AgentPublic/cnil huggingface dataset:
Les traitement automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les gestionnaires publics ou privés de patrimoine immobilier à caractère social aux fins d'attribution, d'adaptation et de mutation des logements, d'une part, ou d'élaboration et de suivi d'un suivi social personnalisé permettant un maintien dans le logement ou favorisant une meilleure insertion sociale, d'autre part, sont de ceux qui peuvent sous certaines conditions relever de cette définition.
Les responsables de traitement qui adressent à la Commission une déclaration comportant un engagement de conformité pour les traitements de données à caractère personnel répondant aux conditions fixées par la présente décision unique sont autorisés à les mettre en œuvre.
Tout traitement de données à caractère personnel qui excède le cadre ou les exigences définis par la présente autorisation unique doit en revanche faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique.
Article 1er - Finalités du traitement
Seuls peuvent faire l'objet d'un engagement de conformité en référence à la présente autorisation unique les traitements mis en œuvre, par les organismes de droit public ou privé gérant un patrimoine immobilier à caractère social, aux fins :
-	d'instruction des demandes d'attribution, d'adaptabilité ou de mutation des logements et, en particulier, de prise en compte des décisions des Commissions d'attribution des logements ou des Commissions départementales de médiation ;-	de mise en œuvre d'un suivi social personnalisé proposé aux personnes et familles en difficultés, lors de l'attribution d'un logement ou en cours de gestion locative, pour permettre une entrée et le maintien dans un logement ou favoriser une meilleure insertion. 
Article 2 - Informations collectées et traitées
À titre liminaire, la Commission rappelle que des données à caractère personnel ne peuvent être collectées que si elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie. 
Le responsable de traitement doit ainsi être en mesure de justifier du caractère nécessaire des données à caractère personnel effectivement collectées.
Sous cette réserve, les organismes de droit public ou privé gérant un patrimoine immobilier à caractère social, pour atteindre les finalités visées à l'article 1er de la présente décision unique, peuvent collecter et traiter :
-	des données d'identification relatives aux demandeurs de logements, résidents et locataires, ou à leurs représentants légaux (nom ; nom d'usage ; prénoms ; sexe ; date et lieu de naissance ; nationalité ; adresse, numéro de téléphone, adresse électronique) ;-	des données relatives à la vie personnelle (situation familiale ; habitudes de vie ; situation locative ; mesure de faveur demandée ; mesure de faveur accordée) ;-	des données relatives à la vie professionnelle (scolarité ; formation ; situation professionnelle ; emplois précédemment occupés ; projet professionnel) ;-	des données relatives à la situation économique et financière (ressources ; dépenses par poste ; montant, durée et échéance des crédits en cours ; existence d'un plan de surendettement et/ou d'une procédure de rétablissement personnel, plan d'apurement) ;-	des données relatives à la santé, sous réserve d'être directement collectées auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, après le recueil d'un consentement exprès, d'une part, et d'être strictement nécessaires à la mise en œuvre d'un suivi social, d'autre part ;-	des appréciations sur les difficultés sociales des personnes, sous réserve que les personnes concernées ou leurs représentants légaux y ait consenti, d'une part, et que les données traitées soient strictement nécessaires à la mise en œuvre d'un suivi social, d'autre part (difficultés rencontrées ; appréciation du contexte ; préconisations ; commentaires ; existence d'un
autre suivi social).
Sous les mêmes réserves, les organismes de droit public ou privé gérant un patrimoine immobilier à caractère social peuvent également collecter et traiter des données d'identification relatives aux intervenants sociaux impliqués (nom ; nom d'usage ; prénoms ; sexe ; adresse, numéro de téléphone, adresse électronique).
Article 3 - Destinataires des données 
La Commission rappelle que le responsable d'un traitement de données à caractère personnel est tenu, en application de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, de prendre toutes les garanties utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
À ce titre, le responsable d'un traitement de données à caractère personnel doit, avant de transmettre des données à un organisme, opérer un tri parmi ces dernières pour veiller à ce que le destinataire accède aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la justification de la communication. 
En particulier, s'il est saisi d'une demande de communication de données à caractère personnel par un organisme se prévalant d'une disposition légale à l'appui de sa demande, le responsable du traitement doit s'assurer du caractère obligatoire de la disposition invoquée et veiller à ne transmettre que les données strictement nécessaires.
Dans les limites de leurs attributions respectives, et chacun pour ce qui le concerne, peuvent accéder aux données visées à l'article 2 de la présente autorisation unique :
-	les employés du responsable de traitement habilités dans le cadre de leurs fonctions  à instruire les demandes d'attribution, d'adaptabilité ou de mutation d'un logement, d'une part, ou à élaborer et gérer un suivi social proposé à un demandeur de logement, à un résident ou à un locataire, d'autre part ;-	les personnes et organismes externes pouvant concourir à un suivi social ou demander sa mise en œuvre (conseiller social ; travailleur social ; établissement sanitaire, social ou médico-social ; caisse d'allocations familiales ; centre communal d'action sociale ; association participant au suivi social ; commission d'attribution des logements ; commission communale ou intercommunale des attributions ; commission intercommunale du logement ; commissions de coordination des actions de prévention des expulsions locatives ; commission locale d'impayés locatifs ; commission de médiation dite  DALO  ; réservataire de logements,  fonds de solidarité pour le logement ou dispositif local équivalent ; organisme versant une garantie ou une avance  Loca-pass  ;; commission de surendettement ; commission partenariale de prévention des impayés ; commission locale des expulsions) ;-	les organismes autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données à caractère personnel relatives aux résidents et à leurs parcours résidentiels.
Article 4 - Durées de conservation
La Commission rappelle que, conformément à l'article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, des données à caractère personnel ne peuvent être conservées que le temps strictement nécessaire à l'accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre d'une demande d'attribution, d'adaptabilité ou de mutation d'un logement à une personne rencontrant des difficultés sociales particulières, si un suivi social n'est pas mis en œuvre, doivent être supprimées à compter de l'attribution du logement ou de son adaptation.
Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre de l'élaboration et de la gestion d'un suivi social personnalisé doivent, quant à elles, être supprimées lorsque le responsable de traitement a connaissance de la fin de ce suivi. 
Avec l'accord de la personne concernée, afin de pouvoir s'appuyer sur l'historique des actions précédentes en cas de reprise ultérieure d'un suivi social, les données peuvent être conservées pendant cinq ans.
Par ailleurs, les données strictement nécessaires à l'accomplissement d'obligations légales peuvent être archivées le temps nécessaire au respect de l'obligation en cause, dans les conditions prévues par la délibération de la Commission précitée, d'une part, et les dispositions du code du patrimoine prescrivant aux gestionnaires publics de logement sociaux de verser des documents au service d'archivage départemental, d'autre part.
Article 5 - Information des personnes, droits d'accès et de rectification
Le responsable du traitement procède, conformément aux dispositions de l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, à l'information des personnes par affichage, envoi ou remise d'un document, ou tout autre moyen équivalent, en indiquant l'identité du responsable de traitement, la finalité poursuivie par le traitement, les destinataires des données et les modalités d'exercice des droits des personnes (droit d'accès, de rectification et d'opposition pour motif légitime). 
Les droits d'accès, de rectification et d'opposition définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercent directement auprès du ou des services que le responsable de traitement doit impérativement désigner. 
Article 6 - Politique de confidentialité, de sécurité et de traçabilité
Le responsable de traitement doit prendre toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par le traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel. Il doit, notamment  au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher que les données soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
A cet égard, le responsable de traitement doit notamment s'assurer :
-	que toute transmission d'information via un canal de communication non sécurisé, tel qu'Internet, s'accompagne de mesures adéquates permettant de garantir la confidentialité des données échangées, telles qu'un chiffrement des données.cas, Les moyens utilisés doivent être conformes à l'état de l'art et, le cas échéant, respecter les recommandations de la Commission.
-	que les personnes habilitées disposant d'un accès aux données doivent s'authentifier avant tout accès à des données à caractère personnel, au moyen d'un identifiant et d'un mot de passe personnels respectant les recommandations de la CNIL, ou par tout autre moyen d'authentification apportant au moins le même niveau de sécurité.
-	qu'un mécanisme de gestion des habilitations, est mis en œuvre et régulièrement mis à jour pour garantir que les personnes habilitées n'ont accès qu'aux seules données effectivement nécessaires à la réalisation de leurs missions. Le responsable de traitement doit définir et formaliser une procédure permettant de garantir la bonne mise à jour des habilitations.  
-	que des mécanismes de traitement automatiques garantissent que les données à caractère personnel seront automatiquement supprimées, à l'issue de leur durée de conservation, ou feront l'objet d'une procédure d'anonymisation rendant impossible une ré-identification des personnes concernées.. 
-	que les accès à l'application font l'objet d'une traçabilité afin de permettre la détection d'éventuelles tentatives d'accès frauduleux ou illégitimes. Les accès aux données considérées comme sensibles, au regard de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, doivent quant à eux être spécifiquement tracés en incluant un horodatage, l'identifiant de l'utilisateur, ainsi que l'identification des données concernées, et ceci pour les accès en consultation, modification ou suppression. Les données de journalisation doivent être conservées pendant une durée de six mois glissants.
La Commission rappelle que l'usage d'outils ou de logiciels développés par des tiers dans le cadre de  la mise en œuvre d'un traitement de données à caractère personnel reste sous la responsabilité du responsable de traitement qui doit notamment vérifier que ces outils ou logiciels  respectent les obligations que la loi du 6 janvier 1978 modifiée met à sa charge.
Enfin, le responsable de traitement conserve la responsabilité des données à caractère personnel communiquées ou gérées par ses sous-traitants. Le cas échéant, le contrat établi entre les parties doit mentionner les objectifs de sécurité qu'un sous-traitant doit respecter.
Article 7 - Publication
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
La Présidente
 
 
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;Vu le code civil, notamment ses articles 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 24 I ;Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 modifié relatif aux actes établis par les notaires ;Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 modifié pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;Après avoir entendu M. Gaëtan GORCE, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :En application de l'article 24-I de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la Commission nationale de l'informatique et des libertés est habilitée à établir des normes destinées à simplifier l'obligation de déclaration des traitements les plus courants dont la mise en œuvre, dans des conditions régulières, n'est pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés.
Les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les notaires à des fins de dématérialisation et de conservation des actes authentiques sur support électronique sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de cette définition.Décide :
Article 1er - Champ d'applicationPeuvent bénéficier de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les notaires qui répondent aux conditions définies aux articles 2 à 7 ci-après. 
Article 2 - Finalités du traitementSeuls peuvent faire l'objet d'un engagement de conformité par référence à la présente norme simplifiée les traitements mis en œuvre par les offices notariaux et dont les finalités sont :
-	l'élaboration des actes authentiques sur support électronique ;-	le dépôt des actes authentiques sur support électronique au Minutier central électronique du notariat (MICEN) ;-	la conservation par le MICEN des actes authentiques sur support électronique ;-	la délivrance de copie des actes authentiques sur support électronique, réservée au seul notaire qui les détient.
La dématérialisation de l'acte authentique sur support électronique est établie par le notaire qui apporte à cette opération la même confidentialité que pour l'établissement d'un acte authentique papier.
L'acte dématérialisé devient authentique lorsque le notaire y appose sa signature électronique sécurisée.
Les données traitées ne peuvent pas être intégrées dans d'autres fichiers, ni faire l'objet d'interconnexions dans le cadre de la présente norme.
Le MICEN qui reçoit et conserve les actes n'est interconnecté à aucun autre système.
Article 3 - Informations collectées et traitéesSeules les informations suivantes peuvent être collectées :
Les informations relatives à l'acte :
-	la date de l'établissement de l'acte définie par le notaire rédacteur, le numéro de chrono au sein de l'office, la nature de l'acte (vente, donation, ...), l'intitulé de l'acte ;-	la représentation textuelle ou structurée de l'acte, l'image au format pdf/a permettant la représentation à l'écran de la partie de l'acte ;-	l'image des annexes ;-	la signature manuscrite (date, lieu de recueil ; portée de la signature ; image de la signature), du notaire participant, des parties et témoins du notaire participant, du clerc du notaire participant, la signature électronique du notaire participant, la signature manuscrite du notaire instrumentaire, des parties et témoins du notaire instrumentaire, du clerc du notaire instrumentaire, la signature électronique du notaire instrumentaire ;-	l'établissement du notaire instrumentaire/participant : adresse, numéro d'étude, raison sociale ;-	les parties à l'acte (personne physique) : qualité, état civil (civilité, nom, prénoms, date de naissance, commune, département et pays de naissance), adresse, profession, régime matrimonial, nom du conjoint ;-	les parties à l'acte (personnes morales) : qualité, raison sociale, catégorie juridique, adresse (siège social) situation RCS, immatriculation, sigle de la société, date et lieu de dépôt des statuts, qualité vis-à-vis de l'acte ;-	la partie représentante à l'acte (personne physique) : état civil (civilité, nom, prénoms, qualité vis-à-vis de l'acte, profession), nom du conjoint.
Les informations relatives au dépôt de l'acte :
-	le lieu de stockage ;-	l'état de l'acte et la date du dernier changement d'état de l'acte ;-	le numéro d'étude de l'office déposant ;-	l'identifiant du notaire instrumentaire, nom et prénom ;-	l'identifiant de la partie ; -	l'identifiant technique de la partie dans l'acte ; -	l'identifiant de la partie représentante ; -	le numéro d'ordre généré par le MICEN ;-	la date et l'heure de l'archivage de l'acte dans le MICEN-	l'adresse IP de l'émetteur ou du poste utilisateur à partir duquel l'acte a été signé et/ou déposé, cette donnée ne pouvant être utilisée que par les services supports REAL.NOT pour identifier depuis quel poste la signature et/ou le dépôt a été tenté et faciliter ainsi la résolution d'incidents.
Les informations relatives aux biens en cas d'actes soumis à publicité foncière :
-	l'adresse, le complément adresse (bâtiment, résidence, étage.) voie (numéro, type, nom) lieudit, code postal, pays.
Les informations relatives à la mention :
-	l'identifiant de l'acte parent lors de l'apposition d'une mention ; -	la date de l'archivage de la mention dans le MICEN ;-	le numéro d'ordre généré par le MICEN;-	la date de l'établissement de la mention définie par le notaire rédacteur ;-	l'index, nature et description de la mention.
Les informations relatives aux annexes à l'acte :
-	l'intitulé et description du document.-	Les informations relatives à la preuve du dépôt :-	l'information sur la preuve du dépôt et sur son émetteur ;-	le numéro d'étude de l'office auquel est destinée la preuve ;-	l'identifiant du notaire déposant.
Les informations relatives aux opérations d'administration du système :
-	le nombre d'actes déposés et le volume occupé ;-	les accès administrateurs ;-	l'identifiant clé Real des notaires, collaborateurs habilités, et administrateurs ;-	nom et prénom, qualité de l'utilisateur de la clé Real ; -	les informations relatives aux révocations de clé Real (date de révocation, numéro d'étude, nom, prénom, adresse mail, numéro de clé avec le certificat de révocation, numéro d'identifiant du titulaire de la clé révoquée)
Article 4 - Destinataires des informationsDans la limite de leurs attributions respectives et pour l'exercice des finalités précitées, seuls sont autorisés à accéder directement aux informations contenues dans le traitement de données à caractère personnel les offices détenteurs, et ce uniquement pour les actes qu'ils ont déposés.
Seule une recherche sur les données renseignées par l'office au moment de l'inscription de l'acte et permettant son indexation est possible, à l'exclusion de toute recherche  plein texte  dans le corps de l'acte.
Les techniciens chargés de la maintenance du MICEN ont accès, pour des raisons d'administration technique et fonctionnelle, aux fichiers conservés dans la base, sans possibilité de consultation du contenu d'un acte.
Article 5 - Durée de conservationLes informations relatives à l'acte sont conservées soixante-quinze ans à compter du dépôt.
Article 6 - Information et droit d'accèsConformément aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les personnes concernées sont informées de l'identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, des destinataires des données et de leur droit d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données ainsi que des modalités d'accès aux données les concernant et de rectification de ces données.
Le droit d'accès défini au chapitre V de la loi s'exerce directement auprès du ou des services que l'office notarial a désigné. Cette information figure sur les supports utilisés par le responsable du traitement pour le recueil des informations portant sur les personnes concernées.
Article 7 - Politique de sécurité Le responsable du traitement prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données visées à l'article 3 et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. 
Un dispositif de traçabilité des accès aux actes contenus au sein du MICEN est mis en œuvre.
Le notaire appose sur l'acte authentique dématérialisé sa signature électronique sécurisée, certifiée conforme aux exigences de l'article 3-I du décret n° 2001-272 sur la signature électronique, par l'utilisation de sa clé de signature personnelle appelée  clé Real .
Le certificat de signature de l'acte authentique sur support électronique est présumé fiable au sens du décret n° 2001-272, il est personnel et son usage nécessite la saisie d'un code PIN. Seuls les notaires disposent d'un certificat permettant de signer un acte authentique sur support électronique.
La signature électronique permet de garantir l'identification du notaire signataire de l'acte et l'intégrité de l'acte pendant la phase de dépôt au MICEN.
Les accès individuels à l'application s'effectuent par la  clé Real .
Les liaisons entre le traitement de données à caractère personnel correspondant aux finalités exposées à l'article 1er et le MICEN font l'objet d'un chiffrement et utilisent une liaison spécialisée dédiée.
L'acte authentique sur support électronique est inscrit au MICEN selon un procédé qui garantit l'impossibilité pour un utilisateur de le modifier ou de le supprimer après son dépôt.
Le responsable de traitement s'engage à respecter ces mesures de sécurité afin de répondre à l'exigence de sécurité prévue par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Article 8 - PublicationLa délibération n° 2010-032 du 11 février 2010 portant adoption d'une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les notaires aux fins de conservation des actes authentiques sur support électronique au sein du Minutier central électronique des notaires de France (MICEN) est abrogée. Les engagements de conformité à la délibération du 11 février 2010 demeurent valides.La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN