AgentPublic/cnil huggingface dataset:
La Commission Nationale de l'informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, et notamment ses articles 16, 21, 34 et suivants ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application de la loi susvisée ;
Vu le décret n° 81-1142 du 23 décembre 1981 instituant des contraventions de police en cas de violation de certaines dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération n° 87-25 du 10 février 1987 fixant le règlement intérieur de la CNIL ;
Vu la délibération n° 97-086 du 4 novembre 1997 décidant une vérification sur place auprès de la société X et de la société Y ;
Vu les comptes rendus des vérifications sur place notifiés le 16 février 1998 au gérant de la société X et au directeur général de la société Y et leurs observations en réponse ;
Vu le courrier de saisine de la Commission en date du 20 décembre 1994 (saisine n° 94017948) ;
Après avoir entendu Monsieur Jean-Pierre MICHEL, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés a été saisie par un visiteur médical d'une plainte portant sur les difficultés rencontrées pour avoir accès aux informations le concernant, détenues par la société X ainsi que par la société Y, chargée d'exploiter pour le compte de la société X les comptes rendus de visite établis par les visiteurs médicaux ;
Considérant que ce visiteur médical souhaite en particulier pouvoir produire, dans le cadre d'une action en justice qui l'oppose à la société X qui l'employait, le nombre de visites quotidiennes qu'il effectuait auprès des médecins, pour la période du 1er septembre 1992 au 30 juillet 1994 ;
Considérant qu'en réponse à la demande du requérant la société Y lui a tout d'abord indiqué, par lettre du 14 octobre 1994, qu'elle avait techniquement besoin d'un délai pour sa réalisation, puis par lettre du 16 novembre 1994, qu'il ne lui paraissait pas possible, au regard des dispositions de la loi du 6 janvier 1978, de répondre favorablement à sa demande et enfin, par lettre du 13 décembre 1994, qu'elle ne gérait pas d'historique supérieur à trois mois pour les données sollicitées par le requérant ;
Considérant qu'à la suite des démarches entreprises par la CNIL auprès de la société Y, celle-ci a fait valoir, par lettre du 16 novembre 1995, qu'elle n'était pas responsable du traitement au sens de la loi informatique et libertés, et que, dans cette mesure, il ne lui paraissait toujours pas possible de prendre l'initiative de répondre à la demande du requérant sans l'autorisation du client propriétaire des informations concernées, en l'espèce la société X ;
Considérant que, malgré les démarches engagées par la Commission auprès de la société X, aucune réponse n'avait été apportée par cette dernière ; qu'en conséquence, par délibération du 4 novembre 1997, la Commission a, en application de l'article 21-2°) de la loi du 6 janvier 1978, décidé de procéder à une mission de vérification sur place auprès des sociétés X et Y ;
Considérant que la délégation désignée par la Commission pour procéder à cette vérification s'est rendue, le 4 février 1998, dans les locaux de ces deux sociétés où elle a recueilli les observations des personnes présentes ;
Considérant que la société X fait valoir qu'elle ne détient plus les informations sollicitées par le requérant ; qu'il ressort des éléments recueillis au cours de la vérification que celles-ci, au moins pour l'année 1994, sont conservées par la société Y sur des supports de sauvegarde ; qu'en effet il résulte du compte rendu de la vérification sur place que les informations relatives à l'activité des visiteurs médicaux sont conservées 24 mois en ligne et font l'objet de sauvegardes régulières effectuées chaque semaine ;
Considérant dès lors que, si les sociétés X et Y avaient répondu en 1994 à la demande de droit d'accès présentée par le requérant, ce dernier aurait pu obtenir l'intégralité des informations le concernant ;
Considérant que conformément à l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978, toute personne justifiant de son identité a le droit d'interroger les services ou organismes chargés de mettre en oeuvre les traitements automatisés d'informations nominatives en vue d'obtenir communication des informations la concernant ;
Considérant qu'il résulte de l'article 35 de la loi précitée que la communication des informations concernant le titulaire du droit d'accès doit être complète, c'est-à-dire comporter l'ensemble des informations conservées dans un traitement automatisé ou non automatisé au jour où la demande de droit d'accès est présentée et doit être conforme au contenu des enregistrements, quel que soit le procédé technique de conservation auquel il est recouru ou le lieu de conservation des informations ;
Considérant que, dans la mesure où Y a déclaré auprès de la Commission un traitement ayant pour objet la gestion de l'information transmise par les délégués médicaux et la gestion des fichiers médicaux, les sociétés X et Y sont tenues, ensemble, de prendre toutes dispositions pour satisfaire à la demande de droit d'accès présentée par le requérant ;
Considérant, en outre, que, dès lors que la société X est responsable au regard des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 du traitement mis en oeuvre pour la gestion des comptes rendus de visite assurés par les visiteurs médicaux qu'elle salarie, elle doit accomplir auprès de la CNIL les formalités requises au titre de l'article 16 de la loi du 6 janvier 1978 ; qu'il en est de même pour le traitement qu'elle met en oeuvre pour la gestion d'un fichier des médecins ;
Prenant acte de ce que la société X a adressé à la Commission, le 21 avril 1998, une déclaration ordinaire relative à un traitement automatisé d'informations nominatives dont la finalité principale est la gestion des médecins ;
Considérant toutefois que cette déclaration ne concerne que le fichier des médecins et ne fait pas mention du traitement, par la société Y, de la gestion de la visite médicale ; qu'au surplus, la déclaration ne précise pas la durée de conservation des informations ni les mesures prises pour faciliter l'exercice du droit d'accès ;
RAPPELLE que, conformément aux dispositions des articles 34 et suivants de la loi du 6 janvier 1978, toute personne peut obtenir communication des informations la concernant, enregistrées dans un traitement ;
DEMANDE aux sociétés X et Y de prendre toutes dispositions nécessaires afin que le requérant obtienne, dans un délai maximum d'un mois à compter de la notification de la présente délibération, les informations le concernant détenues par la société Y, y compris celles qui sont conservées dans les fichiers de sauvegarde ;
RAPPELLE que toute mise en oeuvre de traitement automatisé d'informations nominatives est subordonnée à l'accomplissement de formalités préalables auprès de la CNIL et que, conformément à l'article 19 de la loi du 6 janvier 1978, la déclaration doit notamment mentionner les dispositions prises pour faciliter l'exercice du droit d'accès et la durée de conservation des informations ;
DEMANDE à la société X de lui adresser dans un délai de 15 jours, un dossier de déclaration du traitement de visite médicale mis en oeuvre par la société Y et de compléter la déclaration relative au fichier des médecins, par la mention des dispositions prises pour faciliter l'exercice du droit d'accès et de la durée de conservation des informations ;
DECIDE, faisant application des dispositions de l'article 21-4°) de la loi du 6 janvier 1978, d'adresser à cet effet un avertissement à la société X et à la société Y.
Le Président, 
 
Jacques FAUVET
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;   Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu l'article 10 de la loi 97-210 du 11 mars 1997 relative au renforcement de la lutte contre le travail illégal ;   Vu les articles L. 324-9 à L. 324-15 du code du travail ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;   Vu la délibération n° 93-055 du 29 juin 1993 de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;   Vu la décision du 25 juin 1993 de l'ACOSS portant création d'un fichier automatisé des déclarations que doivent effectuer les employeurs en application de l'article L. 320 du code du travail ;   Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), instituée par la loi du 31 décembre 1991 relative à la lutte contre le travail clandestin, permet de donner une date certaine à l'embauche d'un salarié et évite ainsi la dissimulation du travail effectif déjà réalisé ; que les corps de contrôle énumérés à l'article L. 324-12 du code du travail sont habilités à vérifier cette date d'embauche ;   Considérant que le traitement de gestion de la déclaration préalable à l'embauche a été institué par une décision du Conseil d'Administration de l'ACOSS (Agence Centrale des organismes de sécurité sociale) en date du 25 juin 1993, pris après avis favorable de la CNIL (délibération 93-055 du 29 juin 1993) ;
Considérant que la modification présentée par l'ACOSS résulte de la loi du 11 mars 1997 relative au renforcement de la lutte contre le travail illégal, qui a complété la liste des corps de contrôle énumérés à l'article L. 324-12 du code du travail, en ajoutant deux corps de contrôle supplémentaires qui sont les fonctionnaires des corps techniques de l'aviation civile commissionnés à cet effet et assermentés ainsi que les contrôleurs et les adjoints de contrôle des transports terrestres ;   Considérant que les inspecteurs habilités des corps de contrôle peuvent dans le cadre de leur mission vérifier si tel ou tel salarié d'une entreprise a bien fait l'objet d'une déclaration préalablement à son embauche ; que la vérification est faite en interrogeant par minitel la base DPAE au moyen de codes spécifiques nominativement attribués ; qu'à cette fin, ils ont accès à un certain nombre d'informations non modifiées par rapport au dispositif de 1993 ;   Considérant que l'enregistrement des informations dans la base DPAE est attesté par l'envoi à l'employeur d'un accusé de réception dont une partie est à remettre au salarié qui est ainsi informé que la déclaration préalable d'embauche le concernant a bien été réalisée ;   Considérant que depuis 1997, les employeurs disposent d'un instrument supplémentaire leur permettant de s'acquitter de leurs obligations déclaratives vis-à-vis des organismes sociaux ; que la déclaration unique d'embauche permet également d'effectuer la
déclaration préalable à l'embauche et maintient l'envoi de l'accusé de réception relatif à la DPAE ;
Emet un avis favorable au projet d'acte réglementaire modificatif présenté par l'ACOSS.   Le Président, Jacques FAUVET
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,   Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ensemble le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour son application ;   Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;   Vu le code de la sécurité sociale et notamment ses articles D. 253-43 à D. 253-45 ;   Vu la délibération n° 87-124 du 15 décembre 1987 ;   Vu le projet d'acte réglementaire présenté par la caisse nationale des allocations familiales ;   Après avoir entendu Monsieur Maurice VIENNOIS, Commissaire en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que le projet soumis à la Commission concerne la mise à disposition des caisses d'allocations familiales d'un traitement de gestion électronique des documents reçus par les caisses (courriers, pièces justificatives, imprimés de demande), afin de faciliter l'instruction et le suivi des dossiers ; que ce traitement comportera, ainsi, un dispositif de numérisation et d'indexation des documents qui permettra aux agents de la caisse d'allocations familiales habilités de disposer directement sur leur poste de travail de l'image du document numérisé, au lieu et place du support papier ; que ce traitement comportera également un système d'archivage électronique des pièces justificatives fournies par les allocataires ;   Considérant que l'application vise à améliorer la qualité du service rendu aux allocataires en facilitant le traitement des dossiers par les agents des caisses ;
Considérant que les articles D. 253-43 à D. 253-45 du code de la sécurité sociale disposent que les organismes de sécurité sociale doivent conserver pendant des délais déterminés les différentes pièces justificatives des opérations de liquidation et qu'une instruction particulière doit préciser les modalités de conservation des pièces originales ainsi que la nature des supports à utiliser et notamment les microformes et l'archivage électronique, compte tenu de la nature des documents à archiver ;   Considérant qu'en application de ces dispositions, le projet présenté par la Caisse nationale des allocations familiales ne pourra être mis en oeuvre que lorsque l'instruction définissant précisément les modalités de conservation des pièces originales sera adoptée ;   Considérant que, s'agissant d'un modèle national qui sera implanté dans sa totalité ou réservé à quelques fonctions dans les différentes caisses d'allocations familiales, il appartiendra à la Caisse nationale des allocations familiales de veiller à ce que les différentes caractéristiques techniques et la configuration matérielle adoptée localement assurent le respect de la confidentialité des données ;   Considérant que le droit d'accès et de rectification prévu en application des articles 34, 35 et 36 de la loi du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du directeur de la caisse compétente ;   Considérant que le droit d'opposition prévu par l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 ne s'applique pas à ce traitement ;
EMET un AVIS FAVORABLE au projet d'acte réglementaire présenté par la Caisse nationale des allocations familiales concernant la mise à disposition des caisses d'une application nationale de gestion électronique des documents.   Le Président, Jacques FAUVET
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,   Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 ;   Vu le code pénal ;   Vu la loi n° 88-1138 du 20 décembre 1988 relative à la protection des personnes qui se prêtent à des recherches biomédicales ;   Vu la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'Informatique, aux Fichiers et aux Libertés ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ;   Vu l'avis rendu le 5 septembre 1997 par le Comité consultatif sur le traitement de l'information en matière de recherche dans le domaine de la santé ;   Vu l'avis émis le 4 décembre 1996 par le Comité consultatif de protection des personnes se prêtant à la recherche biomédicale de Franche-Comté ;   Vu la demande d'autorisation présentée par le Comité départemental de prévention de l'alcoolisme du Doubs ;   Après avoir entendu Monsieur Jean-Pierre MICHEL en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT en ses observations ;
Considérant que le Comité départemental de prévention de l'alcoolisme du Doubs, organisme dépendant de l'association nationale de prévention de l'alcoolisme, soumet à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés un projet de recherche ayant pour objet d'évaluer l'impact, sur la récidive, d'une intervention auprès des personnes poursuivies pour conduite en état alcoolique en se fondant sur une méthodologie associant recherche clinique et mesures de justice ;   Considérant que, conformément aux dispositions de l'article 40-2 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, le Comité consultatif sur le traitement de l'information en matière de recherche dans le domaine de la santé a émis un avis sur la méthodologie retenue ;   Considérant que ce projet, qui est mené sous la responsabilité d'un comité de pilotage associant la Cour d'Appel, le Tribunal de Grande Instance de Besançon, le Comité de probation et d'assistance aux libérés, l'Association nationale de prévention de l'alcoolisme, l'Unité d'alcoologie du Centre hospitalier universitaire de Besançon, le Département de santé publique de l'Université et la Direction régionale des affaires sanitaires et sociales de Franche-Comté, a pour objet de proposer à des personnes poursuivies pour conduite en état alcoolique de participer à une recherche consistant à se soumettre à diverses actions de sensibilisation et d'éducation sur l'alcoolisme au volant et à diverses évaluations clinique, biologique, sociale et judiciaire
pendant une durée de un an, délai durant lequel le prononcé de la décision judiciaire serait ajourné ; qu'en outre le comité départemental de prévention de l'alcoolisme, responsable de la recherche, serait tenu informé par les autorités judiciaires d'une éventuelle récidive ou absence de récidive des personnes concernées pendant un délai de deux ans suivant le prononcé de la peine ; qu'il est attendu de cette recherche une meilleure appréciation de l'efficacité des mesures de prévention et de suivi des personnes concernées ;   Considérant que le projet concerne les personnes interpellées pour conduite en état alcoolique titulaires d'un permis de conduire, âgées de plus de dix-huit ans et habitant dans le ressort du Tribunal de Grande Instance de Besançon; que seules y participeront les personnes convoquées devant le Tribunal Correctionnel et ayant expressément consenti à participer à cette étude ; que leur accord aura pour effet un ajournement de peine judiciaire pendant un an ;
Considérant qu'il s'agira pour ces personnes réparties en trois groupes d'une part, de se soumettre à des évaluations clinique, biologique, sociale et judiciaire et d'autre part, de participer pendant la période d'ajournement de la peine à différentes actions de sensibilisation et d'éducation, individuelles et collectives menées sous la responsabilité du département de santé publique du Centre Hospitalier Universitaire de Besançon ; qu'en outre, pour deux des trois groupes, un document de recueil d'informations sur les habitudes de conduite, le niveau professionnel, la vie sociale, et la santé sera complété ;   Considérant que le suivi des personnes réalisé par la tenue de cahiers d'observation donnera lieu à la création d'un traitement informatique sous la responsabilité du département de santé publique précité ; que chaque personne sera identifiée par un numéro d'ordre composé de trois chiffres, l'identité complète des personnes étant saisie dans un autre fichier accessible au seul responsable médical de la recherche et protégé par un code d'accès ; que l'anonymisation complète des données sera réalisée à l'issue de la période de trois ans correspondant à la fin de l'étude ;   Considérant que le responsable de l'étude sera seul informé, par les autorités judiciaires, de l'existence ou non d'une récidive de la personne durant la période d'ajournement de la peine et pendant les deux années suivantes ; que la personne concernée sera, au préalable, informée de cette
communication d'informations ; que cette information sera enregistrée dans le seul fichier de recherche qui ne comporte pas l'identité des personnes concernées ;   Considérant que le recueil du consentement exprès de la personne exigé, tant au titre de la loi du 6 janvier 1978 modifiée que de la loi du 20 décembre 1988 sur la recherche biomédicale, est assurée par la remise à l'intéressé d'une note d'information très complète sur le déroulement de l'étude aux termes de laquelle son consentement est recueilli, par le recueil de son consentement par un juge et la confirmation de son consentement par le responsable de la recherche ; que le refus de la personne concernée de participer à la recherche n'emportera à son égard aucune conséquence particulière ;   Considérant que la sécurité du traitement est assurée et que l'ensemble des données directement ou indirectement nominatives seront effacées à l'issue d'un délai de trois ans suivant la date de l'audience de l'ajournement ;
AUTORISE la mise en oeuvre du projet de recherche présenté par le Comité départemental de prévention de l'alcoolisme du Doubs ayant pour objet l'évaluation d'une action auprès des conducteurs ayant un problème d'alcool.   DEMANDE à être informée du bilan effectué à l'issue de la recherche.   Le Président, Jacques FAUVET
La Commission nationale de l'informatique et des libertés, saisie pour avis par La Poste, Service National de l'Adresse (SNA), d'un projet de décision du directeur général de La Poste portant création d'un traitement dénommé "fichier des nouveaux voisins";   Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la Directive n° 95/46/CE du Parlement Européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;   Après avoir entendu Monsieur Didier GASSE, Commissaire, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
FORMULE LES OBSERVATIONS SUIVANTES :   La Poste (Service National de l'Adresse), a déposé une demande d'avis relative au "fichier des nouveaux voisins" dont la finalité principale est de permettre, d'une part, la collecte des changements d' adresse des particuliers ayant souscrit auprès de La Poste un contrat de réexpédition définitive, d'autre part, la commercialisation des changements d'adresse des personnes qui ne se sont pas opposées à une telle commercialisation aux sociétés liées contractuellement avec La Poste.   Les informations enregistrées dans le traitement sont relatives à l'identité du souscripteur du contrat (nom, prénom et sexe), l'identité des personnes membres du foyer du souscripteur (nom, prénom et sexe), l'ancienne adresse, la nouvelle adresse, l'ancien numéro de téléphone (facultatif), le nouveau numéro de téléphone (facultatif), la date de souscription du contrat de réexpédition définitif, la date de fin de validité du contrat de réexpédition définitif, l'accord de la personne pour la commercialisation de la nouvelle adresse.   Ces données sont recueillies directement auprès des personnes s'étant adressées à La Poste pour souscrire un contrat de réexpédition définitive du courrier, service proposé aux particuliers pour permettre le réacheminement de leur courrier pendant une durée d'une année après leur déménagement.