AgentPublic/cnil huggingface dataset:
La société DS Smith a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel intitulé « Mise en œuvre d’une politique contre les comportements irréguliers dans le cadre professionnel ». Ce dispositif a pour finalité de « garantir une bonne gouvernance d’entreprise et des normes éthiques élevées ».
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire. 
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Elle observe cependant que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas, en tout point, aux dispositions visées dans l'autorisation unique précitée.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission estime en conséquence que les dispositifs d’alerte professionnelle doivent être conçus comme uniquement complémentaires par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise. Elle estime ainsi qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que la politique d’utilisation du système, jointe au dossier de la société DS Smith, indique que « les comportements irréguliers visés sont les irrégularités comptables, la fraude et la corruption ». Il est par ailleurs souligné qu’aucune autre « irrégularité ne doit être signalée par le biais de ce dispositif ».
Par ailleurs, la Commission considère que l’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier, son identité étant traitée de façon confidentielle par l’organisation chargée de la gestion des alertes. Elle estime encore que l’alerte d’une personne qui souhaite rester anonyme ne peut être recueillie que par exception et aux conditions suivantes :
que le traitement des alertes anonymes soit entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif,
que l’organisme n’incite pas les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme et que la publicité faite sur l’existence du dispositif en tienne compte, la procédure devant au contraire être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
La Commission relève, à cet égard, que le dispositif présenté prévoit que « tout signalement d’un comportement irrégulier sera traité de manière strictement confidentielle » et que l’identité de la personne signalant une irrégularité ne sera jamais divulguée à la personne ayant fait l’objet de cette communication.
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront auprès du Directeur des affaires juridiques du groupe DS Smith Plc, par téléphone (00 44 20 7932 5034) ou courrier électronique (jeremy.aron@dssmith.co.uk.) au siège, à Londres, 4-16 Artillery Row SW1P 1RZ.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront les données d’identification du salarié qui alerte (nom complet ou pseudonyme : fonction) ainsi que les données relatives à la vie professionnelle : missions réalisées dans le cadre de leur travail et nature de l’alerte (type de violation alléguée de la politique contre les comportements irréguliers dans le cadre professionnel).
Les destinataires des informations seront, dans la limite de leurs attributions et pour la finalité précitée, les Responsables ou directeurs, le Directeur des Ressources Humaines de Division, le Directeur Général de Division, le Directeur général du Groupe, le Directeur Financier du Groupe, le Secrétaire Général, le Directeur des ressources humaines du Groupe, le président de DS Smith Plc et le directeur des affaires juridiques du groupe.
Dans ces conditions, la Commission autorise la société DS Smith à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Le président,
Alex TURK
(Demandes d’autorisation n°1352803-1352804-1352805-1352806-1357777)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par le groupe TNT, d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Hubert BOUCHET, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Le groupe TNT a déposé cinq dossiers de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel intitulé « Dispositif d’alerte éthique ». Ce dispositif a pour finalité de « viser à l’établissement de procédures de contrôle interne dans les domaines financier, comptable, fraude, conflits d’intérêt et lutte contre la corruption ».
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Elle observe cependant que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas, en tout point, aux dispositions visées dans l'autorisation unique précitée.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission estime, en conséquence, que les dispositifs d’alerte professionnelle doivent être conçus comme uniquement complémentaires par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise. Elle estime ainsi qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que la politique d’utilisation du système, jointe au dossier du groupe TNT, indique que « TNT encourage ses collaborateurs à signaler immédiatement toute infraction ou suspicion d’infraction relative aux domaines de la comptabilité, de l’audit, de la finance ainsi que toute irrégularité ou suspicion d’irrégularité relative à des actes de fraude ou de corruption ». Il est par ailleurs souligné que cette procédure « ne remplace en aucun cas les procédures existantes ».
Par ailleurs, la Commission considère que l’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier, son identité étant traitée de façon confidentielle par l’organisation chargée de la gestion des alertes. Elle estime encore que l’alerte d’une personne qui souhaite rester anonyme ne peut être recueillie que par exception et aux conditions suivantes :
que le traitement des alertes anonymes soit entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif,
que l’organisme n’incite pas les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme et que la publicité faite sur l’existence du dispositif en tienne compte, la procédure devant au contraire être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
La Commission relève, à cet égard, que le dispositif présenté prévoit que « toutes les alertes sont traitées de manière confidentielle ». En outre, « TNT encourage ses collaborateurs à utiliser le dispositif de l’alerte éthique de manière ouverte et transparente. Il est néanmoins possible de remonter une alerte sous couvert d’anonymat bien que cela puisse avoir pour effet de gêner ou compliquer l’enquête, voire même empêcher qu’une mesure appropriée soit prise ».
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront auprès de TNT Express France, TNT Spare, TNT Express National, TNT France Holding 58 avenue Leclerc, BP 7237, 69354 Lyon et auprès de TNT Express International, ZAC Paris Nord II, 22 avenue des nations, 93420 Villepinte. 
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront les données d’identification (nom, prénoms, sexe, initiales, n° d’ordre, date et lieu de naissance…) mentionnant l’identité et les coordonnées de l’émetteur de l’alerte, des personnes faisant l’objet d’une alerte et des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement de l’alerte ainsi que les données relatives à la vie professionnelle mentionnant la fonction et les coordonnées de l’émetteur de l’alerte, des personnes faisant l’objet d’une alerte et des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte.
Les destinataires des informations seront, dans la limite de leurs attributions et pour la finalité précitée, la cellule alerte éthique composée du conseiller senior, du conseiller junior, du directeur groupe intégrité et de son assistante. Peuvent également être destinataires des informations les spécialistes métiers (cellule d’audit interne, directeur global investigation express et autres spécialistes métiers) sur sollicitation de la cellule alerte éthique.
Dans ces conditions, la Commission autorise le groupe TNT à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Le président,
Alex TURK
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu les articles L. 330-2 à L. 330-5 du code de la route ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-5 ; 
Vu la loi n° 2009-431 du 20 avril 2009 de finances rectificative pour 2009, notamment son article 29 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu le décret n° 2007-240 du 22 février 2007 portant création de l’Agence nationale des titres sécurisés, modifié en 2008.
Vu le décret n° 2008-1279 du 5 décembre 2008 relatif au parc automobile des administrations civiles et des établissements publics de l’Etat ;
Vu la délibération n° 2008-001 du 10 janvier 2008 autorisant la mise en œuvre par le Ministère de l’Intérieur d’un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « système d’immatriculation des véhicules » (SIV) ayant pour objet la gestion des pièces administratives du droit de circuler des véhicules ;
Vu la circulaire du Premier ministre du 5 décembre 2008 relative aux dispositions applicables aux voitures particulières des administrations civiles de l’Etat et des établissements publics nationaux ;
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, vice-président délégué et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du gouvernement ;
Autorise, dans les conditions définies dans le dossier et ses compléments, le ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel, dénommé « Système d’Information Décisionnel du Système d’Immatriculation des Véhicules » (SID SIV) et ayant pour finalité la création de statistiques et la transmission d’informations à d’autres ministères et organismes, dont les caractéristiques sont résumées dans le tableau ci-dessous.
Dans la mesure où le ministère a joint au dossier de formalités préalables un projet d’arrêté, la Commission rappelle que l’arrêté devra se conformer aux termes de la présente autorisation.
Responsable du traitement
Le ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales
Finalités
Aux termes de la délibération n° 2008-001 du 10 janvier 2008, la Commission a autorisé la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel dénommé « système d’immatriculation des véhicules » (SIV) ayant pour objet la gestion des pièces administratives du droit de circuler des véhicules sur les voies ouvertes à la circulation publique. 
Par ailleurs, le Ministère de l’intérieur exploite les données issues du SIV via l’application dénommée « Système d’information décisionnel » (SID) : 
d’une part, pour réaliser des statistiques et des études portant notamment sur le nombre d’opérations, les volumes, les délais de délivrance, retraits, etc. ;
d’autre part, pour transmission des données à d’autres ministères ou organismes, dans le cadre des campagnes de rappel des véhicules, pour la réalisation de statistiques, à des fins d’enquête, de recherche historique ou scientifique, et de prospection commerciale.
Caractéristiques particulières du traitement
Le SID SIV est constitué à partir d’une extraction quotidienne de données contenues dans le SIV.L’Agence Nationale des Titres sécurisés (ANTS) est chargée de la gestion du traitement.
Catégories de données traitées
- Données relatives au professionnel habilité : identité du professionnel habilité (nom, nom d’usage, prénom, sexe, date et lieu de naissance s’il s’agit d’une personne physique ; raison sociale et numéro SIREN s’il s’agit d’une personne morale)- Données relatives au titulaire du certificat d’immatriculation : identité et adresse du titulaire du certificat d’immatriculation (nom, nom d’usage, prénom, sexe, date et lieu de naissance s’il s’agit d’une personne physique ; raison sociale et numéro SIREN s’il  s’agit d’une personne morale).- Données relatives au véhicule : numéro d’immatriculation, numéro VIN, caractéristiques techniques du véhicule, mentions spécifiques et d’usage, suspension de l’immatriculation, destruction du véhicule, annulation de l’immatriculation, déclaration de cession, déclaration d’achat, montant des taxes, déclarations et conclusions des rapports d’experts des véhicules endommagés, date de première immatriculation. 
Destinataires
Les personnes dûment habilitées des organismes suivants :
Ministère de l’Ecologie, de l’Energie, du Développement Durable et de l’Aménagement du Territoire, dans le cadre de sa mission visant à produire, analyser et diffuser des résultats statistiques et des études économiques, en particulier sur le parc automobile roulant ;
Secrétariat Général du Gouvernement, afin de gérer le régime dérogatoire sur l’émission du taux de CO2 pour les véhicules des administrations civiles de l’Etat ;
Constructeurs automobiles ou à leur mandataires en vue de procéder aux campagnes de rappel (de sécurité et de mise à niveau) pour les véhicules présentant des défauts techniques ; 
Association auxiliaire de l’automobile (AAA) pour la réutilisation des données à des fins de prospection commerciale, dès lors que le droit d’opposition des personnes concernée est respecté, et pour la production des statistiques dont les restitutions sont anonymisées.
Les fonctionnaires habilités du ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales.
Il appartiendra à chaque organisme destinataire d’adresser à la CNIL un dossier de formalités préalables relatif aux modalités  d’exploitation des données  informatiques issues du SID-SIV. 
Information et droits des personnes 
Les intéressés sont informés de leurs droits à l’occasion de l’opération liée à l’immatriculation du véhicule dans le SIV, conformément à la délibération de la CNIL n° 2008-001.Le droit d’accès et de rectification s’exerce auprès des préfectures.Le droit d’opposition à la réutilisation des données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale s’exerce, par le biais d’une case à cocher figurant sur le formulaire de demande de certificat d’immatriculation d’un véhicule.
Le Président
Alex TURK
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et notamment ses considérants n° 49 à 52 et ses articles 18, 19 et 21;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 24, II ;
Vu le plan national de prévention et lutte « Pandémie grippale » n°150/SGDN/PSE/PPS dans sa version du 20 février 2009 ;
Après avoir entendu M. Jean MASSOT, commissaire, en son rapport et Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :
Le plan national de prévention et de lutte « Pandémie grippale » propose une démarche d’anticipation afin d’assurer, en cas de pandémie grippale, le fonctionnement du pays dans des conditions aussi normales que possibles. Au niveau économique, la mise en place des Plans de Continuité d’Activité (PCA) vise à organiser la continuité de l’activité au niveau le plus élevé et le plus longtemps possible.
Les PCA sont obligatoires pour les administrations de l’Etat, les établissements publics sous tutelle, et sont fortement recommandés pour les collectivités territoriales et leurs établissements publics, les organismes de droit privé en charge de mission de service public et les entreprises. 
Le PCA est avant tout le fruit d’une démarche de prévention sanitaire et organisationnelle. Ainsi, du point de l’organisation du travail, le PCA se veut, tout d’abord, un outil d’analyse permettant d’évaluer les activités et les postes indispensables au maintien de l’activité de l’organisme, et conduisant dans un second temps à identifier des personnes  physiques susceptibles d’assurer ces fonctions. Les informations nominatives collectées pour l’élaboration d’un PCA n’ont en effet d’intérêt que lorsque ce travail de réflexion préalable est achevé et que la situation pandémique se concrétise.
Au regard du fort impératif de santé publique et de maintien de l’activité économique, la Commission estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et de dispenser de toute formalité préalable les traitements répondant aux présentes conditions de la délibération qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée et aux libertés.
Décide : 
Article 1er 
Sont dispensés de déclaration les traitements de données à caractère personnel qui répondent aux conditions suivantes. 
Article 2 : Finalités du traitement
Le traitement a pour seules fonctions : 
de contribuer à l’élaboration d’un plan de continuité d’activité (PCA) dans le contexte d’une pandémie grippale en identifiant les personnes susceptibles d’être indisponibles en raison de leur situation familiale ou/ et de leur mode de déplacement ; 
dans le cadre du suivi du PCA, de prévenir les personnels des mesures prises par l’organisme ;
de réaliser tous traitements statistiques non nominatifs liés à l’élaboration et à l’activation du plan dans l'entreprise.
Le traitement ne peut pas être utilisé pour la gestion courante du personnel.
Article 3 : Informations traitées 
Les informations traitées ne peuvent être recueillies que de manière facultative, sauf obligations législatives ou réglementaires spécifiques.  
Le traitement doit se limiter aux données suivantes :
pour l’identité : nom, nom marital, prénoms, adresse personnelle, coordonnées téléphoniques personnelles, email personnel ; 
pour la situation familiale : présence au foyer d’enfants à charge de moins de trois ans, présence au foyer d’enfants à charge scolarisés (école maternelle et primaire), autres contraintes personnelles pouvant empêcher de se rendre sur son lieu de travail en cas de pandémie (telles que parents à charge);
pour la vie professionnelle : lieu de travail, numéro d'identification interne (à l’exclusion du NIR), emploi occupé et coefficient hiérarchique, caractéristiques du poste (tels que contact avec le public, déplacements fréquents), et à titre indicatif, volontaire pour travailler à distance en cas de pandémie ;
pour les moyens de déplacement des personnes : mode de transport habituel, mode de transport alternatif ;
pour l’utilisation de matériel informatique (si les fonctions l’exigent) : compétences informatiques, équipement informatique personnel, accès à Internet à domicile.
Les données collectées dans la catégorie b) doivent se limiter à des réponses par oui ou non aux questions posées. 
Article 4 : Durée de conservation des données
Les données visées à l’article 3 ne peuvent faire l’objet d’un traitement que lorsque la France atteint le seuil d’alerte de situation 4 (cas groupés humains) conformément aux phases de nomenclature du plan national français.
Dès que la situation épidémiologique de la France se conclut par la situation 7 (la fin de la pandémie), le traitement des données nominatives doit être supprimé.
Article 5 : Destinataires des données
Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires de tout ou partie des informations :
les personnes habilitées des services chargés de la gestion du personnel ; 
le cas échéant, les personnes habilitées en charge de la cellule de crise mise en place au sein de l’organisme.