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Cette recommandation sera précisée et rendue plus concrète par la mise à jour du guide pratique de la CNIL consacré à l’utilisation des fichiers dans le cadre d’activités politiques. La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 11 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, elle se tient à la disposition des partis et groupements politiques, des élus ou candidats, afin de les conseiller s’ils envisagent de mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel à cette fin. 
Recommande :
I) L’application des principes « Informatique et Libertés » aux opérations de communication politique
Les rappels pratiques qui suivent sont valables que ces fichiers soient constitués ou utilisés par les groupements politiques (fichier des membres ou fichier loué par exemple) et quels que soient les modes de communication choisis (voie postale, téléphonique ou électronique).
Licéité et loyauté de la collecte
Les partis, élus et candidats constituant ou utilisant des fichiers à des fins de communication politique doivent s’assurer que la collecte des données destinées à les alimenter est licite et loyale au sens de l’article 6 de la loi. La licéité renvoie à la possibilité juridique d’utiliser des informations. La loyauté renvoie à l’information des personnes concernées sur l’utilisation de leurs données. Ces conditions sont valables que la collecte soit effectuée directement auprès des intéressés ou de façon indirecte (coordonnées fournies par un tiers, location de fichier, etc.). 
• En cas de collecte directe auprès des intéressés, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les éléments suivants doivent être fournis aux personnes au moment de la collecte : l’identité de la personne morale ou physique procédant à la collecte, la finalité du fichier constitué à partir des informations collectées, le caractère facultatif des réponses et le rappel des droits d’opposition, d’accès, de rectification et de suppression des données 
• La collecte indirecte des informations implique des précautions renforcées pour les partis, élus et candidats, dans la mesure où elle a lieu à l’insu des personnes concernées. Il convient en conséquence de fournir, dès la première prise de contact avec l’intéressé, les informations prévues à l’article 32 de la loi « Informatique et Libertés ».
Ainsi, dans le cadre d’opérations de parrainage, la CNIL recommande d’adresser un seul et unique message (sans relance) au « filleul » dont le parrain a fourni les coordonnées postales, électroniques ou téléphoniques au parti ou au candidat et d’effacer les données du filleul si celui-ci n’a pas donné suite à l’opération. Ce message devra en outre préciser l’identité du « parrain » et le fait que, en l’absence de réponse, ces données seront effacées dans un délai approprié. 
Les mêmes recommandations s’appliquent lorsque les membres d’un parti ou soutiens d’un candidat fournissent les coordonnées de contacts professionnels ou privés (carnet d’adresses ou répertoire téléphonique). 
Choix et respect d’une finalité déterminée
Un fichier constitué à des fins de communication politique ne peut pas être utilisé dans un autre but que celui qui a été initialement défini (article 6 de la loi « Informatique et Libertés » et article 226-21 du Code pénal). Ainsi, un élu ou un candidat ne peut utiliser à des fins professionnelles le fichier qu’il a constitué à des fins de communication politique.
Il convient donc de déterminer précisément la finalité de tout fichier et de la porter à la connaissance des personnes concernées. Ainsi, un ancien candidat ne peut utiliser un fichier constitué dans le cadre d’une campagne électorale particulière pour informer de son action une fois élu (par exemple dans le cadre de lettres d’actualité des élus) que si les personnes ont été clairement et précisément informées de cette finalité lors de la collecte de leurs informations. 
Le traitement de données sensibles
Par exception à l’interdiction de traitement de telles données, les fichiers mis en œuvre par les organismes non lucratifs à caractère politique peuvent contenir des données dites sensibles au sens de l’article 8 de la loi. Cette exception est cependant assortie de conditions : ces données ne peuvent correspondre qu’à l’objet de l’organisme (opinions politiques) ; elles ne doivent concerner que les membres de celui-ci ou les personnes qui entretiennent avec lui des contacts réguliers ; elles ne doivent pas être communiquées à des tiers. 
• Il est interdit de constituer un fichier à partir de tris opérés sur la consonance des noms des personnes. Les partis, élus ou candidats ne peuvent donc pas s’adresser aux représentants réels ou supposés d’une communauté religieuse particulière, par exemple pour leur adresser un message à l’occasion d’une fête religieuse ou les appeler à soutenir tel candidat, issu de telle ou telle communauté.
• En cas de publipostage (envoi simultané de courriers électroniques), le responsable de traitement doit veiller à ne pas divulguer à l’ensemble des destinataires les coordonnées électroniques des intéressés.
• Les messages adressés à des prospects sur support papier ne doivent contenir aucun signe distinctif faisant apparaître des données sensibles (logo sur l’enveloppe par exemple). 
Les droits des personnes concernées
La CNIL instruit de nombreuses plaintes concernant la réception de messages à caractère politique ou les difficultés que les particuliers ou les électeurs rencontrent pour se faire radier des fichiers de communication utilisés. Elle rappelle que toute personne dispose par la loi des droits d’opposition (article 38 : s’opposer au traitement de ses données), d’accès (article 39 : obtenir la communication des informations traitées) et de rectification (article 40 : obtenir la modification des informations périmées, inexactes ou incomplètes). 
La Commission recommande donc que l’exercice de ces droits soit facilité par les responsables de traitement et que les personnes concernées obtiennent une réponse rapide à leurs demandes (au maximum deux mois).
• La présence, sur le support de collecte des données (ou lors du premier contact en cas de collecte indirecte) d’une adresse postale ou électronique dédiée (parti, sous-traitant, permanence, etc.) contribue à faciliter l’exercice de ces droits. Il en va de même de la mise à disposition de formulaires spécifiques.
• L’indication explicite de l’origine des données utilisées dans le cadre des mentions d’information constitue également une mesure facilitant l’exercice des droits des personnes. Elle leur permet de s’adresser au responsable du traitement « source » afin de faire valoir leur droit d’opposition par exemple, évitant ainsi la répétition de demandes d’opposition ou de suppression des données. 
Choix et respect d’une durée de conservation adaptée
La durée de conservation des informations traitées est dictée par la finalité précise du fichier considéré (fichier des membres d’un parti, fichier de ses contacts réguliers, fichier des soutiens d’un candidat ou d’un élu, etc.).
• Dès lors qu’un membre d’un parti fait part de son souhait de ne plus y adhérer, les informations le concernant doivent être effacées sans délai du fichier des membres ou adhérents. Elles peuvent néanmoins être conservées dans ce fichier à des fins comptables pendant le délai légal. 
• Lorsqu’un fichier de propagande a été constitué pour les besoins d’une campagne électorale particulière, il doit être détruit à l’issue de la consultation électorale concernée : ainsi, un fichier constitué pour la campagne électorale d’une élection primaire ne peut être utilisé pour la campagne de l’élection nationale afférente, sauf si les personnes concernées ont donné leur accord sur ce point. 
Sécurité et confidentialité
Afin d’aider les responsables de traitement à respecter les exigences de sécurité requises par l’article 34 de la loi « Informatique et Libertés », la CNIL a conçu un guide pratique consacré à la sécurité des données personnelles, disponible en ligne. Dans le cas des fichiers utilisés par les groupements politiques, elle recommande particulièrement :  
• que l’accès aux fichiers soit réservé aux seuls responsables habilités du parti ou groupement, ainsi qu’aux personnels administratifs gérant les traitements ; que ces accès soient sécurisés (attribution d'un identifiant et d'un mot de passe individuels, régulièrement renouvelés).
• que, en cas de fin de période d’emploi ou de mandat interne de ces personnels, le groupement politique s’assure de la suppression effective de leurs autorisations d’accès. 
Les relations avec la CNIL : formalités déclaratives et Correspondant Informatique et Libertés (CIL)
Sous réserve des exceptions ci-dessous (cf. « Le fichier des membres et des contacts réguliers des partis politiques » et « Les listes électorales »), les fichiers constitués à des fins de communication politique doivent faire l’objet d’une déclaration auprès de la Commission. La norme simplifiée n° 34 permet de faciliter l’accomplissement de cette formalité : en cas de conformité à l’ensemble de ses prescriptions, une déclaration simplifiée suffit ; dans le cas contraire, une déclaration normale doit être adressée à la CNIL.
Par ailleurs, la CNIL recommande aux partis et groupements politiques la désignation d’un correspondant « Informatique et Libertés ». La désignation d’un CIL permet en effet de mieux veiller au respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, d’alléger les formalités déclaratives auprès de la CNIL, de bénéficier d’une relation privilégiée avec celle-ci et de proposer aux personnes fichées un interlocuteur bien identifié. 
II) Les fichiers susceptibles d’être utilisés par un parti, un élu ou un candidat aux fins de communication politique
Les fichiers constitués par les intéressés
Dans le cadre de leur communication politique, les partis politiques, élus et candidats peuvent utiliser les fichiers constitués par leurs soins (fichier de gestion des membres d’un parti ou des soutiens d’un candidat, par exemple). La gestion de ces fichiers doit être conforme aux principes généraux de protection des données rappelés ci-dessus ainsi qu’aux recommandations spécifiques suivantes. 
Les fichiers de membres et de « contacts réguliers » des partis politiques
• Définition des membres et de « contacts réguliers » : si la qualité juridique de membre d’un parti politique est aisée à déterminer, il n’en est pas de même des personnes, mentionnées à l’article 8 de la loi « Informatique et Libertés », qui entretiennent avec un parti « des contacts réguliers dans le cadre de son activité ». On peut désigner ces personnes comme des « contacts réguliers » d’un parti politique.
La Commission considère que toute personne ayant accompli, auprès d’un parti, une démarche positive en vue d’établir des rapports réguliers et touchant directement à son action politique (abonnement à une lettre de diffusion, soutien financier régulier, participation aux activités ou réunions du parti, etc.) devient de ce fait un contact régulier de ce parti. Cette notion se distingue de celle de membre ou adhérent : un adhérent peut par exemple ne pas renouveler sa cotisation, mais maintenir un abonnement à une lettre d’actualité. Sauf démarche contraire, il peut donc être enregistré dans un fichier de contacts réguliers du parti. 
En revanche, lorsqu’il s’agit uniquement d’une démarche ponctuelle (demande d’information sur un projet ou à l’occasion d’une campagne électorale particulière, par exemple) ne débouchant pas sur des rapports réguliers, les personnes concernées ne peuvent pas être considérées comme membre ou contacts réguliers du parti. Elles constituent des « contacts occasionnels » du parti politique dont les coordonnées pourront être utilisées une seule fois afin de les inviter à entretenir des contacts plus réguliers ou à devenir membres du parti. Une telle sollicitation ne doit pas être réitérée s’il n’y est pas donné suite, auquel cas les données doivent être supprimées dans un délai raisonnable.
Les mêmes conditions d’utilisation doivent être respectées lorsque les données sont collectées indirectement par le parti politique, c’est-à-dire sans démarche volontaire des personnes concernées (par exemple dans le cadre d’opérations de parrainage). 
• Recommandations spécifiques : le simple fait de figurer dans un tel fichier fait nécessairement apparaître les opinions politiques, réelles ou supposées, des personnes concernées, informations relevant de la liberté de conscience et considérées comme sensibles au regard des principes de la protection des données. 
L’exception au principe d’interdiction de traiter des informations sensibles, qui s’applique aux fichiers des membres et contacts réguliers des partis politiques, doit donc être interprétée de manière stricte. Par exemple, un parti politique ne peut pas, sauf consentement exprès des personnes, collecter l’appartenance syndicale, ni l’opinion philosophique ou religieuse de ses membres.
En ce qui concerne les mesures de sécurité et de confidentialité physiques et logiques devant encadrer le traitement : 
en cas de fin d’habilitation d’une personne gérant le fichier de membres ou susceptible d’y accéder, le parti doit supprimer, dans les délais les plus brefs, son autorisation d’accès informatique. Cette obligation est particulièrement impérieuse lorsque cette personne peut accéder à distance à la base de données du parti ;
en cas d’utilisation du fichier des membres d’un parti par plusieurs candidats issus de ses rangs, ou par différents candidats représentant plusieurs courants de celui-ci, il importe de confier à une seule personne ou entité le suivi des demandes d’opposition, qui doivent être traitées dans les meilleurs délais.
• La dispense de déclaration : la gestion informatisée du fichier des membres et contacts réguliers des partis politiques est dispensée de déclaration auprès de la CNIL, sous réserve des conditions prévues par l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. La Commission rappelle que cette exonération ne fait aucunement obstacle à l’exercice de ses pouvoirs de contrôle et de sanction prévus par la loi.  
Cette dispense de déclaration concerne les traitements mis en œuvre aux fins de gestion interne des membres ou contacts réguliers du parti (cotisations, information sur les activités ou les réunions, etc.) et d’organisation des élections internes permettant à ses membres de désigner le bureau, les organes dirigeants du parti politique ou ses représentants locaux ou d’investir ses candidats à une échéance électorale. 
En revanche, elle ne couvre pas les fichiers utilisés pour organiser les élections ouvertes à d’autres personnes qu’aux seuls membres ou adhérents du parti (« primaires ouvertes »). De même, elle n’est pas applicable lorsqu’il est recouru à un dispositif de vote électronique.
• Le recours à un dispositif de vote électronique : sur ce point précis, la Commission renvoie à sa recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, qui a fait l’objet d’une mise à jour en 2009. Le respect de celle-ci permet de garantir la protection de la vie privée et le secret du vote des électeurs, condition d’autant plus nécessaire lorsque le vote concerne des élections politiques.
Les fichiers constitués à l’occasion d’élections primaires « ouvertes »
Les élections primaires ont récemment fait leur apparition dans la vie politique française. Si ces consultations ont toutes pour but de désigner le candidat du parti en vue d’une élection à venir, elles ne concernent pas nécessairement le même corps électoral et peuvent ne pas faire appel aux mêmes modes de scrutin (vote papier ou électronique).
• Une primaire est dite « ouverte » lorsque d’autres personnes que les seuls membres ou adhérents du parti peuvent y participer. Les garanties exigées par la CNIL étant proportionnelles aux risques d’atteinte à la protection des données personnelles, plus le corps électoral concerné est important, plus les mesures de protection à mettre en œuvre sont conséquentes. 
C’est pourquoi l’exonération de déclaration prévue pour la gestion des fichiers des membres et des contacts réguliers n’est pas applicable aux fichiers mis en œuvre pour procéder à ce type de consultations, qui ne relèvent pas de la gestion des membres du parti.
• En ce qui concerne ces primaires, la Commission se montre particulièrement attentive aux points impératifs suivants : 
le strict respect des droits des personnes et du droit d’opposition à figurer sur la liste des participants potentiels à cette consultation. L’exercice de ce droit doit être facilité, par exemple par la mise en ligne d’un formulaire ad hoc, et ne doit pas être conditionné, en particulier lorsqu’il est exercé sur place, à la présentation d’autres documents qu’un titre d’identité portant la signature du titulaire ;
l’absence d’enregistrement informatique de la participation ou de l’absence de participation des personnes invitées à se prononcer à l’occasion de cette élection ;
la destruction du fichier des participants potentiels à cette consultation, ainsi que des listes de vote et d’émargement sur support papier, dans les meilleurs délais après l’investiture officielle du candidat victorieux ;
l’adoption de mesures de sécurité et de confidentialité strictes, notamment pour protéger l’accès informatique au fichier des participants potentiels à la primaire, stocker les listes de vote et d’émargement sur support papier entre les deux tours de scrutin ainsi qu’entre la fin du second tour et l’investiture officielle du candidat désigné du parti ou groupement.
La Commission rappelle que la constitution, à l’occasion d’une telle élection, d’un fichier de personnes souhaitant être recontactées par le parti organisateur est possible, dans les conditions prévues pour les fichiers de « contacts réguliers » des partis politiques. Dans ce cas, il convient en outre de prêter une attention particulière aux points suivants : la collecte de ces coordonnées doit faire l’objet de mesures d’information spécifiques et doit être effectuée sur un support distinct des listes électorales papier utilisées pour l’élection ; elle peut donner lieu, sous réserve du consentement spécifique des personnes (qui doivent donc être recontactées individuellement), à l’enregistrement de ces données dans les fichiers de membres du parti. 
Les pétitions et référendums locaux
Le droit des habitants d’une commune à être consultés sur les décisions qui les concernent est un « principe essentiel de la démocratie locale » (article L2141-1 du code général des collectivités territoriales). Il peut s’exercer par l’intermédiaire des conseils de quartier ou directement par les élus. Ces référendums ou votations citoyennes, ainsi que les pétitions qui peuvent être initiées par des élus, candidats ou groupements politiques, participent ainsi de la communication politique au sens large en ce qu’elles concernent nécessairement la « vie de la cité ». Mais les données collectées à cette occasion ne sont pas nécessairement des données sensibles au sens de l’article 8 de la loi « Informatique et Libertés ».
• En ce qui concerne les référendums locaux, le secret du vote ne permet pas d’en connaître le sens. C’est pourquoi les participants à cette consultation ne doivent pas être considérés comme des contacts réguliers de l’élu organisateur. Par conséquent, celui-ci ne saurait enregistrer les données personnelles de ces participants dans les fichiers de contacts réguliers qu’il met en œuvre ou les utiliser à des fins de communication politique.
• S’agissant des pétitions, leurs signataires ne peuvent pas être considérés automatiquement comme des contacts réguliers ou des sympathisants de l’élu, du candidat ou du parti qui en est l’initiateur. Cependant, ce peut être le cas si la pétition a pour objet de soutenir directement l’action politique d’un élu ou d’un parti. Dans cette hypothèse, les personnes concernées doivent être considérées comme des « contacts occasionnels » de l’élu ou du parti : leurs données pourront être utilisées une seule fois afin de les inviter à entretenir des contacts plus réguliers ou à devenir membres du parti.
Quel que soit l’objet d’une pétition, la Commission rappelle aux signataires qu’il est possible, pour le responsable du traitement, de contacter personnellement chacun d’eux au moyen des coordonnées qu’ils ont volontairement communiquées. Cependant, une durée de conservation des données adaptée à la nature du projet visé par la pétition doit être définie.
Les fichiers constitués par les élus et candidats
Les élus et les candidats disposent en pratique de différents types de fichiers (fichiers de communication institutionnelle liée à leur mandat, fichiers de personnes les sollicitant au titre de ce mandat, fichiers constitués dans le cadre de leur activité strictement politique, etc.).
•Les fichiers auxquels les élus et candidats ont accès du fait de leur mandat ne peuvent pas être utilisés à des fins de communication politique. Il en est ainsi par exemple de la liste du personnel d’une collectivité, de l’annuaire de messagerie professionnelle de ces mêmes agents, ou encore des fichiers de communication institutionnelle (bulletin municipal, courrier d’information sur l’avancement de travaux relevant de la compétence d’une collectivité, etc.).
De même, les fichiers constitués par des élus et des candidats en dehors de leur mandat politique (par exemple, dans le cadre de leur activité professionnelle s’ils en ont une) ne peuvent pas être utilisés à des fins de communication politique.
•Les élus et candidats peuvent disposer de fichiers de communication politique recensant les personnes avec lesquelles ils entretiennent des échanges réguliers dans le cadre de leur activité politique. Il s’agit par exemple de personnes participant régulièrement aux réunions organisées dans le cadre des campagnes électorales, des personnes soutenant leur engagement politique, etc. Ces échanges avec une personnalité politique n’impliquent pas nécessairement de lien avec le parti politique auquel celle-ci est affiliée.
Ces fichiers sont susceptibles de faire apparaître les opinions politiques, réelles ou supposées, des personnes concernées. A ce titre et conformément à l’article 8 de la loi, celles-ci doivent consentir expressément à la collecte et au traitement de leurs données dans ces fichiers.
Contrairement aux fichiers de membres et de contacts réguliers des partis, ces fichiers ne bénéficient pas d’une dispense de déclaration. 
• Les élus et candidats peuvent également disposer de fichiers recensant des personnes n’entretenant pas d’échanges réguliers avec eux. Il en est ainsi des personnes qui ont sollicité ponctuellement l’élu ou le candidat (par exemple, place en crèche, logement, intervention dans un différend, etc.). Ces personnes doivent être considérées comme des « contacts occasionnels » de l’élu ou du candidat.
Il en est de même des personnes dont les données sont collectées sans démarche volontaire de leur part (par exemple, un soutien qui communique à l’élu son carnet d’adresses personnel). Ces fichiers, constitués par l’intermédiaire de tiers, nécessitent une vigilance particulière. La Commission instruit en effet de nombreuses plaintes de personnes s’étonnant d’être destinataires de messages politiques d’élu ou de candidat.