Verordnung über die Führung der Personalakten durch das Bundesamt für den Zivildienst
Veröffentlicht: 10. Oktober 2002

Verordnung über die Führung der Personalakten durch das Bundesamt für den Zivildienst § 1 Diese Verordnung gilt für die Personalakten der Zivildienstpflichtigen und der Wehrpflichtigen, der Berufssoldatinnen und Berufssoldaten, der Soldatinnen und Soldaten auf Zeit sowie der Reservistinnen und der Reservisten, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, sobald dieser Antrag beim Bundesamt für den Zivildienst (Bundesamt) eingegangen ist. § 2 Die Personalakte ist nach sachlichen und organisatorischen Gesichtspunkten in Grundakte, Teilakten und Nebenakten gegliedert. § 3 Die Tauglichkeitsakte dient der personenbezogenen Dokumentation ärztlicher Unterlagen, die die Tauglichkeit des Zivildienstpflichtigen betreffen. § 4 Als Sachakten gehören nicht zu der Personalakte die im Zusammenhang mit der Gewährung der Heilfürsorge entstehende Akte einschließlich der im Falle einer Zivildienstbeschädigung oder einer Unfallerkrankung anfallenden Unterlagen (§ 35 des Zivildienstgesetzes), Prozessakten auf Grund von Gerichtsverfahren, soweit es sich nicht um Gerichtsverfahren wegen der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer handelt, die im Verfahren über die Unabkömmlichstellung (§ 16 des Zivildienstgesetzes) beim Ausschuss für Unabkömmlichstellung entstehenden Unterlagen. § 5 Für die Rückgabe der Personalakte gilt § 12 Abs. 2 bis 4 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes. § 6 Die Personalakte wird während der Bearbeitung vom zuständigen Personal und im Übrigen in einer Registratur aufbewahrt und vor unbefugter Einsicht geschützt.Vor und nach Ableistung des Zivildienstes wird die Personalakte in der Zentralregistratur des Bundesamtes aufbewahrt. § 7 Die Grundakte und die Tauglichkeitsakte sind bis zum Ablauf des Jahres, in dem die Kriegsdienstverweigerin oder der Kriegsdienstverweigerer das 45. Lebensjahr vollendet hat, aufzubewahren.Danach sind sie dem Bundesarchiv zur Übernahme anzubieten.Grundakte und Tauglichkeitsakte, die vom Bundesarchiv nicht übernommen werden, sind zu vernichten.Im Übrigen gilt § 12 Abs. 2 und 4 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes. § 8 Die Grundakte und die Tauglichkeitsakte können nach Vollendung des 32. Lebensjahres des Zivildienstpflichtigen zur Ersetzung der Urschrift mikroverfilmt oder in sonstiger Weise auf Bild- oder andere Datenträger übertragen werden, wenn sichergestellt ist, dass sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben und wieder lesbar gemacht werden können und wieder lesbar gemachte Akten mit der Urschrift übereinstimmen. Die Ersetzung der Urschrift ist bei anerkannten Kriegsdienstverweigerinnen und Kriegsdienstverweigerern, die nicht zivildienstpflichtig sind, schon drei Monate nach Abschluss des Anerkennungsverfahrens zulässig. § 9 Personenbezogene Daten dürfen nur für Zwecke der Durchführung des Zivildienstgesetzes und des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes sowie zur Einleitung oder Durchführung von Verfahren zum Widerruf der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. § 10 Das Personal des Bundesamtes darf nur auf die gespeicherten personenbezogenen Daten Zugriff haben, die zur Erledigung seiner Aufgaben erforderlich sind. § 11 Das Bundesamt übermittelt die Entscheidung über den Antrag einer Reservistin oder eines Wehrpflichtigen auf Anerkennung als Kriegsdienstverweigerin oder Kriegsdienstverweigerer an das zuständige Kreiswehrersatzamt.Bei Soldatinnen und Wehrpflichtigen, die Soldaten sind, ist die Entscheidung über den Antrag der oder dem Disziplinarvorgesetzten zu übermitteln. § 12 Für die Löschung automatisiert verarbeiteter personenbezogener Daten von Zivildienstpflichtigen und sonstigen Personen, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, gelten dieselben Fristen wie für die Vernichtung der entsprechenden Akten. § 13 Zivildienstpflichtige und sonstige Personen, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, können auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Zivildienstverhältnis und nach der Entscheidung über den Antrag Einsicht in ihre vollständige Personalakte verlangen.Ihren Bevollmächtigten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird.Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 2 und 3 entsprechend. § 14 Auskünfte an Dritte über personenbezogene Daten von Zivildienstpflichtigen und sonstigen Personen, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, dürfen nur erteilt werden, wenn eine besondere gesetzliche Regelung dies erlaubt, die oder der Betroffene eingewilligt hat, der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen von Dritten dies erfordert, die Durchführung eines Verfahrens zur Rücknahme oder zum Widerruf der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerin oder Kriegsdienstverweigerer oder die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Allgemeinwohls dies erfordert. § 15 Personenbezogene medizinische Daten, die im Rahmen der Gewährung der Heilfürsorge oder anlässlich von Nach-, Einstellungs-, Dienstfähigkeits- und Entlassungsuntersuchungen festgestellt werden, dürfen von den medizinischen Einrichtungen, behandelnden oder mit der Erstellung von Gutachten beauftragten Ärzten und Ärztinnen dem Ärztlichen Dienst und dem für die Gewährung der Heilfürsorge zuständigen Personal des Bundesamtes offenbart werden, soweit dies insbesondere zur Beurteilung der Verwendungs- und Dienstfähigkeit des Zivildienstpflichtigen oder zur Abrechnung der Kosten erforderlich ist. § 16 Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.