UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA Nomor TENTANG Tahun 2023
Tentang DOKUMENPERUSAHAAN
Berlaku: 24 Maret 1997
N/A
Preamble

Menimbang
:
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR8TAHUN1997 TENTANG
DOKUMENPERUSAHAAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
a. bahwa upaya untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan kemakmuran rakyat yang bersendikan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia, merupakan bagian integral cita-cita kemerdekaan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 19945;
- b. bahwa usaha untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien merupakan salah satu dasar kebijaksanaan Pembangunan Nasional di bidang ekonomi, yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan dunia usaha untuk mempergunakan peluang dan berkiprah secara sehat dalam dunia internasional yang penuh persaingan sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat;
- c. bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektifitas dan efisiensi perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan penyimpanan buku, catatan dan neraca selama 30 (tiga puluh) tahun dan penyimpanan surat, surat kawat beserta tembusannya selama 10 (sepuluh) tahun sebagaimana diatur antara lain dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23), sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan;
- d. bahwa ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen sebagaimana tersebut dalam huruf c dan ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan perusahaan;
Menetapkan
- e. bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang membuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya;
- f. bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik;
- g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b, c, d, e, dan f dipandang perlu membentuk Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan.
Mengingat : Pasal 5 ayat (1) dan Pasal 20 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
Dengan persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
MEMUTUSKAN:
: UNDANG-UNDANG TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 1

Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan:
1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.
3. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 2

Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 3

Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 4

Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 5

Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 6

Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan modal.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 7

- (1) Data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.
- (2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari:
- a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan; dan
- b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 8

- (1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- (2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia.
- (3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun dalam bahasa asing.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 9

- (1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
- (2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang menentukan lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 10

- (1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas.
- (2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 11

- (1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
- (2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
- (3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.
- (4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3), disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.
- (5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.
BAB III - PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
Pasal 12

- (1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
- (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
- (3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.
- (4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.
BAB III - PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
Pasal 13

Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.
BAB III - PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
Pasal 14

- (1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.
- (2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat:
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi;
- b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah
dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
tandatangan... c. tandatangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
BAB III - PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
Pasal 15

- (1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
- (2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
BAB III - PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
Pasal 16

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 17

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 18

- (1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
- (2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya penyerahan;
- b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
- c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan
-8 - pejabat yang menerima penyerahan.
- (3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 19

- (1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
- (2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.
- (3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:
- a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau
- b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 20

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3) dan ayat (4).
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 21

- (1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan;
- b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
- c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
- (2) Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 22

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 23

Buku, surat, catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 24

Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini masa simpanan yang belum mencapai 10 (sepuluh) tahun pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 25

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini pertimbangan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 26

Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 27

Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB VI - KETENTUAN PENUTUP
Pasal 28

Ketentuan dalam Undang-undang ini berlaku juga terhadap:
1. Kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat;
2. Kantor perwakilan, kantor cabang agen perusahaan asing atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di wilayah Negara Republik Indonesia; dan
3. Badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal I angka 1, yang dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen sebagaimana layaknya perusahaan.
BAB VI - KETENTUAN PENUTUP
Pasal 29

Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang ini.
BAB VI - KETENTUAN PENUTUP
Pasal 30

Pada saat Undang-undang ini mulai berlaku:
1. Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23); dan
2. Semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-undang ini, dinyatakan tidak berlaku lagi.
BAB VI - KETENTUAN PENUTUP
Pasal 31

Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 24 Maret 1997
ttd.
MOERDIONO
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.
Disahkan di Jakarta pada tanggal 24 Maret 1997
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, ttd.
SOEHARTO
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
PENJELASAN
Pasal 1

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 2

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 3

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 4

Yang termasuk "dokumen lainnya" misalnya Risalah Rapat Umum Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan, akta otentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu, Nomor Pokok Wajib Pajak.
PENJELASAN
Pasal 5

Yang dimaksud dengan:
- -"neraca tahunan" adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan pertanggungjawaban keuangan.
- -"rekening" adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, dan dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.
- -"jurnal transaksi harian" adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya.
- -"tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan" adalah tulisan yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening dan jurnal transaksi harian.
PENJELASAN
Pasal 6

Yang dimaksud dengan:
- -"warkat" adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota, debet, dan nota kredit.
- -perubahan kekayaan, utang dan modal" adalah bertambah dan atau berkurangnya jumlah dan susunan kekayaan, utang dan modal.
PENJELASAN
Pasal 7

Cukup jelas
Yang termasuk:
- a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan", misalnya surat perintah kerja, surat kontrak atau surat perjanjian.
- b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan", misalnya rekening antar kantor rekening harian, atau rekening mingguan.
PENJELASAN
Pasal 8

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan membuat catatan, agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal hak dan kewajiban perusahaan, untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga.
Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Yang dimaksud dengan "sesuai dengan kebutuhan perusahaan" adalah bahwa walaupun setiap perusahaan diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan kedalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan sifat perusahaan.
PENJELASAN
Pasal 6

...
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa catatan tersebut dibuat sesuai dengan ketentuan dalam ayat ini, misalnya harus menggunakan huruf Latin dan disusun dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian apabila tidak dibuat dengan menggunakan huruf Latin dan tidak disusun dalam bahasa Indonesia, maka secara hukum, perusahaan tersebut dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan.
Pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahasa Indonesia, kecuali baik karena sifat perusahaan maupun untuk kepentingan tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin Menteri Keuangan catatan dapat disusun dalam bahasa asing.
PENJELASAN
Pasal 9

- -Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan belum ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk, secara hukum perusahaan dianggap belum membuat neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan.
- -Yang dimaksud dengan "pimpinan perusahaan" adalah seseorang yang berdasarkan Anggaran Dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan.
- -Yang dimaksud dengan "pejabat yang ditunjuk" adalah seseorang yang diberi kewenangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan.
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pembuatan catatan tidak boleh melebihi waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
PENJELASAN
Pasal 10

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
-6 - neraca laba rugi, tidak dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan.
Yang dimaksud dengan "sarana lainnya" adalah alat bantu untuk memproses pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas kertas, misalnya menggunakan pita magnetik atau disket.
PENJELASAN
Pasal 11

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan mengenai hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni menyimpan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun. Dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Cukup jelas
Yang dimaksud dengan "nilai guna dokumen" adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan.
Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun.
Cukup jelas
Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan.
PENJELASAN
Pasal 12

Yang dimaksud dengan:
- -"mikrofilm" adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
- -"media lainnya" adalah alat penyimpanan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory (CD-ROM), dan write-Once-Read-Many (WORM).
Cukup jelas
...
dokumen perusahaan mempunyai makna "kepentingan nasional" dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang dalam rangka kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kebangsaan, misalnya rekening atau bukti iuran untuk
Suatu apabila digunakan kehidupan pembangunan Monumen Nasional, Mesjid Istiqlal.
Selanjutnya yang menentukan suatu dokumen mempunyai makna kepentingan nasional adalah pimpinan perusahaan.
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggungjawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Yang dimaksud dengan "masih mengandung kepentingan hukum tertentu" adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan.
PENJELASAN
Pasal 13

Penggunaan kata "wajib" dalam Pasal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah.
Yang dimaksud dengan "legalisasi" adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.
PENJELASAN
Pasal 14

Berita acara dibuat pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
Pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
PENJELASAN
Pasal 15

Cukup jelas
Yang dimaksud dengan "dianggap perlu", dalam hal tertentu" dan "untuk keperluan tertentu" misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara.
Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.
PENJELASAN
Pasal 16

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 17

Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Dalam tata cara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemindahan;
- b. Keterangan tentang pelaksanaan pemindahan; dan
- c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima pemindahan.
Yang dimaksud dengan:
- -unit pengolahan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
- -unit kearsipan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.
PENJELASAN
Pasal 18

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban untuk menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Apabila ketentuan tersebut tidak dilaksanakan, maka terkena ketentuan Undang-undang Nomor 7 Tahun
1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Ayat(2)
Cukup jelas
Yang dimaksud dengan "daftar pertelaan" adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.
PENJELASAN
Pasal 19

Cukup jelas
Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.
Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 20

Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
Cukup jelas
<!-- formula-not-decoded -->
Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 22

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 23

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 24

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 25

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 26

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 27

Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 28

Angka 1
Cukup jelas
Angka 2
Cukup jelas
Angka 3
Lembaga dalam hal ini meliputi baik Lembaga/Instansi Pemerintah (misalnya Bank Indonesia dan Badan Urusan Logistik) maupun Lembaga Swasta (misalnya Yayasan).
Apabila suatu Lembaga/Instansi Pemerintah selain tugas pokoknya dalam menjalankan fungsi pemerintah melakukan pula kegiatan usaha tersebut berlaku ketentuan Undang-undang ini, sedangkan untuk kegiatan dalam rangka menjalankan fungsi pemerintahan, tetap berlaku ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang administrasi pemerintahan.
PENJELASAN
Pasal 29

Yang dimaksud dengan "ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23)", misalnya Pasal 396 butir 3, Pasal 397 butir 4, Pasal 398 butir 3, dan Pasal 399 butir 4 Kitab Undang-undang Hukum Dagang.
PENJELASAN
Pasal 30

Angka 1
Cukup jelas
Angka 2
Cukup jelas
PENJELASAN
Pasal 31

Cukup jelas
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3674