PERATURAN BUPATI BUPATI Nomor 13 Tahun 1974 tentang PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN HALMAHERA SELATAN (berlaku Unknown)
Pembukaan
Menimbang
Mengingat
:
BUPATI HALMAHERA SELATAN
PERATURAN BUPATI HALMAHERA SELATAN NOMOR 13 TAHUN 201 5
TENTANG
PEDOMAN TATA KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN HALMAHERA SELATAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MA H A ESA
BUPATI HALMAHERA SELATAN,
- a. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak - hak eperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, d an standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang akurat ;
- b. bahwa untuk menunjang kelancaran penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan di Kabupaten Halmahera Selatan perlu adanya kesatuan bahasa dan keseragaman t ata kearsipan ;
- c. bahwa guna terwujudnya satu kesatuan bahasa dan keseragaman tata kearsipan tersebut, diperlukan adanya pedoman tata kearsipan untu dijadikan acuan dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Halmahera Selatan ;
- d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksu d dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Halmahera Selatan ;
5. : 1. Undang - undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok -Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara RI 1974 Nomor 55. Tambahan Lembaran Negara R.I 3641) sebagaimana telah diubah dengan Undang -Undang Nomor 43 Tahun 1999 ( Lembaga Negara RI Tahun 1999 Nomor 169 Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3890 ).
2. Undang- Undang Nomor 46 Tahun 1999 tentang Pembentukan Propinsi Maluku Utara, Kabupaten Buru dan Kabupaten Maluku Tenggara Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1999 Nomor 174, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3895) sebagaim ana telah diubah dengan Undang - Undang Nomor 6 Tahun 2000 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 73 Tambahan Lemabaran Negara Republik Indonesia Nomor 3961);
3. Undang- Undang Nomor 1 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Halmahera Utara, Kabupatern Halmahera Selatan, Kabupaten Kepulauan Sula,Kabupaten Halmahera Timur dan Kota Tidore Kepulauan di Provinsi Muluku Utara ( Lembaran Negara R.I Tahun 2003 Nomor 21, Tambahan Lembaran Negara R.I Nomor 4263 );
Republik
4. Undang- Undang Nomor 33 Tahun2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);
5. Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor , Tambahan Lembaran Nega ra Republik Indonesia Nomor );
6. Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pembentukan Peraturan Perundang - Undangan (Lembaran Negara Republik Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan LebaranNegara Republik Indonesia Nomor 5234);
Menetapkan
7. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5494);
8. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara RI Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Undang - Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang -Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah );
9. Peraturan Pemeri ntah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (Lembaran Nega ra R.I. Tahun 2005 Nomor 165, Tamabahan Lemabara Negara R.I. Nomor 4593);
11. Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2007 Tentang Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kepada Pemerintah, Laporan Pertanggung Jawaban Kepala Daerah Kepada DPRD, dan Informasi Lapo ran Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kepada Masyarakat (Lemabaran Negara R.I. Tahun 2007 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara R.I. Nomor 4693);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota (Lembaran Negara R.I. Tahun 2007 Nomor 82, Tamabahan Lemabara Negara R.I. Nomor 4737);
9. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang -Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara R.I. Tahun 20 12 Nomor , Tamabahan Lemabara Negara R.I. Nomor );
10. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
11. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 Tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri;
10. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadwal
12. Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri;
13. Keputusan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standarisasi Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif;
14. Peraturan Daerah Kabupaten Halmahera Selatan Nomor 3 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Halmahera Selatan (Lembaran Daerah Kabupaten Halmahera Selatan Tahun 2008 Nomor 3, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Halmahera Selatan Nomor 3);
MEMUTUSKAN :
- PERATURAN BUPATI HALMAHERA SELATAN TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN DILINGKUNGAN PEMERINTAH
: KABUPATEN HALMAHERA SELATAN
BAB I - KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:
1. Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Halmahera S elatan
2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Halmahera Selatan
3. Kepala Daerah adalah Bupati Halmahera Selatan
4. Kantor adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Halmahera Selatan
5. Unit Kearsipan adalah Unit yang secara fungsional mengkoordi nasikan, membina, mengawasi, dan menangani kearsipan pada unit kerja
6. Unit Pengelola adalah Unit yang melaksanakan tugas pokok dan organisasi di lingkungan kerja sebagai pencipta da n pengguna Arsip Dinamis Aktif
7. Arsip adalah :
1. Naskah- naskah y ang dibuat dan diterima oleh Lembaga - lembaga Negara dan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaaan tunggal berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah ;
maupun
2. Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan - badan Swasta d an/ atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
8. Arsip Statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perenca penyelenggaraan kehidupan kebangsa an pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari - hari administrasi
9. Arsip In - Aktif adalah Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun
10. Arsip Dinamis adalah Arsip yang dipergunakan secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
11. Arsip Aktif adalah Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dan terus mene diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan kearsipan
12. Nilai Guna Arsip adalah Nilai arsip yang di das arkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip
TATA KEARSIPAN
BAB II - TATA KEARSIPAN
Pasal 2
Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Halmahera Sel atan meliputi kegiatan -kegiatan :
1. Penciptaan Naskah Dinas dengan sarana tata naskah dan pengurusan, pen gendalian naskah dengan sarana kartu kendali ;
2. Penataan Arsip/ berkas dengan sarana klasifikasi ;
3. Klasifikasi Arsip;
4. Penyusutan dengan sarana Jadwal Retensi Arsip ;
5. Pengolahan Arsip Media Baru ;
6. Pengolahan dan layanan informasi arsip dengan menggunakan media c omputer ;
7. Pemeliharaan dan perawatan arsip
PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN
BAB III - PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN
Pasal 3
Dalam menunjang kelancaran penyelenggaraan pemerintah dan penyelamatan bahan pertanggung jawaban bagi pemerintah, semua unit kerja wajib menyelenggarakan tata kea rsipan
BAB III - PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN
Pasal 4
Tata kearsipan yang sebagaimana dimaksud pasal 3 dilaksanakan berdasarkan petunjuk teknis sebagaimana tercantum pada
PENUTUP
Pengesahan
Penetapan: Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memer intahk an pengundangan Peraturan Bupati ini den gan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Halmahera Selatan .

Penetapan: Ditetapkan di Labuha pada tanggal 25 Maret2015

Penandatangan: BUPATI HALMAHERA SELATAN, MUHAMMAD KASUBA

Penetapan: Diundangkan di Labuha pada tanggal 25 Maret2015

Penandatangan: ## SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN HALMAHERA SELATAN, HELMI SURYA BOTUTIHE, SE, M.M NIP.19650621 198603 1001 BERITA DAERAH KABUPATEN HAL MAHERA SELATAN TAHUN 2015 NOMOR 13 s LAMPIRAN I :

Penandatangan: PERATURAN BUPATI HALMAHERA SELATAN NOMOR 13 : TAHUN 2015 TANGGAL 25 : MARET 2015 TENTANG : PEDOMAN TATA KEARSIPAN ## PENCIPTAAN, PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS ## A. PENGERTIAN - a. Naskah Dinas Biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, mengandung informasi penting dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan. 1. Naskah Dinas adalah Alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat. - b. Naskah Dinas Penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, mengandung informasi penting dan konsepsi kebijaksanaan. 2. Kartu Kendali adalah Lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali sekaligus sbagai alat penyerahan arsip. - c. Naskah Dinas Rahasia adalah naskah dinas yang isian memerlukan perlindungan karna jika bocor akan menimbulkan kerusakan/ kerugian besar, mengurangi kredibilitas Daerah menyulitkan terlaksananya strategi pemerintahan umumnya. - a. Kartu Kendali Masuk adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian naskah dinas masuk. 3. Daftar Pengendali adalah Daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah dicatat dalam kartu kendali, sebagai alat kontrol. - b. Kartu Kendali Keluar adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian naskah dinas keluar. 4. Kartu Tunjuk Silang adalah Formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk tentnag adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas, dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah (file) yang lain. 6. Tata Usaha Unit Pengelola adalah Unit kerja ketatausahaan di unit pengelolah. 5. Lembar Disposisi adalah Lembar isian untuk menuliskan instruksi/ informasi. 7. Pengolah adalah Staf yang bertugas melakukan pengolahan nakah dinas.

Distribusi: 9. Pengarah Naskah Dinas adalah Pengolah yang bertugas mengarahkan naskah dinas masuk yang harus disampaikan unit pengolah dengan mencantumkan kode klasifikasi dan indeks. 8. Penerima adalah Pengolah yang bertugas menerima naskah dinas yang di sampaikan oleh pengantar pos, telekomunikasi, caraka dan perorangan. 10. Pengendali/ Pencatat adalah Pengolah yang bertugas melakukan pencatatan dan pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar. 12. Penyimpan Naskah Dinas adalah Pengolah yang bertugas melakukan penyimpanan dan pemilahan naskah dinas. 11. Pengirim Naskah Dinas adalah Pengolah yang bertugas melakukan pengiriman naskah dinas. ## B. PENCIPTAAN NASKAH DINAS - a. Pemilihan jenis kertas dan tinta. 1. Penciptaan Naskah Dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan draft/ konsep, pengetikan, penandatanganan, penomoran, sampai naskah dinas tersebut digunakan. Kegiatan yang harus diperhatikan dalam penciptaan naskah dinas : - b. Bentuk naskah dinas dilihat dari pembagian kewenangan masalah naskah dinas. - d. Penggunaan kop surat. - c. Penentuan sifat surat. - e. Tata cara pengetikan. - g. Penggunaan a.n dan u.b. - f. Penulisan nomenklatur. - h. Pembubuhan paraf.

Distribusi: - j. Pengisian tembusan. - i. Penomoran naskah dinas. - k. Penyampulan surat/ naskah dinas. 2. Tata cara penciptaan naskah dinas mengacu pada peraturan perundang-undangan yang mengatur naskah dinas. ## C. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penyimpanan, penemuan kembali, peminjam dan pemeliharaan naskah dinas. Dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas dipergunakan sarana pengendalian pengendalian sebagai berikut : 1. Sarana Pengendalian Naskah Dinas ## a. Kartu Kendali ## Contoh : KARTU KENDALI NASKAH MASUK Indeks Kode No.Urut Perihal Isi ringkas Dari : Tanggal masuk : Nomor naskah dinas : Lampiran Pengolah : Tgl diteruskan : Tanda terima Catatan : Lembaran 1 ## CARA PENGISIAN KARTU KENDALI NASKAH DINAS MASUK Kolom Indeks - Diisikan indeks masalah naskah dinas. Kolom Kode - Diisikan kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Kolom Nomor Urut - Diisikan nomor urut berdasarkan daftar pengendali Kolom Perihal : - Diisikan perihal dalam naskah dinas Kolom Isi Ringkas - Diisikan ringkas dari isi naskah dinas Kolom Dari - Diisikan dari siapa naskah dinas yang diterima Kolom Tanggal Naskah Dinas - Diisikan tanggal naskah dinas yang diterima ## b. Kartu Tunjuk Silang ## Contoh : KARTU TUNJUK SILANG Indeks Kode : Perihal : Isi Ringkas Lihat Kode : No. Urut Catatan : ## CARA PENGISIAN KARTU TUNJUK SILANG Kolom Indeks : Diisikan indeks masalah naskah dinas ke-2 Kolom kode : Diisikan kode klasifikasi masalah ke-2 Perihal Kolom Isi Ringkas : Diisikan isi ringkas masalah ke-2 Kolom Lihat kode : Diisikan kode masalah pertama Kolom Nomor urut : Diisikan nomor urut kartu kendali Kolom Catatan - Diisikan catatan yang diperlukan atau keterangan- keterangan yang perlu di catat Ukuran - 10 x 15 cm - c. Daftar Pengendali - 1) Daftar Pengendalian Surat keluar ## Contoh : DAFTAR PENGENDALI SURAT KELUAR | No. Urut | Tgl. Dan No. Surat | Kode Klasifikasi | Untuk | Uraian/Perihal | Pengolah | |------------|----------------------|--------------------|---------|------------------|------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ## CARA PENGISIAN DAFTAR PENGENDALI SURAT KELUAR 1. Kolom Nomor Urut 2. : Diisi berdasarkan nomor urut surat 3. Kolom Kode Klasifikasi 2. Kolom Tanggal dan Nomor Surat 5. : Diisi sesuai dengan tanggal dan nomor surat 4. Kolom Untuk 6. Kolom Pengolah 5. Kolom Perihal 9. : Diisi alamat yang dituju 10. : Diisi kode klasifikasi surat 11. : Diisi perihal surat 12. : Diisi yang membuat surat ## 2) Daftar Pengendali Surat Masuk ## Contoh : DAFTAR PENGENDALI SURAT MASUK | No. Urut | Tgl. Dan No. Surat | Kode Klasifikasi | Asal Surat | Uraian/Perihal | Pengolah | |------------|----------------------|--------------------|--------------|------------------|------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ## CARA PENGISIAN DAFTAR PENGENDALI SURAT MASUK 1. Kolom Nomor Urut 2. : Diisi berdasarkan nomor urut surat 3. Kolom Kode Klasifikasi 2. Kolom Tanggal dan Nomor Surat 5. : Diisi sesuai dengan tanggal dan nomor surat 4. Kolom Asal Surat 6. Kolom Pengolah 5. Kolom Perihal 9. : Diisi kode klasifikasi surat 10. : Diisi perihal surat 11. : Diisi dari pengirim surat 12. : Diisi yang mengelolah surat - d. Lembar Pengantar - 1) Lembar Pengantar Naskah Dinas Rahasia ## Contoh : LEMBAR PENGANTAR NASKAH DINAS RAHASIA Kepada : ________________ No. ## NASKAH DINAS YANG DI DAFTAR URUT ABJAD ASAL NASKAH DINAS Urut Asal Naskah Dinas Tanggal dan Nomor Naskah Dinas Diterima Tanggal : ________________ Yang Menerima .... NIP. Perihal

Distribusi: Dikirim Tanggal : ________________ Yang Mengirim .... NIP. ## CARA PENGISIAN : LEMBAR PENGANTAR NASKAH DINAS RAHASIA Kepada : - Diisikan unit pengelola yang dituju Nomor Urut :

Distribusi: Diisikan nomor urut naskah dinas yang dikirim Kolom Asal Naskah Dinas : Diisikan darimana asal naskah dinas berasal Kolom Tgl dan Nomor Naskah Dinas : Diisikan tanggal dan nomor naskah dinas Kolom Perihal : Diisikan perihal naskah dinas Kolom Diterima Tanggal : Diisikan tanggal penerimaan naskah dinas Kolom Tanggal Pengirim - Diisikan tanggal pengiriman naskah dinas Kolom Yang Menerima

Verifikasi: - Diisikan tanda tangan, nama terang dan NIP petugas penerima di unit pengolah Kolom Yang Mengirim

Verifikasi: - Diisikan tanda tangan, nama terang dan NIP petugas penerima di unit kearsipan Ukuran - Kwarto - e. Lembar Disposisi Contoh : LEMBAR DISPOSISI Lambang Daerah KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH ## L E M B A R D I S P O S I S I Surat dari : Diterima Tgl No. Agenda : No. Surat : : Tgl. Surat : Sifat : Sangat segera Segera Rahasia Hal : Diteruskan kepada Sdr. : Dengan hormat harap : Tanggapan dan Saran Proses lebih lanjut Koordinasi/Konfirmasi Dstnya .... .... .... Catatan :

Verifikasi: Nama Jabatan Paraf dan Tanda Tangan Nama Jelas ## CARA PENGISIAN LEMBAR DISPOSISI Surat Dari : Diisikan asal naskah dinas Kolom Nomor Surat : Diisikan nomor asal naskah dinas Kolom Tanggal Surat : Diisikan tanggal naskah dinas Kolom diterima tanggal : Diisikan tanggal terima naskah dinas Kolom Nomor Agenda : Diisikan nomor urut naskah dinas yang diterima Kolom Sifat : Diisikan sangat segera/segera/rahasia Kolom Hal : Diisikan perihal dalam naskah dinas Kolom Diteruskan .... : Diisikan pejabat yang di disposisi naskah dinas Kolom Catatan : Diisikan instruksi/informasi atasan Ukuran : Setengah Folio 2. Satuan kerja dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas - a. Unit Kearsipan meliputi ; 3. Satuan kerja yang terlibat dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas adalah : 1. Penerimaan Naskah Dinas 3. Pencatat/Pencatat Khusus Naskah Dinas Rahasia 2. Pengarah Naskah Dinas 4. Pengendalian Naskah Dinas 6. Ekspedisi/pengirim 5. Penyimpan Naskah Dinas - b. Tata Usaha Pimpinan 1. Tata Usaha Unit Pengolah - c. Unit Pengolah meliputi : 2. Pencatat Khusus Naskah Dinas Rahasia 4. Unit/Unsur Pengolah 3. Pimpinan Unit Pengolah 3. Mekanisme dan proses pengurusan dan pemngendalian naskah dinas biasa, penting dan rahasia 17. Pengolah yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk adalah : - a. Pengendalian naskah dinas masuk - 1) Unit Kearsipan : Dalam melaksankan tugasnya, penerima naskah dinas melakukan kegiatankegiatan sebagai berikut : - a. Penerima

Distribusi: - 1) Menerima naskah dinas yang disampaikan oleh pengantar pos, telekomunikasi, caraka dan perorangan. - 3) Membubuhkan paraf, mencantumkan nama dan tanggal pada bukti penerimaan. - 2) Meneliti kebenaran alamat naskah dinas, naskah dinas yang salah alamat segera dikembalikan. - 4) Memilah naskah dinas, yang boleh dibuka dan tidak boleh dibuka (rahasia). - 6) Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam naskah dinas, maka sampul/amplop di ikut sertakan bersama naskah dinasnya.

Distribusi: - 5) Membuka sampul/amplop naskah dinas, untuk naskah dinas yang boleh dibuka. Untuk naskah dinas rahasia disampaikan kepada pencatat khusus, dalam keadaan sampul/amplop tertutup dan telah dilengkapi dengan cap penerimaan, dengan menggunakan 2 lembar pengantar naskah dinas rahasia sebagai tanda bukti penerimaan. - 7) Membubuhkan paraf, stempel penerimaan yang berisikan tanggal penerimaan dan nomorator pada sudut kiri bawah naskah dinas. Khusus untuk naskah dinas rahasia, pembubuhan stempel penerimaan yang berisikan tanggal, paraf dan nomorator pada sebelah kiri bawah/amplop naskah dinas. ## b. Pengarah 8) Menyampaikan naskah dinas terbuka kepada pengarah. Dalam melaksanakan tugasnya, pengarah naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : - 2) Membaca/meneliti nakah dinas untuk menentukan naskah dinas yang bersifat penting dan naskah dinas yang bersifat biasa serta menentukan arahan. - 1) Menerima naskah dinas dari penerima. - 3) Mencantumkan arahan unit pengolah pada sudut kanan atas naskah. - 5) Menyampaikan naskah dinas yang sudah diberi arahan kepada pengendali. - 4) Mencantumkan kode klasifikasi pada naskah dinas biasa pada sudut kanan atas. - 6) Khusus untuk naskah dinas rahasia di arahkan oleh pimpinan unit kearsipan. Dalam melaksanakan tugasnya, pengendali naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : ## c. Pengendali - 1) Menerima naskah dinas dari pengarah. - 3) Menyampaikan naskah dinas beserta dua lembar kartu kendali, dan dua lembar pengantar untuk naskah dinas biasa. - 2) Meneliti kebenaran arahan kode klasifikasi, indeks dan mencatat kedalam empat lembar kartu kendali, untuk naskah dinas biasa dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua. ## d. Pencatat Khusus/ Rahasia - 1) Menerima naskah dinas rahasia dari penerima. Dalam melaksanakan tugasnya, pencatat khusus/ rahasia melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : - 2) Memaraf lembar pengantar naskah dinas rahasia lembar kedua dan mengembalikan kepada penerima sebagai tanda bukti penerimaan. - 4) Mencatat naskah dinas rahasia kedalam 4 lembar kartu kendali masuk untuk naskah dinas yang dibuka, dan 2 lembar pengantar bagi naskah dinas yang tidak dibuka. - 3) Membuka naskah dinas rahasia bagi naskah dinas rahasia yanmg dibuka dan yang tidak dapat dibuka sesuai petunjuk dari pimpinan. - 5) Memasukkan naskah dinas rahasia kedalam sampul/ amplop berikut 2 lembar kartu kendali dan 2 lembar pengantar. ## e. Pengirim - 6) Menyampaikan naskah dinas rahasia kedalam unit pengolah dan menerima kembali 1 lembar kartu kendali serta 1 lembar pengantar yang sudah dibubuhi paraf dan nama jelas penerima. Dalam melaksanakan tugasnya, pengirim naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : - 2) Menyampaikan naskah dinas beserta 2 lembar kartu kendali (lembar ke 3 dan ke 4) dan 2 lembar pengantar kepada unit pengolah. - 1) Menyortir naskah dinas yang telah dikendalikan oleh pengendali sesuai dengan unit pengolah yang dituju.

Verifikasi: - 3) Menerima kartu kendali lembar ke 3 yang sudah ditandatangani oleh penerima di unit pengolah. ## f. Penyimpan - 1) Menyusun kartu kendali lembar 1 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode. Dalam melaksanakan tugasnya, penyimpan naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : - 2) Menyusun kartu kendali lembar ke 2 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu. - 4) Menyusun kartu kendali lembar ke 3 dalam kotak/ laci kartu kendali sebagai pengganti arsip berdasarkan pengelompokkan kode klasifikasi. - 3) Menerima kartu kendali lembar ke 3 dari pengendali yang telah dikembalikan dari unit pengolah sebagai alat pengontrol bahwa naskah dinas telah sampai pada unit pengolah dan kebenarannya telah dicek oleh pengendali. - 5) Menerima arsip yang telah dikembalikan oleh unit pengolah. - 7) Menyusun kartu kendali lembar ke 4 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan pengelompokkan urutan nomor kode klasifikasi. - 6) Menukarkan kartu kendali lembar ke 3 dengan kartu kendali lembar ke 4 yang arsip-arsipnya telah dikembalikan oleh unit pengolah. - 8) Menerima/ menyimpan arsip-arsip yang telah dikembalikan oleh unit pengolah dalam boks arsip berdasarkan urutan kode klasifikasi. ## a) Tata Usaha ## 2. Unit Pengolah Dalam melaksanakan tugasnya, tata usaha unit pengolah melakukan kegiatankegiatan sebagai berikut : - a. Menerima naskah dinas beserta kartu kendali lembar ke 3 dan ke 4 dari pengirim. ## (1) Penerima - b. Meneliti kebenaran pengarahan dan kelengkapan naskah dinas. - d. Mempersiapkan lembar disposisi rangkap dua kemudian mengisinya. - c. Memaraf kartu kendali lembar ke 3 kepada penyimpan di unit kearsipan sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas yang sudah diterima. - e. Menerima naskah dinas beserta lembar disposisi rangkap dua yang telah di disposisi dari pimpinan unit pengolah. - g. Mencatat lokasi arsip/ surat pada jalur 'catatan' dalam kartu kendali. - f. Mengembalikan lembar disposisi kedua dan menerima lembar disposisi kesatu dari pelaksana yang bersamaan dengan pengembalian naskah dinas. ## (2) Penyimpan - b. Menyimpan lembar disposisi lembar kedua yang telah diparaf oleh pelaksana sebagai pengendali tanggal penyelesaian kerja dan sebagai pengganti naskah dinas selama naskah dinas tersebut masih di proses oleh pelaksana. Lembar disposisi disusun dalam kotak disposisi (tecler file) berdasarkan pengelompokkanm tanggal penyelesaian kerja secara kronoligis. - a. Menyimpan kartu kendali lembar ke 4 pada kotak/ laci kartu kendali sebagai alat pencatat dan pengendali naskah dinas. Kartu kendali tersebut disusun berdasarkan urutan kode klasifikasi berdasarkan abjad indeks. - c. Menyimpan naskah dinas yang telah selesai diolah pelaksana berdasarkan pengelompokkan kode klasifikasi. - a. Menyampaikan naskah dinas yang telah dilengkapi dengan rangkap dua lembar disposisi kepada pimpinan unit pengolah. ## (3) Pengirim - b. Menyampaikan naskah dinas dan 2 lembar disposisi yang telah di disposisi pimpinan unit pengolah kepada pelaksana. - (4) Dalam hal naskah dinas penting masuk diterima langsung oleh unit pengolah, pengendaliannya dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah sebagai berikut : - c. Menyampaikan naskah dinas yang sudah harus disimpan di unit kearsipan dan menukarkan kartu kendali lembar ke 4 dengan kartu kendali lembar ke 3 yang ada dipenyimpanan unit kearsipan. - a. Naskah dinas penting masuk tersebut dicatat oleh tata usaha unit pengolah dalam kartu kendali surat masuk rangkap empat. - c. Kartu kendali lembar ke 4 disimpan/ disusun berdasarkan kode klasifikasi di tata usaha pengolah.

Distribusi: - b. Kartu kendali lembar 1,2,3 setelah diparaf disampaikan kepada unit kearsipan untuk disimpan/ disusun sebagaimana mestinya. ## b) Pimpinan - 1) Menerima naskah dinas berikut dua rangkap lembar disiposisi dari tata usaha unit pengolah. Dalam kegiatan melaksanakan tugasnya, pimpinan unit pengolah melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

Distribusi: - 2) Meneliti naskah dinas yang disampaikan tata usaha unit pengolah apakah permasalahannya dalam naskah dinas tersebut sudah benar arahan catatan instruksi/ informasi untuknya. - 4) Menyampaikan naskah dinas berikut rangkap dua disposisi yang sudah didisposisi/ diarahkan kepada tata usaha unit pengolah untuk diteruskan kepada pelaksana sesuai isi disposisi. - 3) Membubuhkan disposisi pada kolom instruksi/ informasi. ## c) Pelaksana - 1) Menerima naskah dinas beserta 2 lembar disposisi dari tata usaha unit pengolah untuk dip roses lebih lanjut. Dalam melaksanakan tugasnya, pelaksana unit pengolah melakukan kegiatankegiatan sebagai berikut :

Distribusi: - 2) Meneliti naskah dinas yang disampaikan tata usaha unit pengolah apakah permasalahannya dalam naskah dinas tersebut sudah benar diarahkan/ di disposisi untuknya. - 4) Mengembalikan lembar disposisi, lembar kedua kepada tata usaha unit pengolah. - 3) Memaraf dua lembar disposisi sebagai tanda terima. - 5) Menyerahkan naskah dinas beserta lembar disposisi lembar kesatu kepada tata usaha unit pengolah apabila telah selesai diproses dan mengambil lembar disposisi lembar kedua dari tata usaha unit pengolah. - 6) Menyimpan dan menata lembar disposisi lembar kedua dari tata usaha unit pengolah disusun berdasarkan tanggal penyelesaian. ## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS MASUK | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH | |------------------|------------------|--------------------|-----------------|-----------------|-----------------| | PENERIMA | PENGARAH | PENGENDALI | PENYIMPAN | TATA USAHA | PELAKSANA | | | | IV E III II I II I | III | I II I 2 1 2 | 2 1 | I,II,III, &amp; IV : Kartu Kendali Kartu Disposisi 1,2 : ## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN ## NASKAH DINAS RAHASIA MASUK | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH | |------------------|------------------|-----------------|-----------------|-----------------| | PENERIMA | PENCATAT KHUSUS | PIMPINAN | PENCATAT KHUSUS | PELAKSANA | | R | 2 1 III III II I | 2 1 | R 2 1 IV IV R | 2 1 | ## B. Pengendalian Naskah Dinas Keluar 1. Tata Usaha Unit Pengolah, dalam melaksanakan kegiatan sebagai berikut : Pengolahan yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas keluar adalah : - a) Meneliti kembali kelengkapan naskah dinas yang sudah di tandatangani (rangkap 3) - c) Menerima kartu kendali lembar ke 3 beserta alas naskah dinas (naskah dinas yang tidak ada paraf pembuat konsep) dari pengendali - b) Menyampaikan naskah dinas yang sudah di tandatangani kepada pengendali pada Unit Kearsipan - d) Menyusun kartu kendali lembar ke 3 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan kode klasifikasi. Dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan abjad pada indeks - e) Menyimpan/ menyusun alas naskah dinas (naskah dinas yang tidak diparaf pembuat konsep) dari pengendali kedalam filling kabinet disusun berdasarkan urutan kode klasifikasi ## 2. Unit Kearsipan - 1) Menerima naskah dinas penting yang sudah di tandatangani dari Tata Usaha Unit Pengolah (rangkap 3) - a) Pengendalian dalam melaksanakan kegiatan sebagai berikut : - 2) Meneliti kelengkapan dan ketetapan model naskah dinas meliputi penggunaan kop, model dan cara pengetikan naskah dinas - 4) Memberikan nomor urut pada naskah dinas dan kartu kendali berdasarkan nomor urut pada kendali surat keluar - 3) Mencatat naskah dinas yang sudah di tandatangani untuk dicatat dalam kartu kendali (rangkap 3) - 5) Pemberian nomor pada naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut : - Kode klasifikasi/ kep. no. urut - kode komponen/ tahun untuk keputusan yang materinya bersifat teknis - Kode klasifikasi/ nomor urut/ kode komponen untuk naskah dinas biasa - Nomor urut dan tahun untuk keputusan - 6) Menyimpan/ menyusun kartu kendali lembar ke 1 dalam kotak kartu kendali, disusun berdasarkan no. urut kartu kendali - Kode klasifikasi/ nomor urut komponen/ tahun untuk bentuk naskah dinas lainnya

Distribusi: - 7) Menyampaikan naskah-naskah dinas kepada pengirim untuk dikirimkan kepada alamat - 9) Menyampaikan kartu kendali lembar ke 2 beserta alas naskah dinas (yang ada paraf pembuat konsep) untuk disimpan berdasarkan kelompok kode klasifikasi kepada penyimpan - 8) Menyampaikan/ mengembalikan kartu kendali lembar ke 3 beserta alas naskah dinas (ketikan kedua) kepada Tata Usaha Unit Pengolah untuk disimpan berdasarkan kelompok kode klasifikasi ## b) Penyimpan - 1) Menerima kartu kendali lembar ke 2 beserta alas naskah dinas yang ada paraf pembuat konsep dan pengendali disusun dalam kotak/ laci kartu kendali disusun berdasarkan kode klasifikasi Dalam melaksanakan tugasnya, penyimpan melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : - 2) Menerima naskah dinas yang telah di tandatangani, diberi nomor urut, tanggalm dan cap dari pengendali untuk kemudian disusun berdasarkan urutan kode klasifikasi dalam filling kabinet ## c) Pengirim

Distribusi: - 1) Mencatat kode klasifikasi naskah dinas yang akan dikirim dalam daftar pengendali surat keluar Dalam melaksanakan tugasnya, pengirim naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

Distribusi: - 2) Memberi sampul/ amplop naskah dinas yang akan dikirim - 4) Membubuhkan cap dinas pada sampul/ amplop bagi sampul/ amplop yang tidak memakai kop dinas - 3) Menulis nomor urut naskah dinas dan alamat instansi yang dituju pada sampul/ amplop - 5) Mengirimkan naskah dinas sesuai dengan alat yang dituju dan menerima tanda bukti penerimaan naskah dinas dalam buku ekspedisi ## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN ## NASKAH DINAS KELUAR dan Kartu Kendali | UNIT PENGOLAH | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | INSTANSI LAIN | |-----------------|------------------|------------------|------------------|-----------------| | TATA USAHA | PENGENDALI | PENYIMPAN | PENGIRIM | INSTANSI LAIN | | 3 2 1 III 3 | 3 2 1 III I I | II 2 | I | I | ## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN I,II, III ## NASKAH DINAS RAHASIA KELUAR I,II dan III Kartu Kendali 1,2 Lembar Pengantar - d) Proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas tercatat masuk - 1) Pelaksana dan pengurusan dan pengendalian naskah dinas tercatat sama dengan pengurusan dan pengendalian naskah dinas lainnya, hanya dalam kolom catatan ditulis kata-kata 'Tercatat Nomor Resi... '. - 2) Pencatat naskah dinas tercatat penanganannya dapat dilaksanakan sekaligus oleh pencatat khusus naskah dinas rahasia. ## PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS DI INSTANSI YANG VOLUMENYA RELATIF KECIL

Distribusi: Pengurusan naskah dinas di Instansi yang volumenya relatif kecil digunakan atas asas sentralisasi baik dalam pengurusan, penyimpanan dan pengolahan naskah dinas yang berada disuatu tempat. Sedangkan penanganan arsipnya sama dengan penanganan arsip pada umumnya, namun jumlah kartu kendalinya dikurangi menjadi 2 rangkap. Dengan demikian di Unit Pengolah tidak menyimpan kartu kendali. | Pejabat | Paraf | |-----------------------------------|---------|

Penandatangan: | Sekretaris Daerah | | | Asisten Bidang Pemerintahan | |

Penandatangan: | Kepala Kantor Arsip & perpustkaan | | | Kabag Hukum | |

Penandatangan: BUPATI HALMAHERA SELATAN MUHAMMAD KASUBA LAMPIRAN II :

Penandatangan: PERATURAN BUPATI HALMAHERA SELATAN NOMOR 13 : TAHUN 2015 TANGGAL 25 : MARET 2015 TENTANG : PEDOMAN TATA KEARSIPAN ## PENATAAN ARSIP/ BERKAS ## A. PENGERTIAN 2. Penataan Kartu Kendali adalah Cara mengatur dan menata kartu kendali dalam susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan bentuk dan sifatnya ; 1. Penataan adalah Kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan bentuk dan sifat ; 3. Sistem Pemberkasan adalah Susunan yang teratur dalam bentuk berkas yang di tata sedemikian rupa sehingga masalah yang disimpan dapat terlihat secara jelas dan memudahkan dalam penemuan kembali, meliputi : - b. Rubric adalah Arsip/ berkas yang disusun berdasarkan kesamaan masalah ; - a. Seri adalah Arsip/ berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis ; - c. Dossier adalah Arsip/ berkas yang disusun berdasarkan kesamaan urusan atau kegiatan ; 5. Penataan Arsip/ berkas DInamis In Aktif adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan organisasi yang jarang dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas ; 4. Penataan Arsip/ berkas Dinamis Aktif adalah cara untuk mengatur dan semata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran kegiatan organiasi yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas ; 6. Sarana adalah macam-macam benda yang dipergunakan untuk mengerjakan sesuatu yang menunjang dalam kegiatan pelaksanaan tugas ; 8. Arsip Subtantif adalah arsip hasil kegiatan yang bersifat pokok (tugas utama organisasi) dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi ; 7. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang tercipta akibat pelaksanaan kegiatan yang bersifat penunjang atau fasilitatif untuk membantu tugas pokok dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi ; 9. Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang berisi rincian informasi dalam berkas yang tersusun secara kronologis atau numeric, untuk kepentingan pemindahan arsip atau pemusnahan arsip. ## B. PENATAAN KARTU KENDALI ## 1. Penataan Kartu Kendali Masuk Setiap penyunsunan kartu kendali terlebih dahulu dimasukkan kedalam folder kecil, setiap folder terdiri dari satu masalah dan tab folder selalu berada diujung kanan, sehingga apabila disusun dengan sekatnya akan membentuk satu deretan tab yang tidak saling menutupi satu sama lain. ## a. Kartu Kendali Warna Putih ( Lembar I ) 2. Penyimpanan folder kecil yang telah diisi kartu kendali diletakkan di belakang sekat dan disimpan secara tegak lurus/ vertical menghadap kedepan ; 1. Kartu kendali warna putih disusun berdasarkan kode klasifikasi ; 3. Satu folder hanya untuk satu masalah maksimal 20 lembar. ## b. Kartu Kendali Warna Hijau ( Lembar II ) 2. Susunan sekatnya sebagai berikut : 1. Kartu kendali warna hijau dimasukkan kedalam folder kecil, selanjutnya disusun secara sistematis berdasarkan instansi pengirim naskah dinas ; - a. Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama induk instansi misalnya : Lembaga Negara, Depertemen, LPMD, Propinsi, Kabupaten/ Kota, Instansi Swasta, Perorangan dan seterusnya ;

Penandatangan: 2. induk instansi atau rincian dari kelompok tersebut, misalnya : Menteri Dalam Negeri, Menteri Pertanian dan sebagainya pada peringkat kedua untuk kelompok instansi/ unit kerja lingkungan kerja pemerintah propinsi Maluku utara, pada peringkat kedua untuk kelompok instansi kabupaten/ kota, Dinas diletakkan dibelakang/ pada peringkat kedua untuk kelompok Dinas ; - b. Sekat kedua dengan tab warna kuning yang diisi dengan nama unit/ instansi dari - c. Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi dengan kode masalah sesuai pola klasifikasi, namun cukup diisi dengan kode peringkat pertanyaan, seperti 000.100.900 dan seterusnya. 4. Satu folder digunakan untuk 1 tahun atau lebih apabila masih dimungkinkan, karna penulisan dalam folder harus jelas sesuai butir c diatas. 3. Tab pada folder kecil ditulis dengan urutan waktu ( Bulan atau Tahun ) ; ## c. Kartu Kendali Warna Kuning ( Lemabaran III ) 2. Susunan sekatnya berbeda dengan susunan kartu kendali putih, yakni disusun dengan memperhatikan hierarki jabatan sebagai berikut : 1. Kartu kendali warna kuning disusun berdasarkan urutan unit pengelola, karna kartu kendali kuning berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan naskah dinas masuk oleh unit pengelola ; - a. Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama induk unit pengelola, misalnya : Wagub, Assisten ditempatkan disebelah kiri pada laci filling kartu ; - c. Sekat ketiga dengan warna hijau diisi/ diutlis denga kode masalah sesuai pola klasifikasi namun hanya kode peringkat pertama seperti 000,100, sampai dengan 900 ; - b. Sekat kedua dengan tab warna kuning diisi dengan nama unit kerja myang dibawa unit pengelola tersebut seperti biro-biro dilekatkan dibelakang sekat pertama ; 3. Tab pada folder diisi dengan urutan waktu, bulan atau tahun sesuai kebutuhan . ## d. Kartu Kendali Warna Merah ( Lembar IV ) Kartu kendali warna merah disimpan di unit pengelola dan cara penyusunannya dilakukan seperti menyusun seperti kartu kendali warna putih disusun berdasarkan kode klasifikasi. ## 2. Penataan Kartu Kendali Keluar Cara menata kartu kendali naskah dinas keluar sama dengan cara menata kartu kendali naskah dinas masuk yang terdiri dari warna putih ( lembar I ), kuning ( lembar II ), merah ( lembar III ). ## C. PENATAAN ARSIP/ BERKAS ## 1. Cara menyusun dan menata arsip/ berkas - b. Adanya klasifikasi arsip - a. Berbentuk self indexing - c. Adanya kode arsip - d. Adanya Indek/ title pada folder ## 2. Asas-asas penataan berkas - a. Penataan berkas menurut kode dan pola klasifikasi masalah Dalam penataan/ berkas pada umumnya mempunyai 6 (enam) asas penyimpanan sebagi berikut : - b. Penataan berkas berdasarkan abjad - c. Penataan berkas bedasarkan instansi, badan, tempat/ geografis - d. Penataan berkas berdasarkan nomor urut - f. Penataan berkas berdasarkan gabungan dari asas-asas tersebut diatas sesuai dengan kebutuhan. - e. Penataan berdasarkan urutan waktu/ kronologis seperti tanggal atau tahun ## 3. Saran/ peralatan dan masing-masing kegunaannya. 1. Tempat penyimpanan sekat ukuran besar yang disusun sebagai kerangka penyimpanan arsip ## a. Filling Cabinet 2. Tempat penyimpanan arsip setelah dimasukkan kedalam map/ folder ukuran besar 3. Penyimpanan dalam tempat berbentuk vertical/ tegak lurus (tidak ditumpuk) dan berdasarkan kode klasifikasi yang disusun secara berurutan dimulai dari depan dengan kode klasifikasi yang disusun secara berurutan dari depan dengan kode klasifikasi 000 sampai dengan kode klasifikasi 900. ## b. Filling kartu 2. Tempat penyimpanan kartu kendali warna putih, kuning, hijau dan merah yang telah tersusun dalam folder sesuai dengan pola klasifikasi. 1. Tempat penyimpanan sekat ukuran kecil ## c. Rak arsip Tempat penyimpanan arsip/ berkas yang telah dipilih dan disusun serta dibuat daftar inventaris atau daftar pertelaannya dimasukkan kedalam boks diberi label sesuai dengan masalahnya baik arsip dinamis aktif maupn arsip dinamis in aktif ## d. Roll O Pack ( Rak arsip bergerak/ beroda ) Tempat penyimpanan arsip/ berkas yang penting/ rahasia dalam jangka waktu penyimpanannya reltif lama atau penyimpanannya harus benar-benar terlindung karna informasinya mengandung kerahasiaan, diberi label dan nomor boks. ## e. Lemari Arsip - -Alat-alat tulis Untuk penyimpanan sarana seperti : - -Persediaan saran kearsipan - -Sekat - -Map folder - -Kartu Kendali - -Lembar disposisi ## f. Tickler file Untuk penyimpanan kartu disposisi warna merah ( lembar II ) yang disusun berdasarkan urutan waktu ## g. Lemari gambar Lemari khusus untuk gambar/ peta dan sejenisnya. ## h. Sekat - a. Sebagai pemisah antara arsip/ naskah dinas yang satu dengan yang satu dengan yang lainnya berdasarka kode klasifikasi dan digunakan hanya untuk penataan arsip dinamis aktif. ## 1. Sekat ukuran besar ( 24 x 36 cm ) - b. Sebagai alat untuk memudahkan penemuan kembali arsip/ berkas
LAMPIRAN
LAMPIRAN
lampiran I sampai dengan VII dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peraturan ini.

## Pasal 5

Masing- masing uni t kerja menyediakan saran dan prasarana kearsipan sesuai kebutuhan deng memperhatikan standarisasi dan persyaratan teknis sesuai dengan peraturan perundang - undangan yang berlaku.

## Pasal 6

- (1) Penyusutan arsip dilaksanakan dengan cara pemindahan arsip yaitu :
- a. Pemindahan arsip dari unit pengelola ke Kantor Arsip sekurang - kurangya 1 kali dalam satu tahun.
- b. Pemindahan arsip dari unit kerja ke Kantor Arsip dilaksanakan sekurang - kurangya 1 kali dalam dua tahun.
- (2) Apabila dipandang perlu pad a masing - masing unit kearsipan pada unit kerja dapat diadakan pusat penyimpanan arsip dinamis aktif (Central File) yang befungsi memberik layanan informasi kepada pimpinan di unit kerja yang bersangkutan.

## BAB IV PE MBINAAN

## Pasal 7

dalam rangka pening katan mutu penyelenggaraan kearsipan dan penyelamatan bahan pertanggung jawaban penyelenggaraan Pemerintah Daerah dilaksanakan pem binaan kearsipan secara terpadu dibawah koordinasi Kantor Arsip

## Pasal 8

Unit kearsipan pada masing - masing unit kerja berkewa jiban untuk melakukan pembinaan mengenai pengurusan surat, penataan, pemeliharaan, dan perawatan, penginterventarisasian dan pemin arsip - arsip in aktif ke Kantor Arsip

## Pasal 9

Selain pembinaan tentang penyelenggaraan pelaksanaan tata kearsipan, dila kukan pula pembinaan terhadap tenaga kearsipan meliputi pemberian tunjangan pendidikan dan latihan, serta pem kepegawaian pada umumnya sesuia peraturan perundang - undangan myang berlaku

## BAB V

## KETENTUAN PENUTUP

## Pasal 10

Hal- hal lain yang belum dia tur dalam peratura n ini sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya akan diatur kemudian sesuai dengan peraturan perundang - undangan berlaku .

## Pasal 11

Peraturan Bupati ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan.

Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memer intahk an pengundangan Peraturan Bupati ini den gan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Halmahera Selatan .

Ditetapkan di Labuha pada tanggal 25 Maret2015

BUPATI HALMAHERA SELATAN,

MUHAMMAD KASUBA

Diundangkan di Labuha pada tanggal 25 Maret2015

## SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN HALMAHERA SELATAN,

HELMI SURYA BOTUTIHE, SE, M.M NIP.19650621 198603 1001

BERITA DAERAH KABUPATEN HAL MAHERA SELATAN TAHUN 2015 NOMOR 13

s

LAMPIRAN I

:

PERATURAN BUPATI HALMAHERA SELATAN

NOMOR 13

:

TAHUN 2015

TANGGAL 25 :

MARET 2015

TENTANG

:

PEDOMAN TATA KEARSIPAN

## PENCIPTAAN, PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS

## A. PENGERTIAN

- a. Naskah Dinas Biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, mengandung informasi penting dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan.
1. Naskah Dinas adalah Alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat.
- b. Naskah Dinas Penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, mengandung informasi penting dan konsepsi kebijaksanaan.
2. Kartu Kendali adalah Lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali sekaligus sbagai alat penyerahan arsip.
- c. Naskah Dinas Rahasia adalah naskah dinas yang isian memerlukan perlindungan karna jika bocor akan menimbulkan kerusakan/ kerugian besar, mengurangi kredibilitas Daerah menyulitkan terlaksananya strategi pemerintahan umumnya.
- a. Kartu Kendali Masuk adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian naskah dinas masuk.
3. Daftar Pengendali adalah Daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah dicatat dalam kartu kendali, sebagai alat kontrol.
- b. Kartu Kendali Keluar adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian naskah dinas keluar.
4. Kartu Tunjuk Silang adalah Formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk tentnag adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas, dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah (file) yang lain.
6. Tata Usaha Unit Pengelola adalah Unit kerja ketatausahaan di unit pengelolah.
5. Lembar Disposisi adalah Lembar isian untuk menuliskan instruksi/ informasi.
7. Pengolah adalah Staf yang bertugas melakukan pengolahan nakah dinas.
9. Pengarah Naskah Dinas adalah Pengolah yang bertugas mengarahkan naskah dinas masuk yang harus disampaikan unit pengolah dengan mencantumkan kode klasifikasi dan indeks.
8. Penerima adalah Pengolah yang bertugas menerima naskah dinas yang di sampaikan oleh pengantar pos, telekomunikasi, caraka dan perorangan.
10. Pengendali/ Pencatat adalah Pengolah yang bertugas melakukan pencatatan dan pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar.
12. Penyimpan Naskah Dinas adalah Pengolah yang bertugas melakukan penyimpanan dan pemilahan naskah dinas.
11. Pengirim Naskah Dinas adalah Pengolah yang bertugas melakukan pengiriman naskah dinas.

## B. PENCIPTAAN NASKAH DINAS

- a. Pemilihan jenis kertas dan tinta.
1. Penciptaan Naskah Dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan draft/ konsep, pengetikan, penandatanganan, penomoran, sampai naskah dinas tersebut digunakan. Kegiatan yang harus diperhatikan dalam penciptaan naskah dinas :
- b. Bentuk naskah dinas dilihat dari pembagian kewenangan masalah naskah dinas.
- d. Penggunaan kop surat.
- c. Penentuan sifat surat.

- e. Tata cara pengetikan.
- g. Penggunaan a.n dan u.b.
- f. Penulisan nomenklatur.
- h. Pembubuhan paraf.
- j. Pengisian tembusan.
- i. Penomoran naskah dinas.
- k. Penyampulan surat/ naskah dinas.
2. Tata cara penciptaan naskah dinas mengacu pada peraturan perundang-undangan yang mengatur naskah dinas.

## C. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS

Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penyimpanan, penemuan kembali, peminjam dan pemeliharaan naskah dinas. Dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas dipergunakan sarana pengendalian pengendalian sebagai berikut :

1. Sarana Pengendalian Naskah Dinas

## a. Kartu Kendali

## Contoh : KARTU KENDALI NASKAH MASUK

Indeks

Kode

No.Urut

Perihal

Isi ringkas

Dari :

Tanggal masuk :

Nomor naskah dinas :

Lampiran

Pengolah :

Tgl diteruskan :

Tanda terima

Catatan :

Lembaran 1

## CARA PENGISIAN KARTU KENDALI NASKAH DINAS MASUK

Kolom Indeks

- Diisikan indeks masalah naskah dinas.

Kolom Kode

- Diisikan kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

Kolom Nomor Urut

- Diisikan nomor urut berdasarkan daftar pengendali

Kolom Perihal

:

- Diisikan perihal dalam naskah dinas

Kolom Isi Ringkas

- Diisikan ringkas dari isi naskah dinas

Kolom Dari

- Diisikan dari siapa naskah dinas yang diterima

Kolom Tanggal Naskah Dinas

- Diisikan tanggal naskah dinas yang diterima

## b. Kartu Tunjuk Silang

## Contoh : KARTU TUNJUK SILANG

Indeks

Kode :

Perihal :

Isi Ringkas

Lihat

Kode :

No. Urut

Catatan :

## CARA PENGISIAN KARTU TUNJUK SILANG

Kolom Indeks

:

Diisikan indeks masalah naskah dinas ke-2

Kolom kode

:

Diisikan kode klasifikasi masalah ke-2

Perihal

Kolom Isi Ringkas

:

Diisikan isi ringkas masalah ke-2

Kolom Lihat kode

:

Diisikan kode masalah pertama

Kolom Nomor urut

:

Diisikan nomor urut kartu kendali

Kolom Catatan

- Diisikan catatan yang diperlukan atau keterangan- keterangan yang perlu di catat

Ukuran

- 10 x 15 cm
- c. Daftar Pengendali
- 1) Daftar Pengendalian Surat keluar

## Contoh : DAFTAR PENGENDALI SURAT KELUAR

| No. Urut | Tgl. Dan No. Surat | Kode Klasifikasi | Untuk | Uraian/Perihal | Pengolah |
|------------|----------------------|--------------------|---------|------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

## CARA PENGISIAN DAFTAR PENGENDALI SURAT KELUAR

1. Kolom Nomor Urut
2. : Diisi berdasarkan nomor urut surat
3. Kolom Kode Klasifikasi
2. Kolom Tanggal dan Nomor Surat
5. : Diisi sesuai dengan tanggal dan nomor surat
4. Kolom Untuk
6. Kolom Pengolah
5. Kolom Perihal
9. : Diisi alamat yang dituju
10. : Diisi kode klasifikasi surat
11. : Diisi perihal surat
12. : Diisi yang membuat surat

## 2) Daftar Pengendali Surat Masuk

## Contoh : DAFTAR PENGENDALI SURAT MASUK

| No. Urut | Tgl. Dan No. Surat | Kode Klasifikasi | Asal Surat | Uraian/Perihal | Pengolah |
|------------|----------------------|--------------------|--------------|------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

## CARA PENGISIAN DAFTAR PENGENDALI SURAT MASUK

1. Kolom Nomor Urut
2. : Diisi berdasarkan nomor urut surat
3. Kolom Kode Klasifikasi
2. Kolom Tanggal dan Nomor Surat
5. : Diisi sesuai dengan tanggal dan nomor surat
4. Kolom Asal Surat
6. Kolom Pengolah
5. Kolom Perihal
9. : Diisi kode klasifikasi surat
10. : Diisi perihal surat
11. : Diisi dari pengirim surat
12. : Diisi yang mengelolah surat
- d. Lembar Pengantar
- 1) Lembar Pengantar Naskah Dinas Rahasia

## Contoh : LEMBAR PENGANTAR NASKAH DINAS RAHASIA

Kepada : ________________

No.

## NASKAH DINAS YANG DI DAFTAR URUT ABJAD ASAL NASKAH DINAS

Urut

Asal Naskah Dinas

Tanggal dan Nomor

Naskah Dinas

Diterima Tanggal : ________________

Yang Menerima

....

NIP.

Perihal

Dikirim Tanggal : ________________

Yang Mengirim

....

NIP.

## CARA PENGISIAN : LEMBAR PENGANTAR NASKAH DINAS RAHASIA

Kepada

:

- Diisikan unit pengelola yang dituju

Nomor Urut

:

Diisikan nomor urut naskah dinas yang dikirim

Kolom Asal Naskah Dinas

:

Diisikan darimana asal naskah dinas berasal

Kolom Tgl dan Nomor Naskah Dinas

:

Diisikan tanggal dan nomor naskah dinas

Kolom Perihal

:

Diisikan perihal naskah dinas

Kolom Diterima Tanggal

:

Diisikan tanggal penerimaan naskah dinas

Kolom Tanggal Pengirim

- Diisikan tanggal pengiriman naskah dinas

Kolom Yang Menerima

- Diisikan tanda tangan, nama terang dan NIP petugas penerima di unit pengolah

Kolom Yang Mengirim

- Diisikan tanda tangan, nama terang dan NIP petugas penerima di unit kearsipan

Ukuran

- Kwarto

- e. Lembar Disposisi

Contoh :

LEMBAR DISPOSISI

Lambang Daerah

KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH

## L E M B A R D I S P O S I S I

Surat dari :

Diterima Tgl No. Agenda

:

No. Surat

:

:

Tgl. Surat :

Sifat

:

Sangat segera

Segera

Rahasia

Hal :

Diteruskan kepada Sdr. :

Dengan hormat harap :

Tanggapan dan Saran

Proses lebih lanjut

Koordinasi/Konfirmasi

Dstnya ....

....

....

Catatan :

Nama Jabatan Paraf dan Tanda Tangan

Nama Jelas

## CARA PENGISIAN LEMBAR DISPOSISI

Surat Dari

:

Diisikan asal naskah dinas

Kolom Nomor Surat

:

Diisikan nomor asal naskah dinas

Kolom Tanggal Surat

: Diisikan tanggal naskah dinas

Kolom diterima tanggal

: Diisikan tanggal terima naskah dinas

Kolom Nomor Agenda

: Diisikan nomor urut naskah dinas yang diterima

Kolom Sifat

: Diisikan sangat segera/segera/rahasia

Kolom Hal

:

Diisikan perihal dalam naskah dinas

Kolom Diteruskan ....

:

Diisikan pejabat yang di disposisi naskah dinas

Kolom Catatan

:

Diisikan instruksi/informasi atasan

Ukuran

:

Setengah Folio

2. Satuan kerja dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas
- a. Unit Kearsipan meliputi ;
3. Satuan kerja yang terlibat dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas adalah :
1. Penerimaan Naskah Dinas
3. Pencatat/Pencatat Khusus Naskah Dinas Rahasia
2. Pengarah Naskah Dinas
4. Pengendalian Naskah Dinas
6. Ekspedisi/pengirim
5. Penyimpan Naskah Dinas
- b. Tata Usaha Pimpinan
1. Tata Usaha Unit Pengolah
- c. Unit Pengolah meliputi :
2. Pencatat Khusus Naskah Dinas Rahasia
4. Unit/Unsur Pengolah
3. Pimpinan Unit Pengolah
3. Mekanisme dan proses pengurusan dan pemngendalian naskah dinas biasa, penting dan rahasia
17. Pengolah yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk adalah :
- a. Pengendalian naskah dinas masuk
- 1) Unit Kearsipan :

Dalam melaksankan tugasnya, penerima naskah dinas melakukan kegiatankegiatan sebagai berikut :

- a. Penerima
- 1) Menerima naskah dinas yang disampaikan oleh pengantar pos, telekomunikasi, caraka dan perorangan.
- 3) Membubuhkan paraf, mencantumkan nama dan tanggal pada bukti penerimaan.
- 2) Meneliti kebenaran alamat naskah dinas, naskah dinas yang salah alamat segera dikembalikan.
- 4) Memilah naskah dinas, yang boleh dibuka dan tidak boleh dibuka (rahasia).
- 6) Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam naskah dinas, maka sampul/amplop di ikut sertakan bersama naskah dinasnya.
- 5) Membuka sampul/amplop naskah dinas, untuk naskah dinas yang boleh dibuka. Untuk naskah dinas rahasia disampaikan kepada pencatat khusus, dalam keadaan sampul/amplop tertutup dan telah dilengkapi dengan cap penerimaan, dengan menggunakan 2 lembar pengantar naskah dinas rahasia sebagai tanda bukti penerimaan.

- 7) Membubuhkan paraf, stempel penerimaan yang berisikan tanggal penerimaan dan nomorator pada sudut kiri bawah naskah dinas. Khusus untuk naskah dinas rahasia, pembubuhan stempel penerimaan yang berisikan tanggal, paraf dan nomorator pada sebelah kiri bawah/amplop naskah dinas.

## b. Pengarah

8)

Menyampaikan naskah dinas terbuka kepada pengarah.

Dalam melaksanakan tugasnya, pengarah naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- 2) Membaca/meneliti nakah dinas untuk menentukan naskah dinas yang bersifat penting dan naskah dinas yang bersifat biasa serta menentukan arahan.
- 1) Menerima naskah dinas dari penerima.
- 3) Mencantumkan arahan unit pengolah pada sudut kanan atas naskah.
- 5) Menyampaikan naskah dinas yang sudah diberi arahan kepada pengendali.
- 4) Mencantumkan kode klasifikasi pada naskah dinas biasa pada sudut kanan atas.
- 6) Khusus untuk naskah dinas rahasia di arahkan oleh pimpinan unit kearsipan.

Dalam melaksanakan tugasnya, pengendali naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

## c. Pengendali

- 1) Menerima naskah dinas dari pengarah.
- 3) Menyampaikan naskah dinas beserta dua lembar kartu kendali, dan dua lembar pengantar untuk naskah dinas biasa.
- 2) Meneliti kebenaran arahan kode klasifikasi, indeks dan mencatat kedalam empat lembar kartu kendali, untuk naskah dinas biasa dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua.

## d. Pencatat Khusus/ Rahasia

- 1) Menerima naskah dinas rahasia dari penerima.

Dalam melaksanakan tugasnya, pencatat khusus/ rahasia melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- 2) Memaraf lembar pengantar naskah dinas rahasia lembar kedua dan mengembalikan kepada penerima sebagai tanda bukti penerimaan.
- 4) Mencatat naskah dinas rahasia kedalam 4 lembar kartu kendali masuk untuk naskah dinas yang dibuka, dan 2 lembar pengantar bagi naskah dinas yang tidak dibuka.
- 3) Membuka naskah dinas rahasia bagi naskah dinas rahasia yanmg dibuka dan yang tidak dapat dibuka sesuai petunjuk dari pimpinan.
- 5) Memasukkan naskah dinas rahasia kedalam sampul/ amplop berikut 2 lembar kartu kendali dan 2 lembar pengantar.

## e. Pengirim

- 6) Menyampaikan naskah dinas rahasia kedalam unit pengolah dan menerima kembali 1 lembar kartu kendali serta 1 lembar pengantar yang sudah dibubuhi paraf dan nama jelas penerima.

Dalam melaksanakan tugasnya, pengirim naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- 2) Menyampaikan naskah dinas beserta 2 lembar kartu kendali (lembar ke 3 dan ke 4) dan 2 lembar pengantar kepada unit pengolah.
- 1) Menyortir naskah dinas yang telah dikendalikan oleh pengendali sesuai dengan unit pengolah yang dituju.
- 3) Menerima kartu kendali lembar ke 3 yang sudah ditandatangani oleh penerima di unit pengolah.

## f. Penyimpan

- 1) Menyusun kartu kendali lembar 1 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode.

Dalam melaksanakan tugasnya, penyimpan naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- 2) Menyusun kartu kendali lembar ke 2 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.
- 4) Menyusun kartu kendali lembar ke 3 dalam kotak/ laci kartu kendali sebagai pengganti arsip berdasarkan pengelompokkan kode klasifikasi.
- 3) Menerima kartu kendali lembar ke 3 dari pengendali yang telah dikembalikan dari unit pengolah sebagai alat pengontrol bahwa naskah dinas telah sampai pada unit pengolah dan kebenarannya telah dicek oleh pengendali.
- 5) Menerima arsip yang telah dikembalikan oleh unit pengolah.
- 7) Menyusun kartu kendali lembar ke 4 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan pengelompokkan urutan nomor kode klasifikasi.
- 6) Menukarkan kartu kendali lembar ke 3 dengan kartu kendali lembar ke 4 yang arsip-arsipnya telah dikembalikan oleh unit pengolah.
- 8) Menerima/ menyimpan arsip-arsip yang telah dikembalikan oleh unit pengolah dalam boks arsip berdasarkan urutan kode klasifikasi.

## a) Tata Usaha

## 2. Unit Pengolah

Dalam melaksanakan tugasnya, tata usaha unit pengolah melakukan kegiatankegiatan sebagai berikut :

- a. Menerima naskah dinas beserta kartu kendali lembar ke 3 dan ke 4 dari pengirim.

## (1) Penerima

- b. Meneliti kebenaran pengarahan dan kelengkapan naskah dinas.
- d. Mempersiapkan lembar disposisi rangkap dua kemudian mengisinya.
- c. Memaraf kartu kendali lembar ke 3 kepada penyimpan di unit kearsipan sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas yang sudah diterima.
- e. Menerima naskah dinas beserta lembar disposisi rangkap dua yang telah di disposisi dari pimpinan unit pengolah.
- g. Mencatat lokasi arsip/ surat pada jalur 'catatan' dalam kartu kendali.
- f. Mengembalikan lembar disposisi kedua dan menerima lembar disposisi kesatu dari pelaksana yang bersamaan dengan pengembalian naskah dinas.

## (2) Penyimpan

- b. Menyimpan lembar disposisi lembar kedua yang telah diparaf oleh pelaksana sebagai pengendali tanggal penyelesaian kerja dan sebagai pengganti naskah dinas selama naskah dinas tersebut masih di proses oleh pelaksana. Lembar disposisi disusun dalam kotak disposisi (tecler file) berdasarkan pengelompokkanm tanggal penyelesaian kerja secara kronoligis.
- a. Menyimpan kartu kendali lembar ke 4 pada kotak/ laci kartu kendali sebagai alat pencatat dan pengendali naskah dinas. Kartu kendali tersebut disusun berdasarkan urutan kode klasifikasi berdasarkan abjad indeks.
- c. Menyimpan naskah dinas yang telah selesai diolah pelaksana berdasarkan pengelompokkan kode klasifikasi.
- a. Menyampaikan naskah dinas yang telah dilengkapi dengan rangkap dua lembar disposisi kepada pimpinan unit pengolah.

## (3) Pengirim

- b. Menyampaikan naskah dinas dan 2 lembar disposisi yang telah di disposisi pimpinan unit pengolah kepada pelaksana.
- (4) Dalam hal naskah dinas penting masuk diterima langsung oleh unit pengolah, pengendaliannya dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah sebagai berikut :
- c. Menyampaikan naskah dinas yang sudah harus disimpan di unit kearsipan dan menukarkan kartu kendali lembar ke 4 dengan kartu kendali lembar ke 3 yang ada dipenyimpanan unit kearsipan.
- a. Naskah dinas penting masuk tersebut dicatat oleh tata usaha unit pengolah dalam kartu kendali surat masuk rangkap empat.
- c. Kartu kendali lembar ke 4 disimpan/ disusun berdasarkan kode klasifikasi di tata usaha pengolah.
- b. Kartu kendali lembar 1,2,3 setelah diparaf disampaikan kepada unit kearsipan untuk disimpan/ disusun sebagaimana mestinya.

## b) Pimpinan

- 1) Menerima naskah dinas berikut dua rangkap lembar disiposisi dari tata usaha unit pengolah.

Dalam kegiatan melaksanakan tugasnya, pimpinan unit pengolah melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- 2) Meneliti naskah dinas yang disampaikan tata usaha unit pengolah apakah permasalahannya dalam naskah dinas tersebut sudah benar arahan catatan instruksi/ informasi untuknya.
- 4) Menyampaikan naskah dinas berikut rangkap dua disposisi yang sudah didisposisi/ diarahkan kepada tata usaha unit pengolah untuk diteruskan kepada pelaksana sesuai isi disposisi.
- 3) Membubuhkan disposisi pada kolom instruksi/ informasi.

## c) Pelaksana

- 1) Menerima naskah dinas beserta 2 lembar disposisi dari tata usaha unit pengolah untuk dip roses lebih lanjut.

Dalam melaksanakan tugasnya, pelaksana unit pengolah melakukan kegiatankegiatan sebagai berikut :

- 2) Meneliti naskah dinas yang disampaikan tata usaha unit pengolah apakah permasalahannya dalam naskah dinas tersebut sudah benar diarahkan/ di disposisi untuknya.
- 4) Mengembalikan lembar disposisi, lembar kedua kepada tata usaha unit pengolah.
- 3) Memaraf dua lembar disposisi sebagai tanda terima.
- 5) Menyerahkan naskah dinas beserta lembar disposisi lembar kesatu kepada tata usaha unit pengolah apabila telah selesai diproses dan mengambil lembar disposisi lembar kedua dari tata usaha unit pengolah.
- 6) Menyimpan dan menata lembar disposisi lembar kedua dari tata usaha unit pengolah disusun berdasarkan tanggal penyelesaian.

## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS MASUK


| UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH |
|------------------|------------------|--------------------|-----------------|-----------------|-----------------|
| PENERIMA | PENGARAH | PENGENDALI | PENYIMPAN | TATA USAHA | PELAKSANA |
| | | IV E III II I II I | III | I II I 2 1 2 | 2 1 |

I,II,III, &amp; IV

:

Kartu Kendali

Kartu Disposisi

1,2

:

## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN

## NASKAH DINAS RAHASIA MASUK


| UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH | UNIT PENGOLAH |
|------------------|------------------|-----------------|-----------------|-----------------|
| PENERIMA | PENCATAT KHUSUS | PIMPINAN | PENCATAT KHUSUS | PELAKSANA |
| R | 2 1 III III II I | 2 1 | R 2 1 IV IV R | 2 1 |

## B. Pengendalian Naskah Dinas Keluar

1. Tata Usaha Unit Pengolah, dalam melaksanakan kegiatan sebagai berikut :

Pengolahan yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas keluar adalah :

- a) Meneliti kembali kelengkapan naskah dinas yang sudah di tandatangani (rangkap 3)
- c) Menerima kartu kendali lembar ke 3 beserta alas naskah dinas (naskah dinas yang tidak ada paraf pembuat konsep) dari pengendali
- b) Menyampaikan naskah dinas yang sudah di tandatangani kepada pengendali pada Unit Kearsipan
- d) Menyusun kartu kendali lembar ke 3 dalam kotak/ laci kartu kendali berdasarkan kode klasifikasi. Dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan abjad pada indeks
- e) Menyimpan/ menyusun alas naskah dinas (naskah dinas yang tidak diparaf pembuat konsep) dari pengendali kedalam filling kabinet disusun berdasarkan urutan kode klasifikasi

## 2. Unit Kearsipan

- 1) Menerima naskah dinas penting yang sudah di tandatangani dari Tata Usaha Unit Pengolah (rangkap 3)
- a) Pengendalian dalam melaksanakan kegiatan sebagai berikut :
- 2) Meneliti kelengkapan dan ketetapan model naskah dinas meliputi penggunaan kop, model dan cara pengetikan naskah dinas
- 4) Memberikan nomor urut pada naskah dinas dan kartu kendali berdasarkan nomor urut pada kendali surat keluar
- 3) Mencatat naskah dinas yang sudah di tandatangani untuk dicatat dalam kartu kendali (rangkap 3)
- 5) Pemberian nomor pada naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut :
- Kode klasifikasi/ kep. no. urut - kode komponen/ tahun untuk keputusan yang materinya bersifat teknis
- Kode klasifikasi/ nomor urut/ kode komponen untuk naskah dinas biasa
- Nomor urut dan tahun untuk keputusan
- 6) Menyimpan/ menyusun kartu kendali lembar ke 1 dalam kotak kartu kendali, disusun berdasarkan no. urut kartu kendali
- Kode klasifikasi/ nomor urut komponen/ tahun untuk bentuk naskah dinas lainnya
- 7) Menyampaikan naskah-naskah dinas kepada pengirim untuk dikirimkan kepada alamat
- 9) Menyampaikan kartu kendali lembar ke 2 beserta alas naskah dinas (yang ada paraf pembuat konsep) untuk disimpan berdasarkan kelompok kode klasifikasi kepada penyimpan
- 8) Menyampaikan/ mengembalikan kartu kendali lembar ke 3 beserta alas naskah dinas (ketikan kedua) kepada Tata Usaha Unit Pengolah untuk disimpan berdasarkan kelompok kode klasifikasi

## b) Penyimpan

- 1) Menerima kartu kendali lembar ke 2 beserta alas naskah dinas yang ada paraf pembuat konsep dan pengendali disusun dalam kotak/ laci kartu kendali disusun berdasarkan kode klasifikasi

Dalam melaksanakan tugasnya, penyimpan melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- 2) Menerima naskah dinas yang telah di tandatangani, diberi nomor urut, tanggalm dan cap dari pengendali untuk kemudian disusun berdasarkan urutan kode klasifikasi dalam filling kabinet

## c) Pengirim

- 1) Mencatat kode klasifikasi naskah dinas yang akan dikirim dalam daftar pengendali surat keluar

Dalam melaksanakan tugasnya, pengirim naskah dinas melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- 2) Memberi sampul/ amplop naskah dinas yang akan dikirim
- 4) Membubuhkan cap dinas pada sampul/ amplop bagi sampul/ amplop yang tidak memakai kop dinas
- 3) Menulis nomor urut naskah dinas dan alamat instansi yang dituju pada sampul/ amplop

- 5) Mengirimkan naskah dinas sesuai dengan alat yang dituju dan menerima tanda bukti penerimaan naskah dinas dalam buku ekspedisi

## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN

## NASKAH DINAS KELUAR

dan Kartu Kendali


| UNIT PENGOLAH | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | UNIT KEARSIPAN | INSTANSI LAIN |
|-----------------|------------------|------------------|------------------|-----------------|
| TATA USAHA | PENGENDALI | PENYIMPAN | PENGIRIM | INSTANSI LAIN |
| 3 2 1 III 3 | 3 2 1 III I I | II 2 | I | I |

## BAGAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN

I,II,

III

## NASKAH DINAS RAHASIA KELUAR


I,II dan III Kartu Kendali

1,2 Lembar Pengantar

- d) Proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas tercatat masuk
- 1) Pelaksana dan pengurusan dan pengendalian naskah dinas tercatat sama dengan pengurusan dan pengendalian naskah dinas lainnya, hanya dalam kolom catatan ditulis kata-kata 'Tercatat Nomor Resi... '.
- 2) Pencatat naskah dinas tercatat penanganannya dapat dilaksanakan sekaligus oleh pencatat khusus naskah dinas rahasia.

## PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS DI INSTANSI YANG VOLUMENYA RELATIF KECIL

Pengurusan naskah dinas di Instansi yang volumenya relatif kecil digunakan atas asas sentralisasi baik dalam pengurusan, penyimpanan dan pengolahan naskah dinas yang berada disuatu tempat. Sedangkan penanganan arsipnya sama dengan penanganan arsip pada umumnya, namun jumlah kartu kendalinya dikurangi menjadi 2 rangkap. Dengan demikian di Unit Pengolah tidak menyimpan kartu kendali.

| Pejabat | Paraf |
|-----------------------------------|---------|
| Sekretaris Daerah | |
| Asisten Bidang Pemerintahan | |
| Kepala Kantor Arsip & perpustkaan | |
| Kabag Hukum | |

BUPATI HALMAHERA SELATAN

MUHAMMAD KASUBA

LAMPIRAN II

:

PERATURAN BUPATI HALMAHERA SELATAN

NOMOR 13

:

TAHUN 2015

TANGGAL 25 :

MARET 2015

TENTANG

:

PEDOMAN TATA KEARSIPAN

## PENATAAN ARSIP/ BERKAS

## A. PENGERTIAN

2. Penataan Kartu Kendali adalah Cara mengatur dan menata kartu kendali dalam susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan bentuk dan sifatnya ;
1. Penataan adalah Kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan bentuk dan sifat ;
3. Sistem Pemberkasan adalah Susunan yang teratur dalam bentuk berkas yang di tata sedemikian rupa sehingga masalah yang disimpan dapat terlihat secara jelas dan memudahkan dalam penemuan kembali, meliputi :
- b. Rubric adalah Arsip/ berkas yang disusun berdasarkan kesamaan masalah ;
- a. Seri adalah Arsip/ berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis ;
- c. Dossier adalah Arsip/ berkas yang disusun berdasarkan kesamaan urusan atau kegiatan ;
5. Penataan Arsip/ berkas DInamis In Aktif adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan organisasi yang jarang dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas ;
4. Penataan Arsip/ berkas Dinamis Aktif adalah cara untuk mengatur dan semata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran kegiatan organiasi yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas ;
6. Sarana adalah macam-macam benda yang dipergunakan untuk mengerjakan sesuatu yang menunjang dalam kegiatan pelaksanaan tugas ;
8. Arsip Subtantif adalah arsip hasil kegiatan yang bersifat pokok (tugas utama organisasi) dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi ;
7. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang tercipta akibat pelaksanaan kegiatan yang bersifat penunjang atau fasilitatif untuk membantu tugas pokok dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi ;
9. Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang berisi rincian informasi dalam berkas yang tersusun secara kronologis atau numeric, untuk kepentingan pemindahan arsip atau pemusnahan arsip.

## B. PENATAAN KARTU KENDALI

## 1. Penataan Kartu Kendali Masuk

Setiap penyunsunan kartu kendali terlebih dahulu dimasukkan kedalam folder kecil, setiap folder terdiri dari satu masalah dan tab folder selalu berada diujung kanan, sehingga apabila disusun dengan sekatnya akan membentuk satu deretan tab yang tidak saling menutupi satu sama lain.

## a. Kartu Kendali Warna Putih ( Lembar I )

2. Penyimpanan folder kecil yang telah diisi kartu kendali diletakkan di belakang sekat dan disimpan secara tegak lurus/ vertical menghadap kedepan ;
1. Kartu kendali warna putih disusun berdasarkan kode klasifikasi ;
3. Satu folder hanya untuk satu masalah maksimal 20 lembar.

## b. Kartu Kendali Warna Hijau ( Lembar II )

2. Susunan sekatnya sebagai berikut :
1. Kartu kendali warna hijau dimasukkan kedalam folder kecil, selanjutnya disusun secara sistematis berdasarkan instansi pengirim naskah dinas ;

- a. Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama induk instansi misalnya : Lembaga Negara, Depertemen, LPMD, Propinsi, Kabupaten/ Kota, Instansi Swasta, Perorangan dan seterusnya ;
2. induk instansi atau rincian dari kelompok tersebut, misalnya : Menteri Dalam Negeri, Menteri Pertanian dan sebagainya pada peringkat kedua untuk kelompok instansi/ unit kerja lingkungan kerja pemerintah propinsi Maluku utara, pada peringkat kedua untuk kelompok instansi kabupaten/ kota, Dinas diletakkan dibelakang/ pada peringkat kedua untuk kelompok Dinas ;
- b. Sekat kedua dengan tab warna kuning yang diisi dengan nama unit/ instansi dari
- c. Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi dengan kode masalah sesuai pola klasifikasi, namun cukup diisi dengan kode peringkat pertanyaan, seperti 000.100.900 dan seterusnya.
4. Satu folder digunakan untuk 1 tahun atau lebih apabila masih dimungkinkan, karna penulisan dalam folder harus jelas sesuai butir c diatas.
3. Tab pada folder kecil ditulis dengan urutan waktu ( Bulan atau Tahun ) ;

## c. Kartu Kendali Warna Kuning ( Lemabaran III )

2. Susunan sekatnya berbeda dengan susunan kartu kendali putih, yakni disusun dengan memperhatikan hierarki jabatan sebagai berikut :
1. Kartu kendali warna kuning disusun berdasarkan urutan unit pengelola, karna kartu kendali kuning berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan naskah dinas masuk oleh unit pengelola ;
- a. Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama induk unit pengelola, misalnya : Wagub, Assisten ditempatkan disebelah kiri pada laci filling kartu ;
- c. Sekat ketiga dengan warna hijau diisi/ diutlis denga kode masalah sesuai pola klasifikasi namun hanya kode peringkat pertama seperti 000,100, sampai dengan 900 ;
- b. Sekat kedua dengan tab warna kuning diisi dengan nama unit kerja myang dibawa unit pengelola tersebut seperti biro-biro dilekatkan dibelakang sekat pertama ;
3. Tab pada folder diisi dengan urutan waktu, bulan atau tahun sesuai kebutuhan .

## d. Kartu Kendali Warna Merah ( Lembar IV )

Kartu kendali warna merah disimpan di unit pengelola dan cara penyusunannya dilakukan seperti menyusun seperti kartu kendali warna putih disusun berdasarkan kode klasifikasi.

## 2. Penataan Kartu Kendali Keluar

Cara menata kartu kendali naskah dinas keluar sama dengan cara menata kartu kendali naskah dinas masuk yang terdiri dari warna putih ( lembar I ), kuning ( lembar II ), merah ( lembar III ).

## C. PENATAAN ARSIP/ BERKAS

## 1. Cara menyusun dan menata arsip/ berkas

- b. Adanya klasifikasi arsip
- a. Berbentuk self indexing
- c. Adanya kode arsip
- d. Adanya Indek/ title pada folder

## 2. Asas-asas penataan berkas

- a. Penataan berkas menurut kode dan pola klasifikasi masalah

Dalam penataan/ berkas pada umumnya mempunyai 6 (enam) asas penyimpanan sebagi berikut :

- b. Penataan berkas berdasarkan abjad
- c. Penataan berkas bedasarkan instansi, badan, tempat/ geografis

- d. Penataan berkas berdasarkan nomor urut
- f. Penataan berkas berdasarkan gabungan dari asas-asas tersebut diatas sesuai dengan kebutuhan.
- e. Penataan berdasarkan urutan waktu/ kronologis seperti tanggal atau tahun

## 3. Saran/ peralatan dan masing-masing kegunaannya.

1