AgentPublic/cnil huggingface dataset:
Les actes authentiques, les fichiers clients et le répertoire des actes sont conservés à l’office notarial soixante-quinze ans puis font l’objet d’un archivage. 
Les informations relatives aux actes sont conservées à l’office notarial sans limitation de durée.  
Les informations relatives au PACS sont conservées dans le traitement automatisé « PACSen » pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la dissolution du pacte.
Les informations relatives à la transmission dématérialisée des déclarations d’intention d’aliéner sont conservées en annexe des actes et dans les fichiers clients.
Les données statistiques relatives aux bases immobilières sont conservées sans limitation de durée par la structure en charge de l’immobilier au sein du groupe ADSN.
Les informations relatives à la mission de tiers de confiance sont conservées jusqu’à l’extinction du délai de reprise de droit commun de l’administration au regard de l’avantage fiscal accordé au contribuable. Le tiers de confiance garantit la parfaite conformité et l’inaltérabilité de ces informations.
Article 4
Sur les destinataires des données 
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour l’exercice des finalités précitées, seuls sont autorisés à accéder directement aux informations contenues dans le traitement de données à caractère personnel, aux fins d’exercice des activités notariales et de rédaction des actes et des documents de l’office notarial, le notaire et les collaborateurs de l’office.
Les collaborateurs de l’office notarial ne doivent accéder qu’aux données dont ils font un usage habituel. Des droits d’accès différents doivent être définis à cette fin. 
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour l’exercice de leur mission dans le cadre des finalités précitées, seuls sont destinataires des informations qui les concernent, dans la mesure où ils y sont autorisés et dans le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, sans accès direct au traitement de l’office notarial, les agents habilités :
de la direction générale des finances publiques dans le cadre de l’interconnexion avec le traitement Télé@ctes, dans la mesure où ils y sont autorisés par les textes en vigueur et pour les données relatives à la mission de tiers de confiance ; 
des autres offices notariaux participant à l’acte ;
des organismes bancaires ou financiers chargés par l’office notarial d’accomplir les opérations financières liées aux documents qu’il a produits, ainsi que les opérations liées à l’application Mécanotaires ; 
des organismes liés à l’office notarial pour les traitements relatifs à la production d’informations statistiques ;
des organismes externes à l’office notarial pour l’accomplissement des finalités prévues par la présente autorisation, dans la mesure où ils y sont légalement habilités ;
des services d’état civil des communes et du service central de l’état civil du ministère des affaires étrangères ;
des organismes de conseils spécialisés dans le cadre de la gestion des activités notariales ;
de l'état civil détenteur de l'acte de naissance de chaque partenaire du PACS ou, lorsque l'un des partenaires est de nationalité étrangère et né à l'étranger, par le greffe du tribunal de grande instance de Paris ;
des titulaires d’un droit de préemption concernés en fonction de la situation et de la nature du bien :
les Sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural (SAFER)
Les mairies, départements, préfectures et collectivités locales
Les établissements publics de coopération intercommunale 
Article 5
Sur l'information des personnes 
Les personnes concernées sont informées de l’identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données. Ils sont également informés de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données, sauf dans les cas où le traitement répond à une obligation légale.
Elles sont informées que les informations les concernant sont transmises au service de la publicité foncière compétent et que celui-ci peut alimenter ses propres traitements à des fins foncières, comptables et fiscales dans les cas où il y est autorisé par les textes en vigueur.
Elles sont également informées de l’interconnexion entre les services d’état civil des communes, le service central de l’état civil du ministère des affaires étrangères et les offices notariaux visant à la transmission par voie électronique des copies et extraits d’acte d’état civil et l’interconnexion entre les organismes bancaires et les offices notariaux visant à la transmission par voie électronique des dossiers de crédits immobiliers. 
Elles sont informées que les informations les concernant sont transmises par voie électronique à l’officier de l'état civil détenteur de l'acte de naissance de chaque partenaire du PACS ou, lorsque l'un des partenaires est de nationalité étrangère et né à l'étranger, au greffe du tribunal de grande instance de Paris.
Elles sont informées que, dans le cadre de la procédure dématérialisé de DIA, les informations les concernant sont transmises par voie électronique aux titulaires d’un droit de préemption prévus par la présente décision unique. 
Article 6
Sur les droits d'accès et de rectification
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’office notarial ou, le cas échéant, auprès du correspondant informatique et libertés désigné par l’office. 
Cette information figure sur les supports utilisés par le responsable du traitement pour le recueil des informations portant sur les personnes concernées.
Hormis les cas prévus par cette autorisation, les offices notariaux s’engagent à ne pas diffuser à des tiers les informations cadastrales ou de publicité foncière reçues dans le cadre de l’instruction d’un dossier, sauf dans les cas prévus par les textes en vigueur. Ils ne peuvent utiliser les accès techniques à distance à l’information cadastrale ou à la publicité foncière dont ils disposent en dehors de leurs missions légales. 
Article 7
Sur la sécurité des données et la traçabilité des actions 
Des mesures de protection physique et logique adéquates doivent être prises pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse des informations, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l'intégrité des données. 
Les accès individuels aux applications s’effectuent par un identifiant et un mot de passe individuels, confidentiels, régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d’authentification équivalent ou meilleur. 
Une journalisation des connexions aux applications et une exploitation de ces journaux sont mises en œuvre.
Les liaisons entre le traitement de données à caractère personnel correspondant aux finalités mentionnées plus avant et le serveur du Conseil Supérieur du Notariat font l’objet d’un chiffrement.
Les liaisons entre le serveur du Conseil Supérieur du Notariat et le serveur de la direction générale des Finances publiques sont sécurisées par des mesures physiques garantissant la confidentialité des données échangées. 
Les liaisons entre le serveur du Conseil Supérieur du Notariat et les serveurs des organismes bancaires, du service central d’état civil du ministère des affaires étrangères et les divers serveurs de l’Etat et des collectivités locales (services d’état civil, plateformes pour les DIA, etc.) sont sécurisées, notamment par des mesures cryptographiques garantissant la confidentialité des données échangées. 
L’échange de données dans le cadre du décret du 3 septembre 2013 entre les offices notariaux et le serveur du Conseil Supérieur du Notariat, ainsi que ceux mis en œuvre dans le cadre des prestations de service de confiance, sont sécurisé par des mesures cryptographiques assurant la confidentialité des données échangées. 
A des fins de sécurité, tous les envois dématérialisés au service de la publicité foncière font l’objet d’un procédé de signature électronique.  
Article 8 
Sur les modalités de publication
La délibération n° 2011-083 du 17 mars 2011 portant autorisation unique de mise en œuvre de traitements automatisés de données à caractère personnel aux fins d’exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux est abrogée.  
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés, 
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 11-3°c), 13 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération n°2013-175 du 4 juillet 2013 portant adoption du règlement intérieur de la CNIL ;
Vu la délibération n° 2013-270 du 19 septembre 2013 portant recommandation relative aux services dits de « coffre numérique ou électronique » destinés aux particuliers ;
Après avoir entendu M. Jean-François CARREZ, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
L’article 11, 3°, c) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée dispose qu’ « à la demande d’organisations professionnelles ou d’institutions regroupant principalement des responsables de traitements, […la CNIL] délivre un label à des produits ou à des procédures tendant à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, après qu’elle les a reconnus conformes aux dispositions de la [loi du 6 janvier 1978 modifiée] ». 
Une demande de création d’un label relatif aux services de coffre-fort numérique a été faite par une organisation professionnelle. La Commission estime que cette demande correspond à un besoin des acteurs de ce secteur.
Ce besoin des professionnels et la volonté de la CNIL de voir protéger les données personnelles que des particuliers stockent dans un coffre-fort numérique, ont conduit la Commission à accepter de délivrer des labels en la matière.
L’article 33 du règlement intérieur de la Commission précise « sur proposition du comité, la Commission adopte des référentiels définissant les caractéristiques que doivent présenter des produits ou des procédures pour permettre la délivrance d’un label individuel. Ceux-ci précisent les modalités d’appréciation de la conformité à la loi et, le cas échéant, les particularités relatives aux vérifications subséquentes à la délivrance du label ».
Par conséquent, la présente délibération fixe le référentiel d’évaluation des coffres-forts numériques tendant à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
Décide que le référentiel permettant l’évaluation des demandes de labels relatifs aux services de coffre-fort numérique figure en annexe de la présente délibération, qui est publiée au Journal officiel de la République française.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
ANNEXE
REFERENTIEL AUX FINS DE LABELLISATION DES SERVICES DE COFFRE-FORT NUMERIQUE
Introduction
Le coffre-fort numérique, tel qu’entendu dans ce référentiel, vise les offres proposées à des particuliers de services de stockage, dématérialisé et sécurisé, de données, et dont l’objet est de conserver des documents sur un support informatique.
Les services de coffre-fort numérique doivent garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données stockées et mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées. 
Le coffre-fort numérique se distingue du simple espace de stockage par le fait que les données conservées, incluant les documents stockés et leurs métadonnées, ne sont accessibles qu’au seul titulaire du coffre et, le cas échéant, aux personnes physiques que le titulaire a spécifiquement habilitées à cet effet.
Le présent référentiel décrit les modalités de création et de gestion, ainsi que le contenu des coffres-forts numériques. Il définit les critères et les moyens permettant à la Commission de déterminer si les services de coffre-fort numérique, objet d’une demande de label, atteignent l’objectif visé, à savoir : la conservation sécurisée et la protection des données à caractère personnel contenues dans un coffre-fort, qui ne seront accessibles qu’à leur utilisateur et aux personnes physiques spécialement mandatées par ce dernier.
Ce référentiel a été essentiellement élaboré par la Commission sur la base de ses recommandations, en cohérence avec des processus de labellisation proposés ou en cours de développement  par d’autres organismes.
Il comporte vingt-deux exigences, toutes cumulatives, reparties en deux parties correspondant aux deux phases de l’évaluation effectuées par la Commission et qui porteront sur :
la démarche de conformité du demandeur, qui doit, pour l’ensemble des traitements qu’il met en œuvre, veiller à la protection des données personnelles au-delà du seul service objet de la demande de label (deux exigences sur la démarche, notées « ED » dans le chapitre 1) ;
la protection des données du service de coffre-fort numérique, objet de la demande de label, reprenant : les données traitées, l’accès aux données, la conservation des données, l’information des personnes, la gestion des risques et les mécanismes cryptographiques (vingt exigences sur le service lui-même, notées « ES » dans le chapitre 2).
Les demandeurs doivent démontrer qu’ils satisfont aux exigences du référentiel en fournissant des justifications argumentées et des éléments de preuves. Ceux-ci pourront prendre la forme d’un extrait d’un référentiel interne, d’un descriptif de fonctionnement du système ou d’une procédure, ou de tout autre document. Pour être valable, la démonstration proposée ne doit pas se contenter de reprendre le contenu des exigences pour indiquer que le service de coffre-fort numérique soumis à l’évaluation est conforme à celles-ci, mais elle doit établir en quoi le service de coffre-fort évalué y répond de manière spécifique et détaillée. La preuve de la conformité aux exigences ES15, ES17 et ES19 peut notamment être apportée par une description des algorithmes utilisés et des dimensionnements choisis, ainsi que par des références appropriées aux annexes B1 et B2 du référentiel général de sécurité.
Le demandeur, candidat au label, doit être à la fois opérateur technique du service et fournisseur de ce service auprès des particuliers.
On distingue en effet :
le fabricant de produit de coffre-fort numérique qui conçoit et développe un produit de coffre-fort numérique ;
l’opérateur de service de coffre-fort numérique qui met en œuvre un service de coffre numérique. A ce titre, il assure le fonctionnement opérationnel du système et des mesures de sécurité afférentes ;
le fournisseur de service de coffre-fort numérique qui propose ce service à des utilisateurs, personnes physiques. 
Par conséquent, si le demandeur est une personne morale à la fois opérateur technique du service et fournisseur de service auprès des particuliers, il peut déposer une demande de label en son nom.
A contrario, lorsque l’opérateur technique fournit le service à un organisme qui va jouer le rôle de fournisseur auprès des particuliers, ce dernier ne pourra pas être seul demandeur. Dans cette hypothèse, la demande devra être formulée conjointement par les deux personnes morales, l’opérateur et le fournisseur, afin d’apporter ensemble les justifications et preuves de conformité au référentiel nécessaires à la satisfaction totale des exigences. 
Terminologie
Espace de stockage numérique
Service permettant de stocker des documents dématérialisés.
Service de coffre-fort numérique  (synonyme de coffre-fort électronique)
Forme spécifique d’espace de stockage numérique, dans lequel la disponibilité et l’intégrité des documents dématérialisés stockés est assurée et où seul l'utilisateur (ainsi que, le cas échéant, les personnes physiques spécialement mandatées par ce dernier) peut avoir accès aux documents stockés et à leurs métadonnées.
Métadonnées
Données servant à décrire ou à gérer les documents stockés.On distingue deux types de métadonnées:- les métadonnées créées par l'utilisateur qui sont liées à un document (par exemple, le nom du document, le format du document, la date de création du document, le descriptif du document, les mots clés pour retrouver le document) ;- les métadonnées créées par l'opérateur du service de coffre-fort numérique, qui sont liées au processus d'archivage (par exemple, la date à laquelle l'archivage a été effectué, la taille du document déposé, une valeur de hachage du document déposé).Dans le présent document, le terme « métadonnées » ne couvre que les métadonnées créées par l'utilisateur.
Opérateur  technique de service de coffre-fort numérique
Personne morale qui met en œuvre un service  de coffre-fort numérique. A ce titre, elle assure le fonctionnement opérationnel du système et des mesures de sécurité afférentes.
Fournisseur  de service de coffre-fort numérique
Personne morale qui propose un service  de coffre-fort numérique à des utilisateurs.
Utilisateur de service de coffre-fort numérique
Personne physique qui utilise un coffre-fort numérique.
Référentiel d’évaluation de la démarche de conformité du demandeur 
ED01. Le demandeur a mis en place une démarche visant à s’assurer de la conformité à la loi « Informatique et Libertés » de l’ensemble des traitements qu’il met en œuvre pour l’ensemble de ses activités, dont le service de coffre-fort numérique.
ED02. Les traitements du demandeur, incluant sa gestion des utilisateurs du coffre, ont fait l’objet de formalités préalables adéquates auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Référentiel d’évaluation des aspects de protection des données du service de coffre-fort numérique
Exigences relatives aux données traitées
ES01. Le service de coffre-fort numérique collecte, dans le cadre de la création d’un compte, des données d’identification pertinentes et proportionnées au regard de la finalité. L’identification du détenteur du coffre ne peut, en aucun cas, être réalisée au moyen du numéro de sécurité sociale (RNIPP).
ES02. En l’absence d’agrément ministériel pour l’hébergement de données de santé, le demandeur informe l’utilisateur de l’interdiction de stocker des données relatives à la santé. Il ne prévoit pas la création par défaut de dossiers relatifs à la santé.
ES03. Le demandeur informe l’utilisateur de l’interdiction de stocker des contenus illicites (exemple : incitation au meurtre, incitation à la haine raciale, pédopornographie…).
Exigences relatives à l’accès aux données
ES04. Le service de coffre-fort numérique ne permet la consultation des documents dématérialisés stockés que par l’utilisateur concerné, et le cas échéant, par les personnes spécialement mandatées par ce dernier (par exemple un notaire, pour permettre aux ayants droits d’accéder à ses données, le conjoint lorsqu’un espace partagé est créé au sein du coffre-fort numérique…). 
Exigences relatives à la conservation des données 
ES05. Le service de coffre-fort numérique efface les documents supprimés définitivement par l’utilisateur, ainsi que leurs métadonnées, de tous les endroits où ils sont stockés :
sans délai pour les espaces de stockage courants et les éventuelles copies répliquées en ligne (synchronisées en temps réel ou en miroir) ;
dans un délai maximum d’un mois pour les sauvegardes (incrémentales, complètes… réalisées à fréquence donnée).
ES06. Le demandeur garantit la pérennité du stockage, notamment en informant les utilisateurs au moins un mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer leurs documents stockés.
ES07. Le demandeur rend accessible, sans surcoût, un outil permettant aux utilisateurs, de récupérer l’intégralité du contenu de leur coffre-fort de façon simple, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé, afin de faciliter le changement de fournisseur, et ce sans collecter d’informations confidentielles (telles que les identifiants bancaires, les mots de passe de service en ligne, etc.).
Exigences relatives à l’information des personnes
ES08. Le demandeur informe au préalable les utilisateurs :
de l’identité de l’opérateur du service de coffre-fort numérique et de celle du fournisseur du service ;
de la ou des finalité(s) poursuivie(s) ;
de l’absence de destinataire des données conservées, incluant les documents stockés et leurs métadonnées ;
de tout transfert de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non membre de la Communauté européenne, en indiquant si cet Etat, sur la base de sa propre législation, pourrait effectuer des demandes visant à accéder directement aux données conservées ;
des droits d’accès, de rectification et d’opposition des personnes et les modalités d’exercice de ses droits ;
de la possibilité de mandater des personnes (par exemple pour permettre à l’utilisateur de récupérer ses données en cas de perte de sa clef, ou à ses ayants droits en cas de décès) ; 
du type d’espace mis à leur disposition et de ses conditions d’utilisation ;
des mécanismes techniques utilisés, notamment les mécanismes de chiffrement ; 
des modalités de résiliation du service et de récupération des données stockées ;
en cas d’offre de service associé de récupération de documents auprès de services tiers, des conséquences de l’utilisation par le demandeur des identifiants et mots de passe des utilisateurs pour se connecter en leur nom à ces services.
Exigences relatives à la gestion des risques et à la conformité
ES09. Le service de coffre-fort numérique fait l’objet d’une analyse de la conformité aux références applicables au service de coffre-fort numérique, préalablement à sa mise en place puis tous les trois ans. Elle comprend au minimum :
un recensement des exigences (communautaires, légales, réglementaires, sectorielles, contractuelles...) 
un recensement des bonnes pratiques (normatives, référentiels sectoriels, règles internes...) que le demandeur s’engage à respecter ;
une explication de la manière dont chaque référence applicable est respectée, ou une justification du fait qu’elle ne l’est pas.
ES10. Le service de coffre-fort numérique fait l’objet d’une étude des menaces, révisée au moins tous les trois ans. Elle comprend au minimum :
l’ensemble des menaces auquel le service de coffre-fort numérique est exposé, c’est-à-dire tous les moyens qui rendent possibles des atteintes à la disponibilité, à l’intégrité et à la confidentialité des données stockées, du fait de l’exploitation de vulnérabilités informatiques, physiques, humaines et organisationnelles, par des sources internes et externes, humaines et non humaines, de manière accidentelle et délibérée ;
les mesures techniques ou non techniques, mises en place ou prévues, pour traiter chacune de ces menaces, en agissant avant, pendant ou après qu’elles se concrétisent ;
une estimation de la vraisemblance résiduelle de chacune de ces menaces.
ES11. Le service de coffre-fort numérique intègre des outils permettant de bloquer des connexions faites par des robots et de retarder et/ou de bloquer les connexions illégitimes faites par des personnes. 
ES12. Le service de coffre-fort numérique intègre des mesures visant à garantir l’intégrité et la disponibilité des données (centre de stockage redondant, sauvegardes régulières…). Le demandeur s’assure des garanties en termes d’indemnisation des personnes en cas d’ineffectivité de ces mesures (par exemple en souscrivant à une assurance dans le but de couvrir les dommages relatifs à ses engagements).