PERATURAN BUPATI RI Nomor 4. Tahun 1999 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Trrlungagung; 2. (berlaku 5 Mei 2015)
Pembukaan
Menimbang : a.
bahwa dafam rangka peninglatan kualitas pelayanan publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten T\rlungagung, maka perlu adanya standar operasional prosedur penyelenggaraan tugastugas pemerintahan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Trrlungagung;
- b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, maka perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Trrlungagung;
2. Mengingat : 1.
3. Undang-Undang Nomor 2a Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);
4. Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2OO8 tentang Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Talrun 2OO8 Nomor 139, Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4899); 2.
5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2OO9 tentang Pelayanan Publik (L,embaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor I12, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5O38); 3.
6. U::da;g U::da;:6 llornor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 4.
5. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2Ol4 tentang Pemerintahan Daerah (kmbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambe.Iran kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2OL2 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2072 Nomor 215, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5357);
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota; 7.
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2OI2 tr;ntang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan: 8.
5. Peraturan Menteri DaLam Negeri Nomor 1 Tahun 2074 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; 9.
6. Peraturan Daerah Kabupaten Tulungagung Nomor 12 Tahun 2OO7 tentang Pelayanan Publik; 10.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan: PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PEIMJSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG.
KETENTUAN UMUM
BAB II
Pasal 2
Peraturan Bupati tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan dimaksudkan sebagai acuan bagi penyelenggara dalam menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tulungagung.
Bagian Kedua
Tujuan
BAB II
Pasal 3
Peraturan Bupati sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 bertujuan untuk mengetahui tingkat kinerja penyelenggara secara berkala sebagai bahan untuk menetapkan kebijakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik selanjutnya.
Bagian Ketiga
Sasaran
BAB II
Pasal 4
Sasaran yang diharapkan dapa.t dicapai adalah seluruh penyelenggara menJrusun, menetapkan,dan menerapkan Stand6r Operasional Prosedur Administrasi pemerintahan (th
BAB II
Pasal 5
Ruang lingkup pen5rusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan meliputi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan internal maupun eksternd organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh penyelenggara;
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
BAB III - STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Pasal 6
- (l) Seti p penyelenggara wajib menyusun, menetapkan dan menerapkan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.
- (21 Penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Atasan Satuan Kerja Penyelenggara dan Organisasi Penyelenggara dan secara teknis dikoordinir oleh:
- a. Sekretaris SKPD pada Dinas, Badan, Kecamatan dan Kelurahan;
- b. Kepala Bagran pada Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD:
- c. KasubbagTata Usaha pada Kantor; atau
- d. Wakil Direktur yang membidangi pada Rumah Sakit.
- Konsep dasar standar operasional prosedur administrasi pemerintahan disusun oleh pejabat struktural eselon terendah sesuai tugas fungsi masing-masing pada SKPD untuk selanjutnya dibahas pada tinglat SKPD. (3)
- Atasan langsung pejabat struktural eselon terendah pada SKPD berkewajiban memverifikasi konsep dasar standar operasional prosedur administrasi pemerintahan yang telah disusun. (4)
- Penetapan Standar Operasional Prosedur administrasi pemerintahan pada Unit Pelaksana Teknis Dinas/Badan dilal&lt;ukan oleh Atasan Satuan Keg'a Penyelenggara dan Organisasi Penyelenggara. (s)
- Standar Operasional Prosed\rr Administrasi disusun berdasarkan Peraturan Pemndang-undangan. (6)
A
5
- (7) Contoh format penJrusunzrn standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana tercantum dalam
PENUTUP
Pengesahan
Penetapan: Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Ikbupaten Tulungagung.

Penetapan: Ditetapkan di Tulungagung Pada tanggal 5 Mei 2O15

Penetapan: Diundangkan di Tulungagung 5 Mei 2015

Penandatangan: DAERAH SEKRETARIS Ir. II{DRA FAUZI. MM Pembina Utama Madya NrP. 19590919 199003 I006 Berita Daerah Kabupaten Tulungagung Tahun 2015 Nomor 21 '- ;.

Penandatangan: LAMPIRAN I : PERATURAN BUPATI TULUNGAGUNG NOMOR : 21 TAHUN2OIS TANGGAL : 5 Mei20l5 ## TAHAPAN PEI{YTJSUNAN ## Tahapan Penyusunan SOP meliputi : - l. Persiapan - a. Membentuk Tim dan kelenglapannya : - 1) Tim terdiri sekurang-kurangrlya:

Penandatangan: - a. Ketua : Sekretaris Komponen; - b. Koordinator masing-masing SKPD;

Penandatangan: - c. Sekrretaris : Kepala Bagian Perencanaan atau Kepala Bagian 7. Umum; dan - d. Anggota : Pejabat yang membidangi SOP, Pejabat eselon III dan IV serta Staf. - 2) Tugas Tim antara lain : - a. melakukan identifrkasi kebutuhan SOP; - b. mengumpulkan data dan informasi; - c. melakukan analisis prosedur; - d. mengkoordinasikan penyusunan SOP; - e. mengkoordinasikan ujicoba SOP; - f. melakukan ss5ielis6si gQP' - g. mengawal pelaksanaan SOP; - h. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP; - i. melakukan fasilitasi penglajian ulang dan penyempurn€ranpenyempurnaan SOP; dan - j. melaporkan hasil-hasil pengembangan SOP. - 3) Kewenangan Tim antara lain : - a. Memperoleh informasi dari satuan unit kerja atau sumber lain; - b. Melakukan riview dan pengujian; - c. Melakukan analisis dan menyeleksi berbagai alternatif prosedur yang akan distandarkan; - d. Menyusun SOP; dan

Distribusi: - e. Mendistribusikan hasil analisis kepada seluruh anggota TIM untuk direview. - b. Memberikan pelatihan-pelatihan kepada anggota TIM. - c. Seluruh anggota TIM harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang pen5rusunan SOP agar TIM dapat bekerja dengan baik dan menghasilkan output yang diharapkan. - d. TIM menginformasikan kepa.da seluruh SKPD tentang kegiatan penyusunan SOP. ## 2. Identifikasi kebutuhan SOP - a. Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalarn mengidentifikasi kebutuhan SOP: - 1) Prosedur kerja yang mengacu pada SOTK, tugas dan fungsi satuan unit kerja; - 2) Prosedur kerja pokok yang menjadi tanggung jawab semua anggota oryanisasi; - 3) Aktifrtas yang dike{akan secara rutin dan atau berulang-ulang; - 4) Prosedur keg'a yang akan di SOP kan mempunyai tahapan keq'a yang jelas; dan - 5) Mempunyai outputyang jelas. - b. Identifrkasi kebutuhan SOP dilakukan dengan mempertimbangkan : - 1) Kondisi internal organisasi (Lingkungan Operasional) ; - 2) Peraturan perundang-undangan - 3) Kebututran organisasi dan stakeholder-nya; dan - 4) Kejelasan proses identifikasi kebutuhan. - c. Hasil identifikasi kebutuhan SOP disusun meniadi da-ftar inventarisasi judul SOP. ## 3. Analisis kebutuhan SOP Hal-hal yang perlu diperhatikan : - a. hosedur keg'a harus sederhana; - b. Pengkajian rlilakrrken sebaik-baiknya untuk mencegah duplikasi pekerjaan; - c. Prosedur yang fleksibel; - d. Pembagian tugas yang tepat; - e. Penga.wasan t€rus-menerus rlilalnrkan; - f. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya; dan - g. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dengan memperhatikan tujuan. Setelah dilakr*an analisis kebutuhan SOP maka akan menghasilkan n€rma dan kode nomor SOP. Untuk membantu men5rusun nama dan kode nomor SOP dapat digunakan tabel sebagaimana contoh dibawah ini : ## NAMA DAN KODE NOMOR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ## 4. Penulisan SOP Penulisan SOP dilakukan secara cermat dengan mempertimbangkan berbagai unsur sehingga dapat terbentuk sesuai dengan kriteria mengacu kepada format SOP dengan memperhatikan aspek tingkat ketelitian, kejelasan dan ketepatan sehingga dapat menghasilkan sebuah SOP yang bisa dipertangungiawabkan dengan baik. ## 5. Verifikasi dan Ujicoba SOP Rancangan SOP yang telah disusun perlu dilakukan verilikasi atau ujicoba untuk memastikan tidak terjadi duplikesi atau tumpang tindih dengan SOP Lainnya. Rancangan SOP yang sudah di verifikasi tersebut dilalrukan ujicoba secara mandiri oleh unit keda yang bersanglrutan untuk melihat sampai sejauh mana tingkat kemudahan, kesesuaian dan ketetapan SOP dalam pelals€rnaannya. ## Pel,aksanaan 6. - a. Agar SOP dapat dil,aksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan perencanaan pelaksanaan yang meliputi : - 1) Penetapan jadwal sosialisasi - 2) Penetapan pejabat yang aftan melakukan sosialisasi; dan - 3) Penyiapan SOP yang akan disosialisasikan. - b. Beberapa hal yang harus diketahui TIM penyusun SOP: - 1) Jumlah SOP yang akan diterapkan; - 2) Siapa yang menjadi target pelaksanaan;

Distribusi: - 3) Informasi apa yang akan disampaikan kepada target;dan - 4) Cara memantau pelaksanaan. ## Sosialisasi Proses sosialisasi adalah langkah penting yang harus dilaksanakan dalam upaya penerapan SOP disetiap unit kerja, dengan cara: - a. Penyebarluasan informasi dan/atau pemberitahuan;

Distribusi: - b. Pendistribusian SOP; dan - c. Penetapan pegawai pelaksana, penanggung jawab dan pemantau sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. ## Monitoring dan evaluasi 8. ## a. Monitoring Porses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum SOP yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil pelaksanaan. monitoring ini dapat berupa obsewasi supervisor, interview pelaksana, diskusi kelompok kerja, pengarahan dan pelaksanaan. kinerja dalam timbul, Proses dengan l ## b. Evaluasi Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses pelaksanaan dan alrtiEtas yang telah dibakukan dalam bentuk soP dari sebuah organisasi dalam rangla menentukan efektifrtas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. Dari sisi substansial SOP, evaluasi SOP dapat dilakukan dengan mengacu pada penyempumaan-penyempufiraan terhadap SOP yang telah diterapkan atau bahkan sejauhmana diperlukan SOP yang baru. nq,

Penandatangan: ## I.AMPIRAN II : PERATURAN BUPATI TULUNGAGUNG NOMOR : 2l TAHUN2Ol5 TANGGAL : 5 Mei2O15 ## FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ## 1. Halaman Judul ## 2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan | SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH | Nomor Standar Operasional Prosedur | |---------------------------------|--------------------------------------| | SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH | Tgl Pembuatan | | | Tgl Revisi | | | Tgl pengesahan |

Verifikasi: | | Disahkan OIeh | | | Nama Standar Operasional Prosedur | | Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksanaan | |---------------|---------------------------| | 1. 2. | | | Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | | Peringat4n | Pencatatan dan Pendataan | | 1 2. | | L,, ## o Cara Pengisian | (1) | Nomor standar Operasional prosedur | Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu (No Komponen, Unit Kerja, Bagran, No Standar Operasional Prosedur) | |-------|--------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | (2) | Tanggal Pembuatan | Diisi dengan tanggai pengesahan Standar Operasional Prosedur | | (3) | Tanggal Revisi | Diisi dengan tanegal standar Operasional Prosedur di Revisi | | (41 | Tanggal pengesahan | Diisi dengan tanggal mulai berl4ku |

Verifikasi: | (s) | Disahkan oleh | Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan | | (6) | Nama standar Operasional Prosedur | Diisi dengan nama Prosedur yang akan distandarkan | | (71 | Dasar Hukum | Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur | | (8) | Kuafifikasi pelaksana | Diisi dengan
LAMPIRAN
LAMPIRAN
Lampiran II Peraturan Bupati ini.

BAB IV

PRINSIP

Pasal 7

## Prinsip Penyusunan SOP meliputi :

- a. efisiensi dan efektifi tas;
- b. berorientasi pada pengguna;
- c. kejelasan dan kemudahan;
- d. keselarasan;
- e. keterukuran;
- f. dinamis;
7. o kepatuhan hukum; dan
- h. kepastian hukum.

## Pasal 8

- Prinsip efisiensi dan efektifrtas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a, prosedur yang distandarkan singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan dan memerlukan sumberdaya yang paling sedikit. (1)
- Prinsip berorientasi pada pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b, prosedur yang distandarkan mempertimbangkan kebutuhan pengguna. t2l
- Prinsip kejelasan dan kemudahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c, SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. (3)
- (a) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d, SOP yang dibuat sel,aras dengan SOP lain yang terkait.
- Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e, meliputi hasi-I, waktu dan proses pencapaian hasil peke4aan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya. (s)
- Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf f, prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. (6)
- Prinsip kepatuhaa hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 hunrf g, bahwa SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (71
- Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal (8) 7 hturuf h, bahwa SOP yang disusun murmpu memberikan


kepastian hukum akan prosedur, kuatifrkasi pelaksana dan mutu baku karena ditetapkan dengan keputusan Bupati'

## BABV TAHAPAN Pasal 9

- (1) SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit keda;
- (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) .lilelnrkrn melalui tatnpan penjrusunan sebagai berikut:
- a. persiapan
- c. analisis kebutuhan SOP:
- b. identifrkasi kebutuhan SOP;
- d. penulisan SOP;
- e. verifikasi dan ujicoba SOP;
- f. pelaksanaan;
- g. sosialisasi;
- h. monitoring dan evaluasi.
- (3) Tahapan penJrusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat
- (1) tercantum dalam l^ampiran I Peraturan Bupati ini.

## BABVI PERSIAPAN Pasal I O

- (1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2) huruf a dilakukan dengan membentuk tim, pembekalan tim, menyusun rencana tindak dan sosialisasi.
2. (q fwn sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan dan/atau mengkoordinasikan semua tahapa.n pen5rusunan SOP, men5rusun rencarur pelaksanaan dan sosialisasi kegiatan pen5 rsunan SOP pada masing-masing SKPD.
- (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
- a. Tim pada tinglat I(abupaten;
- b. Tim pada tingkat SKPD dibentuk untuk menyusun r,rncangan SOP pada masing-masing unit ke{a.
6. (a) Tim pada tinglat Kabupaten sebagaimana dimaksud pada ayat (3) hurl.f a ditetapkan dengan Keputusan Bupati.

## BAB VII IDEI{TIFIKASI KEBUTUHAN

Pasal 11

- (1) Identifikasi kebutuhan SOP masing-masing SKPD dirumuskan dengan mengacu pa.da tugas dan fungsi SKPD.


- (2) ldentifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pada mesing-masing SKPD dan disusun menurut tingkatan unit kerja.
- (3) Hasil identifrkasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP.

## BAB VIII ANALISIS KEBUTUHAN SOP

Pasal 12

- (1) Dokumen inventarisasi judul SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (31 dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP.
- (2) Hasil analisis dibuat dalam format nama dan kode nomor SOP yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati.
- (3) Format nama dan kode nomor SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Iampiran II Peraturan Bupati
4. ini.

## BAB IX

PENULISAN SOP Bagian Kesatu Dasar Pasal 13

SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal L2 ayat(21.

Bagian Kedua Svarat dan Kriteria Pasal 14

- (1) Penyusunan SOP dilakukan dengan perslraratan sebagai berikut:
- a. mengacu pada peraturan perundang-undangan;
- c. memperhatikan SOP Lainnya; dan
- b. ditulis dengan jelas, rinci dan benar;
- d. dapat dipertanggungiawabkan.
- (2) Kegiatan yang memerlukan SOP memenuhi kriteria sebagai berikut:
- a. kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulangulang;
- b. menghasilkan output tertentu;dan
- c. kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang/pihak.


## Bagian Ketiga Bentuk dan Format Pasal 15

- (1) SOP dibuat dalam bentuk tabel, tertulis dan diagram alur.
- (2) Format SOP sebagaimana dimaksud pa.da ayat (1) tercantum dalam l^ampiran II Peraturan Bupati ini.

Bagian Keempat Penyusun

Pasal 16

- (1) Pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja melakukan penyusunan SOP;
- (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh Pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat(21.
- (3) Penyusunan SOP lintas SKPD dikoordinasikan oleh Sekretaris Daerah.
4. (a) Hasil pen5rusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan penyelenggara dilaporkan kepada Bupati melalui Bagian Organisasi.

## BAB X VERIFIKASI DAN UJICOBA

Pasal 17

- (1) Rancangan SOP yang dibuat pelaksana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) diverifikasi.
- (2) Verilikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan pejabat yang menangani SOP.
- (3) Rancangan SOP hasil verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (21 dilakukan ujicoba.
4. (a) Ujicoba sebagaimana rlirnaksud pada ayat (3) dilakukan secara mandiri oleh unit ke{a yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang.

## Pasal 18

Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan Keputusan Bupati.


## BAB XI PEI,AKSANAAN

Pasal 19

Syarat pelaksanaan SOP meliPuti:

- b. adarrya dukungan sarana dan prasaran a yang memadai;
- a. telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan;
- c. sumberdaya manusia yang memiliki kualifrkasi yang sesuai;
- d. telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan pemerintah daerah; dan
- e. mudah diakses dan dilihat.

## BABxII

## SOSIALISASI Pasal 2O

- (1) Pelaksanaan SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasa.l 19 harus terlebih dahulu disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja.
- (2) SOP harus diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan lainnya di dalam organisasi.

## BABXIII

## MONITORING DAN EVALUASI Bagian Kesatu Monitoring Pasal 21

- Monitoring sebagaimana dimaksud dal,am Pasal 9 ayat (21 huruf e ditakukan dengan cara observasi, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja.
- (l) Untuk mengetahui efeli:tifitas dan kualitas SOP, dilakukan evaluasi pelaksanaan SOP.
- (2) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (l) sebagai bahan penyempurnaan SOP.
- (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setiap akhir tahun.
- (4) Evaluasi sebagaimana dimaksud pa.da ayat (l) rlilalnrkaq 6lstr atasan secara berjenjang dan koordinator sebagaimana dirnaksud dalam Pasal 15 ayat (2) serta berkoordinasi dengan Bagian Organisasi. /|

Bagian Kedua Evaluasi Pasal22


## BAB XIV PENGAWASAN DAN PEI.,APORAN Pasal 23

- (1) Atasan Satuan Kerja Penyelenggara dan Organisasi Penyelenggara melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan Standar Operasional Prosedur.
2. (21 Atasan Satuan Kerja Penyelenggara dan Organisasi Penyelenggara dapat melakukan pengembangan/perubahan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan sesuai dengan kebutuhan dan Peraturan Perundangundangan.

## Pasal 24

- (1) Inspektorat Kabupaten melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
- (2) Hasil pengawasan terhadap pelaksanaan standar operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan dilaporkan kepada Bupati.

## BAB XV SANKSI ADMIMSTRATIF

Pasal 25

- seluruh penyelenggara wajib menJrusun standar operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. (1)
- Penyelenggara yang tidak menJrusun standar operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan ssgagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenakan sanksi administrasi berupa teguran tertulis. (21

## BAB XVI

## KETENTUAN PERALIHAN

Pasal 26

Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku, semua ketentuan yang mengatur tentang pedoman pen5rusunan Standar operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tulungagung dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan ini.

BAB XVII KETENTUAN PENUTUP Pasal 27

Peraturan Bupati ini berlaku pada tanggal diundangkan.


bu

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Ikbupaten Tulungagung.

Ditetapkan di Tulungagung Pada tanggal 5 Mei 2O15



Diundangkan di Tulungagung 5 Mei 2015

DAERAH SEKRETARIS

Ir. II{DRA FAUZI. MM

Pembina Utama Madya NrP. 19590919 199003 I006

Berita Daerah Kabupaten Tulungagung Tahun 2015 Nomor 21


'-

;.

LAMPIRAN I : PERATURAN BUPATI TULUNGAGUNG

NOMOR : 21 TAHUN2OIS

TANGGAL : 5 Mei20l5

## TAHAPAN PEI{YTJSUNAN

## Tahapan Penyusunan SOP meliputi :

- l. Persiapan
- a. Membentuk Tim dan kelenglapannya :
- 1) Tim terdiri sekurang-kurangrlya:
- a. Ketua : Sekretaris Komponen;
- b. Koordinator masing-masing SKPD;
- c. Sekrretaris : Kepala Bagian Perencanaan atau Kepala Bagian
7. Umum; dan
- d. Anggota : Pejabat yang membidangi SOP, Pejabat eselon III dan IV serta Staf.
- 2) Tugas Tim antara lain :
- a. melakukan identifrkasi kebutuhan SOP;
- b. mengumpulkan data dan informasi;
- c. melakukan analisis prosedur;
- d. mengkoordinasikan penyusunan SOP;
- e. mengkoordinasikan ujicoba SOP;
- f. melakukan ss5ielis6si gQP'
- g. mengawal pelaksanaan SOP;
- h. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP;
- i. melakukan fasilitasi penglajian ulang dan penyempurn€ranpenyempurnaan SOP; dan
- j. melaporkan hasil-hasil pengembangan SOP.
- 3) Kewenangan Tim antara lain :
- a. Memperoleh informasi dari satuan unit kerja atau sumber lain;
- b. Melakukan riview dan pengujian;
- c. Melakukan analisis dan menyeleksi berbagai alternatif prosedur yang akan distandarkan;
- d. Menyusun SOP; dan
- e. Mendistribusikan hasil analisis kepada seluruh anggota TIM untuk direview.
- b. Memberikan pelatihan-pelatihan kepada anggota TIM.
- c. Seluruh anggota TIM harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang pen5rusunan SOP agar TIM dapat bekerja dengan baik dan menghasilkan output yang diharapkan.
- d. TIM menginformasikan kepa.da seluruh SKPD tentang kegiatan penyusunan SOP.


## 2. Identifikasi kebutuhan SOP

- a. Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalarn mengidentifikasi kebutuhan SOP:
- 1) Prosedur kerja yang mengacu pada SOTK, tugas dan fungsi satuan unit kerja;
- 2) Prosedur kerja pokok yang menjadi tanggung jawab semua anggota oryanisasi;
- 3) Aktifrtas yang dike{akan secara rutin dan atau berulang-ulang;
- 4) Prosedur keg'a yang akan di SOP kan mempunyai tahapan keq'a yang jelas; dan
- 5) Mempunyai outputyang jelas.
- b. Identifrkasi kebutuhan SOP dilakukan dengan mempertimbangkan :
- 1) Kondisi internal organisasi (Lingkungan Operasional) ;
- 2) Peraturan perundang-undangan
- 3) Kebututran organisasi dan stakeholder-nya; dan
- 4) Kejelasan proses identifikasi kebutuhan.
- c. Hasil identifikasi kebutuhan SOP disusun meniadi da-ftar inventarisasi judul SOP.

## 3. Analisis kebutuhan SOP

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

- a. hosedur keg'a harus sederhana;
- b. Pengkajian rlilakrrken sebaik-baiknya untuk mencegah duplikasi pekerjaan;
- c. Prosedur yang fleksibel;
- d. Pembagian tugas yang tepat;
- e. Penga.wasan t€rus-menerus rlilalnrkan;
- f. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya; dan
- g. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dengan memperhatikan tujuan.

Setelah dilakr*an analisis kebutuhan SOP maka akan menghasilkan n€rma dan kode nomor SOP. Untuk membantu men5rusun nama dan kode nomor SOP dapat digunakan tabel sebagaimana contoh dibawah ini :

## NAMA DAN KODE NOMOR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


## 4. Penulisan SOP

Penulisan SOP dilakukan secara cermat dengan mempertimbangkan berbagai unsur sehingga dapat terbentuk sesuai dengan kriteria mengacu kepada format SOP dengan memperhatikan aspek tingkat ketelitian, kejelasan dan ketepatan sehingga dapat menghasilkan sebuah SOP yang bisa dipertangungiawabkan dengan baik.

## 5. Verifikasi dan Ujicoba SOP

Rancangan SOP yang telah disusun perlu dilakukan verilikasi atau ujicoba untuk memastikan tidak terjadi duplikesi atau tumpang tindih dengan SOP Lainnya. Rancangan SOP yang sudah di verifikasi tersebut dilalrukan ujicoba secara mandiri oleh unit keda yang bersanglrutan untuk melihat sampai sejauh mana tingkat kemudahan, kesesuaian dan ketetapan SOP dalam pelals€rnaannya.

## Pel,aksanaan 6.

- a. Agar SOP dapat dil,aksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan perencanaan pelaksanaan yang meliputi :
- 1) Penetapan jadwal sosialisasi
- 2) Penetapan pejabat yang aftan melakukan sosialisasi; dan
- 3) Penyiapan SOP yang akan disosialisasikan.
- b. Beberapa hal yang harus diketahui TIM penyusun SOP:
- 1) Jumlah SOP yang akan diterapkan;
- 2) Siapa yang menjadi target pelaksanaan;
- 3) Informasi apa yang akan disampaikan kepada target;dan
- 4) Cara memantau pelaksanaan.

## Sosialisasi

Proses sosialisasi adalah langkah penting yang harus dilaksanakan dalam upaya penerapan SOP disetiap unit kerja, dengan cara:

- a. Penyebarluasan informasi dan/atau pemberitahuan;
- b. Pendistribusian SOP; dan
- c. Penetapan pegawai pelaksana, penanggung jawab dan pemantau sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.

## Monitoring dan evaluasi 8.

## a. Monitoring

Porses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum SOP yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil pelaksanaan. monitoring ini dapat berupa obsewasi supervisor, interview pelaksana, diskusi kelompok kerja, pengarahan dan pelaksanaan. kinerja dalam timbul, Proses dengan l


## b. Evaluasi

Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses pelaksanaan dan alrtiEtas yang telah dibakukan dalam bentuk soP dari sebuah organisasi dalam rangla menentukan efektifrtas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. Dari sisi substansial SOP, evaluasi SOP dapat dilakukan dengan mengacu pada penyempumaan-penyempufiraan terhadap SOP yang telah diterapkan atau bahkan sejauhmana diperlukan SOP yang baru.



nq,

## I.AMPIRAN II : PERATURAN BUPATI TULUNGAGUNG

NOMOR : 2l TAHUN2Ol5

TANGGAL : 5 Mei2O15

## FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

## 1. Halaman Judul


## 2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan

| SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH | Nomor Standar Operasional Prosedur |
|---------------------------------|--------------------------------------|
| SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH | Tgl Pembuatan |
| | Tgl Revisi |
| | Tgl pengesahan |
| | Disahkan OIeh |
| | Nama Standar Operasional Prosedur |

| Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksanaan |
|---------------|---------------------------|
| 1. 2. | |
| Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan |
| Peringat4n | Pencatatan dan Pendataan |
| 1 2. | |


L,,

## o Cara Pengisian

| (1) | Nomor standar Operasional prosedur | Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu (No Komponen, Unit Kerja, Bagran, No Standar Operasional Prosedur) |
|-------|--------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| (2) | Tanggal Pembuatan | Diisi dengan tanggai pengesahan Standar Operasional Prosedur |
| (3) | Tanggal Revisi | Diisi dengan tanegal standar Operasional Prosedur di Revisi |
| (41 | Tanggal pengesahan | Diisi dengan tanggal mulai berl4ku |
| (s) | Disahkan oleh | Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan |
| (6) | Nama standar Operasional Prosedur | Diisi dengan nama Prosedur yang akan distandarkan |
| (71 | Dasar Hukum | Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur |
| (8) | Kuafifikasi pelaksana | Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandark4n |
| (e) | Keterkaitan | Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distaldarkan dengan prosedur lain yang distandarkan |
| (10) | Peralatan/ FerlengkaPa.n | Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang difu |
| (11) | Peringatan | Diisi dengan : - Penjelasan mengenai kemungkinan- kemungkinan resiko yang akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. - Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan den berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan ' - Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. |
| (r2) | Pencatatan dan pendataan | Diisi dengan penjelasan mengenai berbagqi hal yang perlu didata, dicatat atau paraf oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedrrr yang telah distandarkan |
| (13) | Uraian prosedur | Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dan prosedur yang distandarkan |
| (r4) | Pelaksana | Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas |
| (1s) | Kelengkapan | Diisi dengan penjeLasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan |
| (16) | Waktu | Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan sesuatu proses/kegiatan |
| (L7l | Output | Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses / kegiatan |
| {18) | Pengesahan | Diisi dengan nama dan tandatangan kepala SKPD |


## 3. Uraian prosedur

| | | Pelaksana | Pelaksana | Pelaksana | Mutu Baku | Mutu Baku | Mutu Baku | |
|-----------------|-----------------|-------------|-------------|-------------|--------------|-------------|-------------|-----|
| Uraian Prosedur | Uraian Prosedur | Pelaks 1 | Felaks 2 | Pelaks 3 | Persyr/Klkpn | Waktu | Output | Ket |
| I | 2 | 3 | | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| I | | | | | | | | |
| 2 | | | | | | | | |
| 3 | | | | | | | | |

## r Cara Pengisian

| (1) | Uraian prosedur | Diisi dengan proses sejak dari kegiatan mulai dilakukan sampai dengan kegiatan selesai dan keluaran dihasilkanuntuk setiap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing- masing unit organisasi yang bers44gkutan. |
|-------|-------------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| (21 | Pelaksana | Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah (fungsional umum/sta0 |
| (3) | Mutu Baku | Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan outryt pada setiap alrtivitas yang dilakuka4. |

## Simbol-Simbol 4.

Pen5rusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing unit organisasi.

Unhrk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut :




| SIUBOL | Sebutan | DEFIItIAI |
|----------|-----------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| I | 2 | 3 |
| | Terminator | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal/ mulai dan akhir suatu bagan alir. |
| | Proses | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pelaksanaan kegratan. |
| | Pengambilan Keputusan | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pelaksanaan kegiatan. |










| 1 | 2 | 3 |
|--------------|---------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| | Dokumen | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan. |
| | Penggandaan Dokumen | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual. |
| | Arsip Manual | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual. |
| :l | File | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan ddam bentuk data/file. |
| | Konelrtor | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman. |
| | Konektor | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktjfitas dalam halaman yang berbeda. |
| |1--- - *l.- | Garis Alir | Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan. |