PERATURAN DAERAH PROVINSI MA Nomor TAHUN Tahun 2017 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (berlaku 20 Maret 2017)
Pasal 12
- a. bahwa sesuai ketentuan Pasal 12 ayat (2) huruf r, Pasal 17 dan Pasal 236 dan
PENUTUP
Pengesahan
Penetapan: Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.

Penetapan: Ditetapkan di Banjarmasin pada tanggal 20 Maret 2017

Penandatangan: GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN,

Verifikasi: Ttd. H. SAHBIRIN NOOR

Penetapan: Diundangkan di Banjarbaru pada tanggal 21 Maret 2017

Penandatangan: SEKRETARIS DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN,

Verifikasi: Ttd. ## H. ABDUL HARIS LEMBARAN DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN TAHUN 2017NOMOR 1 NOREG PERATURAN DAEAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN: (1/34/2017)
LAMPIRAN
LAMPIRAN
lampiran I huruf X, Pembagian Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan sub urusan provinsi Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;
- b. bahwa kearsipan diselenggarakan sebagai upaya dalam mendukung kinerja pemerintahan dan pembangunan serta dalam menyelamatkan memori kolektif daerah yang merupakanbagian tak terpisahkan dari memori kolektif bangsa dan mempunyai nilai sangat penting dan strategis bagi Pemerintah Daerah dalam perencanaan, pertanggungjawaban, pelayanan publik, perlindungan aset, penegakan hak dan kewajiban serta bagi penyelesaian berbagai masalah hukum dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;
- c. bahwa pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah dan BUMD masih belum optimal, sehingga belum dapat sepenuhnya mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik;
- d. bahwa sesuai dengan Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, kearsipan merupakan salah satu urusan wajib yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah;
- e. bahwa dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintahan Daerah dan BUMD yang komprehensif, terpadu, tertib dan berkesinambungan, dipandang perlu membuat regulasi yang dapat menjadi pedoman bagi semua pihak;
- f. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, huruf c, , d dan huruf e, perlu menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;

Menimbang:

Mengingat:

1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun1945;
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 Jo.UndangUndang Nomor 21 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 10 tahun 1957 antara lain mengenai Pembentukan Daerah Swatantra Tingkat I Kalimantan Selatan sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 1106);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Indonesia Nomor 5071);
4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan UndangUndang Nomor 9 tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5826);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887);
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036);

Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KALIMANTAN SELATAN dan GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN

MEMUTUSKAN:

Menetapkan:

PERATURAN KEARSIPAN.

DAERAH

TENTANG

PENYELENGGARAAN

## BAB I KETENTUAN UMUM

## Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1. Pemerintah Pusat adalah Presiden Republik Indonesia yang memegang kekuasaan pemerintahan negara Republik Indonesia yang dibantu oleh Wakil Presiden dan menteri sebagaimana dimaksud dalam UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
2. Daerah adalah Provinsi Kalimantan Selatan.
3. Pemerintahan Daerah adalahpenyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
4. Pemerintah Daerah adalah gubernur sebagai unsurpenyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpinpelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadikewenangan daerah otonom.
5. Gubernur adalah Gubernur Kalimantan Selatan.
6. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnyadisingkat DPRD adalahlembaga perwakilan rakyat daerahyang berkedudukan sebagai unsur penyelenggaraPemerintahan Daerah.
7. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
10. Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
11. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
12. Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai aparatur sipil negara secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
13. Organisasi Kearsipan adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
14. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan DPRD dalam penyelenggaraan PemerintahanDaerah.

15. Arsip Dinamisadalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu.
16. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsipkarena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
17. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
18. Arsip Aktifadalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
19. Arsip Inaktifadalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
20. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
21. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam ketegori arsip terjaga.
22. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
23. Lembaga Kearsipan Daerah Provinsiadalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan.
24. Arsip Daerah Provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk organisasi perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan di lingkungan pemerintahan daerah Provinsi Kalimantan Selatan yang berkedudukan di ibukota provinsi.
25. Pencipta Arsipadalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis.
26. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsipyang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
27. Pengelolaan Arsip adalah keseluruhan proses pengaturan dan pengendalian arsip dinamis dan arsip statis.
28. Pengelolaan Arsip Dinamisadalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
29. Penciptaan Arsip adalah tahap pertama daur hidup arsip dimana arsip dibuat dan diterima serta kemudian disimpan untuk tindakan dan rujukan, biasanya dalam suatu sistem pengolahan arsip.
30. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
31. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

32. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktifdari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.
33. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
34. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
35. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
36. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar beberapa komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
37. Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnyadisingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
38. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi kearsipan secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
39. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
40. Autentikasi Arsip Statis adalah penyataan terhadap autentisitas Arsip Statis maupun arsip hasil alih media yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan setelah dilakukan proses pengujian.
41. Masyarakat adalah setiap orang, kelompok orang atau lembaga yang berdomisili di daerah yang mempunyai perhatian dan peranan dalam bidang kearsipan.
42. Penyidik Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PPNS adalah Pejabat Pegawai Negeri Sipil tertentu di lingkungan Pemerintah Daerah yang diberi wewenang khusus untuk melakukan Penyidikan terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan.
43. Penyidikan adalah serangkaian tindakan penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam undang-undang untuk mencari serta mengumpulkan bukti yang dengan bukti itu membuat terang tindak pidana yang terjadi guna menemukan tersangkanya.

## BAB II ASAS, MAKSUD, TUJUAN, SASARAN

## Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan berdasarkan asas:

- a. kepastian hukum;
- b. keautentikan dan keterpercayaan;
- c. keutuhan;
- d. asal usul ( principle of provenance );
- e. aturan asli ( principle of original order );
- f. keamanan dan keselamatan;
- g. keprofesionalan;
- h. keresponsifan;
- i. keantisipatifan;
- j. kepartisipatifan;
- k. akuntabilitas;
- l. kemanfaatan;
- m. aksesibilitas; dan
- n. kepentingan umum.

## Pasal 3

Kebijakan di bidang kearsipan yang diatur dalam Peraturan daerah ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman bagi Penyelenggaraan Kearsipan yangkomprehensif dan terpadu di Daerah.

## Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan:

- a. mewujudkan ketersediaanArsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
- b. meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan;
- c. mewujudkan tertib pengelolaan dan penggunaan Arsip;
- d. menjamin keselamatan dan keamananArsip yang mempunyai nilai guna kesejarahan dan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- e. meningkatkan kualitas layanan publik dalam bidang informasi kearsipan; dan
- f. meningkatkan peran serta masyarakat dalam pemasyarakatan kearsipan, penyelamatan arsip bernilai guna tinggi, serta pendayagunaan informasi sumber arsip.

## Pasal 5

Sasaran Penyelenggaraan Kearsipan adalah:

- a. terwujudnya ketersediaanArsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
- b. meningkatnya kualitas penyelenggaraan kearsipan;
- c. terwujudnyatertib pengelolaan dan penggunaan Arsip;
- d. terjaminnya keselamatan dan keamananArsip yang mempunyai nilai guna kesejarahan dan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
- e. terwujudnya layanan publik dalam bidang informasi kearsipan yang prima; dan

- f. terwujudnya peran serta masyarakat yang efektif dalam pemasyarakatan kearsipan, penyelamatan Arsip bernilai guna tinggi, serta pendayagunaan informasi sumber arsip.

## BAB III

## RUANG LINGKUP

## Pasal 6

Penyelenggaraan Kearsipan yang diatur dalam peraturan daerah ini meliputi:

- a. wewenang dan tanggung jawab;
- b. pengelolaan arsip;
- c. pengelolaan simpul jaringan informasi kearsipan;
- d. lembaga penyelenggara kearsipan;
- e. sumber daya manusia kearsipan;
- f. prasarana dan sarana;
- g. kerja sama antardaerah;
- h. pembinaan, pengawasan, dan pelaporan;
- i. peran serta masyarakat;
- j. pembiayaan;
- k. kewajiban dan larangan;
- l. sanksi.

## Pasal 7

Ruang lingkup Penyelenggaraan Kearsipan meliputi kegiatankearsipan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah dan BUMD.

## BAB IV

## WEWENANGDAN TANGGUNG JAWAB

## Bagian Kesatu Wewenang

## Pasal 8

- (1) Pemerintah Daerah berwenangmenyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan.
- (2) Urusan pemerintahan di bidang kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)meliputi:
- a. pengelolaan arsip dinamis;
- b. pengelolaan arsip statis;
- c. pengelolaan simpul jaringan dalam SIKN melalui JIKN;
- d. perlindungan dan penyelamatan arsip; dan
- e. penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup.

## Bagian Kedua Tanggung Jawab

## Pasal 9

- (1) Dalam rangka menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan, Pemerintah Daerah bertanggung jawab:
- a. mengalokasikan anggaran dalam APBD;
- b. menetapkan kebijakan;
- c. menyusun perencanaan;
- d. menyediakan prasarana dan sarana;
- e. mengembangkan kapasitas kelembagaan dan sumber daya manusia kearsipan;
- f. mendorong partisipasi masyarakat dalam Penyelenggaraan Kearsipan; dan
- g. melakukan pembinaan dan pengawasanPenyelenggaraan Kearsipan.
- (2) Perencanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi dengan menyusun rencana penyelenggaraan kearsipan.
- (3) Rencana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi:
- a. rencana strategis penyelenggaraan kearsipan daerah;
- b. rencana kerja pemerintah daerah;
- c. rencana kerja dan anggaran Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.
- (4) Rencana strategis penyelenggaraan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a disusun untuk jangka waktu 5 (lima) tahun.
- (5) Rencana kerja pemerintah daerah dan rencana kerja dan anggaran Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b dan huruf c disusun untuk jangka waktu 1 (satu) tahun.
- (6) Tata cara penyusunan rencana penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

## BAB V

## PENGELOLAAN ARSIP

## Pasal 10

- (1) Pengelolaan Arsip dilakukan terhadap:
- a. Arsip Dinamis; dan
- b. Arsip Statis.
- (2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
- a. Arsip Vital;
- b. Arsip Aktif; dan
- c. Arsip Inaktif.
- (3) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip.
- (4) Pengelolaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan DaerahProvinsi.
- (5) Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Arsiparis.

## Bagian Kesatu Pengelolaan Arsip Dinamis

## Paragraf 1 Umum

## Pasal 11

- (1) Pengelolaan Arsip Dinamis wajib dilaksanakan oleh:
- a. Pemerintah Daerah;
- b. BUMD;
- c. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang melaksanakan kegiatan dengan pendanaan dari APBD; dan
- d. Pihak ketiga yang diberi atau menerima pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pemerintah Daerah dan/atau BUMD sebagai pemberi kerja.
- (2) Pihak ketiga sebagaimana dimaksud padaayat (1) huruf d wajibmenyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatanyang dibiayai dengan APBD kepada pemberi kerja.
- (3) Pemerintah Daerah dan BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakan oleh pihak ketiga.
- (4) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud padaayat (3) dilaksanakan setelah pihak ketigamempertanggungjawabkan kegiatannyakepada pemberi kerja dan lembaga lain yangterkait.

## Pasal 12

- (1) Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi kegiatan:
- a. Penciptaan Arsip;
- b. Penggunaan Arsip;
- c. Pemeliharaan Arsip; dan
- d. Penyusutan Arsip.
- (2) Untuk mendukung pengelolaan Arsip Dinamis yang efektif dan efisien, Pencipta Arsip wajib membuat:
- a. tata naskah dinas;
- b. klasifikasi arsip; dan
- c. sistem klasifikasi keamanandan akses arsip.
- (3) Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsipsebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan Peraturan Gubernur.

## Pasal 13

Pejabatatau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis pada Pencipta Arsip wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

## Paragraf 2 Penciptaan Arsip

## Pasal 14

- (1) Penciptaan arsip meliputi kegiatan:
- a. pembuatan arsip; dan
- b. penerimaan arsip.
- (2) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pencipta Arsip dengan berpedoman pada tata naskah dinas, klasifikasi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

## Pasal 15

- (1) Setiap Arsip yang diciptakan harus diregistrasi oleh Pencipta Arsip.
- (2) Arsip yang sudah diregistrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat waktu, lengkap, dan aman.
- (3) Pencipta Arsip wajib melakukan pengendalian terhadap kegiatan penciptaan arsip.
- (4) Pencipta Arsip mengatur tata cara registrasi dan pengendalian penciptaan arsip di lingkungan kerjanya.
5. Pasal 16
- (1) Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
- (2) Unit Pengolah dan Unit Kearsipanwajib memelihara dan menyimpan dokumentasi penciptaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

## Pasal 17

- (1) Penciptaan Arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas.
- (2) Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang diciptakan dan diterima dari pihak lain.

## Paragraf 3 Penggunaan Arsip Dinamis

## Pasal 18

- (1) Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
- (2) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

## Pasal 19

- (1) Ketersediaan dan autentisitas Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip.
- (2) Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif.
- (3) Pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk penggunaan internal dan kepentingan publik.

## Pasal 20

- (1) Pencipta Arsip wajib menyediakan Arsip Dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
- (2) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

## Pasal 21

- (1) Pencipta Arsip pada Pemerintah Daerah dan BUMD wajib membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yang meliputi:
2. a.
3. b.
4. Arsip Terjaga; dan Arsip Umum.
- (2) Daftar arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ayat 2 meliputi daftar arsip aktif dan arsip inaktif.

## Pasal 22

- (1) Pencipta Arsip dapat menutup akses atas arsipdengan alasan apabila arsip dibuka untukumum dapat:
- a. menghambat proses penegakan hukum;
- c. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungandari persaingan usaha tidak sehat;
- d. membahayakan pertahanan dan keamanannegara;
- e. mengungkapkan kekayaan alam Indonesiayang masuk dalam kategori dilindungikerahasiaannya;
- f. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- g. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
- h. mengungkapkan isi akta autentik yangbersifat pribadi dan kemauan terakhirataupun wasiat seseorang kecuali kepadayang berhak secara hukum;
- i. mengungkapkan rahasia atau data pribadi;dan
- j. mengungkap memorandum atau suratyang menurut sifatnya perludirahasiakan.
- (2) Pencipta Arsip wajib menjaga kerahasiaan arsiptertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

## Pasal 23

Pimpinan Pencipta Arsip berkewajiban membuat ketentuan tentang prosedur pelayanan penggunaan arsipberdasarkan standar pelayanan minimal sertamenyediakan fasilitas untuk kepentinganpengguna arsip

## Paragraf 4 Pemeliharaan Arsip Pasal 24

- (1) Pemeliharaan Arsip Dinamisdilaksanakan oleh Pencipta Arsip untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
- (2) Pemeliharaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pemeliharaan Arsip Aktif, Arsip Inaktif, danArsip Vital, baik yang termasuk dalam Arsip Terjaga maupun Arsip Umum.
- (3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
- (4) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menjadi tanggung jawab pimpinanUnit Kearsipan.

## Pasal 25

## Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan:

- a. pemberkasan arsip aktif;
- b. pemeliharaan arsip inaktif;
- c. penyimpanan arsip;
- d. alih media arsip; dan
- e. pemeliharaan arsip vital.

## Pasal 26

- (1) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf adilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
- (2) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip.

## Pasal 27

- (1) Pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif.
- (2) Penyusunan daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mejadi tanggung jawab Unit Pengolah.
3. Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
- (3) a. daftar berkas; dan b. daftar isi berkas.
- (4) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a paling sedikit memuat:
- a. unit pengolah;
- b. nomor berkas;
- c. kode klasifikasi;
- d. uraian informasi berkas;
- e. kurun waktu;
- f. jumlah; dan
- g. keterangan.

- (5) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b paling sedikit memuat:
- a. nomor berkas;
- b. nomor item arsip;
- c. kode klasifikasi;
- d. uraian informasi arsip;
- e. tanggal;
- f. jumlah; dan
- g. keterangan.
- (6) Unit pengolah wajib menyampaikan daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada Unit Kearsipan paling lambat 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

## Pasal 28

- (1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf b dilakukan melalui kegiatanpenataan danpenyimpanan.
- (2) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
- (3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:
- a. pengaturan fisik arsip;
- b. pengolahan informasi arsip; dan
- c. penyusunan daftar arsip inaktif.
- (4) Daftar arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf c paling sedikitmemuat:
- a. Pencipta arsip;
- b. Unit pengolah;
- c. nomor arsip;
- d. kode klasifikasi;
- e. uraian informasi arsip;
- f. kurun waktu;
- g. jumlah; dan
- h. keterangan.
- (5) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab pimpinanUnit Pengolah.

## Pasal29

- (1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25huruf c,dilakukan terhadap Arsip Aktif dan Arsip Inaktif yang sudah tercantum dalam daftar arsip.
- (2) Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.
- (3) Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
- (4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan.

## Pasal 30

- (1) Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25huruf d,dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- (2) Pelaksanaan alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
- (3) Dalam melakukan alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pimpinan Pencipta Arsip menetapkan kebijakan alih media arsip.
- (4) Alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
- (5) Alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diprioritaskan terhadap arsip yang secara fisik harus diduplikasi dan arsip yang memiliki nilai informasi tinggi bagi kepentingan Pencipta Arsip.

## Pasal 31

- (1) Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan Pencipta Arsip.
- (2) Pelaksanaan alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
- (3) Berita acara alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat:
- a. waktu pelaksanaan;
- b. tempat pelaksanaan;
- c. jenis media;
- d. jumlah arsip;
- e. keterangan proses alih media yang dilakukan;
- f. pelaksana; dan
- g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
- (4) Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan paling sedikitmemuat:
- a. Unit Pengolah;
- b. nomor urut;
- c. jenis arsip;
- d. jumlah arsip;
- e. kurun waktu; dan
- f. keterangan.

## Pasal 32

Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

## Pasal 33

- (1) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital.
- (2) Pemerintahan Daerah dan BUMD wajib membuat program arsip vitalsebagaimana dimaksud pada ayat (1).

- (3) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
- a. identifikasi;
- b. pelindungan dan pengamanan; dan
- c. penyelamatan dan pemulihan.
- (4) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
- (5) Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital diatur dalam Peraturan Gubernur.

## Pasal 34

- (1) Pencipta Arsip wajib menyerahkan salinan Arsip Vital yang dikuasainya kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.
- (2) Salinan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa:
- a. media elektronik; dan/atau
4. b.
5. media lainnya.
- (3) Salinan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) adalah salinan yang telah diautentikasi oleh pimpinan Pencipta Arsip.

## Paragraf 5 Penyusutan Arsip

## Pasal 35

- (1) Penyusutan Arsip dilaksanakan oleh Pencipta Arsip.
- (2) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan Pencipta Arsip, masyarakat, bangsa, dan negara.

## Pasal 36

- (1) Pemerintah Daerahdan BUMD wajib memiliki JRA.
- (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Gubernur dan pimpinan BUMD setelah mendapat persetujuan kepala ANRI.
- (3) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
- a. JRA substansi; dan
- b. JRA fasilitatif.
- (4) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a substansi disusun oleh Pencipta Arsip bersama Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.
- (5) Penyusunan JRA substansi sebagaimana dimaksud pada ayat (4) berdasarkan pedoman retensi arsip berstandar nasional.
- (6) JRA untuk fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b disusun Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

## Pasal 37

Penyusutan Arsip meliputi kegiatan:

- a. pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
- b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan

- c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

## Pasal 38

- (1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.
- (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
- a. penyeleksian arsip inaktif;
- b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan
- c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

## Pasal 39

Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pemerintah Daerah dilakukan sebagai berikut:

- a. pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; dan
- b. pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling singkat10 (sepuluh) tahun dilakukan dari Pencipta Arsipke Lembaga Kearsipan Provinsi.

## Pasal 40

- (1) Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
- (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif.
- (3) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.
- (4) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan.

## Pasal 41

Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan BUMD diatur oleh pimpinan BUMD berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

## Pasal 42

- (1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf bmenjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip.
- (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang:
- a. tidak memiliki nilai guna;
- b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
- c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
- d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

- (3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinanPencipta Arsip.

## Pasal 43

- (1) Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan Perangkat Daerah setelah mendapat:
- a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
- b. persetujuan tertulis dari Gubernur.
- (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan.

## Pasal 44

- (1) Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah yang memiliki retensi paling singkat 10(sepuluh) tahun ditetapkan oleh Gubernur setelah mendapat:
- a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
- b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI; dan
- c. konfirmasi terhadap JRA Daerah.
- (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan DaerahProvinsi.

## Pasal 45

- (1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMD yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMD setelah mendapat:
- a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; dan
- b. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMD.
- (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan BUMD.

## Pasal 46

- (1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMD yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh BUMD setelah mendapat:
- a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
- b. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.
- (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMD sebagaimana dimaksud