PERATURAN WALIKOTA TOMOHON Nomor 4 Tahun 2011 tentang Tata Nas~ah omas di Ltngkunga9 Pemerintah Daerah maka Peraturan Wallkota Tomohon Nomor . Tahun 2006 tenta~g Tata Naskah Oinas dan ~ros~~ur Kerja Pemerintah Kata Tomohon dipandang perlu untuk d19pnt1, - bahwa berdasarkan pertrrnbanqan sebagaimana dim~ksud dalam c. huruf a dan huruf b, perlu (berlaku Unknown)
Pembukaan
Menimbang
WALIKOTA TOMOHON
PERATURAN WALIKOTA TOMOHON NOMOR 4 TAHUN 2011
TENT ANG
TATA NASKAH OINAS DI UNGKUNGAN PEMERINTAH KOTA TOMOHON OENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
WALIKOTA TOMOHON,
- ka tertib efisiensi dan efektifitas ad~inistrasi : a bahwa dalam rang . · Oaerah perlu d1lakukan penyelenggaraan Pemenntahan Tata . Naskah Dinas di penyesuaian dan penyeragaman . Lingkungan Pernerintah Kota Tornohon,
.
- bahwa dengan diberlakukannya Peraturan Me~teri ~al~m Negen b. Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Nas~ah omas di Ltngkunga9 Pemerintah Daerah maka Peraturan Wallkota Tomohon Nomor . Tahun 2006 tenta~g Tata Naskah Oinas dan ~ros~~ur Kerja Pemerintah Kata Tomohon dipandang perlu untuk d19pnt1,
- bahwa berdasarkan pertrrnbanqan sebagaimana dim~ksud dalam c. huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Wahk~ta tentang Pedoman Tata Naskah Oinas di Lingkungan Pemenntah Kota
Tomohon;
1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik
2. Mengingat · Indonesia Nomor 3890);
2. Undang-Undang Nomor 10 T ahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Minahasa Selatan dan Kota Tomohon di Propinsi Sulawesi Utara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 30, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4273);
3. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);
4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas . Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerrntahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia T ahun 2008 Norn or 59, T ambahan Lembaran Negara Nomor 4844);
••
- 5 Peraturan Pemenntah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1951 Nomor 111 Tambahan Lembaran Negara Repubhk Indonesia Nomor 176),
- 6 Peraturan Pemenntah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 1971 T ambahan Lembaran Negara Repubhk Indonesia Nomor 1636)
- 7 Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemenntahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provmsi dan Pemenntahan Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82. Tambahan Lembaran Negara Repubhk Indonesia Nomor 4737)
8. Peraturan Pemenntah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89. Tambahan Lembaran Negara Republlk Indonesia Nomor 4741)
- 9 Peraturan Pemenntah Nomor 77 Tahun 2007 tentang Lambang Oaerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 161 Tambahan Lembaran Negara Repubhk Indonesia Nomor 4790).
- 10 Peraturan Menten Dalam Negen Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Omas d1 Lingkungan Pemenntah Daerah:
MEMUTUSKAN:
Menetapkan PERATURAN WALIKOTA TOMOHON TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA TOMOHON '
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Wallkota 1ni. yang dimaksud dengan
1. Pemenntahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan Pemenntahan oleh Pemerintah Daerah Kota Tomohon dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tomohon menurut asas otonorm dan tugas pembantuan dengan pnnsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan pnnsrp Negara Kesatuan Republik Indonesia sebaqaimana dirnaksud dalam Undang-Undang Oasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
2. 2 Pemerintahan Daerah adalah Pemenntah Kota Tomohon sebaqa: unsur penyelenggara Pemenntahan Daerah
3. 3 Ke pa la Daer ah Kola T omohon adalah Wahkota
4. 4 Wak,I Kepala Daerah Kota Tomohon adalah Wak1I Wallkota
5. 5 Sekretans Daerah adalah Sekretans Daerah Kola Tomohon
6. 6 Perangkat Daerah Kata Tomohon adalah unsur pembantu Kepala Oaerah Kota Tomohon dalam penyelenggaraan Pemenntah Daerah Kota Tomahon yang tercm dan Sekretanat Daerah Kota Tomohon, Sekretanat DPRD Kota Tamohon. Oinas Daerah. Kecamatan Kelurahan dan Lembaga lain
7. 7 Saluan Kerja Perangkat Daerah selaruutnya dis1ngkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Tornohon ·
8. Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Tomohon selaruutnya disebut SKPD Kata Tomohon adalah Sekretanat Daerah Sekretariat DPRD. Dmas Daerah. Lembaga T ekrus Daerah. Kecamatan. Kelurahan dan Lembaga Lain.
9. 9 Unit pelaksana teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau bad an
10. 10 Tata naskah dmas adalah pengelolaan mforrnasi tertuhs yang meliputi pengaturan jerus, format penyiapan. pengamanan. pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikas, kedinasan.
11. Naskah dmas adalah informas, tertulis sebaqai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan pemenntah caeran
12. Format adalah naskah dmas yang menggambarkan tata letak dan redaksional. serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas
13. Stempel/cap dmas adalah tanda roentnas dan suatu jabatan atau SKPD
14. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan drbaqian atas kertas.
15. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan d1bagian atas sampul naskah.
16. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
17. 17 Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya
18. Mandat adalah pehmpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memben mandat.
19. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya
20. Peraturan daerah adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum, yang bersrtat pengaturan drtetapkan oleh kepala daerah setelah mendapat persetojuan bersama Dewan Perwakuan Rakyat Daerah untuk mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan '
21. 21 Peraturan Wallkota adalah naskah dmas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan dlletapkan oleh Walikota.
22. Peraturan bersama adalah naskah dmas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan dnetapkan oleh dua atau lebrh kepala daerah.
23. 23, Keputusan Walikota adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersitat penetapan konkrit mdividual, dan final
24. Keputusan kepala SKPO adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan. mcnvidual, konkrit dan final
25. lnstruksi Wal1kota adalah naskah dmas yang berisikan perintah dari Walikota kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan.
26. Surat edaran adalah naskah dinas yang bens, pembentahuan.
PENJELASAN
Pembukaan
dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mPnrlPc:.,3k
27. Surat biasa adalah naskah dinas yang berlsr pemberitahuan. pertanyaan, perrnintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
28. Su, ai keier c::1r 1yc::111 c::1&lt;..icioi, r lc~koi, &lt;.ii, ias yc:11 ,y ue11!:&gt;1 JJE:u 11yaiac::11, te, luiis uc:11 i pejabal sebaqai tanda buku untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
29. 29 Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu
30. Sur al izin adaiah naskah drnas yang be, isi persetujuan terhadap suaiu permohonan yang drkeiuarkan oleh pejabat yang berwenang.
31. 31 Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama
32. Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang bensi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
33. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.
34. Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
35. Surat undangan adalah naskah dmas dan pejabat yang berwenang bensi undangan kepada pejabal/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara xeomasan
36. 36 Surat keterangan melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas.
37. Surat pangg1lan adalah naskah drnas dan pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
38. Nota dmas adalah naskah dmas yang bersifat internal bensi kornunlkast kedrnasan antar pejabat atau dan atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan
39. 39 Nota pengajuan konsep naskah dinas adalah naskah dinas untuk rnenyarnparkan konsep naskah dmas kepada atasan
40. 40 Lembar disposis, adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan
41. 41 Telaahan staf adalah naskah drnas dart bawahan kepada atasan antara lain bensi analisis pertimbangan pendapat dan saran-saran secara sistematis
42. Pengumuman adalah naskah drnas dan pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bers,fat umum
43. 43 Laporan adalah naskah dmas dan bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. '
44. Rekornendasi adalah naskah drnas dart oejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
45. Surat pengantar adalah naskah dmas bensi jerus dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima
46. 46 Telegram adalah naskah dmas dan pejabat yang berwenang beris: hal tertentu yang drkinrn rnetalui telekornurukasi erektrornk
47. 47 Lembaran daerah adalah naskah dmas untuk mengundangkan peraturan daerah
48. Serita daerah adalah naskah drnas untuk mengundangkan peraturan kepala daerah
49. 49 Serita acara adalah naskah dmas yang bensi keterangan atas sesuatu ha! yang duanda tanqaru oleh para oihak
50. 50 Notulen adalah naskah dinas yang rnemuat catatan proses sidang ~tau rapat.
51. 51 Memo adalah naskah dmas dan pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu.
52. 52 Oaftar hadir adalah naskah dinas can pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang
53. Piagam adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi yang tetah dicapai atau keteladanan yang tetah orwuiudkan.
54. Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan disingkat STIPP adalah naskah dinas yang merupakan tanda buktt seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu
55. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikut, kegiatan tertentu
56. 56 Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas.
57. Pencabutan adalah suatu pernyaraan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut
## BAB II
## TATA NASKAH DINAS
PENJELASAN
Pasal 2
Asas tata naskah dmas terdin dan . - a Asas efisien dan efektif - b Asas pembakuan. - c. Asas akuntabilitas - d. Asas keterkartan, - e. Asas kecepatan dan ketepatan - f. Asas keamanan ## Pasal3 - (1) Asas efrsien dan efektif sebaga,mana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, dilakukan melalui penyederhanaan dalam penullsan. penggunaan ruang atau lembar naskah dinas spesifikasi informasi. serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benardan lugas - (2) Asas pembakuan sebaga,mana dirnaksud dalam Pasal 2 huruf b, dilakukan melalut tatacara dan bentuk yang telah dibakukan 3. {3) Asas akuntabilttas sebaga,mana dirnaksud dalam Pasal 2 huruf c. yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi lsr, format. prosedur. kewenangan. keabsahan dan dokumentasi - (4) Asas keterkaitan sebacarmana cimaksuo dalam Pasal 2 huruf o, yanu tata naskah dmas diselenqqarakan dalam satu kesatuan sistem. - (5) Asas kecepatan dan ketepatan sebaqarrnana dimaksud dalam Pasat 2 huruf e, yauu tata naskah drnas drselenqqarakan tepat waktu dan tepat sasaran - (6) Asas keamanan sebaga,mana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi ## Pasaf 4 Pnnsip-prinsip penyelenggaraan naskah cmas terdiri
LAMPIRAN
LAMPIRAN
Lampiran Peraturan Walikota ini.

## BAB XIV KETENTUAN PENUTUP

## Pasal 68

Dengan ditetapkannya Peraturan Walikota mi, maka Peraturan Walikota Tomohon Nomor 7 Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dmas dan Prosedur Kerja dicabut dan dinyatakan tidak berlaku

## Pasa\69

Peraturan Walikota iru mulai berlaku pada tanggal dtunoanokan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan dengan penempatannya dalam Serita Daerah Kota T omohon

Ouetapkan d1 Tomohon padatanggal 2 Maret 2011


Diundangkan di Tomohon pada tanggal "la re t .~011

Pit. SEKRETARIS DAERAH


Ors. ARNOLD POLI, SH, MAP. PEMBINA UTAMA MUDA NIP. 19630815 198803 1 019

SERITA DAERAH KOTA TOMOHON TAHUN2011 NOMOR 4

...

## BAB XIII KETENTUAN LAIN - LAIN

## Pasal 67

Bentuk dan susunan naskah dinas, penempatan a.n, u.b, u.p, Pit, Pih dan Pj, Paraf, bentuk, ukuran dan isi stempel, kop naskah dinas. sampul naskah dtnas dan papan nama sebagaimana dimaksud pada Bab Ill. Bab IV, Bab V, Bab VI, Bab VII, Bab VIII dan Bab IX tercantum dalam Lampiran Peraturan Walikota ini.

## BAB XIV KETENTUAN PENUTUP

## Pasal 68

Dengan ditetapkannya Peraturan Walikota mi, maka Peraturan Wallkota Tomohon Nomor 7 Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dmas dan Prosedur Kerja dicabut dan dinyatakan tidak berlaku

## Pasal69

Peraturan Walikota ini mulat berlaku pada tanggal diundangkan Agar setiap orang menqetahumya, rnernertntahkan pengundangan dengan penempatannya dalam Serita Daerah Kota T omohon

Ditetapkan di Tomohon

pada tanggal ,J Maret

2011

TA TOMOHON

ALI KOT A,


Diundanqkan di Tomohon

pada tanggal

3

Maret

?011

Pit. SEKRETARIS DAERAH


Ors. ARNOLD POLI, SH, MAP. PEMBINA UTAMA MUDA NIP. 19630815 198803 1 019

SERITA DAERAH KOTA TOMOHON TAHUN 2011NOMOR ±~

.··

## DAFTAR ISi

## PERATURAN WALIKOTA TOMOHON TENTANG NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA TOMOHON TAHUN 2011

2

5

7

8

9

17

20

55

| BAB I | KETENTUAN UMUM. . | |
|------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------|-------|
| BAB II | TATA NASKAH DINAS | |
| BAB Ill | NASKAH DINAS | 7 |
| BAB IV | PENGGUNAAN KEWENANGAN ATAS NAMA UNTUK BELIAU, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN DAN PENJABAT | 8 |
| BAB V | PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS.. .. | 9 |
| BAB VI | STEMPEL | 17 |
| BAB VII | KOP NASKAH DINAS | 19 |
| BAB VIII | SAMPUL NASKAH DINAS | 20 |
| BAB IX | PAPAN NAMA | 21 |
| BAB X | PERUBAHAN DAN PENCABUTAN | 22 |
| BAB XI | PELAPORAN 1 | 22 |
| BAB XII | PEMBINAAN DAN PENGAWASAN | 22 |
| BAB XIII | KETENTUAN PENUTUP | 23 |
| LAMPIRAN | LAMPIRAN | 24 |
| A. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS. | .. | 24 |
| • Peraturan Daerah . .. | . . .. .. | 24 |
| • Peraturan | • Peraturan | 27 |
| • Peraturan Bersama | • Peraturan Bersama | 30 |
| • Keputusan | • Keputusan | 33 |
| • lnstruksi | • lnstruksi | 37 |
| • Surat Edaran | • Surat Edaran | 39 |
| • Surat Biasa Walikota | • Surat Biasa Walikota | 40 |
| • Surat Keterangan | • Surat Keterangan | 41 |
| • Surat Perintah | • Surat Perintah | 42 |
| • Surat lzin | • Surat lzin | 43 |
| • Surat Perjanjian | • Surat Perjanjian | 44 |
| • Nota Kesepakatan | • Nota Kesepakatan | 45 |
| • Format Map | • Format Map | 47 |
| • Surat Perintah Tugas . . . . • Surat Perintah Perjalanan | .. . . | 48 |
| Dinas | Dinas | .49 |
| •: Surat Kuasa... .. . . • Undangan. .. . . . . . . . .. . .. .. . . . . .. . . . .. . .. | . . .. . .. | 51 52 |
| | | 53 |
| • Surat Keterangan Melaksanakan Tugas | • Surat Keterangan Melaksanakan Tugas | |
| • Surat Panggilan... .. . . .. . . . . .. . • Nota Dinas | • Surat Panggilan... .. . . .. . . . . .. . • Nota Dinas | 54 |

56

56

61

65

66

68

79

82

| • | Not a Penqejuan Konsep Dinas | Naskah 56 |
|--------------------------------------------|--------------------------------|-------------|
| • Lembar Disposisi... | .. .. | 57 |
| • Telaahan Staf | | 56 |
| • Pengumuman | | 59 |
| • Laporan... . | 60 | |
| • Rekomendasr... . | 61 | |
| • Surat Pengantar. .. | | 62 |
| • Formulir Berita | 63 | |
| • Lembaran Daerah | | 64 |
| • Berita Daerah | | 65 |
| • Serita Acara | | 66 |
| • Notulen | | 67 |
| •. Memo.. | .. | 68 |
| . . . •· Daftar Hadir Pertemuan Rapat. | 69 | |
| • Daftar Hadir .. . . . . .. . .. .. .. | . 70 | |
| • Piagam Penghargaan | | 71 |
| • Sertifikat .. .. .. .. .. . . .. | . . .. . . . .. .. .. .. . 72 | |
| • Surat Tanda Tamai Pendidikan | dan Pelatihan | 73 |
| B. PENEMPATAN a.n., u.b, u.p., Pit .. Pih, | DAN PJ. . | 77 |
| C PARAF DAN PENULISAN NAMA | | 78 |
| D BENTUK, UKURAN | DAN ISi STEMPEL | 79 |
| E BENTUK. UKURAN DAN ISi KOP | NASKAH DINAS | 81 |
| F. BENTUK, UKURAN DAN | ISi SAMPUL NASKAH DINAS , | 82 |
| G. BENTUK, PAPAN | UKURAN DAN ISi NAMA. | 85 |