Registro de reglas de conservación

El Registro de Reglas de Conservación vigentes recoge la información básica de las Reglas de Conservación actualmente en vigor que han sido aprobadas conforme a lo establecido en el Reglamento de Archivos de Castilla y León y publicadas en el BOCYL mediante Orden de la Consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental. Las Reglas de Conservación determinan el tránsito y destino de los documentos desde el momento en que se generan en las oficinas hasta su depósito definitivo en un archivo histórico, estableciendo los plazos de transferencia así como los plazos de eliminación una vez alcanzada la fase inactiva, independientemente de cual sea el soporte. Explicación de los elementos (por columnas) recogidos en el fichero: * El Ámbito, entendido desde el punto de vista de la producción de la documentación a la que afecta la Regla de Conservación, puede tratarse de la Administración de la Comunidad de Castilla y León cuando es documentación generada por ésta o bien otros productores, como es el caso de la documentación de la administración local, de universidades, etc. En esta tabla se distingue entre ámbito de producción de la documentación de la Administración de la Comunidad de Castilla y León (“AACYL”) y otros productores (“OTROS”). * Materia: se trata de la materia a la que se refiere la serie documental que es objeto de la Regla de Conservación. La lista de materias toma como referencia la Taxonomía de sectores primarios recogidos en el Anexo IV de la Resolución de 19 de febrero de 2013, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutilización de recursos de la información (BOE de 4 de marzo de 2013). * Las columnas Código y Número RC constituyen, conjuntamente, el con el que se publica en el BOCyL cada regla de conservación. El Código de la regla de conservación es, por tanto, la suma de ese código alfabético más el número de RC (que se trata de un número correlativo que no se ha repetido pese a las diferencias en la parte alfabética). No obstante, se ha optado por separar ambos elementos en dos columnas para facilitar la realización de búsquedas y la ordenación por números. Los saltos en los números son abundantes, fundamentalmente porque cuando resulta necesario modificar o anular una RC, lo que se hace es sustituirla por otra nueva que tiene su propio código y el de la regla sustituida no se vuelve a utilizar. * Órgano productor se refiere a la Consejería o entidad responsable de la documentación que es objeto de dicha Regla de Conservación. Cuando se trata de documentación producida por varias consejerías, se utiliza la fórmula “Administración General e Institucional de la Comunidad de CyL”. * Título de la serie es el nombre que se le da a la agrupación de documentos que es objeto de la Regla de Conservación. * Las Fechas extremas recogen las fechas (años) más antigua y más reciente de producción de la serie objeto de la Regla de Conservación. La aparición sólo del año inicial indica que la serie seguía en producción en el momento de la publicación de la regla; la abreviatura “n.a.” se utiliza cuando la regla de conservación se ha publicado sin fechas extremas. * La Calificación recoge la información esencial sobre el destino de los documentos que componen la serie: si debe ser conservada totalmente, parcialmente eliminada o totalmente eliminada. El resto de la información contenida en la Regla de Conservación puede consultarse en BOCYL. * Por último, la columna Fecha BOCYL indica la fecha de publicación de la Orden de Aprobación de los Calendarios de Conservación en el BOCyL, donde se puede consultar toda la información recogida en el dataset de forma detallada y ampliada, a saber: el ámbito de aplicación de la Regla de Conservación, los plazos de cada una de las fases (es decir, tiempo que la documentación permanece en el archivo de gestión, cuándo se transfiere, si es el caso, al archivo central y, después al histórico que corresponda, etc.) y la forma de seleccionar la documentación a conservar, en caso de eliminación parcial. Frecuencia de actualización: Anual