PERATURAN BUPATI BUPATI Nomor '-I~ Tahun 2013
Tentang PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN SITUBONDO
Berlaku: 78 Tahun 2012
N/A
Preamble

Menimbang
PERATURAN BUPATI SITUBONDO NOMOR '-I~ TAHUN 2013 TENTANG
PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN SITUBONDO
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI SITUBONDO,
- a. bahwa dengan ditetapkannya Peraturan Menteri Dalarn Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, maka Surat Keputusan Bupati Situbondo Nomor : 188/ 165/P/001.2/2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Situbondo sudah tidak sesuai dengan perkembangan;
- b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana tersebut pada huruf a, dipandang perl\_u menetapkan Pedoman Ta ta Kearsipan di Lingkungan Pemerin tah Ka bu paten Situbondo yang pelaksanaannya ditetapkan dengan Peraturan Bupati.
3. Mengingat 1.
4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tc ntang Kearsipan {Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tarnbahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Oaerah {Lembaran Negara Rcpublik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)
('
2
sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53);
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah;
6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;
7. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur;
8. Peraturan Daerah Kabupaten Situbondo Nomor 1 Tahun 2013 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Daerah Tahun 2013 Nomor 1).
MEMUTUSKAN:
Menetapkan PERATURAN BUPATI SITUBONDO TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN PEMERINTAH SJTUBONDO KAB\_UPATEN
BABI
KETENTUAN UMUM
N/A
Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:
1. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Situbondo.
2. Bupati adalah Bupati Situbondo.
3. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Situbondo.
4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Situbondo.
5. Kepala Bagian Umum adalah Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Situbondo.
6. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Lembaga lain dan Unit Pelaksana Teknis Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Situbondo.
7. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Situbondo.
8. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunya1 kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
9. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
10. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
11. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ a tau terus menerus.
12. Arsip inaktif adalah ars1p yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara
4
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
14. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
15. Pemberkasan arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesua1 dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
16. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.
17. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi pen ting, mengandung konsepsi kebijaksanaan mempunyai nilai arsip.
18. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat.
19. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
20. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan penciptaan arsip dilingkungannya. kegiatan
21. Klasifikasi adalah penggolongan berdasarkan masalah yang termuat naskah dinas didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali arsip.
N/A
Pasal 2

Bupati melalui Sekretaris Daerah bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.
N/A
Pasal 3

Penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, bertujuan untuk:
- a . menjamin terciptanya ars1p dari kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah;
- b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
- c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan;
- d. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak› hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
- e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerin tah Daerah;
- f. mewujudkan penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang terpadu; dan
- g. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan pemerintah daerah meliputi:
- a. pengurusan surat;
- b. pemberkasan arsip; dan
- c. penyusutan arsip.
0
6
- (1) Arsip pemerintah daerah terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis.
- (2) Arsip dinamis sebagaimana di maksud pada ayat (1) terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif
N/A
Pasal 6

Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
- (1) Pelaksanaan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, menggunakan sarana dan peralatan kearsipan.
- (2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
- a. kartu kendali untuk pengurusan surat; b. pola klasifikasi untuk pemberkasan arsip; dan c. jadual retensi arsip untuk penyusutan arsip.
- (3) Peralatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
- a. lemari kartu kendali;
- b. lemari arsip;
- c. rak arsip;
8. d . rak arsip bergerak; dan
- e. meja sortir.
N/A
Pasal 8

- ( 1) Pola klasifikasi se bagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b disusun berdasarkan klasifikasi bidang tugas:
- 000 Umum
- 100 Pemerin tahan
- 200 Politik
- 300 Keamanan dan ketertiban
- 400 Kesejahteraan
- 500 Perekonomian
- 600 Pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
- 700 Pengawasan
- 800 Kepegawaian
- 900 Keuangan
- (2) Klasifikasi pada masing-masing bidang se bagaimana dimaksud pada ayat ( 1) ditambahkan sesuai kebutuhan. tugas dapat
N/A
Pasal 9

Jadual Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7
- ayat (2) huruf c memuat daftar yang berisi sekurang› kurangnya:
- a. jangka waktu penyimpanan atau retensi;
- b. jenis arsip; dan
- c. keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.
BAB III - PENGURUSAN SURAT
Pasal 10

- (I) Pengurusan surat dilakukan dengan menggunakan kartu kendali.
- (2) Kartu kendali sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk:
- a. pengurusan naskah dinas masuk;
- b. pengurusan naskah dinas keluar;
- c. penyimpanan arsip; dan
- d. penemuan kembali arsip.
BAB III - PENGURUSAN SURAT
Pasal 11

Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris
8
Daerah melalui Kepala Bagian Umum selaku Kepala Unit Kearsipan.
BAB III - PENGURUSAN SURAT
Pasal 12

- ( 1) Kepala Bagian U mum men en tukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa.
- (2) Kepala Bagian Umum menyampaikan kepada Bupati, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) yang ditujukan kepada Bupati.
- (3) Kepala Bagian Umum menyampaikan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) kepada Kepala SKPD sebagai unit pengolah naskah dinas sesuai dengan bi dang tug as.
BAB III - PENGURUSAN SURAT
Pasal 13

- (1) Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Kepala SKPD.
- (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Bupati disampaikan kepada Kepala Bagian Umum untuk mendapatkan penomoran.
- (3) Naskah dinas yang berbentuk produk hukum penomorannya dilakukan oleh Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Situbondo.
BAB III - PENGURUSAN SURAT
Pasal 14

- ( 1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh unit pengolah pada SKPD untuk arsip aktif.
- (2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh unit pengolah pada SKPD dan Sekretaris Daerah untuk arsip inaktif.
- (3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Pemerintah Daerah dilakukan oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah untuk arsip statis.
,-.,..
BAB III - PENGURUSAN SURAT
Pasal 15

Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
- a. indeks;
- b. kode klasifikasi;
- c. nomor urut; dan
- d. asal surat, tanggal dan nomor surat.
BAB IV - PEMBERKASAN
Pasal 16

- (1) Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah melakukan pemberkasan arsip.
- (2) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) dilaksanakan dengan sis tern:
- a. abjad a sampai dengan z sebagai indeks untuk menata pemberkasan ars1p yang disusun secara berurut berdasarkan satuan organisasi dan/ atau perorangan;
- b. subjek atau masalah untuk menata pemberkasan arsip dengan menggunakan subjek atau pokok masalah;
- c. geografi untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan pada lokasi/ wilayah;
- d. nomor untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan angka/ nomor; dan
- e. kronologis untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan tanggal.
- (3) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) dilaksanakan dengan menggunakan:
- a. folder/ map;
- b. guide/ sekat;
- c. indeks;
12. d . buku petunjuk;
- e. kode klasifikasi;
••• -
10
- f. kertas pembungkus;
- g. box tempat menyimpan folder; dan
3. h . kartu picies.
BAB IV - PEMBERKASAN
Pasal 17

- ( 1) Folder/ map sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3) huruf a memperlihatkan daftar masalah.
- (2) Guide/sekat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3) huruf b sebagai pembatas masalah.
- (3) Indeks sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3) huruf c sebagai kata tangkap yang dominan dalam surat.
- (4) Buku petunjuk sebagaimana dimak:sud dalam Pasal 16 ayat (3) huruf d sebagai inventaris masalah.
- (5) Kertas pembungkus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3) huruf e untuk keamanan dan ke bersihan surat.
- (6} Box sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3) huruf f untuk menyimpan folder.
- (7) Kartu picies sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3) huruf g dipakai untuk mengetahui jumlah berkas.
PEMELIHARAAN, PENGAMANAN DAN PEMINJAMAN ARSIP
BAB IV - PEMBERKASAN
Pasal 18

Pemeliharaan, dilaksanakan pengamanan oleh Unit dan pemmJaman ars1p kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.
BAB IV - PEMBERKASAN
Pasal 19

Peminjaman arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 dapat dilaksanakan terhadap salinan arsip inaktif atas permohonan tertulis dari pihak yang meminjarn arsip.
I"
BAB VI - PENYUSUTAN
Pasal 21

- ( 1) Pemindahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
- (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf b dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
- (3) Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf c dilakukan terhadap arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.
BAB VI - PENYUSUTAN
Pasal 22

Ketentuan lebih lanjut tentang tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Bupati ini.
BAB VII - PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
Pasal 23

Bupati melakukan pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.
Diundangkan d(Situbondq1 pad a tanggal 2 J ,. ::. · ~ · .; '..; SEKRETARIS DAERAH
KABUPATEN SITUBONDO,
..
BAB VIII - PENDANAAN Pasal 24
Pasal 26

Peraturan Bupati diundangkan. 1m mulai berlaku pada saat
Agar setiap pengundangan penempatannya Situbondo. orang mengetahuinya, memerintahkan Peraturan Bupati m1 dengan dalam Berita Daerah Kabupaten
Ditetapkan di Situbondo pada tanggal 2 3 ~: C 2 J '3 BUPATJ SITUBONDO,
i
~
BERITA DAERAH KABUPATEN SJTUBONDO TAHUN 2013 NOMOR
A