AgentPublic/cnil huggingface dataset:
La Commission rappelle que des données à caractère personnel ne peuvent être collectées que si elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie par le responsable de traitement. Ce dernier doit ainsi être en mesure de justifier du caractère nécessaire des données à caractère personnel effectivement collectées. 
Pour atteindre les finalités mentionnées à l'article 2 de la présente norme, un responsable de traitement peut collecter et traiter : 
 
a)            l'identification de l'employé : nom, prénom, coordonnées professionnelles, matricule interne, numéro de plaque d'immatriculation du véhicule ;
b)           les données relatives aux déplacements des employés : données de localisation issues de l'utilisation d'un dispositif de géolocalisation, historique des déplacements effectués ;
c)            les données complémentaires associées à l'utilisation du véhicule : vitesse de circulation du véhicule, nombre de kilomètres parcourus, durées d'utilisation du véhicule, temps de conduite, nombre d'arrêts ;
d)           la date et l'heure d'une activation et d'une désactivation du dispositif de géolocalisation pendant le temps de travail.
 
Sauf si une disposition légale le permet, le traitement de la vitesse maximale ne peut s'effectuer, conformément à l'article 9 de la loi qui interdit notamment aux personnes privées de mettre en œuvre des traitements visant à faire directement apparaître des données relatives aux infractions.
Par ailleurs, pour ne pas porter atteinte au respect de l'intimité de la vie privée, il n'est pas possible de collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur, en particulier lors des trajets effectués entre son domicile et son lieu de travail ou pendant ses temps de pause. 
 
Article 4 : destinataires des données 
 
La Commission rappelle que le responsable d'un traitement de données à caractère personnel est tenu, en application de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, de prendre toutes les garanties utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. 
 
À ce titre, le responsable d'un traitement, avant de transmettre des données à un organisme, doit opérer un tri parmi ces dernières pour veiller à ce que le destinataire accède aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la justification de la communication.
Seuls les employés habilités du responsable de traitement, dans la limite de leurs attributions respectives, doivent pouvoir accéder aux données à caractère personnel traitées dans le cadre d'un dispositif de géolocalisation, en particulier les personnes en charge de coordonner, de planifier ou de suivre les interventions, les personnes en charge de la sécurité des biens transportés ou des personnes ou, le cas échéant, le responsable des ressources humaines. 
 
Pour rendre compte à un client ou à donneur d'ordre sur l'état d'avancement d'une prestation, ou pour justifier de sa réalisation a posteriori, le responsable du traitement doit communiquer les seules données nécessaires au regard de cette finalité. L'identité du conducteur du véhicule, sauf à ce qu'elle présente un intérêt particulier dans ce cadre, ne doit pas être communiquée au tiers. 
 
En toutes hypothèses, les données transmises par le responsable de traitement doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions.
 
Article 5 : durée de conservation
 
La Commission rappelle que des données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, d'une part, et qu'elles doivent également être exactes, complètes et si nécessaires mises à jour, d'autre part.
Les données relatives à la localisation d'un employé ne peuvent ainsi être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité du traitement qui a justifié la collecte. 
 
Au regard des finalités pouvant justifier la mise en place d'un dispositif de géolocalisation telles que prévues à l'article 2 de la présente norme, une durée de deux mois est considérée comme adéquate.
 
Les données de localisation peuvent être conservées pour une période supérieure à deux mois :
-         si une disposition légale le prévoit ;
-         si une telle conservation est rendue nécessaire à des fins de preuve de l'exécution d'une prestation, lorsqu'il n'est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Dans ce cas, la durée de conservation est fixée à un an, cette durée ne faisant pas obstacle à une conservation supérieure en cas de contestation des prestations effectuées ;
-         si la conservation est effectuée pour conserver un historique des déplacements à des fins d'optimisation des tournées, pour une durée maximale d'un an.
 
Dans le cadre de la finalité accessoire du suivi du temps de travail, qui implique que ce suivi ne puisse être assuré par un autre moyen, seules les données relatives aux horaires effectués peuvent être conservées pendant une durée de cinq ans.
La Commission rappelle qu'il est possible d'archiver des données à caractère personnel, à condition de respecter les dispositions de la délibération de la Commission n°2005-213 du 11 octobre 2005 portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d'archivage électronique de données à caractère personnel.
 
Article 6 : information et droits des personnes
 
Le responsable du traitement doit procéder, conformément aux dispositions du code du travail et à la législation applicable aux trois fonctions publiques, à l'information et à la consultation des instances représentatives du personnel avant la mise en œuvre d'un dispositif de géolocalisation des employés.
 
Conformément à l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les employés concernés doivent être informés, préalablement à la mise en œuvre du traitement, de l'identité du responsable de traitement ou de son représentant, de la finalité  poursuivie par le traitement, des destinataires ou catégories de destinataires des données, de l'existence d'un droit d'accès aux données les concernant, d'un droit de rectification et d'un droit d'opposition pour motif légitime, ainsi que des modalités d'exercice de ces droits tel que prévu par l'article 90 du décret du 20 octobre 2005.
Les employés doivent avoir la possibilité de désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules, en particulier à l'issue de leur temps de travail ou pendant leurs temps de pause, le responsable de traitement pouvant, le cas échéant, demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif.   
 
Les employés investis d'un mandat électif ou syndical ne doivent en aucun cas faire l'objet d'une opération de géolocalisation lorsqu'ils agissent dans le cadre de l'exercice de leur mandat.
 
 
 
Article 7 : mesures de sécurité
 
Le responsable du traitement doit prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel visées à l'article 3 et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
 
Pour atteindre cet objectif, le responsable de traitement peut en particulier réaliser une étude des risques liés à la sécurité des données permettant de définir les mesures les plus adaptées au contexte en présence.
 
En toutes hypothèses, les accès individuels aux données doivent s'effectuer par un identifiant et un mot de passe individuels respectant les recommandations de la Commission et régulièrement renouvelé, ou par tout autre moyen d'authentification garantissant au moins le même niveau de sécurité.
Par ailleurs, un mécanisme de gestion des habilitations, régulièrement mis à jour, doit être mis en œuvre pour garantir que les personnes habilitées n'ont accès qu'aux seules données effectivement nécessaires à la réalisation de leurs missions. Le responsable de traitement doit définir et formaliser une procédure permettant de garantir la bonne mise à jour des habilitations.
 
Toute transmission d'information via un canal de communication non sécurisé, par exemple Internet, doit s'accompagner de mesures adéquates permettant de garantir la confidentialité des données échangées, telles qu'un chiffrement des données. Les moyens utilisés doivent être conformes à l'état de l'art et, le cas échéant, respecter les recommandations de la Commission. 
 
Les accès à l'application doivent faire l'objet d'une traçabilité, dont l'intégrité est assurée, afin de permettre la détection d'éventuelles tentatives d'accès frauduleux ou illégitimes, en incluant un horodatage, l'identifiant de l'utilisateur, ainsi que l'identification des données concernées, et ceci pour les accès en consultation, modification ou suppression. Les données de journalisation doivent être conservées pendant une durée de six mois et faire l'objet d'une revue régulière visant à identifier tout incident de sécurité.
La Commission rappelle que l'usage d'outils ou de logiciels développés par des tiers dans le cadre de la mise en œuvre d'un traitement de données à caractère personnel reste sous la responsabilité du responsable de traitement, qui doit notamment vérifier que ces outils ou logiciels respectent les obligations que la loi du 6 janvier 1978 modifiée met à sa charge. 
 
La Commission rappelle, en cas de recours aux services d'un sous-traitant, que ce dernier ne peut agir que sur instruction du responsable de traitement, lequel n'est pas dispensé de son obligation de veiller au respect des mesures de sécurité qui lui sont imposées par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Le sous-traitant doit par ailleurs présenter des garanties suffisantes pour assurer la mise en œuvre des mesures de sécurité, et le contrat établi entre les parties doit comporter l'indication des obligations incombant au sous-traitant en matière de sécurité des données à caractère personnel. 
 
La Commission rappelle enfin que l'obligation de veiller à la sécurité des données à caractère personnel nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
 
Article 8 : mesures transitoires
Les organismes privés et publics ayant effectué une déclaration simplifiée en référence à la norme simplifiée n°51 (délibération n°2006-067 du 16 mars 2006) qui ne respectent pas les conditions fixées par la présente, disposent d'un délai de douze mois à compter de la publication de celle-ci pour mettre leur traitement en conformité. 
 
La délibération n°2006-067 du 16 mars 2006, portant adoption d'une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les organismes publics ou privés destinés à géolocaliser les véhicules utilisés par leurs employés, et la délibération  n°2006-066 du 16 mars 2006, portant adoption d'une recommandation relative à la mise en œuvre de dispositifs destinés à géolocaliser les véhicules automobiles utilisés par les employés d'un organisme privé ou public, sont abrogées.
 
Article 9
 
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
 
 
 
                                                                                  La Présidente
 
 
 
 
                                                                       Isabelle FALQUE-PIERROTIN
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,Saisie par le ministère de la défense d'une demande d'avis portant sur un projet de décret relatif à la création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des pensions des personnels militaires, fonctionnaires et ouvriers du ministère de la défense ;Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;Vu le code de la défense ;Vu le code des pensions civiles et militaires de retraite ;Vu le code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre ;Vu le code de la sécurité sociale ;Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment sori article 27-I-1D ;Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;Vu la loi n° 2010-1330 du 9 novembre 2010 modifiée portant réforme des retraites ;Vu le décret n° 2001-963 du 23 octobre 2001 relatif au fonds d'indemnisation des victimes de l'amiante institué par l'article 53 de la loi n° 2000-1257 du 23 décembre 2000 de
financement de la sécurité sociale pour 2001 ;Vu le décret n° 2004-1056 du 5 octobre 2004 modifié relatif au régime des pensions des ouvriers des établissements industriels de l'Etat ;Vu le dossier et ses compléments ;Sur la proposition de Mme Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;Formule les observations suivantes :La commission a été saisie par le ministère de la défense d'une demande d'avis portant sur un projet de décret relatif à la création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des pensions des personnels militaires, fonctionnaires et ouvriers du ministère de la défense.La finalitéLe projet de décret encadre la gestion administrative et financière des dossiers de pensions civiles et militaires de retraite en vue de proposer au service des retraites de l'Etat les projets de liquidation des pensions et des soldes de réserves accordées aux militaires de carrière ou servant en vertu d'un contrat, aux fonctionnaires relevant du ministère de la défense et, le cas échéant, à leurs ayants cause.La gestion des dossiers de pensions civiles et militaires implique la gestion des demandes de pensions de retraite du personnel relevant du ministère de la défense et la préparation ainsi que le suivi de la liquidation des pensions de retraite.Dans ce cadre, le présent traitement permet également la gestion et le suivi des dossiers des
accidents de service, des accidents du travail et des maladies professionnelles ainsi que la gestion des demandes de surveillance médicale postprofessionnelle des agents ayant été exposés à un risque professionnel pendant l'exercice de leurs fonctions.La commission relève que l'agent en activité est un retraité potentiel dont il convient de paramétrer les droits à pension de retraite tout au long de sa carrière.Ainsi le traitement  PIPER  a pour objet d'organiser de façon continue le recueil des données administratives individuelles dès l'entrée en service de l'agent afin d'effectuer le moment venu, la liquidation de ses droits à pension par la transmission des données collectées au service des retraites de l'Etat.La commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.Par ailleurs, elle estime qu'il y a lieu de faire application des dispositions de l'article 27-1 (1°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui prévoit que, sont autorisés par décret en Conseil d'Etat, pris après avis motivé et publié de la commission, les traitements mis en œuvre pour le compte de l'Etat, d'une personne morale de droit public ou d'une personne morale de droit privé gérant un service public, qui portent sur des données parmi lesquelles figure le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques.Sur les données collectéesL'annexe du projet de décret énumère les catégories de données collectées :
- les données relatives à la gestion administrative des demandes de pension de retraite :- numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) ;- nom, prénoms ;- sexe ;- date et lieu de naissance ;- nationalité et dates d'acquisition ;- adresses du domicile et adresses fiscales successives et actuelles ;- courriels personnel et professionnel ;- numéro de téléphone et de télécopie personnel et professionnel ;- identifiant défense et identifiant du demandeur ;- situation matrimoniale ou autre union ;- date et lieu de décès éventuel ;- nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse et numéro de téléphone des conjoints, tuteurs, enfants, ayants droit et autres ayants cause, adoption éventuelle, lien de parenté, à charge ou non, qualification d'infirme ou handicapé ;- situation militaire : situation au regard du service national, position sous les drapeaux, affectation dans la réserve, lien au service ;- vie professionnelle : statuts, contrats, positions administratives, périodes de service, d'études ou de non activité, armée, corps, grades, échelles, échelons, catégories, groupes, affectations, emplois occupés, fonctions exercées, profession ou spécialité, travaux insalubres, date et motif de cessation de service, accidents, exposition aux risques, bénéficiaire de l'obligation d'emploi (oui/non) ;- diplômes, brevets, certificats, attestations, niveau d'études et compétences diverses, formations, décorations, distinctions honorifiques ;-
bénéfice de l'allocation de cessation anticipée d'activité au titre de l'amiante ;- nature, date, numéro de la demande, origine, destinataire des éléments de réponse et suite à donner à la demande de pension ;- numéro de dossier.
- les données relatives à la gestion financière des pensions de retraite :- numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) ;- assignation de la pension ;- éléments de rémunération, indices, indemnités, primes, retenues, cotisations ;- date et numéro de titre, nature, taux, montants, retenues, dates de liquidation et de jouissance, services, bonifications et éléments de calcul des pensions, allocations, rentes, capitaux ;- accomplissement des actes de la vie courante avec ou sans l'aide d'une tierce personne ;- coordonnées bancaires ;- cristallisation et décristallisation de la pension ;- revenus de l'ayant droit, du conjoint ou des ayants cause, le cas échéant ;- bénéfice de l'allocation de cessation anticipée d'activité au titre de l'amiante.
- les données relatives à la gestion du suivi médical postprofessionnel, des accidents de service, du travail ou de trajet, et des maladies professionnelles :- numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) ;- santé : pathologies, antécédents familiaux, données relatives aux soins ;- date, lieu et nature des circonstances des événements à l'origine des lésions ou du décès ;- moyen de transport utilisé en cas d'accident de trajet ;- imputabilité au service des accidents du travail, de service, ou de trajet et des maladies professionnelles ;- nature et siège des lésions ou de la ou des pathologies résultant de l'accident de service ou du travail, ou de la maladie professionnelle ;- incapacité temporaire de travail, consolidation des séquelles et taux d'invalidité ;- accomplissement des actes de la vie courante avec ou sans l'aide d'une tierce personne ;- préjudices extrapatrimoniaux ;- expertises médicales ;- examens pratiqués au titre de la surveillance médicale postprofessionnelle ;- avis du médecin conseil ;- avis de la commission de réforme ;- bénéficiaire de la faute inexcusable de l'employeur (oui/non).
La commission considère qu'il n'est pas nécessaire de recueillir la date d'acquisition de la nationalité. Sur ce point, la commission prend acte de l'engagement du ministère de supprimer cette information du projet de décret.Par ailleurs, la commission rappelle que le traitement envisagé ne devra pas comporter de champ obligatoire s'il n'existe pas d'obligation pour les administrations justifiant la collecte des données.A cet égard, il a été indiqué par le ministère que les personnes seront informées du caractère facultatif des réponses concernant la collecte des données correspondantes aux courriels ainsi qu'au numéro de téléphone et de télécopie personnel et professionnel.La commission rappelle que le NIR ne doit être collecté qu'aux fins d'échange avec les organismes de sécurité sociale tels qu'en l'espèce le service des retraites de l'Etat pour les militaires et tes fonctionnaires et la caisse des dépôts et consignations pour les ouvriers de l'Etat relevant du ministère de la défense.Enfin, la commission rappelle que les données relatives à la santé de l'agent ne peuvent être collectées et traitées que par le service médical compétent.La commission relève que les données liées à l'état de santé des administrés ne sont accessibles que par un médecin sur format papier et ne font pas l'objet d'un enregistrement dans le traitement  PIPER .A l'instar du suivi médical postprofessionnel, la gestion administrative et financière des dossiers de retraite ne donne pas lieu à la
collecte et au traitement, par la sous-direction des pensions du ministère de la défense, de données de santé au sein du présent traitement.Compte tenu des nombreuses informations susceptibles d'être collectées, il conviendrait de rappeler dans le projet de décret que les données mentionnées à l'annexe du projet de décret ne doivent être collectées que lorsqu'elles sont nécessaires (principe de pertinence) et justifiées par une disposition législative ou réglementaire,A cet égard, la commission a été informée du fait que l'article 1er du projet de décret sera complété de la façon suivante :  ce traitement ne peut enregistrer des données à caractère personnel, notamment de la nature de celles mentionnées au I de l'article 8 et au I de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, que dans la stricte mesure où leur exploitation est nécessaire à la poursuite des finalités susmentionnées .Sur les destinataires des donnéesL'article 3 du projet de décret prévoit que sont destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel au présent décret et peuvent y accéder directement pour leur constitution et leur gestion, à raison de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :
- les agents du ministère de la défense habilités par l'autorité administrative responsable du traitement ;- les agents habilités par l'autorité administrative responsable du traitement :- de la direction des affaires juridiques et des services locaux du contentieux, pour les besoins du traitement des contentieux ;- des états-majors, directions et services dans le cadre de la gestion des ressources humaines et de la gestion comptable des frais consécutifs aux accidents, aux maladies et à la surveillance médicale postprofessionnelle ;- de la commission consultative médicale dans le cadre des avis qu'elle doit rendre sur les dossiers de pension ;- des services locaux du ministère de la défense et de la gendarmerie nationale dans le cadre des aides au bénéfice des pensionnés au titre de la retraite ou de l'invalidité ;- des membres de la commission de recours amiable et de la commission des rentes dans le cadre de l'instruction des dossiers d'accidents du travail ou de trajet, et des maladies professionnelles ;- du fonds d'indemnisation des victimes de l'amiante dans le cadre de l'indemnisation des préjudices subis liés à l'exposition de l'amiante ;- du fonds de garantie des victimes d'actes de terrorisme et d'autres infractions dans le cadre de l'indemnisation des victimes du terrorisme ;- les médecins experts dans le cadre de leur mission d'expertise médicale des dossiers de pension, de l'imputabilité au service et de la réparation des préjudices consécutifs aux accidents de
service, du travail ou de trajet, et des maladies professionnelles.