AgentPublic/cnil huggingface dataset:
a. dans le cadre des missions habituelles qui leurs sont assignées et dont ils doivent répondre :
les personnels chargés de la passation, la gestion et l'exécution des contrats; 
les délégataires de gestion, les intermédiaires d’assurance, les organismes d’assurance chargés dans le cadre d’un contrat de partenariat de gérer les contrats d’assurance du responsable de traitement ;
les prestataires agissant sur ordre du responsable de traitement dans le cadre des activités prévues à l’article 2 ;
les sous-traitants, ou les entités du groupe d’assurance auquel appartient le responsable de traitement dans le cadre de l’exercice de leurs missions ;
s'il y a lieu les organismes d'assurance des personnes impliquées ou offrant des prestations complémentaires ; 
s'il y a lieu les co-assureurs et réassureurs ainsi que les organismes professionnels et les fonds de garanties ;
les personnes intervenant aux contrats tels que les avocats, experts, auxiliaires de justice et officiers ministériels,  curateurs, tuteurs, enquêteurs, 
les organismes sociaux lorsque les régimes sociaux interviennent dans le règlement des sinistres ou lorsque les organismes d'assurances offrent des garanties complémentaires à celles des régimes sociaux ;
b. en qualité de personnes intéressées au contrat : 
les souscripteurs, les assurés, les adhérents et les bénéficiaires des contrats ; et s’il y a lieu leurs ayants droit et représentants ;
s'il y a lieu les bénéficiaires d'une cession ou d'une subrogation des droits relatifs au contrat ;
s'il y a lieu le responsable, les victimes et leurs mandataires ; les témoins, les tiers intéressés à l’exécution du contrat,
c. en qualité de personnes habilitées au titre des tiers autorisés : 
s'il y a lieu les juridictions concernées, les arbitres, les médiateurs ; 
les ministères concernés, autorités de tutelle et de contrôle et tous organismes publics habilités à les recevoir ; 
les services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs ainsi que les services chargés du contrôle interne.
Article 6 : Information des personnes concernées 
Le responsable du traitement doit, conformément aux dispositions de l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, informer les personnes concernées préalablement à la mise en œuvre du traitement:
de l'identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant
de la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ;
du caractère obligatoire ou facultatif des réponses
des conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse,
des destinataires ou catégories de destinataires des données ;
de l'existence des droits d'accès, de rectification et d'opposition 
le cas échéant de transfert de données personnelles à destination d’un Etat non membre de l’Union Européenne.
Le droit d'accès défini au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exerce auprès du ou des services que le responsable du traitement aura désignés.
Article 7 : Mesures de sécurité
Le responsable du traitement prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données traitées et notamment pour empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés puissent en prendre connaissance.
Le responsable  de traitement définit une politique de sécurité adaptée aux risques présentés par les traitements et à la taille de l’organisme d’assurance. Cette politique devra décrire les objectifs de sécurité, et les mesures de sécurité physique, logique et organisationnelle permettant de les atteindre. 
Les accès aux traitements de données nécessitent une authentification des personnes accédant aux données, au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe individuels, suffisamment robustes et régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d’authentification de même fiabilité.
Les conditions d’administration du système d’information prévoient l’existence de systèmes automatiques de traçabilité (journaux, audits…).
Article 8 : Transferts de données vers l’étranger 
Les transferts de données à caractère personnel réalisés vers des pays tiers à l'Union Européenne qui ne sont pas membres de l'Espace économique européen, peuvent être effectués lorsque l’une des conditions suivantes est réunie :
les transferts s’effectuent à destination d’un pays reconnu par une décision de la Commission européenne comme assurant un niveau de protection suffisant, ou d’une entreprise américaine ayant adhéré aux principes du « Safe Harbor » ; ou,
le traitement garantit un niveau suffisant de protection de la vie privée ainsi que les droits et libertés fondamentaux des personnes par la mise en œuvre des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou par l'adoption de règles internes d'entreprise dénommées « BCR » dont la CNIL a préalablement reconnu qu'elles garantissent un niveau de protection suffisant ; ou,
ces transferts sont réalisés dans le cadre de l’exécution des contrats ou  pour la mise en œuvre des garanties (article 69, 1°, 5°, 6° de la loi « Informatique et Libertés »), ou lors de la gestion des actions ou contentieux liés à l’activité et permettant notamment à l’entreprise d’assurer la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice ou pour les besoins de défense des personnes concernées (article 69, 3° de la loi « Informatique et Libertés »). 
Le recours à ces exceptions de l’article 69 n’est possible que pour les transferts dont le champ d’application est limité à des cas de transferts ponctuels et exceptionnels. Ainsi, les transferts répétitifs, massifs ou structurels de données personnelles doivent faire l’objet d’un encadrement juridique spécifique « BCR », clauses contractuelles types ou Safe Harbor).
Le responsable de traitement s'engage, sur simple demande de la personne concernée, à apporter une information complète sur la finalité du transfert, les données transférées, les destinataires exacts des informations et les moyens mis en œuvre pour encadrer ce transfert.
Article 9 : Dispositions transitoires
Les traitements de données à caractère personnel dont la mise en œuvre est intervenue avant la publication de la présente délibération disposent d'un délai de 18 mois à compter de cette publication pour adresser à la Commission un engagement de conformité avec les dispositions de l’AU 032.
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
(AU-006)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code civil, et notamment ses articles 515-3, 515-7, 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;
Vu le code général des impôts, notamment son article 170 ter ; 
Vu le code de l'urbanisme, notamment ses articles L. 211-1 et suivants ;
Vu le code rural et de la pêche maritime, notamment ses articles L. 143-1 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment et notamment ses articles 25 II et 25-I-5°; 
Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière et le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l’application du décret n° 55-22 ;
Vu le décret n° 65-422 du 1er juin 1965 portant création d’un service central d’état civil au ministère des affaires étrangères ;
Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ;
Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2011-167 du 10 février 2011 instituant une procédure de vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l'état civil ;
Vu le décret n°2012-966 du 20 août 2012 relatif à l’enregistrement de la déclaration, de la modification et de la dissolution du pacte civil de solidarité reçu par un notaire ;
Vu le décret n° 2013-803 du 3 septembre 2013 relatif aux bases de données notariales portant sur les mutations d'immeubles à titre onéreux ;
Vu la délibération n° 2009-358 du 18 juin 2009 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins de dématérialisation des échanges intervenant entre les caisses régionales du Crédit agricole et les offices notariaux dans le domaine du crédit immobilier, dans le cadre de l’application Mécanotaires ; 
Après avoir entendu Mme Claire DAVAL, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
Les offices notariaux mettent en œuvre des traitements de données à caractère personnel permettant de produire, à partir des fichiers de leurs clients, des actes authentiques qui leur sont rattachés, de créer des courriers, des documents divers ou des actes, d’y intégrer des informations en provenance d’autres traitements ou de communiquer des données vers d’autres applications internes ou externes aux offices.
Ces traitements de données à caractère personnel comportent des interconnexions de fichiers relevant à la fois de personnes morales de droit privé et de personnes morales de droit public, dont les finalités principales sont différentes. Ils font l’objet d’interconnexion en particulier avec le traitement Télé@ctes entre la direction générale des impôts et les offices notariaux visant à la dématérialisation des échanges entre le notariat et le service de la publicité foncière, avec le traitement de gestion de l’état civil des services d’état civil des communes et du service central de l’état civil du ministère des affaires étrangères visant à la transmission par voie électronique des copies et extraits d’acte d’état civil aux offices notariaux. Ils font également l’objet d’interconnexion avec le traitement Mécanotaires mis en œuvre par les organismes bancaires visant à la transmission par voie électronique des dossiers de crédit immobiliers, avec la transmission dématérialisée des déclarations d’intention d’aliéner (DIA), ainsi qu’avec le registre automatisé nommé « PACSen » qui vise à l’enregistrement du pacte civil de solidarité (PACS) reçu par un notaire et la transmission des informations aux services de l’état civil concernés et au greffe du tribunal de grande instance de Paris.  
Dès lors, de tels traitements relèvent de l’article 25-I-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL.
En vertu de l’article 25-II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la Commission peut autoriser par une décision unique une catégorie de traitements qui répondent aux mêmes finalités, portent sur des catégories de données identiques et ont les mêmes destinataires ou catégories de destinataires.  
Les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les offices notariaux aux fins d’exercice de leurs activités et de rédaction de leurs documents sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de cette définition. 
Les offices notariaux qui adressent à la Commission une déclaration comportant un engagement de conformité pour les traitements de données à caractère personnel répondant aux conditions fixées par la présente décision unique sont autorisés à les mettre en œuvre.
Tout traitement de données à caractère personnel qui excède le cadre ou méconnaît les exigences définis par la présente autorisation unique doit en revanche faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique.
Article 1 
Sur les finalités des  traitements 
Seuls peuvent faire l’objet d’un engagement de conformité par référence à la présente décision unique les traitements mis en œuvre par les offices notariaux aux fins d’exercice des activités notariales et de rédaction de documents correspondant aux finalités définies ci-après.  
Ces traitements peuvent avoir pour finalités :
la fourniture de conseils juridiques liés à l’exercice de l’activité notariale et la rédaction des actes ;
la production, la publication, la gestion, la comptabilité et la conservation des actes ;
l’envoi et le retour d’informations ou de documents aux organismes externes à l’office notarial dans le cadre des finalités exposées précédemment et sans accès direct aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les offices notariaux ;
l’envoi et la réception d’informations ou de documents relatifs aux actes, aux biens, et aux virements bancaires dans le cadre du traitement Télé@ctes ;
la fourniture d’informations à des organismes liés à l’office notarial pour la production d’informations statistiques et l’évaluation des biens immobiliers ;
l’envoi dématérialisé des copies et extraits des actes de l’état civil, dans le cadre du traitement de gestion de l’état civil des services compétents des communes et  de celui du ministère des affaires étrangères ;
l’envoi et la réception dématérialisés d’informations ou de documents dans le cadre de la procédure d’instruction des déclarations d’intention d’aliéner (DIA) ;
la réalisation des formalités relatives aux pactes civils de solidarité ayant fait l'objet d'une convention initiale par acte notarié et de statistiques anonymes dans le cadre du registre automatisé nommé « PACSen » prévu par le décret du 20 août 2012 susvisé ;
la conservation pour le compte de clients de pièces justificatives de leurs demandes de déductions du revenu global, de réductions ou de crédits d'impôts, dans le cadre de leur mission de tiers de confiance telle que prévue par le code général des impôts ;  
l’envoi et le retour d’informations ou de documents aux organismes bancaires dans le cadre de l’application Mécanotaires. 
Article 2 
Sur la nature des données traitées 
Les informations suivantes peuvent être traitées : 
Les informations relatives à l’exercice des activités notariales et à la rédaction des documents notariaux de l’office notarial :
informations relatives à la gestion du dossier client des personnes physiques : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, situation matrimoniale et familiale, situation patrimoniale, vie professionnelle, identité de la personne en charge du dossier au sein de l’office, informations bancaires et fiscales, attestations fiscales, liste des actes signés, numéro interne à l’office ;
informations relatives à la gestion du dossier client des personnes morales : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, informations bancaires et fiscales, informations inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS), statut et composition de la personne morale, liste des actes signés, identité de la personne en charge du dossier au sein de l’office, numéro interne à l’office ;
informations portant sur les actes : nom de l’office et notaire participant, numéro d’archive du dossier, numéro d’archive de l’acte, répertoire des actes ; 
informations relatives aux biens : localisation, références cadastrales,  coordonnées du syndic de copropriété et de lotissement, liste des actes, registre des formalités ; 
informations sur les dossiers en cours : identité du notaire et/ou du collaborateur  en charge du dossier au sein de l’office, liste des actes et type d’acte, suivi et statistiques de l’activité, informations relatives à la gestion comptable et administrative des clients ; 
informations relatives au virement bancaire : RIB de l’office notarial, référence du virement, libellé, référence de la demande de renseignement ; 
informations relatives aux extraits et copies dématérialisés des actes d’état civil : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, situation matrimoniale et familiale, situation patrimoniale, vie professionnelle, identité de l’officier de l’état civil, mentions marginales telles que prévues par la loi ou ordonnées par l’autorité judicaire.
Les informations relatives à l’envoi dématérialisé de documents vers le service de la publicité foncière et au retour de documents, dans le cadre du traitement Télé@ctes:
(réquisition, copie de l’acte authentique, bordereau d’inscription et demande de mainlevée de privilèges et sûretés, déclaration de plus-value immobilière, actes de vente rectificatifs, bordereaux d’inscription rectificatifs, renouvellements d’inscription, avenants, conventions de rechargement, servitudes, attestations immobilières après décès, attestations rectificatives et factures, etc.):
informations relatives à l’office notarial : identité, coordonnées professionnelles, numéro à la Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires (CRPCEN), identité du notaire et/ou du collaborateur en charge du dossier au sein de l’office, informations relatives au virement bancaire ; 
informations relatives à l’acte : intitulé du dossier, certificat d’identité des parties ; 
informations relatives à la réquisition ;
informations relatives au bordereau d’inscription ;
informations relatives à la déclaration de plus-value immobilière ;
informations relatives aux parties : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, situation matrimoniale, vie professionnelle, nationalité ;
informations relatives aux biens : localisation, références cadastrales ; 
informations reçues du service de la publicité foncière : référence interne de la direction générale des Finances publiques (DGFiP), coordonnées et vie professionnelle du conservateur de la conservation et du signataire de la réponse ;
informations relatives à la publication : référence de publication, numéro de dépôt.
Les informations relatives à l’envoi dématérialisé de documents vers les organismes bancaires et au retour de documents, dans le cadre du traitement Mécanotaires :
identité, coordonnées et situation familiale ; 
données relatives à l’opération de crédit en cours : numéro du prêt, numéro de police d’assurance, adresse du bien donné en garantie, référence cadastrale, coordonnées et vie professionnelle du conseiller bancaire;
données relatives au prêt ; 
données relatives aux assurances ; 
données relatives à la caractéristique de la garantie ; 
données relatives à l’acte de prêt ; 
Les données enregistrées ou échangées dans le cadre de Mécanotaires ne peuvent pas, dans le cadre de la présente décision unique d’autorisation, faire l’objet d’autres traitements, ni être intégrées dans d’autres fichiers, ni faire l’objet d’autres interconnexions, rapprochements ou autres formes de mise en relation avec d’autres traitements que ceux servant à alimenter les traitements aux fins d’exercice des activités notariales et de rédaction des actes et documents de l’office notarial susmentionnés.
Les informations relatives aux échanges dématérialisés et à la procédure d’instruction des DIA :
informations relatives au titulaire du droit de propriété sur le bien (personne physique ou personne morale) : civilité, nom et prénoms, date de naissance, domicile, profession, liens entre les vendeurs (conjoints ou indivisaires), numéro RCS, dénomination, forme juridique, civilité et fonction du représentant, adresse du siège social, nom de chaque co-indivisaire ;
informations relatives au demandeur/requérant (notaire) : civilité, nom et prénoms, titre et qualité, fonction, raison sociale de l’office, numéro CRPCEN de l’office, adresse professionnelle, numéro de téléphone, adresse électronique, référence courrier notarial ;
informations relatives au bien et aux droits sur le bien : situation (commune, département, adresse), superficie, références cadastrales, désignation du bien (immeuble bâti ou non), description des locaux et de la copropriété, quote-part du bien vendu, date d’achèvement du bâtiment, droits sociaux (désignation de la société et des droits), usage et occupation, droits réels ou personnels ;
modalités de la cession : vente amiable (prix de vente ou évaluation, modalités de paiement), adjudication (nature et modalités) ;
droits à paiement unique éventuellement cédés, éléments nécessaires à leur identification : nombre, valeur unitaire, département de localisation, année de dernière activation ;
existence d’un droit de préférence ou d’un droit de préemption primant le droit du titulaire et les décisions du titulaire d’un de ces droits (nom, prénom, adresse, dénomination sociale, numéro RCS, adresse du siège) ;
ensemble des pièces prouvant l’existence d’une exemption au droit de préemption par le titulaire ;
déclarations des signataires et, si le signataire n’est pas propriétaire, nom, prénoms, adresse et qualité du signataire ;
le cas échéant : nom, prénoms et adresse de l’acquéreur ;
pour la notification des décisions du titulaire du droit de préemption : adresse du propriétaire et adresse du mandataire ; 
les données d’identification et coordonnées du titulaire: numéro RCS, dénomination, forme juridique, civilité, nom et prénom du représentant, fonction du représentant, adresse du siège social et téléphone du titulaire, adresse électronique, référence courrier notarial, référence du titulaire, Fax ; 
l’identifiant de la DIA, l’accusé de réception faisant courir le délai de préemption, renseignements suite à une demande d’informations complémentaires, ceux concernant le rejet des motifs d’exemption, la notification de la décision de préemption, la notification d’une décision de non préemption, la demande de traitement rapide, et la réponse du titulaire à une demande de traitement rapide.
En application de l’article 12 du décret n° 2012-966 du 20 août 2012 susvisé, les informations relatives aux partenaires du PACS enregistrées par les notaires:
Nom et prénoms, date et lieu de naissance des deux personnes liées par un pacte civil de solidarité ;
Sexe des deux personnes liées par le pacte ;
Date et lieu de l'inscription conférant date certaine au pacte ;
Numéro d'enregistrement de l'inscription ;
Date de l'enregistrement des modifications du pacte ;
Nature et date de la cause de la dissolution du pacte ;
Date d'effet, entre les partenaires, de la dissolution du pacte.
Les informations relatives à la réception, l’attestation de conformité, la conservation et l’envoi dématérialisé vers la direction générale des finances publiques dans le cadre de la mission de tiers de confiance :
identité, coordonnées et situation familiale ;
contrat ou lettre de mission conclu avec le client ;
déclarations annuelles de revenus ;
pièces justificatives relatives aux déductions du revenu global, aux réductions ou aux crédits d’impôts, mentionnées à l’article 95 ZN de l’annexe II au code général des impôts, pour lesquels le bénéfice du tiers de confiance peut être sollicité.
Article 3
Sur la durée de conservation des données 
Les informations relatives aux clients de l’office notarial, aux dossiers en cours, à l’exercice des activités notariales, à la rédaction des documents et, en particulier, des demandes de renseignements adressées au service de la publicité foncière ou ses réponses, ainsi que le registre des formalités sont conservés trente ans à compter de l’achèvement de la prestation.