AgentPublic/cnil huggingface dataset:
la gestion dite semi-déléguée : une personne physique ou morale confie une partie de l’administration de son bien à un professionnel et conserve la maîtrise des autres tâches. En cas de gestion semi-déléguée, est considéré comme responsable de traitement :
	
le professionnel de l’immobilier pour l’ensemble des traitements mis en œuvre dans le cadre des missions que le propriétaire lui a déléguées ;
la personne physique ou morale, pour les traitements mis en œuvre dans le cadre des tâches qu’il a souhaité conserver.
15/ Divers acteurs sont par ailleurs susceptibles de prendre part aux traitements visés par le présent référentiel :
le bailleur : une personne physique ou morale qui met un bien en location ;
le candidat à la location : une personne faisant parvenir les pièces justificatives relatives à sa solvabilité après visite du bien ;
le mandataire : une personne physique ou morale mandatée pour louer un bien pour le compte du bailleur;
le sous-traitant : une personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte et sous l’instruction et l’autorité d’une autre personne, responsable de traitement (par exemple, en cas d’externalisation de l’aspect financier de la gestion locative : appel des loyers, quittancement ou en cas d’externalisation de la rédaction du bail, etc.).
 
4. Objectif(s) poursuivi(s) par les traitements (finalités)
16/ Le traitement mis en œuvre doit répondre à un objectif précis et être justifié au regard des missions et des activités de l’organisme.
17/ Les traitements relatifs à la gestion locative permettent notamment :
de proposer des biens à louer (notamment pour l’analyse des critères des bien recherchés par d’éventuels locataires et l’envoi d’offres analogues de location) ;
de gérer la pré-contractualisation et la conclusion du contrat de bail (organisation des visites du logement ; appréciation de la solvabilité des candidats à la location, etc.) ;
de gérer la vie du contrat (notamment le suivi du paiement des loyers, charges et dépôts de garantie ou encore la gestion de l’occupation du logement) ;
de résilier le contrat de bail (notamment la fin de solidarité en cas de violences sur conjoint ou sur un enfant qui réside habituellement avec lui et en cas de réduction du préavis).
.
18/ Les informations recueillies pour l'une de ces finalités ne peuvent pas être réutilisées pour poursuivre un autre objectif qui serait incompatible avec la finalité initiale. Tout nouvel usage des données doit en effet respecter les principes de protection des données à caractère personnel, en particulier le principe de finalité de traitement.
 
5. Base(s) légale(s) du traitement
19/Chaque finalité du traitement doit reposer sur l’une des bases légales fixées par la réglementation (article 6 du RGPD) (pour une explication de la règle, consulter la fiche du site Internet de la CNIL intitulée La licéité du traitement : l’essentiel sur les bases légales prévues par le RGPD ).
20/ Il appartient au responsable de traitement de déterminer ces bases légales avant toute opération de traitement, après avoir mené une réflexion, qu’il pourra documenter, au regard de sa situation spécifique et du contexte. Ayant un impact sur l’exercice de certains droits, ces bases légales font partie des informations devant être portées à la connaissance des personnes concernées.
21/ Afin d’aider les organismes dans cette analyse, le présent référentiel propose dans le tableau ci-dessous, à titre indicatif, un choix de base légale pour chaque finalité.
Activités de traitement
			Finalités
			Bases légales envisageables
			(sous réserve de choix différents
			justifiés par un contexte spécifique)
Proposition de biens à louer
			Analyse des critères des biens recherchés par d'éventuels locataires pour l'envoi de propositions de location
			Mesures précontractuelles
			Envoi de propositions de locations analogues au bien pour lequel la personne concernée a présenté un intérêt
			Intérêt légitime (sous réserve que la personne concernée puisse s'opposer à tout moment)
Gestion de la pré-contractualisation et de la conclusion du contrat de bail
			Organisation des visites
Mesures précontractuelles
			Appréciation de la solvabilité
			Mesures précontractuelles
			Conclusion du bail et de ses annexes
			Mesures précontractuelles
Gestion du déroulement du contrat
			Suivi du paiement des loyers, charges et dépôts de garantie
			Exécution du contrat
			Gestion de l'occupation du logement
			Exécution du contrat
			Vérification de la souscription de l'assurance
			Exécution du contrat
			Gestion de l'assurance loyers impayés
			Exécution du contrat
			Agrégation des données pour la transmission de statistiques aux observatoires locaux des loyers
			Obligation légale
Gestion de la fin du contrat
			Résiliation du bail
			Exécution du contrat
			Gestion de la fin de solidarité
			Exécution du contrat
 
6. Données à caractère personnel concernées 
 
6.1 Principes de pertinence et de minimisation des données
22/ En vertu du principe de minimisation des données, le responsable de traitement doit veiller à ce que seules les données nécessaires à la poursuite des finalités du traitement soient effectivement collectées et traitées. 
Sont en principe considérées comme pertinentes, pour des finalités rappelées ci-dessus, les données suivantes
 :
 
6.1.1 Au cours de la recherche d’un logement 
23/ Au cours d’une recherche d’un logement, les personnes peuvent être amenées à fournir différentes données aux organismes, et plus particulièrement aux professionnels de l’immobilier. Les données traitées dans ce cadre sont relatives à :
leur identification (nom, prénom);
leurs coordonnées de contact (selon la préférence des personnes concernées : adresse électronique et/ou numéro de téléphone) ;
leurs critères de recherche (localisation, loyer, surface, etc.).
24/ A ce stade, toujours dans un souci de minimisation des données, il n’apparaît pas pertinent de collecter des données relatives à la situation personnelle des personnes concernées (situation professionnelle ou financière de la personne concernée, par exemple). 
 
6.1.2 Au stade de l’appréciation de la solvabilité des candidats à la location 
25/ En matière d’appréciation de la solvabilité des candidats à la location, les données pouvant être collectées sont précisées dans le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixant la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution. Il s’agit des données des candidats à la location et de leurs éventuels garants, relatives à :
leur identification ;
leurs coordonnées postales ;
leur situation professionnelle et leurs ressources.
26/ En application de ce décret et conformément au principe de pertinence, aucune information supplémentaire telle que des documents bancaires (copie de relevé de compte bancaire ou postal, justificatifs de situation financière), une carte d’assuré social, un extrait de casier judiciaire, un dossier médical, un document attestant du versement ou du non-versement de pensions alimentaires, un contrat de mariage ou encore un certificat de concubinage n’est en principe considérée comme étant pertinente.
27/ Des documents supplémentaires peuvent cependant être demandés, notamment lorsque la location s’inscrit dans un dispositif visant à réserver des logements aux ménages modestes (par exemple : l’avis d’imposition ou de non-imposition établi au titre de l’avant-dernière année précédant celle de la signature du contrat de location dans le cadre du dispositif Pinel) sous réserve que les données permettent au bailleur de s’assurer que le locataire remplit les conditions du dispositif et que ces conditions soient précisées dans un texte législatif ou réglementaire d’un niveau au moins égal à un décret (par exemple, pour les dispositifs Pinel et Duflot, l’article 199 novovicies du code général des impôts prévoit que les plafonds annuels de ressources du locataire fixés par décret doivent être appréciées à la date de conclusion du bail ).
28/ Dans le cas où les candidats à la location transmettraient des pièces justificatives allant au-delà de ce que prévoit la réglementation, l’organisme devrait procéder à la suppression ou au renvoi des pièces superflues au candidat, afin d’être en conformité avec la réglementation.
29/ Le tableau reproduit ci-dessous recense les pièces justificatives qui peuvent être considérées comme pertinentes.
Catégories de documents
Documents pouvant être collectées (candidats et garants)
Pièce justificative d’identité en cours de validité, comportant la photographie et la signature du titulaire
Une pièce parmi les documents suivants : 
Carte nationale d’identité française ou étrangère ;
Passeport français ou étranger ;
Permis de conduire français ou étranger ;
Document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger.
Un justificatif de domicile
Pour le candidat (une pièce parmi les documents suivants) :
Trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
Attestation d'élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé au titre de l'
article L. 264-2 du code de l'action sociale
 et des familles ;
Attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ;
Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
Pour le garant (une pièce parmi les documents suivants) :
Dernière quittance de loyer ;
Facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois ;
Attestation d'assurance logement de moins de trois mois ;
Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
Une attestation des activités professionnelles
Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai ;
Extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale ;
Extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan ;
Copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant ;
Copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
Toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels ;
Carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours.
Une attestation des ressources 
Dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition ;
Trois derniers bulletins de salaire ;
Justificatif de versement des indemnités de stage ;
Deux derniers bilans ou, à défaut, attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées ;
Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur ;
Attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ;
Avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.
 
6.1.3 Pendant la durée de la location
30/ Une fois le locataire choisi, des données complémentaires sont en principe considérées comme pertinentes :
ses coordonnées bancaires ;
son adresse électronique sous réserve d’avoir obtenu son consentement ;
son numéro d’allocataire 
à la Caisse d’allocations familiales (CAF) ou à la Mutualité sociale agricole (MSA) en cas de perception de l’allocation logement en tiers payant ;
l’attestation d’assurance ;
l’identité de l’époux, de l’épouse 
ou de la personne pacsée avec le locataire en titre en cas de demande la cotitularité, conformément à l’article 1751 du code civil.
6.1.4 A la demande d’une fin de solidarité
31/ Lorsque le conjoint du locataire, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité ou son concubin notoire quitte le logement en raison de violences exercées au sein du couple ou sur un enfant qui réside habituellement avec lui, la victime des violences peut demander la fin de solidarité, conformément à
l’article 8-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
. Les données suivantes sont dès lors considérées comment pertinentes : 
la copie de l'ordonnance de protection délivrée par le juge aux affaires familiales dont il bénéficie et préalablement notifiée à l'autre membre du couple ;
la copie d'une décision de condamnation pénale pour des faits de violences commis à son encontre ou sur un enfant qui réside habituellement avec lui et rendue depuis moins de six mois.
 
6.1.5 A la résiliation et à l’expiration du bail
32/ Lorsque le locataire résilie le contrat, l’organisme traite les informations relatives au préavis et à l’état des lieux de sortie du logement. 
33/ Si le 
locataire souhaite bénéficier d’un délai réduit de préavis, l’organisme peut consulter, conformément à l’article 15 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, des données justifiant :
d’un éventuel changement professionnel ;
de l’attribution d’un logement défini à l’article
 L. 831-1 du code de la construction et de l’habitat ;
de l’état de santé nécessitant un changement de domicile ;
de la perception
du revenu de solidarité active ou de l'allocation adulte handicapé
.
Pour un logement situé en zone tendue, aucune donnée supplémentaire ne peut être traitée dans le cadre de la réduction du préavis.
 
6.2 Le traitement de données sensibles et de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions
34/ 
Deux catégories de données 
appellent une vigilance renforcée en raison de leur caractère particulièrement sensible. Bénéficiant d’une protection particulière, elles ne peuvent être collectées et traitées que dans des conditions strictement définies par les textes. Il s’agit :
des données sensibles
, c’est-à-dire celles qui révèlent l'origine ethnique ou prétendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale d’une personne, les données génétiques, les données biométriques, les données concernant la santé ou celles concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne. Ces données ne peuvent être collectées, sauf exceptions prévues par les textes ;
des données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté connexes
 qui ne peuvent être traitées que dans certains cas, dans le respect des dispositions légales relatives aux données d’infraction. 
35/ Dans le cadre du traitement relatif à la réduction du préavis,
des données relatives à la santé (certificats médicaux) peuvent être traitées. Malgré un principe général d’interdiction, peut être considéré comme conforme le traitement de ces données conformément à :
l’article 9-2-a) du RGPD lorsque le locataire demande une réduction du préavis au titre de la perception de l’allocation aux adultes handicapés (AAH) conformément
 à l’article 15 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 
;
l’article 9-2-g) du RGPD lorsque l’état de santé du locataire nécessite un changement de domicile, le traitement étant nécessaire pour des motifs d’intérêt public important sur la base du droit national (à savoir l’article 15 de la l
oi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986)
. 
36/ De même, les données traitées dans le cadre de la fin de solidarité en raison de violence peuvent également comprendre des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté concernant des personnes physiques (
copie de l'ordonnance de protection délivrée par le juge aux affaires familiales ou copie d'une condamnation pénale pour des faits de violences rendue depuis moins de six mois)
. De telles données ne peuvent être collectées et traitées que dans des cas strictement prévus par les textes, et notamment lorsqu’une loi l’autorise expressément. Dans le cadre d’une demande de fin de solidarité
en raison de violences exercées au sein du couple ou sur un enfant, le traitement des données relatives aux condamnations est effectivement autorisé par les dispositions 
de l
’article 8-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n°86-1290 du 23 décembre 1986.
 
7. Destinataires et accès aux informations
37/ Les données à caractère personnel doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions.
38/ Les habilitations d’accès doivent être documentées par les organismes, et les accès aux différents traitements doivent faire l’objet de mesures de traçabilité. Voir point 9 relatif à la sécurité. 
39/ Le responsable de traitement qui souhaite avoir recours à un sous-traitant doit veiller à ne faire appel qu’à des organismes présentant des garanties suffisantes. Un contrat définissant les caractéristiques du traitement ainsi que les différentes obligations des parties en matière de protection des données doit être établi entre elles (article 28 du RGPD). Un guide du sous-traitant, édité par la CNIL, précise ces obligations et les clauses à intégrer dans les contrats.
 
7.1. Les personnes accédant aux données pour le compte du responsable de traitement
40/ Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions peuvent accéder aux données à caractère personnel traitées, et ce dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de ces missions et fonctions. 
41/ Par exemple, si les personnes en charge de la gestion locative au sein de l’organisme peuvent être habilitées à accéder aux données, tel n’est pas le cas pour les personnes en charge de la prospection commerciale. 
 
7.2. Les destinataires des données
42/ Le RGPD définit les destinataires comme tout organisme qui reçoit la communication des données . 
43/ Dans le cadre de ces traitements, les professionnels de l’immobilier, lorsqu’ils se livrent ou prêtent leur concours aux opérations portant sur les biens d’autrui, peuvent être amenés à communiquer certaines données aux propriétaires. 
44/ En effet, conformément au code de déontologie des professionnels de l’immobilier et aux dispositions de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 et du décret 
n° 72-678 du 20 juillet 1972
, le responsable de traitement, 
lorsqu’il se livre ou prête son concours aux opérations portant sur les biens d'autrui, 
rend régulièrement compte au propriétaire du logement de l’exécution de ses missions.
45/ Dans le cadre d’une gestion déléguée ou totale, la communication au propriétaire des seules informations nécessaires à la vérification de la bonne gestion du bien (paiement effectif des loyers, entretien du logement, etc.) est en principe considérée comme conforme. 
46/ Si le mandat prévoit une gestion semi-déléguée, est en principe considérée comme conforme la communication :
des informations nécessaires à la réalisation des missions incombant au propriétaire, conformément à la répartition des rôles prévue dans le mandat de gestion ;
des seules informations permettant au professionnel de rendre compte de la bonne exécution de ses missions au propriétaire. 
47/ Par exemple, si le mandat de gestion semi-déléguée prévoit que le choix du locataire revient au professionnel de l’immobilier, le propriétaire ne devrait en principe pas obtenir la communication de l’ensemble des dossiers des candidats à la location. S’il le souhaite, il peut cependant obtenir la communication des dossiers des candidats ayant été présélectionnés par son mandataire afin d’effectuer le choix final. 
48/ Des données peuvent également être transmises :
aux assureurs pour la garantie des loyers impayés ;
à l’administration fiscale, notamment pour documenter le respect des plafonds de ressources des locataires dans le cadre des investissements locatifs intermédiaires ;
au nouveau gestionnaire si le propriétaire décide d’en changer ;
à la cellule TRACFIN, conformément aux dispositions de l’article L. 561-2 du code monétaire et financier (les professionnels de l’immobilier sont assujettis au dispositif de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme) ;
aux représentants des associations de locataires si une disposition légale le prévoit ou si les personnes concernées ont consenti à une telle transmission.
D’autres personnes ou organismes pourraient être susceptibles de recevoir communication des données, sous réserve que cette communication soit conforme au principe de finalité déterminée, explicite et légitime et que la personne concernée soit en mesure de s’y opposer (syndic, entreprise devant effectuer des travaux, etc.).
 
7.3. Transferts de données en dehors de l’UE
49/ Pour assurer la continuité de la protection des données à caractère personnel, leur transfert en dehors de l’Union européenne est soumis à des règles particulières. Ainsi, conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD, toute transmission de données hors de l’UE doit :
être fondée sur une décision d'adéquation ; 
ou être encadrée par des règles internes d'entreprise ( BCR ), des clauses types de protection des données, un code de conduite ou un mécanisme de certification approuvé par la CNIL ; 
ou être encadrée par des clauses contractuelles ad hoc préalablement autorisées par la CNIL ;
ou répondre à une des dérogations prévues à l'article 49 du RGPD.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique 
Transférer des données hors de l’UE 
 sur le site web de la CNIL.
 
8. Durées de conservation
50/ 
Une durée de conservation précise des données doit être fixée en fonction de chaque finalité : ces données ne peuvent être conservées pour une durée indéfinie.
51/ La durée de conservation de données ou, lorsqu’elle est variable, les critères utilisés pour déterminer cette durée, font partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.
52/ Dans ces conditions, il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée ou ces critères en amont de la réalisation du traitement.
 
8.1 Les durées de conservation
 
53/ Au regard des finalités justifiant la mise en œuvre de traitements relatifs à la gestion locative, et sauf disposition légale ou réglementaire contraire, les exemples suivants de durées de conservation pourront être retenus par les organismes concernés :
pour les données collectées préalablement à une candidature à la location traitées à des fins de prospection (données d’identification, coordonnées, critères de recherche), est considérée comme adéquate une durée de conservation de trois (3) ans 
à compter du dernier contact
 des personnes concernées avec l’organisme ;
pour les données collectées au stade de l’appréciation de la solvabilité des candidats
 à la location, la durée de conservations de trois (3) mois en base active est en principe adéquate ;