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La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la gestion des fichiers de fournisseurs comportant des personnes physiques sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné :   DECIDE :    Article 1er :    Les dispositions de la présente décision concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de fournisseurs.    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, ces traitements doivent :    - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    - n'appliquer à ces données que des
logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    - n'intéresser que ces données contenues dans des fichiers appartenant à l'organisme ;    - ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    - satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 6 ci-dessous.   Article 2 : Finalité des traitements    Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :    - d'effectuer les opérations administratives liées :    . aux contrats,    . aux commandes,    . aux réceptions,    . aux factures,    . aux règlements,    . à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs,    - d'éditer les titres de paiement (traites, LCR, chèques, billets à ordre) ;    - d'établir des statistiques financières et de chiffre d'affaires par fournisseur ;    - de fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de l'entreprise ou de l'organisme ;    - d'entretenir une documentation sur les fournisseurs.   Article 3 : Catégories d'informations traitées :    Le traitement ne doit faire usage que des catégories suivantes :    a) identité : nom ou raison sociale, prénoms, adresse (siège social, lieu de facturation), code d'identification comptable, téléphone, numéro SIREN -    b) vie professionnelle : profession,
catégorie économique, activité -    c) éléments de la facturation et du règlement : les abonnements, article, produit, service faisant l'objet de l'abonnement, périodicité, montant, conditions ;    les commandes et les factures, articles, produits, services faisant l'objet de la commande et de la facture, quantité, prix, numéro, date et montant de la commande et de la facture, échéance de la facture, conditions de livraison ;    paiement, conditions et modalités de règlement (moyen de paiement, références bancaires ou postales, remises, acomptes, ristournes), conditions de crédit, durée ;    impayés, avoirs, reçus ;    retenues ou oppositions.   Article 4 : Durée de conservation    Les informations nominatives recueillies à l'occasion de ce traitement doivent être effacées dès qu'elles ne sont plus actualisées ou qu'elles ne sont plus utiles à la gestion de l'organisme.   Article 5 : Destinataire des informations    Peuvent seuls dans les limites de leurs attributions respectives être destinataires des informations :    - les personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques, ainsi que les personnes liées contractuellement à l'entreprise ou à l'organisme pour assurer sa comptabilité ;    - les personnes chargées du contrôle (commissaire aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle) ;    - les entreprises extérieures liées contractuellement pour l'exécution du contrat ;
- les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;    - les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;    - les organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.   Article 6 : Enregistrements et traitements complémentaires    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou qui aboutissent à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet de demandes d'avis ou de déclarations complémentaires selon qu'ils relèvent des articles 15 ou 16 de la loi du 6 janvier 1978.
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et notamment l'article 4 définissant les informations nominatives, l'article 6 conférant à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés la mission d'informer toutes les personnes concernées de leurs droits et obligations, ainsi que les articles 15 et 16 ;    Vu les articles 8 à 11 du Code de Commerce définissant les obligations du commerçant pour la tenue de sa comptabilité et la conservation des documents comptables ;    Vu l'article 340 de la loi du 24 juillet 1966 faisant obligation aux sociétés commerciales de tenir un inventaire, un compte d'exploitation générale, un compte de pertes et profits et un bilan ;    Vu les articles 38 à sexdecies du CGI annexe III définissant les règles fiscales de tenue de la comptabilité ;    Vu le plan comptable général et notamment la section IV du titre I ch. I relative à l'utilisation des traitements automatisés et le titre II relatif à la comptabilité générale ;    Considérant que la tenue de la comptabilité générale des organismes publics ou privés, à laquelle des comptabilités auxiliaires sont éventuellement rattachées, est obligatoire en vertu des articles 8 à 10 du Code de Commerce et de l'article 340 de la loi du 24 juillet 1966 et que cette comptabilité ne pourrait être établie dans les conditions fixées par lesdits textes sans l'enregistrement de données
nominatives ;    Considérant que si des informations nominatives figurent dans les systèmes automatisés de comptabilité générale, leur traitement a pour seul objet la représentation et les fluctuations du patrimoine de l'organisme ainsi que la constatation de sa situation financière ;    Que d'autre part, ces informations ne portent atteinte ni directement, ni indirectement à l'identité humaine, aux droits de l'homme, à la vie privée ou aux libertés individuelles ou publiques ;   Estime que de tels traitements ne constituent pas des traitements automatisés d'informations nominatives au sens de l'article 5 de la loi du 6 janvier 1978 et en conséquence, échappent à l'obligation de demande d'avis ou de déclaration inscrite dans les articles 15 et 16 de ladite loi sous réserve d'observer les conditions suivantes :    1 - le traitement automatisé de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires qui peuvent lui être rattachées doit avoir pour seul objet la représentation et les fluctuations du patrimoine de l'organisme public ou privé et la constatation de sa situation financière ;    2 - les informations nominatives sont limitées comme suit :    nom et prénom, adresse, domiciliations bancaires, renseignements sur la nature des opérations effectuées ;    3 - les informations ne doivent pas faire l'objet d'une cession à des tiers ou d'un échange. Le traitement ne doit pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'objet défini ci-dessus.   Tout
traitement automatisé de comptabilité générale ne répondant pas aux conditions ci-dessus, sera assujetti soit à une déclaration simplifiée s'il entre dans le cadre d'une norme publiée, soit, dans le cas contraire, d'une demande d'avis ou d'une déclaration ordinaire selon que le traitement relève de l'article 15 ou de l'article 16.
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés saisie le 9 juin 1980 d'une déclaration du Ministre de la Santé et de la Sécurité Sociale relative au système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE" (automatisation des directions départementales des affaires sanitaires et sociales pour l'aide à l'enfance) en application de l'art. 48 al. 1er de la loi du 6 janvier 1978 accompagnée d'une demande de ce ministre tendant à ce que la Commission utilisant les pouvoirs qu'elle tient du second alinéa de l'art. 48 évoque l'affaire et émette un avis motivé sur le système informatique en vue de l'intervention d'un texte réglementaire :    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et notamment ses art. 15 et 48 ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;    Vu le projet d'arrêté du Ministre de la santé et de la sécurité sociale relatif au système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE" ;    Après avoir entendu les 8 juillet et 18 novembre 1980, M. Roland CADET rapporteur, et M. le Commissaire du Gouvernement, et ses observations :   Sur la procédure :    Considérant qu'aux termes de l'art. 48 de la loi du 6.1.1978 :    "A titre transitoire, les traitements régis par l'art. 15 ci-dessus et déjà créés, ne sont soumis qu'à une déclaration auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés dans les conditions prévues aux art. 16 et 17".    "La Commission peut toutefois, par décision spéciale, faire application des dispositions de l'art. 15 et fixer le délai au terme
duquel l'acte réglementant le traitement doit être pris ..." ;    Considérant qu'au vu de la déclaration du système informatique "AUDASS-ENFANCE" déposée en application du 1er alinéa de l'art. 48, il apparaît opportun à la Commission qu'il soit procédé à un examen particulier de ce système et qu'intervienne un arrêté ministériel le réglementant ; que par suite, il y a lieu, faisant droit à la demande du Ministre de la santé et de la sécurité sociale, d'appliquer dans le cas de l'espèce les dispositions de l'art. 15 de la loi du 6 janvier 1978 et d'émettre un avis motivé sur le projet d'arrêté ministériel destiné à réglementer ce système.   Sur le fond :    Considérant qu'il résulte des dispositions du projet d'arrêté qui lui a été soumis par le Ministre de la santé et de la sécurité sociale :    1 - que les deux fichiers - fichier des bénéficiaires des aides et fichier des fournisseurs de services - que comporte le système informatique décrit dans le projet d'arrêté ministériel - ne contiennent plus que des données nominatives ne portant, ni directement, ni indirectement atteinte à la vie privée ou aux libertés ; qu'ont été notamment supprimées les informations relatives aux raisons sociales ou économiques ayant motivé l'octroi des aides aux enfants ainsi que les informations "en rapport avec la Justice" (fugues et incarcérations) ; qu'en outre, ont été éliminées les autres informations ne se rattachant pas à la gestion administrative des bénéficiaires de l'aide sociale et
des fournisseurs de services ; qu'il n'existe enfin dans ces fichiers aucune des informations dont l'enregistrement est interdit par l'art. 31 de la loi du 6 janvier 1978 et qui seraient susceptibles de révéler directement ou indirectement les origines, les opinions ou les appartenances syndicales des personnes physiques ;    2 - que les données enregistrées dans les fichiers seront effacées au bout d'une période de quinze mois suivant, soit la date de sortie du service des intéressés - pour les bénéficiaires des aides - soit la date de la dernière opération comptable - pour les fournisseurs de services ;    3 - que les traitements dont le système informatique fait l'objet ont uniquement pour finalité d'assurer la gestion administrative des intéressés, celle des prestations et formes d'aides à l'enfance en application du titre I du Code de la famille et de l'aide sociale et de fournir des informations d'ordre comptable et des informations statistiques permettant l'orientation de la politique de protection sanitaire et sociale de l'enfance ;    4 - que ces traitements sont effectués dans des centres informatiques placés sous l'autorité ou la tutelle du Ministre de la santé et de la sécurité sociale, à l'exclusion de tout autre centre dépendant d'une administration différente ;    5 - que les informations enregistrées dans les fichiers ne sont accessibles qu'aux Directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales et, dans la limite de leurs attributions, aux
personnels de leurs services ainsi qu'à ceux des organismes conventionnés et désignés par eux, ces personnels étant tenus au secret professionnel ; que ces informations ne font l'objet d'aucun rapprochement, ni d'aucune connexion, en dehors de ceux qui sont nécessaires pour la bonne marche des services ;    6 - que les conditions prévues pour l'exercice du droit d'accès des intéressés respectent les dispositions des art. 19 et 34 de la loi du 6 janvier 1978 ;   DECIDE :    Article 1er : Il est fait application de l'art. 15 de la loi du 6 janvier 1978 au système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE".    Article 2 : Avis favorable est donné au projet d'arrêté présenté par le Ministre de la santé et de la sécurité sociale pour réglementer le système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE".   Considérant, cependant qu'une très grande diversité des systèmes informatiques et des traitements existe dans le domaine de l'aide sociale à l'enfance, la Commission recommande au Ministre de la santé et de la sécurité sociale de procéder à une étude critique de l'ensemble de ces systèmes et de ces traitements et de rechercher si leur harmonisation avec le système AUDASS, qui semble souhaitable, peut être envisagée ; que désireuse d'être tenue au courant de ces recherches, elle demande au Ministre, de l'informer régulièrement au moins, tous les deux ans, des réalisations et des modifications envisagées ; que dans la situation actuelle, la Commission est amenée à fixer de la façon suivante les
formalités à accomplir en ce qui concerne les traitements existants et ceux qui seraient ultérieurement créés dans le domaine de l'aide sociale à l'enfance :    1°) lorsqu'ils se révèlent conformes au modèle adopté par l'arrêté ministériel, les traitements existants et ceux qui seraient ultérieurement créés font l'objet d'une simple déclaration à la Commission, se référant à cet arrêté et qui serait accompagnée de l'engagement que le traitement satisfait aux exigences de la loi ;    2°) lorsqu'ils diffèrent en tout ou partie du modèle adopté par l'arrêté ministériel, les traitements existants et ceux qui seraient ultérieurement créés font l'objet de la procédure ordinaire de déclaration ou de demande d'avis à la Commission, telle qu'elle résulte des art. 48 et 15 de la loi du 6 janvier 1978.
Monsieur le Directeur de l'Etablissement de Santé du Bon Sauveur a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité est la gestion comptable des hospitalisés.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur RICHET et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement sous réserve que les statistiques transmises ne soient pas, directement ou indirectement, nominatives.
Monsieur le Directeur de l'Unité Pédagogique d'Architecture de Saint-Etienne a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité est la gestion des dossiers administratif et scolaire des étudiants.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur RICHET et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement sous réserve de remplacer le numéro de Sécurité Sociale, s'il n'est pas utilisé à des fins en rapport avec le secteur santé, par un numéro de classement interne à l'organisme.
Monsieur le Maire de CHAMALIERES a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité est l'édition des listes électorales, des cartes d'électeurs, des listes d'émargement.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur RICHET et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement sous réserve de supprimer les renseignements en rapport avec la justice. Le traitement des informations de cette nature relève en effet de la gestion du fichier électoral effectuée par l'Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques à Nantes.
La Caisse Primaire d'Assurance Maladie d'Angers a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est la comptabilité des Caisses Primaires d'Assurance Maladie.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Antoine PEZE et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.
La Caisse Primaire d'Assurance Maladie de l'Ariège a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est la comptabilité des Caisses Primaires d'Assurance maladie.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Antoine PEZE et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.
La Caisse Primaire d'Assurance Maladie de Roanne a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est la comptabilité des Caisses Primaires d'Assurance Maladie.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Antoine PEZE et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.
Le Ministère de l'Urbanisme et du Logement a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est la gestion des dossiers d'urbanisme études d'urbanisme.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Vincent RICHET et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.
Le Ministère de l'Urbanisme et du Logement a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est la répartition des unités téléphoniques entre les différentes directions de l'Administration Centrale.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Vincent RICHET et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.
Le Ministère de l'Urbanisme et du Logement a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est le suivi statistique régional des prêts en accession à la propriété et d'aide à la gestion.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Vincent RICHET et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.
La Préfecture du Lot-et-Garonne a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est la gestion du fichier départemental des détenteurs d'armes.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Antoine PEZE et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement, sous réserve qu'il soit mentionné sur le bordereau de collecte des informations, les prescriptions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978.
La Préfecture de Perpignan a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité principale est le fichier des affectés de défense.    Vu les articles 15 et 20 de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978,    Vu l'article 12 du décret N° 78-774 du 17 juillet 1978,    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Antoine PEZE et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier,   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.