Unknown Unknown Nomor N/A Tahun 2023
Tentang STANDAR PENYIMPANAN FISIK ARSIP
Berlaku: 43 Tahun 2009
N/A
Preamble

Menimbang : a. bahwa untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional sebagaimana diamanatkan Undang undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah, dan mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional diantaranya melalui usaha-usaha pengkajian dan pengembangan peralatan teknis kearsipan;
- b. bahwa dalam rangka terciptanya Standardisasi di bidang Prasarana dan Sarana Kearsipan khususnya standar untuk penyimpanan arsip, dipandang perlu mengeluarkan Standar Penyimpanan Fisik Arsip;
- bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, menetapkan Peraturan Bupati Kolaka Utara tentang standar penyimpanan fisik arsip; perlu
Mengingat 1
- Undang-undang Nomor 29 tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Bombana, Kabupaten Wakatobi dan Kabupaten Kolaka Utara di Provinsi Sulawesi Tenggara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 144, tambahan, Lembaran Negara Republik Indonesia
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
- 3 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan LNRI Nomor 5587) , sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembarn Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
- 5 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
- 6 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
- 7 . Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan;
8. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan kedalam Mikrofilm atau Dokumen Lainnya dan Legalisasi;
- 9 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4609);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/ Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 92, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5533);
- 1l. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887);
MEMUTUSKAN
Menetapkan STANDAR PENYIMPANAN FISIK ARSIP
Ketentuan Umum
BAB II - Prinsip Dasar Standar Penyimpanan Fisik Arsip
Pasal 1

Prinsip dasar standar penyimpanan fisik arsip adalah
- b. Pengamanan; dan
2. Kondisi lingkungan;
- C. Proteksi
BAB II - Prinsip Dasar Standar Penyimpanan Fisik Arsip
Pasal 2

Upaya penyimpanan arsip tergantung beberapa factor yaitu
- b. Bentuk fisik dan komposisi;
2. Tujuan Penyimpanan arsip dan layanan arsip
- C. Berapa lama akan disimpan; dan
4. d Jalan masuk dan pengaruhnya.
BAB II - Prinsip Dasar Standar Penyimpanan Fisik Arsip
Pasal 3

Standar ini, dijadikan sebagai acuan dan pedoman pokok dalam penyelenggaraan penyimpanan fisik arsip bagi Lingkup Pemerintah Daerah Kabupaten Kolaka Utara.
27 Februari 2017
-
tanggal, pada
H. ISKANDAR
15 BERITA DAERAH KABUPATEN KOLAKA UTARA TAHUN 2017
BAB II - Prinsip Dasar Standar Penyimpanan Fisik Arsip
Pasal 4

Pedoman pelaksanaan standar penyimpanan fisik arsip daerah Tingkat Kabupaten Kolaka Utara adalah sebagaimana diuraikan dalam Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini
BAB III - PENUTUP
Pasal 5

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan bupati ini dengan menempatkannya dalam Berita Daerah kabupaten Kolaka Utara.
tanggal, pada
24-
BUPATI KOLAKA UTARA
RÜSDA MAHMUD
KATA PENGANTAR
Di dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa Pemerintah berusaha menertibkan penyelenggaraan arsip-arsip dinamis dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelematan serta penggunaan statis: Dan dijelaskan bahwa Pemerintah berusaha mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha penyelenggaraan kearsipan diantaranya penetapan standar standar kearsipan. Salah satu Standar kearsipan adalah Standar Penyimpanan Fisik Arsip. arsip pula
Berlakunya otonomi daerah sebagaimana diatur dalam Undang undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, telah menjadikan Daerah Otonom memiliki kesempatan luas dalam membuat kebijakan kearsipan. Dalam kerangka negara kesatuan Republik Indonesia, diperlukan adanya kontrol agar semua kebijakan kearsipan mengarah suatu bentuk manajemen kearsipan nasional sebagai satu sistem, sehingga tujuan kearsipan sebagaimana diatur dalam ketentuan perundangundangan yang berlaku dapat dicapai oleh semua instansi pemerintah, baik di tingkat Pusat maupun tingkat Daerah. Oleh karena itu Standar Penyimpanan Fisik Arsip merupakan suatu hal yang mendasar diterapkan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip serta diharapkan dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan baik tingkat Pusat maupun Daerah agar lebih berdayaguna dan berhasilguna di dalam penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa. pada
Pada akhirnya diucapkan rasa syukur ke hadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, atas terbitnya Standar ini, disertai harapan agar Standar ini dapat dipergunakan oleh SKPD lingkup Pemerintah Daerah Kabupaten Kolaka Utara.
PENDAHULUAN
BAB III - PENUTUP
Pasal 45

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam pasal 40 (2) hurub b dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik Pemerintah berusaha menertibkan dan mengamankan arsip. Salah satu usaha yang dimaksud yaitu menertibkan penyimpanan fisik arsip dalam bentuk corak apapun baik tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan lain-lain. ayat arsip.
Sedangkan dalam pasal 6 disebutkan bahwa Pemerintah perlu menggiatkan usaha-usaha penyelenggaraan kearsipan yang mana menjadi tanggungjawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi, yang membimbing kearah kesempurnaan yang berkenaan dengan perlengkapan-perlengkapan teknis kearsipan dalam bentuk perangkat keras maupun perangkat lunak. Dibidang perangkat lunak, salah satu perangkat yang penting adalah penyusunan standar. Dalam Organisasi Standar Internasional disebutkan bahwa tujuan standar adalah menambah nilai melalui metode yang efisien efektif dalam mencapai mutu, memberikan persyaratan minimum yang akan menjamin kesesuaian mutu dengan persyaratan dan kebutuhan pengguna serta menanggulangi masalah yang ada dan kemudahan membaca serta daya tariknya. dan
Standar yang dimaksud ini adalah Standar Penyimpanan Fisik Arsip dimana pengaruh lingkungan sangat berperan menjamin keselamatan dan kelestarian arsip di samping memberikan rasa aman dan nyaman di dalam pengelolaan arsip.
1. RUANG LINGKUP
Standar ini merupakan Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dari berbagai media yaitu: kertas, foto hitam putih dan berwarna, magnetik, optik dan media-media arsip lainnya yang diharapkan dapat disimpan secara aman, terjaga dan terpelihara serta mudah ditemukan
Standar ini dapat dibedakan dalam 2 (dua) tingkatan yaitu
- a. Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan Kurang dari 30 Tahun.
2. b Ketentuan Minimal Penyimpanan Fisik Arsip dengan Jangka Simpan 30 Tahun Lebih atau Arsip Statis. Standar ini merupakan bagian yang melengkapi standar sebelumnya Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. yaitu
2. TUJUAN DAN SASARAN
2.1 Tujuan
Standar Penyimpanan Fisik Arsip bertujuan memberikan Panduan tentang Penyimpanan Fisik Arsip dalam bentuk corak apapun untuk dapat menjamin dan meningkatkan kualitas penyimpanan arsip Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah. pada
2.2 Sasaran
8. Arsip dapat tersimpan secara aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan seefisien mungkin biaya
- C. Arsip yang mempunyai nilai sekunder dan memiliki nilai guna
- b. Arsip dapat terlindungi, aman, tahan lama dan mudah diakses untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat / pengguna
4. guna pertanggungjawaban nasional disimpan ditempat yang sesuai kondisinya.
- d. Memberikan perlindungan keselamatan dan kesehatan kepada pegawai pengelola arsip dan masyarakat pengguna.
- e. Meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip.
3. PENGERTIAN
- 3.1 Alat Pemadam adalah benda atau sarana untuk memadamkan api.
- 3.2 Arsip sesuai Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatanatau peristiwa dalam bebrbagai bentuk dan media dan komunikasi yang di buat dan di terima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
- 3.3 Format adalah rupa, wujud, bentuk dan media arsip.
- 3.4 Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi tentang jenis jangka waktu penyimpanan arsip dan keterangan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. arsip,
- 3.5 Keamanan adalah keadaan bebas atau terlindung dari bahaya kerusakan fisik atau gangguan
- 3.6 Kelembaban Relatif | Relatlve Humidity (RH) adalah suatu perbandingan yang dinyatakan dalam prosentase, banyaknya persen uap air di dalam atmosfer terhadap jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhinya suhu yang sama Kelembaban relatif berubah-ubah menyesuaikan suhu. pada
- 3.7 Kontainer adalah wadah atau tempat untuk menyimpan.
- 3.8 Kualitas Udara adalah tingkat tinggi rendahnya, tingkat polusi dan suhu udara.
- 3.9 Pencahayaan adalah penyinaran atau pemberian cahaya (sinar) untuk menjamin keamanan arsip.
- 3.10 Penyimpanan Fisik Arsip adalah cara atau proses kerja menyimpan arsip dan menata dengan maksud agar aman, terjaga dan terpelihara serta mudah ditemukan kembali. tetap
- 3.11 Peralatan adalah berbagai kelengkapan atau sarana yang digunakan dalam penyimpanan arsip.
- 3.12 Proteksi adalah perlindungan terhadap sesuatu agar terhindar dari kerusakan
- 3.13 RH 50% 5%" simbol " 5%"menjelaskan adanya batas toleransi 5%, yaitu lebih atau kurang 2,5% dari standar 52,5%.
- 3.14 Standar adalah spesifikasi teknis atas sesuatu yang dibakukan disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP Nomor 15 Tahun 1991 Pasal 1 tentang Standar Nasional Indonesia)
- 3.15 Suhu adalah temperatur yang harus dipenuhi dalam rangka penyimpanan arsip dan diukur dengan termometer (pengukur suhu)
3.16 Suhu menjelaskan adanya batas toleransi 20 C, yaitu lebih satu atau kurang satu dari standar C, yang berarti tidak boleh kurang dari 190 C 8 lebih 0 dari 21 C. 200 200
4. PRINSIP DASAR PENYIMPANAN ARSIP
Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang: Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara.
Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor
- a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;
- b. Bentuk fisik dan komposisi;
3. Berapa lama akan disimpan;
- d. Jalan masuk dan pengaruhnya.
Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut
4.1 Kondisi Lingkungan
4.1.1 Lokasi
Tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti 2
- a Area penyimpanan bahan kimia, dapur, Unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip\_
- b. Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan arsip.
8 1
| | 1 1 | 1 | 1 | | 1 | 1 |
|-----|-------|-----|-----|-------|-----|-----|
| | | | | 1 | | |
| | 1k | | 1 | | 1 | |
| | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| | Ji | | | 81 | 1 | 1 | |
| 1 1 | [ | | 1 | | | 1 |
| 1 1 | 2 | | | | | |
| 1 1 | 8 | | | 8 H | | 1 |
| | | 2 | 8 1 | 1 1 1 | | 1 3 |
1 8 1
| I/ | | I | 4 1 | |
|------|-------|-----|-------|---------------|
| | 1 | | | |
| | 1k | | 1 1 1 | 1 1 1 1 1 1 1 |
| | I | | | |
| | 1 5 | | 81 | 1 | |
| | | | | 1 1 | 1 |
| | | 8{ 60 | | | |
| | 8 | 8 | 1 81 | gf |
| 5 | 5 | 5 | | |
| I/ | 8 | |
|-------|-----|-----|
| | 1 | 1 |
| | | 1 |
| 1 1 | | 1 | 1 | |
| I | | 1 |
| | | 0 |
| 1 | 8 | 8 |
| ! 1 | | 1 |
PENUTUP
Standar Penyimpanan Fisik Arsip ini merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap instansi untuk dapat menjamin dan meningkatkan kualitas penyimpanan arsipnya. Standar ini juga berfungsi dalam rangka mempertinggi pelaksanaan manajemen pengelolaan arsip dan penerapannya dapat diselaraskan dengan kemampuan dan kondisi instansi masing-masing.
Sebaik apapun Standar diciptakan, apabila tidak dibarengi dengan kesungguhan untuk mentaatinya tentu tidak akan membawa manfaat Standar akan senantiasa mengalami perubahan dan perkembangan kearsipan sesuai Oleh karena itu, penyempurnaan standar ini akan senantiasa dilakukan untuk mengantisipasi tuntutan tersebut.
BUPATI KOLAKA UTARA
4.1.2 Kontrol lingkungan
- a. Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya /jangka waktu simpan arsip.
- b. Untuk menjaga kondisi fisik arsip baik suhu dijaga agar tidak melebihi 270 Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60 %. tetap
- C. Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan.
- d. Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.
- e. Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.
- f. Sirkulasi udara yang bebas dan segar\_
7. Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.
4.1.3 Perlindungan
- a. Adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik
- b. Pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/ smoke detection; fire alarm extinguisher, sprinkler system yang terpasang dimasing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.
4.2 Pengamanan
4.2.1 Pemeliharaan
- a. Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok.
- b. Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala.
- C. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat.
- d. Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.
4.2.2 Penanganan Arsip
- a. Pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan. pokok
2. b Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.
3. C Tehnik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola / pengguna arsip agar aman dan terlindung:
- d. Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.
Penanganan Arsip
8. dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan.
- b. Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.
- C. Tehnik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola / pengguna arsip agar aman dan terlindung:
4. d Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.
4.2.3 Kemudahan Akses
- a Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali.
- b Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.
4.3. Proteksi
- a. Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.
- b. Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.
5. PENANGGUNGJAWAB PENYIMPANAN ARSIP
Setiap instansi harus memiliki penanggungjawab penyimpanan arsip seperti Kepala Sekretariat atau Manajer Arsip Aktifitas penyimpanan ditangani oleh pengelola / arsiparis yang memiliki kemampuan teknis profesional yang disyaratkan dalam penyimpanan arsip.