PERATURAN DAERAH KABUPATEN BUPATI Nomor 8 Tahun 2014 tentang TATA LAKSANA ARSIP DAERAH (berlaku 11 Juli 2014)
Pembukaan
Menimbang : a. bahwa arsip yang dimiliki daerah merupakan sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban Pemerintahan Daerah serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan arti penting dan strategis, antara lain dapat menyajikan informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan;
- b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan;
- c. bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan daerah yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan dalam suatu sistem
Mengingat :
- penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;
- d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Mukomuko, Kabupaten Seluma dan Kabupaten Kaur di Provinsi Bengkulu (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4266);
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 5 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355);
4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah diubah kedua kali dengan UndangUndang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 59 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4844);
5. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 58 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4843);
6. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846);
7. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);
8. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
9. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan (Lembaran Negara Tahun 2011 Nomor 82 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5234);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 165 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4593);
11. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kabupaten (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 82 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4737);
12. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 99 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5149);
13. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286);
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN SELUMA dan BUPATI SELUMA,
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
PERATURAN DAERAH TENTANG TATA LAKSANA ARSIP DAERAH.
BAB I - KETENTUAN UMUM Pasal 1
Pasal 1
Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan :
1. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Seluma.
2. Daerah adalah Kabupaten Seluma.
3. Bupati adalah Bupati Seluma.
4. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Seluma.
5. Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Seluma.
6. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah sebagai unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan, Kelurahan dan Satuan Polisi Pamong Praja.
7. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Perusahaan Milik Pemerintah Kabupaten Seluma.
8. Inspektorat adalah Inspektorat Kabupaten Seluma.
9. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
10. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
11. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
12. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
13. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
14. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
15. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
16. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
17. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
18. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
19. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
20. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
21. Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kabupaten negara.
22. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
23. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
24. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
25. Jadwal retensi arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
26. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
27. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
28. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
29. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
30. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
31. Sistem kearsipan nasional, yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
32. Sistem Kearsipan Kabupaten Seluma, yang selanjutnya disingkat SKK adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Seluma.
33. Sistem Informasi Kearsipan Kabupaten Seluma, yang selanjutnya disingkat SIKK adalah Sistem Informasi Arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Seluma yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Seluma yang menggunakan Sarana Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Seluma.
34. Jaringan informasi kearsipan nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
35. Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Seluma, yang disingkat JIKK Seluma adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Seluma yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Seluma.
36. Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
37. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
38. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
39. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
40. Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
41. Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
42. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH
BAB II - PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH
Pasal 2
- (1) Penyelenggaraan kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Bupati dan dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi secara komprehensif dan terpadu dalam SKK.
- (2) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), meliputi :
- a. penetapan kebijakan;
- b. pembinaan kearsipan; dan
- c. pengelolaan arsip.
- (3) Penyelenggaraan kearsipan dalam SKK sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), didukung sumber daya kearsipan meliputi :
- a. sumber daya manusia;
- b. prasarana dan sarana; dan
- c. pendanaan.
BAB II - PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH
Pasal 3
- (1) SKK wajib diselenggarakan oleh pencipta arsip dan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (2) Penyelenggaraan SKK sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan Badan Arsip dan Perpustakaan.
- (3) Penyelenggaraan SKK sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus sinergi dengan SKN dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 4
- (1) Penetapan kebijakan kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a, menjadi tanggung jawab Bupati.
- (2) Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi bidang :
- a. pembinaan;
- b. pengelolaan arsip;
- c. pembangunan SKK, pembangunan SIKK dan JIKK di wilayah daerah;
- d. organisasi;
- e. pengembangan sumber daya manusia;
- f. prasarana dan sarana;
- g. perlindungan dan penyelamatan arsip;
- h. sosialisasi kearsipan;
- i. kerjasama; dan
- j. pendanaan.
- (3) Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dalam penyelenggaraan kearsipan.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 5
Penetapan kebijakan dibidang pembinaan dan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a dan huruf b, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pengelolaan dan pembinaan kearsipan.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 6
Penetapan kebijakan dibidang pembangunan SKK, SIKK dan pembentukan JIKK di Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal
4 ayat (2) huruf c, dimaksudkan untuk menata penyelenggaraan kearsipan Daerah dalam kesatuan sistem kearsipan nasional.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 7
Penetapan kebijakan dibidang organisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf d, dimaksudkan untuk mengatur standar fungsi, kendali mutu dan meningkatkan kapasitas unit kearsipan dan kelembagaan.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 8
Penetapan kebijakan dibidang pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf e, dimaksudkan untuk mengatur kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 9
Penetapan kebijakan dibidang prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf f, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap prasarana dan sarana dalam pengelolaan kearsipan.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 10
Penetapan kebijakan dibidang perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf g, dimaksudkan untuk mengatur kriteria, tanggungjawab dan strategi terhadap perlindungan dan penyelamatan arsip.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 11
Penetapan kebijakan dibidang sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf h, dimaksudkan untuk
mengatur strategi pencapaian visi dan misi penyelenggaraan kearsipan.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 12
Penetapan kebijakan dibidang kerjasama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf i, dimaksudkan untuk mengatur prinsip-prinsip kerjasama.
BAB III - PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 13
Penetapan kebijakan dibidang pendanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf j, dimaksudkan untuk mengatur dan menetapkan program dibidang penyelenggaraan kearsipan.
PENGELOLAAN ARSIP
Bagian Kesatu
Umum
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 14
- (1) Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya dalam rangka SKK dengan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan.
- (2) Pengelolaan arsip dilakukan terhadap:
- a. arsip dinamis; dan
- b. arsip statis.
- (3) Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip dan dilaksanakan oleh unit-unit kearsipan.
- (4) Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (5) Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip dan pengelola arsip statis dilaksanakan arsiparis.
- (6) Dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan statis, arsiparis dibantu oleh tenaga yang memiliki pengetahuan dibidang kearsipan.
Bagian Kedua Pengelolaan Arsip Dinamis Paragraf 1 Umum
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 15
- (1) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2) huruf a, meliputi kegiatan:
- a. penciptaan arsip;
- b. penggunaan arsip;
- c. pemeliharaan arsip;
- d. penyusutan arsip.
- (2) Arsip dinamis terdiri atas:
- a. arsip aktif;
- b. arsip inaktif; dan
- c. arsip vital.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 16
- (1) Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis diperlukan:
- a. tata naskah dinas;
- b. klasifikasi arsip;
- c. JRA; dan
- d. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
- (2) Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dilingkungan Pemerintah Daerah ditetapkan oleh Bupati sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
- (3) Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip pada pencipta arsip diluar Pemerintah Daerah ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 17
- (1) Tata naskah dinas mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
- (2) Tata naskah dinas digunakan untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 18
- (1) Klasifikasi disusun
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 19
- (1) Pemerintah Daerah dan BUMD wajib memiliki JRA.
- (2) JRA digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
- (3) JRA pada Pemerintah Daerah disusun oleh masing-masing pimpinan pencipta arsip yang dikoordinasikan oleh Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (4) JRA pada BUMD disusun oleh masing-masing pimpinan BUMD yang dikoordinasikan oleh Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (5) JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif.
- (6) Penentuan retensi arsip pada JRA fasilitatif atau JRA substantif mengacu pada pedoman retensi arsip fasilitatif atau pedoman retensi arsip substantif.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 20
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi melakukan asistensi dan bimbingan penyusunan JRA kepada pencipta arsip
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 21
Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20 diatur dalam Peraturan Bupati.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 22
Klasifikasi keamanan dan akses arsip disusun sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 23
- (1) Unit kearsipan wajib dibentuk pada setiap pencipta arsip.
- (2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk secara berjenjang meliputi:
- a. unit kearsipan I dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
- b. unit kearsipan II dilaksanakan oleh sekretariat/bagian yang menangani urusan tata usaha pada SKPD dan BUMD.
- (3) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi selain berfungsi sebagai Unit kearsipan I, juga berfungsi sebagai Unit kearsipan II selaku pencipta arsip.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 24
- (1) Unit kearsipan II mengelola arsip inaktif dari unit pengolah.
- (2) Unit pengolah mempunyai tugas:
- a. penciptaan arsip;
- b. pemberkasan arsip aktif;
- c. pengelolaan, penyimpanan dan penyajian arsip aktif;
- d. pengelolaan arsip vital;
- e. pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan.
- (3) Unit pengolah melaporkan tugas dan tanggung jawab pengelolaan arsip aktif kepada pimpinan pencipta arsip melalui unit kearsipan II.
- (4) Pengelolaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh arsiparis.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 25
- (1) Unit kearsipan II memiliki tugas:
- a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
- b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam rangka SKK dan SIKK;
- c. melaksanakan pemusnahan arsip di instansinya.
- (2) Unit kearsipan II memiliki fungsi :
- a. pengolahan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
- b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
- c. pemusnahan arsip di lingkungan instansinya;
- d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 26
Unit kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat struktural yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 27
- (1) Penciptaan arsip dilakukan oleh pencipta arsip dalam setiap pelaksanaan tugas dan fungsi.
- (2) Penciptaan arsip meliputi kegiatan mengatur dan mendokumentasikan proses:
- a. pembuatan arsip; dan
- b. penerimaan arsip.
- (3) Pembuatan arsip dilaksanakan
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 28
- (1) Arsip yang sudah diregistrasi harus didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat, lengkap dan aman.
- (2) Unit pengolah dan unit kearsipan II bertanggung jawab terhadap pengendalian arsip yang didistribusikan sesuai kewenangannya.
- (3) Pendistribusian diikuti dengan tindakan pengendalian.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 29
- (1) Penerimaan arsip wajib dilakukan oleh petugas yang berhak menerima.
- (2) Penerimaan arsip harus di dokumentasikan.
- (3) Pendokumentasian arsip dilakukan dengan cara registrasi.
- (4) Pendokumentasian arsip penerimaan arsip dilakukan oleh Arsiparis.
- (5) Arsip yang telah di dokumentasikan arsip wajib dipelihara dan disimpan.
Paragraf 4
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 30
- (1) Penggunaan arsip dinamis diperuntukan bagi kepentingan pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Daerah dan masyarakat.
- (2) Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
- (3) Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan autentisitas arsip aktif.
- (4) Pimpinan unit kearsipan II bertanggung jawab terhadap ketersediaan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam SIKK dan JIKK.
- (5) Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II dan dilaksanakan oleh Arsiparis.
- (6) Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
- (7) Mekanisme penggunaan arsip dan informasi arsip dinamis oleh pengguna dilaksanakan
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 31
- (1) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
- (2) Pemeliharaan arsip dinamis meliputi:
- a. pemeliharaan arsip aktif;
- b. pemeliharaan arsip inaktif; dan
- c. pemeliharaan arsip vital.
- (3) Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
- (4) Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II.
- (5) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 32
- (1) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (4), pada Pemerintah Daerah dan BUMD diintegrasikan ke dalam sistem pengelolaan arsip dinamis pada pencipta arsip.
- (2) Program arsip vital dilaksanakan dalam satu kesatuan sistem pencegahan dan penanggulangan bencana.
- (3) Program arsip vital menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
- (4) Program arsip vital dilaksanakan melalui kegiatan :
- a. identifikasi;
- b. perlindungan dan pengamanan; dan
- c. penyelamatan dan pemulihan.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 33
- (1) Pemberkasan arsip dilakukan setelah arsip diregistrasi dan didistribusikan.
- (2) Arsip yang telah dilakukan pemberkasan arsip dinyatakan sebagai arsip aktif
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 34
- (1) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan berdasarakan asas asal usul dan asas aturan asli serta dilaksanakan melalui kegiatan:
- a. pengaturan fisik arsip;
- b. pengolahan informasi arsip; dan
- c. penyusunan daftar arsip inaktif.
- (2) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat metadata:
- a. pencipta arsip;
- b. unit pengolah;
- c. nomor arsip;
- d. kode klasifikasi;
- e. uraian informasi arsip;
- f. kurun waktu;
- g. jumlah; dan
- h. keterangan.
- (3) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tangung jawab kepala unit kearsipan II dan dilaksanakan oleh Arsiparis.
- (4) Daftar arsip inaktif disampaikan kepada unit kearsipan II dalam rangka SIKK dan JIKK.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 35
- (1) Pemerintah Daerah dan BUMD membuat daftar arsip dinamis
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 37
- (1) Dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alih media arsip.
- (2) Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi
- (1) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan II.
- (2) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun dipindahkan dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I.
Paragraf 9 Pemusnahan Arsip Pasal 41
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 38
- (1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf b, pada pencipta arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 40
- (1) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan II.
- (2) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun dipindahkan dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 41
- (1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf b, pada pencipta arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
- (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang:
- a. tidak memiliki nilai guna;
- b. telah habis masa retensinya dan berketerangan musnah
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 42
Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:
- a. pembentukan panitia penilai arsip;
- b. penyeleksian arsip
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 43
- (1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 huruf a, ditetapkan oleh:
- a. pimpinan SKPD dan BUMD untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun;
- b. kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 (sepuluh) tahun.
- (2) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bertugas melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.
- (3) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
- a. pimpinan unit kearsipan II sebagai ketua merangkap anggota;
- b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
- c. Arsiparis sebagai anggota.
- (4) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
- a. pimpinan unit kearsipan I sebagai ketua merangkap anggota;
- b. pimpinan unit kearsipan II yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota;
- c. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
- d. arsiparis sebagai anggota.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 44
- (1) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun pada SKPD dan BUMD dilaksanakan oleh pimpinan SKPD dan BUMD setelah mendapat:
- a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan II;
- b. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
- c. pertimbangan dari pimpinan unit pengolah;
- d. penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan pencipta arsip;
- e. persetujuan tertulis dari Bupati.
- (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab SKPD dan BUMD.
- (3) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 (sepuluh) tahun pada SKPD dan BUMD dilaksanakan oleh pimpinan SKPD dan BUMD setelah mendapat:
- a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan I;
- b. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
- c. pertimbangan dari pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
- d. persetujuan dan penetapan dari kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
- e. persetujuan tertulis dari Bupati; dan
- f. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
- (4) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3), menjadi tanggung jawab Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (5) Pencipta arsip wajib menyimpan arsip yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip sebagai arsip vital yang meliputi:
- a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
- b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
- c. usulan dari panitia penilai Arsip mengenai arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
- d. keputusan pimpinan SKPD/BUMD/Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi tentang Penetapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip/penetapan arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan kewenangannya;
- e. berita acara pemusnahan arsip; dan
- f. daftar arsip yang dimusnahkan.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 45
- (1) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dilakukan terhadap arsip yang:
- a. memiliki nilai guna kesejarahan;
- b. telah habis retensinya; dan/atau
- c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
- (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib dilaksanakan oleh SKPD dan BUMD.
- (3) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 46
- (1) Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip ke Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi harus autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
- (2) Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik dan terpercaya, maka pencipta arsip wajib melakukan autentikasi.
- (3) Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi berwenang menolak penyerahan arsip statis.
- (4) Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui penciptanya, autentikasi dilakukan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 47
- (1) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:
- a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan II;
- b. penilaian oleh panitia penilai arsip di SKPD dan BUMD terhadap arsip usul serah;
- c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip di SKPD dan BUMD kepada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip, bahwa arsip yang akan diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
- d. verifikasi dan persetujuan dari Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
- e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip di SKPD dan BUMD; dan
- f. Penyerahan arsip statis dari Pimpinan Pencipta Arsip di SKPD dan BUMD kepada Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang diserahkan.
- (2) Prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan dengan
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 50
- (1) Dalam rangka penyelamatan arsip statis, Pemerintah Daerah melalui Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dapat memberi penghargaan atau imbalan kepada masyarakat.
- (2) Penghargaan diberikan kepada masyarakat yang memberitahukan keberadaan dan/atau menyerahkan arsip statis yang masuk dalam DPA kepada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (3) Imbalan diberikan kepada masyarakat yang menyerahkan arsip statis yang dimiliki atau dikuasai kepada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang pelaksanaannya dapat dilakukan
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 52
- (1) Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan:
- a. menata informasi arsip statis;
- b. menata fisik arsip statis; dan
- c. penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis.
- (2) Arsip statis pada saat diserahkan atau diakuisisi tidak dilengkapi dengan daftar arsip statis.
- (3) Sarana bantu temu balik meliputi:
- a. guide;
- b. daftar arsip statis;
- c. DPA melalui aplikasi atau software; dan
- d. inventaris arsip.
- (4) Daftar arsip statis yang dimuat dalam SIKK dan JIKK sekurang kurangnya memuat metadata informasi arsip:
- a. pencipta arsip;
- b. nomor arsip;
- c. kode klasifikasi;
- d. uraian informasi arsip;
- e. kurun waktu;
- f. jumlah arsip; dan
- g. keterangan.
Paragraf 4
Preservasi Arsip Statis
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 53
- (1) Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara preventif dan kuratif oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip.
- (2) Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara preventif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara:
- a. penyimpanan;
- b. pengendalian hama terpadu;
- c. reproduksi; dan
- d. perencanaan terhadap bencana.
- (3) Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara kuratif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan melalui perawatan arsip statis dengan
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 55
- (1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi melakukan kegiatan alih media dalam rangka pelestarian dan pelayanan arsip statis.
- (2) Pelaksanaan alih media harus disertai dengan autentikasi dan dukungan pembuktian untuk menjamin keaslian arsip.
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 56
- (1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi menyediakan sarana dan prasarana alih media serta dapat menyediakan laboratorium untuk autentikasi arsip.
- (2) Alih media dilaksanakan dengan
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 57
- (1) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara dan daftar arsip yang akan dialih mediakan.
- (2) Berita acara alih media arsip statis sekurang-kurangnya memuat:
- a. waktu pelaksanaan;
- b. tempat pelaksanaan;
- c. jenis media;
- d. jumlah arsip yang dialih mediakan;
- e. keterangan tentang arsip yang dialih mediakan;
- f. keterangan proses alih media yang dilakukan;
- g. pelaksana; dan
- h. tanda tangan Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (3) Daftar arsip yang dialih mediakan sekurang-kurangnya memuat:
- a. pencipta Arsip;
- b. nomor urut;
- c. jenis arsip;
- d. jumlah arsip;
- e. kurun waktu; dan
- f. keterangan.
Paragraf 3 Autentikasi Alih Media
BAB IV - PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 58
- (1) Hasil alih media arsip statis ditetapkan autentikasinya oleh Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dan menjadi alat bukti yang sah.
- (2) Dalam menetapkan autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dapat berkoordinasi dengan pihak yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.
- (3) Sebelum penetapan autentikasi dilakukan pengujian terhadap isi, struktur, dan konteks arsip statis.
- (4) Pengujian dilakukan oleh:
- a. tim ahli;
- b. pihak yang memiliki kemampuan dan kompetensi; dan
- c. laboratorium.
- (5) Autentikasi dilaksanakan dengan memberikan tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi.
- (6) Pencipta arsip atau masyarakat di daerah dapat mengajukan permintaan autentikasi kepada Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
PEMBINAAN KEARSIPAN
BAB V - PEMBINAAN KEARSIPAN
Pasal 59
Pembinaan kearsipan dimaksudkan untuk mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan dalam kerangka SKK dan SKN pada setiap pencipta arsip dan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan.
BAB V - PEMBINAAN KEARSIPAN
Pasal 60
- (1) Pembinaan kearsipan di wilayah Daerah dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- (2) Pembinaan kearsipan meliputi:
- a. koordinasi penyelenggara kearsipan di wilayah daerah;
- b. pemberian pedoman dan standar kearsipan;
- c. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi
- d. pelaksanaan kearsipan;
- e. sosialisasi;
- f. pendidikan dan pelatihan;
- g. perencanaan, penelitian, pengembangan pemantauan dan
- h. evaluasi; dan
- i. akreditasi dan sertifikasi.
- (3) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dan unit kearsipan II bertanggung jawab melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan arsip aktif dilingkungan pencipta arsip secara berjenjang.
BAB V - PEMBINAAN KEARSIPAN
Pasal 61
Dalam rangka perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan rakyat, Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi bekerjasama dengan instansi terkait melakukan pembinaan kearsipan terhadap lembaga swasta dan masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik.
BAB V - PEMBINAAN KEARSIPAN
Pasal 62
- (1) Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundangundangan.
- (2) Pengawasan atas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah dilaksanakan oleh inspektorat.
- (3) Pengawasan atas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BUMD dilaksanakan oleh Satuan Pengawas Internal BUMD.
SIKK DAN JIKK
Bagian Kesatu
Pembangunan SIKK dan JIKK
Paragraf 1
BAB VI - SIKK DAN JIKK
Pasal 63
- (1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKK yang merupakan sistem informasi kearsipan di daerah.
- (2) Pembangunan SIKK dilaksanakan melalui:
- a. penetapan kebijakan SIKK; dan
- b. penyelenggaraan SIKK.
- (3) Penetapan kebijakan SIKK meliputi:
- a. kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan; dan
- b. kebijakan dalam penggunaan informasi kearsipan.
- (4) Pembangunan SIKK merupakan kelanjutan dari pembangunan SKK.
- (5) SIKK merupakan bagian dari SIKN.
- (6) Ketentuan lebih lanjut mengenai petunjuk teknis SIKK diatur dalam Peraturan Bupati.
BAB VI - SIKK DAN JIKK
Pasal 64
- (1) JIKK merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk:
- a. arsip dinamis; dan
- b. arsip statis.
- (2) JIKK merupakan simpul jaringan kearsipan daerah dan merupakan bagian dari JIKN yang merupakan pusat jaringan nasional pada ANRI.
- (3) Simpul jaringan kearsipan daerah bertanggung jawab atas:
- a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis dan dalam arsip statis;
- b. penyampaian daftar arsip dinamis dan statis kepada pusat jaringan nasional;
- c. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan; dan
- d. evaluasi secara berkala.
- (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai petunjuk teknis JIKK diatur dalam Peraturan Bupati.
Bagian Kedua
Penggunaan Informasi Kearsipan
BAB VI - SIKK DAN JIKK
Pasal 65
- (1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan masyarakat, JIKK digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan kepada pemerintah/pemerintah provinsi/pemerintah daerah dan masyarakat.
- (2) Informasi kearsipan sekurang-kurangnya memuat metadata arsip meliputi:
- a. pencipta arsip;
- b. nomor arsip;
- c. kode klasifikasi;
- d. uraian informasi;
- e. kurun waktu;
- f. jumlah; dan
- g. keterangan.
SUMBER DAYA PENDUKUNG
Bagian Kesatu
Sumber Daya Manusia
Paragraf 1
Umum
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 66
Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum dibidang kearsipan.
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 67
- (1) Pejabat struktural dibidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan dalam hal melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan, monitoring dan evaluasi serta pengelolaan sumber daya manusia.
- (2) Arsiparis terdiri atas arsiparis Pegawai Negeri Sipil dan arsiparis non Pegawai Negeri Sipil.
- (3) Arsiparis PNS merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan
secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- (4) Arsiparis non PNS merupakan pegawai non PNS yang memiliki kompentensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan BUMD sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 2
Kedudukan Hukum dan Kewenangan
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 68
- (1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.
- (2) Fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
- a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah daerah dan BUMD sesuai dengan kewenangannya;
- b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
- c. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
- d. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
- e. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
- f. menjaga keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
- g. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 69
Dalam melaksanakan fungsi dan tugas, arsiparis mempunyai kewenangan:
- a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang pengguna arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;
- b. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan; dan
- c. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 71
- (1) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknis dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melakukan kearsipan.
- (2) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dapat diselenggarakan secara berjenjang.
- (3) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan diikuti oleh:
- a. pegawai negeri sipil yang akan atau telah menduduki jabatan yang fungsi, tugas dan tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan;
- b. pejabat struktural dibidang kearsipan.
- (4) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dapat diikuti oleh pegawai BUMD.
Bagian Kedua Sarana dan Prasarana
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 72
Bagian Kedua Sarana dan Prasarana
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 74
- (1) Perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dapat berperan serta dalam penyelenggaraan kearsipan.
- (2) Peran serta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diwujudkan dalam ruang lingkup:
- a. pengelolaan arsip;
- b. penyelamatan arsip;
- c. penggunaan arsip;
- d. penyediaan sumber daya pendukung; dan
- e. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 75
Peran serta dalam pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan cara:
- a. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin perlindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; dan
- b. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan,keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masingmasing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundangundangan.
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 76
Peran serta dalam penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74 ayat (2) huruf b dilaksanakan dengan cara:
- a. menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;
- b. melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh SKPD/unit kerja dan BUMD tanpa melalui prosedur sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan; dan
- c. melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait.
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 77
Peran serta dalam penggunaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74 ayat (2) huruf c dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang benar.
BAB VII - SUMBER DAYA PENDUKUNG
Pasal 78
Peran serta dalam penyediaan sumber daya pendukung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74 ayat (2) huruf d dilaksanakan dengan cara:
- a. menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan;
- b. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
- c. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
BAB IX - KETENTUAN PERALIHAN Pasal 79
Pasal 79
Pada saat Peraturan Daerah ini mulai berlaku:
- a. pimpinan unit kearsipan yang belum memiliki kompetensi dibidang kearsipan, tetap melaksanakan tugas dan fungsi sebagai pimpinan unit kearsipan dan wajib mengikuti pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
- b. unit kearsipan dan unit pengolah yang belum memiliki arsiparis, untuk sementara tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk pimpinan pencipta arsip dan Pemerintah Daerah wajib mencukupi kebutuhan akan arsiparis di unit kearsipan dan unit pengolah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
BAB X - PENUTUP Pasal 80
Pasal 80
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
PENUTUP
Pengesahan
Penetapan: Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Seluma.

Penetapan: Ditetapkan di Seluma pada tanggal 11 Juli 2014

Penandatangan: BUPATI SELUMA, ttd H. BUNDRA JAYA

Penetapan: Diundangkan di Tais pada tanggal 11 November 2014

Penandatangan: Plt. SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN SELUMA, ttd ## IRIHADI LEMBARAN DAERAH KABUPATEN SELUMA TAHUN 2014 NOMOR 8

Distribusi: Salinan sesuai dengan aslinya

Penandatangan: ## KEPALA BAGIAN HUKUM DAN ORGANISASI MIRIN AJIB, SH. MH Nip. 19660725 199403 1 003 NOMOR REGISTER PERATURAN DAERAH KABUPATEN SELUMA, PROVINSI BENGKULU: (6/2014)
PENJELASAN
Pembukaan
RANCANGAN PERATURAN DAERAH KABUPATEN SELUMA
## NOMOR TAHUN 2014 TENTANG
## TATA LAKSANA ARSIP DAERAH
## I. UMUM
Bahwa arsip yang dimiliki daerah merupakan sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban Pemerintahan Daerah serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan artipenting dan strategis, antara lain dapat menyajikan informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan.
Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan daerah yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Dalam rangka mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, perlu dibangun sistem kearsipan daerah, meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem kearsipan daerah adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Seluma, sehingga sistem kearsipan daerah berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh
dan terpercaya, serta mampu mengindentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi kearsipan. Untuk menunjang sistem kearsipan daerah, akan dibangun sistem informasi kearsipan Kabupaten Seluma dan jaringan informasi kearsipan Kabupaten Seluma, yang merupakan bagian dari sistem informasi kearsipan nasional dan jaringan informasi kearsipan nasional. Sistem informasi kearsipan Kabupaten Seluma merupakan suatu sistem informasi dilingkungan Pemerintah Kabupaten Seluma yang dikelola Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Seluma yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Kabupaten Seluma. Sedangkan jaringan informasi Kabupaten Seluma merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Seluma yang akan digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan kepada Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten Seluma dan masyarakat Berdasar latar belakang sebagaimana tersebut diatas, serta sejalan dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, perlu membentuk Peraturan Daerah tentang penyelenggaraan kearsipan.
## II. PASAL DEMI PASAL
PENJELASAN
Pasal 1
Cukup jelas.
PENJELASAN
Pasal 2
Cukup jelas.
PENJELASAN
Pasal 3
Cukup jelas.
PENJELASAN
Pasal 4
Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) huruf a Cukup jelas. huruf b Cukup jelas. huruf c Cukup jelas. huruf d Cukup jelas. huruf e Cukup jelas. huruf f Cukup jelas. huruf g Yang dimaksud dengan perlindungan dan penyelamatan arsip adalah daerah menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik daerah, baik