AgentPublic/cnil huggingface dataset:
Toutefois, la Commission prend acte que les dispositions de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat (articles 34-3° et 34-4°) et du décret n°86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’Etat (article 13) fondent la collecte des documents relatifs à des situations de congé de longue maladie, de longue durée ou de grave maladie. 
Elle note avec satisfaction qu’après la catégorie " demande de congés de solidarité familiale " sera ajoutée la mention " (effacer les éventuelles mentions relatives à l’identité du tiers) ". Elle propose néanmoins d’élargir le champ visé par cette mention de la manière suivante : " (effacer toute information susceptible de révéler l’identité des tiers concernés) ".
A toutes fins utiles, concernant la 4ème colonne du tableau porté en annexe, intitulée " Sort à réserver au terme de la durée de conservation en gestion courante ", la Commission propose au ministère de retenir la rédaction suivante : " Modalités de gestion des documents au terme de la durée de conservation en gestion courante ".
Le ministère indique que la liste des documents figurant dans la nomenclature proposée en annexe de l’arrêté n’est pas exhaustive.
La Commission recommande que le ministère l’informe de toute modification de ladite nomenclature, en précisant, le cas échéant, les dispositions législatives et réglementaires, sur lesquelles se fondent la collecte de tout nouveau type de document.
Sur le caractère facultatif de certains documents :
Quelle que soit la situation de l’agent concerné et son autorité gestionnaire, la collecte de la photographie de l’agent reste facultative. 
La Commission relève que, face aux différentes situations des agents concernés, il n’est pas possible d’identifier, dans la nomenclature fournie en annexe du projet d’arrêté, les documents dits obligatoires ou facultatifs. Le caractère facultatif ou obligatoire des documents résulte de la pertinence du document au regard de la situation individuelle des agents. 
Sur les observations libres ajoutées aux documents :
Comme sur support papier, sur support électronique, les agents peuvent produire des observations libres, à joindre au document qu'elles commentent ou complètent. 
Pourtant, ces observations libres ne font l’objet d’aucune mention explicite dans le projet d’arrêté. 
Seul l’alinéa 5 de l’article 2 mentionne " les informations attachées aux documents ". Le champ lexical utilisé crée une confusion avec les données relatives aux traces, qui sont identifiées dans l’article 1er comme " des informations attachées à ces documents permettant d’établir la traçabilité […] ".
La Commission recommande donc que ces observations soient clairement identifiées dans le projet d’arrêté via la mention " les observations libres relatives à un document qu'elles commentent ou complètent ". 
Sur ce point, la Commission rappelle que, conformément à l’article 18 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, le dossier du fonctionnaire ne doit pas faire état " des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ".
De même, ces observations libres ne devront comporter aucune appréciation sur les difficultés sociales des personnes, ni aucune donnée sensible, au sens de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
En ce sens, la Commission recommande que les agents en charge de la gestion du dossier individuel des agents et les agents produisant des commentaires ou observations annexés aux documents soient clairement informés, via un guide pratique, une notice ou un paragraphe spécifique, de la mention suivante : " Seules doivent être saisies les informations pertinentes au regard du contexte. Elles ne doivent pas comporter d’appréciation subjective, ni faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes ou 
qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci
. Les personnes concernées ont accès à ces champs libre
s ".
Sur les données relatives à la traçabilité :
L’article 5 alinéa 2 du décret 2011-675 dispose : " L’ensemble des informations attachées aux documents doit […] permettre la traçabilité des opérations de gestion " du dossier sur support électronique.
Conformément à cette disposition, les données relatives à la traçabilité entrent dans le champ de l’article 1er du projet d’arrêté.
Or, l’article 1er alinéa 1 du projet d’arrêté vise, d’une part, " les documents figurant dans la nomenclature cadre annexée au présent arrêté ", et, d’autre part, " des informations attachées à ces documents permettant d’établir la traçabilité des opérations y afférentes en application de l’article 5 du décret du 15 juin 2011 susvisé ". 
La Commission constate qu’il n’est pas précisément indiqué quelles informations " attachées à ces documents " seront saisies. 
Elle recommande que ces informations permettent de constituer un journal complet des traces en création et en suppression, en modification et en simple consultation. 
En ce sens, elle recommande que la mention " informations […] de l’article 5 du décret du 15 juin 2011 susvisé " soit remplacée par la mention " traces des opérations de gestion identifiées à l’article 4
du décret du 15 juin 2011 susvisé " (l’article 4 du décret du 15 juin 2012 identifiant l’ensemble des opérations de gestion susceptibles de faire l’objet de mesures de traçabilité).
Sur la durée de conservation des différents documents :
En premier lieu, l’article 2 du projet d’arrêté définit les durées de conservation des différents documents composant le dossier individuel de l’agent sur support électronique. Pour définir de manière transparente les différentes durées de conservation applicables, cet article doit identifier précisément les différentes catégories de documents visées.
Ainsi, concernant l’alinéa 5 de l’article 2 du projet d’arrêté, la Commission recommande également que " les informations attachées aux documents " soient identifiées en tant qu’" observations libres relatives à un document qu'elles commentent ou complètent ".
En second lieu, concernant l’article 3 du projet d’arrêté, la Commission rappelle que la gestion des habilitations (maintien en base active ou basculement en archivage intermédiaire) n’entre pas dans le champ juridique de cet arrêté. La gestion des habilitations devra faire l’objet de dispositions spécifiques dans le cadre de l’arrêté ou de la décision adoptée par chaque autorité administrative ou territoriale concernée. Elle propose donc la suppression de cet article.
En troisième lieu, concernant la rubrique 4 de la nomenclature annexée au projet d’arrêté, la Commission considère que la conservation durant 10 ans du bulletin n°2 n’est pas conforme à l’article 6-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Elle recommande que ce document soit conservé 3 mois ou bien fasse l’objet d’une mention expresse dans le dossier quant à la date et au contenu du bulletin obtenu par l’autorité.
En quatrième lieu, concernant la troisième colonne du tableau en annexe du projet d’arrêté, une durée de conservation en base active de 10 ou 15 ans est prévue. 
Certes, l’alinéa 1er de l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires indique que le " dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité ". 
Toutefois, la Commission propose d’harmoniser ces durées de conservation, dans le respect de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en ramenant la durée de conservation à 10 ans, cette durée permettant a priori une continuité du suivi du dossier (concernant notamment les demandes prioritaires de mutation et de formations) et ne présentant aucun caractère excessif au regard des finalités pour lesquelles les différents documents concernés sont conservés.
Toutefois, elle demande à ce que seuls les documents pertinents et mis à jour soient conservés. Par exemple, seule la dernière déclaration de domicile sera conservée en base active.
Elle recommande également que les documents relatifs aux vacataires, aux agents contractuels et aux fonctionnaires dont les contrats ont pris fin ne soient pas conservés plus de 5 ans à compter du départ de l’intéressé.
Concernant les documents conservés en base courante jusqu’à " 1 an après la cessation des fonctions de l’agent ", la Commission considère que cette conservation en base active n'excède pas la durée nécessaire aux finalités du traitement de ces documents, d’une part, pour suivre régulièrement la situation administrative de l’intéressé et permettre son évolution, et, d’autre part, pour régulariser sa situation et ses droits lors de sa cessation d’activité. 
En cinquième lieu, concernant la durée de conservation des données en archivage intermédiaire, la Commission approuve que le ministère, en concertation avec la direction des Archives de France et après avis favorable du service des retraites de l’Etat, ait convenu d’une conservation des documents en archivage intermédiaire de 80 ans à compter de la naissance de l’agent (toute question relative à la retraite de l’agent ayant obtenu une réponse définitive lorsque celui-ci atteint l’âge de 80 ans).
En dernier lieu, conformément à l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la 4ème colonne du tableau de nomenclature propose une destruction des données ou bien un archivage intermédiaire de celles-ci, dans le cadre d’un traitement ultérieur de ces données à des fins statistiques, de recherche scientifique ou historique. Ce point n’appelle aucune observation de la Commission.
Sur la durée de conservation des traces :
La " durée de conservation des traces de consultation est de trois ans " (alinéa 5 de l’article 2 du projet d’arrêté). Ce point n’appelle pas d’observation de la Commission.
Enfin, la Commission appelle l’attention du ministère sur le fait qu’elle devra être saisie pour avis préalablement à l’adoption de tout arrêté ou de toute décision d’une autorité administrative ou territoriale portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion du dossier individuel de ses agents, notamment afin d’instruire les sécurités à mettre en œuvre pour traiter les données visées par le présent arrêté. 
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par le ministère du travail, de l’emploi et de la santé d’une demande d’avis portant sur un projet d’arrêté relatif à la carte individuelle de suivi médical et aux informations individuelles de dosimétrie des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code du travail, notamment ses articles R. 4451-75 et R. 4451-91 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 11 2° d) ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2004-1489 du 30 décembre 2004 autorisant l'utilisation par l'Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire du répertoire national d'identification des personnes physiques dans un traitement automatisé de données à caractère personnel relatives à la surveillance des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants ;
Vu le décret n°2002-254 du 22 février 2002 relatif à l'Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire ;
Vu l’arrêté du 30 décembre 2004 relatif à la carte individuelle de suivi médical et aux informations individuelles de dosimétrie des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants ;
Vu la délibération n° 2004-057 du 24 juin 2004 portant avis sur un projet de décret en Conseil d'Etat autorisant l'Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire (IRSN) à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques dans un traitement automatisé d'informations nominatives relatif à la surveillance des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants, un projet d'acte réglementaire portant mise en œuvre au sein de l'IRSN du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la surveillance de l'exposition aux rayonnements ionisants de certaines personnes exposées et un projet d'arrêté relatif à la carte de suivi médical et aux informations individuelles de dosimétrie ;
Après avoir entendu M. Jean MASSOT, commissaire, en son rapport et Mme Catherine POZZO DI BORGO, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
 
Émet l'avis suivant :
 
La Commission a été saisie par le ministère du travail, de l’emploi et de la santé d’une demande d’avis portant sur un projet d’arrêté relatif à la carte individuelle de suivi médical et aux informations individuelles de dosimétrie des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants.
L’article R. 4451-75 dispose que :
 
" Un arrêté conjoint des ministres chargés du travail et de l'agriculture, pris après avis de l'Autorité de sûreté nucléaire et de l'Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire, fixe pour l'application des paragraphes 1 et 2 :
1° Les modalités et conditions de mise en œuvre du suivi dosimétrique individuel ;
2° Les délais, les fréquences et les moyens matériels mis en œuvre, relatifs à l'accès aux informations recueillies et à la transmission de celles-ci. "
La carte individuelle de suivi médical est remise à tout travailleur exposé à titre professionnel à des rayonnements ionisants. Conformément à l’article R. 4451-91 du code du travail, les données contenues dans cette carte sont transmises à l’Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire (IRSN), établissement public industriel et commercial créé par l’article 5 de la loi n° 2001-398 du 9 mai 2001. L’IRSN, qui participe à la veille permanente en matière de radioprotection, a créé le système d’information de la surveillance de l’exposition aux rayonnements ionisants (SISERI), traitement qui centralise les informations individuelles de dosimétrie des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants.
Le projet d’arrêté soumis à la Commission abroge l’arrêté du 30 décembre 2004 relatif à la carte individuelle de suivi médical et aux informations individuelles de dosimétrie des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants examiné par la Commission le 24 juin 2004.
Sur la finalité du traitement
 
Le traitement a pour finalité la gestion et l’exploitation des données dosimétriques concernant les travailleurs exposés aux rayonnements ionisants.
 
Il permet, d’une part, de déterminer l’information dosimétrique individuelle des travailleurs exposés en liant le numéro d’enregistrement attribué par l’IRSN, l’entreprise et la dose reçue à une date donnée, et d’autre part, de centraliser les résultats des mesures individuelles de l’exposition des travailleurs et les données contenues dans la carte individuelle de suivi médical.
 
La Commission considère que la finalité poursuivie est déterminée, explicite et légitime.
 
Sur les données traitées
 
L’arrêté du 30 décembre 2004 actuellement en vigueur prévoit le traitement des données suivantes :
le nom, le prénom, l’activité professionnelle et le numéro d’inscription du travailleur au répertoire national d’identification des personnes physiques ;
le numéro d’enregistrement attribué par l’IRSN ;
la désignation de l’établissement, de l’entreprise extérieure ou de l’entreprise de travail temporaire, notamment le nom et l’adresse ;
le nom, le prénom et l’adresse du médecin du travail dont relève le travailleur ;
l’indication des résultats de dosimétrie individuelle ;
le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques.
Le projet d’arrêté modificatif prévoit l’enregistrement des données complémentaires suivantes :
le sexe, la date et le lieu de naissance du travailleur ;
le statut d’emploi (contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, contrat de travail temporaire et quotité de travail) ;
le secteur d’activité et le métier aussi précisément que possible et conformément aux nomenclatures prévues en annexe VI ;
le classement du travailleur prévu aux articlesR. 4451-44 et R. 4451-46 (catégorie A ou B en fonction des doses reçues) ;
le numéro SIRET de l’établissement auquel est rattaché le travailleur ;
la date du dernier examen médical prévu à l’article R. 4451-82 ;
le nom de la personne compétente en matière de radioprotection ;
L’utilisation du numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR) par l’IRSN a été autorisée par le décret n° 2004-1489 du 30 décembre 2004 pris, après avis de la CNIL.
La Commission considère que les données précitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
 
En outre, l’article 9 du projet d’arrêté précise qu’à chaque examen médical périodique, le médecin du travail remet au travailleur un document contenant les informations suivantes figurant sur la carte individuelle de suivi médical éventuellement mises à jour :
le nom, le prénom, le sexe, la date et le lieu de naissance du travailleur ;
le numéro d’inscription du travailleur au répertoire national d’identification des personnes physiques ;
le classement du travailleur prévu aux articles R. 4451-44 et R. 4451-46 (catégorie A ou B en fonction des doses reçues) ;
le nom, le prénom et l’adresse professionnelle de l’employeur ou de son représentant légal ;
le numéro d’enregistrement attribué par SISERI.
 
Ces modifications n’appellent pas d’observations particulières de la Commission.
 
Sur les destinataires des données
 
Les articles 2, 4, 11 et 27 du projet d’arrêté prévoient que les données figurant sur la carte individuelle de suivi médical ne seront accessibles qu’aux personnes habilitées suivantes :
l’employeur, à l’exclusion de celles relevant de la compétence du médecin du travail ;
le médecin du travail dont relève le travailleur ;
 
l’organisme de dosimétrie agréé, à l’exception du statut de l’emploi et de la date du dernier examen médical prévu à l’article R. 4451-82 du code du travail ;
la personne compétente en matière de radioprotection désignée par l’employeur pour le suivi individuel ;
l’inspection du travail, les agents mentionnés à l’article R. 4451-129 du code du travail.
 
Les articles 21 et 27 du projet d’arrêté prévoient que les résultats de la dosimétrie opérationnelle ne seront accessibles qu’aux personnes habilitées suivantes :
le médecin du travail dont relève le travailleur ;
la personne compétente en matière de radioprotection, pendant 12 mois au plus ;
l’inspection du travail, les agents mentionnés à l’article R. 4451-129 du code du travail.
L’article 27 du projet d’arrêté précise que les résultats individuels de la dosimétrie interne, couverts par le secret professionnel, ne sont accessibles qu’au médecin du travail.
Les accès dans les conditions précitées n’appellent pas d’observations de la Commission.
Sur les modalités de circulation des données
 
Le projet d’arrêté précise les modalités de circulation des données comme suit :
les organismes de dosimétrie transmettent à SISERI les résultats individuels de la dosimétrie passive ou liée à la radioactivité naturelle, ainsi qu’au médecin du travail (art. 15) ;
lorsqu’un résultat individuel de la dosimétrie dépasse l’une des valeurs limites d’exposition visées à l’article R. 4451-77 du code du travail, l’organisme de dosimétrie informe immédiatement le médecin du travail concerné de ce dépassement et communique cette information à SISERI. Le médecin du travail informe également, conformément à la procédure prévue à l’article L. 4624-3 du code du travail, l’employeur de ce dépassement sans en communiquer le résultat (art. 19) ;
La personne compétente en radioprotection tient à disposition de l’employeur et du médecin du travail dont relève le travailleur tous les résultats. Elle leur communique ces résultats sans délai lorsqu’elle les considère comme anormaux (art. 24) ;
L’employeur préserve la confidentialité de l’ensemble des informations recueillies dans son établissement ou transmises au sens des articles 21 à 24 susvisés (art. 25) ;
Enfin, l’IRSN tient à la disposition des inspecteurs du travail, des inspecteurs de la radioprotection et des agents habilités l’ensemble des résultats des mesures individuelles de l’exposition des travailleurs aux rayons ionisants, et ce conformément à l’article R. 4451-125 du code du travail (art. 27).
La Commission estime que le projet d’arrêté ne devrait pas uniquement prévoir que l’employeur est tenu de préserver la confidentialité des informations recueillies. En effet, la préservation de la sécurité des données, conformément à l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, impose notamment au responsable de traitement d’empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. La Commission recommande que l’article 25 soit remplacé par le paragraphe suivant :
" L’employeur s’assure de la sécurité des données recueillies dans son établissement ou transmises au sens des articles 21 à 24 susvisés, conformément à l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. ".
 
Sur les droits des personnes concernées
 
L’article 11-II du projet d’arrêté prévoit que " l’employeur informe le travailleur concerné de la nature des informations enregistrées dans SISERI et communiquées aux organismes de dosimétrie susmentionnés, de leur finalité et de leur destination. A cet effet, il communique au travailleur les coordonnées des organismes de dosimétrie susmentionnées, y compris celles de SISERI. "
A cet égard, la Commission rappelle d’une part que l’information des personnes concernées doit être opérée au moyen une note qu’il appartient à chaque employeur de diffuser auprès de ses employés concernés, et d’autre part que cette information doit porter notamment sur la description du dispositif et être rédigée dans des termes conformes à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
 
Le projet d’arrêté prévoit que l’IRSN organise le droit d’accès du travailleur aux informations individuelles le concernant.
 
L’article 17 du projet d’arrêté apporte les précisions suivantes :
" A la demande du travailleur les organismes de dosimétrie pour le suivi de l’exposition professionnelle à la radioactivité naturelle et les organismes de dosimétrie passive, communiquent par un moyen dématérialisé permettant de garantir la confidentialité des données ou lorsque cette communication n’est pas possible, sous pli confidentiel, à l’intéressé et au médecin qu’il a désigné, les résultats individuels de la dosimétrie le concernant " (art. 17-I).
" A la demande du travailleur le médecin du travail communique par un moyen permettant de garantir la confidentialité des données à l’intéressé et au médecin qu’il a désigné, les résultats individuels de la dosimétrie le concernant " (art. 17-II).
 
Ces précisions n’appellent pas d’observations particulières de la Commission.