UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA Nomor TENTANG Tahun 0000 tentang DOKUMENPERUSAHAAN (berlaku 24 Maret 1997)
Pembukaan
Menimbang
:
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR8TAHUN1997 TENTANG
DOKUMENPERUSAHAAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
a. bahwa upaya untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan kemakmuran rakyat yang bersendikan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia, merupakan bagian integral cita-cita kemerdekaan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 19945;
- b. bahwa usaha untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien merupakan salah satu dasar kebijaksanaan Pembangunan Nasional di bidang ekonomi, yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan dunia usaha untuk mempergunakan peluang dan berkiprah secara sehat dalam dunia internasional yang penuh persaingan sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat;
- c. bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektifitas dan efisiensi perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan penyimpanan buku, catatan dan neraca selama 30 (tiga puluh) tahun dan penyimpanan surat, surat kawat beserta tembusannya selama 10 (sepuluh) tahun sebagaimana diatur antara lain dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23), sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan;
- d. bahwa ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen sebagaimana tersebut dalam huruf c dan ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan perusahaan;
Menetapkan
- e. bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang membuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya;
- f. bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik;
- g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b, c, d, e, dan f dipandang perlu membentuk Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan.
Mengingat : Pasal 5 ayat (1) dan Pasal 20 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
Dengan persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
MEMUTUSKAN:
: UNDANG-UNDANG TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan:
1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.
3. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 2
Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 3
Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 4
Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 5
Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 6
Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan modal.
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 7
- (1) Data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.
- (2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari:
- a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan; dan
- b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 8
- (1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- (2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia.
- (3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun dalam bahasa asing.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 9
- (1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
- (2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang menentukan lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 10
- (1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas.
- (2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 11
- (1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
- (2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
- (3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan ## BAB III
PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 12
- (1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
- (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
- (3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.
- (4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 13
Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 14
- (1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.
- (2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat:
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi;
- b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah
dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
tandatangan... c. tandatangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 15
- (1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
- (2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
BAB II - PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 16
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 17
Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 18
- (1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 19
- (1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 20
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan,
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 21
- (1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan;
- b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
- c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
- (2) Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.
BAB IV - PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 22
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 23
Buku, surat, catatan dan neraca yang
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 24
Salinan surat dan telegram yang
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 25
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini pertimbangan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 26
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 27
Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan ## BAB VI KETENTUAN PENUTUP
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 28
Ketentuan dalam Undang-undang ini berlaku juga terhadap:
1. Kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 29
Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang ini.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 30
Pada saat Undang-undang ini mulai berlaku:
1. Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23); dan
2. Semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-undang ini, dinyatakan tidak berlaku lagi.
BAB V - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 31
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
PENUTUP
Pengesahan
Penetapan: Diundangkan di Jakarta pada tanggal 24 Maret 1997

Penandatangan: ## MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

Verifikasi: ttd. MOERDIONO

Penetapan: Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

Penetapan: Disahkan di Jakarta pada tanggal 24 Maret 1997

Penandatangan: PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, ttd. SOEHARTO

Penandatangan: PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
PENJELASAN
Pembukaan
ATAS
## UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
## NOMOR8TAHUN1997
## TENTANG
## DOKUMENPERUSAHAAN
## UMUM
Garis-garis Besar Haluan Negara menetapkan bahwa pembangunan hukum sebagai upaya untuk menegakkan keadilan, kebenaran dan ketertiban dalam negara hukum Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945, diarahkan untuk meningkatkan kesadaran hukum, menjamin penegakan, pelayanan dan kepastian hukum, serta mewujudkan tata hukum nasional yang mengabdi pada kepentingan nasional.
Pengaruh globalisasi ekonomi dan informasi yang demikian luas karena perkembangan perekonomian dan perdagangan baik nasional maupun internasional yang bergerak cepat mengakibatkan meningkatnya penggunaan dokumen, sehingga mengharuskan dunia usaha memanfaatkan kemajuan teknologi untuk meningkatkan kemampuannya secara efektif dan efisien khususnya dalam pengelolaan dokumen perusahaan.
Guna mencapai tujuan tersebut, pembentukan peraturan mengenai dokumen perusahaan yang merupakan bagian dari pembangunan hukum di bidang ekonomi perlu segera disusun, dalam upaya memacu laju pertumbuhan perusahaan melalui pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan efisien.
Ketentuan sebagaimana tercantum dalam
PENJELASAN
Pasal 6
Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) yang mewajibkan setiap orang menjalankan perusahaan menyelenggarakan pencatatan tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan menyimpan dokumen tersebut antar 10 (sepuluh) sampai dengan 30 (tiga puluh) tahun, sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan dewasa ini. Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen sebagaimana diatur dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23), juga ketentuan Undang-undang dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip menimbulkan beban yang berat bagi perusahaan karena pelaksanaannya memerlukan ruangan yang luas, tenaga, waktu, perawatan dan biaya yang besar. Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, dan bukti pembukuan serta data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan, rekening dan jurnal transaksi harian dikurangi masa penyimpanannya dari 30 (tiga puluh) tahun menjadi 10 (sepuluh) tahun. Sedangkan data pendukung administrasi keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, dan dokumen lainnya, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan nilai guna dokumen yang disusun dalam jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan. Sejalan dengan upaya mengurangi jangka waktu penyimpanan, penerapan teknologi maju di bidang informatika telah memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat di