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Vu la décision de la présidente de la Commission nationale de l’informatique et des libertés portant désignation d’un rapporteur devant la formation restreinte, en date du 29 mars 2022 ;
Vu le rapport de M. François PELLEGRINI, commissaire rapporteur, notifié à la société X le 3 juillet 2023 ;
Vu les observations écrites versées par la société X le 18 août 2023 ;
Vu les autres pièces du dossier ;
Étaient présents, lors de la séance de la formation restreinte du 16 novembre 2023 :
- M. François PELLEGRINI, commissaire, entendu en son rapport ;
En qualité de représentants de la société X :
- […];
- […];
- […];
La société X ayant eu la parole en dernier ;
La formation restreinte a adopté la décision suivante :
I. Faits et procédure
1. La société X (ci-après " la société "), dont le siège social est situé […], a été immatriculée au registre du commerce et des sociétés le 9 novembre 2010. En 2019, son chiffre d’affaires s’élevait à […] euros pour un résultat net de […] euros et en 2020, son chiffre d’affaires s’élevait à […] euros pour un résultat net de […] euros. En 2023, elle comptait six salariés.
2. La société X est un distributeur de monnaie électronique qui permet d’effectuer des paiements en ligne. La société propose deux formes de solutions de paiement : d’une part, elle distribue, dans des points de vente agréés, des coupons [...] au moyen desquels des particuliers peuvent effectuer des paiements en ligne sur des sites web partenaires ; d’autre part, l’utilisation de coupons [...] peut également être adossée à la création d’un porte-monnaie électronique, laquelle nécessite de créer un compte utilisateur sur le site web www.[...].com ou l’application mobile " [...] " et de le créditer au moyen des coupons ou d’une carte bancaire. La création d’un compte utilisateur permet d’effectuer des paiements en ligne ou de recevoir des gains. C’est cette seconde activité qui est en cause dans la présente procédure.
3. Deux missions de contrôle ont eu lieu en application de la décision n° 2021-193C du 29 juin 2021 de la présidente de la CNIL afin de vérifier le respect par la société de l’ensemble des dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après " le RGPD ") et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après " la loi Informatique et Libertés "). Le 24 septembre 2021, les services de la CNIL ont effectué un contrôle en ligne à partir du site web " www.new.[...].com ". Le 13 octobre 2021, les services de la CNIL ont procédé à un contrôle sur place dans les locaux de la société X, situés à Paris (75013).
4. Le contrôle en ligne du site web www.new.[...].com (devenu www.[...].com) avait principalement pour objet de vérifier les modalités d’information des personnes et la procédure de création d’un compte utilisateur. Il a permis de constater le dépôt de cookies et autres traceurs via ledit site web. Le contrôle sur place a plus spécifiquement porté sur la vérification de la documentation exigée par le RGPD, le processus de création de compte sur l’application mobile [...], les durées de conservation appliquées aux données des comptes utilisateurs ainsi que sur les mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la sécurité des données collectées au moyen du site web et de l’application mobile.
5. Ces deux missions de contrôle ont donné lieu à l’établissement des procès-verbaux n° 2021-193/1 et 2021-193/2. Par courriers des 8 octobre, 22 octobre et 15 novembre 2021, la société a transmis aux services de la Commission des éléments complémentaires.
6. Conformément à l’article 56 du RGPD, la CNIL a informé le 10 mai 2023 l’ensemble des autorités de contrôle européennes de sa compétence pour agir en tant qu’autorité de contrôle cheffe de file concernant les traitements transfrontaliers mis en œuvre par la société, résultant de ce que l’établissement unique de la société se trouve en France. Après échange entre la CNIL et les autorités de protection des données européennes dans le cadre du mécanisme de guichet unique, il apparaît que les autorités allemande, autrichienne, belge, chypriote, danoise, espagnole, finlandaise, grecque, irlandaise, italienne, luxembourgeoise, néerlandaise, norvégienne, polonaise, portugaise, roumaine et suédoise sont concernées par le traitement, des comptes utilisateurs ayant été créés par des résidents de ces États.
7. Aux fins d’instruction de ces éléments, la présidente de la Commission a, le 29 mars 2022, désigné M. François PELLEGRINI en qualité de rapporteur sur le fondement de l’article 22 de la loi Informatique et Libertés.
8. Le 3 juillet 2023, le rapporteur a fait notifier à la société un rapport détaillant les manquements aux articles 5-1-e), 12, 13 et 32 du RGPD ainsi qu’à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés, qu’il estimait constitués en l’espèce.
9. Le 18 août 2023, la société a produit ses observations en réponse au rapport de sanction.
10. Par courrier du 29 septembre 2023, le rapporteur a informé le conseil de la société que l’instruction était close, en application de l’article 40, III, du décret modifié n° 2019-536 du 29 mai 2019.
11. Par courrier du 2 octobre 2023, la société a été informée que le dossier était inscrit à l’ordre du jour de la formation restreinte du 16 novembre 2023.
12. Le rapporteur et la société ont présenté des observations orales lors de la séance de la formation restreinte.
II. Motifs de la décision
A. Sur la procédure de coopération européenne
13. En application de l’article 60 paragraphe 3 du RGPD, le projet de décision adopté par la formation restreinte a été transmis le 29 novembre 2023 aux autorités de contrôle européennes concernées.
14. Au 28 décembre 2023, aucune des autorités de contrôle concernées n’avait formulé d’objection pertinente et motivée à l’égard de ce projet de décision, de sorte que, en application de l’article 60, paragraphe 6, du RGPD, ces dernières sont réputées l’avoir approuvé.
B. Sur le manquement à l’obligation de limitation de la durée de conservation des données
15. Aux termes de l’article 5-1, e) du RGPD, les données à caractère personnel doivent être " conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ".
16. Le rapporteur a relevé que lors de la création d’un compte utilisateur sur le site web www.[...].com, le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse postale, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et, le cas échéant, les coordonnées bancaires étaient collectés, de même que des documents personnels, tels que des justificatifs d’identité et de domicile. Or, le rapporteur a relevé qu’il ressortait du contrôle sur place que si la société avait défini une durée de conservation de dix ans de ces données à compter de la dernière opération effectuée sur le compte, dans les faits, les comptes étaient uniquement inactivés à l’issue de cette durée, tandis que ces données étaient conservées en base de production pour une durée indéterminée. Il a également relevé qu’aucune purge n’avait été réalisée dans les bases de données de la société depuis le début de son activité en 2005. Le rapporteur a notamment estimé que le courrier de la société du 15 novembre 2021 montrait la conservation de 70 049 comptes inactifs depuis plus de dix ans. En outre, il a estimé que la société ne justifiait pas de l’application de la nouvelle durée de conservation de cinq ans qu’elle a définie à la suite des contrôles de la CNIL pour les données de comptes utilisateurs. Enfin, il a relevé que 51 735 comptes étaient conservés sans finalité, dans la mesure où ceux-ci étaient " non confirmés ", c’est-à-dire que l’adresse électronique n’avait pas été confirmée lors de la création du compte.
17. En défense, lors de l’instruction, la société a tout d’abord indiqué avoir défini une durée de conservation des comptes utilisateurs de dix ans à des fins de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (" LCB-FT ") avant de déclarer, dans son courrier du 15 novembre 2021, que cette durée n’était désormais plus appliquée qu’aux contrats clients conclus pour un montant supérieur à 120 € HT, en application de l’article D. 213-1 du code de la consommation, et que les autres données de comptes utilisateurs seraient désormais conservées cinq ans à compter de la dernière opération effectuée sur le compte. Dans ses observations en réponse, la société a en outre rectifié les déclarations effectuées lors de l’instruction quant à la durée applicable à la conservation de certaines données à des fins de LCB-FT, qui est de cinq ans en application de l’article 561-2 du code monétaire et financier. La société soutient que la requête fournie concernant les 70 049 comptes inactifs montrerait la présence de ces comptes en base depuis dix ans et non depuis plus de dix ans. Elle précise que cette requête avait seulement pour objectif de montrer l’application effective de la nouvelle durée de conservation de cinq ans qu’elle avait définie. Dans ses observations, la société fournit une nouvelle capture d’écran qui attesterait sans ambiguïté de la suppression des comptes inactifs depuis cinq ans.
18. S’agissant des 51 735 comptes non confirmés, la société affirme que les données associées à ces comptes sont conservées un an, puis supprimées à défaut de confirmation du compte. Elle déclare que la finalité poursuivie par cette conservation est de permettre aux utilisateurs de disposer d’un temps adéquat pour confirmer leur compte et reproche au rapporteur d’avoir préjugé d’une conservation excessive des données associées aux comptes non confirmés, sans même l’interroger sur la finalité du traitement et la durée de conservation appliquée à ces données.
19. La formation restreinte rappelle, d’une part, que la durée de conservation des données à caractère personnel doit être déterminée en fonction de la finalité poursuivie par le traitement. Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au besoin de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, les données doivent soit être supprimées, soit faire l’objet d’un archivage intermédiaire lorsque leur conservation est nécessaire pour le respect d’obligations légales ou à des fins précontentieuses ou contentieuses. Les données ainsi placées en archivage intermédiaire le sont pour une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur. Ainsi, après avoir opéré un tri des données pertinentes à archiver, le responsable de traitement doit prévoir, à cet effet, une base de données d’archives dédiée ou une séparation logique dans la base de données active. Cette séparation logique est assurée par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles garantissant que seules les personnes ayant un intérêt à traiter les données en raison de leurs fonctions puissent y accéder. Au-delà de ces durées de conservation en archive intermédiaire, les données à caractère personnel doivent, sauf exception, être supprimées ou anonymisées (CNIL, FR, 8 septembre 2022, Sanction, Groupement X, n° SAN-2022-018, publié).
20. D’autre part, aux termes de l’article L. 213-1 du code de la consommation : "
Lorsque le contrat est conclu par voie électronique et qu'il porte sur une somme égale ou supérieure à un montant fixé par décret, le contractant professionnel assure la conservation de l'écrit qui le constate pendant un délai déterminé par ce même décret et en garantit à tout moment l'accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande. ". L’article D. 213-1 du même code prévoit que " [l]e montant mentionné à l'article L. 213-1 est fixé à 120 euros " et l’article D. 213-2 dispose que " [l]e délai mentionné à l'article L. 213-1 est fixé à dix ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou l'exécution de la prestation est immédiate. Dans le cas contraire, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu'à la date de livraison du bien ou de l'exécution de la prestation et pendant une durée de dix ans à compter de celle-ci ".
21. En l’espèce, la formation restreinte relève tout d’abord, s’agissant de la conservation de 51 735 comptes non confirmés en base, que si le courrier de la société du 15 novembre 2021 indiquait que les données des " prospects inactifs " étaient supprimées après un an, la politique de durées de conservation jointe à ce courrier prévoyait paradoxalement une durée de conservation de trois ans des données liées à la " gestion des fichiers prospects non clients ". Lors de l’audience, la société a expliqué cette contradiction par la circonstance que la durée de conservation de trois ans visait uniquement la conservation à des fins de prospection commerciale et qu’elle ne se livrait plus à ce type d’activité. En tout état de cause, la formation restreinte considère que dans ses observations en défense, la société justifie d’une durée et d’une finalité pour la conservation des données de comptes non confirmés, à savoir, une conservation d’un an afin de permettre aux personnes concernées de disposer d’un temps adéquat pour confirmer leur compte. Partant, elle considère que les éléments du dossier ne permettent pas de caractériser un manquement à l’article 5-1-e) du RGPD sur ce point.
22. Ensuite, la formation restreinte relève qu’à la date du contrôle sur place, la société a défini une durée de dix ans, qui commence à courir à la date de l’activation du compte utilisateur. Néanmoins, elle relève qu’à l’issue de cette durée, les comptes utilisateurs étaient inactivés mais que la société continuait à conserver les données des comptes en base de données pour une durée indéterminée. La formation restreinte relève en outre que selon les déclarations de la société elle-même, aucune purge des données n’avait été effectuée depuis 2005.
23. S’agissant de la conservation de 70 049 comptes inactifs, la formation restreinte relève que la capture d’écran fournie par la société dans son courrier du 15 novembre 2021 était destinée à illustrer, à la demande des services de la CNIL, " le nombre de comptes inactifs ayant une date de création supérieure à 10 ans à compter du 13 octobre 2021 ". La formation restreinte considère qu’au vu des explications fournies par la société, la capture d’écran produite montrait la conservation de comptes inactifs depuis dix ans et non depuis plus de dix ans.
24. Néanmoins, la formation restreinte relève qu’il résulte de ce qui précède que lorsque la durée de conservation est atteinte, les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées et que le fait de rendre un compte inactif ne correspond ni à une suppression des données personnelles qu’il contient, ni à une anonymisation. Dès lors, il ressort des pièces du dossier qu’à la date du contrôle sur place, la société conservait les données de comptes utilisateurs, même inactivés, pour une durée indéterminée.
25. En tout état de cause, la formation restreinte observe qu’il ressort de la capture d’écran susmentionnée comme des autres éléments du dossier que jusqu’aux contrôles effectués par les agents de la CNIL, les données de 70 049 comptes clients étaient présentes en base depuis dix ans sans qu’aucun tri n’ait été effectué entre les données à conserver conformément aux dispositions de l’article D. 213-1 du code de la consommation et celles à supprimer. La formation restreinte note que la durée de conservation de cinq ans des données autres que celles visées par cette disposition n’a été définie qu’à l’issue du contrôle sur place, comme l’a confirmé la société dans son courrier du 15 novembre 2021 et que la preuve de son application effective n’a été apportée que dans le cadre de ses observations en défense, le 18 août 2023. Partant, la formation restreinte considère que la société a conservé les données de comptes non concernées par l’article D. 213-1 du code de la consommation pour des durées excessives.
26. En conséquence, la formation restreinte considère que les faits qui précèdent caractérisent un manquement à l’article 5-1-e) du RGPD. La formation restreinte relève que la société s’est mise en conformité au cours de la procédure avec la mise en place et l’application de durées de conservation adéquates des données de comptes utilisateurs, au regard des différentes finalités poursuivies. Elle rappelle néanmoins que cette mise en conformité ne saurait exonérer la société de sa responsabilité pour le passé.
C. Sur le manquement à l’obligation d’information des personnes
27. En vertu de l’article 12 du Règlement, le responsable de traitement doit fournir aux personnes concernées les informations prévues à l’article 13 du même Règlement " d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples […] ".
28. L’article 13 du RGPD dresse quant à lui la liste des informations devant être fournies à la personne concernée lorsque les données à caractère personnel sont collectées directement auprès d’elle. Ces informations portent notamment sur l’identité du responsable de traitement et ses coordonnées, les finalités du traitement mis en œuvre, sa base juridique, les destinataires ou les catégories de destinataires des données, le fait que le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de données vers un pays tiers. L’article impose également au responsable de traitement, lorsque cela apparaît nécessaire pour garantir " un traitement équitable et transparent " des données personnelles en l’espèce, d’informer les personnes sur la durée de conservation des données, l’existence des différents droits dont bénéficient les personnes, l’existence du droit de retirer son consentement à tout moment et le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
29. Le Règlement ne prescrit pas la forme au moyen de laquelle ces informations doivent être fournies. En pratique, ces informations sont généralement regroupées au sein d’une politique de confidentialité.
30. Dans son rapport, le rapporteur relève en substance que l’information fournie par la société sur le site web www.[...].com et sur son application mobile via la politique de confidentialité était incomplète, non à jour et uniquement en anglais. Le rapporteur note toutefois que la société s’est, depuis les contrôles, engagée dans une démarche de mise en conformité, sans que cela remette en cause les manquements pour le passé.
31. En défense, la société ne conteste pas le manquement, mais indique s’être mise en conformité depuis les contrôles. Elle reproche au rapporteur de fonder certains griefs de son rapport sur des vérifications informelles au terme desquelles il aurait constaté que des carences perduraient au jour de l’envoi du rapport, en dehors de toute constatation actée contradictoirement dans un procès-verbal.
32. La formation restreinte relève tout d’abord qu’il ressort des constats réalisés lors des contrôles que s’agissant du site web www.[...].com, une politique de confidentialité disponible en pied de page d’accueil du site était disponible uniquement en anglais. A cet égard, elle relève, à l’instar du rapporteur, que l’information fournie au moyen d’une politique de confidentialité disponible uniquement en anglais, relative à des traitements de données ciblant majoritairement un public francophone, ne permet pas aux personnes concernées d’apprécier à l’avance la portée et les conséquences des traitements et n’est par conséquent pas conforme aux exigences de transparence de l’information posées par l’article 12 du RGPD. La formation restreinte considère qu’il en va de même du renvoi opéré vers la politique de confidentialité uniquement en anglais depuis le formulaire de création de compte.
33. Ensuite, la formation restreinte relève que la page d’accueil du site web et la page de création de compte utilisateur renvoyaient toutes deux vers des versions de la politique de confidentialité de 2018 et de 2021, lesquelles ne mentionnaient ni la durée de conservation des données ni le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. La formation restreinte note qu’eu égard aux données traitées par la société, incluant des coordonnées bancaires, ces informations étaient nécessaires pour garantir un traitement équitable et transparent au sens de l’article 13(2) du RGPD. Elle relève en outre, à l’instar du rapporteur, que la coexistence de ces deux versions incomplètes de la politique de confidentialité était susceptible de créer une confusion chez les personnes concernées quant à l’étendue des droits dont elles disposaient à l’égard de leurs données et aux conséquences du traitement de ces dernières.
34. S’agissant de l’application mobile [...], la formation restreinte relève qu’à la date des contrôles, la page de création de compte proposait également une politique de confidentialité incomplète datée de 2018, disponible uniquement en anglais, méconnaissant de la même manière les articles 12 et 13 du RGPD pour les raisons déjà développées s’agissant du site web.
35. En conséquence, la formation restreinte considère que la société a commis un manquement aux articles 12 et 13 du RGPD. Elle précise que le manquement pris en compte est celui qui a été cristallisé au moment des contrôles et que les vérifications informelles du rapporteur ayant précédé la notification de son rapport avaient uniquement vocation à attirer l’attention de la société sur le fait que sa conformité n’était pas encore atteinte. La formation restreinte prend acte de ce que la société s’est mise en conformité.
D. Sur les manquements à l’obligation d’assurer la sécurité des données
36. Aux termes de l’article 32 du RGPD, " 1. Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins :
a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
b) des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
c) des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
d) une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement ".
1. Sur les mots de passe des comptes utilisateurs
37. Pour proposer à la formation restreinte de considérer que la société avait méconnu ses obligations résultant de l’article 32 du RGPD, le rapporteur a relevé que lors du contrôle en ligne, la délégation avait tout d’abord constaté que lors de la création d’un compte utilisateur sur le site web de la société, les mots de passe de six caractères composés de trois catégories de caractères (majuscules, minuscules et chiffres) étaient acceptés et qu’aucune restriction d’accès en cas d’échec d’authentification n’était mise en œuvre. En outre, il a relevé que 49 214 mots de passe étaient inscrits en clair au sein de la base de données de la société et associés à leur adresse électronique ainsi qu’à leur identifiant. Enfin, le rapporteur a relevé que les mots de passe qui n’étaient pas conservés en clair étaient stockés sous une forme hachée et salée au moyen de la fonction SHA-1, réputée obsolète.