PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA Nomor 87 Tahun 1999 tentang TATA CARA PENYERAHAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN (berlaku 13 Oktober 1999)
Pembukaan
Menimbang
Mengingat
Menetapkan
PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 87 TAHUN 1999
TENTANG
TATA CARA PENYERAHAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
:
bahwa untuk meningkatkan kemampuan dunia usaha dalam pengelolaan dokumen perusahaan secara efektif dan efisien serta untuk melaksanakan ketentuan Pasal 22 Undan-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, perlu menetapkan Peraturan Pemerintah tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan;
: 1.
- Pasal 5 ayat (2) Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3674);
MEMUTUSKAN :
: PERATURAN PEMERINTAH TENTANG TATA CARA PENYERAHAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN.
BAB I - KETENTUAN UMUM Pasal 1
Pasal 1
Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan :
1. Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain namun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
2. Penyiangan adalah kegiatan memilah, mengeluarkan, dan menyisihkan dokumen perusahaan yang telah berakhir fungsinya untuk dilakukan penilaian.
3. Penilaian adalah kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna dokumen.
4. Penyerahan adalah kegiatan menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional.
5. Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara total dokumen perusahaan yang telah berakhir fungsinya dan yang tidak lagi memiliki nilai guna.
BAB I - KETENTUAN UMUM Pasal 1
Pasal 2
Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut kepada Arsip Nasional.
BAB I - KETENTUAN UMUM Pasal 1
Pasal 3
- (1) Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan penyiangan dan penilaian terhadap dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan untuk menentukan :
- a. dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional; dan
- b. dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.
- (2) Dalam pelaksanaan penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau dimusnahkan.
BAB II - TATA CARA PENYERAHAN Pasal 4
Pasal 4
- (1) Dokumen perusahaan tertentu yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, tetapi sudah tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan, dan telah melampaui jangka waktu wajib simpan.
- (2) Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
BAB II - TATA CARA PENYERAHAN Pasal 4
Pasal 5
Dokumen perudahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a, merupakan dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan :
- a. kegiatan pemerintahan;
- b. kegiatan pembangunan nasional; atau
- c. kehidupan kebangsaan.
BAB II - TATA CARA PENYERAHAN Pasal 4
Pasal 6
- (1) Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam waktu 10 (sepuluh) tahun.
- (2) Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilakukan setelah ketetapan pailit dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap.
- (3) Dalam hal perusahaan dilikuidasi, penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilakukan setelah pemberesan selesai dilaksanakan.
BAB II - TATA CARA PENYERAHAN Pasal 4
Pasal 7
- (1) Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dlam Pasal 6, pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional.
- (2) Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas surat pimpinan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal diterimanya surat pemberitahuan penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci menyebutkan :
- a. waktu penerimaan;
- b. tempat penerimaan; dan
- c. pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan dokumen; dan
- d. rincian dokumen yang dapat diterima.
- (3) Apabila setelah lewat jangka waktu 60 (enam puluh) hari sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka pimpinan perusahaan dapat langsung menyerakan dokumen perusahaan.
BAB II - TATA CARA PENYERAHAN Pasal 4
Pasal 8
- (1) Penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan penyerahan;
- b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
- c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
- (2) Berita acara penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 2 (dua), dengan ketentuan :
- a. lembar pertama untuk pimpinan perusahaan; dan
- b. lembar kedua untuk Kepala Arsip Nasional.
- (3) Pada setiap lembar berita acara penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang diserahkan.
Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa Dokumen Perusahan yang diserahkan kepada Arsip Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 bukan merupakan dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai dengan ketentuan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, maka Arsip Nasional dapat menyerahkan kembali dokumen tersebut kepada perusahaan untuk dimusnahkan.
BAB III - TATA CARA PEMUSNAHAN
Pasal 10
- (1) Setiap perusahaan dapat melakukan pemusnahan dokumen perusahaan yang :
- a. telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi;
- b. tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan;
- c. tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;
- d. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
- e. tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses.
- (2) Dalam hal dokumen perusahaan telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dokumen tersebut dapat segera dimusnahkan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan
BAB III - TATA CARA PEMUSNAHAN
Pasal 11
Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib didasarkan atas keputusan pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
BAB III - TATA CARA PEMUSNAHAN
Pasal 12
Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan secara total, dengan cara membakar habis, mencacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
BAB III - TATA CARA PEMUSNAHAN
Pasal 13
- (1) Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan berita acara pemusnahan dokumen perusahaan.
- (2) Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan:
- a. lembar pertama untuk pimpinan perusahaan;
- b. lembar kedua untuk unit pengolahan; dan
- c. lembar ketiga untuk unit kearsipan.
- (3) Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang dimusnahkan.
BAB III - TATA CARA PEMUSNAHAN
Pasal 14
Pelaksanaan pemusnahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 wajib disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat dari perusahaan yang bersangkutan.
BAB III - TATA CARA PEMUSNAHAN
Pasal 15
- 8 - dalam Pasal 13 ayat (2) sekurang-kurangnya memuat:
- a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan pemusnahan;
- b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan;
- c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan; dan
- d. tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi.
BAB IV - KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 16
Pada saat Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku dokumen perusahaan yang telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih dapat segera dimusnahkan, kecuali :
- a. naskah asli dokumen tersebut masih tetap perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional; atau
- b. mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu.
KETENTUAN PENUTUP
BAB V - KETENTUAN PENUTUP
Pasal 17
Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
PENUTUP
Pengesahan
Penetapan: Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Pemerintah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

Penetapan: Diundangkan di Jakarta pada tanggal 13 Oktober 1999

Penandatangan: ## MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Verifikasi: ttd. MULADI

Penetapan: Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 13 Oktober 1999

Penandatangan: PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, ttd. BACHARUDDIN JUSUF HABIBIE
PENJELASAN
Pembukaan
ATAS
## PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 87 TAHUN 1999 TENTANG
## TATA CARA PENYERAHAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
## UMUM
Sebagaimana ditegaskan dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan bahwa dalam rangka efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen perusahaan telah diatur mengenai tata cara penyimpanan, pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan dokumen perusahaan.
Untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan tersebut dalam
PENJELASAN
Pasal 22
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan ditentukan bahwa mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diperintahkan untuk diatur lebih lanjut dengan Peraturan Pemerintah. Bertitik tolak dari Pasal 22 tersebut, maka dalam Peraturan Pemerintah ini diatur mengenai kegiatan-kegiatan untuk memberikan pedoman yang dapat digunakan sebagai dasar atau pegangan dalam melaksanakan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan melalui tahap-tahap yang ditentukan. Kegiatan-kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan tersebut, merupakan salah satu sarana penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai nilai guna bagian kepentingan nasional dan untuk meng