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(Demande d'autorisation n°1407409)
 
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
 
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
 
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
 
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
 
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
 
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
 
Vu la demande d'autorisation, présentée par la société RANDSTAD, le 15 janvier 2010, portant sur un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d'un dispositif d'alerte professionnelle ;
 
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
 
Formule les observations suivantes :
La société RANDSTAD a déposé un dossier de demande d'autorisation pour la mise en œuvre d'un dispositif de traitement de données à caractère personnel dénommé  système d'alerte professionnelle strictement dédié à la discrimination  permettant aux salariés permanents ou temporaires et aux candidats à un emploi de signaler des faits de discriminations dont ils pensent être victimes.
 
 
 
 
Elle considère qu'il y a lieu de faire application des dispositions de l'article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d'exclure des personnes du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat en l'absence de toute disposition législative ou réglementaire. 
 
La Commission rappelle qu'elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. 
 
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par l'autorisation unique s'agissant du fondement juridique et du champ d'application du dispositif. En effet, le dispositif est limité aux seules alertes dans le domaine de la discrimination.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
 
La société RANDSTAD a adhéré au  label diversité  et souhaite, dans ce cadre, mettre en place un dispositif d'alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations et permettant aux personnes concernées de saisir le Comité anti discrimination, via un formulaire accessible sur l'intranet et l'extranet, de toutes questions ou alertes sur des faits dont elles auraient été victimes.
Le  label diversité  a été créé par le décret n°2008-1344 du 17 décembre 2008 et s'inscrit dans la politique gouvernementale de prévention des discriminations et de promotion de la diversité. Le Ministère de l'intérieur, qui a repris les attributions de l'ancien Ministère de l'immigration et de l'intégration, est désormais responsable de sa mise en œuvre en collaboration avec l'AFNOR Certification. Ce label a pour objectifs d'une part, de promouvoir la diversité et la prévention des discriminations et d'autre part, de valoriser les meilleures pratiques en matière de recrutement et d'évolution professionnelle au sein des organismes. 
 
Le cahier des charges de l'AFNOR préconise notamment la mise en place d'outils permettant d' identifier les plaintes et réclamations internes ou externes  et, de manière générale, d'assurer la traçabilité des signalements.
 
La Commission relève que le dispositif présenté s'inscrit dans le cadre des textes internationaux, européens et nationaux afférents à la prévention des discriminations, à l'égalité des chances et à la promotion de la diversité dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
 
Elle constate que les faits susceptibles d'être recueillis dans le cadre de ce dispositif sont strictement limités aux alertes relatives à la discrimination et qu'aucune autre alerte ne doit être signalée dans le cadre de ce dispositif.
Il n'est pas fait appel à un prestataire externe pour le recueil et la gestion des alertes. En effet, un comité anti-discrimination a été créé au sein de la société RANDSTAD et représente les différentes directions : Ressources humaines, Juridique, Responsabilité sociale d'entreprise (RSE), Méthode et Qualité.
La Commission considère que l'utilisation du dispositif d'alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés, notamment les instances représentatives du personnel qui sont habilitées par le Code du travail à recueillir les réclamations des salariés.
Dès lors, elle prend acte que ces dernières ont été dûment informées du traitement et qu'elles ont émis un avis favorable à la mise en œuvre de ce dispositif d'alerte professionnelle.
 
La Commission considère que l'obligation de s'identifier pour la personne à l'origine de l'alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées. 
 
En l'espèce, elle constate que le dispositif ne permet pas d'émettre des signalements anonymes. L'émetteur de l'alerte doit nécessairement s'identifier sur le formulaire intranet ou extranet pour signaler des faits de discrimination. Son identité est par la suite traitée de façon confidentielle par les personnes chargées du recueil des alertes.
La Commission observe qu'il est clairement rappelé que l'utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu'à des poursuites judiciaires. 
 
Compte tenu de ce qui précède, elle estime que le traitement envisagé est conforme l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
 
L'information des personnes est assurée par une campagne d'informations auprès des intérimaires et permanents, par l'organisation de réunions d'information et enfin par la diffusion d'information sur les sites intranet et internet de la société RANDSTAD. La personne éventuellement mise en cause sera informée dès l'enregistrement des données la concernant.
 
Les droits d'accès et de rectification s'exercent auprès du Comité anti-discrimination de la société RANDSTAD. 
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont relatives à l'identité, la fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte, le ou les critères légaux de discriminations ressenties, les faits signalés, les éléments recueillis dans le cadre de la vérification de ces faits, le compte rendu des opérations de vérification et les suites données à l'alerte.
Les destinataires des informations
 sont, dans la limite de leurs attributions et pour la finalité précitée, les seuls membres du Comité anti-discrimination désignés en nombre limité et soumis à une obligation renforcée de confidentialité.
Les mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. De plus, les opérations effectuées sur la boite de messagerie électronique recevant les formulaires de signalement sont tracées.
Enfin, au regard de la sensibilité des données collectées, la Commission rappelle d'une part, l'importance pour les membres du Comité anti-discrimination de respecter l'obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d'autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l'article 6 de la délibération de la Commission n°2005-305 du 8 décembre 2005 (AU-004).
Dans ces conditions, la Commission autorise la société RANDSTAD à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d'un dispositif d'alerte professionnelle.
 
Le Président,
 
 
                                                                                     Alex TÜRK
(Demande d'autorisation n°1406585)
 
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
 
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
 
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
 
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
 
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
 
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
 
Vu la demande d'autorisation, présentée par la société CASINO SERVICES, le 29 décembre 2009, portant sur un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d'un dispositif d'alerte professionnelle ;
 
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
 
Formule les observations suivantes :
La société CASINO SERVICES a déposé un dossier de demande d'autorisation de mise en œuvre d'un dispositif de traitement de données à caractère personnel dénommé  boite aux lettres Diversité  permettant aux salariés de signaler des faits de discriminations dont ils pensent être victimes ou de demander conseil.
 
Elle considère qu'il y a lieu de faire application des dispositions de l'article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d'exclure des personnes du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat en l'absence de toute disposition législative ou réglementaire. 
 
 
La Commission rappelle qu'elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. 
 
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par l'autorisation unique s'agissant du fondement juridique et du champ d'application du dispositif. En effet le dispositif est limité aux seules alertes dans le domaine de la discrimination.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
 
La société CASINO SERVICES a adhéré au  label diversité  et souhaite dans ce cadre mettre en place un dispositif d'alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations et permettant aux personnes concernées de saisir la Direction de la promotion, de la diversité et de la solidarité de toutes questions ou alertes sur des faits dont elles auraient été victimes. Une adresse mail a été créée à cet effet et sera accessible sur les sites internet et intranet du groupe  promotiondeladiversité@groupe-casino.fr
Le  label diversité  a été créé par le décret n°2008-1344 du 17 décembre 2008 et s'inscrit dans la politique gouvernementale de prévention des discriminations et de promotion de la diversité. Le Ministère de l'intérieur, qui a repris les attributions de l'ancien Ministère de l'immigration et de l'intégration, est désormais responsable de sa mise en œuvre en collaboration avec l'AFNOR Certification. Ce label a pour objectifs d'une part, de promouvoir la diversité et la prévention des discriminations et d'autre part, de valoriser les meilleures pratiques en matière de recrutement et d'évolution professionnelle au sein des organismes. 
 
Le cahier des charges de l'AFNOR préconise notamment la mise en place d'outils permettant d' identifier les plaintes et réclamations internes ou externes  et, de manière générale, d'assurer la traçabilité des signalements.
 
La Commission relève que le dispositif présenté s'inscrit dans le cadre des textes internationaux, européens et nationaux afférents à la prévention des discriminations, à l'égalité des chances et à la promotion de la diversité dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
La Commission constate que les faits susceptibles d'être recueillis dans le cadre de ce dispositif sont strictement limités aux alertes relatives à la discrimination et qu'aucune autre alerte ne doit être signalée dans le cadre de ce dispositif.
Une cellule d'écoute et de médiation a été créée au sein de la société CASINO SERVICES et est gérée par la Direction de la promotion, de la diversité et de la solidarité. 
La Commission considère que l'utilisation du dispositif d'alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations, notamment les instances représentatives du personnel qui sont habilitées par le Code du travail à recueillir les réclamations des salariés.
Elle prend acte que ces dernières ont été dûment informées du traitement et qu'elles ont émis un avis favorable à la mise en œuvre de ce dispositif d'alerte professionnel. Cet ainsi que le groupe CASINO a signé avec les partenaires sociaux, un accord Groupe relatif à la  promotion de la Diversité .
 
La Commission considère que l'obligation de s'identifier pour la personne à l'origine de l'alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées. 
 
En l'espèce, elle constate que le dispositif ne permet pas d'émettre des signalements anonymes. Le donneur d'alerte est nécessairement identifié par son adresse mail professionnelle. Son identité est par la suite traitée de façon confidentielle par les personnes chargées du recueil des alertes.
La Commission observe qu'il est clairement rappelé que l'utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu'à des poursuites judiciaires. 
 
Compte tenu de ce qui précède, elle estime que le traitement envisagé est conforme l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
 
L'information des personnes est assurée par la diffusion d'une note d'information sur l'intranet de la société CASINO SERVICES. La personne éventuellement mise en cause sera informée dès l'enregistrement des données la concernant.
 
Les droits d'accès et de rectification s'exercent auprès de la Direction de la promotion, de la diversité et de la solidarité de la société CASINO SERVICES.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont relatives à l'identité, la fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ou de la personne mise en cause, les faits signalés, les éléments recueillis dans le cadre de la vérification de ces faits, le compte rendu des opérations de vérification et les suites données à l'alerte. 
Les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions et pour la finalité précitée, les membres de la Direction des Ressources humaines et de la Direction de la Promotion de la diversité désignés en nombre limité et soumis à une obligation renforcée de confidentialité.
Les mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. En outre, les opérations effectuées sur la boite de messagerie électronique recevant les alertes sont tracées.
 
 
 
Enfin, au regard de la sensibilité des données collectées, la Commission rappelle d'une part, l'importance pour les membres de la cellule d'écoute et de médiation de respecter l'obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d'autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l'article 6 de la délibération de la Commission n°2005-305 du 8 décembre 2005 (AU-004).
 
Dans ces conditions, la Commission autorise la société CASINO SERVICES à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d'un dispositif d'alerte professionnelle.
 
 
Le Président,
 
 
 
 
Alex TÜRK
(Demande d'avis n° 1463611)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi, d'une demande d'avis relative à un projet d'arrêté portant création d'un traitement de gestion des accréditations ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé de données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 26 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n°2007-401 du 25 mars 2007 ;
Vu l'arrêté du 29 mai 2008 portant création du système informatisé de gestion des accréditations (SIGA) ;
Vu la délibération n° 2008-117 du 20 mai 2008 portant avis sur un projet d'arrêté portant création par le Secrétariat général de la Présidence française du Conseil de l'Union européenne d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé  Système informatisé de gestion des accréditations  (SIGA) ; 
Après avoir entendu M. Jean-Marie COTTERET, commissaire, en son rapport, et Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Emet l'avis suivant : 
La Commission a été saisie le 2 novembre 2010 par le ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi, d'un dossier de demande d'avis relatif à un projet d'arrêté portant création d'un traitement de données à caractère personnel de gestion des accréditations.
Dans le cadre de la présidence française du G20, qui s'exerce pour une durée d'un an depuis le sommet de Séoul de novembre 2010, et de la présidence française du G8, qui s'exercera du 1er janvier au 31 décembre 2011, le ministère chargé de l'économie projette en effet de mettre en œuvre un traitement destiné à gérer l'organisation des réunions interministérielles relevant de ces présidences, ainsi que celle des réunions préparatoires en relation avec celles-ci. En particulier, afin de coordonner l'organisation des évènements, réunions et manifestations relevant de la présidence française du G20 et du G8, ce traitement devrait notamment permettre de gérer les modalités d'accréditation pour l'accès aux manifestations des différentes catégories de participants et des prestataires de services : délégations de ministres et chefs de gouvernement des pays membres des G20 ou G8, journalistes, invités de la  société civile  et employés des sociétés commerciales en charge de la logistique.
A titre liminaire, la Commission observe qu'un tel traitement a déjà été utilisé par plusieurs Etats membres de l'Union européenne (UE) ayant exercé la présidence du Conseil de l'UE, ainsi que par le secrétariat général de la présidence française de l'UE, qui s'est exercée entre le 1er juillet et le 31 décembre 2008. En effet, l'arrêté du 29 mai 2008 susvisé, pris après l'avis de la CNIL en date du 20 mai 2008, a autorisé la création par ce secrétariat général d'un traitement de données à caractère personnel destiné à gérer l'organisation des évènements liés à cette présidence. 
Or, le ministère chargé de l'économie prévoit de recourir au même traitement que celui autorisé par ledit arrêté, dont les dispositions sont intégralement reprises dans le projet soumis pour avis à la Commission. De même que dans le cadre du traitement SIGA, celle-ci prend ainsi acte de ce que le ministère chargé de l'économie considère que ce traitement intéresse la sécurité publique et relève dès lors du régime d'autorisation par arrêté ministériel, pris après avis de la CNIL, en application des dispositions du 1° du I de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
Sur les finalités du traitement
Le traitement concerné vise à gérer l'instruction des demandes d'accréditation des personnes participant aux événements, réunions et manifestations organisés dans le cadre des présidences françaises du G20 et du G8, à organiser la prise en charge de la sécurité desdites personnes, et à procéder aux contrôles des accréditations lors de l'accès à ces événements.
La Commission considère que, eu égard à la nature des événements et au contexte dans lequel ils s'inscrivent, les finalités décrites ci-dessus revêtent un caractère légitime. 
Elle observe cependant que le traitement comporte également une finalité statistique, qui vise notamment à élaborer des indicateurs de mesure d'audience des manifestations, et à permettre la préparation des bilans de fin de gestion des opérations de la présidence. Tout comme dans le cadre du traitement SIGA, la Commission estime dès lors que cette finalité devrait être précisée à l'article 1er du projet d'arrêté portant création du traitement de gestion des accréditations. 
Sur les données qui y sont enregistrées
La Commission prend acte de la liste des données à caractère personnel collectées et enregistrées dans le traitement, s'agissant des membres des délégations (à savoir les délégués eux-mêmes ainsi que leurs conjoints, les collaborateurs, les agents de sécurité, les agents de liaison et les chauffeurs), des journalistes et autres professionnels des médias, des employeurs et salariés des prestataires de services, et enfin des invités. Les catégories de données relatives à ces personnes concernent leur identité, leur adresse, leur vie professionnelle et leurs moyens de déplacement.
A cet égard, elle prend acte qu'aucune donnée sensible, au sens de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, ne sera collectée ou traitée. 
Sur la durée de conservation des données
Aux termes de l'article 3 du projet d'arrêté, la durée de conservation maximale des données enregistrées dans le traitement est de douze mois à compter de leur enregistrement. Dans la mesure où les présidences françaises du G20 et du G8 s'exerceront pendant douze mois, la Commission estime que cette durée n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées. 
Sur les destinataires du traitement