AgentPublic/cnil huggingface dataset:
47/ Les données peuvent en outre être conservées plus longtemps que les durées mentionnées ci-dessus, en archivage intermédiaire, dans certains cas particuliers, notamment si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales) ou s’il a besoin de se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable, en matière de discrimination par exemple. La durée de l’archivage intermédiaire doit cependant répondre à une réelle nécessité
, dûment justifiée par le responsable de traitement après une analyse préalable de différents facteurs, notamment le contexte, la nature des données traitées et le niveau de risque d’un éventuel contentieux.
 
48/ Lorsque les données passent de la base active à la base d’archivage intermédiaire , elles ne doivent plus être consultables par tous les opérationnels initialement prévus mais seulement par des personnes spécialement habilitées, ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions (par exemple, le service en charge du contentieux).
49/ À l’expiration de ces périodes, les données sont détruites de manière sécurisée ou archivées dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d’archivage des informations du secteur public pour les organismes soumis à ces dispositions d’une part, ou conformément aux dispositions de la délibération de la CNIL portant adoption d’une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique de données à caractère personnel pour les organismes relevant du secteur privé, d’autre part.
 
50/ Dans le secteur public (pour les structures publiques et pour les organismes privés chargés d’une mission de service public), la CNIL recommande de prendre attache avec le service des archives départementales territorialement compétent (pour les services déconcentrés et les collectivités territoriales et leurs groupements) ou la mission des archives du ministère de tutelle (pour les services de l’administration centrale) qui pourront renseigner sur les obligations qui sont applicables au responsable de traitement et le guider dans leur mise en œuvre (détermination de la durée d’utilité administrative et du sort final).
 
51/ Le tableau suivant contient des exemples pour lesquels la durée de conservation est en principe adéquate au regard des textes ou considérée comme telle pour la Commission (
liste non exhaustive
) :
 
			Activités de traitements
			Base active
			Archivage intermédiaire
			Textes de référence
Instruction et gestion de l'évaluation de la situation de minorité
			Le temps de l'évaluation de la situation de minorité
			Une fois la personne concernée reconnue comme MNA, les données nécessaires à sa prise en charge et à son accompagnement social seront conservées pendant une durée maximale de deux ans en base active par les services de l'ASE (réf. durée de conservation recommandée par la CNIL dans le cadre de l'accompagnement social et médico-social des mineurs et jeunes majeurs).
			Les données utilisées pour l'évaluation des jeunes qui n'ont pas été considérés comme MNA seront conservées jusqu'à l'extinction des voies de recours ordinaires et extraordinaires
			Aucune disposition législative/réglementaire n'encadre ces durées de conservation. Aussi, il s'agit d'une recommandation de la Commission (à ne pas confondre avec les dispositions de l'article R. 221-15-6 du CASF qui encadre les durées de conservation concernant le traitement de données à caractère personnel intitulé appui à l'évaluation de la minorité mis en œuvre par le ministère de l'intérieur).
Gestion du recueil, du traitement et de l'évaluation des informations préoccupantes relatives à l'enfance en danger
			L'ensemble des données saisies, y compris les aides financières : deux ans à compter de la dernière opération enregistrée ou de la dernière mesure sociale décidée, pour l'ensemble des données saisies y compris les aides financières
En vue de transmission à l'ONPE et aux ODPE : quinze mois de plus que la durée précédemment indiquée (transmission au plus tard le 30 avril de l'année qui suit l'année civile durant laquelle les mesures ou prestations ont été mises en œuvre, renouvelées ou terminées.)
			Lorsqu'il existe un recours contre un tiers ou un contentieux, les données sont conservées jusqu'à l'intervention de la décision définitive.
			À l'expiration de ces périodes, les données sont détruites de manière sécurisée ou archivées dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d'archivage des informations du secteur public pour les organismes soumis à ces dispositions, d'une part, ou conformément aux dispositions de la délibération de la CNIL portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d'archivage électronique de données à caractère personnel pour les organismes relevant du secteur privé, d'autre part.
			Dispositions de la circulaire AD 98-6 du 6 juillet 1998 relative au traitement des archives produites dans le cadre de l'aide sociale en faveur des mineurs et décret n° 2016-1966 du 28 décembre 2016 organisant la transmission d'informations sous forme anonyme aux ODPE et à l'ONPE.
			Informations relatives aux enfants bénéficiant d'actions éducatives en milieu ouvert : cinq ans à compter de la dernière opération enregistrée ou de la dernière mesure sociale décidée
En vue de transmission à l'ONPE et aux ODPE : quinze mois de plus que la durée précédemment indiquée (transmission au plus tard le 30 avril de l'année qui suit l'année civile durant laquelle les mesures ou prestations ont été mises en œuvre, renouvelées ou terminées).
			Informations relatives aux enfants placés : dix ans à compter de la dernière opération enregistrée ou de la dernière mesure sociale décidée
			En vue de transmission à l'ONPE et aux ODPE : quinze mois de plus que la durée précédemment indiquée (transmission au plus tard le 30 avril de l'année qui suit l'année civile durant laquelle les mesures ou prestations ont été mises en œuvre, renouvelées ou terminées).
Instruction et gestion des demandes et renouvellements des agréments des assistants maternels et familiaux
			Les données sont conservées en base active le temps de la gestion des demandes et des renouvellements d'agrément des assistants maternels et familiaux, à l'exception des données relatives aux infractions (extrait du bulletin n° 2 du casier judiciaire) qui ne devraient être conservées en base active que pour une durée maximale de trois mois et être ensuite supprimées de manière sécurisée.
			Les données sont ensuite conservées en archivage intermédiaire dix ans (le temps de la durée de l'agrément soit cinq ans et cinq ans de plus à compter de la date de la cessation d'activité de l'assistant maternel ou familial).
S'agissant des agréments refusés : cinq ans à compter de la clôture du dossier.
			Dispositions de la circulaire AD 98-6 du 6 juillet 1998 relative au traitement des archives produites dans le cadre de l'aide sociale en faveur des mineurs.
7.2 La conservation de données anonymisées 
 
52/ La réglementation relative à la protection des données à caractère personnel ne s’applique pas, notamment en ce qui concerne les durées de conservation, aux données anonymisées. Il s’agit des données qui ne peuvent plus, par quiconque, être mises en relation avec la personne physique à laquelle elles se rapportent.
 
53/ L’anonymisation doit être distinguée de la pseudonymisation pour laquelle il est techniquement possible de retrouver l’identité de la personne concernée grâce à des données tierces. En effet, l’opération de pseudonymisation est réversible, contrairement à l’anonymisation, qui repose sur un processus irréversible.
 
54/ Ainsi, le responsable du traitement peut conserver sans limitation de durée les données anonymisées. Dans ce cas, l'organisme concerné doit garantir le caractère anonymisé des données de façon pérenne.
 
55/ Pour en savoir plus, l’organisme a la possibilité de consulter les guides de la CNIL suivants :
Sécurité : Archiver de manière sécurisée ;
Limiter la conservation des données  ;
Guide pratique : les durées de conservation .
L’anonymisation est un traitement qui consiste à utiliser un ensemble de techniques de manière à rendre impossible, en pratique, toute identification ou réidentification de la personne par quelque moyen que ce soit et ce de manière irréversible. Aussi, une fois anonymisées, les données ne peuvent plus être reliées à une personne (Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer aux lignes directrices sur l’anonymisation).
8. Information des personnes
 
56/ Un traitement de données à caractère personnel doit être mis en œuvre en toute transparence vis-à-vis des personnes concernées.
 
8.1 Contenu de l’information à délivrer
 
57/ L’information communiquée aux personnes doit se faire dans les conditions prévues par les articles 12, 13 et 14 du RGPD.
 
58/ Dès le stade de la collecte des données à caractère personnel, les personnes concernées doivent notamment être informées de l’existence du traitement, de ses caractéristiques
essentielles (parmi lesquelles l’identité du responsable du traitement et l’objectif poursuivi) et des droits dont elles disposent.
 
59/ Des exemples de mentions d’information sont disponibles sur le site de la CNIL et peuvent être consultés dans la rubrique RGPD 
: exemples de mentions d'information .
 
8.2 Les modalités de l’information
60/ Afin de respecter pleinement les principes de loyauté et de transparence et conformément aux dispositions des articles 13 et 14 du RGPD, les personnes doivent en principe être directement informées au moment où les données sont collectées.
 
61/ Si le RGPD n’impose aucune forme spécifique, une information écrite doit être privilégiée, de manière à pouvoir justifier de son contenu, ainsi que du moment où elle a été délivrée.
 
62/Dans le cadre de l’accompagnement social et médico-social des personnes, le responsable de traitement procède à l’information des mineurs et jeunes majeurs et, le cas échéant, de leurs représentants légaux par tout moyen approprié (p. ex. : mentions d’informations insérées au sein du livret d’accueil de l’établissement/foyer, du CJM, du contrat d’occupation, du projet pour enfant, des formulaires de demandes de prestations sociales, des courriers adressés aux usagers), dans un langage compréhensible et selon des modalités appropriées et adaptées à l’âge des mineurs ou jeunes majeurs (p. ex. : pictogramme, à l’oral, images ludiques, dessins, textes simplifiés, traduction dans la langue du pays d’origine pour les MNA) conformément aux dispositions de l’article 12 du RGPD. De manière générale, la Commission recommande une information orale en plus d’une information écrite afin de s’assurer de la bonne compréhension par la personne concernée des informations communiquées.
63/ Les enfants devront être informés en des termes clairs et simples qu’ils peuvent aisément comprendre.
 
Attention
 :
S’agissant de l’information des parents ou titulaires de l’autorité parentale dans le cadre du recueil des informations préoccupantes, la Commission rappelle qu’il est de l'intérêt supérieur de l'enfant de ne pas prévoir une information systématique des parents ou des personnes exerçant l’autorité parentale ou de toute personne concernée, conformément aux dispositions de l’article L. 226-2-1 du CASF. Concrètement, la CRIP décidera de communiquer des informations aux représentants légaux d'un enfant après un délai permettant de prendre l’attache du service social concerné afin de s'assurer que cette communication ne nuira pas à l’enfant.
Par ailleurs, le professionnel de santé peut se dispenser d’obtenir le consentement du ou des titulaires de l’autorité parentale sur les décisions médicales à prendre lorsque l’action de prévention, le dépistage, le diagnostic, le traitement ou l’intervention s’impose pour sauvegarder la santé d’une personne mineure, dans le cas où cette dernière s’oppose expressément à la consultation du ou des titulaires de l’autorité parentale afin de garder le secret sur son état de santé. Toutefois, le professionnel de santé doit dans un premier temps s’efforcer d’obtenir le consentement du mineur à cette consultation. Dans le cas où le mineur maintient son opposition, le médecin ou la sage-femme peut mettre en œuvre l’action de prévention, le dépistage, le diagnostic, le traitement ou l’intervention. Dans ce cas, le mineur se fait accompagner d’une personne majeure de son choix (article L. 1111-5 du CSP).
9. Droits des personnes
 
64/ Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu’elles exercent dans les conditions prévues par le RGPD (pour aller plus loin, voir la rubrique qui s’intitule Comprendre mes droits  sur le site de la CNIL) :
 
le droit
d’accès permet à la personne concernée de savoir si des données la concernant sont traitées par le responsable de traitement et, dans cette hypothèse, d’obtenir des précisions sur les conditions de ce traitement et, à sa demande, d’obtenir une copie des données la concernant détenues par ce responsable ;
le droit de rectification permet à la personne concernée de demander la rectification des informations inexactes ou incomplètes la concernant ;
le droit à l’effacement permet à la personne concernée de demander l’effacement de données la concernant sous réserve des conditions d’exercice de ce droit en application des dispositions de l’article 17 du RGPD (p. ex. : les données sont effacées par le responsable de traitement pour respecter les délais de conservation fixés par les textes législatifs ou réglementaires ; la personne a retiré le consentement sur lequel est fondé le traitement) ;
le droit à la
limitation du traitement (par exemple, lorsque la personne conteste l’exactitude de ses données, celle-ci peut demander à l’organisme le gel temporaire du traitement de ses données, le temps que celui-ci procède aux vérifications nécessaires) ;
le droit à la portabilité, dans les conditions prévues par le RGPD, offre à la personne concernée la possibilité de récupérer directement une partie des données la concernant dans un format ouvert et lisible par machine afin de les réutiliser à des fins personnelles ou de les transmettre à un autre professionnel. Ce droit ne s’applique que si les trois conditions suivantes sont réunies : limitation aux seules données à caractère personnel fournies par la personne concernée ; application que si les données sont traitées de manière automatisée (exclusion des fichiers par voie papier) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée ; respect des droits et libertés de tiers éventuels ;
le droit de
s’opposer au traitement des données les concernant, sous réserve des conditions d’exercice de ce droit prévues à l’article 21 du RGPD (si le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis, la personne ne pourra pas s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel).
En ce qui concerne les traitements relatifs à l’accompagnement social et/ou médico-social, la personne concernée pourra s’opposer au traitement de ses données, à condition d’invoquer des raisons tenant à sa situation particulière, et uniquement lorsque le traitement est mis en œuvre sur la base légale de l’intérêt légitime du responsable de traitement ou pour l’exécution d’une mission d’intérêt public ou d’une mission relevant de l’exercice de l’autorité publique (p. ex. : le responsable de traitement peut refuser à la personne concernée l’exercice de son droit d’opposition dès lors que le traitement des informations la concernant s’inscrit dans le cadre de l’instruction et la gestion des demandes et des renouvellements d’agrément des assistants maternels et familiaux).
 
Le responsable du traitement pourra refuser de donner suite à cette demande d’opposition s’il démontre qu’il dispose d’intérêts légitimes et impérieux qui prévalent sur les droits et libertés du demandeur.
 
Attention
 :
Lorsque le mineur souhaite garder le silence sur son état de santé, le médecin peut se dispenser d’obtenir le consentement des parents ou des titulaires de l’autorité parentale si le mineur s’oppose expressément à cette consultation afin de garder le secret sur son état de santé. Le médecin doit alors s’efforcer d’obtenir le consentement du mineur à cette consultation. En cas de persistance du refus, le médecin peut mettre en œuvre l’action de prévention, le dépistage, le diagnostic, le traitement ou l’intervention, à la condition que le mineur soit accompagné d’une personne majeure de son choix, conformément aux dispositions de l’article L. 1111-5 du CSP.
 
65/ Le responsable du traitement doit répondre aux demandes reçues dans les meilleurs délais et dans un délai d’un mois maximum. Si un délai supplémentaire est nécessaire pour traiter la demande (par exemple, en raison de sa complexité), la personne concernée doit en être informée dans ce même délai d’un mois. Dans tous les cas, une réponse doit être apportée dans un délai qui ne peut pas dépasser trois mois.
 
66/ L’exercice des droits par les personnes doit être facilité par le responsable de traitement et être gratuit. Les personnes concernées doivent être informées de leur possibilité d’adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés si elles ne sont pas satisfaites du traitement de leurs données à caractère personnel.
10. Sécurité
67/ L’organisme doit prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
 
68/ En particulier, dans le contexte spécifique de ce référentiel, l’organisme est invité à mettre en œuvre les mesures suivantes, ou à être en mesure de justifier de la mise en place de mesures équivalentes ou de leur absence de nécessité ou de possibilité (les particuliers traitant un volume faible de données prennent, par exemple, les mesures élémentaires de sécurité pour assurer la sécurité et la confidentialité des données qu’ils traitent) :
			Catégories
			Mesures
Sensibiliser les utilisateurs
			Informer et sensibiliser les personnes manipulant les données
			Rédiger une charte informatique et lui donner une force contraignante
Authentifier les utilisateurs
			Définir un identifiant ( login ) unique à chaque utilisateur
			Adopter une politique de mots de passe utilisateur conforme aux recommandations de la CNIL
			Obliger l'utilisateur à changer son mot de passe après réinitialisation
			Limiter le nombre de tentatives d'accès à un compte
Gérer les habilitations
			Définir des profils d'habilitation
			Supprimer les permissions d'accès obsolètes
			Réaliser une revue annuelle des habilitations
Tracer les accès et gérer les incidents
			Prévoir un système de journalisation
			Informer les utilisateurs de la mise en place du système de journalisation
			Protéger les équipements de journalisation et les informations journalisées
			Prévoir les procédures pour les notifications de violation de données à caractère personnel
Sécuriser les postes de travail
			Prévoir une procédure de verrouillage automatique de session
			Utiliser des antivirus régulièrement mis à jour
			Installer un pare-feu ( firewall ) logiciel
			Recueillir l'accord de l'utilisateur avant toute intervention sur son poste
Sécuriser l'informatique mobile
			Prévoir des moyens de chiffrement des équipements mobiles
			Faire des sauvegardes ou des synchronisations régulières des données
			Exiger un secret pour le déverrouillage des ordiphones
Protéger le réseau informatique interne
			Limiter les flux réseau au strict nécessaire
			Sécuriser les accès distants des appareils informatiques nomades par VPN
			Mettre en œuvre le protocole WPA2 ou WPA2-PSK pour les réseaux Wi-Fi
Sécuriser les serveurs
			Limiter l'accès aux outils et interfaces d'administration aux seules personnes habilitées
			Installer sans délai les mises à jour critiques
			Assurer une disponibilité des données
Sécuriser les sites web
			Utiliser le protocole TLS et vérifier sa mise en œuvre
			Vérifier qu'aucun mot de passe ou identifiant ne passe dans les URL
Contrôler que les entrées des utilisateurs correspondent à ce qui est attendu
			Mettre un bandeau de consentement pour les cookies et autres traceurs non nécessaires au service
Sauvegarder et prévoir la continuité d'activité
			Effectuer des sauvegardes régulières
			Stocker les supports de sauvegarde dans un endroit sûr
			Prévoir des moyens de sécurité pour le convoyage des sauvegardes
			Prévoir et tester régulièrement la continuité d'activité
Archiver de manière sécurisée
			Mettre en œuvre des modalités d'accès spécifiques aux données archivées
			Détruire les archives obsolètes de manière sécurisée ou verser, le cas échéant, les documents présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique aux archives publiques dans les conditions fixées par le code du patrimoine
Encadrer la maintenance et la destruction des données
			Enregistrer les interventions de maintenance dans une main courante
			Encadrer par un responsable de l'organisme les interventions par des tiers
			Effacer les données de tout matériel avant sa mise au rebut
Gérer la sous-traitance
			Les relations avec les prestataires qui traitent des données au nom et pour le compte du responsable de traitement (l'organisme employeur) doivent faire l'objet d'un accord écrit.
			Cet accord doit contenir une ou des clauses spécifiques relatives aux obligations respectives des parties résultant du traitement des données à caractère personnel.
L'accord doit notamment prévoir les conditions de restitution et de destruction des données. Il incombe au responsable de traitement de s'assurer de l'effectivité des garanties prévues (audits de sécurité, visites, etc.).
			Pour plus de précisions, vous pouvez vous reporter au guide de la sous-traitance et aux exemples des clauses de sous-traitance.
Sécuriser les échanges avec d'autres organismes
			Ne pas transmettre des fichiers contenant les données à caractère personnel des usagers en clair via des messageries grand public.
			Privilégier des moyens de communication autres que les messageries grand public pour communiquer des informations relatives aux personnes accompagnées à d'autres travailleurs sociaux ou organismes (p. ex. : plateformes d'échanges sécurisées, messagerie interne)
			Chiffrer les données avant leur envoi
			S'assurer qu'il s'agit du bon destinataire
			Transmettre le secret lors d'un envoi distinct et via un canal différent
Protéger les locaux et les bureaux physiques
			Restreindre les accès aux locaux au moyen de portes verrouillées
			Installer des alarmes anti-intrusion et les vérifier périodiquement
			Ranger tous les documents papiers relatifs aux usagers dans des armoires fermées à clé
			Verrouiller la porte d'accès au bureau en cas d'absence prolongée
Encadrer les développements informatiques
			Proposer des paramètres respectueux de la vie privée aux utilisateurs finaux
			Encadrer de manière stricte les zones de commentaires libres