Unknown Unknown Nomor 19 Tahun 2013 tentang SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN PERSEDIAAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATENLABUHANBATU (berlaku 18 September 2013)
Pembukaan
Mengingat lanjut mengenai pengelolaan barang milik daerah diatur dalam Peraturan Bupati;
- d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada h uruf a, huruf b dan huruf c perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan di Lingkungan Pemerintah Ka bu paten Labuhanbatu.
1. Undang-Undang Nomor 7 Drt Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kabupaten-Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Provinsi Sumatera Utara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1092);
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lernbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);
4. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan
.,/
/
Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400);
5. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 ten tang Pernerin tahan Daerah (Lem baran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59);
6. Peraturan Pemerintah Nornor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara · Republik Indonesia Nomor 4578);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 ten tang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008; (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4609) sebagaimana telah
diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 ten tang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 123, Tarnbahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5165);
9. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 ten tang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Pcraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah;
10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 ten tang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
11. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;
12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 694);
13. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 49 Tahun 2001 ten tang Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah;
14. Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 5 Tahun 2006 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 5 Tahun 2006 Seri D Nomor 11);
15. Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 21 Tahun 2008 tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 21 Tahun 2008 Seri D Nomor 2);
16. Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 34 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Ka bu paten Labuhanbatu (Lembaran Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 34 Tahun 2008 Seri D Nomor 5);
17. Peraturan Daerah Ka bu paten Labuhanbatu Nomor 35 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas-dinas Daerah Ka bu paten Labuhanbatu (Lembaran Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 35 Tahun 2008 Seri D Nomor 6);
18. Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 36 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Ka bu paten Labuhanbatu (Lembaran Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 36 Tahun 2008 Seri D Nomor 7) sebagaimana telah diubah. dengan Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nornor 32 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 36 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Labuhanbatu (Lembaran . Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nornor 32 Tahun 2011 Seri D Nornor 32);
19. Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 37 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan Pada Pemerintah Kabupaten Labuhanbatu (Lembaran Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 37 Tahun 2008 Seri D Nomor 8);
20. Peraturan Bupati Labuhanbatu Nomor 37 Tahun 2012 lentang Sistem dan Prosedur Pengelolaan Barang Milik Daerah di
~
Menetapkan :
Lingkungan Pemerintah Ka bu paten Labuhanbatu (Berita Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 37 Tahun 2012).
MEMUTUSKAN :
PERATURAN BUPATI TENTANG SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN PERSEDL-'\AN DI LING KUN GAN PEMERINTAH KABUPATEN LABUHANBATU.
BABI KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan :
1. Pernerin tab Daerah adalah Pemerin tah Kabupaten Labuhanbatu.
2. Kabupaten Bupati 2. Bupati adalah Labuhanbatu.
3. Barang Milik Daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah atau perolehan lainnya yang sah.
4. Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan atau
diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat.
5. Sekretaris Daerah selaku Pengelola Barang Milik Daerah adalah Pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab melakukan koordinasi pengelolaan barang milik daerah.
6. Pengguna Barang Milik Daerah selanjutnya disebut Pengguna adalah Kepala Saluan Kerja Perangkat Daerah sebagai pejabat pemegang kewenangan penggunaan barang milik daerah.
7. Kuasa Pengguna Barang adalah pejabat yang ditunjuk oleh pengguna untuk menggunakan barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya.
8. Penyimpan Barang Milik Daerah adalah pegawai yang diserahi tugas untuk merierirna, menyimpan dan mcngeluarkan barang.
9. Pengurus Barang Milik Daerah adalah pegawai yang diserahi tugas untuk mengurus barang daerah dalam proses pemakaian yang ada di setiap satuan kerja perangkat daerah unit kerja.
10. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat dengan SKPD adalah perangkat daerah selaku pengguna barang.
11. Unit Pelaksana Teknis Daerah yang selanjutnya disingkat dengan UPTD adalah unit organisasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Labuhanbatu yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/ atau tugas teknis Penunjang Dinas atau Badan.
12. Sistem dan prosedur adalah rangkaian pedoman perencanaan, penatausahaan dan pertanggungjawaban persediaan yang meliputi pendahuluan, penatausahaan dan pertanggungjawaban serta pelaporan persediaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
13. Pengadaan adalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang daerah.
14. Rencana Kerja Anggaran yang selanjutnya disingkat dengan RKA adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi rencana pendapatan, rencana belanja program dan kegiatan SKPD serta rencana pembiayaan sebagai dasar penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.
15. Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang selanjutnya disingkat dengan DPA adalah dokumen yang memuat pendapatan, bclanja dan pembiayaan yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan anggaran oleh pengguna anggaran.
16. Pengguna Anggaran adalah Pejabat Pemegang kewenangan penggunaan anggaran untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi SKPD yang dipimpinnya.
17. Pejabat Pernbuat Komitmen yang selanjutnya disingkat dengan PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa.
18. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan yang selanjutnya disingkat dengan PPTK adalah pejabat pada unit kerja SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya.
19. Kepala Subbagian Program yang selanjutnya disingkat dengan Kasubbag Program adalah pejabat struktural eselon IV yang melaksanakan sebagian tugas sekretariat di bidang penyusunan rencana kerja anggaran di lingkungan SKPD.
20. Stock Opname adalah kegiatan pemeriksaan fisik untuk memperoleh akurasi data persediaan pada tanggal tertentu.
Pasal 2
- ( 1) Maksud disusunnya sis tern dan prosedur pengelolaan persediaan di lingkungan
'-
Pemerintah Daerah adalah untuk memberikan petunjuk kepada SKPD yang terkait dalam pelaksanaan pengelolaan persediaan SKPD.
- (2) Tujuan disusunnya sistem dan prosedur pengelolaan persediaan di lingkungan Pemerintah Daerah agar terwujud laporan keuangan yang akuntabel dalam pelaksanaan pengelolaan persediaan SKPD.
BAB III - RUANG LHlGKUP Pasal 3
Pasal 3
Ruang lingkup dan 'uraran lcbih lanjut mengenai sistem dan prosedur pengelolaan persediaan diuraikan lebih lanjut pada
PENUTUP
Pengesahan
Penetapan: Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Labuhanbatu.

Penetapan: Ditetapkan di Rantauprapat pada tanggal 18 September 2013

Penandatangan: ## BUPATILABUHANBATU, dto TIGOR PANUSUNAN SIREGAR Diundangkan dalam Lembaran Daerah Ka bu paten La buhanbatu Nomor 19 Tahun 2013 Tanggal 18 September 2013 : 18 September 2013 TANGGAL

Penandatangan: PERATURAN BUPATI LABUHANBATU NOIIOR : 19 Tahun :1013 LAMPIRAN I ## PENGERTIAN, JENIS DAN KARAKTERISTIK PERSEDIAAN ## PENGERTIAN A. Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan/ a tau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Persediaan merupakan aset yang berupa: - a. Barang atau perlengkapan (supplies} yang digunakan dalam rangka kegiatan operasional pernerintah, misalnya barang pakai habis seperti alat tulis kantor, obat-obatan, alat kebersihan dan sebagainya. - b. Bahan atau perlengkapan (supplies) yang akan diguna.kan dalam proses produksi atau penelitian. Dalam hal pemerintah memproduksi sendiri, persediaan juga meliputi bahan yang digunakan dalam proses produksi seperti bahan baku pembuatan alat-alat pertanian, tetapi persediaan bahan baku dan perlengkapan yang dimiliki proyek swakelola dan dibebankan ke suatu perkiraan aset untuk koristruksi dalam pengerjaan, tidak dimasukkan sebagai persediaan. Dalam hal untuk tujuan penelitian, persediaan dapat berbentuk bahan kimia, benih dan sebagainya. - c. Barang dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat, ·• - misalnya hewan dan tanaman untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat sebagaimana dimaksud, misalnya sapi, kuda, ikan, benih padi dan bibit tanaman dan aktiva tetap berupa barang modal yang diadakan untuk tujuan diserahkan kembali atau dijual namun hingga tahun buku berakhir belum diserah terimakan. - d. Barang yang disimpan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat dalam rangka kegiatan pemerintahan, misalnya karcis parkir dan lain-lain clan aktiva tetap berupa barang modal yang diadakan untuk tujuan diserahkan kembali atau dijual namun hingga tahun buku berakhir belum diserahterimakan. ## B. JENIS PERSEDIAAN .Jenis-jenis persediaan/barang pakai habis berdasarkan sifat dan bentuknya antara lain : 1. Alat tulis kantor yang digunakan dalam penyelenggaraan administrasi kantor rutin dan yang digunakan dalam kegiatan; 2. Alat kebersihan; 3. Alat-alat listrik; 4. Obat-obatan; 5. Benih tanaman dan hewan; 6. Balian bakar; 7. Bahan-bahan kimia; 8. Suku Cadang; 9. Barang konsumsi; 10. Amunisi; 11. Blanko, Formulir, benda pos, leges dan cetakan; ;,; - J 12. Bahan baku untuk proses produksi; 13. Barang dalam proses/ setengah jadi; 14. Tanah/bangunan/peralatan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat; 15. Hewan dan tanaman untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat; 16. Barang-barang yang dipakai untuk pameran/ perayaan/ perlombaan; 17. Barang-barang pecah belah; 18. Lain-lain. ## C. KARAKTERISTIK PERSEDIAAN Karakteristik atau sifat persediaan/barang pakai habis secara umum mencakup : 1. Jenis barang yang tidak dapat digunakan secara berulang 2. Memiliki usia manfaat kurang dari dua belas bulan 3. Diadakan untuk tujuan digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok fungsi SKPD 4. Memiliki jenis dan ragam yang ban yak 5. Dianggarkan dalarn belanja barang 6. Bersifat kadaluarsa 7. Mudah urituk disalahgunakan 8. Bersifat barang bergerak

Penandatangan: ## BUPATI LABUHANBATU, dto TIGOR PANUSUNAN SIREGAR : 19 Tahun :1013 : 18 September :1013 1'0MOR TAK GOAL

Penandatangan: PERATURAN BUPATI LABUHAI'IBA 111 LAIIPIRAN II ## PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PENGANGGARANPERSEDIAAN ## A. DESKRIPSI KEGIATAN Perencanaan dan penentuan kebutuhan persediaan bertujuan menunjang kelancaran dan kontinuitas penyiapan kebutuhan serta perlengkapan dalam rangka mengemban tugas SKPD. Perencanaan yang baik, efisien dan efektif akan berdampak pada penghematan belanja daerah sekaligus peningkatan daya guna aset itu sendiri. Fungsi perencanaan penganggaran merupakan rangkaian kegiatan dalam pemenuhan kebutuhan dengan mernperhatikan kemampuan/ketersediaan keuangan daerah clan pagu alokasi anggaran yang tersedia bagi SK.PD. Perencanaan penganggaran untuk pemenuhan kebutuhan barang harus terinci dengan memuat banyaknya barang, nama barang, waktu dan jumlah biaya yang diperlukan berdasarkan usulan setiap unit kerja dalam rangka mendukung program dan kegiatan yang direncanakan. Perencanaan kebutuhan barang milik daerah disusun oleh masing-masing unit sesuai Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD) dengan memperhatikan kebutuhan dalam satu tahun. Dalam melakukan perencanaan kebutuhan persediaan dilaksanakan berdasarkan pertimbangan yaitu: ~ 1. Untuk mengisi kebutuhan persediaan pada masingmasing unit/ satuan kerja sesuai be saran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi dengan mempedomani program kegiatan yang direncanakan; 2. Adanya barang-barang yang habis, rusak, dihapus, hilang, mati, kadaluarsa atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggan tian; 3. Adanya peruntukan barang yang didasarkan pada peruntukan standar perorangan, jika terjadi mutasi bertambah personil sehingga mempengaruhi kebutuhan barang; 4. Untuk menjaga tingkat persediaan setiap tahun anggaran bersangkutan agar efisien dan efektif; dan 5. Pertimbangan teknologi. ## B. PIHAK TERKAIT Dalam pelaksanaan perencanaan kebutuhan dan penganggaran persediaan, pihak-pihak yang berperan serta dan terlibat adalah: ## 1. Penyimpan Barang Penyimpan Barang memiliki tugas antara lain: - a) Melaporkan posisi saldo persediaan dan besarnya tingkat kebutuhan persediaan setiap bulan pada satu SKPD. - b) Menyiapkan usulan pembelian dan pengadaan persediaan kepada Pengguna Anggaran melalui pengurus barang. .. ## 2. Pengurus Harang Pengurus Barang memiliki tugas antara lain: - a) Mengumpulkan setiap usulan penyimpan barang dan usulan setiap unit kcrja serta mengevaluasi kewajaran pemakaian dan kebutuhan dalam satu tahun. - b) Menyiapkan revisi usulan pengadaan persedian/barang pakai habis agar disesuaikan dengan rencana kegiatan pada setiap unit kerja termasuk persediaan yang digunakan dalam kegiatan teknis. 3. c] Menyampaikan usulan tersebut untuk dijadikan dasar penyusunan RKJ&gt;..-SKPD sebagai bahan dalam penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD). ## 3. Kasubbag Program dan atau Pejabat Lain yang Dipersamakan Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang dipersarnakan merniliki tugas antara lain: - a) Menyiapkan RKA SKPD atas kegiatan rutin Sekretariat dan kegiatan teknis SKPD yang memuat kebutuhan belanja barang pakai ha.bis sebagai bagian dari unsur kegiatan secara rasional yang berpedoman pada tingkat kebutuhan riil kegiatan. - b) Menyampaikan kepada pengurus barang untuk dievaluasi dalam rangka standarisasi kebutuhan persediaan dan kelayakan kebutuhan sebelum dianggarkan pada DPA SKPD. ~ ## 4. Pengguna Anggaran Pengguna Anggaran mempunyai tugas menyetujui RKA SKPD sebagai dasar penyusunan DPA SKPD. ## C. TAHAPAN KEGIATAN Dalam pelaksanaan perencanaan kebutuhan dan penganggaran persediaan/barang pakai habis harus dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut : 1. Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang dipersamakan dengan itu menyiapkan rancangan RKA SKPD yang di dalamnya memuat alokasi belanja barang yang berisi kan rencana pengadaan dan pembelian barang pakai habis/persediaan dalam rangka mendukung kegiatan rutin sekretariat dan kegiatan teknis bagian dan bidang (unit kerja); 2. Penyimpan barang menyusun dan melaporkan saldo persediaan barang pakai habis per periode saat perencanaan dibuat sekaligus melaporkan realisasi serapan belanja barang secara kuantitatif kepada pengurus barang agar diketahui kebutuhan riil persediaan dalam satu tahun anggaran; 3. Pengurus barang mengevaluasi kelayakan alokasi anggaran belanja barang persediaan pada setiap usulan RKA SKPD dengan mempedomani serapan persediaan tahun lalu dan standar kebutuhan yang ditetapkan oleh pemerintah daerah (jika ada); 4. Pengurus barang menyampaikan revisi RKA SKPD kepada Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang dipersamakan dengan itu untuk diperbaiki dan seterusnya dijadikan dasar perbaikan oleh Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang dipersamakan dengan itu dalam rangka penyusunan APBD dan PAPBD;

Verifikasi: 5. RKA SKPD yang memuat kebutuhan persediaan barang pakai habis yang telah disetujui Pengguna Anggaran akan menjadi dasar penyusunan APBD dan PAPBD.

Penandatangan: ## BUPATILABUHANBATU, dto TIGOR PANUSUNAN SIREGAR L ! LAMPIRAN m

Penandatangan: PERATURA1'f BUPATI LABUHAl'fBATU NOIIOR : 19 Tahun ::1013 TANGOAL : 18 September ::1013 ## PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PENYALURAN PERSEDIAAN ## A. DESKRIPSI KEGIATAN Dalam mekanisme penenmaan, penyimpanan dan penyaluran persediaan secara um urn dapat dikelompokkan pada 3 (tiga) kegiatan yaitu: 1. Verifikasi, penerimaan dan pencatatan persediaan hasil pengadaan / pembelian.

Distribusi: 2. Penyerahan dan pendistribusian persediaan hasil pengadaan/ pembelian kepada unit pemakai. 3. Penyimpanan persediaan/stok dalam gudang dan pengamanannya. ## B. VERIFIKASI FERSEDIAAN BASIL PENGADAAN/PEMBELIAN Setelah hasil pengadaan/ pembelian selesai diperiksa oleh Tim/ Panitia/ Pejabat Pemeriksa Pengadaan/ Pembelian selanjutnya PPK/ PPTK melakukan penyerahan persediaan kepada Penyimpan Barang pada SKPD yang bersangkutan. Verifikasi persediaan bertujuan untuk merneriksa u1ang akan kebenaran/kesesuaian dari persediaan hasil pengadaan/ pembelian tersebut apakah sudah sesuai dengan dokumen tertulis sebagaimana yang dimaksud pada Berita Acara Hasil Pemeriksaan oleh Panitia Pemeriksa Hasil Pengadaan/Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian/ Kontrak. Dalam melakukan verifikasi, ketelitian Penyimpan Barang sangat dibutuhkan sekali, mereka dituntut memeriksa ulang dari dokumen penerimaan persediaan yang telah

Verifikasi: disetujui dan telah ditandatangani oleh Tim/ Panitia/ Pejabat Pemeriksa Hasil pengadaan/ pembelian terhadap persediaan yang sedang/ akan diterimanya sesuai dengan keadaan fisik, kualitas dan jumlahnya. Dalam urutan kerja pelaksanaannya dapat diuraikan sebagai berikut ini:

Verifikasi: 1. Periksa dulu dokumen penerimaan persediaan apakah telah ditandatangani oleh Tim/Panitia/Pejabat Pemeriksa Barang. Penyimpan Barang tidak diperbolehkan menerima persediaan hasil pengadaan yang tidak ditandatangani oleh Tim/Panitia/Pejabat Pemeriksa Barang.

Verifikasi: 2. Periksa dan hitung jumlah unit persediaan untuk setiap macam persediaan apakah sudah sesuai dengan dokumennya. Kalau belum cukup maka Penyimpan Barang melaporkan pada Paniti.s. Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) serta atasannya dan mencatat keterangan kekurangan tersebut pada dokumen yang bersangkutan, dan penerima barang membuat Tanda Penerimaan Sementara Persediaan yang dengan tegas menyatakan sebab-sebab dari Penerimaan Sementara tersebut dan sclanjutnya harus disetujui dan ditandatangani oleh yang menyerahka n persediaan terse but. 3. Periksa setiap unit persediaan berdasarkan spesifikasinya apakah sudah cocok dan lengkap bagian-bagiannya serta alat-alat tambahan/kelengkapannya. Jika persediaan tersebut ada yang kurang bagian-bagiannya a tau kelengkapannya maka Pengurus /Penyimpan Barang melaporkan pada atasannya dan mencatat keterangan kekurangan terse but pada dokumen yang bersangkutan dan penerima persediaan membuat Tanda Penerimaan Sementara yang dengan tegas menyatakan sebab-sebab dari Penerimaan Sementara r ' \_ ..

Verifikasi: tersebut dan selanjutnya harus disetujui dan ditandatangani oleh yang menyerahkan persediaan tersebut, tetapi kalau semuanya telah lengkap dan sesuai maka penerimaan itu dibuatkan Berlta Acara Penerimaan Persediaan. 4. Semua dokumen tertulia terhadap persediaan tersebut harus disimpan dengan rapi sebagai arsip penting dari satuan unit kerja yang bersangkutan. ## PENERIMAAN DAN PENCATATAN PERSEDIAAN HASIL PENGADAAN /PEMBELIAN c. Menerima dan mencatat persediaan basil pengadaan/pembelian, maksudnya adalah menerima dan membukukan persediaan hasil pengadaan/pembelian tersebut menurut administrasi persediaan yang seharusnya. Togas selanjutnya setelah verifikasi terhadap persediaan maka Pengurus/Penyimpan Barang harus membuat: 1. Berita Acara Penerimaan Persediaan 2. Buku Perierimaan Persediaan 3. Buku Pengeluaran Persediaan 4. Kartu Persediaan per Jenis 5. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan 6. Surat Perintah Pengeluaran Barang

Distribusi: ## PENYERAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PERSEDIAAN D.

Penandatangan: Persediaan yang telah berada dalam dan dikuasai oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah dan pendistribusiannya berada di bawah perintah Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan sebagai Pengguna Persediaan, selanjutnya persediaan hasil pengadaan/pembelian terse but dapat disalurkan, diserahkan a tau

Penandatangan: .., didistribusikan kepada pemakai sesuai dengan perintah Kepala Satuan Unit Kerja.

Distribusi: Pendistribusian adalah cara menyerahkan dan menyalurkan persediaan kepada penerima/ pemakai sesuai dengan yang telah ditentukan; baik jenis, tipe, rnacam dan jumlah satuannya. Sebagai bukti bahwa persediaan sudah diserahkan, diterimakan dan disalurkan kepada perorangan atau unit-unit yang membutuhkan, maka Penyimpan Barang menyimpan/ mengarsipkan surat bukti atau Bon/Surat Perintah Pengeluaran/Penyaluran Persediaan dari Pengguna/Kuasa Pengguna Barang atau oleh pejabat yang mempunyai wewenang untuk itu serta Tanda Terima Persediaan dari penerima.

Distribusi: Ada pun tugas pekerjaan penyaluran/ pendistribusian persediaan adalah: - kepada ditunjuk Perintah 1. Melakukan penyaluran persediaan penerima/ pemakai persediaan yang berdasarkan/ sesuai dengan Surat Pengeluaran /Penyaluran Persediaan dari Pengguna persediaan. 2. Melaksanakan administrasi penyaluran persediaan dengan tertib dan rapi sesuai dengan ketentuan. 3. Mernbuat Berita Acara penyerahan persediaan kcpada penerima/ pemakai persediaan.

Distribusi: 4. Menyimpan semua bukti dan arsip kegiatan atas penyaluran/ pendistribusian persediaan/ aset terse but. 5. Mernbuat laporan tentang keadaan penyaluran sesuai dengan ketentuan yang berlaku. ## PENYIMPANAN PERSEDIAAN/STOK HASIL PENGADAAN/ PEMBELIAN DALAM GUDANG DAN PENGAMANANNNYA E. Semua persediaan hasil pengadaan/pembelian sebelum sampai kepada pemakai persediaan disimpan &lt;lulu pada suatu tempat guna pengamanannya baik itu sifatnya sementara waktu atau dalam waktu yang agak lama. Penyimpanan ini tentu saja menuntut tanggung jawab yang berat dalam menjaga keselamatannya baik dari segi kerusakan fisik (pecah, rusak dan sebagainya) maupun dari segi kehilangan unit persediaan tersebut atau bagian dari unit persediaan tersebut (onderdil/suku cadang atau perlengkapannya), sehingga dibutuhkan petugas dan fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Banyaknya penyimpan barang beserta stafnya tergantung besar kecilnya bobot kerja yang akan dilakukannya. Pengurusan persediaan yang harus dilaksanakan secara administratif oleh Penyimpan Ba.rang menyangkut hal-hal sebagai berikut: - l. Melaksanakan pembukuan terhadap keluar masuk persediaan dari dan keluar gudang. 2. Melaksanakan penyimpanan persediaan secara tertib dan tera tur. Penyimpanan persediaan dalam gudang bertujuan untuk menghindari kerusakan dan gangguan lingkungan dengan kata lain persediaan itu terjamin dan aman. Gudang mempunyai beberapa fungsi yaitu: - a} Gudang Sebagai Tempat Penerimaan Persediaan Gudang sebagai tempat penerimaan persediaan dari hasil kegiatan pengadaan/ pembelian, baik yang bersumber dari APBN/ APBD ataupun dari hasil pengadaan/pembelian dengan biaya luar negeri ( loan) a tau dari sumber biaya lainnya. Dalam hal ini, persediaan yang baru diterima dibukukan pada Buku Basil Pengadaan/Pembelian. ## b) Gudang Sebagai Penerimaan Dari Gudang Lainnya.

Distribusi: Dalam hal mi sebagai penyimpan perantara sampai dengan dikeluarkannya/ dikirimnya a tau didistribusikannya persediaan terse but, dibukukan dalam Buku Persediaan. ## Penyimpanan Tempat c) Gudang Sebagai Persediaan Gudang sebagai tempat penyimpanan persediaan adalah merupakan suatu tempat kegiatan serta usaha untuk melaksanakan pengurusan/ pengaturan persediaan. Togas penyimpan barang dalam penyimpanan persediaan di gudang adalah untuk: - 1) Menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga keutuhan persediaan agar dapat digunakan sesuai dengan rencana secara tertib, tcratur, rapi dan aman. - 2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua persediaan yang ada dalam simpanannya. Persediaan itu disimpan dengan penataan tertentu sehingga mudah dikenali, dicari, diambil, disajikan dan diawasi serta paling sedikit harus mempunyai: 3. (b) Perencanaan yaitu tata cara penyimpanan/ penempatan persediaan berdasarkan: jenis/ sifat, kondisi, daya tahan/ sensitifnya, dan sebagainya. 4. (a) Ka.rtu Persediaan yang merupakan dokumen pencatatan persediaan dalam gudang sebagai sumber data yang dapat digunakan dalam: pertanggungjawaban persediaan, pengendalian persediaan dan informasi sisa persediaan. - 3) Melakukan stock opname secara periodik atau insidental terhadap persediaan yang ada dalam penyimpanan/ gudang. - 4) Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. ## d) Gudang Sebagai Tempat Pengamanan Persediaan Gudang juga berfungsi sebagai tempat pengamanan fisik persediaan yang bertujuan untuk menjaga keselamatan dan keamanan persediaan dari segala macarn kemungk.inan seperti kehilangan, kerusakan fisik dan lain sebagainya. Untuk itu penyimpanan persediaan dalam gudang harus memenuhi syarat-syarat tertentu sehingga dapat mencegah persediaan dari kerusakan yang disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut; - 1) Biologis: tikus dan sebagainya. - 2) Cuaca, suhu dan sinar. - 3) Air dan kelembaban. - 4) Fisik: benturan, geseran, tekanan/himpitan dalam penumpukan persediaan. - 5) Lain-lain yang dapat menurunkan kualitas atau yang dapat menurunkan fungsi/kualitas dari penggunaan persediaan. Oleh sebab itu, penempatan persediaan dalam gudang haruslah teratur sedemikian rupa agar tujuan utama penyimpanan tercapai yaitu: - 1) Ce pat, tepat dan efisien dalam melayani perrnintaan, penerimaan dan penanganan. - 2) Aman dan awet. - 3) Memudahkan mengetahui persediaan. - 4) Memungkinkan mendahulukan pengeluaran persediaan yang diterima lebih dahulu. Untuk tujuan tersebut di atas, maka dianjurkan cara-cara penyim panan persediaan dengan penyusunan penempatan berdasarkan: - 1) Macam/ sifat/jenis persediaan. - 2) Ukuran besar kecilnya persediaan. - 3) Frekuensi pemakaian/pengarnbilan persediaan. - 4) Jumlahnya persediaan. - 5) Daya tahan atau sensitifitasnya persediaan. - 6) Kondisi persediaan 3. Melaksanakan perawatan persediaan selarna dalam penyimpanan serta pemeliharaan kebersihan ruangan tempat penyimpanan persediaan. 4. Merencanakan tempat penyimpanan persediaan untuk keperluan persediaan baru atau yang akan diterima dan persediaan yang tidak dipakai lagi/yang belum dihapuskan. 5. Mengadakan pencatatan atau stock opname pada tiap akhir tah un. ## PIHAK TERKAIT DALAM PEflERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PENYALURAN PERSEDIAAN F. Dalam mekanisme penerimaan, penyimpanan dan penyaluran hasil pengadaan/ pernbelian persediaan, pihak-pihak yang berperan dan terlibat adalah :

Penandatangan: ## 1. Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah

Penandatangan: - Dalam kegiatan ini, Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah selaku pengguna Persediaan memiliki tugas dan kewenangan an tar a lain: - a. Melakukan pencatatan dan inventarisasi persediaan yang berada dalam penguasaannya; - b. Menggunakan persediaan yang berada dalam penguasaannya untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi satuan kerja perangkat daerah yang dipimpinnya; - c. Mengamankan dan memelihara persediaan yang berada dalam penguasaannya; ## 2. Penyimpan Harang pada SKPD Penyimpan barang adalah pegawai yang ditugaskan untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang termasuk persediaan yang diangkat oleh pengelola untuk masa l (satu) tahun anggaran dan bertanggung jawab kepada pengelola rnelalui atasan langsungnya. Setiap tahun pengelola menunjuk/menetapkan penyimpan barang dalam lingkungan pemerintah daerah dengan syarat-syarat sebagai berikut: - a. Diusulkan oleh Kepaia SKPD yang bersangkutan; - b. Serendah-rendahnya menduduki golongan II dan setinggi-tingginya golongan III, mengacu kepada Undang-undang kepegawaian; - c. Minimal mempunyai pengalaman dalam pengurusan persediaan/telah mengikuti kursus penyirnpan barang; - d. Mempunyai sifat dan akhlak yang baik, antara lain jujur, teliti, dan dapat dipercaya. Dalam kegiatan pengelolaan persediaan, Penyimpan Barang memiliki tugas antara lain: - a. Menerima, menyimpan dan menyerahkan persediaan ke unit pemakai; - b. Mencatat penerimaan, pengeluaran dan persediaan ke dalam buku / kartu persediaan ... :. menurut jenisnya terdiri dari: - (1) Buku persediaan inventaris - (2) Buku persediaan pakai habis - (3) Buku hasil pengadaan/ pembelian 4. ( 4) Kartu persediaan; - c. Menghimpun seluruh tanda bukti penerimaan persediaan dan pengeluaran/penyerahan secara tertib; - d. Membuat laporan mengenai persediaan yang diurusnya berdasarkan Kartu Persediaan apabila diminta dengan sepengetahuan atasan langsungnya; - e. Membuat laporan, baik secara periodik maupun secara insidentil mengenai pengurusan persediaan yang menjadi tanggung jawabnya kepada pengelola melalui atasan langsungnya; - f. Membuat perhitungan/ pertanggungjawaban at.as persediaan yang diurusnya; - g. Bertanggung jawab kepada pengelola melalui atasan langsung mengenai persediaan yang diurusnya dari kerugian, hilang, rusak at.au dicuri dan sebab lainnya; - h. Melakukan perhitungan persediaan paling sedikit 6 bulan sekali.

Penandatangan: 1. Dalam hal Penyimpan Barang tidak mampu rnelaksanakan tugasnya, maka ditunjuk seorang pegawai lainnya sebagai Penyimpan Barang pengganti yang dilakukan oleh Pengelola Barang atas usul Kepala SKPD. Penyerahan tugas tersebut harus dimuat dalam berita acara pemeriksaan gudang oleh atasan langsung serta dilaporkan kepada Pengelola. - J. Dalam hal Penyimpan Barang yang akan meninggalkan tugas sementara, maka dapat ditunjuk seorang pegawai lainnya untuk melakukan tugas sementara Penyimpan Barang. ## 3. Atasan Langsung Penyimpan Harang Dalam pengelolaan persediaan, atasan langsung Penyimpan Barang mempunyai tugas sebagai berikut: - a. Mengadakan pemeriksaan atas penyelenggaraan tugas Penyimpan Barang, yaitu pemeriksaan pembukuan/ pencatatan dan pemeriksaan secara berkala 6 (enam) bulan sekali. - b. Hasil pemeriksaan tersebut harus dibuat dalam berita acara pemeriksaan dan dicatat dalam buku pemeriksaan Penyimpan Barang yang bersangku tan.

Penandatangan: - c. Hasil pemeriksaan dimaksud dikirim kepada pengelola dan tembusannya masing-masing untuk kepala SKPD yang bersangkutan, pembantu pengelola dan pengawas fungsional kabupaten. Penyimpan Barang atau pejabat yang lain sebagai atasan Dalam hal atasan langsung berhalangan maka pengelola berwenang menunjuk pejabat langsung Penyimpan Barang. Dalam hal terjadi kerugian akibat kelalaian Penyirnpan Barang, atasan langsung tu rut bertanggung jawab atas kerugian yang terjadi. ## 4. Pengelola Barang Milik Daerah Dalam pengelolaan persediaan, Pengelola Barang mempunyai tugas sebagai berikut:

Penandatangan: - a. Menetapkan dan menunj uk penyimpan barang pada setiap SKPD atas usul Kepala SKPD. - b. Menerima Laporan Pemeriksaan Fisik (Stock Opname) per 31 Desember dari SKPD. ## 5. Pembantu Pengelola Harang Milik Daerah Dalam pengelolaan persediaan, Pembantu Pengelola Barang mempunyai tugas membantu tugas-tugas Pengelola Barang. ## TAHAPAN KEGIATAN PENGELOLAAN PERSEDIAAN G. Dalam pelaksanaan penerimaan, pencatatan, penyimpanan dan penyaluran persediaan harus dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: - a. Tahap 1 : Pengguna anggaran menetapkan dan memerin tahkan pengadaan / pem belian persediaan kepada pihak ketiga melalui mekanisme yang jelas berdasarkan Naskah Perjanjian, Kontrak Pekerjaan/Surat Perintah Kerja atau dokumen lainnya yang dipersarnakan dengan itu; - b. Tahap 2 Panitia pemeriksa barang/Panitia pemeriksa hasil pengadaan melakukan penelitian dan pemeriksaan barang hasil proses pengadaan/ pembelian; - d. Tahap 4 : Apabila hasil pemeriksaan yang dilakukan panitia pemeriksa persediaan ditemukan hal yang menyimpang dari pesanan atau dokumen spesifikasi maka hasil perneriksaan diberitahukan kepada panitia pengadaan/ pembelian/ pengguna anggaran untuk diambil tindakan penyelesaian. - c. Tahap 3 Hasil pemeriksaan barang berupa perscdiaan diberitahukan kepada pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Pengguna Anggaran; - e. Tahap 5: Untuk persediaan yang tidak sesuai dcngan dokumen hasil pengadaan/pembelian dapat dilaksanakan serah terima persediaan semen tara dengan memuat secara tegas sebab terjadinya penerimaan persediaan sementara. - f. Tahap 6 : Untuk hasil pengadaan/pembelian yang tel ah sesuai dengan dokumen hasil pengadaan/pembelian berdasarkan hasil pemeriksaan maka pihak ketiga selanjutnya melakukan serah terima kepada PPK/PJYI'K dan atau pengguna anggaran dan selanjutnya menyerahkan persediaan tersebut kepada penyimpan barang. g. - Tahap 7 : Penyimpan Barang melakukan verifikasi atas barang yang akan diterima (sesuai tahapan verifikasi diatas) kemudian apabila telah sesuai dilanjutkan dengan menerima, menyimpan, mengatur dan merawat dan menjaga keutuhan persediaan dalam gudang. - h. Tahap 8 : Penyimpan Barang membuat : - (1) Serita Acara Penerimaan Persediaan (Contoh 3.1) - (2) Buku Penerimaan Persediaan (Contoh 3.2) - (3) Buku Pengeluaran Persediaan. (Contoh 3.3) - (4) Kartu Persediaan per Jenis (Contoh 3.4) - (5) Buku Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan (Contoh 3.5) - (6) Surat Perintah Pengeluaran Bararig (Contoh 3.6) 1. Tuhap 9 : Penyimpan Barang didampingi Pengurus Barang melakukan stock opname secara berkala atau insidentil terhadap persediaan yang ada di gudang terutama pemeriksaan fisik (stock opname) pada akhir tahun anggaran dalam rangka pelaporan persediaan per 31 Desember untuk tujuan penyajian laporan keuangan SKPD.

Penandatangan: - J. Tahap 10 : Hasil pemeriksaan dilaporkan oleh Pengguna Barang atau Kepala SKPD kepada Pengelola melalui Pembantu Pengelola dan tembusannya diteruskan kepada lnspektorat Kabupaten.

Penandatangan: - k. Tahap 12 : Penyimpan Barang melakukan penyaluran kepada unit kerja sesuai permohonan (Nota Permintaan Barang yang ditandatangani oleh Kepala

Penetapan: Unit Kerja di Lingkungan SKPD). Selanjutnya permohonan tersebut diteliti oleh Pengurus Barang dan menyetujui pengeluaran barang sesuai ketersediaan barang. Jumlah dan jenis barang yang dikeluarkan disampaikan dalam Tanda Terima Barang yang ditandatangani olch penerima dan Penyimpan Barang sebagai dasar pembukuan pada Buku Pengeluaran Persediaan. - I. Tahap 13 Penyimpan Barang melakukan administrasi atas kegiatan penyaluran ## FORMAT LAPORAN Dalam pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran persediaan digunakan format laporan sebagaimana tercantum pada Contoh 3.1 s.d Contoh 3.6.

Penandatangan: BUPATILABUHANBATU, dto TIC-OR PANUSUNAN SIREGAR ,;i

Penandatangan: PERATURAN BUPATI LABUHANBATU KOMOR : 19 Tahun 2013 TAKOOAL : 18 September 2013 LAMPIRAl'f IV ## PEMERIKSAAN PERSEDIAAN ## A. DESKRIPSI KEGIATAN Kegiatan inventarisasi fisik/pemeriksaan fisik (stock opname) dilakukan untuk memperoleh akurasi data persediaan sesuai kondisi fisik yang ada pada tanggal tertentu. Kegiatan pemeriksaan fisik yang dilakukan pada periode akhir tahun dilakukan dalam rangka penyusunan neraca Laporan Keuangan SKPD meliputi: 1. Mencocokkan jumlah persediaan yang tercatat pada kartu persediaan (stock card) dengan jumlah/keadaan fisik yang ada di gudang dan atau dalam penguasaan penyimpan barang pada tanggal tertentu. 2. Membuat Berita. Acara Hasil Opname Fisik Persediaan. 3. Objek pemeriksaan fisik meliputi semua jenis persediaan yang dimiliki oleh SKPD baik yang ada di dalam gudang penyimpanan maupun di luar gudang penyimpanan ## B. PUIAK TERKAIT DALAM PEMERIKSAAN FISIK PERSEDIAAN

Penandatangan: ## 1. Kepala SKPD/Kepala UPTD selaku Pengguna Barang d.an Kuasa Pengguna Barang bertugas : - a. Menerbitkan Surat Perintah Togas kepada Pengurus Barang dalam rangka pelaksanaan pemeriksaan fisik persediaan. - b. Menandatangani Laporan Hasil Pemeriksaan Fisik Persediaan. - c. Melaporkan Sisa Persediaan Per 31 Desember setiap tahun kepada Pengelola melalui Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset Daerah. ## 2. Pengurus Barang bertugas: - a. Melaksanakan pemeriksaan fisik persediaan sesuai prosedur yang ditetapkan - b. Melaporkan hasilnya · kepada Pengguna Barang/ Kuasa Pengguna Barang. ## 3. Penyimpan Barang bertugas: - a. Menyiapkan seluruh persediaan - b. Membantu mencocokkan antara kartu persediaan yang dibuat dengan keadaan faktual saat opname sesuai jenis barang - c. Menjelaskan perbedaan pencatatan dan hasil opname fisik jika terjadi. - d. Menyiapkan semua catatan dan buku persediaan selarna pemeriksaan fisik berlangsung. - e. Bertanggung jawab atas kekurangan persediaan yang dapat dibuktikan disebabkan kelalaian Penyimpan Barang, ## C. TAHAPAN KEGIATAN PEMERIKSAAN FISIK - Perencanaan pelaksanaan 1. Tahap 1 pemeriksaan fisik pengurus barang se bagai beriku t : persediaan oleh melalui hal-hal - a. Dilakukan survei pendahuluan ke lokasi untuk melihat kondisi penataan barang di gudang, serta prosedur dan proses peneri.TJiaan dan pengeluaran barang. - b. Memperkirakan setiap tahap perhitungan dan merencanakan 6. Tahap 6 7. Tahap 7 - 4 - susunan dan letak barang un tuk memperlancar pemeriksaan fisik. Dokumen pendukung opname harus sudah dipersiapkan sebelum opname dimulai. Penetapan Prosedur Pisah Batas ( C&gt;.1.t Oft, dengan mempertimbangkan dan melakukan tindakan sebagai berikut: Pengurus Barang selaku atasan langsung penyimpan barang harus memastikan bahwa: - a. Seluruh SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang) yang sudah keluar dari gudang sampai dengan Tanggal Pisah Batas ( Cut off Date), sudah dicatat/ di input dalam aplikasi persediaan; - b. Seluruh SPPB yang belum keluar sampai dengan Tanggal Pisah Batas, tidak dicatat/ diinput dalam aplikasi persediaan; - c. Seluruh Buku Penerimaan Barang (BPB)/Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) yang barangnya sudah diterima penyimpan barang sampai dengan Tanggal Pisah Batas, sudah dicatat atau diinput dalam aplikasi persediaan; - d. Seluruh BPB yang barangnya belum diterima, sampai dengan Tanggal Pisah Batas tidak dicatat diinput dalam aplikasi persediaan. 8. Tahap 8 9. Tahap 9 - e. Setelah semua di atas dapat dipastikan, cetak seluruh data dan saldo persediaan per Tanggal Pisah Batas. Saat Pelaksanaan pemeriksaan fisik, pengurus barang mempedomani langkah berikut: - a. hadir lebih awal di lokasi pemeriksaan guna mengatur dan meninjau persiapan pelaksanaan. - b. Pengurus Barang dan Penyimpan Barang atau petugas Gudang selama pelaksanaan pemeriksaan tidak diperkenankan meninggalkan iokasi. Dalam Pelaksanaan pcrhitungan jenis dan jumlah persediaan mematuhi ketentuan sebagai berikut:

Verifikasi: - a. Perhitungan dilakukan oleh pengurus barang dan disaksikan oleh penyimpan atau petugas gudang secara beraturan sesuai jenis atau lokasi persediaan. - b. Jenis barang yang kondisinya sudah terbuka dihitung secara detail dan penuh, sedangkan yang masih tersegel (a tau set) dilakukan sampling dalam 1 packing (per set) untuk dihitung pen uh 10. Tahap 10 :

Penandatangan: Hasil pemeriksaan fisik dibuat dan dipersiapkan oleh Pengurus Barang dan dibantu oleh penyimpan barang. Berita Acara pemeriksaan fisik persediaan se bagaimana tercan tum dalam Contoh 4.1 dan ditandatangani oleh Pengurus dan Penyimpan Barang serta diketahui Kepala SKPD J Pengguna Barang dan atau Kuasa Pengguna Barang.

Penandatangan: ## BUPATILABUHANBATU, dto TIGOR PANUS{JMAN SIREGAR ## Contoh 4.1 SERITA ACARA PEMERIKSAAII FISIK PERSEDIAAN SKPD Nomor/Tanggal Surat Tanggal Pcmcriksaan Fisik Togas Pada hari ini Tanggal. Bulan

Verifikasi: .,..;Kami yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Pangkat Golongan Jabatan Berdasarkan Surat Perintah Togas pelaksanaan pemeriksaan fisik Nomor: . Tanggal.. telah rnelakukan perneriksaan fisik (stock op name) atas persedian yang berada dalam tanggungjawab: Nama angkat Golorigan Jabatan Penyimpan Barang/Penjaga Gudang enemu n. ea aan se agai errku t : . b ., b ka k d M | NO | JENIS BARA.NG | JUMLAH MENURUT PEMERIKSAAN FISIX (UNIT) | JUMLAH KENURUT BUKU (URIT) | SEL!SIB | KETERANGA.N | | | | | | | -- |
LAMPIRAN
LAMPIRAN
lampiran sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati mi, meliputi:

Pencatatan, Pengakuan/ Pembukuan, Pengukuran, Pengungkapan dan Pelaporan Persediaan

Fisik

Penerimaan, Penyim panan

dan

Penyaluran

Persediaan

Pemeriksaan

Persediaan

Persediaan Perencanaan Kebutuhan dan Penganggaran

Pengertian, Jenis dan Karakteristik Persediaan

Lampiran V

Lampiran IV

Lampiran III

Lampiran II

Lampiran I

## BAB IV PENUTUP Pasal 4

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Labuhanbatu.

Ditetapkan di Rantauprapat pada tanggal 18 September 2013

## BUPATILABUHANBATU, dto TIGOR PANUSUNAN SIREGAR

Diundangkan dalam Lembaran Daerah Ka bu paten La buhanbatu

Nomor 19 Tahun 2013 Tanggal 18 September 2013


: 18 September 2013

TANGGAL

PERATURAN BUPATI LABUHANBATU

NOIIOR

: 19 Tahun :1013

LAMPIRAN I

## PENGERTIAN, JENIS DAN KARAKTERISTIK PERSEDIAAN

## PENGERTIAN A.

Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan/ a tau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat.

Persediaan merupakan aset yang berupa:

- a. Barang atau perlengkapan (supplies} yang digunakan dalam rangka kegiatan operasional pernerintah, misalnya barang pakai habis seperti alat tulis kantor, obat-obatan, alat kebersihan dan sebagainya.
- b. Bahan atau perlengkapan (supplies) yang akan diguna.kan dalam proses produksi atau penelitian. Dalam hal pemerintah memproduksi sendiri, persediaan juga meliputi bahan yang digunakan dalam proses produksi seperti bahan baku pembuatan alat-alat pertanian, tetapi persediaan bahan baku dan perlengkapan yang dimiliki proyek swakelola dan dibebankan ke suatu perkiraan aset untuk koristruksi dalam pengerjaan, tidak dimasukkan sebagai persediaan. Dalam hal untuk tujuan penelitian, persediaan dapat berbentuk bahan kimia, benih dan sebagainya.
- c. Barang dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat,

·•

- misalnya hewan dan tanaman untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat sebagaimana dimaksud, misalnya sapi, kuda, ikan, benih padi dan bibit tanaman dan aktiva tetap berupa barang modal yang diadakan untuk tujuan diserahkan kembali atau dijual namun hingga tahun buku berakhir belum diserah terimakan.
- d. Barang yang disimpan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat dalam rangka kegiatan pemerintahan, misalnya karcis parkir dan lain-lain clan aktiva tetap berupa barang modal yang diadakan untuk tujuan diserahkan kembali atau dijual namun hingga tahun buku berakhir belum diserahterimakan.

## B. JENIS PERSEDIAAN

.Jenis-jenis persediaan/barang pakai habis berdasarkan sifat dan bentuknya antara lain :

1. Alat tulis kantor yang digunakan dalam penyelenggaraan administrasi kantor rutin dan yang digunakan dalam kegiatan;
2. Alat kebersihan;
3. Alat-alat listrik;
4. Obat-obatan;
5. Benih tanaman dan hewan;
6. Balian bakar;
7. Bahan-bahan kimia;
8. Suku Cadang;
9. Barang konsumsi;
10. Amunisi;
11. Blanko, Formulir, benda pos, leges dan cetakan;

;,;

-

J

12. Bahan baku untuk proses produksi;
13. Barang dalam proses/ setengah jadi;
14. Tanah/bangunan/peralatan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat;
15. Hewan dan tanaman untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat;
16. Barang-barang yang dipakai untuk pameran/ perayaan/ perlombaan;
17. Barang-barang pecah belah;
18. Lain-lain.

## C. KARAKTERISTIK PERSEDIAAN

Karakteristik atau sifat persediaan/barang pakai habis secara umum mencakup :

1. Jenis barang yang tidak dapat digunakan secara berulang
2. Memiliki usia manfaat kurang dari dua belas bulan
3. Diadakan untuk tujuan digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok fungsi SKPD
4. Memiliki jenis dan ragam yang ban yak
5. Dianggarkan dalarn belanja barang
6. Bersifat kadaluarsa
7. Mudah urituk disalahgunakan
8. Bersifat barang bergerak

## BUPATI LABUHANBATU,

dto

TIGOR PANUSUNAN SIREGAR

: 19 Tahun :1013

: 18 September :1013

1'0MOR

TAK GOAL

PERATURAN BUPATI LABUHAI'IBA 111

LAIIPIRAN II

## PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PENGANGGARANPERSEDIAAN

## A. DESKRIPSI KEGIATAN

Perencanaan dan penentuan kebutuhan persediaan bertujuan menunjang kelancaran dan kontinuitas penyiapan kebutuhan serta perlengkapan dalam rangka mengemban tugas SKPD. Perencanaan yang baik, efisien dan efektif akan berdampak pada penghematan belanja daerah sekaligus peningkatan daya guna aset itu sendiri. Fungsi perencanaan penganggaran merupakan rangkaian kegiatan dalam pemenuhan kebutuhan dengan mernperhatikan kemampuan/ketersediaan keuangan daerah clan pagu alokasi anggaran yang tersedia bagi SK.PD.

Perencanaan penganggaran untuk pemenuhan kebutuhan barang harus terinci dengan memuat banyaknya barang, nama barang, waktu dan jumlah biaya yang diperlukan berdasarkan usulan setiap unit kerja dalam rangka mendukung program dan kegiatan yang direncanakan.

Perencanaan kebutuhan barang milik daerah disusun oleh masing-masing unit sesuai Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD) dengan memperhatikan kebutuhan dalam satu tahun.

Dalam melakukan perencanaan kebutuhan persediaan dilaksanakan berdasarkan pertimbangan yaitu:

~

1. Untuk mengisi kebutuhan persediaan pada masingmasing unit/ satuan kerja sesuai be saran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi dengan mempedomani program kegiatan yang direncanakan;
2. Adanya barang-barang yang habis, rusak, dihapus, hilang, mati, kadaluarsa atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggan tian;
3. Adanya peruntukan barang yang didasarkan pada peruntukan standar perorangan, jika terjadi mutasi bertambah personil sehingga mempengaruhi kebutuhan barang;
4. Untuk menjaga tingkat persediaan setiap tahun anggaran bersangkutan agar efisien dan efektif; dan
5. Pertimbangan teknologi.

## B. PIHAK TERKAIT

Dalam pelaksanaan perencanaan kebutuhan dan penganggaran persediaan, pihak-pihak yang berperan serta dan terlibat adalah:

## 1. Penyimpan Barang

Penyimpan Barang memiliki tugas antara lain:

- a) Melaporkan posisi saldo persediaan dan besarnya tingkat kebutuhan persediaan setiap bulan pada satu SKPD.
- b) Menyiapkan usulan pembelian dan pengadaan persediaan kepada Pengguna Anggaran melalui pengurus barang.

..

## 2. Pengurus Harang

Pengurus Barang memiliki tugas antara lain:

- a) Mengumpulkan setiap usulan penyimpan barang dan usulan setiap unit kcrja serta mengevaluasi kewajaran pemakaian dan kebutuhan dalam satu tahun.
- b) Menyiapkan revisi usulan pengadaan persedian/barang pakai habis agar disesuaikan dengan rencana kegiatan pada setiap unit kerja termasuk persediaan yang digunakan dalam kegiatan teknis.
3. c] Menyampaikan usulan tersebut untuk dijadikan dasar penyusunan RKJ&gt;..-SKPD sebagai bahan dalam penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD).

## 3. Kasubbag Program dan atau Pejabat Lain yang Dipersamakan

Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang dipersarnakan merniliki tugas antara lain:

- a) Menyiapkan RKA SKPD atas kegiatan rutin Sekretariat dan kegiatan teknis SKPD yang memuat kebutuhan belanja barang pakai ha.bis sebagai bagian dari unsur kegiatan secara rasional yang berpedoman pada tingkat kebutuhan riil kegiatan.
- b) Menyampaikan kepada pengurus barang untuk dievaluasi dalam rangka standarisasi kebutuhan persediaan dan kelayakan kebutuhan sebelum dianggarkan pada DPA SKPD.

~

## 4. Pengguna Anggaran

Pengguna Anggaran mempunyai tugas menyetujui RKA SKPD sebagai dasar penyusunan DPA SKPD.

## C. TAHAPAN KEGIATAN

Dalam pelaksanaan perencanaan kebutuhan dan penganggaran persediaan/barang pakai habis harus dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut :

1. Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang dipersamakan dengan itu menyiapkan rancangan RKA SKPD yang di dalamnya memuat alokasi belanja barang yang berisi kan rencana pengadaan dan pembelian barang pakai habis/persediaan dalam rangka mendukung kegiatan rutin sekretariat dan kegiatan teknis bagian dan bidang (unit kerja);
2. Penyimpan barang menyusun dan melaporkan saldo persediaan barang pakai habis per periode saat perencanaan dibuat sekaligus melaporkan realisasi serapan belanja barang secara kuantitatif kepada pengurus barang agar diketahui kebutuhan riil persediaan dalam satu tahun anggaran;
3. Pengurus barang mengevaluasi kelayakan alokasi anggaran belanja barang persediaan pada setiap usulan RKA SKPD dengan mempedomani serapan persediaan tahun lalu dan standar kebutuhan yang ditetapkan oleh pemerintah daerah (jika ada);
4. Pengurus barang menyampaikan revisi RKA SKPD kepada Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang

dipersamakan dengan itu untuk diperbaiki dan seterusnya dijadikan dasar perbaikan oleh Kasubbag Program dan atau pejabat lain yang dipersamakan dengan itu dalam rangka penyusunan APBD dan PAPBD;

5. RKA SKPD yang memuat kebutuhan persediaan barang pakai habis yang telah disetujui Pengguna Anggaran akan menjadi dasar penyusunan APBD dan PAPBD.

## BUPATILABUHANBATU,

dto

TIGOR PANUSUNAN SIREGAR

L

!

LAMPIRAN m

PERATURA1'f BUPATI LABUHAl'fBATU

NOIIOR

: 19 Tahun ::1013

TANGOAL

: 18 September ::1013

## PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PENYALURAN PERSEDIAAN

## A. DESKRIPSI KEGIATAN

Dalam mekanisme penenmaan, penyimpanan dan penyaluran persediaan secara um urn dapat dikelompokkan pada 3 (tiga) kegiatan yaitu:

1. Verifikasi, penerimaan dan pencatatan persediaan hasil pengadaan / pembelian.
2. Penyerahan dan pendistribusian persediaan hasil pengadaan/ pembelian kepada unit pemakai.
3. Penyimpanan persediaan/stok dalam gudang dan pengamanannya.

## B. VERIFIKASI FERSEDIAAN BASIL PENGADAAN/PEMBELIAN

Setelah hasil pengadaan/ pembelian selesai diperiksa oleh Tim/ Panitia/ Pejabat Pemeriksa Pengadaan/ Pembelian selanjutnya PPK/ PPTK melakukan penyerahan persediaan kepada Penyimpan Barang pada SKPD yang bersangkutan.

Verifikasi persediaan bertujuan untuk merneriksa u1ang akan kebenaran/kesesuaian dari persediaan hasil pengadaan/ pembelian tersebut apakah sudah sesuai dengan dokumen tertulis sebagaimana yang dimaksud pada Berita Acara Hasil Pemeriksaan oleh Panitia Pemeriksa Hasil Pengadaan/Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian/ Kontrak.

Dalam melakukan verifikasi, ketelitian Penyimpan Barang sangat dibutuhkan sekali, mereka dituntut memeriksa ulang dari dokumen penerimaan persediaan yang telah

disetujui dan telah ditandatangani oleh Tim/ Panitia/ Pejabat Pemeriksa Hasil pengadaan/ pembelian terhadap persediaan yang sedang/ akan diterimanya sesuai dengan keadaan fisik, kualitas dan jumlahnya. Dalam urutan kerja pelaksanaannya dapat diuraikan sebagai berikut ini:

1. Periksa dulu dokumen penerimaan persediaan apakah telah ditandatangani oleh Tim/Panitia/Pejabat Pemeriksa Barang. Penyimpan Barang tidak diperbolehkan menerima persediaan hasil pengadaan yang tidak ditandatangani oleh Tim/Panitia/Pejabat Pemeriksa Barang.
2. Periksa dan hitung jumlah unit persediaan untuk setiap macam persediaan apakah sudah sesuai dengan dokumennya. Kalau belum cukup maka Penyimpan Barang melaporkan pada Paniti.s. Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) serta atasannya dan mencatat keterangan kekurangan tersebut pada dokumen yang bersangkutan, dan penerima barang membuat Tanda Penerimaan Sementara Persediaan yang dengan tegas menyatakan sebab-sebab dari Penerimaan Sementara tersebut dan sclanjutnya harus disetujui dan ditandatangani oleh yang menyerahka n persediaan terse but.
3. Periksa setiap unit persediaan berdasarkan spesifikasinya apakah sudah cocok dan lengkap bagian-bagiannya serta alat-alat tambahan/kelengkapannya. Jika persediaan tersebut ada yang kurang bagian-bagiannya a tau kelengkapannya maka Pengurus /Penyimpan Barang melaporkan pada atasannya dan mencatat keterangan kekurangan terse but pada dokumen yang bersangkutan dan penerima persediaan membuat Tanda Penerimaan Sementara yang dengan tegas menyatakan sebab-sebab dari Penerimaan Sementara

r

'

\_

..

tersebut dan selanjutnya harus disetujui dan ditandatangani oleh yang menyerahkan persediaan tersebut, tetapi kalau semuanya telah lengkap dan sesuai maka penerimaan itu dibuatkan Berlta Acara Penerimaan Persediaan.

4. Semua dokumen tertulia terhadap persediaan tersebut harus disimpan dengan rapi sebagai arsip penting dari satuan unit kerja yang bersangkutan.

## PENERIMAAN DAN PENCATATAN PERSEDIAAN HASIL PENGADAAN /PEMBELIAN c.

Menerima dan mencatat persediaan basil pengadaan/pembelian, maksudnya adalah menerima dan membukukan persediaan hasil pengadaan/pembelian tersebut menurut administrasi persediaan yang seharusnya. Togas selanjutnya setelah verifikasi terhadap persediaan maka Pengurus/Penyimpan Barang harus membuat:

1. Berita Acara Penerimaan Persediaan
2. Buku Perierimaan Persediaan
3. Buku Pengeluaran Persediaan
4. Kartu Persediaan per Jenis
5. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan
6. Surat Perintah Pengeluaran Barang

## PENYERAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PERSEDIAAN D.

Persediaan yang telah berada dalam dan dikuasai oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah dan pendistribusiannya berada di bawah perintah Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan sebagai Pengguna Persediaan, selanjutnya persediaan hasil pengadaan/pembelian terse but dapat disalurkan, diserahkan a tau

.., didistribusikan kepada pemakai sesuai dengan perintah Kepala Satuan Unit Kerja.

Pendistribusian adalah cara menyerahkan dan menyalurkan persediaan kepada penerima/ pemakai sesuai dengan yang telah ditentukan; baik jenis, tipe, rnacam dan jumlah satuannya. Sebagai bukti bahwa persediaan sudah diserahkan, diterimakan dan disalurkan kepada perorangan atau unit-unit yang membutuhkan, maka Penyimpan Barang menyimpan/ mengarsipkan surat bukti atau Bon/Surat Perintah Pengeluaran/Penyaluran Persediaan dari Pengguna/Kuasa Pengguna Barang atau oleh pejabat yang mempunyai wewenang untuk itu serta Tanda Terima Persediaan dari penerima.

Ada pun tugas pekerjaan penyaluran/ pendistribusian persediaan adalah:

- kepada ditunjuk Perintah 1. Melakukan penyaluran persediaan penerima/ pemakai persediaan yang berdasarkan/ sesuai dengan Surat Pengeluaran /Penyaluran Persediaan dari Pengguna persediaan.
2. Melaksanakan administrasi penyaluran persediaan dengan tertib dan rapi sesuai dengan ketentuan.
3. Mernbuat Berita Acara penyerahan persediaan kcpada penerima/ pemakai persediaan.
4. Menyimpan semua bukti dan arsip kegiatan atas penyaluran/ pendistribusian persediaan/ aset terse but.
5. Mernbuat laporan tentang keadaan penyaluran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

## PENYIMPANAN PERSEDIAAN/STOK HASIL PENGADAAN/ PEMBELIAN DALAM GUDANG DAN PENGAMANANNNYA E.

Semua persediaan hasil pengadaan/pembelian sebelum sampai kepada pemakai persediaan disimpan &lt;lulu pada

suatu tempat guna pengamanannya baik itu sifatnya sementara waktu atau dalam waktu yang agak lama. Penyimpanan ini tentu saja menuntut tanggung jawab yang berat dalam menjaga keselamatannya baik dari segi kerusakan fisik (pecah, rusak dan sebagainya) maupun dari segi kehilangan unit persediaan tersebut atau bagian dari unit persediaan tersebut (onderdil/suku cadang atau perlengkapannya), sehingga dibutuhkan petugas dan fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Banyaknya penyimpan barang beserta stafnya tergantung besar kecilnya bobot kerja yang akan dilakukannya.

Pengurusan persediaan yang harus dilaksanakan secara administratif oleh Penyimpan Ba.rang menyangkut hal-hal sebagai berikut:

- l. Melaksanakan pembukuan terhadap keluar masuk persediaan dari dan keluar gudang.
2. Melaksanakan penyimpanan persediaan secara tertib dan tera tur.

Penyimpanan persediaan dalam gudang bertujuan untuk menghindari kerusakan dan gangguan lingkungan dengan kata lain persediaan itu terjamin dan aman.

Gudang mempunyai beberapa fungsi yaitu:

- a} Gudang Sebagai Tempat Penerimaan Persediaan Gudang sebagai tempat penerimaan persediaan dari hasil kegiatan pengadaan/ pembelian, baik yang bersumber dari APBN/ APBD ataupun dari hasil pengadaan/pembelian dengan biaya luar negeri ( loan) a tau dari sumber biaya lainnya. Dalam hal ini, persediaan yang baru diterima dibukukan pada Buku Basil Pengadaan/Pembelian.

## b) Gudang Sebagai Penerimaan Dari Gudang Lainnya.

Dalam hal mi sebagai penyimpan perantara sampai dengan dikeluarkannya/ dikirimnya a tau didistribusikannya persediaan terse but, dibukukan dalam Buku Persediaan.

## Penyimpanan Tempat c) Gudang Sebagai Persediaan

Gudang sebagai tempat penyimpanan persediaan adalah merupakan suatu tempat kegiatan serta usaha untuk melaksanakan pengurusan/ pengaturan persediaan. Togas penyimpan barang dalam penyimpanan persediaan di gudang adalah untuk:

- 1) Menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga keutuhan persediaan agar dapat digunakan sesuai dengan rencana secara tertib, tcratur, rapi dan aman.
- 2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua persediaan yang ada dalam simpanannya. Persediaan itu disimpan dengan penataan tertentu sehingga mudah dikenali, dicari, diambil, disajikan dan diawasi serta paling sedikit harus mempunyai:
3. (b) Perencanaan yaitu tata cara penyimpanan/ penempatan persediaan berdasarkan: jenis/ sifat, kondisi, daya tahan/ sensitifnya, dan sebagainya.
4. (a) Ka.rtu Persediaan yang merupakan dokumen pencatatan persediaan dalam gudang sebagai sumber data yang dapat digunakan dalam: pertanggungjawaban persediaan, pengendalian persediaan dan informasi sisa persediaan.

- 3) Melakukan stock opname secara periodik atau insidental terhadap persediaan yang ada dalam penyimpanan/ gudang.
- 4) Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

## d) Gudang Sebagai Tempat Pengamanan Persediaan

Gudang juga berfungsi sebagai tempat pengamanan fisik persediaan yang bertujuan untuk menjaga keselamatan dan keamanan persediaan dari segala macarn kemungk.inan seperti kehilangan, kerusakan fisik dan lain sebagainya. Untuk itu penyimpanan persediaan dalam gudang harus memenuhi syarat-syarat tertentu sehingga dapat mencegah persediaan dari kerusakan yang disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut;

- 1) Biologis: tikus dan sebagainya.
- 2) Cuaca, suhu dan sinar.
- 3) Air dan kelembaban.
- 4) Fisik: benturan, geseran, tekanan/himpitan dalam penumpukan persediaan.
- 5) Lain-lain yang dapat menurunkan kualitas atau yang dapat menurunkan fungsi/kualitas dari penggunaan persediaan.

Oleh sebab itu, penempatan persediaan dalam gudang haruslah teratur sedemikian rupa agar tujuan utama penyimpanan tercapai yaitu:

- 1) Ce pat, tepat dan efisien dalam melayani perrnintaan, penerimaan dan penanganan.
- 2) Aman dan awet.

- 3) Memudahkan mengetahui persediaan.
- 4) Memungkinkan mendahulukan pengeluaran persediaan yang diterima lebih dahulu.

Untuk tujuan tersebut di atas, maka dianjurkan cara-cara penyim panan persediaan dengan penyusunan penempatan berdasarkan:

- 1) Macam/ sifat/jenis persediaan.
- 2) Ukuran besar kecilnya persediaan.
- 3) Frekuensi pemakaian/pengarnbilan persediaan.
- 4) Jumlahnya persediaan.
- 5) Daya tahan atau sensitifitasnya persediaan.
- 6) Kondisi persediaan
3. Melaksanakan perawatan persediaan selarna dalam penyimpanan serta pemeliharaan kebersihan ruangan tempat penyimpanan persediaan.
4. Merencanakan tempat penyimpanan persediaan untuk keperluan persediaan baru atau yang akan diterima dan persediaan yang tidak dipakai lagi/yang belum dihapuskan.
5. Mengadakan pencatatan atau stock opname pada tiap akhir tah un.

## PIHAK TERKAIT DALAM PEflERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PENYALURAN PERSEDIAAN F.

Dalam mekanisme penerimaan, penyimpanan dan penyaluran hasil pengadaan/ pernbelian persediaan, pihak-pihak yang berperan dan terlibat adalah :

## 1. Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah

- Dalam kegiatan ini, Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah selaku pengguna Persediaan memiliki tugas dan kewenangan an tar a lain:

- a. Melakukan pencatatan dan inventarisasi persediaan yang berada dalam penguasaannya;
- b. Menggunakan persediaan yang berada dalam penguasaannya untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi satuan kerja perangkat daerah yang dipimpinnya;
- c. Mengamankan dan memelihara persediaan yang berada dalam penguasaannya;

## 2. Penyimpan Harang pada SKPD

Penyimpan barang adalah pegawai yang ditugaskan untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang termasuk persediaan yang diangkat oleh pengelola untuk masa l (satu) tahun anggaran dan bertanggung jawab kepada pengelola rnelalui atasan langsungnya.

Setiap tahun pengelola menunjuk/menetapkan penyimpan barang dalam lingkungan pemerintah daerah dengan syarat-syarat sebagai berikut:

- a. Diusulkan oleh Kepaia SKPD yang bersangkutan;
- b. Serendah-rendahnya menduduki golongan II dan setinggi-tingginya golongan III, mengacu kepada Undang-undang kepegawaian;
- c. Minimal mempunyai pengalaman dalam pengurusan persediaan/telah mengikuti kursus penyirnpan barang;
- d. Mempunyai sifat dan akhlak yang baik, antara lain jujur, teliti, dan dapat dipercaya.

Dalam kegiatan pengelolaan persediaan, Penyimpan Barang memiliki tugas antara lain:

- a. Menerima, menyimpan dan menyerahkan persediaan ke unit pemakai;
- b. Mencatat penerimaan, pengeluaran dan persediaan ke dalam buku / kartu persediaan

...

:.

menurut jenisnya terdiri dari:

- (1) Buku persediaan inventaris
- (2) Buku persediaan pakai habis
- (3) Buku hasil pengadaan/ pembelian
4. ( 4) Kartu persediaan;
- c. Menghimpun seluruh tanda bukti penerimaan persediaan dan pengeluaran/penyerahan secara tertib;
- d. Membuat laporan mengenai persediaan yang diurusnya berdasarkan Kartu Persediaan apabila diminta dengan sepengetahuan atasan langsungnya;
- e. Membuat laporan, baik secara periodik maupun secara insidentil mengenai pengurusan persediaan yang menjadi tanggung jawabnya kepada pengelola melalui atasan langsungnya;
- f. Membuat perhitungan/ pertanggungjawaban at.as persediaan yang diurusnya;
- g. Bertanggung jawab kepada pengelola melalui atasan langsung mengenai persediaan yang diurusnya dari kerugian, hilang, rusak at.au dicuri dan sebab lainnya;
- h. Melakukan perhitungan persediaan paling sedikit 6 bulan sekali.
1. Dalam hal Penyimpan Barang tidak mampu rnelaksanakan tugasnya, maka ditunjuk seorang pegawai lainnya sebagai Penyimpan Barang pengganti yang dilakukan oleh Pengelola Barang atas usul Kepala SKPD. Penyerahan tugas tersebut harus dimuat dalam berita acara pemeriksaan gudang oleh atasan langsung serta dilaporkan kepada Pengelola.
- J. Dalam hal Penyimpan Barang yang akan meninggalkan tugas sementara, maka dapat ditunjuk seorang pegawai lainnya untuk

melakukan tugas sementara Penyimpan Barang.

## 3. Atasan Langsung Penyimpan Harang

Dalam pengelolaan persediaan, atasan langsung Penyimpan Barang mempunyai tugas sebagai berikut:

- a. Mengadakan pemeriksaan atas penyelenggaraan tugas Penyimpan Barang, yaitu pemeriksaan pembukuan/ pencatatan dan pemeriksaan secara berkala 6 (enam) bulan sekali.
- b. Hasil pemeriksaan tersebut harus dibuat dalam berita acara pemeriksaan dan dicatat dalam buku pemeriksaan Penyimpan Barang yang bersangku tan.
- c. Hasil pemeriksaan dimaksud dikirim kepada pengelola dan tembusannya masing-masing untuk kepala SKPD yang bersangkutan, pembantu pengelola dan pengawas fungsional kabupaten.

Penyimpan Barang atau pejabat yang lain sebagai atasan Dalam hal atasan langsung berhalangan maka pengelola berwenang menunjuk pejabat langsung Penyimpan Barang.

Dalam hal terjadi kerugian akibat kelalaian Penyirnpan Barang, atasan langsung tu rut bertanggung jawab atas kerugian yang terjadi.

## 4. Pengelola Barang Milik Daerah

Dalam pengelolaan persediaan, Pengelola Barang mempunyai tugas sebagai berikut:

- a. Menetapkan dan menunj uk penyimpan barang pada setiap SKPD atas usul Kepala SKPD.
- b. Menerima Laporan Pemeriksaan Fisik (Stock Opname) per 31 Desember dari SKPD.

## 5. Pembantu Pengelola Harang Milik Daerah

Dalam pengelolaan persediaan, Pembantu Pengelola Barang mempunyai tugas membantu tugas-tugas Pengelola Barang.

## TAHAPAN KEGIATAN PENGELOLAAN PERSEDIAAN G.

Dalam pelaksanaan penerimaan, pencatatan, penyimpanan dan penyaluran persediaan harus dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

- a. Tahap 1 : Pengguna anggaran menetapkan dan memerin tahkan pengadaan / pem belian persediaan kepada pihak ketiga melalui mekanisme yang jelas berdasarkan Naskah Perjanjian, Kontrak Pekerjaan/Surat Perintah Kerja atau dokumen lainnya yang dipersarnakan dengan itu;
- b. Tahap 2 Panitia pemeriksa barang/Panitia pemeriksa hasil pengadaan melakukan penelitian dan pemeriksaan barang hasil proses pengadaan/ pembelian;
- d. Tahap 4 : Apabila hasil pemeriksaan yang dilakukan panitia pemeriksa persediaan ditemukan hal yang menyimpang dari pesanan atau dokumen spesifikasi maka hasil perneriksaan diberitahukan kepada panitia pengadaan/ pembelian/ pengguna anggaran untuk diambil tindakan penyelesaian.
- c. Tahap 3 Hasil pemeriksaan barang berupa perscdiaan diberitahukan kepada pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Pengguna Anggaran;
- e. Tahap 5: Untuk persediaan yang tidak sesuai dcngan dokumen hasil pengadaan/pembelian dapat dilaksanakan serah terima persediaan semen tara dengan memuat secara tegas sebab terjadinya penerimaan persediaan sementara.

- f. Tahap 6 : Untuk hasil pengadaan/pembelian yang tel ah sesuai dengan dokumen hasil pengadaan/pembelian berdasarkan hasil pemeriksaan maka pihak ketiga selanjutnya melakukan serah terima kepada PPK/PJYI'K dan atau pengguna anggaran dan selanjutnya menyerahkan persediaan tersebut kepada penyimpan barang.

g.

- Tahap 7 : Penyimpan Barang melakukan verifikasi atas barang yang akan diterima (sesuai tahapan verifikasi diatas) kemudian apabila telah sesuai dilanjutkan dengan menerima, menyimpan, mengatur dan merawat dan menjaga keutuhan persediaan dalam gudang.
- h. Tahap 8 : Penyimpan Barang membuat :
- (1) Serita Acara Penerimaan Persediaan (Contoh 3.1)
- (2) Buku Penerimaan Persediaan (Contoh 3.2)
- (3) Buku Pengeluaran Persediaan. (Contoh 3.3)
- (4) Kartu Persediaan per Jenis (Contoh 3.4)
- (5) Buku Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan (Contoh 3.5)
- (6) Surat Perintah Pengeluaran Bararig (Contoh 3.6)
1. Tuhap 9 : Penyimpan Barang didampingi Pengurus Barang melakukan stock opname secara berkala atau insidentil terhadap persediaan yang ada di gudang terutama pemeriksaan fisik (stock opname) pada akhir tahun anggaran dalam rangka pelaporan persediaan per 31 Desember untuk tujuan penyajian laporan keuangan SKPD.
- J. Tahap 10 : Hasil pemeriksaan dilaporkan oleh Pengguna Barang atau Kepala SKPD kepada Pengelola melalui Pembantu Pengelola dan tembusannya diteruskan kepada lnspektorat Kabupaten.
- k. Tahap 12 : Penyimpan Barang melakukan penyaluran kepada unit kerja sesuai permohonan (Nota Permintaan Barang yang ditandatangani oleh Kepala

Unit Kerja di Lingkungan SKPD). Selanjutnya permohonan tersebut diteliti oleh Pengurus Barang dan menyetujui pengeluaran barang sesuai ketersediaan barang. Jumlah dan jenis barang yang dikeluarkan disampaikan dalam Tanda Terima Barang yang ditandatangani olch penerima dan Penyimpan Barang sebagai dasar pembukuan pada Buku Pengeluaran Persediaan.

- I. Tahap 13 Penyimpan Barang melakukan administrasi atas kegiatan penyaluran

## FORMAT LAPORAN

Dalam pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran persediaan digunakan format laporan sebagaimana tercantum pada Contoh 3.1 s.d Contoh 3.6.

BUPATILABUHANBATU, dto TIC-OR PANUSUNAN SIREGAR

,;i

PERATURAN BUPATI LABUHANBATU

KOMOR

: 19 Tahun 2013

TAKOOAL

: 18 September 2013

LAMPIRAl'f IV

## PEMERIKSAAN PERSEDIAAN

## A. DESKRIPSI KEGIATAN

Kegiatan inventarisasi fisik/pemeriksaan fisik (stock opname) dilakukan untuk memperoleh akurasi data persediaan sesuai kondisi fisik yang ada pada tanggal tertentu. Kegiatan pemeriksaan fisik yang dilakukan pada periode akhir tahun dilakukan dalam rangka penyusunan neraca Laporan Keuangan SKPD meliputi:

1. Mencocokkan jumlah persediaan yang tercatat pada kartu persediaan (stock card) dengan jumlah/keadaan fisik yang ada di gudang dan atau dalam penguasaan penyimpan barang pada tanggal tertentu.
2. Membuat Berita. Acara Hasil Opname Fisik Persediaan.
3. Objek pemeriksaan fisik meliputi semua jenis persediaan yang dimiliki oleh SKPD baik yang ada di dalam gudang penyimpanan maupun di luar gudang penyimpanan

## B. PUIAK TERKAIT DALAM PEMERIKSAAN FISIK PERSEDIAAN

## 1. Kepala SKPD/Kepala UPTD selaku Pengguna Barang d.an Kuasa Pengguna Barang bertugas :

- a. Menerbitkan Surat Perintah Togas kepada Pengurus Barang dalam rangka pelaksanaan pemeriksaan fisik persediaan.
- b. Menandatangani Laporan Hasil Pemeriksaan Fisik Persediaan.
- c. Melaporkan Sisa Persediaan Per 31 Desember setiap tahun kepada Pengelola melalui Dinas

Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset Daerah.

## 2. Pengurus Barang bertugas:

- a. Melaksanakan pemeriksaan fisik persediaan sesuai prosedur yang ditetapkan

- b. Melaporkan hasilnya · kepada Pengguna Barang/ Kuasa Pengguna Barang.

## 3. Penyimpan Barang bertugas:

- a. Menyiapkan seluruh persediaan
- b. Membantu mencocokkan antara kartu persediaan yang dibuat dengan keadaan faktual saat opname sesuai jenis barang
- c. Menjelaskan perbedaan pencatatan dan hasil opname fisik jika terjadi.
- d. Menyiapkan semua catatan dan buku persediaan selarna pemeriksaan fisik berlangsung.
- e. Bertanggung jawab atas kekurangan persediaan yang dapat dibuktikan disebabkan kelalaian Penyimpan Barang,

## C. TAHAPAN KEGIATAN PEMERIKSAAN FISIK

- Perencanaan pelaksanaan 1. Tahap 1

pemeriksaan fisik pengurus barang se bagai beriku t : persediaan oleh melalui hal-hal

- a. Dilakukan survei pendahuluan ke lokasi untuk melihat kondisi penataan barang di gudang, serta prosedur dan proses peneri.TJiaan dan pengeluaran barang.
- b. Memperkirakan setiap tahap perhitungan dan merencanakan
6. Tahap 6
7. Tahap 7

- 4 - susunan dan letak barang un tuk memperlancar pemeriksaan fisik.

Dokumen pendukung opname harus sudah dipersiapkan sebelum opname dimulai.

Penetapan Prosedur Pisah Batas ( C&gt;.1.t Oft, dengan mempertimbangkan dan melakukan tindakan sebagai berikut:

Pengurus Barang selaku atasan langsung penyimpan barang harus memastikan bahwa:

- a. Seluruh SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang) yang sudah keluar dari gudang sampai dengan Tanggal Pisah Batas ( Cut off Date), sudah dicatat/ di input dalam aplikasi persediaan;
- b. Seluruh SPPB yang belum keluar sampai dengan Tanggal Pisah Batas, tidak dicatat/ diinput dalam aplikasi persediaan;
- c. Seluruh Buku Penerimaan Barang (BPB)/Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) yang barangnya sudah diterima penyimpan barang sampai dengan Tanggal Pisah Batas, sudah dicatat atau diinput dalam aplikasi persediaan;
- d. Seluruh BPB yang barangnya belum diterima, sampai dengan Tanggal Pisah Batas tidak dicatat diinput dalam aplikasi persediaan.

8. Tahap 8
9. Tahap 9
- e. Setelah semua di atas dapat dipastikan, cetak seluruh data dan saldo persediaan per Tanggal Pisah Batas.

Saat Pelaksanaan pemeriksaan fisik, pengurus barang mempedomani langkah berikut:

- a. hadir lebih awal di lokasi pemeriksaan guna mengatur dan meninjau persiapan pelaksanaan.
- b. Pengurus Barang dan Penyimpan Barang atau petugas Gudang selama pelaksanaan pemeriksaan tidak diperkenankan meninggalkan iokasi.

Dalam Pelaksanaan pcrhitungan jenis dan jumlah persediaan mematuhi ketentuan sebagai berikut:

- a. Perhitungan dilakukan oleh pengurus barang dan disaksikan oleh penyimpan atau petugas gudang secara beraturan sesuai jenis atau lokasi persediaan.
- b. Jenis barang yang kondisinya sudah terbuka dihitung secara detail dan penuh, sedangkan yang masih tersegel (a tau set) dilakukan sampling dalam 1 packing (per set) untuk dihitung pen uh

10. Tahap 10 :

Hasil pemeriksaan fisik dibuat dan dipersiapkan oleh Pengurus Barang dan dibantu oleh penyimpan barang. Berita Acara pemeriksaan fisik persediaan se bagaimana tercan tum dalam Contoh 4.1 dan ditandatangani oleh Pengurus dan Penyimpan Barang serta diketahui Kepala SKPD J Pengguna Barang dan atau Kuasa Pengguna Barang.

## BUPATILABUHANBATU,

dto

TIGOR PANUS{JMAN SIREGAR

## Contoh 4.1 SERITA ACARA PEMERIKSAAII FISIK PERSEDIAAN

SKPD

Nomor/Tanggal Surat

Tanggal Pcmcriksaan Fisik

Togas

Pada hari ini Tanggal.

Bulan

.,..;Kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama

Pangkat Golongan

Jabatan

Berdasarkan

Surat

Perintah

Togas pelaksanaan

pemeriksaan fisik

Nomor:

.

Tanggal.. telah rnelakukan perneriksaan fisik (stock op name) atas persedian yang berada dalam tanggungjawab:

Nama angkat Golorigan

Jabatan

Penyimpan Barang/Penjaga Gudang enemu n. ea aan se agai errku t :