PERATURAN BUPATI BUPATI Nomor 70 Tahun 2016
Tentang PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP
Berlaku: 1 November 2016
N/A
Preamble

Mengingat :
BUPATI TANGERANG PROVINSI BANTEN
PERATURAN BUPATI TANGERANG NOMOR 70 TAHUN 2016
TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI TANGERANG,
Menimbang : a.
- bahwa berdasarkan ketentuan dalam Pasal 1 angka 18 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Kantor Arsip Daerah;
- b. bahwa dalam rangka penyusutan dan penyelamatan arsip yang dilakukan oleh Perangkat Daerah selaku pencipta dan pengelola arsip maka perlu adanya pedoman penyusutan arsip;
- c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Penyusutan Arsip;
1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Berita Negara Tahun 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang dengan mengubah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851);
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Banten (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4010);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 15 Tahun 2014 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang (Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2014 Nomor 15, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 1514);
7. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Karsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2014 Nomor 01, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 0115);
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 3

- (1) Pemindahan Arsip In Aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dilaksanakan oleh pengelola Arsip yang berkedudukan di bawah kepala Unit Pengolah dan kepala Unit Kearsipan setelah melewati Retensi Arsip aktif.
- (2) Arsip In Aktif yang akan dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri dari beberapa jenis Arsip yaitu:
- a. Arsip Tekstual;
- b. Arsip Katografi; dan
- c. Arsip Bentuk Khusus.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 4

- (1) Pemindahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, dilakukan dengan ketentuan:
- a. memiliki retensi akumulatif kurang dari 10 (Sepuluh) tahun;
- b. telah habis masa simpan sebagai Arsip aktif berdasarkan JRA; dan
- c. tidak digunakan lagi sebagai bahan pembuktian, sebagai bahan penegakan hak dan kewajiban atau kepentingan lain bagi Unit Pengolah.
- (2) Pelaksanaan Pemindahan Arsip In Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilengkapi daftar Arsip yang akan dipindahkan.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 5

Pelaksanan Pemindahan Arsip In Aktif dilakukan dengan:
- a. pemeriksaan Arsip.
- b. Pemindahan Arsip.
- c. penataan Arsip.
- d. berita acara Pemindahan Arsip.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 6

- (1) Pemeriksaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a, dilakukan pada daftar Arsip untuk mengetahui Arsip yang akan dipindahkan.
- (2) Pemindahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b, merupakan hasil pemeriksaan yang dituliskan dalam laporan pemeriksaan sebagai dasar pembuatan berita acara Pemindahan Arsip.
- (3) Penataan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c, merupakan Arsip yang dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan yang ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku.
- (4) Berita acara Pemindahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 Huruf d, ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan.
Bagian Kedua
Tata Cara Pemindahan Arsip In Aktif dari Perangkat Daerah ke Kantor Arsip Daerah
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 7

- (1) Arsip In Aktif yang memiliki retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih di pindahkan dari Perangkat Daerah ke KAD.
- (2) Pemindahan Arsip In Aktif yang memiliki retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
- a. memiliki retensi akumulatif Arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih;
- b. telah habis masa simpan sebagai Arsip aktif berdasarkan JRA; dan
- c. tidak digunakan lagi sebagai bahan pembuktian sebagai bahan penegakan hak dan kewajiban atau kepentingan lain bagi Unit Pengolah.
- (3) Pemindahan dilakukan dalam kondisi tertata, baik fisik maupun informasinya, dilengkapi dengan daftar arsip yang dipindahkan dan dibuat bentuk acara Pemindahan Arsip In Aktif.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 8

- (1) KAD melakukan pengelolaan Arsip In Aktif yang berasal dari Perangkat Daerah dan dilaksanakan berdasarkan klasifikasi Arsip.
- (2) Pengelolaan Arsip In Aktif dilaksanakan oleh arsiparis dan atau petugas pengelola Arsip.
- (3) Kepala KAD dan kepala Unit Kearsipan yang membawahi fungsi penyimpanan Arsip In Aktif pada KAD, bertanggungjawab atas penataan Arsip In Aktif di KAD.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 9

Ketentuan mengenai pelaksanaan Pemindahan Arsip In Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Pasal 5, dan Pasal 6, berlaku secara mutatis dan mutandis terhadap pelaksanaaan pemindahan Arsip In Aktif dari Perangkat Daerah ke KAD.
- (1) Penyusutan Arsip dilaksanakan berdasarkan JRA.
- (2) Pelaksanaan Penyusutan Arsip meliputi:
- a. Pemindahan Arsip In Aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
- b. Pemusnahan Arsip In Aktif yang telah habis retensinya dan tidak memiliki Nilai Guna Arsip; dan
- c. Penyerahan Arsip Statis dari Unit Kearsipan Perangkat Daerah ke KAD.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 11

- (1) Arsip In Aktif yang memliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilakukan Penilaian melalui Unit Pengolah ke Unit Kearsipan yang hasilnya dituangkan dalam Daftar Arsip usul pindah.
- (2) Arsip In Aktif yang memiliki Retensi Arsip 10 (sepuluh) tahun dilakukan Penilaian Arsip melalui Perangkat Daerah ke KAD yang hasilnya dituangkan dalam Daftar Arsip usul pindah.
- (3) Pemindahan Arsip In Aktif dilaksanakan berdasarkan:
- a. penyeleksian Arsip;
- b. penataan Arsip;
- c. pembuatan Daftar Arsip usul pindah; dan
- d. pembuatan berita acara.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 12

- (1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 Ayat (2) huruf b, dengan JRA kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilakukan dengan membuat berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan persetujuan Bupati.
- (2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan di KAD.
- (3) Arsip yang dimusnahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dengan syarat:
- a. tidak memiliki Nilai Guna Arsip;
- b. telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
- c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
- d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
- (4) Pemusnahan Arsip yang memiliki retensi lebih dari 10 (sepuluh) tahun dapat dilakukan berdasarkan:
- a. Penilaian Arsip oleh panitia Pemusnahan Arsip.
- b. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta Arsip.
- c. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan.
- d. pelaksanan Pemusnahan Arsip.
- (5) Dalam hal Arsip keuangan, diusulkan ke Badan Pengelola Keuangan Aset Daerah dan Arsip Kepegawaian, diusulkan ke Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah terlebih dahulu, dilakuan sebelum diajukan ke Lembaga Arsip Nasional untuk memperoleh persetujuan.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 13

- (1) Penyerahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 Ayat (2) huruf c, dilakukan terhadap Arsip bernilai guna permanen yang telah habis masa simpanannnya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya.
- (2) Arsip Statis dapat diserahkan ke KAD berdasarkan:
- a. telah habis retensinya dan berketerangan permanen berdasakan JRA;
- b. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara; dan/atau
- c. memiliki nilai guna kesejahteraan.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 14

Penyusutan berdasarkan JRA dilakukan secara teratur dengan cara:
- a. menyeleksi Arsip In Aktif untuk dituangkan dalam daftar atau Arsip yang di pindahkan
- b. menyeleksi Arsip yang akan musnah untuk dituangkan dalam daftar Arsip yang akan dimusnahkan.
- c. menyeleksi Arsip yang akhirnya permanen untuk dituangkan dalam daftar Arsip yang diserahkan.
- d. menyeleksi Arsip yang akhirnya dinilai kembali dituangkan dalam daftar Arsip yang dinilai kembali.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 15

- (1) Arsip In Aktif Perangkat Daerah yang berada di KAD dilakukan pemilahan berdasarkan JRA untuk menentukan status sebagai Arsip Statis.
- (2) Arsip yang telah habis masa retensi dan dinyatakan permanen didaftar sebagai Arsip Statis.
- (3) Pemindahan Arsip In Aktif menjadi Arsip Statis dituangkan dalam berita acara.
- (4) Berita acara sebagaimana dimaksud pada Ayat (3), ditandatangani oleh kepala Perangkat Daerah sebagai pencipta Arsip dan kepala KAD.
Bagian Ke Empat Tata Cara Penyerahan Arsip Statis Pasal 16
Arsip Statis dapat di serahkan kepada KAD dengan syarat:
- a. telah habis retensinya dan berketerangan permanen berdasarkan JRA;
- b. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara dan/atau;
- c. memiliki nilai guna kesejahteraan.
BAB II - PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 17

- (1) Pedoman Penyusutan Arsip meliputi Unit Kearsipan, mekanisme Penyusutan Arsip dalam pelaksanaan Penyusutan Arsip
- (2) Pelaksanaan Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 19

- (1) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a, merupakan KAD yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan.
- (2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi:
- a. Unit Kearsipan I; dan
- b. Unit Kearsipan II.
- (3) Unit Kearsipan I sebagaimana dimaksud pada Ayat (2) huruf a, merupakan KAD.
- (4) Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b, merupakan Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah.
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 20

Unit Kearsipan I sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 Ayat (2) huruf a, mempunyai tugas:
- a. melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta Arsip;
- b. mengelola Arsip In Aktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah;
- c. melaksanakan Pemusnahan Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna;
- d. memberikan persetujuan dan pemantauan pelaksanaan Penyusutan Arsip pada Unit Kearsipan II.
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 21

Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2) huruf b, mempunyai tugas:
- a. mengarahkan, mengendalikan, dan menata Arsip Dinamis pada Unit Pengolah;
- b. melaksanakan koordinasi kearsipan dengan Unit Kearsipan I;
- c. mengelola Arsip In Aktif dari Unit Pengolah;
- d. melaksanakan Pemusnahan Arsip;
- e. melaksanakan Pemindahan Arsip In Aktif yang mempunyai retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun ke KAD (Unit Kearsipan I);
- f. melaksanakan Penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan pencipta Arsip kepada KAD; dan
- g. melaporkan kegiatan Penyusutan Arsip pada Unit Kearsipan I (KAD).
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 22

- (1) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b, mempunyai tanggung jawab mengelola Arsip Dinamis aktif dan mengusulkan Pemindahan Arsip Dinamis In Aktif kepada Unit Kearsipan.
- (2) Unit Pengolah pada Unit Kearsipan I merupakan Unit Kerja di KAD.
- (3) Unit Pengolah pada Unit Kearsipan II merupakan Unit Kerja di Perangkat Daerah.
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 23

- (1) Sumber daya manusia kearsipan sebagaimana dalam Pasal 18 huruf e, terdiri dari:
- a. kepala Perangkat Daerah;
- b. kepala Unit Kearsipan;
- c. arsiparis; dan
- d. petugas pengelola Arsip.
- (2) Kepala KAD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, mempunyai tugas memimpin, mengarahkan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan penyusutan arsip.
- (3) Kepala Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, mempunyai tugas:
- a. melaksanakan perencanaan dan penyusunan program kebijakan bidang kearsipan;
- b. melaksanakan monitoring dan evaluasi di bidang kearsipan serta pengelolaan sumber daya manusia kearsipan; dan
- c. melakukan pembinaan kearsipan kepada Unit Pengolah.
- (4) Arsiparis sebagaimana pada ayat (1) huruf c, mempunyai tugas:
- a. menjaga terciptanya Arsip;
- b. menjaga ketersediaan Arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
- c. menjaga terwujudnya pengelola Arsip yang handal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan aturan yang berlaku.
- d. menjaga keamanan dan keselamatan Arsip yang berfungsi untuk menjamin Arsip yang berkaitan dengan hak keperdataan;
- e. menjaga keselamatan dan kelestarian Arsip; dan
- f. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang otentik dan terpercaya.
- (5) Dalam hal tidak terdapat arsiparis di KAD atau Perangkat Daerah, pelaksanaan dapat dilakukan oleh pelaksana pengelola Arsip.
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 24

Sarana dan prasarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada pasal 18 huruf d, meliputi:
- a. tempat penyimpanan Arsip aktif;
- b. tempat penyimpanan Arsip In Aktif;
- c. tempat penyimpanan Arsip Statis; dan
- d. tempat penyimpanan Arsip Vital.
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 25

Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24, terdiri dari:
- a. gedung;
- b. ruangan; dan
- c. peralatan.
BAB III - SUMBER DAYA KEARSIPAN Pasal 18
Pasal 26

- (1) Penyusutan Arsip dilaksanakan oleh tim penilai yang terdiri dari:
- a. kepala KAD/kepala Perangkat Daerah;
- b. Unit Pengolah;
- c. Unit Kearsipan; dan
- d. arsiparis.
- (2) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mempunyai tugas:
- a. memeriksa kelengkapan berkas Penyusutan Arsip;
- b. menilai Arsip yang akan dipilah, dimusnahkan, dan diserahkan;
- c. memberikan Penilaian Arsip yang akan dilakukan Penyusutan Arsip;
- d. memberikan pertimbangan atas permohonan Penyusutan Arsip kepada kepala Perangkat Daerah; dan
- e. membuat Daftar Arsip dan berita acara hasil penilaian.
- (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditetapkan dengan Keputusan Bupati.