AgentPublic/cnil huggingface dataset:
Sur la licéité des traitements et l’exception permettant de traiter des données concernant la santé :
Les traitements mis en œuvre par la société ICADOM s’inscrivent dans le cadre de son activité commerciale.
Ils sont nécessaires aux fins de la poursuite des intérêts légitimes de la société, compte tenu du caractère indirectement identifiant des données ainsi que des garanties prévues par les textes encadrant la mise à disposition des données du SNDS, notamment en termes de droits des personnes.
 
Ces traitements sont, à ce titre, licites au regard du point f) du 1 de l’article 6 du RGPD.
 
Ces traitements, nécessaires à des fins de recherche scientifique, remplissent la condition prévue au point j) du 2 de l’article 9 du RGPD permettant de traiter des données concernant la santé.
 
Sur le traitement de données issues du SNDS :
Pour chacun des traitements mis en œuvre dans le cadre de la présente décision unique, seules les données strictement nécessaires et pertinentes au regard des objectifs poursuivis devront être traitées. 
 
Sous réserve que ces fichiers soient diffusables par l’ATIH, les données concernant les activités suivantes sont nécessaires à la réalisation de ces études : 
médecine, chirurgie, obstétrique et odontologie (MCO) ; 
hospitalisation à domicile (HAD) ; 
séjours en soins médicaux et de réadaptation (SMR).
Les traitements inclus dans le cadre de la décision unique portent sur les données nationales du PMSI dont la profondeur historique maximale est de trois ans alimentés en fenêtre roulante (soit entre 2023 et 2027).
 
Les données du PMSI étant issues d’une des bases composant le Système national des données de santé (SNDS), l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires relatives à ce dernier sont applicables en l’espèce, notamment l’interdiction d’utiliser ces données pour les finalités décrites à l’article L. 1461-1 V du code la santé publique (CSP).
 
Conformément à l'article 30 du RGPD, le responsable de traitement devra tenir à jour, au sein du registre des activités de traitement, la liste des traitements mis en œuvre dans le cadre de la présente décision unique. 
 
Par ailleurs, le caractère adéquat, pertinent et limité à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données sont traitées, la zone géographique concernée et la profondeur historique des données consultées devront être justifiés dans ce registre pour chaque traitement mis en œuvre dans le cadre de cette décision unique. 
 
Les données dont le traitement est envisagé sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités du traitement, conformément aux dispositions du c) du 1 de de l’article 5 du RGPD.
 
Sur l'information des personnes et les droits des personnes :
Conformément aux dispositions de l’article 14 du RGPD, dans l’hypothèse où la fourniture d'une information individuelle exigerait des efforts disproportionnés, des mesures appropriées devront être mises en œuvre par le responsable de traitement afin de protéger les droits et libertés, ainsi que les intérêts légitimes de la personne concernée, y compris en rendant les informations publiquement disponibles. 
 
En l'espèce, il sera fait exception au principe d'information individuelle des personnes et des mesures appropriées seront prises par le responsable de traitement afin de rendre publiquement disponible l’information concernant la mise en œuvre de ces traitements. 
 
Un portail de transparence sera mis en place par le responsable de traitement. Il comportera :
une note d’information générale sur les traitements mis en œuvre dans le cadre de cette décision unique ;
une note d’information spécifique à chaque traitement. Cette dernière devra être publiée avant la mise en œuvre de chaque traitement.
 
Les notes d’information devront comporter l’ensemble des mentions prévues par le RGPD.
 
Les droits d'accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et d'opposition concernant les traitements mis en œuvre dans le cadre de la présente délibération s'exerceront auprès de la société ICADOM.
 
Sur le principe de transparence et la publication des résultats :
La mise à disposition des données du SNDS et de ses composantes est conçue de façon à permettre de rendre compte au public de leur utilisation.
 
A cette fin, l’article L. 1461-3 du CSP subordonne l’accès aux données du SNDS et de ses composantes à la communication à la Plateforme des données de santé (PDS) de plusieurs éléments par le responsable de traitement, avant et après les études.
 
Lorsque le résultat des traitements de données sera rendu public, l’identification directe ou indirecte des personnes concernées doit être impossible, conformément à l’article 68 de la loi "informatique et libertés".
 
La CNIL rappelle également qu’à l’issue du délai de trois ans, un bilan contenant notamment la liste des analyses réalisées dans le cadre de la décision unique ainsi que la méthodologie suivie dans le cadre des analyses devra être lui être adressé.
Sur les accédants et les destinataires des données :
Seul le responsable des traitements et les personnes habilitées par lui ont accès aux données dans le cadre de la présente décision unique. Le responsable de traitement tient à jour des documents indiquant la ou les personnes compétentes en son sein pour délivrer l'habilitation à accéder aux données, la liste des personnes habilitées à accéder à ces données, leurs profils d'accès respectifs et les modalités d'attribution, de gestion et de contrôle des habilitations.
Ces catégories de personnes sont soumises au secret professionnel dans les conditions définies par les articles 226-13 et 226-14 du code pénal. 
 
La qualification des personnes habilitées et leurs droits d'accès doivent être régulièrement réévalués, conformément aux modalités décrites dans la procédure d’habilitation établie par le responsable de traitement.
 
Sur la sécurité des données et la traçabilité des actions :
La mise en œuvre de traitements de données à caractère personnel intervenant dans le cadre de l’étude s'effectue sous la responsabilité du responsable de traitement, y compris chez des tiers agissant pour son compte, dans le respect des dispositions des articles 24, 25, 28, 32 à 35 du RGPD ainsi que de l’arrêté du 6 mai 2024 relatif au référentiel de sécurité applicable au SNDS et de ses mises à jour ultérieures.
 
Les données seront mises à disposition auprès du responsable de traitement par l’intermédiaire du prestataire d’accès sécurisé désigné par l’ATIH, à savoir le CASD.
Seules des données issues de processus d’anonymisation, de telle sorte que l’identification, directe ou indirecte, des personnes est impossible, peuvent faire l’objet d’une extraction. La CNIL rappelle que les responsables de traitement doivent réaliser une analyse permettant de démontrer que leurs processus d’anonymisation respectent les trois critères définis par l’avis n° 05/2014 sur les techniques d’anonymisation adoptés par le groupe de l’Article 29 (G29) le 10 avril 2014. Si ces trois critères ne peuvent être réunis, une analyse approfondie des risques d’identification doit être menée afin de démontrer que ces derniers, avec des moyens raisonnables, sont inexistants.
Sur la durée d’accès aux données :
La durée d’accès aux données dans la plateforme sécurisée doit être limitée à la durée nécessaire à la mise en œuvre des traitements, qui ne saurait être supérieure à trois ans à compter de la date d’accès effectif aux données.
Cette durée de conservation des données n’excède pas les durées nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, conformément aux dispositions du e) du 1 de l’article 5 du RGPD.
Sur l’opportunité du recours à la décision unique : 
Les traitements décrits répondent à une même finalité, portent sur des catégories de données identiques – les seules données du PMSI – et concernent des catégories de destinataires identiques – les personnes habilitées par le responsable de traitement.
La société ICADOM envisage de mettre en œuvre entre 25 à 35 traitements annuellement dans le cadre de cette décision unique.
 
Ces traitements relevant du régime prévu par les dispositions des articles 66 et 72 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après la loi "informatique et libertés"), la CNIL estime opportun, au vu des éléments présentés dans le dossier de demande, de faire application des dispositions de l’article 66 IV, qui lui permettent, par décision unique, de délivrer à un même demandeur une autorisation pour des traitements répondant à une même finalité, portant sur des catégories de données identiques et ayant des catégories de destinataires identiques.
 
Dans ces conditions, la CNIL autorise la société ICADOM à mettre en œuvre les traitements de données à caractère personnel pour une durée de trois ans avec obligation de remise d’un bilan à la Commission à l’issue de ce délai.
 
 
La Présidente,
M.-L. Denis
N° de demande d’avis : 25012201
Thématiques : Archives, mémoire de la Seconde Guerre mondiale, diffusion anticipée de documents administratifs
Organisme(s) à l’origine de la saisine : Commune de Mulhouse
Fondement de la saisine :
9° de l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration
L’essentiel :
La CNIL a été saisie par la ville de Mulhouse d’une demande d’autorisation de diffusion anticipée en ligne de documents conservés par les services d’archives de la collectivité pour la conception d’un portail mémoriel numérique. A travers ce projet, la collectivité rend hommage aux déportés mulhousiens durant la Seconde Guerre mondiale et leurs conditions de déportation.
La CNIL souligne l’importance de concilier l’intérêt historique que revêt cette diffusion et la protection des droits des personnes concernées et leurs ayants droits et proches survivants, notamment en raison de la sensibilité des données contenues dans ces documents.
La CNIL insiste sur la nécessité de mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des données diffusées, dans la mesure où elles sont susceptibles d’exposer les personnes concernées encore en vie, leurs proches ou leurs ayants droit à un risque potentiel d’atteinte à leur vie privée. 
___________________
 
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou RGPD) ;
 
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ("loi informatique et libertés") ;
Sur la proposition de de Mme Aminata Niakaté, commissaire, et les observations de M. Damien Milic, commissaire du Gouvernement,
 
 
Adopte la délibération suivante :
 
I. La saisine
 
A. Le contexte
 
Pour rendre hommage, transmettre et préserver la mémoire des déportés mulhousiens durant la Seconde Guerre mondiale, la commune de Mulhouse met à disposition du grand public un "mémoriel numérique" accessible par un portail en ligne et également par le biais d’une borne interactive située au cœur de la ville. 
 
Ces deux outils permettent de consulter la même liste d’hommes, femmes et enfants résidant à Mulhouse et déportés entre 1939 et 1945, et de transmettre leur histoire. L’histoire de chacune de ces victimes est retracée sur une fiche individuelle indiquant l’identité de la personne et les informations sur sa déportation.
La base de données utilisée est constituée à partir du fonds des archives municipales de Mulhouse, de fonds conservés par d’autres collectivités du territoire, de fonds archivistiques disponibles en ligne, et également de travaux de recherches d’historiens. 
 
B. L’objet de la saisine
 
La CNIL a été saisie par la commune de Mulhouse d’une demande d’autorisation de diffusion anticipée en ligne de documents conservés par les services d’archives municipales de la collectivité, sur le fondement du 9° de l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration. La CNIL rappelle qu’en application de cette disposition, le périmètre de l’autorisation délivrée est limité à la diffusion anticipée de documents administratifs conservés par la collectivité requérante, et relatifs aux déportés mulhousiens durant la Seconde Guerre mondiale.
 
La demande d’autorisation porte sur les informations renseignées dans les documents conservés dans les fonds archivistiques de la ville de Mulhouse, et en premier lieu le fichier domiciliaire, concernant les Mulhousiens déportés durant période de la Seconde Guerre mondiale. La fiche individuelle de chaque déporté mulhousien comporte les informations suivantes : 
son nom et prénom ; 
sa nationalité ; 
sa date de naissance et sa date de décès ; 
son adresse à Mulhouse ; 
les informations relatives à sa déportation (date, âge, numéro de convoi, motif, lieu de déportation) ;
des éléments biographiques ;
des photographies, lorsque ces données sont disponibles.
 
Les visiteurs peuvent contribuer à l’enrichissement de la base de données du mémoriel, en transmettant des documents, des photographies ou encore des compléments d’informations écrits. En cas de doute sérieux sur l’exactitude et la véracité des informations transmises, ces propositions sont soumises au comité de pilotage du portail mémoriel, au sein duquel siègent des historiens.
 
II. L’avis de la CNIL
 
A. Sur les finalités du traitement
 
La CNIL relève que le traitement vise à collecter, numériser et indexer des documents administratifs afin de les mettre à disposition du grand public. Cette diffusion à des fins historiques et mémorielles a un objectif de médiation mémorielle.
 
La CNIL reconnait dans ces finalités la mission d’intérêt public dévolue au traitement par la commune. Elle rappelle cependant que, afin d’assurer un traitement proportionné, la collectivité doit en permanence rechercher la conciliation entre :
d’une part, la réalisation de l’objectif de médiation mémorielle via la diffusion anticipée de ces documents, qui constitue une mission d’intérêt public et ;
d’autre part, la protection des données à caractère personnel des personnes concernées et, le cas échéant, de la vie privée de leurs ayants droit ou proches survivants.
 
B. Sur les données traitées et les droits des personnes
Le portail mémoriel présente les motifs de déportation de chaque personne commémorée. Ces informations sont susceptibles de constituer des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, car elles portent sur des données relatives à la religion, l’origine, l’orientation sexuelle, ou encore l’état de santé des personnes déportées. Ces informations concernent à la fois les personnes décédées, et par extension, leurs ayants droit ou leurs proches survivants. 
 
En premier lieu, la CNIL rappelle que si, par principe, les dispositions de la réglementation relative à la protection des données n’ont pas vocation à s’appliquer aux personnes décédées auxquelles les documents diffusés se rapportent, il y a lieu de faire application de ces dispositions lorsque le traitement des données de personnes décédées est susceptible d’avoir des conséquences sur la vie privée de leurs ayants droits ou leurs proches survivants.
 
En deuxième lieu, sans remettre en cause l’intérêt public que représente l’accès à ces informations, la CNIL invite la collectivité à sélectionner les catégories d’informations mises en ligne en tenant compte du principe de minimisation.
Sur ce point, la CNIL relève que les fiches individuelles du portail en ligne sont constituées de données à caractère personnel, en lien direct avec le parcours de vie et les déportations des Mulhousiens durant la Seconde Guerre mondiale. Elle admet que la liste limitative définie par la commune permet d’établir une conciliation équilibrée entre l’objectif de médiation mémorielle et la protection des droits des victimes et de leurs proches.
 
Les particuliers – en premier lieu les proches et héritiers des victimes – peuvent contribuer à l’enrichissement du portail mémoriel en transmettant des informations et documents pouvant étoffer des fiches individuelles de ce portail. La véracité et l’exactitude ces éléments sont analysées et comparées avec les sources déjà en possession de la collectivité avec l’appui du comité scientifique qui accompagne la commune depuis la création de ce projet.
La CNIL reconnait que cette fonctionnalité est essentielle pour que ce portail assure de manière effective sa mission de médiation mémorielle. Elle souligne également l’importance d’associer les historiens du comité de pilotage à la modération de ces contributions, pour éviter la publication de d’informations inexactes, surtout si elles ne proviennent pas de la famille de la personne à laquelle elles se rapportent.
En troisième lieu, la CNIL rappelle que, si par principe, les dispositions de la réglementation relative à la protection des données n’ont pas vocation à s’appliquer aux informations concernant des personnes décédées, il y a lieu de faire application de ces dispositions lorsque le traitement des données de personnes décédées est susceptible d’avoir des conséquences sur la vie privée de leurs ayants droits ou proches.
Elle considère à cet égard que ces proches ou ayants droit peuvent demander l’effacement ou s’opposer à la diffusion des données de nature à porter atteinte à leur vie privée, dans les conditions prévues par le RGPD et la loi "informatique et libertés". Sur ce point, la CNIL accueille favorablement la prise en compte de ces questions par la commune de Mulhouse et l’établissement de procédures spécifiques pour l’exercice de ces droits.
En dernier lieu, la CNIL reconnait que la mise en place d’une information individuelle à destination de toutes les personnes concernées exigerait des efforts disproportionnés et serait de nature à compromettre la réalisation des objectifs de ce projet mémoriel.
Par conséquent, la CNIL admet que l’article 14-5 b) du RGPD s’applique et que la commune peut légitimement se limiter à publier une information générale sur son portail numérique, mais que celle-ci doit nécessairement présenter le cadre juridique du traitement afférent à ce portail mémoriel. Sur ce point la CNIL relève que la commune a mis à disposition du public une information en des termes pédagogiques, visant à présenter le contexte historique de cette période, la démarche de ce projet, les sources des historiques, ainsi que le cadre juridique dans lequel s’inscrit une telle diffusion anticipée.
 
 
C. Sur les mesures de sécurité
 
Compte tenu de la sensibilité du traitement et de ses conséquences, la CNIL recommande que des garanties techniques soient prévues dans le cadre de la diffusion envisagée afin de concilier ces droits et l’intérêt que revêt ce traitement à des fins historiques pour le grand public. La CNIL invite en particulier la commune de Mulhouse à :
restreindre la liste des accédants à la base de données aux seules personnes qui ont un intérêt légitime à le faire au regard de leurs fonctions, afin de limiter les risques d'accès ou de divulgation non autorisés ;
définir les droits de chaque accédant sur les données en tenant compte de leur fonction, afin de limiter les risques d’atteinte à la confidentialité et à l’intégrité des données ;
mettre en place des mesures empêchant l’indexation, sur des moteurs de recherche externes, des données directement identifiantes ;
de s’assurer du respect par le sous- traitant de ces mesures de sécurité par les sous-traitants à travers un contrat ou tout autre acte juridique conclut au titre de l’article 28 du RGPD.
 
La présidente,
 
 
M.-L. Denis
N° de demande d’autorisation : 2239711
Thématiques : Archives, mémoire de la Seconde Guerre mondiale, diffusion anticipée de documents administratifs
Organisme(s) à l’origine de la saisine : Région Grand Est
Fondement de la saisine :
9° de l’
article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration 
L’essentiel :
La CNIL a été saisie par la région Grand Est d’une demande d’autorisation de diffusion anticipée en ligne de documents conservés par les services d’archives de la collectivité pour la conception de son projet de médiation mémorielle du Mur des noms. A travers un mémorial physique complété par un portail numérique, la collectivité rend hommage aux victimes de la Seconde Guerre mondiale dans cette région et présente leur parcours de vie et les discriminations du régime nazi qu’ils et elles ont subi.
La CNIL souligne l’importance de concilier l’intérêt historique que revêt cette diffusion et la protection des droits des personnes concernées et leurs ayants droits et proches survivants, notamment en raison de la sensibilité des données contenues dans ces documents.
La CNIL insiste sur la nécessité de mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées à sensibilité des données diffusées, dans la mesure où elles sont susceptibles d’exposer les personnes concernées encore en vie, leurs proches ou leurs ayants droit à un risque potentiel d’atteinte à leur vie privée.
___________________
 
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou RGPD) ;
 
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ( loi informatique et libertés ) ;
Sur proposition de Mme Aminata Niakaté commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Damien Milic, commissaire du Gouvernement,
 
 
Adopte la délibération suivante :
 
I. La saisine
 
A. Le contexte 
 
Pour rendre hommage, transmettre et préserver la mémoire des victimes de la Seconde Guerre mondiale en Alsace-Moselle, la région Grand Est mène la construction d’un mémorial physique à Schirmeck – dans le Bas-Rhin – et d’un portail mémoriel numérique. Cet ensemble constitue le Mur des noms et permettra aux visiteurs du monument physique d’accéder au portail numérique et projeter des éléments de ce dernier sur les murs du bâtiment.
 
Ce projet vise à retracer l’histoire des près de 40 000 personnes disparues ou ayant perdu la vie durant la Seconde Guerre mondiale en Alsace-Moselle. L’histoire de chacune de ces victimes est retracée sur une fiche individuelle, présentant leur parcours de vie et les informations sur leur décès ou disparition.
La base de données sur laquelle est adossée ce portail numérique est constituée à partir des fonds archivistiques de collectivités territoriales d’Alsace-Moselle, des fonds archivistiques disponibles en ligne et des fonds constitués par d’autres acteurs français et allemands de la mémoire de la Seconde Guerre mondiale.
 
B. L’objet de la saisine
 
La CNIL a été saisie par la région Grand Est d’une demande d’autorisation de diffusion anticipée en ligne de documents conservés par les services d’archives de la collectivité, sur le fondement du 9° de l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration, pour la mise en œuvre de ce traitement. La CNIL rappelle que, en application de cette disposition, le périmètre de l’autorisation délivrée est limité à la diffusion anticipée de documents administratifs conservés par la collectivité requérante, et relatifs aux victimes de la Seconde Guerre mondiale en Alsace-Moselle.
 
La demande d’autorisation porte sur les informations renseignées dans les documents conservés dans les fonds archivistiques de la Région Grand Est. L’ensemble des informations renseignées dans ces documents et complétées par les données issues des sources listées ci-dessus, constituent la fiche individuelle de chaque victime en présentant :
son origine (nom et prénom, date et lieu de naissance, lieu de résidence) ;
l’identité de ses parents et de ses frères et sœurs ;