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La Mairie de AIX-EN-PROVENCE a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis portant sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité est la gestion des listes électorales au conseil des Prud'hommes.    Vu la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 et notamment ses articles 15 et 20 ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 Juillet 1978 et notamment son article 12 ;    Vu la loi n° 82-372 du 6 Mai 1982 portant modification de certaines dispositions du titre 1er du Livre V du code du travail relatives aux conseils de prud'hommes ;    Vu le décret n° 82-490 du 9 Juin 1982 portant modification de dispositions réglementaires du livre V du code du travail relatives à l'élection des conseillers prud'hommes.   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement, sous réserve de compléter le projet d'acte réglementaire afin de préciser, ainsi qu'il résulte des dispositions nouvelles du Code du Travail que les destinataires des informations ne doivent pas en faire un usage qui ne soit strictement lié à l'élection prud'homale.
La Mairie de SAINT-FONS a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis portant sur la mise en oeuvre d'un traitement automatisé dont la finalité est la gestion des listes électorales au conseil des Prud'hommes.    Vu la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 et notamment ses articles 15 et 20 ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 Juillet 1978 et notamment son article 12 ;    Vu la loi n° 82-372 du 6 Mai 1982 portant modification de certaines dispositions du titre 1er du Livre V du code du travail relatives aux conseils de prud'hommes ;    Vu le décret n° 82-490 du 9 Juin 1982 portant modification de dispositions réglementaires du livre V du code du travail relatives à l'élection des conseillers prud'hommes.   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés émet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement, sous réserve de compléter le projet d'acte réglementaire afin de préciser, ainsi qu'il résulte des dispositions nouvelles du Code du Travail que les destinataires des informations ne doivent pas en faire un usage qui ne soit strictement lié à l'élection prud'homale.
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi susvisée, notamment son article 18 ; Vu le Code Général des Impôts et le Livre des Procédures Fiscales ; Vu le décret n° 82-103 du 22 janvier 1982 relatif au répertoire National d'Identification des Personnes Physiques ; Vu le projet de décret relatif à l'utilisation du Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques par la Direction Générale des Impôts ; Vu le projet d'arrêté du Ministre de l'Economie, des Finances et du Budget, portant création du traitement "Simplification des Procédures d'Imposition" ; Après audition de Messieurs CAILLE et BEGUE, représentants du Ministre chargé de la tenue du Répertoire ; Après avoir entendu M. FORNI, rapporteur, et Mme PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations,SUR LE PROJET DE DECRET SOUMIS A L'AVIS DE LA COMMISSION. Considérant que le projet de décret soumis à la Commission tend à autoriser la Direction Générale des Impôts à consulter le Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques pour la gestion du traitement automatisé SPI (Simplification des Procédures d'Imposition), Que cette utilisation pour consultation répond à la nécessité de contrôler l'état civil des contribuables, personnes physiques inscrites au fichier SPI ; Considérant que
cette procédure ne donne lieu, en aucun cas, à la mémorisation par la Direction Générale des Impôts des numéros d'inscription au Répertoire des intéressés, EMET un AVIS FAVORABLE au projet de décret visé ci-dessus.SUR LE PROJET D'ARRETE RELATIF A LA CREATION DU TRAITEMENT SPI. Considérant qu'il résulte du projet d'arrêté soumis à la Commission que le traitement dénommé "SPI", mis en oeuvre par la DGI, a pour finalité la constitution d'un répertoire destiné à identifier et localiser les personnes entrant dans le champ d'application de tous impôts, taxes, droits ou cotisations relevant de la compétence de la Direction Générale des Impôts, ainsi que les personnes appartenant ou rattachées au foyer fiscal d'un contribuable ; Qu'à cette fin, sont enregistrées les informations relatives à l'identité, à la profession, à la nature des impôts au titre desquels le contribuable est connu des services, ainsi qu'aux adresses correspondantes et aux liens entre les personnes mentionnées ci-dessus ; à l'exclusion de toute information concernant le montant des revenus perçus ou des impôts dus ; Que, par ailleurs, est attribué par tirage aléatoire à chaque contribuable - personne physique - figurant au fichier, un numéro fiscal spécifique et non signifiant ; Considérant que seront seuls destinataires de ces informations les agents de la Direction Générale des Impôts et ceux de la Direction de la Comptabilité Publique ; Que ces agents sont astreints au secret professionnel en vertu de
l'article L 103 du Livre des Procédures Fiscales et de l'article 378 du Code pénal ; Considérant que le droit d'accès, prévu aux articles 34 et suivants de la loi, s'exerce auprès du Centre des Impôts dont relève le contribuable ; EMET un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté ci-dessus visé, et demande à être informée des mesures qui seront adoptées pour assurer la sécurité des traitements. Le Président Jacques FAUVET
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu la loi N° 78.17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique aux fichiers et aux libertés et notamment ses articles 15, 19, 27 et 31 ; Vu la loi N° 82.997 du 23 novembre 1982 relative à l'attribution aux agents de l'Etat du congé pour la formation syndicale et notamment son article 1er - 5° ; Vu la loi N° 84.16 ou 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat et notamment ses articles 34 - 7° et 35 ; Vu le décret N° 78.774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres 1 à 4 et 7 de la loi du 6 janvier 1978 précitée ; Vu le décret N° 84.474 du 15 juin 1984 relatif à l'attribution aux agents de l'Etat du congé pour la formation syndicale ; Vu le projet d'acte réglementaire du Ministre de la Défense Après avoir entendu Monsieur Guy GEORGES en son rapport et Madame PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;Considérant que le traitement automatisé d'informations nominatives mis en oeuvre par le Ministère de la Défense ; Direction des personnels civils - a pour objet d'assurer la gestion quantitative des jours de congés attribués globalement à chaque syndicat et, plus particulièrement, à l'agent demandeur dans le cadre des lois relatives à l'attribution aux agents de l'Etat du congé pour formation syndicale ; Considérant que, seules, sont recueillies des informations relatives à l'identité du demandeur, à l'établissement d'affectation et au stage,
objet de la demande de congé ; Considérant qu'il est interdit, sauf accord exprès de l'intéressé, de mettre ou conserver en mémoire informatisée des données nominatives faisant apparaître l'appartenance syndicale des personnes ; Considérant toutefois, que le fait pour l'intéressé de signer sa demande de congé avec mention du syndicat organisateur du stage, doit être considéré comme respectant les dispositions de l'article 31 de la loi du 6 Janvier 1978 susvisée ; Considérant que l'intéressé est informé du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences à son égard d'un défaut de réponse, des personnes destinataires des informations, de l'existence d'un droit d'accès et de rectification ; Considérant que la durée de conservation est limitée à un an ; que cependant, il convient, en ce qui concerne "l'attestation d'assiduité" remise en fin de stage à la personne et communiquée au chef de service, que celle-ci ne soit conservée qu'en tant que de besoin et dans la limite de l'année précitée et que l'article 8 du projet d'arrêté soit modifié en ce sens ;Emet, sous la réserve sus-mentionnée, un avis favorable au projet d'acte réglementaire qui lui a été présenté.Le Président, Jacques FAUVET
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu les articles 6, 17 et 21 (paragraphe 1) de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitement pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ; Considérant que certains des traitements informatisé portant sur l'établissement des facturations et/ou des titres de recettes destinés aux bénéficiaires des services offerts par les collectivités territoriales en matière de transports scolaires, restaurants scolaires, centres aérés, garderies, sont de ceux qui peuvent sous certaines conditions relever de l'article 17 sus mentionné. DECIDE :Article 1er. Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent : Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ; N'appliquer à ces
données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ; Ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ; Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ; Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.Article 2. Finalités des traitements Les traitements doivent avoir pour seules fonctions : . D'établir les factures ou titres de recettes ou titres de transport pour les services visés ci-dessus ; . D'établir toutes les pièces comptables nécessaires à la mise en recouvrement et à la production des quittances des sommes dues ; . De gérer les comptes des personnes concernées.Article 3. Catégories d'informations traitées Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes : a) Identité : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de téléphone, profession, identifiant (à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire), informations complémentaires permettant d'effectuer le paiement (identification postale ou bancaire) ; b) Données objectives justifiant l'application d'une tarification particulière : revenu imposable des parents lorsque les prestations sont soumises à condition de ressources, date de
naissance des enfants, établissement scolaire fréquenté, numéro d'allocataire à la Caisse des Allocations Familiales, situation des autres personnes à charge ; c) Renseignements objectifs relatifs aux procédures de recouvrement amiable ou judiciaire des créances.Article 4. Durée de conservation Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés, tels que définis aux articles 1er, 2 et 3, ne peuvent être conservées qu'en tant que de besoin et dans le respect de la réglementation en matière de prescription.Article 5. Destinataires des informations Outre les bénéficiaires des services, peuvent seuls, dans les limite de leurs attributions respectives, être destinataires des informations : - Les agents des organismes assurant la gestion des services publics chargés des opérations administratives et comptables, en particulier les agents ayant à connaître des données et des résultats de traitements ; - Les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ; - Les services du comptable public ou des établissement bancaires financiers ou postaux concernés par les opérations de mise en recouvrement ; - Les services de l'Etat habilités à exercer un contrôle en la matière ; - Les officiers publics ministériels.Article 6. Enregistrements et traitements complémentaires Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article ci-dessus mais qui ne comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la
transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet d'une demande d'avis au sens de l'article 15 de la loi du 6 Janvier 1978.Le Président, Jacques FAUVET
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu les articles 6, 17 et 21 (paragraphe 1) de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitement pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ; Considérant que certains des traitements informatisé portant sur l'établissement des facturations et/ou des titres de recettes destinés aux bénéficiaires des services offerts par les collectivités territoriales en matière de transports scolaires, centres aérés, garderies et écoles municipales de musique sont de ceux qui peuvent sous certaines conditions relever de l'article 17 susmentionné. DECIDE :Article 1er. Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent : Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ; N'appliquer
à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ; Ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ; Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ; Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.Article 2. Finalités des traitements Les traitements doivent avoir pour seules fonctions : . D'établir les factures ou titres de recettes ou titres de transport pour les services visés ci-dessus ; . D'établir toutes les pièces comptables nécessaires à la mise en recouvrement et à la production des quittances des sommes dues ; . De gérer les comptes des personnes concernées.Article 3. Catégories d'informations traitées Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes : a) Identité : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de téléphone, profession, identifiant (à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire), informations complémentaires permettant d'effectuer le paiement (identification postale ou bancaire) ; b) Données objectives justifiant l'application d'une tarification particulière : revenu imposable des parents lorsque les prestations sont soumises à condition de ressources,
date de naissance des enfants, établissement scolaire fréquenté, numéro d'allocataire à la Caisse des Allocations Familiales, situation des autres personnes à charge ; c) Renseignements objectifs relatifs aux procédures de recouvrement amiable ou judiciaire des créances; d) Renseignements relatifs aux disciplines pratiquées, aux horaires aménagés et aux prêts d'instruments pour ce qui concerne la gestion des services offerts par les écoles municipales de musique.Article 4. Durée de conservation Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés, tels que définis aux articles 1er, 2 et 3, ne peuvent être conservées qu'en tant que de besoin et dans le respect de la réglementation en matière de prescription.Article 5. Destinataires des informations Outre les bénéficiaires des services, peuvent seuls, dans les limite de leurs attributions respectives, être destinataires des informations : - Les agents des organismes assurant la gestion des services publics chargés des opérations administratives et comptables, en particulier les agents ayant à connaître des données et des résultats de traitements ; - Les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ; - Les services du comptable public ou des établissement bancaires financiers ou postaux concernés par les opérations de mise en recouvrement ; - Les services de l'Etat habilités à exercer un contrôle en la matière ; - Les officiers publics ministériels; - Les enseignants des écoles municipales de musique pour ce qui
concerne le nom des élèves, les disciplines pratiquées, les horaires aménagés et le prêt d'instrument.Article 6. Enregistrements et traitements complémentaires Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article ci-dessus mais qui ne comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet d'une demande d'avis au sens de l'article 15 de la loi du 6 Janvier 1978.Le Président, Jacques FAUVET
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu les articles 6, 17 et 21 (paragraphe 1) de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitement pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ; Considérant que certains des traitements informatisé portant sur l'établissement des facturations et/ou des titres de recettes destinés aux bénéficiaires des services offerts par les collectivités territoriales en matière de transports scolaires, centres aérés, garderies, écoles municipales de musique et crèches, sont de ceux qui peuvent sous certaines conditions relever de l'article 17 susmentionné. DECIDE :Article 1er. Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent : Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;
N'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ; Ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ; Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ; Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.Article 2. Finalités des traitements Les traitements doivent avoir pour seules fonctions : . D'établir les factures ou titres de recettes ou titres de transport pour les services visés ci-dessus ; . D'établir toutes les pièces comptables nécessaires à la mise en recouvrement et à la production des quittances des sommes dues ; . De gérer les comptes des personnes concernées.Article 3. Catégories d'informations traitées Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes : a) Identité : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de téléphone, profession, identifiant (à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire), informations complémentaires permettant d'effectuer le paiement (identification postale ou bancaire), prénom de l'enfant et renseignements relatifs à l'état vaccinal à jour de l'enfant fréquentant la crèche (date et nature des vaccins), à l'exclusion de tout autre
renseignement d'ordre médical; b) Données objectives justifiant l'application d'une tarification particulière : revenu imposable des parents lorsque les prestations sont soumises à condition de ressources, date de naissance des enfants, établissement scolaire fréquenté, numéro d'allocataire à la Caisse des Allocations Familiales, situation des autres personnes à charge, crèche fréquentée; c) Renseignements objectifs relatifs aux procédures de recouvrement amiable ou judiciaire des créances; d) Renseignements relatifs aux disciplines pratiquées, aux horaires aménagés et aux prêts d'instruments pour ce qui concerne la gestion des services offerts par les écoles municipales de musique.Article 4. Durée de conservation Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés, tels que définis aux articles 1er, 2 et 3, ne peuvent être conservées qu'en tant que de besoin et dans le respect de la réglementation en matière de prescription.Article 5. Destinataires des informations Outre les bénéficiaires des services, peuvent seuls, dans les limite de leurs attributions respectives, être destinataires des informations : - Les agents des organismes assurant la gestion des services publics chargés des opérations administratives et comptables, en particulier les agents ayant à connaître des données et des résultats de traitements ; - Les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ; - Les services du comptable public ou des établissement bancaires financiers ou postaux
concernés par les opérations de mise en recouvrement ; - Les services de l'Etat habilités à exercer un contrôle en la matière ; - Les officiers publics ou ministériels; - Les enseignants des écoles municipales de musique pour ce qui concerne le nom des élèves, les disciplines pratiquées, les horaires aménagés et le prêt d'instrument. - Les personnels de direction des crèches et le médecin pédiatre attaché à l'établissement, pour ce qui concerne l'état vaccinal.Article 6. Enregistrements et traitements complémentaires Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article ci-dessus mais qui ne comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet d'une demande d'avis au sens de l'article 15 de la loi du 6 Janvier 1978.Le Président, Jacques FAUVET