dans le cadre de ce
financement. Le calendrier du financement, spécifié peut aussi contenir
des restrictions quant à l\'application des fonds de coûts partagés. Le
calendrier est prioritaire sur les termes de cette disposition.

\(b\) L\'éligibilité de fonds non fédéraux (Gouvernement des Etats-Unis)
utilisés pour satisfaire les exigences de partage de coûts dans le cadre
de ce financement est mise en œuvre comme suit :

(1) Les coûts de projet financés par une contribution ou une donation en
    espèces par d\'autres agences et institutions publiques non
    fédérales, des organisations privées et des individus.

(2) Les coûts de projet représentés par des services et un bien réel et
    personnel, ou utilisation à cet effet comme don provenant d'agences
    publiques et d\'institutions non fédérales et d\'organisations
    privées et d'individus.

© Toutes les contributions, tant en espèces qu\'en nature, devront être
acceptées corme une partie des coûts partagés du bénéficiaire,
lorsqu\'elles répondent à tous les critères suivants :

> \(1\) Sont vérifiables à partir de la documentation du bénéficiaire.
>
> \(2\) Ne sont pas inclus comme contributions dans un autre programme
> quelconque assisté par le Gouvernement des Etats-Unis.
>
> \(3\) Sont nécessaires et raisonnables pour un accomplissement adéquat
> et efficace des objectifs du projet.
>
> \(4\) Sont des types de charges pouvant être permis dans le cadre de
> l\'application des principes de coûts du gouvernement des Etats-Unis.
>
> \(5\) Ne sont pas payés par le Gouvernement des Etats-Unis dans le
> cadre d\'un autre financement ou d\'un autre accord (sauf si
> l\'utilisation des fonds de co-financement ou de l\'accord comme coût
> partagé est autorisé par la loi fédérale).
>
> \(6\) Sont fournis à cet effet dans le budget approuvé à la demande de
> DISC et
>
> \(7\) Est conforme aux autres dispositions de ce paragraphe.

\(d\) Les valeurs de la contribution en nature seront établies
conformément aux principes de coûts fédéraux applicables.

\(e\) Des procédures spécifiques, pour le bénéficiaire, dans
l\'établissement de la valeur des contributions en nature à partir de
tierces parties non fédérales sont décrites ci-dessous

> \(1\) Définition de la valeur des services bénévoles : les services
> bénévoles peuvent être fournis par un personnel professionnel et
> technique, des consultants et par un autre travail spécialisé ou non
> des sources bénévoles seront comptabilisés comme coûts partagés si le
> service est une partie intégrale et nécessaire du programme approuvé.
>
> \(i\) Les taux pour les services bénévoles : les taux pour les
> bénévoles devraient être conséquents par rapport à ceux payés pour un
> travail similaire dans l\'organisation du bénéficiaire. Dans le cas où
> les compétences requises ne sont pas trouvées au sein de
> l\'organisation, les taux devraient être conséquents avec ceux payés
> pour un travail similaire sur le marché du travail où le bénéficiaire
> offre ce même genre de services.
>
> \(ii\) Les bénévoles employés par d\'autres organisations lorsqu'un
> employeur autre que le bénéficiaire fournit les services de
> l\'employé, ces services seront évalués au taux de salaire régulier de
> l\'employé (exclusion faite des indemnités et coûts de frais
> généraux), entendu que ces services requièrent la même compétence que
> celle pour laquelle l\'employé est normalement payé.
>
> \(2\) Définition de la valeur des biens consommables personnels reçus
> en dons : les biens consommables personnels reçus en dons comprennent
> des articles tels que l\'équipement non réutilisable, les fournitures
> de bureau, les produits de laboratoire où le matériel de classe et de
> séminaire. La valeur appréciée pour les biens consommables personnels
> inclus dans le partage des coûts devrait être raisonnable et ne pas
> excéder leur valeur sur le marché au moment de la donation.

(3) Définition de la valeur des biens personnels non consommables reçus

> dont immeubles et terrain ou usage à cet effet

j.  la méthode utilisée pour imputer le partage des coûts pour les biens

> personnels non consommables, les immeubles et les terrains peut être
> différente selon l\'objet du financement comme suit :

(A) Si l'objet du financement est d'aider le bénéficiaire dans
    l'acquisition d'équipements, d'immeubles ou de terrain, la valeur
    totale du bien donné peut être réclamée comme coût partagé

(B) Si l\'objet du financement est d'assister des activités qui
    nécessitent l'usage d'équipement, d'immeubles ou de terres ou de
    terrains, la valeur totale de l'équipement ou autres biens capitaux
    et DISC les approuve, des charges de location raisonnables pour le
    terrain peuvent être permises

> \(ii\) La valeur des biens reçus en dons sera déterminée conformément
> aux procédures comptables habituelles du bénéficiaire, avec les
> qualifications suivantes :

A.  Terrains et immeubles : la valeur d'un terrain et d'immeubles reçus
    en dons ne peut excéder sa juste valeur sur le marché au moment de
    la donation au bénéficiaire tel qu\'établie par un évaluateur
    indépendant et certifié par un officiel responsable au niveau du
    bénéficiaire.

B.  Les biens personnels non consommables : la valeur des biens
    personnels non consommables reçus en dons ne devra pas excéder la
    juste valeur sur le marché de l\'équipement ou des biens de même âge
    et condition au moment de la donation.

C.  Usage d'espace : la valeur d'un espace reçu en dons ne devra pas
    excéder la valeur de location juste pour un espace comparable tel
    qu'établie pour un espace et des facilités comparables dans un
    immeuble privé dans la même localité.

D.  Equipement emprunté : la valeur d'un équipement emprunté ne devra
    pas excéder sa juste valeur de location.

\(f\) Les exigences suivantes appartiennent à la documentation des
Justificatifs du bénéficiaire pour des contributions en nature à partir
de tierces parties non fédérales.

> \(1\) Les services bénévoles doivent être documentés et, dans la
> mesure du possible, être justifiés par les mêmes méthodes utilisées
> par le bénéficiaire pour ses employés.
>
> \(2\) La base pour déterminer la valeur des services du personnel, du
> matériel, de l\'équipement, des immeubles et du terrain, doit être
> documentée.

\(g\) Les dépenses individuelles ne doivent pas être partagées si le
total des dépenses encourues dans l\'année (ou pendant la période de
financement) est partagé, conformément avec le pourcentage agréé
d\'accord parties, pris en compte dans le calendrier du financement.

\(h\) Si à la fin d'une année (ou période de financement) dans ce
cadre-ci, le bénéficiaire a dépensé un montant de fonds non fédéraux
inférieur au pourcentage des dépenses totales agréées d'accord parties,
la différence pourrait être appliquée pour réduire le montant du
financement pour le financement de l\'année suivante (ou période de
financement), ou si l'accord est expiré ou été résilié, la différence
devra être réservée à DISC.

(i) Un défaut de réponse aux exigences de partage des coûts, tels que
    stipulés au paragraphe (a) ci-dessus devra être considéré comme
    raisons suffisantes pour la résiliation de ce financement pour
    cause, conformément au paragraphe (a) intitulé \"pour cause\", de la
    disposition standard de ce financement intitulé « Résiliation et
    suspension ».

(j) Les restrictions sur l\'utilisation du financement dans ce cadre-ci
    mises en œuvre par les dispositions standard et de ce financement
    sont applicables aux dépenses encourues avec des fonds de l\'AID
    fournis dans le cadre de ce financement. Le bénéficiaire rendra
    compte du financement conformément aux dispositions standard
    intitulés \"Comptabilité, Audit et documentation\".

(k) Malgré le paragraphe (b) de la disposition standard intitulée
    \"Reversements\", les parties acceptent en cas de rejet de dépenses
    effectuées à partir des fonds de co-financement, fournis dans ce
    cadre-ci, le bénéficiaire devra substituer les dépenses faites avec
    des fonds fournis à partir de sources -non fédérales entendu que ces
    fonds sont par ailleurs éligibles conformément au paragraphe (b) de
    cette disposition.

**FINANCEMENT DES COUTS LOCAUX**

Cette disposition n'est applicable que lorsque des coûts locaux sont
autorisés par l'accord de financement et doivent être utilisés avec la
disposition standard intitulée \"Acquisition de biens et services\".

\(a\) Les coûts qualifiables connus coûts locaux sont éligibles pour
financement dans le cadre de ce financement conformément aux termes de
cette disposition standard. Les coûts locaux sont définis tels que (1)
des biens locaux (2) des articles importés tout fait, et (3) des
services obtenus de fournisseurs répondant aux exigences contenues dans
le sous-paragraphe (b). Les biens locaux sont ceux qui ont été
exploités, cultivés ou produits dans le pays de coopération de par la
manufacture, la transformation ou l'assemblage. S\'agissant du cas des
biens produits contenant des composants importés, pour être qualifié
comme local, un nouvel article commercialement reconnu doit résulter en
un produit différent de ses composants de par les caractéristiques de
base de sa substance ou de part son objet ou son utilité.

Les biens importés sont éligibles pour financement dans le cadre des
situations suivantes : (1) les articles importés, disponibles dans le
pays de coopération et répondant aux exigences du financement par
rapport à la source et à l\'origine, peuvent être financés en quantité
illimitée sans tenir compte de la valeur du dollar jusqu'au montant
total disponible pour l\'acquisition au niveau local, dans le cadre des
termes de l'accord de financement. (2) Les biens importés provenant des
pays du code géographique 941, disponibles dans le pays de coopération
peuvent être financés en quantités illimitées, sans tenir compte de la
valeur du dollar, jusqu'au montant total disponible pour l\'acquisition
au niveau local, dans le cadre des termes de l'accord de financement.
(3) Les biens importés à partir de n\'importe quel pays du \"Monde
libre\", disponibles localement ou importés spécialement pour le
financement peuvent être financés si le coûts de la transaction, non
compris le coût du transport, n\'excède pas l\'équivalent en monnaie
locale de 5.000 dollars.

\(b\) Pour être qualifiés comme coûts locaux, les biens et services
doivent ainsi répondre aux exigences additionnelles suivants :

> \(1\) Ils doivent être payés en monnaie locale
>
> \(2\) Le fournisseur doit être basé dans le pays de coopération et
> être de la nationalité du pays de coopération (Cf USAID Handbook
>
> 1 B, chapitre 5)
>
> \(3\) Toute matière provenant d\'un pays non inclus dans le code
> géographique 935 de l\'USAID, rend le financement du produit non
> éligible.

\(c\) Biens et services non éligibles : En aucun cas, le bénéficiaire ne
devra acquérir dans le cadre de ce financement, l\'un des biens suivants

1)  Equipements militaires

2)  Equipements de surveillance

3)  Produits et services de support à la police ou autres activités de
    renforcement de la loi

4)  Equipements d'avortement et services

5)  Biens de luxe et équipements pour jeux d\'argent ou

6)  Equipements de modification du climat.

\(d\) Fournisseurs non éligibles : Les fonds alloués dans le cadre de ce
financement ne devront être utilisés pour acquérir un bien ou service
quelconque fourni par une firme ou un individu dont le nom figure sur la
liste des adjudicataires exclus ou suspendus. Une telle liste pourrait
être fournie au bénéficiaire à sa demande.

\(e\) Biens limités : Le bénéficiaire n'acquerra aucun des biens et
services suivants, sans l'autorisation préalablement écrite de DISC :

> \(1\) Produits d'agriculture
>
> \(2\) Véhicules
>
> \(3\) Produits pharmaceutiques
>
> \(4\) Pesticides
>
> \(5\) Produits chimiques à, base de caoutchouc ou de plastique
>
> \(6\) Equipements d'occasion
>
> \(7\) Propriété excédante du gouvernement des Etats-Unis, Ou

(8) Fertilisant

\(f\) Le bénéficiaire accepte de rendre le montant du remboursement, si
DISC détermine que le bénéficiaire a acquis l'un des biens et services
limités ou non éligibles spécifiés des sous-paragraphes (c) au
sous-paragraphe (E), sus-cités ou été remboursés à ce sujet, sans
l'autorisation préalablement écrite du Chef d'Equipe de DISC.

**SOUS-ACCORDS**

> (Cette disposition est applicable lorsque des sous-contrats sont
> financés dans le cadre de ce financement).

a)  Des adjudications seront faites seulement à des bénéficiaires
    responsables, ayant le potentiel de capacité pour agir avec succès
    dans le cadre des termes et d'un accord de financement proposé. Une
    considération sera accordée à des questions telles que l\'intégrité,
    la documentation de l\'expérience antérieure, les ressources
    financières et techniques ou l'accès à d\'autres ressources
    nécessaires. Des adjudications ne seront pas faites aux firmes et
    individus dont les noms apparaissent sur la liste des adjudicataires
    exclus, suspendus ou non éligibles. Le bénéficiaire pourrait obtenir
    à sa demande, une copie de cette liste.

b)  Tous les sous-accords devront au minimum contenir en plus des
    dispositions permettant de définir un accord sûr et complet, les
    dispositions spécifiquement requises par quelque autre disposition
    de ce financement. Au cas où l\'insertion d'une disposition à
    l\'intérieur de ce financement est requise dans un sous-accord, le
    bénéficiaire devra insérer une déclaration dans le sous-accord
    spécifiant que dans tous les cas où AID est cité, le nom du
    bénéficiaire y sera substitué.

```{=html}
<!-- -->
```
(1) Les sous accords de plus de 10.000 dollars devront contenir des
    dispositions ou conditions permettant des recours administratifs ou
    légaux dans les cas où les sous-bénéficiaires violeraient les termes
    des sous-accords et fournir une telle action de recours si le cas
    est approprié.

(2) Tous les sous-accords de plus de 10.000 dollars devront contenir des
    dispositions appropriées pour la résiliation par le bénéficiaire,
    incluant la manière dont seront faite la résiliation et la base de
    conclusion d\'un accord. En plus, de tels sous-accords devront
    décrire les conditions sous lesquels un sous-accord pourrait être
    résilié par défaut, de même que les conditions où le sous-accord
    pourrait être résilié à cause de circonstances hors du contrôle du
    sous-bénéficiaire.

(3) Tous les sous-accords conclus par le bénéficiaire au delà de 10.000
    dollars devront inclure une disposition pour donner au bénéficiaire,
    à l\'AID ou à leurs représentants dûment autorisés, l\'accès à
    n\'importe quels livres, documents, papiers et registres du
    sous-bénéficiaire lesquels sont directement pertinents pour le
    programme spécifique, dans le but de faire des audits, examens,
    extraits et transcriptions.

(4) Les sous-accords dont le principal objet est de créer, développer ou
    améliorer des biens, processus et méthodes ; ou pour l\'exploration
    dans des domaines concernant directement la santé publique, la
    sûreté ou le bien-être ; ou les sous-accords dans le domaine de la
    science ou de la technologie dans lesquels il y a eu une petite
    expérience significative en dehors du travail financé par
    l\'assistance fédérale, devront contenir une notification pour
    stipuler que les questions liées au droit d\'invention et les
    matériaux générés dans le cadre du sous-accord sont sujets aux
    règlements contenus dans les dispositions de ce financement. Le
    sous-bénéficiaire sera conseillé quant à la source pour des
    informations additionnelles ayant trait à ces questions.

**ANNEXES**

####### 

####### 

####### 

####### ANNEXE 1 : LE SCHEMA DE CO-FINANCEMENT (MATCHING)

####### 

####### 

## Le schéma de co-financement (matching) {#le-schéma-de-co-financement-matching .unnumbered}

##  {#section-12 .unnumbered}

## 1. [Introduction]{.underline} {#introduction-10 .unnumbered}

## Le schéma de co-financement est un mécanisme à travers lequel l'appui financier de l'USAID est proportionnel aux ressources affectées à la santé par les collectivités locales. La base du système est constituée des ressources publiques affectées à la santé que sont : {#le-schéma-de-co-financement-est-un-mécanisme-à-travers-lequel-lappui-financier-de-lusaid-est-proportionnel-aux-ressources-affectées-à-la-santé-par-les-collectivités-locales.-la-base-du-système-est-constituée-des-ressources-publiques-affectées-à-la-santé-que-sont .unnumbered}

I.  Les ressources du niveau central affectées à la santé à travers les
    Fonds de Dotation de la Décentralisation (FDD)

II. Les ressources allouées à la santé sur la base des ressources
    fiscales propres de la collectivité locale

En d'autres termes, le système du co-financement est conçu pour servir
d'incitation pour une augmentation des ressources publiques internes
affectées pour financer la «Santé» qui est l'un des neuf (9) domaines
pour lesquels certaines compétences ont été transférées.

##  {#section-13 .unnumbered}

##  {#section-14 .unnumbered}

## 2. [Phase d'expérimentation  : POCL 1999 & 2000 *(PHR/AVSC)*]{.underline} {#phase-dexpérimentation-pocl-1999-2000-phravsc .unnumbered}

Ce système a été expérimenté par le Projet «Expérimentation d'un Schéma
de Financement des Services de Santé au Sénégal» par PHR et AVSC durant
la période 1999-2000 au niveau de huit (8) districts sanitaires situés
dans quatre régions (Fatick, Kaolack, Louga et Thiès)

## 2.1 [Le système du co-financement des fonds des collectivités locales]{.underline} {#le-système-du-co-financement-des-fonds-des-collectivités-locales .unnumbered}

Les système de co-financement des ressources allouées à la santé par les
collectivités locales sur la base de ses ressources propres sanctionne
les propres efforts de la collectivité locale à prendre en charge la
santé dans sa juridiction, tout en reconnaissant que les collectivités
locales n'ont pas les mêmes capacités financières pour investir dans la
santé. A cet effet, le taux de co-financement varie selon la capacité
financière de la collectivité locale mesurée par le niveau du budget
local de la collectivité locale.

C'est ainsi que des classes de budgets ont été définies et un ratio de
co-financement a été affecté à chaque classe.

Pour tenir compte des capacités financières des collectivités locales et
par souci d'équité, les ratios les plus élevés ont été affectés aux
classes de budget les plus faibles.

+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| **Budget local annuel   | **Ratio            | **Ratio du            |
| de la CL\*** **en F     | contribution**     | co-financement**      |
| CFA**                   |                    |                       |
|                         | **de la CL à la    | **de l'USAID**        |
|                         | santé**            |                       |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| Inférieur à **10 M**    | 1                  | 4                     |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| 10 à moins de **25 M**  | 1                  | 3                     |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| 25 à moins de **50 M**  | 1                  | 2                     |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| 50 à moins **100 M**    | 1                  | 1                     |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| 100 à moins **250 M**   | 2                  | 1                     |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| 250 à moins **500 M**   | 3                  | 1                     |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+
| 500 M **et Plus**       | 4                  | 1                     |
+-------------------------+--------------------+-----------------------+

**\* Cl = collectivité locale**

Durant la période d'expérimentation du schéma, le co-financement est
fait sur la base du *montant global* de la contribution de la
collectivité locale.

## 2.2 [Le système du co-financement du Fonds de Dotation de la]{.underline} {#le-système-du-co-financement-du-fonds-de-dotation-de-la .unnumbered}

##  [Décentralisation]{.underline} {#décentralisation .unnumbered}

Le système de co-financement du Fonds de Dotation de la Décentralisation
(FDD) est basé sur le montant global du Fonds de Dotation de la
Décentralisation destiné à la santé ; c'est l'affectation aux services
de santé de la totalité du fonds de dotation de la décentralisation
affectée à la santé qui génère le co-financement avec les fonds de
dotation de la décentralisation affectés à la santé. Si une collectivité
locale récipiendaire du fonds de dotation n'alloue qu'une partie des
fonds au district, cette action ne génère pas un transfert de fonds
(co-financement) de l'USAID ; ce n'est que lorsque l'intégralité du
montant du fonds de dotation de la décentralisation-santé est transmis
aux services de santé que le district sanitaire bénéficie d'un transfert
des fonds de co-financement de l'USAID équivalant à 20% du fonds de
dotation de la décentralisation.

En d'autres termes, le système de co-financement du Fonds de Dotation de
la Décentralisation sanctionne le respect des principes de l'utilisation
des ressources du fonds de dotation de la décentralisation-santé.

**3. [Application du matching pour les POCL 2001 & 2002
*(DISC)*]{.underline}**

Des mesures d'adaptation du schéma du co-financement expérimenté durant
la période transitoire ont été prises dans le cadre de l'exécution du
Projet « Décentralisation et Initiatives de Santé Communautaire ».

1.  **[Le système du co-financement des fonds des collectivités
    locales]{.underline}**

Les mesures d'adaptation concernent le plafonnement des ressources
propres de la collectivité locale affectée à la santé éligibles pour le
co-financement de l'USAID et l'évolution du taux de co-financement d'une
année à une autre parmi les collectivités locales couvertes par le
schéma de co-financement durant la durée du cycle de la stratégie de la
mission.

***Premièrement**,* concernant le plafond sur les fonds des
collectivités locales éligibles pour le co-financement, les fonds
publics qui sont éligibles pour une contrepartie de l'USAID seront
sujets à un plafonnement à 10% des budgets totaux des collectivités
locales. En utilisant les classes de budget des collectivités locales
définies par PHR, le maximum des allocations aux services de santé par
les collectivités locales sur fonds propres qui seront éligibles pour le
co-financement de l'USAID s'établissent comme suit :

+-----------------------------+----------------------------------------+
| ### Budget local annuel     | **Plafond des allocations locales      |
|                             | maximum éligibles pour le              |
| **en F CFA**                | co-financement de l'USAID**            |
|                             |                                        |
|                             | **en F CFA**                           |
+-----------------------------+----------------------------------------+
| Inférieur à **10 M**        | 1 000 000                              |
+-----------------------------+----------------------------------------+
| 10 à moins de **25 M**      | 2 500 000                              |
+-----------------------------+----------------------------------------+
| 25 à moins de **50 M**      | 5 000 000                              |
+-----------------------------+----------------------------------------+
| 50 à moins **100 M**        | 10 000 000                             |
+-----------------------------+----------------------------------------+
| 100 à moins **250 M**       | 25 000 000                             |
+-----------------------------+----------------------------------------+
| 250 à moins **500 M**       | 50 000 000                             |
+-----------------------------+----------------------------------------+
| 500 M **et Plus**           | 50 000 000                             |
+-----------------------------+----------------------------------------+

En d'autres termes, pour une collectivité locale dont le budget s'élève
à 10 millions de Francs CFA qui alloue 1,4 millions de F CFA à la santé,
seuls 1 million de F CFA seront éligibles pour le co-financement de
l'USAID. De même, pour une collectivité locale dont le budget s'élève à
20 millions de F CFA qui alloue 3 millions de F CFA à la santé, seuls
2,5 million de F CFA seront éligibles pour le co-financement de l'USAID.

Ainsi, la limite supérieure de la classe de budgets à laquelle
appartient la collectivité locale sera utilisée pour simplifier
l'application des mesures de plafonnement. Enfin, au-delà d'un budget de
250 millions de F CFA, le maximum éligible pour le co-financement de
l'USAID sera limité à 50 millions de F CFA.

***Deuxièmement***, l'une des raisons pour le taux initial élevé du
co-financement pour des budgets faibles des collectivités locales dans
la phase pilote était pour mobiliser des fonds pour les rénovations au
niveau des infrastructures de santé et pour l'acquisition d'équipement
complémentaire pour contribuer à la restauration de la fonctionnalité
des structures de santé. Ces besoins de rénovation étant satisfaits dès
les premières années de l'appui de l'USAID, les autres raisons d'étendre
la période durant laquelle les motivations financières sous le schéma de
co-financement sont de chercher à affecter le comportement des
collectivités locales.

Ainsi, au cours du cycle de la stratégie de l'USAID, le ratio de la
contribution de la mission sera réduit d'une année à une autre pour
préparer le retrait progressif du soutien financier de l'USAID aux
collectivités locales.

![](media/image4.wmf)**\* CL = Collectivité locale**

## [Le système du co-financement du Fonds de Dotation]{.underline}

##  [de la Décentralisation]{.underline} {#de-la-décentralisation .unnumbered}

Concernant le matching sur Fonds de Dotation de la Décentralisation, le
bonus de 20% du montant correspondant aux Fonds de dotation destiné à la
santé jusqu'ici accordés au district dont la commune avait libéré la
totalité, soit 100% des fonds de dotation alloués à la santé, est,
dorénavant, calculé au prorata des crédits mobilisés pour satisfaire les
besoins exprimés par le district. Il s'agit de primer les communes qui
ont fait un effort de mise à disposition des ressources, au prorata des
montants des fonds de dotation mobilisés pour le compte du district.

# [L'adoption d'une nouvelle pratique de matching à partir de 2003]{.underline}

# 

Le souci de rendre le matching plus attrayant a justifié les
réajustements apportés par rapport au matching sur fonds propres des
collectivités locales et sur fonds de dotation de la décentralisation
pour s'adapter aux changements intervenus dans l'environnement du
projet.

# 

# 4.1 [Le système de cofinancement des fonds des collectivités locales]{.underline}

# 

Pour le matching sur fonds propres des collectivités locales, la
nouvelle grille applicable à partir du prochain cycle de planification
(Août 2002) se fonde sur une révision du plafond matchable et une
reconduction du principe de dégressivité.

En résumé, la grille est basée sur :

-   Un plafonnement porté au ***1/5éme*** du budget des collectivités
    locales ***ayant un budget** **inférieur à 50M*** soit **89%** des
    collectivités couvertes par le Projet (96 sur 108),

-   Un plafonnement maintenu au ***1/10éme*** pour les collectivités
    dont ***le budget est** **supérieur ou égal à 50M*** soit **11%**
    des collectivités couvertes par le Projet (12 sur 108),

+-------------------------------+--------------------------------------+
| ### Budget local annuel       | **Plafond des allocations locales    |
|                               | maximum éligibles pour le            |
| **en F CFA**                  | co-financement de l'USAID en F CFA** |
+-------------------------------+--------------------------------------+
| Inférieur à **10 M**          | 2 000 000                            |
+-------------------------------+--------------------------------------+
| 10 à moins de **25 M**        | 5 000 000                            |
+-------------------------------+--------------------------------------+
| 25 à moins de **50 M**        | 10 000 000                           |
+-------------------------------+--------------------------------------+
| 50 à moins **100 M**          | 10 000 000                           |
+-------------------------------+--------------------------------------+
| 100 à moins **250 M**         | 25 000 000                           |
+-------------------------------+--------------------------------------+
| 250 à moins **500 M**         | 50 000 000                           |
+-------------------------------+--------------------------------------+
| 500 M **et Plus**             | 50 000 000                           |
+-------------------------------+--------------------------------------+

-   Une révision des taux de matching pour certaines classes de budget,
    de sorte à rendre l'appui de DISC conséquent au regard de
    l'influence que le Projet doit avoir sur le mode de gouvernance des
    collectivités locales à moyens apparemment importants en valeur
    absolue.

Cette révision de taux aurait pour objectif, également, d'inciter à une
mobilisation plus conséquente de ressources internes par les
collectivités locales à un niveau facilitant la résorption de leur
déficit d'offre de services de santé maternelle et infantile de qualité.

La grille de matching, qui s'applique à toutes les collectivités
ramenées à la première année en 2003, se présente ainsi :

  ------------------ ----------- ----------- ---------- ------ ------ ------ ------ ------
  Classes de Budget  Taux        Plafond     2004[^1]          2005          2006   
                     matchable   matchable                                          

                                             CL\*       DISC   CL     DISC   CL     DISC

  Inférieur à **10   1/5éme      2 000 000   1          4      1      3      1      2
  M**                                                                               

  10 à moins de **25 1/5éme      5 000 000   1          3      1      2      1      1
  M**                                                                               

  25 à moins de **50 1/5éme      10 000 000  1          2      1      1      1      1
  M**                                                                               

                                                                                    

  50 à moins **100   1/10éme     10 000 000  1          2      1      1      1      1
  M**                                                                               

  100 à moins **250  1/10éme     25 000 000  1          1      1      1      2      1
  M**                                                                               

  250 à moins **500  1/10éme     50 000 000  1          1      2      1      3      1
  M**                                                                               

  500 M **et Plus**  1/10éme     50 000 000  1          1      2      1      3      1
  ------------------ ----------- ----------- ---------- ------ ------ ------ ------ ------

\* CL = Collectivité locale

2.  **[Le système de co-financement des Fonds de Dotation]{.underline}**

**[de la Décentralisation]{.underline}**

Le système de co-financement du Fonds de Dotation de la Décentralisation
n'a pas connu de changements.

**5. [Le système de co-financement et la gestion de la compétence
«Santé»]{.underline}**

**[transférée aux collectivités locales]{.underline}**

Les dispositions des Articles 12 et 23 du décret 96-1135 du 27 décembre
1996 stipulent que le Maire et le Président du Conseil Rural président
chacun en ce qui concerne les comités de gestion des structures
sanitaires de leur localité.

Ces comités de gestion conçus pour être des cadres de concertation
d'échange et d'orientation devraient créer les conditions d'une bonne
gouvernance de la santé au niveau des collectivités locales.

La mise sur pied du cadre, tel que prévu par le décret sus-cité, crée
les conditions d'une gestion transparente et orientée vers la
satisfaction des besoins de la communauté.

Elle garantit en plus cette communication et cette complicité
nécessaires entre élus locaux, techniciens de la santé et représentants
des comités de santé pour que les problèmes de santé de la communauté
soient mieux cernés et mieux pris en charge par la mobilisation de
toutes les potentialités locales.

La participation au schéma de co-financement mis en œuvre par DISC
nécessite que *le comité de Gestion*, outil de concertation pour une
meilleure prise en charge de la compétence santé au niveau des
collectivités locales, *soit mis en place.*

####### 

####### 

####### 

####### ANNEXE 2 : ACCORD DE FINANCEMENT

####### 

####### 

PREAMBULE

Dans le cadre de son assistance aux pays en développement, la Mission de
l'Agence Américaine pour le Développement International (USAID) au
Sénégal a signé en Août 2003 le Contrat OUT-HRN-I-803-98-00030-00 avec
Development Associates, Inc. (DA) pour exécuter le Projet
«Décentralisation et Initiatives de Santé Communautaire (DISC)».

Ce projet consiste à appuyer les efforts des collectivités locales pour
financer le secteur de la santé qui est l'un des neuf (9) domaines dont
les compétences ont été transférées.

Cet appui se traduit par l'octroi de fonds destinés à participer au
financement des Plans d'opérations des collectivités locales dans les
zones d'intervention du Projet DISC.

Le présent Accord de financement vise à définir le cadre de
l\'assistance financière de Development Associates, Inc (à travers le
Projet DISC) aux collectivités locales.

Cet accord précise aussi les engagements et responsabilités de chacune
des parties ainsi que les implications juridiques qui en découlent, en
vue de la concrétisation des objectifs visés.

**ACCORD DE FINANCEMENT**

**N° 685-0309-DISC-FK-01-2003**

**Entre,**

**Development Associates, Inc**, gérant du Projet DISC dans le cadre du
Contrat OUT-HRN-I-803-98-00030-00 signé en Août 2003 entre la Mission de
l'USAID au Sénégal et Development Associates, Inc (DA) pour exécuter le
Projet «Décentralisation et Initiatives de Santé Communautaire (DISC)»,
représenté par ..., d\'une part,

**Et,**

**Les Collectivités locales du District sanitaire de ...**,
*représentées par le Président du Conseil Régional, le(s) Maire(s) et
les Présidents de Conseil Rural*, d'autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

####### Article 1 : Objet de l'Accord de financement

Le présent accord de financement (ci-après «**Accord**») définit les
modalités d\'assistance du Projet DISC aux collectivités locales en vue
de la mise en oeuvre des Plans d'Opérations élaborés et validés par les
différentes parties (Cf Annexe 1 : *Plans d'Opérations des Collectivités
locales*).

Tout changement à cet accord de financement requerra l\'approbation des
deux parties.

**Article 2 : Période de financement**

Le financement accordé aux collectivités locales prend effet à compter
de la date de signature de l'accord de financement et prend fin le
**...**

Toute extension de la période d'exécution des Plans d'Opérations des
collectivités locales sera réalisée sans coût additionnel.

**Article 3 : Financement des Plans d'Opérations des Collectivités
locales**

Le Projet DISC mettra à la disposition des collectivités locales les
moyens financiers agréés par les différentes parties dans le cadre du
présent accord de financement à la condition que les collectivités
locales respectent les engagements financiers qu'elles ont pris.

Le budget des Plans d'Opérations des Collectivités locales est de **...
Francs CFA,** réparti ainsi q'il suit :

-   *montant des engagements financiers des collectivités locales :
    **... Francs CFA ***

-   *montant des engagements financiers du Projet DISC : **...**
    **Francs CFA** dont **... Francs CFA** de matching de Fonds de
    Dotation de la Décentralisation*

Les détails des engagements financiers des collectivités locales et du
Projet DISC sont précisés à l'Annexe 2 (*Engagements financiers des
Collectivités locales et du Projet DISC*) du présent accord.

Le co-financement (matching) des fonds des collectivités locales est
fait au prorata des montants effectivement versés par les collectivités
locales au titre de leur contribution au financement de leur Plan
d'Opérations.

De la même manière, le co-financement (matching) des Fonds de Dotation
de la Décentralisation (FDD) de la Région ou du District sanitaire est
fait au prorata des dépenses effectuées pour le compte de l'Hôpital
Régional, du Service d'Hygiène ou du District sanitaire.

Ces dépenses doivent être documentées par une lettre du Président du
Conseil Régional ou du Maire visée par le Directeur de l'Hôpital
Régional ou par le Médecin Chef du District sanitaire ou autre
bénéficiaire et suivant le cas par le Trésorier Payeur Régional ou le
Percepteur.

Les fonds alloués par le Projet DISC au titre du co-financement
(matching) des Fonds de Dotation de la Décentralisation du district
sanitaire ne doivent en aucune façon être partagés entre les différentes
collectivités locales polarisées par le District sanitaire.

Destinés à financer les activités de formation et les investissements,
ces fonds doivent être utilisés pour :

-   la formation des Agents de Santé Communautaires

-   l'acquisition de matériel ou d'équipements ou la
    réalisation/réhabilitation d'une infrastructure utile à l'ensemble
    des populations du district sanitaire, au niveau du centre de
    référence du district

-   la correction des disparités entre collectivités locales au niveau
    de l'offre de services de santé.

L'absence de contribution d'une collectivité locale au financement de
son Plan d'Opérations 2003 pourrait être source d'exclusion du
financement pour la réalisation d'investissements sur fonds
co-financement (matching) des Fonds de Dotation de la Décentralisation.

####### 

####### Article 4 : Ouverture et gestion des comptes bancaires

####### 

Les fonds des contributions des collectivités locales et les fonds de
co-financement seront logés dans des comptes séparés.

L'ouverture de ces deux comptes devra faciliter la réception et les
décaissements, l\'exploitation des informations pour l\'établissement
des rapports financiers et les audits.

Trois signatures (celles du Représentant des Collectivités locales, du
Médecin Chef du District sanitaire et de l'Administrateur-Comptable du
Projet DISC) sont requises pour le retrait de fonds de ces comptes**.**

Le principe de triple signature suppose que les collectivités locales
ont désigné par consensus leur Représentant. Dans le cas contraire, les
deux comptes fonctionneront avec deux signatures conjointes, celles du
Médecin Chef du District sanitaire et de l'Administrateur-Comptable du
Projet DISC.

####### Article 5 : Gestion des fonds

Les fonds de co-financement sont exclusivement destinés à l\'exécution
des activités des Plans d'Opérations des collectivités locales et
conformément aux budgets détaillés desdits Plans d'Opérations (Cf Annexe
1 : *Plans d'Opérations des collectivités locales*)

L\'utilisation et la gestion de ce financement se feront suivant les
termes de l'accord de financement et uniquement pour atteindre les
objectifs visés à travers cet accord et sous les principes stipulés dans
la partie du document intitulé \"Dispositions standard\" de l'USAID (*Cf
Chapitre 14 du Manuel des Procédures de Gestion des fonds de
co-financement).*

Les dépassements budgétaires sont tolérés jusqu'à concurrence de 15% à
l'intérieur d'une même rubrique et éventuellement jusqu'à 15% entre deux
rubriques budgétaires à la condition toutefois que cela n'affecte le
montant global du budget du Plan d'Opérations. Ces dépassements ne
concernent que les coûts réels des dépenses effectuées et non pas les
estimations du budget.

####### Article 6 : Décaissements

Les fonds de co-financement liés au présent accord seront mis à la
disposition des collectivités locales en monnaie locale, c\'est-à-dire
en F CFA.

Les décaissements se feront par tranches et selon les modalités
ci-dessous, sur la base des besoins exprimés et nécessaires à
l\'exécution des activités planifiées sur une période donnée et
conformément aux Plans d'actions élaborés :

-   Au début de chaque période, les Elus locaux, les Infirmiers Chefs de
    Poste et le Médecin Chef du District sanitaire ou autres
    bénéficiaires du financement élaborent des Plans d'actions des
    collectivités locales pour une période et évaluent le budget
    nécessaire à leur exécution mais doivent tenir compte des montants
    précédemment engagés et des fonds disponibles pour chaque activité.

-   Sur la base de ces Plans d'actions, une demande d'avance dûment
    remplie et signée par l'Administrateur-Comptable est soumise à la
    signature du Représentant des Collectivités locales et du Médecin
    Chef du District sanitaire. Cette demande spécifiant le montant
    requis et le détail par rubrique budgétaire, avec le nom, l'adresse
    de la banque et le numéro du compte bancaire pour les fonds de
    co-financement, est envoyée au Projet DISC à Dakar.

Une demande d'avance est assujettie à la mise en place des fonds des
contributions des collectivités locales et/ou à la satisfaction des
conditions de co-financement (matching) des Fonds de Dotation de la
Décentralisation.

**Article 7 : Soumission des rapports d'activités et financiers**

L\'Administrateur-Comptable soumettra périodiquement au Projet DISC des
rapports d'activités et financiers :

-   **Rapports financiers mensuels**

Ces rapports comprennent le journal des opérations de banque, les pièces
justificatives des encaissements et des décaissements, le relevé
bancaire du mois et le rapprochement bancaire.

L'ensemble de ces documents doit parvenir au Projet DISC à Dakar au plus
tard le 10 de chaque mois.

-   **Rapports d'activités trimestriels**

Les rapports d'activités trimestriels sont produits suivant le format
proposé par le Projet DISC.

Ces rapports sont élaborés par l'Administrateur-Comptable qui les soumet
pour visa au Médecin Chef du District sanitaire et au Représentant des
collectivités locales. Ils sont ensuite transmis au Projet DISC à Dakar,
au plus tard le 15 du mois suivant le trimestre concerné. Une copie des
rapports d'activités est envoyée pour information au Directeur de
l'Agence Régionale de Développement et aux collectivités locales pour
lesquelles des activités ont été réalisées durant cette période.

**Article 8 : Re-planifications/réaménagements des Plans d'opérations**

**des collectivités locales**

L'opération qui consiste à procéder à une suppression d'activités, à la
revue à la hausse ou à la baisse des coûts des activités ou au
remplacement d'activités planifiées par de nouvelles est appelée
re-planification ou réaménagement.

Cette opération qui doit être exceptionnelle est soumise aux conditions
suivantes :

-   l'activité planifiée a été réalisée à partir d'une autre source de
    financement

-   le coût prévu pour la réalisation d'une activité a été sous-estimé

-   l'activité planifiée est liée à une autre qui n'a pu être réalisée

-   des économies réalisées à partir de l'exécution d'un certain nombre
    d'activités planifiées doivent être réaffectées

Si un changement d\'activité(s) devenait nécessaire ou qu'un dépassement
est supérieur à 15 % (*Cf Article 5*), était envisagé, une demande
***motivée*** devra être adressée au Chef d'Equipe du Projet DISC par
l'autorité compétente de la collectivité locale concernée.

Les bénéficiaires d'un financement sur fonds de co-financement
(matching) des Fonds de Dotation de la Décentralisation sont soumis aux
mêmes exigences.

####### Pour les collectivités locales, une telle demande doit être l'aboutissement d'une concertation du Comité de Gestion *(le Maire ou le Président du Conseil Rural, un Elu, le Président du Comité de santé, le Trésorier du Comité de santé et le Responsable de la structure sanitaire)* élargi aux Représentants des Groupements de Promotion Féminine/Associations des Femmes et des Jeunes. Un procès verbal sanctionnant cette concertation accompagnera la demande.

####### 

Après la signature des accords de financement, les collectivités locales
devront faire parvenir au Projet DISC l'arrêté portant installation du
Comité de Gestion et la liste nominative avec émargement des membres de
ce comité et les noms des représentants des femmes et des jeunes. Tout
changement à la composition du Comité de Gestion devra être communiqué
au Projet DISC.

####### Article 9 : Bilan de l'Exécution Technique et Financière des Plans d'Opérations 

#######  des collectivités locales

A la clôture des Plans d'Opérations des Collectivités locales, le Projet
DISC fera un bilan de l'exécution technique et financière qui sera
présenté aux partenaires au cours d'un atelier qui sera organisé à cet
effet.

**Article 10 :** **Acquisition de biens et matériels/Titre de propriété
et usage**

Les dépenses effectuées dans le cadre de l\'exécution des Plans
d'Opérations des Collectivités locales (achats de matériel,
d'équipements, etc) doivent être soumises aux normes et procédures
contenues dans le document intitulé \"Dispositions standard\" de l'USAID
*(Cf Chapitre 14, Acquisition des biens et services)* dans le cadre de
ce financement. La zone géographique autorisée pour l\'acquisition de
biens et services, est celle du code 935 (la zone spéciale du Monde
libre incluant le Sénégal). L\'achat d\'articles fabriqués aux
Etats-Unis est encouragé dans la mesure du possible.

Pour la durée du projet, tous biens (matériel, équipements, motos,
mobylettes, etc) achetés dans le cadre de cet accord de financement sur
fonds de l'USAID seront utilisés uniquement pour l'objet de cet accord.
A la fin du projet, la destination de ces biens sera négociée entre
Development Associates, Inc et l'USAID qui décideront de leur
affectation définitive.

Ces biens font l'objet d'un suivi très rapproché en vue d'en assurer
leur sauvegarde et leur protection.

 

Un système de codification et d'enregistrement dans un journal
d'inventaire est mis en place par l'Administrateur-Comptable pour en
faciliter le suivi. Périodiquement, un inventaire local est effectué
afin de s\'assurer de l\'existence physique, de l'état et l'utilisation
des acquisitions.

 

**Article 11 : Litiges et Contestations**

Tout différend résultant de l\'interprétation ou de l\'exécution du
présent accord ou de tout autre accord additionnel, sera réglé à
l\'amiable entre les parties selon une procédure de conciliation.

Au cas où aucun accord n'interviendrait entre les parties, celles-ci
auront recours à l\'arbitrage des autorités hiérarchiques (organes de
tutelle) c\'est-à-dire l\'USAID et le Ministère chargé de la Santé qui
se prononceront sur la poursuite ou la résiliation du présent accord.

**Article 12 : Résiliation, rupture ou suspension de l\'accord de
financement**

-   **Pour cause**

Le Projet DISC pourrait résilier globalement ou partiellement, à
n\'importe quel moment, ce financement, pour cause justifiée, par une
note écrite aux collectivités locales bénéficiaires des fonds de
co-financement, s\'il est établi que ces dernières ont manqué à se
conformer aux termes et conditions du financement ou n'ont pas respecté
leurs engagements financiers.

-   **Par convenance**

Cet accord peut être globalement ou partiellement rompu par commodité, à
quelque moment par quelque partie, si les parties s\'accordent sur le
fait que la poursuite de la mise en place de fonds additionnels ne
produira pas les résultats escomptés. Les parties s\'entendront sur les
conditions de la rupture y compris la date effective et, dans les cas de
rupture partielle, la portion à résilier. L\'accord de résiliation est
établi par une lettre du Projet DISC adressée aux collectivités locales
bénéficiaires.

-   **Suspension ou résiliation pour changement de circonstance**

Si à un moment donné, l\'USAID détermine que la poursuite de tout ou
partie du financement pour un programme devrait être suspendu ou résilié
parce qu\'une telle assistance ne serait pas dans l\'intérêt national
des Etats-Unis, ou serait en violation d\'une loi en vigueur, alors
l\'USAID pourrait, à travers une note à la collectivité ou au
bénéficiaire, suspendre ou résilier globalement ou partiellement ce
financement et interdire à la collectivité locale d\'encourir des
obligations additionnelles à la charge de ce financement, autres que les
coûts spécifiés dans la notice de suspension pendant soixante (60) jours
ou plus, alors l\'USAID pourrait mettre fin à cet accord avec une note
écrite à la collectivité locale et résilier la portion de ce financement
non décaissée ou irrévocablement engagée à des tierces parties.

Dans des circonstances exceptionnelles, le Projet DISC et l\'USAID ou
uniquement l\'USAID se réservent le droit d\'annuler cet accord, de
façon unilatérale. L\'USAID se réserve le droit de passer outre toute
décision prise par le Projet et jugée non opportune.

Dans ce dernier cas, un délai de trente (30) jours, à compter de la date
de notification par l\'une des parties doit être scrupuleusement
respecté. A la fin de cette période de trente (30) jours, l\'accord de
financement sera résilié.

Dans tous les cas, la rupture de l'accord de financement pourrait
obliger les collectivités locales à restituer au Projet DISC les fonds
de co-financement de l'USAID non encore engagés à cette date, ainsi que
certains biens acquis avec ces fonds.

**Article 13 : Restitution des fonds des collectivités locales en cas de
résiliation ou à la fin du projet**

Si à la fin du projet ou en cas de résiliation, toutes les activités
prévues dans les Plans d'Opérations des Collectivités locales ne sont
pas exécutées ou que des économies ont été réalisées, le Projet DISC ne
restituera à une collectivité locale que les reliquats de sa
contribution en tenant compte des dépenses engagées sur la base du
budget du Plan d'Opérations de la collectivité concernée.

**Article 14 : Annexes**

Les annexes (Cf Annexe 1 : *Plans d'Opérations des collectivités
locales* et Annexe 2 : *Engagements des Collectivités locales et du
Projet DISC*) joints au présent accord font partie intégrante de cet
accord de financement.

####### Article 15 : Entrée en vigueur

Le présent accord de financement entre vigueur à compter de la date de
signature par les parties concernées.

####### 

####### 

####### 

####### ANNEXE 3 : FORMAT DE PRESENTATION DES RAPPORTS D'ACTIVITES

####### 

####### 

#### 

![](media/image5.png){width="1.2131944444444445in" height="1.4in"}

  ----------------------- ------- --------------------------------------------
  **Période**             **:**   

                                  

  **Région médicale**     **:**   

                                  

  **District sanitaire**  **:**   

                                  

  **Accord de financement **:**   
  n°**                            

                                  

                                  
  ----------------------- ------- --------------------------------------------

**RAPPORT D'ACTIVITES TRIMESTRIEL POUR LE DISTRICT SANITAIRE DE
.....................**

  -------------------- -- ------------------------ -- --------------------
  **Préparé par :**       **Visa de :**               **Visa de :**

                                                      

  ...............         Dr ...............          ...............

  Administrateur          MCD de ...............      Représentant Elus
  Comptable                                           locaux

                                                      

  **Signature**           **Signature**               **Signature**

                                                      

                                                      

                                                      

                                                      

  **Date**                **Date**                    **Date**

  ...............         ...............             ...............
  -------------------- -- ------------------------ -- --------------------

**SOMMAIRE**

[1. INTRODUCTION 131](#introduction-11)

[2. RAPPEL DU PROGRAMME DU TRIMESTRE CONCERNE
132](#rappel-du-programme-du-trimestre-concerne)

[3. SITUATION DE L'EXECUTION TECHNIQUE DES ACTIVITES
133](#situation-de-lexecution-technique-des-activites)

[3.1 ACTIVITES PREVUES ET REALISEES
133](#activites-prevues-et-realisees)

[3.1.1. Ressources humaines 133](#ressources-humaines)

[3.1.2. Investissements 133](#investissements)

[3.1.3. Formation / Sensibilisation 134](#__RefHeading___Toc77413029)

[3.1.4. Activités promotionnelles / ARPV
134](#__RefHeading___Toc77413030)

[3.1.5. Fonctionnement 134](#__RefHeading___Toc77413031)

[3.1.6. Suivi /Supervision / Contrôle / Coordination
134](#__RefHeading___Toc77413032)

[3.1.7. Communication 134](#communication)

[3.1.8. Planification 134](#__RefHeading___Toc77413034)

[3.1.9. Autres activités 134](#section-42)

[3.2 ACTIVITES PREVUES MAIS NON REALISEES
134](#activites-prevues-mais-non-realisees)

[3.3 ACTIVITES NON PREVUES MAIS REALISEES
134](#activites-non-prevues-mais-realisees)

[4. SITUATION DES CONTRIBUTIONS DES CL ET DU PROJET DISC
135](#situation-des-contributions-des-cl-et-du-projet-disc)

[5. SITUATION DES DECAISSEMENTS 136](#situation-des-decaissements)

[6. PROBLEMES RENCONTRES 137](#problemes-rencontres)

[7. RECOMMANDATIONS 138](#recommandations)

[8. PROGRAMME DU PROCHAIN TRIMESTRE
139](#programme-du-prochain-trimestre)

# 1. INTRODUCTION 

Rappel des collectivités locales concernées : communes et communautés
rurales.

Description sommaire du districts sanitaire avec les postes et les cases
de santé qu'il polarise (en précisant \"fonctionnel\" ou
\"non-fonctionnel\").

Rappel des activités essentielles du Projet sur le terrain durant le
trimestre.

Rappel de différentes informations :

-   du niveau de contribution de l'ensemble des collectivités locales.

-   du taux d'exécution global des PO

-   des dépenses dans le trimestre.

Présentation des reliquats budgétaires, après déduction des frais
bancaires, selon les types de fonds : fonds de co-financement et fonds
des collectivités locales.

Présentation des grands postes de dépense.

# 2. RAPPEL DU PROGRAMME DU TRIMESTRE CONCERNE

Le programme du trimestre concerné couvrait les mois de
......................... .......

  ---- ------------------------------------ ------------- --------------------- --
  N°   **Activités**                        **Période**   **Justification /     
                                                          Remarque**            

                                                                                

  1    **Ressources humaines**                                                  

       Salaires ou honoraires                                                   

       Indemnités                                                               

       Autres                                                                   

                                                                                

  2    **Investissements**                                                      

       Constructions et réhabilitation                                          

       Equipement                                                               

                                                                                

  3    **Formation / Sensibilisation**                                          

                                                                                

                                                                                

                                                                                

  4    **Activités promotionnelles / ARPV**                                     

                                                                                

                                                                                

                                                                                

  5    **Fonctionnement**                                                       

       Achat de médicaments                                                     

       Entretien / Maintenance                                                  

       Autres                                                                   

                                                                                

  6    **Suivi / Supervision / Contrôle /                                       
       Coordination**                                                           

                                                                                

                                                                                

                                                                                

  7    **Communication**                                                        

                                                                                

                                                                                

                                                                                

  8    **Planification**                                                        

                                                                                

                                                                                

                                                                                

  9    **Autres activités**                                                     

       Réunions et rencontres diverses                                          

                                                                                

                                                                                

                                                                                
  ---- ------------------------------------ ------------- --------------------- --

# 

# 3. SITUATION DE L'EXECUTION TECHNIQUE DES ACTIVITES

#  

## ACTIVITES PREVUES ET REALISEES

### 

### Ressources humaines 

-   Salaires ou honoraires

-   Indemnités

-   Autres

### 

### Investissements

-   Constructions et réhabilitations

  -------- ---------------- -------------- ------------------ ----------- ------------------
  **N°**   **Collectivité   **Localité**   **Nature des       **Coûts**   **Observations**
           locale**                        travaux**                      

                                                                          

                                                                          

                                                                          

                                                                          
  -------- ---------------- -------------- ------------------ ----------- ------------------

-   Equipements

  -------- ---------------- --------------------- -------------- ----------- ------------------
  **N°**   **Collectivité   **Désignation**       **Quantité**   **Coûts**   **Observations**
           locale**                                                          

                                                                             

                                                                             

                                                                             

                                                                             
  -------- ---------------- --------------------- -------------- ----------- ------------------

[]{#__RefHeading___Toc77413029 .anchor}

2.  **Formation**

###  

  -------- ---------------- ---------------- ---------- --------------- ------------------
  **N°**   **Collectivité   **Nbre           **Nbre     **Lieu et       **Thèmes de
           locale**         Participants**   Femmes**   période**       formation**

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        
  -------- ---------------- ---------------- ---------- --------------- ------------------

### 

### 

[]{#__RefHeading___Toc77413030 .anchor}**3.1.4 Activités Promotionnelles
/ ARPV**

### 

-   

### 

[]{#__RefHeading___Toc77413031 .anchor}**3.1.5 Fonctionnement**

-   Achat de médicaments

-   Entretien / Maintenance

-   Autres

### 

[]{#__RefHeading___Toc77413032 .anchor}**3.1.6 Suivi /Supervision /
Contrôle / Coordination**

-   

### 3.1.7 Communication

-   []{#__RefHeading___Toc77413034 .anchor}

**3.1.8 Planification**

###  

**3.1.9 Autres activités**

-   Réunions et rencontres diverses

## ACTIVITES PREVUES MAIS NON REALISEES 

-   

## ACTIVITES NON PREVUES MAIS REALISEES

##   {#section-43 .unnumbered}

# 4. SITUATION DES CONTRIBUTIONS DES CL ET DU PROJET DISC 

#  

  ------------ --- -------------------- -----------------------------------
  District     :                        
  sanitaire                             
  de                                    

  POCL de      :                        
  l'année                               

  Situation à  :                        
  la date du                            
  ------------ --- -------------------- -----------------------------------

+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
| * | ### Co     | **Eng    | **Con | **M |     |     | **T | **Niveau |
| * | llectivité | agements | tribu | atc |     |     | ota | de       |
| N | s locales  | fi       | tions | hin |     |     | l** | cont     |
| ° |            | nanciers | des   | g** |     |     |     | ribution |
| * |            | des CL** | CL**  |     |     |     |     | des CL** |
| * |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       | **  | **  | **T |     |          |
|   |            |          |       | MFC | MFD | ota |     |          |
|   |            |          |       | L** | D** | l** |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   | 1          | 2        | 3     | 4   | 5   | 6 = | 7 = | 8 =      |
|   |            |          |       |     |     | 4+5 | 3+6 | 3/2\*100 |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   |            |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+
|   | **Total**  |          |       |     |     |     |     |          |
+---+------------+----------+-------+-----+-----+-----+-----+----------+

# 5. SITUATION DES DECAISSEMENTS 

  ------------ --- -------------------- -----------------------------------
  District     :                        
  sanitaire                             
  de                                    

  POCL de      :                        
  l'année                               

  Situation à  :                        
  la date du                            
  ------------ --- -------------------- -----------------------------------

+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
| * | ### Collec       | *    |      |      |      | **     | **Taux  |
| * | tivités locales  | *Déc |      |      |      | Budget | d'exéc  |
| N |                  | aiss |      |      |      | POCL** | ution** |
| ° |                  | emen |      |      |      |        |         |
| * |                  | ts** |      |      |      |        |         |
| * |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  | **F  | **MF | **MF | *    |        |         |
|   |                  | CL** | CL** | DD** | *Tot |        |         |
|   |                  |      |      |      | al** |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   | 1                |      | 3    | 4    | 5 =  | 6      | 7 =     |
|   |                  |      |      |      | 2    |        | 5       |
|   |                  |      |      |      | +3+4 |        | /6\*100 |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   |                  |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   | **Total**        |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   | Budgets des      |      |      |      |      |        |         |
|   | Plans            |      |      |      |      |        |         |
|   | d'opérations     |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+
|   | **Taux           |      |      |      |      |        |         |
|   | d'exécution /    |      |      |      |      |        |         |
|   | Budgets**        |      |      |      |      |        |         |
+---+------------------+------+------+------+------+--------+---------+

# 6. PROBLEMES RENCONTRES 

# 7. RECOMMANDATIONS 

Suite donnée aux recommandations formulées dans le dernier rapport
trimestriel.

Rappel des recommandations non satisfaites

Formulation de nouvelles recommandations.

#  

# 

# 8. PROGRAMME DU PROCHAIN TRIMESTRE 

Le programme du prochain trimestre couvre les mois de
....................................

+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| * | **Activités**                     | *     | ######### Justific |   |
| * |                                   | *Péri | ations / Remarques |   |
| N |                                   | ode** |                    |   |
| ° |                                   |       |                    |   |
| * |                                   |       |                    |   |
| * |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 1 | **Ressources humaines**           |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 2 | **Investissements**               |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   | Constructions et réhabilitations  |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   | Equipement                        |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 3 | **Formation**                     |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 4 | **Activités promotionnelles /     |       |                    |   |
|   | ARPV**                            |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 5 | **Fonctionnement**                |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 6 | **Suivi /Supervision / Contrôle / |       |                    |   |
|   | Coordination**                    |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 7 | **Communication**                 |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 8 | **Planification**                 |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
| 9 | **Autres activités**              |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   | Réunions et rencontres diverses   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   | Sensibilisation                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+
|   |                                   |       |                    |   |
+---+-----------------------------------+-------+--------------------+---+

[^1]: ^1^ Pour des raisons budgétaires, les ratios prévus pour les
    années 2004 et 2005 n'ont pas été appliqués. En effet, pour les
    nouveaux districts, un ratio de 1 : 1 a été appliqué alors que pour
    les anciens districts, les engagements financiers de DISC ont été
    ramenés au dixième (1/10^e^) des engagements pris lors de la
    planification des POCL 2004 & 2005).