PERATURAN BUPATI TANGERANG Nomor 71 Tahun 2016 tentang PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (berlaku 1 November 2016)
Pembukaan
Menimbang
Mengingat
BUPATI TANGERANG PROVINSI BANTEN
PERATURAN BUPATI TANGERANG NOMOR 71 TAHUN 2016
TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI TANGERANG,
- a. bahwa berdasarkan ketentuan dalam Pasal 30 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip;
- b. bahwa dalam rangka pengelolaan arsip dinamis oleh Perangkat Daerah selaku pencipta dan pengelola arsip sebagaimana dimaksud dalam huruf a, maka perlu adanya pengaturan tentang pengolaan arsip dinamis;
- c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Pengelolaan Arsip Dinamis;
- 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Berita Negara Tahun 1950) sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang dengan mengubah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851);
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Banten (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4010);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
Menetapkan
4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 15 Tahun 2014 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang (Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2014 Nomor 15, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 1514);
7. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Karsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Tahun 2014 Nomor 01, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 0115);
MEMUTUSKAN:
: PERATURAN BUPATI TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS.
BAB I - KETENTUAN UMUM Pasal 1
Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:
1. Daerah adalah Kabupaten Tangerang.
2. Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah otonom.
3. Bupati adalah Bupati Tangerang.
4. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
7. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
8. Organisasi Politik adalah organisasi atau kelompok yang bergerak, berkepentingan, atau terlibat dalam proses politik dan dalam ilmu kenegaraan, serta secara aktif berperan dalam menentukan nasib bangsa.
9. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah.
10. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
11. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan Daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, dan sarana, serta sumber daya lainnya.
12. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, Organisasi Politik, organisasi keperorangan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berperorangan, berbangsa, dan bernegara.
13. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
14. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
15. Arsip In aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
16. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Kantor Arsip Daerah.
17. Alih Media adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
18. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
19. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan Arsip.
20. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan Arsip Statis kepada Kantor.
BAB I - KETENTUAN UMUM Pasal 1
Pasal 2
- (1) Pengelolaan Arsip Dinamis digunakan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah dalam Pengelolaan Arsip Dinamis dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan.
- (2) Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Perangkat Daerah harus mengacu kepada Peraturan Bupati ini.
BAB II - PENCIPTA ARSIP DINAMIS Pasal 3
Pasal 3
- (1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1), wajib dilakukan oleh Pencipta Arsip.
- (2) Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), di lingkungan Pemerintah Daerah meliputi:
- a. Unit Pengolah terdiri dari:
1. bagian di lingkungan sekretariat Daerah; dan
2. bidang atau seksi di lingkungan Perangkat Daerah, BUMD, dan desa atau kelurahan;
- b. Unit Kearsipan terdiri dari:
1. bagian umum; dan
2. sekretariat, tata usaha atau sub bagian umum di lingkungan Perangkat Daerah, BUMD, desa atau kelurahan.
- (3) Selain Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b, Pencipta Arsip di Daerah meliputi:
- a. Organisasi Politik;
- b. organisasi masyarakat;
- c. perusahaan; dan
- d. perorangan.
BAB II - PENCIPTA ARSIP DINAMIS Pasal 3
Pasal 4
- (1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) dan (2), meliputi kegiatan:
- a. penciptaan Arsip meliputi:
1. pembuatan Arsip; dan
2. penerimaan Arsip.
- b. penggunaan Arsip dilaksanakan berdasarkan:
1. klasifikasi Arsip;
2. kistem klasifikasi keamanan; dan
3. Akses Arsip.
- c. pemeliharaan Arsip dilakukan melalui kegiatan:
1. pemberkasan Arsip Aktif;
2. penataan Arsip In Aktif;
3. penyimpanan Arsip, dan;
4. Alih Media Arsip.
- d. Penyusutan Arsip meliputi kegiatan:
1. pemindahan Arsip Inaktif
2. pemusnahan Arsip
3. penyerahan Arsip Statis
- (2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat 1, sebagaimana tercantum dalam
LAMPIRAN
LAMPIRAN
Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

## BAB III

## KETENTUAN PENUTUP

## Pasal 5

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal di undangkan.

agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tangerang.

Ditetapkan di Tigaraksa pada tanggal 1 November 2016

BUPATI TANGERANG,

Ttd.

A. ZAKI ISKANDAR

Diundangkan di tigaraksa pada tanggal 1 November 2016

SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TANGERANG,

Ttd.

ISKANDAR MIRSAD

BERITA DAERAH KABUPATEN TANGERANG TAHUN 2016 NOMOR 71

## LAMPIRAN

## PERATURAN BUPATI TANGERANG NOMOR 71 TAHUN 2016 TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

## PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

## BAB I

## PENDAHULUAN

## A. Umum

Penyusunan Peraturan Bupati Tangerang tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis dilatarbelakangi oleh beberapa pemikiran antara lain sebagai berikut:

1. Tuntutan terhadap terwujudnya tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta peningkatan pelayanan publik melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu, meliputi pengelolaan arsip dinamis yang berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya.
2. Rencana Strategis Pemerintah Daerah Bidang Kearsipan Tahun 20132018 dilaksanakan melalui program/kegiatan pendukung yang dilakukan melalui Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan dan Pengembangan Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi.

Atas dasar latar belakang tersebut maka Pemerintah Daerah berupaya untuk menyempurnakan dan meningkatkan Tertib Administrasi melalui Tata Kelola Kearsipan yang baik dengan ditetapkannya Peraturan Bupati Tangerang tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.

## B. Ruang Lingkup

Ruang Lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:

1. Penetapan Kebijakan;
2. Pembinaan;
3. Organisasi Kearsipan;
4. Penciptaan Arsip;
5. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip;
6. Penyusutan Arsip;
7. Pengelolaan dan Penyajian Arsip Dinamis menjadi sumber Informasi Publik; dan
8. Pengawasan dan Evaluasi.

## C. Tujuan

1. Menjadi pedoman bagi Perangkat Daerah/BUMD dan organisasi Perangkat Daerah lainnya dalam mengelola arsip dinamis.
2. Menjamin terciptanya arsip dinamis sebagai bukti akuntabilitas pemerintahan dan pembangunan.
3. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
4. Menjamin terciptanya arsip yang bernilai guna kesejarahan.
5. Menjamin terciptanya akses informasi arsip dinamis.
6. Menjamin keamanan dan keselamatan aset Pemerintah Daerah.
7. Meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan arsip dinamis yang baik.

8. Menciptakan keterpaduan dan koordinasi penyelenggaraan kearsipan yang baik antar Perangkat Daerah.

## D. Sistem Pengelolaan Arsip

Pengelolaan Arsip Dinamis bersifat sentralisasi dalam hal penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam hal pelaksanaan.

1. Sentralisasi dalam Kebijakan meliputi:
- a. Penyusunan kebijakan, standar dan pedoman pengelolaan arsip;
- b. Standarisasi sarana prasarana bidang kearsipan;
- c. Pembinaan, pengawasan dan evaluasi pengelolaan arsip; dan
- d. Pengeloaan dan penyusutan arsip dengan retensi sekurangkurangnya 10 tahun.
2. Desentralisasi dalam Pelaksanaan meliputi:
- a. Penciptaan Arsip;
- b. Pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif;
- c. Penyusutan arsip dengan retensi di bawah 10 tahun;
- d. Pengelolaan dan penyajian arsip dinamis menjadi informasi publik; dan
- e. Pengadaan sarana dan prasarana kearsipan.

## BAB II

## PENETAPAN KEBIJAKAN, PEMBINAAN,

## DAN ORGANISASI KEARSIPAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

## A. Penetapan Kebijakan Kearsipan

1. Penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Daerah dilakukan oleh Bupati.
2. Penyusunan kebijakan pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
3. Kewenangan pembinaan, pengawasan, dan evaluasi arsip dinamis dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
4. Lingkup Penetapan Kebijakan meliputi:
- a. Pembinaan.
- b. Pengelolaan Arsip.
- c. Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) dan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah (JIKD) oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
- d. SDM Kearsipan.
- e. Sarana dan Prasarana.
- f. Kerjasama.
- g. Pendataan/Penggandaan arsip.
- h. Perlindungan dan Penyelamatan arsip.

## B. Pembinaan

1. Pembinaan meliputi:
- a. Rapat koordinasi penyelenggaraan kearsipan daerah
- b. Sosialisasi kearsipan
- c. Bimbingan dan konsultasi kearsipan
- d. Pemberian bantuan kearsipan
- e. Pendampingan
2. Pembinaan di lingkungan Pemerintah Daerah dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah secara terpadu dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip dinamis.

## C. Organisasi Kearsipan Pengelolaan Arsip Dinamis

Organisasi kearsipan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintahan Daerah terdiri atas unit kearsipan, dan unit pengolah.

1. Unit kearsipan I di lingkungan Pemerintah Daerah
2. Unit kearsipan I adalah Lembaga Kearsipna Daerah mengelola arsip inaktif Pemerintah daerah yang mempunyai retensi sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah di Lingkungan Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya.
3. Tugas Unit Kearsipan I antara lain:
- a. Menerima pemindahan arsip inaktif dengan retensi sekurangkurangnya 10 tahun dari unit kearsipan II dan unit pengolah Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya.
- b. Menyimpan dan mengelola arsip inaktif Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya berdasarkan prinsip asal usul (pencipta arsip) dan prinsip aturan asli (sistem penataan di Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya).
- c. Menyimpan dan mengelola arsip inaktif dari unit pengolah Lembaga Kearsipan Daerah.

- d. Menciptakan akses arsip inaktif yang mudah, cepat, dan tepat.
- e. Melakukan penyusutan arsip dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun.
- f. Menyajikan informasi arsip.
- g. Melaksanakan pendampingan dan koordinasi teknis pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif di unit kearsipan II dan unit pengolah di lingkungan Perangkat Daerah/BUMD/ organisasi Perangkat Daerah lainnya.

## 2. Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah

Unit Kearsipan II adalah Bagian Umum pada Sekretariat Daerah, unit kesekretariatan atau ketatausahaan yang menyimpan dan mengelola arsip inaktif dari masing-masing unit pengolah di lingkungan Sekretariat Daerah/Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya.

Tugas Unit Kearsipan II antara lain:

- a. Melakukan pengurusan naskah masuk dan naskah keluar.
- b. Mengendalikan pendistribusian naskah masuk dan naskah keluar sesuai disposisi pejabat yang berwenang.
- c. Mengkoordinasikan pengelolaan arsip aktif pada unit pengolah.
- d. Menerima pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah dengan retensi di bawah 10 tahun di lingkungan Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya masingmasing.
- e. Menyimpan dan mengelola arsip inaktif dari unit pengolah.
- f. Menciptakan akses arsip inaktif yang mudah, cepat, dan tepat.
- g. Menyajikan informasi arsip.
- h. Melakukan penyusutan arsip inaktif dengan retensi di bawah 10 tahun dan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip.
- i. Melakukan pemindahan arsip inaktif yang mempunyai retensi sekurang-kurangnya 10 tahun ke unit kearsipan I.
3. Unit Pengolah pada Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah

Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip (Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah) yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola arsip aktif yang berkaitan pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing Pencipta Arsip (Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya) di lingkungan Pemerintah Daerah.

Unit pengolah terdiri atas:

- a. Bagian di Lingkungan Sekretariat Daerah.
- b. Bidang atau Seksi di lingkungan Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya.

Tugas Unit Pengolah Meliputi:

- a. Mengendalikan naskah dinas di lingkungan unit kerja;
- b. Melakukan pemberkasan arsip aktif;
- c. Mengelola arsip aktif;
- d. Memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan II;
- e. Mengolah arsip aktif menjadi informasi.

Perangkat

## A. Naskah Dinas Masuk

## 1. Penerimaan Arsip

Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berkaitan dengan arsip yang berasal dari pihak luar (Perangkat Daerah/BUMD/Lembaga/organisasi/Individu). Naskah dinas diterima kemudian dilakukan pemeriksaan kelengkapannya, dibuatkan bukti penerimaan, dibuka kecuali naskah dinas yang dikualifikasi rahasia/pribadi, dilengkapi dengan lembar disposisi pada setiap naskah dinas masuk. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada setiap naskah dinas masuk :

- a. Arsip yang diterima dianggap sah setelah diterima petugas atau pihak yang berhak /berwenang menerima.
- b. Arsip yang diterima lengkap, terbaca dengan jelas, aman, lengkap, cepat dalam hal distribusi pada yang berhak.
- c. Arsip yang diterima di registrasi oleh pihak yang menerima, didistribusikan kepada unit pengolah, diikuti dengan pengendalian.
- d. Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah di terima setelah dicetak oleh mesin faks penerima arsip.
- e. Pendokumentasi Penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan dan digunakan.

## 2. Registrasi

Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima oleh Pemerintah Daerah kedalam sistem kearsipan. Pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat identitas naskah dinas yang meliputi asal naskah dinas, tanggal, nomor, kode klasifikasi, klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis (sangat rahasia, rahasia, terbatas, biasa).

Sarana pencatatan naskah dinas meliputi lembar disposisi, pengantar dan atau buku agenda dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

- a. Registrasi dilakukan dengan lengkap dan konsisten.
- b. Registrasi dilakukandengan memberikan kode bertujuan untuk merekap informasi yang ringkas tentang arsip.
- c. Data registrasi tidak boleh diubah kecuali diperlukan penambahan karena kesalahan registrasi arsip. Namun harus sesuai dengan standar pendataan kearsipan meliputi:
4. -Tanggal
5. -Nomor
6. -Tanggal penerimaan
7. -Tanggal pengiriman
8. -Instansi penerima/pengirim
9. -Isi naskah
10. -Kode klasifikasi

## 3. Pendistribusian

- a. Pendistribusian arsip adalah kegiatan penyampaian arsip atau pengedalian penyerahan arsip dari suatu unit kerja ke unit kerja lainnya di lingkungan Pemerintah Daerah.

Pendistribusian dilakukan dengan cara mencatat pada buku disposisi, kemudian pendistribusian naskah dinas sesuai dengan tujuan naskah dinas yang mendapat disposisi pimpinan.

## BAB III

## PENCIPTAAN ARSIP

Pendistribusian arsip harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

- 1) Dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap.
- 2) Dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman
- 3) Disertai dengan pengendalian penyerahan arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah
- b. Pendistribusian arsip dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:
- 1) Penyampaian/pendistribusian ke unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah/organisasi/perorangan.
- 2) Pengendalian arsip.
- 3) Penyampaian arsip ke pimpinan.
- 4) Pengendalian terhadap penyerahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah.

## 4. Pengendalian

Dilakukan dengan cara memeriksa alur naskah dinas dari unit pengolah ke unit kearsipan sampai dengan proses penyelesaian isi naskah dinas sehingga menjadi berkas yang lengkap Naskah dinas masuk dilakukan secara terpusat (sentral) melalui suatu unit kearsipan pada Perangkat Daerah agar semua arsip

- tercatat/terdokumentasikan.

## B. Naskah Dinas Keluar

1. Pembuatan Arsip
2. Pembuatan Arsip adalah kegiatan memberikan informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Pemerintah Daerah dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:
- a. Arsip yang dibuat memiliki, isi, struktur dan konteks arsip.
- b. Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan yang berkualitas.
- c. Untuk memenuhi autentisitas arsip dan pengelompokan arsip sebagai suatu keutuhan informasi maka pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan:
- 1) Tata naskah dinas
- 2) Klasifikasi arsip
- d. Pembuatan Arsip yang dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan ketertutupan dan keterbukaan kerahasiaan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
- e. Pembuatan arsip harus diregistrasi oleh unit pengolah dan unit kearsipan II pada masing-masing Perangkat Daerah/BUMD/organisasi Perangkat Daerah lainnya.

## 2. Naskah dinas keluar meliputi:

- a. Konsep (Draft)
- b. Pengetikan
- c. Pemeriksaan / Pembubuhan Paraf
- d. Penandatanganan
- e. Penomoran
- f. Pencatatan
- g. Pengiriman
3. Pembuatan konsep, pengetikan, pemeriksaan, penandatanganan, penomoran naskah dinas keluar sesuai dengan kaidah tata naskah dinas yang berlaku.
4. Naskah dinas dicatat dengan cara mencatat identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi:
- a. Tujuan naskah dinas
- b. Nomor

- c. Tanggal
- d. Isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas 5. Naskah dinas keluar dikirim melalui Pos, Mesin Faksimile, Kurir atau caraka
6. Hal-hal penting dalam pengelolaan naskah dinas yaitu:
- a. Penyusunan naskah dinas masuk dan keluar dapat menggunakan buku, kartu, atau perangkat elektronik.
- b. Buku dan kartu meliputi : buku agenda naskah dinas masuk dan keluar, lembar pengantar dan lembar disposisi, buku expedisi, kartu kendali
- c. Naskah dinas disusun dan dikelompokan sesuai nama, nomor dan alamat yang tercantum pada naskah dinas
- d. Alamat yang tercantum pada naskah dinas diteliti kebenarannya,
- e. Naskah dinas yang bersifat rahasia dan pribadi disampaikan dalam keadaan tertutup
- f. Apabila alamat pada naskah dinas dengan alamat yang tertera dalam sampul tidak sama lampirkan sampul tersebut dengan naskah dinas.
- g. Apabila dalam naskah dinas tidak bertanggal cantumkan tanggal yang tertera pada stempel pos dan dianggap sebagai tanggal surat.
- h. Pemberian nomor naskah dinas keluar dilakukan pada setiap awal tahun dan mulai dari angka 1 (satu) baik untuk nomor naskah dinas biasa maupun naskah dinas peraturan atau penetapan.
7. Tanggung Jawab Pengelolaan Naskah Dinas
- a. Setiap Perangkat Daerah bertanggung jawab terhadap penciptaan seluruh naskah dinas sampai dengan pengiriman dan kegiatan pengelolaan naskah dinas mulai dari penerimaan, penilaian, penyerahan, pencatatan sampai dengan pengendalian naskah dinas.
- b. Pengelolaan naskah dinas masuk maupun keluar di tangani oleh tenaga pengelola arsip/arsiparis yang handal.
- c. Pendistribusian naskah dinas prosedurnya diatur dengan jelas, khususnya disposisi surat yang di serahkan kepada lebih dari satu Perangkat Daerah atau penyelenggara pemerintah Daerah atau Pejabat.
8. Pengelola arsip/arsiparis harus:
- a. Menguasai /memahami kearsipan, fungsi, tugas, struktur tujuan organisasi.
- b. Menganalisa sifat naskah dinas, isi informasi dan memahami kemana surat diarahkan.
- c. Isi informasi yang terkandung dalam naskah dinas harus dijaga keamanannya.
- d. Pengelola arsip/arsiparis berpegangan teguh pada kode etik.

## BAB IV

## PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

## A. Penggunaan Arsip Dinamis

1. Penggunaan arsip dinamis dilakukan oleh pejabat/pengguna untuk kepentingan dinas dan perorangan dan dilaksanakan berdasarkan:

- a. Klasifikasi arsip;
- b. Sistem klasifikasi keamanan; dan.
- c. Akses arsip.
2. Waktu penggunaan paling lama 5 (lima) hari kerja.
3. Prosedur penggunaan arsip dinamis dilakukan melalui tahapan:
- a. Permohonan baik usia maupun tulisan.
- b. Pencarian arsip di lokasi simpan.
- c. Penggunaan tanda keluar.
- d. Pencatatan.
- e. Pengambilan.
- f. Pengendalian.
- g. Pengembalian.
- h. Penyimpanan kembali.

## B. Pemeliharaan Arsip Dinamis

1. Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip dan dilakukan untuk menjaga:
2. -Keautentikan;
3. -Keutuhan;
4. -Keamanan dan;
5. -Keselamatan arsip.
2. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi:
7. -Arsip vital;
8. -Arsip aktif; dan
9. -Arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum.
3. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan diantaranya melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif

## C. Pemberkasan Arsip Aktif

Dilaksanakan setelah proses Naskah Dinas masuk dan keluar selesai dilaksanakan:

1. Tujuan pemberkasan arsip aktif adalah:
- a. Menciptakan keutuhan informasi
- b. Menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat untuk kepentingan operasional sehari-hari
- c. Menyimpan arsip dengan aman dan terpelihara
2. Sistem Pemberkasan Arsip aktif di lingkungan Pemerintah Daerah disimpan dengan menggunakan:
- a. Sistem angka adalah penataan arsip berdasarkan nomor: contoh file didasarkan pada nomor induk pegawai, nomor rekaman medis, dll.
- b. Sistem wilayah / Perangkat Daerah penataan arsip berdasarkan tempat/ wilayah / Perangkat Daerah
- c. Sistem subjek/ masalah adalah penataan arsip berdasarkan susunan subjek, file yang didasarkan pada teknis kegiatan/urusan/fungsi.

## 3. Pemberkasan arsip aktif perlu memperhatikan:

- a. Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan daftar isi berkas, pengelompokan, pemberian label, pembuatan daftar arsip aktif.
- b. Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas

- c. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat data sebagai berikut:
- 1) Unit pengolah
- 2) Nomor berkas
- 3) Kode klasifikasi
- 4) Uraian informasi berkas
- 5) Kurun waktu
- 6) Jumlah dan keterangan
- d. Pemberkasan arsip aktif didasarkan pada klasifikasi arsip setelah diregistrasi dan didistribusikan.
- e. Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat data yaitu: nomor, berkas, nomor urut arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah dan keterangan.
- f. Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja dan dilaksanakan oleh pengelola arsip/arsiparis.

## 4. Prosedur Pemberkasan adalah:

- a. Pemeriksaan berkas meliputi: Pemeriksaan surat, kondisi surat, dan kelengkapannya. Untuk disimpan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- 1) Pimpinan unit kerja memberikan tanda perintah simpan/file kan/ arsipkan pada lembar disposisi surat yang telah selesai diproses dan perlu disimpan.
- 2) Pemeriksaan terhadap kelengkapan berkas dengan memeriksa lampiran-lampiran yang menjadi kelengkapan sesuai dengan yang tercantum pada surat, berkas di pilah dan dipisahkan, apabila terdapat duplikasi lampiran yang berlebih, berkas segera di hancurkan atau dimusnahkan.

## b. Penentuan (Indeks)

Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu.

- 1) Syarat Indeks adalah:
- a) Singkat, Jelas, mewakili isi arsip serta mudah diingat
- b) Mengandung makna tunggal
- c) Menggunakan kata yang sudah lazim
- d) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
- e) Kata benda
- 2) Contoh indeks dapat berupa:
- a) Nama orang, Contoh: Agung Cahyadi
- b) Nama Organisasi, Contoh: Dinas Perhubungan
- c) Nama Wilayah, Contoh: Tigaraksa, Cikupa, Balaraja
- d) Nama Benda, Contoh: Gedung Setda
- e) Subjek/masalah contoh: Pengadaan Alat Tulis Kantor Tahun 2016.

## c. Pemberian Kode Klasifikasi

Dengan cara menuliskan klasifikasi terhadap berkas yang terpilih menjadi indeks berdasarkan kelompok, pokok masalah, sub masalah, sub-sub masalah yang berupa angka.

Contoh: tentang Laporan Keuangan, berdasarkan pemberian kode klasifikasi nya 963, Kode 900 merupakan pokok-pokok masalah keuangan, 960 merupakan sub masalah, pembinaan

Kebendaharaan, 963 merupakan Sub-sub masalah Laporan Keuangan Bendaharawan.

- d. Pembuatan Tunjuk Silang

Dilaksanakan apabila ditemukan informasi yang Terkandung dalam suatu berkas lebih dari suatu subjek atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan mempunyai arti yang sama. Contoh: Kartu Tunjuk Silang

Indeks :

Kode :

Tk. Surat :

No. Surat :

Isi Ringkas :

Dari :

Kepada :

Lihat Berkas

Indeks

Kode

Tk. Surat :

No. Surat :

- e. Penyortiran adalah pengelompokan arsip sesuai kode klasifikasi, penyortiran dilakukan pada surat. Berkas dimasukan kedalam folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan berkas di tempat penyimpanannya.
- f. Pelabelan Berkas

Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada folder dengan ukuran label sesuai dengan ukuran folder.

- g. Penataan/Penyimpanan
2. Dalam penyimpanan berkas yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
- 1) Bentuk berkas/susunan berkas tertata sedemikian rupa sehingga berkas dapat menunjukan isi informasinya apa dan dimana berkas-berkas itu tersimpan.
- 2) Arsip dapat diberkaskan berdasarkan sistem angka, urutan abjad, sistem masalah, sesuai dengan tujuan, kegunaan dan bentuk arsip
- 3) Arsip yang disimpan berdasarkan masalah didasarkan pada klasifikasi arsip, Contoh: 'arsip hasil Surat Menyurat'
- h. Memasukan arsip dalam folder
- 1) Arsip yang sudah ditentukan kode klasifikasi nya kemudian dimasukan ke folder, pada folder dituliskan kode dan masalahnya, bagi arsip yang disusun berdasarkan abjad

dituliskan mulai nama, apabila disusun berdasarkan angka maka ditulis angka.

- 2) Arsip yang merupakan rangkaian berkas disatukan dengan kode yang bersangkutan.
- 3) Menentukan folder dan susunan sekat
- a) Untuk arsip yang belum ada sekat pokok masalah, sub masalah, perlu di buatkan sekat baru.
- b) Untuk arsip yang sudah memiliki sekat tidak perlu dibuatkan sekat dan langsung menempatkan folder tingkat selanjutnya dibagian sekat.
- i. Tata cara penyusunan folder dengan indeks nama, indeks masalah dalam lain lajur diatur menurut abjad.
- j. Folder yang berisi berkas dan telah diberi tanda pengenal (Indeks) ditata, dimasukan dibelakang sekat dalam filing kabinet sesuai dengan klasifikasi subjek dan rinciannya.


## D. Prosedur Pelayanan Arsip Aktif

Pelayanan arsip aktif adalah kegiatan penemuan kembali arsip aktif, (proses administrasi peminjaman dan pengembalian arsip aktif), sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam layanan arsip aktif meliputi:

## 1. Penemuan kembali berkas

Penemuan kembali berkas dilakukan atas dasar permintaan dari pihak pengguna yaitu pejabat atau unit kerja serta masyarakat. Permintaan berkas akan menyebutkan unsur-unsur keterangan berkas yang akan dipinjam, antara lain: indeks berkas, subjek, tanggal dan nomor surat, kode dan lainnya. Pada lokasi penyimpanan arsip aktif atau filling cabinet, akan terlihat judul subjek (indeks arsip) dan kode sebagaimana ditetapkan dalam pola klasifikasi arsip yang tertera pada folder sebagai tanda pengenal berkas sehingga berkas dapat ditemukan sesuai yang di inginkan.

## 2. Pengendalian berkas

Pengambilan dan pengendalian berkas dilakukan dengan menggunakan sarana antara lain:

- a. Sekat keluar (out guide): digunakan sebagai pengganti berkas yang disimpan dalam satu atau beberapa folder yang diambil untuk peminjaman berkas.
- b. Lembaran keluar (out sheet): digunakan sebagai pengganti arsip yang disimpan dalam folder yang diambil satu atau beberapa item untuk dipinjam.
- c. Formulir atau buku Peminjaman Berkas: digunakan untuk Pengendalian berkas yang dipinjam.
- d. Tickler file: digunakan untuk menempatkan formulir peminjaman berkas agar dapat diketahui berkas-berkas yang dipinjam dan tanggal pengembaliannya.

## 3. Pengontrolan berkas

Pengontrolan berkas dilakukan untuk mengetahui dan mengamankan keberadaan berkas yang dipinjam, sehingga perlu dilakukan pengecekan terhadap sarana-sarana pengendalian.

- a. Formulir peminjaman berkas yang disimpan pada tickler file dapat menunjukan berkas apa saja yang dipinjam dan kapan berkas tersebut harus dikembalikan. Jika telah melewati batas waktu peminjaman 5 (lima) hari arsip belum dikembalikan, peminjam ditegur melalui formulir teguran.
- b. Untuk berkas yang telah dikembalikan dilakukan pengecekan sesuai dengan catatan peminjaman. Pengembalian berkas sesuai dengan lokasi/tempat penyimpanan semula diikuti penarikan sarana-sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

## 4. Penyimpanan dan pemeliharaan

- a. Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha di unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (central file).
- b. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif dilaksanakan oleh tata usaha unit pengolah sebagai pusat berkas (central file).
- c. Penyimpanan arsip aktif menggunakan filliing cabinet, atau lemari arsip.
- d. Pemeliharaan arsip aktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, kerapihan dan keindahan ruangan.

## 5. Peralatan Penyimpanan Arsip Aktif

- Peralatan yang biasa dipergunakan dalam penyimpanan arsip aktif adalah:
- a. Filling cabinet adalah sarana untuk menyimpanan arsip aktif/berkas kerja. Contoh gambar filling cabinet:


## b. Tickler File

Tickler File adalah sarana untuk menyimpan lembar disposisi/formulir Peminjaman Berkas.

Sekat adalah sarana yang berfungsi sebagai pemisah dan petunjuk antara kelompok masalah satu dengan masalah yang lain, sesuai dengan pembagian dalam pola kasifikasi arsip.

- c. Sekat Contoh Gambar Sekat:


## d. Folder

Folder adalah sarana untuk menyimpan arsip dalam filing cabinet .


## BAB V

## PENATAAN ARSIP INAKTIF

## A. Tujuan Penataan Arsip Inaktif

1. Menemukan kembali arsip dengan cepat, mudah dan tepat untuk kepentingan referensi/rujukan;
2. Menyimpan arsip dengan aman dan terpelihara; dan
3. Melaksanakan penyusutan agar penataan arsip in-aktif dapat berjalan dengan lancar.

## B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Pada Penataan Arsip Inaktif

Penataan arsip inaktif dilaksanakan setelah kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan selesai dilakukan. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat menata arsip inaktif adalah:

1. Penataan arsip dinamis pada unit kearsipan Perangkat Daerah dan lembaga kearsipan dilaksanakan berdasarkan asas asal-usul dan asas aturan asli, melalui kegiatan antara lain: Pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip inaktif.
2. Daftar arsip inaktif paling kurang memuat data antara lain: pencipta arsip, nomor urut, kode klasifikasi, uraian informasi, jumlah atau volume arsip, tahun dan keterangan.
3. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan Perangkat Daerah yang dilaksanakan oleh arsiparis atau pengelola arsip.
4. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab Kepala Lembaga Kearsipan Daerah yang dilaksanakan oleh arsiparis atau pengelola arsip.

## C. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif

Sistem yang digunakan dalam penanganan dan penyimpanan arsip inaktif di Lingkungan Pemerintah Daerah adalah sistem sentralisasi, yaitu arsip yang telah mencapai masa inaktif (berdasarkan Jadwal Retensi Arsip) yang berasal dari unit pengolah dan disimpan di Unit Kearsipan II, selanjutnya dipindahkan pada Unit Kearsipan I dengan membuat daftar arsip, berita acara pemindahan arsip dan tanda terima.

## D. Prosedur Pemindahan Arsip

## 1. Pemindahan Arsip di Perangkat Daerah/BUMD/Lembaga

- a. Unit Pengolah diwajibkan secara berkala memindahkan arsip inaktif yang sudah tidak diperlukan lagi ke Unit Kearsipan II;
- b. Pemindahan Arsip dimaksud dilakukan dengan membuat DA (daftar Arsip) yang akan dipindahkan dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dan Tanda Terima;
- c. Setiap Unit Kearsipan II harus menyediakan ruangan dan peralatan untuk mengelola arsip inaktif sebagai pusat arsip II di setiap Perangkat Daerah/BUMD/Lembaga.

## 2. Pemindahan Arsip ke Unit Kearsipan I

- a. Unit Kearsipan II Menerima Arsip Inaktif dari unit Pengolah melalui Unit kearsipan II;
- b. Memeriksa daftar arsip, Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dan membuat tanda terima;

- c. Menata dan menyimpan arsip inaktif sesuai dengan aturan asli dan asal arsip di unit penciptanya ; dan
- d. Unit kearsipan I menyediakan gedung atau ruangan dan peralatan untuk mengelola arsip inaktif sebagai pusat arsip Pemerintah Daerah.

## E. Penggunaan Arsip Inaktif

1. Penggunaan Arsip Inaktif dilakukan oleh Pejabat/Pegawai untuk Kepentingan Dinas dan masyarakat.
2. Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 (lima) hari kerja.
3. Prosedur penggunaan arsip inaktif dilakukan melalui tahapan:
- a. Permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
- b. Pencarian arsip dilokasi simpan;
- c. Penggunaan tanda keluar;
- d. Pencatatan;
- e. Pengambilan atau pengiriman;
- f. Pengendalian;
- g. Pengembalian; dan
- h. Penyimpanan kembali.

## F. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Inaktif

1. Arsip inaktif ditemukan kembali melalui alat bantu berupa daftar arsip inaktif.
2. Untuk penelusuran arsip digunakan daftar arsip inaktif dan denah lokasi penyimpanan arsip di pusat arsip.
3. Peminjaman arsip inaktif dapat dilakukan dengan menggunakan lembar peminjaman rangkap 2 (dua) atau buku peminjaman arsip.
- a. Peminjaman arsip inaktif dilakukan dengan pencatatan pada formulir peminjaman. Lembar peminjaman arsip inaktif rangkap 2 (dua) yang berfungsi:
- 1) Pengganti arsip yang dipinjam dan disimpan dalam folder;
- 2) Alat pengingat bagi unit kearsipan yang disimpan menurut tanggal pengembalian;
- 3) Arsip inaktif yang sifatnya tertutup hanya digunakan bagi unit kerja dilingkungannya dan;
- 4) Peminjaman arsip harus sepengetahuan pejabat yang berwenang.
- b. Apabila arsip sudah dikembalikan, maka perlu dilakukan pengecekan antara lain:
- 1) Memeriksa arsip yang sudah dikembalikan apakah dalam keadaan utuh dan baik seperti sebelum dipinjam;
- 2) Mengembalikan arsip yang dipinjam ke tempat semula;
- 3) Mengambil formulir peminjaman arsip dari folder pengganti;
- 4) Memusnahkan formulir peminjaman lembar pertama sesuai kebutuhan.

Contoh Formulir Peminjaman:

## G. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif

1. Petunjuk Penyimpanan:
- a. Sistem Pemberkasan pada masa aktif tetap dipertahankan;
- b. Penyimpanan arsip sesuai dengan jenis fisiknya yang terdiri dari arsip tekstual dan audio visual; dan

c.

Arsip Inaktif disimpan secara terpusat di Unit Kearsipan II dan I.

2. Prosedur Penyimpanan arsip inaktif
- a. Meneliti kebenaran arsip dan kelengkapan arsip yang akan disimpan;
- b. Mengelompokan arsip sesuai dengan kode masalah;
- c. Membuat label yang berisi nomor urut dari kelompok rak, deretan rak pada kelompoknya serta nomor box;
- d. Menempelkan label yang sudah diisi pada kotak atau box arsip;
- e. Memasukan arsip dalam kotak yang memiliki label; dan
- f. Menempatkan box pada rak sesuai kelompok nama unit kerjanya.
3. Pemeliharaan arsip inaktif
- a. Pemeliharan Arsip Inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan JRA;
- b. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan dan kelestarian arsip;
- c. Ruangan Arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit.

## H. Peralatan Penyimpanan Arsip Inaktif

## 1. Folder

Folder adalah sarana untuk menyimpan arsip Contoh Gambar:


## 2. Rak Arsip

Digunakan untuk menyimpanan Box Arsip, dapat berupa Rak bergerak dan rak tidak bergerak.

Contoh Rak Arsip tidak bergerak:


3. Box ArsipDigunakan untuk menyimpan arsip inaktif dan mempunyai ukuran:
2. Ukuran Besar : Lebar 19 cm, Panjang 37 cm, Tinggi 27 cm
4. Label digunakan untuk menuliskan kode klasifikasi, nomor. Kotak (box) arsip dan Nama unit Pengolah serta Tahun.
5. Rak Arsip Chart/bagan dan sejenisnya.


Arsip chart disimpan dengan tidak terlipat dan diletakan dengan:

- a. Secara mendatar ( horizontal)
- b. Secara digantung ( vertikal)
- c. Digulung dan dimasukan dalam tabung
- d. Contoh almari chart dan peta

BAB VI PENGELOLAAN ARSIP VITAL


## A. Tujuan Pengelolaan Arsip Vital

Tujuan Pengelolaan Arsip Vital adalah untuk pedoman dalam mengelola, melindungi, mengamankan, serta menyelamatkan dokumen/arsip vital dari kemungkinan kerusakan, kehilangan dan kemusnahan yang disebabkan oleh faktor bencana.

## B. Kriteria Arsip Vital

Penentuan Arsip vital didasarkan atas kriteria sebagai berikut:

1. Merupakan persyaratkan dasar bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
2. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi;
3. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (aset) instansi; dan
4. Berkaitan dengan kebijakan strategi instansi.

## C. Jenis-Jenis Arsip Vital di Perangkat Daerah

1. Kebijakan strategis (Keputusan Pimpinan dan Peraturan Pimpinan selama masih berlaku;
2. MOU dan Perjanjian Kerja sama yang strategis baik dalam maupun l