PERATURAN BUPATI BUPATI Nomor TAHUN Tahun 2017
Tentang PEDOMAN PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN / ARSIP VITAL
Berlaku: 29 tahun 2003
N/A
Preamble

Menimbang : a. bahwa demi kelangsungan hidup dan keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan secara terprogram terhadap dokumen/ arsip yang sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan dokumen/ arsip vital bagi suatu organisasi;
- b. bahwa guna memperoleh kesamaan pemahaman dalam melakukan pengelolaan dokumen/ arsip vital melalui kegiatan perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen/ arsip vital diperlukan suatu pedoman;
- c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b, perlu menetapkan Peraturan Bupati Kolaka Utara tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital;
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 29 tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Bombana, Kabupaten Wakatobi dan Kabupaten Kolaka Utara di Provinsi Sulawesi Tenggara (Lembaran Negara Republik
- Indonesia Tahun 2003 Nomor 144, tambahan, Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4339 );
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
- 3 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan LNRI Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembarn Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 58,
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 51,
- 5 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
- 6 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887);
KETENTUAN UMUM
Pasal
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:
- 1 Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Kolaka Utara.
2. Bupati adalah Kepala Daerah Kabupaten Kolaka Utara.
- 3 Kantor Arsip adalah Kantor Arsip Kabupaten Kolaka Utara.
4. Instansi adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah, Pemerintah Kecamatan, dan Pemerintah Desa di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Utara.
- 5 Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Kolaka Utara adalah Dinas Kearsipan Kabupaten Kolaka Utara.
6. Unit Pengolah Pemerintah Kabupaten Kolaka Utara adalah Instansi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Utara.
7. Unit Kearsipan Instansi adalah unit kerja yang bertanggungjawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Instansi, yaitu: Bagian Umum, Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha, dan Unit Pelaksana Teknis.
8. Unit Pengolah Instansi adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Instansi, yaitu: Sekretariat, Bagian, Sub Bagian, Bidang; Sub Bidang, Seksi, Inspektur Pembantu Bidang, dan Unit Pelaksana Teknis
- 9 Arsip keuangan adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Utara dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi keuangan.
10. Arsip dinamis adalah yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan arsip
pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
- 1l. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
12. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
13. statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara Arsip pada
- Nilai guna arsip arsip adalah nilai arsip yang didasarkan kegunaannya bagi kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan pada umumnya pada
15. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip.
16. Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
17. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
18. Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis ke kantor arsip
- 19 Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
20. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis atau seri arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya serta
keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan
21. Daftar Arsip adalah daftar sekurang-kurangnya berisi nomor urut, series atau uraian berkas, tahun arsip, jumlah arsip dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan arsip.
22. Series atau uraian berkas adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.
N/A
Pasal 2

Pedoman Perlindungan, Pengamanan, Dan Penyelamatan Dokumen / Arsip Vital Negara sebagaimana dimaksud pada Pasal 1 dipergunakan sebagai acuan bagi Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan Daerah dalam rangka melaksanakan perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dokumen / arsip vital negara.
N/A
Pasal 3

Segala ketentuan yang ada dan terkait dengan pelaksanan perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dokumen / arsip vital negara dinyatakan berlaku sepanjang tidak bertentangan\_ tetap
N/A
Pasal 4

Hal-hal yang belum diatur dalam Pedoman ini akan diatur lebih lanjut dengan ketentuan tersendiri.
N/A
Pasal 5

Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaiman mestinya.
24tanggal pada
H. ISKANDAR
14
| PARAF TOORDINASI | PARAF TOORDINASI |
|--------------------|--------------------|
| No | |
| 2 | |
| | HukuM |
| 5 | |
Lampiran
Peraturan Bupati Kolaka Utara
Nomor
Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Musibah bencana alam gempa bumi, tsunami, banjir, kebakaran dan sebagainya yang terjadi di sebagian besar wilayah Indonesia pada waktu terakhir ini bukan hanya menelan korban jiwa dan harta tapi juga memberikan dampak yang sangat besar terhadap keseluruhan aspek kehidupan manusia. Salah satu dampak di antaranya adalah musnah, hilang dan rusaknya arsip atau dokumen penting yang merupakan aset bagi organisasi. Di antara arsip yang dibuat dan diterima organisasi ada arsip yang dikategorikan vital bagi kelangsungan hidup organisasi.
Sebagai informasi terekam, dokumen / arsip vital negara (selanjutnya disebut arsip vital) merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi\_ Arsip vital merupakan informasi terekam baik dalam bentuk media kertas maupun non kertas yang sangat penting sekali (essential ) keberadaannya untuk kelangsungan hidup organisasi. Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak pihak yang berkepentingan lainnya. Oleh karena sifatnya yang sangat penting; arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana.
Melalui pengelolaan arsip vital yang terprogram akan memberikan perlindungan, pengamanan dan penyelamatan terhadap dokumen / arsip vital ketika terjadi bencana. Pengelolaan arsip vital meliputi kegiatan identifikasi atau seleksi arsip vital, perlindungan dan pengamanan serta kegiatan penyelamatan dan pemulihan arsip vital setelah terjadi bencana. Untuk itu pengelolaan arsip vital yang terprogram merupakan kewajiban yang tak bisa dihindarkan oleh setiap instansi
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara sebagai instansi pembina di bidang kearsipan di daerah memandang untuk menyusun dan mengeluarkan Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen / Arsip Vital, yang dapat dijadikan sebagai pedoman bagi seluruh instansi pemerintah dalam melaksanakan pengelolaan arsip vital di masing-masing instansi. perlu
B. Maksud Dan Tujuan
Maksud Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen / Arsip Vital ini adalah untuk menjadi petunjuk dan acuan bagi instansi pemerintah dalam mengelola, melindungi, mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kemungkinan kerusakan, kehilangan dan kemusnahan yang disebabkan oleh faktor bencana Tujuannya adalah dilaksanakannya perlindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan dokumen / arsip vital negara secara terprogram
C. Sasaran
Sasaran Pedoman ini adalah terwujudnya perlindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan dokumen / arsip vital negara oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup materi pedoman ini meliputi pengelolaan perlindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan dokumen / arsip vital negara pada Lembaga- lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah.
E. Pengertian
Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan:
1. Daftar Vital adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi arsip vital yang dimiliki oleh suatu instansi; Arsip
2. Dokumen / Arsip Vital untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum hak dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi Apabila dokumen / arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu /menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi; pada
3. 3 Identiflkasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital;
4. Pemencaran (Dlspersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi (Copy back-up) ke tempat penyimpanan arsip lokasi yang berbeda; pada
5. Pemulihan Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak akibat bencana; Arsip
6. Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan arsip;
7. 7 . Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan (back-up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip yang asli.
8. Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan;
9. Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) arsip vital ke tempat yang lebih baik;
10. Penyimpanan Khusus ( Vaulting) adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip tempat dan sarana khusus; pada
11. Perlindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap;
12. Series Arsip adalah himpunan arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan dan kesamaan subjek;