Verordnung über die Führung der Personalakten der Soldaten und der ehemaligen Soldaten
Veröffentlicht: 31. August 1995

Verordnung über die Führung der Personalakten der Soldaten und der ehemaligen Soldaten § 1 Diese Verordnung regelt gemäß § 29 Abs. 9 des Soldatengesetzes und in Anlehnung an §§ 106 bis 114 des Bundesbeamtengesetzes Einzelheiten zum Personalaktenrecht der Soldaten.Sie gilt für die Personalakten der Bewerber für das Dienstverhältnis eines Berufssoldaten oder Soldaten auf Zeit, der Soldaten sowie der ehemaligen Soldaten. § 2 Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Dienststelle geführt werden. § 3 Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der personalbearbeitenden Stelle getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch bleiben unberührt. § 4 Die Gesundheitsunterlagen der Soldaten und ehemaligen Soldaten dienen der personenbezogenen Dokumentation ärztlicher Aufzeichnungen über Untersuchung, Behandlung und Begutachtung.Sie sind während des Wehrdienstverhältnisses stets als Teilakte zu führen und von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. § 5 Mit der Beendigung des Dienstverhältnisses sind die Personalakten den dienstleistungsüberwachenden und wehrüberwachenden Kreiswehrersatzämtern zuzuleiten.Besteht ein Anspruch auf Versorgungsbezüge, sind die Personalakten zunächst an die zuständige Wehrbereichsverwaltung abzugeben.Die Personalakten ausscheidender Generale verbleiben im Bundesministerium der Verteidigung.Teilakten können ihrer Zweckbestimmung entsprechend an anderer Stelle aufbewahrt werden.Die Personalakten unanfechtbar anerkannter Kriegsdienstverweigerer sind bei Umwandlung in ein Zivildienstverhältnis dem Bundesamt für den Zivildienst zuzusenden. § 6 Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Soldaten nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten.Die Frist für die Entfernung wird regelmäßig durch Einleitung eines weiteren Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen.Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegründet oder als falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen.Die Auskunft aus dem Bundeszentralregister über ehemalige Soldaten ist zu vernichten, wenn der damit beabsichtigte Zweck erfüllt ist. § 7 Personalakten dürfen nur für Zwecke der Personalführung, der Personalbearbeitung oder der Personalwirtschaft automatisiert verarbeitet werden.Ihre Übermittlung ist, soweit keine andere Rechtsvorschrift dies gestattet, nur nach Maßgabe des § 29 Abs. 3 und 4 des Soldatengesetzes und dieser Verordnung zulässig.Die Löschungsfristen richten sich nach § 5. § 8 Einsicht in die Personalakten wird grundsätzlich nur bei einer Dienststelle der Bundeswehr gewährt.Die personalaktenführende Dienststelle bestimmt diese im Einzelfall.Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke dürfen gefertigt werden, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.Hinderungsgrund kann insbesondere ein besonderes Vertraulichkeitsbedürfnis hinsichtlich einzelner dienstlicher Vorgänge oder darin enthaltener Daten Dritter sein.Dem Soldaten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen. § 9 Personenbezogene medizinische Daten, die im Rahmen der unentgeltlichen truppenärztlichen Versorgung in zivilen medizinischen Einrichtungen oder von zivilen Ärzten erhoben werden, dürfen dem Truppenarzt und der Zahlung leistenden Stelle offenbart werden, soweit dies insbesondere zur Beurteilung der Verwendungs- oder Dienstfähigkeit des Soldaten oder zur Kostenabrechnung erforderlich ist. § 10 Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft.