AgentPublic/cnil huggingface dataset:
(Demande d’autorisation n° 1753490)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’association APAEI du Pays d’Auge et de Falaise d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de l’accompagnement des personnes suivies;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-1° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Il s’agit de l’Association des Parents et Amis des Personnes Handicapées Mentales du Pays d’Auge et de Falaise, «  Les Papillons Blancs » dénommée APAEI du Pays d’Auge et de Falaise située au 8, rue Charles Léandre à  CAEN (14000) régie par la loi de 1901 et affiliée à l’Union nationale des associations de parents et amis de personnes handicapées mentales (UNAPEI). Cette association gère des établissements sociaux et médico-sociaux au sens de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
Il s’agit de permettre la gestion de l’accompagnement des personnes suivies, et notamment :
de recenser les besoins des personnes ; 
d’améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
d’améliorer la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
de favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
de favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
d’établir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime. 
Le traitement peut faire apparaître, directement ou indirectement, des données relatives à la santé qui sont collectées, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux.
Il peut également comporter des données relatives à la vie affective et sexuelle des personnes.  Concernant ces dernières, la Commission relève que seuls sont enregistrés les codes associés à un comportement. Dès lors, il y a lieu de faire application des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumettent à autorisation de la Commission, les traitements, automatisés ou non, portant sur de telles données.
La Commission estime qu’il y a également lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives : 
à leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, civilité, nationalité) ;
à leur  vie personnelle (situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur situation économique et financière (revenus) ;
à leur santé, et celles relatives à leur vie affective et sexuelle ;
à des appréciations sur leurs difficultés sociales.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Seul le personnel dûment habilité de l’association a accès aux informations concernant les usagers. Les données statistiques anonymisées sont transmises à l’URAPEI et à l’UNAPEI (fédérations régionales et nationale des associations françaises de représentation et de défense des intérêts des personnes handicapées mentales et de leurs familles).La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions. Elle considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître de ces données.
Sur l’information et les droits des personnes
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions légales prévues sur le formulaire de prise en charge ainsi que dans les courriers personnalisés.La Commission considère que ces modalités d’information des personnes sont satisfaisantes. Elle rappelle que cette information doit être fournie selon des modalités adaptées à leur état. Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’Association  APAEI du Pays d’Auge et de Falaise « Les Papillons Blancs » par courrier, fax ou courriel. La Commission estime que ces modalités d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.  Les échanges de données effectués sur internet sont sécurisés par des procédés de chiffrement du transport des données.La Commission recommande que les accès à l’application fassent l’objet d’une journalisation. Elle rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.Sous réserves des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques. 
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de deux ans à compter du dernier contact avec ce dernier. Au terme de cette durée, les données sont supprimées, sauf dispositions législatives ou réglementaires  contraires.La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association APAEI du Pays d’Auge et de Falaise, à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN
(Demande d’autorisation n° 1753486)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’association APAEI de Caen d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de l’accompagnement des personnes suivies ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-1° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Il s’agit de l’Association des Parents et Amis des Personnes Handicapées Mentales de Caen, «  Les Papillons Blancs » dénommée APAEI de Caen située au 15, rue Elie de Beaumont à CAEN (14000), régie par la loi de 1901 et affiliée à l’Union nationale des associations de parents et amis de personnes handicapées mentales (UNAPEI). Cette association gère des établissements sociaux et médico-sociaux au sens de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
Il s’agit de permettre la gestion de l’accompagnement des personnes suivies, et notamment :
de recenser les besoins des personnes ; 
d’améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
d’améliorer la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
de favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives : 
à leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, civilité, nationalité) ;
à leur  vie personnelle (situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur situation économique et financière (revenus) ;
à leur santé, et celles relatives à leur vie affective et sexuelle ;
à des appréciations sur leurs difficultés sociales.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Seul le personnel dûment habilité de l’association a accès aux informations concernant les usagers. Les données statistiques anonymisées sont transmises à l’URAPEI et à l’UNAPEI (fédérations régionales et nationales des associations françaises de représentation et de défense des intérêts des personnes handicapées mentales et de leurs familles).La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions. La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître de ces données.
Sur l’information et les droits des personnes
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions légales prévues sur le formulaire de prise en charge ainsi que dans les courriers personnalisés.La commission considère que ces modalités d’information des personnes sont satisfaisantes. Elle rappelle que cette information doit être fournie selon des modalités adaptées à leur état. Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’Association APAEI de Caen«  Les Papillons Blancs » par courrier, fax ou courriel. La Commission considère que ces modalités d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Les données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de deux ans à compter du dernier contact avec ce dernier. Au terme de cette durée, les données sont supprimées, sauf dispositions législatives ou réglementaires  contraires.La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association APAEI de Caen, à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN
La Commission nationale de l’informatique et des libertés, réunie en sa formation restreinte composée de M. Jean-François CARREZ, Président, M. Alexandre LINDEN, Vice-président, Mme Marie-Hélène MITJAVILE, Mme Dominique CASTERA, M. Sébastien HUYGUE et M. Maurice RONAI, membres ; 
 
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; 
 
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2011-334 du 29 mars 2011, notamment ses articles 45 et suivants ;  
 
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n° 2007-451 du 25 mars 2007 ;  
 
Vu la délibération n° 2013-175 du 4 juillet 2013 portant adoption du règlement intérieur de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ; 
 
Vu les saisines n° 14008367 reçue le 19 mars 2014, n° 14008200 reçue le 18 mars 2014, n° 14008199 reçue le 18 mars 2014 et n° 14008991 reçue le 26 mars 2014 ; 
 
Vu la décision de la Présidente de la Commission portant désignation d’un rapporteur, en date du 6 octobre 2014 ; 
 
Vu le rapport de M. Eric PERES, commissaire rapporteur, adressé à X le 20 octobre 2014 par courrier recommandé avec avis de réception, distribué le 22 octobre 2014 ;
Vu la demande de huis-clos des 5 novembre 2014 et 21 novembre 2014 à laquelle il a été fait droit par courrier du 27 novembre 2014 ; 
 
Vu les observations écrites versées par X le 8 décembre 2014, ainsi que les observations orales formulées lors de la séance de la formation restreinte ; 
 
Vu les autres pièces du dossier. 
 
Ayant entendu, lors de la séance de la formation restreinte du 11 décembre 2014 :
- M. Eric PERES, commissaire, en son rapport ;
- Mme Catherine POZZO DI BORGO, Commissaire du Gouvernement adjoint, en ses observations ;
- M. A de X ;
- Me B, Avocat, conseil de X, en sa défense. 
 
X ayant pris la parole en dernier ; 
 
A adopté la décision suivante : 
 
I. Faits et procédure 
 
X (ci-après  X  ou le  théâtre ), sis […], est une société d’économie mixte locale qui a pour activité la création et la production artistique. 
 
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (ci-après la  CNIL  ou la  Commission ) a été saisie de quatre plaintes reçues entre les 18 et 26 mars 2014 relatives à la réception d’un mail intitulé  […] mérite une politique artistique et culturelle ambitieuse  envoyé le 12 mars 2014 par A de X à certains abonnés qui le qualifient de communication politique.
Lors de l’instruction de ces plaintes par les services de la Commission, M. A de X, a reconnu l’envoi du courriel litigieux aux abonnés du X. Il a indiqué que cet envoi faisait suite à la publication par un quotidien régional d’un article critiquant la politique culturelle de la ville de […], en particulier des grandes institutions, au premier rang desquelles figure X. Il a toutefois contesté avoir adressé un message de nature politique aux abonnés du théâtre. 
 
Aux fins d’instruction de ces éléments, la Présidente de la Commission a désigné M. Eric PERES en qualité de rapporteur, le 6 octobre 2014, sur le fondement de l’article 46 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
 
A l’issue de son instruction, le rapporteur a notifié à la société, le 20 octobre 2014, un rapport détaillant les manquements à la loi qu’il estimait constitués en l’espèce. Ce rapport proposait à la formation restreinte de la CNIL de prononcer un avertissement, dont il sollicitait par ailleurs qu’il soit rendu public. Etait également jointe au rapport une convocation à la séance de la formation restreinte du 11 décembre 2014 indiquant à l’organisme qu’il disposait d’un délai d’un mois pour communiquer ses observations écrites. 
 
Par demande des 5 et 21 novembre 2014, X a sollicité que la séance se tienne à huis clos, ce qui lui a été accordé le 27 novembre 2014.
Le 8 décembre 2014, X a produit par courrier daté du 5 décembre 2014 des observations écrites sur le rapport, réitérées oralement lors de la séance de la formation restreinte du 11 décembre 2014. 
 
II. Motifs de la décision 
 
1. Sur le manquement à l’obligation de traiter les données de manière compatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées  
 
L’article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée dispose qu’  un traitement ne peut porter que sur des données à caractère personnel qui satisfont aux conditions suivantes : (...) 2° Elles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités (...) . 
 
X a collecté auprès de ses abonnés leurs données à caractère personnel et notamment leur adresse de messagerie électronique afin de les contacter dans le cadre de la gestion de leur abonnement mais également pour leur adresser des informations d’ordre culturel sous la forme de newsletters électroniques. 
 
Le 12 mars 2014, A de X a adressé à ses abonnés un courriel intitulé  […] mérite une politique artistique et culturelle ambitieuse , sur les adresses de messagerie électronique collectées dans le cadre de leur abonnement. 
 
X fait valoir que ce message avait pour objet une communication culturelle visant notamment à défendre les acteurs culturels […] et leur travail, qui avaient fait l’objet d’une polémique dans la presse régionale.
Concernant la nature de ce message, la formation restreinte relève qu’il s’inscrit en réponse à un article publié par le quotidien régional le 4 mars 2014 à l’occasion des élections municipales, qu’il a été adressé aux seuls abonnés […] de X alors même que la zone de publication de l’article du quotidien régional était plus large et qu’enfin il a été perçu comme suggérant d’apprécier favorablement les actions entreprises par l’équipe municipale sortante afin de la reconduire lors des prochaines élections. La formation restreinte constate ainsi que le message de X revêt le caractère d’une communication politique. 
 
La formation restreinte considère que si X pouvait légitimement souhaiter répondre à l’article publié par la presse régionale, il ne pouvait toutefois pas utiliser les adresses électroniques personnelles des abonnés pour exercer ce droit de réponse et leur envoyer une communication de nature politique. 
 
Ce courriel n’ayant pour but ni d’aborder la gestion de leur abonnement ni de leur adresser des informations culturelles, X a dès lors procédé à un traitement de données incompatible avec la finalité qui avait été initialement déterminée et a donc méconnu les dispositions de l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
 
2. Sur la sanction et la publicité 
 
Le manquement commis par X justifie que soit prononcé à son encontre un avertissement. 
 
Compte tenu des circonstances de l’espèce, la formation restreinte décide de rendre publique sa décision.
PAR CES MOTIFS 
 
La formation restreinte de la CNIL, après en avoir délibéré, décide : 
 
- De prononcer un avertissement à l’encontre de X ;
 
- De rendre publique sa décision sur le site Internet de la CNIL et sur le site Légifrance. 
 
 
Le Président, 
 
 
Jean-François CARREZ
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
	Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004, notamment son article 13 ;
	Constate :
	Article 1er : Monsieur Philippe GOSSELIN, est élu membre de la formation restreinte de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
	Article 2 : La formation restreinte de la Commission est ainsi composée : 	M. Jean-François CARREZ, président,	Mme Dominique CASTERA,	M. Philippe GOSSELIN,	M. Alexandre LINDEN, M. Marie-Hélène MITJAVILE, M. Maurice RONAI, 
	Article 3 : La présidente de la Commission est chargée de l'exécution de la présente délibération qui sera publiée au Journal officiel de la République française.
La Présidente	
 
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
La Commission nationale de l'informatique et des libertés, Saisie par le ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche d'une demande d'autorisation relative à la mise en œuvre, par les services de la médiation de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, d'un traitement dénommé MEDIA ayant pour finalité l'enregistrement et le suivi des réclamations des usagers et des agents ;  Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; Vu le code de l'éducation, notamment ses articles L. 23-10-1 et D. 222-37 et suivants ;  Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-1°et 25-I-7° ; Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;  Après avoir entendu M. Eric PERES, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations, Emet l'avis suivant :
La Commission a été saisie, par le ministère de l'éducation nationale, d'une demande d'autorisation relative à la mise en œuvre, par les services de la médiation de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé MEDIA .
Cette application a pour finalité l'enregistrement et le suivi des réclamations des usagers et des agents adressées au médiateur concernant le fonctionnement du service public de l'éducation. Il permettra ainsi au médiateur national, à son équipe ainsi qu'au réseau de médiateurs académiques d'instruire ces réclamations. 
Dans la mesure où ce traitement est susceptible de comporter des données sensibles au sens de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que des appréciations sur les difficultés sociales des personnes, sa mise en œuvre est soumise à autorisation de la Commission, en application des articles 25-I-1°et 25-I-7° de la même loi.
Sur la finalité du traitement MEDIA
La fonction de médiateur de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, instituée depuis 1998, est prévue à l'article L. 23-10-1 du code de l'éducation et ses missions sont définies aux articles D. 222-37 à D. 222-42 du même code. En application de ces dispositions, le médiateur reçoit les réclamations concernant le fonctionnement du service public de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur dans ses relations avec les usagers et ses agents.