English: - (1) The records officer shall be responsible for,(a) proper arrangement, maintenance and preservation of public records under his charge; periodical review of all public records and weeding out public records of ephemeral value; (b) (c) appraisal of public records which are more than twenty five years old in consultation with the State Archives with a view to retaining public records of permanent value; (g) destruction of public records in such manner and subject to such conditions as may be prescribed under sub-section (1) of section 8; compilation of a schedule of retention for public records in consultation with State Archives; periodical review for downgrading of classified public records in such manner as may be prescribed; adoption of such standards, procedures and techniques as may be recommended from time to time by the State Archives for improvement of record management system and maintenance of securing of public records.
Kannada: (ಎ) ತನ್ನ ಪ್ರಭಾರದಲ್ಲಿರುವ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಓರಣವಾಗಿ ಜೋಡಿಸಿಡುವುದು, ನಿರ್ವಹಿಸಿಕೊಂಡು ಬರುವುದು ಮತ್ತು ಸಂರಕ್ಷಣೆ ಮಾಡುವುದು ; (ಬಿ) (ಸಿ) (ಇ) 6 ಎಲ್ಲಾ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿಯತಕಾಲಿಕ ಪುನರೀಕ್ಷಣೆ ಮಾಡುವುದು ಮತ್ತು ಅಲ್ಪಕಾಲಿಕ ಮೌಲ್ಯದ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಾಶಗೊಳಿಸುವುದು; (ಡಿ) 8ನೇ ಪ್ರಕರಣದ (1)ನೇ ಉಪಪ್ರಕರಣದಡಿಯಲ್ಲಿ ನಿಯಮಿಸಬಹುದಾದಂಥ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಅಂಥ ಷರತ್ತುಗಳಿಗೊಳಪಟ್ಟು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಾಶಪಡಿಸುವುದು ; ಶಾಶ್ವತ ಮೌಲ್ಯದ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ರಾಜ್ಯ ಪತ್ರಾಗಾರದೊಡನೆ ಸಮಾಲೋಚಿಸಿ ಇಪ್ಪತ್ತೈದು ವರ್ಷಗಳಿಗಿಂತ ಹಳೆಯದಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ಮೌಲ್ಯ ನಿರ್ಣಯ ಮಾಡುವುದು ; (ಜಿ) ರಾಜ್ಯ ಪತ್ರಾಗಾರದೊಡನೆ ಸಮಾಲೋಚಿಸಿ ಉಳಿಸಿಕೊಂಡಿರುವ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಅನುಸೂಚಿಯನ್ನು ಸಂಕಲನ ಮಾಡುವುದು ; (ಎಫ್) ನಿಯಮಿಸಬಹುದಾದಂಥ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ವರ್ಗೀಕರಣವಾದ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕೆಳದರ್ಜೆಗೆ ಇಳಿಸುವುದಕ್ಕಾಗಿ ನಿಯತಕಾಲಿಕ ಪುನರೀಕ್ಷಣೆ ಮಾಡುವುದು ; ದಾಖಲೆ ನಿರ್ವಹಣಾ ಪದ್ಧತಿಯ ಸುಧಾರಣೆಗಾಗಿ ಮತ್ತು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಭದ್ರತೆಗಾಗಿ ರಾಜ್ಯಪತ್ರಾಗಾರದವರು ಕಾಲಕಾಲಕ್ಕೆ ಶಿಫಾರಸ್ಸು ಮಾಡಬಹುದಾದಂಥ ಗುಣಮಟ್ಟಗಳು, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ಮತ್ತು ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಗಳನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ; (ಎಚ್) ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಷಯಸೂಚಿಗಳ ಸಂಕಲನ ಮಾಡುವುದು ; (ಐ) ಸಂಘಟನಾ ಚರಿತ್ರೆ ಮತ್ತು ಅದರ ವಾರ್ಷಿಕ ಪುರವಣಿಯ ಸಂಕಲನ ಮಾಡುವುದು ; ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ರಾಜ್ಯ ಪತ್ರಾಗಾರಕ್ಕೆ ನೆರವು ನೀಡುವುದು; (ಜೆ) (ಕೆ) ನಿಯಮಿಸಬಹುದಾದಂಥ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ದೇಶಕರಿಗೆ ವಾರ್ಷಿಕ ವರದಿಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವುದು ; (ಎಲ್) ಯಾವುದೇ ನಿಷ್ಕ್ರಿಯ ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂರಕ್ಷಣೆಗಾಗಿ ರಾಜ್ಯ ಪತ್ರಾಗಾರಕ್ಕೆ ವರ್ಗಾವಣೆ ಮಾಡುವುದು ; (2) (1)ನೇ ಉಪ ಪ್ರಕರಣದಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪಡಿಸಿದ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಅಧಿಕಾರಿಯು ನಿರ್ದೇಶಕರ ನಿರ್ದೇಶನದಡಿಯಲ್ಲಿ ಕರ್ತವ್ಯನಿರ್ವಹಿಸತಕ್ಕದ್ದು.