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Emet l'avis suivant   La Commission est saisie par le ministère des affaires étrangères d'une demande d'avis conformément aux dispositions de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.  Cette demande s'accompagne d'un projet d'arrêté qui répond à un triple objectif : la mise en oeuvre d'un système de fabrication et de gestion informatisée des titres de voyages d'urgence, la modification du registre des Français établis hors de France, et enfin l'interconnexion de ces deux fichiers.   Sur la mise en oeuvre du traitement PHILEAS   L'objectif premier du projet d'arrêté est la création du traitement "PHILEAS" dédié à la gestion, par les postes diplomatiques et consulaires, des demandes de titres de voyage d'urgence déposées par des ressortissants français ou étrangers.   Ces titres prennent tout d'abord la forme de "passeports d'urgence", valables une année, qui peuvent être délivrés à tout Français - simple voyageur ou résident permanent à l'étranger - dans l'impossibilité de sortir du pays dans lequel il séjourne ou réside faute de titre de voyage.   Ils concernent ensuite les "laissez-passer" délivrés soit à des Français, soit, dans des cas exceptionnels, à des ressortissants étrangers n'ayant pas de titre de voyage normal et souhaitant se rendre en urgence en France ou dans l'espace Schengen. Contrairement aux passeports d'urgence, les laissez-passer sont des titres délivrés pour un seul voyage, généralement à destination de la France, valables seulement trente
jours à compter de la date de leur établissement.   Cet objectif et les modalités de mise en oeuvre du traitement visés aux articles 1 à 6 du projet d'arrêté n'appellent pas d'observations de la Commission.   La Commission prend également acte des mesures de sécurité envisagées dans le cadre du traitement PHILEAS.   En revanche, la Commission observe que les formulaires de demande de passeport d'urgence et de laissez-passer devraient désormais comporter une information conforme aux dispositions de l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en précisant le caractère obligatoire du recueil des informations pour la bonne prise en compte de la demande de titre de voyage d'urgence, les destinataires des données recueillies et les modalités d'exercice des droits d'accès et de rectification.
Sur la modification du registre des Français établis hors de France   Le deuxième objectif poursuivi par le projet d'arrêté est la modification du registre des Français établis hors de France.   Ce registre, dont le principe a été posé par un décret du 31 décembre 2003 et dont la mise en oeuvre informatique est encadrée par un arrêté du 30 mars 2005, est un fichier central géré par le ministère des affaires étrangères.  Il permet à tout Français résidant ou amené à résider de façon habituelle à l'étranger de se faire connaître des services consulaires.   L'inscription dans le registre, qui demeure facultative sauf lorsque l'intéressé produit auprès d'un poste consulaire des justificatifs de son identité à l'occasion d'une formalité administrative qui les requiert, permet une meilleure connaissance et une meilleure localisation de la communauté française, notamment pour en assurer l'information ou en garantir la sécurité.  Elle permet de faciliter les démarches administratives de la personne inscrite (par exemple, en cas de demande de prestations sociales, de titres d'identité ou encore de rapatriement).   La modification envisagée par le projet d'arrêté se limiterait à l'intégration des références de la carte nationale d'identité et du passeport détenus par les Français de l'étranger (numéro, autorité, date et lieu de délivrance, date d'expiration).  Prévue par l'article 8 du projet d'arrêté, elle est présentée par le ministère des affaires étrangères comme une mesure de
simplification administrative pour le remplacement d'un titre perdu ou volé.   Cette modification n'est pas liée à la mise en oeuvre de PHILEAS, bien qu'il soit envisagé que ce dernier transmette automatiquement au registre mondial les références des passeports d'urgence délivrés aux Français de l'étranger.   La Commission constate également la conformité de la modification envisagée à l'article 4 du décret du 31 décembre 2003 qui prévoit expressément la conservation dans le registre mondial d'informations relatives à l'identité et à la nationalité française de la personne concernée.   Elle estime par conséquent légitime la modification envisagée de l'arrêté du 30 mars 2005.
Sur l'interconnexion de PHILEAS avec le registre des Français établis hors de France   L'article 7 du projet d'arrêté prévoit une interconnexion entre PHILEAS et le registre des Français établis hors de France. Sur la base des dernières statistiques ministérielles, elle ne devrait concerner que dix pour cent des demandes de titres de voyage d'urgence qui seront traitées dans PHILEAS (soit environ trois mille personnes par an).   Cette interconnexion permettrait, selon le ministère des affaires étrangères, de faciliter la délivrance d'un passeport d'urgence à une personne déjà inscrite au registre des Français établis hors de France (recherche dans le registre mondial puis extraction des données pour l'établissement, à partir de PHILEAS, du titre de voyage d'urgence).  Elle permettrait également de lutter contre les usurpations d'identité (vérification de la photographie, de l'état civil et des références des documents d'identité du demandeur précédemment enregistrés).  Elle permettrait enfin l'intégration automatique dans le registre mondial des références des titres de voyage d'urgence établis à partir de PHILEAS.   La Commission demande en conséquence que l'article 7 du projet d'arrêté rappelle clairement ces finalités et précise les données du registre des Français établis hors de France consultées via cette interconnexion, les données extraites de ce registre à destination de PHILEAS, et enfin les données transmises vers le registre des Français établis hors de France
après établissement d'un titre de voyage d'urgence.   Le président, Alex TURK   Guy ROSIER Vice-Président Délégué.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Saisie, le 7 décembre 2005, par la direction générale des impôts d'un dossier de formalités préalables relatifs à la mise en oeuvre d'un traitement ayant pour objet des échanges dématérialisés de documents entre les notaires et les conservations des hypothèques ;   Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la directive n° 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil en date du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;   Vu le code civil et, notamment, ses articles 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;   Vu le code général des impôts ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25 ;   Vu la loi n° 98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable et adaptation du régime de la publicité foncière ;   Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière et le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret n° 55-22 ;   Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux
actes établis par les notaires ;   Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;   Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 ;   Après avoir entendu M. Jean Massot, commissaire, en son rapport, et Mme Pascale Compagnie, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :   La Commission a été saisie, le 7 décembre 2005, d'un dossier de formalités préalables de la direction générale des impôts visant à mettre en oeuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour objet des échanges dématérialisés de documents entre les notaires et les conservations des hypothèques.   La Commission constate que ce traitement de données à caractère personnel implique des interconnexions avec les traitements de données à caractère personnel que les offices notariaux mettent en oeuvre aux fins d'exercice de leurs activités et de rédaction de documents et d'actes authentiques.   Le traitement de la direction générale des impôts vise à recevoir les documents dématérialisés transmis par les offices notariaux, via leur plate-forme informatique, à conserver ces documents et à en transmettre des extraits vers les applications FIDJI et BNDP.   Le traitement Télé.ctes conduit donc à une interconnexion de fichiers relevant d'une personne morale de droit public avec des fichiers de personnes morales de droit privé et dont les finalités principales sont différentes.   Dès lors, de tels systèmes constituent des traitements relevant de l'article 25-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL ;
Sur les finalités du traitement :   La Commission considère que l'objectif de la direction générale des impôts de moderniser les conservations des hypothèques et simplifier l'accès à la publicité foncière est légitime.   La Commission prend acte que les seules finalités du traitement de la direction générale des impôts seront :   - la dématérialisation de l'ensemble des documents transmis par les notaires aux conservations des hypothèques :  actes soumis à publication (acte de vente immobilière, donation immobilière, indivision...), inscriptions hypothécaires ou mainlevées, demandes de renseignements sur les immeubles ;   - leur télétransmission vers la conservation des hypothèques ;   - l'élaboration automatique par l'application Télé.ctes de l'extrait d'acte devant faire l'objet d'une publication ;   - la conservation des expéditions des actes dématérialisées dans l'application Télé.ctes en remplacement des registres papier actuels détenus par chaque conservation des hypothèques ;   - l'acheminement des informations relatives aux paiements liés au document transmis ;   - l'envoi vers les offices notariaux des mentions de publication de la copie de l'acte authentique dématérialisé et, le cas échéant, des rejets des actes de vente ou des refus des réquisitions ou des mentions de publication ;   - la transmission des données et l'enrichissement des applications FIDJI et BNDP de la direction générale des impôts.
Sur les catégories de données à caractère personnel enregistrées ;   La Commission relève que les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront   a) Les informations figurant dans les dossiers dématérialisés transmis aux conservations des hypothèques :   - informations relatives à l'office notarial à l'origine du dossier :  numéro CRPCEN, nom de l'office notarial, forme juridique, adresse professionnelle, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de télécopie, nom, prénoms et titre du notaire, nom, prénoms et titre du clerc, nom du rédacteur ou du requérant ;   - informations relatives à l'acte :  date, mention du type d'acte, intitulé du dossier, certificat d'identité des parties, certificat de conformité à la minute ;   - informations relatives à la réquisition :  période de certification, intitulé du dossier, coût de la demande, indicateur frais de correspondance;   - informations relatives aux parties personnes physiques :  nom et prénoms, civilité, profession, date et lieu de naissance, commune, département et pays de naissance, qualité des parties (disposant ou bénéficiaire), nom et prénoms du conjoint, régime matrimonial ;   - informations relatives aux parties personnes morales :  n° SIREN, dénomination, sigle de la société, code catégorie juridique, libellé forme juridique, date de début d'existence, date de dissolution, type d'immatriculation, ville de déclaration d'existence, qualité (disposant ou bénéficiaire),   - informations
relatives aux biens :  localisation (numéro de voirie, type et libellé de voie, compléments d'adresse, code postal, libellé de la commune, libellé du pays, code INSEE de la commune, voie, code direction TOPAD, code département), référence de publication du titre constituant l'origine de propriété immédiate et prix d'acquisition, références cadastrales (préfixe de section, code section, cadastrale, numéro de plan, numéro du lot de co-propriété ou numéro de volume, numéro lot lotissement), surface Carrez, référence du modèle 1, référence de la prorogation hypothécaire ;   - autres informations :  prix et modalités de paiement (prêt, comptant, hors la comptabilité du notaire, rente viagère, inconnu), déclarations fiscales nécessaires à la liquidation et à l'assiette de tous salaire, impôts et taxes, projet de liquidation des droits (art 255 annexe III CGI), référence de publication de l'état descriptif en volume, du règlement de copropriété, du lotissement et cahier des charges ;
b) Les informations relatives au virement bancaire :   RIB de l'office notarial, référence du virement, montant du virement déclaré, libellé du virement, n° compte client, référence de la demande de renseignement, numéro d'avis d'opérer, indicateur de prix partiel ;   c) Les informations reçues de la conservation des hypothèques Nom, prénom et grade du conservateur de la conservation ; nom, prénom et grade du signataire de la réponse ; publication ou refus du dépôt ;   d) Les informations relatives à la publication : Date et lieu de dépôt, date et référence de publication, nom de la conservation des hypothèques, date de la validation par le conservateur de la réponse, base d'imposition, taux, droits perçus, date du rejet et numéro de dépôt ou date de la régularisation et référence de l'acte de régularisation ;   Les données enregistrées ne pourront pas, dans le cadre de la présente décision d'autorisation, faire l'objet d'autres traitements, ni être intégrées dans d'autres fichiers, ni faire l'objet d'autres interconnexions, rapprochements ou toute autre forme de mise en relation avec d'autres traitements que ceux expressément visés dans la présente autorisation.   Les données enregistrées ne pourront être utilisées à des fins de démarchage politique, électoral ou commercial.
Sur les destinataires du traitement :   La Commission constate que le traitement Télé.ctes de la direction générale des impôts permettra de faire transiter des informations vers d'autres applications de la direction générale des impôts, mais aussi de conserver les données reçues des offices notariaux en une base nationale accessible non seulement par chaque conservation des hypothèques pour les éléments qui la concernent mais également par des services à compétence nationale.   Les destinataires des informations, dans le strict cadre de l'exercice de leurs missions et pour les seules finalités précitées, seront :   - les agents habilités des conservations des hypothèques et des directions territoriales pour les documents relevant de leurs compétences respectives ;   - les agents habilités des bureaux de maîtrise d'ouvrage et d'oeuvre de l'administration centrale ;   - les agents habilités chargés de l'exploitation et de l'assistance aux utilisateurs ;   - les inspecteurs principaux de la brigade nationale d'enquête ;   - les agents de la brigade nationale d'intervention de la publicité foncière.   L'accès aux données se fera par le biais d'une identification de l'utilisateur et par un mot de passe individuel modifié régulièrement ou tout autre dispositif d'authentification au moins équivalent.   Une journalisation des connexions ainsi qu'une exploitation de cette journalisation seront mises en aeuvre.   Les liaisons entre les différents traitements en relation avec
Télé.ctes devront faire l'objet d'un chiffrement ou de liaisons spécifiques dédiées.
Sur les droits d'accès et de rectification   La Commission constate que les personnes dont les informations personnelles sont transmises par les offices notariaux à l'application Télé.ctes ne peuvent être informées des droits qui les concernent qu'au moment de la collecte de ces informations, c'est-à-dire lors de la rédaction de l'acte notarié destiné à être transmis à la conservation des hypothèques.   Par conséquent, les personnes concernées seront informées conformément aux dispositions de l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée notamment lors de la rédaction de l'acte notarié destiné à être transmis à la conservation des hypothèques.   Le droit d'accès prévu au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercera auprès de la conservation des hypothèques auprès de laquelle est enregistré l'immeuble.   Sur la durée de conservation des données :   La Commission observe que, compte tenu des spécificités de la publicité foncière, les durées de conservation qui ont été fixées à trente ans dans l'application Télé.ctes et à cinquante ans uniquement aux fins de délivrance de copies, ne sont pas excessives au regard des finalités du traitement.  Elle demande qu'un dispositif d'archivage soit cependant mis en place à bref délai afin d'éviter la conservation des données dans l'application active pendant cinquante ans.   Autorise, dans ces conditions, la mise en oeuvre du traitement Télé.ctes de la direction générale des impôts.   Le président, Alex TURK.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Saisie le 27 décembre 2005 par la direction générale des impôts d'une déclaration de modification du fichier informatique des données juridiques sur les immeubles (FIDJI) ayant pour objet de permettre des échanges de données avec le serveur Télé.ctes.   Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;   Vu le Code civil et, notamment, ses articles 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;   Vu le Code du patrimoine ;   Vu le Code général des impôts, et notamment son article 860 ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25 ;   Vu la loi n° 98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable et adaptation du régime de la publicité foncière ;   Vu ensemble les décrets n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière et n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour son application ;   Vu ensemble les décrets n° 71-941 du 26 novembre 1971
relatif aux actes établis par les notaires et n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;   Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu l'arrêté du 28 décembre 2001 relatif à la gestion automatisée de la documentation civile des conservateurs des hypothèques ;   Vu les délibérations n° 84-011 du 20 mars 1984, n° 93-015 du 9 février 1993 et n° 95-037 du 28 mars 1995 de la Commission relatives à l'application FIDJI ;   Vu la délibération n° 2006-086 du 21 mars 2006 portant autorisation de mise en oeuvre du traitement Télé.ctes par la direction générale des impôts visant à la dématérialisation des échanges entre le notariat et les conservations des hypothèques ;   Après avoir entendu, M. Jean Massot, commissaire, en son rapport et Mme Pascale Compagnie, commissaire du gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :   La direction générale des impôts a, le 27 décembre 2005, saisi la Commission nationale de l'informatique et des libertés d'une déclaration de modification du fichier informatique des données juridiques sur les immeubles (FIDJI) ayant pour objet de permettre des échanges de données avec le serveur Télé.ctes.   Le serveur Télé.ctes a pour objet de permettre la dématérialisation des échanges d'actes et de demandes de renseignements entre les notaires et les bureaux de conservation des hypothèques.   L'interconnexion établie avec le traitement FIDJI a pour objet, d'une part, de permettre au serveur Télé.ctes d'acheminer vers l'application FIDJI l'ensemble des documents transmis sous forme dématérialisée pour en permettre le traitement par la (ou les) conservation(s) des hypothèques concernée(s) et, d'autre part, de permettre au traitement FIDJI de fournir en retour au serveur Télé.ctes, à destination du notaire concerné, une réponse au flux de données reçu, qu'il s'agisse d'un accusé de réception ou d'un avis de validation.   La Commission observe que si cette interconnexion est justifiée par les textes fondant la publicité foncière dans la mesure où le traitement FIDJI sert à la fois de registre de dépôt des actes et de fichiers immobiliers aux conservations des hypothèques et par l'arrêté du 28 décembre 2001 portant création du traitement FIDJI, elle établit une liaison informatique permanente entre le traitement FIDJI et une base
centrale d'actes dématérialisés qui étaient jusqu'alors conservés sur support papier dans chacune des conservations des hypothèques concernée.   La Commission constate, d'une part, que l'interconnexion du traitement FIDJI avec le traitement Télé.ctes s'ajoute aux interconnexions déjà existantes de fichiers dont les finalités correspondent à des intérêts publics différents de nature civile, fiscale et cadastrale.  Elle relève, d'autre part, que le traitement FIDJI est également interconnecté, par l'intermédiaire du traitement Télé.ctes, avec les traitements de gestion des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux dont les finalités principales sont différentes.   Pour ces raisons, la Commission considère que les modifications du traitement BDNP relèvent du régime de l'autorisation prévu par l'article 25-5° de la loi du 6 janvier 1978.
Les données transmises par Télé.ctes au traitement FIDJI, sont celles nécessaires à la publication de l'acte de vente et au traitement des demandes de renseignements et concernent uniquement les actes de vente et les éventuelles réquisitions concernant la situation juridique actuelle d'un immeuble identifié.  Les données à caractère personnel collectées et traitées concernent le rédacteur de l'acte (nom, titre, adresse de l'étude), ainsi que les parties à l'acte, comme le prévoit, pour ces dernières, l'arrêté du 28 décembre 2001 susvisé.   Conformément aux dispositions régissant la responsabilité civile du conservateur et celles relatives à la délivrance de copies des actes transmis, les informations seront conservées pour une durée maximale de cinquante ans sur support informatisé.   Le droit d'accès aux données à caractère personnel collectées et traitées prévu par le chapitre 5 de la loi ainsi que le droit de rectification de ces données s'exercent auprès de la conservation des hypothèques du lieu de situation des immeubles.   La Commission prend acte des mesures de sécurité et de confidentialité entourant l'interconnexion créée du fait de la mise en oeuvre du traitement Télé.ctes.   Autorise, dans ces conditions, la mise en oeuvre des modifications du fichier informatique des données juridiques sur les immeubles (FIDJI) ayant pour objet de permettre des échanges de données avec le serveur Télé.ctes.   Le président, Alex TURK.